Hajde da shvatimo kako je odobrenje formalizirano. Svaka organizacija, naravno, ima svoje mogućnosti i kombinacije. Pokušat ćemo prikazati moguće.

Vanjsko odobrenje

Za vanjsko odobrenje, GOST R 6.30-2003 preporučuje korištenje pečata odobrenja na nacrtu dokumenta. Podsjećam da je žig odobrenja rekvizit koji izražava suglasnost druge organizacije koja nije autor dokumenta s njegovim sadržajem (GOST R 7.0.8-2013, definicija 56).

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

3.23. Pečat odobrenja dokumenta sastoji se od riječi SUGLASNO, funkcije osobe s kojom je dokument odobren (uključujući naziv organizacije), osobnog potpisa, prijepisa potpisa (inicijali, prezime) i datuma odobrenja, npr. :

DOGOVOREN

rektor Financijske akademije
pod Vladom Ruske Federacije
Osobni potpis A.G. Gryaznova
datum

Ako se odobrenje provodi pismom, protokolom i sl., žig odobrenja se sastavlja na sljedeći način:

DOGOVOREN

Pismo Ruskoj akademiji
medicinske znanosti
od 05.06.2003., broj 430-162

DOGOVOREN

Zapisnik sa sjednice Upravnog odbora
ruska država
osiguravajuće društvo "Rosgosstrakh"
od 05.06.2003 br.10

Primjer 1

Sažmi emisiju

Primjer 2

Sažmi emisiju

Unutarnja dosljednost

1. Ovjera dokumenta (viza za odobrenje)

Ovaj oblik odobrenja najčešće koriste male organizacije gdje je popis osoba koje odobravaju prilično ograničen ili za dokumente koje odobrava nekoliko ljudi.

Međutim, ova metoda nije nimalo prikladna za velike tvrtke, čiji popis doseže desetak (možda i više) službenika.

GOST R 6.30-2003 preporučuje izradu odobrenje vize slično pečatu odobrenja, ali bez navođenja riječi „USGOVORENO” i naziva organizacije kao dijela pozicije odobravatelja (uz interno odobrenje već je jasno da taj službenik radi u organizaciji koja je autor dokumenta). Sljedeća razlika: interno odobrenje projekta moguće je ako na njega postoje primjedbe koje je potrebno priložiti.

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata"

3.24. Odobrenje isprave izdaje se vizom za odobrenje isprave (u daljnjem tekstu: viza) koja sadrži potpis i funkciju osobe koja odobrava ispravu, prijepis potpisa (inicijali, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:

Osobni potpis A.S. Orlov
datum

Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:

Komentari su u prilogu
Šef pravnog odjela
Osobni potpis A.S. Orlov
datum

Komentari se navode na posebnom listu, potpisuju se i prilažu uz dokument.

Za dokument čiji izvornik ostaje u organizaciji, vize se lijepe na dnu poleđine zadnjeg lista izvornog dokumenta.

Za dokument čiji je izvornik poslan iz organizacije, vize se lijepe na dnu prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.

Moguće je izdati dokumente za vizu na posebnom listu odobrenja.

Dopušteno je, prema nahođenju organizacije, potvrditi dokument i njegove priloge stranicu po stranicu.

Primjer 3

Sažmi emisiju

2. List odobrenja

U praksi vrlo često možete pronaći zbirku viza za odobrenje nacrta dokumenta ne na samom dokumentu, već na njegovom listu za odobrenje.

List za odobrenje (viziju) dokumenta je dio službenog dokumenta s oznakama odobrenja (vizama) (GOST R 7.0.8-2013).

Njegov oblik može se uvelike razlikovati u različitim organizacijama. Uzimajući u obzir ovu definiciju, napominjemo da je dopušteno koristiti točno oznake o odobrenju, a ne o vizi osobe koja odobrava. Stoga ispisi iz EDMS-a i MS Outlook-a (više o tome kasnije, vidi sliku 4 i primjer 6) nisu ništa više od listova odobrenja.

Napominjem da je odobravanje samog nacrta dokumenta ili prikupljanje „živih“ potpisa na papirnatom obrascu najpouzdanija opcija, jer osoba koja odobrava vjerojatno kasnije neće odbiti njegov osobni potpis.

