Što je kontrolni popis? Kontrolni popis: primjer. Kontrolni popis za inspekciju. Interna provjera QMS-a Je li obavezna izrada popisa za provjeru auditora?

Kreativan, pažljiv i ozbiljan odnos prema poslu važna je komponenta modernog poslovanja. No, kreativnost je oduvijek bila usko povezana s nepredviđenim troškovima radnog vremena, nesigurnošću u procjeni rada i potrebom razjašnjavanja cijene obavljenog posla.

Postoji veliki broj zadataka koji ne zahtijevaju visoke kvalifikacije i mogu se riješiti točnim i učinkovitim izvođenjem niza jednostavnih radnji. Kontrolna lista je upravo takvo rješenje problema.

Opseg ideje

Redoslijed jednostavnih operacija koristi se kako za rješavanje kritičnih zadataka koje obavljaju kvalificirani stručnjaci, tako i za druge zadatke s kojima se može nositi običan radnik, student ili učenik.

Kontrolna lista je uzorak ispravnih zapisanih u obliku niza najjednostavnijih, najtočnijih i najsažetijih, ali potpunih radnji koje je potrebno izvršiti, na primjer, kako bi se:

avion je poletio;
otići u trgovinu i kupiti ono što je mama tražila;
izgraditi posao;
postići neki cilj;
provjeriti ili učiniti nešto za nešto.

Pokretna traka je jednom napravila revoluciju u industriji i bila je korisna u proizvodnji ne samo jednostavnih dijelova, već i složenih strojeva, mehanizama, hrane, sportske opreme, odjeće i obuće.

U idealnom slučaju, kontrolni popis sastoji se od desetak minimalno potrebnih, jednostavnih radnji:

idealna jednostavna radnja - jednostavna, bezuvjetna naredba da se nešto učini;
idealna instrukcija ne stvara opcije, već se sljedeća radnja izvodi strogo po redu;
nema nasumičnih pokreta, sve se radi strogo prema planu i prema sadržaju svake stavke na listu.

Cilj (zadatak) može biti velik i ne može svako rješenje stati na jedan list papira. Međutim, ništa vas ne sprječava da izradite nekoliko popisa za provjeru, koje uzastopno izvršavaju različiti radnici u određenim intervalima.

Planiranje rješavanja problema

Planiranje je važna komponenta svakog poslovanja. Kontrolna lista je i plan, a ne samo rješenje problema. Možete sastaviti plan djelovanja u slučaju nepredviđene situacije, plan ponašanja u slučaju nesreće ili elementarne nepogode ili dnevnu rutinu u dječjem kampu. Raspored sati u institutu ili školi također je testni proizvod za "jednostavnu inteligenciju", budući da ova vrsta kontrolne liste ima uvjete. Na primjer, parni ili neparni dani, tjedni.

Čovjek je uvijek planirao sve što je radio, ali je to činio nesvjesno. Pojava koncepta “kontrolne liste” primjer je kako obično i poznato nesvjesno ulazi u nadležnost svjesnog, dobiva novo značenje i radikalno novu kvalitetu.

Sam termin je relativno mlad, ali povijest njegove ideje i njegove primjene seže stotinama godina unatrag. Najvjerojatnije su prvi papirusi s regulacijom slijeda jednostavnih radnji korišteni u davnim vremenima, inače je teško objasniti trenutke procvata drevnih civilizacija, kao i razloge njihovog pada.

Uzorak: Kontrolni popis za instalaciju FTP demona

Ovo je uzorak napisan jednom i korišten dugi niz godina. Ništa ovdje nije lijepo dizajnirano, napisano u Unixoid stilu, ali praktično.

Općenito govoreći, takve kontrolne liste nastaju kao rezultat dugotrajne administracije koju provodi administrator sustava. U pravilu, nakon dvije ili tri godine, nakon stotina instalacija, administrator napiše takav dopis sebi i svojim kolegama. Ovo je pravi kontrolni popis: ružan, ali praktičan.

Uzorak lijepog, nepraktičnog popisa za provjeru

Ovdje je sve ispravno napisano, ali ovo nije popis za provjeru. Konkretno, "Logo" su prvenstveno glagoli:

stvoriti;
kako stvoriti;
što uzeti u obzir;
što odbaciti.

Uz svaki takav glagol treba slijediti nekoliko preporuka.

Pozivati se na slogan je razumno, ali stvaranje slogana je kreativnost, a njegova provjera je dugotrajna praksa (na stvarnom Internetu uživo s velikim priljevom posjetitelja), a ni jedno ni drugo nema nikakve veze s popisom za provjeru.

I tako dalje za svaku točku.

Stvarno “leteća” lista (fragment) za Boeing 737

Upravo bi ovako trebao biti oblikovan kontrolni popis. Fraza je jednostavan odgovor. Odnosno, jednostavna radnja i jednostavan rezultat.

Ovo je samo dio dokumenta, napisanog na engleskom jeziku, ali u ovom konkretnom slučaju nije bitan jezik, već točnost deklaracije radnje i provjera rezultata njezina izvršenja.

Testne aplikacije

Praktične primjene jasnog akcijskog plana:

sportska natjecanja;
Računovodstvo;
provjera proizvoda tvrtke;
revizija poduzeća;
istražne aktivnosti;
lansiranje svemirskog broda itd.

Gotovo svako područje ljudskog života i aktivnosti može se odrediti nizom raznih malih planova: kontrolni popis br. 1, br. 2, br. 3 itd.

Stroga regulacija radnji od posebne je važnosti u kritičnim područjima djelovanja, na primjer, kod pripreme kirurga za operaciju, kada medicinsko osoblje, svi liječnici i medicinske sestre koji sudjeluju u operaciji - svatko u okviru svoje nadležnosti - obavljaju strogo propisani popis radnji. Obično se sve radi "automatski", ali profesionalna etika nalaže da se sve radnje izvode "na papiru".

