Profesija specijalista za dokumente. Specijalista za dokumentaciju - radne obveze, zahtjevi i prava Arhiva i dokumentacija gdje raditi

ZVANJE VODITELJ DOKUMENTA

Vereshchako D.D.

Tambovsko državno sveučilište nazvano po. G.R.Deržavina

uraevairinavic_1608@ pošta. ru

Živimo u svijetu u kojem su informacije postale proizvod globalne proizvodnje, roba, pa je većina radnog stanovništva našeg planeta zaposlena u informacijskoj sferi. Aktivnosti bilo koje organizacije ne mogu se zamisliti bez prikupljanja, obrade, akumulacije, pohranjivanja, pronalaženja i širenja informacija. Istovremeno, informacije sve više poprimaju fiksnu, dokumentarnu prirodu. Dokumentarist je stručnjak u području upravljanja dokumentima i uredskog poslovanja koji osigurava red u papirima i pomaže mobilni rad organizacije, organizira i unapređuje rad službe za potporu upravljačkoj dokumentaciji.

Dokumentiranje informacija dobiva obilježja profesionalne djelatnosti formiranjem prvih država. Osoba koja je sastavljala i prepisivala dokumente nazivala se pisar. Rijetki su i samo pismeni ljudi mogli svladati ovo zanimanje, pa se smatralo jednim od najcjenjenijih.

U staroj Rusiji, pisar je bio osobni sluga kneza, vodio je njegove pisane poslove i bio je čuvar kneževske riznice. Od 14. stoljeća Grčki sinonim za riječ "pisar" je "tajnik". Elegantni, ali poslovni ljudi postali su činovnici. Početkom 18.st. Središnje institucije izvršne vlasti - naredbe - zamijenjene su kolegijima. Rad odbora reguliran je posebnim zakonodavnim aktom - Općim pravilnikom, odobrenim 28. veljače 1720. To je bio prvi normativni akt koji je uspostavio postupak obavljanja uredskog poslovanja u državnim institucijama. Općim pravilnikom uvedena su nova radna mjesta koja odgovaraju poslovima uredskog poslovanja: tajnik, bilježnik, aktuar, upisničar, referent, podreferent, prepisivač, prevoditelj, tumač, arhivar.

Do početka 19.st. sastav činovničkih položaja ostao je gotovo nepromijenjen. Tajnici, matičari, prepisivači, arhivari i drugi obavljali su svoje rutinske poslove u uredima središnjih vlasti, pokrajinskih ureda, gradske i vlastelinske samouprave, stječući postupno značaj ključnih osoba u upravnom aparatu. Prije revolucije profesija tajnice - službenice bila je muška; u sovjetskom uredskom poslu to je zanimanje postalo žensko. Unatoč tako dugoj povijesti profesije, za nju se dugo nisu školovali posebni kadrovi.

Po prvi put, pitanje stručnog usavršavanja u uredskom radu postavljeno je u proljeće 1941. na sastanku o uredskoj opremi, koji je održalo Svesavezno znanstveno inženjersko i tehničko društvo inženjera strojarstva. Na sastanku se raspravljalo o pitanjima mehanizacije rukovodećih poslova čije rješavanje otežava kaos u uredskom poslovanju. Program mjera koji je u konačnici donesen predviđao je uspostavu jedinstvenog sustava izobrazbe i prekvalifikacije činovničkog kadra te uvođenje u srednje škole izučavanja pravila za sastavljanje službenih dokumenata. No, ubrzo je počeo rat, a program je vraćen tek 20 godina kasnije.

Godine 1960. u Moskvi, na Svesaveznoj konferenciji o mehanizaciji rada inženjerskih i tehničkih radnika te administrativnih i rukovodećih radnika, ponovno se postavilo pitanje potrebe osposobljavanja visokokvalificiranog osoblja za uredski rad. Ovaj se zadatak odnosio na razvoj i implementaciju Jedinstvenog sustava upravljanja državnim evidencijama (USSD). Moskovski državni povijesno-arhivski institut preuzeo je njegovu provedbu. Nova specijalnost nazvana je “Dokumentacija i organizacija rukovodećih poslova u državnim institucijama”. Diplomantu je dodijeljena kvalifikacija "stručnjak za dokumente".

