Die Plätze auf vielen ausländischen Messen sind sehr schnell ausverkauft. Daher ist eine vorherige Anmeldung zur Teilnahme an der Ausstellung erforderlich. Die Annahme von Bewerbungen endet beispielsweise in Deutschland sechs bis achtzehn Monate (abhängig vom Veranstaltungszyklus – jährlich oder zweijährlich) vor Veranstaltungsbeginn. In der Anmeldung ist unter Berücksichtigung des oben genannten vorläufigen Standkonzeptes die benötigte Fläche anzugeben.

Zur Anmeldung erhält der Aussteller vom Messeveranstalter folgende Informationen: Geländepläne, Pavillonpläne, Anmeldeunterlagen, Leistungsunterlagen, vorgeschlagene Standstandorte, Ausstellungsbedingungen, Hinweise.

Der Antrag muss Folgendes enthalten:

• -- Mindest- und Höchstmaße des Standes (in qm),
• -- Standort in einem Pavillon oder Freigelände (Infrastruktur),
• -- Abmessungen des Standes (Länge und Breite),
• -- Standart (Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstand),
• - Abweichungen von einem vorgegebenen Sitzverteilungsschema,
• -- Aufbau (ein- oder zweigeschossiger Stand),
• -- Daten zu den ausgestellten Waren (Struktur nach Branchen),
• -- Unteraussteller und zusätzlich vertretene Unternehmen,
• -- Daten über die erwartete Abfallmenge und deren Arten.

Im Falle einer gemeinsamen Teilnahme an der Ausstellung erfolgt die Antragstellung durch die Organisation, die sich mit organisatorischen Fragen befasst.

Russische Messeveranstalter stellen nicht immer die gesamte Informationsliste zur Verfügung, während Messegesellschaften, die internationale Ausstellungen organisieren, die gesamte Bandbreite an Dokumenten bereitstellen.

Teilnahmebedingungen für die Ausstellung (Teilnahmevereinbarung). Das Dokument über die Teilnahmebedingungen an der Messe regelt Vertragspunkte wie den Eintritt zur Messe, die Standmiete, die Zahlungsbedingungen, eine mögliche Vertragsbeendigung, die Anmeldung von Unterausstellern und zusätzlich vertretenen Unternehmen.

Im technischen Teil werden Fristen festgelegt, Hinweise zum Auf- und Abbau gegeben, die Gestaltung des Standes beschrieben, Eigenschaften der Baumaterialien, die verwendet werden dürfen, Verpflichtungen zur Vermeidung unnötiger Abfälle und deren Recycling, die Höhe des Standes angegeben wird, die zulässige Belastung der Aufenthaltsfläche angegeben wird, technische Einrichtungen zur Wartung des Standes benannt werden, Erläuterungen zu Auslagen und Werbung am Stand, Brandschutz, Unfallverhütung und Sicherheitsbestimmungen, Haftung und Versicherung gegeben werden.

Das Aufkommen von Fax, E-Mail und dann des Internets hat den Bewerbungsprozess erheblich vereinfacht, die Liste der Fragen, die in der Bewerbung beantwortet werden müssen, ist jedoch nahezu unverändert geblieben.

Bei Verweigerung der Teilnahme an der Ausstellung wird – abhängig von den konkreten Fristen – eine Vertragsstrafe in unterschiedlicher Höhe gezahlt. Wenn Sie Ihre Teilnahme kurz vor der Veranstaltung absagen, müssen Sie unter Umständen den vollen Betrag der Standmiete bezahlen.

Auch für die Einfuhr technischer Geräte in die Ausstellung gelten bestimmte Vorschriften, die hohe Sicherheitsanforderungen stellen. Es werden detaillierte Informationen zu technischen Ausrüstungsfragen erteilt und Kontrolltests durchgeführt.

