• Koje vrste poslovnih korespondencije se razlikuju.
• Koja pravila poslovne korespondencije je važno pridržavati se.
• Koje značajke ima korespondenciju elektroničke poslovne.

Održavanje poslovna korespondencijaprema pravilima, jedna od važnih komponenti uspjeha u karijeri i poslovanja. Neznanje ovih pravila ili njihova nepravilna uporaba u praksi može dovesti do gubitka partnera i kupaca. Osim toga, točna i kompetentna poslovna korespondencija je važna komponenta poslovne slike.

Koje vrste poslovne korespondencije se razlikuju

Poslovna korespondencija - s partnerima, klijentima, kolegama, organizacijama - jedan od najvažnijih aktivnosti bilo kojeg poduzeća. Menadžeri, zaposlenici raznih ranga primaju i šalju pisma, komercijalne prijedloge, itd. Ovisno o obliku, sadržaju i fokusu, svaka korespondencija je podijeljena na takve vrste:

• službeno;
• osobno;
• unutarnji;
• vanjski.

Za svaku od njih postoje odvojeni zahtjevi za sastavljanje i podnošenje. Najčešće vrste službenih poslovnih pisama:

• zahvalan;
• komercijalni;
• slova, zahtjevi i zahtjevi;
• pobijanje;
• Čestitamo;
• sućuti, nekrologa.

Uzimajući u obzir činjenicu da se danas većina poslovne korespondencije provodi u elektroničkom obliku, postoje gotovi uzorci i obrasci za bilo koju vrstu.

Umjetnost poslovnog pisma

Svaki tekst je mehanizam za utjecaj na primatelja. Ako ne radi, to znači da ste prekršili pravila o skupštini: nisu uzeli one detalje, nisu bili tako sastavljeni. Da biste dobili od primatelja onoga što želite, morate pokupiti prave činjenice, ispravno ih navesti i učiniti ga "s desnim licem" - željom da prihvatite svoju ponudu od primatelja primatelja. Kako to učiniti?

Činjenice. To se događa da su racionalni argumenti koji su sposobni uvjeriti primatelja su izgubljeni u raznolikoj prezentaciji različitih, ponekad i stranih misli. Ali potrebno je izgraditi strukturu, a pismo postaje jasno i uvjerljivo, čak i ako se ništa ne promijeni u smislu. Glavna misao (često je motivacija za akciju) tretirana na početku, treba odmah biti pozdrav. Slijedi popis argumenata (svaki označen crvenim nizom i nalazi se u kurzivu) sa svijetlim ilustracijama (objašnjenja). Na kraju se ponavlja poziv za radnju. Potpis. Ne-tvrdi uređivanje okreće čak i prekršaj, a ne previše različita poruka "na selu djeda" iz Chekhov priče "Vanka" u dobro tvrdljivom iskušenju svog djeda.

Slika pošiljatelja. Iz toga se pojavljuje pošiljatelj pisma, ovisi odgovor. U pismu možete biti službeni i može biti čovjek. Ponekad je prvi koristan, a ponekad i drugi. Recimo ako pohvalite primatelja, bolje je koristiti osobni stil (pisati iz nas samih, prijaviti svoj stav prema činjenicama, razgovor na jednakoj). Zahvaljujući tome, primatelj će saznati ne samo da je dobro učinjen, ali i ono što je o njemu dobro mišljenje. Grd, naprotiv, bolje formalne fraze, očekujući gole činjenice. Ovaj savjet u nešto proširenoj prezentaciji izgleda ovako: umjesto "vi budala" morate napisati "znakove prisutnosti uma čitatelja koji nije otkriven."

U modernoj korespondenciji često idemo u slučaju odmah, izostavljamo "razgovore o vremenu" između pozdravljanja i naslovne fraze. Čini se da opcionalna kratka rečenica ne nosi veliki osjećaj. Ali upravo se prvi pokaže da je prije čitatelja oči, stoga postavlja ton na pismo i određuje koje oči primatelju će pogledati ostatak. Evo nekoliko primjera, gdje započeti svoju poruku na podređenim i partnerima, ostvarujući različite ciljeve.

