Pokušat ću sažeti svoje stajalište (koje ni u kom slučaju nikome ne namećem).

Morate krenuti od toga, kao što ste dobro primijetili, tko bi trebao ići na izložbu kao kupac ili prodavač? To su dva različita zadatka. Što se može kombinirati s odlascima na izložbe, ako imate na umu misao ZAŠTO tamo ići.

Imate li nepovjerenje da će zaposlenik neke druge tvrtke osim vaše učiniti sve loše i užasno? Sjajno! Imate li povjerenja u... recimo tajnicu svoje firme, ili djelatnika tehničkog/skladišnog/nekog drugog sporednog odjela? Što ako zaposlenik specijaliziranog odjela radi u tvrtki manje od tjedan dana, a odmah su ga "poslali po božićno drvce?"
Imate li povjerenja ako na izložbu pošaljete osobu koja već duže vrijeme radi u vašoj branši, ali ne u vašoj tvrtki?
Osim što vjerujete adekvatnom susjedu (nećaku i sl.), kome biste drugom vjerovali?

Čini mi se da je za one koji idu na izložbu potrebno jasno istaknuti zadatak koji treba obaviti na izložbi.
Da, možda, kao upute za budale, pogotovo ako šaljete unajmljenu osobu.
I navedite koje artikle treba prijaviti i što će biti traženo.

Ali, kao što moje osobno iskustvo pokazuje, takve su upute korisne za svakog zaposlenika izlagačke tvrtke. I ne zaboravite na zahtjeve zaposlenika! Jer, pa, realnost je takva da šalju bilo koga, samo radi pokazivanja, a ne za ništa. Ili inteligentan zaposlenik, ali potpuno neosnovan...

Što se tiče teških pitanja - da, svako pitanje će se činiti teškim. Ali moje uvjerenje je da se SVE MOŽE PRODATI. Ako znaš kako se to radi.
Što se tiče situacije koja se razmatra, posjet izložbi - ali tvrtka pruža prezentaciju o proizvodu, eventualno složena pitanja i odgovore. Barem sam ja tako radio s pridošlicama na izložbama. I tako pripremljeni govori su im puno pomogli, a i održali imidž tvrtke.

Oh, dobro, ako idemo kao prodavači, onda postoji i shema. I slažem se da u većini slučajeva menadžeri na štandu nisu zainteresirani za kupnju i, nažalost, za predaju posjetnica pravoj osobi. U ovoj situaciji mi, tj. posjetitelji su zainteresirani. I u ovoj situaciji, glavni zadatak je prikupiti kontakte onih koji će biti zainteresirani za naše proizvode. S kim konkretno u svijetu izlagača možete komunicirati nakon izložbe.
Usput, posjetnica generala neće uvijek pomoći u rješavanju ovog problema. Dakle, koja je svrha razmjene?
I ovdje se glavni posao odvija nakon izložbe, na temelju prikupljenih kontakata.
Štoviše, ovaj će posao biti puno lakše izvesti nego da radimo s hladnim pozivima - u rukama imamo kontakt osobu na koju se možemo obratiti.
Da, ovo je svojevrsna ucjena, ali ovaj mehanizam funkcionira – provjeren je u praksi.

I na kraju, osobno više volim vjerovati samom Svemiru u procese, uz trenutke obavezne sigurnosne mreže u mogućim slabim točkama.

Dakle, ispalo je malo grubo, ali nadam se da sam shvatio ideju.
Ovo je moje mišljenje, ovo je moje iskustvo i ja ga dijelim.

Mjesta na mnogim inozemnim izložbama rasprodaju se vrlo brzo. Stoga je potrebno unaprijed podnijeti prijavu za sudjelovanje na izložbi. Prihvaćanje prijava, primjerice u Njemačkoj, završava šest do osamnaest mjeseci (ovisno o ciklusu događanja - godišnji ili dvogodišnji) prije početka događanja. U prijavi, uzimajući u obzir gore navedeni preliminarni koncept štanda, potrebno je navesti potrebnu količinu prostora.

Za prijavu izlagač od organizatora izložbe dobiva sljedeće podatke: nacrte lokacije, nacrte paviljona, registracijske dokumente, dokumente o uslugama, prijedlog mjesta štandova, uvjete izlaganja, upute.

U prijavi je potrebno navesti:

• -- minimalne i maksimalne dimenzije štanda (u m2),
• -- mjesto u paviljonu ili otvorenom prostoru (infrastruktura),
• -- dimenzije stalka (dužina i širina),
• -- vrsta postolja (u nizu, u kutu, uzglavlje ili blok postolje),
• -- odstupanja od unaprijed određene sheme raspodjele mjesta,
• -- struktura (jednospratna ili dvoetažna tribina),
• -- podatke o izloženoj robi (struktura po djelatnostima),
• -- podizlagači i dodatno zastupljene tvrtke,
• -- podaci o količini očekivanog otpada i njegovim vrstama.

