Kupci koji trenutno rade prema 223-FZ moraju razviti poseban dokument koji regulira sve aktivnosti nabave. U članku ćemo razmotriti osnovne zahtjeve za sadržaj ovog standarda, postupak za njegovo donošenje i odobravanje, a također ćemo dati same odredbe o nabavi prema 223-FZ od srpnja 2018., čiji je uzorak pripremljen uzimajući u obzir uvođenje značajnih promjena u području javne nabave, zbog čega valja obratiti posebnu pozornost na novi format i strukturu dokumenta.

Propisi prema 223-FZ za proračunske institucije za 2019., s izmjenama i dopunama, moraju sadržavati sljedeće podatke:

• postupak pripreme i provođenja postupaka, uključujući elektroničke, uvjete za njihovu primjenu;
• metode izdavanja naloga prema 223-FZ;
• postupak sklapanja i izvršenja ugovora na temelju rezultata natječajnih postupaka i ugovora s jednim dobavljačem;
• druga pitanja vezana uz osiguranje nabave u skladu s normama 223-FZ.

Valja napomenuti da nema odredbe o nabavi, a naručitelj posluje u okviru zakona o ugovornom sustavu bez donošenja dodatnih akata.

Preporučljivo je usvojiti standard za odjel nabave koji će odražavati dodjelu posebnih ovlasti za pripremu, koordinaciju i odobravanje dokumenata potrebnih za izvršenje narudžbe, kao i određivanje rokova za obavljanje dužnosti i odgovornosti za njihovo kršenje za određeni popis zaposlenika koji su dio odjela i obavljaju službu u područjima reda prema 223-FZ.

Kako odobriti i objaviti

Prema 3. dijelu čl. 2 223-FZ, kupac odobrava standard ovisno o organizacijskom i pravnom obliku od strane sljedećih upravnih tijela:

• državna korporacija ili tvrtka - najviše tijelo upravljanja (br. 7-FZ od 12. siječnja 1996. "O neprofitnim organizacijama");
• SUE, MUP - od strane načelnika (br. 161-FZ od 14. studenog 2002. "O državnim i općinskim jediničnim poduzećima");
• autonomna ustanova - od strane nadzornog odbora (br. 174-FZ od 3. studenog 2006. "O autonomnim ustanovama");
• DD - upravni odbor, glavna skupština, kolegijalno izvršno tijelo (br. 208-FZ od 26. prosinca 1995. "O dioničkim društvima");
• LLC - glavna skupština sudionika, upravni odbor, kolegijalno izvršno tijelo (br. 14-FZ od 02.08.1998. „O društvima s ograničenom odgovornošću”);
• državna ili općinska proračunska institucija - osnivač (br. 7-FZ od 12. siječnja 1996. "O neprofitnim organizacijama");
• javnopravno društvo - od strane nadzornog odbora (br. 236-FZ od 3. srpnja 2016. „O javnopravnim društvima“).

Standard nabave i njegove izmjene naručitelj objavljuje na web stranici EIS-a u roku od 15 dana od dana potpisivanja akta. Svatko ima puno pravo proučavati ove dokumente, koji su u Jedinstvenom informacijskom sustavu u javnom vlasništvu.

Kupac mora uzeti u obzir zahtjeve ne samo 223-FZ, već i „Standarda za provedbu aktivnosti nabave određenih vrsta pravnih osoba“, odobrenog od strane FAS-a Rusije.

Kupac se mora pridržavati načela jednakosti, pravednosti, nediskriminacije i nerazumnih ograničenja tržišnog natjecanja u odnosu na sudionike.

Standardni propisi o nabavi prema 223-FZ za 2018. od srpnja 2018. mogu sadržavati sljedeće odjeljke:

1. Pojmovi i definicije.
2. Svrhe i načela aktivnosti nabave.
3. Odobrenje norme i uvođenje izmjena.
4. Formiranje i prilagodba plana narudžbi.
5. Odabir načina i oblika narudžbe.
6. Pravila pripreme i ponašanja.
7. Načela oblikovanja zahtjeva i kriteriji ocjenjivanja.
8. Zahtjevi za opis predmeta.
9. Zahtjevi za uvjete ugovora. Obveze u vezi s izvršenjem ugovora.
10. Priprema, koordinacija i odobravanje dokumentacije o nabavi.
11. Redoslijed postupka.
12. Kontrola i žalba.
13. Izvještavanje o aktivnostima nabave.
14. Zahtjev za pohranu dokumenata sastavljenih tijekom narudžbe.

Kako koristiti klauzule modela

Od 1. siječnja 2018. promijenjeni su standardi o standardnim propisima o nabavi. Sada, prema dijelu 2.3 čl. 2 223-FZ, standardni propisi o nabavi prema 223-FZ, uzimajući u obzir najnovije promjene, moraju sadržavati sljedeće informacije:

1. Propisi za pripremu i provedbu javne nabave.
2. Metode određivanja dobavljača, kao i slučajevi njihove primjene.
3. Rok za sklapanje ugovora na temelju rezultata nadmetanja.

Ove se informacije ne mogu mijenjati kada proračunske i autonomne institucije i jedinstvena poduzeća razviju i odobre vlastite propise o nabavi.

Standardni propisi o nabavi trebali bi predvidjeti specifičnosti sudjelovanja MSP-ova koji su odobreni.

Standardne propise za proračunske institucije (autonomne i proračunske) i jedinstvena poduzeća izrađuju izvršne vlasti na različitim razinama - saveznoj, regionalnoj, općinskoj. Viša tijela također uspostavljaju popis korisničkih organizacija na koje će se primjenjivati ​​takvi standardni standardi. Stoga, ako institucija podliježe standardnim standardima razvijenim na višoj razini, tada mora formirati vlastiti regulatorni registar u strogom skladu s uvjetima utvrđenim u standardnim propisima o nabavi (dijelovi 2.1, 2.2 članka 2 223-FZ).

Promjene se rade na isti način. Ako je zakonodavac izvršio prilagodbe standardnih propisa o nabavi, organizacija kupaca mora izmijeniti svoj lokalni akt u roku od 15 dana (dio 2.7 članka 2 223-FZ).

Novi ili prilagođeni standardni standardi objavljuju se u roku od 15 dana od datuma odobrenja od strane regulatornih tijela.

Gdje dobiti standardnu ​​poziciju

Na kraju članka možete birati između niza ponuđenih standarda i pronaći potrebnu odredbu o nabavi prema 223-FZ za 2019.; Uzorak možete preuzeti i na stranicama Jedinstvenog informacijskog sustava – u UIS-u su dostupni za uvid standardi javne nabave lokalnih organizacija kupaca, koji se mogu koristiti za optimizaciju i unificiranje dokumenta u izradi. Te ćete dokumente pronaći u kartici "Dokumenti" na bočnoj traci. Na dnu stranice nalazi se dio “Popis standardnih odredbi nabave”.

Preuzmite obrazac standardnih propisa o nabavi za 2019

Primjer standardne uredbe o nabavi za komunalno poduzeće

Kao primjer, pružamo propise o nabavi prema 223-FZ za 2019. - uzorak za općinska unitarna poduzeća.

Odjel uređene nabave

10.11.2014 11:02

Uvedeni su propisi za interakciju sudionika u procesu nabave Altai State Technical University (Naredba br. D-345).

Propisi za interakciju između sudionika u postupku nabave Državnog tehničkog sveučilišta Altai

Propisi uspostavljaju postupak interakcije između odjela AltSTU koji sudjeluju u aktivnostima nabave u okviru Saveznog zakona od 5. travnja 2013. N 44-FZ „O ugovornom sustavu u području nabave roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i općinskih potreba” (s izmjenama i dopunama) i Savezni zakon od 18. srpnja 2011. N 223-FZ „O nabavi roba, radova, usluga određenih vrsta pravnih osoba" (s izmjenama i dopunama).

Sudionici u postupku nabave su:

1) Inicijator kupovine - strukturna jedinica ili dužnosnik koji je zainteresiran za provedbu ove nabave zbog činjenice da je ova nabava namijenjena za osiguranje ispunjavanja njegovih službenih dužnosti.

2) Voditelj ugovorne službe - propisno imenovan službenik te osiguravanje na stručnoj osnovi odabira najpovoljnijeg dobavljača (izvođača, izvođača) i usklađenosti sveučilišta sa zahtjevima važeće zakonske regulative pri provođenju nabave.

3) Odjel za reguliranu nabavu - strukturna jedinica čija je glavna radna funkcija provođenje postupaka nabave predviđenih zakonodavstvom Ruske Federacije, uključujući faze kao što su procjena nabave, mogućnost njezine provedbe, učinkovitost nabave i učinkovitost ugovornih odnosa s drugom ugovornom stranom odabranom na temelju rezultata nabave itd. .d.

4) Planiranje i financijsko upravljanje – ustrojstvena jedinica odgovoran za procjenu mogućnosti nabave (raspoloživost financijskih sredstava od inicijatora nabave, utvrđivanje izvora financiranja, izrada plana nabave i praćenje njegove provedbe i sl.).

5) Pravna služba je ustrojstvena jedinica koja obavlja provjera uvjeta ugovora (sporazuma) za usklađenost sa zahtjevima važećeg zakonodavstva.

