• Milliseid ärikirjavahetust eristatakse.
• Millised ärikirjavahetuse reeglid on oluline järgida.
• Millistel funktsioonidel on elektrooniline ärikirjavahetus.

Hooldus Ärikirjavahetusreeglite kohaselt on karjääri edu ja äritegevuse üks olulisi komponente. Nende eeskirjade teadmatus või nende ebaõige kasutamine praktikas võib kaasa tuua partnerite ja klientide kadumise. Lisaks on täpne ja pädev ärikirjavahetus äripiltide oluline osa.

Milliseid ärikirjavahetust eristatakse

Ärireporti - partnerite, klientide, kolleegide, organisatsioonide - üks tähtsamaid tegevusi iga ettevõtte. Juhid, erinevate auaste töötajad saavad ja kirjutavad kirju, kaubanduslikke ettepanekuid jne.

• ametnik;
• isiklik;
• sisemine;
• väljas.

Igaühe jaoks on olemas eraldi nõuded koostamise ja esitamise kohta. Kõige tavalisemad ametlike ettevõtluskirjad:

• tänulik;
• kaubanduslik;
• kirjad, nõuded ja taotlused;
• ümberlükkamine;
• Õnnitlused;
• kaastunne, nekroloogid.

Võttes arvesse asjaolu, et täna enamik ärikirjavahetust teostatakse elektroonilisel kujul, on valmis mustrid ja vormid mis tahes viisil.

Ärikiri kunst

Iga tekst on mehhanism mõju adressaadile. Kui see ei tööta, tähendab see, et te olete rikkunud assamblee reegleid: nad ei võtnud neid üksikasju, nad ei olnud nii koostatud. Et saada adressaadilt, mida sa tahad, peate õigete faktide korja üles võtma, märkige need õigesti ja teevad selle "õige näo" - soov nõustuda teie pakkumise vastuvõtja saajast. Kuidas seda teha?

Faktid. See juhtub, et ratsionaalsed argumendid, mis suudavad veenda adressaati kaovad mitmekesises esitluses erinevate, mõnikord võõraste mõtete. Aga see on vajalik ehitada struktuur ja kiri muutub selgeks ja veenva, isegi kui midagi ei ole muutunud mõttes. Peamine mõte (sageli see on motivatsioon tegevust) töödeldakse alguses, see peaks kohe tervitus. Järgnev on argumentide nimekiri (igaüks on tähistatud punase stringiga ja on kaldkirjas) heledate illustratsioonidega (selgitused). Lõpuks korratakse meetmehindamist. Allkiri. Mitte-kõva redigeerimine muutub isegi ebameeldivaks ja mitte liiga erineva sõnumi "Vanataha külas" The Chekhovi lugu "Vanka" hästi väitis oma vanaisa kiusatus.

Saatja pilt. Selle kirja saatja ilmub vastus sõltub. Kirjas saate olla ametnik ja võib olla mees. Mõnikord on esimene kasulik ja mõnikord - teine. Oletame, et kui te hindate adressaati, on parem kasutada isiklikku stiili (kirjuta iseendalt, teatada oma suhtumisest faktidele, rääkides võrdselt). Tänu sellele leiab adressaat mitte ainult, et ta on hästi tehtud, aga ka see, mida sa temast on hea arvamus. Vastupidi, paremad ametlikud fraasid, oodates alasti fakte. See nõuanne mõnevõrra laiendatud esitlus näeb välja selline: selle asemel, et "sa loll" peate kirjutama "lugeja mõte esinemise märke ei tuvastanud."

Kaasaegses kirjavahetuses läheme tihti juhtumile kohe, välja jätta "vestlused ilmastikuolude kohta" tervituse ja pealkirja fraasi vahel. Tundub, et valikuline lühike lause ei kanna suures mõttes koormust. Aga see on just esimene, kes osutuvad enne lugeja silmad, seetõttu seab tooni kirja ja määrab, millised silmad saaja vaatab ülejäänud. Siin on mõned näited, kust alustada oma sõnumi alluvatele ja partneritele, järgides erinevaid eesmärke.

