Denis Yurin

Al enviar a un empleado a un viaje de negocios, la organización no solo debe pagar el viaje y el alojamiento, sino también emitir la llamada asignación diaria. Y además, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia le obliga a mantener sus ingresos medios durante los días en que estuvo en este viaje de trabajo.

En la práctica, surgen muchas preguntas sobre cuál debe ser el monto de la asignación diaria, cómo se calculan los ingresos promedio por viajes de negocios y, por el contrario, si las dietas de viaje se incluyen en el cálculo de los ingresos promedio. Y si un contador profesional resuelve problemas como locos, a menudo resulta incomprensible para un empleado común. Pero todos tenemos derecho a saber cuánto dinero debemos recibir por determinadas tareas laborales.

Nuestra calculadora para calcular los ingresos medios de un viaje de negocios le ayudará con esto.

Calculadora para calcular dietas de viaje y dietas.

Ganancias totales para el período de facturación

Número de días trabajados durante el período de facturación

Número de días en un viaje de negocios.

El monto de la dieta diaria establecida en la organización.

Ayuda: cómo utilizar la calculadora de dietas de viaje

Paso 1. Indique sus ingresos laborales totales para el período de pago. El período de facturación son los 12 meses realmente anteriores al viaje de negocios. Es decir, a grandes rasgos, debes multiplicar tu salario por 12. Este no es un método del todo exacto, porque siempre hay meses en los que el salario es menor (por ejemplo, por baja por enfermedad), y viceversa, hay meses. donde es mayor (por ejemplo, debido al bono). Por supuesto, lo ideal es calcular con precisión los importes de pago de los 12 meses. Si los conoce (los recuerda o tiene copias impresas), le recomendamos hacerlo para un cálculo más correcto.

Paso 2. Indique cuántos días trabajó durante este período de pago (recuerde, esto es 12 meses antes del mes del viaje de negocios).

Tenga en cuenta que aquí solo se cuentan los días laborables, excluyendo los días de vacaciones, bajas por enfermedad y viajes de negocios anteriores.

Los números que ingresó en las etapas 1 y 2 ya le indicarán al lector atento cómo calcular los ingresos promedio de un viaje de negocios. Veremos el resultado del cálculo un poco más abajo, pero por ahora diremos que para obtener este indicador basta con dividir el primero por el segundo. Matemáticas puras. 🙂

Paso 3. Escriba cuántos días duró (o durará) su viaje de negocios. Cuente todos los días naturales, incluidos fines de semana y festivos (si están incluidos).

Etapa 4. La última etapa es la cantidad de asignación diaria que se acepta en su organización. Puedes consultar este importe en tu departamento de contabilidad. La peculiaridad es que cada empresa o institución tiene derecho a fijar la dieta que le convenga, teniendo en cuenta el mínimo establecido por la ley. Entonces sólo su contador conoce esta cifra.

Resultado: la calculadora realizará instantáneamente los cálculos necesarios y obtendrá los siguientes resultados (en nuestro ejemplo):

• cantidad de subsidio diario a emitir- esta es la cantidad que se le debe pagar por todos los días del viaje de negocios. Recordemos;
• ganancias diarias promedio- este es el indicador principal que se utiliza para los cálculos en nuestro caso. Este es el mismo salario medio principal para un viaje de negocios en 2019, del que depende el importe final de los pagos al trabajador desplazado;
• monto del subsidio de viaje- su pago final por un viaje de negocios basado en los ingresos promedio en 2019. Incluye tanto la asignación diaria como el pago basado en los ingresos promedio. De este modo el viaje de negocios queda totalmente pagado.

Ayuda: ¿cómo se calculan las dietas para viajes de negocios en 2019?

La dirección puede enviar a casi todos los empleados a realizar una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente, es decir, en un viaje de negocios. Algunos están contentos con tales órdenes, otros están molestos, pero a todos, sin excepción, les preocupa cuánto dinero deben pagarle y cómo calcular los gastos de viaje.

¿Qué puede esperar un empleado en comisión de servicio?

De acuerdo con la legislación vigente, el empresario está obligado a pagar al trabajador desplazado:

• gastos de viaje y alquiler de alojamiento (billetes, gasolina, alquiler de hotel o apartamento, etc.);
• Subsidio diario;
• otros posibles gastos, si reciben el visto bueno de la dirección.

El procedimiento relacionado con los viajes de negocios de los empleados de instituciones estatales o municipales está determinado por el acto legal regulatorio federal o municipal correspondiente (generalmente regulaciones gubernamentales). Para todos los demás empleados, la cuestión de cómo calcular los gastos de viaje está determinada por un convenio colectivo u otro acto regulatorio local de la empresa.

Cuando se envía a un empleado en un viaje de negocios, generalmente se le entrega una cierta cantidad de dinero por adelantado, para pagar el viaje y el alojamiento, así como en forma de dietas. Dependiendo de las reglas y regulaciones adoptadas en una organización en particular, a una persona se le pueden entregar documentos de viaje ya comprados y pagar una habitación de hotel, pero la asignación diaria debe emitirse en efectivo o transferirse a una tarjeta antes de partir en un viaje de negocios.

¿Cuánto pagarán por un día?

Ni el monto mínimo ni el máximo de la asignación diaria están determinados por ley para 2019, por lo que cada organización fija su monto de forma independiente, generalmente esto está estipulado en el convenio colectivo. Por lo tanto, la cantidad pagada por gastos adicionales a los empleados destacados de diferentes empresas varía y puede oscilar entre 100 rublos y varios miles.

¿Cómo se calculan las dietas para un viaje de negocios?

Si un empleado es enviado al extranjero, durante su estancia en otro país recibirá el pago en la moneda correspondiente y en los montos establecidos para viajes de negocios al extranjero.

Si un empleado viaja al extranjero desde Rusia en un viaje de negocios, la fecha de cruce de la frontera rusa se incluye en los días por los cuales se debe pagar el dinero en moneda extranjera. En consecuencia, al regresar a Rusia, la fecha de cruce de la frontera se incluye en los días por los cuales los gastos de viaje adicionales se pagan en rublos.

A qué prestar especial atención

Situación 1. Impuesto sobre la renta

Vasily Pugovkin trabaja como ingeniero en una de las fábricas siberianas. Entonces decidieron enviarlo a Moscú para una conferencia de diez días completos. Según el convenio colectivo, la asignación diaria en su empresa es de 1.200 rublos por día, por lo que Vasily estimó que le deberían dar doce mil por diez días. Sin embargo, el departamento de contabilidad le dio una cantidad menor. Vasily está perplejo: ¿qué hizo mal, hay tan poco honor y cómo calcular la asignación diaria en un viaje de negocios?

Y la cuestión es que los artículos del Código Fiscal de la Federación de Rusia establecen la cantidad máxima de asignación diaria que no está sujeta al impuesto sobre la renta personal: 700 rublos para viajes de negocios a Rusia y 2500 rublos. por día - para viajes al extranjero. Por lo tanto, de una cantidad superior a 700 rublos por día, el departamento de contabilidad retuvo el 13% del impuesto sobre la renta personal, como resultado, el pago no fue de 12.000, sino de 11.350 rublos.

Situación 2. No se pagó dinero antes del viaje de negocios.

Decidieron enviar urgentemente a Semyon Petrovich a un viaje de negocios. Pagamos mediante transferencia bancaria, compramos billetes de avión, pero prometimos transferir dinero para los gastos más adelante. Semyon Petrovich se pregunta qué hacer. No quieres terminar en una ciudad extranjera sin dinero, pero también tienes miedo de no ir por si te despiden.

