Äriprotsesside korraldamine(ÄriprotsessOorganisatsioon) - kombineerib meetmeid oma sisemise struktuuri (tehnoloogiline, ajaline, ruumiline, organisatsiooniline) loomiseks, võttes arvesse ettevõtte spetsiifilisi tingimusi teatud valdkonna jaoks. Tulemuseks on plaan, mudel, protsesside kirjeldus nende elluviimise aluseks.

Organisatsioonilised tegevused (vt diagramm 1) hõlmavad: protsessi ja organisatsiooni struktuuri edenemise määramist, ressursside väljaselgitamist, eestvedamise loomist, protsessiandmete ja dokumentide genereerimist, infoteenuste väljatöötamist ja muid aspekte.

Skeem 1. Ettevõtte äriprotsesside korraldamise peamised aspektid.

Süstemaatilise lähenemise kuus etappi

Süstemaatiline lähenemine protsesside korraldamisele põhineb kuuel etapil (vt diagramm 1) ja hõlmab kuuest punktist koosnevat meetodit.

1. Esialgse olukorra uurimine

2. Analüüs ja hindamine

3. Kontseptsiooni arendamine

4. Protsessi lahenduse üksikasjad

5. Rakendamine

6. Rakendus

1. sammus viiakse läbi erinevate vahendite ja meetodite abil protsesside tegeliku seisu uurimine, samuti selle analüüs. Tegelik olek võib kajastada järgmisi andmeid: protsessi kuuluvus ja tulemused, tellimuse kestus (tööpäevad, vahetused), tellimuste töötlemise kulud (tunnid/tellimus, minutid/tellimus), sündmuste ja kaasatud töösüsteemide arv, sündmuste osakaal, mis loovad ja ei tekita maksumust, organisatsiooni tasandite arvu, ruumikasutust, töösüsteemi/võimsuste kasutamist, viivitusi, ooteaega, töötingimusi; häirete juhtimine jne Põhjuste ja stiimulite alusel töötatakse välja vajalikud eesmärgid.

IN 2. samm kogutud andmeid tuleb vastavalt analüüsida, ette valmistada, s.o. korraldada, kontrollida terviklikkust, töödelda ja hinnata.

Näide. 1. etapi tulemuste sünteesi põhjal moodustas projektimeeskond ühisehindamine tugevate ja nõrkade külgede vormis.

Võttes arvesse tuvastatud ebaefektiivsuse põhjuseid, alustatakse muutmismeetmete väljatöötamist. Muudatuste alternatiivsed võimalused on: protsessi täielik (ümber)korraldamine või selle järkjärguline parandamine.

IN Samm 3, uuritakse võimalike lahenduste variante, selgitatakse välja nõuded ja vajalikud eelised. Siin kujunevad meetmed protsesside korraldamiseks eelkõige võimalike lahenduste üldise planeerimise näol. Sel juhul kehtib järgmine põhireegel: : Mida rohkem üksteisest tähenduslikult erinevaid variante leitakse, seda suurem on eesmärgi saavutamise tõenäosus. Lahendusvalikuid võrreldakse:

• saavutatud tulemused;
• rakendusnõuded;
• kulud ja teostusaeg;
• töötajate koolitamise ja ümberõppe vajadus jne.

Etapi lõpus tehakse lõplik otsus ühe pakutud variandi rakendamiseks. Kuna nõuded ja vajalikud meetmed on juba eelmises kindlaks määratud, siis liigume edasi Sh4. august - protsessi lahenduse üksikasjad. Detailplaneering hõlmab: valitud lahenduse tegelikku detailiseerimist; töösüsteemide, mõnikord ka töökohtade organiseerimine, teisaldamine ja muutmine; vajalike rakendusmeetmete väljatöötamine (ümberõpe, tööaja ja tasusüsteemide korraldus, koostöö muudatused, protsessijuhiste ja dokumentatsiooni väljatöötamine).

IN Samm5 rakendatakse vajalikke ettevalmistavaid ja muutmismeetmeid:

• protsessi paigutus;
• materjalivoo korraldamine;
• töötajate ümberõpe;
• töökorralduse, samuti tootmismeetodite ja -vahendite muutmine.

Järgmisena viiakse läbi valitud lahenduse tegelik juurutamine ettevõttes. Võimalike puuduste ja nõrkuste väljaselgitamiseks viiakse läbi pilootprojekt, mis tähendab protsessi järjepidevat kulgemist kuni kavandatud tulemuste saavutamiseni.

Ettevõtte äriprotsesside ülesehitamine algab selle olemust ja toimimismehhanismi kajastava diagrammi väljatöötamisest. Sellise diagrammi loomine võimaldab teil visualiseerida, kuidas teie ettevõte töötab või peaks toimima.

Kust alustada äriprotsesside ülesehitamist?

Äriprotsessi arendamise etapid on edukad, kui tunnete hästi oma ettevõtte spetsiifikat ja mõistate, millised tegevusahelad on milleks vajalikud. Esiteks peate määrama kõigi protsesside piirid. Teil on vaja täielikku loendit, mis sisaldab üksikasjalikult kõiki ettevõttes toimuvaid äriprotsesse.

Struktuur peaks olema lihtne ja loogiline: pikad pealkirjad ja keerukad protsesside kirjeldused ei aita kaasa tõhusale arusaamisele. On vaja määrata pealkiri ja kirjeldus, mis annab sisuka, kuid lühikirjelduse. Protsessi kirjeldus võib näidata kasutuseesmärki või -omadusi. Lakoonilised nimed ja napisõnalised kirjeldused lihtsustavad ja kiirendavad navigeerimist, mis on eriti oluline, kui protsesse on palju.

Üldine lähenemine ettevõtte äriprotsesside ülesehitamisele

Äriprotsessiga töötamine ja ka selle elluviimine on läbimõeldud ja loogilise ülesehitusega palju lihtsam. Enne ehitamise alustamist veenduge, et struktuur on optimeeritud, mille jaoks peate järgima olulisi soovitusi:

• Looge väikeseid äriprotsesse, jagades need võimalusel loogilisteks plokkideks. Ühele diagrammile ei tohiks asetada rohkem kui tosin või pool elementi. Kui protsess on keeruline, on parem rakendada üksikuid elemente alamprotsessidena ja konfigureerida nendevahelised ühendused;
• Ehitage äriprotsessi põhivoog ühel tasemel, alternatiivsed teed, neutraalsed ja negatiivsed sündmused - harudes;
• Protsessi ehitamisel veenduge, et suurim arv niite oleks paigutatud ühes suunas. Saate valida kahe populaarse ehitusviisi vahel: ülalt alla või vasakult paremale;
• Esitage äriprotsesside parameetrid selgete ja loogiliste nimedega. Kui protsessi parameetrit kuskil ei kasutata, kustutage see.