6) Služba računovodstva - strukturna jedinica, ovlašten za plaćanje novčanih obveza po sklopljenim ugovorima (sporazumima).

7) Odjel logistike - strukturna podjela, ovlašten za sklapanje ugovora (sporazuma) u ime Državnog tehničkog sveučilišta Altai, za isporuku robe, izvođenje radova, pružanje usluga.

Ovlasti između sudionika koji provode poslove nabave raspoređene su na sljedeći način:

1. Inicijator nabave analizira vlastite aktivnosti za prethodno razdoblje nabave i planove aktivnosti za nadolazeće razdoblje nabave sa stajališta potreba za robom (radovima, uslugama) u nadolazećem razdoblju nabave. Ako postoji potreba za robom (radovima, uslugama), inicijator nabave formulira tu potrebu i procjenjuje mogućnosti zadovoljenja bez provođenja nabave (npr. na račun postojećih skladišnih zaliha, u okviru već sklopljenih ugovora s dobavljači itd.).

Ako je zbog raspoloživih mogućnosti nemoguće zadovoljiti potrebe za dobrima (radovima, uslugama), inicijator nabave dostavlja informaciju u obliku dopisa ekonomistu za nabavu plansko-financijske službe s obrazloženjem potrebe za nabavom, s naznakom obujma, valjanosti započetih volumena i procijenjene početne (maksimalne) cijene kupljenih proizvoda, kao i vremena nabave kako bi se ta nabava uključila u planirani tekući obujam nabave za nadolazeće razdoblje nabave.

Odjel za planiranje i financije prikuplja prijave zaprimljene od strukturnih odjela sveučilišta. Objedinjavanje prijava provodi ekonomist nabave plansko-financijske službe tjedno od ponedjeljka do petka. Na kraju svakog radnog tjedna objedinjeni zahtjevi se prenose voditelju ugovorne službe.

2. Voditelj ugovorne službe procjenjuje potrebu nabave i mogućnost provedbe iste , početnu (maksimalnu) cijenu kupljenih proizvoda, kao i uvjete kupnje.

Ukoliko je ova nabava odobrena, ona se od strane ekonomista nabave plansko-financijske službe uključuje u tekući obujam nabave za naredno razdoblje nabave. Na temelju rezultata suglasnosti voditelja službe ugovorne nabave o potrebama inicijatora nabave, ekonomist nabave plansko-financijskog odjela izrađuje nacrte planova i rasporeda nabave.

Generirani nacrt plana i rasporeda nabave na inicijativu odjela za planiranje i financije usklađuje se s odjelom regulirane nabave uz sudjelovanje uključenih strukturnih odjela (pravni odjel, odjel logistike itd.).

Ekonomist nabave plansko-financijskog odjela objavljuje plan i terminski plan nabave odobren od strane voditelja ugovorne službe u jedinstvenom informacijskom sustavu.

Ukoliko postoji potreba za prilagodbom odobrenog plana i terminskog plana nabave, inicijator nabave obrazlaže voditelju ugovorne službe potrebu za takvim izmjenama, a ekonomistu za nabavu plansko-financijskog odjela, ako su te izmjene dogovorene. , vrši izmjene plana i rasporeda nabave sukladno važećoj zakonskoj regulativi.

3. Ukoliko voditelj ugovorne službe donese odluku o kupnji od jednog dobavljača (izvođača, izvođača), objedinjene prijave se prenose u odjel logistike.

Odjel logistike razumno određuje dobavljača (izvođača, izvođača), sklapa s njim ugovor i sastavlja skup dokumenata potrebnih za plaćanje primljene robe (rad, usluge). Cjelokupni set dokumenata je dogovoren:

• s planiranjem i financijskim upravljanjem (točka 3.2. Sheme), kojom se utvrđuje izvor financiranja za plaćanje kupnje, uz naznaku članka KOSGU;
• s pravnim odjelom koji provjerava usklađenost uvjeta ugovora (sporazuma) sa zahtjevima važećeg zakonodavstva (klauzula 3.3 sheme);
• s odjelom za reguliranu nabavu, koji priprema i stavlja obavijesti i dokumentaciju o nabavi u Jedinstveni informacijski sustav u skladu s važećim zakonodavstvom, a također vodi registar nabave (točka 3.4 sheme).

Nakon što roba stigne u skladište, odjel logistike (po potrebi i inicijator nabave) prenosi dogovoreni set dokumenata za plaćanje u odjel računovodstva. Ako je isporuku robe u skladište izvršio odjel logistike, tada se istodobno s primitkom robe o tome obavještava inicijator kupovine.

4. Ako se voditelj ugovorne službe odluči koristiti konkurentskom metodom identifikacije dobavljača, tada se objedinjene prijave prenose u odjel uređene nabave.

Odjel za reguliranu nabavu, zajedno s inicijatorom, razvija dokumentaciju o nabavi, odražavajući u njoj informacije predviđene zakonima br. 44-FZ, br. 223-FZ.

Odjel regulirane nabave, zajedno s inicijatorom nabave, osigurava koordinaciju dokumentacije uz sudjelovanje uključenih strukturnih odjela (pravni odjel i odjel za financijsko planiranje) (točke 4.1. i 4.2. sheme, Dodatak br. 1).

Odjel za uređenu nabavu objavljuje obavijest o nabavi, dokumentaciju o nabavi i nacrt ugovora (sporazuma) u jedinstvenom informacijskom sustavu sukladno važećim zakonskim propisima.

Nakon objave navedenih dokumenata, odjel uređene nabave osigurava provedbu postupka nabave, uključujući prihvaćanje prijava potencijalnih dobavljača (izvođača, izvođača), ocjenu i rangiranje tih prijava u skladu s kriterijima dokumentacije o nabavi. , odabir i proglašenje pobjednika nabave od strane Povjerenstva za nabavu, predaja ugovora (sporazuma) na potpis pobjedniku.

Odjel uređene nabave nakon provedene nabave objavljuje potrebne podatke na način i u rokovima predviđenim važećim zakonskim propisima, te vodi predugovorne pregovore s dobavljačem (izvođačem, izvođačem), nakon čega se sklapa ugovor (sporazum). pripremljeno za potpisivanje u pravnoj službi i kod odgovorne osobe, što je odobreno nalogom rektora o provođenju natječajnog postupka nabave.

Nakon potpisivanja ugovora (sporazuma), inicijator nabave osigurava njegovu provedbu, uključujući predsudsko rješavanje sporova zajedno s pravnom službom, prati poštivanje rokova plaćanja, prati rokove isporuke (pružanja usluga, izvođenja radova), preuzima robu ( usluga, radova) isporučenih prema ugovoru), provjerava kvalitetu proizvoda (usluge, rada), potpisuje potvrde ovlaštenih osoba sveučilišta koje potvrđuju izvršenje ugovora.

U slučajevima sklapanja i izvršenja ugovora prema 44-FZ, inicijator nabave prihvaća isporučenu robu (obavljeni rad, pruženu uslugu) zajedno s povjerenstvom za prihvaćanje.

Računovodstvo u roku od jednog radnog dana od dana primitka dokumenta o plaćanju za ugovor (sporazum) sklopljen u skladu sa Saveznim zakonom-44, s izuzetkom članka 4., stavak 5. članka 93. Saveznog zakona-44 (kupnja na trošak saveznog proračuna za iznos od 100 do 400 tisuća rubalja), šalje reguliranom odjelu za nabavu kopiju naloga za plaćanje potrebnu za pripremu i postavljanje izvješća o izvršenju ugovora (faza ugovora) (sporazum).

5. Ukoliko voditelj ugovorne službe donese odluku da nabavu od jednog dobavljača (izvođača, izvođača) provodi sam inicijator nabave, kao i ugovore o pružanju usluga nastave, usavršavanja, osposobljavanja zaposlenika Naručitelja, Inicijator kupnje razumno određuje dobavljača (izvođača, izvođača), sklapa s njim ugovor i sastavlja skup dokumenata potrebnih za plaćanje primljene robe (rad, usluge). Cjelokupni set dokumenata je dogovoren:

• s planiranjem i financijskim upravljanjem (klauzula 5.1 sheme), koja određuje izvor financiranja za plaćanje kupnje, navodeći članak KOSGU;
• s pravnim odjelom koji provjerava usklađenost uvjeta ugovora (sporazuma) sa zahtjevima važećeg zakonodavstva (klauzula 5.2 sheme);
• s odjelom za reguliranu nabavu, koji priprema i stavlja obavijesti i dokumentaciju o nabavi u Jedinstveni informacijski sustav u skladu s važećim zakonodavstvom, a također vodi registar nabave (točka 5.3 sheme).

Nakon što roba stigne u skladište, posao se obavlja, usluga se pruža, a inicijator kupnje prenosi dogovoreni set dokumenata za plaćanje u računovodstvo (točka 5.4 sheme).

Plaćanja za ugovore (sporazume) koji će se izvršavati u dužem razdoblju moraju biti ovjerena od strane odjela financijskog planiranja i ekonomista nabave.

Voditelj ugovorne službe zajedno s nadležnim ustrojstvenim jedinicama provodi analizu provedenih aktivnosti nabave čiji se rezultati uzimaju u obzir pri izradi plana nabave za naredno razdoblje.

