Um alle Personaltransaktionen in einer Organisation zu dokumentieren, sind bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich.

Die Büroarbeit im Unternehmen wird durch eigenständig erarbeitete und vom Direktor genehmigte Weisungen geregelt. Es handelt sich um einen internen Regulierungsakt, dessen Einhaltung durch alle Mitarbeiter der Geschäftseinheit verpflichtend ist. Die Personalabteilung entwickelt und überwacht die Umsetzung.

Liebe Leser! Der Artikel beschreibt typische Wege zur Lösung rechtlicher Probleme, aber jeder Fall ist individuell. Wenn Sie wissen wollen, wie genau Ihr Problem lösen- Kontaktieren Sie einen Berater:

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Das Gesetz verlangt die Erstellung zahlreicher Dokumente, die alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers mit dem Arbeitgeber dokumentieren.

Erfahrene und unerfahrene Personalverantwortliche müssen ihre Fähigkeiten verbessern. Um ihnen zu helfen, wurden Internetseiten erstellt, auf denen theoretische Kurse zur Personalverwaltung vorgestellt werden.

Personalakten spiegeln die Tätigkeit des Personals wider und bestätigen die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter, die bei der Rentenberechnung eine wesentliche Rolle spielt. Das Management ist für den Dokumentationsfonds des Unternehmens verantwortlich.

Die wichtigsten Details zur Kontrolle auf Papier

Eine kompetente Organisation der Personalakten erfordert die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Verfolgung ihrer Veränderungen und die Orientierung in den verwendeten Dokumentenformen.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Das Verfahren zur Führung von Personalakten ist gesetzlich geregelt. In großen Unternehmen mit einem großen Mitarbeiterstamm wird in der Regel ein Personaldienst gebildet. Seine Mitarbeiter erstellen die entsprechenden Dokumente gemäß den Anforderungen des Rechtsrahmens der Russischen Föderation.

Papiere können eine einheitliche Form haben oder im Unternehmen entwickelt und in lokalen Gesetzen genehmigt werden.

Bei der Personalaktenverwaltung handelt es sich um eine Tätigkeit, die auf die Erstellung und Pflege von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalbuchhaltung, Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen abzielt.

Zu den Personalthemen zählen folgende Positionen:

• Registrierung der Beschäftigung;
• interne Arbeitnehmerfreizügigkeit;
• Entlassung;
• Regulierung der Beziehungen zwischen Manager und Mitarbeitern;
• Organisation des Arbeitsprozesses;
• Andere.

Die ordnungsgemäße Organisation der Personalakten hilft bei der Lösung einer Reihe von Problemen.

Seine Hauptziele sind in der Tabelle dargestellt:

In Moskau und anderen großen Regionen der Russischen Föderation können Organisationen mit separaten Abteilungen Personalakten online führen. Zu diesem Zweck wurden entsprechende Programme entwickelt, die den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglichen.

Der gesetzliche Rahmen

Die gesetzliche Grundlage für die Personalaktenverwaltung ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation enthalten.

Diese Tätigkeit wird durch eine Reihe von Vorschriften geregelt:

• Anweisungen zum Ausfüllen und Anwenden von Primärdokumenten für die Buchhaltung und Vergütung (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.04);
• einheitliche Dokumente und Anforderungen für ihre Erstellung (Gosstandart-Dekret Nr. 65-st vom 03.03.03);
• Standardanweisungen für die Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation Nr. 536 vom 08.11.05);
• Regeln für den Betrieb von Archiven (Beschluss des Vorstands von Rosarchiw vom 02.06.02);
• Regeln der Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation Nr. 477 vom 15. Juni 2009);
• Gesetz über Informationen, ihren Schutz und Informationstechnologien Nr. 149-FZ vom 27. Juli 2006;
• Gesetz über die Prüfung von Beschwerden russischer Staatsbürger Nr. 59-FZ vom 02.05.06;
• Gesetz über die Staatssprache der Russischen Föderation Nr. 53-FZ vom 01.06.05;
• Gesetz über Archivangelegenheiten Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004;
• Gesetz über Geschäftsgeheimnisse Nr. 98-FZ vom 29. Juli 2004;
• Anordnung zu Arbeitsbüchern Nr. 117n vom 22. Dezember 2003;
• Beschluss über die Verabschiedung von Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsdokumenten Nr. 69 vom 10.10.03;
• Beschluss zu Arbeitsbüchern Nr. 225 vom 16. April 2003;
• Anweisungen des Generalstabs der Streitkräfte der Russischen Föderation.

Obligatorische Dokumente

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet Organisationen, über einen eigenen Rechtsrahmen zu verfügen, der eine Reihe verbindlicher lokaler Vorschriften umfasst.

Diese beinhalten:

Regulierungsakte

Nach der Einstellung eines Managers wird die Anzahl der für den normalen Betrieb der Organisation erforderlichen Stellen festgelegt. Unter Berücksichtigung der erhaltenen Zahlen, des Produktionszyklus und anderer Merkmale der Unternehmensaktivitäten wird es vorbereitet.

Um ein Dokument zu erstellen, wird normalerweise ein einheitliches Formular verwendet. Sie können das Beispiel kostenlos im Internet herunterladen. Der Arbeitgeber hat das Recht, den Zeitplan nach eigenem Ermessen anzupassen.

Das Dokument listet Positionen in hierarchischer Reihenfolge auf, beginnend beim Direktor und endend beim Hilfspersonal. Für jeden von ihnen sind die Anzahl der Einheiten pro Staat, das Gehalt und die Zulagen angegeben.

Im nächsten Schritt wird ein Arbeitsplan erstellt. Es stellt Arbeitspläne für alle Mitarbeiter dar. Bei Schichten werden detaillierte Schichtpläne erstellt. Das Dokument beschreibt kurz die Anforderungen an das Aussehen, das Verhalten, den Tagesablauf usw. der Mitarbeiter.

Als nächstes wird die Form des Arbeitsvertrages entwickelt. In diesem Fall müssen die Grundnormen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und interne Regulierungsdokumente des Unternehmens berücksichtigt werden. Ein Arbeitsvertrag wird in der Regel vom Anwalt der Organisation oder einem Außenstehenden erstellt.

Das Dokument muss folgende Elemente enthalten:

• Angaben zur juristischen Person: Name, Adresse, Telefonnummer, vollständiger Name und Position des Geschäftsführers;
• Passdaten des Mitarbeiters;
• Position des Arbeitnehmers, Vertragsarten (unbefristet oder befristet) und Arbeitsplatz (Haupt- oder Zusatzvertrag);
• eine Auflistung der Hauptaufgaben unter Bezugnahme auf die Weisungen für diese Stelle;
• Informationen zu Löhnen, Zuzahlungen, Sozialleistungen, Urlaub;
• Arbeitsplan, Bezahlung von Überstunden;
• Gründe für die Vertragsbeendigung und sonstige Bedingungen;
• Unterschriften und Angaben der Parteien, Siegel des Unternehmens.

Um die Arbeit der Personalverantwortlichen zu überprüfen und zu optimieren, kann das Management ein internes oder unabhängiges Audit durchführen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Verwaltungsstrafen, Streitigkeiten und Beschwerden des Personals zu verringern.

Phasen der Organisation von Personalakten von Grund auf

Um Personalakten zu erstellen, ist es praktisch, die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verwenden:

Diese Anleitung ist auch für Teekannen geeignet, die keine Erfahrung in dieser Angelegenheit haben.

Wie werden Aufzeichnungen geführt?

Um Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie den Dokumentenfluss ordnungsgemäß organisieren.

Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• einen internen Regulierungsrahmen entwickeln;
• Erstellen Sie eine Besetzungstabelle für jede Stabseinheit.
• Personalvereinbarungen treffen;
• Arbeitsverträge vorbereiten;
• Formulare für Personal entwickeln;
• Ausgabe von T-2-Karten;
• Bewerbungsformulare für Mitarbeiter genehmigen;
• bereiten interne Aufträge vor.

Alle Personalmaßnahmen müssen bestätigt werden. Ihre Liste ist in Verordnungen festgelegt.

Zusätzliche Punkte

Die Personalabrechnung von Grund auf beginnt mit der Einstellung von Personal. Es ist wichtig, Arbeitssuchende korrekt zu registrieren und die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten.

Personalbesetzung und Urlaub

Eines der obligatorischen Standarddokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sein müssen, ist die Besetzungstabelle (Formular T-3).

• Liste der Struktureinheiten und Positionen;
• Anzahl der Stabsstellen für jede Position;
• Gehälter, Zulagen nach Position;
• Gehaltsfonds der Organisation.

Die Abteilungen werden im Dokument entsprechend dem Grad ihrer Bedeutung für den Betrieb der Organisation angegeben. Darin sollten auch die Positionen der Mitarbeiter in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgeführt werden. Die Berufsbezeichnungen in Arbeitsverträgen und Besetzungsplänen müssen übereinstimmen.

Bei der Besetzungsvereinbarung handelt es sich um eine Form der Personalplanung, in der die vollständigen Namen der Mitarbeiter entsprechend ihrer Position eingetragen sind.

Der Urlaubsplan (Formular T-7) enthält Informationen über den Zeitpunkt der Gewährung des Jahresurlaubs für alle Mitarbeiter. Ein Jahr lang zusammengestellt. Es wird vom Direktor im Einvernehmen mit dem Gewerkschaftsgremium genehmigt. Das Dokument muss mindestens 2 Wochen vor dem neuen Jahr fertiggestellt sein. Die darin eingegebenen Daten sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verpflichtend. Die Ausnahme gilt für Begünstigte.

Der Zeitplan enthält die folgenden Details:

• Abteilungsname;
• Berufsbezeichnung;
• Vollständiger Name und Personalnummer des Arbeitnehmers;
• Anzahl der Urlaubstage;
• Termine der geplanten und tatsächlichen Urlaubsantritte;
• Grund für die Urlaubsverschiebung, voraussichtliches Datum.

Der Arbeitnehmer wird hierüber 2 Wochen vor dem Urlaub informiert. Es wird ein Auftrag erteilt, mit dem der Mitarbeiter per Unterschrift vertraut gemacht wird. Im November können Sie für alle Abteilungsleiter eine Anordnung vorbereiten, die sie verpflichtet, bis zum 1. Dezember Urlaubspläne an die Buchhaltung einzureichen. Dies erleichtert die Erstellung des Gesamtplans.

Mitarbeiterregistrierung

Die vollwertige Arbeit einer Organisation beginnt mit der Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Besetzung freier Stellen geht mit Papierkram einher.

