Organizacija poslovnih procesa(Poslovni procesOorganizacija) - kombinira mjere za uspostavljanje njihove unutarnje strukture (tehnološke, vremenske, prostorne, organizacijske) uzimajući u obzir specifične uvjete poduzeća za određeno područje. Rezultat je plan, model, opis procesa kao temelj za njihovu provedbu.

Organizacijske aktivnosti (vidi dijagram 1) uključuju: utvrđivanje napretka procesa i organizacijske strukture, identificiranje resursa, uspostavljanje vodstva, generiranje procesnih podataka i dokumenata, razvoj informacijskih usluga i druge aspekte.

Shema 1. Glavni aspekti organizacije poslovnih procesa u poduzeću.

Šest koraka sustavnog pristupa

Sustavni pristup organizaciji procesa temelji se na šest koraka (vidi dijagram 1) i uključuje metodu koja se sastoji od šest točaka.

1. Studija početne situacije

2. Analiza i evaluacija

3. Razvoj koncepta

4. Detaljiziranje procesnog rješenja

5. Provedba

6. Primjena

U 1. koraku istraživanje stvarnog stanja procesa provodi se različitim alatima i metodama te njegova analiza. Stvarno stanje može odražavati sljedeće podatke: vlasništvo procesa i rezultate, trajanje naloga (radni dani, smjene), troškove obrade naloga (sati/narudžba, minute/narudžba), broj događaja i uključenih radnih sustava, udio događaja koji stvaraju i ne stvaraju trošak, broj organizacijskih razina, iskorištenost prostora, sustav rada/iskorištenost kapaciteta, kašnjenja, vrijeme čekanja, uvjete rada; upravljanje smetnjama itd. Na temelju razloga i poticaja razvijaju se potrebni ciljevi.

U Korak 2 prikupljene podatke potrebno je na odgovarajući način analizirati, pripremiti, tj. organizirati, provjeriti cjelovitost, obraditi i ocijeniti.

Primjer. Na temelju sinteze rezultata Koraka 1, projektni tim formirao je zajedničkiprocjena u obliku snaga i slabosti.

Uzimajući u obzir identificirane uzroke neučinkovitosti, započinje razvoj mjera promjena. Alternativne mogućnosti promjene uključuju: potpunu (re)organizaciju procesa ili njegovo postupno poboljšanje.

U Korak 3, istražuju se mogućnosti mogućih rješenja, razjašnjavaju se zahtjevi i potrebne prednosti. Ovdje se formiraju mjere za organiziranje procesa, prvenstveno u vidu generalnog planiranja mogućih rješenja. U ovom slučaju vrijedi sljedeće osnovno pravilo: : Što je više opcija koje se međusobno značajno razlikuju, to je veća vjerojatnost postizanja cilja. Mogućnosti rješenja uspoređuju se prema:

• postignuti rezultati;
• zahtjevi za implementaciju;
• troškovi i vrijeme provedbe;
• potreba za osposobljavanjem i prekvalifikacijom radnika i dr.

Na kraju koraka donosi se konačna odluka o implementaciji jedne od predloženih opcija. Budući da su zahtjevi i potrebne mjere već utvrđeni u prethodnom, prelazimo na Shagu 4 - pojedinosti procesnog rješenja. Detaljno planiranje uključuje: stvarnu izradu detalja odabranog rješenja; organiziranje, premještanje i mijenjanje sustava rada, ponekad poslova; razvoj potrebnih provedbenih mjera (prekvalifikacija, organizacija radnog vremena i sustava nagrađivanja, promjene u suradnji, izrada procesnih uputa i dokumentacije).

U Korak5 provode se potrebne mjere pripreme i promjene:

• postavljanje procesa;
• organizacija protoka materijala;
• prekvalifikacija radnika;
• mijenjanje organizacije rada, te metoda i sredstava proizvodnje.

Zatim se provodi stvarna implementacija odabranog rješenja u poduzeću. Radi utvrđivanja mogućih nedostataka i slabosti provodi se pilot projekt koji podrazumijeva dosljedno odvijanje procesa do postizanja planiranih rezultata.

Izgradnja poslovnih procesa poduzeća započinje razvojem dijagrama koji odražava njegovu bit i mehanizam djelovanja. Stvaranje ovakvog dijagrama omogućit će vam da vizualizirate kako vaše poslovanje funkcionira ili bi trebalo funkcionirati.

Gdje početi graditi poslovne procese?

Faze razvoja poslovnog procesa bit će uspješne ako ste dobro upućeni u specifičnosti svog poslovanja i razumijete koji su lanci radnji potrebni za što. Prvo morate postaviti granice svih procesa. Trebat će vam potpuni popis s detaljima svih poslovnih procesa koji se odvijaju u poduzeću.

Struktura treba biti jednostavna i logična: dugački naslovi i složeni opisi procesa ne doprinose učinkovitom razumijevanju. Potrebno je postaviti naslov i opis koji daje smislen, ali kratak opis. Opis procesa može naznačiti svrhu ili značajke korištenja. Lakonski nazivi i sažeti opisi pojednostavit će i ubrzati navigaciju, što je posebno važno kada postoji veliki broj procesa.

Opći pristup radu na izgradnji poslovnih procesa poduzeća

Rad s poslovnim procesom, kao i njegovo izvođenje, bit će znatno lakši uz promišljenu i logičnu strukturu. Prije nego počnete graditi, provjerite je li struktura optimizirana, za što morate slijediti važne preporuke:

• Stvorite male poslovne procese, rastavljajući ih u logičke blokove ako je moguće. Na jedan dijagram ne smijete staviti više od desetak ili pol elemenata. Ako je proces složen, bolje je implementirati pojedinačne elemente kao podprocese i konfigurirati veze između njih;
• Izgraditi glavni tok poslovnog procesa na jednoj razini, alternativne staze, neutralni i negativni događaji – u poslovnicama;
• Kada gradite proces, pobrinite se da najveći broj niti bude postavljen u jednom smjeru. Možete birati između dva popularna pristupa konstrukciji: odozgo prema dolje ili slijeva nadesno;
• Osigurajte parametre poslovnog procesa s jasnim, logičnim nazivima. Ako se procesni parametar nigdje ne koristi, izbrišite ga.