• Aplikacija #1:

Ugovorni sustav u području nabave, odnosno sustav državne i općinske nabave za zadovoljavanje potreba različitih vrsta kupaca, cijeli je sustav koji je dizajniran za rješavanje prilično velikog popisa pitanja vezanih, prije svega, za zadovoljenje potrebama takvih kupaca.

Sadašnji savezni zakoni br. 44-FZ „O ugovornom sustavu u području nabave roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i općinskih potreba” i 223-FZ „O nabavi roba, radova, usluga određenim vrstama pravnih subjekti” predviđaju stvaranje ili posebnih radnih mjesta osoba (koje će biti izravno uključene u nabavu od trenutka utvrđivanja potreba naručitelja do praćenja izvršenja sklopljenog ugovora), ili punopravnih odjela koji će biti uključeni u poslove nabave.

Ciljevi stvaranja i glavne djelatnosti nabavne službe

Na temelju ustaljene prakse primjene navedenih saveznih propisa, mogu se identificirati sljedeći ciljevi za stvaranje odjela nabave unutar različitih vrsta državnih i općinskih kupaca:

• provedba raznih natjecateljskih i nenatjecateljskih sklapanje najprofitabilnijih ugovora za potrebe državnih i općinskih kupaca;
• provođenje aktivnosti usmjerenih na poboljšanje izvršenja prethodno sklopljenih ugovora(uključujući sklapanje dodatnih sporazuma za poboljšanje uvjeta za ispunjenje prethodno nastalih obveza za izvršenje ugovora ili sporazuma od strane kupčeve druge ugovorne strane);
• formiranje mehanizma za transparentno provođenje natjecateljskih i nenatjecateljskih postupaka, kao i implementacija načela takvog mehanizma u cilju otklanjanja rizika od korupcije, kao i rizika od povrede prava tržišnog natjecanja;
• sprječavanje radnji čija je svrha važeće zakonodavstvo ne samo u nabavi, već iu drugim područjima, pa tako iu ekonomiji.

Kako bi se gore navedeni ciljevi postigli bez kršenja važećih normi federalnog zakonodavstva o nabavi, odjel za nabavu (ili pojedinačni zaposlenici koji zauzimaju relevantna radna mjesta) provodi sljedeće radnje:

• izrađuje planove nabave u skladu s utvrđenim potrebama naručitelja i postavlja ih u Jedinstveni informacijski sustav iz područja nabave. S obzirom na to da se potrebe kupaca mogu redovito mijenjati, nabavna služba je odgovorna i za obvezne prilagodbe generiranog plana nabave te objavu informacija o tim promjenama u navedenom informacijskom sustavu;
• objavljivanje na svim službenim internetskim stranicama, prvenstveno na službenim internetskim stranicama Jedinstvenog informacijskog sustava za područje nabave, podataka o onim aktivnostima nabave koje se planiraju provesti. Odjel nabave stavlja ne samo obavijesti o kupnjama u tijeku, već i dokumentaciju za njih, kao i protokole koji odražavaju svaku radnju kupca u okviru kupnje u tijeku;
• priprema popis potencijalnih sudionika, izrada poziva za sudjelovanje za njih u slučaju zatvorenih nabava i priprema za dostavu tim sudionicima sve dokumentacije potrebne za pregled takve nabave;
• provođenje postupka nabave do sklapanja ugovora s utvrđenim pobjednikom takvog postupka. Međutim, odjel nabave državnog ili općinskog naručitelja može provesti takav postupak nabave ili natječaja samo ako funkcionalnost same jedinice dopušta takav postupak;
• kao dio odštetnog posla državnog ili općinskog kupca– obavljanje poslova na pripremi dokumentacije za vođenje odštetnog posla;
• Stručnjaci odjela nabave u okviru svojih funkcionalnih odgovornosti sudjeluju u aktivnostima žalbe na postupke nabave, kao i na rezultate tih postupaka;
• provođenje savjetodavnih poslova o funkcioniranju tržišta, kao io pitanjima interakcije s potencijalnim izvršiteljima po ugovorima i sporazumima radi utvrđivanja mogućnosti organiziranja različitih vrsta postupaka nabave u cilju zadovoljenja potreba državnih i općinskih kupaca.

Funkcije i zadaci

Za svakog konkretnog državnog ili općinskog naručitelja, funkcije službe nabave i zadaci koje ona mora rješavati formiraju se na temelju profila i specifičnosti rada same službe nabave. Međutim, postoje tipični zadaci koje svaki odjel nabave mora riješiti na temelju zahtjeva važećeg zakonodavstva koje regulira sve aktivnosti nabave na području Ruske Federacije.

Trenutno glavni tipični zadaci odjela nabave uključuju:

• planiranje svih procesa nabave usmjerene na zadovoljavanje potreba državnog ili općinskog korisnika kroz posebne aktivnosti planiranja;
• ako je potrebno utvrditi stvarno stanje na tržištu radi kompetentnog provođenja pojedinih vrsta procesa nabave, zadaci uključuju preliminarnu interakciju s mogućim izvođačima kroz razne savjetodavne aktivnosti;
• priprema dokumentarnog obrazloženja za odabranu opciju postupka nabave i početnu maksimalnu ugovornu cijenu utvrđenu za takvu kupnju ili;
• ako je potreba za javnom raspravom o nabavi u tijeku predviđena važećim zakonodavstvom, tada za odjel nabave takva potreba rezultira drugom zadaćom u obliku organiziranja takvih rasprava;
• obavljanje poslova usmjerenih na osiguranje punopravnog i neprekidnog djelovanja za provedbu nabave ili posebne vrste takvih povjerenstava u okviru jednog državnog ili općinskog kupca (u ovom slučaju govorimo, prije svega, o potrebi provedbe rad u cilju osiguravanja zakonom propisanog foto i video snimanja svih sastanaka povjerenstava, kao i postupak otvaranja ili proučavanja dostavljenih prijava za sudjelovanje potencijalnih izvođača);
• ako postoji potreba za privlačenjem stručnjaka ili stručnjaka za sudjelovanje u postupku pojedine nabave (primjerice, zbog tehničke složenosti predmeta nabave ili ako takva osoba treba sudjelovati u prihvaćanju rezultata ugovora) ), odjel nabave mora osigurati uključivanje takvog stručnjaka ili stručnjaka;
• izrada, formiranje i naknadno postavljanje cjelokupne dokumentacije koja prati nabavu u Jedinstveni informacijski sustav kako bi se postupak nabave u potpunosti pripremio za potrebe samog naručitelja;
• Raditi sa, sa stajališta njihove studije, provjera vjerodostojnosti identifikacijskih dokumenata, kao i nametanje kazni za njih u slučaju kršenja od strane druge ugovorne strane postupka i rokova za ispunjavanje svojih obveza iz ugovora;
• pružanje podrške s tehničkog i dokumentarnog gledišta, postupci usmjereni na sklapanje određenog ugovora ili sporazuma;
• organiziranje i provođenje događaja s ciljem prihvaćanja rezultata koje je izvođač postigao prema ugovoru tijekom ispunjavanja svojih obveza;
• kada provodi mjere za izmjenu ili raskid sporazuma ili ugovora, uključujući i putem potpisivanja, odjel za nabavu preuzima drugu zadaću koja se odnosi na organiziranje interakcije s takvim izvođačem;
• provođenje mjera predviđenih važećim zakonodavstvom za uključivanje izvođača prema ugovoru ili sporazumu u Registar nesavjesnih dobavljača u slučaju njegove značajne povrede postupka za ispunjavanje njegovih obveza;
• provođenje potrebnih procesnih radnji u vezi postupanja(u okviru svojih ovlasti predviđenih propisima za rad službe nabave, kao i važećim zakonskim propisima);
• Ako se tijekom izvršenja ugovora otkriju činjenice nepostupanja naručitelja ili provođenja takvih radnji od strane njega kojima se bitno vrijeđaju prava izvođača iz ugovora ili sporazuma, odjel nabave u sklopu rješavanja zadataka koji mu je dodijeljen, provodi mjere usmjerene na interakciju s izvođačem kako bi se uklonili utvrđeni prekršaji.