Da die Teilnahme an einer Ausstellung in vielerlei Hinsicht mit Risiken verbunden ist, wurde vor einigen Jahrzehnten ein spezielles Versicherungssystem entwickelt. Für ausreichenden Versicherungsschutz hat der Aussteller selbst zu sorgen. Für entstandene Personen- und Sachschäden haftet der Ausstellungsveranstalter lediglich allgemein finanziell.

Grundsätzlich unterstützt der Veranstalter einer Messeveranstaltung Aussteller, insbesondere solche, die zum ersten Mal an der Messe teilnehmen, tatkräftig und beratend bei der Lösung aller organisatorischen und technischen Fragen.

Zusammen mit dem Dokument über die Teilnahmebedingungen an der Ausstellung oder mit der Bestätigung der Standzuteilung werden Formulare an den Aussteller gesendet – Bestellungen für verschiedene Dienstleistungen. Neben Hilfsmitteln für die Presse- und Werbearbeit können Sie beim Veranstalter oder bei Unternehmen, mit denen er Verträge abgeschlossen hat, eine Reihe von Leistungen bestellen, die im Teilnahmepreis enthalten sind (obligatorische Ausstellungsleistungen) oder zu Festpreisen. Dazu gehören: Vermietung eines fertigen Standes, Vermietung von Möbeln, Küchengeräten, Bodenbelägen, Beleuchtungskörpern, Audio-Video-Geräten, Expeditionsdienste, Vermietung von Lagerflächen, Unterkunftsreservierung, Reinigung und Sicherheit des Standes, Transport- und Ausstellungsversicherung, Strom- und Wasserverkabelung, Druckluftanschluss, Telekommunikationsanschluss, Bereitstellung von Hilfskräften, Fotodienste, Besuche zum Kennenlernen der Aktivitäten lokaler Institute, Organisationen, Unternehmen, die für den Aussteller von Interesse sind, Kulturprogramm (Ausflugsfahrten durch die Stadt). , Besuche in Museen, Theatern usw.).

Bereits vor Ort beim Aufbau werden weitere Dienstleistungen angeboten, Verkauf und Vermietung von Blumen, Dekorationsmaterial und Material für den Aufbau eines Standes, Verkauf von Gütern des täglichen Bedarfs, Bereitstellung neuer Arbeitskräfte usw.

Zum Service gehört auch die Ausstellung von Zertifikaten für das Standpersonal. Je nach Standgröße werden Freikarten an das Standpersonal verteilt; andere Teilnehmerausweise, meist im Ausland, können gegen Gebühr erworben werden. Bezahlte Dauerparkausweise können vorab auf dem entsprechenden Bestellformular angefordert werden.

Besonderen Wert legen Messeveranstalter auf die Erstellung von Ausstellungskatalogen. Ihre Bedeutung liegt darin, dass sie die Erinnerung an die Ausstellung, ihre Teilnehmer und Aussteller bewahren. Mit Katalogen können Sie den Zustand der Wirtschaft und Kultur zu jedem bestimmten Zeitpunkt analysieren. Der Katalog dient in der Regel als Informationsquelle für Käufer bis zur nächsten vergleichbaren Ausstellung. Darüber hinaus ist der Katalog eine zusätzliche Werbequelle. Die überwiegende Mehrheit der Aussteller weiß heute, wie wichtig Informationen über sich selbst im Katalog sind.

Formulare zur Eingabe von Daten in die Katalog- und Informationssysteme werden beim Ausfüllen eines Teilnahmeantrags im Ausland – zusammen mit der offiziellen Zulassung – versandt. Zu beachten ist, dass der Ausstellungskatalog relativ früh zum Druck freigegeben wird, da er interessierten Kreisen bereits mehrere Wochen vor Veranstaltungsbeginn zur Verfügung stehen sollte, damit diese Zeit haben, sich auf den Ausstellungsbesuch vorzubereiten.

