Etikette und Ethik der Geschäftskorrespondenz. Test der Geschäftsbrief-Etikette

Geschäftskorrespondenz ist ein wesentlicher Bestandteil des Images eines Unternehmens und eines Unternehmers. Die Kontaktaufnahme, die Pflege von Verbindungen und die schriftliche Besprechung geschäftlicher Themen ist manchmal vorzuziehen und oft einfach notwendig, daher muss das in der Geschäftskorrespondenz erzeugte Bild vollständig mit dem Außenbild übereinstimmen, das durch Live-Kommunikation entsteht. Gleichzeitig ist in der Geschäftskorrespondenz die Einhaltung der Regeln und Anforderungen nicht nur in allgemeinen Grundsätzen, sondern auch in kleinen Details und Details zwingend erforderlich.

Grundsätze und Etikette der Geschäftskorrespondenz

Die Etikette in der Geschäftskorrespondenz unterscheidet sich im Allgemeinen nicht von den allgemeinen Anforderungen der Geschäftskommunikation. Hier sind seine Hauptprinzipien:

Höflichkeit, Respekt,
Klarheit der Zielsetzung,
ergebnisorientiert und kontaktorientiert,
verantwortungsvoller Umgang mit der Zeit und den Verpflichtungen anderer Menschen,
logische Konsistenz und Genauigkeit,
sachliche Spezifität,
Alphabetisierung,
Neutralität des Tons, Strenge und Formalität der Sprache,
Einhaltung von Unterordnung und Traditionen.

Diese Anforderungen sind nicht originell, aber ihre Umsetzung gewährleistet einen konstruktiven Umgang mit Partnern und Kunden.

Buchstabenform und Sprachformeln

Der Briefkopf ist das Gesicht des Unternehmens, daher sind seine obligatorischen Attribute Lese- und Schreibkompetenz, Genauigkeit der Details, äußere Sauberkeit und bescheidene Originalität des Designs.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Eck- oder Längsversion des Formulars handelt, müssen der vollständige Name der Organisation, die Postanschrift, die tatsächliche und offizielle Adresse, die Telefon-, Fax- und E-Mail-Adresse sowie die Adresse der offiziellen elektronischen Seite gut lesbar sein. Die Liste der Details ist nicht streng geregelt, die Vollständigkeit der Daten erscheint jedoch immer vorteilhafter.

Als Referenz: Wünschenswert sind auch Informationen zur Registrierung der Korrespondenz – zum Datum, zur Nummer in der Liste, zum konkreten Testamentsvollstrecker, der das Dokument für den Versand vorbereitet hat. Handelt es sich um ein Antwortschreiben, ist ein Verweis auf das Anforderungsschreiben erforderlich.

In einem Geschäftsbrief ist es auch möglich, das Genre anzugeben, was die Formatierung der Korrespondenz vereinfacht: Informationsschreiben, Vorschlag, Bitte, Petition, Entschuldigung, Beileid, Dankbarkeit.

Brief auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation

Der erste Teil des Briefes ist eine Adresse, deren Formel den Namen und das Patronym des Adressaten oder eine offiziellere Version – das Wort „Herr“ enthält:

Lieber Fedor Fedorovich!
Sehr geehrter Herr Smirnow!
Sehr geehrter Herr Direktor!

Der Hauptteil des Briefes – informativ – enthält eine kurze, verständliche und prägnante Botschaft und klare Aufgaben: Auskunft geben, Informationen klären, ein Versorgungsproblem lösen usw. Wenn das Schreiben eine Ablehnung enthält, ist es richtig, den ersten Teil mit einer klaren und beweiskräftigen Begründung zu beginnen. Sprachformeln können je nach gewähltem Ton unterschiedlich sein:

Das Unternehmen bittet darum, das Problem zu prüfen...
Der Präsident und der Vorstand bitten um Information über...
Bitte denken Sie über die Gelegenheit nach...
Bitte antworten Sie so schnell wie möglich...

Der letzte Teil des Briefes besteht aus Dankbarkeit, Entschuldigung, der Zusicherung, dass das Problem so schnell wie möglich gelöst wird, und der Hoffnung auf weitere Zusammenarbeit.

Geschäftsbriefe erfordern die Einhaltung behördlicher Vorschriften: Wenn der Brief die Unterschrift eines Vorgesetzten erfordert, muss er vom Vorgesetzten (zumindest seinem Stellvertreter) unterzeichnet werden.

