امروزه 100% اسناد در دفتر به صورت الکترونیکی ایجاد می شوند، اما هنوز بیش از 80% آنها چاپ می شوند (برای تایید، بررسی و راه اندازی). چگونه چنین رویکردی می تواند موثر باشد؟

به نظر می رسد معرفی مدیریت الکترونیک اسناد معقول ترین اقدام از سوی تصمیم گیران باشد. اما نیاز تجاری به اتوماسیون فورا شکل نمی گیرد. و تنها پس از دریافت تعدادی سیگنال، مدیریت به این نتیجه می رسد که سازمان به یک سیستم اطلاعاتی ویژه برای مدیریت محتوا (سیستم ECM) نیاز دارد. پس از آن است که نیاز به مدیریت اطلاعات در تمام مراحل وجود آن تا زمانی که منسوخ شود وجود دارد.

سند الکترونیکی، EDMS، ECM چیست

تعاریف زیادی وجود دارد. ما سعی خواهیم کرد قابل فهم ترین و مختصرترین آنها را به شما ارائه دهیم.

سند الکترونیکی- مجموعه ای از اطلاعات (متن، تصویر، ضبط صدا) ذخیره شده در رایانه (فایل های Word، Excel و غیره). همراه با کارتی با ویژگی ها است - همانطور که کتاب های موجود در کتابخانه با یک فهرست کارت همراه هستند. شما می توانید به سرعت یک سند را بر اساس ویژگی ها (عنوان، نویسنده، تاریخ ایجاد و غیره) پیدا کنید.

جریان کار(جریان کار) دنباله ای از اقدامات کارکنان در یک فرآیند تجاری خاص است. نمونه ای از چنین توالی دریافت سند، ثبت آن، بررسی و اجرای سند است و یک فرآیند تجاری با درخواست شهروندان کار می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی(EDI) روشی برای سازماندهی کار با اسناد است که در آن بخش عمده ای از اسناد به صورت الکترونیکی استفاده می شود و به صورت مرکزی ذخیره می شود.

آیا به سیستم ECM نیاز دارید؟

برای ارزیابی اینکه آیا یک سیستم EDMS یا ECM مورد نیاز است، به سوالات زیر پاسخ دهید:

• آیا می توانید در حین صحبت تلفنی با یک شریک مهم به سرعت سند مورد نیاز خود را پیدا کنید؟
• آیا می توانید دقیقاً بگویید که کدام یک از دستوراتی که صادر کرده اید در حال حاضر تکمیل نشده و سررسید شده است؟
• آیا مطمئن هستید که سرعت فعلی تأیید اسناد تصویر مثبتی از سازمان شما ایجاد می کند؟
• آیا از حجم کاغذهایی که روی میزتان قرار دارد راضی هستید؟
• آیا می توانید با اطمینان بگویید سندی که برای تأیید ارسال شده است در حال حاضر در کجا قرار دارد؟

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

شفافیت فرآیندهای کسب و کار. با تشکر از سیستم، می توانید تمام مراحل فعالیت سازمان را پیگیری کنید. فرآیندهای کسب و کار برای مدیریت کاملاً شفاف می شوند و کنترل آنها آسان تر است.

انضباط عملکرد بالاتر. طبق آمار، 20 درصد از وظایف دریافت شده توسط کارکنان مسئول انجام نمی شود. سیستم ECM با کنترل کامل بر تمامی مراحل کار، مستقیماً بر نظم و انضباط عملکرد کارکنان تأثیر می گذارد.

کاهش هزینه های نیروی کار برای مدیران و کارکنان.این سیستم زمانی را که کارمندان برای تقریباً تمام عملیات های معمول با اسناد سپری می کنند کاهش می دهد: ایجاد، جستجو، تأیید و غیره. جریان سند تسریع شده است. و در نتیجه تمامی فرآیندها در سازمان سریعتر پیش می روند.

محرمانه بودن اطلاعات تضمین می شود. نشت داده ها می تواند منجر به میلیون ها ضرر برای یک سازمان شود. برخلاف جریان اسناد سنتی "کاغذی"، سیستم ECM دسترسی به اسناد را کاملاً مطابق با حقوق اختصاص داده شده کاربر فراهم می کند. تمام اقدامات روی سند (خواندن، تغییر، امضا) ثبت می شود.

مطابق با الزامات استاندارد ISO 9000. استقرار مدیریت کیفیت در حال حاضر به یکی از اولویت های شرکت های روسی تبدیل شده است. در میان الزامات سیستم مدیریت کیفیت (QMS) جریان اسناد شفاف و همچنین تعامل اطلاعاتی بین کارکنان وجود دارد.

نوآوری و آموزش افراد تازه وارد آسان است. به لطف سیستم اطلاع رسانی که بر اساس سیستم ECM ساخته شده است، می توانید به سرعت قوانین کاری جدید را به همه کارمندان منتقل کنید. زمان آموزش برای کارکنان جدید با یافتن سریع اطلاعات لازم (مقررات، دستورالعمل ها و غیره) کاهش می یابد. مسیرهای عبور و الگوهای اسناد را می توان به راحتی تغییر داد، پس از آن کارمندان به طور خودکار به روشی جدید شروع به کار می کنند.

توسعه فرهنگ سازمانی. پیاده سازی یک سیستم ECM خط مشی داخلی شرکت را ایجاد و پشتیبانی می کند و منجر به اتحاد تیم می شود. در عین حال مسئولیت هر یک از کارکنان در قبال عملکرد کیفی وظیفه محول شده افزایش می یابد.

مزیت های رقابتی بیشتر. سیستم ECM مستقیماً بر مزیت های رقابتی شرکت نسبت به سایر بازیگران بازار تأثیر می گذارد. سرعت و کیفیت خدمات به مشتریان به دلیل حرکت سریع جریان اطلاعات و کنترل واضح کلیه فرآیندها افزایش می یابد. کار حتی بزرگ‌ترین شرکت‌ها نیز در حال تبدیل شدن به سیار و وابستگی کمتر به برخی کارمندان «غیر قابل تعویض» است.

فناوری های ECM

مدیریت محتوای سازمانی را می توان از دو منظر عملی و نظری مورد بررسی قرار داد.

بیایید با آخرین مورد شروع کنیم. به اجزای چرخه حیات مشخص شده در تعریف متعارف از واژه نامه AIIM (انجمن مدیریت اطلاعات و تصویر) توجه کنید:

• گرفتن
• مدیریت،
• ذخیره سازی (فروشگاه)،
• حفاظت (حفظ)
• تحویل اطلاعات (تحویل).

اطلاعات باید در کل چرخه عمر خود مدیریت شوند: از ایجاد یا دریافت توسط سازمان تا تحویل به مصرف کننده نهایی یا نابودی پس از انقضای دوره ذخیره سازی.

اطلاعات در تمام فرآیندهای یک سازمان نفوذ می کند، در نرم افزارهای مختلف و با استفاده از برنامه های کاربردی مختلف ایجاد و پردازش می شود. اما فقط یک سیستم ECM بر یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت داده ها در تمام طول عمر خود تأکید دارد.

از نقطه نظر تجاری، مراحل مهم در چرخه عمر یک سند، مراحلی هستند که هنگام مشارکت در گردش کار، تأثیر مستقیمی بر فرآیندهای تجاری دارند. اما از نقطه نظر فنی، آنها بار معنایی واضحی ندارند و با اصطلاح کلی "مدیریت اسناد" مشخص می شوند.

کارکرد و طبقه بندی سیستم های EDMS و ECM

طبق گفته شرکت تحقیقاتی گارتنر، سیستم هایی که حداقل 3 مورد از 6 عملکرد را پشتیبانی می کنند را می توان به عنوان ECM طبقه بندی کرد:

• مدیریت اسناد: پرداخت/بازگشت، کنترل نسخه، امنیت، گروه بندی اسناد و غیره؛
• همکاری در اسناد مشترک و پشتیبانی از تیم های پروژه؛
• اسکن اسناد و مدیریت تصاویر اسناد کاغذی؛
• مدیریت سوابق برای ذخیره سازی طولانی مدت بایگانی، قوانین و مقررات نگهداری خودکار، اطمینان از مطابقت سوابق با قوانین و مقررات؛
• گردش کار برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری، مسیریابی محتوا، تخصیص وظایف و وضعیت های کاری، ردیابی مسیر و کنترل اجرا.
• مدیریت محتوای وب برای خودکارسازی انتشارات، مدیریت محتوای پویا و تعامل کاربر برای این وظایف.