Die Aufgaben des Personalreferenten bei der Einstellung von Mitarbeitern sind wie folgt:

• Registrierung einer Bewerbung eines Bewerbers in einer Sonderzeitschrift;
• den Neuankömmling mit den aktuellen Anweisungen und örtlichen Vorschriften vertraut machen;
• Erstellung eines Arbeitsvertrags und Überwachung seiner Unterzeichnung durch die Parteien;
• Aushändigung einer Kopie des Vertrags an den Mitarbeiter und Anbringen einer Notiz darüber auf dem Briefkopf der Organisation;
• Ausführung und Eintragung der Bestellung in das Buchhaltungsbuch;
• Ausfüllen einer Personalkarte, Einreichung von Unterlagen im Fall (Anträge, Kopien von Personalpapieren, Bestellungen, Verträge);
• Übermittlung von Unterlagen an den Buchhalter zur Berechnung des Gehalts des Arbeitnehmers.

Beim Aufbau eines Personalaktenmanagementsystems sollten Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente erstellt werden müssen und welche für einen bestimmten Tätigkeitsbereich benötigt werden.

Zu den erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalaufträge (Empfang, Transfer usw.);
• Personalaufträge (für Urlaub, Prämien, Geschäftsreisen usw.);
• T-2-Karten;
• Arbeit;
• Vereinbarungen;

Zu den weiteren erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalbesetzung;
• OT-Position;
• Reiseprotokoll;
• Regeln der inneren Ordnung;
• Andere.

Es ist nicht notwendig, Stellenbeschreibungen und einen Tarifvertrag zu führen, aber fast jeder Arbeitgeber verfügt über diese Dokumente.

Nachdem Sie die Liste der obligatorischen Dokumentation erstellt haben, sollten Sie die gesetzlichen Dokumente studieren. Darauf aufbauend müssen weitere Dokumente entwickelt werden. Ihre Liste hängt von der Art der Tätigkeit der juristischen Person und den Merkmalen der Arbeitsbedingungen ab. Wenn es beispielsweise erforderlich ist, den Mitarbeitern Uniformen und PSA zur Verfügung zu stellen, muss eine Anordnung über das Verfahren und den Zeitpunkt ihrer Ausgabe sowie darüber, welche Mitarbeiter diese benötigen, erstellt werden.

Vergütungen und Leistungen für Arbeiten unter besonderen Bedingungen müssen dokumentiert werden: in gefährlichen Branchen, unregelmäßigen Arbeitszeiten, Nachtarbeit usw. Als nächstes werden die Vorschriften zur Personalaktenverwaltung erstellt. Es spiegelt die Liste der für die Arbeit der Organisation erforderlichen Dokumente sowie das Verfahren zu ihrer Ausführung und Aufbewahrung wider.

Die Gesetzgebung verpflichtet nicht zur Ausarbeitung einer solchen Verordnung, wird aber die Arbeit der Personalverantwortlichen erheblich erleichtern. Ein Direktor wird zunächst für die Arbeit in einer neuen Organisation eingestellt und rekrutiert dann den Rest des Personals.

Die Zusammensetzung und Anzahl der benötigten Stellen ergibt sich aus der Besetzungstabelle. Die Betriebsregeln spiegeln alle Arbeitspläne, Anforderungen an die Mitarbeiter usw. wider. Auf der Grundlage der Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird ein Standardarbeitsvertrag entwickelt.

Vor der Verwendung von Buchhaltungsjournalen sollten diese vorbereitet werden: Die Blätter sollten nummeriert, geheftet und versiegelt werden. Auf das letzte Blatt Firmware wird ein Stück Papier geklebt. Darauf wird die Seitenzahl vermerkt, vom Direktor oder verantwortlichen Geschäftsführer unterschrieben und mit einem Stempel versehen. Auf der ersten Seite des Journals schreiben sie den Namen der Organisation und das Beginndatum ihrer Wartung.

Eines der wichtigsten Personalaktendokumente ist das Arbeitsbuch. Für deren Aufrechterhaltung wird in der Verordnung eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für deren Sicherheit verantwortlich ist.

FAQ

Die Organisation der Personalakten weist bestimmte Feinheiten und Nuancen auf:

Wir erklären Ihnen, wie Sie die Arbeit mit Unternehmensdokumenten sowie deren Abrechnung und Aufbewahrung kompetent organisieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für 2019 hilft Ihnen dabei.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Gesetzlicher Rahmen

Als Büroarbeit wird eine Tätigkeit anerkannt, die die Dokumentation (Erstellung amtlicher Dokumente) sicherstellt und die Vorgehensweise bei der Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten festlegt. Natürlich stellt sich die Frage, ob es notwendig ist, die Reihenfolge der Arbeit mit Dokumenten zu überdenken, wenn das Auffinden eines bestimmten Dokuments Schwierigkeiten bereitet. Einerseits sollten wir uns freuen, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt und wächst, andererseits steht eine neue Aufgabe auf der Tagesordnung – wie man den Dokumentenfluss richtig und bequem organisiert.

Ein Experte der Zeitschrift „Secretary's Handbook“ wird über die wichtigsten Brieftypen in einer Organisation sprechen.

Einfacher ist es bei der Büroarbeit in offiziellen Einrichtungen – dort ist dieser Vorgang durch besondere Regelungen geregelt:

• Beschluss des Justizministeriums Russlands vom 16. April 2014 Nr. 78 „Über die Genehmigung der Regeln der notariellen Büroarbeit“ (zusammen mit den Regeln der notariellen Büroarbeit, genehmigt durch Beschluss des FNP-Vorstands vom 17. Dezember 2012, Beschluss des russischen Justizministeriums vom 16. April 2014 Nr. 78) genehmigte die Regeln für den Dokumentenfluss für Notare;
• Der Beschluss des Vorstands der Eurasischen Wirtschaftskommission vom 05.05.2015 Nr. 46 „Über die Regeln für die interne Dokumentenverwaltung in der Eurasischen Wirtschaftskommission“ legte die Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in der EWG fest;
• Mit Beschluss Nr. 36 der Justizabteilung des Obersten Gerichtshofs der Russischen Föderation vom 29. April 2003 wurden die Anweisungen für die Verwaltung von Gerichtsakten im Bezirksgericht genehmigt;
• Mit dem Beschluss der Zentralen Wahlkommission Russlands vom 20. Januar 2016 Nr. 321/1831-6 wurden die Anweisungen für die Büroarbeit in der Zentralen Wahlkommission der Russischen Föderation angenommen;
• Mit dem Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 15. Juni 2009 Nr. 477 wurden die Regeln für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden genehmigt.

Es gibt auch spezifische Vorschriften, die angeben, wie Büroarbeit organisieren In bestimmten Organisationen schreibt beispielsweise das Bundesgesetz Nr. 66-FZ vom 15. April 1998 „Über gemeinnützige Bürgervereinigungen für Gartenbau, Gartenbau und Datscha“ das Verfahren für die Ausübung der Büroarbeit in solchen Einrichtungen vor.

In privaten Unternehmen werden alle Fragen der Organisation der Büroarbeit von den Eigentümern entschieden. Oder besser gesagt, Büroarbeit von Grund auf zu entwickeln: Schritt-für-Schritt-Anleitungen 2019 werden bestimmten Leistungsträgern anvertraut – mal Personalverantwortlichen, mal Sekretärinnen. Da eine solche Verordnung ausgereift ist, bedeutet dies, dass tatsächlich ein Bedarf für eine solche Regulierung besteht.

So organisieren Sie die Büroarbeit

Büroarbeit: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für 2019 hilft Ihnen bei der Entscheidung, wo Sie beginnen und welches Ergebnis Sie anstreben sollten. Idealerweise sollte die Organisation ein internes Dokument verabschieden – Anweisungen für die Büroarbeit. Wenn das Unternehmen groß ist und über Abteilungen und Niederlassungen verfügt, ist die Verabschiedung mehrerer lokaler Gesetze zur Regelung dieser Fragen gerechtfertigt.

Schritt 1.

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Dokumente den Anweisungen zur Regelung des Dokumentenflusses unterliegen. Erinnern wir uns daran, dass die gesamte Masse der Papiere in der Organisation in interne (lokale), ausgehende und eingehende Papiere unterteilt ist. Die Vorgehensweise bei der Arbeit mit ihnen wird unterschiedlich sein, daher lohnt es sich, sie in verschiedenen Abschnitten zu beschreiben.

Schritt 2.

Schreibanweisungen (seine Abschnitte). Legen Sie gesondert für lokale Gesetze fest: wie sie übernommen werden, wie Mitarbeiter mit ihnen vertraut gemacht werden, wo und bei wem lokale Gesetze gespeichert werden. Auf der Grundlage der eingehenden Dokumentation muss beschrieben werden, wer und wo die eingehenden Unterlagen in welchem ​​Zeitraum registriert, wie die Übergabe eines Dokuments zur Ausführung erfasst wird, wo das eingehende Dokument nach einer Antwort darauf gespeichert wird und andere verfahrenstechnische Fragen. Für ausgehende E-Mails klären Sie auf ähnliche Weise die Frage des Registrierungsverfahrens, der Versandregeln und der Signatur.

Schritt 3.

In den Anweisungen muss angegeben werden, welche Dokumente ein genehmigtes Standardformular haben und bei der Erstellung welcher Dokumente sich das genehmigte GOST orientieren sollte.

Schritt 4.

Wir bestimmen die verantwortlichen Personen für die Umsetzung jedes Abschnitts der Anleitung. Wir entscheiden, in welcher Reihenfolge, wo und unter wessen Verantwortung die Dokumente gespeichert werden.

Schritt 5.

Wir ermitteln den Bedarf an zusätzlichen Abschnitten der Anleitung. Abhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit der Organisation kann es erforderlich sein, das Verfahren zum Anfertigen von Kopien, das Verfahren zum Arbeiten mit Siegeln und Stempeln sowie das Verfahren zum Austausch von Dokumenten zwischen Abteilungen anzugeben.

Eine Reihe von Dokumenten kann anderen lokalen Gesetzen unterliegen, beispielsweise dem genehmigten Verfahren zum Umgang mit personenbezogenen Daten oder dem Verfahren zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen der Organisation. Es empfiehlt sich, auf diese örtlichen Gesetze zu verweisen. Darüber hinaus kann die Arbeit mit Dokumenten in einer Reihe von Organisationen auch durch Sondergesetze geregelt sein – beispielsweise unterliegt der Dokumentenfluss in einem Kreditinstitut dem Bundesgesetz „Über Banken und Bankgeschäfte“, das das Verfahren zum Umgang mit dem Bankgeheimnis regelt . Diese Punkte sollten auch bei der Erstellung von Anweisungen berücksichtigt werden.

Schritt 6

Genehmigung von Weisungen und Weitergabe an die Mitarbeiter. Nach dieser Phase tritt das örtliche Gesetz in Kraft und seine Umsetzung wird für alle Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich.