Die Eingabe der Daten in den Katalog erfolgt in der Regel auf Kosten des Kunden und erfolgt in drei Richtungen: in alphabetischer Reihenfolge nach Firmennamen (manchmal mit einer kurzen Zusammenfassung des Lieferprogramms), nach Produktnamen oder Nomenklatur und schließlich nach Pavillon nebst der entsprechender Pavillonplan. Auf Wunsch können die Produkte des Ausstellers in verschiedenen Produktgruppen ausgewiesen werden. Gegen eine Gebühr werden auch Warenzeichen oder Markennamen im Katalog veröffentlicht. Sie können auch eine separate Anzeige für Ihr Unternehmen (Organisation) oder Produkt (Dienstleistungen) schalten.

Dasselbe Verteilungsprinzip gilt für die Eingabe von Besucherinformationen in elektronische Systeme. Auch hier gibt es einige Möglichkeiten für Werbung. Was die Systeme selbst betrifft, empfiehlt es sich, die eingegebenen Daten am ersten Messetag noch einmal zu überprüfen und mit den Daten der Wettbewerber zu vergleichen, um Zeit für Korrekturen zu haben.

Eine vernünftige Planung und Durchführung des Transports verhindert unnötige Materialverluste und reduziert zusätzliche Kosten, die durch Eile entstehen. Für den Aussteller gehört der Transport zur Organisation seiner Messe-/Ausstellungsteilnahme und erfordert große Sorgfalt, denn der Schlüssel zum Erfolg sind pünktlich und sicher angelieferte Exponate, die sich leicht aus- und wieder einpacken lassen.

Der Transport von Exponaten, Materialien für die Herstellung und Dekoration eines Standes und anderer Güter im Zusammenhang mit der Messe und Ausstellung ist eine Aufgabe, die jedes seriöse Transportunternehmen ohne große Schwierigkeiten bewältigen kann. Im Ausland empfiehlt sich bei großformatigen Artikeln die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Messeexpedition – dem offiziellen Träger der Ausstellungsmesse. Um böse Überraschungen zu vermeiden, muss der Aussteller einen Speditionstransport anfordern.

Unter Berücksichtigung der getroffenen Entscheidungen ist es notwendig, einen Transportplan zu erstellen, der den gesamten Zyklus von der Versandvorbereitung bis zur Rücksendung der Exponate an das Unternehmen umfassen sollte. Nichteinhaltung der in den Vorschriften festgelegten Teilnahmebedingungen (Ursprungszeugnisse, Buchhaltungsbescheinigungen, Vorbehalte usw.), fehlerhaftes Ausfüllen der Belege, Unterschätzung des oft unübersichtlichen und langwierigen Zollabfertigungsverfahrens, Ausschluss von der Berechnung Die sogenannten „eisernen Zeiten“ der Versicherungen (Streiks, kurzfristige Arbeitsunterbrechungen etc.) führen häufig zu verspäteten Warenlieferungen oder sogar zu Komplikationen bei der Zollabfertigung, wodurch alle organisatorischen Anstrengungen gefährdet sind.

Für den An- und Rücktransport sowie die Bereitstellung von Entladeequipment sind neben den firmeneigenen Lieferfahrzeugen auf dem Messegelände ausschließlich spezielle Messespeditionen zuständig. Dabei handelt es sich zum einen um die Versicherungsbedingungen, zum anderen übernimmt der Messespediteur (anstelle des Veranstalters) die Verantwortung für Anlieferung und Versand, Zahlung der Verzollung aller Exponate und darüber hinaus für die Lagerung von Containern. Speditionen auf Messen sind ständig im Einsatz: beim Aufbau, während der Veranstaltung selbst und beim Abbau. Bestellungen für Expeditionsleistungen müssen rechtzeitig vor Messebeginn erfolgen.