می‌توانید در بخش «عملکرد EDS و ECM» درباره این موضوع بیشتر بدانید:

آنچه از یک سیستم ECM نباید انتظار داشت

در حال حاضر، اتوماسیون جامع شرکت ها از طریق ادغام چندین سیستم ساخته شده است که هر یک طیف خاصی از مشکلات را حل می کند. بنابراین، بسیار مهم است که بدانیم دقیقاً چه چیزی را در هر سیستم پیاده سازی کنیم.

بیایید رایج ترین الزامات تجاری را در نظر بگیریم که اجرای آنها در سیستم EDMS و ECM باید منطقی باشد.

مدیریت سوابق منابع انسانی. علیرغم اینکه ارتباط مستقیم با اسناد دارد، وظیفه این حوزه خود جریان اسناد نیست، بلکه حسابداری و مدیریت پرسنل است.

یک کارمند به انتخاب های مختلفی توسط پرسنل نیاز دارد - بر اساس تحصیلات، جنسیت، تخصص ها، تاریخ استخدام / اخراج و غیره، برای این کار، اطلاعات باید به شکل ساختار یافته در یک پایگاه داده ذخیره شود، نه به شکل اسناد بدون ساختار جداگانه.

ایجاد هر سند باید در تغییرات وضعیت پرسنل منعکس شود، بنابراین، برای خودکارسازی سوابق پرسنل، بهتر است از سیستم های مدیریت پرسنل تخصصی استفاده شود که می تواند با یک سیستم ECM برای ذخیره اطلاعات بدون ساختار (رزومه، عکس، پرسنل) یکپارچه شود. سفارشات و غیره). علاوه بر این، خودکار کردن فرآیندهای تأیید این اسناد در سیستم ECM مفید است.

حسابداری اسناد مالیوضعیت در مورد اسناد مالی ساختاریافته مشابه است: فاکتورها، فاکتورها، گواهی های انجام شده و غیره.

برای نگهداری سوابق مالیاتی و حسابداری که بر اساس اسناد اولیه می باشد، سیستم های حسابداری تخصصی و همچنین ماژول های تخصصی سیستم ERP طراحی شده است. یک سیستم ECM نمی تواند جایگزین آنها شود، اگرچه اسکن و سازماندهی یک آرشیو الکترونیکی از تصاویر اسکن شده اسناد مالی از وظایف EDMS است. نیاز به اجرای چنین راه حل هایی معمولاً زمانی ایجاد می شود که تعداد زیادی اسناد و شرکت کنندگان در فرآیندهای تجاری وجود داشته باشد که با اسناد مالی به عنوان اسناد EDMS با در نظر گرفتن حقوق دسترسی، امضای الکترونیکی و غیره کار می کنند.

علاوه بر این، اکنون امکان مبادله اسناد مالی (فاکتورها، قراردادها، صورتحساب ها و اعمال) با طرف مقابل به صورت الکترونیکی وجود دارد. و ذخیره چنین اسنادی در EDMS یک مزیت اضافی ایجاد می کند. .

تجزیه و تحلیل و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار.

به عنوان یک قاعده، سیستم های کلاس BPM () برای تحلیل و مدل سازی فرآیندها استفاده می شود. اینها ابزارهای تخصصی برای یک تحلیلگر تجاری یک شرکت یا یک شرکت مشاوره خارجی هستند. فرآیندهای کسب و کار مدل‌سازی‌شده ممکن است شامل فعالیت‌هایی باشد که به اسناد مربوط نمی‌شوند، که به صورت دستی (مثلاً تحویل اسناد توسط پیک)، توسط نهادهای خارجی (مثلاً تأمین‌کنندگان) یا با پشتیبانی کلاس‌های دیگر سیستم‌ها (ERP، CRM) انجام می‌شوند.

یک EDMS کلاسیک می تواند اطلاعاتی را برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار ارائه دهد (به عنوان مثال، در قالب گزارش تاخیر در تکمیل انواع خاصی از وظایف). اما این تنها بخش کوچکی از داده های مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل کامل است.

ادغام EDMS با سیستم های مدل سازی بر اساس داده های مرجع، به عنوان مثال، انواع اسناد یا ساختار سازمانی منطقی است.

پیاده سازی سیستم ECM

اثر اجرا

ارزیابی نتایج یک پروژه ECM با تجزیه و تحلیل اثربخشی یک پروژه فناوری اطلاعات تفاوتی ندارد و دومی با ارزیابی هر پروژه شرکتی تفاوتی ندارد.

انگیزه در اینجا بلوغ فناوری شرکت است که بدون آن به سادگی نمی توان شرکت را مؤثر در نظر گرفت. در موارد دیگر، محاسبه سود تقریباً غیرممکن است، اگرچه نیاز به اجرا بدون تردید است. و گاهی اوقات محاسبه اثر گرانتر از خود فناوری است (به عنوان مثال، دسترسی نامحدود به اینترنت برای کارکنان). در تمامی این موارد بیشتر به هزینه‌های پروژه و پتانسیل راه‌حل توجه می‌شود، از جمله اینکه با کمک سیستم پیاده‌سازی شده، سایر مشکلات شرکت چقدر راحت حل می‌شوند.

EDMS و راه حل های مبتنی بر آن را نمی توان همیشه به عنوان سیستم هایی طبقه بندی کرد که تأثیر آنها کاملاً واضح است. روش‌های سنتی برای تجزیه و تحلیل کارایی استفاده از دارایی‌ها، و همچنین فرمول «نسبت سود به کل هزینه‌ها کارایی است» برای اطلاعات قابل استفاده نیست. این به دلیل این واقعیت است که اطلاعات دارایی نامشهودی است که همراه با منابع مادی و نیروی کار در تولید شرکت می کند. پیاده سازی یک سیستم ECM با تغییراتی در فرآیندهای تجاری و هزینه های نیروی کار همراه است. هزینه‌های سیستم‌های اطلاعاتی، از جمله ECM، در بیشتر موارد غیرمستقیم است که تنها با استفاده از برخی مدل‌های برنامه‌ریزی اقتصادی می‌توان آن‌ها را به ازای هر واحد تولید محاسبه کرد. و اغلب رسمی کردن آن بسیار دشوار است.

انتخاب و خرید یک سیستم ECM تنها اولین قدم برای ایجاد مدیریت الکترونیکی اسناد در یک سازمان است. قبل از اینکه شروع به کار کند و واقعاً شروع به تأثیرگذاری کند، یک فرآیند اجرایی وجود خواهد داشت.

پیاده سازی سیستم ECM معمولاً شامل مراحل زیر است:

• سازماندهی پروژه، تخصیص پرسنل (مدیر پروژه و گروه کاری)؛
• تحقیق سازمانی و طراحی راه حل برای استفاده از سیستم ECM؛
• پیکربندی و سازگاری سیستم ECM؛
• آموزش؛
• عملیات آزمایشی

در هر صورت، قوانین زیر برای اجرای موفقیت آمیز الزامی است:

• مشارکت فعال مدیریت در فرآیند پیاده سازی و استفاده از سیستم ECM؛
• تخصیص و آموزش عمیق کارکنان کلیدی برای پیاده سازی و پشتیبانی نرم افزار؛
• سازماندهی آموزش برای همه کاربران و ارائه دستورالعمل برای کار با سیستم.

از بسیاری جهات، آنها با پروژه های پیاده سازی سایر سیستم های اطلاعاتی منطبق می شوند و منجر به موارد زیر می شوند پیامدهای منفی:

• مهلت و بودجه پروژه نقض می شود.
• همه اهداف به دست نمی‌آیند (سیستم کار می‌کند، اما نه به میزان کامل: کمتر/بدتر از برنامه‌ریزی شده).
• پیاده سازی کاملاً شکست می خورد (سیستم واقعاً کار نمی کند).