1. Kaal: "Arvestades, et projekt A on piirkondliku kuberneri isiklikul kontrollimisel, meenutame."
2. Soojad suhted tundmatu äriühinguga: "Õppides, et teie ettevõte, nagu USA, on KVN Siberia võistluse sponsor, otsustasime teile kõigepealt pakkuda."
3. Abi saamiseks: "Olya, sa oled nii lahe ja kõige tähtsam, professionaalselt tegi konverentsi! Ma arvan, et sa, kui ekspert, saate mind aidata. "
4. Allurite mobiliseerimiseks: "Õnnitleme - juba reede. Jääb eelarve täitmiseks eelarvele - ja saate lõõgastuda. "

5 kohutavat esimest fraasi, mis teie kirja tapavad

American Company Hubspot leidis, millised esimesed pakkumised ei ole lugeja poolt inspireeritud, kuid vastupidi teete kirja eemaldamiseks. Uuri välja, millised fraasid on ja kunagi kasutavad neid kirjavahetuse alguses.

Business Kirjavahetuse üldeeskirjad

Teie ettevõtte maine on kaudselt sõltuvalt sellest, kuidas ärikiri on kaunistatud ja kirjutatud. Võib öelda, et ettevõtte eduka kujutise moodustamiseks ja selle maine moodustamisel on vaja järgida nii välise ja siseteabe saamise eeskirjade töötajate töötajaid.

Kirja tühi. See on õige kasutada toorikuid kaunistatud ettevõtte identiteeti, mille üksikasjad on olemas. Stiili all on teadlik logo olemasolust, spetsiaalse fondi kasutamisest, mis näitab kõiki kontaktandmeid ja organisatsiooni täielikku nime.

Lehe kujunduse. Äriregistri kirja tegemisel kasutatakse väljad (vasak väli - 2 cm, paremal - 1 cm, ülemine ja alumine taane - 2 cm). Kui kiri sisaldab mitmeid lehti, peab nummerdamine olema nende kohta (pannakse lehe ülaosale keskel).

Stiil. Business Kirjad on kirjutatud ametliku äri stiilis, mis hõlmab lühikirjeldust sisuliselt kirja, täpsuse sõnastuse ja kasutamise templid ja standard revolutsiooni. Lisaks on äri kirjavahetus reegel: üks probleem on üks täht.

Teksti struktuur. Standardkirja ärikirjavahetuse sisaldab kolme osa:

1. Adressaatile kaevamine.
2. Kirje (tähemärgid tähed).
3. Põhiosa.
4. Kokkuvõte.

Ettevõtluse kirjavahetuse reeglid inglise keeles

Ettevõtete kirjavahetuse registreerimine inglise keeles toimub vastavalt üldnõuetele:

1. Teksti levitatakse lõigete kohaselt ilma punase stringi kasutamiseta.
2. Vasakpoolne ülemine nurk, kui kirja kirjutamine peab sisaldama saatja isikuandmeid (täisnimi või organisatsiooni nimi ja selle aadress).
3. Allpool on vastase nimi või adressaadi ettevõtte nimi, mille aadress näitab (uues reas).
4. Kirjutamise kuupäev on näidatud allpool kolm rida või ülalt paremas nurgas.
5. Suurem osa kirjast asetatakse lehe keskele.
6. Peamine idee on parem alustada kaebuse põhjuse põhjuse tõttu: "Ma kirjutan ..."
7. Standardne kiri tuleb täita väljendiga: "Sinu siiralt" Juhul kui te teate adressaadi nime; "Teie ustavalt" - kui mitte.
8. Neli rida vahele jätta pärast tänu, täpsustage oma nimi ja asukoht.
9. Allkiri asub ülaltoodud nime ja tervituse vahel.

"Keel" äri kirjavahetus

Erinõuded esitatakse ärikirjavahetusele. Esiteks ei tohiks tähed sisaldada emotsionaalset värvi. Nad peaksid olema kõige vaoshoitud, lühikesed ja täpsed. Loogiline ja järjekindel tekstiehitus asendab täielikult emotsionaalsust. InterMomomondia, sõnade vähendamine, lühendid, mis ei ole üldtunnustatud nimekirjas - kõik see tuleks vältida ärikirjavahetuses.

Üks tähtsamaid kirjade kirjutamise tingimused on tähenduses täpsus, mis esindab selle praktilist väärtust.