Primjer 4

Sažmi emisiju

Primjer 5

Sažmi emisiju

3. Koordinacija putem e-pošte (npr. u MS Outlooku)

Prikupljanje "živih" potpisa na nacrtu dokumenta ili na obrascu odobrenja oduzima puno vremena. A sama bit procesa odobravanja nije jednostavna. Stoga usluge upravljanja uredom pokušavaju pojednostaviti život i sebi i onima koji to odobravaju. Jedna od opcija za ovo pojednostavljenje je korištenje elektroničkog odobrenja. Čak i ako nemate EDMS s posebnim uredskim funkcijama, tada je obična e-pošta najvjerojatnije instalirana na računalima svih osoba koje odobravaju. I, usput, korištenjem MS Outlooka sasvim je moguće organizirati elektroničko odobravanje datoteka poslanih kroz njega.

Dopustite mi da vam ukratko objasnim kako ovo možete koristiti:

Međutim, želim napomenuti da ova opcija također ima nedostatke. Osoba koja pristaje uvijek može reći da je netko drugi glasovao s njegovog računala u njegovoj odsutnosti. Tvrtke pokušavaju riješiti takve nesporazume:

• ili korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa svakog sudionika u procesu (vrlo skup mehanizam),
• ili u internim pravilnicima (primjerice, “o sigurnosti”, “o korištenju automatizirane radne stanice” itd.) nastoje obvezati zaposlenike da za rad koriste samo svoje računalo, a pri odlasku ga blokiraju lozinkom.

4. Odobrenje u EDMS

Još progresivniji način koordiniranja dokumenata je korištenje različitih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Princip rada je jednostavan:

1. Inicijator unosi određenu prijavu u EDMS (BUSINESS, Boss-referent, Directum itd.) i prilaže nacrt dokumenta.
2. Odobravatelji, nakon pregleda nacrta, ostavljaju svoje komentare i glasuju.
3. Inicijator može rezultat glasovanja ispisati i priložiti nacrtu dokumenta na potpisivanje. U pravilu ovaj „rezultat“ (oglasni list) potpisom potvrđuje odgovorni djelatnik uredske službe.

U našoj organizaciji uobičajeno je koristiti dva oblika odobrenja prema nahođenju inicijatora:

• prikupljanje “živih” viza na papirnatom odobrenju ili
• odobrenje u EDMS-u - u ovom slučaju također se generira list odobrenja, ali se automatski popunjava (prikazano u primjeru 6).

Međutim, kombinacija ovih metoda pri odobravanju jednog dokumenta je zabranjena, jer Neki odobravatelji neće vidjeti komentare drugih. List odobrenja ispisan iz EDMS mora biti ovjeren potpisom voditelja EDMS.

Primjer 6

Sažmi emisiju

“...Dobar dan, zabavite se. Zdravo, neprocjenjiva Katerina Matveevna.

Nemojte me kriviti za prošlo kašnjenje. Očigledno je to moja sudbina. Međutim, ništa od toga se više ne očekuje. Stoga vas žurno obavještavam da sam živ i zdrav, a to želim i vama...”

Iz pisma vojnika Crvene armije, druga Suhova

(film “Bijelo sunce pustinje”)

Tko se od nas ne sjeća dirljivog pisma svojoj ženi, "neprocjenjivoj Katerini Matvejevnoj", koje je vojnik Crvene armije Fjodor Ivanovič Suhov mentalno pisao kroz film? Ovo je pismo, naravno, bilo osobno, a ne poslovno. Ali zbog životne situacije u kojoj su se likovi nalazili, imala je temeljitost, strukturiranost i individualne značajke svojstvene poslovnom dopisivanju.

Zaposlenik uredske službe, poput vojnika Crvene armije Sukhova, često mora rješavati različite probleme i pisati pisma, ponekad o najneočekivanijim temama. Čini se, što bi moglo biti jednostavnije? Ali ispada da upraviteljeva uputa da "napiše pismo" može izazvati oluju zbunjenosti u duši i umu tajnice: "Pismo?!.. Kako to napisati?! Što napisati?! Kako formatirati i kako poslati primatelju?! Užasno!!!"

