Tänapäeval luuakse kontoris 100% dokumentidest elektrooniliselt, kuid siiski üle 80% neist prinditakse välja (kinnitamiseks, tutvumiseks, käivitamiseks). Kas selline lähenemine võib olla tõhus?

Tundub, et elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt on otsustajate poolt kõige mõistlikum tegevus. Kuid ettevõtte vajadus automatiseerimise järele pole kaugeltki hetkeline. Ja alles pärast mitmete signaalide saamist jõuab juhtkond järeldusele, et ettevõte vajab sisuhalduse jaoks spetsiaalset infosüsteemi (ECM-süsteem). Just siis on vaja teavet hallata selle olemasolu kõigil etappidel, kuni see aegub.

Mis on elektrooniline dokument, EDMS, ECM

Definitsioone on palju. Püüame anda teile kõige arusaadavama ja mahukama.

Elektrooniline dokument- arvutisse salvestatud infokogum (tekst, pilt, helisalvestis) (Word, Exceli failid jne). Sellega on kaasas kaart atribuutidega, nii nagu raamatukogus olevate raamatutega on kaasas failikapp. Atribuutide (pealkiri, autor, loomise kuupäev jne) järgi on dokument kiiresti leitav.

Töövoog(töövoog) - töötajate tegevuste jada konkreetse äriprotsessi raames. Sellise järjestuse näiteks on dokumendi vastuvõtmine, selle registreerimine, läbivaatamine ja täitmine ning äriprotsess on töö kodanike pöördumistega.

Elektrooniline dokumendihaldus(EDI) on dokumentidega töö korraldamise viis, mille puhul valdav osa dokumentidest kasutatakse elektroonilisel kujul ja säilitatakse tsentraalselt.

Kas vajate ECM-süsteemi

Et hinnata, kas EDMS-i või ECM-süsteemi on vaja, vastake ise järgmistele küsimustele:

• kas suudad tähtsa partneriga telefonis vesteldes kiiresti õige dokumendi üles leida?
• kas on võimalik täpselt öelda, millised Teie poolt antud juhised on hetkel täitmata ja tähtaja ületanud?
• Kas olete kindel, et olemasolev dokumentide kinnitamise kiirus loob teie organisatsioonist positiivse kuvandi?
• Kas olete rahul teie laual olevate paberite mahuga?
• Kas saate kindlalt öelda, kus kinnitamiseks saadetud dokument praegu asub?

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Äriprotsesside läbipaistvus. Tänu süsteemile saate jälgida kõiki organisatsiooni tegevuse etappe. Äriprotsessid muutuvad juhtimise jaoks absoluutselt läbipaistvaks, neid on lihtsam kontrollida.

Kõrgem sooritusdistsipliin. Statistika järgi ei täida 20% saadud ülesannetest nende eest vastutavad töötajad. Kõigi tööetappide täieliku kontrolliga mõjutab ECM-süsteem otseselt töötajate töödistsipliini.

Madalamad tööjõukulud juhtidele ja töötajatele. Süsteem vähendab aega, mille töötajad kulutavad peaaegu kõikidele tavapärastele dokumentidega seotud toimingutele: loomine, otsing, kinnitamine jne. Kiirendab dokumendivoogu. Ja tänu sellele lähevad kõik protsessid organisatsioonis kiiremini.

Teabe konfidentsiaalsus on tagatud. Andmerikkumine võib organisatsioonile maksta miljoneid dollareid. Erinevalt traditsioonilisest "paber" töövoost võimaldab ECM-süsteem juurdepääsu dokumentidele rangelt vastavalt määratud kasutajaõigustele. Kõik dokumendiga tehtavad toimingud (lugemine, muutmine, allkirjastamine) logitakse.

Vastab ISO 9000 standarditele. Kvaliteedijuhtimise seadmine on nüüdseks saanud Venemaa ettevõtete üheks prioriteetseks ülesandeks. Kvaliteedijuhtimissüsteemi (QMS) nõuete hulgas on läbipaistev dokumendivoog, aga ka töötajatevaheline infovahetus.

Uuendage hõlpsalt ja koolitage algajaid. Tänu ECM süsteemi baasil üles ehitatud teavitamissüsteemile saate kiiresti kõigi töötajateni tuua uued tööreeglid. Uute töötajate koolitusaeg väheneb tänu kiirele vajaliku info otsimisele (määrused, juhised jms). Lihtne on muuta marsruute ja dokumendimalle, misjärel hakkavad töötajad automaatselt uutmoodi tööle.

Ettevõtluskultuuri arendamine. ECM-süsteemi kasutuselevõtt kehtestab ja hoiab korras ettevõtte sisepoliitikat, viib meeskonna loomiseni. Samas suureneb iga töötaja vastutus talle antud ülesande kvalitatiivse täitmise eest.

Rohkem konkurentsieelisi. ECM-süsteem mõjutab otseselt ettevõtte konkurentsieeliseid teiste turuosaliste ees. Klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti tõstab infovoogude kiire liikumine ja kõigi protsesside täpne juhtimine. Ka kõige suurema ettevõtte töö muutub mobiilsemaks ja vähem sõltuvaks mõnest "asendamatust" töötajast.

ECM tehnoloogiad

Ettevõtte sisuhaldusele saab läheneda nii praktika kui ka teooria poolelt.

Alustame viimasest. Pöörake tähelepanu elutsükli komponentidele, mis on näidatud AIIM-i (Info- ja pildihalduse assotsiatsiooni) sõnastikust pärit kanoonilises määratluses:

• püüda (jäädvustada),
• juhtimine (haldamine),
• ladustamine (pood),
• kaitse (säilitada),
• teabe edastamine (Deliver).

Teavet on vaja hallata kogu selle elutsükli jooksul: alates loomisest või organisatsiooni poolt vastuvõtmisest kuni lõppkasutajale üleandmiseni või hävitamiseni pärast säilitusaja möödumist.

Info läbib kõik organisatsiooni protsessid, seda luuakse ja töödeldakse erinevates tarkvarades ning erinevate rakenduste abil. Kuid ainult ECM-süsteem keskendub ühtsele lähenemisele andmehaldusele kogu nende eluea jooksul.

Ärilisest aspektist on olulised dokumendi elutsükli etapid, millel on töövoogudes (töövoos) osalemisel otsene mõju äriprotsessidele. Kuid tehnilisest vaatenurgast ei kanna nad väljendunud semantilist koormust ja neid tähistatakse üldmõistega "dokumendihaldus".

EDMS- ja ECM-süsteemide funktsionaalsus ja klassifikatsioon

Uuringufirma Gartner andmetel võib süsteeme, mis toetavad vähemalt kolme kuuest funktsioonist, liigitada ECM-i:

• dokumendihaldus: check-out/check-in, versioonikontroll, turvalisus, dokumentide rühmitamine jne;
• koostöö ühiste dokumentide kallal ja projektimeeskondade tugi;
• dokumentide skaneerimine ja paberdokumentide kujutise haldamine;
• dokumendihaldus pikaajaliseks arhiveerimiseks, säilitamise reeglite ja määruste automatiseerimiseks, tagades dokumentide vastavuse seadustele ja määrustele;
• töövoog äriprotsesside toetamiseks, sisu marsruutimiseks, tööülesannete ja olekute määramiseks, marsruudi jälgimiseks ja täitmise kontrollimiseks;
• veebisisu haldamine avaldamise automatiseerimiseks, dünaamiline sisuhaldus ja kasutaja interaktsiooni haldamine nende ülesannete jaoks.