So organisieren Sie die Personalaktenverwaltung

Ebenso wichtig ist es, dass das Unternehmen durchdenkt Personalaktenverwaltung, Schritt-für-Schritt-Anleitung 2019 hilft dabei.

Die Phasen der Organisation des Personaldokumentenflusses unterscheiden sich grundsätzlich nicht von den Phasen der Einrichtung der Büroarbeit insgesamt. Außerdem wird eine Liste der Dokumente festgelegt, die gemäß den Anweisungen zur Personalaktenverwaltung zusammengestellt, geändert, vervielfältigt und verteilt werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Organisation in Bezug auf Personaldokumente viel weniger Spielraum für „Phantasie“ hat – was im Unternehmen für Personalakten vorhanden sein muss, ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation und anderen Vorschriften angegeben. Und für das Fehlen oder die fehlerhafte Ausführung von Personalunterlagen werden erhebliche Bußgelder verhängt. Daher muss die Erstellung dieser Anleitung mit größter Ernsthaftigkeit angegangen werden.

Abschnitte der Anweisungen zur Personalaktenverwaltung sollten Informationen über die im Unternehmen entwickelten Standarddokumente (z. B. die genehmigte Form eines Arbeitsvertrags, Anordnungen) sowie das Verfahren zur Einweisung der Mitarbeiter in die Dokumente enthalten. Es ist auch notwendig, die spezifischen Aspekte der Aktivitäten einer bestimmten Organisation zu berücksichtigen: Wenn Zeitpläne erstellt werden, in welchem ​​​​Zeitraum und in welcher Reihenfolge sie zur Genehmigung vorgelegt werden, wenn Schutzausrüstung ausgegeben wird, in welcher Reihenfolge die Aufzeichnungen erfolgen aufbewahrt werden usw.

Es sollte auch berücksichtigt werden, dass z Organisation der Büroarbeit, einschließlich Personal, wurde spezielle Software entwickelt, um diese Prozesse zu automatisieren. Sie werden derzeit von großen Unternehmen genutzt, diese Tatsache entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, Anweisungen zu entwickeln und einzuhalten.

Die Personalaktenverwaltung von Grund auf, deren Schritt-für-Schritt-Anleitung allgemein ist, umfasst die Erstellung eines regulatorischen Rahmens und eines Standardsatzes von Dokumenten sowie die Ernennung eines Direktors.

Jeder angehende Unternehmer wird sich für die Personalverwaltung von Grund auf interessieren. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Folgenden.

Wenn die Arbeit bereits etabliert ist, werden solche Fragen von einer spezialisierten Personalabteilung bearbeitet.

In der Anfangsphase werden Personalveränderungen in Teilzeit von einem der Mitarbeiter – der Sekretärin oder dem Hauptbuchhalter – durchgeführt.

Lassen Sie uns der Reihe nach herausfinden, wie die Arbeit in diesem Bereich organisiert ist und wo wir als neuer Personalreferent anfangen sollen.

Wer ist mit der Personalarbeit betraut?

Das Thema Personalaktenverwaltung im Jahr 2017 ist für alle Unternehmen relevant, die Mitarbeiter beschäftigen.

Die Befugnisse werden dem Arbeitnehmer durch Erteilung einer Anordnung übertragen.

Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter sind zwei Optionen möglich:

1. Die Verwaltung der Personalakten obliegt dem Vorgesetzten. Hierzu erlässt er eine entsprechende Anordnung, die diese Verpflichtungen absichert.
2. Da Mitarbeiter vom Unternehmen eingestellt werden, kann die Personalarbeit einem von ihnen anvertraut werden. Außerdem wird eine Anordnung zur Bestätigung der Vollmacht erlassen. Die Verantwortlichkeiten sind ebenfalls in der Stellenbeschreibung festgelegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Personalakten sind gesetzlich nicht definiert.

Dennoch sollte man sich bei der Entwicklung an Vorschriften, einschließlich GOST R 7.0.8-2013, orientieren.

Obwohl kein einheitliches Verfahren festgelegt wurde, wird ein allgemeiner Plan zur Systematisierung der Personalakten und zur Organisation ihrer Pflege bereitgestellt.

Bei der Personalabrechnung sollten Sie sich auch an den arbeitsrechtlichen Normen orientieren.

Es werden viele Anleitungen zur Büroarbeit veröffentlicht. Es gibt auch Dokumente, die von den örtlichen Behörden akzeptiert werden.

Fangen wir an – Aktionsplan

Um die Personalakten korrekt zu führen, müssen Sie mit der Registrierung der ersten Person beginnen – des Managers.

Wie diese Arbeiten anschließend durchgeführt werden, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter und den Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit ab.

Also, los geht's – listen wir die wichtigsten Phasen der Personalaktenverwaltung von Grund auf auf:

1. Erstellung einer Informationsbasis – Fachnachschlagewerke, Software, Vorschriften.
2. Kennenlernen der Gründungsdokumente des Unternehmens.
3. Erstellen einer Liste der Unterlagen, die dem Personalmitarbeiter zur Verfügung stehen.
4. Entwurf des Managers.
5. Erstellung lokaler Standards, einschließlich Personalpläne und Arbeitsvorschriften.
6. Erstellung eines betrieblichen Musterarbeitsvertrages.
7. Entwicklung weiterer Buchhaltungsunterlagen, einschließlich Bestellformularen, Buchhaltungsbüchern usw.
8. Registrierung eines Mitarbeiters, der für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlich ist.
9. Zuweisung von Arbeitern zu ihren Plätzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Gesetz legt keinen strikten Leitfaden für die Personalaktenverwaltung von Grund auf fest.

Oben finden Sie einen ungefähren Plan, der mit der Erstellung einer Informations- und Dokumentationsbasis, der Registrierung des Direktors und anderer Mitarbeiter beginnt.

Schauen wir uns jeden dieser Punkte genauer an.

Bildung des Regulierungsrahmens

Damit ein Unternehmen im Einklang mit den Arbeitsgesetzen arbeiten kann, müssen Sie sich mit allen Anforderungen vertraut machen.

• Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 4. Januar 2001;

Zum Sammeln von Informationen können Sie spezielle Nachschlagewerke verwenden.

Vom HR-Mitarbeiter wird erwartet, dass er nicht nur alle geltenden Vorschriften beherrscht, sondern auch alle Änderungen im Arbeitsrecht kennt.

Dies erfordert eine regelmäßige Bezugnahme auf Vorschriften.

Wichtig: Um über Änderungen im Arbeitsrecht informiert zu sein, lohnt es sich, Zugang zu einer der Informationsdatenbanken zu erhalten.

Ein weiterer Punkt ist die Suche und Implementierung geeigneter Software.

Seit 2017 ist 1C sehr beliebt. Allerdings gibt es viele Programme, die dieses System in puncto Funktionalität bereits übertroffen haben.

Der Vorteil von 1C besteht darin, dass es in jeder Stadt genügend Spezialisten gibt, die mit dieser Software arbeiten.

Stufe zwei – Studieren der Charta

Wir setzen die Schritt-für-Schritt-Anleitung fort und machen uns mit den Gründungsdokumenten vertraut.

Die verbindliche Charta enthält folgende Informationen:

• das Verfahren zur Ernennung eines Direktors (einschließlich der Dienstzeit bei ihm, der Höhe des Gehalts);
• Verfahren zur Besetzung von Führungspositionen;
• Personalbildung.

Die Tätigkeiten eines Personalmitarbeiters dürfen den Anforderungen in den Gründungsdokumenten nicht widersprechen.

Er muss Änderungen überwachen, die an der Charta vorgenommen werden.

Welche Unterlagen sollte der Personalreferent zur Hand haben?

Im nächsten Schritt müssen Sie Formulare vorbereiten, die in der Personalabteilung aufbewahrt und zur Registrierung von Mitarbeitern verwendet werden.

Schauen wir uns ein paar Namen an.

1. Bestellformulare. Für den Fall der Einstellung, Versetzung auf eine andere Stelle und Entlassung sollten Formulare entwickelt werden. Die Speicherung erfolgt 75 Jahre, da diese Daten zur Bestimmung des Dienstalters dienen. Die zweite Gruppe von Aufträgen sind Personalaufträge. Dazu gehören Anordnungen zu Urlaub, Dienstreisen, Prämien und Bußgeldern. Außerdem wird ein Meldebuch erstellt, in dem Vermerke zu allen erteilten Aufträgen eingetragen werden, sowie ein Dienstreisetagebuch.
2. . Diese sollten innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters vermerkt werden. Es ist erwähnenswert, dass ihre Registrierung im Jahr 2017 auch für bestandene Einzelunternehmer obligatorisch ist. Zusammen mit diesen Formularen wird ein Buch geöffnet, um die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen aufzuzeichnen.
3. Karten in T-2-Form. Sie enthalten wichtige Mitarbeiterdaten. Sie werden entweder gesondert aufbewahrt oder in einer Personalakte abgelegt.
4. Form des Arbeitsvertrags. Es wird mit jedem neuen Mitarbeiter abgeschlossen, unabhängig davon, wie lange er beschäftigt ist. In manchen Situationen ist es anwendbar.
5. Besondere Beurteilung der Arbeitsbedingungen (SOUT). Diese Dokumente werden für jeden Arbeitsplatz erstellt. Sie werden in den meisten Fällen alle 5 Jahre ausgetauscht.
6. Personalplan.
7. Lokale Arbeitsvorschriften.
8. Dokumente, auf deren Grundlage der Lohn ermittelt wird.

Diese Formulare sind für die Anmeldung in der Personalabteilung zwingend erforderlich.

Bei Bedarf können beispielsweise weitere Regelungen und Muster erlassen werden.

Wichtig: nicht gesetzlich vorgeschrieben, Stellenbeschreibungen und Tarifverträge können jedoch hilfreich sein.

Sobald die Liste der Formulare festgelegt ist, die in der Personalabteilung abgelegt werden sollen, wird in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung empfohlen, eine Verordnung über die Führung von Personalakten zu erstellen.

Entwicklung eines Standardarbeitsvertrags

Es ist ein großer Fehler zu glauben, dass es nicht notwendig sei, mit befristet beschäftigten Mitarbeitern einen Arbeitsvertrag abzuschließen.

Tatsächlich wird das Dokument von allen Mitarbeitern unterzeichnet.

Die Verwaltung von Personalakten von Grund auf umfasst die Erstellung einer Unternehmensvorlage.

Das Formular enthält die folgenden Elemente:

• vollständige Arbeitgeberorganisation, rechtliche und tatsächliche Adressen;
• Angaben zum Arbeitgebervertreter – vollständiger Name;
• Angaben zum Mitarbeiter – vollständiger Name;
• die Position, die er einnehmen wird;
• Vertragslaufzeit;
• Art der Tätigkeit – Hauptberuf oder Nebenjob;
• Aufgabenbereiche (entweder eine Liste oder ein Link zu schrittweisen Arbeitsanweisungen);
• Größe (es empfiehlt sich, alle Einzelheiten direkt im Vertrag detailliert festzulegen);
• Arbeitszeit;
• die Ergebnisse des Umweltbewertungssystems für einen bestimmten Standort;
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten;
• Unterschriften.