Zapravo, u ovom zadatku nema ništa strašno ili teško. A ako ste ikad (a svakako jeste) pisali eseje u školi, pisanje pisma od vas neće zahtijevati nadljudske napore. Trebat će vam pažljivost, ustrajnost, poznavanje poslovnih procesa vaše organizacije, sposobnost razumijevanja tema i okolnosti koje su vam ponekad nepoznate, sposobnost dobivanja potrebnih informacija od drugih odjela, službi i zaposlenika te pismenost u prezentaciji .

Počnimo s općim zahtjevima za pisanje poslovnih pisama.

Naučiti više

Struktura teksta poslovnog pisma

U najopćenitijem slučaju, tekst poslovnog pisma sastoji se od:

• obraćanje (uvodna formula bontona);
• uvodni dio;
• glavni dio;
• završni dio;
• konačna formula bontona.

Pogledajmo ih pobliže.

Apel, ili uvodna formula bontona (formula uljudnosti):“Zdravo, neprocjenjiva Ekaterina Matveevna!”

Adresa (uvodna bontonska formula, formula uljudnosti itd.) ima za cilj izraziti poštovanje prema primatelju, skrenuti pozornost primatelja na predmet pisma i može sadržavati položaj, prezime, ime i patronim osobe kojoj se ovo pismo upućuje. je adresiran: Dragi Vladimire Petroviču!

Pri obraćanju najznačajnijim i najvažnijim osobama primjenjuje se pozdrav “Najdraži”.

Na primjer:

• Poštovani gospodine ministre!
• Poštovani gospodine guverneru!
• Poštovani gospodine Vakhrushin!

Ako se pismo obraća osoblju organizacije ili određenoj skupini zaposlenika, tada formula bontona izgleda ovako: Draga gospodo!

Familijarnost u komunikaciji je neprihvatljiva. Fraza “Poštovani...” ili “Poštovani...” i slično nije prikladno u poslovnom pismu.

Bilješka

Na kraju obraćanja treba stajati uskličnik. Zarez, iako je gramatički prihvatljiv, u ovom bi slučaju bio neprikladan.

Poruka je poravnata sa središtem dokumenta.

Usput

Žalba nije obavezan element pisma. U službenim dopisima standardnog sadržaja, u popratnim dopisima koji ne sadrže zahtjeve i drugim dopisima beznačajne prirode koji ne zahtijevaju osobno razmatranje upravitelja, žalba se može izostaviti. Na primjer: Molimo pošaljite izvješće o usklađivanju s Amethyst LLC na dan 30. prosinca 2014. na adresu: ul. Tverskaya, kuća 1, ured 23, Ensk, 123645.

Uvodni dio. Može sadržavati:

• razlog i svrha pisanja ovog pisma. Na primjer: Vaša organizacija je sudjelovala u natječajnom postupku br. 118-SAZHKKH za kupnju komunalne opreme za potrebe općinskih službi teritorijalnog okruga Ensk;
• poveznica na dokument koji se odnosi na predmet pisma. Na primjer: Kao odgovor na Vaše pismo br. broj 125/1 od 13. srpnja 2015. godine obavještavamo...;
• kratak sažetak situacije, činjenice ili događaja. Na primjer: U okviru ugovora o nabavi br. 251 od 17. studenog 2014. sklopljenog s tvrtkom Amethyst LLC isporučena je oprema za izgradnju cesta u iznosu od 2 250 000 rubalja;
• bontonske fraze koje izražavaju zahvalnost, žaljenje, čestitke, sućut itd., ovisno o situaciji Na primjer: Zahvaljujem stručnjacima tehničkog odjela Amethyst LLC za brzo i kvalificirano rješavanje problema tehničkih komunikacija koje su omogućile napajanje upravne zgrade Elegia LLC.

Također, uvodni dio može opisati opću situaciju (poput druga Suhova, koji, zahvaljujući svom urođenom talentu pripovjedača, također nije mogao bez uvoda): Znajte, draga Katerina Matvevna, da su klasne bitke danas uglavnom završene i da dolazi čas oslobođenja svijeta. I došao je red na mene da se vratim kući da s tobom novi život gradim u svom dragom rodnom kraju..

