Para documentar todas las transacciones de personal en una organización, se requieren ciertos conocimientos y habilidades.

El trabajo de oficina en la empresa está regulado por instrucciones desarrolladas y aprobadas de forma independiente por el director. Es un acto normativo interno y es de cumplimiento obligatorio por todos los empleados de la entidad comercial. El departamento de RR.HH. desarrolla y supervisa su implementación.

¡Queridos lectores! El artículo habla de formas típicas de resolver problemas legales, pero cada caso es individual. Si quieres saber como resuelve exactamente tu problema- póngase en contacto con un asesor:

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La ley exige la preparación de muchos documentos que documenten todos los aspectos de la relación laboral del empleado con el empleador.

Los oficiales de personal experimentados y novatos deben mejorar sus habilidades. Para ayudarles, se han creado sitios en Internet en los que se presentan cursos teóricos sobre administración de personal.

Los registros de personal reflejan las actividades del personal y confirman la duración del servicio de los empleados, que juega un papel principal en el cálculo de las pensiones. La dirección es responsable del fondo documental de la empresa.

Los principales detalles en control en papel.

La organización competente de los registros de personal requiere conocimiento del marco regulatorio, seguimiento de sus cambios y orientación en las formas de los documentos utilizados.

¿Con qué finalidad se lleva a cabo?

El procedimiento para mantener registros de personal está regulado por la ley. En las grandes empresas con una gran plantilla de empleados, por regla general, se forma un servicio de personal. Sus empleados redactan los documentos pertinentes de acuerdo con los requisitos del marco regulatorio de la Federación de Rusia.

Los documentos pueden tener una forma unificada o desarrollarse en la empresa y aprobarse en leyes locales.

La gestión de registros de personal es una actividad destinada a desarrollar y mantener documentos relacionados con la contabilidad del personal, las horas de trabajo y el cálculo de nómina.

Los asuntos de personal incluyen los siguientes puestos:

• registro de empleo;
• movimiento interno de trabajadores;
• despido;
• regulación de las relaciones entre el gerente y los empleados;
• organización del proceso laboral;
• otros.

La organización adecuada de los registros de personal ayuda a resolver una serie de problemas.

Sus principales objetivos se presentan en la tabla:

En Moscú y otras grandes regiones de la Federación de Rusia, las organizaciones con divisiones independientes pueden mantener registros de personal en línea. Para ello se han desarrollado programas adecuados que permiten el intercambio de documentos en formato electrónico.

El marco legislativo

La base legislativa para la gestión de registros de personal está contenida en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Esta actividad está regulada por una serie de normas:

• Instrucciones para el llenado y solicitud de documentos primarios para contabilidad y remuneración (Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 05/01/04);
• documentos unificados y requisitos para su preparación (Decreto Gosstandart No. 65-st del 03.03.03);
• Instrucciones estándar para el trabajo de oficina para las autoridades ejecutivas federales (orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia Nº 536 de 11.08.05);
• Reglas para el funcionamiento de los archivos (decisión de la Junta de Rosarkhiv del 06/02/02);
• Normas de trabajo de oficina para los órganos ejecutivos federales (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia Nº 477 de 15 de junio de 2009);
• Ley de Información, su Protección y Tecnologías de la Información N° 149-FZ de 27 de julio de 2006;
• Ley de examen de recursos de ciudadanos rusos Nº 59-FZ de 2 de mayo de 2006;
• Ley sobre el idioma estatal de la Federación de Rusia Nº 53-FZ de 1 de junio de 2005;
• Ley de Archivos Nº 125-FZ de 22 de octubre de 2004;
• Ley de Secretos Comerciales N° 98-FZ de 29 de julio de 2004;
• Orden sobre libros de trabajo No. 117n de fecha 22/12/03;
• Resolución sobre la adopción del instructivo para la cumplimentación de documentos laborales No. 69 de 10.10.03;
• Resolución sobre libros de trabajo No. 225 de 16 de abril de 2003;
• instrucciones del Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia.

Documentos obligatorios

El Código del Trabajo de la Federación de Rusia obliga a las organizaciones a tener su propio marco legislativo, que incluye una serie de documentos reglamentarios locales obligatorios.

Éstas incluyen:

Actos regulatorios

Luego de contratar un gerente, se establece el número de puestos necesarios para el normal funcionamiento de la organización. Se está preparando teniendo en cuenta las cifras obtenidas, el ciclo de producción y otras características de las actividades de la empresa.

Para redactar un documento se suele utilizar un formulario unificado. Puede descargar la muestra de forma gratuita desde Internet. El empleador tiene derecho a ajustar el horario a su discreción.

El documento enumera los puestos en orden jerárquico, comenzando con el director y terminando con el personal de apoyo. Para cada uno de ellos se indica el número de unidades por estado, salario y asignaciones.

En la siguiente etapa, se forma un cronograma de trabajo. Representa horarios de trabajo para todos los empleados. Si hay turnos, se crean horarios de turnos detallados. El documento describe brevemente los requisitos de apariencia, comportamiento, rutina diaria, etc. de los empleados.

A continuación se desarrolla la forma del contrato de trabajo. En este caso, se deben tener en cuenta las normas básicas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y los documentos normativos internos de la empresa. Un contrato de trabajo normalmente lo redacta el abogado de la organización o una persona externa.

El documento debe incluir los siguientes elementos:

• información sobre la persona jurídica: nombre, dirección, número de teléfono, nombre completo y cargo del gerente;
• datos del pasaporte del empleado;
• puesto del empleado, tipos de contrato (permanente o de duración determinada) y lugar de trabajo (principal o adicional);
• una lista de responsabilidades principales con referencia a las instrucciones para este puesto;
• información sobre salarios, pagos adicionales, beneficios, vacaciones;
• horario de trabajo, pago de horas extras;
• motivos de rescisión del contrato y otras condiciones;
• firmas y datos de las partes, sello de la empresa.

Para comprobar y optimizar el trabajo de los responsables de recursos humanos, la dirección puede realizar una auditoría interna o independiente. Esto ayuda a reducir el riesgo de sanciones administrativas, disputas y quejas del personal.

Etapas de organización de registros de recursos humanos desde cero.

Para crear registros de personal, es conveniente utilizar las siguientes instrucciones paso a paso:

Esta instrucción también es adecuada para teteras que no tienen experiencia en este tema.

¿Cómo se mantienen los registros?

Para mantener registros, es necesario organizar adecuadamente el flujo de documentos.

Para hacer esto necesitas hacer lo siguiente:

• desarrollar un marco regulatorio interno;
• preparar una plantilla para cada unidad de personal;
• hacer arreglos de personal;
• preparar convenios laborales;
• desarrollar formularios para el personal;
• emitir tarjetas T-2;
• aprobar formularios de solicitud para empleados;
• preparar órdenes internas.

Todas las acciones del personal deben ser confirmadas. Su lista está fijada en el reglamento.

Puntos adicionales

La contabilidad de personal desde cero comienza con la contratación de personal. Es importante registrar correctamente a los solicitantes de empleo y preparar la documentación necesaria.

Dotación de personal y vacaciones

Uno de los documentos estándar obligatorios que debe existir en una empresa es la plantilla (formulario T-3).

• lista de unidades estructurales y puestos;
• número de unidades de personal para cada puesto;
• salarios, asignaciones por puesto;
• fondo de salarios de la organización.

Las divisiones se indican en el documento según su grado de importancia para el funcionamiento de la organización. Dentro de ellos, los puestos de los empleados también deben enumerarse en orden de importancia. Los títulos de los puestos de trabajo en los acuerdos laborales y los horarios de personal deben coincidir.

La distribución del personal es una forma de cronograma en el que se ingresan los nombres completos de los empleados de acuerdo con sus puestos.

El calendario de vacaciones (formulario T-7) refleja información sobre el momento de las vacaciones anuales a todos los empleados. Compilado durante un año. Es aprobado por el director de acuerdo con el órgano sindical. El documento debe completarse al menos 2 semanas antes del nuevo año. Los datos ingresados ​​​​son obligatorios tanto para los empleados como para los empleadores. La excepción es para los beneficiarios.

El cronograma incluye los siguientes detalles:

• Nombre de Departamento;
• Título profesional;
• Nombre completo y número de personal del trabajador;
• número de días de vacaciones;
• fechas de salida de vacaciones según lo previsto y real;
• motivo de reprogramación de vacaciones, fecha estimada.