Online-Geschäftsetikette und Geschäfts-E-Mails

Elektronische Briefe bestehen ebenso wie Papierbriefe aus mehreren wichtigen Elementen, die eine kompetente Ausfüllung erfordern, und zwar nicht wegen spekulativer Regeln, sondern gerade weil diese Elemente aus nützlicher und praktischer Sicht informativ und sehr praktisch sein können. Ein korrekter Brief garantiert eine korrekte und zeitnahe Antwort sowie eine konstruktive Lösung des Problems.

Als Referenz: Unternehmen verfügen häufig über eigene E-Mail-Server und -Programme und entwickeln außerdem einen Unternehmensstil für die E-Mail-Formatierung und interne Regeln für die Korrespondenz, die den Standardregeln in der Regel nicht widersprechen, sondern diese ergänzen.

Adressat: Es ist üblich, in der Adressatenzeile eine Adresse anzugeben.

Dies deutet nicht nur auf eine respektvolle Haltung gegenüber dem Gesprächspartner hin, sondern schützt ihn auche— Postvor Spam, unnötigen Mailings und neugierigen Blicken.

Eine Kopie des Briefes des Adressaten wird zweckgebunden ausgefüllt.

Indem der Adressat einen Brief an den Hauptadressaten sendet und im Abschnitt „Kopie“ einen anderen angibt, informiert er den zweiten Gesprächspartner über das Geschehen, verlangt von ihm jedoch keine Antwort oder direkte Beteiligung an der Korrespondenz.

Betreffzeile: Spezifität und Einzigartigkeit.

Die größtmögliche Spezifität des Themas sollte sowohl dem Adressaten als auch dem Adressaten helfen, sich im Diskussionsthema zurechtzufinden und zwischen vielen Problemen und Aufgaben zu unterscheiden: nicht nur „Bericht von Katya“, sondern „Bericht für Mai 2015. Entwurf“. Bitte beachten Sie: Der Name ist in diesem Fall nutzlos, da der Adressat bereits aus dem Namen des E-Mail-Postfachs hervorgeht.

E-Mails sind auf einem Desktop-Monitor oder einem Tablet gleichermaßen gut lesbar.

Der Text der E-Mail sollte drei Schlüsselelemente enthalten.

Zuerst eine Begrüßung (wenn es sich zum Beispiel um den ersten Brief dieses Tages handelt) und eine Adresse (in jedem Brief). Zweitens eine Formulierung der Frage: eine Vorstellung Ihrer Person (wenn der Brief der erste ist), eine Erinnerung an die zu lösenden Aufgaben, eine Beschreibung des Problems oder seiner Lösung. Drittens eine Aufforderung oder Ermutigung zum Handeln.

Die E-Mail-Lesebenachrichtigungsfunktion erfordert Sensibilität.

Es sollte verwendet werden, wenn der Brief wirklich wichtig ist, es aber keine Möglichkeit gibt, beispielsweise telefonisch nach dem Eingang zu fragen. Diese Funktion erlegt dem Empfänger meist unklare, vage formulierte psychologische Verpflichtungen auf und sollte daher nicht missbraucht werden. Eine korrekte und nicht so kategorische Option ist eine höfliche Bitte am Ende des Briefes, anzugeben, dass er gelesen wurde.

Die Signatur erfordert Prägnanz und zugleich Kapazität.

Die Formulierung kann die Standardformel „Mit Respekt“ enthalten oder sich auf den Nachnamen und den Vornamen beschränken. Die Unterschrift, einschließlich Name, Position, Name der Organisation und Kontaktinformationen, sollte 7 Zeilen nicht überschreiten. Es empfiehlt sich, neben dem Postfach auch alternative Kontaktinformationen anzugeben: Telefon,Skype, ICQ, andere beliebte Messenger.

Anhänge: Die Hauptsache ist, die Dateien zu warnen und richtig zu benennen.

Die Netiquette erfordert Informationen über das Dokument in der dem Brief beigefügten Datei: über das Format, seinen Umfang und seinen Inhalt. Die Investition sollte nicht mehr als 3-5 betragenMb. Der Titel sollte ebenso wie der Betreff des Briefes äußerst kurz, spezifisch und einzigartig sein.

