Ärisuhtlus meili teel on iga kaasaegse inimese elu lahutamatu osa: kirjutame kolleegidele tööl, juhtkonnale, klientidele, äripartneritele, inimestele, kes meid tunnevad, ja neile, kes meid veel ei tunne. Mis on ärieetika elektroonilises kirjavahetuses ja kui vajalik on see edukaks äritegevuseks?

Iga täht on meie visiitkaart ja meie äripositsiooni peegeldus. Ja kui meie jaoks on oluline, et see visiitkaart näeks korralik välja ning äriasend aitaks kaasa suhtlemise mugavusele ja produktiivsusele, siis heade kommete põhireeglite tundmine ja nende järgimine igapäevases kirjavahetuses on edu kõige olulisem tingimus.

Elektroonilise ärikirjavahetuse osas kehtivad samad reeglid ja eeskirjad, mida äriringkond tegutseb ka mis tahes muus ärilise suhtluse vormis: telefoni teel suheldes, läbirääkimistel jne. Minu arvates põhineb ärimeili kirjavahetuse eetika mitmel vankumatul põhimõttel:

1. Vastaste vastastikune austus üksteise isiksuse ja äripositsiooni suhtes.
2. Tähelepanu vastase ärihuvidele.
3. Privaatsusprobleemide tähtsuse mõistmine.
4. Täpsus infovahetuses.

Vaatleme praktilisi vahendeid nende põhimõtete rakendamiseks

1. Kompetentselt ja selgelt kujundatud “Teema” / “Teema” väli

Teema täpsustamine säästab adressaadi aega, võimaldades koheselt hinnata saabunud kirja sisu ja otsustada selle lugemisel kiiresti selle prioriteedi üle.

2. Tervitused ja isiklik pöördumine adressaadile/saajatele

Loob usaldust ja annab kirjale isikupära. Adressaadi nime eiramist tajutakse ebakorrektsusena.

3. Adresseerimise täpsus

Väljade „To”, „Cc” ja „Bcc” korrektne täitmine on tõhusa ja eetilise suhtluse kõige olulisem vahend. Nende valdkondadega töötamisel vigade vältimiseks peate teadma nende eesmärki, mis on tänapäevases ärikeskkonnas üldiselt aktsepteeritud:

• kui teie nimi on otsese adressaadi väljal (“Saaja”), tähendab see, et kirja saatja ootab sinult vastust oma küsimusele;
• kui sellele väljale on paigutatud mitu adressaati, tähendab see, et kirja saatja ootab vastust igalt või mõnelt adressaadilt;
• Kui teie nimi on sisestatud väljale "Cc", tähendab see, et saatja soovib, et oleksite probleemist teadlik, kuid ta ei oota teilt vastust. Ärge sisestage kirjavahetuse teemat, kui teie nimi on väljal "Koopia". Kui otsustate siiski kirjavahetusse astuda, oleks heade kommete märgiks alustada kirja ühega järgmistest fraasidest: “Las ma liitun selle teema aruteluga...”, “Vabandage sekkumise pärast...”, “Las ma avaldan oma arvamust...”.

Erilist tähelepanu eetika seisukohalt on „pimekoopia” valdkond. See on ärieetika seisukohalt kõige “haavatavam” meilitööriist, sest... seda välja tajutakse tavaliselt salajase kontrolli ja teabe vahendina. Pimekoopia saajad ei ole teistele adressaatidele nähtavad. Mõned eetiliste küsimuste suhtes tundlikud ettevõtted keelavad selle tööriista kasutamise ettevõtte kirjavahetuses. Erandiks on masspostitused (näiteks kutsed). Neid saadetakse suurele hulgale adressaatidele, kuid meiliaadressid ei tohiks olla kõigile nähtavad.

On ettevõtteid, kes kohtlevad "Bcc" välja rahulikumalt, järgides järgmisi universaalseid reegleid:

• väljale “Pimekoopia” märgitakse adressaadid (varjatud adressaadid), kes peaksid kirjavahetusest teadlikud olema, kuid nende teadlikkus ei tohiks olla otsestele adressaatidele ilmne;
• kirja saatmine täidetud väljaga “Pimekoopia” eeldab eelkokkulepet või kirja autori ja varjatud saajate hilisemat teadlikkust selle teabevormi põhjusest ja eesmärgist;
• varjatud adressaat ei tohiks sisestada kirjavahetuse teemasse BCC väljalt.

4. Reageerimise kiirus

Kirjale vastamise aeg on üks teie positsiooni näitajaid partnerite ja klientide ärihuvide suhtes. Ettevõtetel on selles osas erinevad standardid. Vastuvõetav vastamis-/reageerimisaeg kirjale on kahe kuni kolme tunni jooksul. Kui saate kirja saades ja seda lugedes saate aru, et te ei saa sellele 24 tunni jooksul vastata, siis hea vormi reegel oleks saata adressaadile teave, et olete tema kirja kätte saanud ja vastate sellele: "Sain kirja. Vastan täna päeva jooksul" või "Sain kirja. Vastamiseks on vaja lisateavet. Püüan vastata hiljemalt...”

Meie pakume

5. Õige töö teabega (maht, keel, struktuur, formaat)

Teabe esitamise iseloom ja eripära kirja tekstis on ka tööriist ja näitaja teie võimest ja soovist pidada kirjavahetust adressaadi suhtes võimalikult korrektselt ja lugupidavalt:

• maksimaalne mugavus kirja mahu lugemisel, mis mahub "ühele ekraanile", maksimaalne - ühe A-4 formaadis lehe tekstimahus;
• saadetud manuste maht ei tohi ületada 3 MB (suuremad failid võivad tekitada probleeme, kuna need ei pruugi adressaadi meiliserverit läbida);
• Parem on saadetud failid “pakkida” universaalsetesse kodeeringustesse: Zip või rar (muud laiendid võivad edastamise ajal blokeerida või ära lõigata ja adressaadile probleeme tekitada);
• adressaadi kirjale vastates tuleks teie vastuse tekst paigutada kirja ülaossa (algusesse), mitte alla (see säästab adressaati eelnevat kirja teksti kerimisest). kirjavahetus teie kirjutatud vastuse otsimiseks);
• Adressaadi kirjale vastamist ei tohiks alustada uue kirjana (ilma kirjavahetuse ajalugu salvestamata). Selline vastus sunnib adressaati raiskama aega algse sõnumi otsimisele;
• Kirjutada tuleb adressaadile võimalikult arusaadavas keeles. Igal konkreetsel juhul lahendatakse professionaalse, ettevõttesisese sõnavara, slängi, lühendite ja anglitsismide (inglise keelest laenamine mis tahes muus keeles) kasutamise asjakohasuse kohta.

Kui slängi ja lühendite kasutamine suurendab kirjavahetuse kiirust ja efektiivsust, siis on slängi kasutamine aktsepteeritav ja eetiline. Seega on ettevõttesisene kirjavahetus peaaegu alati täis slängi: see on tuttav ja arusaadav kõigile kirjavahetuses osalejatele ning võimaldab säästa aega. Kuid kirjavahetuses väliste äripartnerite/klientidega on see teema, mis nõuab ettevaatust.

Juhtub, et ilma terminoloogiata ei saa hakkama. Näiteks pakub ettevõte klientidele sellist toodet/teenust nagu veebireklaam ja selliseid mõisteid nagu “meediakontekstuaalne bänner”, “märksõnad”, “negatiivsed sõnad”, “ctr” ei saa millegagi asendada; ärikonteksti ja õpetada klienti nendega koostööd tegema. Sel juhul on oluline, et mõlemad pooled oleksid kannatlikud ning valmis selgitama ja õppima.

Siiski on juhtumeid, kus lühendite ja terminite kasutamist saab ja tuleks vältida.

NÄIDE:

Üks mu sõber otsis 2 päeva vastust küsimusele: mis on ASAP. Ta valmistas kirjastusele ette materjale ja viimases kirjas kirjutasid nad talle: " Masha, palun saatke kõik oma materjalid võimalikult kiiresti" Masha otsustas, et see on talle tundmatu vormingu tähistus, millesse tekst tuleb tõlkida. Aeg, mille Masha kulutas "dešifreerimisele" ja kirjastaja palve rahuldamisele, võttis 2 päeva. Kujutage ette Masina tüütust, kui ta 2 päeva pärast avastas, et salapärase "asap" taga oli ingliskeelses keskkonnas laialdaselt kasutatav lühend " niipea kui võimalik» – « nii kiiresti kui võimalik».

NÕUANNE:ärge kuritarvitage väliste klientide ja partneritega kirjavahetuses anglitsismi, eritermineid ja ettevõttesiseseid lühendeid.

6. Allkirja ja kontaktandmete olemasolu

See on vajalik atribuut, mis peaks lõppema iga teie tähega. Allkirjaplokki tuleb panna järgmine teave:

1. Teie ees- ja perekonnanimi.

See muudab kirjavahetuse isikupäraseks, mis mõjutab suhtlemise tõhusust ja psühholoogilist mugavust. Teie allkirjas ei tohi kasutada lühendeid. Selle asemel, et T.L. Vorotyntseva kirjutan oma allkirja Tamara Leonidovna Vorotyntseva (või Tamara Vorotyntseva), et adressaat mõistaks, kuidas minuga vastuskirjas ühendust võtta.

1. Märkige oma positsioon.

Seda tehes lasete saajal mõista oma volituste ja professionaalse pädevuse piire probleemide lahendamisel.

1. Kontaktkoordinaadid (telefon, e-post, ettevõtte nimi ja aadress, selle veebisait).

Seda tehes annate adressaadile võimaluse vajadusel täiendavaks operatiivsuhtluseks.

Kõike eelnevat kokku võttes ja omades aastatepikkust kogemust kirjavahetuse jälgimisel erinevates ettevõtetes, võin julgelt väita järgmist: eetilised standardid tänapäeva äriringkondades pole mitte ainult ja mitte niivõrd heade kommete nominaalsed atribuudid, vaid praktilised tööriistad. elule, mis võimaldavad muuta ärisuhtluse korrektseks, kiireks, mugavaks ja lõppkokkuvõttes tõhusaks.

Pöörake tähelepanu Tamara Vorotyntseva läbiviidud koolitusele.

Artiklid

Ärikirjavahetus on ettevõtte ja äriinimese kuvandi lahutamatu osa. Kontakti loomine, sidemete hoidmine, äriteemade kirjalik läbiarutamine on mõnikord eelistatav ja sageli lihtsalt vajalik, seetõttu peab ärikirjavahetuses tekkiv kuvand täielikult vastama elavas suhtluses tekkivale välisele kuvandile. Samas on ärikirjavahetuses reeglite ja nõuete järgimine kohustuslik mitte ainult üldpõhimõtetes, vaid ka pisiasjades ja detailides.

Ärikirjavahetuse põhimõtted ja etikett

Ärikirjavahetuse etikett ei erine üldjuhul ärisuhtluse üldistest nõuetest. Siin on selle peamised põhimõtted:

• viisakus, austus,
• eesmärkide seadmise selgus,
• orienteeritud tulemusele ja kontaktile orienteeritud,
• vastutustundlik suhtumine teiste inimeste aega ja kohustustesse,
• loogiline järjepidevus ja täpsus,
• faktiline spetsiifilisus,
• kirjaoskus,
• tooni neutraalsus, rangus ja kõne formaalsus,
• alluvuse ja traditsioonide järgimine.

Need nõuded ei ole originaalsed, kuid nende täitmine tagab konstruktiivse suhtluse partnerite ja klientidega.

Tähevorm ja keelevalemid

Kirjaplangi kirjaplank on ettevõtte nägu, seega on selle kohustuslikud atribuudid kirjaoskus, detailide täpsus, väline korralikkus ja disaini tagasihoidlik originaalsus.

Olenemata sellest, kas tegemist on vormi nurga- või pikisuunalise versiooniga, organisatsiooni täisnimi, posti-, tegelik ja ametlik aadress, telefon, faks, e-posti aadressid ja ametliku elektroonilise lehe aadress peavad olema kergesti loetavad. Üksikasjade loetelu ei ole rangelt reguleeritud, kuid andmete täielikkus tundub alati soodsam.

Viitamiseks: Soovitav on ka teave kirjavahetuse registreerimise kohta - kuupäeva, numbri kohta loendis, konkreetse täitja kohta, kes koostas dokumendi saatmiseks. Kui see on vastuskiri, siis on vajalik viide taotluse kirjale.