Kontrolna lista nezaobilazan je dokument za certificiranje i reguliranje proizvodnje i ispitivanja prehrambenih proizvoda, proizvoda za djecu te provjeru rada strojeva i mehanizama.

Internetske tehnologije i jednostavne transakcije

Svaka kirurška intervencija zahtijeva visoko kvalificiranog kirurga. Ali također zahtijeva pravilno izvođenje jednostavnih operacija. Konkretno, svi instrumenti na operacijskom stolu moraju ležati strogo na određenim mjestima, pacijent mora biti spreman za operaciju ne samo fiziološki, već i moralno.

Kontrolna lista (uzorak niza radnji) nije program, nije algoritam i teško ju je pripisati programiranju u doslovnom smislu te riječi, ali internetske tehnologije dovele su do potrebe za stvaranjem i izvođenjem mnogih rutina, ali vrlo važne operacije.

Stvaranje web resursa zahtijeva najmanje triplet Apache, PHP i MySQL ili njegov ekvivalent temeljen na drugom poslužitelju, drugom tumaču i bazi podataka. Instaliranje ovog trojstva minimalno je potreban jasan slijed radnji.

Pogreška ovdje može dovesti do nemogućnosti rada uopće. Moderno internetsko programiranje karakterizira činjenica da algoritmi programskog jezika servera, interpretera i preglednika “ne misle”, ali ako nešto “ne razumiju”, onda to definitivno “ne rade”!

Unos greške u dnevniku mora biti deklariran, ali često ono što je zapisano u dnevniku nije dovoljno da se pronađe problem.

Internetsko programiranje: Jednostavna rješenja za složene probleme

Kontrolna lista je rješenje problema. Praksa internetskog programiranja u JavaScriptu i PHP-u, posebno s objektno orijentiranim stilom pisanja, dopušta samo dvije opcije za rješavanje problema:

Profesionalna intuicija.
Test slučaj.

Trećeg nema. Alati za testiranje u programiranju odavno su vrlo razvijeni. Također postoji mnogo dodatnih alata za provjeru koda, a programeri programskih jezika posvećuju puno vremena i truda stvaranju alata za otklanjanje pogrešaka i pronalaženje pogrešaka.

Ali samo kreator (autor) koda ili naprednog testnog slučaja, u čijem je stvaranju učestvovao iskusni majstor, može odrediti na kojem mjestu, na kojoj razini, u kojem podsustavu objekata ukupnog sustava incident dogodilo se.

Idealno rješenje je napraviti listu za provjeru na razini koda, kada ne osoba, već objekt koji je kreirala brine o izvršavanju vlastite funkcionalnosti, a također kontrolira svoje stanje i svoje odnose s drugim objektima.

Internet promocija, SEO

Otkako je internet postao dostupan masama (a tema “kontrolna lista kao testni proizvod” uvijek je bila dostupna masama), bujica monotonih ideja izlila se u SEO polje. Nudile su se posve trivijalne sekvence, a od lakovjernih kupaca iznuđivao se sasvim pravi novac na praznim i ničim utemeljenim osnovama.

tehnička komponenta;
unutarnja idealizacija sadržaja;
semantički sadržaj jezgre izvora;
sadržaj: kako jest i kako treba postati;
komercijalni moment, monetizacija resursa;
vanjske okolnosti;
regija promocije;
bihevioralni moment u slici posjetitelja itd.

Ali svrha pametnih riječi bio je novac. Kupci od povjerenja su, plaćajući „rad“ autora kontrolnih lista, stimulirali proizvodnju takvih proizvoda, što nikako nije dobro. Ali taj je proces doveo do činjenice da se tema promocije proširila do maksimalne moguće granice i stvorila uvjete za generaliziranje informacija.

Reprodukcija u polju informacija je prirodan proces, a danas svatko može dobiti pravu promociju vlastitog resursa na bilo koji način:

minimalni troškovi kroz vlastiti potencijal;
maksimalne troškove, preko kvalificiranog majstora.

Kontrolna lista danas je pravi i učinkovit alat za postizanje onoga što želite u svom formalnom dijelu i apsolutno potpunu slobodu u kreativnom aspektu cilja koji se postiže.

Virtualni prostor jednostavnih ideja

Materijalna komponenta u životu, na poslu iu društveno-ekonomskoj sferi u cjelini stekla je stabilnost. Temeljni temelji za uspješno postizanje onoga što želite postali su očiti. Kontrolna lista je primjer kako je kreativna komponenta otišla u virtualni prostor.

Razina kvalifikacija potrošača i autora ideja pomaknula se na novu kvalitetu. To je resetiralo pozicije i dovelo do formiranja asortimana novih zadataka i potrebe za novim rješenjima. Svijet je opet postao savršeniji, i opet je nova kvaliteta bila posljedica jednostavnog i prirodnog koraka naprijed.

U časopisu br. 4(28) 2013. na stranici 52 objavili smo članak našeg autora, generalnog direktora grupe kompanija “International Management, Quality, Certification” pod naslovom “Glavni trendovi i rezultati audita sustava upravljanja sigurnošću hrane. ” Kao dodatak ovom materijalu i kako bismo pomogli internim revizorima početnicima, predlažemo da se upoznate s PROŠIRENOM verzijom popisa za provjeru (koji je dan u tablici 4 u članku), koji oni mogu koristiti za poboljšanje učinkovitosti sustav.