مشخصات ریسک هااین به این دلیل است که اکثر کارکنان شرکت باید در مدت زمان کوتاهی به روش های کاری کاملاً جدید (خواندن اسناد به صورت الکترونیکی، دریافت قطعنامه الکترونیکی و امضای مدیریت و غیره) منتقل شوند. معمول ترین خطرات اجرای یک سیستم ECM عبارتند از:

• محافظه کاری کاربران، عدم پذیرش روش های جدید کار؛
• سواد کامپیوتری پایین کاربران عادی و مدیریت ارشد؛
• فرآیندهای بدون ساختار (فقدان مقررات)؛
• تجهیزات فنی ناکافی/نامناسب؛
• مدیریت پروژه نامشخص

راه های پیشگیری از خطراتاستاندارد:

• طراحی دقیق و اولیه عملکرد سیستم ECM در یک شرکت معین.
• دستورات روشن و نمونه شخصی رهبری؛
• آموزش کارکنان و پشتیبانی عملیاتی در حل مشکلات؛
• مرحله اجرا

زمینه مدیریت محتوای الکترونیکی و تعامل بدون کاغذ در شرکت ها اکنون به طور فعال در حال توسعه است. قانون نیز تغییر می کند، برخی از قوانین پس از استقرار در زندگی در آن ثابت می شود، و برخی برعکس، پس از پذیرش هنجارهای جدید در سطح ایالت معرفی می شوند.

تشخیص اصالت و اهمیت حقوقی سند کاغذی رویه ای است که برای همگان روشن است: سند باید دارای امضا و مهر لازم باشد. اما چگونه می توان صحت یک سند الکترونیکی را تشخیص داد؟

برای این ایجاد شده است امضای الکترونیکی (ES)- جزئیات یک سند الکترونیکی که برای محافظت از آن در برابر جعل در نظر گرفته شده است. شما می توانید صاحب امضا را شناسایی کنید و همچنین مشخص کنید که هیچ تغییری در سند الکترونیکی پس از امضای آن ایجاد نشده است.

در ساده ترین شکل، مکانیسم EP به صورت زیر عمل می کند:

• یک مرکز صدور گواهینامه (بخش یا سازمان خارجی) اختصاص داده شده است که با استفاده از نرم افزار تخصصی، به اصطلاح "گواهینامه های کلیدی" را برای هر کاربر تولید می کند.
• یک کلید ES ایجاد می شود - این یک دنباله منحصر به فرد از کاراکترها است. این شامل یک کلید خصوصی است که فقط در اختیار صاحب آن است و می توان از آن برای امضای یک سند الکترونیکی استفاده کرد و یک کلید عمومی - قابل دسترسی برای همه، با کمک آن می توانید تعیین کنید که چه کسی سند الکترونیکی را امضا کرده است.

هنگام استفاده از یک سیستم ECM، تمام "مشکلات" که کاربر ممکن است با آن مواجه شود پنهان است. کاربر، به عنوان یک قاعده، باید به سادگی عملکرد مورد نظر را انتخاب کند: "یک سند را امضا کنید" (سند امضا شده توسط یک امضای الکترونیکی به طور همزمان برای تغییرات بسته می شود) یا "دریافت اطلاعات در مورد امضا". مشروعیت اسناد الکترونیکی به رسمیت شناخته شده است.

ما برای شما آرزوی موفقیت در تسلط بر دانش جدید داریم و مطالب ما همیشه در این امر به شما کمک می کند.

در ادبیات اقتصادی این جمله وجود دارد که فرضاً در تجارت، مؤلفه‌های «مهم‌تر» و معینی «کم‌اهمیت‌تر» وجود دارد. طرفداران این رویکرد استدلال می کنند که فرآیندهای اصلی (که به عنوان مثال، جریان کش را تولید می کنند یا محصولی تولید می کنند) همان چیزی است که شرکت واقعاً روی آن ایستاده است، و فرآیندهای پشتیبانی مانند، برای مثال، جریان اسناد در یک شرکت، اجزای آن هستند. که با کمترین ضرر قابل رها شدن است. از یک طرف، می توان تصور کرد که چنین متخصصانی درست می گویند، و دیدگاه آنها واقعاً موجه است، اما به شرطی که در مورد شرکتی با افق توسعه یک ساله صحبت کنیم. زیرا به محض اینکه شروع به صحبت در مورد شرکتی می کنیم که واقعاً هدفش توسعه در بازار است - افزایش گردش مالی، رشد دارایی ها، گسترش شبکه شعب خود، مشخص می شود که فرآیندهای حمایتی، که البته در میان آنها به منصه ظهور می رسد. فرآیند جریان اسناد شرکت نقش به همان اندازه در موفقیت کسب و کار ایفا می کند.

در مقاله امروز، به این خواهیم پرداخت که چرا اتوماسیون جریان اسناد امروز کلید سفارش فردا است و سیستم های جریان الکترونیکی اسناد در شرکت هایی که بر کارایی متمرکز هستند چه مشکلاتی را حل می کنند.

EDMS چیست؟

برای درک اینکه سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی چیست، ابتدا باید به این سوال پاسخ دهید: "چرا دقیقاً مشاغل به آنها نیاز دارند؟" بسیاری از مردم هنوز بر این باورند که کار اداری و مدیرانی که در راهروها با فاکتورها، حسابداران با آسمان خراش های قراردادها و فاکتورها روی میزشان کار می کنند، طبیعی است و این جوهر هر کسب و کاری است. هدف این مقاله کسانی است که درک می کنند که شرایط مدرن تعامل اقتصادی و سطح پیشرفت تکنولوژی موقعیتی را ایجاد می کند که در آن کارایی کسب و کار تا حد زیادی به سرعت مدیریت اطلاعات در دسترس کسب و کار و روش سازماندهی حرکت منطقی بستگی دارد. این اطلاعات.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی یکی از مشکلات کلیدی تجاری را در بخش اداری حل می کنند - آنها تعامل بین کارمندان را ساده می کنند.

هنگامی که تمام اطلاعات شرکت به طور ایمن ذخیره می شود، سطوح دسترسی کارکنان مختلف به بخش های مختلف سیستم اطلاعات شرکت توزیع می شود، مدیریت اسناد و مدارک ساده و واضح تضمین می شود و همه علاقه مندان ابزارها و استانداردهای الکترونیکی مدیریت اسناد را در اختیار دارند. استفاده - بهره وری هر فعالیت مشترک کارکنان به طور قابل توجهی افزایش می یابد.

اصطلاحاً EDMS (سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد) سیستم‌های نرم‌افزاری به‌هم‌پیوسته سفارشی‌سازی شده‌ای هستند که به شما امکان مدیریت انواع اسناد و اطلاعات را می‌دهند.

در هر شرکتی که به طور فعال تجارت می کند، میزان اسناد رسمی به طور مداوم در حال رشد است و مهار رشد آن به ویژه به دلایل قانونی غیرممکن است. در این مورد، ایجاد طرح های اتوماسیون اسناد خاصی ضروری است که فرآیندهای مدیریت را استاندارد می کند، فعالیت های کارکنان را در این بخش از کار تنظیم می کند، کارکنان را از کار یدی رها می کند و در واقع کارایی کل سیستم را به طور کلی بهبود می بخشد. موضوعاتی که چنین سیستم هایی بر روی آنها متمرکز شده اند، نه تنها اسناد معمول به صورت کاغذی یا حتی الکترونیکی هستند، بلکه به طور کلی کلیه فرآیندهای تجاری شرکت هستند که به نوعی در سیستم تبادل اطلاعات منعکس می شوند. به همین دلیل است که شرکت های پیشرو اخیراً به اتوماسیون جریان اسناد به طور کلی و اتوماسیون سیستم های جریان الکترونیکی اسناد به طور خاص علاقه مند شده اند و چشم انداز بزرگی را با افزایش کارایی کلی به دلیل ارائه چنین تغییراتی مشاهده کرده اند.در واقع، EDMS خودکار در حال تبدیل شدن به یک سیستم مدیریت اطلاعات کسب و کار جهانی به معنای وسیع است که به یک کسب و کار اجازه می دهد تا در چارچوب یک سیستم، تمام ابزارهای لازم برای کار را از لحظه به وجود آمدن اطلاعات تا انحلال نهایی خود دریافت کند.