1. Dati težinu: "S obzirom da je projekt A na osobnoj kontroli regionalnog guvernera, podsjećamo."
2. Uspostaviti tople odnose s nepoznatom tvrtkom: "Učenjem da je vaša tvrtka, poput nas, sponzor natjecanja Kvn Sibira, odlučili smo vam najprije ponuditi."
3. Da biste dobili pomoć: "Olya, vi ste tako cool i, što je najvažnije, profesionalno napravio konferenciju! Mislim da ti, kao stručnjak, možeš mi pomoći. "
4. Za mobilizaciju podređenih: "Čestitamo - već petak. Ostaje da prođe urede na proračun - i možete se opustiti. "

5 strašnih prvih fraza koje će ubiti vaše pismo

Američka tvrtka Hubspot saznao je što prve ponude nisu inspirirani čitačem, već, naprotiv, učinite da uklonite pismo. Saznajte koje su fraze i nikada ih ne koristite na početku korespondencije.

Opća pravila za poslovnu korespondenciju

Ugled vaše tvrtke je posredno ovisno o tome kako je poslovno pismo uređeno i napisan. Može se reći da je za formiranje uspješne slike društva i formiranje njegovog ugleda, potrebno je poštivati \u200b\u200bzaposlenike pravila poslovne korespondencije za vanjsku i unutarnju komunikaciju.

Prazno pismo. Točno će koristiti praznine uređene u korporativnom identitetu na kojem su prisutni detalji. Pod stilom je svjestan prisutnosti logotipa, korištenje posebnog fonta koji ukazuje na sve kontaktne podatke i puni naziv organizacije.

Izgled stranica. Prilikom izrade pisma poslovne korespondencije, polja se koriste (lijevo polje - 2 cm, desno - 1 cm, gornje i donje uvlake - 2 cm). Ako pismo sadrži nekoliko listova, numeriranje mora biti prisutno na njima (stavlja se na vrh lista u sredini).

Stil. Poslovna pisma su napisana u službenom poslovnom stilu, koji uključuje kratak opis suštine pisma, točnost teksta i korištenja markica i standardnih revolucija. Osim toga, poslovna korespondencija ima pravilo: jedan problem je jedno slovo.

Struktura teksta. Standardno slovo poslovne korespondencije uključuje tri dijela:

1. Žalba primatelju.
2. Ulazak (ciljevi pisma).
3. Glavni dio.
4. Sažetak.

Pravila poslovne korespondencije na engleskom jeziku

Registracija poslovne korespondencije na engleskom jeziku provodi se u skladu s općim zahtjevima:

1. Tekst se distribuira pod odlomcima bez uporabe crvenog niza.
2. Lijevi gornji kutak prilikom pisanja slova mora sadržavati osobne podatke pošiljatelja (puno ime ili ime organizacije i njezinu adresu).
3. U nastavku je ime protivnika ili ime poduzeća primatelja s adresom koja označava (u novoj liniji).
4. Datum pisanja označen je u nastavku tri retka, ili odozgo u desnom kutu.
5. Najveći dio slova nalazi se u središtu lista.
6. Glavna ideja je bolje početi s razlogom razloga za žalbu: "Pišem ..."
7. Standardno pismo trebalo bi dovršiti izrazom: "Vaš je iskreno" u slučaju da znate ime primatelja; "Vjerno je" - ako ne.
8. Prekrinjem četiri linije nakon zahvalnosti, navedite svoje ime i položaj.
9. Potpis se nalazi između imena i pozdrava iznad.

"Jezik" poslovne korespondencije

Posebni zahtjevi prikazani su poslovnoj korespondenciji. Prije svega, slova ne smiju sadržavati emocionalnu boju. Trebali bi biti najzastupljeniji, saženi i točniji. Logična i dosljedna struktura teksta potpuno zamjenjuje emocionalnost. Interditia, smanjenje riječi, kratica koje nisu na popisu općeprihvaćenih - sve to treba izbjegavati u poslovnoj korespondenciji.