Der Arbeitgeber kann dem Dokument zusätzliche Klauseln hinzufügen.

Anmeldung der ersten Stelle

Wer sollte zuerst eingestellt werden? Es ist nicht schwer zu erraten, dass die Personalaktenverwaltung von Grund auf zunächst die Ernennung eines Direktors erfordert.

Wie schließe ich diese Aufgabe ab?

Viel hängt von der Organisations- und Rechtsform des Unternehmens ab. Betrachten wir drei typische Situationen.

1. Organisation mit Gründern. In diesem Fall sind sie diejenigen, die die Anordnung zur Ernennung des Direktors unterzeichnen.
2. Einzelunternehmen (oder Organisation mit einem einzigen Gründer). Anschließend unterzeichnet der einzelne Unternehmer selbst (oder der Gründer) den Vertrag sowohl für sich selbst als auch für den Arbeitnehmer.
3. Der Direktor wird auf der Grundlage der Wahlergebnisse ernannt. Zweiter Vertragspartner ist dann der Vorsitzende des gewählten Gremiums.

Wichtig: Unabhängig davon, wer den Direktor ernennt, bleiben zwei Vorgänge obligatorisch – die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags und die Erteilung eines Auftrags zur Einstellung des Direktors.

Der Personalmitarbeiter ist verpflichtet, bei der Erteilung von Aufträgen die chronologische Reihenfolge einzuhalten.

Die Ernennung des Direktors erfolgt zuerst und sollte das Datum enthalten, an dem er mit der Ausübung seiner Aufgaben beginnt.

Zukünftig müssen Sie darauf achten, dass alle Bestellungen in chronologischer Reihenfolge nummeriert werden. Dieser Punkt wird von Aufsichtsbehörden überprüft.

Anmeldung von Mitarbeitern für andere Jobs

Gemäß der Schritt-für-Schritt-Anleitung müssen Sie nach dem Direktor einen Mitarbeiter ernennen, der für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlich ist.

Sie gehören zu strengen Meldeformularen und bedürfen daher einer sorgfältigen Handhabung.

Wenn der Manager noch niemanden eingestellt hat und er die Personalakten von Grund auf selbstständig verwalten muss, kann er diese Aufgaben übernehmen.

Hierzu wird eine entsprechende Anordnung erlassen. Anschließend kann die Führung der Arbeitsunterlagen einem angestellten Mitarbeiter anvertraut werden. Dies geschieht ebenfalls auf Bestellung.

Wichtig: Die Anforderung, eine Anordnung zur Führung von Arbeitsbüchern durch Erteilung einer Anordnung zu formalisieren, wird durch einen Regierungsbeschluss festgelegt.

Die Personalaktenverwaltung von Grund auf umfasst einen weiteren Schritt – die Einstellung von Mitarbeitern.

Für jeden neuen Mitarbeiter wird ein Paket mit Formularen erstellt, darunter:

• Arbeitsvertrag;
• Arbeitsbeschreibung;
• Reihenfolge der Besetzung einer Stelle;
• Einzelkarte T-2;
• und andere Dokumente.

Sie müssen außerdem ein Arbeitsbuch ausfüllen und darin die erforderlichen Noten eintragen.

Die Formulare liegen der Bewerbung bei und werden Ihrer Personalakte beigefügt.

Alle notwendigen Unterlagen werden zur weiteren Lohnabrechnung an die Buchhaltung übergeben.

Fassen wir das oben Gesagte zusammen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstieg in die Personalverwaltung ist nur allgemeiner Natur.

Dazu gehören die Auswahl von Vorschriften, die Erstellung einer Liste der Personaldokumente, die Registrierung des Direktors und anderer Mitarbeiter.

Auch im Jahr 2017 müssen alle Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag unterzeichnen.

Jede Organisation erstellt Dokumente, die verschiedene Aspekte ihrer Aktivitäten widerspiegeln: Management (Planung, Regulierung, Kontrolle usw.), Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Personal, Finanzen, Rohstoffe, Ausrüstung usw.), Haupt- oder Produktionsaktivitäten (Handel, Transportdienstleistungen). , Versicherungen, Bankdienstleistungen usw.). Jede Organisation führt einen Informationsaustausch mit anderen Organisationen durch und erhält verschiedene Dokumente (Geschäftsbriefe, Verträge, Protokolle, Gesetze usw.). Damit die Aktivitäten der Organisation effektiv sind und die Arbeit mit Dokumenten ordnungsgemäß und organisiert erfolgt, wird in der Organisation ein Büroverwaltungssystem eingerichtet.

Definieren wir die Begriffe

Unter einem Büromanagementsystem verstehen wir eine Reihe organisatorischer, informativer, technischer und technologischer Maßnahmen, die die Dokumentation der Aktivitäten der Organisation (Erstellung von Dokumenten), des Empfangs oder Versands von Dokumenten, ihrer Verarbeitung, Speicherung und Nutzung gewährleisten.

Büroarbeit ist ein komplexes System. Um die Arbeit effektiv zu organisieren, reicht es daher nicht aus, Dokumente in Ordnern abzulegen und in Schränken oder Schreibtischen aufzubewahren. Dokumente müssen systematisiert, registriert, ihre Ausführung überwacht, ihre Aufbewahrungsfristen festgelegt, in Dateien zusammengestellt, in einem Archiv abgelegt oder vernichtet werden, nachdem sie ihren Wert verloren haben und die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Und das alles muss nach bestimmten Grundsätzen und nach bestimmten Regeln erfolgen, damit jederzeit das erforderliche Dokument gefunden werden kann und dieses Dokument als Rechtsgrundlage für Managemententscheidungen, als Beweismittel vor Gericht oder verwendet werden kann für einen anderen Zweck.

Gemäß der Definition in Abschnitt 2.1 von GOST R 51141-98 „Büroverwaltung und Archivierung. Begriffe und Definitionen“ Büroarbeit (Dokumentationsunterstützung für das Management) ist ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet. Eine fast ähnliche Definition ist in GOST R ISO 15489-1-2007 „System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung“ verankert. Dokumenten-Management. Allgemeine Anforderungen: „Datenverwaltung – eine Reihe systematischer und wirksamer Maßnahmen zur Erstellung, Verwendung, Speicherung und Vernichtung von Dokumenten in Organisationen, um die Durchführung geschäftlicher (Management-)Vorgänge nachzuweisen“ (Abschnitt 3.20).

Die Dokumentation der Aktivitäten einer Organisation (Erstellung von Dokumenten) ist eine Tätigkeit, an der fast alle Mitarbeiter der Organisation in gewissem Umfang beteiligt sind. Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten (Bearbeitung von Dokumenten, deren Aufbewahrung, Verwendung) sind Arten von Tätigkeiten, die von einer spezialisierten Abteilung der Organisation oder, wenn die Organisation klein ist, von einem Mitarbeiter (Dokumentenspezialist, Sachbearbeiter) durchgeführt werden, der die Funktionen von ausführt ein Organisator der Arbeit mit Dokumenten oder ein Dokumentenmanager.

Organisation der Büroarbeit

Wenn wir von der Organisation der Büroarbeit als einer Abfolge von Aktionen sprechen, die in einer Organisation ausgeführt werden müssen, dann ist der erste Schritt die Schaffung einer separaten Einheit (nennen wir sie Büroarbeitsabteilung) oder, wenn das Volumen des Dokumentenflusses ist klein, die Ernennung eines Mitarbeiters, zu dessen Aufgaben die Organisation der Arbeit mit Dokumenten gehört. In einer kleinen Organisation kann dies die Sekretärin des Managers sein, die neben den Funktionen der Information, Dokumentation und organisatorischen und technischen Dienstleistungen für den Manager auch mit den Funktionen der Organisation der Arbeit mit Dokumenten betraut ist.

Die Schaffung einer spezialisierten Büroarbeitseinheit – der Büroarbeitsabteilung – geht mit einer Reihe aufeinanderfolgender Maßnahmen einher.

Schritt 1: Entwicklung und Genehmigung von Regelungen für die Abteilung Büromanagement und Stellenbeschreibungen der Abteilungsmitarbeiter.

Die Regelungen zur Büroverwaltung legen den Status dieser Einheit (ihren rechtlichen Status), Aufgaben, Funktionen, Rechte, Verantwortlichkeiten sowie die Art der Beziehungen zu anderen Einheiten fest.

Stellenbeschreibungen legen die Verteilung des gesamten Arbeitsvolumens der Abteilung auf die Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer Qualifikation, der Technik zur Erledigung der Büroarbeit und ihres Umfangs fest.

Schritt 2: Ernennung von Mitarbeitern, die für die Buchhaltung in den Strukturbereichen der Organisation verantwortlich sind.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Arbeit mit Dokumenten ist die Einstellung von Mitarbeitern, zu deren Aufgaben auch die Führung von Aufzeichnungen in Strukturbereichen gehört.

Nicht jede Struktureinheit einer Organisation kann von sich behaupten, einen Mitarbeiter zu haben, der ausschließlich mit Büroarbeiten beschäftigt ist (Sekretärin oder Sachbearbeiterin). Wenn die Anzahl der Abteilungen klein ist und auch das Dokumentenvolumen gering ist, kann die Führung der Aufzeichnungen der Struktureinheit einem der Mitarbeiter der Abteilung anvertraut werden, der in der Regel die unterste Position eines Spezialisten innehat und die Aufzeichnungen führt Aufgaben zusammen mit der Wahrnehmung der Pflichten seiner Position. Die Ernennung von Mitarbeitern, die für die Führung von Aufzeichnungen in Strukturabteilungen verantwortlich sind, erfolgt auf Anordnung des Leiters der Organisation.

Schritt 3: Entwicklung und Genehmigung von Anweisungen zur Dokumentationsunterstützung (Papierkram) der Organisation (im Folgenden als Anweisungen für die Vorschulerziehung bezeichnet).

Die Anweisung für vorschulische Bildungseinrichtungen ist das wichtigste Regulierungsdokument, das das Verfahren und die Technologie für die Arbeit mit Dokumenten von der Erstellung oder dem Eingang bei der Organisation bis zu ihrer Übermittlung an Korrespondenten oder der Übergabe zur Speicherung regelt. Die Anweisungen für die Vorschulerziehung sollten die Prozesse und Verfahren für die Bearbeitung von Dokumenten in allen Phasen ihres Lebenszyklus festlegen. Die Anweisung ist ein Regulierungsdokument der Organisation, das vom Leiter der Organisation genehmigt wird und für alle Mitarbeiter verbindlich ist.