Normaler E-Mail-Typ

Die Reaktionszeit eines Briefes in der Netiquette unterscheidet sich von der Zeit inaus— Linie. Zwei bis drei Stunden ist eine angenehme Zeit, um auf eine Antwort auf einen dringenden Brief zu warten. Als Antwort auf dringende oder wichtige E-Mails reicht es manchmal aus, darauf hinzuweisene— Posterhaltenen und berücksichtigten Informationen. Wenn das Problem eine längere Prüfung erfordert, muss der Adressat seinen Gesprächspartner über die Zeit informieren, die für die Beantwortung der Frage benötigt wird.

Als Referenz: Ein Tag ist eine angenehme Zeit, um auf E-Mails zu antworten. Wenn innerhalb von 3 Tagen keine Antwort eingeht, können Sie gemäß den Etikette-Regeln einen zweiten Brief senden oder den Adressaten über eine alternative Kommunikationsquelle kontaktieren – Telefon,Skype, ICQ. Schweigen für 5-7 Tage oder auf wiederholte Anfrage kann als mangelnde Bereitschaft zur Fortsetzung der Geschäftskorrespondenz gewertet werden.

Der Ruf eines Unternehmers und eines Unternehmens beruht nicht nur auf der Effizienz und Effektivität des Geschäfts, sondern auch auf den kleinen Dingen und Nuancen jeder Phase der Geschäftsverhandlungen. Die Einhaltung der Grundsätze der Geschäftskorrespondenz wird von jedem Vertreter des Unternehmens verlangt: vom kleinen Sachbearbeiter über den PR-Spezialisten bis hin zum Firmenchef.

Video: So schreiben Sie Geschäftsbriefe klar, klar und verständlich

In Kontakt mit

Die moderne Geschäftsrealität sieht so aus, dass nur 15 % der mittleren und großen Unternehmer, die ihre Position auf dem Markt stärken wollen, ihr Ziel erreichen. Aus diesem Grund nimmt die Relevanz der Geschäftsetikette um ein Vielfaches zu, da die Nichteinhaltung ihrer Normen unter anderem häufig zum Abbruch nützlicher Geschäftsbeziehungen führt.

Allgemeine Grundsätze der Geschäftskorrespondenzethik

In einer weiten Interpretation ist Ethik eine Reihe allgemeiner Richtlinien zur Regulierung sozialer Beziehungen. Dementsprechend befasst sich die Wirtschaftsethik mit Fragen im Zusammenhang mit der akzeptierten Ordnung und Art der Interaktion in der Wirtschaft.

Die ethischen Aspekte von Geschäftsbeziehungen werden in der Geschäftsetikette detailliert beschrieben, darunter beispielsweise das Verfahren zur Führung von Verhandlungen, Regeln des Unternehmensverhaltens, Geschäftstraditionen und -rituale, Elemente der Unterordnung, Umgangsformen und Stile der Kommunikation und des Schreibens sowie Fragen der Korrektheit im Umgang mit Partnern und Geschäftskollegen.

Die Bedeutung von Ethik und Etikette als ihrem Bestandteil liegt darin, dass der durch langjährige Praxis entstandene Regulierungsrahmen die Kommunikation erheblich vereinfacht und einen klaren und öffentlich zugänglichen Kontext im Geschäftsleben schafft, der es einem ermöglicht Ziele richtig erreichen und deutlich Zeit sparen.

Mit anderen Worten handelt es sich um einen speziellen Algorithmus zur Lösung von Geschäftsproblemen, der es uns ermöglicht, die gewünschten Geschäftsziele rational und konfliktfrei festzulegen und erfolgreich zu erreichen. Der Grad der Beherrschung dieses Algorithmus lässt unmittelbare Rückschlüsse auf den Grad der Professionalität eines Geschäftspartners oder Gegners in einem geschäftlichen Streit zu.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die folgenden allgemeinen Ausgangsprinzipien einzuhalten:

Pünktlichkeit überall und in allem;
Einhaltung der Informationssicherheit;
gesunder Altruismus;
positives Image entsprechend dem Geschäftsumfeld;
Korrekte mündliche und schriftliche Sprache;
Einhaltung der Regeln der geschäftlichen Sprachkultur.

Die Arten der Geschäftskorrespondenz sind vielfältig und lassen sich mit einer gewissen Konvention in zwei Haupttypen einteilen:

zwischenstaatlich– zwischen Regierungsorganisationen, Auslandsvertretungen und Beamten (verschiedene Notizen, Memoranden und andere Formen) – Elemente diplomatischer Beziehungen;
eine Werbung– Briefe mit halboffiziellem Status, die im Bereich der Geschäftsbeziehungen zwischen Institutionen und Organisationen verwendet werden.