Kritična područja					Valjano
Radite s pružateljima usluga
1. Popis odobrenih dobavljača	□		□		□
2. Svi dobavljači su implementirali FSMS i certificirani su prema ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000)	□		□		□
3. Svi novi dobavljači se procjenjuju prema PRP proceduri, oni značajni se revidiraju	□		□		□
Prihvaćanje	□		□		□
4 Jesu li zaposlenici svjesni pitanja sigurnosti hrane kada prihvaćaju pristiglu hranu?					□
5. Odgovarajući na pitanja, osoblje pokazuje poznavanje osnovnih čimbenika sigurnosti hrane prilikom pregleda vozila za dostavu hrane.	□		□		□
6. Sve kupovine od ovlaštenih dobavljača	□		□		□
7. Postoji opis svih nabavljenih sirovina prema 7.3.3. ?	□		□		□
8. Jesu li ti zapisi dostupni u recepciji?	□		□		□
9. Dokazuje li evidencija o prihvaćanju usklađenost s pisanim procedurama?	□		□		□
10. Prate li se temperature svih hladnjaka i zamrzivača?	□		□		□
11. Čuvaju li se proizvodi na potrebnoj temperaturi i vlažnosti?	□		□		□
12. Je li dostupna sva dokumentacija sa zahtjevima?	□		□		□
13. Postoji li redoviti nadzor vozila koja dostavljaju prehrambene proizvode?	□		□		□
14. Je li dostupna dokumentacija sa zahtjevima za prijevoz?	□		□		□
15. Svi obrasci za dostavu su ispunjeni	□		□		□
Politika drva i stakla
16. Nema li stakla ili drva u proizvodnom prostoru?	□		□		□
Označavanje i sljedivost
17. Svi kvarljivi proizvodi u skladištu jasno su označeni, odražavaju datum kupnje i koriste se prije isteka roka trajanja	□		□		□
18. Svi unaprijed pripremljeni proizvodi i proizvodi u tijeku, ako su pohranjeni, jasno su označeni	□		□		□
Skladištenje
19. Jesu li u svim skladištima prehrambeni proizvodi pohranjeni s poda i nisu u dodiru s površinom zidova?	□		□		□
20. Jesu li svi proizvodi u spremnicima za skladištenje zapečaćeni i označeni nazivom proizvoda i datumom proizvodnje?	□		□		□
21. Je li sva ambalaža u dobrom stanju?	□		□		□
22. Šalju li se svi proizvodi FIFO (prvi ušao, prvi izašao)?					□
23. Ima li dovoljno prostora za skladištenje?	□		□		□
24. Postoji li određeno područje za potencijalno nesigurne ili povučene proizvode?	□		□		□
25. Jesu li temperatura i vlaga u skladištima u skladu s regulatornim zahtjevima, prate li se i vodi li se evidencija?	□		□		□
26. Pohranjuje li se hrana kako bi se spriječila unakrsna kontaminacija sa sirovih na kuhane proizvode u skladišnim prostorima?	□		□		□
27. Postoji li mogućnost unakrsne kontaminacije gotovih proizvoda od sirovina?	□		□		□
28. Čuvaju li se sve namirnice koje sadrže alergene odvojeno?	□		□		□
29. Skladišna infrastruktura je u dobrom stanju, tj. nema pukotina u zidovima, neprobojnih podova, nema kondenzacije iz klima uređaja?	□		□		□
30. Jesu li brtve vrata opreme u dobrom stanju?	□		□		□
31. Za sve prethodno utvrđene nedosljednosti, razvijene su korektivne mjere, postoje li odgovarajući zapisi?	□		□		□
32. Jesu li kemikalije i deterdženti pohranjeni odvojeno i ograničen im je pristup?	□		□		□
33. Postoje li znakovi štetočina u skladištima?					□
34. Je li sva potrebna oprema verificirana i kalibrirana?	□		□		□
35. Evidencija o točkama OPRP-a se vodi, svi CD-ovi su pravovremeno završeni, postoji evidencija nakon otklanjanja problema.	□		□		□
Čišćenje
36. Je li raspored čišćenja na dostupnom mjestu i jesu li svi upoznati s njim?	□		□		□
37. PRP za čišćenje uključuje sve potrebne podatke: Upute za pripremu sredstava za čišćenje, učestalost, popis kemikalija koje treba koristiti, popis opreme za korištenje, tko je za što odgovoran, itd.?	□		□		□
38. Jesu li svi rasporedi čišćenja dovršeni na vrijeme?	□		□		□
39. Postoji li sva odgovarajuća oprema i instalacije za učinkovito provođenje čišćenja?	□		□		□
40. Je li oprema za čišćenje čista, u dobrom stanju i uskladištena u skladu sa specifikacijama?	□		□		□
41. Postoje li sredstva za dezinfekciju radnih površina i jesu li uvijek dostupna za korištenje tijekom pripreme hrane?	□		□		□
42. Koriste li se kemikalije za čišćenje ispravno?	□		□		□
43. Jesu li dostupni certifikati o kemijskoj sigurnosti?	□		□		□
44. Provjerava li se učinkovitost čišćenja redovito? Da li laboratorij uzima briseve? Postoji li brza analiza?	□		□		□
45. Jesu li sve kemikalije za čišćenje pohranjene u odvojenom skladištu od prehrambenih proizvoda?	□		□		□
46. Jesu li sve kemikalije pohranjene u vlastitim spremnicima i označene?	□		□		□
47. Sva nova oprema je uključena u PRP					□
48. Perilice posuđa rade ispravno i servisiraju se prema rasporedu. Dodirne površine se isperu čistom vodom	□		□		□
Održavanje instrumenata i opreme