Ako govorimo o funkcijama odjela nabave, one su u potpunosti odgovorne za rješavanje zadataka dodijeljenih odjelu i izgledaju ovako:

• izrada, na temelju dostupnih podataka o potrebama naručitelja, plana nabave i njegovo postavljanje u otvorene izvore informacija, prvenstveno u Jedinstveni informacijski sustav za područje nabave, kako bi isti bio dostupan svim potencijalnim sudionicima u nabavi;
• izrada popratne dokumentacije za plan nabave u obliku obrazloženja nabave, kao i u obliku obrazloženja utvrđene početne maksimalne cijene ugovora ili sporazuma;
• u slučaju prilagodbe potrebama naručitelja ili promjene termina pojedinih vrsta nabave, odjel nabave obavlja i funkciju prilagodbe postojećeg plana nabave te objavljivanja tih prilagodbi na istim stranicama na kojima je objavljen i sam raspored;
• izgled konačnog obrasca plana nabave u svrhu slanja na odobrenje voditelju organizacije korisnika ili onom službeniku u organizaciji koji je odgovoran za odobravanje ovog dokumenta;
• izrada popratne dokumentacije za nabavu, koje se obavljaju s jednim dobavljačem zbog nedostatka drugih mogućnosti za obavljanje tih poslova;
• provođenje aktivnosti usmjerenih na dobivanje pojašnjenja informacija prilikom formiranja početne maksimalne cijene ugovora ili sporazuma u fazi pripreme za postupak nabave;
• utvrđivanje najpovoljnijih, sa stajališta zadovoljenja potreba naručitelja i usklađenosti s važećim zakonodavstvom, vrsta i oblika postupaka nabave usmjerenih na sklapanje ugovora ili sporazuma;
• formiranje cjelokupnog niza dokumenata koji se nalaze na popisu potrebnih za provedbu postupka nabave sa stajališta nabave, uvjeta za provođenje samog skupa i onih zahtjeva koji se pred potencijalnog izvođača postavljaju u fazi ocjenjivanja prijave, s gledišta mogućnosti prijema u proces koji je u tijeku;
• privlačenje organizacija koje pružaju posredničke usluge pri provođenju raznih vrsta državnih i općinskih nabava;
• provođenje poslova nabave od posebnih kategorija potencijalnih izvođača po ugovorima, prilikom potpisivanja relevantnih dokumenata koji im se moraju dati u vezi s izvršavanjem njihovih obveza;
• postavljanje u različite otvorene izvore predviđene važećim zakonodavstvom, prvenstveno u Jedinstveni informacijski sustav u području nabave, informacija o nabavama u tijeku, uključujući obavijesti i popratne pakete dokumentacije za takvu nabavu;
• generiranje dokumenata koji sadrže odgovore na zahtjeve za pojašnjenjem prema odredbama dokumentacije o postupcima nabave u tijeku;
• provedba mjera usmjerenih na čuvanje u zatvorenom obliku svih podnesenih prijava za sudjelovanje u pojedinim nabavama do trenutka otvaranja navedenog u obavijesti o događaju nabave;
• formiranje i naknadno postavljanje u otvorene izvore informacija, uključujući Jedinstveni informacijski sustav u području nabave, protokole za otvaranje podnesenih prijava i njihovu ocjenu sukladnosti sa zakonskim zahtjevima i dokumentaciju o nabavi;
• provedba potrebnih proceduralnih radnji predviđenih propisima za dobivanje odobrenja za održavanje zatvorenih natječaja, a koji su pak predviđeni važećim zakonodavstvom;
• obavljanje zakonom predviđenih postupovnih radnji koje prate potpisivanje ugovora na temelju rezultata provedenog u nadmetanju ili nenatječajnom postupku;
• formiranje dokumentacijske osnove za upis podataka o izvođaču prema ugovoru u Registar nesavjesnih dobavljača u slučaju lošeg izvršavanja obveza iz ugovora, kao i priprema dokumenata koji opravdavaju raskid ugovora s takvim izvođačem;
• osiguranje provedbe aktivnosti usmjerenih na proces prihvaćanja rezultata ispunjenje obveza iz pojedinog ugovora;
• pružanje, s proceduralnog gledišta, postupka za raskid ugovora ili sporazuma i naknadno vođenje potraživanja i potraživanja u granicama njihovih dužnosti predviđenih važećim zakonodavstvom i lokalnim propisima koji odobravaju pravila rada takvih odjel;
• obavljanje postupovnih radnji u cilju osiguranja punog rada prijemnog i stručnog povjerenstva (bez prekoračenja granica njihovih ovlasti);
• objavljivanje u otvorenim izvorima predviđenim važećim zakonodavstvom, uključujući na službenoj web stranici Jedinstvenog informacijskog sustava u području nabave, dokumentacija koja odražava postupak izvršenja ugovora ili sporazuma, uključujući izvješća o izvršenju, nepotpunom izvršenju ili neispunjenju potpisanog sporazuma;
• provođenje pripremnih radnji koje odražavaju stvarno stanje državnog ili općinskog kupca, u smislu zadovoljenja njegovih potreba definiranih planom nabave.

Ovlasti voditelja nabavne službe

Odjel nabave državnog ili općinskog kupca uvijek je prilično velika jedinica koja zahtijeva vodstvo za kompetentno ili potpuno funkcioniranje bez pogrešaka u svojim aktivnostima. Zato se ovlastima voditelja odjela nabave uvijek posvećuje dosta pažnje. Njegove glavne ovlasti uključuju:

• neposredno sudjelovanje na sastancima odjela državnog ili općinskog kupca ili na sastancima koji se održavaju na razini rukovodstva odjela organizacije korisnika radi dobivanja što detaljnijih informacija o radu tih odjela i utjecaju njihovog djelovanja na potrebe kupca za naknadno formiranje smjerova aktivnosti njihovog odjela;
• govoreći s predstavničkim funkcijama u ime naručitelja na seminarima, sastancima, sjednicama s ciljem rasprave o trenutnom stanju u području nabave i, ako postoji, davanje prijedloga za prilagodbu postojećeg sustava državne i općinske nabave u skladu s ciljevima svoje stvaranje;
• raditi na provedbi potrebnih promjena u procesu nabave kako bi se zadovoljile potrebe kupca davanjem odgovarajućih prijedloga voditelju kupca o potrebi izmjene postojećih procesa odjela nabave;
• provođenje upravljanja aktivnostima za interakciju sa strukturnim odjelima naručitelja radi dobivanja informacija o potrebama takvih odjela za naknadno formiranje plana nabave na temelju prikupljenih informacija;
• provedba nadzornih funkcija u smislu usklađenosti sa zahtjevima važećeg zakonodavstva, kao i postojeći lokalni akti koji uređuju aktivnosti svih odjela kupca u cilju zadovoljenja njegovih potreba;
• provođenje kontrolnih aktivnosti radi provjere informacija o potrebama kupca koje su mu dali odgovorni službenici strukturnih odjela kupca;
• dodatne ovlasti, koje može odrediti voditelj organizacije kupaca kako bi se dobio rezultat maksimalne učinkovitosti funkcioniranja odjela nabave.

Pokazatelji ocjenjivanja uspješnosti

Trenutno postoji prilično velik broj metoda za procjenu učinkovitosti funkcioniranja odjela nabave unutar organizacije kupaca. Svaka od metoda uključuje prilično velik broj kriterija koji utječu na ukupni rezultat i omogućuju procjenu učinkovitosti funkcioniranja takve jedinice.

Glavni kriteriji koji se mogu koristiti za procjenu učinkovitosti odjela nabave uključuju sljedeće:

• razina ušteda koja se postiže zahvaljujući radu nabavne službe unutar organizacije kupaca. U pravilu se ovaj kriterij uspoređuje s razinom troškova koje organizacija ima za održavanje takvog odjela u svom osoblju. Trenutačno je najoptimalniji omjer sljedeći: iznos ušteda koje ostvaruje odjel nabave, zahvaljujući aktivnostima odjela nabave, trebao bi premašiti 8-10 puta iznos troškova koje organizacija ima kako bi osigurala funkcioniranje ovog odjela. ;
• prisutnost pozitivnih povratnih informacija o radu odjela nabave od voditelja drugih funkcionalnih odjela organizacije, uključujući činjenicu da su postojeće potrebe takvih funkcionalnih odjela pokrivene;
• postotak sredstava koje odjel nabave koristi u odnosu na ukupan iznos financiranja organizacije u smislu provođenja mjera za zadovoljenje svojih potreba. U slučaju da služba nabave u svom poslovanju apsorbira više od osamdeset posto dodijeljenih sredstava iz proračuna različitih razina, kao i iz samostalno zaprimljenih sredstava koja su odlukom naručitelja usmjerena za zadovoljenje njegovih potreba, onda odjel nabave može se ocijeniti prilično učinkovitim u smislu podjele njegovih aktivnosti;
• kvaliteta korištenja „svježih“ znanja u pripremi dokumentacije za tekuće aktivnosti nabave. U ovom slučaju ne analizira se sam rad odjela nabave, već rezultat takvog rada u smislu izrade dokumentacije, uključujući i nacrt ugovora, uzimajući u obzir odraz u tim dokumentima svih mogućih rizika, kao što kao i uzimajući u obzir nedavne promjene u zakonodavstvu koje mogu značajno pogoršati situaciju samog državnog kupca;
• korištenje suvremenih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima ne samo za interakciju između odjela nabave i ostalih odjela tvrtke, već i za organiziranje stalne interakcije s postojećim izvršiteljima po ugovorima i sporazumima za pravovremenu reakciju na promjene u uvjetima izvršenja takvih ugovora i sporazumi;
• utjecaj na položaj organizacije na tržištu povećanjem prodaje zbog neizravnog utjecaja na poboljšanje proizvodnih tehnologija. Ovaj kriterij se ocjenjuje ako je nabavna služba u sklopu provedbe svojih izravnih funkcija i zadataka obavljanja djelatnosti bila u mogućnosti ponuditi ustrojstvenim jedinicama takve uvjete rada (npr. ponudu kvalitetnijih sirovina za korištenje u proizvodnji), što je omogućilo postizanje još značajnijih ušteda bez gubitka kvalitete, što je omogućilo smanjenje troškova stvorenih i prodanih proizvoda.