Grundsätze zum Schreiben eines Briefes

Der Stil, einen offiziellen Brief zu schreiben, weist trotz sprachlicher und einiger traditioneller Unterschiede eine gewisse gemeinsame Grundlage und eine Reihe von Vorschriften auf, die durch die gängige Praxis entwickelt wurden. Beispielsweise basieren eine ganze Reihe von Protokollanforderungen, die sich aus der Rangfolge des Absenders und des Adressaten ergeben, auf den Grundprinzipien des gegenseitigen Respekts und der Korrektheit. Unabhängig von der Art des Dokuments muss es daher strukturell unbedingt die folgenden Elemente enthalten:

Adresse (offizieller Status des Adressaten);
Kompliment (höflicher Abschluss eines Briefes);
Unterschrift;
Datum (Tag, Monat, Jahr und Ort des Schreibens der Nachricht);
Absenderadresse (Nachname, Stellenstatus, Adresse stehen oben oder unten auf der 1. Seite des Briefes).

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Bestimmungen, die sich direkt auf Briefe beziehen:

Geschäftsbriefe werden ausschließlich auf der Vorderseite auf Briefpapier oder Papierbögen geschrieben;
Die Seitennummerierung erfolgt in arabischen Ziffern;
Nachrichten werden in gedrucktem Text ausgeführt;
Löschungen und Korrekturen im Hauptteil des Dokuments sind nicht zulässig;
das Dokument wird mit dem Text darin gefaltet;
Die Wartezeit auf eine Antwort auf einen Brief beträgt maximal zehn Tage.

Eine Geschäftsbotschaft muss eine klare Zielausrichtung haben und eine Frage enthalten, und die gesamte Bedeutung des Textes muss vollständig ihrem Inhalt untergeordnet sein, sei es ein Geschäftsvorschlag, eine kommerzielle Anfrage oder einfach nur relevante Informationen.

Logik und Prägnanz, das Fehlen jeglicher „lyrischer“ Abschweifungen sind die Hauptmerkmale der Effizienz.

Typologie von Geschäftsbriefen

Die Einordnung von Geschäftsbotschaften ist vielfältig und richtet sich nach ihrer Funktions- und Zielausrichtung. Buchstaben sind zum Beispiel:

benachrichtigen;
erinnernd;
Einladungen;
Nachrichtenrezensionen;
Aufträge;
begleitend;
andere Arten.

Als eine der Formen der Geschäftskommunikation werden Briefe im engeren Sinne der Definition in zwei Arten unterteilt: geschäftliche und privat-offizielle.

Zur Geschäftskorrespondenz gehört die Korrespondenz zwischen Organisationen und Institutionen. Ein privater Dienstbrief ist eine Nachricht, die von einer Privatperson an eine Institution oder umgekehrt von einer Institution an eine Privatperson gesendet wird.

Korrespondenzanforderungen

Es gibt eine Reihe von Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz.

Der Brief sollte beim Empfänger das Entstehen von Geschäftsinteresse anregen, klar und auf der Grundlage überzeugender Fakten die Vorteile der Partnerschaft und die Unangemessenheit einer Beendigung der Partnerschaft aufzeigen. Der Text soll anregend und motivierend zur Zusammenarbeit sein.
Das Zeigen übermäßiger persönlicher Emotionen in einem Geschäftsbrief ist nicht der beste Weg, um zu beweisen, dass Sie Recht haben, und um das Problem zu lösen.
Um den Text des Briefes nicht zu überladen und zu verstopfen, sollten Sie auf bildliche Vergleiche, Metaphern, Allegorien und Übertreibungen verzichten.
Für eine klare und prägnante Darstellung des Themas ist es besser, einfache Sätze zu verwenden und Einzelheiten und unnötige Details zu vermeiden. Der Grundgedanke der Nachricht sollte ausschließlich durch relevante Argumente gestützt werden, die üblicherweise in Anhängen zum Brief (Diagramme, Grafiken, digitale Daten) platziert werden.
Der Text sollte Absätze enthalten, die jeweils einen eigenständigen Gedanken darstellen und in einer neuen Zeile beginnen.

Ein Absatz sollte nicht mehr als 4 Zeilen umfassen, da beim Lesen längerer Absätze der Text zu verschmelzen scheint und die Hauptidee der Nachricht verloren geht. Ein Absatz mit 2-3 Sätzen gilt als normal.

