Paljude välisnäituste kohad müüakse väga kiiresti välja. Seetõttu on vajalik eelnevalt esitada avaldus näitusel osalemiseks. Taotluste vastuvõtmine, näiteks Saksamaal, lõpeb kuus kuni kaheksateist kuud (olenevalt ürituse tsüklist – iga-aastane või kaheaastane) enne ürituse algust. Taotluses tuleb ülaltoodud esialgset stendikontseptsiooni arvesse võttes märkida vajalik ruumi maht.

Registreerimiseks saab eksponent näituse korraldajalt järgmised andmed: asendiplaanid, paviljoniplaanid, registreerimisdokumendid, dokumendid teenuste kohta, väljapakutud stendikohad, näitusetingimused, juhised.

Taotluses peab olema märgitud:

• -- stendi minimaalsed ja maksimaalsed mõõtmed (ruutmeetrites),
• -- asukoht paviljonis või avatud alal (infrastruktuur),
• -- aluse mõõtmed (pikkus ja laius),
• -- statiivi tüüp (reas, nurgas, pea- või plokist alus),
• - kõrvalekalded eelnevalt kindlaksmääratud istmete jaotusskeemist,
• -- struktuur (ühe- või kahekorruseline stend),
• - andmed eksponeeritud kaupade kohta (struktuur tegevusalade kaupa),
• -- alameksponendid ja lisaks esindatud ettevõtted,
• -- andmed eeldatava jäätmete koguse ja liikide kohta.

Ühise näitusel osalemise korral esitab avalduse korralduslike küsimustega tegelev organisatsioon.

Venemaa näituste korraldajad ei esita alati kogu teabe loendit, samas kui rahvusvahelisi näitusi korraldavad näituseettevõtted pakuvad kogu dokumentide hulka.

Näitusel osalemise tingimused (osalemisleping). Näitusel osalemise tingimuste dokument reguleerib selliseid lepingu punkte nagu sissepääs näitusele, stendi rent, maksetingimused, lepingu võimalik lõpetamine, alaeksponentide ja täiendavalt esindatavate ettevõtete registreerimine.

Tehnilises osas tuuakse välja tähtajad, antakse paigaldus- ja demonteerimisjuhised, stendi kujunduse kirjeldused, ehitusmaterjalide omadused, mida on lubatud kasutada, kohustused vältida tarbetuid jäätmeid ja nende taaskasutust, stendi kõrgus on märgitud, lubatud koormus asustatud pinnale, tehnopaigaldised hoolduseks nimetatakse stendiks, antakse selgitusi stendide väljapanekute ja reklaami, tulekaitse, õnnetuste vältimise ja ohutusnõuete, vastutuse ja kindlustuse kohta.

Faksi, e-kirja ja seejärel Interneti tulek lihtsustas oluliselt taotlemise protsessi, kuid küsimuste loetelu, millele taotluses tuleb vastata, on jäänud praktiliselt muutumatuks.

Näitusel osalemisest keeldumise korral tasutakse sunniraha erinevates suurustes – olenevalt konkreetsetest tähtaegadest. Kui loobute oma osalemisest vahetult enne üritust, peate teatud asjaoludel tasuma kogu boksi renditasu.

Tehniliste vahendite näitusele importimisel on ka teatud juhised, mis seavad kõrged ohutusnõuded. Tehniliste seadmete küsimustes antakse üksikasjalikku teavet ja viiakse läbi kontrolltestid.

Kuna näitusel osalemine on paljuski seotud riskiga, töötati mitukümmend aastat tagasi välja spetsiaalne kindlustussüsteem. Eksponent peab ise hoolitsema piisava kindlustuskaitse eest. Näituse korraldaja kannab ainult üldist rahalist vastutust isikule või varale tekitatud kahju eest.

Põhimõtteliselt aitab näituseürituse korraldaja eksponente, eriti neid, kes näitusel esmakordselt osalevad, nii tegude kui nõuannetega kõigi korralduslike ja tehniliste küsimuste lahendamisel.