Derzeit ist das einzige methodische Dokument, das das Verfahren zur Entwicklung von Anweisungen für vorschulische Bildungseinrichtungen definiert, die methodischen Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden (genehmigt durch Beschluss von Rosarchiw vom 23. Dezember 2009 Nr. 76). Die methodischen Empfehlungen richten sich an Bundesvollzugsbehörden; dieses Dokument kann jedoch mit entsprechenden Anpassungen auch von anderen Behörden, staatlichen und nichtstaatlichen Organisationen genutzt werden.

Trotz des Vorhandenseins methodischer Empfehlungen muss der Entwickler der Anleitung viel Vorarbeit leisten, um eine spezifische Konfiguration des Büromanagementsystems auszuwählen, die die Besonderheiten der Arbeit mit Dokumenten in einer bestimmten Organisation widerspiegelt.

Die Entwicklung von Anleitungen für vorschulische Bildungseinrichtungen ist Aufgabe der Büroleitung (des für die Arbeit mit Dokumenten zuständigen Mitarbeiters). Der Zweck der Entwicklung der Anleitung zur Vorschulerziehung besteht darin, die Technologie für die Arbeit mit Dokumenten in der Organisation zu etablieren.

• Regeln zur Dokumentation der Managementaktivitäten einer Organisation(Entwurf und Ausführung grundlegender Managementdokumente, einschließlich Anforderungen an Formulare, Zusammensetzung von Details und deren Gestaltung);
• Regeln für die Organisation des Dokumentenflusses der Organisation(Bewegung von Dokumenten im Prozess ihrer Erstellung und Ausführung, Empfang und Versand von Dokumenten, einschließlich Registrierung von Dokumenten, Kontrolle der Ausführung von Dokumenten, Durchführung von Nachschlagewerken zu Dokumenten);
• Regeln für die Organisation der Dokumentenspeicherung(Systematisierung ausgeführter Dokumente gemäß der Nomenklatur der Fälle, Bildung von Fällen, Aufbewahrung von Fällen, Übergabe von Dokumenten zur Archivierung, Vernichtung von Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist).

Bei der Entwicklung der Anleitung für die Vorschulerziehung ist es notwendig, sich auf die Bestimmungen der Gesetzgebung und anderer normativer Rechtsakte zur Dokumentationsunterstützung und -archivierung sowie auf die Bestimmungen der Gründungsdokumente der Organisation, insbesondere der Satzung oder der Verordnungen (in diesen enthalten) zu stützen Dokumente, aus denen hervorgeht, dass die Kompetenz des Managements bestimmt ist und das Recht des Managers, bestimmte Dokumente auszustellen, gesichert ist), eine Reihe von normativen Rechtsakten identifizieren und analysieren, Verwaltungsdokumente, die verschiedenen Fragen der Managementtätigkeit und der Organisation der Arbeit mit Dokumenten gewidmet sind (z. B , eine Anordnung einer Organisation über die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen der Geschäftsführung oder über die Übertragung des Zeichnungsrechts, eine Anordnung über das Verfahren zur Erfassung, Aufbewahrung und Vernichtung von Formularen, Siegeln und Organisationsstempeln usw.). Die Identifizierung dieses Dokumentensatzes ist nicht nur erforderlich, um die in der Organisation bereits etablierten Normen und Regeln für die Arbeit mit Dokumenten zu analysieren, sondern auch, um nach Genehmigung der Anweisungen (und einiger Bestimmungen aus diesen Dokumenten) in diese einbezogen werden zu können die Anweisungen für vorschulische Bildungseinrichtungen) kann eine Anordnung erlassen werden, mit der einige dieser Dokumente für ungültig erklärt werden.

Schritt 4: Entwicklung einer Fallnomenklatur, die als Grundlage für die Systematisierung von Dokumenten in Fällen, die Bildung von Fällen und die Durchführung von Informationsbeschaffungsarbeiten an Dokumenten dient.

Die Nomenklatur der Fälle ist eine systematisierte Liste der in einer Organisation generierten Falltitel mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen. Die Nomenklatur der Fälle ist für die qualitativ hochwertige Bildung des Dokumentationsfonds der Organisation erforderlich. Der Dokumentationsfonds einer Organisation besteht aus Dokumenten, die im Rahmen ihrer Aktivitäten erstellt wurden und sowohl in der Organisation erstellt als auch von anderen Organisationen erhalten wurden. Die Nomenklatur der Dateien ermöglicht es Ihnen, Dokumente so in Dateien zu organisieren, dass Sie in Zukunft effektiv nach Dokumenten suchen können, wenn Bedarf an deren Verwendung besteht. Darüber hinaus erfüllt die Nomenklatur der Akten eine weitere wichtige Funktion: Sie legt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente fest.

An der Entwicklung der Fallnomenklatur sind neben der Büroleitung alle Strukturbereiche der Organisation beteiligt. Genauer gesagt entwickeln zunächst die strukturellen Abteilungen der Organisation die Nomenklaturen der Angelegenheiten der Abteilungen, dann bildet die Büroverwaltungsabteilung die sogenannte konsolidierte Nomenklatur der Angelegenheiten, d. h. Liste der Angelegenheiten der Organisation. Es ist besser, die Nomenklatur der Fälle ab dem 1. Januar des kommenden Jahres in Kraft zu setzen, da die Büroarbeit in Organisationen nach Jahren erledigt wird.

Die Nomenklatur der Akten ist die Grundlage für die Systematisierung von Dokumenten und die Organisation ihrer anschließenden Aufbewahrung vor der Übergabe an das Archiv der Organisation oder der Vernichtung nach den festgelegten Aufbewahrungsfristen.

Da die Entwicklung von Anleitungen für vorschulische Bildungseinrichtungen eine ziemlich komplexe Aufgabe ist und Sie beim ersten Mal möglicherweise keine in allen Gesichtspunkten zufriedenstellende Version der Anleitung erhalten, kann empfohlen werden, zunächst eine temporäre Anleitung für die Vorschulerziehung zu entwickeln und zu genehmigen Institutionen. Die Arbeit mit der temporären Anleitung ermöglicht es Ihnen, deren Bestimmungen zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und nach entsprechender Änderung kann die Anleitung für die Vorschulerziehung als dauerhaft genehmigt werden.

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
2. GRUNDANFORDERUNGEN FÜR DIE AUSFÜHRUNG VON HR-DOKUMENTEN
3. REGELN FÜR DIE VORBEREITUNG UND AUSFÜHRUNG VON PERSONALDOKUMENTEN
4. DOKUMENTE ZUM AUFBAU DER ARBEITSBEZIEHUNGEN
5. UNTERLAGEN ZUR PERSONALBUCHHALTUNG.
6. ORGANISATION DES DOKUMENTENFLUSSES
7. ERSTELLUNG EINER FALLNOMENKLATUR UND BILDUNG DER FÄLLE
8. VERFAHREN ZUR VORBEREITUNG UND ÜBERGABE VON FÄLLEN ZUR AUFBEWAHRUNG AN DAS ZENTRALE ARCHIV DER GESELLSCHAFT
9. GENEHMIGUNGSBLATT

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1.1. Diese Anweisung zur Personalaktenverwaltung (im Folgenden „Anweisung“ genannt) legt einheitliche Regeln für die Personalaktenverwaltung in der OJSC Chuvash Generating Company (im Folgenden „Gesellschaft“ genannt) fest und zielt auf die Verbesserung der Personalarbeit im Unternehmen ab.
1.2. Die Anweisungen wurden in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung der Russischen Föderation entwickelt.
1.3. Die Verantwortung für die Organisation der Personalaktenverwaltung und die Einhaltung der festgelegten Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Personaldokumenten im Unternehmen liegt beim Leiter der Personalabteilung (im Folgenden als Abteilung bezeichnet).
1.4. Der Abteilungsleiter des Unternehmens bestimmt die Verantwortlichen für die Personalaktenverwaltung in der Abteilung und in den Personalbereichen der Strukturbereiche, die für die fristgerechte Erfassung und Weitergabe von Dokumenten sorgen und die Mitarbeiter des Personaldienstes mit regulatorischen und methodischen Dokumenten vertraut machen zum Thema Personalaktenverwaltung.
1.5. Die für die Führung der Personalakten verantwortlichen Personen tragen die persönliche Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen der Weisungen und die Sicherheit der in ihrem Besitz befindlichen amtlichen Dokumente. Ihr Verlust wird unverzüglich dem Leiter der Struktureinheit und dem Leiter der Unternehmensabteilung gemeldet.
1.6. Die Rechte und Pflichten der Person, die für die Führung der Personalakten des Unternehmens verantwortlich ist, werden durch Stellenbeschreibungen festgelegt.

2. GRUNDANFORDERUNGEN FÜR DIE AUSFÜHRUNG VON HR-DOKUMENTEN

2.1. Gemäß der geltenden Gesetzgebung werden im Unternehmen folgende Personaldokumente erstellt:
Befehle (Anweisungen);
Anweisungen;
Vereinbarungen (Verträge);
Handlungen;
Protokolle;
Briefe;
Berufsbeschreibungen;
Personaldokumente;
und andere.
2.2. Die Personalunterlagen des Unternehmens müssen äußerst prägnant und inhaltlich klar sein, umfassend begründet, keine unterschiedlichen Interpretationen zulassen und redigiert sein.
Die Verantwortung für die Qualität der Erstellung der Dokumente und die Zuverlässigkeit der darin enthaltenen Informationen liegt bei den Personen, die diese Dokumente erstellt, bestätigt und unterzeichnet haben.
2.3. Formen organisatorischer und administrativer Personaldokumente.
Alle Arten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten im Unternehmen werden auf Standardformularen gedruckt:
Bestellformular (Anhang 1);
allgemeine Form der Gesellschaft (Anhang 2);
Bestellformular (Anhang 3).
2.4. Datum des Dokuments.
Als Datum des Dokuments gilt das Datum seiner Unterzeichnung; für ein Dokument, das von einem Kollegialorgan der Gesellschaft angenommen wurde – das Datum seiner Annahme; für ein genehmigtes Dokument des Unternehmens – das Datum der Genehmigung. Bei Dokumenten, die gemeinsam mit mehreren Organisationen erstellt werden, ist das Datum des Dokuments das Datum der Unterzeichnung durch die letzte Organisation (Vereinbarung, Gesetz, Bericht usw.).
2.5. Genehmigung des Personaldokuments des Unternehmens.
Um das Personaldokument und seine Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Rechtsakten zu beurteilen, wird ein solches Dokument genehmigt. Das Personaldokument ist mit dem Rechtsdirektor und ggf. anderen Strukturabteilungen abzustimmen.
Die Genehmigung des Personaldokuments des Unternehmens wird durch die Billigung des Entwurfsdokuments durch einen Beamten formalisiert. Das Visum enthält eine persönliche Unterschrift, eine Abschrift und das Visumdatum.
Das Visum wird auf Kopien der im Personaldienst des Unternehmens verbliebenen Personaldokumente auf der linken Seite des letzten Blattes des Personaldokuments angebracht. Auftragsentwürfe und Anordnungen werden im ersten Exemplar auf der Rückseite des letzten Blattes des Dokuments bestätigt.
2.6. Unterzeichnung der Personalunterlagen des Unternehmens.
Personaldokumente werden vom Leiter des Unternehmens oder der Person, die seine Aufgaben wahrnimmt, unterzeichnet. In den strukturellen Abteilungen des Unternehmens (im Folgenden als Joint Venture bezeichnet) werden sie vom Leiter des Joint Ventures in Anwesenheit einer Vollmacht unterzeichnet Vollmacht, ausgestellt vom Generaldirektor oder der Person, die seine Aufgaben wahrnimmt.
2.7. Siegelzertifikat.
Dokumente, die einer besonderen Beglaubigung bedürfen, werden gestempelt.