Skeemi koostamine ja etapid

Konstruktsiooni saab teostada järgmise algoritmi abil:

1. Piiride seadmine. Iga äriprotsess algab teatud sündmusega ja lõpeb teise sündmusega. Alustuseks peate tuvastama sündmused, mis on protsessi algus ja lõpp.
2. Joonistage protsessi plokid. Koostage kõik plokid (alamprotsessid ja toimingud) nende täitmise järjekorras. Pidage meeles, et selles etapis tuleks diagrammi lihtsustada.
3. Muutke diagramm keerulisemaks. Lisage sellele võimalikud sündmuste arendamise stsenaariumid, samuti vahepealsed äritegevused.
4. Määrake rollid. Äriprotsessi ülesehitamine ei tähenda konkreetsete ametikohtade või konkreetsete töötajate lisamist diagrammi. Konstruktsioonis kasutatakse rolli mõistet. Ühte rolli võivad täita erinevad töötajad, üks töötaja võib täita mitut rolli.
5. Postitage dokumente, mis esindavad mis tahes teavet (kirjad, aruanded, sõnumid). Ka selles ehitusetapis tuleb arvestada vahetoodetega, milleks võivad olla ühest plokist teise liikuvad protsessid.
6. Märkige kasutatud programmid ja andmebaasid.
7. Korraldage äriprotsessides kasutatavad materjalid ja tööriistad. Siiski ei tohiks te kirjeldust selles ehitusetapis liiga üksikasjalikuks muuta.
8. Määrake süsteemis arvessevõetavad tulemusnäitajad ja lisage need projekteerimisskeemile.
9. Ühendage diagramm teiste äriprotsessidega. Märkige, mida teie protsess teistega vahetab.
10. Kontrollige saadud mudelit pärast ehitamist.

Äriprotsesside modelleerimine

Protsessi paremaks ülesehitamiseks on parem see esialgu visualiseerida. Selleks on mitmeid programme.

Eelised:

• Visualiseerimine diagrammide abil;
• ei nõua programmeerimisoskusi;
• Võimalus jälgida ülesannete täitmist;
• Integratsioon platvormiga 1C Bitrix
• Rollide määramine;
• ELMA BPM-iga töötamiseks on olemas täielik dokumentatsioon

Ärimudelite süsteem

Eelised:

• Võimaldab luua ettevõtte visuaalse organisatsioonilise struktuuri;
• Personali säilitamine;
• Äriprotsesside modelleerimise oskus;
• KPI süsteemi visualiseerimine ja juhtimine.

Eelised:

• Mis tahes mudelite ehitamine
• Mudelite elujõulisuse kontrollimine
• Dokumentide automaatne genereerimine
• Äriprotsesside mudelite peenhäälestus
• Mudeleid saab tõlkida koodiks
• Mudeli üleslaadimine graafilisel kujul
• Versioon Mac OS X jaoks

Millised omadused peaksid olema valmis äriprotsesside diagrammil?

Äriprotsesside ülesehitamine peaks lõppema selge ja läbimõeldud skeemi olemasoluga. Seda vaadates peaksite saama aimu järgmistest asjadest:

• milliste muude protsessidega ja kuidas see on seotud;
• milliseid operatsioone, kes ja millises järjekorras teeb;
• milliseid dokumente ja millistel toimingutel kasutatakse;

Kvaliteetne diagramm, mis on koostatud kõiki ehitussoovitusi arvesse võttes, peaks olema informatiivne ja kergesti mõistetav. Peaks olema selge, kuidas seda protsessi päriselus teostatakse.

Ettevõte on kasumlik ainult siis, kui olulised äriprotsessid luuakse õigeaegselt. Põhimõtteliselt kujutavad need endast strateegiat, mis aitab soovitud tulemusi saavutada. Seetõttu peaks äriprotsesside ülesehitamine, olulisemate väljaselgitamine ja modelleerimine saama ettevõtte arengu kohustuslikuks etapiks.

Miks on vaja äriprotsesse üles ehitada?

Protsesside loomise töö võtab palju aega, kuid toob tõhusaid tulemusi. Eristatakse järgmisi ehituseesmärke:

• Kirjeldus. Mudeli koostamine aitab teil protsessi algusest lõpuni uurida ning hinnata selle tugevaid ja nõrku külgi.
• Ratings. Igasugune tegevus toimub reeglite järgi, seetõttu on oluline reguleerida äriprotsesside arengut.
• Suhted. Äriprotsesside loomine aitab luua suhteid üksikute elementide vahel.

Kuid pelgalt mudeli ehitamisest ei piisa – tuleb luua ka loogilised seosed erinevate protsesside vahel. Protsesside moodustamine toimub teatud järjestuses:

• Ettevalmistus: projekti aja, samuti osalejate koosseisu määramine.
• Arendus: käivitavate sündmuste analüüs, ligikaudsete tulemuste ja võimalike riskide hindamine.
• Kontrollimine: saadud tulemuste võrdlemine oodatud tulemustega.

Ettevõtte äriprotsessid on üles ehitatud kaasaegse arvutitehnoloogia ja tarkvara abil.

Kuidas koostada äriprotsesside diagrammi?

Äriprotsesside koostamise etapid:

1. Piiride seadmine. Sündmuste määramine, mis on protsessi algus ja lõpp.
2. Protsessiplokkide skemaatiline esitus. Alamprotsesside ja operatsioonide plokkide paigutus täitmise järjekorras.
3. Skeemi komplikatsioon. Lisades sellele erinevad võimalused sündmuste ja vaheoperatsioonide arendamiseks.
4. Rollide jaotus. Äriprotsessi ülesehitamiseks ei ole vaja skeemile sisestada konkreetseid ametikohti ega konkreetseid töötajaid – kasutatakse rolli mõistet. Üks esineja ei pruugi täita ainult ühte rolli.
5. Dokumentide (aruanded, teated, kirjad) paigutamine, vahetoodete arvestus.
6. Kasutatavate programmide, süsteemide ja andmebaaside selgitamine.
7. Ettevõtte äriprotsessides kasutatavate materjalide ja tööriistade asukoht.
8. Tulemusnäitajate määramine.
9. Ahela sidumine teiste protsessidega.
10. Saadud mudeli struktuuri kontrollimine.

Äriprotsesside diagrammi koostamise tulemus

Selge, läbimõeldud ja arusaadav skeem on väärtuslik tulemus, mille poole peate ettevõtte äriprotsesse luues püüdlema. Kõigi reeglite järgi teostatud ehitus peaks andma aimu järgmistest asjadest:

• kuidas protsess algab ja lõpeb;
• milliste muude protsessidega on see seotud;
• milliseid operatsioone, kes, millises järjekorras teeb;
• milliseid dokumente kasutatakse erinevates toimingutes;
• milliseid tööriistu ja materjale on vaja;
• kui kõrged tulemusnäitajad peavad olema saavutatud, et protsessi edukaks lugeda.

Kvaliteetne diagramm on alati informatiivne ja kergesti mõistetav. See annab aimu, kuidas protsess reaalsetes tingimustes toimub.

Video äriprotsesside ülesehitamise kohta

Ja ometi on inimmõistus püüdnud seda enam kui 2000 aastat tulutult mõista, teisest küljest on tal õnnestunud vähemalt ligikaudselt analüüsida palju tähendusrikkamaid ja keerukamaid vorme. Miks nii? Sest arenenud keha on kergem uurida kui keharakku. Lisaks ei saa te majandusvormide analüüsimisel kasutada ei mikroskoopi ega keemilisi reaktiive. Mõlemad tuleb asendada abstraktsiooni jõuga.

Äriprotsessidest räägitakse palju, sageli peamiselt seoses äri automatiseerimisega. Kasutan ka seda terminit, sh oma artiklites CRM-süsteemidest, ERP-st, töötamisest BPMN-i tähistustega, IDEF0-ga ja muude vahenditega, mida võib vaja minna ärikonsultandi töös ja automatiseerimissüsteemide juurutamisel. Samas ei leidnud ma RuNetist mõistet “äriprotsess” selget ja üksikasjalikku definitsiooni.