Koos näitusel osalemise tingimuste dokumendiga või stendi eraldamise kinnitusega saadetakse eksponendile blanketid - erinevate teenuste tellimused. Lisaks ajakirjanduse ja reklaamiga töötamise abivahenditele saate korraldajalt või firmadelt, kellega ta on sõlminud lepingu, tellida mitmeid teenuseid, mis sisalduvad osalemise hinnas (kohustuslikud näituseteenused) või fikseeritud hindadega. Siia kuuluvad: valmis stendi rent, mööbli, köögitehnika, põrandakatete, valgustite, audio-videotehnika rent, ekspeditsiooniteenused, laopinna rent, majutuse broneerimine, stendi puhastamine ja turvamine, transpordi- ja näitusekindlustus, elektri ja vee juhtmestik , sundõhk, sideühendus, abitööliste pakkumine, fototeenused, kohalike instituutide, organisatsioonide, eksponendile huvipakkuvate ettevõtete tegevusega tutvumine, kultuuriprogramm (ekskursioonid mööda linna). , muuseumide, teatrite jne külastused).

Juba kohapeal paigalduse ajal pakutakse muid teenuseid, lillede, dekoratiivmaterjali ja stendi paigaldusmaterjali müük ja rent, igapäevakaupade müük, uue tööjõu pakkumine jne.

Teenus hõlmab ka sertifikaatide väljastamist stenditöötajatele. Vastavalt stendi suurusele jagatakse selle töötajatele tasuta pääsmeid; muud osaleja ID-d, tavaliselt välismaal, saab tasu eest. Tasulisi pikaajalisi parkimispileteid saab eelnevalt taotleda vastaval tellimisvormil.

Näitusekorraldajad peavad eriti oluliseks näitusekataloogide koostamist. Nende tähtsus seisneb selles, et nad säilitavad näituse, sellel osalejate ja eksponentide mälestust. Kataloogid võimaldavad analüüsida majanduse ja kultuuri olukorda igal konkreetsel ajaetapil. Reeglina toimib kataloog ostjatele teabeallikana kuni järgmise sarnase näituseni. Lisaks on kataloog täiendav reklaamiallikas. Valdav enamus eksponente mõistab tänapäeval enda kohta kataloogis sisalduva teabe tähtsust.

Andmete kataloogi ja infosüsteemidesse sisestamise vormid saadetakse osalemisavalduse täitmisel, välismaale - koos ametliku sisseastumisega. Tuleb märkida, et näitusekataloog allkirjastatakse trükkimiseks suhteliselt varakult, sest see peaks olema huvilistel kättesaadav juba mitu nädalat enne ürituse algust, et neil oleks aega näitusekülastuseks valmistuda.

Andmete kataloogi sisestamise maksab tavaliselt klient ja see toimub kolmel viisil: tähestikulises järjekorras ettevõtete nimede järgi (mõnikord koos tarneprogrammi lühikokkuvõttega), tootenimede või nomenklatuuri järgi ja lõpuks paviljoni kaupa koos vastav paviljoni plaan. Soovi korral saab eksponendi tooteid määrata erinevatesse kaubagruppidesse. Samuti avaldatakse kataloogis tasu eest kaubamärke või kaubamärke. Samuti võite panna eraldi kuulutuse oma ettevõtte (organisatsiooni) või toote (teenuste) kohta.

Sama jaotuspõhimõte kehtib ka külastajateabe sisestamisel elektroonilistesse süsteemidesse. Siin on ka mõned võimalused reklaamimiseks. Mis puutub süsteemidesse endisse, siis on soovitav esimesel näitusepäeval sisestatud andmed üle kontrollida ja võrrelda konkurentide andmetega, et oleks aega paranduste tegemiseks.

Veo mõistlik planeerimine ja teostamine väldib asjatuid materiaalseid kadusid ning vähendab kiirustamisest tekkivaid lisakulusid. Eksponendi jaoks on transport osa tema messil/näitusel osalemise korraldusest ja nõuab tõsist hoolt, sest edu võti on õigel ajal ja turvaliselt kohale toimetatud eksponaadid, mida on lihtne lahti ja ümber pakkida.