Ärikirjas on võimalik märkida ka žanr, mis lihtsustab kirjavahetuse vormistamist: infokiri, ettepanek, palve, avaldus, vabandus, kaastunne, tänu.

Kiri organisatsiooni ametlikul kirjaplangil

Kirja esimene osa on aadress, mille valem sisaldab adressaadi nime ja isanime või ametlikumat versiooni - sõna "härra".

• Kallis Fedor Fedorovitš!
• Lugupeetud härra Smirnov!
• Lugupeetud härra direktor!

Kirja põhiosa - informatiivne - sisaldab lühikest, arusaadavat ja kokkuvõtlikku sõnumit ning selgeid ülesandeid: anda teavet, täpsustada teavet, lahendada tarneprobleem jne. Kui kiri sisaldab keeldumist, siis on õige alustada esimest poolt selge ja tõendusliku põhjendusega. Sõltuvalt valitud toonist võivad keelevalemid olla erinevad:

• Ettevõte palub küsimust kaaluda...
• President ja juhatus soovivad end teavitada...
• Palun kaaluge võimalust...
• Palun vastake esimesel võimalusel...

Kirja viimane osa on tänu, vabandus, kinnitus, et probleem laheneb esimesel võimalusel, ja lootus edasisele koostööle.

Ärikirjad nõuavad ametlike protseduuride järgimist: kui kiri nõuab juhi allkirja, siis peab sellele alla kirjutama juhataja (vähemalt tema asetäitja).

Interneti-ärietikett ja ärimeilid

Elektroonilised kirjad, nagu ka paberkirjad, koosnevad mitmest olulisest elemendist, mis nõuavad pädevat täitmist sugugi mitte spekulatiivsete reeglite tõttu, vaid just seetõttu, et need elemendid võivad olla informatiivsed ja kasulikud ning praktilisest seisukohast väga mugavad. Korrektne kiri tagab korrektse ja kiire vastuse ning probleemi konstruktiivse lahenduse.

Võrdluseks: Ettevõtetel on sageli oma meiliserverid ja -programmid, samuti töötatakse välja korporatiivne e-kirjade vormindamise stiil ja kirjavahetuse sisereeglid, mis tavaliselt ei lähe vastuollu standardsetega, vaid täiendavad neid.

1. Adressaat: Adressaadi reale on tavaks märkida üks aadress.

See ei näita mitte ainult lugupidavat suhtumist vestluspartnerisse, vaid kaitseb teda kae— mailrämpsposti, tarbetute kirjade ja uudishimulike pilkude eest.

1. Adressaadi kirja koopia täidetakse konkreetsel eesmärgil.

Saates kirja põhiadressaadile ja märkides lahtrisse "koopia" teise, teavitab adressaat teist vestluspartnerit toimuvast, kuid ei nõua temalt vastamist ega otsest kirjavahetuses osalemist.

1. Teema rida: spetsiifilisus ja kordumatus.

Teema ülim konkreetsus peaks aitama nii adressaadil kui ka adressaadil arutlusteemas navigeerida ning eristada paljusid probleeme ja ülesandeid: mitte ainult „Katja aruanne“, vaid „2015. aasta mai aruanne. Mustand“. Pange tähele: nimi on sel juhul kasutu, kuna adressaat on adressaadile juba meilikasti nimest selge.

1. Meili sisu peaks sisaldama kolme põhielementi.

Esiteks tervitus (kui see on näiteks selle päeva esimene täht) ja aadress (igas kirjas). Teiseks küsimuse püstitus: enda esitlus (kui kiri on esimene), lahendatavate ülesannete meeldetuletus, probleemi või selle lahenduse kirjeldus. Kolmandaks taotlus või julgustus tegutseda.

1. Meili lugemise teavitusfunktsioon nõuab tundlikkust.

Seda tuleks kasutada juhul, kui kiri on tõesti oluline, kuid selle kättesaamist ei saa näiteks telefoni teel küsida. See funktsioon paneb vastuvõtjale tavaliselt ebaselgeid, ebamääraselt sõnastatud psühholoogilisi kohustusi, mistõttu ei tohiks seda kuritarvitada. Õige ja vähem kategooriline variant on viisakas palve kirja lõpus anda märku, et see on läbi loetud.

1. Allkiri nõuab kokkuvõtlikkust ja samas mahutavust.

Sõnastus võib sisaldada standardvalemit "Austusega" või piirduda perekonna- ja eesnimega. Allkiri, sealhulgas nimi, ametikoht, organisatsiooni nimi ja kontaktandmed, ei tohi ületada 7 rida. Soovitav on lisaks postkastile märkida ka alternatiivsed kontaktandmed: telefon,Skype, ICQ, teised populaarsed sõnumitoojad.

1. Manused: peamine on hoiatada ja faile õigesti nimetada.

Netikett nõuab teavet kirjale lisatud failis oleva dokumendi kohta: vormingu, mahu ja sisu kohta. Investeering ei tohiks olla suurem kui 3-5Mb. Selle pealkiri, nagu ka kirja teema, peaks olema äärmiselt lühike, konkreetne ja kordumatu.

Tavaline meilitüüp

Netiketis oleva kirja reaktsiooniaeg erineb ajastväljas— rida. Kaks kuni kolm tundi on mugav aeg kiireloomulisele kirjale vastuse ootamiseks. Vastuseks kiireloomulistele või olulistele sõnumitele piisab mõnikord selle hoiatamiseste— mailsaadud teavet ja arvesse võetud. Kui probleem nõuab pikka kaalumist, peab adressaat oma vestluspartnerit teavitama küsimusele vastamiseks kuluvast ajast.

Viide: üks päev on mugav aeg meilidele vastamiseks. Kui 3 päeva jooksul vastust ei saada, lubavad etiketireeglid saata teine ​​kiri või võtta adressaadiga ühendust alternatiivse suhtlusallika kaudu - telefoni,Skype, ICQ. Vaikimist 5-7 päeva või vastuseks korduvale soovile võib pidada soovimatuseks ärikirjavahetust jätkata.

Äriinimese ja ettevõtte maine ei seisne mitte ainult äritegevuse efektiivsuses ja tulemuslikkuses, vaid ka äriläbirääkimiste mis tahes etapi pisiasjadest ja nüanssidest. Ärikirjavahetuse põhimõtete järgimist nõutakse igalt ettevõtte esindajalt: alaealisest ametnikust suhtekorraldaja ja ettevõtte juhini.

Video: kuidas kirjutada ärikirju selgelt, selgelt ja arusaadavalt

Ärietikett ei laiene mitte ainult inimkäitumisele ühiskonnas inimestevahelisel isiklikul suhtlemisel, vaid kehtestab ka reeglid, mida tuleb kirjalikult suheldes järgida. See, kuidas korrektselt ja nõuetekohast ärikirjavahetust pidada, huvitab kõiki, kes on seotud kutsetegevusega või suhtlevad aktiivselt erinevate ametiasutustega, oma probleeme lahendades, näiteks teenuse tarbijana.

Ärikirjavahetuse eelised muude teabeedastusviiside ees

Hoolimata asjaolust, et ärikirjade koostamine võtab aega, on sellel teabeedastusviisil vaieldamatud eelised.

• Neid saab kasutada olulise ametliku ja konfidentsiaalse teabe edastamiseks, mida ei saa suuliselt edastada.
• Loodud sõnumeid saab pikka aega salvestada, saate nende juurde naasta ja sisu uuesti üle vaadata.
• Sama tekstiga saab kirja saata korraga mitmele adressaadile, mis säästab oluliselt aega samateemaliste kirjade koostamisel ja saatmisel.

Ärikirjavahetus on kirjalik ärisuhtluse liik ametliku ärilise iseloomuga teabe vahetamiseks.

Juba kirjavahetuse formaalsuse mõiste tähendab ametliku või muu äriteabe olemasolu selles, mida mingil põhjusel ei saa adressaadile suuliselt või mitteametlikult edastada. Ametliku sõnumi saates rõhutab selle autor oma ärilist suhtumist teemasse. Samal ajal peab ta kas esindama organisatsiooni, näidates ära kõik asjakohased andmed, või tegutsema enda nimel, kirjutades alla oma tegelikule perekonnanimele, eesnimele ja isanimele ning edastades edasiseks teabevahetuseks oma asukohaandmed või kontaktid.

Ärikirjavahetuse klassifikatsioon

Ärisõnumeid saab liigitada erinevalt.

Olenevalt sellest, kas kiri väljub ühe organisatsiooni piiridest, on seda kahte tüüpi:

1. Väline, saadetud kolmandast osapoolest adressaadile.
2. Sisemine, kasutatakse ühes organisatsioonis.

Eesmärgi järgiärisõnum, kirjavahetus jaguneb järgmisteks tüüpideks.

1. Infopost.
2. Kirja sõnum.
3. Avaldus.
4. Päring.
5. Pakkumise kiri.
6. Kutse.
7. Reklaamkiri.
8. Meeldetuletuskiri.
9. Kaebekiri.
10. Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus.
11. Soovituskiri.
12. Etiketi kirjad.

Initsiatiivil Kõik ärisõnumid on jagatud järgmisteks osadeks:

• Algatuskirjad.
• Kirjad on vastused.

Ja lõpuks edastamismeetodi järgi teave:

• Trükitud, kirjaplangiga kirjad toimetatakse kohale kullerite poolt või saadetakse posti või faksiga.
• Meilid.

Infopost

Selle sõnumi põhieesmärk on edastada ametlikku teavet näiteks mistahes muudatuse kohta organisatsiooni tegevuses, millega saaja peab arvestama: asukoha muutus, üksikasjad, mis tahes probleemi lahendamise eest vastutav ametnik. Kirjas võidakse selgitada reeglite, juriidiliste nõuete ja organisatsiooniliste eeskirjade kohaldamist. Lisaks teabeosale endale saab sellele lisada lisasid dokumentidega.

Kirja sõnum

Seda tüüpi kirja sisuks on igasugune teave, mida adressaat vajab ühise eesmärgi raames mis tahes ülesannete või funktsioonide täitmiseks. Saadetava teabe eripära on see, et see on võrdselt nõutud nii saatja kui ka saaja poolt. Sellise sõnumi saab saata ka vastusena ärisuhtluspartneri päringule. Erinevalt uudiskirjast on see alati lühem.

Taotluskiri

Ärikirjavahetus, mis hõlmab mis tahes teenuse või teabe saamiseks taotluse saatmist, näiteks võimaluse kohta osaleda äriüritusel: näitusel, konverentsil, seminaril. Reeglina algatab kiri saajal toimingud nõutud teabe edastamiseks, näiteks: tellimuse või ametliku avalduse esitamine, teenuste eest arve väljastamise rekvisiitide esitamine.

Päring

Täiendava teabe või dokumentatsiooni saamiseks saadetud teade koos nõutud teabe vajaduse kohustusliku põhjendusega.

Pakkumine

Kirjatüüp, milles adressaati kutsutakse üles kaaluma koostöövõimalust, tutvuma teenuse või tootega. Sageli kasutatav vorm äripakkumise saatmiseks. Selle võib saata ennetavalt või päringukirjale vastuse vormis. Selliste sõnumite eripära on see, et neid saab saata korraga mitmele adressaadile. Kui kiri saadetakse potentsiaalsele kliendile esimest korda, sisaldab see reeglina üldist teavet ettevõtte kohta.

See sõnum kutsub adressaadi koosolekule või sündmusele. Kirja eripära on see, et selle vormistamisel on lubatud kasutada vähem formaalseid vorme koos sõnumit kaunistavate lisaelementidega. Samuti pööratakse erilist tähelepanu koosoleku asukoha aadressi, kuupäeva, kellaaja ja marsruudi täpsustamisele.

Meeldetuletuskiri

Selle sõnumi eesmärk on teile meelde tuletada kohustusi, mille saaja on võtnud osana äriprobleemide lahendamisest: tasuda võlg, esitada aruanne, planeerida kohtumine.

Nõue või kaebus

Kaebused esitatakse juhul, kui üks suhtluses osalevatest pooltest ei täitnud oma kohustusi või tegi nende täitmisel vigu. Nõude eripäraks on rikutud tingimuste üksikasjalik kirjeldus, teave kahju hindamise ja tuvastatud rikkumise hüvitamise või parandamise nõuete kohta. Sageli sisaldavad seda tüüpi kirjad manuseid, näiteks fotosid kahjustatud kaubast, koopiaid dokumentidest: lepingud, vastuvõtuaktid.