Se informa al empleado sobre esto 2 semanas antes de las vacaciones. Se emite una orden, con la cual el empleado está familiarizado con la firma. En noviembre, puede preparar una orden para todos los jefes de departamento, obligándoles a presentar calendarios de vacaciones al departamento de contabilidad antes del 1 de diciembre. Esto facilitará la preparación del cronograma general.

Registro de empleados

El trabajo completo de una organización comienza con la contratación de empleados. La cobertura de vacantes va acompañada de trámites.

Las responsabilidades del oficial de recursos humanos al contratar empleados son las siguientes:

• registro de una solicitud de un solicitante en una revista especial;
• familiarizar al recién llegado con las instrucciones actuales y las regulaciones locales;
• elaboración de un contrato de trabajo y seguimiento de su firma por las partes;
• emitir una copia del contrato al empleado y poner una nota al respecto en el membrete de la organización;
• ejecución y registro de la orden en el libro contable;
• cumplimentar una tarjeta personal, archivar documentos en el expediente (solicitudes, copias de documentos personales, pedidos, contratos);
• transferencia de documentos al contador para calcular el salario del empleado.

Al crear un sistema de gestión de registros de personal, inicialmente debe decidir qué documentos deben prepararse y cuáles son necesarios para un campo de actividad específico.

Los documentos requeridos incluyen:

• pedidos de personal (recepción, traslado, etc.);
• pedidos de personal (para vacaciones, bonificaciones, viajes de negocios, etc.);
• Tarjetas T-2;
• mano de obra;
• acuerdos;

Otros documentos requeridos incluyen los siguientes:

• calendario de dotación de personal;
• posición de TO;
• diario de viaje;
• reglas de orden interior;
• otros.

No es necesario mantener descripciones de puestos ni un convenio colectivo, pero casi todos los empleadores tienen estos documentos.

Después de establecer la lista de documentación obligatoria, conviene estudiar los documentos legales. A partir de ellos es necesario desarrollar otros documentos. Su lista depende de la naturaleza de las actividades de la persona jurídica y de las características de las condiciones laborales. Por ejemplo, si es necesario proporcionar a los empleados uniformes y PPE, es necesario preparar una orden sobre el procedimiento y el momento de su emisión, y qué empleados los necesitan.

Se deben documentar las compensaciones y beneficios por trabajos en condiciones especiales: en industrias peligrosas, horarios irregulares, trabajo nocturno, etc. A continuación, se elabora el Reglamento sobre gestión de registros de personal. Refleja la lista de documentos necesarios para el trabajo de la organización, el procedimiento para su ejecución y almacenamiento.

La legislación no obliga a desarrollar dicho Reglamento, pero facilitará significativamente el trabajo de los oficiales de personal. Primero se contrata a un director para trabajar en una nueva organización y luego contrata al resto del personal.

La composición y el número de puestos necesarios se reflejan en la plantilla. Las reglas de operación reflejan todos los horarios de trabajo, requisitos para los empleados, etc. Se desarrolla un acuerdo laboral estándar basado en las normas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Antes de utilizar diarios contables, conviene prepararlos: las hojas deben estar numeradas, cosidas y selladas. Se pega una hoja de papel a la última hoja de firmware. En él se indica el número de páginas, el director o ejecutivo firma y se coloca un sello. En la primera página del diario escriben el nombre de la organización y la fecha de inicio de su mantenimiento.

Uno de los documentos de registro de personal más importantes es el libro de trabajo. Para mantenerlos, la orden designa a una persona responsable que los completa y es responsable de su seguridad.

Preguntas más frecuentes

La organización de los registros de personal tiene ciertas sutilezas y matices:

Le diremos cómo organizar de manera competente el trabajo con los documentos de la empresa, así como su contabilidad y almacenamiento. Las instrucciones paso a paso para 2019 le ayudarán.

Del artículo aprenderás:

Marco normativo

El trabajo de oficina se reconoce como una actividad que asegura la documentación (creación de documentos oficiales) y determina el procedimiento de organización del trabajo con documentos oficiales. Por supuesto, la pregunta de si es necesario pensar en el orden de trabajo con los documentos surge cuando resulta difícil encontrar un documento específico. Por un lado, deberíamos alegrarnos de que la empresa se esté desarrollando y creciendo, pero por otro lado, hay una nueva tarea en la agenda: cómo organizar adecuada y cómodamente el flujo de documentos.

Un experto de la revista "Manual del Secretario" hablará sobre los principales tipos de cartas en una organización.

Es más fácil con el trabajo de oficina en instituciones oficiales; allí este proceso está regulado por normas especiales:

• Orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78 "Sobre la aprobación del Reglamento para el trabajo notarial" (junto con el Reglamento para el trabajo notarial aprobado por decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2012, orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78) aprobó las reglas de flujo de documentos para notarios;
• La decisión de la Junta de la Comisión Económica Euroasiática de fecha 5 de mayo de 2015 No. 46 "Sobre las reglas para la gestión de documentos internos en la Comisión Económica Euroasiática" determinó las reglas para trabajar con documentos en la CEE;
• Por Orden del Departamento Judicial del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 29 de abril de 2003 No. 36, se aprobaron las Instrucciones para la gestión de expedientes judiciales en el tribunal de distrito;
• Por Resolución de la Comisión Electoral Central de Rusia de 20 de enero de 2016 No. 321/1831-6 se adoptaron las Instrucciones para el trabajo de oficina en la Comisión Electoral Central de la Federación de Rusia;
• Por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de junio de 2009 No. 477 se aprobaron las Normas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

También existen regulaciones específicas que mencionan cómo organizar el trabajo de oficina en determinadas organizaciones, por ejemplo, la Ley Federal Nº 66-FZ de 15 de abril de 1998 "Sobre asociaciones de ciudadanos sin fines de lucro de horticultura, jardinería y dacha" prescribe el procedimiento para realizar trabajos de oficina en dichas entidades.

En las empresas privadas, todas las cuestiones relativas a la organización del trabajo de oficina las deciden los propietarios. O mejor dicho, desarrollar el trabajo de oficina desde cero: las instrucciones paso a paso de 2019 se confían a ejecutores específicos, a veces responsables de recursos humanos, a veces secretarias. Dado que dicha orden ha madurado, significa que realmente existe una necesidad de dicha regulación.

Cómo organizar el trabajo de oficina

Trabajo de oficina: las instrucciones paso a paso para 2019 le ayudarán a decidir por dónde empezar y por qué resultado debe esforzarse. Idealmente, la organización debería adoptar un documento interno: instrucciones para el trabajo de oficina. Si la empresa es grande, con divisiones y sucursales, entonces está justificada la adopción de varias leyes locales que regulen estas cuestiones.

Paso 1.

El primer paso es decidir qué documentos estarán sujetos a las instrucciones destinadas a regular el flujo de documentos. Recordemos que toda la masa de documentos se divide en la organización en internos (locales), salientes y entrantes. El procedimiento para trabajar con ellos será diferente, por lo que merece la pena describirlo en diferentes apartados.

Paso 2.

Redacción de instrucciones (sus apartados). Prever por separado las leyes locales: cómo se adoptan, cómo se familiarizan con ellas los empleados, dónde y con quién se guardan las leyes locales. Con base en la documentación entrante, es necesario describir quién y dónde registra la documentación entrante, dentro de qué plazo, cómo se registra la transferencia de un documento para su ejecución, dónde se almacena el documento entrante después de una respuesta y otras cuestiones de procedimiento. Para salientes, resuelva de manera similar la cuestión del procedimiento de registro, las reglas de envío y la firma.

Paso 3.

Las instrucciones deben indicar qué documentos tienen un formulario estándar aprobado y, al redactar, qué documentos deben guiarse por el GOST aprobado.

Etapa 4.

Determinamos las personas responsables de la implementación de cada sección de las instrucciones. Nosotros decidimos en qué orden, dónde y bajo la responsabilidad de quién se almacenarán los documentos.

Paso 5.

Determinamos la necesidad de secciones adicionales de las instrucciones. Dependiendo de las características específicas de las actividades de la organización, puede ser necesario indicar el procedimiento para realizar copias, el procedimiento para trabajar con sellos y sellos y el procedimiento para el intercambio de documentos entre departamentos.

Varios documentos pueden estar sujetos a otras leyes locales, por ejemplo, según el procedimiento aprobado para trabajar con datos personales o el procedimiento para preservar los secretos comerciales de una organización. Es aconsejable hacer referencias a estas leyes locales. Además, el trabajo con documentos en varias organizaciones también puede estar regulado por una legislación especial; por ejemplo, el flujo de documentos en una institución de crédito está sujeto a la Ley federal "sobre bancos y actividades bancarias", que regula el procedimiento para manejar el secreto bancario. . Estos puntos también deben tenerse en cuenta a la hora de redactar las instrucciones.