Izgradnja sheme i faze

Konstrukcija se može izvesti pomoću sljedećeg algoritma:

1. Postavljanje granica. Svaki poslovni proces počinje određenim događajem, a završava drugim događajem. Za početak morate identificirati događaje koji su početak i kraj procesa.
2. Nacrtajte procesne blokove. Konstruirajte sve blokove (podprocese i operacije) redoslijedom kojim se izvršavaju. Zapamtite da u ovoj fazi dijagram treba biti pojednostavljen.
3. Učinite dijagram složenijim. Dodajte tome moguće scenarije razvoja događaja, kao i međuposlovanje.
4. Dodijelite uloge. Izgradnja poslovnog procesa ne podrazumijeva uvođenje određenih pozicija ili određenih zaposlenika u dijagram. Konstrukcija koristi koncept uloge. Jednu ulogu mogu obavljati različiti zaposlenici, jedan zaposlenik može obavljati više uloga.
5. Objavite dokumente koji predstavljaju bilo kakvu informaciju (pisma, izvješća, poruke). Također u ovoj fazi izgradnje, potrebno je uzeti u obzir intermedijarne proizvode, koji mogu biti procesi koji se kreću od jednog bloka do drugog.
6. Navesti korištene programe, kao i baze podataka.
7. Organizirajte materijale i alate koji se koriste u poslovnim procesima. Međutim, u ovoj fazi izgradnje ne biste trebali napraviti opis previše detaljan.
8. Odredite pokazatelje učinka koji se uzimaju u obzir u sustavu i dodajte ih u dijagram dizajna.
9. Povežite dijagram s drugim poslovnim procesima. Navedite što vaš proces razmjenjuje s drugima.
10. Provjerite dobiveni model nakon izrade.

Modeliranje poslovnih procesa

Da biste bolje izgradili proces, bolje ga je u početku vizualizirati. Za to postoji niz programa.

Prednosti:

• Vizualizacija pomoću dijagrama;
• Ne zahtijeva vještine programiranja;
• Sposobnost praćenja izvršenja zadatka;
• Integracija s platformom 1C Bitrix
• Dodjela uloga;
• Za rad sa ELMA BPM postoji kompletna dokumentacija

Sustav poslovnog modeliranja

Prednosti:

• Omogućuje vam stvaranje vizualne organizacijske strukture tvrtke;
• Održavanje osoblja;
• Sposobnost modeliranja poslovnih procesa;
• Vizualizacija i kontrola KPI sustava.

Prednosti:

• Izrada bilo kojeg modela
• Provjera održivosti modela
• Automatsko generiranje dokumenata
• Fino podešavanje modela poslovnih procesa
• Modeli se mogu prevesti u kod
• Učitavanje modela u grafičkom obliku
• Verzija za Mac OS X

Koje kvalitete treba imati gotov dijagram poslovnih procesa?

Izgradnja poslovnih procesa trebala bi završiti prisutnošću jasne i dobro promišljene sheme. Gledajući to, trebali biste dobiti ideju o sljedećim stvarima:

• s kojim drugim procesima i kako je to povezano;
• koje se operacije izvode, tko i kojim redom;
• koji se dokumenti koriste iu kojim poslovima;

Visokokvalitetni dijagram, pripremljen uzimajući u obzir sve preporuke za izgradnju, trebao bi biti informativan i lako razumljiv. Trebalo bi biti očito kako se proces izvodi u stvarnom životu.

Posao će biti isplativ samo ako se važni poslovni procesi kreiraju na vrijeme. U biti, oni predstavljaju strategiju koja pomaže u postizanju željenih rezultata. Stoga bi izgradnja poslovnih procesa, identifikacija najvažnijih i njihovo modeliranje trebala postati obvezna faza u razvoju poduzeća.

Zašto je potrebno graditi poslovne procese?

Rad na kreiranju procesa oduzima puno vremena, ali donosi učinkovite rezultate. Razlikuju se sljedeći ciljevi izgradnje:

• Opis. Formiranje modela pomoći će vam da proučite proces od početka do kraja i procijenite njegove snage i slabosti.
• Racioniranje. Svaka vrsta djelatnosti odvija se prema pravilima, stoga je važno regulirati razvoj poslovnih procesa.
• Odnosi. Stvaranje poslovnih procesa pomaže uspostaviti odnose između pojedinih elemenata.

Međutim, nije dovoljno samo izgraditi model – potrebno je uspostaviti i logičke veze između različitih procesa. Formiranje procesa provodi se u određenom slijedu:

• Priprema: određivanje vremena projekta, kao i sastava sudionika.
• Razvoj: analiza pokretačkih događaja, procjena približnih rezultata i mogućih rizika.
• Provjera: usporedba dobivenih rezultata s očekivanima.

Poslovni procesi tvrtke izgrađeni su korištenjem suvremenih računalnih tehnologija i softvera.

Kako izgraditi dijagram poslovnog procesa?

Faze sastavljanja poslovnih procesa:

1. Postavljanje granica. Označavanje događaja koji su početak i kraj procesa.
2. Shematski prikaz procesnih blokova. Raspored blokova potprocesa i operacija po redoslijedu izvođenja.
3. Komplikacija sheme. Dodavanje raznih opcija za razvoj događaja i posrednih operacija.
4. Raspodjela uloga. Za izgradnju poslovnog procesa nije potrebno unositi određene pozicije ili određene zaposlenike u dijagram - koristi se koncept uloge. Jedan izvođač ne izvodi nužno samo jednu ulogu.
5. Postavljanje dokumenata (izvješća, poruke, pisma), računovodstvo za međuproizvode.
6. Pojašnjenje korištenih programa, sustava i baza podataka.
7. Položaj materijala i alata koji se koriste u poslovnim procesima poduzeća.
8. Određivanje pokazatelja uspješnosti.
9. Povezivanje kruga s drugim procesima.
10. Provjera strukture dobivenog modela.

Rezultat konstruiranja dijagrama poslovnih procesa

Jasna, promišljena i razumljiva shema vrijedan je rezultat kojemu morate težiti pri kreiranju poslovnih procesa tvrtke. Izgradnja, izvedena prema svim pravilima, trebala bi dati ideju o sljedećim stvarima:

• kako proces počinje i završava;
• s kojim drugim procesima je povezan;
• koje operacije se izvode, tko ih izvodi, kojim redom;
• koji se dokumenti koriste u raznim operacijama;
• koji alati i materijali su potrebni;
• koliko visoke pokazatelje uspješnosti treba postići da bi se proces smatrao uspješnim.

Dijagram visoke kvalitete uvijek je informativan i lako razumljiv. Daje ideju o tome kako se proces izvodi u stvarnim uvjetima.

Video o izgradnji poslovnih procesa

Pa ipak, ljudski um ga više od 2000 godina uzalud pokušava dokučiti, dok je, s druge strane, uspio, barem približno, analizirati mnogo smislenije i složenije oblike. Zašto je to? Zato što je razvijeno tijelo lakše proučavati nego stanicu tijela. Osim toga, pri analizi gospodarskih oblika ne možete koristiti niti mikroskop niti kemijske reagense. I jedno i drugo mora biti zamijenjeno snagom apstrakcije.

Puno se govori o poslovnim procesima, često uglavnom u vezi s automatizacijom poslovanja. Također koristim ovaj izraz, uključujući i svoje članke o CRM sustavima, ERP-u, radu s BPMN notacijama, IDEF0 i drugim alatima koji mogu biti potrebni u radu poslovnog savjetnika i implementaciji sustava automatizacije. U isto vrijeme, nisam pronašao jasnu i detaljnu definiciju pojma "poslovni proces" u RuNetu.