Mjesto nabavne službe u strukturi odjela organizacije

U skladu s važećim normama zakonodavstva o nabavi, bez obzira na to je li riječ o državnom ili općinskom kupcu, sve aktivnosti nabave mogu provoditi neovisni zaposlenici na pozicijama stručnjaka za nabavu ili punopravna strukturna jedinica tzv. odjel nabave.

Samostalni službenici koji obavljaju dodijeljene im poslove za obavljanje poslova nabave mogu biti zaposlenici različitih odjela kojima su, na temelju naloga čelnika društva, dodijeljeni odgovarajući poslovi uz dodjelu dodatne tarifne vrijednosti.

Upečatljiv primjer ovog slučaja su neovisne pozicije voditelja ugovora koji djeluju u okviru državnih i općinskih kupaca s niskom razinom.

Ako govorimo o odjelu nabave, on se može u potpunosti sastojati od zaposlenika uključenih u njegov sastav na temelju rasporeda osoblja (u ovom slučaju odjel nabave smatra se samostalnom jedinicom s punim radnim vremenom, a svi njegovi zaposlenici dobivaju odgovarajuće pozicije), ili može ujediniti nekoliko zaposlenika pod svojim imenom iz različitih odjela koji međusobno komuniciraju samo po pitanjima zadovoljenja potreba samog kupca (u ovom slučaju odjel nabave neće postojati kao jedinica s punim radnim vremenom, međutim , izradit će se propisi za nabavu unutar organizacije kupaca, u skladu s kojima će takvi zajednički stručnjaci biti obvezni raditi; odjel nabave može uključivati ​​zaposlenike financijskog odjela, odjela nabave, pravnog odjela itd.).

Povjerivši upravljanje trgovačkim asortimanom i robnim tokovima stručnjacima, menadžment određuje potrebne ovlasti i područja njihove odgovornosti, što treba evidentirati u opisu poslova iu sustavu motivacije kupaca.

Rad nabave utječe na sve aktivnosti tvrtke: prodaju, učinkovito korištenje obrtnih sredstava, zadovoljstvo potrošača cijenama i asortimanom, popunjenost skladišta i učinkovitost internog opskrbnog lanca. Povezan je s radom djelatnika gotovo svih odjela – od računovodstva do transportnih službi. U tom smislu potrebno je pažljivo razmotriti organizacijske aspekte logistike nabave.

Najsloženiji modeli organiziranja nabavnih aktivnosti tipični su za velike trgovačke lance. Analizom domaćih i stranih iskustava moguće je identificirati sljedeće modele nabavne logistike trgovačkih lanaca.

Model 1. Izravno od dobavljača

Dobavljači izravno opskrbljuju sve lance robom. Očito, ovo je najneučinkovitija shema sa stajališta transportne logistike, koju također karakterizira visoka razina troškova.

Model 2. Preko distribucijskog centra

Maloprodajni lanac stvara vlastiti distribucijski centar. Napomenimo pozitivne aspekte ove opcije: smanjenje zaliha u skladištima trgovina, povećanje prometa i upravljivosti zaliha, osiguranje dostupnosti robe tijekom najveće prodaje, osiguranje kvalitete robe kroz organizaciju centralizirane usluge kvalitete, pojednostavljenje interakcije s dobavljači.

Unatoč očitim prednostima drugog modela, stručnjaci preporučuju malim trgovačkim lancima da prije svega provedu temeljitu analizu isplativosti stvaranja distribucijskog centra.

Pri korištenju distribucijskog centra u malom maloprodajnom lancu mogu se pojaviti sljedeće poteškoće:

• Tvrtka mora uložiti velika sredstva u izgradnju distribucijskog centra (uzimajući u obzir razvoj mreže), što nije uvijek isplativo.
• Dugo razdoblje povrata za distribucijski centar.
• Distribucijski centar ne smije biti potpuno opterećen, a troškove njegovog održavanja potrebno je snositi u cijelosti.
• Održavanje i modifikacija modernog i prilično složenog skladišnog informacijskog sustava.
• Kod iznajmljivanja distribucijskog skladišta moguće je da ono nije prilagođeno profilu trgovačkog lanca (npr. da ne zadovoljava uvjete temperature, vlažnosti, zaštite od požara).
• Potreba za kupnjom i korištenjem vlastitog prijevoza, što nije uvijek ekonomski opravdano.

Ako je distribucijska mreža mala i nema mogućnosti povećanja broja prodavaonica, tada možete razmisliti o suradnji s dobrim veletrgovinskim poduzećem (distributerom). Učinkovitom logistikom distributera mreža može značajno smanjiti troškove nabave i održavanja vlastitih logističkih resursa.

Dakle, odluku o izboru modela organizacije nabavne logistike trgovačko poduzeće donosi prvenstveno na temelju vlastite strategije razvoja i ekonomske opravdanosti.

Suvremeni trgovački lanci razvijaju se u dva smjera: povećanje učinkovitosti upravljanja trgovačkim lancima i povećanje broja prodajnih lanaca (iskorištavanje prednosti ekonomije razmjera).

Modeli upravljanja maloprodajnom mrežom

Stručnjaci identificiraju sljedeće modele upravljanja maloprodajnom trgovačkom mrežom i njezinom nabavnom logistikom:

Investicijski model

Pretpostavlja prisutnost centra za ulaganje i konsolidaciju s neovisnim maloprodajnim objektima. Ovaj model češće koriste trgovačka društva koja nisu mrežna poduzeća u punom smislu te riječi. Spajaju ih ili zajednički investitori ili zajednički brend.

Prednosti ovog modela: zadaci upravljanja u središnjem uredu su pojednostavljeni, a inicijativa se može preuzeti lokalno.

Nedostaci: nemogućnost iskorištavanja prednosti mrežne strukture, ovisnost o kvalifikacijama voditelja trgovina, nedostatak konsolidacije nabave.

Model držanja

Centar utvrđuje nabavnu politiku (dobavljače, asortiman i nabavne cijene), ali su prodavaonice samostalne u operativnom upravljanju. Visoka učinkovitost informacija o stanju maloprodajnih objekata nije od velike važnosti za centar. Ovaj model koristi značajan dio ruskih maloprodajnih tvrtki, a on uspješno provodi jednu od glavnih zadaća maloprodajnih lanaca - konsolidaciju nabavne politike. Najčešće ovaj model upravljanja odabiru maloprodajni operateri koji delegiraju funkcije operativne interakcije s dobavljačima upraviteljima trgovina.

Prednosti ovog modela: fleksibilnost u upravljanju određenom trgovinom od strane lokalnih menadžera.

Nedostaci: pretjerani rast aparata upravljanja i, kao rezultat toga, visoki troškovi.

Centralizirani model

Ovo je najučinkovitija organizacija mrežnog trgovačkog poduzeća. Objedinjeni kontrolni centar skladištima delegira funkcije koje su minimalno potrebne za sudjelovanje u logističkim operacijama (naručivanje robe, inventura, revalorizacija). Istodobno, mreža može uključivati ​​trgovine istog formata ili različitih.

Prednosti ovog modela: smanjenje troškova, učinkovito korištenje upravljačkog aparata s njegovom koncentracijom u jednom središtu. Zapravo, radi se o daljinskom upravljanju maloprodajnim objektima, čime se intenziviraju svi poslovni procesi trgovačkog poduzeća, a samim time i stječe značajna konkurentska prednost.

Nedostaci: ovisnost o neprekidnom i učinkovitom radu informacijsko-računalnog sustava.

Model pladnja

Ovaj model pretpostavlja potpunu koncentraciju upravljanja u centru i minimiziranje upravljačkih funkcija u trgovini (osim prodaje robe kupcima). U središnjem uredu nalazi se informacijski sustav i evidentira kretanje robe, au njemu je koncentriran i cjelokupni aparat za upravljanje mrežom.

Prednosti ovog modela: velike uštede u tehničkim i radnim resursima.

Nedostaci: isključena je izravna dostava robe u trgovinu, slabo uzimanje u obzir lokalnih karakteristika aktivnosti trgovine.

Hibridni model

Nekim maloprodajnim objektima lanca upravlja se centralizirano, dok neke trgovine mogu raditi na principu držanja ili, na primjer, ladica. Sličan način upravljanja nalazimo u maloprodajnim tvrtkama koje grade velike nacionalne lance. Istodobno, regionalna odjeljenja mogu djelovati kao odjeljci koji djeluju prema modelu centraliziranog upravljanja. Unutar ovih struktura koristi se ili centralizirani ili hibridni model upravljanja.

Prednosti ovog modela: praktički jedina moguća metoda upravljanja za nacionalne i međunarodne lance maloprodaje, osiguravajući jedinstvenu politiku proizvoda.

Nedostaci su slični onima kod modela upravljanja gospodarstvom, ali se mogu značajno smanjiti ako se teritorijalnim grmovima upravlja centraliziranom ili tray metodom.

Funkcije nabavne službe

Nabavna služba je služba u kojoj se donose odluke o nabavi robe, sklapaju ugovori o nabavi proizvoda, rješavaju pitanja izbora dobavljača, utvrđuju zahtjevi za kvalitetu proizvoda i sl. Interni potrošači rezultata rada služba za nabavu su drugi funkcionalni dijelovi poduzeća koji zahtijevaju kupljene proizvode.