Paso 6.

Aprobación de instrucciones y puesta en conocimiento de los empleados. Después de esta etapa, la ley local entra en vigor y su implementación pasa a ser obligatoria para todos los empleados de la empresa.

Cómo organizar la gestión de registros de personal.

Es igualmente importante que la empresa piense detenidamente gestión de registros de personal, las instrucciones paso a paso 2019 ayudarán con esto.

Las etapas de organización del flujo de documentos del personal no difieren, en principio, de las etapas de establecimiento del trabajo de oficina en su conjunto. También se determina una lista de documentos que serán compilados, modificados, copiados y distribuidos de acuerdo con las instrucciones para la gestión de registros de personal. Aquí es necesario tener en cuenta que la organización tiene mucho menos espacio para la "imaginación" en relación con los documentos de personal: lo que debe estar presente en la empresa para los registros de personal se indica en el Código de Trabajo de la Federación de Rusia y otras regulaciones. Y por la ausencia o ejecución incorrecta de documentos personales, se imponen multas considerables. Por tanto, la preparación de esta instrucción debe abordarse con la máxima seriedad.

Las secciones de las instrucciones para la gestión de registros de personal deben contener información sobre los documentos estándar desarrollados en la empresa (por ejemplo, el formulario aprobado de un contrato de trabajo, pedidos), así como el procedimiento para familiarizar a los empleados con los documentos. También es necesario reflejar los aspectos específicos de las actividades de una organización en particular: si se elaboran cronogramas, en qué plazo y en qué orden se presentan para su aprobación, si se emiten equipos de protección, en qué orden se realizarán los registros. conservarse, etc.

También se debe tener en cuenta que para organización del trabajo de oficina, incluido el personal, se ha desarrollado un software especial para automatizar estos procesos. Actualmente las grandes empresas los utilizan, pero este hecho no elimina la necesidad de desarrollar y seguir instrucciones.

La gestión de registros de personal desde cero, cuyas instrucciones paso a paso son generales, incluye la elaboración de un marco regulatorio y un conjunto estándar de documentos, así como el nombramiento de un director.

Todo aspirante a emprendedor estará interesado en la administración de recursos humanos desde cero, cuyas instrucciones paso a paso consideraremos a continuación.

Cuando el trabajo ya ha sido establecido, dichas cuestiones son atendidas por un departamento de personal especializado.

En las etapas iniciales, los cambios de personal los realiza uno de los empleados a tiempo parcial: el secretario o el jefe de contabilidad.

Averigüemos en orden cómo se organiza el trabajo en esta área y por dónde empezar para un nuevo oficial de personal.

¿A quién se le confía el trabajo con el personal?

La cuestión de la gestión de registros de personal en 2017 es relevante para todas las empresas que tienen empleados.

Los poderes se asignan al empleado mediante la emisión de una orden.

Dependiendo del número de empleados, son posibles dos opciones:

1. La gestión de registros de personal está a cargo del gerente. Para ello, emite la orden correspondiente, que garantiza estas obligaciones.
2. Como los empleados son contratados por la empresa, el trabajo con el personal puede confiarse a uno de ellos. También se emite una orden confirmando la autoridad. Las responsabilidades también se especifican en la descripción del puesto.

Las instrucciones paso a paso para los registros de personal no están definidas legalmente.

Sin embargo, al desarrollarlo, uno debe guiarse por las regulaciones, incluido GOST R 7.0.8-2013.

Si bien no se ha establecido un procedimiento unificado, se proporciona un plan general para sistematizar los registros del personal y organizar su mantenimiento.

Al contabilizar el personal, también debe centrarse en las normas de la legislación laboral.

Se publican muchas instrucciones sobre el trabajo de oficina. También hay documentos aceptados por las autoridades locales.

Empecemos - plan de acción

Para mantener registros de personal correctamente, debe comenzar con el registro de la primera persona: el gerente.

La forma en que se realizará posteriormente este trabajo depende del número de empleados y de las características específicas de las actividades de la empresa.

Entonces, vamos: enumeremos las etapas principales de la gestión de registros de personal desde cero:

1. Elaboración de una base de información: libros de referencia especializados, software, normativa.
2. Familiarización con los documentos constitutivos de la empresa.
3. Elaboración de una relación de papeles que estarán a disposición del empleado de personal.
4. Diseño del gerente.
5. Elaboración de estándares locales, incluyendo horarios de dotación de personal y regulaciones laborales.
6. Elaboración de un modelo de contrato de trabajo corporativo.
7. Elaboración de otros documentos contables, incluidos formularios de pedido, libros contables, etc.
8. Registro de un empleado que será responsable de mantener los registros de trabajo.
9. Asignación de trabajadores a sus lugares.

En resumen: la legislación no establece una lista estricta de instrucciones para la gestión de registros de personal desde cero.

Arriba se muestra un plan aproximado, que comienza con la elaboración de una base informativa y documental, registro del director y demás empleados.

Veamos cada uno de estos puntos con más detalle.

Formación del marco regulatorio.

Para que una empresa funcione de acuerdo con las leyes laborales, es necesario familiarizarse con todos los requisitos.

• Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1 de 4 de enero de 2001;

Para recopilar información, puede utilizar libros de referencia especializados.

Se espera que el empleado de RR.HH. no sólo domine todas las normas vigentes, sino también que esté al tanto de todos los cambios realizados en la legislación laboral.

Esto requerirá una referencia periódica a las regulaciones.

Importante: Para estar al tanto de los cambios en la legislación laboral, conviene obtener acceso a una de las bases de datos de información.

Otro punto es la búsqueda e implementación de software adecuado.

A partir de 2017, 1C es muy popular. Sin embargo, hay muchos programas que ya han superado a este sistema en términos de funcionalidad.

La ventaja de 1C es que en cualquier ciudad hay suficientes especialistas que trabajan con este software.

Segunda etapa: estudiar la Carta

Continuando con las instrucciones paso a paso, procedemos a familiarizarnos con los documentos constitutivos.

La Carta, que es obligatoria, contiene la siguiente información:

• el procedimiento para nombrar a un director (incluido el período de servicio en él, el monto del salario);
• procedimiento para el nombramiento de empleados para puestos directivos;
• formación de personal.

Las actividades de un empleado de personal no deben contradecir los requisitos de los documentos constitutivos.

Necesita monitorear los cambios que se hacen a la Carta.

¿Qué documentos debe tener a mano el oficial de personal?

En la siguiente etapa, debe preparar formularios que se guardarán en el departamento de personal y se utilizarán para registrar a los empleados.

Veamos algunos nombres.

1. Formularios de pedido. Se deberán elaborar formularios en caso de contratación, traslado a otro puesto y despido. Se conservarán durante 75 años ya que estos datos se utilizan para determinar la antigüedad. El segundo grupo de órdenes son las órdenes de personal. Esto incluye órdenes relativas a vacaciones, viajes de negocios, bonificaciones y multas. También se está preparando un libro de registro, donde se anotarán todas las órdenes emitidas, y un libro de registro de viajes de negocios.
2. . Se deben tomar notas sobre ellos dentro de los tres días posteriores a la aceptación de un nuevo empleado. Vale la pena señalar que en 2017 su registro es obligatorio incluso para los empresarios individuales que lo hayan aprobado. Junto a estos formularios, se abre un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y encartes.
3. Tarjetas en formato T-2. Contienen datos clave de los empleados. Se guardan por separado o se archivan en un archivo personal.
4. Forma de contrato de trabajo. Se celebrará con cada nuevo empleado, independientemente del tiempo que esté empleado. En algunas situaciones es aplicable.
5. Evaluación especial de las condiciones de trabajo (SOUT). Estos documentos se crean para cada lugar de trabajo. Se reemplazan en la mayoría de los casos cada 5 años.
6. Horario de dotación de personal.
7. Regulaciones laborales locales.
8. Documentos a partir de los cuales se determinan los salarios.

Estos formularios son obligatorios para el registro en el departamento de personal.

Si es necesario, se podrán emitir, por ejemplo, normas y modelos adicionales.

Importante: No lo exige la ley, pero las descripciones de puestos y los convenios colectivos pueden resultar útiles.

Una vez determinada la lista de formularios que estarán en el departamento de personal, las instrucciones paso a paso recomiendan crear un Reglamento sobre la conducta de los registros de personal.