Mnogi ga autori koriste “standardno”, kao “intuitivan” pojam bez dekodiranja ili općenito stvaraju dodatnu zabunu korištenjem alternativne terminologije, npr. pišu “poslovni subjekt” umjesto poslovni proces i sl.

U ovom članku odlučio sam govoriti o tome što je poslovni proces, govoriti o povijesti nastanka ovog koncepta i gdje se može i treba primijeniti. Također planiram sljedeći članak posvetiti temi poslovnih procesa, u kojem ću vam reći kako pravilno koristiti poslovne procese.

Definicija poslovnog procesa

Poslovni proces je logičan slijed radnji osobe (ili više osoba) u timu. Svrha opisa poslovnog procesa je analiza i reguliranje određenih radnji u timu.

1. Poslovni proces se uvijek odvija uz ljudsko sudjelovanje. Ako akcije izvodi automatski sustav ili program, to više nije poslovni proces, već tehnološki proces ili specifikacija. A tada na snagu stupaju malo drugačiji standardi, metode opisa i značajke implementacije.
2. Poslovni proces uvijek uključuje više ljudi, eksplicitno ili implicitno. Čak i ako osoba radi sama (primjerice, pisac), još uvijek ima kupce (izdavačke agencije) i potrošače (čitatelje). Također, prodavač ne radi u “vakumu” – on ima dobavljače i kupce proizvoda, a svi ti ljudi također su na ovaj ili onaj način uključeni u poslovni proces.

Opis poslovnog procesa

Opis poslovnog procesa je opis slijeda radnji zaposlenika prilikom obavljanja određenih radnji u grafičkom i tekstualnom obliku kako bi se regulirale radnje u timu, analizirao i optimizirao njihov slijed.

Opis poslovnih procesa je kreativan rad. Čak i ako opisujete "ono što jest", neke su netočnosti i dalje dopuštene, kutovi su "izglađeni", neke su radnje izostavljene radi lakše percepcije. A ako se opisuje “ono što bi trebalo biti”, onda se na temelju postojećeg stvara nešto novo. Istovremeno, poslovni analitičar je još uvijek ograničen strogim ograničenjima - pravilima, sintaksom, logičkim ograničenjima.

Osobno uspoređujem stvaranje novog poslovnog procesa s balansiranjem na tankoj niti skladne kombinacije kreativnosti, umjetnosti i stroge matematike.

U isto vrijeme, morate shvatiti da niti jedan poslovni proces ne može biti savršen i 100% odgovarati stvarnosti. Uvijek ima mjesta za neka pojednostavljenja i pretpostavke, negdje u primjeni i najstrožih propisa ljudski faktor čini svoje.

Osim toga, kao što znamo, svaki novi entitet uvijek sadrži mogućnost daljnjeg poboljšanja. A stvaranje poslovnih procesa također potvrđuje ovu filozofsku tezu. Koliko god se trudili savršeno opisati poslovni proces, u njemu će ipak biti nešto što se također može poboljšati bilo sada ili u budućnosti.

I tu je vrlo važno, s jedne strane, zaustaviti se na vrijeme, jer će ažurirane poslovne procese implementirati stvarni ljudi koji su navikli raditi „na starinski način“, a njihova inertnost razmišljanja i stupanj učenja sposobnost se mora uzeti u obzir. Također, automatizacija, koja se obično uključuje u modernizaciju poslovnih procesa, zahtijeva određena ulaganja. I ovdje moramo poći od stvarnih mogućnosti kupca.

Poslovni konzultant mora sve to sam jasno razumjeti, znati gdje je i na kojoj razini pretpostavki pojednostavio opis poslovnog procesa, a gdje je neke odluke iz objektivnih razloga (financije, ljudski faktor) odlučio odgoditi za budućnost. I sve to morate jednostavno i jasno objasniti voditelju poslovanja.

Glavna razlika između poslovnog procesa i tehnološkog procesa je u tome što tehnološki proces pretpostavlja jedan vrlo određen rezultat na izlazu. Na primjer, ako govorimo o proizvodnji, tada bi izlaz trebao biti proizvod s određenim parametrima.

Naravno, čak iu tehnološkom procesu postoji mogućnost dobivanja kvara, ali ne jedna od prirodnih opcija, već posljedica kršenja tehnološkog procesa. Dok se u poslovnom procesu "izlazni" rezultat može razlikovati ovisno o ispunjenju određenih uvjeta u "tijelu" poslovnog procesa, koji je proveden bez kršenja ili kvarova.

Radi jasnoće, opis tehnološkog procesa može izgledati ovako:

1. Uzmite obradak A;
2. Povezujemo ga s obratkom B;
3. Proces prema parametrima C;
4. Primamo detalje.

U poslovnom procesu sljedeća situacija se smatra sasvim normalnom:

1. Dobijamo ulazni podatak A:
   • Ako podaci zadovoljavaju uvjet B, prijeđite na niz C;
   • Ako podaci zadovoljavaju uvjet D, izvršite korake E.
2. Rezultirajući rezultat se prosljeđuje na izlaz.

Povijest pojma

Na primjer, kada sam napisao članak o IDEF0, neki su čitatelji navodili primjere nekih uputa ministarstava i odjela tijekom Prvog svjetskog rata ili čak i ranije kao primjere notacije, a dijagrami i vizualne slike vojnih operacija raspravljali su kao grafički prikazi. Ali sve to nije opis poslovnog procesa. Sve navedeno može se nazvati tehnikama, vizualnim demonstracijama, uputama, ali se ne može nazvati zapisima.

Notacija je moderan pojam, a notacija je nešto što je ustaljeno, standardizirano, tj. skup naredbi i notacija koje koriste mnogi ljudi, a ne samo jedna ili dvije organizacije. Možete smisliti svoj poseban jezik za opis poslovnih procesa ili, na primjer, programiranja. No, sve dok se ne „testira” u masovnoj uporabi, ne identificiraju i otklone kontradikcije, dvosmislena tumačenja i drugi nedostaci, dok ne postane ustaljeni standard koji je ljudima poznat, ne može se nazvati zapisom. Kasnije planiram napisati više o notacijama. Vratimo se sada na pitanje nastanka pojma “poslovni proces”.

Naime, opis poslovnih procesa i BPMN notacije pojavili su se 70-ih godina 20. stoljeća, kada su se informacijski sustavi počeli koristiti posvuda. I sam pojam i oznake u početku su bili potrebni posebno za razvoj informacijskih sustava.