Järgmine oluline kriteerium on teksti loogiline avaldus. Sõna ei tohiks allutada kahekordse tõlgendamise - see võib muuta tähenduses sisu kirjas ja anda see soovimatu tonaalsus.

Mis tahes ärikoha peamine eesmärk on veenvus teatud vaatenurga väljendamisel . Peamised reeglid dokumendi kirjalikult ja koostamisel, kontori märkus või kirjutamine on kirjaoskus, argumentatsioon, õige kaebus, teabe täpsus ja piisav arv tõendeid.

Allpool on mitmed eeskirjad ärikirjade kirjutamiseks:

Pronoveerimise kasutamine. Äriregistreerimises tuleks vältida isiklike emotsioone ja arusaamu peegeldust. Äriinfo edastatakse traditsiooniliselt standardvormide abil. Reeglina sellise kirjavahetuse käigus väljendatakse kogu ettevõtte huve, mitte eraldi isiksust, mistõttu on apellatsioonkaebus ka mitmusest. Ja vaatamata asjaolule, et see hõlmab asesõna "me" kasutamist, tuleks seda vältida asjakohaste verbi vormide abil.

Pandi vormid. Äriregistreerimisel peate kasutama kihistamist. Sellistel kaebustel on pehmem välimus. Näiteks, kui taastate fraasi: "Te ei täitnud remonditööd", ei ole sõnad "lepingus ette nähtud remonditööd täidetud," siis on võimalik märkida töö mittetäitmise asjaolu, ilma et see eierimata otsesed tasud. See tähendab, et rikkumise fakt on täpsustatud, kuid konkreetseid kurjategijaid ei ole täpsustatud, mis muudab kirja tooni pehmemaks.

Tegelikku hoiust kasutatakse objekti määramisel kirjas, mis toimib teatavate meetmete algatajana. Näiteks õigusosakond annab selgituse ... ". Tuleb märkida, et need ettepanekud kasutavad reaalajas vormi.

Kannatuste lubaduse kasutamine määrab kirja olemuse. Sellised vormid võimaldavad teil keskenduda konkreetsele sündmusele ja mitte tegevuse esitajatele (ettepanek saadetud aruandes). Rakendage kihistunud hoiust ja kui objekt on tõendatud (koosoleku kuupäev on määratud).

Verbi vormi vorm. Kui on vaja keskenduda pidevalt korratavatele meetmetele, kasutatakse lõpetamata vormi tegusõnu nende kirjeldamiseks (eksperdid rikuvad regulaarselt ajakava). Kui protsessi lõpuleviimiseks on vaja eraldada, rakendatakse tegusõnade täiuslikku vaadet (patrullid on teenust kandmiseks hakanud).

Aktsentide kasutuselevõtt. Hoolimata asjaolust, et enamikel juhtudel on ärikirjavahetus neutraalne, mõnel juhul on teatud punktides täiendava tähelepanu keskmes. Selleks kasutatakse sissejuhatavat pööret leevendamist. (Kui te kasutate fraasi "Palun saatke dokumentatsioon, mis teil on", nagu te palun saatke dokumentatsioon, mis ilmselt on teil ", siis pinge aste on selles oluliselt vähenenud ja see sobivam on ettevõtte nõuetele. Kirjavahetuse taktika).

Äriskirjade kirjutamisel on vaja pöörata tähelepanu ka vastase lugupidavale suhtumisele. Niisiis, kui fraas "Me ei huvita teie pakkumise", et asendada "Kahjuks me praegu ei ole huvitatud teie pakkumisest" See on vabastatud tarbetu jäikusest, mis ei ole ärikirjavahetuses asjakohane.

Sissejuhatavad struktuurid on ka äri kirja oluline osa, kuna need ei ole nii kuivad. Vastavalt business etiketi normidele on asjakohane fraas "Taotlus kompileerimiseks, kui võimalik, oma ekspert mõisted meie materjalide kvaliteedi kohta". Sissejuhatavad kujundused on hea vahend, et vähendada kategoorilist austust ja tähelepanelikkust, samuti heatahtliku tooni väljendeid. Nende kasutamine võimaldab teil mõtet väljendada, ei abistanud vastase uhkust.