Važnost ovog odjela u strukturi trgovačkog poduzeća teško je precijeniti, kao što je teško precijeniti važnost pravilno organizirane nabavne logistike za poslovanje cjelokupnog poduzeća.

U načelu, nabava resursa u poduzeću može biti strukturirana centralizirano ili decentralizirano. Ako tvrtka procesu pristupa s decentralizirane pozicije, zaposlenici različitih strukturnih odjela samostalno će obavljati nabavu, svatko za svoj odjel. Prednost ovog pristupa je činjenica da korisnik poznaje svoje potrebe bolje od bilo koga drugog. Ovim pristupom proces nabave može biti brži.

Međutim, puno je više prednosti centralizirane nabave, zbog čega gotovo sve osim najmanjih tvrtki koriste ovaj pristup nabavi. Kod centralne nabave imenuje se određena osoba ili se stvara odjel nabave s ovlastima za prikupljanje resursa u interesu svih odjela trgovačkog poduzeća.

Stručnjaci u odjelu nabave poduzeća odgovorni su za kupnju proizvoda u skladu sa zahtjevima primljenim od internih potrošača ili samostalno prate potrebe za resursima. Unutar samog odjela nabave, aktivnosti koje čine poslovni proces Nabave često su podložne daljnjoj specijalizaciji kako bi se razvila profesionalnost voditelja nabave.

Nabavni centri velikih trgovačkih lanaca obično se sastoje od odjela zaduženih za nabavu nekog dijela asortimana. Raspodjela asortimana između odjela često se odvija na principu sličnosti karakteristika proizvoda. Ova raspodjela rada omogućuje kupcima da akumuliraju maksimalno znanje o svom proizvodu. Što je maloprodajno poduzeće veće, to je uža specijalizacija zaposlenih u njegovom nabavnom centru.

U malom poduzeću gdje odjel nabave predstavlja jedna osoba, naravno, neće biti podjele funkcija.

Ciljevi nabavne službe

Ciljevi odjela (službe) nabave bilo kojeg proizvodnog ili trgovačkog poduzeća:

• Kupujte robu i usluge po najboljoj cijeni.
• Održavajte visok obrt zaliha.
• Osigurajte isporuku robe na vrijeme.
• Kupujte robu zajamčeno visoke kvalitete.
• Održavajte prijateljske partnerske odnose s pouzdanim dobavljačima.
• Iskoristite maksimalnu korist za poduzeće.
• Surađujte i učinkovito komunicirajte s drugim odjelima tvrtke.
• Doprinijeti ostvarenju strateških ciljeva tvrtke, uključujući provedbu logističke strategije.
• Smanjiti udio troškova nabave u ukupnim logističkim troškovima.
• Održavajte učinkovito automatizirano računovodstvo kupljene robe i podržavajte druge tokove informacija koji nastaju tijekom aktivnosti nabave.
• Razvijati i poticati aktivnosti, usavršavati kvalifikacije voditelja nabave robe.

Prioritete za postizanje pojedinog cilja određuje pojedina tvrtka ovisno o usvojenoj poslovnoj strategiji. Na primjer, za tvrtku koja slijedi strategiju smanjenja troškova, postizanje prvog cilja s gornjeg popisa bit će prioritet. U uvjetima nedostatka neke vrste resursa prioritet će biti osigurati njihovu nesmetanu opskrbu kako se ne bi poremetio normalan tijek procesa proizvodnje ili trgovine, a posebno je važno u razdobljima zasićenja robnog tržišta.
Postaje potrebno održavati promet trgovačkog poduzeća na potrebnoj razini uz minimiziranje ulaganja u zalihe.

Razmotrimo detaljnije glavne ciljeve aktivnosti u području organizacije i upravljanja nabavom.

Vrijeme isporuke

Zakašnjele nabave mogu poremetiti proizvodni plan, što će dovesti do velikih režijskih troškova, a roba kupljena ranije od planiranog dodatno opterećuje obrtna sredstva i skladišni prostor tvrtke.

Veličina serije

Optimalna veličina serije isporuke, tj. održavanje točne korespondencije između količine zaliha i potreba za njima. Višak ili nedovoljan volumen isporučenih resursa negativno utječe na ravnotežu radnog kapitala, održivost proizvodnje proizvoda ili stabilnost prodaje trgovačkog poduzeća.

Kvaliteta proizvoda

Održavanje i poboljšanje kvalitete kupljenih proizvoda. Kupljeni resursi moraju biti isporučeni potrebne kvalitete, inače konačni proizvod koji proizvodi poduzeće neće zadovoljiti prihvaćene standarde. Potrebno je stalno poboljšavati kvalitetu nabave kako bi se osigurala konkurentnost nabavljenih dobara i usluga.

Potražite minimalne cijene

Pretraga i kupnja roba i usluga po minimalnim cijenama. Ovaj zadatak je posebno važan za trgovačka poduzeća, budući da nabavne aktivnosti zahtijevaju veliku količinu obrtnog kapitala, a nedostatak obrtnog kapitala, kako pokazuje iskustvo, jedan je od glavnih problema ruskog poslovanja. Dobit ostvarena kupnjom po nižim cijenama, a posebno smanjenjem ukupnih logističkih troškova može biti vrlo značajna.

Istraživanje tržišta

Istraživanje tržišta nabave. Odjel nabave trebao bi redovito prikupljati i ocjenjivati ​​informacije kako bi odredio najbolje izvore kupnje i optimizirao asortiman kupljene robe.

Pri organizaciji rada nabavne službe treba voditi računa o stupnju razvijenosti nabavne logistike u poduzeću. Stručnjaci identificiraju četiri glavne faze u evoluciji logistike nabave, čije su karakteristike navedene u tablici u nastavku:

Odjel nabave (služba) je funkcionalno odvojeni odjel tvrtke, koji ima bliske kontakte s drugim strukturama. Tako zaposlenici odjela nabave obavljaju nabavu tako što naručuju robu od dobavljača i prenose podatke o narudžbama odjelu transporta. Odjel transporta preuzima funkciju fizičkog premještanja tereta od dobavljača do skladišta tvrtke, gdje po dolasku vrši predaju tereta skladišnim radnicima. U skladištu se skladišti roba. Operativni odjel
računovodstvo se bavi informacijskom logistikom. U vezi s takvim bliskim vezama, za racionalnu organizaciju nabavne logistike, potrebno je stalno paziti na održavanje učinkovitih radnih odnosa između odjela nabave i drugih strukturnih odjela poduzeća.

S obzirom na važnost učinkovite organizacije nabave za svako poduzeće, potrebno je sustavno pratiti i analizirati logistiku nabave.

Pokazatelji uspješnosti odjela nabave

Vodeći se funkcijama odjela nabave, učinkovitost njegova rada obično se ocjenjuje sljedećim pokazateljima:

• smanjenje troškova nabave u strukturi općih logističkih troškova;
• razina nedostataka kupljenih proizvoda;
• udio kupnji obavljenih na vrijeme;
• broj situacija kada potrebni resursi nisu bili na skladištu, što je rezultiralo poremećajima u proizvodnom rasporedu ili ispunjenju narudžbe kupca;
• broj i razloge izmjena narudžbi koje su nastale krivnjom nabavne službe;
• broj primljenih i dovršenih zahtjeva;
• udio transportnih troškova u strukturi ukupnih troškova nabave i sl.

Funkcije voditelja nabave

Svaka faza procesa nabave je prilika za stvaranje veće dobiti za tvrtku. To uključuje odabir najboljeg dobavljača, dobivanje optimalnih cijena, naručivanje točne količine robe, učinkovit način transporta, minimiziranje gubitaka od neispravne robe - jednom riječju, sve ono na čemu tvrtka može smanjiti troškove nabavne logistike i time ostvariti veću dobit. . A svi alati koje voditelj nabave koristi u svom radu postoje upravo kako bi mu pomogli u donošenju pravih odluka i kontroli procesa kretanja robe.

Uloge i odgovornosti voditelja nabave mogu se razlikovati od tvrtke do tvrtke. Istraživači identificiraju sljedeće modele kupnje (Klimenko A. Motivacija ili imitacija? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Model izvođača

Kada je obujam proizvodnje ili budući obujam prodaje za svaku stavku proizvoda poznat s visokim stupnjem pouzdanosti, ključni zadatak voditelja nabave svodi se isključivo na striktno provođenje plana nabave.

Stručni model

Zadatak stručnjaka je pronaći proizvode koji će se prodati u kratkom roku.

Model "genijalac"

Zadatak “genija” je pronaći prodavača koji je spreman ponuditi najkvalitetniju robu po najnižim cijenama i ponuditi ogromne odgode plaćanja, a najbolje od svega – plaćanje do
činjenica prodaje i s pravom povrata neprodanih primjeraka.

Model logističara

Ponekad, zbog karakteristika nekih tržišta, kao i veličine i starosti tvrtke, zadaci pronalaženja dobavljača i pronalaženja najnižih cijena nisu glavni za odjel
nabava Svi dobavljači su poznati, uvjeti su dogovoreni i ne podliježu velikim promjenama. U takvoj situaciji glavna zadaća voditelja nabave postaje optimizacija, odnosno osiguravanje primitka resursa u skladu s logističkim pravilom “Sedam H”.