رایگان
مشاوره
کارشناس

ناتالیا سیورینا

مشاور-تحلیلگر 1C

از درخواست شما متشکریم!

یک متخصص 1C در عرض 15 دقیقه با شما تماس خواهد گرفت.

کارایی EDMS

اگر ما در مورد کارایی واقعی صحبت کنیم که می توان به لطف اتوماسیون جریان اسناد الکترونیکی در یک شرکت به دست آورد، نکات زیر باید ذکر شود:

• حذف کامل یا حداکثر کاهش عملیات روتین و کار دستی با اطلاعات.سیستم های خودکار به طور قابل توجهی فرآیندهایی مانند ورود یا پردازش داده های اولیه، اسکن و کنترل داده ها یا اسناد، فرآیندهای واردات یا صادرات اطلاعات از یک منبع به منبع دیگر را ساده می کنند.
• ایجاد یک فضای اسناد الکترونیکی واحد در شرکت که در آن سلسله مراتب داخلی دسترسی کارکنان به اطلاعات مختلف وجود داشته باشد. این نیاز به ایجاد ذخیره سازی توزیع شده اطلاعات برای اطمینان از ایمنی یا سطوح دسترسی جداگانه را از بین می برد، زیرا یک سیستم به هم پیوسته این مشکل را حل می کند. به عنوان مثال، در ساختارهای توزیع شده، این ابزار بسیار مناسب برای مدیریت ارشد است که ممکن است نیاز به دسترسی به برخی اطلاعات از سطوح پایین تر داشته باشد.
• ASEDS به شما امکان می دهد یک سیستم جستجوی راحت را پیاده سازی کنید،که کاملاً با کلیه فرآیندهای مدیریتی در حال انجام در شرکت در ارتباط است. بنابراین، یک سیستم اتوماسیون اسناد ادغام شده در یک کسب و کار تبدیل به یک سیستم بازیابی اطلاعات داخلی می شود که ممکن است برای حل مشکلات تجاری یا به سادگی انجام وظایف مستقیم آن مورد نیاز باشد.
• کاهش حجم اطلاعات کاغذی به حداقل یا حذف کامل آن از کار کارکنان. مزایای بسیاری برای این راه حل وجود دارد - از کاهش هزینه های اداری واقعی تا کاهش خطر اینکه اطلاعات محرمانه شرکت را روی کاغذ بگذارد.
• یک سیستم خودکار جریان اسناد به شما امکان می دهد سرعت تعامل بین کارمندان و بخش ها را افزایش دهید و همچنین میزان مسئولیت متقابل آنها را در قبال اقدامات انجام شده یا برعکس عدم تعهد در چارچوب همکاری افزایش دهید. این یک جنبه بسیار مهم از اثربخشی EDMS است، زیرا، همانطور که عمل نشان می دهد، بهره وری بخش ها به طور قابل توجهی افزایش می یابد در شرایطی که طرفین همکاری توسط چارچوب سیستم محدود شده اند و منحصراً در تجارت با هم کار می کنند. . در عین حال، شایان ذکر است که در یک سیستم الکترونیکی "همه ردی از خود بر جای می گذارند"، بنابراین نمی توان بعداً وانمود کرد که کسی چیزی را نشنیده است یا اصلاً اتفاق نیفتاده است.
• سیستم های خودکار مدیریت اسناد تأثیر مفیدی بر روابط بین مدیریت و زیردستان دارند زیرا سفارشات به وضوح جهت گیری می شوند ، قابل درک تر می شوند و تضمین می شوند که به افرادی که اطلاعات در نظر گرفته شده است منتقل می شوند. همچنین می‌توان به این نکته اشاره کرد که در چارچوب سیستم‌های الکترونیکی خودکار، سرعت تولید دستورالعمل‌ها، تنظیمات، تصمیم‌گیری‌ها و ویرایش‌های میانی و همچنین نظارت بر اجرای سفارش‌ها در تمامی سطوح افزایش می‌یابد.
• EDMS به شما این امکان را می دهد که نه تنها سیستم تبادل اطلاعات داخلی را در یک شرکت معرفی کنید، بلکه مسیرها و روش هایی را برای واردات و صادرات اطلاعات با سیستم های خارجی توسعه دهید. بنابراین، یک فیلتر طبیعی تشکیل می شود که شکلی را که اطلاعات از شرکت خارج می شود (و گاهی اوقات از نظر استاندارد بسیار مهم است) و همچنین شکلی که در آن اطلاعات ورودی به کارکنان شرکت در سیستم می رسد تنظیم می کند. . همه اینها به شرکت اجازه می دهد تا به هویت اطلاعاتی دست یابد که برای عملکرد تولیدی شرکت به عنوان یک کل بسیار مهم است.

اتوماسیون EDMS به معنای جهانی بهترین مبنای برای شکل‌گیری استانداردها و الگوریتم‌هایی است که به وسیله آن کلیه فرآیندهای تجاری در یک شرکت در سطوح مختلف انجام می‌شود. بنابراین، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تنها بخشی از کار اداری یا تبادل اسناد نیست، بلکه به یک جزء مهم از سیستم تجاری تبدیل می‌شود که تعیین می‌کند چگونه کارمندان شرکت از اطلاعات به طور مؤثر استفاده می‌کنند.

قابلیت های ابزاری سیستم های خودکار مدیریت اسناد

به لطف توسعه فعال برنامه نویسی در ده تا پانزده سال گذشته، امروزه سیستم های متمرکز بر خودکارسازی تعامل اطلاعاتی این امکان را فراهم می کند که دقیقاً مجموعه ای از ابزارهایی را که یک شرکت خاص به آن نیاز دارد، در بر گیرد. حوزه‌های مختلف کسب‌وکار و صرفاً ویژگی‌های فردی رفتار آن، فهرست خاصی از الزامات را که به‌طور خاص در اینجا و اکنون قابل اعمال است، بر چنین سیستم‌هایی تحمیل می‌کند.

برای برخی از شرکت ها، مجموعه ای از عملکردهای کم و بیش "کلاسیک" کافی است - ایجاد اسناد، پردازش اطلاعات، جستجو و بررسی داده ها، و همچنین تعامل داخلی (انتقال، اعلان به طرفین، تنظیم و نظارت بر تکمیل وظایف). سایرین به سیستم‌های بسیار پیچیده‌تر و مجموعه‌ای از ابزارهای متفاوت نیاز دارند که به آنها امکان می‌دهد سلسله مراتب پیچیده، ایجاد دستورات از راه دور، دسترسی از راه دور، ادغام با داده‌های پایگاه داده SQL و Oracle، دسترسی به سرورهای بدون برنامه‌های خاص و، برای مثال، اتصال را فراهم کنند. سیستم های ابری پیشرفته‌ترین کاربران سیستم‌های خودکار مدیریت اسناد الکترونیکی ممکن است به ابزارهای پیچیده و خاصی مانند تشخیص نوری خودکار اطلاعات، بارکد و اسکن، سیستم امضای دیجیتال، جستجوی تمام متن و ویژگی‌ها و غیره دسترسی داشته باشند.