Garantii

Sellise kirja saatja garanteerib tema poolt lepingu sõlmimisel antud tingimuste täitmise: lubaduse tagastada kaup, tarnida see õigeaegselt, tasuda arve või lõpetada töö kokkulepitud aja jooksul. Garantiikirja saab kasutada vastusena kaebusele.

Ärisõnumi erivorm, milles selle autor soovitab kolmandale isikule või organisatsioonile, pakkudes seeläbi oma tunnuseid. Soovituskirjad on eriti levinud tööle kandideerimisel või ettevõtte teistele klientidele soovitamisel, mis sisaldavad pakutavate teenuste kvaliteedi ja koostöö tunnuste kirjeldust.

Silt

Teatud tüüpi ärisõnumid, mis saadetakse adressaadi jaoks oluliste konkreetsete sündmuste ilmnemisel. Sellesse kirjade kategooriasse kuuluvad õnnitlused pühade ja oluliste sündmuste puhul, tänukirjad töö lõpetamise või projektis osalemise eest, kaastundeavaldused. Olenemata sõnumi kirjutamise põhjusest, on see alati märk tähelepanust adressaadile.

Ärikirja etikett määratleb mitmed põhinõuded sõnumite sisule.

1. Adresseeritavus.
2. Pöördumise eesmärgi selge sõnastus, mis peaks olema selge juba sõnumi algusest peale.
3. Lühidus ja kokkuvõtlikkus. Kiri ei tohiks olla pikk, vastasel juhul ei loeta seda lõpuni või ei uurita tähelepanelikult või ei loeta seda üldse.
4. Info struktureeritud ja loogiline esitamine. Ei tohiks olla juhuslikkust, teemalt teemale hüppamist, kõik kirja osad peaksid olema omavahel seotud.
5. Esitatava teabe spetsiifilisus, tänu millele ei pea adressaat millelegi mõtlema ja kirjaliku teksti täpsustamiseks ei tohiks tekkida lisaküsimusi.

• Austav pöördumine adressaadi poole.
• Ametlik kõne, mis ei sisalda rahvakeelt.
• Esitatava teabe neutraalsus ja emotsionaalse sisu puudumine.
• Kergesti mõistetav tekst, mis ei sisalda adressaadile ebaselgeid termineid.
• Emotikonide kasutamise keeld.
• Pole vigu ega kirjavigu.

Ärikirjavahetuse nüansid

1. Ärikirjade koostamisel on oluline arvestada kirjaliku ärisuhtluse mõningaid omadusi.

Ärikirjavahetuse reeglid lubavad kasutada tüüpfraase.

Näiteks saate adressaati tervitada järgmiselt.

• Tere, kallis Pjotr ​​Semenovitš!
• Tere pärastlõunast, Jelena Petrovna!

Kokkuvõtteks võite kasutada selliseid koostisi nagu

• Lugupidamisega…
• Tänuga…
• Parimate soovidega...

Kirjale vastates saate seda alustada järgmiselt:

• Vastuseks saadud sõnumile...
• Vastavalt teie soovile...
• Täname, et tunnete huvi meie organisatsiooni vastu.

2. Ärge kasutage teksti paksus kirjas ega allajoonimist, et sellele erilist tähelepanu juhtida, ega kasutage seda tehnikat annustes.

3. Emotikone ei kasutata kirjades adressaatidele, kellega pole usalduslikku suhet loodud või tutvumisperiood on lühike. Need jäetakse välja, kui kiri on puhtalt ametlikku laadi.

Ärikirja struktuur

Ärikirjade kirjutamise eetika näeb ette ärisõnumi teatud struktuuri kasutamist.

Kirja peamised osad hõlmavad järgmist:

1. Sissejuhatus, milles märgitakse pöördumise eesmärk.
2. Põhiosa teabega, mis tuleb adressaadile edastada.
3. Lõpuosa koos kirja teksti kokkuvõtte või kokkuvõttega ja teabega selle kohta, millist tulemust sõnumi autor ootab.
4. Lõpplause ja allkiri.

Disainireeglid

Ametlik kirjavahetus peab olema vormistatud vastavalt ärikirjadele esitatavatele nõuetele. Tänapäeval on väga haruldane, et ametlikud sõnumid on kirjutatud käsitsi, enamasti on need loodud arvuti abil.

Kirjad tuleb trükkida organisatsiooni ametlikule kirjaplangile, mis on ettevõtetes olemas valmismallina.

Kirja ülaosas on märgitud teave organisatsiooni kohta: nimi, asukoha postiaadress, telefon, e-posti aadress, pangakonto andmed, veebisaidi Interneti-aadress, logo ja võimalusel ettevõtte tunnuslause. Selle teabe saab paigutada kas vormi vasakusse nurka või pikisuunas lehe ülaossa.

Vormi vasakul küljel on enne põhiteksti algust märgitud registreerimisnumber ja teate registreerimise kuupäev ning paremal - organisatsiooni nimi ning perekonnanimi, initsiaalid ja ametikoha nimetus. isik, kellele sõnum saadetakse.

Näide nurga paigutus:

See võib olla selline:

Pärast põhitekstiosa sisestatakse teave kirja manuste kohta, kui neid on. Kogu tekstiploki lõppu pannakse selle isiku allkiri, kellelt teave saadetakse.

Kui täht on kirjutatud mitmele lehele, peavad need olema nummerdatud.

Selle tulemusena võib täidetud vorm välja näha järgmine:

Ärikirjade näidised

Ärikirjade koostamisel saate valmis näidete abil aimu saada erinevat tüüpi sõnumite loomisest ja minimeerida nende koostamiseks kuluvat aega.

Valmis näidised võimaldavad saada teavet nii kujunduse kui ka nende kirjutamisel kasutatud sõnastuse kohta.

Sõnumi vastus

Vastavalt etiketi nõuetele tuleb vastata igale saabunud ärikirjale. Siiski peate arvestama mitte ainult vastuse andmise nõudega, vaid ka selle kiire saamise vajadusega. Seetõttu on oluline valida õige sõnumi saatmise viis. Kui on vaja vastuseteabe kiiret kättesaamist, on parim võimalus saata kiri e-posti või faksi teel.

Tavaline vastamisaeg ärikirjale vastavalt ärikirjavahetuse reeglitele on üks kuni kolm päeva. Kui selle aja jooksul vastust ei saada, võib saatjale jääda mulje, et saaja ei lugenud tema sõnumit või pole ta valmis kirjavahetuseks. Kui vastamisega hilineb, võimaldab etikett täiendavalt helistada, et veenduda kirja kohaletoimetamises.

Ärikirjavahetus organisatsiooni sees

Organisatsioonisisesel kirjavahetusel on oma eripärad ja see sõltub ettevõttes kehtestatud dokumendivoo nõuetest.

Mõned ettevõtted peavad ametlikku sisemist kirjavahetust, registreerides kõik kirjad spetsiaalsetes ajakirjades. Teistes organisatsioonides võetakse arvesse ainult sisemisi tellimusi ja muud sõnumid saadetakse meili teel ilma registreerimata.

Sisekirjavahetuse osas jäävad kõik väliste adressaatidega sõnumite vahetamist reguleerivad reeglid samaks.

Sisekommunikatsiooni funktsioonide hulka kuuluvad:

• Sõnumite reeglite vähem range jõustamine.
• Kirjade erivormide olemasolu, mida välissuhtluses ei kasutata, näiteks: elektroonilised aruanded või selgitavad märkused.

E-kirjavahetus: millele tähelepanu pöörata

Tänapäeva reaalsuses saadetakse enamik ärikirju e-posti teel ja seetõttu on ärietiketi reeglites sätestatud nõuded elektroonilise ärisuhtluse läbiviimiseks.

1. Kui sõnumeid ei saadeta ettevõtte serveritest, peate oma e-posti aadressi kirjutades olema ettevaatlik. E-posti aadressi nimi peab olema ametlik ja parem on mitte kasutada kõiki kergemeelseid valikuid, näiteks: "krasotka_mary", "superauto" jms.
2. Alati on vaja täita kirja teemaga väli, sõnastada see võimalikult lühidalt ja kokkuvõtlikult.
3. Kui kirjutate vastust, võite tsiteerida algset sõnumit, et adressaat näeks, millistele küsimustele ta vastust soovis. See reegel ei ole range, seda kohaldatakse sõltuvalt ettevõttes aktsepteeritud ärikirjavahetuse standarditest või konkreetse adressaadiga suhtlemise kehtestatud reeglitest.
4. Lugemiskinnituse taotlemiseks on vastuvõetav kasutada meiliprogrammide võimalusi. Seda võimalust ei ole alati vaja kasutada, eriti kui kiri kirjutatakse adresseerimiseks väljaspool organisatsiooni, kuna sel juhul on saaja kohustatud saatma sellise teate, mis võib teda ärritada. Kirja kättesaamisest teatamist paluva sõnumi tekstis on parem kasutada sõnastust: "Palun kinnitage kättesaamine."
5. E-kirja allkirjal on oma omadused. See peaks olema üksikasjalikum kui organisatsiooni kirjaplangil. Ärikirjavahetuses on tavaks mitte ainult kirjale alla kirjutada, vaid allkirja juurde märkida ka organisatsiooni nimi, ametikoht, kontakttelefon ja organisatsiooni veebisait. Sisuliselt asendab see allkirjavorming trükitud vormi päise. Meiliprogrammide võimalused võimaldavad luua allkirjamalli ja kasutada seda automaatse asendamisega igas saadetud sõnumis.
6. Rakendused saadetakse meilisõnumi manusena ja lisatud failide nimed saab tekstis loetleda.

Reeglite tundmine ja nende rakendamine ärikirjas võimaldab saatjal luua äriinimese ja usaldusväärse partneri maine, kes on tähelepanelik selle adressaatidele saadetava teabe suhtes.

Äridokument— juhtimistegevuse, teabe salvestamise ja edastamise peamised vahendid. Dokumendi abil koordineeritakse äritegevust ja kogutakse teavet. Suures organisatsioonis koostatakse tavaliselt juhendid, mis näitavad, kes ametlikult dokumente kirjutab, kes kellele ja millistel juhtudel aru annab, kes kellele infot edastab jne. Üks olulisemaid viise teabe edastamise vormistamiseks on tüüpvormid (blanketid). Vormi eeliseks on see, et selle täitja ei pea mõtlema, millal, kuidas ja millist infot on sel juhul vaja esitada; see säästab palju aega.

Kirjavahetuse osatähtsus ärielus on väga suur.

Kui see on õigesti koostatud, vastab see järgmistele nõuetele:

• esitluse usaldusväärsus ja objektiivsus;
• teabe täielikkus;
• esitluse lühidus (ärikiri ei tohiks võtta rohkem kui lehekülg);
• arutlusvõime ja jutustamise puudumine;
• esitluse tooni neutraalsus, kuid samas ka heatahtlikkus, ebaviisakuse ja iroonia puudumine, pretensioonikus, võltsviisakus;
• olukorra ja faktide loogilise, mitte emotsionaalse-ekspressiivse hindamise vahendite kasutamine.

Ärikirju on mitut tüüpi. Seega ei vaja kirjad, mis sisaldavad hoiatust, meeldetuletust, kutset, kinnitust, keeldumist, kaas-, garantii-, info-, märgukirja ja korraldust sisaldavad kirjad, kohustuslikku kirjalikku vastamist. Vastus tuleb kirjutada kirjale palve, pöördumise, ettepaneku, palve, nõudega.

Ärikirjutamise eetika

Ärikirja autori lugupidamatust, isegi kui see on looritatud, tunneb adressaat alati, mis kujundab kirja ja selle autori suhtes püsiva negatiivse hoiaku, hoolimata sõnumi laitmatuna näivatest veenmismeetoditest.

Eriti ettevaatlik tuleb olla keeldumist sisaldava kirja lugemisel. Sellist kirja ei saa alustada keeldumisavaldusega. Esiteks tuleb anda veenvad selgitused. Kasutage järgmisi valemeid: "Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel..."; “Kahjuks ei ole võimalik teie soovi rahuldada...”; "Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada..." jne. Selle valemi koht on kirja viimases lõigus. Sel juhul peate meeles pidama reeglit: "Keeldumise sõnastamisel olge ettevaatlik sõbra või kliendi kaotamise eest."