Desarrollo de un contrato de trabajo estándar.

Es un gran error pensar que no es necesario celebrar un contrato de trabajo con empleados de corta duración.

De hecho, el documento está firmado por todos los empleados.

La gestión de registros de RRHH desde cero incluye la elaboración de una plantilla corporativa.

El formulario incluye los siguientes elementos:

• organización patronal completa, direcciones legales y reales;
• datos del representante del empleador: nombre completo;
• detalles del empleado – nombre completo;
• el cargo que ocupará;
• tiempo de contrato;
• tipo de actividad: trabajo principal o trabajo a tiempo parcial;
• responsabilidades laborales (ya sea una lista o un enlace a instrucciones laborales paso a paso);
• tamaño (es recomendable detallar todos los detalles directamente en el contrato);
• horario de apertura;
• los resultados del sistema de evaluación ambiental para un lugar determinado;
• datos de empleadores y empleados;
• firmas.

El empleador podrá agregar cláusulas adicionales al documento.

Registro de la primera posición.

¿A quién se debe contratar primero? No es difícil adivinar que la gestión de registros de personal desde cero implica primero nombrar un director.

¿Cómo completar esta tarea?

Mucho depende de la forma organizativa y jurídica de la empresa. Consideremos tres situaciones típicas.

1. Organización con fundadores. En este caso, serán ellos quienes firmarán la orden de nombramiento del director.
2. Empresa individual (u organización con un único fundador). Luego, el empresario individual (o fundador) firmará el contrato tanto para él como para el empleado.
3. El director es nombrado en función de los resultados de las elecciones. Entonces, la segunda parte del contrato de trabajo será el presidente del órgano electo.

Importante: Independientemente de quién nombre al director, siguen siendo obligatorias dos operaciones: firmar un contrato de trabajo y emitir una orden para contratar al director.

El empleado de personal debe seguir el orden cronológico de emisión de órdenes.

El nombramiento del director será el primero y deberá incluir la fecha en que comenzará a desempeñar sus funciones.

En el futuro, deberá asegurarse de que todos los pedidos estén numerados en orden cronológico. Este punto es controlado por las autoridades supervisoras.

Registro de empleados para otros trabajos.

De acuerdo con las instrucciones paso a paso, después del director, es necesario nombrar a un empleado responsable de mantener los registros laborales.

Pertenecen a formularios de notificación estrictos y, por tanto, requieren un manejo cuidadoso.

Si el gerente aún no ha contratado a nadie y tiene que gestionar de forma independiente los registros de personal desde cero, puede asumir estas responsabilidades.

A tal efecto se dicta la orden correspondiente. Posteriormente, el mantenimiento de los registros de trabajo puede confiarse a un empleado contratado. Esto también se hace por encargo.

Importante: el requisito de formalizar una orden para llevar libros de trabajo mediante la emisión de una orden se establece mediante Resolución Gubernativa.

La gestión de registros de personal desde cero incluye una etapa más: la contratación de empleados.

Se prepara un paquete de formularios para cada nuevo empleado, que incluye:

• contrato de empleo;
• descripción del trabajo;
• orden de nombramiento para un puesto;
• tarjeta individual T-2;
• y otros documentos.

También deberá completar un libro de trabajo y ponerle las notas necesarias.

Los formularios se incluyen con la solicitud de empleo y se adjuntan a su archivo personal.

Todos los documentos necesarios se transfieren al departamento de contabilidad para su posterior procesamiento de nómina.

Resumamos lo anterior. Las instrucciones paso a paso para iniciar la administración de recursos humanos son sólo generales.

Incluyen la selección de reglamentos, la elaboración de una lista de documentos de personal, el registro del director y otros empleados.

En 2017, como antes, todos los empleados deberán firmar un contrato de trabajo.

Cada organización crea documentos que reflejan diversos aspectos de sus actividades: gestión (planificación, regulación, control, etc.), provisión de los recursos necesarios (humanos, financieros, materias primas, equipos, etc.), actividades principales o productivas (comercio, servicios de transporte). , seguros, servicios bancarios, etc.). Cada organización realiza intercambio de información con otras organizaciones, recibiendo diversos documentos (cartas comerciales, contratos, protocolos, actas, etc.). Para que las actividades de la organización sean efectivas y el trabajo con documentos sea ordenado y organizado, se crea un sistema de gestión de oficina en la organización.

Definamos los términos

Por sistema de gestión de oficina nos referimos a un conjunto de medidas organizativas, informativas, técnicas y tecnológicas que aseguran la documentación de las actividades de la organización (creación de documentos), la recepción o envío de documentos, su procesamiento, almacenamiento y uso.

El trabajo de oficina es un sistema complejo, por lo que para organizar el trabajo de forma eficaz no basta con poner los documentos en carpetas y guardarlos en armarios o escritorios. Los documentos deben ser sistematizados, registrados, controlar su ejecución, determinar sus plazos de conservación, formularlos en ficheros, depositarlos en un archivo o destruirlos una vez que hayan perdido su valor y haya transcurrido el plazo de conservación establecido reglamentariamente. Y todo esto debe hacerse, guiado por ciertos principios, de acuerdo con ciertas reglas, para que en cualquier momento se pueda encontrar el documento necesario y para que este documento pueda usarse como base legal para la toma de decisiones de gestión, como prueba en los tribunales o para otro propósito.

Según la definición contenida en el párrafo 2.1 de GOST R 51141-98 “Gestión y archivo de oficinas. Términos y definiciones”, el trabajo de oficina (soporte documental para la dirección) es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. Una definición casi similar está consagrada en GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de estándares para información, bibliotecas y publicaciones. Gestión de documentos. Requisitos generales": gestión de registros: un conjunto de acciones sistemáticas y efectivas para la creación, uso, almacenamiento y destrucción de documentos en las organizaciones con el fin de probar la realización de operaciones comerciales (de gestión)" (cláusula 3.20).

Documentar las actividades de una organización (crear documentos) es una actividad en la que casi todos los empleados de la organización participan en un grado u otro. La organización del trabajo con documentos (procesamiento de documentos, su almacenamiento, uso) son tipos de actividades que realiza una división especializada de la organización o, si la organización es pequeña, un empleado (especialista en documentos, empleado) que desempeña las funciones de un organizador del trabajo con documentos o un administrador de documentos.

Organización del trabajo de oficina.

Si hablamos de la organización del trabajo de oficina como una secuencia de acciones que deben realizarse en una organización, entonces el primer paso es la creación de una unidad separada (llamémosla departamento de trabajo de oficina) o, si el volumen de flujo de documentos es pequeño, el nombramiento de un empleado cuyas responsabilidades incluirán la organización del trabajo con documentos . En una organización pequeña, este puede ser el secretario del gerente, a quien, además de las funciones de información, documentación y servicios organizativos y técnicos para el gerente, se le confían las funciones de organización del trabajo con documentos.

La creación de una unidad de trabajo de oficina especializada, el departamento de trabajo de oficina, va acompañada de una serie de acciones secuenciales.

Paso 1: desarrollo y aprobación de las regulaciones sobre el departamento de gestión de la oficina y descripciones de trabajo de los empleados del departamento.

El reglamento del departamento de gestión de oficinas determina el estatus de esta unidad (su personalidad jurídica), tareas, funciones, derechos, responsabilidades, así como la naturaleza de las relaciones con otras unidades.

Las descripciones de puestos establecen la distribución de todo el volumen de trabajo realizado por el departamento entre los empleados, teniendo en cuenta sus calificaciones, tecnología para realizar el trabajo de oficina y su volumen.

Paso 2: nombramiento de empleados responsables del mantenimiento de registros en las divisiones estructurales de la organización.

Un requisito previo para un trabajo exitoso con documentos es el nombramiento de empleados cuyas responsabilidades incluyan el mantenimiento de registros en las divisiones estructurales.

No todas las unidades estructurales de una organización pueden presumir de tener un empleado que únicamente se dedicará al trabajo de oficina (secretaria o administrativo). Si el número del departamento es pequeño, el volumen de documentos también es pequeño, el mantenimiento de registros de la unidad estructural se puede confiar a uno de los empleados de la división, que generalmente ocupa el puesto más joven de especialista, quien realizará las tareas de mantenimiento de registros junto con con el desempeño de las funciones de su cargo. El nombramiento de los empleados responsables del mantenimiento de registros en las divisiones estructurales se realiza por orden del jefe de la organización.

Paso 3: elaboración y aprobación del instructivo de soporte documental (trámites) de la organización (en adelante Instructivo para Educación Preescolar).