Devedesetih godina prošlog stoljeća. U procesu integracije Rusije u globalni informacijski prostor došlo je do preispitivanja važnosti rada s dokumentima u organizacijama. Tradicionalni papirnati dokumenti dopunjeni su svojim elektroničkim kopijama. Uredski poslovi ustupili su mjesto dokumentacijskoj podršci menadžmentu. Promijenio se i naziv specijalnosti: „Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmentu“.

Suvremeni stručnjak za dokumente je stručnjak s visokom razinom tehnološke osposobljenosti koji upravlja protokom dokumentarnih informacija u organizacijama i poduzećima svih djelatnosti i oblika vlasništva, radeći u državnim i općinskim tijelima. Bavi se kako tradicionalnim papirnatim tako i elektroničkim, tehnotroničkim dokumentima.

Koristeći suvremene elektroničke sustave za upravljanje dokumentima, automatiziranu uredsku logistiku i sustave arhivske pohrane, stručnjak za dokumente može osigurati najučinkovitiji rad s informacijama čak iu najvećoj organizaciji. Stručnjak za dokumente ponekad je jedina osoba upućena u sve poslovne tajne tvrtke.

Iz svega navedenog mogu se identificirati sljedeće prednosti profesije dokumentologa:

1. Stručnjak za dokumente je stručnjak čiji je rad uvijek visoko plaćen.

2. Stručnjak za dokumente je stručnjak koji može raditi u poduzećima svih oblika vlasništva iu bilo kojoj industriji.

3. Dokumentolog – kvalificirani stručnjak za upravljanje informacijama i dokumentacijom u poduzeću, pomoćnik voditelja.

4. Dokumentarac je stručnjak koji je jedan od rijetkih sposoban organizirati rad vlastite tvrtke za pružanje usluga upravljanja dokumentacijom.

5. Student dokumentacije ima jedinstvenu priliku pronaći posao u svojoj specijalnosti, počevši od 2. godine, jer se u privatnom sektoru počinju pojavljivati ne samo velika poduzeća, već i srednje i male tvrtke, koje se postupno prelazak na višu kvalitetnu razinu rada.

6. Dokumentolozi se u svom profesionalnom djelovanju mogu baviti poslovima organizacijskog projektiranja, analitičkim i savjetodavnim poslovima.

Kvalificirani i iskusni stručnjak za dokumente mora biti sposoban: provoditi istraživanje procesa dokumentiranja političkog, gospodarskog i društvenog života društva; raditi dijagnostiku i istraživanje problema za dokumentacijsku potporu menadžmenta organizacije; osigurati dokumentaciju i pravnu potporu pri donošenju upravljačkih odluka.

Neophodno je da stručnjak za dokumente mora znati: zakonodavne i regulatorne akte, rezolucije, naredbe, naredbe, druge upravljačke i regulatorne dokumente viših tijela koji se odnose na dokumentacijsku podršku za upravljanje; postupak planiranja, projektiranja i tehnologije rada na temelju organizacijske i računalne tehnologije službi dokumentacijske potpore upravljanja; metode istraživanja, analize, projektiranja i razvoja dokumentacijskih sustava; postupak evidentiranja, razvrstavanja, čuvanja, provjere vrijednosti dokumenata; organizacija arhivskih poslova; regulatorni i metodološki dokumenti o projektiranju i radu automatiziranih sustava upravljanja informacijama; osnove programiranja; metode oblikovanja i ažuriranja baza podataka i banaka podataka; dokumentacija; pravila i propisi zaštite na radu.

Koje kvalitete treba imati službenik? Kao što i sam naziv zanimanja govori, djelatnost dokumentologa u potpunosti je vezana uz pretraživanje, obradu i pohranjivanje dokumenata, stoga stručnjak mora imati sklonost prema “papirnatom” radu. Osim toga, dokumentar neće moći učinkovito obavljati svoj posao ako ne posjeduje osobne kvalitete kao što su: predanost, organiziranost, marljivost, odgovornost, neovisnost, točnost, privrženost etičkim vrijednostima, tolerancija, ustrajnost u postizanju ciljeva, izdržljivost.