Siin on näidiskava vastuskirja jaoks, mis sisaldab taotlusest keeldumist või pakkumise tagasilükkamist:

• päringu kordamine - adressaat peab olema kindel, et tema kiri on hoolikalt läbi loetud ja tema taotluse olemusest on täpselt aru saadud;
• põhjused, miks taotlust ei saa rahuldada või pakkumist vastu võtta, on saaja ratsionaalne ja psühholoogiline ettevalmistus hilisemaks keeldumiseks;
• ettepanekust keeldumise või tagasilükkamise avaldus on keeldumise valem.

Ärikirja keel

Akadeemik D.S. Särav vene keele asjatundja Lihhatšov kirjutas oma noortele kolleegidele memos “Teadustöö heast keelest”: “Hea keelt lugeja ei märka. Lugeja peaks märkama ainult mõtet, aga mitte keelt, milles mõte on väljendatud.

Kirjanduskindlus on võimalik paljude aastate kogemusega. Esmalt on soovitatav küsida asjatundjatelt praktilisi nõuandeid:

• tuleks valida lihtsaid sõnu, kuid mitte keelt vaesuda;
• kasuta rohkem tegusõnu kui omadussõnu: nii on tekst dünaamiline ja samas ebapompoosne;
• ära alusta kaugelt, ära kaldu teemast kõrvale, ära kirjelda palju detaile;
• vältige pikki väiteid: need ei ole veenvad, seega peaksite olema lühike ja kasutama minimaalselt kõrvallauseid;
• üleminek ühelt fraasilt teisele peaks olema loogiline ja loomulik, "märkamatu";
• kontrollige iga kirjutatud fraasi kõrva järgi;
• kasutage minimaalselt asesõnu, mis panevad teid mõtlema, millele need viitavad, millise sõna nad "asendasid" (kirjutage konkreetselt, mitte "selle kohta", "sellest", "ta/see/nemad" jne).

Ärikiri peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt korrektne.

Ärikirja vormindamine

Organisatsiooni kirjaplangile kirjutatakse alati ametlik kiri.

Väljamineva kirja (s.t organisatsioonist saadetud) vasakus ülanurgas on märgitud väljamineva kirja number, mis kantakse organisatsiooni dokumendilogi. Märkida tuleb kirja kirjutamise kuupäev. Paremas ülanurgas on organisatsiooni nimi (nimelises käändes), adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi. Alumises vasakus nurgas on juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning 2 cm allpool - kirja täitja perekonnanimi (ilma initsiaalideta) ja tema telefoninumber.

Sisuliselt ja visuaalselt koosneb kirja sisu mitmest plokist: o kirja valem - mis on päringu olemus; o taotluse põhjendus; o toetav teave.

Oma vastuskirjas viidake kindlasti viisakalt tema viimasele kirjale. Kui see kiri avab kirjavahetuse välispartneriga, peate organisatsiooni tutvustama, kirjeldama selle eesmärke ja eesmärke rahvusvahelise tegevuse valdkonnas. Kirja see osa on ülimalt lühike, sest põhiteave organisatsiooni kohta tuleks ära tuua kirjale lisatud brošüüris (mille link on kirjas nõutav). Selline kiri peaks lõppema tänuga koostöö eest ja/või lootuse väljendamisega sellisele tulevikule. Tõestatud valem on "Lugupidamisega (teie nimi)."

Hea kirjutamine eeldab suurt sõnavara ja oskust neid siduda, mis eeldab ilu- ja aimekirjanduse süstemaatilist ja hoolikat lugemist. Ilma pideva humanitaarteadmistega toitmiseta ei teki täisväärtuslikku juhti. Sellise järelduse teeb väljapaistev juhtimisteadlane Lee Iacocca: „Aastate jooksul, kui mu lapsed küsisid, mida õppida, oli minu pidev nõuanne, et nad peavad saama hea hariduse humanitaarteadustes... Peamine on luua tugev kirjanduse alaste teadmiste põhja, suulise ja kirjaliku kõne hästi valdamiseks.

Äriinimese tegevust on võimatu ette kujutada ilma dokumentidega töötamata. Majandusteadlased on välja arvutanud, et teatud kategooria juhtkonna töötajad kulutavad ametlike dokumentide vormistamisele ja nendega töötamisele 30–70% oma tööajast.

Iga dokumendi taga on inimesed, mis väljendavad kaudselt nendevahelisi suhteid, seega pole juhus, et ärisuhete sfääril on ametlike dokumentide vormistamise ja ärilise kirjavahetuse pidamisele omad üsna ranged nõuded, mis kuuluvad äritegevuse hulka; etikett. Korrektselt koostatud tellimusest ja õigesti kirjutatud kirjast sõltuvad suuresti head suhted meeskonnas, äripartneritega ja lõppkokkuvõttes ka äri edu.

Üks lääne ärimeestest märkis kord: “Kõik, kes äri ajavad, peavad meeles pidama, et kirjasõna on sinu nägu ja sinu ettevõtte nägu. Sobimatult kasutatud sõna võib rikkuda tehingu ja hävitada töötaja usalduse teie vastu. Kirja või memo kirjutamine on sama oluline kui kulukalkulatsiooni koostamine. Ron Tepper, USA populaarse raamatu “How to Master the Art of Business Writing” autor, märgib, et head äridokumendid on kunstiteosed. Ja meistriteosed, nagu me teame, ei sünni mõne minutiga.

Tõhusate sõnumite ja äridokumentide kirjutajad pühendavad palju aega oma dokumenteerimisele. Stiili ja ärivestluse kunsti valdavad inimesed leiavad end sageli abituna, kui seisavad silmitsi vajadusega koostada see või teine ​​dokument. Selle põhjuseks on ametliku dokumentatsiooni formaliseeritus, mis nõuab kokkuvõtlikkust, selgust ja ühesilbilist keelt. Dokumendid ei tohiks olla sõnade või tarbetute kõnemustritega üle koormatud. Maksimaalne teave minimaalse arvu sõnadega on nende koostise muutumatu reegel.

Ametliku dokumentatsiooni vormistamine võimaldab teil kiiresti ja selgelt mõista probleemi olemust, vältida ajaraiskamist selle ettevalmistamisele ja vähendada paberimajandust. Nagu iga formaalsus, mis on üks etiketi tunnuseid, on see lepingulise iseloomuga. Ühelt poolt toob see kaasa asjaolu, et ametlike dokumentide koostamise ja ärilise kirjavahetuse pidamise reeglid on sätestatud ametlikes dokumentides, näiteks GOST-ides, ja muutuvad seega kõigi äriüksuste jaoks ühtseks, ja teisest küljest, need võivad oluliselt erineda näiteks Jaapanis või Prantsusmaal vastu võetud reeglitest.

Ameerika Ühendriikides vastu võetud ärisuhtluse reeglite järgi peab kliendile sõnumit kirjutav ärimees kasutama mõnda isiklikku hetke: jalgpallimäng, lapsed, kool, vestluses mainitud ühine sõber. Meie kodumaises äripraktikas peetakse sellist tundmist tarbetuks. Samas on dokumentatsiooni kaudu toimuva ärisuhtluse üldpõhimõtted praktiliselt ühtsed kogu maailmas.

NÕUDED AMETLIKTE DOKUMENTIDE KOOSTAMISEKS

Kõik ametlikud dokumendid võib jagada juhenditeks ja haldusdokumentideks (juhised, otsused, korraldused, korraldused), viideteks (kokkuvõtted, aktid, protokollid, avaldused), operatiivseteks (ametlikud kirjad, märkmed, telefoniteated jne) ja korralduslikeks (hartad, määrused). , juhised).

Haldusdokumentide hulgas on kõige levinum tellida. See peab olema täpne, selge ja vastama seadusele. Selle sisu sisaldub pealkirjas ja sõnastatakse eessõnas, näiteks: "Sissetulevate toodete kvaliteedi kontrollimise kohta."

Korralduse sissejuhatavas (väljendavas) osas on välja toodud korralduse andmise aluseks olnud asjaolud või sündmused: “Kooskõlas otsusega...”, “Käskkirja täitmisel...”, “Lisaks korraldusele...”, “Märgitud puuduste kõrvaldamiseks...” Korralduse haldusosas tuleks vältida mittespetsiifilisi väljendeid nagu: tõsta, suurenda, tugevda, paranda, võta meetmeid. Selliseid ülesandeid sisaldavad üksused on ebamäärased ja neid on peaaegu võimatu kontrollida.

Personali puudutavatel korraldustel on mõned omadused ja need koostatakse üldiste küsimuste korraldustest eraldi. Nad võivad märkiva osa välja jätta. Haldusosas on reeglina esmalt lõiked ametikohale määramise kohta, seejärel üleviimise, ametikohalt vallandamise, nimevahetuse jms kohta. Selliste korralduste sisu peaks olema ühtne, mis hõlbustab nende kasutamist võrdluseesmärkidel. Iga korralduse punkt algab verbiga: määrama, üle andma, vabastama, teatama (tänu või noomitus). Need sõnad on kirjutatud suurtähtedega. Seejärel märgitakse uuele reale kõnealuse isiku perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, ametikoht ja struktuuriüksus, kuhu ta on määratud.

Käsud ja juhised tuleb väljendada sellises keeles, nagu oleks need ette loetud. Ärge kuritarvitage liigset teaduslikkust, kasutage kunstlikku kõne pikendamist, peaksite püüdma ordukeele formaalsust jälgides vältida materjali esitamise jäikust. Ja loomulikult on korralduse solvav või ebaviisakas toon vastuvõetamatu. Korraldustest teavitatakse reeglina kõiki antud asutuse, ettevõtte või osakonna töötajaid, välja arvatud erijuhud, kui sellest teatatakse ainult huvitatud isikutele.

Ametlike dokumentide hulgas on suur koht ärikirjad, mis on koostatud erinevatel põhjustel. Selge ja hästi kirjutatud kiri on üks tõhusamaid vahendeid äriedu saavutamiseks. Mis on ärikirjade eesmärk? Nad täidavad kahte funktsiooni: pakuvad sidet äripartnerite vahel ja salvestavad teavet selle ühenduse kohta.

Ärikirja kirjutamisel on oluline järgida järgmisi nõudeid:

• esineja peab selgelt mõistma sõnumit, mida ta soovib edastada, või küsimust, mida ta soovib selgitada, ning teadma, kuidas seda täpselt arusaadaval ja lühidalt väljendada;
• kiri peab olema lihtne, konkreetne, loogiline, ilma mitmetähenduslikkuseta, mitmekordset tõlgendamist võimaldav, et adressaat saaks selle sisust aru;
• kiri on kirjutatud ainult ühes küsimuses. Kirja tekst on jagatud lõikudeks, millest igaüks peaks käsitlema ainult ühte probleemi aspekti;
• kiri peab olema veenev, piisava argumentatsiooniga;
• kiri on kirjutatud neutraalsel esitlustoonil, mis ei võimalda emotsionaalset väljendusrikkust;
• ärikirja maht ei tohiks reeglina ületada kahte lehekülge masinakirjas kirjutatud teksti, kuid täitja ei tohiks lühiduse huvides mingil juhul ohverdada tooni viisakust;
• kirja-, süntaksi- ja stiilivigadega kiri jätab halva mulje ja ärritab adressaati.

Tuleb meeles pidada, et kirja tajumine ei sõltu suuresti ainult sisust, vaid ka ümbrikust ja ettevõtte kirjaplangist. Ärikirjad kirjutatakse spetsiaalsetele vormidele, mis vastavad standarditele ja millel on kehtestatud kohustuslike elementide (detailide) kogum, mis on paigutatud kindlas järjekorras.

osakonna nimi, kuhu organisatsioon kuulub (täielik või lühendatud); organisatsiooni (firma, ettevõtte, asutuse) nimi, mis esitatakse täis- ja lühendatud kujul; posti- ja telegraafiaadress; telefoni- ja faksinumber; pangakonto; kuupäev; dokumendiregister; link saabuva dokumendi registri ja kuupäeva juurde;

adressaadi nimi (tiitel); teksti pealkiri; tekst; märkige rakenduse olemasolu kohta; allkiri; esineja perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja telefoninumber.

Ärikiri on ainus ametlik dokument, mis ei sisalda selle pealkirja. Organisatsioonide nimesid ei ole lubatud omavoliliselt lühendada, kuigi ametlikud lühendid pole mitte ainult lubatud, vaid ka vajalikud näiteks ärikirja rekvisiidina. Ülemises vasakus nurgas märgitud kirja kuupäev (selle allkirjastamine) on otsingufunktsioon ja seda kasutatakse kirjale viitamisel.