49. Je li sva oprema u dobrom stanju i popravlja li se na vrijeme?	□		□		□
50. Provodi se pravovremeno održavanje rasvjete, ventilacije i odvodnje	□		□		□
51. Svi zahtjevi za popravke opreme dovršeni su na vrijeme	□		□		□
52. Pokvarena oprema se drži odvojeno od radne opreme.	□		□		□
53. Okov je ispravan, nema zazora	□		□		□
54. U ugostiteljskim objektima posuđe je čisto i bez čipsa	□		□		□
55. Sva glavna oprema kao što su hladnjaci, zamrzivači, pećnice, oprema za toplinsku obradu, uređaji za kontrolu temperature	□		□		□
56. Sva oprema uključena u nadzor CCP-a je verificirana	□		□		□
57. Svi uređaji su u ispravnom stanju, površina je bez čipova i pukotina	□		□		□
58. Postoje li programi preventivnog pregleda i popravka zgrada, građevina i opreme?	□		□		□
59. Sve svjetiljke su prekrivene nesalomljivom zaštitom	□		□		□
Kontrola štetočina
60. Postoji PRP za štetnike		□	□		□
61. Vode se evidencije o deratizaciji.		□	□		□
62. Postoji dogovor sa specijaliziranim servisom		□	□		□
63. Postoji karta mamaca (zamki)		□	□		□
64 Mjesta mamaca (klopki) su poznata radnicima		□	□		□
65. Svi otrovi imaju certifikate		□	□		□
Gubljenje
66. Postoji li PRP za otpad?		□	□		□
67. Odvozi li se otpad pri određenom % punjenja spremnika? Jesu li određene lokacije spremnika?		□	□		□
68. Razlikuju li se kante za smeće po boji i obliku od kanti za odgovarajuće proizvode?		□	□		□
69. Jesu li spremnici za otpad dobro zatvoreni, održavani čistima i prazne li se u redovitim intervalima?		□	□		□
70. Jesu li lokacije za prikupljanje otpada (otpada) udaljene od proizvodnih pogona?		□	□		□
Osobna higijena
71. Postoji li PRP o higijeni? Provjerava li osobnu higijenu redovito voditelj HACCP tima i poduzimaju li se odmah korektivne mjere?		□	□		□
72. Jesu li svi umivaonici pravilno opremljeni i dostupni na proizvodnom podu, papučicom ili dodirom?		□	□		□
73 Dostupnost tople vode, tekućeg sapuna i papirnatih ručnika		□	□		□
74. Osoblje koristi rukavice		□	□		□
75. Bez nakita, satova		□	□		□
76. Puši li se i jede li se u posebno određenim prostorima?		□	□		□
77. Nosi li proizvodno osoblje zaštitnu odjeću i pokrivala za glavu?		□	□		□
78. Svo osoblje shvaća odgovornost i odmah prijavljuje bolest		□	□		□
84. Ne smiju li bolesni zaposlenici raditi?		□	□		□
79. Kutija prve pomoći je dostupna i obojena svijetlom bojom, zaštićena od vode		□	□		□
80. Poštuje li svo osoblje zahtjeve za sigurnost hrane?		□	□		□
81. Je li svo osoblje obučeno o implikacijama osobne higijene i sigurnosti hrane?		□	□		□
Trening i prilagodba
82. Je li svo osoblje prošlo obuku za FSMS?		□		□	□
83. Svi zaposlenici imaju materijale za obuku		□		□	□
84. Sve novo osoblje prošlo je obuku koja pokriva svijest o bolestima, pravilno pranje ruku/korištenje rukavica i zahtjeve osobne higijene.		□		□	□
85. Svo osoblje ima potrebne kompetencije		□		□	□
86 Vode li se redovito evidencije o obuci?		□		□	□
Potencijalno opasni proizvodi i upravljanje pritužbama
87. Postoji li obvezna dokumentirana procedura? Svi incidenti i pritužbe na proizvode se bilježe i poduzimaju se obvezne korektivne mjere.		□		□	□
Zapljena proizvoda
88. Postoji li postupak povlačenja i svi opozivi i povlačenja odvijaju se u skladu s postupkom?		□		□	□
89. Jesu li ispunjeni svi potrebni obrasci?		□		□	□
Proizvodnja proizvoda
90. Koristi li se pravilo 2/4 sata za sve korake od proizvodnje do zamrzavanja ili distribucije?		□		□	□
91. Pripremaju li se prehrambeni proizvodi s alergenima posebno?		□		□	□
92. Jesu li sve salate pripremljene prije slanja?		□		□	□
93. Sve kemikalije za higijenu i sanitaciju uključene su u popis		□		□	□
94. Ispravna uporaba opreme i uređaja za sprječavanje kontaminacije?		□		□	□
95. Dokumenti o lokalnom čišćenju?		□		□	□
96. Jesu li CD-i provedeni na svim utvrđenim nesukladnostima?		□		□	□
97. Jesu li sve kontaktne površine čiste?		□		□	□
98. Pohranjuju li se sve kemikalije odvojeno kako bi se spriječila kontaminacija?		□		□	□
99. Je li spriječen ulazak stranih tvari?		□		□	□
100. Radi li sva oprema dobro?		□		□	□
101. Je li sva oprema čista?		□		□	□
102. Odvozi li se otpad redovito?		□		□	□
103. Razumije li osoblje opasnosti za sigurnost hrane?		□		□	□
101. Osoblje zna gdje je CCP, a odgovorna osoba je obučena za praćenje, zna kritične granice i CP		□		□	□
105. Nosi li osoblje zaštitnu odjeću?		□		□	□
106. Poštuje li osoblje zahtjeve osobne higijene?		□		□	□
107. Jesu li bolesnici prisutni na proizvodnom mjestu?		□		□	□
108. Postoje li potrebni higijenski proizvodi, umivaonici, tuševi, stanice sanitarne inspekcije?		□		□	□