La instrucción para instituciones de educación preescolar es el principal documento normativo que regula el procedimiento y la tecnología para trabajar con documentos desde el momento en que son creados o recibidos por la organización hasta su envío a corresponsales o su transferencia para su almacenamiento. El Instructivo para la Educación Preescolar deberá definir los procesos y procedimientos para la tramitación de los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida. La instrucción es un documento reglamentario de la organización, aprobado por el director de la organización y es obligatorio para todos los empleados.

Actualmente, el único documento metodológico que define el procedimiento para desarrollar Instrucciones para instituciones de educación preescolar son las Recomendaciones Metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales (aprobadas por orden de Rosarkhiv de 23 de diciembre de 2009 No. 76). Las recomendaciones metodológicas están destinadas a las autoridades ejecutivas federales; sin embargo, este documento puede ser utilizado por otras autoridades, organizaciones estatales y no estatales, pero con los ajustes apropiados;

A pesar de la presencia de Recomendaciones Metodológicas, el desarrollador de las instrucciones necesita hacer un gran trabajo preliminar para seleccionar una configuración específica del sistema de gestión de oficina, que refleje las características del trabajo con documentos en una organización determinada.

El desarrollo de Instrucciones para instituciones de educación preescolar es tarea del departamento de administración de la oficina (el empleado responsable de trabajar con los documentos). El propósito del desarrollo del Instructivo para Educación Preescolar es establecer la tecnología para el trabajo con documentos en la organización.

• Reglas para documentar las actividades de gestión de una organización.(redacción y ejecución de conjuntos básicos de documentos de gestión, incluidos los requisitos de formularios, la composición de los detalles y su diseño);
• Reglas para organizar el flujo de documentos de la organización.(movimiento de documentos en el proceso de su creación y ejecución, recepción y envío de documentos, incluido el registro de documentos, control de la ejecución de documentos, realización de trabajos de referencia sobre documentos);
• Reglas para organizar el almacenamiento de documentos.(sistematización de documentos ejecutados de acuerdo con la nomenclatura de casos, formación de casos, almacenamiento de casos, transferencia de documentos para almacenamiento de archivo, destrucción de documentos con plazos de almacenamiento vencidos).

Al desarrollar la Instrucción para la educación preescolar, es necesario basarse en las disposiciones de los actos legislativos y otros actos legales normativos que rigen el soporte y archivo de la documentación, en las disposiciones de los documentos constitutivos de la organización, en particular los estatutos o reglamentos (es en estos documentos que determinan la competencia de la dirección y se garantiza el derecho del director a emitir determinados documentos), identificar y analizar un conjunto de actos jurídicos normativos, documentos administrativos dedicados a diversas cuestiones de las actividades de gestión y organización del trabajo con documentos (por ejemplo , una orden de una organización sobre la distribución de responsabilidades entre la dirección o sobre la delegación del derecho a firmar, una orden sobre el procedimiento para registrar, almacenar y destruir formularios, precintos y timbres de la organización, etc.). La identificación de este conjunto de documentos es necesaria no solo para analizar aquellas normas y reglas para trabajar con documentos que ya están establecidas en la organización, sino también para que después de la aprobación de las instrucciones (y algunas de las disposiciones de estos documentos pueden incluirse en las Instrucciones para instituciones de educación preescolar) se puede emitir una orden declarando inválidos algunos de estos documentos.

Paso 4: desarrollo de una nomenclatura de casos, que sirve como base para sistematizar documentos en casos, formar casos y realizar trabajos de recuperación de información sobre documentos.

La nomenclatura de casos es una lista sistematizada de títulos de casos generados en una organización, indicando sus períodos de almacenamiento. La nomenclatura de casos es necesaria para la formación de alta calidad del fondo documental de la organización. El fondo documental de una organización está formado por los documentos generados en sus actividades, tanto creados en la organización como recibidos de otras organizaciones. La nomenclatura de archivos le permite organizar documentos en archivos de tal manera que en el futuro pueda buscar documentos de manera efectiva si es necesario utilizarlos. Además, la nomenclatura de archivos cumple otra función importante: establece el período de almacenamiento de los documentos.

Además del departamento de gestión de oficina, en el desarrollo de la nomenclatura de casos participan todas las divisiones estructurales de la organización. Más precisamente, primero las divisiones estructurales de la organización desarrollan las nomenclaturas de los asuntos de las divisiones, luego el departamento de gestión de la oficina forma la llamada nomenclatura consolidada de los asuntos, es decir lista de asuntos de la organización. Es mejor implementar la nomenclatura de casos a partir del 1 de enero del próximo año, ya que el trabajo de oficina en las organizaciones se realiza por año.

La nomenclatura de archivos es la base para sistematizar los documentos y organizar su posterior almacenamiento antes de su transferencia al archivo de la organización o su destrucción después de los plazos de almacenamiento establecidos.

Dado que el desarrollo de Instrucciones para instituciones de educación preescolar es una tarea bastante compleja, y la primera vez es posible que no obtenga una versión satisfactoria de las Instrucciones desde todos los puntos de vista, se puede recomendar desarrollar y aprobar primero una Instrucción temporal para instituciones de educación preescolar. instituciones. Trabajar con la Instrucción temporal le permitirá verificar sus disposiciones, identificar debilidades y luego de la modificación adecuada, la Instrucción para Educación Preescolar podrá aprobarse como permanente.

1. DISPOSICIONES GENERALES
2. REQUISITOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DE RRHH
3. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DE PERSONAL
4. DOCUMENTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES LABORALES
5. DOCUMENTOS SOBRE CONTABILIDAD DE PERSONAL.
6. ORGANIZACIÓN DEL FLUJO DE DOCUMENTOS
7. COMPILACIÓN DE UNA NOMENCLATURA DE CASOS Y FORMACIÓN DE CASOS
8. PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y TRASLADO DE CASOS PARA ALMACENAMIENTO AL ARCHIVO CENTRAL DE LA SOCIEDAD
9. HOJA DE APROBACIÓN

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Esta Instrucción sobre gestión de registros de personal (en adelante, las Instrucciones) establece reglas uniformes para la gestión de registros de personal en OJSC Chuvash Generating Company (en adelante, la Compañía) y tiene como objetivo mejorar el trabajo del personal en la Compañía.
1.2. Las instrucciones han sido elaboradas de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia.
1.3. La responsabilidad de organizar la gestión de registros de personal, el cumplimiento de las reglas y procedimientos establecidos para trabajar con documentos de personal en la Compañía recae en el jefe del Departamento de Personal (en adelante, el Departamento).
1.4. El Jefe del Departamento de la Compañía determina los responsables de realizar la gestión de registros de personal en el Departamento y en los sectores de RRHH de las divisiones estructurales, quienes velan por el registro y paso de los documentos dentro de los plazos establecidos y familiarizan a los empleados del servicio de personal con los documentos reglamentarios y metodológicos. sobre gestión de registros de personal.
1.5. Los responsables de mantener los registros del personal son personalmente responsables del cumplimiento de los requisitos de las Instrucciones y de la seguridad de los documentos oficiales en su poder. Su pérdida se informa inmediatamente al jefe de la unidad estructural y al jefe del departamento de la empresa.
1.6. Los derechos y responsabilidades de la persona responsable de mantener los registros de personal de la Compañía están determinados por las descripciones de trabajo.

2. REQUISITOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DE RRHH

2.1. De acuerdo con la legislación vigente, en la Empresa se crean los siguientes documentos personales:
órdenes (instrucciones);
instrucciones;
acuerdos (contratos);
hechos;
protocolos;
letras;
descripciones de trabajo;
documentos de personal;
y otros.
2.2. Los documentos personales de la Compañía deben ser extremadamente concisos y claros en su contenido, estar ampliamente fundamentados, no permitir diferentes interpretaciones y estar editados.
La responsabilidad de la calidad de la preparación de los documentos y la confiabilidad de la información contenida en ellos recae en las personas que prepararon, visaron y firmaron dichos documentos.
2.3. Formas de documentos organizativos y administrativos del personal.
Todo tipo de documentos organizativos y administrativos de la Empresa se imprimen en formularios estándar:
formulario de pedido (Apéndice 1);
forma general de la Sociedad (Anexo 2);
formulario de pedido (Apéndice 3).
2.4. Fecha del documento.
La fecha del documento es la fecha de su firma; para un documento adoptado por un órgano colegiado de la Compañía - la fecha de su adopción; para un documento aprobado de la Compañía: la fecha de aprobación. Para documentos redactados conjuntamente con varias organizaciones, la fecha del documento es la fecha en que fue firmado por la última organización (acuerdo, acto, informe, etc.).
2.5. Aprobación del documento personal de la Empresa.
Para evaluar el documento de personal y su cumplimiento con la legislación vigente y los actos legales, se aprueba dicho documento. El documento de personal deberá ser acordado con el director de asuntos jurídicos y, si es necesario, con otras divisiones estructurales.
La aprobación del documento personal de la Compañía se formaliza mediante la aprobación del borrador del documento por parte de un funcionario. La visa incluye una firma personal, su transcripción y la fecha de respaldo.
La visa se coloca en las copias de los documentos personales que permanecen en el servicio de personal de la Compañía, en el lado izquierdo de la última hoja del documento personal. Los proyectos de instrucciones y órdenes se visan en el primer ejemplar al reverso de la última hoja del documento.
2.6. Firma de documentos personales de la Compañía.
Los documentos de personal están firmados por el director de la empresa o la persona que desempeña sus funciones en las divisiones estructurales de la empresa (en adelante, la empresa conjunta) están firmados por el director de la empresa conjunta, en presencia de un poder; Carta otorgada por el director general o la persona que ejerza sus funciones.
2.7. Certificado de sello.
Se sellan los documentos que requieren una certificación especial de su autenticidad.

3. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DE PERSONAL

3.1. Una orden (instrucción) formaliza decisiones regulatorias sobre cuestiones de personal relacionadas con el trabajo interno de la Compañía.
El pedido (instrucción) se redacta en papel con membrete de la empresa o en un formulario unificado.
La orden está firmada por el Director General de la Empresa o su persona autorizada. En las divisiones estructurales de la Compañía, la orden, en presencia de poder otorgado por el Director General, es firmada por el jefe de la división estructural de la Compañía o la persona que desempeña sus funciones.
3.2. Las actas registran el avance de la discusión de los asuntos y decisiones tomadas en la Empresa.
El texto del protocolo consta de dos partes: introductoria y principal.
El acta está firmada por el presidente y el secretario de la comisión.
3.3. Un acto es un documento redactado por varios funcionarios y que acredita hechos y acontecimientos (acto de aceptación y transferencia de un libro de trabajo) ocurridos en la empresa.
El acta se redacta sobre la forma general de la Sociedad.
El acta está firmada por los miembros de la comisión de activación y aprobada por el Director de Recursos Humanos de la Compañía.
3.4. La correspondencia comercial es un medio integral de comunicación con organizaciones externas.
Según el contenido y propósito de la carta, pueden existir: cartas de garantía, cartas de solicitud, cartas de respuesta, y otras.
3.5. Una descripción del puesto es un documento regulatorio que define las funciones, derechos y responsabilidades de un empleado de la Compañía.
Con base en la descripción del puesto, se desarrolla un contrato de trabajo con el empleado de la Compañía.
La descripción del puesto debe contener las siguientes secciones:
provisiones generales;
funciones;
responsabilidades laborales;
derechos;
responsabilidad.
3.6. El conjunto de documentos que registran las etapas de la actividad laboral de los empleados de la Compañía se denomina documentación de personal. Dichos documentos incluyen:
contratos de trabajo;
pedidos de personal;
libros de trabajo;
tarjetas personales modelo T-2;
Cosas personales;
cuentas personales para salarios.
3.7 Los pedidos para el personal de la Compañía se emiten de conformidad con la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004. No. 1 “Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilidad y pagos laborales”, sobre las formas de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilidad de personal.
3.8. Las órdenes de personal son documentos administrativos emitidos por el titular de la Compañía o el titular de la empresa conjunta, de conformidad con la Carta, sobre la regulación de las relaciones laborales entre los empleados y la administración.
Las órdenes de personal documentan los siguientes procedimientos de personal:
contratación (formulario T-1) (Anexo 4);
transferencia a otro trabajo (formulario T-5) (Apéndice 5);
despido (formulario T-8) (Anexo 6);
provisión de vacaciones (formulario T-6) (Apéndice 7);
calendario de vacaciones (formulario T-10a) (Apéndice 8);
incentivo (formulario T-11) (Apéndice 9).

4. DOCUMENTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES LABORALES

4.1. La base del empleo es un contrato de trabajo celebrado por escrito, redactado en dos copias, cada una de las cuales está firmada por las partes. Una copia del contrato de trabajo se entrega al empleado y la otra la conserva el empleador (en el Departamento de Recursos Humanos).
Los contratos de trabajo pueden celebrarse:
por tiempo indefinido (Apéndice 10,11);
por un período específico de no más de cinco años (contrato de trabajo de duración determinada) (Apéndice 12).
Un contrato de trabajo es la base para emitir una orden (instrucción) sobre la contratación de un empleado de la Compañía.
4.2. La solicitud personal de empleo por parte de un empleado de la empresa, por regla general, se redacta a mano en cualquier formato.
La solicitud indica el destinatario (cargo, iniciales, apellido del Director General de la Compañía, director ejecutivo o director de una unidad estructural), el autor (iniciales, apellido, nombre, patronímico del empleado, cargo, profesión, si este es una solicitud de transferencia del empleado a otro trabajo), datos de su pasaporte, lugar de registro, número de teléfono), nombre del documento (solicitud), cuyo texto indica para qué puesto (para qué profesión y calificación), en qué unidad estructural el autor de la solicitud solicita ser contratada (transferida), firma, fecha.
A la solicitud se expide una visa para el jefe de la unidad estructural de la empresa, el jefe del departamento de la empresa, el jefe del departamento de trabajo y salarios de la empresa y se adjunta una resolución del jefe de la empresa.
4.3. La hoja de registro personal de personal (Anexo No. 13) es un documento que contiene información biográfica sobre el empleado.
La persona que solicita trabajo completa el formulario personal con su propia mano sin borrones ni correcciones en una sola copia. Las respuestas a las preguntas de la hoja personal se dan de acuerdo con los datos contenidos en los documentos personales del solicitante.
La hoja de registro personal de personal se almacena en el expediente personal del empleado.
4.4. Una autobiografía es un documento para obtener información adicional (en comparación con una hoja de registro personal de personal) sobre un empleado.
La autobiografía es redactada por el empleado de su propia mano, sin borrar ni corregir, escrita de cualquier forma, pero en orden cronológico.
4.5. La orden (instrucción) de empleo se redacta de acuerdo con el formulario unificado T-1 (Anexo 4) y debe cumplir con los requisitos del Reglamento Interno de Trabajo de la Compañía (cláusula 2.2).
El formulario T-1 tiene como objetivo documentar la admisión individual. El contenido de la orden (instrucción) de contratación se construye en forma de tabla, que contiene los siguientes datos: apellido, nombre, patronímico, número de personal del empleado, nombre de la profesión (cargo), rango, clase (categoría) de calificaciones, condiciones de empleo, carácter laboral, condiciones salariales, período de prueba establecido.
El original de la orden de empleo permanece para su almacenamiento en la administración de la empresa, una copia se transfiere al departamento de contabilidad para el registro de una cuenta personal y nómina.
El formulario de pedido unificado T-1 es la base para que el servicio de RR.HH. complete el formulario de registro "Tarjeta personal de empleado T-2" (Apéndice 14), ingrese una nota sobre la inscripción en el libro de trabajo o la emita (para aquellos entrar al trabajo por primera vez).
4.6. Una orden (instrucción) sobre movimiento o transferencia se redacta en un formulario unificado T-5 (Apéndice 5).
El formulario T-5 tiene como objetivo documentar una transferencia a otro trabajo.
La base para emitir una orden es una solicitud de traslado a otro puesto de trabajo, que contiene los siguientes detalles: destinatario (el jefe de la organización indicando su cargo, iniciales y apellido), autor (cargo, unidad estructural, iniciales y apellido), nombre del tipo de documento (solicitud), texto, firma y fecha. El texto establece la solicitud del empleado de trasladarlo a otro puesto y (o) a otra unidad estructural. La solicitud contiene visas de los jefes de las divisiones estructurales de la Compañía - en el lugar de trabajo anterior y nuevo y la resolución del jefe de la Compañía.
La orden de transferencia se comunica al empleado de la empresa previa firma. El original del pedido permanece para su almacenamiento en la administración de la empresa, una copia se transfiere al departamento de contabilidad.
4.7. Despido de un empleado de la Compañía, es decir. La rescisión del contrato de trabajo se documenta en el formulario T-8 “Orden (instrucción) para rescindir el contrato de trabajo con el empleado” (Apéndice 6).
4.8. Una notificación de despido es una forma escrita de advertir al empleador sobre la rescisión del contrato de trabajo por iniciativa del empleado. La solicitud está escrita a mano, dirigida al gerente, el texto indica la solicitud de despido del empleado, el motivo y la fecha del despido. El documento debe contener la fecha de presentación de la solicitud. La solicitud se incorpora al expediente personal junto con copia de la orden de despido.
El texto de la orden de despido comienza con la palabra “Despido”, indica la fecha de despido, apellido, nombre, patronímico, número de personal, cargo (profesión) y unidad estructural, número y fecha del contrato de trabajo. La fecha de despido es un detalle necesario de la orden, ya que de acuerdo con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el día del despido de un empleado es en todos los casos el último día de su trabajo (artículo 77 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Federación Rusa).
El proyecto de orden de despido es visado por el director de recursos humanos de la empresa, el jefe del departamento de la empresa, el jefe de la unidad estructural de la que se despide al empleado, un abogado, si el despido se realiza por iniciativa del empleador, la orden está firmado por el Director General de la Sociedad o persona autorizada por él, o el director de la empresa conjunta, si existe poder emitido por el Director General. La primera copia de la orden (instrucción) permanece en la oficina, la segunda se transfiere al departamento de contabilidad para su liquidación con el empleado.
4.9 La orden (instrucción) para conceder licencia a un empleado se redacta en un formulario unificado T-6 (Anexo 7).
Se deben conceder al empleado anualmente vacaciones anuales retribuidas de acuerdo con la legislación laboral. El derecho a disfrutar de las vacaciones durante el primer año de trabajo surge para el empleado después de 6 meses de su labor continua en la Empresa. Por acuerdo de las partes, se pueden conceder vacaciones retribuidas al empleado antes de que expiren los 6 meses. Según el artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, antes de la expiración de 6 meses de trabajo, el empleador está obligado a conceder vacaciones retribuidas a petición del empleado:
para una mujer, antes de la licencia de maternidad o inmediatamente después;
empleados menores de 18 años;
empleados que adoptaron un niño (niños) menor de 3 meses;
en otros casos previstos por las leyes federales.
El texto de la orden de concesión de licencia comienza con las palabras “DAR LICENCIA”, indicar apellido, nombre, patronímico, número de personal, profesión, cargo y unidad estructural, tipo de licencia, período por el cual se concede, el total número de días naturales durante los cuales el empleado está de vacaciones, fecha de salida de vacaciones y regreso al trabajo. La base para emitir una orden de concesión de vacaciones es la solicitud del empleado y el calendario de vacaciones.
4.10. El orden de otorgamiento de vacaciones pagadas se determina anualmente de acuerdo con el cronograma de vacaciones (formulario T-10a), aprobado por el Director General de la Compañía o una persona autorizada por él, o el director de la empresa conjunta de la Compañía, en presencia de un poder emitido por el Director General a más tardar 2 semanas antes de la fecha calendario del año. El calendario de vacaciones se utiliza para reflejar información sobre el momento de la distribución de las vacaciones anuales pagadas de los empleados de todas las divisiones estructurales de la Compañía para el año calendario por mes. En su elaboración se tienen en cuenta la legislación vigente, las particularidades de las actividades de la empresa y los deseos de los empleados.
El calendario de vacaciones es elaborado por los empleados de la Dirección de la Empresa, visado por los jefes de las divisiones estructurales y, teniendo en cuenta la opinión del órgano sindical electo de la empresa mixta, aprobado por el director general de la Empresa o persona autorizada. por él, o por el director de la empresa conjunta de la Sociedad, en presencia de poder otorgado por el director general de la Sociedad.
Cuando el período de vacaciones se pospone a otro momento, con el consentimiento del empleado y del jefe de la unidad estructural, se realizan los cambios correspondientes en el calendario de vacaciones.
Se debe notificar al empleado la hora de inicio de las vacaciones a más tardar 2 semanas antes de su inicio.
4.11. La orden (instrucción) para recompensar a un empleado de la Compañía se redacta en un formulario unificado T-11. De conformidad con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia (artículo 191), el empleador alienta a los empleados que desempeñan concienzudamente sus deberes laborales (declara gratitud, otorga una bonificación, otorga un obsequio valioso, un certificado de honor, los nomina para el título de mejor en la profesión). Por servicios laborales especiales a la Sociedad y al estado, los empleados de la Compañía pueden ser nominados para premios estatales.
Las bases para dictar dichas órdenes son las representaciones de los directores de la empresa mixta, en presencia de poder otorgado por el director general, memorandos, actas, decisiones de los comités sindicales de la empresa mixta, el consejo de la colectivo laboral. Un empleado del Departamento, con base en la presentación y resolución del director general o del titular de la empresa conjunta, en presencia de un poder emitido por el director general, prepara una orden de incentivos. El pedido debe contener una indicación del tipo de estímulo (gratitud, obsequio valioso, certificado de honor, bonificación, etc.)
El original del pedido permanece para su almacenamiento en la Dirección de la Compañía, sobre esta base la información sobre la promoción se ingresa en el libro de trabajo, Tarjeta personal f.T-2 del empleado de la Compañía.
4.12. La orden de imponer una sanción disciplinaria se redacta en forma de texto en un formulario de pedido con base en la resolución del Director General de la Compañía o una persona autorizada por él, notas explicativas e informes. La acción disciplinaria se aplica a más tardar un mes a partir de la fecha del descubrimiento de la falta, sin contar el tiempo de enfermedad del empleado, su estadía de vacaciones, así como el tiempo necesario para tener en cuenta la opinión del órgano representativo de empleados. Por cometer una falta disciplinaria, es decir. El incumplimiento o desempeño inadecuado por culpa de un empleado de la Empresa de las funciones laborales que le sean asignadas, el empleador tiene derecho a aplicar los siguientes tipos de sanciones disciplinarias:

1. comentario;
2. reprensión;
3. despido por causas justificadas.

La pena no se puede aplicar más tarde de seis meses desde la fecha de comisión del delito y, basándose en los resultados de una auditoría o inspección de las actividades financieras y económicas, a más tardar dos años desde la fecha de su comisión.
Por cada infracción sólo se podrá aplicar una sanción disciplinaria.
La orden de imponer una sanción disciplinaria, indicando los motivos de su emisión, se anuncia (notifica) al empleado sujeto a la sanción contra firma dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de su emisión. Si el empleado se niega a firmar la orden, se redacta el acta correspondiente.
La primera copia del pedido quedará almacenada en la Oficina en el expediente del pedido.
4.12.1. Antes de aplicar una sanción, se deberá solicitar una explicación por escrito al empleado de la Compañía. En los casos en que un empleado se niegue a dar dicha explicación, se redacta el acta correspondiente. La nota explicativa explica los motivos del incidente: violación de la disciplina laboral, incumplimiento de alguna tarea, etc. La nota explicativa está escrita de su propia mano, en una sola copia.
4.12.2. El jefe de una unidad estructural de la Compañía elabora un informe sobre la violación de la disciplina laboral sobre la base de una nota explicativa de un empleado de la Compañía. El titular de la unidad estructural presenta notas explicativas e informativas al Director General de la Compañía o al director de la empresa conjunta, en presencia de poder emitido por el Director General, para su consideración y resolución. La resolución se redacta en un memorando y debe contener una decisión sobre el tipo de sanción disciplinaria.