Eksponaatide, stendi valmistamise ja kaunistamise materjalide ning muude messi ja näitusega seotud kaupade transportimine on ülesanne, millega saab ilma suuremate raskusteta hakkama iga tõsine transpordifirma. Välismaal on suuremõõtmeliste esemete puhul soovitatav teha koostööd kogenud näituseekspeditsiooniga – näituse-messi ametliku vedaja. Ebameeldivate üllatuste vältimiseks tuleb eksponendil tellida kaubavedu.

Võttes arvesse tehtud otsuseid, on vaja koostada veograafik, mis peaks hõlmama kogu tsüklit saatmiseks ettevalmistamisest kuni eksponaatide ettevõttesse tagastamiseni. Reglemendiga kehtestatud osalemistingimuste (päritolutunnistused, raamatupidamise tõendamine, broneeringud jms) mittetäitmine, tõendavate dokumentide ebaõige täitmine, sageli segadust tekitava ja pika tollivormistusprotseduuri alahindamine, tollivormistuse arvestusest väljajätmine. kindlustuse nn "raudaeg" (streigid, lühiajalised töökatkestused jne) põhjustavad sageli kauba hilinenud kohaletoimetamist või isegi komplikatsioone nende tollivormistamisel, mille tulemusena on ohus kõik organisatoorsed jõupingutused.

Peale ettevõtte enda tarneautode messiplatsil vastutavad tarne- ja tagasitranspordi ning mahalaadimisseadmete eest ainult spetsiaalsed näituseekspediitorid. Ühelt poolt on tegemist kindlustustingimustega, teisalt võtab näituse ekspediitor enda peale (korraldaja asemel) vastutuse kohaletoimetamise ja ärasaatmise, kõikide eksponaatide eest tasumise ning lisaks ka hoiustamise eest. konteineritest. Ekspedeerimisbürood näitustel töötavad pidevalt: paigaldamise ajal, ürituse enda ajal ja lahtivõtmise ajal. Ekspeditsiooniteenuste tellimused tuleb vormistada õigeaegselt, enne näituse algust.

Välisosalejatelt nõutakse asjakohaste reeglite tundmist kauba transportimisel ja sellega seotud tolliformaalsuste täitmisel. Ekspedeerijad, kes omavad rahvusvahelistel näitustel töötamise kogemust ja on sageli ka ettevõtete endi lepingupartnerid, jälgivad kõigi veoste liikumise kulgu, kasutades sageli mitme eksponenti jaoks korraga grupikonteinerite võimalusi. Nad tagavad kõigi juhiste järgimise ja on hästi teadlikud nende käsutuses olevate käitlemisseadmete võimalustest näitusepaigas. Kui sellist spetsiaalset näitusekandjat ei ole, peab eksponent:

• -- hoolitsema õigeaegse teabe laekumise eest messi/näituse toimumise riigis kehtivate eritingimuste, sobivaima transpordiviisi ja pakenditüübi kohta;
• -- valida õige transpordifirma;
• -- viivitamatult teavitama transpordifirmat veetavatest kaupadest ja muust kaubast (kogus, maht, kaal);
• -- valmistada ette sobivad pakkematerjalid;
• -- tagada eksponaatide pakendamiseks vajalike tööriistade ja abimaterjalide ühisvedu ekspordi ajal;
• -- hoolitsema laitmatu pakendamise ja kastide korrektse võõrkeelse märgistamise eest ning lõpuks
• -- koostada koostöös vedaja ettevõttega veo erigraafik.

Lisaks peab eksponent igal juhul tagama, et vahenduspangad täidavad valuutaformaalsusi.

Saabumine, lahkumine ja näitusel viibimine. Soovitud kategooria toa saamiseks hotellis on kõige parem see eelnevalt kirjalikult broneerida. Näituse korraldaja saab seega täidetud ruumi broneerimisvormi koos osalemisdokumentidega. Kõikidel näitustel on teenindusbürood, mis hoolitsevad majutuse broneerimise eest enne näitust.