109. Čuvaju li se osobne stvari osoblja odvojeno i ne dolaze li u dodir s prehrambenim proizvodima?		□		□	□
Odmrzavanje
110. Da li se sva hrana odmrzava u hladnjaku?		□		□	□
111. Odmrzava li se sva sirova hrana odvojeno od kuhane?		□		□	□
112. Jesu li sve odmrznute namirnice pokrivene i označene?		□		□	□
113. Je li označena svrha, datum i vrijeme vađenja iz zamrzivača?		□		□	□
114. Jesu li sve odmrznute namirnice označene?		□		□	□
115. Odmrznuta hrana se koristi najkasnije 3 dana nakon vađenja iz zamrzivača?		□		□	□
116. Jesu li svi projektni dokumenti izrađeni za prethodno utvrđene nedosljednosti?		□		□	□
Toplinska obrada
117. Zna li osoblje gdje se nalaze blagajna i knjiženja?		□		□	□
118. Je li popunjen stupac za praćenje?		□		□	□
119. Rukavice za izravan kontakt rukama?		□		□	□
120 Ispunjeni svi PRP za sprječavanje kontaminacije mikroorganizmima, fizičkim i kemijskim opasnostima, alergenima tijekom toplinske obrade?		□		□	□
121. Poštuje li svo osoblje zahtjeve osobne higijene i je li svjesno tih zahtjeva?		□		□	□
134. Je li sva oprema za toplinsku obradu čista?		□		□	□
122. Uzima li laboratorij briseve na kemijsku i mikrobiološku kontaminaciju?		□		□	□
123. Nema mogućnosti za unakrsnu kontaminaciju?		□		□	□
124. Je li svo osoblje zdravo?		□		□	□
125. Jesu li uređaji za bilježenje temperature verificirani?		□		□	□
126. Je li rizik od kontaminacije nakon kuhanja kontroliran?		□		□	□
Hlađenje
127. Održava li se temperatura u prostoriji za hlađenje?		□		□	□
128. Potrebne evidencije za kontrolu i/ili praćenje vode se u CCP, OPRP. Postoje li rashladne komore?		□		□	□
129. Je li dostupna sva potrebna dokumentacija?		□		□	□
130. Gdje je moguće, je li sva ohlađena hrana pokrivena ili brzo zamrznuta?		□		□	□
131. Jesu li svi odjeljci za hlađenje i zamrzavanje hermetički zatvoreni i imaju brtve?		□		□	□
132. Svi gotovi proizvodi zaštićeni su od dodira sa sirovinama		□		□	□
133. Poduzimaju li se na vrijeme CD-ovi?		□		□	□
134. Jesu li temperature i vremena hlađenja navedeni?		□		□	□
135. Jesu li poduzete sve PRP mjere za sprječavanje kontaminacije tijekom hlađenja?		□		□	□
135. Jesu li svi spremnici označeni?		□		□	□
Paket
137. Jesu li potrebni obrasci ispunjeni?		□		□	□
138. Vodi li se evidencija o praćenju temperature i vlage?		□		□	□
139. Poznaje li osoblje i poštuje li zahtjeve osobne higijene?		□		□	□
140. Poduzimaju li se korektivne radnje odmah?		□		□	□
141. Jesu li svi PRP-ovi provedeni i je li osoblje upoznato s njima?		□		□	□
142. Nosi li osoblje rukavice?		□		□	□
143. Kontrolira li se čistoća ambalaže?		□		□	□
144. Obavlja li se kontrola štetočina?		□		□	□
Prijevoz
145. Izvedeni su PRP za prijevoz		□		□	□
146. Svi prehrambeni proizvodi se tijekom transporta pakiraju i čuvaju na odgovarajućim temperaturama		□		□	□
147. Kontrolira li se temperatura prije istovara?		□		□	□
179. Jesu li svi proizvodi zaštićeni od kontaminacije?		□		□	□
148. Vode li se evidencije o kontroli u OPRP-u? Jesu li u vozilu?		□		□	□
149. Jesu li svi vozači upoznati sa zahtjevima sigurnosti hrane?		□		□	□
150. Ne prevoze li se gotovi proizvodi i sirovine istovremeno?		□		□	□
152. Poduzimaju li se korektivne radnje odmah?		□		□	□
152. Jesu li identificirane sve opasnosti tijekom prijevoza?		□		□	□
Pritužbe potrošača/interne pritužbe
153. Jesu li sva odstupanja evidentirana?		□		□	□
154. Poznaje li osoblje karakteristike proizvoda (7.3.3.)?		□		□	□
155. Jesu li odgovornosti i ovlasti za rješavanje pritužbi jasno raspoređene?		□		□	□
156. Je li osoblje obaviješteno o pritužbama potrošača?		□		□	□
157. Poduzimaju li se mjere po svim utvrđenim nedosljednostima i pritužbama?		□		□	□
Promjene u proizvodima i procesima
158. Postoji li opis svih proizvoda?		□		□	□
159. Kada se naprave promjene u procesu, provodi li se validacija?		□		□	□
160. Prilikom promjene opreme vrši se prilagođavanje PRP, OPRP		□		□	□
161. Je li tijekom provedbe promjena osigurana obuka osoblja?		□		□	□
162. Jesu li sve pritužbe dovele do promjena?		□		□	□
Dokumentacija sustava upravljanja sigurnošću hrane
163. Posljednja revizija obavljena je u jedinici unutar 12 mjeseci		□		□	□
164. Jesu li ažurirani svi potrebni programi?		□		□	□
165. Sva dokumentacija je odobrena i aktualna		□		□	□
166. Je li se promijenilo distribucijsko područje sustava?		□		□	□
167. Jesu li članovi HACCP tima još uvijek isti?		□		□	□
168. Opis proizvoda nije promijenjen		□		□	□
169. Dijagrami toka (procesni dijagrami) su relevantni		□		□	□
170. Provedena analiza opasnosti		□		□	□
171. Jesu li ispunjeni ciljevi sigurnosti hrane?		□		□	□