U slučaju zajedničkog sudjelovanja na izložbi, prijavu podnosi organizacija koja se bavi organizacijskim pitanjima.

Ruski organizatori izložbi ne daju uvijek cijeli popis informacija, dok izložbene tvrtke koje organiziraju međunarodne izložbe daju cijeli niz dokumenata.

Uvjeti sudjelovanja na izložbi (ugovor o sudjelovanju). Dokumentom o uvjetima sudjelovanja na izložbi regulirane su točke ugovora kao što su pristup izložbi, najam štanda, uvjeti plaćanja, mogući raskid ugovora, prijava podizlagača i dodatno zastupanih tvrtki.

U tehničkom dijelu navedeni su rokovi, upute za montažu i demontažu, opisi dizajna štanda, karakteristike građevinskih materijala koji se smiju koristiti, obveze izbjegavanja nepotrebnog otpada i njegova recikliranja, visina štanda. naznačeno je dopušteno opterećenje zauzete površine, navedene su tehničke instalacije za održavanje štanda, data su objašnjenja u vezi izlaganja i oglašavanja na štandovima, zaštite od požara, zaštite od nezgoda i sigurnosnih zahtjeva, odgovornosti i osiguranja.

Pojavom faxa, e-maila, a zatim i interneta proces prijave je uvelike pojednostavio, no popis pitanja na koja je potrebno odgovoriti u prijavi ostao je gotovo nepromijenjen.

U slučaju odbijanja sudjelovanja na izložbi, plaća se kazna u različitim iznosima - ovisno o određenim rokovima. Ako otkažete svoje sudjelovanje neposredno prije događaja, pod određenim okolnostima morat ćete platiti puni iznos zakupa štanda.

Postoje i određene upute za unošenje tehničke opreme na izložbu, koje postavljaju visoke sigurnosne zahtjeve. Daju se detaljne informacije o pitanjima tehničke opreme i provode se kontrolna ispitivanja.

Budući da je sudjelovanje na izložbi u mnogočemu povezano s rizikom, prije nekoliko desetljeća razvijen je poseban sustav osiguranja. Izlagač se mora sam pobrinuti za dostatno osiguranje. Organizator izložbe snosi samo opću novčanu odgovornost za štetu nanesenu osobama ili imovini.

U načelu, organizator izložbene priredbe pomaže izlagačima, posebice onima koji prvi put sudjeluju na izložbi, djelima i savjetima u rješavanju svih organizacijskih i tehničkih pitanja.

Uz dokument o uvjetima sudjelovanja na izložbi ili uz potvrdu o dodjeli štanda, izlagaču se šalju obrasci - narudžbe za razne usluge. Osim pomoćnih sredstava za rad s tiskom i oglašavanje, možete naručiti od organizatora ili od tvrtki s kojima je sklopio ugovor niz usluga uključenih u cijenu sudjelovanja (obavezne izložbene usluge) ili po fiksnim cijenama. To uključuje: najam gotovog štanda, najam namještaja, kuhinjske opreme, podnih obloga, rasvjetnih tijela, audio-video opreme, usluge ekspedicije, najam skladišnog prostora, rezervaciju smještaja, čišćenje i osiguranje štanda, osiguranje transporta i izložbe, ožičenje struje i vode. , klimatizacija, povezivanje telekomunikacija, osiguranje pomoćnih radnika, foto usluge, posjete radi upoznavanja s aktivnostima lokalnih ustanova, organizacija, poduzeća od interesa za izlagača, kulturni program (izleti po gradu , posjeti muzejima, kazalištima itd.).

Već na licu mjesta tijekom montaže nude se i druge usluge, prodaja i najam cvijeća, dekorativnog materijala i materijala za montažu stalka, prodaja svakodnevne robe, zapošljavanje nove radne snage i sl.

Usluga uključuje i izdavanje certifikata za osoblje štanda. Ovisno o veličini štanda, osoblju se dijele besplatne propusnice; druge iskaznice sudionika, obično u inozemstvu, mogu se dobiti uz naknadu. Plaćene dugoročne karte za parkiranje mogu se zatražiti unaprijed na odgovarajućem obrascu za narudžbu.