5. DOCUMENTOS SOBRE CONTABILIDAD DE PERSONAL.

5.1. El libro de trabajo de un empleado es el documento principal sobre la actividad laboral del empleado y su duración de servicio. Los libros de trabajo se mantienen en la forma prescrita por las "Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores", aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 N 225 (según enmendado el 6 de febrero de 2004)
5.2. Un expediente personal es un conjunto de documentos que contienen información completa sobre el empleado y sus actividades laborales. Los archivos personales se mantienen con el objetivo de concentrar toda la información sobre un empleado en un complejo separado (expediente).
5.2.1. Se mantienen archivos personales de gerentes, especialistas y personas financieramente responsables.
5.2.2. El expediente personal se elabora después de la emisión de una orden de empleo, se forma durante todo el período de trabajo del empleado y se complementa con documentos que caracterizan la actividad laboral.
5.2.3. Los documentos del expediente personal del empleado incluyen los siguientes documentos:
inventario interno de documentos del caso;
complemento a la hoja de registro personal de personal;
hoja de registro personal de personal;
autobiografía;
una copia de los documentos educativos;
una copia del documento (o un extracto del mismo) de confirmación del cargo (en los casos previstos por la ley);
referencia o carta de recomendación;
solicitud para un trabajo;
acuerdo de trabajo (contrato);
una copia de la orden de empleo.
En el futuro, se archivarán en el expediente personal los siguientes documentos en orden cronológico:
confirmar cambios en los datos biográficos del empleado (copia del certificado de matrimonio (divorcio), certificados de nacimiento de hijos, etc.);
caracterizar las cualidades comerciales y personales del empleado (características, reseñas, representaciones, hojas de certificación, información biográfica, etc.).
5.2.4. Los archivos personales de los empleados se conservan durante 75 años y los archivos personales de los directivos de la organización se conservan de forma permanente.
5.2.5. Los expedientes personales se almacenan en la Oficina como documentos de informes estrictos. La responsabilidad de almacenar archivos personales recae en el empleado del Departamento responsable de mantener los registros del personal.
5.3. Diarios contables (libros): documentan las principales operaciones de movimiento de personal. Los documentos contables incluyen:
tarjetas personales f.T-2;
registro de pedidos de personal;
diario de registro de contratos de trabajo;
registro de certificados de incapacidad para el trabajo;
registro de pedidos de vacaciones;
registro de documentación entrante;
registro de documentación saliente;
libros de trabajo de los trabajadores;
un libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y sus encartes;
5.3.1 La tarjeta personal del empleado de la Compañía se emite en forma unificada T-2 (Anexo 10). La tarjeta personal es cumplimentada por un empleado del Departamento de la Empresa en una sola copia, a mano (legible), formulada en su totalidad, sin abreviaturas, en base a los documentos pertinentes (pasaporte, libreta de trabajo, carné militar, documento educativo, etc.)
Todos los cambios posteriores en los datos personales biográficos y contables del empleado de la Compañía deberán reflejarse oportunamente en la tarjeta personal.
5.3.2. Un empleado del Departamento de la Compañía ingresa información sobre contratación, traslado, despido y aceptación de libros de trabajo y sus copias en los diarios contables.
Todos los documentos contables tienen como objetivo garantizar la seguridad de la información sobre el personal de la Compañía. Se conservan durante 75 años, el libro de movimiento de registros laborales se conserva durante 50 años.
5.4.1. Tras la terminación de un contrato de trabajo, el empleador está obligado a entregar al empleado el día del despido (último día de trabajo) un libro de trabajo y, previa solicitud escrita del empleado, copias de los documentos relacionados con el trabajo (artículo 62 de la Ley del Trabajo). Código de la Federación de Rusia). La solicitud es redactada por el empleado en forma escrita y libre, con la designación precisa de los tipos específicos de documentos cuyas copias el empleado desea recibir y la justificación del requisito correspondiente con referencia al artículo 62 del Código del Trabajo de la República. Federación Rusa, y se presenta a más tardar tres días antes de la fecha del despido.
5.4.2 El Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece además la obligación del empleador de expedir al empleado: una copia debidamente certificada de la orden (instrucción) de contratación (parte 2 del artículo 68 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). ; libro de trabajo y otros documentos relacionados con el trabajo, tras la rescisión del contrato de trabajo por iniciativa del empleado (parte 5 del artículo 80 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia); copias de cualquier registro que contenga datos personales del empleado, excepto en los casos previstos por las leyes federales (artículo 89 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
El empleador está obligado a proporcionar al empleado, previa solicitud, copias de los documentos relacionados con el trabajo dentro de los tres días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud correspondiente, sin exigir pago al empleado.
5.4.3. La certificación de copias relacionadas con el trabajo puede ser realizada, según el tipo de documento, por el servicio de personal o el departamento de contabilidad de la Empresa o la OSP.

6. ORGANIZACIÓN DEL FLUJO DE DOCUMENTOS

6.1. Toda la correspondencia recibida por la Dirección de la Empresa se registra en el diario de documentos entrantes.
6.2. Los documentos firmados por el titular de la Compañía o el titular de la empresa conjunta, en presencia de poder otorgado por el Director General, en temas de personal y destinados a ser enviados a organizaciones de terceros, se transfieren al Departamento General de la Compañía, donde se registran en el diario de documentos salientes, preparados para su envío y enviados.
Las copias de la correspondencia enviada por el personal con visas se archivan en los archivos de la Administración de la Compañía.

7. COMPILACIÓN DE UNA NOMENCLATURA DE CASOS Y FORMACIÓN DE CASOS

7.1. La organización de documentos en la gestión de registros de personal es un conjunto de tipos de trabajos que garantizan la seguridad, la sistematización de los documentos, la formación y registro de expedientes en la gestión de registros de personal y su traslado al Archivo Central de la Empresa de acuerdo con los requisitos establecidos. según los estándares estatales para documentos, así como documentos metodológicos sobre asuntos de archivo. Los principales tipos de trabajo que aseguran la correcta organización de los documentos en la gestión de registros de personal son la elaboración de una nomenclatura de casos y la formación de casos.
7.2. Nomenclatura de expedientes: lista sistematizada de nombres de expedientes abiertos en la Sociedad, indicando sus plazos de conservación, elaborada en la forma prescrita.
La nomenclatura de expedientes tiene como objetivo organizar la agrupación de documentos ejecutados en expedientes, sistematizar y registrar expedientes, determinar sus períodos de almacenamiento y es la base para la elaboración de inventarios de casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como para el registro de archivos temporales. (hasta 10 años inclusive) estuches de almacenamiento.
7.3. La agrupación de documentos ejecutados en casos se realiza de acuerdo con la nomenclatura de casos.
Al formar casos, se deben observar las siguientes reglas:
colocar en el caso únicamente documentos ejecutados y correctamente ejecutados de acuerdo con los títulos de los casos según la nomenclatura;
reunir todos los documentos relacionados con la resolución de un problema;
agrupar documentos del mismo año calendario en un caso, con excepción de los casos transferibles;
Agrupe por separado los documentos para almacenamiento permanente y almacenamiento temporal en archivos. No deben incluirse en el expediente los documentos que deban devolverse, copias extras o borradores.
7.4. Desde el momento de su constitución hasta su traslado al Archivo Central de la Sociedad, los expedientes se conservan en el lugar de su formación.
Los casos se entregan a otros departamentos u organizaciones de terceros con el permiso de la gerencia. Se crea una tarjeta para el caso emitido, un sustituto del caso. Los casos se remiten a organizaciones de terceros según las leyes.
La retirada de documentos de los archivos de almacenamiento permanente se permite en casos excepcionales y se realiza con la autorización del titular de la empresa o empresa conjunta, en presencia de poder otorgado por el director general, con la obligación de dejarlos en el archivo. de copia certificada del documento y acta sobre los motivos de expedición del original.

8. PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y TRASLADO DE CASOS PARA ALMACENAMIENTO AL ARCHIVO CENTRAL DE LA SOCIEDAD

8.1. Para determinar el valor de los documentos personales con el fin de seleccionarlos para su almacenamiento en el Archivo Central de la Empresa y establecer plazos de almacenamiento, se realiza un examen del valor de los documentos.
La selección de los documentos personales para el almacenamiento permanente se realiza sobre la base de listas de documentos que indican los períodos de su almacenamiento y la nomenclatura de los archivos de la Compañía mediante una revisión hoja por hoja de los archivos.
Con base en los resultados del examen del valor de los documentos, se elaboran inventarios de almacenamiento permanente, temporal y registros de personal, así como actas sobre la asignación de casos para destrucción.
8.2. Anualmente se elaboran inventarios para los archivos completos de almacenamiento permanente, temporal y para el personal de la Compañía, que hayan pasado el examen de valores, elaborado de acuerdo con estos requisitos.
Al elaborar un inventario de casos, se cumplen los siguientes requisitos:
los títulos de casos se ingresan en el inventario de acuerdo con el esquema de sistematización aceptado basado en la nomenclatura de casos;
las columnas del inventario se completan estrictamente de acuerdo con la información incluida en la portada del estuche.
Los inventarios de casos se elaboran de acuerdo con la forma establecida por triplicado.
8.3. Los documentos generados en las actividades del servicio de personal de la Compañía que tienen importancia histórica, social y económica, independientemente del momento de origen, lugar de almacenamiento, tecnología y método de obtención de información, están sujetos a transferencia para su almacenamiento al Archivo Estatal de la República de Chuvasia.
El traslado de casos se realiza según inventarios.