Selle teema kohta saate lisateavet jaotise "EDMS-i ja ECM-i funktsionaalsus" pealkirjadest:

Mida mitte oodata ECM-süsteemilt

Praegu on ettevõtete kompleksne automatiseerimine üles ehitatud mitme süsteemi integreerimise teel, millest igaüks lahendab teatud hulga ülesandeid. Seetõttu on väga oluline mõista, mida iga süsteemi sees täpselt rakendada.

Mõelge enamlevinud ärinõuetele, mille rakendamine EDMS-i ja ECM-süsteemis peaks olema mõistlik.

HR dokumentide haldamine. Vaatamata sellele, et see on otseselt seotud dokumentidega, ei ole selle valdkonna ülesanne mitte dokumendivoog ise, vaid raamatupidamine ja personalijuhtimine.

Töötaja vajab erinevaid personali valikuid - hariduse, soo, erialade, vastuvõtmise / vallandamise kuupäeva jne järgi, sest seda teavet tuleks säilitada andmebaasis struktureeritud kujul, mitte eraldi struktureerimata dokumentidena.

Iga dokumendi loomine peaks kajastuma personali seisundi muutumises, seetõttu on personalidokumentide haldamise automatiseerimiseks parem kasutada spetsiaalseid personalihaldussüsteeme, mida saab integreerida ECM-süsteemiga struktureerimata teabe (CV-d, fotod) salvestamiseks. , personalitellimused jne). Lisaks on kasulik automatiseerida nende dokumentide kinnitamise protsesse ECM-süsteemis.

Finantsdokumentide arvestus.Sarnane on olukord struktureeritud finantsdokumentidega: arved, saatelehed, tehtud tööde aktid jne.

Maksu- ja raamatupidamisarvestuse jaoks, mis põhinevad esmastel dokumentidel, kujundatakse spetsiaalsed raamatupidamissüsteemid, samuti ERP-süsteemi spetsialiseeritud moodulid. ECM-süsteem ei saa neid asendada, kuigi finantsdokumentide skaneeritud piltide skaneerimine ja elektroonilise arhiivi korrastamine on EDMSi ülesanne. Vajadus selliste lahenduste rakendamiseks tekib tavaliselt siis, kui on suur hulk dokumente ja äriprotsessides osalejaid, kes töötavad finantsdokumentidega nagu EDMS-i dokumentidega, võttes arvesse juurdepääsuõigusi, elektroonilist allkirja jne.

Lisaks on nüüd võimalik vahetada osapooltega elektroonilisel kujul finantsdokumente (arveid, lepinguid, saatelehti ja akte). Ja selliste dokumentide säilitamine EDMS-is annab täiendava eelise. .

Äriprotsesside analüüs ja modelleerimine.

Reeglina kasutatakse protsesside analüüsimiseks ja modelleerimiseks BPM-klassi () süsteeme. Need on spetsiaalsed ärianalüütiku tööriistad ettevõttele või välisele konsultatsioonifirmale. Simuleeritud äriprotsessid võivad sisaldada toiminguid, mis ei ole seotud dokumentidega, mida tehakse käsitsi (näiteks dokumentide kohaletoimetamine kulleriga), välistele üksustele (näiteks tarnijad) või muude süsteemiklasside (ERP, CRM) toel.

Klassikaline EDMS võib anda teavet äriprotsesside analüüsimiseks (näiteks aruannete kujul teatud tüüpi ülesannete täitmise viivituste kohta). Kuid see on vaid väike osa täielikuks analüüsiks vajalikest andmetest.

Mõttekas on integreerida EDMS võrdlusandmete, näiteks dokumenditüüpide või organisatsioonilise struktuuri modelleerimissüsteemidega.

ECM süsteemi juurutamine

Rakendamise efekt

ECM-projekti tulemuste hindamine ei erine IT-projekti efektiivsuse analüüsist ja viimane - mis tahes ettevõtte projekti hindamisest.

Siin on ajendiks ettevõtte tehnoloogiate küpsus, ilma milleta ei saa ettevõtet lihtsalt tõhusaks pidada. Muudel juhtudel on kasu peaaegu võimatu välja arvutada, kuigi rakendamise vajadus on väljaspool kahtlust. Ja mõnikord on efekti arvutamine kallim kui tehnoloogia ise (näiteks töötajatele piiramatu juurdepääsu pakkumine Internetile). Kõigil neil juhtudel keskendutakse pigem projekti maksumusele ja lahenduse potentsiaalile, sh sellele, kui lihtsalt rakendatav süsteem lahendab ettevõtte muid probleeme.

EDMS-i ja sellel põhinevaid lahendusi ei saa alati seostada süsteemidega, mille mõju osas on kõik selge. Traditsioonilised varade kasutamise tõhususe analüüsimeetodid ei ole teabe suhtes kohaldatavad, samuti valem "kasumi ja kogukulude suhe on tõhusus". See on tingitud asjaolust, et teave on tootmisega seotud immateriaalne vara koos materiaalsete ja tööjõuressurssidega. ECM-süsteemi kasutuselevõtuga kaasneb äriprotsesside ja tööjõukulude muutus. Infosüsteemide, sh ECM-i kulud on enamasti kaudsed, mida saab toodanguühiku kohta arvutada vaid mõne majandusplaneerimise mudeli abil. Ja vormistamine on sageli üsna keeruline.

ECM-süsteemi valik ja ostmine on alles esimene samm organisatsioonis elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ülesehitamise suunas. Enne kui see hakkab tööle ja hakkab tõesti mõju avaldama, toimub rakendusprotsess.

ECM-süsteemi rakendamine koosneb tavaliselt järgmistest sammudest:

• projekti korraldamine, personali jaotus (projektijuht ja töörühm);
• ettevõtte uurimine ja lahenduste projekteerimine ECM süsteemi kasutamiseks;
• ECM-süsteemi seadistamine ja kohandamine;
• koolitus;
• proovioperatsioon.

Igal juhul on edukaks rakendamiseks kohustuslikud järgmised reeglid:

• juhtkonna aktiivne osalemine ECM süsteemi juurutamise ja kasutamise protsessis;
• võtmetöötajate jaotamine ja süvakoolitus tarkvara juurutamiseks ja toetamiseks;
• koolituse korraldamine kõigile kasutajatele ja juhiste andmine süsteemiga töötamiseks.

Need langevad paljuski kokku teiste infosüsteemide rakendusprojektidega ja viivad järgmiseni negatiivsed tagajärjed:

• rikutakse projekti tähtaegu ja eelarvet;
• kõiki eesmärke ei saavutata (süsteem töötab, kuid mitte täies mahus: vähem/halvem kui planeeritud);
• rakendamine on täielikult häiritud (süsteem tegelikult ei tööta).