Äripidaja kirjavahetus Etiquette: 5 näpunäiteid, kuidas teha hea mulje kaugelt

1. Kirja reageerimisaeg näitab teie huvi kommunikatsiooni koostöö vastu. Te peate reageerima ärikirjadele võimalikult lühikese aja jooksul: minutid, tunnid, maksimaalselt päeva. Kui viivitus on objektiivsed põhjused, saatke kiri ja kirjutage, et nad said sõnumi ja reageerivad varsti. Prioriteetide nõuetekohaseks korraldamiseks peate pöörama tähelepanu vastase tähtsusele vastavatele märgitele - "tähtsus", "teema" ja nii edasi. Selliste kaubamärkide olemasolu näitab, kui oluline on teie vastus.

Vastuse viivitus on kliendi kaotamise suur tõenäosus. Võimaluse korral reageerige kohe. "Hiljem," jätke ainult kirju, millele on õigeaegne vastus. Õpi ennustama inimeste käitumist ja suured läbirääkimised aitavad teil peadirektori koolis.

2. Isiklik kaebus. Isikliku apellatsioonkaebuse on eelistatav, sest see on adressaadi austamise ilming.

Isikliku apellatsioonkaebuse kasutamine on üks kohustuslikke ärikirjavahetuse reegleid. Isiklik orientatsioon on individuaalsuse austamise ja firmaväärtuse austamise meeleavaldus. Lisaks rõhutate oma kirja malli vastuste halli massist.

3. väljendage tunnustuse sõnad (apellatsioonkaebus). Hinnang, väljendatud kirjas, on tänu omapärane väljendus vastase valiku või kliendi jaoks teie ettevõtte kasuks. Kirjalik vastus alustades sõnadega "Tänan oma kirja eest" näitab vastast, et see on teie jaoks väärtuslik. Selline ärikiri toon on õige, kuna see peegeldab konstruktiivset positsiooni. Näiteks:

Tänulikkus teie ettevõtte usalduse väljendus toimub selliste struktuuride abil kirjade alguses:

• Tänan teid huvi eest ...;
• Tänan Teid kirja eest ...;
• Tänan, et võtsite meiega ühendust ...;
• Täname teid valides meie ettevõtte ...;
• Tänulik teile huvi ...

4. Positiivne lõpetamine. Kokkupandavad disainilahendused - tagatud vastase tähelepanu pööramiseks pärast kirjaga tutvumist. Seetõttu on soovitav määrata selles vormis positiivne suhtumine ärikirjavahetuse ja luua positiivne meeleolu kirjavahetuspartner ja soov jätkata side. Näiteks;

lõpuks, mis jääb teie kirja lugemisel adressaadi tähelepanu. Turvaline ärikommunikatsiooni emotsionaalne positiivne atmosfäär viimastel fraasidel. Loo adressaadilt hea tuju - nii et ta tahtis sinuga uuesti rääkida. Näiteks:

Kommunikatsiooni jätkamiseks alati lõpeb kirjaga alati positiivne suhtumine vastase vastu. Nendel eesmärkidel saate kasutada disainilahendusi:

• Meil on hea meel teha koostööd;
• Valmis vastata teie küsimustele;
• Küsimuste korral võtke ühendust;
• Loodame vastastikku kasulikku koostööd;
• Meil on hea meel teid aidata;
• Lugupidamisega.

5. Allkiri ja kontaktplokk. Töötaja, kes juhib ärikirjavahetust peab olema idee, kes viibivad "teisel pool monitori." Teisisõnu, teave vastase nime, ametikohtade ja kontaktandmete nime kohta:

1. Nimi (perekonnanimi) - pakkuda võimalust isikliku ringluse;
2. Positsioon - annab vastase pädevuse taseme mõistmise
3. Koordinaadid - aitavad kaasa täiendavate sidekanalite tekkimisele.

Optimeerida tööd äri kirjavahetuse, plokk kontaktandmed kõige paremini standard seaded. See üksus peab olema kirjades partneritele, kolleegidele ja klientidele professionaalse suhtumise sümbolina.