Organizatori izložbi posebnu važnost pridaju izradi kataloga izložbi. Njihova je važnost u tome što čuvaju sjećanje na izložbu, njezine sudionike i izlagače. Katalozi vam omogućuju analizu stanja gospodarstva i kulture u svakoj određenoj vremenskoj fazi. Katalog u pravilu služi kao izvor informacija kupcima do sljedeće slične izložbe. Osim toga, katalog je dodatni izvor oglašavanja. Velika većina današnjih izlagača shvaća važnost podataka o sebi u katalogu.

Obrasci za unos podataka u katalog i informacijske sustave šalju se prilikom ispunjavanja prijave za sudjelovanje, u inozemstvo - uz službeni prijem. Valja napomenuti da je katalog izložbe relativno rano potpisan za tisak, jer bi zainteresiranim krugovima trebao biti dostupan nekoliko tjedana prije početka manifestacije, kako bi imali vremena pripremiti se za posjet izložbi.

Unos podataka u katalog obično plaća kupac i odvija se u tri reda: abecednim redom po nazivima tvrtki (ponekad s kratkim sažetkom programa isporuke), po nazivima proizvoda ili nomenklaturi i na kraju po paviljonu uz odgovarajući plan paviljona. Po želji, proizvode izlagača moguće je svrstati u različite skupine proizvoda. Također, uz naknadu, u katalogu se objavljuju zaštitni znakovi ili imena robnih marki. Također možete staviti zaseban oglas o svojoj tvrtki (organizaciji) ili proizvodu (uslugama).

Isti princip distribucije vrijedi i za unos podataka za posjetitelje u elektroničke sustave. Ovdje također postoje neke mogućnosti za oglašavanje. Što se tiče samih sustava, preporuča se još jednom provjeriti unesene podatke prvog dana izložbe i usporediti ih s podacima natjecatelja kako bi imali vremena za ispravke.

Razumnim planiranjem i izvođenjem prijevoza sprječavaju se nepotrebni materijalni gubici i smanjuju dodatni troškovi nastali zbog žurbe. Prijevoz je za izlagača dio organizacije njegovog sudjelovanja na sajmu/izložbi i zahtijeva ozbiljnu brigu, jer ključ uspjeha su eksponati dostavljeni na vrijeme i sigurno, koji se lako raspakiraju i ponovno pakiraju.

Prijevoz izložaka, materijala za izradu i uređenje štanda te ostale robe vezane uz sajam i izložbu zadatak je koji svaka ozbiljna prijevoznička tvrtka može obaviti bez većih poteškoća. U inozemstvu, kada su u pitanju eksponati velikih dimenzija, preporuča se suradnja s iskusnom izložbenom ekspedicijom - službenim prijevoznikom izložbe-sajma. Kako bi se izbjegla neugodna iznenađenja, izlagač mora zatražiti prijevoz tereta.

Uzimajući u obzir donesene odluke, potrebno je sastaviti raspored prijevoza, koji bi trebao uključivati ​​cijeli ciklus od pripreme za otpremu do povratka eksponata u poduzeće. Neispunjavanje uvjeta sudjelovanja utvrđenih propisima (potvrde o podrijetlu, ovjere računa, rezervacije itd.), netočno ispunjavanje popratne dokumentacije, podcjenjivanje često zbunjujućeg i dugotrajnog postupka carinjenja, isključenje iz obračuna tzv. “iron time” osiguranja (štrajkovi, kratkotrajni prekidi rada i sl.) često uzrokuju kašnjenje u isporuci robe ili čak komplikacije u njezinom carinjenju, zbog čega su svi organizacijski napori ugroženi.

Osim vlastitih dostavnih vozila na izložbenom prostoru, samo posebni izložbeni špediteri zaduženi su za dostavu i povratni prijevoz, kao i za osiguranje opreme za istovar. S jedne strane, radi se o uvjetima osiguranja, s druge strane špediter preuzima na sebe (umjesto organizatora) odgovornost za isporuku i otpremu, plaćanje carine za sve eksponate, a osim toga i za skladištenje. kontejnera. Otpremni biroi na izložbama rade stalno: tijekom montaže, tijekom samog događaja i tijekom demontaže. Narudžbe za usluge ekspedicije moraju se izvršiti na vrijeme, prije početka izložbe.

