Банковское дело

Организация электронного документооборота в коммерческом банке


                              ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ
                  Организация электронного документооборота

                            в коммерческом банке

Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и
часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА  коммерческого банка


План обзора:

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
3. Операции в операционном отделении
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
5. Обменные пункты
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
7.  Стратегия  технических  решений,   обеспечивающая   работу   электронных
   технологий


Основной  задачей  организации  технологии  обработки   учетной   информации
является минимизация  затрат  на  обработку,  хранение  и  доступ  к  данным
аналитического и синтетического учета банка.  Для  достижения  этой  цели  в
настоящее  время  применяются   технологические   и   программно-технические
решения.  Рассмотрим  общие  вопросы  решения  этой  задачи,  применяемые  в
коммерческих банках


1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций


      В основу технологии положен принцип проведения всех  операций  клиента
бухгалтером, работающим с этим клиентом.  Каждому  бухгалтеру  присваивается
определенный номер (номер исполнителя)  один  или  несколько.  При  открытии
счета задается номер  владельца  этого  счета  (исполнителя).  В  дальнейшем
доступ исполнителя возможен только для принадлежащих ему  счетов.  Бухгалтер
на  своем  рабочем  месте  имеет  ряд  программных  продуктов,   позволяющих
создавать необходимые документы, как в электронном виде, так и  на  бумажных
носителях. Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы  пачки
и возможностью наблюдения за остатком счета.
      Поступления   принимаются   с   РКЦ   в   виде   электронной   посылки
администратором системы (в настоящее  время  документы  только  с  признаком
“ЭЛЕКТРОННО”). Далее они  автоматически  относятся  на  счет  расхождения  с
корсчетом, на следующий день они также  автоматически  становятся  на  счета
клиентов. Остальные документы  ,поступившие  в  банк,  вводятся  бухгалтером
вручную.
       При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический  контроль
по справочнику БИК, ключевым разрядам  корреспондирующих  счетов  и  полноте
ввода информации. При  завершении  ввода  информации  администратор  системы
проводит централизованно обработку введенных документов  с  формированием  и
печатью  реестров  и  сводных  авизо  для  предоставления  их  в  РКЦ.  Факт
завершения  в  текущем  дне  ввода   информации   по   клиентским   платежам
определяется расписанием  обработки  либо  устным  распоряжением  начальника
учетно-операционного  отдела.  Сверка  отпечатанных  реестров  с  первичными
документами,   предоставленными   клиентами   осуществляется    определенным
работником бухгалтерии. По завершении сверки  этот  работник  выдает  устное
распоряжение администратору системы о подготовке электронной посылки,  после
чего осуществляется ее отправка по системе электронной доставки в РКЦ.
      Ввод документов  проходящих  по  системе  клиент-банк  происходит  под
контролем  уполномоченного  лица,  специальным   программным   обеспечением.
Клиент,  согласно  графика,   отправляет   электронную   посылку   в   банк.
Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность  и
осуществляет  печать  нужного  количества   платежных   поручений,   которые
передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем  проводит  экспорт
в  общий  массив  электронных  документов  банка.  Подготовка  выписок   для
передачи в  системе  клиент-банк  производится  администратором  системы  по
расписанию в автоматическом режиме.
      Операции  не  связанные  с  клиентскими  перечислениями,   в   течение
операционного дня проводятся без ограничения  времени  ввода  документов.  В
операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть  и  распечатывать
лицевые счета по проводимым операциям.
      По завершению операционного времени (конец дня) администратор  системы
проводит  общую  обработку  с  выдачей  лицевых  счетов   исполнителям.   По
завершению сверки лицевых  счетов  администратор  системы  осуществляет  ряд
технологических операций и выдачу аналитической и  синтетической  отчетности
текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый  и  валютный
балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки  кассы,  ведомость  снятых
процентов, ведомость  открытых  и  закрытых  счетов.  По  завершению  печати
документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц  базы
анализа работы  банка.  После  этого  все  операции  в  этом  дне  считаются
завершенными. Исправления допускаются  только  при  осуществлении  процедуры
восстановления дня.  Соответственно  прекращается  работа  отделов  банка  с
аналитическим  комплексом  программ  до  восстановления  всей  информации  в
восстанавливаемом интервале.
      Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал  работы
администратора  в  котором  отражены  все  технологические  моменты  текущей
работы.
      По начислению процентов раз в месяц  производится  снятие  накопленных
процентов  с  выдачей  ведомости  снятых  процентов.  В   ведомости   снятых
процентов определена корреспонденция  счетов  зачисления  процентов.  Снятые
проценты зачисляются  на  счета  в  автоматическом  или  ручном  режиме.  По
зачисленным процентам выдается специальная ведомость.  После  контроля  этих
ведомостей  начальник  учетно-операционного   отдела   выдает   распоряжение
администратору системы о правильности  зачисления  процентов.  Администратор
производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.