Upravljanje dokumentima nije samo univerzalna profesija, ona u najmanjoj mjeri ovisi o ekonomskim krizama. Uz bilo kakvu gospodarsku nestabilnost, dokumenti nigdje ne nestaju, njihov broj se ne smanjuje, oni nastavljaju nastajati, ponekad čak iu većim količinama nego prije. Istodobno, kako bi dokumenti bili pravno značajni, moraju biti sastavljeni u skladu s međunarodnim i ruskim standardima. Svako poduzeće ima arhivu, što znači da svaka tvrtka treba stručnjaka koji će popisati i registrirati svu dokumentaciju. Dokumentarist (po struci) može biti ravnatelj arhiva u organizaciji i kao samostalne ustanove, pomoćnik ministra (osobni tajnik) ili čelnik samostalnog državnog i upravljačkog tijela.

Dakle, stručnjak za dokumente je stručnjak koji zna sve o dokumentu koji se odnosi na rad s njim (izrada, registracija, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, pohrana) na temelju korištenja suvremenih automatiziranih tehnologija. Stručnjaci za dokumente mogu se ostvariti u različitim djelatnostima: u tijelima državne i lokalne samouprave, trgovačkim društvima, poslovnim, industrijskim i revizorskim organizacijama. Oni dokumentiraju aktivnosti poduzeća, stvaraju sustav dokumentacijske podrške za upravljanje u poduzeću, osiguravaju zaštitu dokumentiranih informacija od neovlaštenog pristupa i certificiranje poduzeća prema standardima. Iskustvo pokazuje da je stručnjak za dokumente uvijek tražen, čak iu najtežim vremenima.

Popis korištenih izvora:

1. Državni obrazovni standard visokog stručnog obrazovanja. M.: Državni komitet Ruske Federacije za visoko obrazovanje 1995.

2. Demidova N.F. Službena birokracija u Rusiji u 17. stoljeću. i njegova uloga u formiranju apsolutizma / N.F. Demidova. – M., 1987.

3. Kvalifikacijska obilježja specijalnosti "Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmentu." [Elektronički izvor]. – Način pristupa: http://islu.irk.ru/350800.html, besplatan. - Cap. s ekrana.- Jezik. rus.

4. Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u / K.G. Mityaev. – M., 1959.

5. Nechaeva E.V. Dokumentacija i dokumentacijska podrška za upravljanje. I dio: udžbenik. dodatak / E.V. Nechaeva. - St. Petersburg: Izdavačka kuća St. Petersburg GPU, 2003.

6. Savezni državni obrazovni standard visokog stručnog obrazovanja u području pripreme dokumentacije i arhivistike. [Elektronički izvor]. - Način pristupa: http://www2.termika, slobodan. - Cap. s ekrana. - Yaz. rus.

Svojedobno je sovjetski pjesnik Vasilij Lebedev-Kumach u svojoj “Pjesmi o birokratu” točno primijetio da je glavno obilježje ruskog društva: “bez papirića si buba, a s papirićem si čovjek!" Ovi redovi danas nisu izgubili svoju važnost. Stoga ne čudi da je cijeli naš život, na ovaj ili onaj način, usko povezan s predstavnicima profesije upravljanja dokumentima, za koje dokument nije samo komad papira, već glavni alat profesionalnog djelovanja.

Svojedobno je sovjetski pjesnik Vasilij Lebedev-Kumach u svojoj “Pjesmi o birokratu” točno primijetio da je glavno obilježje ruskog društva: “bez papirića si buba, a s papirićem si čovjek!" Ovi redovi danas nisu izgubili svoju važnost. Dokumenti nas prate posvuda i uvijek, bez obzira radi li se o osobnom životu ili radnim trenucima. Stoga ne čudi da je cijeli naš život, na ovaj ili onaj način, usko povezan s predstavnicima struka specijalista za dokumente, za koje dokument nije samo komad papira, već glavni alat profesionalnog djelovanja.