Glavni dio. Sadrži prikaz problema, situacije, s relevantnim činjenicama, argumentima i dokazima. Trebao bi biti smisaono vezan uz uvodni dio i logično voditi do zaključaka iznesenih u završnom dijelu. Ovo je najteži i najteži dio poslovnog pisma. Potrebno je pažljivo i odgovorno pristupiti njegovoj pripremi, pripremiti odgovarajuću dokaznu i dokumentacijsku bazu.

Tu će dobro doći poznavanje poslovnih procesa i sposobnost dobivanja potrebnih informacija.

Ovisno o temi pisma, glavni dio može biti kratak ili složen (sastoji se od odlomaka i podstavaka). Prilikom formuliranja fraza, odlučite se za jednostavnost prezentacije.

Uvijek biste trebali imati na umu da se jednostavne uobičajene rečenice percipiraju puno lakše od složenih i složenih rečenica s obiljem interpunkcijskih znakova. Na primjer, bit pitanja može se izraziti na sljedeći način:

Izumrud LLC je u travnju 2015. proizveo set opreme za rezanje metala, koji je transportna tvrtka Delovye Linii poslala Amethyst LLC-u, a Amethyst LLC primila 14 dana kasnije od roka, što je potvrđeno fakturom br. 1125/245 od 23.04.2015., čiji nam je original dostavila transportna kompanija “Business Lines”, u vezi s kojim je “Izumrud” doo dužan platiti “Ametist” doo kaznu u iznosu od...

Ili možete učiniti ovo:

Dana 2. travnja 2015. Izumrud LLC je poslao opremu za rezanje metala u Amethyst LLC. Oprema je zaprimljena 23.04.2015. Ovu činjenicu potvrđuje tovarni list br. 1125/245 od 23. travnja 2015. koji je dostavila prijevoznička tvrtka Delovye Linii LLC.

Predviđeno vrijeme isporuke opreme prema ugovoru br. 12 od 29. ožujka 2015. je 7 kalendarskih dana od datuma otpreme. U ovom slučaju sastoji se od 21 kalendarskog dana. Dakle, za kršenje rokova isporuke opreme u skladu s klauzulom 3.12 gore navedenog ugovora, Izumrud LLC je dužan platiti kaznu u iznosu od...

Općenito, na prezentaciju se nameću sljedeći zahtjevi:

• usklađenost s važećim zakonodavstvom;
• neutralan, poslovni ton prezentacije;
• dopušteno je koristiti kratice (LLC, Ministarstvo za izvanredne situacije, Ministarstvo unutarnjih poslova, Državna distriktna elektrana, Državna inspekcija za sigurnost prometa itd.) i uobičajeno korištene kratice (m2, kg, gr-n, str., itd., poštanski pretinac itd.);
• korištenje pasiva (na primjer, trebali biste napisati " proizvodit ćemo mi…", ali ne " proizvodit ćemo...”, fokusirajući se na radnju koja se izvodi, a ne na objekt koji je proizvodi);
• korištenje fraza predložaka (tzv. jezičnih formula) karakterističnih za industriju ili vrstu djelatnosti kojoj vaše poduzeće pripada. Kao primjer njihove majstorske i organske primjene može se navesti isto pismo druga Suhova: „ Međutim, imali smo mali zastoj. Mislim oko tri dana, ne više. Naime, meni, kao svjestan borac, upućeni ispratiti grupu drugova sa bratskog istoka... Također vam želim reći: dislokacija naš radi glatko, u ozračju bratskog zajedništva i sloge." Kao što vidimo, aktivno je koristio stabilne izraze revolucionarnog i ratnog vremena.

Općenito, poslovno pismo može sadržavati sljedeće predloške izraza:

• Na odobrenje Vam dostavljamo sljedeće dokumente...;
• U sklopu realizacije postignutih dogovora...;
• Kao odgovor na Vaše pismo br. br.... od... obavijestiti...;
• Sukladno sklopljenom sporazumu br....;
• Obavještavamo vas da će u razdoblju od... do...;
• Izražavamo duboku zahvalnost... itd.

Takve leksičke konstrukcije ponekad mogu imati dodatno pravno značenje, na primjer, jamstveno pismo neće se smatrati takvim ako tekst ne sadrži izraz “Jamčimo plaćanje.”