Riski eripära tingitud asjaolust, et enamik ettevõtte töötajaid tuleb lühikese aja jooksul üle viia nende jaoks täiesti uutele töömeetoditele (dokumentide lugemine elektroonilisel kujul, juhtkonna otsuste ja allkirjade saamine elektroonilisel kujul jne). ECM-süsteemi rakendamise kõige iseloomulikumad riskid on järgmised:

• kasutajate konservatiivsus, uute töömeetodite tagasilükkamine;
• tavakasutajate ja tippjuhtide madal arvutioskus;
• struktureerimata protsessid (regulatsioonide puudumine);
• ebapiisav/puudulik tehniline varustus;
• hägune projektijuhtimine.

Riskide ennetamise viisid standard:

• ECM-süsteemi töö üksikasjalik ja eelprojekt antud ettevõttes;
• selged juhised ja isiklik eeskuju juhtimisest;
• personali koolitus ja operatiivne tugi probleemide lahendamisel;
• etapiviisiline rakendamine.

Elektroonilise sisuhalduse ja paberivaba suhtluse valdkond ettevõtetes areneb praegu aktiivselt. Samuti on muutumas seadusandlus, osa reegleid fikseeritakse selles pärast seda, kui need on elus paika loksunud, ja mõned, vastupidi, kehtestatakse pärast uute normide vastuvõtmist riigi tasandil.

Paberdokumendi ehtsuse ja õigusliku tähenduse kindlakstegemine on kõigile selge protseduur: dokumendil peavad olema vajalikud allkirjad ja pitsatid. Kuidas aga teha kindlaks elektroonilise dokumendi ehtsus?

Loodud selleks elektrooniline allkiri (ES)- andmed elektroonilise dokumendi kohta, mille eesmärk on kaitsta seda võltsimise eest. Saate tuvastada allkirja omaniku ja tuvastada muudatuste puudumise elektroonilises dokumendis pärast selle allkirjastamist.

Kõige lihtsamal kujul töötab EP mehhanism järgmiselt:

• eraldatakse sertifitseerimiskeskus (allüksus või väline organisatsioon), mis spetsiaalse tarkvara abil genereerib igale kasutajale nn võtmesertifikaadid;
• luuakse ES-võti – see on ainulaadne tähemärkide jada. See koosneb privaatvõtmest, mis on kättesaadav ainult selle omanikule ja nemad saavad ES-dokumendi allkirjastada, ja avalikust võtmest – kõigile kättesaadav, selle abil saab määrata, kes ja millal elektroonilisele dokumendile alla kirjutas.

ECM-süsteemi kasutamisel on peidetud kõik "raskused", millega kasutaja võib kokku puutuda. Kasutaja peaks reeglina lihtsalt valima soovitud funktsiooni: "Allkirjasta dokument" (ES-i allkirjastatud dokument suletakse samal ajal muudatuste tegemiseks) või "Hangi allkirjade kohta teavet". Tunnustatakse elektrooniliste dokumentide legitiimsust.

Soovime teile edu uute teadmiste omandamisel ja meie materjalid aitavad teid selles alati.

Majanduskirjanduses on väide, et ettevõtluses on väidetavalt mõned "tähtsamad" ja mõned "vähem olulised" komponendid. Selle lähenemisviisi pooldajad väidavad, et põhiprotsessid (mis genereerivad näiteks vahemäluvoogu või toodavad toodet) on need, mille peal ettevõte tegelikult seisab, ja tugiprotsessid, nagu näiteks dokumendihaldus ettevõttes, on need komponendid, millest on võimalik vähimate kadudega keelduda. Ühest küljest võiks ette kujutada, et sellistel spetsialistidel on õigus ja nende seisukoht on tõesti õigustatud, kuid ainult siis, kui räägime aastase arenguhorisondiga ettevõttest. Sest niipea kui hakkame rääkima ettevõttest, mille eesmärk on tõesti turul areneda – kasvatada käivet, kasvatada varasid, laiendada kontorivõrku, saab selgeks, et toetavad protsessid, mille hulgas on loomulikult ka Ettevõtte dokumendihaldusprotsess mängib ettevõtte edukuses sama olulist rolli.

Sellest, miks töövoo automatiseerimine täna on homse tellimuse võti ja milliseid ülesandeid lahendavad elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ettevõtetes, mis on keskendunud efektiivsusele, saame aru tänasest artiklist.

Mis on SED

Et mõista, mis on elektroonilised dokumendihaldussüsteemid, peate esmalt vastama küsimusele: "Miks ettevõtted neid tegelikult vajavad?". Paljud usuvad siiani, et paberimajandus ja arvetega koridorides jooksvad juhid, raamatupidajad, kelle töölaual on lepingute ja arvete pilvelõhkujad, on normaalne ja see on iga äri olemus. See artikkel on suunatud neile, kes mõistavad, et praegused majandusliku interaktsiooni tingimused ja tehnoloogilise arengu tase loovad olukorra, kus ettevõtte efektiivsus sõltub suuresti ettevõtte käsutuses oleva teabe haldamise kiirusest ja selle ratsionaalse liikumise korraldusest. teavet.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid lahendavad ühe peamise äriprobleemi administratiivses osas – need lihtsustavad töötajate omavahelist suhtlust.

Kui kogu ettevõtteteave on turvaliselt salvestatud, on erinevate töötajate ligipääsutasemed ettevõtte infosüsteemi erinevatele osadele jaotatud, lihtne ja arusaadav dokumentatsioonihaldus ning kõik huvilised saavad oma elektroonilised dokumendihaldusvahendid ja standardid selle kasutamiseks. utiliseerimine - töötajate mis tahes ühistegevuse tootlikkus suureneb oluliselt.

Niinimetatud EDMS (Electronic Document Management System) on individuaalselt konfigureeritud omavahel ühendatud tarkvarasüsteemid, mis võimaldavad hallata erinevat tüüpi dokumente ja teavet.

Igas aktiivselt äritegevusega tegelevas ettevõttes kasvab ametliku dokumentatsiooni hulk pidevalt ja selle kasvu on võimatu piirata, eriti seadusandlikel põhjustel. Sel juhul on vaja luua teatud töövoo automatiseerimise skeemid, mis standardiseerivad juhtimisprotsesse, reguleerivad töötajate tegevust selles tööosas, vabastavad töötajad käsitsitööst ja suurendavad tegelikult kogu süsteemi efektiivsust. tervik. Objektid, millele sellised süsteemid keskenduvad, ei ole ainult tavalised paberkandjal või isegi elektroonilisel kujul dokumendid, vaid üldiselt kõik ettevõtte äriprotsessid, mis infovahetussüsteemis kuidagi kajastuvad. Seetõttu on juhtivad ettevõtted viimasel ajal hakanud huvi tundma dokumendihalduse automatiseerimise vastu üldiselt ja eelkõige elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide automatiseerimise vastu, nähes suuri väljavaateid üldise efektiivsuse tõstmisel selliste muudatuste sisseviimisega. Tegelikult on automatiseeritud EDMS-ist saamas universaalne äriteabe haldussüsteem kõige laiemas mõttes, mis võimaldab ettevõttel ühes süsteemis saada kõik vajalikud tööriistad tööle alates teabe ilmumisest kuni selle lõpliku likvideerimiseni.

Tasuta
konsultatsioon
asjatundja

Natalia Sivorina

Konsultant-analüütik 1C

Aitäh tagasiside eest!

1C spetsialist võtab teiega ühendust 15 minuti jooksul.