Ausländische Teilnehmer müssen die einschlägigen Regeln für den Warentransport und die Erledigung der damit verbundenen Zollformalitäten kennen. Spediteure, die Erfahrung in der Arbeit auf internationalen Messen haben und oft Vertragspartner der Unternehmen selbst sind, überwachen den Fortgang der gesamten Ladungsbewegung und nutzen dabei oft die Möglichkeiten von Sammelcontainern für viele Aussteller gleichzeitig. Sie stellen sicher, dass alle Anweisungen befolgt werden und sind sich der Leistungsfähigkeit der ihnen auf dem Messegelände zur Verfügung stehenden Handhabungsgeräte bewusst. Gibt es keinen solchen besonderen Ausstellungsträger, muss der Aussteller:

• -- Sorgen Sie dafür, dass Sie rechtzeitig Informationen über die spezifischen Bedingungen erhalten, die in dem Land gelten, in dem die Messe/Ausstellung stattfindet, über die am besten geeignete Transportmethode und die Art der Verpackung;
• -- Wählen Sie das richtige Transportunternehmen;
• -- Informieren Sie das Transportunternehmen unverzüglich über die zu transportierenden Waren und sonstigen Güter (Menge, Volumen, Gewicht);
• - geeignete Verpackungsmaterialien vorbereiten;
• -- Sicherstellung des gemeinsamen Transports der notwendigen Werkzeuge und Hilfsmittel für die Verpackung der Exponate beim Export;
• -- auf einwandfreie Verpackung und korrekte Beschriftung der Kartons in einer Fremdsprache achten und schließlich
• -- in Zusammenarbeit mit dem Transportunternehmen einen speziellen Transportplan erstellen.

Darüber hinaus hat der Aussteller in jedem Fall die Umsetzung der Währungsformalitäten durch zwischengeschaltete Banken zu überwachen.

An- und Abreise sowie Aufenthalt auf der Messe. Um ein Zimmer der gewünschten Kategorie in einem Hotel zu bekommen, buchen Sie dieses am besten vorab schriftlich. Der Messeveranstalter erhält somit ein ausgefülltes Raumreservierungsformular samt Teilnahmeunterlagen. Auf allen Messen gibt es Servicebüros, die sich vor der Messe um die Buchung von Unterkünften kümmern.

Umweltschutz. Die Anforderung, bei der Organisation von Ausstellungsaktivitäten in Russland die Umweltsicherheit zu berücksichtigen, ist noch nicht zu einer der wichtigsten geworden. In dieser Hinsicht sind die Erfahrungen aus Deutschland sehr nützlich. Deutsche Exhibitionisten gehen von der Erkenntnis aus, dass Natur- und Umweltschutz eine der wichtigsten Aufgaben von Wirtschaft und Gesellschaft ist. Deshalb ist die Einhaltung von Umweltauflagen dringend erforderlich.

Damit die Teilnahme an der Ausstellung den Umweltanforderungen entspricht, müssen Sie:

• -- einen systematischen Planungsansatz anwenden, bei dem alle Entscheidungen und Maßnahmen auf ihre Auswirkungen auf die Umwelt überprüft werden;
• -- Möglichkeiten zur Abfallreduzierung suchen;
• -- sich vorab beim Messeveranstalter über das System der Gebührenvergabe für die Abfallentsorgung informieren;
• -- beim Transport wiederverwendbare Behälter und Verpackungen verwenden;
• -- Minimierung der Verschwendung giftiger und schädlicher Substanzen und komplexer mehrschichtiger Materialien;
• - Produkte verwenden, die für die Wiederverwendung oder das Recycling konzipiert sind;
• -- Kontamination, Beschädigung, Staub und Materialverschwendung beim Auf- und Abbau von Ständen zu verhindern;
• - Übernehmen Sie das Motto: „Verhindern – Reduzieren – Wiederverwenden“.