Link kirjale, millele vastus antakse, sisaldab selle indeksit ja kuupäeva ning asub väljuva dokumendi registri ja kuupäeva all. See detail on saadaval ainult kirjaplangil. Kirjade saatmise ja vastuvõtmise kuupäevade võrdlus annab aimu kirjavahetuse ja äriviisakuse efektiivsuse astmest. Mõnikord on kirjades väljendid nagu “Sinu nr.... alates...”, mis on sageli paigutatud kirja enda teksti. Sõnu “meie” ja “teie” ei soovita kasutada ning vormile tuleks lisada link kirjale, näiteks: “Nr._saatja_”.

Kirja saaja (adressaadi) nimi ja aadress on märgitud kirjaplangi paremas ülanurgas, veidi alla kuupäeva ja väljamineva numbriga rea. Siia märgitakse organisatsiooni, selle struktuuriosa, ettevõtte nimi või selle isiku perekonnanimi ja aadress, kellele kiri saadetakse. Ametnikule kirja saatmisel märgitakse organisatsiooni nimi nimetavas käändes ning ametikoht ja perekonnanimi daatiivses käändes. Initsiaalid kirjutatakse perekonnanime järele. Siseaadressi kirjavahemärgid võib ära jätta. Organisatsiooni nimi, selle isiku nimi ja perekonnanimi, kellele kiri on adresseeritud, tuleks kirjutada nii, nagu need on antud organisatsioonilt tulevas kirjavahetuses või kataloogis.

Kui kiri saadetakse eraisikule, märgitakse esmalt postiindeks ja aadress ning seejärel daatiivses käändes saaja perekonnanimi ja initsiaalid. Kui kiri on adresseeritud mitmele isikule, kirjutatakse iga perekonnanimi eraldi reale. Kui kirja saajal on akadeemiline või mõni muu tiitel, tuleb see märkida perekonnanime ette. Lühendid nagu "t.", "gr.", "g." või "Härra" ei kasutata sel juhul. Näiteks:

Õigusteaduste kandidaat, dotsent V.I

Kolonel I.D. Stepanov

Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Kirja saatmisel rohkem kui neljale aadressile koostatakse meililisti ja igale kirjale märgitakse ainult üks adressaat.

Päis asetatakse kirja teksti ette, vasakule ja sisaldab ühte fraasi, mis peaks kajastama kirja saatmise peamist põhjust ja viidet selle kohta, millega on tegu. Pealkirjas ei tohiks püüda kirja sisu välja tuua, see peaks olema lühike ja sisutihe. Pealkiri algab tavaliselt eessõnaga "O" või "Ob" ja seda ei tõsteta jutumärkidega esile. Näiteks:

Marco firmalt kingade partii ostmisest

Pärast päist tuleb kirja tekst. Kuna ametlikel kirjadel on juriidiline tähendus, peavad nende sisu ja stiil vastama teatud nõuetele. Tavaliselt koosneb kiri kahest osast. Esimeses on kirjas faktid ja sündmused, mis tingisid selle kirja kirjutamise, teises on konkreetsed taotlused, ettepanekud, otsused, soovitused jne.

Ärikirjutamise valdkonna ekspert ameeriklane R. Tepper usub, et õigesti koostatud ärikirjad järgivad sama mustrit. Stardijooned meelitada tähelepanu, julgustab järgmine üks või kaks lauset huvi lugeja, väljendab end seejärel kahes lõigus nõudmine, ja viimane osa teeb kirja lugeja tegutsema.

Kuigi ametlike dokumentide keel on klišeede, klišeede ja standardite kogum, mis püüab minimeerida subjektiiv-emotsionaalset tegurit, on igal ärikirjal lisaks sisule endale ka alltekst, mida väljendab sõna „toon. ” Väikeste kirjatõmmete, sõnavaliku, stiilipöörete ja lihtsalt kujunduse järgi saab otsustada selle kirja autori üle.

Standardiseeritud verbaalsete väljendite kasutamine võimaldab mitte ainult kõrvaldada kirja tarbetut emotsionaalset tooni, vaid on ka ärilise viisakuse väljendus, kuna välistab kirja lugemisel adressaadile mittevajaliku stressi, samuti sõnastuse ebaselguse ja ebatäpsuse. Ärikirja keele vormistamine aitab ka selle autorit või täitjat, vähendades dokumendi koostamiseks kuluvat aega ja vaeva. Võime öelda, et ametliku kirjavahetuse keel on vormide kogum, milles iga kord lisatakse uut sisu.

Ametlik kiri ei ole kirjandusteos, kuigi nõuab keelereeglite järgimist ja sellel on oma äriline “ilu”. Nagu ühes prantsuse käsiraamatus on kirjas, pole ärikirjade eesmärk lugejas imetlust äratada, vaid teda veenda ja võita.

Kui kirjal on manus, siis märgitakse selle kohta kirja alumisse vasakusse nurka. Sõna "Application" on trükitud ja alla joonitud punasele joonele. Paremal on lisatud dokumentide loend, mis näitab koopiate ja lehtede arvu.

Iga nimi asub eraldi real. Näiteks:

Rakendus: 1. Ettevõtte finantstegevust käsitleva koosoleku protokoll Yul. 1 eksemplaris.

2. Ettevõtte majandusliku olukorra stabiliseerimise meetmete loetelu 3 lk. 1 eksemplaris.

Kui kirja tekstis on märgitud taotluse nimi, näitab märk ainult lehtede ja koopiate arvu, näiteks:

Rakendus: 5l eest. 3 eksemplaris.

Kiri lõpeb allkirjaga, mis sisaldab kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nime, isiklikku allkirja ja selle ärakirja. Asutuse nime ei märgita, et mitte korrata vormil juba märgitut. Allkirjas pannakse initsiaalid perekonnanime ette. Näiteks:

JSC direktor (allkiri) I. P. Karov

Kaks allkirja pannakse juhtudel, kui on vaja kinnitada esimese allkirja kehtivust või kui räägime küsimustest, mis nõuavad nende õigsuse kinnitamist spetsialisti poolt. Näiteks finants- ja pangandusasutustele saadetavatele finants- ja krediidiküsimusi käsitlevatele kirjadele on kinnitatud pearaamatupidaja allkiri. Sellistel juhtudel paiknevad allkirjad üksteise all vastavalt oma positsioonile vastavas järjestuses. Näiteks:

Ettevõtte direktor (allkiri) A. I. Petrenko

Pearaamatupidaja (allkiri) S.E. Viktjuk

Mõnikord on vaja, et kirjale kirjutaks alla mitu samal ametikohal töötavat ametnikku. Seejärel asetatakse allkirjad samale tasemele. Näiteks:

Aktsiaseltsi "Phoenix" direktor (allkiri) M.S. Liivapuu

Ettevõtte "Selena" direktor (allkiri) Ya.L. Ivanov

Mida teha, kui ametnik, kelle allkiri on kirjale trükitud, puudub? Sellisele kirjale võib alla kirjutada oma kohustusi täitev isik või tema asetäitja. Sageli on sellistel juhtudel allkirjale lisatud eessõna “poolt” või lihtsalt kaldkriips. Ärietiketi reeglid seda ei soovita, kuna adressaadile jääb ebaselgeks, kes kirjale alla kirjutas ja kas allakirjutanul on selleks vajalikud volitused. Seetõttu on vaja märkida kirjale alla kirjutanud isiku ametikoht ja perekonnanimi, näiteks: "Tegutseb." või "asetäitja"

Ärikirja viimane detail on märge esineja kohta. Ametliku kirja autor ja täitja ei ole alati sama isik. Kirja juriidilise poole eest vastutab autor, tehnilise poole eest aga esitaja, mistõttu on nõue teha kirjas esitaja kohta märge. See märkus sisaldab kirja kirjutaja nime ja tema ettevõtte telefoninumbrit. Märk asetatakse kirja esi- või tagaküljele vasakpoolses alanurgas. Erinevalt ametniku allkirjast pannakse initsiaalid täitja perekonnanime järele, näiteks:

Viktorova L.N. 105 17 10

Ülaltoodud reeglid kehtivad kõigi ametlike kirjade kohta. Kuid olenevalt eesmärgist on ärikirju mitut tüüpi, millest igaühel on oma omadused ja mis peavad vastama sellele esitatavatele nõuetele.

Niisiis, palvekirjad vorm meenutab avaldust, millega igaüks meist on korduvalt pöördunud erinevatesse institutsioonidesse. Neid võib kirjutada ainsuse esimeses isikus (“Ma küsin...”), mitmuse esimeses isikus (“Palume...”) või ainsuse kolmandas isikus, kui kõne peetakse asutuse nimel või selle organ (direktoraat, administratsioon, käsiraamatud). Pöörduda saab ka mitmuse kolmandas isikus, kui päringu esitavad mitu asutust või asutust, näiteks: “Väikeettevõte “Vector” ja aktsiaselts “Sfinks” küsivad...” Sellistes kirjades , kuna need on seotud kirja autorite huviga palve täitmise vastu , on vajalik eriline äriline viisakus.

Kaunilt trükitud aadressiga kaubamärgiga ümbrikus saadetud kiri annab aktsionärile tähtsustunde ja Fondi juhtkonna austava suhtumise lihtaktsionärisse, mis omakorda suurendab tema usaldust selle ettevõtte vastu.

Kaaskirjad on vajalikud, kui need sisaldavad lisaselgitusi neile lisatud dokumentidele. Kui selline kiri on kirjutatud ainult aadressi, kuupäeva ja indeksi lisamiseks, suurendab see paberivoogu, kuna need andmed saab kirjutada dokumenti endasse. Kuid kaaskirja ei tohiks alahinnata: mis tahes dokumentide teatud aja jooksul saatmise fakti kinnitamine on usaldusväärne vahend ametliku kirjavahetuse distsipliini järgimise ja saadetud dokumentide ohutuse jälgimiseks.

Vastuvõetud dokumentide ja materjalide ning mõnikord ka telefonivestluse kinnitamiseks kirjutatakse need mõnikord kirja kinnituskirjad. Sellise kirja alguses on soovitav lühidalt välja tuua selle kirja sisu, millele viidatakse, et adressaat mõistaks, millest räägitakse. Need võivad lõppeda taotluse, ettepanekute, kommentaaride või juhistega. Äriviisakus nõuab kinnituskirja õigeaegset saatmist, ootamata meeldetuletuskirja.

Meeldetuletuskiri tuleks saata, kui telefonivestluste või isikliku kontakti kaudu ei ole võimalik nõutavat vastust saada. Tavaliselt koosneb see kahest osast: meeldetuletusest teatud kohustuste või nõuete täitmiseks ja meetmetest, mida nende täitmata jätmise korral rakendatakse. Sellise kirja ettevalmistamine nõuab erilist delikaatsust, et mitte põhjustada adressaadi negatiivset reaktsiooni.

Meeldetuletuskirja saamist peaks adressaat omakorda käsitlema lugupidamatuse märgina äripartneri suhtes. Kui selline kiri tuleb kõrgemalt organisatsioonilt, tähendab see, et alluvad on oma kohustuste täitmisel hooletud või juhtkond ei ole kindel nende alluvate ülesannete täpses täitmises. Kui meeldetuletuskirja autor ei ole kindel, et adressaat sai varem adresseeritud kirja kätte, kordab ta sõna-sõnalt eelmise kirja teksti. Sel juhul pannakse kirja väljale märge “Teisene” ja rõhutab meeldetuletuse fakti.

IN teavituskiri midagi edastatakse või väidetakse. Tavaliselt on see vastus päringule ja algab sõnadega: "Teavitame", "Teavitame", "Juhime teie tähelepanu". Üks levinumaid selliseid kirju on teabekirjad. Kui neis märgitud asjaoludel on vähe tähtsust, võib neile alla kirjutada assistent või sekretär. Tihti saadetakse infokirju ettevõtete ja organisatsioonide tegevuse ja nende toodete reklaamimiseks.