Paljud autorid kasutavad seda "vaikimisi", "intuitiivse" terminina ilma dekodeerimata või tekitavad üldiselt täiendavat segadust alternatiivse terminoloogia kasutamisega, näiteks kirjutavad nad äriprotsessi asemel "äriüksus" jne.

Selles artiklis otsustasin rääkida sellest, mis on äriprotsess, rääkida selle kontseptsiooni tekkimise ajaloost ja sellest, kus seda saab ja tuleks rakendada. Äriprotsesside teemale kavatsen pühendada ka järgmise artikli, milles räägin, kuidas äriprotsesse õigesti kasutada.

Äriprotsessi definitsioon

Äriprotsess on inimese (või mitme inimese) tegevuse loogiline jada meeskonnas. Äriprotsessi kirjeldamise eesmärk on analüüsida ja reguleerida teatud toiminguid meeskonnas.

1. Äriprotsess toimub alati inimese osalusel. Kui toiminguid teeb automaatne süsteem või programm, siis pole tegemist enam äriprotsessiga, vaid tehnoloogilise protsessi või spetsifikatsiooniga. Ja siis hakkavad kehtima veidi teistsugused standardid, kirjeldusmeetodid ja juurutusfunktsioonid.
2. Äriprotsess hõlmab alati mitut inimest, kas otseselt või kaudselt. Isegi kui inimene töötab üksi (näiteks kirjanik), on tal ikkagi kliente (kirjastusagentuur) ja tarbijaid (lugejaid). Samuti ei tööta müüja "vaakumis" - tal on toodete tarnijad ja ostjad ning kõik need inimesed on ka ühel või teisel viisil äriprotsessi kaasatud.

Äriprotsessi kirjeldus

Äriprotsessi kirjeldus on töötajate tegevuste jada kirjeldus teatud toimingute tegemisel graafilisel ja tekstilisel kujul, et reguleerida toiminguid meeskonnas, analüüsida ja optimeerida nende järjestust.

Äriprotsesside kirjeldus on loominguline töö. Isegi kui kirjeldate "mis on", on mõned ebatäpsused siiski lubatud, nurgad on "silutud", mõned toimingud jäetakse tajumise hõlbustamiseks välja. Ja kui kirjeldada “mis peaks olema”, siis luuakse olemasoleva põhjal midagi uut. Samas piiravad ärianalüütikut endiselt ranged piirangud – reeglid, süntaks, loogilised piirangud.

Mina isiklikult võrdlen uue äriprotsessi loomist loovuse, kunsti ja range matemaatika harmoonilise kombinatsiooni peenel niidil balansseerimisega.

Samal ajal peate mõistma, et ükski äriprotsess ei saa olla täiuslik ja vastata 100% tegelikkusele. Alati on ruumi mõningatele lihtsustustele ja oletustele, kusagil teeb ka kõige rangemate regulatsioonide rakendamisel inimfaktor omad korrektiivid.

Lisaks, nagu me teame, sisaldab iga uus üksus alati edasise täiustamise võimalust. Ja ka äriprotsesside loomine kinnitab seda filosoofilist teesi. Ükskõik, kui palju sa ka ei üritaks äriprotsessi täiuslikult kirjeldada, on selles siiski midagi, mida saab parandada kas praegu või tulevikus.

Ja siin on ühest küljest väga oluline end õigeaegselt peatada, sest uuendatud äriprotsesse rakendavad reaalsed inimesed, kes on harjunud töötama "vanamoodi" ning nende mõtlemisinerts ja õppimisaste. võimet tuleb arvestada. Samuti nõuab teatud investeeringuid automatiseerimine, mis tavaliselt sisaldub äriprotsesside kaasajastamisel. Ja siin tuleb lähtuda kliendi tegelikest võimalustest.

Sellest kõigest peab ärikonsultant ise selgelt aru saama, teadma, kus ja mis eelduste tasemel ta äriprotsessi kirjeldamist lihtsustas ning kus otsustas objektiivsetel põhjustel (rahandus, inimfaktor) mõned otsused tulevikku lükata. Ja seda kõike tuleb osata lihtsalt ja selgelt ärijuhile selgitada.

Peamine erinevus äriprotsessi ja tehnoloogilise protsessi vahel seisneb selles, et tehnoloogiline protsess eeldab väljundis ühte väga kindlat tulemust. Näiteks kui me räägime tootmisest, siis väljundiks peaks olema teatud parameetritega toode.

Muidugi on isegi tehnoloogilises protsessis võimalus saada defekt, kuid mitte üks loomulikest valikutest, vaid tehnoloogilise protsessi rikkumise tagajärjed. Äriprotsessis viibides võib “väljund” tulemus erineda sõltuvalt teatud tingimuste täitmisest äriprotsessi “kehas”, mis viidi läbi rikkumiste ja ebaõnnestumisteta.

Selguse huvides võib tehnoloogilise protsessi kirjeldus välja näha järgmine:

1. Võtke toorik A;
2. Me ühendame selle toorikuga B;
3. Protsess vastavalt parameetritele C;
4. Saame üksikasjad kätte.

Äriprotsessis peetakse järgmist olukorda üsna normaalseks:

1. Saame sisendandmed A:
   • Kui andmed vastavad tingimusele B, jätkake jadaga C;
   • Kui andmed vastavad tingimusele D, tehke samme E.
2. Saadud tulemus edastatakse väljundisse.

Termini ajalugu

Näiteks kui ma IDEF0-st artiklit kirjutasin, siis mõned lugejad tõid tähistusnäidetena näiteid mõne ministeeriumide ja osakondade juhistest Esimese maailmasõja ajal või isegi varem ning graafiliste esitustena käsitleti sõjaliste operatsioonide diagramme ja visuaalseid pilte. Kuid see kõik ei ole äriprotsessi kirjeldus. Kõiki eelnimetatut võib nimetada tehnikateks, visuaalseteks demonstratsioonideks, juhisteks, kuid ei saa nimetada märgeteks.

Tähistus on kaasaegne mõiste ja märkus on midagi, mis on kehtestatud, standardiseeritud, s.t. käskude ja märgete kogum, mida kasutavad pigem paljud inimesed kui üks või kaks organisatsiooni. Äriprotsesside või näiteks programmeerimise kirjeldamiseks võite välja mõelda oma erikeele. Kuid seni, kuni seda pole massikasutuses “testitud”, tuvastatakse ja kõrvaldatakse vastuolud, mitmetähenduslikud tõlgendused ja muud puudused, kuni sellest ei saa väljakujunenud, inimestele tuttavat standardit, ei saa seda nimetada märkimiseks. Märgistustest kavatsen hiljem pikemalt kirjutada. Pöördume nüüd tagasi mõiste "äriprotsess" esilekerkimise juurde.

Tegelikult tekkisid äriprotsesside kirjeldused ja BPMN-i tähistused 20. sajandi 70ndatel, kui infosüsteeme hakati kõikjal kasutama. Nii terminit ennast kui ka tähistusi vajati esialgu spetsiaalselt infosüsteemide arendamiseks.