EDMSi efektiivsus

Kui me räägime tegelikust tõhususest, mida on võimalik saavutada ettevõtte elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimisega, siis tuleks loetleda järgmised punktid:

• Rutiinsete toimingute ja teabega käsitsitöö täielik välistamine või maksimaalne vähendamine. Automatiseeritud süsteemid lihtsustavad oluliselt selliseid protsesse nagu andmete esialgne sisestamine või töötlemine, andmete või dokumentide skaneerimine ja kontroll, teabe ühest allikast teise importimise või eksportimise protsessid.
• Ettevõttes ühtse elektroonilise dokumentatsiooni ruumi loomine, milles on töötajate sisemine hierarhia juurdepääsul erinevale teabele. See välistab vajaduse luua hajutatud teabesalve, et tagada selle turvalisus või juurdepääsutasemete eraldamine, kuna üks ühendatud süsteem võib selle probleemi lahendada. Näiteks hajutatud struktuurides saab sellest ülimugav tööriist tippjuhtkonnale, kes võib vajada juurdepääsu mõnele teabele madalamal tasemel.
• EDMS võimaldab teil rakendada mugavat otsingusüsteemi, mis on täielikult seotud kõigi ettevõtte juhtimisprotsessidega. Seega saab ettevõttesse integreeritud dokumentide automatiseerimissüsteemist sisemine infootsingusüsteem, mida võib vaja minna äriprobleemide lahendamiseks või lihtsalt selle otseste funktsioonide täitmiseks.
• Paberinfokandjate arvu vähendamine miinimumini või nende täielik väljajätmine töötajate tööst. Sellel lahendusel on palju eeliseid – alates tegelike kulude vähendamisest "haldus" kirje all kuni riski vähendamiseni, et konfidentsiaalne teave jätab ettevõtte paberile.
• Automatiseeritud dokumendihaldussüsteem võimaldab teil kiirendada töötajate ja osakondade vahelist suhtlust ning suurendada nende vastastikust vastutust koostöö raames tehtud või, vastupidi, tegemata jäetud toimingute eest. See on EDMS-i tõhususe väga oluline aspekt, kuna nagu praktika näitab, tõuseb osakondade töö produktiivsus kordades just selle taustal, et koostöö osapooled on piiratud süsteemi raamistikuga ja töötada koos ainult juhtumiga. Samas tuleb silmas pidada, et elektroonilisse süsteemi “kõik jätavad jäljed”, mistõttu ei saa hiljem teeselda, et keegi midagi ei kuulnud või ei juhtunud seda üldse.
• Automatiseeritud töövoosüsteemid avaldavad positiivset mõju juhtkonna ja alluvate suhetele, kuna korraldused muutuvad selgelt orienteeritud, arusaadavamaks ja tagatud edastamiseks isikutele, kellele teave oli mõeldud. Samuti võib märkida, et automatiseeritud elektrooniliste süsteemide raames suureneb vahekäskude, kohanduste, otsuste ja muudatuste vormistamise kiirus ning kontroll korralduste täitmise üle kõigil tasanditel.
• EDMS võimaldab ettevõttes juurutada süsteemi mitte ainult sisemiseks infovahetuseks, vaid ka välja töötada marsruute ja meetodeid info importimiseks ja eksportimiseks välissüsteemidega. Seega moodustub loomulik filter, mis reguleerib seda, millisel kujul info ettevõttest väljub (ja mõnikord on see standardi seisukohalt äärmiselt oluline), aga ka seda, millisel kujul jõuab sissetulev info süsteemi sees ettevõtte töötajateni. . Kõik see võimaldab saavutada ettevõttes infoidentiteedi, mis on ettevõtte kui terviku tulemuslikuks tööks äärmiselt oluline.

EDMS-i automatiseerimine globaalses mõttes on parim alus standardite ja algoritmide moodustamiseks, mille järgi kulgevad ettevõttes kõik äriprotsessid erinevatel tasanditel. Seega lakkab elektrooniline dokumendihaldussüsteem olemast vaid osa kontoritööst või dokumendivahetusest, vaid muutub ärisüsteemi oluliseks komponendiks, mis vastutab selle eest, kui efektiivselt ettevõtte töötajad infot kasutavad.

Automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide instrumentaalsed võimalused

Tänu programmeerimise aktiivsele arengule viimase kümne-viieteistkümne aasta jooksul võimaldavad tänapäeval infosuhtluse automatiseerimisele keskendunud süsteemid kaasata täpselt sellise tööriistakomplekti, mida konkreetne ettevõte vajab. Erinevad ärivaldkonnad ja lihtsalt selle käitumise individuaalsed omadused seavad sellistele süsteemidele teatud nõuete loetelu, mis kehtivad konkreetselt siin ja praegu.

Mõne ettevõtte jaoks piisab enam-vähem “klassikalisest” funktsioonide komplektist - dokumentide loomine, teabe töötlemine, andmete otsimine ja ülevaatamine, aga ka sisemine suhtlus (edastus, osapoolte teavitamine, ülesannete seadmine ja jälgimine). Teised vajavad oluliselt keerukamaid süsteeme ja teistsugust tööriistakomplekti, mis võimaldavad neil luua keerulisi hierarhiaid, moodustada kaugkäsklusi, kaugjuurdepääsu, integreerida SQL-i ja Oracle'i andmebaasi andmetega, võimaldada juurdepääsu serveritele ilma spetsiaalsete rakendusteta ja näiteks luua ühendust. pilvesüsteemid. Automaatsete elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kõige arenenumatel kasutajatel on juurdepääs sellistele keerukatele ja spetsiifilistele tööriistadele nagu teabe automaatne optiline tuvastamine, vöötkodeerimine ja skaneerimine, digitaalallkirjasüsteem, täisteksti ja atribuutide otsing jne.

Automatiseeritud töövoosüsteemide eelised

Tänapäeval on automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide, eelkõige süsteemide kasutamine muutumas mitte ainult tõhususele orienteeritud ettevõtete konkurentsieeliseks, vaid ka objektiivseks vajaduseks kõikidele majandussuhtluses osalejatele, kes on põhimõtteliselt huvitatud riigi produktiivsest toimimisest. nende äri. Maailm on viimasel kümnendil dramaatiliselt muutunud ning see on mõjutanud kõiki ärivaldkondi ja ettevõtteid, sundides neid koos digimajanduse tulekuga muutuma. Võrreldes traditsiooniliste süsteemidega, mis võimaldasid varem ettevõttes infohaldusprotsessi üles ehitada, avasid automatiseeritud dokumendihaldussüsteemid ettevõtetele uusi silmaringi enda efektiivsuse tõstmise vallas, mis tõi kaasa järgmised automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide eelised:

1. Sellised süsteemid suurendavad oluliselt ettevõtte tootlikkust, suurendades tootlikkust, mille tagab mitte ainult osakondadevahelise protsesside interaktsiooni mugavus, vaid ka EDMS-süsteemides võimalused piiramatuks tööks vajaliku teabega, alates juurdepääsust kuni kardinaalsete muudatusteni. teavet võimalikult lühikese aja jooksul.
2. Elektroonilist teavet hoitakse ajakohasemas olekus, kuna muudatuste tegemise ja kokkuleppimise protsess saab "tausta" režiimis põhitegevusest katkematult edasi minna.
3. Elektroonilised süsteemid on tõrketaluvamad ja ohutumad kui teised. Need võivad oluliselt vähendada inimeste tähelepanematuse mõju (nn "inimfaktor") ja tagavad teabe ohutuse. Selge on see, et soovi korral ja tehniliste võimaluste olemasolul võib iga süsteemi lõhkuda, kuid isegi häkkimise võimalust arvesse võttes hõlmab elektrooniline süsteem rohkem tööriistu andmete kaitsmiseks, krüpteerimiseks või varundamiseks.
4. EDHS loob eeldused tegevuskulude oluliseks vähenemiseks nii otseste kuluartiklite kui ka personalikulude osas seoses ettevõtte täitjate vajaduse vähenemisega.
5. Selline süsteem avab uusi võimalusi osakondadevaheliseks koostööks nii otsestes küsimustes (infovahetuse valdkonnas) kui ka võimaluste näol ühiseks või etapiviisiliseks (üksteise järel, osad) tööks erinevate äriprojektide kallal. Suurepärane tööriist ajurünnakuteks, töörühmadeks, meeskonnatööks ja heakskiitmiseks.

Üldjuhul annavad automatiseeritud dokumendihaldussüsteemid ettevõttele lisaks eelloetletud eelistele ka mitmeid muid, mida on tavaühikutes raske mõõta või arvutada, kuid mis pole vähem olulised. Räägime personali tehnilise kirjaoskuse kasvust ning selgest personalidistsipliini ja vastutuse suurenemisest oma tegude ja töö eest. Töötades ühtses elektroonilises süsteemis, suhtlevad töötajad pidevalt üksteisega, lahendades madalamal tasemel tekkivaid probleeme ja tugevdades seeläbi ettevõtte vaimu.

Töövoosüsteemi automatiseerimine ei ole tänapäeval pelgalt sisemine tööriist äriprotsesside optimeerimiseks, vaid ettevõtete loomulik vajadus tõsta globaalsete majanduskriiside tingimustes oma tootlikkust. Rahastamise ja ettevõtete kasvatamise võimaluste märkimisväärne vähenemine investeeringusüstide kaudu paneb traditsiooniliste tööstusharude ettevõtted mõistma, et võimalused äritegevuse parandamiseks on peidus ettevõtetes enestes. Kui paarkümmend aastat tagasi oli oluline vaid “palju müüa”, siis tänapäeval on oluline “efektiivne müüa” ja see on ilma kaasaegse automatiseeritud infohaldussüsteemita täiesti võimatu.

Kokkuvõtteks tahaksin märkida, et igasugune automatiseerimine ettevõttes on seotud muljetavaldavate investeeringutega, samas kui (kui me peame silmas programmi ennast) ei ole see nendes oluline osa. Nende aluseks on süsteemi ülesehitamise metoodika väljatöötamine, kuid edaspidi on need ettevõtte äritegevuse efektiivsuse ja kiiruse suurenemise tõttu enam kui ära tasunud. Nagu juba öeldud, ei võida täna mitte ainult targem, vaid ka kiireim turuosaline, seega on dokumendihaldussüsteem üks ettevõtte soodsa arengu võimalusi tulevikus.

Tänapäeval luuakse enamik dokumente algselt elektrooniliselt. Need, kes sisenevad organisatsiooni paberil, on sageli digiteeritud. Seetõttu tuleks dokumendihaldusest rääkides silmas pidada mitte ainult paberdokumente, vaid ka elektrooniliste versioonide liikumise vormistamist ehk EDI-d.

Elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks on erinevaid tüüpe, viise – jagatud failihoidla loomine serveris, sisemise posti või muude sidesüsteemide kasutamine. Aga see toimib kuni teatud lahendatavate ülesannete tasemeni ja ettevõtte tegevuse mastaabini. Edasi minnes peame kasutusele võtma skeemi, mis lihtsustab tööd paberdokumentidega ja elektrooniliste dokumentidega. See võimaldab teil teha erinevat tüüpi EDI-d.

Elektroonilise dokumendihalduse eesmärk on efektiivsus!

Ajad, mil EDMS-i kasutuselevõtt võis olla austusavaldus moele, on möödas. Nüüd mõtlevad EDI-le üle minevad organisatsioonid eelkõige efektiivsusele. Selle suurendamine on võimalik kahel viisil - läbi tulemuse suurenemise, kulude vähenemise. Kaasaegne EDMS kasutab mõlemat meetodit.

Seega aitab kulude vähendamisel kaasa:

• Vähendatud paberikulud (printimine, paljundamine, postitamine jne).
• Töötajate tööaja ebaproduktiivsete kulude vähendamine. Lääne konsultatsioonifirmade hinnangul võib rutiinsetele, ebaproduktiivsetele toimingutele dokumentidega kulutatud aja osakaal moodustada kuni 20-30% kogu tööajast (ja praktikas - kuni 60-70%). Selliste kulude vähendamine on EDMSi rakendamise üks olulisemaid eesmärke.

EDMS-i rakendamise tõhusust mõjutavad:

• Infovoogude kiirendamine (rohkem operatiivset infotugi juhtimisele – suurem otsustuskiirus).
• Ettevõtluskultuuri muutmine (personali infotehnoloogilise valmisoleku parandamine, uuenduste paremale tajumisele kaasaaitamine).

Peamised eesmärgid

EDI juurutamisel plaanivad organisatsioonid kõige sagedamini lahendada järgmised ülesanded:

• juhtimise efektiivsuse parandamine tulemuskontrolli automatiseerimise kaudu, osakondade, üksikute töötajate tegevuse suurem läbipaistvus;
• äriprotsesside automatiseerimine koos nende samaaegse optimeerimisega;
• Toe pakkumine ettevõtte teabele, teadmistele juurdepääsu kogumiseks, haldamiseks ja korraldamiseks;
• ettevõtte kui terviku, selle üksikute allüksuste, töörühmade, seda teavet kasutavate töötajate otsuste tegemise toetamiseks jne tegevuse fikseerimine;
• paberdokumentide käibe vähendamine (kulude vähendamiseks);
• lihtsustamine, jooksvas tegevuses kasutatavate dokumentide säilitamise kulude vähendamine toimiva elektroonilise arhiivi loomise kaudu.

EDMSi valikut mõjutavad tegurid

Iga EDMS-i valiv organisatsioon juhindub teatud kriteeriumidest. Valikut mõjutavad tegurid, mis iseloomustavad organisatsiooni ennast ja selle töövoogu. Need on seotud organisatsiooni struktuuri omadustega, äriprotsessidega, olemasolevate nõuetega dokumendivoogudele, sisutüüpidele, süsteemi vajalikule funktsionaalsusele, juurutamismeetoditele, toele, selle arendamisele, integreerimisele jne. Rohkem
Üldine klassifikatsioon

Igasugune klassifikatsioon on tingimuslik. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid eristuvad funktsionaalsuse ja lahendatavate ülesannete, ettevõtete mastaabi, arhitektuuri jms poolest.