Ärisuhtluse praktikas laialt levinud ringikujulised tähed, mille eesmärk on samasisulise teabe edastamine mitmele aadressile. Tavaliselt saadab juhtorganisatsioon ringkirju, et teavitada oma alluvaid ettevõtteid konkreetsest küsimusest või anda asjakohaseid korraldusi. Need kirjad võivad olla puhtalt informatiivse iseloomuga seoses ettevõtte äriküsimustega. Kui adressaate on palju, siis neid kirja siseaadressis ei arvestata, kirjutatakse hoopis päis “Ringkiri”. Ringkirjale kirjutab alla ettevõtte või organisatsiooni juht ning finants- ja raamatupidamistegevuse, raamatupidamise ja aruandluse küsimustes ka pearaamatupidaja või finants- ja raamatupidamisteenistuse juhataja.

IN garantiikirjad teatud lubadused või tegevustingimused kinnitatakse. Reeglina on tagatud töötasu tehtud töö, selle valmimise aja, erialal töötamise, elamispinna ja töö kvaliteedi eest. Need garantiid võivad olla kirjas eraldi või kirja osana. Garantiikirjad jätavad hea mulje, kui need on kirjutatud viisakal, sõbralikul toonil, mis väljendab adressaadi suhtes head tahet.

Ärikirjavahetuses on palju ruumi hõivatud palvekirjad ja vastused nende peal. Soovikirjad kirjutatakse juhul, kui probleemi ei ole võimalik isiklikult või telefoni teel lahendada. Tavaliselt koosnevad need kahest osast. Esimene osa toob välja küsimuse olemuse, teine ​​sõnastab tegeliku taotluse, millele vastust oodatakse.

Taotluse koostamisel viidatakse regulatiivsetele materjalidele, otsustele, lepingutele, kõrgemalt poolt antud juhistele või varasematele kirjadele. Kui see on kaubanduslik päring, pöördub ostja tavaliselt sel viisil müüja poole palvega anda toote või teenuse kohta üksikasjalikku teavet ja (või) saata pakkumine kauba tarnimiseks. See näitab toote nimetust ja tingimusi, mille alusel ostja soovib toodet saada, näiteks toote kogus ja kvaliteet, selle mudel, kaubamärk, hind, tarneaeg ja maksetingimused.

Ärietikett nõuab tingimusteta vastamist päringutele ja võimalikult lühikese aja jooksul. Vastuses peavad kajastuma kõik päringu punktid, kuigi need võivad olla esitatud päringust erinevas järjekorras. See sõltub teise poole arvamusest, tõstatatud küsimuse tootmisolulisuse astmest. Kui vastaja ei saa vastata kõigile päringu punktidele, peaks tema kirjas olema märgitud, et neid punkte mainitakse järgmises kirjas. Kui müüja ei saa ostja taotlust koheselt rahuldada, saadab ta talle kirja, milles teavitatakse klienti, et taotlus on vastu võetud või selgitatakse ostjale huvipakkuva kauba tarnimise võimalust või keeldumisest. kauba tarnimiseks antakse.

Päringu vastuses võib viidata ostja poolt kehtestatud tingimuste muutumisele, näiteks taotletava kauba koguse, mudeli, tarneaja jms osas. Kiri võib sisaldada ka lubadust saata huvipakkuva toote tarnimise ettepanek kindlaksmääratud aja jooksul. Sellist ettepanekut nimetatakse pakkumiseks. Kehtib juhul, kui müüja suudab rahuldada ostja soovi ja tarnida talle vajalikke kaupu. Pakkumisel on tavaliselt märgitud kauba tarne põhitingimused (kogus, kvaliteet, hind, tarneaeg, maksetingimused jne). Kui ostja selle ettepanekuga nõustub, kinnitab ta müüjale selle aktsepteerimist, mille tulemusel väljastatakse tellimus või sõlmitakse leping. Pakkumise tingimustega mittenõustumisel peetakse müüja ja ostja vahel kirjavahetust või peetakse kuni kokkuleppeni isiklikke läbirääkimisi.

Ärietiketi olulisim nõue on vajadus sõna pidada ja kohustustest rangelt kinni pidada. Kui neid kohustusi mingil põhjusel ei täideta, esitatakse pretensioonid ja kahju hüvitamise nõue pretensiooni vormis kaupa tarninud ettevõttele.

Kaebus võib sisaldada nõudeid ebakvaliteetse kauba asendamiseks kvaliteetsega või mahamärkimiseks, puuduva kaubakoguse täiendavaks tarnimiseks või puuduva kaubakoguse eest tasutud summa tagastamiseks, allahindlusi kaubasaadetise kogumaksumusest. , lepingu lõpetamine ja selle tingimuste rikkumise tõttu tekkinud kahju hüvitamine.

Kaebus tuleb esitada kirjalikult tähitud kirjaga, millele on lisatud kõik lepingu rikkumist kinnitavad ja mõlema poole jaoks tõendusjõuga dokumendid. Pretensioonide rahuldamise korral tuleb vastus kaebusele saata kirjalikult tähitud kirjaga või faksiga ning keeldumise korral tähitud kirjaga, millele on lisatud kõik keeldumist põhjendavad dokumendid.

Ärikirja kättesaamise faktist annab märku saabunud number, mis asetatakse vasakpoolsesse ülanurka ning kirja loetust saabuva numbriga. resolutsioon juht, sealhulgas juhis või seos teabega, number ja allkiri. See asetatakse kirja vasakusse serva viltu, mille jaoks jäetakse esimesele lehele vähemalt 5 cm laiused veerised, järgmistel lehekülgedel vähemalt 2 cm laiused veerised väljendatakse tavaliselt sõnadega "Nõustuma mittenõustuma". Pole harvad juhud, kui kohtab ebamäärast "mul pole selle vastu midagi". Sellist resolutsiooni nähes ja sageli need üksteise järel järgnevad, jääb mulje, enamasti mitte põhjuseta, et ametnik üritab vastutusest kõrvale hiilida. Ma ei pahanda, aga vaadake ise, konkreetne otsus on teie ja vastutus selle eest langeb teile.

Juhiseid sisaldavad resolutsioonid võivad olla kas üldised või spetsiifilised. Üldjuhised on väljendatud sõnadega “Juhtimiseks”, “Teadmiseks”, “Teabe saamiseks”. Konkreetsed juhised on sõnastatud verbi imperatiivses vormis või määramatus vormis ja on adresseeritud alluvatele isikutele (ühele või mitmele), näiteks:

"Nikiforov F.S. Tagada kaupade kiire kohaletoimetamine." Resolutsiooni esitamise imperatiivne toon on aga vastuvõetamatu, kui see ei ole suunatud mitte alluvatele, vaid alluvatele. Pärast juhendamist saab juht väljendada oma isiklikku suhtumist asjade seisu: "Sidorov P.N.!

Palun uurige seda ja andke teada. Minu arvates tuleks tähelepanu pöörata tugirühma personali valikule.“ Sõna "palun" pehmendab resolutsiooni käskivat tooni ja annab aimu austusest esineja vastu.

Samas on alluvale adresseeritud resolutsioon tegelikult käsk, ettekirjutavaid toiminguid sisaldav juhend. Seetõttu ei piisa üldiste märkustega piirdumisest, eriti selliste küsimuste vormis nagu "Teie arvamus?", "Teie mõtted?" ja nii edasi. Sellistel juhtudel on õigem kirjutada: "Palun teatage oma arvamus selles küsimuses" või "Palun teatage probleemi lahendamise võimalusest." Otsuse toon peaks olema sõbralik, ilma solvanguteta ja alandusteta. Huumor on ärisuhetes vajalik, kuid sellel pole kohta resolutsioonides, mis on oma olemuselt juriidilise imperatiiviga. Resolutsioon ei ole lihtsalt käsk. See on juhtimisstiili näitaja, mida saab kasutada ametniku tõhususe, pädevuse ja iseloomu määramiseks. Seetõttu peaksite tähelepanu pöörama mitte ainult tellimuse sisule, vaid ka selle vormile: stiil, keel, toon, kujundus.

Mitmed kirjad (kinnituskirjad, kaaskirjad, mõned infokirjad) ei vaja üksikasjalikku lahendamist. Sellistel juhtudel on kombeks piirduda esineja täpsustamisega. Esineja nime ilmumisel ei ole soovitatav kirjutada “Teabe saamiseks”, “Teabe saamiseks”, “Teostamiseks”, “Juhtimiseks”. Kui kiri sisaldab mitut küsimust, siis võib kirja lugenud juhi resolutsioon olla mitmekordne, s.t. mis koosneb mitmest resolutsioonist iga või mõne kirjas tõstatatud küsimuse kohta. Õige, selge ja ülevaatliku resolutsiooni kehtestamise oskus ei viita mitte ainult ametniku kõrgele ärikultuurile, vaid aitab kaasa ka dokumentide kiiremale läbimisele, neis sisalduvate probleemide lahendamisele ja lõppkokkuvõttes ettevõtte edule.

AMETLIKTE DOKUMENTIDE STIIL JA KUJUNDUS

Ametliku dokumendi teksti ei saa segi ajada ühegi teise tekstiga. See viitab sellele, et ametliku dokumentatsiooni olemasolu aastate jooksul on ta välja töötanud oma stiili, järgides teatud reegleid, mis on osa ärietiketist.

Konkreetse “värvingu” annab sellistele dokumentidele koduses kontoritöös välja kujunenud sõnastuste ja keeleliste klišeede kasutamine, näiteks: “vabastada end positsioonilt...”; “usalda kontroll täitmise üle...”; “makse on garanteeritud...”; “otsuse täitmisel...”; “meie, allakirjutanu, oleme selle akti koostanud selles...”; “See sertifikaat on välja antud

(kellele) selles (tunnistuse subjekt), esitamiseks (kus)” jne. Selliste templite olemasolu hõlbustab ametlike dokumentide vormistamist ja varustab neid vajaliku teabesisuga, hõlbustab ja “standardiseerib” dokumentide tajumise protsessi. See määrab ka vajaduse lakoonilisuse, sõnastuse täpsuse ja ametlike dokumentide semantilise sisu ühemõttelisuse järele.

Lääne kontorijuhtimise eksperdid aga leiavad, et ärikirjade koostamisel tuleks vältida klišeesid nagu: “vastavalt meie kokkuleppele”, “käesolevaga saadan teile”, “vastavalt teie soovile”, “seoses eeltooduga” , jne. Ärikirjade keel peaks olema võimalikult lähedane kõnekeelele.

Ärietikett nõuab, et dokumendid oleksid usaldusväärsed, tõendavad, objektiivsed ja veenvad. Faktide valiku ja olukorra hinnangute täpsus on eriti vajalik dokumentatsioonis, mis kajastab ärisuhete valdkonna vastuolulisi küsimusi. Kui koostatakse näiteks taotlusest keeldumist, tuleks see kirjutada sõbralikul toonil koos veenvate selgitustega, et ärisuhte jätkamine oleks võimalik. Seetõttu ei tohiks te alustada kirja keeldumisega, kõigepealt peate selgitama, mis selle põhjustas.

Kuigi dokumendid on tavaliselt kirjutatud neutraalses toonis, võib dokumendi enda stiili pidada sõbralikuks või ebaviisakaks, viisakaks või taktitundetuks jne. Isegi F. Bacon väitis, et sõbralikul toonil äridialoogi pidamine on olulisem kui ilusate sõnade kasutamine ja nende õigesse järjekorda paigutamine. Sageli on dokumentides tooni välise neutraalsuse taga näha karmust ja lugupidamatust adressaadi suhtes. Siiski ei tasu minna teise äärmusse – võistlema liigses viisakuses. Väärarusaam äriviisakusest viib selleni, et dokumentides ilmuvad sellised väljendid nagu "Palun ärge keelduge viisakusest...", "Ole nii lahke..." jne.

Nagu eksperdid märgivad, iseloomustab tänapäevast äridokumentatsiooni pigem kuivus kui liigne viisakus. Lääne stiil on selles osas mõnevõrra pehmem. Nii soovitab R. Tepper ärimeestel kasutada ärikirjades ja märkmetes edu tagavat “võlusõnade” komplekti. Ta peab neid sõnu: hämmastav, inspireeriv, hämmastav, lummav, särisev, kuum, vapustav, unustamatu, tähelepanu äratav, muljetavaldav, kütkestav, uimastav, ahvatlev, aukartust äratav jne. Ärikirjade kodumaist stiili selliste “võlusõnade” kasutamine veel ei iseloomusta.