Fakt on see, et pärast infosüsteemide kasutamise algust on inimeste töö korraldamise keerukus organisatsioonides kordades suurenenud. Lisaks ei mõista masinad abstraktsioone, nad nõuavad ranget algoritmi ning teatud teabe sisestamise ja töötlemise järjekorda. Kui enne automatiseerimise algust, kui info liikus otse inimeselt inimesele, oli vastastikuse mõistmise probleem inimestevahelise suhtluse tasandil, siis nüüd on vaja seda rangelt reguleerida.

Sellest tulenevalt oli vaja luua kirjeldused mitte ainult inimeste tööst organisatsioonis, vaid ka nende suhtlusest infosüsteemidega. Ja siin ei piisanud tekstimärgetest (juhistest), kus kõik kirjeldused olid vabas vormis, need osutusid ebaolulisteks ja ebamugavateks. Vaja oli standardiseerimist, tegelikult spetsiaalse käsukeele ja üheselt mõistetava tegevuste jada loomist. Pealegi, erinevalt masinkeeltest, peaksid need tähistused muutuma ühtviisi mugavaks nii masinkoodiks tõlkimiseks kui ka inimese tajumiseks.

Esimesed metoodiliselt väljatöötatud äriprotsesside tähistused (ja ma räägin konkreetselt metoodiliselt välja töötatud tähistustest, näiteks IDEF3***) ilmusid sõjaväelaste seas Ameerika Ühendriikides. Põhjus on ilmne – juba siis kasutas USA sõjavägi kaugühendusi kasutades automatiseerimist, s.t. seesama süsteem, millest hiljem sai Internet. Ja sellise infosüsteemide kasutustaseme juures oli äriprotsesside tähistuste vajadus eriti tungiv.

***Metoodiliselt arendatud noodikirjade teemal ütlen ka paar sõna. Miks ma tõin näiteks IDEF3: ma pole veel näinud metoodiliselt rohkem arendatud süsteemi äriprotsesside kirjeldamiseks. Isegi BPMN 2.0 arendatakse ja täiustatakse endiselt. Ja kui loete IDEF3 ingliskeelset kirjeldust (ma pole veel vene keelde tõlget näinud), saate hinnata ka selle arengu sügavust.

Nende abiga osutus võimalikuks äri optimeerimine, s.t. saavutada sama kuluga suurem jõudlus.

Ettevõte oli eriti huvitatud optimeerimisvõimalusest. Teatavasti peate millegi parandamiseks selgelt aru saama, mis teil on ja mida selles muuta soovite. Ja graafilised tähistused näitasid selgelt mõlemat olukorda - lähtepunkti ja soovitud tulemust, aga ka kõige probleemsemaid kohti. Nende andmete põhjal osutus optimaalse lahendustee valimine ja optimaalse moderniseerimisvõimaluse modelleerimine palju lihtsamaks kui ilma selliste mugavate tööriistadeta.

Just siis ilmusid äriprotsesside ja äriprotsesside tähistused, kaks lahutamatult seotud mõistet.

Väga oluline on mõista, et näiteks eraldi “müügiäriprotsessi” pole. On olemas müügiprotsess, millest saab äriprotsess, kui seda kirjeldatakse tähistusega. Need. Ilma äriprotsessi kirjelduseta märgistuses tegelete müügiga, keegi ei vaidlusta seda. Kuid kuigi kindlat kõigutamatut ja ühemõttelist kirjeldust pole, on teie müük mõnevõrra spontaanne nähtus. Ja need muutuvad äriprotsessiks alles pärast seda, kui need on tähistuse raames kirjeldatud ja selle kirjelduse praktikas rakendatud.

Müük on kõige lihtsam ja ilmsem näide. Igaüks meist ostjana ja paljud ka müüjatena tunnevad seda protsessi. Ja me kõik teame, et isegi sama inimene erinevates olukordades (erinevate toodete, erinevate klientide, erineva ilmaga ja üldiselt, olenevalt tujust) müüb veidi erinevalt. Aga kui kirjeldada ja selgelt reguleerida teatud äriprotsessi, siis olenemata sellest, millisest jalast müüja hommikul tõuseb, on müügiprotsess teatud viisil standardiseeritud, piiratud teatud raamistikuga ja sellest tulenevalt rohkem stabiilne.

Miks modelleerida (kirjeldada) äriprotsesse

Äriprotsesside modelleerimine aitab lahendada kahte probleemi korraga:

• Äriõpe. Graafiline esitus diagrammide kujul, s.o. äriprotsesside modelleerimine võimaldab kiiresti mõista ettevõtte töö spetsiifikat ja tuvastada võimalikud kitsaskohad.
• Nähtavuse pakkumine. Nagu me teame, "pilt on väärt tuhat sõna". Seetõttu aitab ettevõtte töö skemaatiline esitus juhil ja ettevõtte omanikul palju kiiremini mõista probleemi olemust ja hinnata pakutud lahendusi. Ärikonsultandi (muide, ka tarkvaratoodete juurutamise spetsialisti) töös on väga oluline, et klient mõistaks kõiki lahenduse eeliseid. Tagasiside pole vähem oluline - diagrammil olev juht näeb mõningaid puudusi isegi projekti arutamise etapis ning rakendamine maksab ilma täiendavate raskusteta ja projekti muudatusteta "lennult".

Äriprotsessid on vajalikud selleks, et esitada keerukat teavet hõlpsasti arusaadavas vormis õppimiseks ja otsuste tegemiseks.

Siin tulevad appi äriprotsessid. Samal ajal kirjeldatakse teatud tüüpi inimtegevust ettevõtte sees graafiliste tähiste abil ja esitatakse kujul, mis aitab juhtkonnal täpselt aru saada, kuidas igas etapis töö toimub ja mida saab siin parandada. Samas ei pea ettevõtte juhil olema mingi kindla profiili kõrge kvalifikatsiooniga spetsialist.

Loomulikult ei saa sellel tasemel hakkama ilma teatud teabekadudeta. Graafilise märgistuse abil on võimatu kirjeldada iga töötaja töö kõiki nüansse ja üksikasju. Kuid need infokaod osutuvad protsesside üldiseks mõistmiseks ja otsuste langetamiseks tähtsusetuks.

Kuidas kirjeldada äriprotsesse

Pärast kogu teabe kogumist tuleb see tõlkida graafiliseks märgistuseks. Siin tasub mõista, et äriprotsesside kirjelduste koostamisel peetakse "heaks vormiks" just graafilisi märgendeid. Enda jaoks saate koostada tähistust nii, nagu soovite, kirjeldustest on olemas ka tekstiversioonid, mida kasutavad näiteks mõned tarkvaraarendajad. Kuid kui kirjutate märkmeid, mida teised inimesed loevad, pole vahet, kas nad on programmiarendaja või ettevõtte juht, valige graafika.

Selle otsuse põhjus on lihtne: teave on paremini tajutav graafilisel kujul. Kui esitate inimesele tekstiseina, kulub tal palju aega ja vaeva, et aru saada, millest te üldse räägite. Ja sel juhul on peaaegu võimatu kogu ülesannet katta. Graafilised diagrammid on teine ​​​​asi - siin saate uurida äriprotsesse erinevatel detailsustasemetel ja igaüks saab graafilist diagrammi kiiresti "üldise pilgu heita".