Funktsionaalsuse ja lahendatavate ülesannete järgi eristatakse järgmist:

• Ärisüsteemid. Mõeldud organisatsioonidele, kus on rangelt formaliseeritud töövooreeglid ja vertikaalne juhtimine.
• Elektroonilised arhiivid. Need ei ole mõeldud dokumentide liikumise toetamiseks, peamine eesmärk on korraldada vajalike andmete säilitamist ja väljavõtet.
• Töövoosüsteemid. Nende keskmes on äriprotsessid, mida nad automatiseerivad, ning dokumendid ja töövoog on vahendid, mille abil töövooge teostatakse.
• ECM süsteemid. See on ettevõtte sisuhalduskompleks, mis rakendab korraga mitut funktsiooni – haldus: dokumendid; dokumentide kujutised (Document Imaging); rekordid; töövood (Workflow); veebisisu (WCM); multimeediumisisu (DAM); teadmised (Knowledge Management); kollektiivne suhtlus (koostöö).

Enamik turul olevatest EDMS-idest sisaldab korraga mitut tüüpi EDMS-i elemente.

Kuidas valida “õiget” EDMS-i?

Seega on dokumendihaldussüsteemi valik keeruline protsess, mis sõltub paljudest asjadest. Kui tegemist on äriettevõttega, on määrav kaal teostuse võimalikul majanduslikul mõjul. Kui tegemist on avalik-õigusliku asutusega, on rõhk kõikide organisatsiooni poolt lahendatavate ülesannete toetamisel ja nende ülesannete eripäradel, mis on seotud tegevuse spetsiifikaga. Meie ettevõtte spetsialistid on alati valmis arvestama kõigi teguritega, mis aitavad Teid valiku tegemisel."ARHIIVIÄRI" on spetsiaalne süsteem osakondade paber- ja elektrooniliste arhiivide hoolduse automatiseerimiseks.

EOS-i töötajad aitavad teid teie ülesannete jaoks EDMS-i valikul

Veel paar aastat tagasi räägiti elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest kui helgest tulevikust. Tänapäeval kasutatakse neid juba aktiivselt era- ja avalikes ettevõtetes. Kuid kõige olulisem on see, et nõudlus EDMS-i järele kasvab pidevalt. elektrooniline dokumendihaldus ja selle toimimine, vaatleme Vene Föderatsioonis töötavate süsteemide näidet.

Eeldused

Et paremini mõista, kuidas EDMS-programm toimib, on vaja läbi vaadata põhimõisted ja ülesanded. Peamised on tegurid, millest konkreetse süsteemi valik sõltub.

Kui organisatsioon saab toimida mitteformaalse juhtimise tingimustes, siis puudub vajadus dokumendihalduse järele. Äriprotsesside tulekuga on tekkinud vajadus hallata mehhanismi korrastatud dokumentatsiooni abil. Kui te ei tegele paberitega õigeaegselt, hakkavad need kogunema ja kaduma.

Alternatiivina paberkandjale kasutatakse failide serverisse salvestamiseks spetsiaalset skeemi. Aga ka see ei tööta kaua. Ettevõtte mahtude kasvuga suureneb vajadus info salvestamise ja sünkroniseerimise järele.

Tekib dilemma: kas kasutada info salvestamiseks vanu paberkandjaid või EDMS-i. Mis on nii oluline, mida saate tänu elektroonilisele süsteemile? Suurendage organisatsiooni efektiivsust.

Majanduslik mõju

Tõhusust saab tõsta kahel viisil: vähendada kulusid või suurendada tulemusi. Dokumendid EDMS võimaldab teil saavutada kaks eesmärki korraga. See tähendab, et süsteemi rakendamine võimaldab organisatsioonil kulutada vähem, kuid teenida rohkem.

Kulude vähendamine toimub paberikulu vähendamise, ajaraiskamise, teabevahetuse protsessi kiirendamise, ettevõtte kultuuri muutmise kaudu.

EDMS-i programmi tõhususe hindamiseks peate arvutama paberitööle kuluva aja. Konsultatsioonifirmade hinnangul võtavad sellised toimingud 20% tööajast. Vene bürokraatia süsteemis kulub selleks isegi rohkem – 60% ajast. EDMS-i kasutuselevõtt vähendab neid kulusid vähemalt 10 korda.

Kontoritöö ja dokumendivoog

Need kaks mõistet on omavahel seotud. Arvepidamine on termin, mis viitab dokumentidega töötamise ametlikule reeglistikule. Mõningaid EDMS-süsteeme saab kohandada kontoritöö reeglitele vastavaks, kuid on ka neid süsteeme, mille alusel kontoritöö juba kujuneb.

Dokument on EDMS-is teabe salvestamise ühik. Dokumendivoog moodustub erinevatest allikatest: muudest süsteemidest, rakendustest, e-postist, aga eelkõige - skannitud paberkandjatest. Seetõttu on skannerid ja muud seadmed EDMSi lahutamatuks osaks. Süsteem salvestab kõik dokumendid, säilitab nende ajaloo, tagab liikumise läbi organisatsiooni ning teostab nendega äriprotsesse.

Sellises andmebaasis on SED otsus, juhis ja korraldus. Nende kaudu juhitakse organisatsiooni. Kõik dokumendid on varustatud abiga. Vormi väljade komplekt oleneb dokumendi tüübist. B salvestatakse sellise kaardi iga välja andmebaasina.

EDMSi funktsioonid ja ülesanded

Dokumendihaldusprogramm on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

• dokumentidega töö süstematiseerimine.
• mallide järgi dokumentide koostamine, nende registreerimine ja säilitamine;
• raamatupidamise automatiseerimine;
• dokumentide liigitus.

Vaatleme üksikasjalikumalt SED-i funktsioone. Töövooprogrammi kasutatakse:

• kaartide loomine.
• dokumendi teksti kujundamine;
• andmete salvestamine pdf või ms word formaadis;
• kasutaja juurdepääsuõiguste haldamine;
• marsruutide loomine;
• dokumendivoo juhtimine;
• teadete, meeldetuletuste saatmine;
• ajakirjade, kataloogide, klassifikaatorite pidamine;
• juhiste moodustamine;
• dokumentide otsimine ja allkirjastamine;
• aruannete genereerimine.

Süsteemi üldised funktsioonid hõlmavad järgmist:

• kaugtöö dokumentidega;
• DBMS-i kasutamine andmete salvestamiseks;
• samaaegne töö EDMS-iga;
• turvalisus sertifikaatide, vöötkoodide ja isikupärastamise kaudu.

Eelised ja miinused

EDMS-ile üleminekul on rohkem eeliseid kui puudusi. Halvasti organiseeritud projekt võib aga hävitada kõik automatiseerimise eelised. EDMSi rakendamise eesmärgid peavad olema saavutatavad. Eelised hõlmavad järgmist:

• teabe tsentraliseeritud struktureeritud säilitamine;
• sama lähenemine dokumentide vormistamisele ja töötlemisele;
• mallide kasutamine;
• otsing;
• juurdepääsu audit.

Puuduste hulka kuuluvad suured algkulud ja kasutajate range koolitus.

Dokumentide töötlemise protsessid

EDMS-is läbib elektrooniline dokumendihaldus mitmeid etappe, mille käigus määratakse dokumendile teatud atribuudid. Töötlemine toimub nii käsitsi kui ka automaatselt. Teisel juhul määrake:

• üleminekutingimused etappide vahel;
• marsruudi eraldamine;
• töötlemistsüklid;
• alamprotsesside, taimerite, töötlemisprotseduuride käivitamine;
• kasutaja rollid on määratud.