Posebnost poslovnog pisma je i jasnoća i kratkoća teksta (podjela na odlomke, upotreba jednostavnih uobičajenih rečenica);

• argumentacija;
• objektivnost (tekst pisma mora sadržavati objektivne informacije o događajima i činjenicama;
• jednoznačnost terminologije i formulacija.

Završni dio je konačan i može sadržavati:

Zaključci koji slijede iz navedenog: Dakle, iz gore navedenih činjenica proizlazi da ovaj slučaj kvara mehanizma nije pokriven jamstvom, budući da su pravila rada prekršena;

Zahtjev: Slijedom navedenog, molimo Vas da razmotrite mogućnost ispravljanja nedostataka uočenih tijekom rada proizvoda;

Zahtjev: Zahtijevamo da se postojeći dug vrati do 1. listopada 2015. godine;

Upozorenje: U slučaju nepoštivanja uvjeta iz ugovora, zadržavamo pravo obratiti se Arbitražnom sudu radi zaštite naših interesa;

Ponuda: Nudimo udovoljiti našim zahtjevima za povrat novca u iznosu od 15.000 (petnaest tisuća) rubalja;

Odbijanje: Na temelju navedenih činjenica, prisiljeni smo odbiti udovoljiti Vašim zahtjevima.;

Podsjetnik: Podsjećamo da sukladno točki 17. natječajne dokumentacije morate položiti jamstvo po ugovoru itd.

Konačna formula bontona, ili formula uljudnosti. Poslovno pismo obično se zaključuje završnom bontonskom formulom - stabilnim izrazom poštovanja, nade u daljnju suradnju ili žaljenja zbog prekida suradnje ili gubitka određenih prilika, na primjer:

• Radujemo se daljnjoj suradnji;
• Žao nam je zbog poteškoća na koje smo naišli.

Poslovno pismo može završiti frazom koja sadrži izraz poštovanja, naziv radnog mjesta odgovorne osobe koja potpisuje pismo, njezin vlastoručni potpis i prijepis potpisa:

Iskreno,

Šef turkestanske carine Vereščagina godišnje Vereščagina

Bilješka

Završna formula uljudnosti “S poštovanjem” primjenjuje se samo ako je pismo počelo adresom “Poštovani (puno ime ili pozicija)!”, ali nije obavezna. Ovisno o situaciji, ponavljani izrazi poštovanja mogu biti neprikladni i djelovati podređeno, pogrdno ili ironično. Iz istih razloga u poslovnoj korespondenciji nije preporučljivo koristiti pridjeve u superlativu ili riječi koje pojačavaju emocionalnu konotaciju rečenice. Na primjer:

Nažalost, nismo primili Vaš katalog;

poštovani…;

S našim dubokim žaljenjem obavještavamo vas da nismo u mogućnosti udovoljiti vašem zahtjevu..

Dekor

Poslovna pisma moraju biti izdana isključivo na memorandumu organizacije i sadržavati potrebne podatke. Uzorak obrasca dan je u Dodatku B GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

U praksi, dovoljni podaci za pripremu poslovnih pisama su:

• amblem organizacije ili zaštitni znak (logo), ako je dostupan (1);
• OKPO (2);
• glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe (3);
• identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga prijave (PIB/KPP) (4);
• naziv organizacije (5);
• referentne informacije o organizaciji (uključuje poštansku adresu, telefonski broj i druge podatke prema nahođenju organizacije) (6);
• datum dokumenta (7);
• registarski broj dokumenta (8);
• poziv na matični broj i datum dokumenta (9);
• odredište(10);
• naslov teksta (11);
• tekst dokumenta (12);
• oznaka o prisutnosti aplikacije (13);
• potpis (14);
• oznaka o izvođaču (15).

Položaj detalja dat je u primjeru 1.

Klasifikacija

Poslovna pisma možemo podijeliti prema namjeni i sadržaju.

Prateći. Propratna pisma namijenjena su slanju dokumenata koji nemaju adresni dio. Tekst propratnog pisma mora sadržavati poveznicu na priloge – dokumente koji se šalju uz ovo pismo. Takva pisma mogu sadržavati zahtjeve, objašnjenja itd.