Qué hacer en tal situación depende únicamente del propio empleado, en particular, de la disponibilidad de sus propios fondos y del grado de confianza en las promesas de la dirección. Pero la negativa de un empleado a viajar por no haber recibido el anticipo requerido para cubrir los gastos no puede implicar responsabilidad disciplinaria. La culpa en este caso no es del empleado, sino del empleador, que no ha cumplido con su obligación de calcular y pagar oportunamente las dietas.

Hubo una fuerte opinión de que las dietas se pagan a un empleado principalmente por la comida en un viaje de negocios. Sin embargo, está mal. Las dietas se emiten para compensar aquellos gastos que no se pueden tener en cuenta de antemano y que no se pueden documentar. Consideremos las cuestiones complejas y controvertidas que los contadores enfrentan con mayor frecuencia al calcular y pagar las dietas.

¿Para qué sirven las dietas?

Un empleado de una organización que sale para realizar una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente (en un viaje de negocios) recibe una compensación por los gastos adicionales en que incurre relacionados con vivir fuera de su lugar de residencia permanente, denominados dietas (artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 11 del Reglamento sobre las características específicas del envío de empleados a un viaje de negocios aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749, en lo sucesivo denominado el Reglamento) .

Muchos creen que las dietas se pagan a un empleado principalmente por la comida en un viaje de negocios, por así decirlo, como compensación por la falta de borscht y chuletas caseras. Pero no es así. Los costos de comida, ropa y otras necesidades de los empleados son sus problemas personales. Recibe un salario y decide dónde y cómo gastarlo. El hecho de que esté en un viaje de negocios no significa que su oficina central esté obligada a alimentarlo en ese momento. Está obligado a pagar los viajes de ida y vuelta al lugar de viaje de negocios, el alojamiento y otros gastos documentados que está obligado a soportar únicamente porque realiza un trabajo fuera de su lugar de residencia, pero no está obligado a proporcionar alimentos.

Las dietas se emiten para compensar aquellos gastos que no se pueden tener en cuenta de antemano o que no se pueden documentar.

Ejemplo 1

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Gastos de viaje al lugar del viaje de negocios, chocolate (según la buena tradición) para la secretaria del jefe con quien deberá comunicarse, conversaciones telefónicas sobre cuestiones laborales en un teléfono móvil personal, etc. Todos estos gastos no se pueden documentar . No surgirían en un lugar de trabajo permanente, pero el empleado debe ser compensado por ellos. Después de todo, están claramente destinados a resolver aquellas tareas para las que el empleado fue enviado a un viaje de negocios.

Tarifas de pago

Muchos probablemente vieron una época en la que las dietas estaban estrictamente reguladas. Actualmente, a efectos del impuesto sobre las ganancias, el monto de la asignación diaria se determina únicamente por la voluntad de la organización (subcláusula 12, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). No hay límite superior o inferior.

Debe tenerse en cuenta que si, cuando se viaja dentro del país, la asignación diaria en una organización supera los 700 rublos, y cuando se viaja al extranjero, 2500 rublos, el exceso aumenta los ingresos del empleado, sujeto al impuesto sobre la renta personal.

Las dietas se pagan por cada día de un viaje de negocios, incluidos los fines de semana y feriados no laborables, así como por los días de viaje, incluso durante una escala forzosa (cláusula 11 del Reglamento).

Si, según las condiciones de un viaje de negocios, un empleado tiene la oportunidad de regresar a su lugar de residencia permanente todos los días, no se pagan las dietas (cláusula 11 del Reglamento).

La cuestión de la conveniencia del regreso diario de un empleado desde el lugar de viaje de negocios al lugar de residencia permanente en cada caso específico la decide la dirección de la organización, teniendo en cuenta la distancia, las condiciones de transporte, la naturaleza del tarea que se realiza, la necesidad de crear condiciones para que el empleado descanse y otras condiciones objetivas.

Determinamos los días de salida y llegada.

El día de salida de un viaje de negocios es la fecha de salida del vehículo: tren, avión, autobús, barco, etc. - desde el lugar (asentamiento) de trabajo permanente , y no el lugar de residencia del empleado (cláusula 4 del Reglamento).

En salida del vehículo hasta 24 horas inclusive, el día actual se considera el día de salida, y desde las 00 horas y más tarde, el día siguiente.

Ejemplo 2

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Si el tren sale el 5 de octubre a las 23:59, entonces el empleado se fue de viaje de negocios el 5 de octubre. Si el tren sale, por ejemplo, 4 minutos más tarde, es decir, a las 00:03, entonces ya es el 6 de octubre, el día siguiente.

Cuando una estación, muelle o aeropuerto esté ubicado fuera de una zona poblada, se debe tener en cuenta el tiempo necesario para desplazarse hasta la estación, muelle o aeropuerto.

Al mismo tiempo, llamemos una vez más la atención sobre el hecho de que una localidad es la ubicación de la organización y no el lugar de residencia del empleado.

Es decir, según la cláusula 4 del Reglamento, un empleado (incluso a las tres de la mañana) en viaje de negocios abandona formalmente su lugar de trabajo permanente, y no desde casa. Y el tiempo necesario para llegar al aeropuerto se calcula en función de la ruta: “Trabajo - Aeropuerto”, y no “Casa - Aeropuerto”.

Antes abordar el avión En el aeropuerto deberás pasar por registro y búsqueda personal. El check-in, por regla general, comienza 2 horas antes de la hora de salida indicada en el billete (la hora de salida, como la hora de llegada, siempre es local) y finaliza 40 minutos antes de la salida del avión.

Los pasajeros que lleguen tarde al check-in o al embarque del avión no podrán abordar el vuelo. En consecuencia, al tiempo necesario para llegar al aeropuerto (en promedio, es aproximadamente una hora), hay que sumar otra hora para pasar por el check-in, seguridad y esperar el anuncio para abordar el avión.

Puede abordar el tren tres minutos antes de la salida (los boletos de tren indican los horarios de salida y llegada de Moscú), así como abordar el autobús.

Si un empleado se va de viaje de negocios en transporte de empresa, en coche propio(o a otra persona, administrándolo por poder), entonces el período de salida en un viaje de negocios se determina mediante los documentos de respaldo. Pueden servir, en particular, como carta de porte del automóvil, facturas, recibos, recibos de gasolineras u otros documentos que confirmen la ruta (cláusula 7 del Reglamento).

Si no se dispone de documentos de viaje, el período de estancia en un viaje de negocios puede confirmarse mediante documentos de alquiler de locales residenciales en el lugar del viaje de negocios (cláusula 7 del Reglamento).

Pero si un empleado no puede presentar documentos de residencia, entonces debe confirmar la duración de su estadía en un viaje de negocios con una nota oficial (informe) o un documento de la parte receptora sobre su presencia real allí (cláusula 7 del Reglamento). Dicho documento puede redactarse en cualquier forma. Pero, de hecho, se trata de un duplicado de un certificado de viaje, cuya presencia obligatoria fue abolida el 8 de enero de 2015 por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 29 de diciembre de 2014 No. 1595.

Por lo tanto, en nuestra opinión, al enviar a un empleado a un viaje de negocios, lo óptimo es emitirle un certificado de viaje. Un ejemplo, como antes, puede ser el formulario No. T-10, aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 05/01/2004 No. 1 “Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago”, que desde 2013, recordamos, no es de uso obligatorio.

El día de llegada de un viaje de negocios se calcula de forma similar, es decir, según un documento de viaje, en el que también se indica el tiempo de estancia. Sin embargo, no se da tiempo para llegar desde el aeropuerto al lugar de trabajo permanente.