Keskkonnakaitse. Keskkonnaohutusega arvestamise nõue Venemaal näitusetegevuse korraldamisel pole veel üheks olulisemaks muutunud. Selles osas on Saksamaa kogemus väga kasulik. Saksa ekshibitsionistid lähtuvad arusaamast, et loodus- ja keskkonnakaitse on majanduse ja ühiskonna üks tähtsamaid ülesandeid. Seetõttu on keskkonnanõuete täitmine tungiv vajadus.

Et näitusel osalemine vastaks keskkonnanõuetele, tuleb:

• -- kasutada planeerimisel süstemaatilist lähenemist, kus kõiki otsuseid ja tegevusi kontrollitakse nende keskkonnamõjude osas;
• -- otsida võimalusi jäätmete vähendamiseks;
• -- saada messikorraldajalt eelnevalt teavet jäätmekäitluse tasu määramise süsteemi kohta;
• -- kasutada transportimisel korduvkasutatavaid mahuteid ja pakendeid;
• -- minimeerida mürgiste ja kahjulike ainete ning keerukate mitmekihiliste materjalide raiskamist;
• -- kasutada korduvkasutuseks või ringlussevõtuks mõeldud tooteid;
• -- vältida saastumist, kahjustusi, tolmu, materjalide raiskamist stendide paigaldamisel ja lahtivõtmisel;
• - võtke kasutusele moto: "Vältida - Vähenda - Taaskasuta."

Osalemine üldprogrammis. Enamike erialanäituste läbiviimisega kaasneb praegu teaduslike ja praktiliste konverentside, seminaride, ümarlaudade, osalevate ettevõtete esitluste, koolituste ja muude ürituste korraldamine. Juhtudel, kui sellised üritused on oma olemuselt harivad, lisavad näituste ja messide korraldajad näitusel osalemise maksumusele registreerimistasu või määravad eraldi tasu õppeseminaridel osalemise eest. Kui see üritus on aga samaväärne konverentsiga (foorum, kongress), siis sellel osalemise eest tasumine määratakse eraldi. Venemaal hõlmab enamik spetsialiseeritud näitusi kuni viimase ajani näituste teemadega seotud teaduslike ja praktiliste konverentside, seminaride ja ümarlaudade korraldamise kulusid näitusepinna rentimise kuludesse. Selle tulemusel on paljudel erinäitustel osana spetsiaalsetelt eksponentide aruandeid sisaldava programmi osana eksponendil võimalus rääkida ettevõtte nimel üksikute toodete või tehnoloogia abstraktsete aruannetega. Kuid nendest aruannetest tuleb korraldajat õigeaegselt teavitada. Taotluslepingusse tuleks üldjuhul lisada asjakohane kanne, mis sisaldab soovitud soorituse teemat, kellaaega ja kuupäeva. See, nagu juba märgitud, ei nõua tavaliselt erikulusid. Korraldaja annab ruumid ning võtab endale reklaami ja külastajate teavitamise.

Eksponent saab oma tooteid esitleda spetsiaalsel väljapanekul. Sellistest erilinastustest teatatakse tavaliselt eraldi; need on korraldatud nii, et ühtegi ettevõtet ei eelistata. Lisaks on eksponendil oodata osalemist erikonverentsidel, kongressidel või aruteludel, et omandada uusi teadmisi või värskendada teadmisi hetkeseisust. Kuid stendi hooldus ei tohiks seda kõike kannatada.

"Meil on suurepärane meeskond – paljud on töötanud üle 10 aasta ja mõned on töötanud alates hotelli avamisest."
Svetlana MIKHALEVSKAJA
Azimut Hotel Olympic
tegevdirektor
Tõenäoliselt on selle põhjuseks venelaste stabiilne nõudlus Moskva-reiside järele. Ja meil on palju korduvkülalisi. Eelmisel aastal uuendas Azimut kett oma lojaalsusprogrammi ja see kandis vilja. Kuigi inimesed tulevad meie juurde loomulikult mitte boonuspunktide pärast, vaid kõrge teenindustaseme nimel

Foto: Moskva linnapea ja valitsuse pressiteenistus. Deniss Griškin

Hüvitised võivad ulatuda kuni 700 tuhande rublani. See aitab ettevõtjatel avastada uusi turge.