                     Особенности технологии сложившиеся


      Для  обеспечения  отсутствия  расхождения  внутреннего  кор.счета   со
счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов.  Всегда  одновременно
открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до  13-00  –  вчерашний,
после  13-00  завтрашний.  Платежи,  полученные  до  12-00,   проводятся   и
отправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим  днем.  Сверка  и
обработка поступлений с выдачей лицевых производится только в  текущем  дне.
Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет  лишь  утром  следующего
дня, поэтому администратор  системы,  полученные  поступления  зачисляет  на
счета  сумм  зачисленных  на  к/с  но  не  проведенные  на  счета   клиентов
предыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета  на  р/счета
клиентов поступления  предыдущего дня также автоматически


2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

      Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные  с  перечислениями
корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1
      Кроме   осуществления   платежей   отдел   внутрибанковских   операций
эксплуатирует программное  обеспечение  по  учету  заработной  платы,  учету
бензина, склад,  расходных  и  приходных  кассовых  ордеров,  учет  основных
средств,  учет  нематериальных  активов,  счета  фактуры.  Эти   программные
комплексы  работают  автономно.   Ввод   и   контроль   входных   документов
осуществляются  внутри  соответствующих   комплексов.   Связь   с   массивом
документов банка осуществляется либо посредством экспорта  документов,  либо
вручную вводом в операционный день банка согласно правилам,  определенным  в
п. 1
      Бухгалтер рублевой  бухгалтерии,  оформляет  счета  фактуры  на  своем
рабочем месте, общую книгу  покупок-продаж  формирует  программный  комплекс
сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет  возможность
печати и просмотра этой книги.
      Перенос остатков при красном сальдо на  парных  счетах  осуществляется
автоматически в конце дня. Мемориальный ордер  по  этим  проводкам  выдается
программным путем..
      Операция   закрытия   отчетного   периода   осуществляется   также   в
автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках  по  форме
2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.


3. Операция в операционном отделении

      Платежи,  связанные   с   клиентскими   перечислениями,   операционное
отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное  отличие  заключается
в том, что документы группируются в специальные пачки и в  электронном  виде
поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки  по  счетам,
также  согласно  графика,  в  электронном  виде  приходят   в   операционное
отделение.  Работа  операционного  отделения  по  сберегательным   операциям
описана в п. 6


4. Обработка документов валютной бухгалтерии

      Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, валютная  бухгалтерия
проводит  схеме,  описанной  в  п.1.  Особенности  технологии   электронного
документооборота в части работы обменных и вкладных операций описаны ниже.


5. Обменные пункты

      Документооборот  в  обменных  пунктах  складывается  из  двух  частей.
Документы, подготовленные в валютной  бухгалтерии  для  обменных  пунктов  и
документы собственно обменных пунктов.
      В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного  пункта
получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и  курсы  покупки
продажи валюты. После заполнения форм начала дня в  специальном  программном
обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу  валюты,
регистрируя каждую сделку.  Программное  обеспечение  оперативно  показывает
количество  купленной  и  проданной  валюты,  остаток   рублей   и   валюты,
количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного  пункта
выводит журналы и реестры установленной формы  и  подготавливает  дискету  с
итогом  работы  обменного  пункта.  Эта  информация  передается  в  валютную
бухгалтерию.
      Валютная  бухгалтерия  принимает  информацию  с  обменного  пункта   и
автоматически,  программным  путем,  формирует  проводки,  экспортируемые  в
общий  массив  документов  банка.  Описи   сумок   инкассации   в   валютной
бухгалтерии готовятся также программным путем


6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

      В основу технологии обработки учетной  информации  для  сберегательных
операций  положен  принцип  осуществления  программного   последконтроля   и
автономности работы. Открытие счета вкладных операций,  начисление и  снятие
процентов, движение  средств  по  счетам  осуществляется  непосредственно  в
сберегательной   кассе.   По   окончанию    операционного    дня    работник
сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив  документов
и  в  электронном  виде  (используя  телефонный  модем)  отправляет   их   в
централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно  готовится
дискета  с  аналитической  информацией  и  с  инкассацией   доставляется   в
централизованную   бухгалтерию.   Бухгалтер   централизованной   бухгалтерии
осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по  проводкам  в
операционный день банка со специальной машины.
      Аналитическая  информация  экспортируется  в  специальный  программный
комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование  и
расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела  ценных  бумаг.
Этот специальный комплекс дублирует все  счета,  открытые  в  сберегательных
кассах  и  работает   автономно   от   локальной   сети   банка.   Бухгалтер
централизованной  бухгалтерии  имеет  возможность  получить  дубликат  любой
формы, прошедшей в сберегательной кассе.
       Специальная машина обрабатывает только групповую информацию  и  имеет
включение в сеть банка.



7.Стратегия   технических   решений,   обеспечивающая   работу   электронных
технологий

      В   основу   принятия   решений   о   технической    модернизации    и
доукомплектования  средствами   вычислительной   техники   положен   принцип
ориентации на наличие программного обеспечения  и  трудоемкости  выполняемой
работы. В первую  очередь  модернизируются  средства  обеспечивающие  работу
банка в  целом,  далее   отделы  и  группы,  непосредственно  обеспечивающие
доходность и устойчивость банка. Рабочие места,  занятые  в  технологическом
цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для  выполнения
конкретной задачи.




смотреть на рефераты похожие на "Организация электронного документооборота в коммерческом банке"