3. REGELN FÜR DIE VORBEREITUNG UND AUSFÜHRUNG VON PERSONALDOKUMENTEN

3.1. Eine Anordnung (Anweisung) formalisiert regulatorische Entscheidungen zu Personalfragen im Zusammenhang mit der internen Arbeit des Unternehmens.
Die Bestellung (Anweisung) wird auf dem Briefkopf des Unternehmens oder auf einem einheitlichen Formular erstellt.
Der Auftrag wird vom Generaldirektor des Unternehmens oder seiner bevollmächtigten Person unterzeichnet. In den Strukturabteilungen der Gesellschaft wird der Auftrag bei Vorliegen einer vom Generaldirektor erteilten Vollmacht vom Leiter der Strukturabteilung der Gesellschaft oder der Person, die seine Aufgaben wahrnimmt, unterzeichnet.
3.2. Das Protokoll dokumentiert den Fortgang der Diskussion von Themen und Entscheidungen im Unternehmen.
Der Text des Protokolls besteht aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil.
Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und vom Sekretär der Kommission unterzeichnet.
3.3. Eine Handlung ist ein von mehreren Beamten erstelltes Dokument, das Tatsachen und Ereignisse (Annahme- und Übergabeakt eines Arbeitsbuchs) im Unternehmen bestätigt.
Das Gesetz basiert auf der allgemeinen Form der Gesellschaft.
Das Gesetz wird von Mitgliedern der Aktivierungskommission unterzeichnet und vom Personalleiter des Unternehmens genehmigt.
3.4. Geschäftskorrespondenz ist ein integrales Kommunikationsmittel mit externen Organisationen.
Je nach Inhalt und Zweck des Schreibens kann es sich um Garantieschreiben, Anfrageschreiben, Antwortschreiben und andere handeln.
3.5. Eine Stellenbeschreibung ist ein regulatorisches Dokument, das die Funktionen, Rechte und Pflichten eines Mitarbeiters des Unternehmens definiert.
Auf der Grundlage der Stellenbeschreibung wird ein Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter des Unternehmens erstellt.
Die Stellenbeschreibung muss folgende Abschnitte enthalten:
allgemeine Bestimmungen;
Funktionen;
amtliche Verpflichtungen;
Rechte;
Verantwortung.
3.6. Der Satz von Dokumenten, der die Phasen der Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter des Unternehmens aufzeichnet, wird als Personaldokumentation bezeichnet. Zu diesen Dokumenten gehören:
Arbeitsverträge;
Aufträge für Personal;
Arbeitsbücher;
persönliche Karten vom Typ T-2;
Persönliche Dinge;
Persönliche Lohnkonten.
3.7 Aufträge für das Personal des Unternehmens werden gemäß dem Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 erteilt. Nr. 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Arbeitsbuchhaltung und -entlohnung“, über die Formen einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Personalbuchhaltung.
3.8. Personalaufträge sind Verwaltungsdokumente, die vom Leiter des Unternehmens oder des Leiters des Joint Ventures gemäß der Satzung zur Regelung der Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitnehmern und der Verwaltung ausgestellt werden.
Personalaufträge dokumentieren folgende Personalabläufe:
Einstellung (Formular T-1) (Anhang 4);
Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz (Formular T-5) (Anhang 5);
Entlassung (Formular T-8) (Anhang 6);
Bereitstellung von Urlaub (Formular T-6) (Anhang 7);
Urlaubsplan (Formular T-10a) (Anhang 8);
Anreiz (Formular T-11) (Anhang 9).