1. Kogume protsessis osalejaid (töötajaid);
2. Kogume protsessi alustamiseks vajalikku ja piisavat sissetulevat teavet;
3. Kogume kokku kasutatud süsteemid. See võib olla raamatupidamissüsteem, CRM, e-post, Exceli tabelid jne. Kõik, mida töös reaalselt kasutatakse, tuleb fikseerida.
4. Määrame eeldatava tulemuse - mis juhtub protsessi lõpus.
5. Kogume inimese sooritatavate toimingute jada.
6. Isoleerime tingimused. Sõltuvalt erinevatest sisendandmetest ja vahetulemustest võivad toimingud olla erinevad.
7. Kirjeldame kogu kogutud informatsiooni graafiliselt mugavas tähistuses (IDEF3, BPMN 2.0 jne).

Äriprotsessi kirjeldamise reeglid

• Täielikkus.Äriprotsess peab selgelt vastama selle ees seisvale küsimusele. Kui me räägime teatud toote või teenuse müügiprotsessist, siis äriprotsess peab täielikult kirjeldama määratud tulemuse saavutamiseks vajalikke toiminguid ja lõpetades täpselt selle tulemusega (teatud eeldustega, mida eespool mainisin).
• Kokkuvõtlikkus.Äriprotsess peab ühendama piisavuse, s.t. kirjeldage kõiki vajalikke etappe ja toiminguid, olles samal ajal tajumise hõlbustamiseks võimalikult lühidalt. Isiklikult olen enda jaoks välja töötanud “15 minuti reegli” – kui selle aja jooksul suudan ettevõtte juhtkonnale tutvustatavat äriprotsessi selgitada, siis saab seda ka kliendile näidata. See selgub kiiremini - suurepärane, see võtab rohkem aega ja sõnu - peate mõtlema, mida saab lühendada ja lihtsustada.
  Nägin kunagi isiklikult äriprotsessi graafilist kirjeldust, mis on tehtud 2 meetri pikkusele (ja vastava laiusega) lehele. Äärmiselt raske on seda isegi lihtsalt vaadata ja mõista, kuhu milline nool viib. Ja mul isiklikult pole õrna aimugi, kuidas seda kliendile selgitada.
  Pidage meeles, et inimene tajub visuaalselt teatud kogust teavet, mida piirab muu hulgas teatud lehe või ekraani suurus (see on tingitud nägemise omadustest), aga ka elementide arv (ekraani võimalused). aju on samuti piiratud). Klient saab aru lihtsast ja ülevaatlikust äriprotsessist, kui lihtsalt "silmaga" skeemi sisse võtta. Keeruline ja detailidest üleküllastatud, peate rohkem kui ühe tunni õppima, et mõista, mida seal kuvatakse. Tõenäoliselt ei uuri ettevõtte juht, kes pole üksikute osakondade töö ekspert ja kellel on ka vaba aja hulk piiratud, lihtsalt nii keerulist disaini ega mõista isegi kõige olulisemat kujundust. kasumlikud pakkumised.
• Üldtunnustatud tähistuste kasutamine. Te ei tohiks välja mõelda oma märke ja reegleid. Kasutage tähistusi, mida kasutatakse kõikjal maailmas. Olen näinud mõne kodumaise autori raamatutes katseid luua oma noodisüsteem. Ja ausalt öeldes ei saa ma siiani aru, miks nad teevad enda ja oma lugejate elu keeruliseks. See on nagu keelega – võite välja mõelda oma erikeele, kuid keegi peale teie ei saa sellest aru. Ja kui see osutub olemasolevatega sarnaseks, võib tekkida ka segadus. Või peetakse teid kirjaoskamatuks, kuna te ei kasuta tuntud keelte reeglite järgi kirjavahemärke, kääna sõnu jne. Tähistustega on samamoodi – seal on juba väljakujunenud, inimestele teadaolevad ja mis samuti oluline, intuitiivsed tähistused. Need said populaarseks, kuna nende loomise ja muutmise käigus testiti pidevalt nende lihtsust, ühemõttelisust ja mugavust. Kui kasutate valmismärke, mõistetakse ja tajutakse teid kui asjatundjat ning märgete reeglid ise kaitsevad teid loogikavigade eest. Isiklikult soovitan IDEF3 ja BPMN 2.0.
• Kõiki äriprotsessis osalejaid tuleb arvesse võtta ja need tuleb selgelt ära näidata. Ja seda tuleb teha ilma nummerdamisega allmärkusi kasutamata, kommentaare Swimmi jooneobjektides (spetsiaalsed joonealused märkused) jne. See on sageli nende “patt”, kellele meeldib valmis tähiste kasutamise asemel oma kujundusi luua. Mõnes kohas nende nimed ei sobi, teisal tundub neile, et pika nime kandmine äriprotsessi kehas oleks ebamugav. Selle tulemusena tuleb kas vaadata joonealustest märkustest, kelle üle täpselt arutletakse, või unustavad selliste äriprotsesside loojad lihtsalt ühe osaleja ära märkida.
• Tarbijale arusaadav kirjeldus. Kõige tähtsam on see, et teie tarbija, see, kes seda märget loeb, peab kiiresti ja ideaalis isegi ilma teie selgituseta aru saama äriprotsessi kirjeldusest.

Levinud müüdid ja väärarusaamad

Sageli joonistavad inimesed olemasolevate tähistuste omaduste uurimise asemel vabas vormis graafikuid erinevates graafikaprogrammides.

Ma ei soovita seda teha. Esiteks, valmistööriistade kasutamisel ei pea te oma tähistusi ja standardeid leiutama. Kõik leiutati ammu enne sind. Samal ajal on standardsed tähistused tõesti intuitiivsed, kergesti loetavad ja paljudele teada. Teiseks on valmissüsteemidel (IDEF3, BPMN 2.0 jne) hästi välja töötatud metoodika ja ranged piirangud. Neid võib tajuda kui programmeerimiskeelt ja keskkonda selle keelega töötamiseks. Siin ei saa te lihtsalt palju vigu teha; selle eest kaitsevad teid süntaksistandardid ja keskkond ise (redaktori piirangud, automaatsed kontrollid).

Ärge ajage segamini ettevõtte äriprotsesside ja IT-süsteemide äriprotsesside kirjeldusi.

Paljudel automatiseeritud süsteemidel, näiteks 1C või Zoho CRM-il, on oma üksused, mida nimetatakse äriprotsessideks. Kuid neil olemitel pole selles artiklis kirjeldatud äriprotsessidega mingit pistmist. Pea neid "homonüümideks", st. Tundub, et terminid kõlavad samamoodi, kuid meie puhul on see ettevõtte töö kirjeldus, IT-süsteemides aga funktsioonide ja aruannete rühma nimetus.

Levinud viga: äriprotsess toob tingimata väärtust (kasumit).

Kuulsin isegi kuulsatelt esinejatelt, et äriprotsessid peaksid olema kasumlikud. Pealegi nägin äriprotsessi loomisel isegi “veaanalüüsi”, mille puhul pööratakse palju tähelepanu sellele, et 70% tegudest ei too mingit väärtust.

Tegelikult on äriprotsessid erinevad. Mõne tulemuseks on tegelikult kasumi teenimine, näiteks otsemüük. Muudel juhtudel on raske rääkida väärtuse omandamisest ja üldiselt tegude hindamisest sellest vaatenurgast. Kuidas saab näiteks hinnata, millist väärtust toob kaupade saatmine või maksuaruannete koostamine ja saatmine?