Ejemplo 3

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Si el avión aterriza a las 23:59 (según el billete), este día ya debería considerarse el último para viajes de negocios. Aunque llegar de noche probablemente será un poco más complicado que a plena luz del día. Es cierto que, si es necesario, en teoría puede obtener un certificado del aeropuerto que indique que el aterrizaje real tuvo lugar a las 00.07.

Monto de la asignación diaria

Para todos los días entre dos fechas (salida y llegada), el empleado deberá recibir una asignación diaria calculada en base al monto establecido por la normativa local de la organización. Aquí ya todo ha quedado en manos de la dirección de la organización.

El importe de la asignación diaria puede ser igual para todos los empleados, independientemente del puesto, duración del servicio, etc., o puede diferir, por ejemplo, según la región de destino. Por ejemplo, para los viajes de negocios a Vologda, la asignación diaria será mayor que para aquellos que fueron a Kerch (o viceversa). La organización no está obligada a demostrar ante las autoridades fiscales la exactitud de tales acciones.

Además, nadie prohíbe fijar el importe de la asignación diaria en función del puesto. Es decir, la asignación diaria del director o sus adjuntos puede exceder la asignación diaria de los jefes de departamento. Y éstos, a su vez, tendrán más empleados que los habituales. O, de nuevo, viceversa. Las dietas diarias más altas pueden destinarse a los caballos de batalla que aportan beneficios a la empresa, y no a aquellos cuya tarea es guiar e inspirar.

Pero aquí, en nuestra opinión, como cuando se establece el salario oficial (tarifa), el monto de la asignación diaria debe especificarse en el contrato de trabajo. En este caso, sólo tres personas lo sabrán: el gerente, el empleado y el contable.

Para tu información

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La conclusión de que el monto de la asignación diaria se puede diferenciar, incluso según el puesto u otros factores, se formó en 2008, cuando la Ley Federal No. 158-FZ del 22 de julio de 2008 y el Decreto Gubernamental No. 1043 c del 29 de diciembre , 2008 El 01/01/2009, se abolieron las normas de asignación diaria establecidas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 08/02/2002 No. 93. Muchos sintieron que esto violaba el principio de justicia social. ¿Pero de qué tipo de discriminación estamos hablando? Nadie se indigna (al menos en voz alta) cuando dos empleados que ocupan los mismos puestos y realizan el mismo trabajo con el mismo resultado (en opinión de uno de ellos) reciben salarios diferentes. Y quizás esta diferencia pueda ser bastante significativa. Lo mismo ocurre con las dietas diarias. La dirección sabe mejor quién corre con qué gastos en un viaje de negocios y a quién y cómo reembolsarlos.

En viajes de negocios de un día dentro de la Federación de Rusia, como se mencionó anteriormente, no se pagan dietas (cláusula 11 del Reglamento). En este sentido, recuerdo un incidente de la práctica personal del autor (durante su servicio como inspector-auditor superior en uno de los departamentos de construcción del Ministerio de Defensa de la URSS). Sigue siendo relevante hoy.

Ejemplo 4

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Al realizar una auditoría de las actividades financieras y económicas de uno de los departamentos subordinados ubicados en Leningrado (como se llamaba entonces San Petersburgo), se verificó el informe anticipado de un empleado enviado en un viaje de negocios a un departamento superior en Moscú.

Según el certificado de viaje, la fecha de salida del viaje de negocios es el 06 de septiembre, la fecha de llegada es el 08 de septiembre. El empleado recibió una compensación por el coste de los billetes y una asignación diaria durante tres días. Al comprobar el informe, se estableció que la hora de salida del tren Leningrado - Moscú era el 7 de septiembre a las 00.07. La hora de salida de Moscú es el 7 de septiembre a las 16.40 y la hora de llegada a Leningrado es el 7 de septiembre a las 23.40. Así, el período de estancia en viaje de negocios fue de un día (07 de septiembre), y las dietas no estaban sujetas a devengo ni pago.

Esta violación se señaló en el informe de auditoría y se ordenó a la dirección del departamento recuperar de este empleado la cantidad que se le pagó en exceso.

Una situación similar es bastante posible en las condiciones modernas.

Al mismo tiempo, tiene sentido prestar atención a la opinión del Ministerio de Finanzas de Rusia, expresada en carta del 16 de julio de 2015 No. 03-03-07/40892. En particular, señala que para viajes de negocios de un día, el reembolso de otros gastos en los casos, trámites y montos determinados por convenio colectivo o normativa local se realiza previa presentación de documentos que acrediten estos gastos (cláusula 24 del Reglamento).

Sin embargo cuando viajes de negocios de un día al extranjero Las dietas (según la norma establecida para un viaje de negocios a este estado) se pagan a la mitad (cláusula 20 del Reglamento). En nuestra opinión, esto es relevante cuando se viaja a países vecinos (Kazajstán, Bielorrusia, Ucrania).

Por ejemplo, en un día puedes ir desde la región de Smolensk a la región de Vitebsk y viceversa, o desde la región de Orenburg a la región de Aktobe, etc. Pero es muy difícil volar a París o Londres por negocios y regresar el mismo día.

Al viajar al extranjero, la fecha de cruce de la frontera estatal está determinada por las marcas en el pasaporte extranjero (cláusula 18 del Reglamento). En el caso de un viaje de negocios a los países de la CEI (cuando no se coloca una marca en el pasaporte internacional al cruzar la frontera), la fecha de cruce de la frontera está determinada por los documentos de viaje.

Las asignaciones diarias por el día de cruzar la frontera se pagan según los estándares extranjeros (en moneda extranjera), y al regresar a casa (es decir, al lugar de trabajo permanente), en rublos (según los estándares rusos).

Por lo tanto, si un empleado realiza un viaje de negocios al extranjero en avión, el día de la salida recibirá la asignación diaria en moneda extranjera. Y para el día de salida, digamos, de casa en París, en rublos.

Todos los gastos incurridos por el empleado desplazado después de la aprobación del informe anticipado se cancelan como gastos mediante la contabilización:

Cuenta de débito 26 (44) Cuenta de crédito 71.

Si los gastos se realizaron en moneda extranjera, están sujetos a conversión a rublos al tipo de cambio válido en la fecha de aprobación del informe anticipado por parte del jefe de la organización (inciso 5, inciso 7, artículo 272 del Código Tributario de la Federación Rusa).

A pesar de que la legislación laboral prevé varias razones para el pago de asignaciones diarias, la mayoría de las veces el empleador se enfrenta a su pago cuando envía a sus empleados en viajes de negocios. Además, la asignación diaria pagada en este caso siempre ha sido objeto de mayor atención por parte de las autoridades fiscales. Dado que su tamaño no sólo afecta significativamente el impuesto sobre la renta, sino que, al igual que otros pagos a los empleados, están estrechamente relacionados con el cálculo del impuesto sobre la renta personal y las cotizaciones al seguro para los tipos obligatorios de seguro social.

Este artículo analiza el procedimiento de pago y el monto de la asignación diaria reembolsada en viajes de negocios, así como cuestiones relacionadas con su tributación (al 10 de febrero de 2010).

Tipos de asignaciones diarias

Las disposiciones del Código del Trabajo de la Federación de Rusia obligan al empleador a pagar dietas en tres casos:

1) al enviar empleados en viaje de negocios (artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);

2) viajes de negocios de empleados cuyo trabajo permanente se realiza en la carretera, en el campo o tiene carácter itinerante o expedicionario (artículo 168.1 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);

Tenga en cuenta que, independientemente de la base para el pago de viáticos, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no entiende más que los gastos adicionales del empleado asociados con la residencia fuera de su lugar de residencia permanente. Al mismo tiempo, estos tipos de asignaciones diarias todavía difieren.