Jedan od važnih uvjeta za pisanje pisma je točnost značenja koja predstavlja njegovu praktičnu vrijednost.

Sljedeći važan kriterij je logička izjava teksta. Riječi ne bi trebale biti podvrgnute dvostrukom tumačenju - može promijeniti značenje sadržaja u pismu i dati joj neželjenu tonitost.

Glavni cilj bilo kojeg poslovnog dokumenta je uvjerljivost u izražavanju određene točke gledišta , Glavna pravila u pisanom obliku i izradu dokumenta, uredske bilješke ili pisanja su pismenost, argumentacija, prava žalba, točnost informacija i dovoljan broj dokaza.

U nastavku je nekoliko pravila za pisanje poslovnih pisama:

Pomoću utvrde. U poslovnoj korespondenciji treba izbjegavati odraz osobnih emocija i percepcija. Poslovne informacije se tradicionalno prenose standardnim oblicima. U pravilu, u tijeku takve korespondencije izraženi su interesi cjelokupnog poduzeća, a ne zasebnu osobnost, stoga žalba dolazi iz množine. I, unatoč činjenici da to uključuje korištenje zamjenice "mi", treba izbjegavati korištenjem odgovarajućih glagolskih oblika.

Oblici zaloga. U poslovnoj korespondenciji morate koristiti polog. Takve žalbe imaju mekši izgled. Na primjer, ako obnovite frazu: "Niste ispunili popravak rad", riječi "popravak za popravak u ugovoru nisu ispunjeni", onda je moguće navesti činjenicu nepopunjavanja posla bez imenovanja izravne naknade. To jest, činjenica kršenja je specificirana, ali specifični počinitelji nisu navedeni da čini ton slova mekše.

Stvarni depozit se koristi pri određivanju objekta u pismu, koji služi kao inicijator određenih radnji. Na primjer, pravni odjel daje objašnjenje ... ". Treba napomenuti da ovaj prijedlozi koriste oblik u stvarnom vremenu.

Upotreba patnji obećanje određuje prirodu pisma. Takvi oblici omogućuju uspostavljanje fokusa na određeni događaj, a ne na akcijskim izvođačima (poslani prijedlog, izvješće primljeno). Primijenite polog u stratificiranju i, ako je objekt dokazan (određuje se datum sastanka).

Oblik glagola. Ako postoji potreba da se usredotočite na stalno ponavljajuće djelovanje, glagoli u nedovršenom obliku koriste se za njihovo opisivanje (stručnjaci redovito krše vremensku crtu). Ako je potrebno dodijeliti dovršenje procesa, primjenjuje se savršen pogled na glagole (patrole su počeli nositi uslugu).

Uvođenje naglasaka. Unatoč činjenici da je u većini slučajeva poslovna korespondencija neutralna, u nekim slučajevima potrebna je dodatni fokus na određenim točkama. Za to se koriste uvodni zaobići ublažavanje fraze. (Ako remake frazu taktika korespondencije).

Prilikom pisanja poslovnih pisama potrebno je obratiti pozornost na odnos prema protivniku. Dakle, ako je izraz "nismo zainteresirani za vašu ponudu" za zamjenu s "nažalost, trenutno ne zanimamo Vašu ponudu" To je izuzeto od nepotrebne krutosti koja nije prikladna u poslovnoj korespondenciji.

Uvodne strukture također su važna komponenta poslovnog pisma, jer ne tako suhe. U skladu s normama poslovnog etiketa, izraz "zahtjev za sastavljanjem, ako je moguće, njegove stručne pojmove o kvaliteti naših materijala" bit će prikladni. Uvodni dizajni su dobar alat za smanjenje kategoričnost, manifestacije poštovanja i pažljivosti, kao i izrazi dobronamjernog tona. Njihova uporaba omogućuje vam da izrazite misli, ne pomažem ponosu protivnika.