مزایای سیستم های مدیریت اسناد خودکار

امروزه استفاده از سیستم‌های مدیریت خودکار اسناد، به‌ویژه سیستم‌های خاص، نه تنها به یک مزیت رقابتی برای شرکت‌های کارآمد تبدیل می‌شود، بلکه به یک ضرورت عینی برای همه شرکت‌کنندگان در تعامل اقتصادی که اصولاً علاقه‌مند به عملکرد تولیدی هستند، تبدیل شده است. کسب و کار آنها جهان در دهه گذشته به طرز چشمگیری تغییر کرده است و این امر بر تمام حوزه های کسب و کار و شرکت ها تأثیر گذاشته و آنها را مجبور به تغییر همزمان با ظهور عصر اقتصاد دیجیتال کرده است. در مقایسه با سیستم‌های سنتی که پیش از این امکان ایجاد فرآیند مدیریت اطلاعات را در یک شرکت فراهم می‌کردند، سیستم‌های خودکار جریان اسناد افق‌های جدیدی را برای کسب‌وکارها در زمینه افزایش کارایی خود باز کرده‌اند که در مزایای سند خودکار زیر منعکس می‌شود. سیستم های جریان:

1. چنین سیستم هایی با افزایش بهره وری، بهره وری شرکت را به شدت افزایش می دهند، که نه تنها با راحتی تعامل فرآیند بین بخش ها، بلکه با در دسترس بودن در سیستم های EDMS فرصت هایی برای کار نامحدود با اطلاعات لازم، از دسترسی به تحولات اساسی تضمین می شود. اطلاعات در کوتاه ترین زمان ممکن
2. اطلاعات به صورت الکترونیکی در حالت به روزتر نگهداری می شود، زیرا فرآیند ایجاد و تصویب اصلاحات می تواند بدون وقفه از فعالیت اصلی در حالت "پس زمینه" ادامه یابد.
3. سیستم های الکترونیکی نسبت به سایرین نسبت به سایرین در مقابل خطا و ایمن تر هستند. آنها می توانند تأثیر بی توجهی انسان (به اصطلاح "عامل انسانی") را کاهش دهند و ایمنی اطلاعات را تضمین کنند. واضح است که در صورت تمایل و داشتن قابلیت های فنی، می توانید هر سیستمی را خراب کنید، اما حتی با در نظر گرفتن امکان هک، یک سیستم الکترونیکی به ابزارهای بیشتری برای محافظت، رمزگذاری یا پشتیبان گیری از داده ها نیاز دارد.
4. ASEMS پیش نیازهای کاهش قابل توجه هزینه های عملیاتی را هم در اقلام هزینه های مستقیم و هم در زمینه هزینه های پرسنل به دلیل کاهش نیاز شرکت به مجریان ایجاد می کند.
5. چنین سیستمی فرصت های جدیدی را برای همکاری بین بخش ها، هم در مورد مسائل مستقیم (در حوزه تبادل اطلاعات) و هم در قالب فرصت هایی برای کار مشترک یا مرحله به مرحله (یکی پس از دیگری، بخش ها) باز می کند. پروژه های تجاری مختلف یک ابزار عالی برای طوفان فکری از راه دور، گروه های کاری، ویرایش های جمعی و هماهنگی.

به طور کلی، سیستم های خودکار مدیریت اسناد نه تنها مزایای ذکر شده در بالا، بلکه تعدادی دیگر را نیز در اختیار شرکت قرار می دهند که اندازه گیری یا محاسبه آنها در واحدهای معمولی دشوار است، اما از اهمیت کمتری برخوردار نیستند. ما در مورد افزایش سواد فنی کارکنان و به وضوح افزایش انضباط و مسئولیت کارکنان در قبال اعمال و کار خود صحبت می کنیم. با کار در یک سیستم الکترونیکی واحد، کارکنان دائماً با یکدیگر تعامل دارند، مشکلاتی را که در سطوح پایین‌تر ایجاد می‌شوند، حل می‌کنند و در نتیجه روحیه شرکت را تقویت می‌کنند.

اتوماسیون سیستم جریان اسناد امروزه فقط یک وسیله داخلی برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری نیست، بلکه نیاز طبیعی شرکت ها برای افزایش بهره وری کار خود در شرایط بحران های اقتصادی جهانی است. کاهش قابل توجه فرصت‌ها برای جذب سرمایه و رشد کسب‌وکار از طریق تزریق سرمایه‌گذاری، شرکت‌های صنایع سنتی را به درک این نکته سوق می‌دهد که فرصت‌هایی برای بهبود عملکرد تجاری در درون خود شرکت‌ها پنهان است. اگر بیست سال پیش فقط "فروش زیاد" مهم بود، امروز "فروش موثر" مهم است و این بدون یک سیستم خودکار مدرن برای کار با اطلاعات کاملاً غیرممکن است.

در خاتمه، می خواهم توجه داشته باشم که هر اتوماسیون در یک شرکت با سرمایه گذاری های قابل توجهی همراه است، اگرچه (اگر منظور خود برنامه است) بخش مهمی از آنها نیست. اساس آنها توسعه یک روش برای ساخت یک سیستم است، اما در دراز مدت به دلیل افزایش کارایی و سرعت کسب و کار شرکت، بیشتر از آن سود می برند. همانطور که قبلاً گفته شد، امروزه نه تنها باهوش ترین، بلکه سریع ترین شرکت کننده در بازار برنده می شود، بنابراین سیستم اتوماسیون اسناد یکی از فرصت های توسعه مطلوب شرکت در آینده است.

امروزه اکثر اسناد در ابتدا به صورت الکترونیکی ایجاد می شوند. آنهایی که روی کاغذ وارد سازمان می شوند اغلب دیجیتالی می شوند. بنابراین، هنگامی که از مدیریت اسناد صحبت می کنیم، باید نه تنها اسناد کاغذی، بلکه رسمی شدن حرکت نسخه های الکترونیکی، یعنی EDI را نیز در نظر داشته باشیم.

انواع و روش های مختلفی برای سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد - ایجاد یک ذخیره سازی فایل مشترک در سرور، با استفاده از پست داخلی یا سایر سیستم های ارتباطی. اما این تا سطح مشخصی از وظایف در حال حل و مقیاس فعالیت های شرکت کار می کند. اگر جلوتر برویم، باید طرحی را اجرا کنیم که کار با اسناد کاغذی و الکترونیکی را ساده کند. این را می توان با استفاده از انواع مختلف EDI انجام داد.

هدف مدیریت اسناد الکترونیکی کارایی است!

زمان هایی که معرفی EDMS می توانست ادای احترام به مد باشد، گذشته است. امروزه سازمان هایی که به EDI روی می آورند در درجه اول به کارایی فکر می کنند. افزایش آن از دو طریق امکان پذیر است - از طریق افزایش نتایج و کاهش هزینه ها. EDMS مدرن از هر دوی این روش ها استفاده می کند.

بنابراین، کاهش هزینه با موارد زیر تسهیل می شود:

• کاهش هزینه های کاغذ (چاپ، کپی، حمل و نقل و غیره).
• کاهش هزینه های غیرمولد زمان کار کارکنان. طبق گفته شرکت های مشاوره غربی، سهم زمان صرف شده برای انجام عملیات معمول و غیرمولد روی اسناد می تواند تا 20-30٪ از کل زمان کار (و در عمل - تا 60-70٪) باشد. کاهش چنین هزینه هایی یکی از مهمترین اهداف معرفی EDMS است.

اثربخشی اجرای EDMS تحت تأثیر موارد زیر است:

• تسریع جریان اطلاعات (پشتیبانی کارآمدتر اطلاعات برای مدیریت - سرعت بالاتر تصمیم گیری).
• تغییر فرهنگ سازمانی (افزایش اطلاعات و آمادگی فنی پرسنل، ارتقاء درک بهتر از نوآوری ها).

اهداف اصلی

با معرفی EDI، سازمان ها اغلب برای حل مشکلات زیر برنامه ریزی می کنند:

• افزایش کارایی مدیریت از طریق خودکارسازی کنترل اجرا، شفافیت بیشتر فعالیت‌های بخش‌ها و تک تک کارکنان.
• اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار با بهینه سازی همزمان آنها؛
• ارائه پشتیبانی برای انباشت، مدیریت و سازماندهی دسترسی به اطلاعات و دانش شرکت؛
• ثبت فعالیت های شرکت به عنوان یک کل، بخش های فردی آن، گروه های کاری، کارکنان با استفاده از این اطلاعات برای حمایت از تصمیم گیری و غیره؛
• کاهش گردش اسناد کاغذی (به منظور کاهش هزینه ها)؛
• ساده سازی و کاهش هزینه های ذخیره سازی اسناد مورد استفاده در فعالیت های جاری از طریق ایجاد یک آرشیو الکترونیکی عملیاتی.

عوامل موثر در انتخاب EDMS

هر سازمانی که یک EDMS را انتخاب می کند با معیارهای خاصی هدایت می شود. انتخاب تحت تأثیر عواملی است که خود سازمان و جریان اسناد آن را مشخص می کند. آنها به ویژگی های ساختار سازمانی، فرآیندهای تجاری، الزامات موجود برای جریان اسناد، انواع محتوا، عملکرد ضروری سیستم، روش های پیاده سازی، پشتیبانی، توسعه آن، یکپارچه سازی و غیره مربوط می شوند. جزئیات بیشتر
رده بندی کلی

هر طبقه بندی مشروط است. انواع سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی با عملکرد و وظایف حل شده، مقیاس سازمانی، معماری و غیره متمایز می شوند.