Prije uvođenja sustava motivacije za menadžere nabave, tvrtka mora razviti jasnu politiku nabave. Ovisno o preferiranom modelu nabave za provedbu ove politike („stručnjak“, „izvođač“ itd.), potrebno je odabrati kadrove, izraditi sustav njihove kontrole i koristiti pokazatelje sustava motivacije.

Glavni cilj menadžera nabave sastoji se od opskrbe proizvodnog ili trgovačkog procesa poduzeća resursima (robama i uslugama).

Da bi se postigao ovaj cilj, voditelj nabave obavlja sljedeće funkcije:

• Osigurava dostupnost robe u optimalnim količinama i asortimanu.
• Daje planirane pokazatelje prometa grupa proizvoda.
• Izdaje narudžbe dobavljačima.
• Prati ispunjenje naloga.
• Redovito prati dostupnost i prodaju traženih proizvoda kako bi se spriječile nestašice.
• Proučavanje novih ponuda dobavljača i tržišnih uvjeta.
• Sažima i priopćava primljene informacije menadžmentu.

Pravodobno obavještava službe poduzeća o novim ponudama i primicima robe, osigurava dostupnost potrebnih podataka o robi u informacijskom i računovodstvenom sustavu poduzeća.

Ovisno o poslovima koji se obavljaju određuju se područja stručnih znanja i vještina.

Voditelj nabave mora znati:

• metode upravljanja financijskim tokovima u logistici;
• sve komponente ugovora o opskrbi;
• čimbenici koji se uzimaju u obzir pri odabiru dobavljača i prijevoznika;
• načini poboljšanja učinkovitosti upravljanja nabavom korištenjem informacijske tehnologije;
• korištenje elektroničke razmjene podataka u interakciji s dobavljačima;
• metode nabave;
• operacije koje čine poslovni proces “Nabava”;
• funkcije koje obavljaju različiti posrednici u procesu ispunjavanja naloga;
• postupak za sastavljanje ugovora;
• sankcije koje se primjenjuju u slučaju nepoštivanja uvjeta ugovora;
• etika poslovnog komuniciranja.

Voditelj nabave mora biti sposoban:

• razumno odabrati najbolje uvjete isporuke;
• ispravno popunite potrebne dokumente;
• uspostaviti interakciju između odjela nabave i ostalih odjela;
• procijeniti i odabrati dobavljača;
• primati i analizirati informacije o asortimanu robe koju nude dobavljači;
• pregledati tržište dobavljača;
• analizirati pouzdanost dobavljača;
• analizirati uvjete isporuke koje nude dobavljači;
• pregovarati s dobavljačima (u smislu određivanja cijena, uvjeta isporuke i sl.);
• usporediti ponude primljene od različitih dobavljača;
• analizirati i sastavljati ugovore;
• izgraditi čvrste poslovne odnose s dobavljačima koji jačaju imidž i ugled vaše tvrtke;
• pravodobno ispunjavati sve dogovore s dobavljačima i ne ostavljati nijedan problem neriješenim;
• poduzeti mjere za otplatu dugova u nagodbama s dobavljačima.

Za uspješno obavljanje profesionalnih dužnosti važno je da kupac ima analitički um, sustavno razmišlja, da bude pažljiv, sposoban učinkovito djelovati u stresnim situacijama, da kontrolira svoje aktivnosti, da zna planirati i odrediti prioritete, da ima veliku aktivan vokabular i biti u stanju jasno prenijeti svoje misli ljudima s različitim stupnjem obrazovanja.

Posebno mjesto zauzimaju komunikacijske vještine kao što su uvjeravanje, pregovaranje, vladanje osnovnim komunikacijskim tehnikama, sposobnost postizanja kompromisa (s dobavljačima i ostalim odjelima tvrtke), aktivnost, ustrajnost, sposobnost postizanja cilja, odgovornost i pristojnost, otpornost na stres, izdržljivost i strpljenje u konfliktnim situacijama.

Voditelj nabave radi s velikom količinom informacija. To su podaci o dobavljačima, redoslijedu isporuke, prijevoza i plaćanja. Analitička djelatnost voditelja nabave sastoji se od usporedbe cijene, kvalitete, roka isporuke i odabira optimalne opcije; u analizi tržišta proizvoda. Pritom posebno mjesto zauzima proces donošenja odluka u kratkom vremenu.

Voditelj nabave radi u uredu. Uglavnom se njegove aktivnosti odvijaju korištenjem sredstava kao što su telefon, faks, internet, računalo (rad sa profesionalnim programima, bazama podataka, internetom; pisanje izvještaja, itd.).

Teški za većinu stručnjaka u području logistike nabave su sukobi s odjelom prodaje (odjel proizvodnje), problemi interakcije s teškim dobavljačima (na primjer, s monopolistima na tržištu).

Područja usavršavanja voditelja nabave su: usavršavanje profesionalnih komunikacijskih metoda; osposobljavanje pregovaračkih vještina; ovladavanje vještinama planiranja radnog dana i organiziranja procesa nabave; razvoj timskog rada; usavršavanje znanja iz područja proizvodnje, proučavanje vrsta i tipova proizvoda, potražnje kupaca i tehnologije prodaje, pravni aspekti nabavne djelatnosti.

Ocjenjivanje i motivacija voditelja nabave

Važan aspekt organizacije rada menadžera nabave je razvoj i implementacija sustava motivacije za njegov rad. Tijekom razvoja tvrtka utvrđuje koji će pokazatelji utjecati na plaće menadžera nabave, utvrđuje kvantitativne pokazatelje i mehanizme za izračun plaća na temelju prihvaćenih pokazatelja. Nakon toga, tvrtka mora komunicirati svoju politiku plaća kupcima i uspostaviti sustav poticaja.

Motivacija kupca trebala bi proizlaziti iz njegovih funkcionalnih odgovornosti i ovlasti. Sustav motivacije za menadžera nabave obično se temelji na sljedećim pokazateljima:

• provedba plana nabave;
• dinamika razine cijena za kupljenu robu;
• promet kupljene robe;
• postotak ispunjenja narudžbi za kupnju robe.

Ovisno o specifičnosti poslovanja, gore navedenim pokazateljima mogu se dodati i sljedeći: postotak nedostataka isporučenih proizvoda, postotak nepotpuno ispunjenih zahtjeva za resursima, postotak reklamacija itd.

Svi pokazatelji sustava motivacije kupca moraju biti povezani s onim rezultatima aktivnosti nabave na koje on stvarno može utjecati (tj. koji ovise konkretno o njegovom radu).

Osim toga, ti pokazatelji moraju biti važni za određeno poduzeće (na primjer, smanjenje primitka nedostataka, povećanje prometa zaliha). Kao što pokazuje praksa, plaća voditelja nabave iznosi najmanje 50% ukupne naknade. Dio bonusa izračunava se na temelju unaprijed utvrđenih pokazatelja ocjenjivanja uspješnosti.
U tablici ispod prikazani su pokazatelji ocjenjivanja voditelja nabave maloprodajnog trgovačkog poduzeća (44 - Buzukova E. Nabava i dobavljači. Tečaj upravljanja asortimanom u maloprodaji. Str. 218–219).

Važan pokazatelj za ocjenu menadžera nabave je njegova usklađenost s profesionalnim etičkim standardima.

Profesionalna etika kupaca uključuje takve aspekte odnosa s dobavljačima kao što su:

• poštivanje interesa vaše tvrtke;
• povjerljivost podataka;
• pošteno natjecanje;
• odnos prema poslovnim darovima dobavljača.

O dopuštenosti darova dobavljača postoje sljedeća mišljenja:

1. Kupci ne smiju primati darove; primljeni darovi se moraju vratiti.
2. Kupci mogu zadržati promotivne poklone, kao što su olovke, kalendari, blokovi za pisanje i sl.
3. Kupci moraju sami odlučiti je li poklon znak pažnje, dobre volje ili pokušaj komercijalnog podmićivanja.

Uz bilo koju od odabranih opcija, preporučljivo je da tvrtka obavi razgovore s kupcima, tijekom kojih ih podsjetite na postojanje etičkih standarda u tvrtki i objasnite im potrebu pridržavanja istih.

Kako bismo ilustrirali važnost etičke strane logistike nabave, evo standarda za aktivnosti nabave koje je formulirao Institut za upravljanje opskrbom (SAD) (Lysons K., Gillingham M. Upravljanje nabavom i lancem nabave. str. 797):

1. Prije svega, poštujte interese svoje tvrtke.
2. Budite otvoreni za savjete i konzultacije kolega.
3. Kupujte imajući na umu interese svoje tvrtke i mudro potrošen svaki dolar.
4. Aktivno stjecati znanja o nabavnim materijalima i proizvodnim procesima.
5. Radite pošteno i otvoreno, odbacujući svaki oblik podmićivanja.
   Pokažite prijateljski odnos prema svima koji to zaslužuju.
6. Poštujte i zahtijevajte poštovanje od drugih za svoje odgovornosti.
7. Izbjegavajte sukobe.
8. Pomozite i savjetujte kolege po potrebi.
9. Surađivati ​​sa svim organizacijama i određenim ljudima koji su osmišljeni da poboljšaju status ove profesije.