Por lo tanto, las dietas pagadas por viajes de negocios y viajes para mejorar las habilidades de los empleados las determina el empleador de forma independiente y están consagradas en un convenio colectivo o en otro acto regulatorio local, por ejemplo, en las regulaciones sobre viajes de negocios.

Las dietas pagadas a los empleados por el carácter itinerante del trabajo, el trabajo en el campo o la participación en trabajos de carácter expedicionario (en adelante denominadas dietas “por viaje”) también podrán establecerse mediante un contrato de trabajo.

Tenga en cuenta que la presencia de asignaciones diarias "de viaje" es típica solo para organizaciones especializadas, pero las asignaciones diarias que se pagan cuando un empleado es enviado en un viaje de negocios se llevan a cabo en las actividades de casi cualquier empresa, ya que los viajes de negocios de los empleados son comunes. ocurrencia para la gran mayoría de las organizaciones.

Extracción

del Código del Trabajo de la Federación de Rusia

Artículo 166. El concepto de viaje de negocios.

Un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para realizar una tarea oficial fuera del lugar de trabajo permanente. No se reconocen como viajes de negocios los viajes de negocios de los empleados cuyo trabajo permanente se realiza en la carretera o tiene carácter itinerante.

Las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios se establecen en la forma que determine el Gobierno de la Federación de Rusia.

Artículo 167. Garantías en el envío de empleados en viajes de negocios.

Cuando un empleado es enviado a un viaje de negocios, se le garantiza la conservación de su lugar de trabajo (puesto) y sus ingresos promedio, así como el reembolso de los gastos asociados con el viaje de negocios.

Según el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, los gastos de viaje reembolsables de un empleado incluyen las dietas. Además, al obligar al empleador a pagar dietas cuando envía a un empleado en un viaje de negocios, como se señaló anteriormente, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia permite al empleador decidir de forma independiente la cuestión del procedimiento y el monto de su pago.

En uso de este derecho, la organización determina de forma independiente sus normas "internas" de asignación diaria y las consagra en el convenio colectivo o en el reglamento sobre viajes de negocios. Al mismo tiempo, la organización tiene derecho a adoptar un enfoque diferenciado para establecer sus estándares de asignación diaria "internos". Por tanto, nada prohíbe a un empleador proporcionar una asignación diaria a los directivos de la empresa y otra a los empleados ordinarios de la empresa. Además, la organización puede establecer el monto de la asignación diaria dependiendo del lugar del viaje de negocios del empleado, ya que está claro que los gastos adicionales del empleado asociados con un viaje de negocios a Moscú serán mayores que cuando viaja al interior de Rusia. Si una organización opera no solo en la Federación de Rusia, sino también en el mercado extranjero, entonces la organización debe determinar el monto de la asignación diaria pagada por viajes de negocios al extranjero.

Reglas para el pago de dietas.

Hoy en día, como saben, al enviar empleados en viajes de negocios, los empleadores se guían por el Reglamento sobre las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios (aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749; en adelante referido como lo establece el Reglamento).

La cláusula 11 del Reglamento establece que las dietas se reembolsan al empleado por cada día de viaje de negocios, incluidos fines de semana y feriados no laborables, así como por los días de viaje, incluso durante las paradas forzosas en el camino. Además, como se indica en la carta del Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia de 3 de diciembre de 2009 No. 3-2-09/362 “Sobre el procedimiento para contabilizar el cálculo del impuesto sobre la renta sobre las dietas como parte de los gastos de viaje ”, el gasto de dietas no requiere confirmación documental.

Así, el cálculo de la asignación diaria depende de la duración del viaje de negocios del empleado, que el empleador determina de forma independiente, en función del volumen, la complejidad y otras características del encargo oficial. Además, el empleador deberá incluir en las condiciones generales del viaje de negocios el tiempo que el empleado pasará en el camino, dependiendo del tipo de transporte que utilizará el empleado desplazado para llegar a su destino. Debe tenerse en cuenta que, de acuerdo con la cláusula 4 del Reglamento, el día de salida en viaje de negocios es la fecha de salida de un tren, avión, autobús u otro vehículo del lugar de trabajo permanente del viajero de negocios. y el día de llegada de un viaje de negocios es la fecha de llegada del vehículo especificado al lugar de trabajo permanente. Cuando un vehículo se envía antes de las 24 horas inclusive, el día de salida para un viaje de negocios se considera el día actual, y a partir de las 00 horas, el día siguiente. Si una estación, muelle o aeropuerto está ubicado fuera de una zona poblada, se tiene en cuenta el tiempo necesario para viajar hasta la estación, muelle o aeropuerto.

De manera similar se determina el día de llegada del empleado a su lugar de trabajo permanente.

En caso de retraso forzoso en el tránsito, las dietas por retraso se pagan de acuerdo con la decisión del jefe de la organización previa presentación de documentos que confirmen el hecho del retraso forzoso.

Ni el Código del Trabajo de la Federación de Rusia ni el Reglamento limitan la duración de un viaje de negocios. De hecho, esto significa que el viaje de negocios de un empleado puede durar un día o mucho tiempo.

Viaje de un día

La cláusula 11 del Reglamento establece que cuando se viaja a una zona donde el empleado, según las condiciones de comunicación de transporte y la naturaleza del trabajo realizado en el viaje de negocios, tiene la oportunidad de regresar diariamente a su lugar de residencia permanente, las asignaciones diarias no son pagados.

Al mismo tiempo, teniendo en cuenta el derecho concedido al empleador por el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, la organización podrá prever el pago de dichas dietas en su convenio colectivo o en el reglamento sobre viajes de negocios. Es cierto que su tributación se lleva a cabo de una manera especial, pero hablaremos de eso más adelante.

Sin embargo, si se realiza un viaje de negocios de un día al extranjero, la asignación diaria en moneda extranjera se paga por un monto equivalente al 50% de la asignación diaria determinada por las normas "internas" de la empresa para viajes de negocios al extranjero.

Los principios para el pago de las dietas por viajes al extranjero están determinados por el párrafo 18 del Reglamento. De esta norma se desprende que la fecha de cruce de la frontera de la Federación de Rusia se paga de acuerdo con las reglas establecidas para el estado al que se envía al empleado: al salir de la Federación de Rusia, las dietas se pagan en moneda extranjera, al regresar a la Federación de Rusia - en rublos.

Las mismas reglas para el pago de las dietas se aplican en los casos en que un empleado está destinado en el territorio de dos o más estados extranjeros: las dietas por el día del cruce de la frontera entre estados se pagan en moneda extranjera de acuerdo con las normas establecidas para el Estado al que se envía al empleado.

Los empleados son personas vivas y puede suceder que un empleado se enferme durante un viaje de negocios. La normativa prevé tal escenario para el desarrollo de eventos en un viaje de negocios. Como se establece en el párrafo 25 del Reglamento, las dietas en este caso se pagan durante todo el tiempo hasta que el empleado, por motivos de salud, no pueda comenzar a cumplir su misión oficial o regresar a su lugar de residencia permanente. Es cierto que esto solo es posible si tiene un certificado de baja por enfermedad emitido en el orden correcto.

Entonces, hemos considerado las reglas básicas para el pago de las dietas, ahora pasemos a la cuestión de su tributación.

Asignación diaria - otros gastos del contribuyente

Subcláusula 12, inciso 1, art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (en adelante, el Código Fiscal de la Federación de Rusia) se determina que los gastos de viajes de negocios, incluidas las dietas, se reconocen como otros gastos del contribuyente relacionados con la producción y las ventas. Por supuesto, siempre que estos gastos cumplan con los criterios del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, es decir:

1) están relacionados con la generación de ingresos;

2) justificado;

3) documentado.