Napomenimo da danas ova profesija doživljava “ponovno rođenje” zbog brzog razvoja gospodarstva i elektroničkog upravljanja dokumentima. U suvremenom društvu informacije se, u svim svojim pojavnim oblicima, doživljavaju kao „vruća“ roba čije traženje, obrada i skladištenje zahtijeva značajne financijske, radne, vremenske i materijalne troškove. Stručnjaci za dokumente koji poznaju sve tajne kompetentnog protoka dokumenata i imaju vještine za optimiziranje rada s protokom informacija pomažu minimizirati te troškove. Kao rezultat toga, stručnjaci u ovom području su u stalnoj potražnji u gotovo svim sferama ljudskog života, a fakulteti za upravljanje dokumentima vrlo su popularni među kandidatima.

Tko je stručnjak za dokumente?

Visoko kvalificirani stručnjak u području uredskog rada i upravljanja dokumentima, osiguravajući red u papirima poduzeća ili organizacije. Vezana zanimanja: arhivist, tajnik, uredski organizator.

Naziv profesije dolazi od latinske riječi documentum (dokaz) i staroslavenskog vedѣti (znati). Drugim riječima, u početku su dokumentolozi, čije su funkcije, uzgred rečeno, prije obavljali pisari, radije bilježili dokaze o pravnoj pozadini ovog ili onog događaja nego sistematizirali dokumente. Koncept upravljanja dokumentima, koji nam je poznat, stekao je tek u prvoj polovici 20. stoljeća, kada je Paul Otlet proširio značenje riječi „dokument“ do te mjere da se svaka informacija zabilježena na materijalnom mediju počela nazivati dokument. Istodobno se pojavila profesija stručnjaka za dokumente, čije su se dužnosti radikalno razlikovale od dužnosti pisara.

Profesionalni odgovornosti stručnjaka za dokumente danas uključuju ne samo pripremu dokumenata, već i:

izrada obrazaca i listova dokumenata;
sistematizacija sastava tijeka dokumenata;
pregled i organizacija čuvanja dokumenata;
osiguravanje "kretanja" dokumenata od uprave do podređenih;
izrada dokumentarnih baza podataka;
ovjera ulaznih dokumenata i dodjela registracijskog indeksa i adrese elektroničke pohrane istih;
sortiranje dokumentacije i prijenos zastarjelih podataka u arhiv;
optimizacija protoka dokumenata organizacije ili poduzeća.

Koje osobne kvalitete treba imati stručnjak za dokumente?

Kao što naziv profesije govori, aktivnosti stručnjaka za dokumente u potpunosti je vezan uz pretraživanje, obradu i pohranjivanje dokumenata, stoga stručnjak mora imati sklonost prema „papirnatom“ radu. Osim toga, stručnjak za dokumente neće moći učinkovito obavljati svoj posao ako nema takve osobne kvalitete kao što su:

Uz gore navedene osobne kvalitete, dobar stručnjak za dokumente ima čitav skup profesionalnih znanja i vještina, čiji popis uključuje: vještine rada s uredskim računalnim aplikacijama (Word, Excel, 1C, Outlook itd.), znanje osnova ekonomije, poslovnog planiranja, arhivistike, menadžmenta, upravljanja kadrovima, organizacije upravljanja elektroničkim dokumentima, istraživanja izvora, vođenja kadrovske evidencije, književne redakcije, zakonodavstva iz područja radnog, upravnog, građanskog i ustavnog prava.

Prednosti zanimanja dokumentarista

Glavni prednost profesije stručnjaka za dokumente je njegova "svestranost". Diploma stručnjaka za upravljanje dokumentima i opsežna "prtljaga znanja" stečena na sveučilištu omogućava stručnjaku da dobije posao u gotovo svakoj tvrtki ili organizaciji, bez obzira na područje djelovanja poduzeća. Istodobno, može računati na sasvim pristojnu razinu plaćanja (u prosjeku oko 30-40 tisuća rubalja mjesečno).

Bogat izbor poslova također je privlačan u ovoj profesiji. Nakon završenog fakulteta, mladi stručnjak može lako dobiti posao kao što su: službenik, arhivar, administrator, tajnik-pomoćnik, voditelj ureda, osobni asistent (pomoćnik voditelja) itd.