Usun, et äriprotsess ei pruugi tuua mingit väärtust, kui mõistame selle all ettevõtte otsest kasumit. Protsessikeskse lähenemise juurutamine ja äriprotsesside juurutamine on suunatud rohkem millelegi muule - väärtuse säilitamisele, s.o. saavutada sama kuluga paremaid tulemusi.

Kas on võimalik luua täiuslik äriprotsess – millal peaksite lõpetama?

Ei. Äriprotsess peaks olema lihtne, arusaadav, mugav ja loetav. Kuid see ei saa kunagi olema täiuslik.

Tööle asudes tundus mulle alati, et ma ei tööta millegi kallal, et kuskil oleks saanud paremini hakkama. Ja sageli palusid kliendid mul seda või teist protsessi üksikasjalikumalt kirjeldada. Ja pidasin seda ka oma puuduseks.

Tegelikult on äriprotsessi modelleerimine kõigele ülalkirjeldatule tuginedes eeldus, loominguline protsess. Teisest küljest ei teadnud ma kunagi isegi, kuidas vastata taotlustele kirjeldada "seda" ja "seda". Kuid aja jooksul sain aru, et ärimodelleerimine ei ole pelgalt loovus, vaid omamoodi dialektiline protsess. Ja äriprotsessi loomine kannab alati oma negatiivset mõju. Siin tasub tõesti läheneda küsimusele filosoofilisest vaatenurgast. Ja äriprotsessi loomisel peame meeles pidama, et me ei saa kõike korraga katta ja seetõttu jääb see alati ebatäiuslikuks. Kuid samal ajal paneme sellesse juba seda, mida me tulevikus parandame. Sellele tasub läheneda lihtsalt kui faktile.

Teie äriprotsess peab probleemi lahendama, vastama küsimusele, mida projekti raames kaalutakse. Kõik muu on tulevase võimaliku koostöö küsimus. Täpselt nii peaksite klientidele selgitama, miks te ei kirjelda mõnda protsessi üksikasjalikult ega joonista mõnda muud arutatavaga seotud äriprotsessi.

Ettevõte laenab üha enam välismaist tehnikat ja tehnoloogiat. Ja mitte sellepärast, et see oleks moes, vaid sellepärast, et see on mugav ja tõhus. Üks selline tehnika jagab kogu rutiinse töö põhikomponentideks ja kirjeldab seejärel üksikasjalikult iga sellest tulenevat äriprotsessi. See võtab üsna palju aega, kuid tulemuseks olev diagramm võimaldab leida nõrgad kohad, ülepaisutatud funktsionaalsed kohustused ja ebaselgelt määratletud ülesanded. Kui juhtkond on investeerinud, saab ta osa oma vastutusest hierarhias allapoole kanda, vabastades aega strateegiliseks planeerimiseks.

Elu vastavalt plaanile

Teine asi on see, et ettevõtte töötajad ei mõista sageli selle protseduuri olulisust ega tervita juhtkonna soovi määratleda peamised äriprotsessid. Sellegipoolest on üha enam vaja mõista iga osakonna või isegi töötaja elementaarsete toimingute modelleerimist ja kirjeldamist. Veelgi hullem on see, kui ettevõttes on töötajaid, kes uurivad ettevõtte äriprotsesse. Nad küsivad pidevalt millegi kohta, hajutavad tähelepanu ja segavad igal võimalikul viisil kogu personali otseste funktsionaalsete kohustuste täitmist. Mida teha?

Alustame kaugelt. Igal hommikul seisab enamik meist silmitsi ülesandega jõuda tööle. Selle edukaks lahendamiseks tuleb õigel ajal ärgata, end valmis seada ja mingis transpordis istet võtta (pole vahet, kas tegemist on isikliku auto või metrooautoga). Edasi saab iga komponendi jagada veelgi väiksemateks protseduurideks: õigeks ajaks ärkamiseks saab panna äratuskella või paluda kellelgi end üles äratada jne. Olenemata lahendusviisist on tulemus (ärkamine) õigel ajal) saavutatakse. Kuid püsti tõus, valmistumine ja tööleminek erinevad lahendusviisi ja lõpptulemuse poolest. Tegelikult oleme jõudnud esimese definitsioonini.

Miks seda kõike vaja on?

Seega on äriprotsess teatud lihtsate toimingute jada, mis muudab ressursid kasulikuks lõpptooteks. Meie tegelikus näites on kolm erinevat protsessi, millest igaüks nõuab oma esialgset teavet ja annab pärast teatud manipuleerimisi soovitud tulemuse. Liigume edasi ettevõtte juurde. Olenemata tegevusalast igas ettevõttes määravad töö töötajate ametialased suhted: info edastamine, toote vajaduse kindlaksmääramine, tootmise ja ressursside analüüs jne. Ja siinkohal on oluline märkida, et kõik ülaltoodu on oluline ainult siis, kui on täidetud kolm tingimust:

Teave edastatakse sellest huvitatud töötajale;

See tuleb õigel hetkel;

Teabe esitamise vorm on üsna lihtne ja arusaadav.

Kui kõik eelnev kokku võtta, siis võib öelda, et äriprotsess on infovoog, mis vastab kolmele küsimusele: mis, kus ja millal. Just selleks, et töö toimuks sujuvalt ja pidevalt, on vaja määrata selle komponendid. Sel juhul ei toimu ülesannete dubleerimist, esinejate puudumist ega seisakuid.

Kui äriprotsess on selgelt määratletud, lakkab iga töötaja olemast asendamatu. Pidage meeles, mitu korda pidite ootama, kuni üks kolleegidest haiguslehelt naaseb (või puhkuselt naaseb); Kui olete töölt eemal, ei lakka teie telefon sõna otseses mõttes helisemast ja kõik püüavad aru saada, mida te teete ja kuidas te seda teete. Ja kui vastasite juhtkonna palvele ja koostasite üsna üksikasjaliku äriprotsesside kirjelduse, võite rahulikult haigestuda, lõõgastuda ja mõnikord lihtsalt lõunatada ...

Minnes üle definitsioonide formaalsele keelele, väidame, et äriprotsesside kirjeldamisel seab ettevõte järgmised eesmärgid:

• mõista üldist tegevust ja määrata selle arengu dünaamika;
• selgitada välja aktuaalsed probleemid ja võimalused nende ületamiseks;
• luua eesmärkide ja eesmärkide süsteem, mis on arusaadav kõigile osalejatele (arendajatele, kasutajatele, klientidele jne);
• sõnastada nõuded vajalikule tarkvarale.

Äriprotsesside kirjeldamine iseenesest muidugi huvi ei paku. Kuid ümberkorraldamisel on see esmane ülesanne. Vaid infovoogude struktuuri, seoseid ja radu mõistes saame rääkida nii ettevõtte enda kui ka selle üksikute osakondade semantilise koormuse ümbermõtestamisest. Kuid ümberkorraldused tuleks läbi viia ka mõne eesmärgi saavutamiseks: klienditeeninduse kvaliteedi tõstmine; kulude vähendamine; esitajatele suurema otsustusvabaduse pakkumine (töö valmimisaja lühendamine) jne.

Lihtne klassifikatsioon

Kõige sagedamini ilmneb kirjeldamise vajadus funktsioonipõhise struktuuriga ettevõtetes. Fakt on see, et erinevad osakonnad võivad üksteisele vastuollu minna. Ja see ei too kaasa mitte ainult ettevõtte kasumlikkuse vähenemist, vaid ka konkurentsivõime langust.