Popratna pisma organizaciji na višoj razini trebaju započeti izrazom "Predstavljamo vam...", organizaciji niže razine - s "Šaljemo vam...", organizaciji treće strane - s “Šaljemo Vam...” (Primjer 2).

Bilješka

Popratno pismo nije jamstvo da će kuverta koju dobijete sadržavati upravo te dokumente i u količini navedenoj u popratnom pismu. Drugim riječima, pismo nije popis i ne može se predati pravosudnim tijelima kao potvrda slanja određenih dokumenata.

Pri slanju dokumenata nije potrebno popratno pismo.

Jamstvo. U pravilu se sastoji od dva dijela: zahtjeva za ispunjenje, uvjerenja o ispunjenju obveze s njezine strane i pravno predstavlja priznanje duga (primjer 3).

Čestitajući. Takva su pisma sastavljena u relativno slobodnom obliku i posvećena su nekoj proslavi - nezaboravnom datumu, službenom državnom prazniku, događaju značajnom za određenu organizaciju ili osobu. Čestitke se mogu izdati i na memorandumu organizacije i na umjetničkim obrascima, papiru u boji, a također sadrže ukrasne i grafičke elemente.

Hvala vam. Građaninu, službeniku ili organizaciji upućuje se pismo zahvalnosti za poduzete radnje (Primjer 4).

Takva pisma mogu koristiti sljedeće fraze:

• Izražavamo Vam našu iskrenu zahvalnost...;
• Hvala na pomoći...;
• Dopustite mi da vam izrazim svoju zahvalnost...

Obavijest - poslovno pismo koje obavještava ili obavještava primatelja o bilo kakvim događajima. Može sadržavati pojašnjenja u vezi s postupkom sudjelovanja na događanju, prijavama (upitnik za sudionike, program događanja, pravilnik, promidžbeni materijal) itd.

Ako je pismo obavijesti namijenjeno distribuciji širokom krugu ljudi, tada se pojedinost "Primatelj" na pismu ne sastavlja ili se sastavlja na općeniti način. Takvo pismo mora potpisati čelnik organizacije ili voditelj odgovoran za provođenje ovog događaja (vidi pismo obavijesti u Primjeru 1).

zahtjev (zahtjev) - ovo je poslovno pismo poslano radi dobivanja bilo kakvih informacija ili dokumenata (Primjer 5). Pisma upita zahtijevaju obavezan odgovor u obliku pisma odgovora. Tekst zamolnice mora sadržavati obrazloženje potrebe davanja podataka ili dokumenata o kojima je riječ.

Poruka. Ovo je vrsta poslovnog pisma kojim se primatelj obavještava o svim činjenicama ili događajima koji utječu na interese obiju strana – autora i primatelja (Primjer 6). Pismo s porukom može biti kratko i započeti odmah rečenicom „Obavještavamo Vas da...“, ili može biti detaljnije i sadržavati obrazloženje: „S obzirom da...“.

U gornjem primjeru, promijenjeni detalji već su sadržani u tijelu pisma, ali, iskreno, odgovorite iskreno: kada primite pismo, koliko često gledate ove retke brojeva i uspoređujete ih s prethodnima? Zato je pismo potrebno - da skrene pozornost primatelja na ovu činjenicu.

U praksi se obavijest i poruka malo razlikuju. Stoga, panika oko teme: “Kakva noćna mora, poslao sam izvođača obavijest, ali bilo je potrebno poruka!!!» nema potrebe. Nema ništa strašno u tome što ste u tekstu pisma napisali “obavještavamo” umjesto “obavještavamo”.