In einer geschäftlichen schriftlichen Nachricht sollten Sie keine beschreibenden Adjektive, unnötigen Klarstellungen und Details verwenden. Nach Abschluss des Schreibens empfiehlt es sich, das Dokument zu überprüfen und Phrasen zu eliminieren, die keinen relevanten semantischen Inhalt haben.
Alphabetisierung ist ein Grundelement von Texten. Das Vorhandensein von Rechtschreib- und anderen Fehlern in der Nachricht ist nicht akzeptabel.
Der Betreff des Briefes ist erforderlich. Das Thema in Dokumenten sollte kurz und prägnant wiedergegeben werden, das spart Zeit beim Lesen und charakterisiert den Absender positiv. Wenn ein Brief per E-Mail versendet wird und besonders wichtige Informationen enthält, sollte er mit einer speziellen „Kennzeichnung“ versehen werden, die im elektronischen Dienst verfügbar ist.
Für eine gute Lesbarkeit des Textes sorgen die Schriftarten Arial oder Times New Roman mit mittlerer Schriftgröße. Bei besonderem Bedarf können Schlüsselideen kursiv oder fett hervorgehoben werden.

Es ist sinnvoll, Zwischenüberschriften (3-4) im Text zu verwenden, die das Verständnis des präsentierten Textes erleichtern.
Es ist besser, Aufzählungen, Listen und Listen mit speziellen Markierungen zu gestalten.
Eine Unternehmensvorlage (Schema) ist ein hervorragender Indikator für Effizienz und Objektivität in der Geschäftskommunikation. Dies eignet sich besonders für den Unternehmensaspekt, da Sie dadurch in einem positiven Licht hervorstechen und die erforderliche Formalität wahren können.

In einer E-Mail ist es besser, die Vorlage für verschiedene Bildschirmauflösungen zu optimieren.

Aufbau einer Geschäftsbotschaft

Der Aufbau einer Geschäftsbotschaft ist typisch. Traditionell enthält es:

Einführung;
Hauptteil;
Abschluss.

Die Einleitung fasst den Zweck des Briefes zusammen. Der Hauptteil beschreibt den Kern des Problems. Abschließend empfiehlt es sich, den Inhalt des Hauptteils beispielsweise in Form von Schlussfolgerungen zusammenzufassen. „Postscripts“ und verschiedene Arten von Fußnoten sind unerwünscht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Formulierungen, die in ihrer Form einer Manipulation ähneln, wie zum Beispiel: „Ich hoffe auf eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft“ usw., unangemessen sind. Es ist besser, sich in einem Geschäftsbrief mit einfachen Sätzen zu verabschieden – „Mit Respekt“, „Mit den besten Wünschen“ und so weiter.

Am Ende der Nachricht wird Folgendes angezeigt: Vollständiger Name, Jobstatus, Firmenname, Unterschrift. Kontaktnummern sind ebenfalls angegeben.

Tabellen und Grafiken werden als separate Datei (Paket) beigefügt und am Ende des Schreibens angegeben. Wenn eine Gruppe von Anhängen vorhanden ist, wird eine Inventarliste davon mit Namen angegeben.

Abkürzungen und Sonderabkürzungen dürfen Sie nur verwenden, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie auch wirklich versteht.

Um dem Text eine größere logische Genauigkeit und Konsistenz im Geschäftsvokabular zu verleihen, werden die folgenden Sprachmuster als Konnektoren verwendet:

aus diesem Grund;
basierend auf dem oben genannten;
aus diesem Grund;
laut Daten;
Basierend auf;
angesichts;
und andere.

Es ist sinnvoll, den Empfänger in der gesamten Nachricht namentlich anzusprechen. Wenn die Nachricht an einen Fremden gerichtet ist, geben Sie am Anfang die Quelle der Empfängeradresse an.

Merkmale und Nuancen der Geschäftskorrespondenz im elektronischen Format

Im virtuellen Raum ist die geschäftliche Interaktion, die Kommunikation im Kleinen darstellt, spezifisch und erfordert nicht weniger die Einhaltung der entsprechenden Etikette-Standards. Kompetente und praxisgerechte Arbeit mit dem Schreiben setzt die Umsetzung der folgenden Hinweise zu Umfang, Sprachnormen, Struktur und Format voraus.