Väike- ja keskmise suurusega ettevõtjatele hüvitatakse osa kongressi- ja näituseüritustel osalemise kuludest. Vastav resolutsioon võeti vastu Moskva valitsuse presiidiumi koosolekul.

„Väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted Moskvas arenevad dünaamiliselt ja mängivad linna majanduses üha olulisemat rolli. Sellegipoolest peame jätkama erinevate ettevõtlust toetavate meetmete laiendamist,“ rõhutas ta.

Toetused eraldatakse ettevõtjatele, kes osalevad Venemaa ja rahvusvahelistel kongressidel, näitustel, messidel ja muudel üritustel, mille eesmärk on edendada oma kaupu ja teenuseid ning arendada uusi turge. Näituste ja muude sündmuste nimekiri kinnitatakse. Osakonna kodulehele avaldatakse nimekiri sündmustest, mille eest saate osavõtuhüvitist.

Väike- ja keskmise suurusega ettevõtja toetuse maksimaalne suurus majandusaasta jooksul on 50 protsenti selleks otstarbeks tehtud kulude summast. Maksete summa ei tohi ületada 350 tuhat rubla Venemaal toimuvate ürituste puhul ja 700 tuhat rubla välismaal toimuvate sündmuste puhul. Kulud tuleb dokumenteerida.

Toetuskulud hõlmavad stendi registreerimis-, ehitus- ja varustuskulusid (sh paigaldus-, demonteerimis- ja inseneriteenused) ning näitusepinna renti.

„Teostame valiku, et välja valida tehnoloogiliselt kõige arenenumad ja majanduslikult arenevad ettevõtted,“ ütles teaduse, tööstuspoliitika ja ettevõtluse osakonna juhataja. Rakenduste valikul on eelis Moskva tehnoparkide, tööstusparkide ja erimajandustsoonide elanikel.

Lisaks võetakse arvesse järgmisi kriteeriume:

— keskmine aastapalk ettevõttes töötaja kohta;

— Moskva eelarvesse laekuvate maksude suhe taotletava subsiidiumi summasse;

— katsealuste omavahendite osa näitusel osalemise rahalistes kuludes.

Iga kriteeriumi erikaal on 0,25.

Toetuse kasutamine võimaldab väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete esindajatel oma tooteid ja teenuseid Venemaal ja välismaal aktiivsemalt reklaamida, samuti aitab see kaasata linnaeelarvesse tulusid ja investeeringuid Moskva majandusse.

"Ma arvan, et Moskva valitsuse toetus suurendab kongressi- ja näituseürituste kättesaadavust, eriti väikese ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks," ütles Kaubandus-Tööstuskoja näituse-, messi- ja kongressitegevuse komisjoni esimees Sergei Bednov. . Tema sõnul oli Moskva valitsus esimeste seas, kes hakkas näitustel osalevatele ettevõtetele regulaarset toetust kehtestama.

Üks neist algatustest on kollektiivstendide korraldamise programm “Made in Moscow”. Pealinna tootjad saavad nendel stendidel oma tooteid välja panna, meenutas Aleksei Fursin. Programmis osalevad eelkõige väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted. See võimaldab ettevõtjatel sõlmida lepinguid ja luua kontakte. “Stendidele saab infot üles panna kaheksa või enam ettevõtet,” lisas osakonna juhataja.

Sergei Sobjanin andis ülesandeks jälgida olukorda ja jälgida, kuidas uuendus ellu viiakse. "Kui see ärile sobib, jätkame seda praktikat," ütles ta. Moskva linnapea lisas, et resolutsiooni muudetakse kohe, kui selleks vajadus tekib.

Tänavu septembris toimub ParkZoo näitus Moskvas juba kaheksandat korda ning aprillis kogunevad tippjuhid ja ettevõtete omanikud teisele Venemaa lemmikloomaäri tippkohtumisele Sotšis. ARTIS Expo peadirektor Natalja Morgunova rääkis, millised uuendused ootavad nendel sündmustel osalejaid.

Lisainfo telefonil:
+7 495 797 6443, +7 903 729 7096
Meil: [e-postiga kaitstud]