Ponuda. Poslano potencijalnom partneru ili ugovornoj strani i sadrži ponudu suradnje (Primjer 7). Ova vrsta uključuje komercijalne prijedloge (ponude). Pismo ponude može sadržavati općenite i detaljne informacije o organizaciji i proizvodu koji se predstavlja:

• kratku povijest i opće informacije o vašoj organizaciji (godina osnutka, proizvodna i skladišna baza, postignuća, sudjelovanje u značajnim događajima, nagrade, diplome, naslovi itd.);
• detalji organizacije;
• cjenik s naznakom na koji datum vrijedi (ako želite predstaviti sve proizvode svoje tvrtke u cjelini i pokazati potencijalnom partneru razinu cijena za njih);
• točan naziv proizvoda koji se prezentira (ukoliko se prijedlog radi za određenu vrstu proizvoda ili usluge);
• imidž proizvoda;
• glavne i najvažnije karakteristike predstavljenog proizvoda;
• cijenu prikazane robe ili usluge i njezino razdoblje valjanosti, uz naznaku novčane jedinice i navođenje u kojem je formatu navedena cijena (sa ili bez PDV-a);
• uvjeti i troškovi isporuke;
• uvjete za ostvarivanje popusta itd.

Pismo ponude može se poslati jednom određenom primatelju ili se može poslati masovno širokom rasponu drugih strana.

Rezultat razmatranja pisma ponude od strane primatelja mogu biti poslovni pregovori ili sklapanje sporazuma, stoga budući profit vaše organizacije može ovisiti o pismenosti njegove pripreme i točnosti podataka koji su u njemu prikazani.

Potvrda. Vrsta poslovnog pisma s kojim se dosta rijetko susrećem u praksi, u kojem primatelj potvrđuje primitak bilo koje informacije ili dokumenta (Primjer 8). Obično se izdaje kao odgovor na propratno pismo ili komunikacijsko pismo. Potvrdno pismo koristi sljedeće fraze:

• Potvrđujemo primitak sljedećih dokumenata:…;
• Potvrđujemo primitak poruke o promjeni podataka... .

Pismo zahtjeva. Ova vrsta poslovnog pisma piše se kako bi potaknula primatelja da ispuni svoje obveze. Odlikuje se prilično kategoričnim tonom prezentacije, što se postiže korištenjem konstrukcija poput:

• Hitno zahtijevamo isplatu duga;
• Zahtijevamo da se roba odmah otpremi na... itd.

Zahtjev mora nužno sadržavati izjavu o uvjetima prethodno prihvaćenih sporazuma, poveznice na dokumente (ugovore, sporazume itd.), Bit trenutne situacije, zahtjev za ispunjenjem obveza, kao i posljedice za primatelja ako obveze nisu ispunjene, npr. Ako ne izvršite svoje obveze, slučaj će biti proslijeđen Arbitražnom sudu.

Poseban slučaj zamolnice je pismo pritužbe. Razlikuje se od običnog pisma zahtjeva po tome što opisuje suštinu kvara proizvoda, lošu kvalitetu usluge itd. Završni dio postavlja zahtjev: zamijenite proizvod pod jamstvom, izvršite jamstvene popravke, vratite novac itd. Zahtjev može sadržavati fotografije neispravnog proizvoda, dokumente koji potvrđuju dodatne troškove koje je pretrpjela strana inicijator (na primjer, za liječenje, prisilno korištenje usluga organizacija trećih strana, itd.) (Primjer 9).

Pismo odgovora. Ovo pismo se sastavlja kao odgovor na zahtjev, zahtjev ili pritužbu (Primjer 10).

Druge vrste pisama u pravilu ne zahtijevaju odgovor.

Prilikom sastavljanja odgovora u tekstu ne morate pisati: “Odgovor na Vaš dopis br.... od...”, budući da se podaci primljenog izvornog pisma unose u detalje “Poveznica na datum i broj primljene isprave.”

Stil vašeg odgovora treba odgovarati stilu pisma na koje odgovarate. Međutim, to ne znači da trebate ponavljati stilske i gramatičke pogreške sadržane u njemu.

Pa, podijelio sam s vama svoje iskustvo u skladu s osnovnim načelima sastavljanja poslovnih pisama o najrazličitijim temama.

Zapravo, tema pisanja pisama je neiscrpna! U svakom konkretnom slučaju, izradi poslovnog pisma treba pristupiti odgovorno i kreativno, a onda ćete imati sreće na ovom trnovitom putu!

Dopustite mi da se ovdje oprostim ili, kako je zapisao nezaboravni drug Suhov: “Ostajem svjedok ovoga, borca ​​za sreću radnih ljudi cijele zemlje, Transkaspijskog međunarodnog revolucionarnog proleterskog puka nazvanog po drugu Augustu. Bebel, crvenoarmejac Fjodor Ivanovič Suhov.