4. DOKUMENTE ZUM AUFBAU DER ARBEITSBEZIEHUNGEN

4.1. Grundlage des Arbeitsverhältnisses ist ein schriftlich geschlossener Arbeitsvertrag, der in zweifacher Ausfertigung erstellt und von den Parteien jeweils unterzeichnet wird. Eine Kopie des Arbeitsvertrags wird dem Arbeitnehmer ausgehändigt, die andere verbleibt beim Arbeitgeber (in der Personalabteilung).
Arbeitsverträge können abgeschlossen werden:
auf unbestimmte Zeit (Anhänge 10,11);
für einen bestimmten Zeitraum von höchstens fünf Jahren (befristeter Arbeitsvertrag) (Anlage 12).
Ein Arbeitsvertrag ist die Grundlage für die Erteilung einer Anordnung (Anweisung) zur Einstellung eines Mitarbeiters des Unternehmens.
4.2. Eine persönliche Bewerbung eines Mitarbeiters des Unternehmens erfolgt in der Regel handschriftlich in jeglicher Form.
Im Antrag sind der Adressat (Position, Initialen, Nachname des Generaldirektors der Gesellschaft, des Geschäftsführers oder des Direktors einer Struktureinheit), der Autor (Initialen, Name, Vorname, Vatersname des Arbeitnehmers, Position, Beruf, falls vorhanden) angegeben ist ein Antrag auf Versetzung des Arbeitnehmers an einen anderen Arbeitsplatz), seine Passdaten, Meldeort, Telefonnummer), Name des Dokuments (Antrag), aus dessen Text hervorgeht, für welche Position (für welchen Beruf und welche Qualifikation), in welche Struktureinheit der Verfasser der Bewerbung um Einstellung (Versetzung) bittet, Unterschrift, Datum .
Auf dem Antrag wird ein Visum für den Leiter der Struktureinheit des Unternehmens, den Leiter der Abteilung des Unternehmens, den Leiter der Arbeits- und Lohnabteilung des Unternehmens ausgestellt und ein Beschluss des Leiters des Unternehmens beigefügt.
4.3. Das persönliche Personaldatenblatt (Anlage Nr. 13) ist ein Dokument, das biografische Informationen über den Mitarbeiter enthält.
Der Bewerber füllt das Personalformular eigenhändig und ohne Flecken oder Korrekturen in einer Kopie aus. Die Beantwortung der Fragen im Personalbogen erfolgt entsprechend den Angaben in den Personalunterlagen des Bewerbers.
Das persönliche Personalstammblatt wird in der Personalakte des Mitarbeiters gespeichert.
4.4. Eine Autobiografie ist ein Dokument, um (im Vergleich zu einem persönlichen Personaldatenblatt) zusätzliche Informationen über einen Mitarbeiter zu erhalten.
Die Autobiografie wird vom Mitarbeiter eigenhändig ohne Löschungen oder Korrekturen zusammengestellt, in beliebiger Form, jedoch in chronologischer Reihenfolge verfasst.
4.5. Ein Arbeitsauftrag (Anweisung) wird gemäß dem einheitlichen Formular T-1 (Anhang 4) erstellt und muss den Anforderungen der internen Arbeitsordnung des Unternehmens (Ziffer 2.2) entsprechen.
Das Formular T-1 dient der Dokumentation der individuellen Zulassung. Der Inhalt des Einstellungsauftrags (Anweisung) ist tabellarisch aufgebaut und enthält folgende Daten: Nachname, Vorname, Vatersname, Personalnummer des Mitarbeiters, Berufsname (Position), Rang, Klasse (Kategorie). Qualifikationen, Beschäftigungsbedingungen, Charakterarbeit, Lohnbedingungen, festgelegte Probezeit.
Das Original des Arbeitsauftrags verbleibt zur Aufbewahrung in der Unternehmensverwaltung, eine Kopie wird an die Buchhaltung zur Registrierung eines persönlichen Kontos und einer Gehaltsabrechnung weitergeleitet.
Das einheitliche Bestellformular T-1 ist die Grundlage dafür, dass der Personaldienst das Registrierungsformular „Mitarbeiter-Personalkarte T-2“ (Anlage 14) ausfüllt, einen Vermerk über die Registrierung in das Arbeitsbuch einträgt oder ausstellt (für diese). erstmaliger Berufseinstieg).
4.6. Eine Anordnung (Anweisung) zur Verbringung oder Überstellung wird in der einheitlichen Form T-5 (Anhang 5) erstellt.
Das Formular T-5 soll eine Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz dokumentieren.
Grundlage für die Auftragserteilung ist ein Antrag auf Versetzung auf eine andere Stelle, der folgende Angaben enthält: Adressat (der Leiter der Organisation unter Angabe seiner Position, Initialen und Nachnamen), Autor (Position, Struktureinheit, Initialen und Nachnamen), Name Art des Dokuments (Antrag), Text, Unterschrift und Datum. Im Text wird der Wunsch des Arbeitnehmers dargelegt, ihn auf eine andere Position und (oder) in eine andere Struktureinheit zu versetzen. Der Antrag enthält Visa der Leiter der Strukturabteilungen des Unternehmens – am bisherigen und neuen Arbeitsplatz und den Beschluss des Unternehmensleiters.
Der Überweisungsauftrag wird dem Mitarbeiter des Unternehmens gegen Unterschrift bekannt gegeben. Das Original der Bestellung verbleibt zur Aufbewahrung in der Firmenverwaltung, eine Kopie wird an die Buchhaltung weitergeleitet.
4.7. Entlassung eines Mitarbeiters des Unternehmens, d. h. Die Beendigung des Arbeitsvertrags wird im Formular T-8 „Anordnung (Anweisung) zur Beendigung des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer“ (Anhang 6) dokumentiert.
4.8. Eine Kündigung ist eine schriftliche Abmahnung an den Arbeitgeber über die Kündigung des Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitnehmers. Der Antrag wird handschriftlich verfasst und an den Vorgesetzten gerichtet. Der Text enthält den Kündigungsantrag des Arbeitnehmers sowie den Kündigungsgrund und das Kündigungsdatum. Das Dokument muss das Datum der Antragstellung enthalten. Der Antrag wird zusammen mit einer Kopie des Kündigungsbeschlusses in die Personalakte aufgenommen.
Der Text der Entlassungsanordnung beginnt mit dem Wort „Entlassen“, gibt das Entlassungsdatum, Nachname, Vorname, Vatersname, Personalnummer, Position (Beruf) und Struktureinheit, Nummer und Datum des Arbeitsvertrags an. Das Kündigungsdatum ist ein notwendiges Detail der Anordnung, da gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation der Tag der Entlassung eines Arbeitnehmers in allen Fällen der letzte Tag seiner Arbeit ist (Artikel 77 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Russische Föderation).
Der Entwurf einer Entlassungsanordnung wird vom Personalleiter des Unternehmens, dem Leiter der Unternehmensabteilung, dem Leiter der Struktureinheit, aus der der Arbeitnehmer entlassen wird, einem Anwalt, wenn die Entlassung auf Initiative des Arbeitgebers erfolgt, und der Anordnung gebilligt wird vom Generaldirektor des Unternehmens oder einer von ihm bevollmächtigten Person oder dem Direktor des Joint Ventures unterzeichnet, sofern eine vom Generaldirektor ausgestellte Vollmacht vorliegt. Die erste Kopie der Bestellung (Anweisung) verbleibt im Büro, die zweite wird an die Buchhaltung zur Abrechnung mit dem Mitarbeiter übergeben.
4.9. Eine Anordnung (Anweisung) zur Gewährung von Urlaub an einen Arbeitnehmer wird in einem einheitlichen Formular T-6 (Anhang 7) erstellt.
Der bezahlte Jahresurlaub gemäß dem Arbeitsrecht muss dem Arbeitnehmer jährlich gewährt werden. Der Anspruch auf Urlaub im ersten Arbeitsjahr entsteht für den Arbeitnehmer nach Ablauf von 6 Monaten seiner ununterbrochenen Tätigkeit im Unternehmen. Im Einvernehmen der Parteien kann dem Arbeitnehmer vor Ablauf von 6 Monaten bezahlter Urlaub gewährt werden. Gemäß Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber vor Ablauf von 6 Monaten Arbeit verpflichtet, auf Antrag des Arbeitnehmers bezahlten Urlaub zu gewähren:
für eine Frau - vor dem Mutterschaftsurlaub oder unmittelbar danach;
Mitarbeiter unter 18 Jahren;
Arbeitnehmer, die ein Kind (Kinder) unter 3 Monaten adoptiert haben;
in anderen durch Bundesgesetze vorgesehenen Fällen.
Der Text der Anordnung zur Gewährung von Urlaub beginnt mit den Worten „VERLASSEN GEBEN“, geben Sie Name, Vorname, Vatersname, Personalnummer, Beruf, Position und Struktureinheit, Art des Urlaubs, Zeitraum, für den er gewährt wird, sowie die Gesamtsumme an Anzahl der Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer Urlaub hat, Datum des Urlaubsantritts und der Rückkehr zur Arbeit. Grundlage für die Anordnung der Urlaubsgewährung ist der Antrag des Arbeitnehmers und der Urlaubsplan.
4.10. Die Reihenfolge der Gewährung von bezahltem Urlaub wird jährlich gemäß dem Urlaubsplan (Formular T-10a) festgelegt, der vom Generaldirektor des Unternehmens oder einer von ihm bevollmächtigten Person oder dem Direktor des Joint Ventures des Unternehmens in Anwesenheit von genehmigt wird eine vom Generaldirektor spätestens zwei Wochen vor dem Kalendertag ausgestellte Vollmacht. Der Urlaubsplan wird verwendet, um Informationen über den Zeitpunkt der Verteilung des bezahlten Jahresurlaubs der Mitarbeiter aller Strukturbereiche des Unternehmens für das Kalenderjahr pro Monat wiederzugeben. Bei der Erstellung werden die aktuelle Gesetzgebung, die Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt.
Der Urlaubsplan wird von Mitarbeitern der Unternehmensleitung erstellt, von den Leitern der Strukturabteilungen gebilligt und unter Berücksichtigung der Meinung des gewählten Gewerkschaftsgremiums des Joint Ventures vom Generaldirektor des Unternehmens oder einer bevollmächtigten Person genehmigt von ihm oder vom Direktor des Joint Ventures der Gesellschaft in Gegenwart einer vom Generaldirektor der Gesellschaft ausgestellten Vollmacht.
Bei einer Verschiebung des Urlaubszeitraums auf einen anderen Zeitpunkt werden mit Zustimmung des Arbeitnehmers und des Leiters der Struktureinheit entsprechende Änderungen des Urlaubsplans vorgenommen.
Der Beginn des Urlaubs muss dem Arbeitnehmer spätestens 2 Wochen vor Urlaubsbeginn mitgeteilt werden.
4.11. Eine Anordnung (Anweisung) zur Belohnung eines Mitarbeiters des Unternehmens wird in einem einheitlichen Formular T-11 erstellt. Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Artikel 191) fördert der Arbeitgeber Arbeitnehmer, die ihre Arbeitspflichten gewissenhaft erfüllen (Dankbarkeit zeigen, eine Prämie auszahlen, ein wertvolles Geschenk oder eine Ehrenurkunde überreichen und sie für den Titel des Arbeitnehmers nominieren). der Beste im Beruf). Für besondere Arbeitsleistungen für die Gesellschaft und den Staat können die Mitarbeiter des Unternehmens für staatliche Auszeichnungen nominiert werden.
Grundlage für die Erteilung solcher Anordnungen sind die Darstellungen der Geschäftsführer des Gemeinschaftsunternehmens, bei Vorliegen einer vom Generaldirektor erteilten Vollmacht, Vermerke, Akte, Beschlüsse der Gewerkschaftsausschüsse des Gemeinschaftsunternehmens, des Rates der Arbeitskollektiv. Ein Mitarbeiter der Abteilung erstellt auf der Grundlage der Vorlage und des Beschlusses des Generaldirektors oder des Leiters des Joint Ventures in Gegenwart einer vom Generaldirektor ausgestellten Vollmacht einen Anreizauftrag. Die Bestellung muss einen Hinweis auf die Art der Zuwendung enthalten (Dankbarkeit, wertvolles Geschenk, Ehrenurkunde, Prämie etc.)
Das Original der Bestellung verbleibt zur Aufbewahrung in der Unternehmensleitung. Auf dieser Grundlage werden Informationen über die Beförderung in das Arbeitsbuch, die Personalkarte f.T-2 des Mitarbeiters des Unternehmens, eingetragen.
4.12. Eine Anordnung zur Verhängung einer Disziplinarstrafe wird in Textform auf einem Anordnungsformular auf der Grundlage des Beschlusses des Generaldirektors der Gesellschaft oder einer von ihm bevollmächtigten Person, Erläuterungen und Berichten erstellt. Disziplinarmaßnahmen werden spätestens einen Monat nach Feststellung des Fehlverhaltens verhängt, wobei die Krankheitszeit des Arbeitnehmers, sein Urlaubsaufenthalt sowie die Zeit, die für die Berücksichtigung der Meinung des Vertretungsorgans erforderlich ist, nicht mitgerechnet werden Mitarbeiter. Für die Begehung eines Disziplinarvergehens, d.h. Bei Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäßer Erfüllung der ihm übertragenen Arbeitspflichten durch einen Mitarbeiter des Unternehmens hat der Arbeitgeber das Recht, die folgenden Arten von Disziplinarstrafen zu verhängen:

1. Kommentar;
2. Tadel;
3. Kündigung aus triftigen Gründen.

Die Strafe kann nicht später als sechs Monate nach Begehung der Straftat und auf der Grundlage der Ergebnisse einer Prüfung oder Inspektion finanzieller und wirtschaftlicher Aktivitäten verhängt werden – spätestens jedoch zwei Jahre nach Begehung der Straftat.
Für jedes Vergehen kann nur eine Disziplinarstrafe verhängt werden.
Eine Anordnung zur Verhängung einer Disziplinarstrafe wird unter Angabe der Gründe für ihren Erlass innerhalb von drei Arbeitstagen ab dem Datum ihrer Erteilung dem zu bestrafenden Arbeitnehmer gegen Unterschrift bekannt gegeben (mitgeteilt). Verweigert der Arbeitnehmer die Unterzeichnung der Bestellung, wird ein entsprechendes Gesetz erstellt.
Die erste Ausfertigung der Bestellung verbleibt zur Aufbewahrung im Amt in der Bestelldatei.
4.12.1. Vor der Verhängung einer Strafe muss eine schriftliche Erklärung des Mitarbeiters des Unternehmens eingeholt werden. Verweigert ein Arbeitnehmer die Abgabe einer solchen Erklärung, wird ein entsprechendes Gesetz erlassen. In der Erläuterung werden die Gründe für den Vorfall erläutert – Verstoß gegen die Arbeitsdisziplin, Nichterfüllung einer Aufgabe usw. Die Erläuterung wird eigenhändig in einer Kopie verfasst.
4.12.2. Ein Bericht über Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin wird vom Leiter einer Struktureinheit des Unternehmens auf der Grundlage einer Erläuterung eines Mitarbeiters des Unternehmens erstellt. Der Leiter der Struktureinheit legt dem Generaldirektor der Gesellschaft oder dem Direktor des Joint Ventures bei Vorliegen einer vom Generaldirektor erteilten Vollmacht Erläuterungen und Berichte zur Prüfung und Beschlussfassung vor. Der Beschluss wird auf einem Vermerk festgehalten und muss eine Entscheidung über die Art der Disziplinarstrafe enthalten.