بر اساس عملکرد و وظایفی که باید حل شوند، موارد زیر متمایز می شوند:

• سیستم های اداری برای سازمان هایی با قوانین جریان اسناد کاملاً رسمی و مدیریت عمودی طراحی شده است.
• آرشیوهای الکترونیکی هدف آنها حمایت از جابجایی اسناد نیست؛ هدف اصلی سازماندهی ذخیره سازی و بازیابی داده های لازم است.
• سیستم های گردش کار در مرکز آنها فرآیندهای تجاری قرار دارند که آنها را خودکار می کنند و اسناد و گردش کار ابزاری برای اجرای جریان کار هستند.
• سیستم های ECM این مجموعه ای از مدیریت محتوای شرکتی است که چندین عملکرد را همزمان اجرا می کند - مدیریت: اسناد. تصاویر اسناد (Document Imaging); سوابق؛ جریان کار؛ محتوای وب (WCM)؛ محتوای چند رسانه ای (DAM)؛ دانش (مدیریت دانش)؛ تعامل جمعی (همکاری).

اکثر EDMS های موجود در بازار حاوی عناصر مختلفی از انواع EDMS هستند.

چگونه EDMS "درست" را انتخاب کنیم؟

بنابراین، انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد یک فرآیند پیچیده است که به چیزهای زیادی بستگی دارد. اگر این یک شرکت تجاری باشد، اثر اقتصادی احتمالی اجرا وزن تعیین کننده ای دارد. اگر این یک سازمان دولتی است، تاکید بر پشتیبانی از تمام وظایف حل شده توسط سازمان و ویژگی های این وظایف مربوط به ویژگی های فعالیت است. متخصصان شرکت ما همیشه آماده هستند تا تمام عوامل را در نظر بگیرند تا به شما در انتخاب شما کمک کنند. "بایگانی BUSINESS" یک سیستم تخصصی برای خودکارسازی نگهداری از کاغذ و آرشیو الکترونیکی دپارتمان است.

کارمندان EOS در انتخاب یک EDMS برای وظایف خود به شما کمک می کنند

همین چند سال پیش از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان آینده ای روشن صحبت می شد. امروزه آنها به طور فعال در شرکت های خصوصی و دولتی استفاده می شوند. اما مهمترین چیز این است که تقاضا برای EDMS به طور مداوم در حال افزایش است. بیایید به مدیریت اسناد الکترونیکی و نحوه عملکرد آن با استفاده از نمونه سیستم های فعال در فدراسیون روسیه نگاه کنیم.

پیش نیازها

برای درک بهتر نحوه عملکرد یک برنامه EDMS، باید مفاهیم و وظایف اصلی را مرور کنید. عوامل کلیدی آنهایی هستند که انتخاب یک سیستم خاص به آنها بستگی دارد.

اگر سازمانی بتواند تحت شرایط مدیریت غیررسمی فعالیت کند، دیگر نیازی به جریان اسناد نیست. با ظهور فرآیندهای تجاری، نیاز به مدیریت مکانیسم با کمک اسناد سازمان یافته وجود دارد. اگر به موقع با اوراق برخورد نکنید، آنها شروع به جمع شدن و گم شدن خواهند کرد.

به عنوان جایگزینی برای رسانه های کاغذی، از یک طرح ذخیره سازی فایل ویژه در سرور استفاده می شود. اما برای مدت طولانی نیز کار نمی کند. با افزایش حجم شرکت، نیاز به ذخیره سازی و همگام سازی اطلاعات افزایش می یابد.

یک دوراهی پیش می‌آید: آیا از رسانه‌های کاغذی قدیمی استفاده کنیم یا از EDMS برای ذخیره اطلاعات. چه چیزهای مهمی را می توان از طریق یک سیستم الکترونیکی به دست آورد؟ افزایش کارایی سازمان.

اثر اقتصادی

راندمان کار را می توان از دو طریق افزایش داد: کاهش هزینه ها یا افزایش نتایج. اسناد EDMS به شما امکان می دهد به دو هدف در یک زمان دست یابید. یعنی پیاده سازی سیستم به سازمان این امکان را می دهد که کمتر هزینه کند اما درآمد بیشتری کسب کند.

کاهش هزینه ها با کاهش هزینه های کاغذ، اتلاف وقت، تسریع فرآیند تبادل اطلاعات و تغییر فرهنگ سازمانی انجام می شود.

برای ارزیابی اثربخشی برنامه EDMS، باید میزان زمان کار صرف شده بر روی اسناد کاغذی را محاسبه کنید. به گفته شرکت های مشاور، چنین عملیاتی 20 درصد از زمان کار را به خود اختصاص می دهد. در بوروکراسی روسیه، این حتی بیشتر طول می کشد - 60٪ از زمان. معرفی EDS این هزینه ها را حداقل 10 برابر کاهش می دهد.

کارهای اداری و جریان اسناد

این دو اصطلاح به هم مرتبط هستند. مدیریت اداری اصطلاحی است که به مجموعه قوانین رسمی برای کار با اسناد اشاره دارد. برخی از سیستم‌های EDMS را می‌توان به گونه‌ای پیکربندی کرد که با قوانین کار اداری مطابقت داشته باشند، اما سیستم‌هایی نیز وجود دارند که بر اساس آنها کار اداری قبلاً شکل گرفته است.

سند یک واحد ذخیره سازی اطلاعات در یک EDMS است. جریان سند از منابع مختلفی تشکیل می شود: سیستم های دیگر، برنامه های کاربردی، ایمیل، اما بالاتر از همه، از رسانه های کاغذی اسکن شده. بنابراین، اسکنرها و سایر تجهیزات جزء لاینفک EDMS هستند. این سیستم تمام اسناد را ذخیره می کند، تاریخچه آنها را حفظ می کند، حرکت در سراسر سازمان را تضمین می کند و فرآیندهای تجاری را با آنها انجام می دهد.

در چنین پایگاه داده ای تصمیم، دستورالعمل و دستور EDMS وجود دارد. سازمان از طریق آنها اداره می شود. هر سندی با یک "گواهی" ارائه می شود. مجموعه فیلدها در فرم به نوع سند بستگی دارد. In در قالب یک پایگاه داده از هر فیلد چنین کارتی ذخیره می شود.

توابع و وظایف EDMS

برنامه مدیریت اسناد برای حل مشکلات زیر طراحی شده است:

• سیستماتیک کردن کار با اسناد.
• ایجاد اسناد با استفاده از الگوها، ثبت و ذخیره آنها.
• اتوماسیون حسابداری؛
• طبقه بندی اسناد

بیایید نگاهی دقیق تر به عملکرد EDMS بیندازیم. برنامه مدیریت اسناد برای موارد زیر استفاده می شود:

• ایجاد کارت
• تشکیل متن سند؛
• ذخیره داده ها در قالب pdf یا ms word.
• مدیریت حقوق دسترسی کاربر؛
• ایجاد مسیرها؛
• مدیریت حرکت اسناد؛
• ارسال اعلان ها، یادآوری ها؛
• نگهداری مجلات، دایرکتوری ها، طبقه بندی کننده ها؛
• تولید دستورالعمل؛
• جستجو و امضای اسناد؛
• تولید گزارش

توابع گسترده سیستم عبارتند از:

• کار از راه دور با اسناد؛
• استفاده از DBMS برای ذخیره داده ها؛
• کار همزمان با EDMS؛
• تضمین امنیت از طریق گواهی ها، بارکدها و شخصی سازی.

مزایا و معایب

انتقال به EDMS مزایای بیشتری نسبت به معایب دارد. با این حال، یک پروژه نادرست سازماندهی شده می تواند تمام مزایای اتوماسیون را از بین ببرد. اهداف اجرای EDMS باید قابل دستیابی باشد. مزایا عبارتند از:

• ذخیره سازی ساختار یافته متمرکز اطلاعات؛
• همین رویکرد در تولید و پردازش اسناد؛
• استفاده از قالب ها؛
• جستجو کردن؛
• حسابرسی دسترسی

از معایب آن می توان به هزینه های بالای راه اندازی و آموزش گسترده کاربران اشاره کرد.