Töötlemise tüübid:

• Looge dokument.
• Redigeerimine.
• Nimeta ümber.
• Liiguta.
• Säilitamine.
• Indekseerimine.
• Eemaldus.

EDMS-i kulud

Dokumendivoog ei saa täielikult toimida ilma litsentsi, serverite, täieliku konfiguratsiooni ja kõigi kasutajate koolituseta. Kõik need elemendid nõuavad suuri rahalisi kulutusi. Lisaks ei tohiks unustada EDMS-i integreerimist teiste süsteemidega, andmebaaside ja tarkvara uuendamist, tehnilise toe konsultatsioone ja muid hoolduskulusid.

EDMSi juurutamine

Projekti elluviimine võib kesta mitu kuud. Protsess sõltub nii dokumenteerimisprotsesside arvust kui ka finants-, organisatsiooni- ja ressursivõimekusest. Rakendamine toimub vastavalt järgmisele algoritmile:

• töörühma loomine, juhi määramine;
• eesmärkide ja eesmärkide määratlemine;
• olemasolevate dokumenteerimisprotsesside kontrollimine;
• tehniliste kirjelduste väljatöötamine;
• EDMS-i valik;
• lepingu sõlmimine EDMS-i rakendamiseks;
• tööeeskirjade väljatöötamine ja kinnitamine;
• kataloogide esialgse sisu kontrollimine;
• EDMSi eeltestimine;
• personali koolitus;
• EDMSi testimine;
• testitulemuste analüüs;
• veaparandus;
• SED täielikku rakendamist.

Rakendusvead

Erilist tähelepanu tuleks pöörata nendele protsessidele, mis nõuavad paberdokumenti. Peamine viga on paberdokumendi dubleerimine elektroonilisega. See raskendab tööd ja põhjustab negatiivset suhtumist automatiseerimisse. Topelttöö tegemise eest ei maksa keegi juurde. Automatiseerimisprotsesse on vaja üles ehitada ilma dubleerimiseta. Teine viga on personali ettevalmistamatus. Kõige sagedamini tajutakse uusi protsesse vaenulikult. Seetõttu on vaja töötajatele selgitada, miks EDMS-i üldse kasutusele võetakse, et nad läheneksid õppeprotsessile teadlikult.

Dokumentide säilitamise tehnoloogiad

EDMS-is koosneb elektrooniline dokumendihaldus atribuutidest, mille alusel toimub otsing, klassifitseerimine, rühmitamine ja aruandlus. Mõnikord luuakse dokument malli järgi, mõnikord - andmebaasist andmeid edastades. Atribuudid salvestatakse tabelitesse. Fail ise paigutatakse salvestuskausta, sealt saadav teave DBMS-i kataloogi. Juurdepääs andmetele on ainult EDMS-süsteemi kasutajatele.

Mis on tekstisisene skaneerimine?

Dokumentide reaalajas töötlemine koos nende näidiste hilisema paigutamisega arhiivi toimub skannerite abil. Skaneerimise käigus on võimalik dokumendile automaatselt luua vöötkood ja registreerida see andmebaasis koos järgneva suunaga määratud marsruudil.

OCR

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem EDMS teisendab foto- või jpeg-vormingus dokumendi elektroonilise kujutise tekstivormingusse. Sel juhul kasutatakse spetsiaalset tarkvara eraldiseisva rakenduse või EDMS-i integreeritud ESCOM.BPM-i kujul. Mis on ESCOM.BPM? See on programm erinevate fontidega trükitud dokumentide tuvastamiseks. Siiski väärib märkimist, et eraldiseisvatel rakendustel on rohkem funktsioone ja nad tunnevad isegi käsitsi kirjutatud teksti ära.

triipkood

See tehnoloogia pakub protseduuride komplekti graafilise vöötkoodi loomiseks ja dokumendile rakendamiseks. Süsteemiserveri kaudu genereeritakse kordumatu vöötkood. Samuti pakub see dokumentide tuvastamist, selle kiiret otsimist andmebaasis ja levitamist ladustamiskohtades. Dokumendi registreerimisel trükitakse etiketile elektroonilise kaardi tunnusele vastav vöötkood. See on liimitud dokumendi paberversiooni külge.

EDS

Võimaldab kontrollida dokumendi õigsust ja andmete muutumatust. Allkirjastamine toimub krüptoteenuse pakkuja ja tarkvaravõtme - sertifikaadi - abil. Viimane on erivormingus fail, mis genereeritakse uuesti litsentsi väljastamise keskuses. Teabe ohutuse tagamiseks tuleks sertifikaat salvestada kiipkaardile või I-Token võtmetele. Need on kaitstud PIN-koodiga. Kui PIN-kood sisestatakse mitu korda valesti, blokeeritakse sertifikaat automaatselt.

Täisteksti ja atribuutide otsing

Atribuutide otsing toimub spetsiaalse vormi kaudu mitme kaardi väljade väärtuse jaoks. Näiteks otsib kriteerium "Konto" andmeid väljalt "Saaja" või "Saatja". Samal ajal võrdleb süsteem sisestatud kriteeriume kaartidel olevate andmetega ja sisestab tulemusesse need kaardid, mis vastasid. Otsing viiakse läbi, võttes arvesse täpseid või osalisi vasteid.

Täistekstiotsing viiakse läbi vastavalt dokumendis endas olevatele andmetele, sealhulgas sõnavormidele sisseehitatud DBMS-i tööriistade kaudu, nagu MS SQL SERVER, ORACLE. Täisväärtuslikuks otsinguks tuleb failid andmebaasi sisestada dokumendi (doc), tabeli (xls), esitluste, sõnumite vormingus.

Elektrooniline dokumendihaldus (EDM)- automatiseeritud protsesside komplekt elektroonilisel kujul esitatud dokumentidega töötamiseks ilma paberikandjaid kasutamata.

Kinnitatud vormide järgi elektroonilised dokumendid on kõigi raamatupidamisprogrammide koostisosad, kuid selleks, et elektrooniline dokument oleks juriidiliselt tunnustatud, peab see olema allkirjastatud elektroonilise allkirjaga.

Elektrooniliste dokumentide liigid

Elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilist dokumenti saab kasutada juhul, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei sisalda selle kasutamise otsest keeldu.

Seega võivad elektroonilisteks dokumentideks olla lepingud, erinevad arved, taotlused, aruanded, väljavõtted, aga ka saatelehed, aktid ja arved.

Samuti jagunevad elektroonilised dokumendid vormistamata dokumentideks ja vormistatud dokumentideks.

Vormistamata dokumendid - kirjad, lepingud, volikirjad, tehniline dokumentatsioon ja muu kirjavahetus - on vabad riigi rangest regulatsioonist.

Vormistatud dokumentide jaoks sätestavad eraldi õigusaktid ranged nõuded vormingule ja edastamisreeglitele.

Vormindatud dokument - föderaalse maksuteenistuse vormingu kohaselt loodud dokument.

Vormistatud dokumendid mõjutavad otseselt maksuarvestuse õigsust, mistõttu on nende jaoks oluline kõigi üleandmisprotseduuride järgimine.

Vormistatud dokumendid on näiteks elektroonilised arved.