Die Themenformel muss unbedingt mit dem im Text dargestellten Thema übereinstimmen. So können Sie den Leser schnell in die richtige Business-Stimmung versetzen.
Das optimale Volumen eines per E-Mail versendeten Dokuments passt auf „einen Bildschirm“, wobei die maximale Textmenge ein Blatt im A4-Format beträgt.
Die optimale Anhanggröße beträgt nicht mehr als 3 MB.
Es wird empfohlen, die gesendeten Dateien in standardmäßige Zip- oder Rar-codierte Archive zu „packen“. Andere werden oft während des Versands blockiert.
Hyperlinks sollten standardmäßig sein (blau, mit einer Unterstreichung unten).
Die Antwort an den Adressaten sollte oben am Anfang des Briefes und nicht unten stehen. Dies erspart dem Korrespondenzpartner unnötiges und erzwungenes Scrollen des vorherigen Textes.

Es ist notwendig, eine für den Partner möglichst verständliche Schreibsprache zu verwenden. Die Frage der Zweckmäßigkeit der Verwendung von Professionalität, firmeninternem Vokabular, umgangssprachlichen Ausdrücken und Abkürzungen in der Nachricht (insbesondere in der externen Korrespondenz) wird je nach Kontext und Qualitäten der Korrespondenzpartner gesondert entschieden.
Es ist wichtig, Ihrem Partner mitzuteilen, dass Sie seine Nachricht erhalten haben – dies ist ein Zeichen guter Manieren und Teil der Geschäftsetikette, die Respekt ihm gegenüber zum Ausdruck bringt.
Sie sollten so schnell wie möglich antworten. Sollte eine schnelle Antwort aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, sollte der Partner über den Eingang seines Briefes benachrichtigt werden und den Zeitpunkt der Antwort angeben. Eine ethische und angenehme Zeitspanne vor der Abgabe einer Antwort beträgt 48 Stunden nach Erhalt der Nachricht. Nach dieser Zeit geht die Person normalerweise davon aus, dass die Nachricht verloren gegangen ist oder ignoriert wird. Eine übermäßige Pause in der Korrespondenz ist oft mit der Gefahr verbunden, einen Partner zu verlieren und wird in der Wirtschaft als Verstoß gegen ethische Standards interpretiert.

Die Briefe einer intelligenten Person spiegeln den Charakter derjenigen wider, an die sie gerichtet sind.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Schreiben Sie die Art von Briefen, die Sie erhalten möchten.

[Alter Aphorismus]

Ein Brief ist ein starkes Argument in der Geschäftswelt.

[Bechtereva Victoria]

1. Warum einheitliche Unternehmensstandards in der Geschäftskorrespondenz?

Die elektronische Korrespondenz ist für jedes Unternehmen ein obligatorisches Merkmal der Geschäftskommunikation. Es gibt praktisch keine Unternehmen, die keine E-Mail nutzen. Aber stellen Sie sich folgende Fragen:

Kommt es Ihnen jemals vor, dass Sie beim Senden einer E-Mail an einen Kollegen das Gefühl haben, einen Brief in ein schwarzes Loch zu schicken, und dass dieser Ihnen einfach nicht antwortet?
Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig anrufen und sich gegenseitig bitten, dringend eine E-Mail zu lesen, und das passiert den ganzen Tag
Wenn Sie absolut nicht verstehen können, was genau sie in einer E-Mail von Ihnen wollen
Wenn komplexe und schwierige Probleme per E-Mail besprochen werden, ertrinken sie in einem Meer von Informationen und Details und das Problem wird nie gelöst

Wenn diese Themen für Sie relevant sind, können Sie durch die Einführung einheitlicher Regeln für die elektronische Korrespondenz jeden Tag viel Zeit gewinnen. In diesem Artikel werden wir über die Etikette in der Geschäftskorrespondenz sprechen.

2. Sieben Hauptregeln der Geschäftskorrespondenzethik

Lassen Sie uns die Regeln der Geschäftskorrespondenz bedingt aufteilen über die Regeln der Ethik Und Regeln der Kommunikation und des Informationsaustauschs.

Kommunikationsregeln werden durch die Regeln für den Informationsaustausch innerhalb von Geschäftsprozessen und Projekten geregelt. Wir werden ihnen einen eigenen Artikel widmen. Die Regeln der Ethik prägen den Stil der internen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und beeinflussen zwangsläufig die Imagebildung Ihres Unternehmens bei den Partnern. Beispielsweise erhielt ich kürzlich einen Brief von einem unserer Partner, der mit den Worten begann: „Guten Tag, Bechterew.“ Glauben Sie, dass unsere Zusammenarbeit geklappt hat?