Strani sudionici dužni su poznavati relevantna pravila prilikom prijevoza robe i obavljanja povezanih carinskih formalnosti. Špediteri, koji imaju iskustvo rada na međunarodnim sajmovima i često su ugovorni partneri samih tvrtki, prate tijek kretanja svih tereta, često koristeći mogućnosti zbirnih kontejnera za više izlagača odjednom. Oni osiguravaju poštivanje svih uputa i dobro su upoznati s mogućnostima opreme za rukovanje koja im je na raspolaganju na izložbenom mjestu. Ako nema takvog posebnog nositelja izlaganja, izlagač mora:

• -- brinuti se o pravodobnom primanju informacija o posebnim uvjetima koji vrijede u zemlji u kojoj se održava sajam/izložba, o najprikladnijem načinu prijevoza i vrsti pakiranja;
• -- odabrati pravu prijevozničku tvrtku;
• -- odmah obavijestiti prijevozničko poduzeće o robi i drugom teretu koji se prevozi (količina, volumen, težina);
• -- pripremiti odgovarajuće materijale za pakiranje;
• -- osigurati zajedničku otpremu potrebnog alata i pomoćnog materijala za pakiranje eksponata prilikom izvoza;
• -- brinuti se o besprijekornom pakiranju i ispravnom označavanju kutija na stranom jeziku i na kraju,
• -- izraditi poseban raspored prijevoza u suradnji s prijevoznikom.

Osim toga, u svim slučajevima, izlagač mora pratiti provedbu valutnih formalnosti od strane posredničkih banaka.

Dolazak, odlazak i boravak na izložbi. Da biste dobili sobu željene kategorije u hotelu, najbolje je unaprijed rezervirati pisanim putem. Organizator izložbe tako uz dokumente za sudjelovanje dobiva ispunjen obrazac za rezervaciju prostora. Sve izložbe imaju servisne urede koji se brinu o rezervaciji smještaja prije izložbe.

Zaštita okoliša. Zahtjev za uzimanje u obzir sigurnosti okoliša pri organiziranju izložbenih aktivnosti u Rusiji još nije postao jedan od najvažnijih. U tom pogledu iskustvo Njemačke je vrlo korisno. Njemački egzibicionisti polaze od shvaćanja da je zaštita prirode i okoliša jedan od najvažnijih zadataka gospodarstva i društva. Zato je usklađenost sa zahtjevima zaštite okoliša hitna potreba.

Kako bi sudjelovanje na izložbi bilo u skladu sa zahtjevima zaštite okoliša, morate:

• -- koristiti sustavan pristup planiranju, gdje se sve odluke i radnje provjeravaju s obzirom na njihove posljedice na okoliš;
• -- tražiti mogućnosti za smanjenje otpada;
• -- unaprijed dobiti informacije o sustavu dodjele naknade za zbrinjavanje otpada od organizatora sajma;
• -- koristiti spremnike i ambalažu za višekratnu upotrebu tijekom prijevoza;
• -- minimizirati otpad otrovnih i štetnih tvari i složenih višeslojnih materijala;
• -- koristiti proizvode dizajnirane za višekratnu uporabu ili recikliranje;
• -- spriječiti kontaminaciju, oštećenje, prašinu, rasipanje materijala tijekom montaže i demontaže postolja;
• - usvojiti moto: "Spriječiti - Smanjiti - Ponovno koristiti."

Sudjelovanje u općem programu. Održavanje većine specijaliziranih izložbi trenutno je popraćeno organizacijom znanstvenih i praktičnih konferencija, seminara, okruglih stolova, prezentacija tvrtki sudionica, treninga i drugih događanja. U slučajevima kada su takva događanja edukativnog karaktera, organizatori izložbi i sajmova dodaju kotizaciju na cijenu sudjelovanja na izložbi ili određuju posebnu naknadu za pohađanje edukativnih seminara. Međutim, ako je ovaj događaj ekvivalent konferenciji (forumu, kongresu), tada se plaćanje za sudjelovanje u njemu određuje zasebno. U Rusiji je donedavno većina specijaliziranih izložbi u cijenu najma izložbenog prostora uključivala troškove organiziranja znanstvenih i praktičnih konferencija, seminara i okruglih stolova vezanih uz teme izložbi. Kao rezultat toga, na nizu specijaliziranih izložbi, u sklopu programa koji uključuje izvješća specijaliziranih izlagača, izlagač ima priliku govoriti u ime tvrtke sa sažetkom izvješća o pojedinim proizvodima ili tehnologijama. Ali o tim prijavama organizator mora biti pravovremeno obaviješten. Odgovarajući unos općenito bi trebao biti uključen u prijavu za ugovor, uključujući temu, vrijeme i datum željene izvedbe. To, kao što je već navedeno, obično ne zahtijeva posebne troškove. Organizator osigurava prostor i obvezuje se na oglašavanje i obavještavanje posjetitelja.