Kaasaegne lähenemine juhtimisele on üha enam protsessi iseloomuga. Kogu tööd käsitletakse kui konkreetset protsesside kogumit (millest igaüks koosneb ühest või mitmest lihtsast toimingust). Selle lähenemisviisi vormistamiseks ja standardiseerimiseks on kasutusele võetud järgmised protsessikategooriad (klassifikatsioon toimub seoses toote lisandväärtusega):

• peamised on need, mille kaudu ettevõte saab tulu: tootmine, turundus, tarned;
• juhid - need, kes seavad eesmärgid ja ülesanded osakondadele ja konkreetsetele teostajatele;
• toetavad - need, mis varustavad tootmist ressurssidega, kuid ei anna lõpptootele lisaväärtust: personali koolitus ja valik, rahaline toetus, õiguskaitse jne.

Lisaks juba mainitud sõltumatusele inimfaktorist ja uute töötajate lihtsustatud kohanemisele võimaldab äriprotsesside kirjeldamine efektiivsemalt juhtida ettevõtte tegevuskulusid.

Omadused

Nüüd on selge, et ettevõtte juhtimiseks on vaja mitte ainult tuvastada omavahel seotud teabevoogusid, vaid ka selgelt kirjeldada kõiki tegevusi. Kuna me juba teame, et äriprotsess on osa üldisest tööst, mis läheb ühelt töötajalt teisele (nende funktsionaalse üksuse sees või mitte, siis pole vahet), siis liigume edasi selle juurde, et kõike maailmas saab ühtlustada. Ja ametialane tegevus – veelgi enam.

Olenemata tegevusalast saab iga äriprotsessi kirjeldada samade tunnustega.

Piir on lihtsa toimingu algus ja lõpp.

Omanik on ettevõtte töötaja, kes mitte ainult ei oma tööks vajalikke ressursse, vaid ka planeerib, analüüsib ja juhib protsessi; ja mis kõige tähtsam, ta vastutab saadud tulemuse eest.

Sisend on ettevõtte poolt aktsepteeritud mis tahes kujul saadud infosõnum, mis määratleb teabevajaduse ja märgib protsessi algust.

Väljund on teave või toote materialiseeritud osa, mida tarbib esinejaväline klient.

Esitaja - ettevõtte töötajad, kes tegelevad ühe protsessiga.

Ressursid on tegevuse materiaalne või informatiivne osa, mis toimingu sooritamise ajal ei muutu (vaid ainult aitab kaasa sissetuleva teabe muutmisele lõpptooteks).

Kvaliteedikontroll - tööstuse või sisemised (ettevõtte juhtkonna poolt aktsepteeritud) näitajad, mis aitavad määrata töö efektiivsust.

Elementaarsete protsesside kohustuslik valik

Loomulikult ei vaja iga ettevõte äriprotsesside kirjeldust. Siiski on mitmeid juhtumeid, kus seda tüütut ülesannet ei saa vältida. Nimetagem peamised:

• Ettevõtte tegevus on automatiseeritud. Sel juhul tõlgib äriprotsesside diagramm kliendi vajadused programmeerijale arusaadavasse keelde.
• Ettevõtte tegevuse tõhustamine. Lõpptoodet täiustada ei aita mitte ainult seadmete ja tehnoloogia uuendused; äriprotsesside optimeerimine võimaldab välja selgitada kõik töö tugevad ja nõrgad küljed ning teha vastavaid juhtimisotsuseid.
• Organisatsiooni sertifitseerimine vastavalt rahvusvahelistele standarditele (ISO). Kõigi töötajate jaoks on loomisel ühtne kvaliteedijuhtimissüsteem.

Kuidas kirjeldust kliendile esitada

Nõuab iga elemendi kirjeldust. Kuidas seda organisatsiooni jaoks valutult teha? Maailmapraktikas aktsepteeritakse kolme peamist meetodit: tekstiline, graafiline ja tabel.

Tekst hõlmab kogu töö edenemise kirjeldust lihtsas ja arusaadavas järjestuses. Vorm ja sisu võivad olla vabad (kui rahvusvahelisi või tööstusharu standardeid pole veel välja töötatud) või dokumentidega reguleeritud. Näiteks: müügiosakond edastab perioodi aruandlusdokumentatsiooni planeerimisosakonnale; planeerimisosakonna töötajad teevad analüütilist tööd müügidünaamika ja tootmise kohandamise vajaduse kindlakstegemiseks; planeerimisosakonnast saadud tulemus kantakse turundusosakonda, kus analüüsitakse müügi kasvu (vähenemise) põhjuseid jms.

Äriprotsessi graafiline diagramm võimaldab visualiseerida analüütilise töö tulemust. Pole vaja teile meelde tuletada, et teabe visuaalne tajumine on kõige tõhusam. Seetõttu annavad kõikvõimalikud graafikud ja diagrammid meile võimaluse toimuvast kiiresti aru saada ja õige lahendus leida.

Juhtudel, kus tegevuste reformimise peamiseks ülesandeks on äriprotsesside optimeerimine, tasub nende kirjeldamisel kasutada tabelivormi. Tema abiga on lihtsam mõista tegevuste jada ja infovoogude suundi. Tüüpiline tabel sisaldab mitte ainult personaliüksuse funktsiooni kirjeldust, vaid ka veerge sissetulevate ja väljaminevate dokumentide, täitja kohta (saate määrata kas terve osakonna või konkreetse töötaja) jne.

Kuidas äriprotsessi õigesti kirjeldada

Äriprotsesside analüüsi läbiviimisest ei piisa. Kõige olulisem selles küsimuses on korrektsus, kuid samal ajal kirjeldamise lihtsus. Alustuseks peaksite selgelt sõnastama üksuse protsessi nime. See aitab mõista selle põhiomadusi, teostusloogikat ja kohta kogu tootmistegevuse ahelas.

Seejärel peaksite märkima, millist sisendteavet on ülesande tavapäraseks täitmiseks vaja, ja loetlema ka ressursi toe. Protsessi moodustavate lihtsate toimingute üleskirjutatud jada aitab teil vältida millestki ilmajäämist või unustamist.

Äriprotsesside modelleerimine ei saa läbi ilma protsessi omaniku ja selle täitmise edenemise jälgimise süsteemi täpsustamata. Selleks on vaja kirjelduses ära märkida töö standardtähtajad ning loetleda dokumendid, mis järgmisele lingile üle kantakse. Lihtsustuse mõttes peaks kirjeldus välja nägema selline: “...peale aruandeperioodi müügianalüüsi läbiviimist täidab planeerimisosakonna töötaja kehtestatud vormi (tabeli), mis esitatakse turundusosakonnale...”

Lihtsustatud skeem tootmisprotsesside kirjeldamiseks

Kõige sagedamini seisavad töötajad kirjeldust kirjutades silmitsi tõsiasjaga, et nad ei oska oma töö sisu verbaalselt edasi anda. Tagamaks, et äriprotsesside süsteem on selge ja struktureeritud, saate koostada memo. See kajastab neid küsimusi, millele tuleb anda selge ja võimalikult üksikasjalik vastus. Mis need küsimused siis on?