Mõnede esmaste dokumentide jaoks on Venemaa föderaalne maksuamet välja töötanud saatelehe soovitatava vormingu TORG-12 kujul ning teenuste vastuvõtmise ja üleandmise (töö) akti.

Vaatamata sellele, et selliste dokumentide puhul on märgitud soovitatava vormingu iseloom, peavad ettevõtted tulumaksukulu kinnitamiseks maksuinspektsiooni nõudmisel need dokumendid elektrooniliselt saatma just sellises vormingus.

Elektroonilise dokumendihalduse võimalused

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi korraldamiseks on kaks võimalust. Esimene on sõlmida osapooltega elektroonilise dokumendihalduse leping ja vahetada elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumente e-posti teel. Sel juhul saate kasutada lihtsat elektroonilist allkirja.

Teine võimalus on korraldada elektrooniline dokumendihaldus spetsiaalse operaatori kaudu.

Selle meetodi abil ühineb ettevõte elektrooniliste dokumentide vahetamise reeglitega ja saab vastaspooltega vahetada nii ametlikke dokumente (mille vormingu ametlikult kinnitas Venemaa föderaalne maksuteenistus) kui ka mitteametlikke (lepingud, kokkulepped, lepitusaktid, jne.).

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhifunktsioonid

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhifunktsioonid on:

dokumentide registreerimine;

kontroll dokumentide täitmise üle;

kataloogide loomine ja nendega töötamine;

paber- ja elektrooniliste dokumentide liikumise kontroll, dokumentidega töötamise ajaloo pidamine;

dokumentide detailide loomine ja toimetamine;

ettevõtte dokumendivoo aruannete koostamine;

importida dokumente failisüsteemist ja Internetist;

dokumendi loomine otse süsteemist malli alusel (otsene integreerimine);

töötada dokumendiversioonide, keerukate mitmekomponentsete ja mitmeformaadiliste dokumentidega, manustega;

dokumentide elektrooniline levitamine;

töötada kaustades olevate dokumentidega;

dokumentide vastuvõtmine skaneerimise ja tuvastamise kaudu.

teabele juurdepääsu ja dokumentide töötlemise kulude vähendamine.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised on järgmised:

dokumentide tsentraliseeritud, struktureeritud ja süstematiseeritud säilitamine elektroonilises arhiivis;

paberarvete trükkimise, postikulu ja säilitamise kulude vähendamine;

ühtne lähenemine dokumendi vormistamise ja menetlemise protseduuridele (registreerimine, kinnitamine jne);

dokumentide kohaletoimetamise, registreerimise ja kinnitamise aja lühendamine;

dokumentide allkirjastamise kiirus;

võimalus teha ööpäevaringselt veebis dokumentidega toiminguid: otsida, alla laadida, printida, kontrollida, tagasi lükata ja jälgida nende liikumist;

dokumentide kiire otsimine.

Vahetuse konfidentsiaalsus on tagatud dokumentide krüpteerimisega.

Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) tagab allkirjastaja tuvastamise ja edastatavate dokumentide terviklikkuse.

Elektrooniliste dokumentide kättetoimetamise tagab dokumendihaldusoperaator.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamiseks peate:

töötab välja ja kinnitab elektroonilise dokumendihalduse korra;

määrata vastutus selle hooldamise eest;

korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi;

sätestab arvestuspoliitikas elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid, määrab elektrooniliste dokumentide vormistamise ja allkirjastamise eest vastutajad.

Igal töötajal, kellel on õigus elektroonilistele dokumentidele alla kirjutada, peab olema elektrooniline allkiri.

Olles loonud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi, ei tohi organisatsioon dokumente printida, vaid säilitada neid elektroonilises arhiivis.

Vajadusel saab arhiivis säilitatavad dokumendid inspektoritele välja printida, esitades seejuures poolte elektrooniliste allkirjadega allkirjastatud dokumendi, neid eelnevalt nõuetekohaselt tõendades.

EDI (elektrooniline dokumendihaldus): andmed raamatupidajale

• EDI ajastusse sisenemine

  Teenus "1C-EDO". "1C-EDO" eelised Teenuse "1C-EDO" eelised on kõige tulusamad ... tehke üksikuid saadetisi EDO kaudu, teenus "1C-EDO" on saadaval tasuta. ... EDI osaleja tunnus”. EDI seadistusprofiili loomine EDI sätete profiil Pärast... loomist jätkake "EDI sätetega". EDI sätted Avanevas aknas tuleb... vahetada EDI dokumente EDI seadistuste loend "EDI seaded" kuvab saadetud... juhtorganid. EDI arhiiv EDI süsteemi kasutades vähendavad organisatsioonid kulusid...

• E-posti aadressi ja EDI operaatori muutmisel tuleb sellest teavitada maksuhaldurit

  Ja EDI operaatoritega on mitu lepingut, nii et nendega suhtlemiseks ... . Kui ettevõte otsustab EDI operaatorit vahetada, siis reeglina muutub ka elektrooniline dokument... -6/ [e-postiga kaitstud] EDI operaatori vahetusest tuleb teavitada ka maksuametit Lisaks ...

• 8 argumenti liisingfirmaga töötamisel elektroonilise dokumendihaldusega liitumise poolt

  Mis on välja antud mis tahes akrediteeritud EDFi operaatori poolt. – Turul on palju operaatoreid. ... originaalidena. EDI protsess ise on reguleeritud Vene Föderatsiooni ja ... seadustega ning rentnikega elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDI) toega ja on ... mille väljastab iga akrediteeritud EDI operaator. - Turul on palju operaatoreid ... lihtne protseduur. Tavaliselt annab EDI operaator ligipääsu isiklikule kontole... 2018. aastal ennustavad EDI operaatorid juriidiliselt olulise...

• Kuidas valmistuda kohustuslikuks tootemärgistuseks

  Ühendage elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga (EDM). Hankige GTIN-kood –... kauba jaoks. Ühendage EDI süsteemiga. Registreeruge süsteemis "Aus ... märgistus", on elektrooniline dokumendihaldus (EDF), mis on kaubaga kaasas kinnitatud ... "Ostud" - "Aktuaalsed EDF-i asjad". EDI tööjaam võimaldab juhtida tööd ... edastusdokumendiga). EDI osana tuleb võrrelda baasnomenklatuuri ... EDF-i vormis olevat nomenklatuuri saab võrrelda klikkides samanimelisele nupule või ...

• Vastutus maksudeklaratsiooni hilinenud esitamise eest

  Sõlmida elektroonilise dokumendihalduse (EDF) korraldajaga leping ... EDF-i pakkumiseks maksuhalduriga teenuse osutamise kohta; või anda... volitused EDI-ks IFTS-iga volitatud esindajale (vahendajale...), kellel on leping EDI operaatoriga ja kvalifitseeritud kinnitusvõtme sertifikaat...

• Elektroonilise aruandlussüsteemi valimise omadused

  EDI aruandlussüsteeme pakuvad mitmed arendajad. Iga tarkvara...? EDI aruandlussüsteeme pakuvad mitmed arendajad. Iga tarkvara... teenust pakub enam kui sada EDI operaatorit. Igaühel neist on ... erinevatele EDI ülesannetele orienteeritud lahenduste staatus. Mis puudutab operaatori valimist ...