Izlagač svoje proizvode može predstaviti u posebnom izlogu. Takve posebne projekcije obično se posebno najavljuju; organizirani su na način da nijedna tvrtka nema prednost. Osim toga, izlagač može očekivati ​​sudjelovanje na posebnim konferencijama, kongresima ili raspravama kako bi stekao nova ili osvježio svoja znanja o trenutnom stanju stvari. Ali održavanje štanda ne bi trebalo patiti od svega toga.

Fotografija: Press služba gradonačelnika i vlade Moskve. Denis Griškin

Naknade mogu iznositi do 700 tisuća rubalja. To će pomoći poduzetnicima da istraže nova tržišta.

Malim i srednjim poduzetnicima bit će refundiran dio troškova sudjelovanja na kongresnim i izložbenim događanjima. Odgovarajuća rezolucija usvojena je na sjednici predsjedništva moskovske vlade.

„Mala i srednja poduzeća u Moskvi dinamično se razvijaju i igraju sve važniju ulogu u gradskom gospodarstvu. No, moramo nastaviti širiti razne mjere potpore poduzetništvu”, istaknuo je.

Subvencije će se dodjeljivati ​​poduzetnicima koji sudjeluju na ruskim i međunarodnim kongresima, izložbama, sajmovima i drugim događanjima čiji je cilj promicanje njihovih proizvoda i usluga te razvoj novih tržišta. Popis izložbi i ostalih događanja bit će potvrđen. Popis događaja za koje možete dobiti naknadu za sudjelovanje bit će objavljen na web stranici odjela.

Maksimalni iznos subvencije za malo i srednje poduzetništvo tijekom poslovne godine bit će 50 posto iznosa troškova za te namjene. Iznos isplata ne može premašiti 350 tisuća rubalja za događaje u Rusiji i 700 tisuća rubalja za događaje u inozemstvu. Troškove je potrebno dokumentirati.

Subvencionirani troškovi uključuju troškove registracije, izgradnje i opremanja štanda (uključujući usluge montaže, demontaže i inženjeringa) te najam izložbenog prostora.

“Provest ćemo selekciju kako bismo odabrali tehnološki najnaprednija i gospodarski najrazvijenija poduzeća”, rekao je pročelnik Odjela za znanost, industrijsku politiku i poduzetništvo. Prilikom odabira prijava prednost će imati stanovnici tehnoloških parkova, industrijskih parkova i posebnih gospodarskih zona Moskve.

Uz to će se uzeti u obzir sljedeći kriteriji:

— prosječna godišnja plaća u poduzeću po zaposlenom;

— omjer poreznih doprinosa moskovskom proračunu i iznosa tražene subvencije;

— udio vlastitih sredstava subjekata u financijskim troškovima sudjelovanja na izložbi.

Specifični ponder svakog kriterija je 0,25.

Korištenje subvencije omogućit će predstavnicima malih i srednjih poduzeća da aktivnije promoviraju svoje proizvode i usluge u Rusiji i inozemstvu, a također će pomoći privlačenju prihoda u gradski proračun i ulaganja u moskovsko gospodarstvo.

"Mislim da će potpora moskovske vlade povećati dostupnost kongresnih i izložbenih događanja, posebno za mala i srednja poduzeća", rekao je Sergej Bednov, predsjednik Odbora za izložbe, sajmove i kongresne aktivnosti pri Gospodarsko-industrijskoj komori. . Prema njegovim riječima, moskovska vlada među prvima je uvela redovitu potporu tvrtkama koje sudjeluju na sajmovima.

Jedna od tih inicijativa je i program organiziranja skupnih štandova “Made in Moscow”. Proizvođači u glavnom gradu mogu prikazati svoje proizvode na tim štandovima, podsjetio je Alexey Fursin. U programu prvenstveno sudjeluju mala i srednja poduzeća. Omogućuje poduzetnicima sklapanje ugovora i uspostavljanje kontakata. “Informacije na štandovima može postaviti osam ili više tvrtki”, dodala je voditeljica Odjela.

Sergej Sobyanin dao je upute da prati situaciju i prati kako će se inovacija implementirati. "Ako to bude odgovaralo poslovanju, nastavit ćemo ovu praksu", rekao je. Gradonačelnik Moskve je dodao da će rezolucija biti odmah izmijenjena ako se ukaže potreba.

U rujnu ove godine izložba ParkZoo održat će se u Moskvi po osmi put, au travnju će se vrhunski menadžeri i vlasnici tvrtki okupiti na drugom Russian Pet Business Summitu u Sočiju. Generalna direktorica ARTIS Expo Natalya Morgunova rekla je koje inovacije očekuju sudionike ovih događaja.

Dodatne informacije putem telefona:
+7 495 797 6443, +7 903 729 7096
Email: [e-mail zaštićen]