Teilnahme am Rahmenprogramm. Die Durchführung der meisten Fachausstellungen wird derzeit von der Organisation wissenschaftlicher und praktischer Konferenzen, Seminare, Rundtischgespräche, Präsentationen teilnehmender Unternehmen, Schulungen und anderer Veranstaltungen begleitet. In Fällen, in denen solche Veranstaltungen pädagogischer Natur sind, erheben die Veranstalter von Ausstellungen und Messen eine Anmeldegebühr zu den Kosten für die Teilnahme an der Ausstellung oder legen eine gesonderte Gebühr für die Teilnahme an Bildungsseminaren fest. Handelt es sich bei dieser Veranstaltung jedoch um eine Tagung (Forum, Kongress), so wird die Vergütung für die Teilnahme daran gesondert festgelegt. In Russland waren bis vor Kurzem bei den meisten Fachausstellungen die Kosten für die Organisation wissenschaftlicher und praktischer Konferenzen, Seminare und runder Tische zu den Ausstellungsthemen in den Kosten für die Anmietung von Ausstellungsflächen enthalten. Dadurch hat der Aussteller auf zahlreichen Fachmessen im Rahmen eines Reportageprogramms von Fachausstellern die Möglichkeit, im Namen des Unternehmens mit abstrakten Berichten zu einzelnen Produkten oder Technologien zu sprechen. Der Veranstalter muss jedoch rechtzeitig über diese Meldungen informiert werden. Im Vertragsantrag sollte grundsätzlich ein entsprechender Eintrag enthalten sein, der Thema, Uhrzeit und Datum der gewünschten Leistung enthält. Hierfür ist, wie bereits angedeutet, in der Regel kein besonderer Aufwand erforderlich. Der Veranstalter stellt die Räumlichkeiten zur Verfügung und übernimmt die Werbung und Benachrichtigung der Besucher.

Der Aussteller kann seine Produkte in einem Sonderdisplay präsentieren. Solche Sondervorführungen werden in der Regel gesondert angekündigt; Sie sind so organisiert, dass kein Unternehmen bevorzugt wird. Darüber hinaus erwartet den Aussteller die Teilnahme an Fachtagungen, Kongressen oder Diskussionsrunden, um sein Wissen über den aktuellen Stand zu vertiefen oder aufzufrischen. Doch darunter sollte die Standpflege nicht leiden.

„Wir haben ein hervorragendes Team – viele arbeiten seit mehr als 10 Jahren, einige sogar schon seit der Eröffnung des Hotels.“
Swetlana MIKHALEVSKAYA
Azimut Hotel Olympic
Generaldirektor
Dies ist höchstwahrscheinlich auf die stabile Nachfrage der Russen nach Moskau-Reisen zurückzuführen. Und wir haben viele wiederkehrende Gäste. Letztes Jahr hat die Azimut-Kette ihr Treueprogramm aktualisiert und es hat Früchte getragen. Allerdings kommen die Leute natürlich nicht wegen Bonuspunkten zu uns, sondern wegen eines hohen Serviceniveaus

Foto: Pressedienst des Bürgermeisters und der Regierung von Moskau. Denis Grishkin

Die Entschädigungen können bis zu 700.000 Rubel betragen. Dies wird Unternehmern helfen, neue Märkte zu erschließen.

Kleinen und mittleren Unternehmen wird ein Teil der Kosten für die Teilnahme an Kongress- und Ausstellungsveranstaltungen erstattet. Der entsprechende Beschluss wurde auf einer Sitzung des Präsidiums der Moskauer Regierung angenommen.

„Kleine und mittlere Unternehmen in Moskau entwickeln sich dynamisch und spielen eine immer wichtigere Rolle in der Wirtschaft der Stadt. Dennoch müssen wir verschiedene Maßnahmen zur Förderung des Unternehmertums weiter ausbauen“, betonte er.