Prijava problema

Upamtite, identificirali smo dva dijela zahtjeva interne revizije ISO 9001:2015. Sad smo uglavnom pričali o prvom dijelu. Praktična provedba preostalih odredbi ISO 9001 u poduzeću bit će teže provjeriti. Međutim, ovaj zadatak može obaviti svatko. Naravno, ovisi o specifičnostima konkretnog procesa koji se testira. Kao što znate, mnoge tvrtke pribjegavaju ključnim pokazateljima uspješnosti (KPI - Key Performance Indicators - ur.) kako bi procijenile svoju izvedbu, uključujući i postizanje usklađenosti s ISO 9001:2015. , mjerenjem određenog pokazatelja o kojem se pouzdano može zaključiti o stanju procesa.

Kažem ovo jer ako KPI-je implementiraju i podržavaju vlasnici procesa, tada se procjena učinkovitosti QMS-a na temelju postojećih KPI-ja može uključiti kao jedan od elemenata kontrolne liste interne revizije. Ako KPI-jevi nisu uključeni u praksu tvrtke koja se revidira, tada bi bilo dobro u kontrolni popis uključiti i pitanje za vlasnika procesa: kako sam utvrđuje da je njegov proces učinkovit. Utvrdivši to, više ćete iskoristiti svoj proces interne revizije.

Za više informacija o ključnim pokazateljima uspješnosti posjetite stranicu " ".

Roman Isaev

Stručnjak za organizacijski razvoj i upravljanje procesima

Partner grupe tvrtki "Moderne tehnologije upravljanja"

Voditelj projekta za organizacijski i korporativni razvoj

Profesionalni poslovni trener i specijalist Business Studio

Završni članak serijala posvećenog funkcioniranju sustava upravljanja kvalitetom (QMS) u poslovnoj banci (početak, vidi: MMK, 2010., br. 11-12 “Tipični sustav upravljanja kvalitetom poslovne banke i njegova arhitektura”, dio 1 i dio 2). U nizu članaka iz ove serije detaljno se razmatraju procesi (faze) razvoja QMS-a: planiranje i izgradnja QMS-a (vidi: MMK, 2011, br. 1), upravljanje svakim procesom QMS-a (vidi: MMK, 2011, br. 2), interna provjera QMS-a, analiza QMS-a od strane menadžmenta banke, kao i praktični primjeri i preporuke iz iskustva različitih banaka. Autor pokazuje kako osigurati stabilno i učinkovito funkcioniranje QMS-a u banci tijekom dužeg vremenskog razdoblja.

Interna revizija QMS-a banke

Revizija— sustavan, neovisan i dokumentiran proces za dobivanje revizijskih dokaza i njihovu objektivnu procjenu kako bi se utvrdilo u kojoj su mjeri revizijski kriteriji ispunjeni.

Objekt audita može biti: QMS (top level), proces, odjel, informacijski sustav itd.

Model ovog procesa prikazan je na shemi 1.

Shema 1. Interna provjera QMS-a

Prilikom provođenja internog audita QMS-a banke preporuča se korištenje standarda ISO 19011 “Smjernice za audit sustava upravljanja kvalitetom i/ili sustava upravljanja okolišem”.

Dati su predlošci dokumenata koji su potrebni za provođenje revizije QMS-a banke i revizije procesa banke.

vidi dijagrame 2 i 3, MMK, 2011, br. 1, str. 6-7), tada interni audit QMS-a uključuje dvije odgovarajuće faze, kao i opću fazu “Priprema za audit”:

Priprema za reviziju. Izvode: kvalitetna usluga;
Interni audit QMS-a (top level). Izvode: kvalitetna usluga;
Revizija procesa. Provodi: procesni tim.

Pogledajmo ove faze detaljnije.

1. Priprema za reviziju

Uključuje sljedeće postupke i radnje.

Izrada, koordinacija i odobravanje programa unutarnje revizije. Ovaj dokument sadrži popis svih vrsta revizija s nazivima (za narednu godinu). Za svaku reviziju navodi se: popis revizijskih objekata, puni naziv. voditelj revizije, razdoblje revizije.

Formiranje i obuka (po potrebi) grupe internih revizora banke. Paralelno s izradom programa audita utvrđuje se potreba za auditorima, formira se i obučava (po potrebi) grupa auditora, imenuju auditori za svaki procesni tim, imenuju auditori za audit vršnog QMS-a te odobrava se glavni revizor.

Izrada i izdavanje naloga za provođenje internih revizija. Nalogom se banci odobrava program revizije, sastav grupe revizora i njihova zaduženja, odgovornosti članova procesnih timova, voditelja odjela i zaposlenika banke pri provođenju revizije.

Priprema edukativnih i metodoloških materijala o unutarnjoj reviziji.

Izrada jedinstvene kontrolne liste za reviziju procesa.
Kontrolna lista je tablica koju revizor koristi za provjeru usklađenosti s utvrđenim zahtjevima. Fragment kontrolne liste (tri stupca tablice) za reviziju procesa dan je u tablici. 1.

Kontrolni popis sastoji se od šest stupaca:

Broj linije;
Provjerljivi zahtjev;
Razjašnjavajuća pitanja (ako je potrebno);
Metoda za procjenu ispunjenja zahtjeva (proučavanje dokumentacije, promatranje, istraživanje itd.);
Oznaka sukladnosti/nesukladnosti;
Revizijski dokaz (zapisnik i komentari revizora).

Tablica 1. Kontrolni popis za reviziju procesa (izvadak)

Potreban je jedinstveni kontrolni popis za reviziju procesa kako bi se osiguralo da svi procesni timovi i revizori revidiraju procese prema istim zahtjevima.

2. Audit QMS-a (najviša razina)

Sastoji se od sljedećih postupaka i radnji.