Además, a partir del 1 de enero de 2009, el monto de la asignación diaria pagada cuando un empleado es enviado a un viaje de negocios no está estandarizado, por lo que la organización tiene derecho a tener en cuenta a efectos del impuesto sobre las ganancias la asignación diaria por la cantidad de los costos reales, el procedimiento de pago, siempre que su monto esté fijado por la ley reguladora local del empleador.

Las autoridades reguladoras tienen una opinión similar sobre este tema. En particular, esta opinión figura en cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia de 18 de agosto de 2009 No. 03-03-06/1/533 y de 21 de septiembre de 2009 No. 03-03-06/1/604. . Las autoridades tributarias de la capital también se solidarizan con los financieros, como lo indica la carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia a Moscú del 18 de junio de 2009 No. 16-15/061727.

Viaje de un día

Ya hemos mencionado anteriormente que una organización puede decidir pagar dietas por viajes de negocios de un día dentro de la Federación de Rusia. Dado que el Reglamento no prevé el pago de dichas dietas, este gasto no se considera justificado. Además, según la opinión de los árbitros, contenida en la decisión del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 4/03/2005 No. GKPI05-147 “Sobre la desestimación de la solicitud de invalidación de la primera frase del párrafo 15 de Instrucción del Ministerio de Finanzas de la URSS, del Comité Estatal de Trabajo de la URSS y del Consejo Central Panruso de Sindicatos de fecha 07/04/1988 Nº 62 “En viajes oficiales de negocios dentro de la URSS”, diario Los subsidios se pagan al empleado siempre que viva fuera de su lugar de residencia permanente durante 24 horas, y si el empleado tiene la oportunidad de regresar diariamente a su lugar de residencia permanente, entonces no se le pagan subsidios diarios.

Un gasto reconocido como infundado no se reconoce como gasto imponible. Así lo indica el párrafo 49 del art. 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, según el cual los gastos que no cumplan con los criterios mencionados en el párrafo 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Así, la organización no podrá tener en cuenta a efectos del impuesto sobre las ganancias las dietas pagadas por viajes de un día, por lo que la fuente de su cobertura serán los fondos propios de la empresa que queden después de impuestos.

Una conclusión similar se encuentra en las explicaciones de las autoridades fiscales dadas en la carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para la ciudad de Moscú del 10 de febrero de 2006 No. 20-12/11312. Los tribunales también coinciden con este punto de vista, como lo indica la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 1 de marzo de 2006 en el expediente No. A05-5899/2005-12.

La situación es diferente con el impuesto sobre la renta de las personas físicas (NDFL).

Impuestos sobre la renta personal

Cuando están sujetas al impuesto sobre la renta personal, las asignaciones diarias están sujetas a racionamiento. Cláusula 3 del art. 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia determina que cuando un empleador paga al contribuyente los gastos de viajes de negocios tanto dentro del país como en el extranjero, los ingresos sujetos a impuestos no incluyen las dietas pagadas de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, pero no más de 700 rublos. por cada día de viaje de negocios en el territorio de la Federación de Rusia y no más de 2500 rublos. por cada día que esté de viaje de negocios en el extranjero.

Por lo tanto, las asignaciones diarias por un monto que no exceda los 700 rublos no están sujetas al impuesto sobre la renta personal. por cada día de viaje de negocios dentro del país y 2.500 rublos. por cada día que esté de viaje de negocios en el extranjero. Además, estas normas se aplican no sólo a los empleados de empresas comerciales, sino también a los empleados de organizaciones financiadas con cargo al presupuesto. Así lo señalaron los árbitros allá por 2005 en la decisión del Tribunal Supremo de Arbitraje de Rusia de 26 de enero de 2005 No. 16141/04 “Sobre la invalidación de la carta del Ministerio de Impuestos e Impuestos de la Federación de Rusia de 17 de febrero de 2004 No. 04-2-06/127 “Sobre la tributación de las indemnizaciones por reembolso de gastos relacionados con viajes de negocios”.

Si una organización paga asignaciones diarias que exceden sus normas "internas", entonces el monto excedente también se reconoce como ingreso imponible de un individuo y, por lo tanto, la organización debe retener el impuesto sobre la renta personal del empleado y transferirlo al presupuesto [ NOTA A PIE DE PÁGINA Se encuentran explicaciones similares en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 11 de junio de 2009 No. 03-04-06-01/133.].

En virtud del art. 224 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la tributación del exceso se realiza a una tasa del 13%. La organización está obligada a retener el monto calculado del impuesto sobre la renta personal directamente de los ingresos del empleado en la fecha de pago de los ingresos (asignación diaria), así lo indicó el Ministerio de Finanzas de Rusia en su carta del 01/02/2008 No. 03 -04-06-01/27.

Si hablamos del exceso de asignaciones diarias pagadas a un empleado desplazado en moneda extranjera, entonces los ingresos imponibles de una persona deben recalcularse en rublos al tipo de cambio del Banco Central de la Federación de Rusia válido en la fecha de su pago, esto es también indicado en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 01.02.2008 No. 03-04-06-01/27.

La estandarización de las dietas a efectos del impuesto sobre la renta de las personas físicas se aplica únicamente a las dietas pagadas por viajes de negocios de los empleados y sus viajes para mejorar sus calificaciones. Otros tipos de asignaciones diarias no están sujetos a racionamiento a efectos del impuesto sobre la renta de las personas físicas. Esto se desprende del párrafo 3 del art. 217 Código Fiscal de la Federación de Rusia. En consecuencia, las dietas de “viaje” establecidas por un convenio colectivo, otra ley local de la empresa o previstas en un contrato de trabajo no están sujetas íntegramente al impuesto sobre la renta personal.

Viaje de un día

En cuanto a si las asignaciones diarias pagadas a un empleado por viajes de un día son ingresos imponibles de una persona física, el Capítulo 23 "Impuesto sobre la renta de las personas físicas" del Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene una respuesta específica.

Sin embargo, las autoridades fiscales consideran dichos pagos como ingresos imponibles de un individuo y exigen la retención del impuesto sobre la renta personal. Tenga en cuenta que la práctica de arbitraje sobre esta cuestión no es clara. Algunos tribunales coinciden con los argumentos de las autoridades fiscales, como lo demuestra, por ejemplo, la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte de 19 de mayo de 2009 en el caso No. A32-2910/2008-29/78-56 /24. Otros, por el contrario, consideran ilícitas las exigencias de los controladores, como lo indica, en particular, la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central de 27 de mayo de 2008 en el expediente No. A62-4451/2007.

Debido a que la cuestión de la retención del IRPF sobre las dietas pagadas por viajes de negocios de un día no está regulada, la empresa deberá decidir de forma independiente si reconocerá estos importes como renta imponible de una persona física o no.

Contribuciones al seguro para tipos obligatorios de seguro social.

Como saben, desde el 1 de enero de 2010, el impuesto social unificado (UST) no se recauda en el territorio de la Federación de Rusia, ya que el Capítulo 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia ha perdido fuerza. Sin embargo, la abolición del impuesto social unificado en realidad no condujo a una reducción de la carga fiscal para el empleador, ya que el UST, de hecho, reemplazó las cotizaciones al seguro, cuyo procedimiento de cálculo y pago está regulado por las normas de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ “Sobre las contribuciones al seguro al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, al Fondo de Seguro Social de la Federación de Rusia, al Fondo Federal del Seguro Médico Obligatorio y a las cajas territoriales del seguro médico obligatorio (modificada por 25 de diciembre de 2009, en adelante Ley Federal No. 212-FZ).