Činjenica je da je nakon početka korištenja informacijskih sustava kompleksnost organizacije rada ljudi u organizacijama višestruko porasla. Osim toga, strojevi ne razumiju apstrakcije; zahtijevaju strogi algoritam i određeni redoslijed unosa i obrade informacija. Ako je prije početka automatizacije, kada su informacije išle izravno od osobe do osobe, problem međusobnog razumijevanja bio na razini ljudske komunikacije, sada postoji potreba da se to strogo regulira.

Kao rezultat toga, bilo je potrebno izraditi opise rada ne samo ljudi u organizaciji, već i njihove interakcije s informacijskim sustavima. I ovdje su se tekstualne oznake (upute), gdje su svi opisi bili u obliku slobodnog teksta, pokazale nevažnima i nezgodnima; Postojala je potreba za standardizacijom, zapravo, za stvaranjem posebnog zapovjednog jezika i jednoznačnog slijeda radnji. Štoviše, za razliku od strojnih jezika, te su notacije trebale postati jednako prikladne za prevođenje u strojni kod i za ljudsku percepciju.

Prve metodološki razvijene notacije za poslovne procese (a govorit ću posebno o metodološki razvijenim notacijama, npr. IDEF3***) pojavile su se među vojskom u Sjedinjenim Državama. Razlog je očit - već tada je američka vojska koristila automatizaciju putem daljinskih veza, tj. upravo onaj sustav koji je kasnije postao Internet. A uz takvu razinu korištenja informacijskih sustava, potreba za notacijama poslovnih procesa bila je posebno hitna.

***Na temu metodološki razvijenih notacija, također bih želio reći nekoliko riječi. Zašto sam kao primjer naveo IDEF3: Metodološki razvijeniji sustav za opisivanje poslovnih procesa još nisam vidio. Čak se i BPMN 2.0 još uvijek razvija i dorađuje. A ako pročitate engleski opis IDEF3 (još nisam vidio prijevod na ruski), također ćete moći cijeniti dubinu njegovog razvoja.

Uz njihovu pomoć pokazalo se da je moguće optimizirati poslovanje, tj. dobiti bolje performanse uz istu cijenu.

Poslovanje je bilo posebno zainteresirano za mogućnost optimizacije. Kao što znate, da biste nešto poboljšali, morate jasno razumjeti što imate i što od toga želite promijeniti. A grafički zapisi jasno su prikazali obje situacije - početnu točku i željeni rezultat, kao i najproblematičnija područja. Na temelju tih podataka pokazalo se da je odabir optimalnog puta rješenja i modeliranje optimalne opcije modernizacije mnogo lakši nego bez takvih praktičnih alata.

Tada se pojavljuju pojmovi poslovnih procesa i notacija poslovnih procesa, dva neraskidivo povezana pojma.

Vrlo je važno razumjeti da ne postoji poseban "prodajni poslovni proces", na primjer. Postoji proces prodaje koji će postati poslovni proces ako se opiše pomoću notacije. Oni. Bez opisa poslovnog procesa u notnom zapisu bavite se prodajom, to nitko ne spori. No, iako ne postoji neki nepokolebljiv i jednoznačan opis, vaša je prodaja pomalo spontana pojava. A oni će postati poslovni proces tek nakon što budu opisani u okviru notacije i provedbe tog opisa u praksi.

Prodaja je najjednostavniji i najočitiji primjer. Svatko od nas kao kupac, a mnogi i kao prodavač, upoznati su s ovim procesom. A svi znamo da će čak i ista osoba u različitim situacijama (za različite proizvode, različite kupce, u različitim vremenskim uvjetima i općenito, ovisno o svom raspoloženju) malo drugačije prodavati. Ali ako opišete i jasno regulirate određeni poslovni proces, onda bez obzira s koje noge prodavač ujutro ustane, prodajni proces će biti standardiziran na određeni način, ograničen na određeni okvir, i, kao rezultat toga, više stabilan.

Zašto modelirati (opisivati) poslovne procese

Modeliranje poslovnih procesa pomaže u rješavanju dva problema odjednom:

• Poslovne studije. Grafički prikaz u obliku dijagrama, tj. modeliranje poslovnih procesa omogućuje brzo razumijevanje specifičnosti rada tvrtke i prepoznavanje mogućih uskih grla.
• Pružanje vidljivosti. Kao što znamo, "slika vrijedi tisuću riječi." Stoga shematski prikaz rada tvrtke pomaže menadžeru i vlasniku tvrtke da puno brže razumiju bit problema i procijene predložena rješenja. U radu poslovnog savjetnika (usput, kao i stručnjaka za implementaciju softverskih proizvoda) vrlo je važno da klijent razumije sve prednosti rješenja. Povratne informacije nisu ništa manje važne - voditelj na dijagramu moći će vidjeti neke nedostatke čak iu fazi rasprave o projektu, a implementacija će koštati bez dodatnih poteškoća i promjena projekta "u hodu".

Poslovni procesi potrebni su za predstavljanje složenih informacija u lako razumljivom obliku za proučavanje i donošenje odluka.

Tu u pomoć priskaču poslovni procesi. Istodobno, određene vrste ljudskih aktivnosti unutar poduzeća opisuju se grafičkim zapisima i prikazuju u obliku koji pomaže upravi razumjeti kako se točno odvija rad u svakoj fazi i što se tu može poboljšati. U isto vrijeme, šef tvrtke ne mora imati visokokvalificiranog stručnjaka u određenom profilu.

Naravno, na ovoj razini ne može se bez gubitaka informacija. Nemoguće je grafičkim zapisom opisati sve nijanse i detalje rada svakog zaposlenika. Ali pokazalo se da su ti gubici informacija beznačajni za razumijevanje procesa općenito i donošenje odluka.

Kako opisati poslovne procese

Nakon što su svi podaci prikupljeni, potrebno ih je prevesti u grafički zapis. Ovdje je vrijedno razumjeti da se grafički zapisi smatraju "dobrim oblikom" pri izradi opisa poslovnih procesa. Za sebe možete sastaviti notaciju kako želite; tekstualne verzije opisa također postoje i koriste ih, na primjer, neki programeri softvera. Ali ako pišete zapis koji će drugi ljudi čitati, bez obzira jesu li programeri ili izvršni direktori tvrtke, odaberite grafiku.

Razlog za ovu odluku je jednostavan: informacije se bolje percipiraju u grafičkom obliku. Ako osobi predstavite "zid teksta", trebat će joj puno vremena i truda da shvati o čemu uopće govorite. A u ovom slučaju gotovo je nemoguće pokriti cijeli zadatak. Grafički dijagrami su druga stvar - ovdje možete proučavati poslovne procese na različitim razinama detalja, a svatko može brzo "baciti opći pogled" na grafički dijagram.