Informacijska podrška nabavnoj službi

Za upravljanje logistikom nabave poduzeće mora imati informacijske sustave za upravljanje pokazateljima uspješnosti. Moraju osigurati mogućnost temeljite analize i praćenja izvršenja poslovnog procesa nabave.

Značajnu pomoć u analizi procesa opskrbe poduzeća resursima i generiranju narudžbi dobavljačima može se dobiti korištenjem odgovarajućeg softvera. U ovom slučaju potrebno je obratiti pozornost na sposobnost programa za generiranje analitičkih izvješća. Svako poduzeće, koristeći računalni informacijski sustav, generira vlastiti skup izvješća o nabavi na temelju ciljeva koje je formuliralo najviše rukovodstvo.

Kao što pokazuje praksa, uobičajena su izvješća i pokazatelji koji odražavaju sljedeće aspekte aktivnosti nabave:

1. Tržišni uvjeti kupnje:
   • promjene cijena kupljene robe;
   • promjene u omjeru ponude i potražnje na tržištu;
   • prognoze dinamike tržišta za kupljenu robu.
2. Analiza troškova zaliha:
   • ulaganje u zalihe;
   • dnevne (desetodnevne, mjesečne) isporuke i naručene količine zaliha za glavne grupe proizvoda;
   • promet po grupama nabavljene robe;
   • analiza ostvarenih popusta;
   • analiza viška rezervi.
3. Učinkovitost operacija nabave:
   • analiza kvalitete kupljene robe;
   • udio isporuka izvršenih na vrijeme;
   • analiza slučajeva nedostatka potrebne robe u skladištu;
   • broj izmjena narudžbi;
   • rok isporuke kupljene robe;
   • produktivnost rada zaposlenika odjela nabave;
   • promjene cijena proizašle iz pregovora, analitičkog rada, poboljšanog pakiranja, racionalizacije transporta i sl.;
   • transportni troškovi.
4. Pouzdanost dobavljača:
   • udio zakašnjelih isporuka i odbijanja isporuke;
   • gubici od izgubljene prodaje;
   • udio nepotpunih isporuka;
   • kvaliteta prijevoznih usluga dobavljača i prijevoznika.

Navedeni pokazatelji za praćenje i evaluaciju nabavne logistike nužan su dio informacijske potpore za upravljanje opskrbnim lancem.

Analitičke mogućnosti informacijskih i računalnih sustava trebale bi voditeljima nabave dati cjelovitu i jasnu sliku svih pokazatelja vezanih uz aktivnosti nabave. Stoga se minimalni standardi zaliha koriste za kontrolu razine zaliha i osnova su za generiranje automatskih narudžbi dobavljačima. Kod korištenja automatskih narudžbi, voditelj nabave troši vrijeme samo na prilagodbu generiranih narudžbi, što značajno smanjuje vremenske troškove, jer ne mora pregledavati preostalu robu.

Uz pomoć softvera za logističke procese nabave provodi se sustavna analiza tržišnih uvjeta i rada dobavljača robe. Na taj način nabavna tvrtka dobiva potpunu informaciju o uvjetima nabave potrebne robe i omogućuje donošenje optimalnih odluka o kupnji.

Računalni sustavi moraju omogućiti mogućnost predviđanja vjerojatnih manjkova robe, što može dovesti do poremećaja u procesu trgovanja, gubitka prodaje i, posljedično, povećanja troškova i smanjenja profita. Informacije dobivene unaprijed od dobavljača o mogućim prekidima u opskrbi omogućuju vam da se unaprijed pripremite za njih i minimizirate moguće gubitke.

Suvremeni računalni sustavi trebali bi ojačati informacijsku integraciju poduzeća s dobavljačima, povećati razinu suradnje između strana uključenih u lanac nabave proizvoda i smanjiti transakcijske troškove.

Većina softverskih proizvoda koji automatiziraju upravljanje nabavom i obično su uključeni u računalni informacijski sustav sadrže modul "Nabava" koji obavlja sljedeće glavne funkcije:

• Praćenje ugovornih odnosa s dobavljačima i prijevoznicima. Praćenje ispunjavanja obveza plaćanja opskrbe.
• Praćenje provedbe plana isporuke uz predviđanje vremena primitka robe na skladište.
• Generiranje dokumenata potrebnih za prijem robe u skladište uz automatsku distribuciju materijalno odgovornim osobama.
• Potraživanje dobavljača (prijevoznika, špeditera) u pogledu asortimana, količine i kvalitete isporučenih proizvoda.
• Automatizacija svih operacija prijema, potrošnje i internog kretanja materijalnih sredstava u skladištima.
• Knjigovodstvo za sve transakcije korištenjem skladišnih kartica koje se popunjavaju automatski na temelju primarnih dokumenata.
• Knjigovodstvo materijalnih sredstava u različitim mjernim jedinicama.
• Vođenje skladišnog poslovanja u skladu s važećim računovodstvenim pravilima.
• Vođenje popisa materijalno odgovornih osoba s rasporedom skladišta i grupa materijalnih sredstava.
• Obračun inventurnih akata i izrada popisne liste.
• Potpune operativne informacije o količini, kvaliteti, roku trajanja, adresi skladištenja, dobavljaču i prijevozniku (špediteru) svakog artikla kupljenog proizvoda u svakom trenutku.
• Pružanje informacija o višku i manjku zaliha.

Računalni informacijski sustavi osiguravaju pohranu i korištenje informacija o postojećim ugovorima s dobavljačima, prema kojima se naručuju, klasifikaciji proizvoda kupljenih robnih marki i registru dobavljača.

Za formiranje baze dobavljača robe neophodan uvjet je stalno praćenje njihovih pokazatelja uspješnosti. Informacijski sustav poduzeća mora omogućiti povijest svakog dobavljača i podatke koji odražavaju dinamiku pokazatelja uspješnosti. Ova baza podataka akumulira informacije o potencijalnim dobavljačima za provedbu postupka odabira i prelazak na suradnju s drugim dobavljačima.

Uz naziv svakog dobavljača, baza podataka dobavljača treba sadržavati:

• kontakt podatke određenih zaposlenika tvrtke dobavljača;
• Bankovni detalji;
• uvjeti rada, popusti, bonusi i drugi ugovori, s poviješću njihovog razvoja;
• cjenike po kojima se kupovalo;
• povijest svih narudžbi od dobavljača s povratima, nedostacima, kašnjenjima i kratkim isporukama;
• tekući i maksimalni trgovinski krediti, uvjeti plaćanja;
• nazivi isporučene robe;
• cijena ili raspon cijena ovisno o popustima koji se daju na količinu kupnje, uvjetima plaćanja i sl.;
• pakiranja ili drugih podataka važnih za prijevoz robe.

Nakon što je narudžbenica poslana dobavljaču, voditelj nabave mora moći pratiti njen napredak kroz informacijski sustav. Istovremeno se evidentiraju sva odstupanja u ispunjavanju obveza dobavljača kako bi voditelj mogao procijeniti kvalitetu njihova rada. Nakon što poduzeće primi naručenu robu, novi podaci se unose u informacijski sustav nabave. Ova operacija uključuje održavanje baze podataka dokumenata:

• dnevnik naloga koji vodi evidenciju svih naloga po broju i prikazuje status svakog naloga (izvršeno, djelomično izvršeno, neizvršeno);
• registar narudžbenica koji sadrži preslike svih narudžbenica;
• registar robe koji prikazuje sve kupnje svakog proizvoda (datum, dobavljač, količina, cijena, broj narudžbenice);
• registar dobavljača koji prikazuje sve kupnje od njega.

Jednako važan aspekt informacijske podrške nabavnoj logistici je upravljanje internim informacijskim tokovima koji kruže između odjela poduzeća.

Kao primjer, donja tablica prikazuje tokove informacija koji postoje između odjela nabave i skladišta (prijemnog odjela) (Buzukova E. Nabava i dobavljači. Tečaj upravljanja asortimanom u maloprodaji. Str. 386.)

Imajte na umu da u trgovačkim poduzećima razmjena informacija postaje kompliciranija zbog širokog asortimana robe, njihovog brzog ažuriranja i složene strukture opisa svake stavke proizvoda. S tim u vezi, glavne značajke prijema robe u trgovačkim poduzećima su:

• prisutnost velikog broja dobavljača;
• različiti uvjeti pakiranja;
• utovar vozila u rasutom stanju (u sanducima, bez upotrebe mehaniziranih sredstava za istovar) i na palete;
• prihvaćanje proizvoda s preračunavanjem ne samo broja mjesta, već i jedinica proizvoda u paketima;
• raznolikost vozila za dostavu robe;
• nepoštivanje rokova isporuke;
• različiti zahtjevi dobavljača za postupak zaprimanja proizvoda, utvrđivanje neispravnih proizvoda i postupak podnošenja reklamacija;
• drugačiji sastav paketa dokumenata koji prate robu.

Ove značajke još uvijek nam ne omogućuju stvaranje jedinstvene tehnologije za rad sa svim dobavljačima, stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora i postizanje jedinstvenog protoka dokumenata, što smanjuje kvalitetu logistike nabave.

Stoga je važan smjer unapređenje informacijske podrške nabavne logistike, što će tvrtkama omogućiti stvaranje integriranih opskrbnih lanaca koji minimiziraju troškove, stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora i jedinstvene procedure protoka dokumenata.