Poslovna korespondencija etiquette: 5 savjeta, kako napraviti dobar dojam izdaleka

1. Vrijeme odgovora na pismo pokazuje vaš interes za komunikacijsku suradnju. Morate odgovoriti na poslovna pisma za najkraće moguće vrijeme: minuta, sati, najviše dana. Ako postoje objektivni razlozi za kašnjenje, pošaljite pismo i napišite da su primili poruku i uskoro će odgovoriti. Kako biste ispravno organizirali prioritete, trebali biste obratiti pozornost na odgovarajuće ocjene u pismu protivnika - "važnosti", "tema" i tako dalje. Prisutnost takvih oznaka ukazuje na to koliko je vaš odgovor važan.

Odgoj odgovora je velika vjerojatnost gubitka klijenta. Ako je moguće, odmah odgovorite. "Za kasnije," ostaviti samo pisma, odgovor na koji se troši na vrijeme. Naučite predvidjeti ponašanje ljudi i veliki pregovori pomoći će vam u školi ravnatelja.

2. Osobna privlačnost. Osobna privlačnost je poželjnija jer je manifestacija poštivanja primatelja.

Korištenje osobne žalbe je jedan od obveznih pravila poslovne korespondencije. Osobna orijentacija je demonstracija poštivanja individualnosti i goodwilla. Osim toga, tako da istaknite svoje pismo od sive mase odgovora predloška.

3. izraziti riječi uvažavanja (za žalbu). Uvažavanje, izraženo u pismu, je neobičan izraz zahvalnosti za izbor protivnika ili klijenta u korist vaše tvrtke. Pismeni odgovor koji počinje s riječima "Hvala na vašem pismu" pokazuje protivnika da je to vrijedno za vas. Takav ton poslovnog pisma je točan, jer odražava konstruktivan položaj. Na primjer:

Izraz zahvalnosti za povjerenje u vaše poslovanje provodi se na početku slova koristeći takve strukture:

• Hvala vam na vašem interesu…;
• Hvala na Vašem pismu ...;
• Hvala što ste nas kontaktirali ...;
• Hvala vam što ste odabrali naše poduzeće ...;
• Zahvalan vama za vaš interes ...

4. Pozitivan završetak. Preklapanje dizajna - zajamčeno ulazi u pozornost protivnika nakon upoznavanja s pismom. Stoga je poželjno popraviti u ovom obliku pozitivan stav poslovne korespondencije i stvoriti pozitivno raspoloženje na dopisni partneru i želju za nastavkom komunikacije. Na primjer;

posljednje, što ostaje u pozornosti primatelja prilikom čitanja vašeg pisma. Osigurajte emocionalnu pozitivnu atmosferu poslovne komunikacije u posljednjim izrazima. Stvorite dobro raspoloženje od primatelja - tako da je htio ponovno razgovarati s vama. Na primjer:

Uvijek završava pismom, stvoriti pozitivan stav prema protivniku da nastavi komunikaciju. U te svrhe možete koristiti dizajne:

• Drago nam je surađivati;
• Spremni odgovoriti na vaša pitanja;
• U slučaju problema, molimo kontaktirajte;
• Nadamo se obostrano korisnoj suradnji;
• Drago nam je što vam možemo pomoći;
• Iskreno.

5. Potpis i kontaktni blok. Zaposlenik koji vodi poslovnu korespondenciju mora imati ideju koja je prisutna "na drugoj strani monitora". Drugim riječima, potrebne su informacije o nazivu imena, položajima i kontaktnim podacima protivnika:

1. Ime (prezime) - Osigurajte mogućnost osobnog cirkulacije;
2. Položaj - pruža protivnika razumijevanje razine kompetencije
3. Koordinate - doprinose pojavu dodatnih komunikacijskih kanala.

Da biste optimizirali rad s poslovnom korespondencijom, blok s podacima o kontaktu najbolje se izrađuje na standardne postavke. Ova jedinica mora biti prisutna u pismima partnerima, kolegama i kupcima kao simbol profesionalnog odnosa prema poslovanju.