Arenenud riikide äriringkondades on tavaks kasutada äridokumentatsiooni käsiraamatuid, millel on etiketile pühendatud spetsiaalne osa ja mis sisaldab loetelu spetsiaalsetest idioomidest, mis annavad dokumendile viisaka varjundi, kuid on oma formaalsuse tõttu muutunud omalaadseks. "etiketi klišeest". Näib, et sellised fraasid nagu "Täname õigeaegse vastuse eest" või "Oleme teile tänulikud meie palve täitmise eest" mitte ainult ei ummista ametlikku dokumentatsiooni, vaid on ka heade ärisuhete hoidmise oluliseks teguriks.

Soovitatud väljendite täielik loetelu on vaevalt võimalik. Kuna keel on rikkalik, on seda ka viisakuse väljendusvormid, hoolimata äridokumentide kuivusest, formaalsusest ja jäigast stiiliraamistikust. Ja asi pole mitte ainult sõnades, vaid ka fraaside konstrueerimises, faktide ja taotluste esitamise taktitundes, kujunduse puhtuses ja stiiliselguses ning lõpuks isegi omamoodi ärilises “tseremoniaalses”, s.t. dokumentide koostamise, allkirjastamise, edastamise ja rakendamise reeglid.

Seega on ebatõenäoline, et adressaat, isegi üks dokumendi autoritele alluv, võtab hea meelega vastu kirja, milles teda põlgatakse: "Saadame teile harta muudetud projekti... Palume teil kaaluda ja heaks kiita." Tähelepanematus väljendub siin selles, et kirja autorid ei tunnista võimalust, et dokumenti ei pruugita kinnitada. Sel juhul saab vea kõrvaldada, kui kirjas sõnade järel "Palun kaaluge" lisage fraas "ja positiivse otsuse korral..." või kustutage sõna "kaaluma", jättes lihtsalt: "Palun kinnita."

"Tseremooniat" on soovitatav järgida ka äripaberite allkirjastamise praktikas. See seisneb vajaduses järgida dokumentide allkirjastamisel ametlikku taset. Eelkõige peab direktori allkirjaga kirjale antud vastusele alla kirjutama ka direktor, mitte tema asetäitja. Aga vastusele asedirektori allkirjaga kirjale võib alla kirjutada ka direktor.

Dokumendist jätab ebameeldiva mulje selle hoolimatus. Võimalike vigade ja kirjavigade kõrvaldamiseks peaksite dokumendi hoolikalt läbi lugema. Sageli esineb teksti vale ülesehitus, selle osade ebaproportsionaalne paigutus ja puudub lõikudeks jaotus, mis raskendab oluliselt teksti tajumist. Ametlikes dokumentides tuleks võidelda sõnade ja terminite ebaõige kasutamise, võõrsõnade sobimatu või põhjendamatu kasutamise, adressaadile mittevajalike või arusaamatute lühendite jms vastu. Tuleb meeles pidada, et dokumentide vormistamisele on kehtestatud ametlikult kehtestatud nõuded. Eelkõige võib lisaks juba mainitud nõuetele märkida järgmist.

Kahele või enamale lehele koostatud dokumentides peavad teine ​​ja järgnevad leheküljed olema nummerdatud ning esimesele lehele ei tohi panna numbrit “1”. Leheküljenumbrid tuleb asetada lehe ülemise veerise keskele araabia numbritega ülemisest servast 10-15 mm kaugusele.

Mitmest reast koosnevad üksikasjad (organisatsiooni nimi, aadress jne) trükitakse ühe vahega. Sel juhul tuleks adressaadi nime, kinnitustempli, taotluse olemasolu märgi, kinnitustempli komponendid eraldada üksteisest 1,5-2 reavahega. Asami detailid on üksteisest eraldatud 2-4 reavahega.

Dokumendiliigi nimi trükitakse suurtähtedega. Allkirja ärakiri trükitakse ametinimetuse viimase rea tasemel. Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu ametnikku ja nende allkirjad asuvad üksteise all, eraldatakse ametikohtade nimetused ja allkirjade ärakiri 2-4 reavahega.

Ametlikes dokumentides olevat kuupäeva saab vormindada ühel järgmistest viisidest: 20.05.95 või 20.05.1995. Aastat tähistavate numbrite järel ei ole punkti. Olenevalt dokumendi eesmärgist on võimalik loetleda kuupäevaelemendid järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev. Lubatud on ka suuline ja digitaalne meetod kuupäevade fikseerimiseks aktides, ametlikes kirjades, korraldustes, protokollides ja muudes finantsteavet sisaldavates dokumentides. Näiteks: 17. jaanuar 1995 või 17.01.95.

Välispartnerite poolt kasutatavasse dokumenti kuupäeva kirjutamisel peate meeles pidama, et Ühendkuningriigis kirjutatakse kõigepealt kuupäev, seejärel kuu - 10/7/95 vastab 10. juulile 1995 ja USA-s - kõigepealt. kuu, siis kuupäev, st . 10/7/95 vastab 7. oktoobrile 1995, seega tuleb sellistes dokumentides kuupäev kirjutada sõnade ja numbritega. Dokumendi venekeelses versioonis näeb see välja nagu 10. juuli 1995 ja ingliskeelses versioonis - olenevalt riigist - kas 10. juulil 1995 või juulil 10,1995.

Kui tekstis kasutatakse numbreid, peaksite teadma, kuidas neid kirjutada. Näiteks number 159 000 dokumendi tekstis näeb välja selline: 159 tuhat See märge hõlbustab oluliselt numbrite tajumist.

Ühekohaline number kirjutatakse sõnana, mitte numbrina, näiteks: kaup toodi kohale kolmes konteineris. Kui ühekohalise numbriga kaasneb mõõtühik, kirjutatakse see sõnana: ühe toote jaoks kulub kolm meetrit kangast.

Mitmekohalised numbrid kirjutatakse tavaliselt numbritega. Kui aga number on lause alguses, tuleks see kirjutada sõnadega.

Näiteks: Kaksteist päeva kulus ettevalmistustöödele(Tyu: 12 päeva kulus ettevalmistustöödele).

Kui dokument peab olema kooskõlastatud, asub kinnitustempel lehe paremas ülanurgas ja koosneb sõnast “kinnitan”, dokumendi kinnitaja ametikoha nimetusest (sh organisatsiooni nimest, kui see ei sisaldu vormi andmetes), isiklik allkiri, selle ärakiri ja kuupäevad, näiteks:

KINNITATUD kaubanduskeskuse “Success” direktori poolt

• (isiklik allkiri) M.A. Vogt
• 20.03.95

Kui dokument kinnitatakse otsuse, otsuse või korraldusega, vormistatakse kinnitustempel järgmiselt:

KINNITUD

(dokumendi nimi instrumentaalkastis)

Heakskiidutempel asetatakse allkirja detaili alla või eraldi kinnituslehele. See tempel koosneb sõnast “Kokkulepitud”, ametniku nimest, kellega dokument on kokku lepitud, sealhulgas organisatsiooni nimest, isiklikust allkirjast, selle ärakirjast ja kuupäevast, näiteks:

KOKKULEPPINUD: Raudteeminister

Dokumentide koopiad kinnitatakse, kinnitades neile pealdis “Tõene”, koopia kinnitanud töötaja ametikoha nime, tema isikliku allkirja, selle ärakirja ja kinnitamise kuupäeva, näiteks:

Õige: 17.06.95

Inspektor (isiklik allkiri)

K.L. Vinogradov

Toimikusse jäävatele väljaminevate dokumentide koopiatele ei tohi märkida tõestamise kuupäeva ja koopiat kinnitanud töötaja ametikohta.

Kogenud juhid ei kiirusta seda kohe pärast dokumendi koostamist aadressile saatma, kui muidugi aega lubab. Seda tehakse selleks, et see uuesti läbi lugeda, vajadusel parandada ja alles siis saata. Kirjutamise tajumist mõjutavad paljud tegurid, sealhulgas ärritus, väsimus ja kiirustamine. Mõne aja möödudes võib tekst ja selle sisu jätta saatjale hoopis teistsuguse mulje, mis sunnib teda kirja kallal hoolikamalt töötama.

Ärikiri välispartnerile peaks reeglina olema kirjutatud adressaadi keeles või kui see on raske, siis ühes enimlevinud võõrkeeles adressaadi riigis. Kui saadate kirja Alžeeria kolleegile ja araabia keele spetsialiste ei leia, on parem kirjutada prantsuse keeles, samas kui Egiptuses olete tänulik ingliskeelse kirja eest. Esitades oma sõnumit vene keeles, riskite parimal juhul saada hilinenud vastus ja tekitada oma partnerile raskusi. Halvimal juhul moondub kirja sisu ja selle tulemusena ei saavutata oma eesmärki. Täiesti vastuvõetav on kirjutada kirja kaks teksti - vene ja võõrkeeles.

Ümbrikul olev aadress on kirjutatud saajariigi keeles või inglise keeles. Seda omadust tuleks ka arvesse võtta: välismaises postikirjas on tavaks kirjutada esmalt adressaadi ametikoht ja perekonnanimi, seejärel ettevõtte nimi, tänav, maja, linn ja alles lõppu riik.

Loomulikult kujunevad igal organisatsioonil välja omad traditsioonid dokumentide koostamisel, kuid tuleb jälgida, et dokument oleks kõigist erinevustest hoolimata selge, konkreetne, tõenduslik, objektiivne, stiilireeglite järgi koostatud ja kaunilt kujundatud. , ja selle sisu vastab viisakusele.

KIRJUTAMINE VÄLISPARTNERITEGA

Ärikirjad võivad olla ametlikud (ametlikud) või mitteametlikud. Viimaseid vahetatakse tavaliselt omavahel hästi tuttavate inimeste vahel. Sellise kirja (või lihtsalt apellatsiooni) saab kirjutada käsitsi, ametliku kirja aga trükkida (välja arvatud mõned erijuhud, nagu allpool arutatakse); mitteametliku kirja autor ei tohi aadressi kirjutada "Kallis härra Smith" A "Kallis Bill." Saaja aadress on kirjutatud ainult ümbrikule. Saatja aadress on nii ümbrikul kui ka tekstiga lehel (paremas ülanurgas). Nii mitteametlikud kui ka ametlikud kirjad peaksid olema ilma märkideta, puhtal, korralikult kärbitud lehel.

Need, kes tavaliselt tippivad mitteametlikke kirju kirjutusmasinal või arvutis, peaksid tänukirja, kutse, õnnitluste või kaastundeavalduse saatmisel sellest suurepärasest tehnikast loobuma. Ja loomulikult tuleb kõikidel juhtudel kiri käsitsi allkirjastada.

Arenenud riikides pööratakse palju tähelepanu ametliku ärikirjavahetuse formaalsele poolele. Näiteks traditsioonilise komplimendi puudumine kirja lõpus muudab oluliselt sõnumi tooni ja võib adressaati tõsiselt solvata. Kui te ei soovi suhteid välispartneritega rikkuda, tuleb rangelt järgida ärikirjavahetuse etiketti.

Kõigepealt peate meeles pidama järgmisi reegleid:

1. Ärikirju on tavaks kirjutada ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) trükitud kirjaplangile. Vorm sisaldab saatja nime ja aadressi. See teave peaks olema hõlpsasti loetav ja samal ajal kujundatud professionaalse disaineri poolt. Saaja arvamus teie ettevõttest sõltub muuhulgas vormi välimusest, trükijõudluse tasemest ja paberi kvaliteedist.

Välispartneritega kirjavahetuseks mõeldud vormi andmed peavad olema inglise keeles (saab riigikeeles dubleerida). Lisaks ettevõtte täielikule aadressile tuleb märkida telefoni-, teleksi- ja faksinumbrid. Ärikirjad tuleks kirjutada ainult esiküljele, olgu selleks kirjaplank või tavaline tühi paberileht.