Izrada kontrolne liste i plana za QMS audit (vrhunska razina). Uzorak kontrolne liste (fragment) za QMS audit (najviša razina) prikazan je u tablici. 2.

Tablica 2. Kontrolna lista za interni audit QMS-a (najviša razina)

Navodi opće zahtjeve za komponente QMS-a (najviša razina). Ovi zahtjevi moraju biti detaljizirani i dopunjeni zahtjevima norme ISO 9001 (moglo bi se reći citatima iz ove norme) i zahtjevima same banke.

Na primjer, zahtjev “1.1. Popis (cjelovitost) dokumentacije – usklađenost sa zahtjevima ISO 9001“ detaljiziran je u skladu sa zahtjevima Odjeljka. 4.2 standarda ISO 9001 “Zahtjevi za dokumentaciju”, koji ukazuje na sastav potrebne dokumentacije:

„Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom treba sadržavati:

Dokumentirane izjave o politici i ciljevima kvalitete;
Kvalitetno..." .

Na temelju kontrolne liste razvija se plan audita QMS-a.

Plan revizije sastoji se od pet stupaca:

Broj linije;
Broj kontrolne liste ili odjeljak (skupina zahtjeva koji se provjeravaju) kontrolne liste;
PUNO IME. revizor;
Datum i vrijeme pregleda;
PUNO IME. te mjesto odgovorne osobe za članove procesnog tima/izvođače procesa.

Auditor odabire zahtjeve s liste za provjeru i upisuje u plan kada, kako i s kim će ih provjeravati.

Na primjer, za provjeru zahtjeva “1.2. Relevantnost dokumentacije”, revizor zakazuje nekoliko razgovora sa zaposlenicima banke odgovornim za te dokumente i to upisuje u plan.

Provođenje audita QMS-a (top level) prema planu i popunjavanje kontrolne liste. Revizor procjenjuje ispunjenost svakog zahtjeva s kontrolne liste odabranom metodom ocjenjivanja (intervjuira zaposlenike banke, proučava dokumentaciju, prati aktivnosti banke). Zatim stavlja oznaku sukladnosti/nesukladnosti i ukazuje na dokaze koji to potvrđuju.

Izrada izvješća o rezultatima interne provjere QMS-a (top level). Izvješće o rezultatima interne provjere SUK-a objedinjuje sve ispunjene kontrolne liste prema redoslijedu zahtjeva. Naveden je ukupan broj utvrđenih nedosljednosti, nalaza i zaključaka.

Razvoj korektivnih i preventivnih radnji na temelju rezultata revizije.

Provođenje brzih korektivnih i preventivnih radnji.
Najhitnije i najvažnije radnje provode se odmah nakon razvoja. Radnje koje zahtijevaju značajna radna i financijska sredstva provode se u narednom razdoblju rada SUK-a.

3. Revizija procesa

Pravila za provođenje audita procesa slična su pravilima za audit QMS-a (top level), samo što proces postaje predmet audita. Stoga donosimo popis postupaka i radnji bez dodatnih komentara.

Kako bi procesni tim metodički pravilno i učinkovito proveo audit procesa, mora uključivati kvalificiranog auditora iz službe za kvalitetu.

Dakle, procesni tim prilikom provođenja revizije:

Upoznati se s dokumentacijom interne revizije;
Razvija plan revizije procesa;
Provodi reviziju procesa prema planu i ispunjava kontrolni popis;
Izrađuje izvješće o rezultatima audita procesa i dostavlja ga službi kvalitete;
Razvija korektivne i preventivne radnje na temelju rezultata revizije;
Obavlja brze korektivne i preventivne radnje.

Na primjer, u jednoj banci postojao je sasvim normalan i profitabilan proces “Platni projekti”. Međutim, kao rezultat revizije, utvrđene su mnoge nedosljednosti. Neki od njih nisu bili ni poznati vlasniku i funkcionalnim voditeljima procesa. Uklanjanje nedosljednosti omogućilo nam je udvostručenje učinkovitosti i kvalitete procesa.

Primanje i prikupljanje izvješća o reviziji procesa od procesnih timova. Izvješća o rezultatima svih revizija treba skupiti zajedno za daljnji rad s njima.

Analiza QMS-a od strane menadžmenta banke

Model potprocesa „Analiza sustava upravljanja kvalitetom od strane menadžmenta banke“ prikazan je na dijagramu 2.

Dijagram 2. Analiza QMS-a od strane menadžmenta banke

Proces se pokreće prema učestalosti koju odredi banka (najmanje dva puta godišnje) ili odlukom uprave banke. Voditelj kvalitete upravlja prikupljanjem i pripremom informacija za analizu QMS-a i izradu planova poboljšanja QMS-a. Nositelj poslova u okviru izrade analize QMS je voditelj odjela QMS. Odgovorni za proces analize QMS-a unutar procesa su procesni timovi (vlasnik procesa).

Budući da se arhitektura QMS-a sastoji od dvije razine (vidi dijagrame 2 i 3, MMK, 2011, br. 1, str. 6-7), analiza QMS-a od strane menadžmenta ima dvije komponente:

Pripremanje sažetih izvješća o svim procesima QMS-a od strane procesnih timova i analiza od strane menadžmenta (povjerenstvo za proces i kvalitetu);
Priprema izvješća o višoj razini QMS-a od strane službe za kvalitetu i analiza od strane menadžmenta (povjerenstva za proces i kvalitetu).

Imajte na umu da se analiza QMS-a od strane menadžmenta banke, kao i interna revizija QMS-a banke, preporuča provesti korištenjem softverskih proizvoda klase "Poslovno modeliranje" (na primjer, Business Studio). Omogućuju pohranjivanje svih informacija i dokumenata na QMS, integraciju (uspostavu i održavanje odnosa) s ostalim komponentama QMS-a (procesi, odjeli, ciljevi i indikatori, projekti), automatsko generiranje QMS dokumenata koji se dobivaju kao izlazi procesa ( izvješća, zapisnici, zapisnici i sl.).