Subventionen werden Unternehmern gewährt, die an russischen und internationalen Kongressen, Ausstellungen, Messen und anderen Veranstaltungen teilnehmen, die der Förderung ihrer Waren und Dienstleistungen und der Erschließung neuer Märkte dienen. Die Liste der Ausstellungen und anderen Veranstaltungen wird noch bestätigt. Eine Liste der Veranstaltungen, für die Sie eine Teilnahmevergütung erhalten können, wird auf der Website der Abteilung veröffentlicht.

Die maximale Förderhöhe für ein kleines und mittleres Unternehmen während eines Geschäftsjahres beträgt 50 Prozent der für diese Zwecke anfallenden Kosten. Die Höhe der Zahlungen darf 350.000 Rubel für Veranstaltungen in Russland und 700.000 Rubel für Veranstaltungen im Ausland nicht überschreiten. Die Ausgaben müssen dokumentiert werden.

Zu den geförderten Kosten zählen die Kosten für die Anmeldung, den Aufbau und die Ausstattung des Standes (einschließlich Auf- und Abbau sowie Ingenieurleistungen) sowie die Miete der Ausstellungsfläche.

„Wir werden eine Auswahl durchführen, um die technologisch fortschrittlichsten und wirtschaftlichsten Unternehmen auszuwählen“, sagte der Leiter der Abteilung für Wissenschaft, Industriepolitik und Unternehmertum. Bei der Auswahl der Bewerbungen sind Bewohner von Technologieparks, Industrieparks und Sonderwirtschaftszonen Moskaus im Vorteil.

Darüber hinaus werden folgende Kriterien berücksichtigt:

— durchschnittliches Jahresgehalt im Unternehmen pro Mitarbeiter;

— das Verhältnis der Steuerbeiträge zum Moskauer Haushalt zur Höhe der beantragten Subvention;

— der Anteil der Eigenmittel der Probanden an den finanziellen Kosten der Teilnahme an der Ausstellung.

Das spezifische Gewicht jedes Kriteriums beträgt 0,25.

Die Verwendung des Zuschusses wird es Vertretern kleiner und mittlerer Unternehmen ermöglichen, ihre Produkte und Dienstleistungen in Russland und im Ausland aktiver zu bewerben, und wird auch dazu beitragen, Einnahmen für den Stadthaushalt und Investitionen in die Moskauer Wirtschaft zu erzielen.

„Ich denke, dass die Unterstützung der Moskauer Regierung die Zugänglichkeit von Kongress- und Ausstellungsveranstaltungen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, verbessern wird“, sagte Sergei Bednov, Vorsitzender des Ausschusses für Ausstellungs-, Messe- und Kongressaktivitäten der Industrie- und Handelskammer . Ihm zufolge war die Moskauer Regierung eine der ersten, die eine regelmäßige Unterstützung für Unternehmen einführte, die an Messen teilnehmen.

Eine dieser Initiativen ist das Programm zur Organisation von Gemeinschaftsständen „Made in Moskau“. An diesen Ständen können Hersteller in der Hauptstadt ihre Produkte ausstellen, erinnert sich Alexey Fursin. An dem Programm nehmen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen teil. Es ermöglicht Unternehmern, Verträge abzuschließen und Kontakte zu knüpfen. „Acht oder mehr Unternehmen können Informationen an Ständen veröffentlichen“, fügte der Abteilungsleiter hinzu.

Sergej Sobjanin wurde beauftragt, die Situation zu überwachen und zu überwachen, wie die Innovation umgesetzt wird. „Wenn es dem Geschäft passt, werden wir diese Praxis fortsetzen“, sagte er. Der Bürgermeister von Moskau fügte hinzu, dass die Resolution bei Bedarf umgehend geändert werde.

Im September dieses Jahres findet die ParkZoo-Ausstellung zum achten Mal in Moskau statt und im April treffen sich Top-Manager und Unternehmer zum zweiten Russian Pet Business Summit in Sotschi. Die Generaldirektorin der ARTIS Expo Natalya Morgunova erzählte, welche Innovationen die Teilnehmer dieser Veranstaltungen erwarten.

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