De acuerdo con la Ley Federal No. 212-FZ, los pagadores de primas de seguros son reconocidos por las personas que realizan pagos y otras remuneraciones a personas físicas:

Para el seguro de pensión obligatorio;

Seguro social obligatorio por incapacidad temporal y maternidad;

Seguro médico obligatorio.

De conformidad con la parte 2 del art. 9 de la Ley Federal No. 212-FZ, cuando los pagadores de primas de seguros pagan los gastos de viajes de negocios de los empleados, tanto dentro del territorio de la Federación de Rusia como fuera del territorio de la Federación de Rusia, las dietas no están sujetas a las primas de seguro. En consecuencia, el pago de las dietas por viajes de negocios no implica la obligación por parte del empleador de calcular las cotizaciones al seguro especificadas. Aunque es posible que con respecto a las asignaciones diarias de un día, las autoridades reguladoras insistan en su acumulación. Este supuesto se puede hacer basándose en la experiencia de recaudar un impuesto social unificado.

Recordemos que durante el período de pago del UST, una organización que paga dietas por viajes de negocios diarios tuvo la oportunidad de no acumular UST por dichos pagos, guiada únicamente por la norma del párrafo 3 del art. 236 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (derogado desde el 1 de enero de 2010). Hoy en día no existe tal posibilidad, ya que la Ley Federal No. 212-FZ no vincula el cálculo de las primas de seguros con el procedimiento para reconocer los pagos realizados a favor de personas físicas a efectos del impuesto a las ganancias. Esto, a su vez, significa que las primas de seguro deben calcularse incluso sobre aquellos pagos que no se tienen en cuenta a efectos del impuesto sobre la renta.

Viaje de un día

Al menos en el art. 9 de la Ley Federal No. 212-FZ establece que las dietas pagadas durante viajes de negocios no están sujetas a primas de seguro, y en los montos establecidos por las normas "internas" de la propia empresa, pero es posible que en relación con las dietas pagados durante viajes de negocios de un día, las autoridades reguladoras insistirán en la necesidad de acumularlos. Así ocurría anteriormente con la imposición del impuesto social unificado en términos de dietas pagadas por viajes de un día, y la práctica de arbitraje en esta cuestión no era inequívoca. Por ejemplo, en la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka de 16 de agosto de 2007 en el caso No. A28-1084/2007-3/29, se estableció que el pago de dichas dietas implica la obligación de devengar el impuesto social unificado.

Al mismo tiempo, en la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 13 de marzo de 2008 en el caso A56-17909/2007, el tribunal llegó a la conclusión contraria.

Hasta el momento, no hay aclaraciones oficiales por parte de las autoridades reguladoras sobre la necesidad de cobrar las primas de seguro de las dietas pagadas por viajes de negocios de un día. Teniendo esto en cuenta, así como la práctica de arbitraje existente con respecto al impuesto social unificado, podemos concluir que la no acumulación de primas de seguro de las asignaciones diarias de un día por parte de las organizaciones que las pagan está asociada con mayores riesgos.

Y paradójicamente, en el art. 9 de la Ley Federal No. 212-FZ no se mencionan las asignaciones diarias por “viajes”. En consecuencia, su pago está sujeto a las primas de seguro.

V. V. Semenikhin,
Jefe del Buró de Expertos de Semenikhin

Las actividades económicas de las organizaciones no siempre se limitan a una región y, en consecuencia, para determinadas necesidades oficiales, los empleados de la empresa realizan viajes de negocios para realizar tareas oficiales. Según lo dispuesto en el artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para cumplir una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente*.

*El lugar de trabajo permanente debe considerarse la ubicación de la organización (una unidad estructural separada de la organización), cuyo trabajo está estipulado en el contrato de trabajo. El lugar de trabajo es una condición obligatoria para su inclusión en un contrato de trabajo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios están establecidas por el Reglamento "Sobre las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios", aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008. N° 749.

Nota:Viajes de negocios de empleados cuyo trabajo permanente se realiza en carretera o tiene carácter itinerante, los viajes de negocios no son reconocidos.

Con base en el artículo 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cuando un empleado es enviado a un viaje de negocios, se le garantiza:

• mantener su trabajo (puesto) y sus ingresos promedio,
• y también - reembolso de gastos relacionados con viajes de negocios.

• los gastos de viaje;
• gastos de alquiler de locales residenciales;
• gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente (viáticos);
• otros gastos incurridos por el empleado con el permiso o conocimiento del empleador.

• o un convenio colectivo,
• o un acto regulatorio local de la organización.

Procedimiento para el pago de dietas por viajes de negocios dentro del país

• fines de semana y días festivos no laborables,
• así como durante los días en la carretera, incluso durante las paradas forzadas en el camino.

• Subsidio diario no pagado.

• rango de distancia,
• condiciones de transporte,
• la naturaleza de la tarea que se realiza,

De acuerdo con el párrafo 25 de la Resolución No. 749, un empleado en caso de su incapacidad temporal, certifica en la forma prescrita:

• se reembolsan los gastos de alquiler de vivienda (excepto en los casos en que el empleado desplazado esté en tratamiento hospitalario),
• se paga el subsidio diario

Además, el empleado recibe prestaciones por incapacidad temporal de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.

Asignación diaria para viajes de negocios al extranjero.

De acuerdo con el párrafo 16 de la Resolución No. 749, el pago de las dietas adeudadas a un empleado en relación con un viaje de negocios al extranjero se realiza de conformidad con la Ley Federal del 10 de diciembre de 2003. No. 173-FZ "Sobre regulación y control de divisas".

De acuerdo con el párrafo 9 del párrafo 1 del artículo 9 de la Ley No. 173-FZ, se permiten transacciones de divisas entre residentes al pagar pérdidas a particulares relacionadas con un viaje de negocios fuera del territorio de la Federación de Rusia.

Es decir, una organización rusa puede emitir una asignación diaria a un empleado que realiza un viaje de negocios al extranjero en la moneda del país al que se dirige y esto no contradice las disposiciones de la legislación vigente.

El pago de la asignación diaria a un empleado en moneda extranjera cuando el empleado es enviado en viaje de negocios fuera del territorio de la Federación de Rusia se realiza en cantidades determinadas por:

• acuerdo colectivo,
• acto regulatorio local (orden, regulaciones sobre viajes de negocios, etc.).

• Al viajar por el territorio de la Federación de Rusia, en la forma y cantidad determinadas por el convenio colectivo o las regulaciones locales para viajes de negocios dentro del territorio de la Federación de Rusia.

• Al viajar a través del territorio de un estado extranjero, en la forma y cantidad determinadas por un convenio colectivo o regulaciones locales para viajes de negocios en el territorio de estados extranjeros.

• incluidos en los días en que las dietas se pagan en moneda extranjera.

• incluido en los días por los cuales las dietas se pagan en rublos.

Cuando un empleado es enviado en viaje de negocios al territorio de 2 o más estados extranjeros, las dietas por el día del cruce de la frontera entre estados se pagan en moneda extranjera de acuerdo con las normas establecidas para el estado al que se envía el empleado.

De conformidad con el párrafo 19 de la Resolución No. 749, al enviar a un empleado en un viaje de negocios al territorio de los estados miembros de la CEI con los que se han celebrado acuerdos intergubernamentales, sobre cuya base las autoridades fronterizas no toman notas sobre el cruce del estado. frontera en los documentos de entrada y salida, la fecha de cruce de la frontera estatal. Las fronteras de la Federación de Rusia cuando se viaja desde el territorio de la Federación de Rusia y hacia el territorio de la Federación de Rusia están determinadas por:

• según las marcas en el certificado de viaje, expedido como para un viaje de negocios dentro del territorio de la Federación de Rusia.