Detaljnije informacije o korištenju ovih programskih proizvoda pri obavljanju svih procesa/faza funkcioniranja QMS-a banke prikazane su u.
Proces se sastoji od sljedećih postupaka i aktivnosti.

Slanje informacija i zahtjeva procesnim timovima. Procesni timovi moraju analizirati i revidirati svoje procese, pripremiti i dostaviti zbirno izvješće o procesu službi kvalitete. Od procesnih timova može se tražiti da daju dodatne informacije o procesu koje nisu uključene u sažeto izvješće.

Primite, potvrdite i agregirajte sažeta izvješća procesa od timova procesa. Sva izvješća treba pregledati, a zatim spojiti u jedno izvješće o procesu.

Priprema i agregacija izvješća na najvišoj razini QMS-a uključuje izvješća:

Na temelju rezultata interne provjere QMS-a;
O provedbi korektivnih/preventivnih radnji za najvišu razinu QMS-a;
Analiza pritužbi kupaca (konsolidirana);
Provesti plan razvoja, ažuriranja i poboljšanja QMS-a;
O provedbi radnji odobrenih na temelju rezultata prethodne analize QMS-a od strane uprave;
Na temelju analize vanjskih i unutarnjih čimbenika okruženja, promjene koje značajno utječu na QMS banke.

Detaljnije informacije o tim izvješćima, kao i njihovi uzorci, prikazani su u.

Izrada izvješća o funkcioniranju i učinkovitosti QMS-a. Ovo izvješće uključuje kao priloge izvješća na najvišoj razini QMS-a, sažeta izvješća o procesima. Treba sadržavati nalaze i zaključke o funkcioniranju i učinkovitosti QMS-a (svake komponente) u proteklom razdoblju.

Razvoj korektivnih i preventivnih radnji. Korektivne i preventivne radnje razvija služba kvalitete kako za procesne timove tako i za najvišu razinu QMS-a.

Preliminarno proučavanje izvješća, planova, priprema primjedbi i prijedloga. Uprava banke (povjerenstvo za procese i kvalitetu) mora se upoznati sa svim dokumentima te svoje primjedbe i sugestije dostaviti službi za kvalitetu.

Prikupljanje i obrada komentara i sugestija članova povjerenstva za proces i kvalitetu

Organiziranje povjerenstva, predstavljanje konačne verzije izvješća i planova na sastanku povjerenstva(izvodi kvalitetna služba).

Priprema, prezentacija i prezentacija izvješća. Na sastanku Povjerenstva za proces i kvalitetu, direktor kvalitete podnosi izvješće o funkcioniranju i učinkovitosti QMS-a u proteklom razdoblju, te prezentira izrađena izvješća i planove.

Rasprava i usvajanje izvješća, planova i odluka. Prilikom rasprave o izvješću i planovima na sastanku odbora za procese i kvalitetu, za njih se evidentiraju potrebne prilagodbe i dopune. Povjerenstvo na temelju izvješća i planova mora ocijeniti učinkovitost i kvalitetu svake komponente QMS-a (u skladu s arhitekturom – vidi dijagrame 2 i 3, MMK, 2011, br. 1, str. 6-7). Mogu se donijeti sljedeće odluke/procjene:

Sjajno. Ostvareni su svi planirani rezultati. Nije bilo kvarova, pogrešaka ili nedosljednosti. Komponenta ne zahtijeva poboljšanje ili korektivne radnje;
Zadovoljavajuće. Nisu postignuti svi planirani rezultati. Bilo je manjih grešaka, grešaka i nedosljednosti. Potrebna su neka poboljšanja i korektivne radnje;
Nezadovoljavajući. Planirani rezultati nisu ostvareni. Bilo je značajnih propusta, pogrešaka i nedosljednosti. Potrebne su značajne promjene.

Tijekom sastanka sastavlja se protokol za analizu sustava upravljanja kvalitetom od strane uprave, koji ukazuje na odluku donesenu o svakom dokumentu/komponenti QMS-a koju pregleda povjerenstvo.

Usklađivanje i odobravanje planova na temelju rezultata analize QMS-a od strane menadžmenta(izvodi kvalitetna služba).

Primjerice, u jednoj banci uprava je nakon proučavanja svih izvješća QMS-a ostala toliko zadovoljna transparentnošću i učinkovitošću poslova pod svojom kontrolom da je kvalitetnoj službi dodijelila tri odvojena prostrana ureda, opremljena najsuvremenijom tehnologijom. u ured predsjednika uprave banke.

Zaključak

Dakle, tajna dugotrajnog stabilnog i učinkovitog funkcioniranja QMS-a banke leži u strogom pridržavanju procesa i procedura opisanih u ovom radu, kao i korištenju standardnih i najboljih praksi u području upravljanja kvalitetom (za primjer, standardni sustav upravljanja kvalitetom banke).
Tako će QMS banke biti spreman za ponovnu uspješnu certifikaciju i moći će banci stalno donositi kako financijske (povećanje dobiti, smanjenje troškova za nekvalitetne procese), tako i nefinancijske učinke (povećanje reputacije, lojalnost klijenata).

Popis korištene literature

ISO 9000:2005. Sustavi upravljanja kvalitetom. Osnove i rječnik
Standardni sustav upravljanja kvalitetom poslovne banke (kao dio cjelovitog standardnog poslovnog modela poslovne banke)
ISO 9001:2008. Sustavi upravljanja kvalitetom. Zahtjevi
Isaev R. A. Poslovni inženjering i menadžment u poslovnoj banci. - M.: GOLOS-PRESS, 2009. - 318 str.: ilustr.