1. Okupljamo sudionike u procesu (zaposlenike);
2. Prikupljamo dolazne podatke potrebne i dostatne za početak procesa;
3. Prikupljamo korištene sustave. To može biti računovodstveni sustav, CRM, e-pošta, Excel proračunske tablice itd. Sve što se stvarno koristi u radu mora biti evidentirano.
4. Određujemo očekivani rezultat – što će se dogoditi na kraju procesa.
5. Prikupljamo redoslijed radnji koje osoba izvodi.
6. Izolirajmo uvjete. Ovisno o različitim ulaznim podacima i međurezultatima, akcije mogu biti različite.
7. Sve prikupljene informacije opisujemo grafički u prikladnom zapisu (IDEF3, BPMN 2.0 itd.).

Pravila za opis poslovnog procesa

• Potpunost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na pitanje koje se pred njim postavlja. Ako govorimo o procesu prodaje određenog proizvoda ili usluge, onda poslovni proces mora u potpunosti opisati radnje koje su potrebne da bi se dobio zadani rezultat, pa sve do upravo tog rezultata (uz određene pretpostavke koje sam gore naveo).
• Konciznost. Poslovni proces mora kombinirati dostatnost, tj. opišite sve potrebne faze i radnje, a da pritom budete što sažetiji radi lakše percepcije. Osobno sam za sebe razvio "pravilo 15 minuta" - ako tijekom tog vremenskog razdoblja mogu objasniti predstavljeni poslovni proces upravi tvrtke, tada se može pokazati kupcu. Brže ispadne - super, treba više vremena i riječi - treba razmisliti što se može skratiti i pojednostaviti.
  Jednom sam osobno vidio grafički opis poslovnog procesa, napravljen na listu dužine 2 metra (i odgovarajuće širine). Izuzetno je teško čak i samo pogledati i shvatiti kamo koja strelica vodi. A ja osobno nemam pojma kako to objasniti kupcu.
  Imajte na umu da osoba vizualno percipira određenu količinu informacija, ograničenu, između ostalog, određenom veličinom lista ili zaslona (to je zbog karakteristika vida), kao i brojem elemenata (mogućnostima mozak također su ograničeni). Kupac će razumjeti jednostavan i koncizan poslovni proces jednostavnim “ugledanjem” dijagrama svojim očima. Složeno i prezasićeno detaljima, morat ćete učiti više od sat vremena samo da shvatite što je tamo prikazano. Najvjerojatnije, šef tvrtke, koji nije stručnjak za rad pojedinih odjela, a također je ograničen u količini slobodnog vremena, jednostavno neće proučavati tako složen dizajn i neće razumjeti bit čak ni najviše isplative ponude.
• Korištenje općeprihvaćenih oznaka. Ne biste trebali izmišljati vlastite oznake i pravila. Koristite oznake koje se koriste u cijelom svijetu. Vidio sam u knjigama nekih domaćih autora pokušaje stvaranja vlastitog notnog sustava. I, iskreno, još uvijek ne razumijem zašto kompliciraju život sebi i svojim čitateljima. To je kao s jezikom - možete smisliti svoj poseban jezik, ali nitko osim vas neće ga razumjeti. A ako se pokaže da je sličan postojećima, može doći i do zabune. Ili ćete se smatrati nepismenim, jer ne koristite interpunkciju u skladu s pravilima poznatih jezika, ne mijenjate riječi itd. Isto je i s notacijama - postoje već ustaljene, ljudima poznate i, što je također važno, intuitivne notacije. Postali su popularni jer su u procesu stvaranja i modifikacija stalno testirani na jednostavnost, jednoznačnost i praktičnost. Ako koristite gotove notacije, bit ćete shvaćeni i percipirani kao stručnjak, a pravila samih notacija zaštitit će vas od logičkih pogrešaka. Osobno preporučujem IDEF3 i BPMN 2.0.
• Svi sudionici u poslovnom procesu moraju biti uzeti u obzir i jasno naznačeni. I to se mora učiniti bez korištenja fusnota s numeriranjem, komentara u objektima Swimm linije (posebne fusnote) itd. To je često "grijeh" onih koji vole stvarati vlastite dizajne umjesto da koriste gotove zapise. Na nekim mjestima njihova imena ne odgovaraju, na drugima im se čini da bi dugo ime u tijelu poslovnog procesa bilo nezgodno. Kao rezultat toga, ili morate pogledati u bilješke kako biste saznali o kome se točno raspravlja, ili kreatori takvih poslovnih procesa jednostavno zaborave naznačiti jednog od sudionika.
• Opis koji je jasan potrošaču. Najvažnije je da vaš potrošač, onaj koji će čitati ovu notaciju, mora brzo, a idealno i bez vašeg objašnjenja, shvatiti opis poslovnog procesa.

Uobičajeni mitovi i zablude

Često ljudi, umjesto da proučavaju značajke postojećih notacija, crtaju grafikone u slobodnom obliku u različitim grafičkim programima.

Ne preporučujem da to radite. Prvo, kada koristite gotove alate, ne morate izmišljati vlastite oznake i standarde. Sve je izmišljeno davno prije vas. U isto vrijeme, standardne oznake su stvarno intuitivne, lake za čitanje i poznate mnogim ljudima. Drugo, gotovi sustavi (IDEF3, BPMN 2.0 itd.) imaju dobro razrađenu metodologiju i stroga ograničenja. Oni se mogu shvatiti kao programski jezik i okruženje za rad s tim jezikom. Ovdje jednostavno nećete moći napraviti mnogo pogrešaka; standardi sintakse i samo okruženje (ograničenja u uređivaču, automatske provjere) će vas zaštititi od toga.

Ne brkajte opise poslovnih procesa tvrtke i poslovnih procesa IT sustava.

Mnogi automatizirani sustavi, na primjer, 1C ili Zoho CRM, imaju vlastite entitete koji se nazivaju "poslovni procesi". Ali ti entiteti nemaju nikakve veze s poslovnim procesima opisanim u ovom članku. Smatrajte ih "homonimima", tj. pojmovi naizgled zvuče isto, no u našem slučaju to je opis rada tvrtke, au IT sustavima to je naziv skupine funkcija i izvješća.

Česta pogreška: Poslovni proces nužno donosi vrijednost (dobit).

Čak sam od poznatih govornika čuo da bi poslovni procesi trebali biti profitabilni. Štoviše, vidio sam čak i “analizu grešaka” pri kreiranju poslovnog procesa, u kojoj se puno pažnje pridaje činjenici da 70% radnji ne donosi nikakvu vrijednost.

Zapravo, poslovni procesi su drugačiji. Rezultat nekih će zapravo biti ostvarivanje dobiti, na primjer, izravna prodaja. U drugim slučajevima, teško je govoriti o stjecanju vrijednosti i, općenito, o vrednovanju radnji s ovog gledišta. Na primjer, kako možete procijeniti koju vrijednost donosi poslovni proces otpreme robe ili generiranja i slanja poreznih izvješća?