Un empleado que realizó un viaje de negocios al territorio de un Estado extranjero y regresó al territorio de la Federación de Rusia el mismo día recibe una asignación diaria en moneda extranjera equivalente al 50% de la tasa de gastos para el pago de dietas diarias establecidas por la organización para viajes de negocios al territorio de estados extranjeros.

Cuando un empleado es enviado en viaje de negocios al territorio de un estado extranjero, se le reembolsa adicionalmente:

• gastos de obtención de pasaporte extranjero, visa y otros documentos de viaje;
• tasas consulares y aeroportuarias obligatorias;
• tasas por el derecho de entrada o tránsito de vehículos de motor;
• gastos de obtención del seguro médico obligatorio;
• otros pagos y tarifas obligatorios.

Asignaciones diarias para empleados que trabajan bajo contratos civiles

Dado que las normas de la legislación laboral y otras leyes que contienen normas de derecho laboral no se aplican a los empleados que trabajan bajo un contrato GPC de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Código del Trabajo.

En consecuencia, las garantías y compensaciones previstas por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, incluidas las relacionadas con viajes de negocios, se aplican únicamente a los empleados que han celebrado un contrato de trabajo con la organización y no son aplicables en el caso de un acuerdo GPC.

Una regla similar está contenida en el párrafo 2 de la Resolución No. 749:

• Los empleados que tienen una relación laboral con el empleador son enviados en viajes de negocios.

Por tanto, para no incrementar el precio del contrato GPC (monto de remuneración) por el monto de los gastos asociados al viaje de negocios, así como para no pagar impuestos “extra”, la posibilidad de pagar una compensación asciende al ejecutor del La cesión debe estar prevista en el acuerdo GPC.

Impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre las dietas

Dichos pagos no están sujetos al impuesto sobre la renta personal dentro de los límites establecidos en el párrafo 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia:

Cuando el empleador pague al contribuyente gastos por viajes de negocios tanto dentro del país como en el extranjero como renta sujeta a tributación, las asignaciones diarias no están incluidas, pagado de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, pero:

• no más de 700 rublos por cada día de viaje de negocios en la Federación de Rusia,
• no más de 2.500 rublos por cada día de viaje al extranjero.

Al mismo tiempo, de acuerdo con el párrafo 1 del inciso 1 del artículo 223 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, al recibir ingresos en efectivo, la fecha de recepción real se determina como el día de pago de los ingresos.

Si una organización emite asignaciones diarias en moneda extranjera, debe verificar si han excedido el límite establecido en rublos.

Para hacer esto, el monto de la asignación diaria en “moneda extranjera” se recalcula en rublos al tipo de cambio del Banco Central de la Federación de Rusia vigente en la fecha de pago al empleado. Y si el equivalente en rublos excede la norma establecida (2500 rublos por día), la diferencia resultante debe retenerse y transferirse al presupuesto del impuesto sobre la renta personal.

Impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre las dietas para viajes de negocios de un día

Sin embargo, nadie impide que la empresa estipule en su convenio colectivo u otras regulaciones locales pagos de compensación a los empleados enviados en viajes de negocios de un día.

Al mismo tiempo, estas cantidades no pueden estar sujetas al impuesto sobre la renta personal hasta 700 rublos si el viaje de negocios se realiza en el territorio de la Federación de Rusia y dentro de los 2500 rublos. - en viajes de negocios al extranjero.

Esta posición fue expresada por el Ministerio de Hacienda en su Carta de fecha 01/03/2013 No. 03-04-07/6189 (esta Carta está publicada en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales en la sección “Explicaciones del Impuesto Federal Servicio, de uso obligatorio por parte de las autoridades fiscales”):

“Con respecto a los pagos de compensación relacionados con el reembolso de los gastos de viaje, debe tenerse en cuenta que de conformidad con el párrafo 12, párrafo 3, del artículo 217 del Código, estos pagos, con excepción de las dietas, están exentos de impuestos dentro de los límites de los gastos de viaje reales y documentados al destino y de regreso, tarifas por servicios aeroportuarios, comisiones, gastos de viaje al aeropuerto o estación de tren en los lugares de salida, destino o traslados, transporte de equipaje, gastos de alquiler de vivienda trimestres, pago de servicios de comunicación, obtención y registro de un servicio pasaporte extranjero , obtención de visas, así como los costos asociados con el cambio de efectivo o cheque bancario por efectivo moneda extranjera.

Es decir, de conformidad con el párrafo 3 del artículo 217 del Código, solo las dietas no requieren prueba documental de su uso. En relación con los pagos que compensen todos los demás gastos del contribuyente relacionados con un viaje de negocios, se requiere evidencia documental de los gastos incurridos para eximirlos de tributación.

Por lo tanto, si el dinero pagado a un empleado cuando se lo envía en un viaje de negocios de un día no es una asignación diaria, pero de conformidad con el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia pertenece a otros gastos asociados con un viaje de negocios realizado por el empleado con el permiso o conocimiento del empleador, pueden contabilizarse como ingresos exentos de impuestos en su totalidad si existe evidencia documental de los gastos incurridos con los fondos especificados.

En ausencia de pruebas documentales de los gastos antes mencionados, los fondos pagados a los empleados durante viajes de negocios de un día en lugar de las dietas pueden, de conformidad con la Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia del 11 de septiembre. , 2012 No. 4357/12, estará exento de impuestos hasta 700 rublos. en viaje de negocios a la Federación de Rusia y 2500 rublos. durante un viaje de negocios al extranjero”.

Una posición similar expresó el Ministerio de Hacienda en su Carta de fecha 05/03/2013 No. 03-04-06/6472.

El Ministerio de Hacienda se refiere a la Resolución del Presidium de la Corte Suprema de 11 de septiembre de 2012 No. 4357/12, en la que el tribunal indicó que:

“Las asignaciones diarias se pagan a los empleados cuando son enviados en viaje de negocios para realizar funciones laborales fuera de su lugar de trabajo permanente por un período de al menos 24 horas y están destinadas a compensar los gastos asociados con la vida fuera de su lugar de residencia permanente.

Cuando se envía a los trabajadores en un viaje de negocios de un día, desde donde el viajero de negocios tiene la oportunidad de regresar diariamente a su lugar de residencia permanente, no se pagan dietas y los pagos realizados no son dietas basadas en la definición contenida en la ley laboral. legislación.

Al mismo tiempo, en virtud de los artículos 167 y 168 del Código del Trabajo, al empleado se le reembolsan otros gastos asociados con un viaje de negocios realizado con el permiso o conocimiento del empleador.

Según el párrafo diez del párrafo 3 del artículo 217 del Código Tributario (modificado en vigor durante el período en disputa), cuando un empleador paga a un contribuyente los gastos de viaje de negocios, los ingresos sujetos al impuesto sobre la renta personal no incluyen las dietas pagadas de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, pero no más de 700 rublos por cada día de viaje de negocios en la Federación de Rusia.

En relación con las disposiciones de esta norma, el monto de la compensación pagada por el empleador por viajes de negocios de un día, que no está incluido en la renta imponible, también se limita a 700 rublos.

Así, los montos pagados no constituyen dietas en virtud de la definición contenida en la legislación laboral, sin embargo, en función de su orientación y contenido económico, pueden reconocerse como reembolso de otros gastos asociados a un viaje de negocios, realizado con el permiso o conocimiento. del empleador, y por lo tanto no son ingresos (beneficio económico) del empleado”.