Um bei der Geschäftskorrespondenz nicht das „Gesicht“ des Unternehmens zu verlieren, ist es notwendig, die „goldenen Regeln“ der Ethik der Geschäftskorrespondenz zu befolgen:

Wir beginnen einen Brief immer mit einem Einspruch
Der Betreff des Briefes muss sein
Vor dem Absenden müssen Sie Rechtschreibung, Zeichensetzung und Sprachfehler überprüfen.
Der Brief muss strukturiert sein (KEIN Wasser!)
Der Brief muss einen korrekten Wortlaut enthalten
Wenn wir Anhänge in einem Brief versenden, vermerken Sie unbedingt, dass Dateien angehängt sind (dieser Schritt hilft, Situationen zu vermeiden, in denen Sie einen Brief senden und die Datei nicht angehängt ist; der Empfänger hat den Brief gelesen und findet das angehängte Dokument nicht , kann schnell antworten und Ihnen schreiben, dass im Anhang die von Ihnen im Brief angegebenen Dokumente fehlen).
Wir löschen niemals Korrespondenz. Einer der wichtigsten Punkte. Der Nachrichtenverlauf sollte niemals gelöscht werden, da ein Brief ein Dokument ist. Bei Bedarf sollten Sie jederzeit die Möglichkeit haben, Ihren Korrespondenzverlauf zu erweitern. Radislav Gandapas beispielsweise fügte in seiner Signatur sogar die Bitte ein, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen.

3. Arten von Briefen

Es gibt viele verschiedene Klassifizierungen; wir schlagen vor, Buchstaben nach ihrer Designstruktur zu unterscheiden:

Kommunikationsschreiben (Ablehnungsschreiben, Klageschreiben, Anerkennungsschreiben, Begründungsschreiben usw.)
Einverständniserklärung

Briefkommunikation

Zu dieser Briefart zählen alle Arten von Briefen, die ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit verwendet.

Buchstabenstruktur

Der Brief sollte nicht in einem einzigen Text formatiert sein. Es sollte klar strukturiert und gut gestaltet sein, damit der Empfänger wichtige Informationen nicht aus den Augen verliert. Der Aufbau des Briefes besteht aus klaren Bestandteilen:

Betreff des Briefes

Der Betreff des Briefes sollte die konkrete Aktion enthalten, die Sie vom Befragten erwarten: „Eine Vereinbarung vereinbaren“, „Themen zur Prüfung vorschlagen“, „Bericht senden“ usw.

Wenn Sie Dokumente versenden, muss die Betreffzeile eine eindeutige Angabe der im Anhang des Schreibens enthaltenen Dokumente enthalten.

Warum ist es wichtig, den Betreff Ihrer E-Mail richtig zu formatieren?

Es ist sehr einfach, den benötigten Brief im täglichen Informationsfluss anhand des Betreffs des Briefes zu finden. Es geht kein einziger Buchstabe verloren.

Hinweis: Wenn Sie einen Brief innerhalb eines Unternehmens versenden, wird der Betreff des Briefes nach einem vorgegebenen Standard formatiert. Wenn Sie einen Brief außerhalb des Unternehmens versenden, ist es ratsam, den Betreff gemäß der Vorlage zu formatieren: Firmenname: Zweck des Briefes.

Je konstruktiver der Text des Briefes, desto besser! Eine der wichtigsten Fähigkeiten zum Geschäftsschreiben, die Sie bei Ihren Mitarbeitern entwickeln sollten, ist die Fähigkeit, Ihre Gedanken klar und prägnant zu formulieren.

P.S. Wenn wir beim Verfassen eines Briefes einen Sachverhalt aus dem Brief des Gesprächspartners erwähnen, muss dieser zitiert werden, getrennt nach Farbe oder Schriftart.

Firmensignatur

Die Unternehmenssignaturvorlage muss für alle Mitarbeiter des Unternehmens gleich sein.

Die Unterschrift sollte alle wichtigen Angaben zum Adressaten enthalten, damit der Empfänger des Briefes im Bedarfsfall problemlos mit Ihnen in Kontakt treten kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Vollständiger Name, Position.

P.S. Wenn wir eine herzliche Beziehung zu einem Partner/Kunden wünschen, dann lohnt es sich, eine persönliche Unterschrift zu erteilen. Über einen Brief mit persönlicher Einstellung freut sich jeder, auch im formellen Schriftverkehr.

Die persönliche Unterschrift bezieht sich immer auf den Textkörper des Briefes. Beispiel: Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag / Danke / Es war mir eine Freude, heute mit Ihnen zu sprechen / Danke, dass Sie sich Zeit für ein so wichtiges Thema genommen haben / Hallo Familie und Kinder usw.