فرآیندهای سند

در یک EDMS، مدیریت اسناد الکترونیکی چندین مرحله را طی می‌کند که طی آن ویژگی‌های خاصی به یک سند اختصاص داده می‌شود. پردازش به دو صورت دستی و خودکار انجام می شود. در مورد دوم موارد زیر مشخص شده است:

• شرایط انتقال بین مراحل؛
• جداسازی مسیر؛
• چرخه های پردازش؛
• راه اندازی فرآیندهای فرعی، تایمرها، رویه های پردازش؛
• نقش های کاربر مشخص شده است.

انواع درمان:

• ایجاد یک سند.
• ویرایش.
• تغییر نام.
• در حال حرکت.
• حفظ.
• نمایه سازی
• حذف.

هزینه های EDMS

جریان سند نمی تواند بدون مجوز، سرورها، پیکربندی کامل و آموزش برای همه کاربران به طور کامل کار کند. هر یک از این عناصر مستلزم هزینه های مالی زیادی است. علاوه بر این، نباید ادغام EDMS با سایر سیستم ها، به روز رسانی پایگاه داده و نرم افزار، مشاوره پشتیبانی فنی و سایر هزینه های پشتیبانی را فراموش کنیم.

پیاده سازی EDMS

اجرای پروژه ممکن است چند ماه طول بکشد. این فرآیند هم به تعداد فرآیندهای مستندسازی و هم به توانایی های مالی، سازمانی و منابع بستگی دارد. پیاده سازی بر اساس الگوریتم زیر انجام می شود:

• ایجاد یک کارگروه، شناسایی رهبر؛
• تعریف اهداف و مقاصد؛
• بررسی فرآیندهای مستندسازی موجود؛
• توسعه مشخصات فنی؛
• انتخاب EDMS؛
• انعقاد توافقنامه برای اجرای EDMS؛
• تدوین و تصویب مقررات کار؛
• بررسی محتوای اولیه دایرکتوری ها؛
• آزمایش اولیه EDS؛
• آموزش کارکنان؛
• اجرای آزمایشی EDMS؛
• تجزیه و تحلیل نتایج کار آزمایشی؛
• تصحیح خطا؛
• اجرای کامل EDMS

خطاهای پیاده سازی

توجه ویژه باید به آن دسته از فرآیندهایی که نیاز به یک سند کاغذی دارند. اشتباه اصلی کپی کردن یک سند کاغذی با یک الکترونیکی است. این کار را دشوارتر می کند و باعث نگرش منفی نسبت به اتوماسیون می شود. هیچ کس برای انجام کار مضاعف هزینه اضافی نمی پردازد. ساخت فرآیندهای اتوماسیون بدون تکرار ضروری است. اشتباه دوم پرسنل آموزش ندیده است. اغلب، فرآیندهای جدید با خصومت مواجه می شوند. بنابراین لازم است برای کارکنان توضیح داده شود که چرا اصلاً EDMS اجرا می شود تا آگاهانه به فرآیند یادگیری نزدیک شوند.

فن آوری های ذخیره سازی اسناد

در یک EDMS، جریان اسناد الکترونیکی شامل ویژگی هایی است که بر اساس آنها جستجو، طبقه بندی، گروه بندی و گزارش دهی انجام می شود. گاهی اوقات یک سند با استفاده از یک الگو ایجاد می شود، گاهی اوقات با انتقال داده ها از پایگاه داده. ویژگی ها در جداول ذخیره می شوند. خود فایل در پوشه ذخیره سازی قرار می گیرد، اطلاعات آن در پوشه DBMS قرار می گیرد. فقط کاربران سیستم EDMS به داده ها دسترسی دارند.

اسکن جریان چیست؟

پردازش مستمر اسناد با قرار دادن نمونه های بعدی آنها در بایگانی با استفاده از اسکنر انجام می شود. در طول فرآیند اسکن، امکان ایجاد خودکار بارکد بر روی یک سند و ثبت آن در پایگاه داده با جهت بعدی در یک مسیر مشخص وجود دارد.

تشخیص متن نوری

این سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی EDMS یک تصویر الکترونیکی از یک سند را با فرمت عکس یا jpeg به فرمت متن تبدیل می کند. در این حالت از نرم افزار ویژه ای در قالب یک اپلیکیشن مستقل یا ESCOM.BPM یکپارچه در EDMS استفاده می شود. ESCOM.BPM چیست؟ این یک برنامه برای تشخیص اسناد تایپ شده با فونت های مختلف است. البته شایان ذکر است که اپلیکیشن های مستقل دارای قابلیت های بیشتری هستند و حتی متن های دست نویس را تشخیص می دهند.

بارکدینگ

این فناوری مجموعه ای از رویه ها را برای ایجاد و اعمال یک بارکد گرافیکی بر روی یک سند ارائه می دهد. یک بارکد منحصر به فرد از طریق سرور سیستم ایجاد می شود. همچنین شناسایی سند، جستجوی سریع آن در پایگاه داده و توزیع در مکان های ذخیره سازی را تضمین می کند. هنگام ثبت سند، بارکد مربوط به شناسه کارت الکترونیکی روی برچسب چاپ می شود. به نسخه کاغذی سند چسبانده شده است.

EDS

به شما امکان می دهد تأیید کنید که سند صحیح است و داده ها بدون تغییر هستند. امضا با استفاده از یک ارائه دهنده رمزنگاری و یک کلید نرم افزار - گواهی انجام می شود. مورد دوم فایلی با فرمت خاص است که در مرکز صدور مجوز بازسازی می شود. برای اطمینان از ایمنی اطلاعات، باید گواهی را روی یک کارت هوشمند یا کلیدهای I-Token ذخیره کنید. آنها توسط یک کد پین محافظت می شوند. اگر پین چندین بار اشتباه وارد شود، گواهی به طور خودکار مسدود می شود.

جستجوی تمام متن و ویژگی

جستجوی ویژگی از طریق یک فرم خاص با استفاده از چندین مقدار از فیلدهای کارت انجام می شود. به عنوان مثال، معیار "حساب" داده ها را در قسمت "گیرنده" یا "فرستنده" جستجو می کند. در این حالت، سیستم معیارهای وارد شده را با داده‌های موجود در کارت‌ها مقایسه می‌کند و کارت‌هایی را که مطابقت دارند در نتیجه وارد می‌کند. جستجو با در نظر گرفتن تطابق دقیق یا جزئی انجام می شود.

جستجوی متن کامل با استفاده از داده‌های خود سند، از جمله فرم‌های کلمه از طریق ابزارهای DBMS داخلی، مانند MS SQL SERVER، ORACLE انجام می‌شود. برای جستجوی کامل، فایل ها باید در قالب یک سند (doc)، جدول (xls)، ارائه، پیام وارد پایگاه داده شوند.

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF)- مجموعه ای از فرآیندهای خودکار برای کار با اسناد ارسال شده به صورت الکترونیکی بدون استفاده از رسانه های کاغذی.

اسناد الکترونیکی در فرم های تایید شده جزء کلیه برنامه های حسابداری است، اما برای اینکه سند الکترونیکی از نظر قانونی شناخته شود باید با امضای الکترونیکی امضا شود.

انواع اسناد الکترونیکی

سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی می تواند مورد استفاده قرار گیرد در صورتی که قانون فدراسیون روسیه منع مستقیم استفاده از آن را نداشته باشد.

بنابراین قراردادها، صورتحساب‌های مختلف، درخواست‌ها، گزارش‌ها، درخواست‌ها و همچنین یادداشت‌های تحویل، اعمال و فاکتورها می‌توانند اسناد الکترونیکی باشند.

همچنین اسناد الکترونیکی به اسناد غیر رسمی و اسناد رسمی تقسیم می شوند.

اسناد غیر رسمی - نامه ها، قراردادها، وکالتنامه ها، اسناد فنی و سایر مکاتبات - از مقررات سختگیرانه دولت عاری هستند.

برای اسناد رسمی، برخی از قوانین قانونی الزامات سختگیرانه ای را برای قالب و مقررات انتقال تعیین می کنند.

سند رسمی سندی است که بر اساس فرمت خدمات مالیاتی فدرال ایجاد شده است.