• 2. Kui kiri võtab rohkem kui ühe lehekülje, siis kirjutatakse selle lõppu: “jätkub” ("jätkub üle"). Rahvusvahelises äripraktikas hoitakse teksti tavaliselt ühel lehel.
• 3. Nummerdamisel kasutatakse araabia numbreid, numbrit ei panda esimesele lehele.
• 4. Täht tuleb trükkida kirjutusmasinal või arvutis. Vasakpoolse välja laius on vähemalt kaks sentimeetrit (et oleks mugavam ääristada). Tekst trükitakse kahe või vähemalt pooleteise tühikuga. Lõik algab punase joonega – veerisest viis tühikut. Adressaadile on tavaks kirjutada aadress ilma lõiguta. Vältida tuleks sõnade sidekriipsu.
• 5. Parandused kirja tekstis, isegi kõige täpsemad, ei ole lubatud.
• 6. Soovitav on ümbrikus olevat kirja voltida mitte rohkem kui üks kord (tekst sees). Eriti oluliste kirjade jaoks vali sellises formaadis ümbrik, et leht jääb painutamata. Saate ümbrikul olevale vormile lisada kõik üksikasjad, sealhulgas oma kaubamärgi nime. Suured ümbrikud, milles kirjad saadetakse lahtivoltimata, peaksid olema paksust paberist, et nende sisu postitamise ajal ei kortsuks.
• 7. Matuseümbrikke (mille sees on must vooder) tuleks kasutada ettenähtud otstarbel.
• 8. Saabunud kirjavahetuse kohta on tavaks teha otsuseid ainult pliiatsiga. Kui see on tindiga, peaks eraldusvõime olema eraldi lehel, mis kinnitatakse tähe külge.
• 9. Telegraafipäringule tuleb vastata kolme päeva jooksul. Kirjale - enne kümne päeva möödumist. Kui täpset ja ammendavat vastust ei ole võimalik õigeaegselt anda, tuleb kirjaga arvestamisest teatada kolme päeva jooksul ning lõplik vastus anda hiljemalt 30 päeva pärast.

Ärikiri koosneb pealkirjast, kuupäevast, kirja saaja nimest ja aadressist, sissejuhatavast pöördumisest, kirja üldise sisu viitest, põhitekstist, lõplikust viisakusvalemist ja allkirjast. Kirja ülesehitus võimaldab lisada ka lingi konkreetsetele isikutele ja infot koopiate saadavuse kohta.

PEALISED

Ärikirja päis on saatva ettevõtte nimi ja aadress (trükitud ettevõtte kirjaplangile).

Kui trükite kirja tühjale paberilehele, siis kirjutage paremasse ülanurka oma ees- ja perekonnanimi, nende alla - korteri, maja number, tänava ja linnaosa nimi; veelgi madalam - linna nimi, sihtnumber, osariigi nimi.

Kuupäev on paigutatud paremale, kaks intervalli pealkirja alla. Kuupäevade lühendid (25.06.2000) ei ole rahvusvahelises kirjavahetuses lubatud. Aasta kuu ja päev tuleb kirjutada täismahus, näiteks: 25. juuni 2000. Kuupäev tähistab kirja saatmise, mitte kirjutamise päeva.

SAATJA NIMI JA AADRESS

Kirja selles osas korratakse ümbrikul märgitud adressaadi andmeid.

Adressaadi andmed kirjutatakse vasakule, kaks tühikut lingi alla (kui see on olemas). Selle isiku perekonnanime ette, kellele kiri on adresseeritud, kirjutatakse tema initsiaalid ja üks lühenditest tuleb asetada initsiaalide ette: "Härra" ("Härra" inglise keeles - "Mg.") või "Proua" ("Proua" inglise keeles - "proua."). Sõnad "härra" Ja "proua" kirjutatakse alati lühendina.

Kui adressaadil on tiitel või auaste, siis pöördumise asemel näiteks "Hr W. Smithile" tuleks märkida: "Prof. V. Smith." Saksamaal on valem järgmine: "härra + tiitel või koht + perekonnanimi". On ebaviisakas ignoreerida aadlitiitleid, sõjaväelisi ja akadeemilisi auastmeid. Madalamaid akadeemilisi nimetusi – bakalaureuse- ja magistrikraad – kasutatakse harva.

Mõnikord (USA-s - üliharva) hoopis "Mg." pärast adressaadi täisnime sisestamist "Esq." (“Esquire” – “Esquire”), austuse märgiks.

Kui tiitleid või auastmeid on mitu, kasutatakse neist ainult ühte. Kõige auväärsemad auastmed ja tiitlid, nagu kolonel, kindral, akadeemik, president jne, on soovitatav kirjutada täismahus, eriti ümbrikule.

Teine rida sisaldab adressaadi asukohta.

Kolmandas - ettevõtte nimi.

Allpool on saaja postiaadress: majanumber, tänava nimi, linn, osariik (maakond, provints, piirkond, prefektuur jne), sihtriigi sihtnumber ja nimi. Kui adressaadil on postkast, siis majanumbri ja tänavanime asemel märgitakse postkasti number. Aadressiandmete kirjutamise järjekorda tuleb täpselt järgida.

Mõnikord saadetakse erakiri inimesele, kelle aadress on teadmata, selle ettevõtte aadressile, kus ta töötab.

Mark "Privaatne" perekonnanime järel tähendab, et kirja saab avada ainult see, kellele see on adresseeritud. USA-s kirjutatakse sel juhul "Isiklik". Mark "Konfidentsiaalne" tähendab, et kirja saab trükkida ka saaja isiklik abistaja või sekretär.

AVAAADRESS

Avaaadress dubleerib aadressis märgitud perekonnanime (või ees- ja perekonnanime). Kui adressaadi nimi on teadmata ja seda ei olnud ülal märgitud, võite kasutada järgmisi (rangelt ametlikke) aadressivalikuid: Härra, proua, austatud härra, austatud proua. Kui kirja saatja tunneb adressaati isiklikult või soovib temaga sõbralikke suhteid luua, peaks ta kirjutama järgmiselt: "Kallis härra..." ("Kallis härra.").

Sissejuhatav ütlus kahele või enamale mehele, ettevõttele (organisatsioonile, asutusele) adresseeritud kirjas näeb välja selline: "Härrad" või "Härrased" "Härrad" populaarsem Ühendkuningriigis "Härrased"- USA-s. Kui kiri on adresseeritud kahele või enamale naisele või ainult naistest koosnevale ettevõttele (organisatsioonile, asutusele), siis aadress "Mesdamid" USA-s võib aadressi kasutada ka "Daamid".

Saksamaale saadetava kirja kaebus peab olema üles ehitatud järgmise valemi järgi: "Lugupeetud härra professor + perekonnanimi."

Sissejuhatavale pöördumisele järgneb koma (Euroopas) või koolon (USA-s).

MÄRKUS KIRJA ÜLDSISULE

See kirjutatakse sissejuhatava aadressi alla, alustades lehe kuuseservast (jättes veerise arvestamata) ja erinevalt saaja aadressist ja tutvustavast pöördumisest ei lõpe lehe keskel. Tähe üldise sisu tähistamine on tähistatud sõna lühendiga "Seoses" ("Viide") - ("Re:"). Näiteks: Re: "Vastuseks teie 10. juuni 1998. a kirjale."

Praegu on levinud teistsugune vorm: üldsisu märge kirjutatakse aadressi alla suurtähtedega või alla joonitud. Näiteks:

Lugupeetud hr Smith!

Teie ettepanekutest diagnostikaseadmete tarnimiseks.

PÕHITEKST

Trükitakse kaks tühikut eelmise teabe alla, ilma lõiguta. Viimasel ajal on üsna laialt levinud kõik-ploki stiil, mille puhul uut lõiku ei tähista 5-märgiline taganemine, vaid on eelmisest eraldatud 3-4 intervalliga (tavalise kahe asemel).

Kirja esimene lõik peab sisaldama sissejuhatavat komplimenti. Kui kirjutate sellele adressaadile esimest korda, on paslik alustada lausega, et tegemist on oma ala tuntud tootjaga. Vastuskirjas võib sissejuhatav kompliment väljendada tänu saadud kirjavahetuse eest. Levinud kompliment pikaaegsete partnerite kirjavahetuses on tänuavaldus mõnes asjas abistamise eest.

Järgnevad põhipunktid. Põhitekst peaks lõppema komplimendiga. See võib olla traditsiooniline edasise koostöö lootuse väljendus: "Kasutage seda võimalust, et veel kord nõustuda meie kindlusega, et oleme valmis edasiseks vastastikku kasulikuks koostööks", "Ootame huviga meie edasise koostöö väljavaateid" ja nii edasi.

Põhiteksti ingliskeelses versioonis nimed, aadressid, aadressid, ettevõtte (organisatsioon, asutus) algse nime iga sõna, ametikoha nimetuse iga sõna, kirjavahetuse objektide (leping, projekt) nimetused. jne) kirjutatakse suure algustähega. Modaal- ja abitegusõnade lühendatud vormide kasutamine ei ole lubatud.

LÕPPUOSA

See tuleks asetada paremale, kaks tühikut põhiteksti alla. Viimane viisakuse valem peaks olema kooskõlas tervitamisega. Kui kiri algab apellatsiooniga "Kallis härra" või "Kallis proua" siis kokkuvõtteks tuleb kirjutada "Lugupidamisega"

Avaaadressid "Lugupeetud Mr." Ja "Kallis proua." lõppfraas vastab "Lugupidamisega" "Lugupidamisega." Kui kiri algab mitteametliku pöördumisega, nt. "Kallis William" siis lõpeb see sõbraliku fraasiga, näiteks: "Parimate soovidega", sageli kombineerituna väljendiga "Lugupidamisega".

Erinevalt Ühendkuningriigist lõpevad USA-s ärikirjad sageli järgmise väljendiga: “Tõeliselt sinu”, “Tõesti sinu”, “Väga tõeliselt sinu”.

allkiri

Allkiri peaks olema lõpliku viisakusvalemi all, lehe paremal küljel.

Saksamaal on erinevalt enamikust maailma riikidest kombeks viimane viisakusvalem panna vasakule ja vastavalt sellele pannakse allkiri ka lehe vasakusse serva.

Kirja autori autogrammi ja lõpliku viisakusvalemi vahele pannakse vahel olenevalt konkreetsetest asjaoludest ka saatva firma nimi. Allkirjade jaoks on neli ruumi. Tavaliselt kirjutatakse see musta tindiga täitesulepeaga. Allkirja alla on trükitud autori ees- ja perekonnanimi. Veelgi madalam on tema positsioon. Kirja allossa võib trükkida järelsõna. Selle nimetus on hästi tuntud - " P.S.." Lisatakse järelsõna, et teavitada adressaati olulistest sündmustest, mis toimusid pärast kirja sisu kirjutamist. Mõnel juhul aitab järelsõna rõhutada olulist punkti. Postscript on soovitatav kasutada ainult erandjuhtudel.

Mõnikord sisaldab kirja struktuur mitmesuguseid juhiseid. Näiteks võib pealkirjade (saatja nimi ja aadress) ja kuupäeva vahele panna viite. Viide sisaldab kirja kirjutaja initsiaale ja/või masinakirjutaja initsiaale. Link sisaldab tavaliselt saatja osakonna või sektori tähestikulisi ja/või numbrilisi tähistusi, juhtumi numbrit vms. USA-s asetatakse link lehe vasakusse alumisse nurka.

Saaja aadressi ja avalause vahele võib lisada viite konkreetsete isikute kohta. Sellist märget kasutatakse ettevõttele (organisatsioonile, asutusele) adresseeritud kirjas, kui saatja soovib, et kirja loeks konkreetne isik või osakond selles ettevõttes. Konkreetsete isikute viidet väljendatakse fraasiga: "Härra tähelepanu..." või "Härra tähelepanuks..."). Konkreetsetele isikutele viitamine võib välja näha erinev, näiteks: Tähelepanu hr. Smithi tükk Tähelepanu: hr. Smith või Tähelepanu: müügijuht või Attn.s Mr. Smith või Att.; Härra. Smith.

Kui kiri saadetakse koos manusega - mis tahes materjalid või dokumendid, siis asetatakse lehe vasakpoolsesse alumisse nurka ametikoha ja autori nimetuse alla märge manuse kohta.

Esimesena kirjutatakse sõna "taotlus(ed)". ("Kambris^)"). Sellest paremal, samal real, on näidatud konkreetsed rakendused, näiteks:

Lisa: 1. Leping

Kasutatakse üsna mitut tüüpi rakenduste tähistusi:

Korpus(id) Kaks korpust

Enc.(s) Encs.(2)

Enel. Enel.(2)

Rakendust saab tähistada ka diagonaalse sidekriipsuga (/), horisontaalse joonega (-) või punktide seeriaga (...) vasakpoolses veeris selle rea vastas, kus rakendust mainitakse. Mõnikord tuvastatakse manus, lisades nii manusele kui ka meilile kleebised. Allpool võib eraldi rida näidata koopiate levitamist ("Süsiniku prügi", lühendatult - "SS" või "s/s") Näiteks: s/s: hr. John Brown.