• Mida? Kirjeldab, mida selles toimingus täpselt tehakse.
• Milleks? Läbib operatsiooni eesmärgi.
• Millal? Määrab, kes käivitab täitmise.
• WHO? Nimetab konkreetsed esinejad.
• Kuidas? Loetleb vajalikud ressursid.

Äriprotsesside arendamine eeldab, et kõiki kirjeldamismeetodeid saab kasutada. Nii saate kõige üksikasjalikuma skeemi töö lõpetamiseks. Graafiline versioon paljastab funktsionaalsete osakondade vahelised seosed, tabeli- ja tekstiversioon aga annavad edasi iga toimingu sisu. Kahjuks on äriprotsesside automatiseerimine võimatu ilma selle aeganõudva eeltööta.

Kuidas teavet koguda

Praktikas on vajaliku teabe hankimiseks palju võimalusi. Esiteks peate analüüsima regulatiivseid dokumente, mis juhivad ettevõtte töötajaid. Seejärel tuleks iga otsese esinejaga läbi viia isiklikud intervjuud, et kirjeldada tema töö sisu. Lisaks peaksid konsultandid-analüütikud vaidlusi tekitavate küsimuste selgitamiseks ja selgitamiseks kasutama äriprotsesside edenemise jälgimist.

Kui läheneda ülesande lahendamisele terviklikult, ei tundu äriprotsesside automatiseerimine nii tüütu ja kasutu ülesanne.

Töögrupp

Ja veel, kui ettevõtte põhiülesanne on äriprotsesside automatiseerimine ja juhtkond ei kavatse meelitada väliseid konsultatsiooniettevõtteid, tekib tingimata küsimus: "Kust alustada?" Esimese sammuna tuleb luua ettevõtte töötajatest töörühm. Soovitav on, et töörühma liikmetel oleks suurepärane kuulamisoskus. Lõppude lõpuks, nagu juba märgitud, koosneb suurem osa tööst isiklike intervjuude läbiviimine äriprotsesside läbiviijatega.

Järgmiseks on vaja luua reaalne pilt süsteemi toimimisest. Kuna enne moderniseerimist ettevõte tegutses ja oli kasumis, siis täielikust ümberkorraldamisest pole ilmselt vaja rääkidagi. Seetõttu tuleks optimeerimise ajal fikseerida infovoogude süsteem ja suunad.

Millest kirjeldus koosneb?

Et vältida segadust ja lahknevusi äriprotsesside kirjelduses, soovitavad eksperdid kasutada protsessikaarte. Need on standardsed dokumendid, mis võimaldavad ühtlustada kõiki toiminguid, olenemata sooritaja mõjusfäärist ja kirjeldatava toimingu keerukusest.

Mis tahes kirjelduse võib jagada järgmisteks komponentideks:

• protsessi ühtne vorm (enamasti tabel);
• äriprotsesside kaart (võib esitada mis tahes kujul - tekstikirjeldus, graafiline objekt või tabel);
• marsruudid (sissetulevad ja väljaminevad teabe-, ressursi- ja rahavood);
• erinevate äriprotsesside maatriksid (erinevate protsesside interaktsiooni tabel, mis võimaldab välja tuua peamised ja väiksemad vood ja toimingud);
• vooskeemi (äriprotsessi läbiviimise algoritm);
• üksikasjalik tekstikirjeldus;
• dokumenteerimine (protsessi läbimist kinnitavate dokumentide koostamine);
• äriprotsesside indikaatorite tuvastamine (omaduste ja näitajate otsimine, mille abil saab jälgida mitte ainult edenemist, vaid ka kvaliteeti);
• määrused (teisisõnu ametijuhendid).

Näitajad

Nagu on korduvalt märgitud, tuleb iga protsessi millegagi mõõta. See on vajalik ennekõike kogu ettevõtte tegevuse tõhususe hindamiseks. Kõige sagedamini soovitavad eksperdid äriprotsesse testida nelja näitaja alusel: aeg, kulud, kvaliteet ja kvantiteet.

Aga dünaamiline ja vaheldusrikas. Seetõttu ei piisa sageli ainult töö kiiruse hindamisest; on vaja arvestada töötingimustega ja Lisaks ei saa peaaegu kõik tööstusharud eksisteerida ilma tarnijate, rahanduse, logistika ja partneriteta. Need on ka mõõdetavad näitajad.

Ja loomulikult ei tohi unustada infot ja inimfaktorit. Mida kõrgem on spetsialisti väljaõppe tase, seda vähem aega kulub tal juhiste ja sissetuleva teabega tutvumiseks.

Enamik modelleerimismetoodikaid põhinevad praegu struktuurianalüüsi ja disaini põhimõtetel (SADT – Structured Analysis and Design Technique), aga ka mõned.Võime rääkida mitmete äriprotsesside analüüsi põhimudelite olemasolust:

Äriprotsesside modelleerimine – tegelikult modelleerimine – paljastab ettevõtte olemasolu funktsionaalse poole.

Töövoo modelleerimine – kirjeldab töövooge ja sarnaneb vooskeemiga.

Andmevoo modelleerimine - erinevalt eelmisest kirjeldab andme (info) voogusid; loodud toimingute jada loomiseks.

Shewhart-Demingi tsükkel

Suuri äriprotsesse (1C võimaldab teil neid üldloendist valida) soovitatakse kirjeldada eraldi dokumendis nimega "Tööeeskirjad". Kõik, mis on vähemtähtsa iseloomuga või koosneb väikesest hulgast lihtsatest toimingutest, on tavaliselt kirjeldatud ametijuhendites.

Eeskirjade koostamisel tuleb arvestada ettevõtte tegevuse pideva täiustamise tsükli tingimustega (Shewhart-Demingi mudel). Selle sätete kohaselt on optimeerimine ja täiustamine lõputud protsessid. See tähendab, et ettevõtte juhtimises on teatud suletud tsükkel, mis koosneb järgmistest juhtimisotsustest: planeerimine, elluviimine, kontroll, kohandamine.

Määruste koostamisel tuleks arvestada põhimõtetega, mis tagavad Shewhart-Demingi mudeli järgimise:

1. Tulevase perioodi planeeritud näitajate arvutamine.
2. Hälvete dünaamika analüüs ja tõenäoliste põhjuste dokumenteerimine.
3. Parandusoperatsioonide määramine ja nende efektiivsuse analüüs.

Mudeli väljatöötamine peaks toimuma ärireeglite kohaselt. Üldtunnustatud reeglid on selle riigi regulatiivne ja seadusandlik raamistik, mille territooriumil ettevõte tegutseb. Mudeli teine ​​alus on ettevõtte korporatiivne poliitika.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamisel tuleb hoolitseda äriprotsesside arendamise ja ühtlustamise eest. Nagu artikli alguses märgitud, ei mõista ettevõtte töötajad alati käimasoleva moderniseerimise tähtsust. Iga töötaja teadvustamine tõhusa äriprotsessimudeli loomise olulisusest on tippjuhtkonna ülesanne.

Tegemist on ju väljakujunenud ja hoolikalt läbimõeldud süsteemiga, mis mitte ainult ei lihtsusta rahvusvahelistele kvaliteedistandarditele ISO 9001:2008 vastavate sertifikaatide saamist ettevõtte poolt, vaid tõstab oluliselt ka iga töötaja efektiivsust.

Mõlemad tegurid viivad ettevõtte konkurentsivõime suurenemiseni turul, millel on omakorda kasulik mõju nii investoritele kui ka klientidele.