Kopieren

Die Felder „An“ und „Cc“ füllen wir zuletzt aus, um nicht versehentlich einen Brief zu versenden, wenn dieser noch nicht fertig ist.

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern „An“ und „Cc“?

Im Feld „An“ geben wir die Adresse der Person ein, von der wir eine Aktion ausführen müssen.

Im Feld „Kopie“ geben wir die Adresse der Person ein, die von der Lektüre des Briefinhalts profitieren würde.

P.S. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Cc-Feld sehr nützlich ist. Wenn wir mit einem normalen Mitarbeiter verhandeln, wichtige Themen besprechen, aber keine inhaltlichen und rechtzeitigen Antworten erhalten, lohnt es sich, eine Kopie des Briefes des Direktors oder des leitenden Managers beizufügen, und die Korrespondenz beginnt sofort in a konstruktive Art und Weise.

Leider ist in vielen Unternehmen die Unternehmenskultur nicht auf dem richtigen Niveau, was zu Situationen führt, in denen eine strenge Kontrolle durch das Managementteam erforderlich ist, damit ein Mitarbeiter seine Arbeit gut erledigen kann.

Outlook verfügt außerdem über eine Funktion wie „Bcc“ – ein wichtiges Tool, mit dem Sie Interessenten über den Brief informieren können, gleichzeitig aber den Empfänger nicht verwirren, dass der Brief nicht allein an ihn gerichtet ist!

Einverständniserklärung

Eine wichtige Art von Brief, mit dem Sie das Treffen zusammenfassen, Vereinbarungen schriftlich formulieren, die Fertigstellungszeit angeben und klarstellen können: Haben beide Parteien richtig verstanden, was sie tun müssen?

Es ist sinnvoll, solche Briefe nach Treffen, Verhandlungen und Konferenzen zu verfassen, um schriftliche Vereinbarungen und eine gemeinsame Vision für deren Umsetzung zu haben.

Briefaufbau:

Grüße, Ansprachen und Dank an die Diskussionsteilnehmer.
Wiederholung des Zwecks des Treffens, bei dem Vereinbarungen getroffen wurden.
Eine Auflistung aller besprochenen Themen im Zusammenhang mit den dazu getroffenen Entscheidungen und der Ernennung der für die Ausführung verantwortlichen Person.
Aufzeichnen von Ideen, die keiner dringenden Umsetzung bedürfen, für die Geschichte.
Frage an die Adressaten: Ist alles berücksichtigt? Irgendwelche Kommentare oder Ergänzungen?

Zum Beispiel:

Einen Brief formatieren

Schriftart

Die Schriftart des Briefes sollte einheitlich sein; Kernpunkte und Überschriften können kursiv hervorgehoben werden, es ist jedoch unbedingt erforderlich, einen einheitlichen Gestaltungsstil einzuhalten.

P.S. Sie sollten immer bedenken, dass in Großbuchstaben geschriebene Wörter als den Ton anhebend empfunden werden. Sie sollten vermieden werden.

Absatz

Um den Text verständlicher zu machen, empfiehlt es sich, jeden einzelnen Gedanken in einem eigenen Absatz zu formulieren.

Einrückungen

Absätze sollten nicht ineinander übergehen. Um den Brief besser lesbar zu machen, sollten Einzüge nach der Begrüßung, vor jedem Absatz und vor der Unterschrift erfolgen:

Um den Brief optisch ansprechender zu gestalten, ist es besser, die Links im Briefkörper als Hyperlinks zu formatieren:

Schreibstil

Wir laden Sie zu einem Meisterkurs von Sergei Bechterew ein.

Gewinnen Sie mit diesem Training täglich mindestens 1 Stunde Freizeit!

Im Meisterkurs lernen Sie:
✓ Wie man Aufgaben so verwaltet, dass alle Aufgaben zu 100 % und pünktlich erledigt werden
✓ Wie Sie Meetings effektiv vorbereiten und durchführen
✓ So organisieren Sie die produktive Arbeit der Mitarbeiter in einem Büro

Das Senden Ihrer guten Arbeit an die Wissensdatenbank ist ganz einfach. Nutzen Sie das untenstehende Formular

Studierende, Doktoranden und junge Wissenschaftler, die die Wissensbasis in ihrem Studium und ihrer Arbeit nutzen, werden Ihnen sehr dankbar sein.