Smatram da poslovni proces ne mora nužno donositi nikakvu vrijednost ako ga shvatimo kao izravnu dobit tvrtke. Uvođenje procesno orijentiranog pristupa i implementacija poslovnih procesa usmjereni su više na nešto drugo - na očuvanje vrijednosti, tj. postizanje boljih rezultata uz istu cijenu.

Je li moguće stvoriti savršeni poslovni proces – kada prestati?

Ne. Poslovni proces treba biti jednostavan, razumljiv, praktičan i čitljiv. Ali nikad neće biti savršeno.

Kad sam počeo raditi, uvijek mi se činilo da nešto ne radim, da sam negdje mogao bolje. Često su me klijenti tražili da detaljnije opišem ovaj ili onaj proces. I to sam također smatrao svojim nedostatkom.

Zapravo, na temelju svega gore opisanog, modeliranje poslovnog procesa je pretpostavka, kreativan proces. S druge strane, jedno vrijeme nisam ni znao odgovoriti na zahtjeve da opišem “ovo” i “ono”. Ali s vremenom sam shvatio da poslovno modeliranje nije samo kreativnost, već neka vrsta dijalektičkog procesa. A sama kreacija poslovnog procesa uvijek će nositi svoju negaciju. Ovdje je doista vrijedno pristupiti pitanju s filozofskog gledišta. A kada kreiramo poslovni proces, moramo imati na umu da ne možemo pokriti sve odjednom, stoga će on uvijek biti nesavršen. Ali u isto vrijeme već sada u njega stavljamo ono što ćemo poboljšati u budućnosti. Vrijedi tome pristupiti jednostavno kao činjenici.

Vaš poslovni proces mora riješiti problem, odgovoriti na pitanje koje se razmatra u okviru projekta. Sve ostalo je stvar buduće moguće suradnje. Upravo tako treba objasniti kupcima zašto neke procese ne opišete u detalje ili nacrtate neki drugi poslovni proces vezan uz onaj o kojem se raspravlja.

Tvrtka sve više posuđuje strane tehnike i tehnologije. I to ne zato što je moderan, već zato što je zgodan i učinkovit. Jedna takva tehnika rastavlja sav rutinski rad na njegove elementarne komponente i zatim detaljno opisuje svaki rezultirajući poslovni proces. To oduzima dosta vremena, ali dobiveni dijagram omogućuje pronalaženje slabih točaka, prenapuhanih funkcionalnih odgovornosti i nejasno definiranih zadataka. Nakon ulaganja, menadžment može prenijeti dio svoje odgovornosti niz hijerarhiju, oslobađajući vrijeme za strateško planiranje.

Život po planu

Druga stvar je da zaposlenici poduzeća često ne shvaćaju značaj ove procedure i ne pozdravljaju želju uprave da definira glavne poslovne procese. Ipak, sve je više potrebno razumjeti modeliranje i opis elementarnih operacija svakog odjela, pa čak i zaposlenika. Još je gore ako tvrtka ima zaposlenike koji proučavaju poslovne procese tvrtke. Stalno nešto pitaju, odvlače pažnju i na sve moguće načine ometaju obavljanje izravnih funkcionalnih dužnosti cijelog osoblja. Što uraditi?

Počnimo izdaleka. Svako jutro većina nas se suočava sa zadatkom da stigne na posao. Da biste ga uspješno riješili, morate se probuditi na vrijeme, spremiti se i sjesti u neku vrstu prijevoza (nije bitno da li je to osobni automobil ili vagon podzemne željeznice). Nadalje, svaka se komponenta može podijeliti na još manje postupke: da biste se probudili na vrijeme, možete postaviti budilicu ili možete zamoliti nekoga da vas probudi itd. Bez obzira na metodu rješenja, rezultat (buđenje na vrijeme) će se postići. Ali ustajanje, spremanje i odlazak na posao razlikuju se po načinu rješenja i krajnjem rezultatu. Zapravo, došli smo do prve definicije.

Zašto je sve ovo potrebno?

Dakle, poslovni proces je određeni slijed jednostavnih radnji koje pretvaraju resurse u koristan konačni proizvod. U našem primjeru iz stvarnog života, postoje tri različita procesa, od kojih svaki zahtijeva svoje početne informacije i nakon određenih manipulacija daje željeni rezultat. Prijeđimo na poduzeće. Bez obzira na područje djelovanja u svakoj tvrtki, rad je određen profesionalnim odnosima zaposlenika: prijenos informacija, utvrđivanje potrebe za proizvodom, analiza proizvodnje i resursa itd. I ovdje je važno napomenuti da su svi gore navedeno je važno samo ako su ispunjena tri uvjeta:

Podaci se prenose zaposleniku kojeg zanimaju;

Dolazi u pravom trenutku;

Oblik u kojem su informacije predstavljene prilično je jednostavan i razumljiv.

Sumiramo li sve navedeno, možemo reći da je poslovni proces tijek informacija koji odgovara na tri pitanja: što, gdje i kada. Da bi se rad odvijao glatko i kontinuirano, potrebno je odrediti njegove sastavnice. U tom slučaju neće biti dupliranja zadataka, odsutnosti izvođača ili zastoja.

Kada je poslovni proces jasno definiran, svaki zaposlenik prestaje biti nezamjenjiv. Sjetite se koliko ste puta morali čekati nekog od kolega da se vrati s bolovanja (ili s godišnjeg odmora); Kad ste odsutni s posla, telefon vam doslovno ne prestaje zvoniti, a svi pokušavaju dokučiti što i kako radite. A ako ste odgovorili na zahtjev uprave i sastavili prilično detaljan opis poslovnih procesa, tada možete mirno bolovati, opustiti se, a ponekad samo ručati ...

Prelazeći na formalni jezik definicija, tvrdit ćemo da pri opisivanju poslovnih procesa poduzeće postavlja sljedeće ciljeve:

• razumjeti cjelokupnu djelatnost i odrediti dinamiku njezina razvoja;
• identificirati trenutne probleme i prilike za njihovo prevladavanje;
• stvoriti sustav ciljeva i zadataka koji je razumljiv svim sudionicima (programerima, korisnicima, kupcima itd.);
• formulirati zahtjeve za potreban softver.

Naravno, opis poslovnih procesa sam po sebi nije od interesa. Ali za reinženjering ovo je primarni zadatak. Samo razumijevanjem strukture, odnosa i putova protoka informacija možemo govoriti o promišljanju semantičkog opterećenja kako samog poduzeća tako i njegovih pojedinačnih odjela. No, reorganizaciju treba provesti i radi postizanja nekog cilja: poboljšati kvalitetu usluge korisnicima; smanjenje troškova; pružanje veće slobode u donošenju odluka izvođačima (smanjenje vremena izvršenja posla) itd.

Jednostavna klasifikacija

Najčešće se potreba za opisom javlja u poduzećima s funkcionalno orijentiranom strukturom. Činjenica je da različiti odjeli mogu međusobno proturječiti. A to će dovesti ne samo do smanjenja profitabilnosti tvrtke, već i do pada njezine konkurentnosti.