Popratno pismo za ugovor je obavezan dokument, bez kojeg sam ugovor neće biti prihvaćen na razmatranje i potpisivanje. Prilikom sastavljanja popratnog pisma za sporazum koji se šalje drugoj ugovornoj strani na potpis, potrebno je uzeti u obzir neke od nijansi opisanih u članku.

Iz članka ćete naučiti:

Vrsta službene korespondencije - popratno pismo uz ugovor

U procesu obavljanja svih vrsta svojih aktivnosti - gospodarskih, organizacijskih, proizvodnih ili, na primjer, gospodarskih, organizacija prima i šalje puno službene korespondencije. Njegovi primatelji i dopisnici su organizacije na višoj razini, državna i općinska tijela, dobavljači, kupci, poslovni partneri, pa čak i pojedinci.

Najvažniji dio vanjskog tijeka dokumenata su pisma, jer se šalju ili u obliku zasebnih dokumenata ili prate pakete dokumenata - financijskih, računovodstvenih i drugih, koji ne sadrže takve pojedinosti kao što je adresa primatelja. Uključujući, propratna pismašalju se s ugovorima koje je poduzeće sklopilo ili se planiraju sklopiti.

Glavna karakteristika propratnih pisama, uključujući propratna pisma za ugovore, je prisutnost popisa dokumenata priloženih uz njega i teksta koji objašnjava svrhu za koju su ti dokumenti poslani primatelju. Još jedna posebnost takvih pisama je njihova sekundarna priroda - takva pisma sama po sebi nisu neovisni dokumenti. Štoviše, u slučaju kada se takvo pismo šalje primatelju bez prilaganja dokumenata navedenih u njemu, osoba odgovorna za početnu obradu korespondencije u organizaciji dužna ga je poslati natrag. U tom slučaju mora se sastaviti i akt kojim se potvrđuje da nedostaju dokumenti navedeni u propratnom pismu.

Kako napisati propratno pismo za ugovor, uzorak

Popratno pismo uz ugovor, zbog svoje sekundarne prirode, ne nosi nikakvo informacijsko opterećenje, ali, sastavljeno prema utvrđenim pravilima, ono je:

potvrda činjenice slanja dokumenata navedenih u privitcima;

potvrda roka;

upute o tome u koju svrhu su dokumenti navedeni u njemu poslani, o postupku njihove obrade te koje dokumente iu kakvom obliku treba vratiti na adresu pošiljatelja.

Koje detalje sadrži popratno pismo ugovora?

Popratna pisma, kao i sva organizacijska i administrativna dokumentacija, sastavljena su u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003, koji će vrijediti najmanje do 1. srpnja 2018. Zatim ga planiraju zamijeniti GOST R 7.0.97-2016. Donja tablica prikazuje sastav potrebnih detalja u skladu s trenutno važećim GOST-om propratno pismo na pravni značaj ugovora.

Postoji i vrsta ugovora koju ne potpisuje šef drugog poduzeća, već predstavničko tijelo zaposlenika poduzeća. Ovo je kolektivni ugovor koji, u skladu s Zakonom o radu Ruske Federacije, mora biti dogovoren sa sindikalnim odborom zaposlenika. U nastavku se nalazi propratno pismo kolektivnog ugovora.

Popratna pisma ugovora obično potpisuje čelnik tvrtke ili službenik koji ima takvo pravo, formalizirano u skladu s nalogom.

Kako usmjeritipopratno pismo uz ugovor na potpiss protokolom nesuglasica

Često neke odredbe ugovora koje se šalju drugoj ugovornoj strani na potpis mogu uzrokovati njegovo neslaganje. Druga strana također može htjeti unijeti neke izmjene i dopune u tekst ugovora koji se šalje na potpis. To je prirodno i ne predstavlja posebnu prepreku za postizanje dogovora između stranaka. U tom slučaju druga strana ima pravo sastaviti protokol o nesuglasicama i spomenuti ga u propratnom pismu sporazuma poslanom na potpis.

U nastavku je prikazan uzorak popratnog pisma za sporazum na potpis, koji se šalje pošiljatelju s protokolom neslaganja.