Viaje de negocios: envío temporal de un empleado a otra ciudad para cumplir instrucciones de la dirección. Permite al empleado crecer en la carrera profesional, adquirir experiencia y habilidades, mejorar sus calificaciones, aprender a llevar a cabo negociaciones comerciales y otras oportunidades.

Pero además de esto, se forma a partir del presupuesto de un empleado que se fue de viaje de negocios, el cual debe ser compensado por el empleador.

Según las normas generales del Código del Trabajo, existe ciertos límites en los gastos diarios gastos en que se pueda incurrir mientras se encuentre fuera del lugar de trabajo.

Determinación de las dietas de conformidad con la ley.

La definición oficial del concepto de “asignación diaria” se encuentra en la legislación. Según las disposiciones, las dietas constituyen gastos adicionales para que un empleado viva en otro lugar.

Es decir, cuando un empleado realiza un viaje de negocios, se retiene su salario en su totalidad, y el empleador también se compromete a compensar los gastos incurridos durante el proceso de salida. En la práctica, un empleado puede contar con la asignación diaria sólo si realizó un viaje de negocios. más de un día, es decir, tuvo que buscar alojamiento para pasar la noche fuera de casa.

El concepto de “asignación diaria” incluye varios grupos de costos principales:

• alojamiento en otra ciudad asociado al alquiler directo de locales residenciales (alquiler de apartamento, habitación, hotel, hotel);
• comer en establecimientos de restauración, comprar comida en un supermercado;
• viajar en transporte público: barco, tren, autobús, automóvil, avión hasta el destino, así como el movimiento dentro de sus fronteras y los costos de regreso a su país de origen;
• almuerzo de negocios con socios, asistencia a eventos planificados para mejorar el trabajo de la empresa en la que trabaja el empleado;
• otros gastos asociados al cumplimiento directo de obligaciones laborales.

En la práctica, a menudo existe confusión respecto de qué gastos deben incluirse en la asignación diaria y qué gastos pueden considerarse innecesarios. Si se tienen en cuenta ciertos límites, este problema se puede solucionar rápidamente.

Se realiza el reembolso de los gastos diarios. cada empleado que va al extranjero. Su devolución implica tener en cuenta todo el tiempo que el empleado se encuentra en viaje de negocios. Esto incluye no solo los días laborables de lunes a viernes, sino también los fines de semana trabajados, festivos, incluidos los días de viaje y paradas forzosas.

Si hablamos de viajes de un día fuera del área de trabajo, en Rusia no se compensan. Sin embargo, dentro del marco de las regulaciones locales, el empleador tiene la oportunidad proporcionar organización este proceso para viajes similares. Después de todo, incluso si un empleado se va por un día, incurre en ciertos gastos que están sujetos a reembolso obligatorio.

Procedimiento general de reembolso de gastos tiene este aspecto:

• cuando un empleado realiza un viaje de negocios, el empleador le informa de los límites;
• el empleado se va de viaje y gasta dinero dentro de los límites;
• al regresar al lugar de trabajo, el empleado presenta comprobantes de gastos (boletos de viaje, recibos);
• Los gastos de viaje de negocios por día se multiplican por el número de días pasados ​​fuera del lugar de residencia permanente y se pagan junto con el salario requerido para este período.

En algunas empresas, los procedimientos de reembolso de gastos pueden ser diferentes, pero la esencia general sigue siendo la misma.

Actos regulatorios

Los importes generales de los pagos diarios relacionados con los gastos de viaje de negocios están regulados por el Código del Trabajo, en particular por el artículo 168. Según estas normas, al enviar a un empleado a realizar una tarea, el empleador se compromete a compensar gastos adicionales.

Según la legislación vigente desde el 1 de enero de 2016, los empleadores, como antes, están obligados a pagar estas cantidades. Su tamaño se determina de forma independiente y posteriormente se fija en las leyes locales pertinentes de la organización. Podría tratarse, por ejemplo, del Reglamento sobre viajes de negocios.

Tamaño en Rusia y en el extranjero.

En la práctica, de conformidad con el art. 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, asumido ciertas dimensiones máximas, que no implican el devengo del IRPF.

1. Si hablamos de gastos en Rusia, hay un límite 700 frotar.
2. Si un empleado se va de viaje de negocios al extranjero - 2500 frotar.

Es decir, si un empleado realizó un viaje de negocios de Moscú a Krasnoyarsk y gastó 1000 rublos por día, entonces 300 rublos están sujetos a impuestos. Y si va a Europa, puede gastar 2.500 rublos.

Si gasta una cantidad superior a este límite, por ejemplo 3.000 rublos, la parte restante (500 rublos) está sujeta al pago de impuestos.

Según el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia Nº 729, existe regulación de la acumulación de todos los pagos de viaje. Este documento también prescribe una cantidad fija de cargos por gastos diarios para viajes dentro de Rusia.

Para 2018, la asignación diaria promedio para cada empleado es 100 rublos. Este proceso está regulado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 812. Existe un anexo especial a este documento que regula los pagos de acuerdo con el cálculo de cada país.

Estándares para un viaje de un día.

Según la ley, el período mínimo de viaje de negocios. no regulado. A veces, viajar en nombre de un empleador puede ser un día. A su llegada, el empleado se compromete a presentarse para el viaje.

El empleador le reembolsa todos los gastos, pero estas cantidades (por ejemplo, viajes, comida) deben acordarse por adelantado. La ley, como ya se mencionó, establece que Los miniviajes no requieren pagos diarios..

Pero aquí es una cuestión de conciencia del empresario: dejar al empleado completamente sin dinero, aunque sea legal, o ponerse límites él mismo. Si el empleador aún planea reembolsar al empleado algunos gastos, esta puede ser una cantidad fija.

Como calcular

Sucede en absolutamente todas las empresas. establecimiento de gastos diarios para viajes de negocios, mientras que el monto de los gastos lo determinan las leyes locales. Si tenemos en cuenta el cálculo y ejecución de estos pagos, existe varias características clave.

Un viaje de negocios es viaje temporal de un empleado a otra ciudad, realizado sobre la base de una orden escrita dada por el director. El decreto gubernamental estableció reglas y procedimientos generales, en el que el empleado es enviado en viaje de negocios.

Como ya se señaló, los gastos asociados con un viaje de negocios incluyen áreas como el viaje al lugar de cumplimiento de las obligaciones, el alquiler de locales residenciales, los ingresos promedio durante un viaje de negocios y los gastos de subsistencia adicionales permitidos por el gerente.

En 2018 los gastos de viaje se pagan en día de acumulación, de acuerdo con los requisitos del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

¿Qué cambios ocurrieron en 2018?

Los principales cambios que afectaron a esta área afectaron la asignación diaria para determinar la base de las primas de seguros. A la base de cálculo Las primas de seguro por lesiones no están incluidas.. El monto de los gastos de viaje diarios en 2018 no está sujeto a impuestos por un monto de 700 rublos para la Federación de Rusia y 2500 rublos si el empleado es enviado al extranjero. Pero si la organización ha fijado la asignación diaria en 1000 rublos, entonces a partir de 300 rublos. Se retendrá el impuesto sobre la renta personal.

La determinación del estándar para los gastos de viaje en 2018 se llevó a cabo únicamente para calcular la base, que está regulada por el Código Fiscal de la Federación de Rusia. Esto incluye la prima del seguro y el impuesto sobre la renta.

Disposiciones legislativas no prohibido estableciendo una asignación diaria individual superior al importe límite. En este caso, los impuestos y las tasas de seguro simplemente se pagan sobre el exceso.

Se proporciona información adicional en el vídeo a continuación.