اسناد رسمی مستقیماً بر صحت محاسبات مالیاتی تأثیر می گذارد ، بنابراین رعایت کلیه مراحل انتقال برای آنها مهم است.

اسناد رسمی، به عنوان مثال، فاکتورهای الکترونیکی هستند.

برای برخی از اسناد اولیه، خدمات مالیاتی فدرال روسیه یک قالب توصیه شده برای بارنامه در فرم TORG-12 و یک گواهی پذیرش (کار) برای خدمات ایجاد کرده است.

علیرغم این واقعیت که فرمت توصیه شده برای چنین اسنادی مشخص شده است، این فرمتی است که شرکت ها باید در صورت نیاز به تأیید هزینه های مالیات بر درآمد، این اسناد را به درخواست اداره مالیات به صورت الکترونیکی ارسال کنند.

گزینه های مدیریت اسناد الکترونیکی

دو گزینه برای سازماندهی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد. اولین مورد، انعقاد توافق نامه ای در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی با طرف مقابل و تبادل اسناد امضا شده با امضای الکترونیکی از طریق ایمیل است. در این صورت می توانید از یک امضای الکترونیکی ساده استفاده کنید.

گزینه دوم سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی از طریق یک اپراتور ویژه است.

با این روش، شرکت به مقررات مبادله اسناد الکترونیکی ملحق می شود و می تواند با طرف مقابل هم اسناد رسمی (که سازمان مالیاتی فدرال روسیه فرمت آن را به طور رسمی تایید کرده است) و هم اسناد غیر رسمی (قراردادها، موافقت نامه ها، گزارش های مصالحه و غیره) را مبادله کند. .).

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:

ثبت اسناد؛

کنترل بر اجرای اسناد؛

ایجاد دایرکتوری ها و کار با آنها؛

کنترل حرکت اسناد کاغذی و الکترونیکی، حفظ تاریخچه کار با اسناد.

ایجاد و ویرایش جزئیات سند؛

تولید گزارش در مورد جریان اسناد شرکت؛

وارد کردن اسناد از سیستم فایل و اینترنت؛

ایجاد یک سند به طور مستقیم از سیستم بر اساس یک الگو (ادغام مستقیم).

کار با نسخه های سند، اسناد پیچیده چند جزیی و چند قالبی، پیوست ها.

توزیع الکترونیکی اسناد؛

کار با اسناد در پوشه ها؛

دریافت اسناد از طریق اسکن و شناسایی.

کاهش هزینه های دسترسی به اطلاعات و پردازش اسناد.

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی شامل موارد زیر است:

ذخیره سازی متمرکز، ساختار یافته و سیستماتیک اسناد در یک آرشیو الکترونیکی؛

کاهش هزینه های چاپ، پست و نگهداری فاکتورهای کاغذی؛

یک رویکرد یکسان به رویه های تولید و پردازش یک سند (ثبت، تایید و غیره)؛

کاهش زمان تحویل، ثبت و تایید اسناد؛

سرعت امضای اسناد؛

امکان انجام هر گونه عملیات با اسناد بصورت آنلاین در تمام ساعات شبانه روز: جستجو، دانلود، چاپ، آشتی، رد کردن، و همچنین پیگیری حرکت آنها.

جستجوی سریع اسناد

محرمانه بودن صرافی با رمزگذاری اسناد تضمین می شود.

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) شناسایی امضاکننده و یکپارچگی اسناد ارسالی را تضمین می کند.

تحویل مدارک الکترونیکی توسط اپراتور مدیریت اسناد تضمین می شود.

پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

برای راه اندازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، باید:

توسعه و تصویب روشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی؛

تعیین کسانی که مسئول نگهداری آن هستند؛

آرشیو الکترونیکی اسناد دریافتی و ارسالی را سازماندهی کنید.

قوانین ایجاد، دریافت و ذخیره اسناد الکترونیکی را در خط مشی حسابداری تجویز می کند، مسئول تولید و امضای اسناد الکترونیکی را تعیین می کند.

هر کارمندی که مجاز به امضای اسناد الکترونیکی است باید دارای امضای الکترونیکی باشد.

با ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، یک سازمان نمی تواند اسناد را چاپ کند، اما آنها را در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره می کند.

در صورت لزوم، اسناد ذخیره شده در بایگانی را می توان برای بازرسان چاپ کرد، و سندی را که با امضای الکترونیکی طرفین امضا شده است، ارائه کرد و ابتدا آنها را به درستی تأیید کرد.

EDI (مدیریت اسناد الکترونیکی): جزئیات برای یک حسابدار

• ما وارد دوران EDI می شویم

  سرویس "1C-EDO". مزایای "1C-EDO" سرویس "1C-EDO" سودآورترین است ... آنها به صورت تکی از طریق EDO ارسال می کنند، سرویس "1C-EDO" بدون پرداخت در دسترس است. ... شناسه شرکت کننده EDF.” ایجاد نمایه تنظیمات EDF نمایه تنظیمات EDF پس از ایجاد... به «پیکربندی یک EDF» بروید. تنظیمات EDF در پنجره ای که باز می شود، باید... تبادل اسناد از طریق EDF فهرست تنظیمات EDF در "تنظیمات EDF" ارسال شده... مقامات نظارتی نمایش داده می شوند. بایگانی EDI سازمان ها با استفاده از سیستم EDI هزینه ها را کاهش می دهند...

• هنگام تغییر آدرس ایمیل و اپراتور EDF، باید به مقامات مالیاتی اطلاع دهید

  و چندین قرارداد با اپراتورهای EDF وجود دارد که برای ارتباط با آنها... . اگر شرکتی تصمیم به تغییر اپراتور EDF خود داشته باشد، قاعدتاً اپراتور الکترونیکی نیز تغییر می کند... -6/19884@. تغییر اپراتور EDF نیز باید به مراجع مالیاتی اعلام شود.علاوه بر...

• 8 استدلال برای اتصال به مدیریت اسناد الکترونیکی هنگام کار با یک شرکت لیزینگ

  که توسط هر اپراتور معتبر EDF صادر می شود. - اپراتورهای زیادی در بازار وجود دارد. ... به عنوان اصل. فرآیند EDI خود توسط قوانین فدراسیون روسیه و ... تنظیم می شود و پشتیبانی از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) با مستأجران و ... است که توسط هر اپراتور معتبر EDF صادر می شود. – اپراتورهای زیادی در بازار وجود دارد ... یک روش ساده. به طور معمول، اپراتور EDF دسترسی به حساب شخصی شما را فراهم می کند... در سال 2018، متخصصان اپراتور EDF افزایش جریان حقوقی قابل توجه...

• چگونه برای برچسب گذاری اجباری محصول آماده شویم

  به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) متصل شوید. دریافت کد GTIN - برای ... محصولات. به سیستم EDI متصل شوید. ثبت نام در سامانه “Honest... marking” یک مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) است که کالا را با تاییدیه... “خریدها” – “امور جاری EDI” همراه می کند. محل کار EDF به شما این امکان را می دهد که کار را با ... سند انتقال کنترل کنید). به عنوان بخشی از EDI، آیتم های پایه باید با هم مقایسه شوند... می توانید موارد موجود در فرم EDI را با کلیک بر روی دکمه همنام یا ... مقایسه کنید.

• مسئولیت تاخیر در تسلیم اظهارنامه مالیاتی

  با اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) توافقنامه ای در مورد ارائه خدمات برای... ارائه EDI با سازمان مالیاتی منعقد کنید. یا ارائه... اختیارات EDF با خدمات مالیاتی فدرال را به یک نماینده مجاز (واسطه...) که با اپراتور EDF توافق دارد و یک گواهی کلید تایید واجد شرایط...

• ویژگی های انتخاب سیستم گزارش دهی الکترونیکی

  سیستم های گزارش EDI توسط چندین توسعه دهنده ارائه شده است. هر نرم افزار...؟ سیستم های گزارش EDI توسط چندین توسعه دهنده ارائه شده است. هر سرویس نرم افزاری توسط بیش از صد اپراتور EDF ارائه می شود. هر یک از آنها وضعیت راه حل های متمرکز بر وظایف مختلف EDI را دارند. در مورد انتخاب اپراتور ...