Elektroonilised ärikirjavahetuse reeglid

Grigory Siazonenko, CJSc Information Protection Company peadirektor, Moskva

1. Kasutage nuppu "Vastus kõigile" nuppu. Kui kirjavahetuses osalevad mitu inimest, peate kõigile reageerima ja mitte ainult viimase sõnumi saatja.

2. määrake alati kirja teema. Enamikul juhtudel näeb saaja ainult uue kirja pealkirja. Hiljem teave "Teema" valdkonnas aitab leida ja sorteerida sõnumeid. Pealkirjas, saate kasutada näiteks märgis sõnad - näiteks "TÄHTIS!" - Aga ainult siis, kui nad tegelikult vastavad sisu sisu (aga see on mugavam lihtsalt vajutada "tähtsust" nuppu, mis on kõik Populaarsed postisaadetised - ja kaubamärk ilmub väli "teema"). Töötage välja ühe sõnastuse vorm ja kleepige kogu aeg. Pidage meeles, et täna kasutavad paljud automaatsed filtrid kirjavahetuse sorteerimiseks. Seetõttu tuleb pealkiri valida nii, et see saaks "lugeda" ja autot.

3. Kiri peab olema lühike ja struktureeritud. Püüdke esitluse tähenduse ja selguse maksimaalset läbipaistvust, jagada olulisi ja sekundaalseid üksikasju. Teie huvides, nii et pärast ühekordse lugemise ärikirja lugemist oli lihtne mõista nii probleemi olemust ja küsimuse ajalugu, ettepanekute tähendust ja adressaadilt oodatavate meetmete olemust. Täiendavad materjalid (dokumendid, tabelid, fotod) on parem saata manusena, et mitte sõnumi teksti pumbata; Samal ajal, kirjas peate täpsustama, millised failid saadate.

4. Ole viisakas. Mis tahes kirjas peab olema koht tervitamise, käitlemise ja allkirjade jaoks (saate selle automaatselt teie postituse lisamiseks). Samuti on vaja paigutada semantilised ja emotsionaalsed aktsendid - vältida telegraafiilist. Isegi kui kirjavahetus kehtib ägeda probleemi või konflikti suhtes, järgige lugupidavat tooni. Lõppude lõpuks on oluline äri mitte solvata ja lahendust leida. Turvasüsteem ja viisakus - selles hea abilised.

5. Tähtedele tuleb vastata! Ja kohe. Selle põhilise tõe arusaamatus toob kaasa palju arusaamatusi. Saatja peab õppima, et kiri loetakse ja mõne aja pärast saate oodata sisukat vastust. Ei ole vaja täielikult tugineda vastamismasinad ja automaatsed teated - kirjutada lühike fraas ise. Mõne kirja jaoks, vastupidi, te ei pea vastama. Esiteks, kus teie aadress on "Copy" valdkonnas: saatja soovib, et te teaksite kirjavahetust teise isikuga. Teiseks, nende kohta, kus teie aadress ei ole üldse: see tähendab, et kirja autor lisas teie koordinaadid "peidetud koopia" valdkonnas - see kavatseb teid tutvuda sõnumi otsese adressaadiga salajase adressaadiga .

6. Ärge kustutage teksti teksti, millele vastate. On võimalik, et teie vastus reread aega pärast aega - võib-olla isegi paar aastat. Paljud ettevõtted kasutavad juba e-posti arhiveerimissüsteeme. Muide, riikides, kus ettevõtte ametniku e-kiri tunnistatakse õiguslikult oluliseks dokumendina, on kirjavahetuse pikaajaline ladustamine seaduse nõue. Meil ei ole veel sellist asja, vaid praktiseerivad kirjalikud seaded. Vaata iga kirja, mida sa kirjutad, saaja silmad. See on äri kirjavahetuse põhireegel. Kui te seda järgite, hakkavad adressaadid oma sõnumite väljalaskelt eraldama.

7. Kirjutage pädevalt. Kirjas tehtud ühed vead on adressaadile solvavad, sest neid tajutakse kiirustamise või hooletuse ilminguna. Ja mitmeid vigu näitavad saatja madal kultuuriline tase, samuti - kuna see räägib peagi äri kirjavahetusest - esindavad kahjumlikus valguses ja ettevõttes, kus saatja töötab.