Elektronička pravila korespondencije

Grigory Siazonenko, Generalni direktor tvrtke CJSC Informacijske tvrtke, Moskva

1. Koristite gumb "Odgovor na sve". Ako nekoliko ljudi sudjeluje u dopisivanju, morate odgovoriti svima, a ne samo pošiljatelju posljednje poruke.

2. Uvijek navedite predmet pisma. U većini slučajeva primatelj vidi samo naslov novog pisma. Kasnije, informacije u polju "Tema" pomažu u pronalaženju i sortiranju poruka. U naslovu možete koristiti oznake riječi - na primjer, "važne!" - ali samo ako doista odgovaraju sadržaju slova (međutim, to je prikladnije za jednostavno pritisnite gumb "važnosti", koji je u svemu Popularni poštanski programi - a oznaka će se pojaviti pored polja "Tema"). Izradite jedan oblik riječi i držite ga sve vrijeme. Imajte na umu da danas mnogi koriste automatske filtre za sortiranje korespondencije. Stoga se naslov mora odabrati tako da može "čitati" i auto.

3. Pismo mora biti kratko i strukturirano. Težite maksimalnu transparentnost značenja i jasnoće prezentacije, podijelite značajne i sekundarne detalje. U vašem interesu, tako da nakon jednokratnog čitanja poslovnog pisma bilo je lako razumjeti i suštinu problema i povijesti pitanja, značenje prijedloga i prirodu očekivanih od primatelja. Dodatni materijali (dokumenti, tablice, fotografije) bolje je poslati kao privitak kako ne bi napuhao tekst poruke; U isto vrijeme, u slovu morate odrediti koje datoteke šaljete.

4. Budite ljubazni. U bilo kojem pismu mora postojati mjesto za pozdravljanje, rukovanje i potpise (možete ga omogućiti automatski dodavanje bilo kojem od vaših postu). Također je potrebno postaviti semantičke i emocionalne naglaske - izbjegavati telegrafski stil. Čak i ako se korespondencija odnosi na akutni problem ili sukob, pridržavajte se poštovanja tona. Uostalom, važno je u poslu ne vrijeđati i pronaći rješenje. Suzdržanost i ljubaznost - dobri pomagači u ovome.

5. Moraju se odgovoriti na pisma! I odmah. Nerazumijevanje ove osnovne istine podrazumijeva mnogo nesporazuma. Pošiljatelj mora saznati da se pismo čita i nakon nekog vremena možete čekati smislen odgovor. Nije potrebno u potpunosti oslanjati se na sekretarice i automatske obavijesti - napišite kratku frazu iz sebe. Za neka slova, naprotiv, ne morate odgovoriti. Prvo, na kojem je vaša adresa u polju "Kopiraj": pošiljatelj želi da znate korespondenciju s drugom osobom. Drugo, na one u kojima vaša adresa uopće nije: to znači da je autor pisma dodao vaše koordinate u polje "Skrivene kopije" - to jest, namjerava vas upoznati s prijekornom potajno od izravnog primatelja poruke ,

6. Ne brišite tekst slova na koji odgovarate. Moguće je da će vaš odgovor ponovno pročitati vrijeme - možda čak i za nekoliko godina. Mnoga poduzeća već djeluju sustave arhiviranja e-pošte. Usput, u zemljama u kojima je e-pošta od službenika tvrtke priznata kao pravno značajan dokument, dugoročno skladištenje korespondencije je zahtjev zakona. Još nemamo takve stvari, ali vježbati preuzima pisane postavke. Pogledajte svako pismo koje pišete, oči primatelja. Ovo je osnovno pravilo poslovne korespondencije. Ako ga slijedite, adresi će početi dodijeliti poruke iz potoka.

7. Napišite kompetentno. Pojedinačne pogreške u pismu su uvredljive za primatelja, jer se doživljavaju kao manifestacija brzog ili nemara. I više pogrešaka ukazuju na nisku kulturnu razinu pošiljatelja, kao i - budući da je uskoro govori o poslovnoj korespondenciji - predstavlja u neprofitabilnom svjetlu i tvrtki u kojoj je pošiljatelj radi.