5. UNTERLAGEN ZUR PERSONALBUCHHALTUNG.

5.1. Das Arbeitsbuch eines Mitarbeiters ist das wichtigste Dokument über die Arbeitstätigkeit und die Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Arbeitsbücher werden gemäß den „Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber“, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 (in der jeweils gültigen Fassung), geführt am 6. Februar 2004)
5.2. Eine Personalakte ist eine Reihe von Dokumenten, die vollständige Informationen über den Mitarbeiter und seine Arbeitstätigkeit enthalten. Die Personalakten werden mit dem Ziel geführt, alle Informationen über einen Mitarbeiter in einem separaten Komplex (Dossier) zu bündeln.
5.2.1. Es werden Personalakten für Führungskräfte, Fachkräfte und finanziell Verantwortliche geführt.
5.2.2. Die Personalakte wird nach Erteilung des Arbeitsauftrags erstellt, während der gesamten Beschäftigungszeit des Arbeitnehmers erstellt und durch Dokumente ergänzt, die die Arbeitstätigkeit charakterisieren.
5.2.3. Zu den Personalakten des Arbeitnehmers gehören folgende Dokumente:
internes Inventar der Falldokumente;
Ergänzung zum persönlichen Personalblatt;
persönliches Personaldatenblatt;
Autobiographie;
eine Kopie der Bildungsdokumente;
eine Kopie des Dokuments (oder eines Auszugs daraus) zur Bestätigung der Stelle (in den gesetzlich vorgesehenen Fällen);
Referenz- oder Empfehlungsschreiben;
Bewerbung für einen Job;
Arbeitsvertrag (Vertrag);
eine Kopie des Arbeitsauftrags.
Zukünftig werden in der Personalakte folgende Dokumente in chronologischer Reihenfolge abgelegt:
Bestätigung von Änderungen in den biografischen Daten des Arbeitnehmers (Kopie der Heiratsurkunde (Scheidung), Geburtsurkunden von Kindern usw.);
Charakterisierung der geschäftlichen und persönlichen Qualitäten des Mitarbeiters (Eigenschaften, Bewertungen, Darstellungen, Zertifizierungsblätter, biografische Informationen usw.).
5.2.4. Die Personalakten der Mitarbeiter werden 75 Jahre lang aufbewahrt, die Personalakten der Führungskräfte der Organisation dauerhaft.
5.2.5. Persönliche Dateien werden im Amt als streng meldepflichtige Dokumente gespeichert. Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Personalakten liegt beim Abteilungsmitarbeiter, der für die Führung der Personalakten zuständig ist.
5.3. Buchhaltungsjournale (Bücher) – dokumentieren die wichtigsten Vorgänge im Personalverkehr. Zu den Buchhaltungsunterlagen gehören:
persönliche Karten f.T-2;
Protokoll der Personalaufträge;
Journal zur Registrierung von Arbeitsverträgen;
Verzeichnis der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen;
Protokoll der Urlaubsbestellungen;
Protokoll der eingehenden Dokumentation;
Protokoll der ausgehenden Dokumentation;
Arbeitsbücher der Arbeitnehmer;
ein Buch zur Buchführung über die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dafür;
5.3.1. Die Personalkarte des Mitarbeiters des Unternehmens wird in der einheitlichen Form T-2 (Anhang 10) ausgestellt. Der Personalausweis wird von einem Mitarbeiter der Unternehmensabteilung in einer Kopie, handschriftlich (leserlich), vollständig formuliert, ohne Abkürzungen, auf der Grundlage der entsprechenden Dokumente (Reisepass, Arbeitsbuch, Militärausweis, Ausbildungsdokument usw.) ausgefüllt.
Alle späteren Änderungen der persönlichen Biografie- und Buchhaltungsdaten des Mitarbeiters des Unternehmens müssen unverzüglich in der Personalkarte berücksichtigt werden.
5.3.2. Ein Mitarbeiter der Unternehmensabteilung trägt Informationen über Einstellung, Versetzung, Entlassung und Annahme von Arbeitsbüchern und deren Kopien in die Buchhaltungsjournale ein.
Alle Buchhaltungsunterlagen sollen die Sicherheit der Informationen über das Personal des Unternehmens gewährleisten. Sie werden 75 Jahre lang aufbewahrt, das Arbeitsbuch wird 50 Jahre lang aufbewahrt.
5.4.1. Bei Beendigung eines Arbeitsvertrags ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer am Tag der Entlassung (letzter Arbeitstag) ein Arbeitsbuch und auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers Kopien der arbeitsbezogenen Dokumente auszuhändigen (Artikel 62 des Arbeitsgesetzbuchs). Kodex der Russischen Föderation). Der Antrag wird vom Arbeitnehmer in freier schriftlicher Form verfasst, mit genauer Angabe der konkreten Arten von Dokumenten, von denen der Arbeitnehmer Kopien erhalten möchte, und einer Begründung der entsprechenden Anforderung unter Bezugnahme auf Artikel 62 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Russische Föderation und wird spätestens drei Tage vor dem Entlassungstermin eingereicht.
5.4.2. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation sieht zusätzlich die Verpflichtung des Arbeitgebers vor, dem Arbeitnehmer eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie der Anordnung (Anweisung) über die Einstellung auszustellen (Artikel 68 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). ; Arbeitsbuch und andere arbeitsbezogene Dokumente bei Beendigung des Arbeitsvertrags auf Initiative des Arbeitnehmers (Artikel 80 Teil 5 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation); Kopien aller Aufzeichnungen, die die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers enthalten, außer in den durch Bundesgesetze vorgesehenen Fällen (Artikel 89 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen innerhalb von drei Tagen ab dem Datum der Einreichung des entsprechenden Antrags Kopien der arbeitsbezogenen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, ohne vom Arbeitnehmer hierfür eine Vergütung zu verlangen.
5.4.3. Die Beglaubigung von Kopien im Zusammenhang mit der Arbeit kann je nach Art des Dokuments durch den Personaldienst oder die Buchhaltung des Unternehmens oder des OSP erfolgen.

6. ORGANISATION DES DOKUMENTENFLUSSES

6.1. Die gesamte bei der Unternehmensleitung eingegangene Korrespondenz wird im Journal der eingehenden Dokumente erfasst.
6.2. Vom Leiter der Gesellschaft oder dem Leiter des Joint Ventures unterzeichnete Unterlagen zu Personalangelegenheiten, die im Vorliegen einer vom Generaldirektor erteilten Vollmacht unterzeichnet wurden und zur Weiterleitung an Drittorganisationen bestimmt sind, werden an die Generalabteilung weitergeleitet an das Unternehmen, wo sie im Journal der ausgehenden Dokumente registriert, für den Versand vorbereitet und versendet werden.
Kopien der gesendeten Personalkorrespondenz mit Visa werden in den Akten der Unternehmensverwaltung aufbewahrt.

7. ERSTELLUNG EINER FALLNOMENKLATUR UND BILDUNG DER FÄLLE

7.1. Die Organisation von Dokumenten in der Personalaktenverwaltung ist eine Reihe von Arbeitsarten, die die Sicherheit, Systematisierung von Dokumenten, die Bildung und Registrierung von Akten in der Personalaktenverwaltung und deren Übermittlung an das Zentralarchiv des Unternehmens gemäß den festgelegten Anforderungen gewährleisten nach staatlichen Standards für Dokumente sowie methodische Dokumente zum Archivgeschäft. Die wichtigsten Arbeitsarten, die die korrekte Organisation von Dokumenten in der Personalaktenverwaltung gewährleisten, sind die Erstellung einer Fallnomenklatur und die Fallbildung.
7.2. Nomenklatur der Akten – eine systematisierte Liste der Namen der im Unternehmen geöffneten Akten mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen, erstellt in der vorgeschriebenen Weise.
Die Aktennomenklatur dient der Organisation der Gruppierung ausgeführter Dokumente in Akten, der Systematisierung und Erfassung von Akten, der Festlegung ihrer Aufbewahrungsfristen und ist Grundlage für die Erstellung von Inventaren dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfälle sowie für die Erfassung vorübergehender (bis zu 10 Jahre inklusive) Aufbewahrungskoffer .
7.3. Die Gruppierung der ausgeführten Dokumente in Fälle erfolgt nach der Nomenklatur der Fälle.
Bei der Fallbildung sind folgende Regeln zu beachten:
in den Fall nur ausgeführte, ordnungsgemäß ausgeführte Dokumente gemäß den Überschriften der Fälle gemäß der Nomenklatur einlegen;
alle Dokumente im Zusammenhang mit der Lösung eines Problems zusammenstellen;
Dokumente desselben Kalenderjahres in einem Fall zusammenfassen, mit Ausnahme übertragbarer Fälle;
Gruppieren Sie Dokumente zur dauerhaften und temporären Speicherung getrennt in Dateien. Zurückzugebende Unterlagen, Ausfertigungen oder Entwürfe dürfen nicht in die Akte aufgenommen werden.
7.4. Vom Zeitpunkt der Gründung bis zur Übergabe an das Zentralarchiv der Gesellschaft werden die Akten am Ort ihrer Gründung aufbewahrt.
Die Weitergabe von Fällen an andere Abteilungen oder Drittorganisationen erfolgt mit Genehmigung der Geschäftsleitung. Für den ausgestellten Fall wird eine Karte erstellt – ein Ersatz für den Fall. Fälle werden gemäß den Gesetzen an Drittorganisationen weitergeleitet.
Die Entnahme von Unterlagen aus den Dauerspeicherakten ist in Ausnahmefällen zulässig und erfolgt mit Zustimmung des Leiters des Unternehmens oder Joint Ventures, bei Vorliegen einer vom Generaldirektor ausgestellten Vollmacht, mit der obligatorischen Hinterlassenschaft in der Akte einer beglaubigten Kopie des Dokuments und einer Urkunde über die Gründe für die Ausstellung des Originals.

8. VERFAHREN ZUR VORBEREITUNG UND ÜBERGABE VON FÄLLEN ZUR AUFBEWAHRUNG AN DAS ZENTRALE ARCHIV DER GESELLSCHAFT

8.1. Um den Wert von Personaldokumenten zu ermitteln, diese für die Aufbewahrung im Zentralarchiv des Unternehmens auszuwählen und Aufbewahrungsfristen festzulegen, wird eine Wertprüfung der Dokumente durchgeführt.
Die Auswahl der Personaldokumente zur dauerhaften Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage von Dokumentenlisten mit Angabe der Aufbewahrungszeiträume und der Nomenklatur der Unternehmensakten durch eine blattweise Durchsicht der Akten.
Auf der Grundlage der Ergebnisse der Wertprüfung von Dokumenten werden Inventare der dauerhaften, vorübergehenden Aufbewahrung und Personalakten erstellt sowie Gesetze über die Zuweisung von Fällen zur Vernichtung erlassen.
8.2. Jährlich werden Inventare für abgeschlossene Akten der dauerhaften, vorübergehenden Aufbewahrung und für das Personal des Unternehmens erstellt, die die gemäß diesen Anforderungen erstellte Wertprüfung bestanden haben.
Bei der Erstellung einer Fallinventur sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
die Fallüberschriften werden gemäß dem anerkannten Systematisierungsschema auf der Grundlage der Fallnomenklatur in das Inventar eingetragen;
Die Inventarspalten werden streng nach den Angaben auf dem Kofferumschlag ausgefüllt.
Fallinventare werden nach dem festgelegten Formular in dreifacher Ausfertigung erstellt.
8.3. Dokumente, die im Rahmen der Tätigkeit des Personaldienstes des Unternehmens erstellt werden und von historischer, sozialer und wirtschaftlicher Bedeutung sind, unterliegen unabhängig von der Entstehungszeit, dem Aufbewahrungsort, der Technologie und der Art der Informationssicherung der Übergabe zur Aufbewahrung an das Staatsarchiv des Unternehmens Tschuwaschische Republik.
Die Übergabe der Fälle erfolgt nach Bestandsaufnahme.