Suvremeni pristup upravljanju sve je više procesne prirode. Sav rad smatra se određenim skupom procesa (od kojih se svaki sastoji od jedne ili više jednostavnih operacija). Kako bi se formalizirao i standardizirao ovaj pristup, usvojene su sljedeće kategorije procesa (razvrstavanje se događa u odnosu na dodanu vrijednost proizvoda):

• glavni su oni preko kojih poduzeće ostvaruje prihod: proizvodnja, marketing, opskrba;
• menadžeri - oni koji postavljaju ciljeve odjelima i određenim izvođačima;
• potporne - one koje opskrbljuju proizvodnju resursima, ali ne dodaju vrijednost konačnom proizvodu: obuka i odabir osoblja, financijska potpora, pravna zaštita itd.

Uz već spomenutu neovisnost o ljudskom faktoru i pojednostavljenu prilagodbu novih zaposlenika, opis poslovnih procesa omogućuje učinkovitije upravljanje poslovnim troškovima tvrtke.

Svojstva

Sada postaje jasno da je za upravljanje poduzećem potrebno ne samo identificirati međusobno povezane tokove informacija, već i jasno opisati sve vrste aktivnosti. Budući da već znamo da je poslovni proces dio cjelokupnog posla, prolazeći od jednog zaposlenika do drugog (unutar njihove funkcionalne cjeline ili ne, nije bitno), prijeđimo na činjenicu da se sve na svijetu može objediniti. A profesionalna djelatnost - još više.

Bez obzira na područje djelovanja, svaki se poslovni proces može opisati istim karakteristikama.

Granica je početak i kraj jednostavne operacije.

Vlasnik je zaposlenik tvrtke koji ne samo da posjeduje potrebne resurse za rad, već i planira, analizira i upravlja procesom; i što je najvažnije, on je odgovoran za dobiveni rezultat.

Input je informacijska poruka primljena u bilo kojem obliku prihvaćenom od strane poduzeća, definirajući potrebu za informacijama i označavajući početak procesa.

Izlaz je informacija ili materijalizirani dio proizvoda koji konzumira klijent izvan izvođača.

Izvođač - osoblje tvrtke uključeno u jedan proces.

Resursi su materijalni ili informacijski dio aktivnosti koji se ne mijenja tijekom izvođenja operacije (već samo pridonosi transformaciji ulaznih informacija u konačni proizvod).

Kontrola kvalitete - industrijski ili interni (prihvaćeni od strane uprave tvrtke) pokazatelji koji pomažu u određivanju učinkovitosti rada.

Obavezan izbor elementarnih procesa

Naravno, nije svakoj tvrtki potreban opis poslovnih procesa. Međutim, postoji niz slučajeva u kojima se ovaj zamoran zadatak ne može izbjeći. Navedimo glavne:

• Aktivnosti poduzeća su automatizirane. U ovom slučaju dijagram poslovnog procesa prevodi potrebe kupca na jezik razumljiv programeru.
• Unapređenje aktivnosti poduzeća. Nisu samo oprema i tehnološke nadogradnje ono što pomaže poboljšanju konačnog proizvoda; optimizacija poslovnih procesa omogućuje prepoznavanje svih snaga i slabosti rada i donošenje odgovarajućih upravljačkih odluka.
• Certifikacija organizacije prema međunarodnim standardima (ISO). Stvara se jedinstveni sustav upravljanja kvalitetom za sve zaposlenike.

Kako predstaviti opis kupcu

Zahtijeva opis svakog elementa. Kako to učiniti bezbolno za organizaciju? U svjetskoj praksi prihvaćene su tri glavne metode: tekstualna, grafička i tablična.

Tekst uključuje opis cjelokupnog tijeka rada u jednostavnom i razumljivom nizu. Oblik i sadržaj mogu biti besplatni (ako međunarodni ili industrijski standardi još nisu razvijeni) ili regulirani dokumentima. Na primjer: odjel prodaje prenosi izvještajnu dokumentaciju za razdoblje odjelu planiranja; zaposlenici odjela za planiranje provode analitički rad kako bi utvrdili dinamiku prodaje i potrebu za prilagodbom proizvodnje; dobiveni rezultat iz odjela planiranja prenosi se u odjel marketinga gdje se analiziraju razlozi rasta (pada) prodaje i sl.

Grafički dijagram poslovnog procesa omogućuje vizualizaciju rezultata analitičkog rada. Nema potrebe podsjećati da je vizualna percepcija informacija najučinkovitija. Stoga nam sve vrste grafikona i dijagrama daju priliku da brzo shvatimo što se događa i pronađemo pravo rješenje.

U slučajevima kada je glavni zadatak reformskih aktivnosti optimizacija poslovnih procesa, vrijedi koristiti tablični oblik njihovog opisa. Uz njegovu pomoć lakše je razumjeti slijed radnji i smjerove protoka informacija. Tipična tablica ne sadrži samo opis funkcije jedinice osoblja, već i stupce o dolaznim i odlaznim dokumentima, izvođaču (možete navesti ili cijeli odjel ili određenog zaposlenika) itd.

Kako ispravno opisati poslovni proces

Nije dovoljno provesti analizu poslovnih procesa. Najvažnija stvar u ovom pitanju je ispravnost, ali istovremeno i jednostavnost opisa. Za početak, trebali biste jasno formulirati naziv procesa jedinice. To će pomoći da se razumiju njegove glavne karakteristike, logika izvršenja i mjesto u cjelokupnom lancu proizvodnih aktivnosti.

Zatim biste trebali navesti koje su ulazne informacije potrebne za normalno izvršenje zadatka, a također navesti podršku resursa. Zapisani niz jednostavnih operacija koje čine proces pomoći će vam da izbjegnete propuštanje ili zaboravljanje bilo čega.

Modeliranje poslovnih procesa ne može proći bez specificiranja vlasnika procesa i sustava za praćenje tijeka njegovog izvođenja. Da biste to učinili, u opisu je potrebno zabilježiti standardne rokove za rad i navesti dokumente koji se prenose na sljedeću vezu. Pojednostavljeno, opis bi trebao izgledati ovako: “...nakon provedene analize prodaje za izvještajno razdoblje, zaposlenik odjela za planiranje ispunjava utvrđeni obrazac (tablicu) koji se dostavlja odjelu marketinga...”

Pojednostavljena shema za opis proizvodnih procesa

Pri pisanju opisa zaposlenici se najčešće susreću s činjenicom da ne znaju verbalno prenijeti sadržaj svog posla. Kako biste bili sigurni da je sustav poslovnih procesa jasan i strukturiran, možete izraditi dopis. Ona odražava ona pitanja na koja treba dati jasan i što detaljniji odgovor. Dakle, koja su ovo pitanja?

• Što? Opisuje što se točno radi u ovoj operaciji.
• Za što? Prolazi svrhu operacije.
• Kada? Određuje tko pokreće izvršenje.
• WHO? Imenuje određene izvođače.
• Kako? Navodi potrebne resurse.

Razvoj poslovnih procesa pretpostavlja da se mogu koristiti sve metode opisa. Tako ćete dobiti najdetaljniju shemu za dovršetak posla. Grafička verzija će otkriti odnose između funkcionalnih odjela, dok će tablična i tekstualna verzija prenijeti sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa je nemoguća bez ovog dugotrajnog predradnje.

Kako prikupiti podatke

U praksi postoji mnogo načina za dobivanje potrebnih informacija. Prvo morate analizirati regulatorne dokumente koji vode zaposlenike tvrtke. Zatim treba obaviti osobne razgovore sa svakim neposrednim izvođačem kako bi se opisao sadržaj njegovog rada. Nadalje, kako bi razjasnili i razjasnili kontroverzna pitanja, konzultanti-analitičari trebali bi koristiti promatranje napretka poslovnih procesa.

Pristupite li cjelovito rješavanju postavljenog zadatka, automatizacija poslovnih procesa neće vam se činiti tako zamornim i beskorisnim poslom.

Radna skupina

Pa ipak, ako je glavni zadatak poduzeća automatizacija poslovnih procesa, a menadžment ne namjerava privući vanjske konzultantske tvrtke, nužno se postavlja pitanje: "Gdje početi?" Prvi korak je stvaranje radne skupine zaposlenika tvrtke. Poželjno je da članovi radne skupine imaju izvrsne vještine slušanja. Uostalom, kao što je već navedeno, najveći dio posla sastoji se od provođenja osobnih razgovora s nositeljima poslovnih procesa.

Zatim je potrebno stvoriti realnu sliku funkcioniranja sustava. Budući da je poduzeće prije modernizacije poslovalo i ostvarivalo dobit, o potpunom restrukturiranju vjerojatno ne treba govoriti. Stoga sustav i smjerove protoka informacija treba fiksirati u vrijeme optimizacije.

Od čega se sastoji opis?

Kako bi se izbjegle zabune i nedosljednosti u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje mapa procesa. To su standardizirani dokumenti koji omogućuju objedinjavanje svih radnji, neovisno o sferi utjecaja izvođača i složenosti operacije koja se opisuje.

Svaki opis može se podijeliti na sljedeće komponente:

• unificirani oblik procesa (najčešće tablica);
• mapa poslovnih procesa (može se prikazati u bilo kojem obliku - tekstualni opis, grafički objekt ili tablica);
• rute (dolazni i odlazni tokovi informacija, resursa i financija);
• matrice različitih poslovnih procesa (tablica interakcije između različitih procesa, koja vam omogućuje da istaknete glavne i sporedne tokove i operacije);
• dijagram toka (algoritam za izvođenje poslovnog procesa);
• detaljan opis teksta;
• dokumentacija (izrada dokumenata koji potvrđuju završetak procesa);
• identificiranje pokazatelja poslovnih procesa (traženje karakteristika i pokazatelja pomoću kojih se može pratiti ne samo napredak, već i kvaliteta);
• propisi (drugim riječima, opis poslova).

Indikatori

Kao što je mnogo puta napomenuto, svaki se proces mora nečim mjeriti. To je prije svega potrebno za procjenu učinkovitosti svih aktivnosti poduzeća. Stručnjaci najčešće preporučuju testiranje poslovnih procesa na temelju četiri pokazatelja: vremena, troškova, kvalitete i količine.

Ali dinamično i raznoliko. Stoga često nije dovoljno ocjenjivati ​​samo brzinu rada; potrebno je voditi računa o radnim uvjetima, a Osim toga, gotovo sve industrije ne mogu postojati bez dobavljača, financija, logistike i partnera. To su također mjerljivi pokazatelji.

I, naravno, ne smijemo zaboraviti na informacije i ljudski faktor. Što je viši stupanj obuke stručnjaka, to će mu manje vremena trebati da se upozna s uputama i dolaznim informacijama.

Većina metodologija modeliranja danas se temelji na principima strukturne analize i dizajna (SADT – Structured Analysis and Design Technique), kao io nekima možemo govoriti o postojanju nekoliko osnovnih modela analize poslovnih procesa:

Modeliranje poslovnih procesa – zapravo modeliranje – otkriva funkcionalnu stranu postojanja poduzeća.

Modeliranje tijeka rada - opisuje tijekove rada i slično je dijagramu tijeka.

Modeliranje protoka podataka - za razliku od prethodnog, opisuje tokove podataka (informacija); dizajniran za stvaranje niza operacija.

Shewhart-Demingov ciklus

Velike poslovne procese (1C vam omogućuje da ih odaberete s općeg popisa) preporučuje se opisati u zasebnom dokumentu pod nazivom "Pravila o radu". Sve što je manje značajne prirode ili se sastoji od manjeg broja jednostavnih operacija obično se opisuje u opisu poslova.

Pri izradi propisa potrebno je uzeti u obzir uvjete ciklusa kontinuiranog poboljšanja aktivnosti poduzeća (Shewhart-Demingov model). Njegove odredbe navode da su optimizacija i poboljšanje procesi bez kraja. To jest, u upravljanju poduzećem postoji određeni zatvoreni ciklus koji se sastoji od sljedećih upravljačkih odluka: planiranje, izvršenje, kontrola, prilagodba.

Pri izradi propisa treba voditi računa o načelima koja osiguravaju usklađenost s modelom Shewhart-Deming:

1. Izračun planiranih pokazatelja za buduće razdoblje.
2. Analiza dinamike odstupanja i dokumentiranje vjerojatnih uzroka.
3. Određivanje korektivnih operacija i analiza njihove učinkovitosti.

Razvoj modela treba provoditi u skladu s poslovnim pravilima. Općeprihvaćena pravila su regulatorni i zakonodavni okvir države na čijem teritoriju poduzeće posluje. Druga osnova modela je korporativna politika poduzeća.

Pri implementaciji sustava upravljanja kvalitetom potrebno je voditi računa o razvoju i unificiranju poslovnih procesa. Kao što je navedeno na početku članka, osoblje tvrtke ne razumije uvijek značaj modernizacije koja je u tijeku. Osvijestiti svakog zaposlenika o važnosti stvaranja učinkovitog modela poslovnih procesa zadatak je višeg menadžmenta.

Uostalom, radi se o uspostavljenom i pažljivo osmišljenom sustavu koji će ne samo pojednostaviti dobivanje certifikata o usklađenosti poduzeća s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001:2008, već i značajno povećati učinkovitost svakog zaposlenika.

Oba ova čimbenika vode tvrtku ka povećanju konkurentnosti na tržištu, što zauzvrat povoljno utječe i na investitore i na klijente.