Unatoč prividnoj monotoniji i rutini profesionalnih aktivnosti stručnjaka za dokumente, rad ovog stručnjaka vrlo je zanimljiv i raznolik. Uostalom, upravo taj stručnjak prvi dobiva dokumente, što znači da uvijek ima najažurnije informacije o inovacijama koje se uvode u tvrtku (a, kao što znamo, tko posjeduje informacije, posjeduje svijet ). Štoviše, vrlo često je stručnjak za dokumente jedina osoba (osim top menadžmenta, naravno) koja je upućena u sve poslovne tajne poduzeća.

Ako imate poduzetnički duh i dovoljno iskustva u području dokumentacijske podrške za upravljanje osobljem, stručnjak za dokumente može organizirati vlastiti posao (na primjer, osnovati revizorsku tvrtku) i pružati usluge privatno.

Nedostaci profesije dokumentologa

Nije teško pogoditi da, uz prednosti, profesija dokumentologa ima i nedostatke. A glavni nedostatak je velika odgovornost. To se posebno odnosi na stručnjake koji rade u arhivskoj službi saveznog značaja ili državnom znanstveno-istraživačkom institutu za upravljanje dokumentima i arhivske poslove. Uostalom, te organizacije pripremaju dokumente za vladu, na temelju kojih se donose važne vladine odluke.

Nedostatak zanimanja dokumentologa Prilikom prijave za posao možete spomenuti i potrebu za praktičnim radnim iskustvom. Stoga će početnik u upravljanju dokumentima morati ili započeti svoju profesionalnu djelatnost još u procesu studiranja (usput, studenti imaju tu priliku već na 2. godini, budući da su do tada već svladali dovoljnu količinu znanja za njihova praktična primjena), ili se nakon diplome zaposliti kao pomoćnik voditelja dokumenata.

Gdje možete steći zanimanje stručnjaka za dokumente?

Ruski institut za strukovno obrazovanje "IPO" zapošljava studente za obuku na IPO - prikladnom i brzom načinu obrazovanja na daljinu. 200+ tečajeva obuke. 8000+ maturanata iz 200 gradova. Kratki rokovi za izradu dokumenata i vanjske obuke, beskamatne rate od zavoda i individualni popusti. Kontaktirajte nas!

Steknite zanimanje stručnjaka za dokumente moguće je na bilo kojem ruskom sveučilištu, na temelju kojeg se obučavaju stručnjaci za specijalitete kao što su „Dokumentacijska podrška za poduzeće“, „Upravljanje dokumentima“ ili „Informacijska podrška za poduzeće“. Treba napomenuti da student dokumentacije ima priliku svladati nekoliko specijalizacija odjednom. Na primjer, kada dobije zvanje stručnjaka za dokumente, mladi stručnjak može istovremeno svladati specijalnost kadrovskog službenika ili arhivista.

Prilikom odabira sveučilišta više pozornosti treba posvetiti ne samo znanstvenoj i tehničkoj bazi obrazovne ustanove, već i mogućnosti stažiranja u velikim ruskim tvrtkama. Osim toga, od velike je važnosti potražnja za visokoškolskim diplomiranim studentima na tržištu rada. Stoga se prije svega preporuča razmotriti mogućnost ulaska takvog vodećih sveučilišta u Rusiji, Kako:

Nižnevartovsko državno humanitarno sveučilište;
Irkutsko državno sveučilište;
Moskovsko sveučilište za financije i pravo;
Državno tehničko sveučilište Don;
Voronješki institut za ekonomiju i društveno upravljanje.

Specijalist za dokumente je stručnjak koji radi s dokumentacijom. Stručnjak održava bazu podataka dokumenata, upravlja elektroničkim protokom dokumenata, prati održavanje dokumentacije za usklađenost sa standardima koje je utvrdila tvrtka, radi s korespondencijom, a također se bavi i mnogim drugim zadacima.

Danas je pozicija voditelja dokumenata vrlo relevantna i vrlo je tražena u velikim poduzećima.

Radna mjesta

Stručnjak za dokumente može biti tražen gdje god je potreban rad s dokumentacijom:

u ministarstvima i odjelima;
u velikim i srednjim tvrtkama;
u arhivima odjela;
i u mnogim drugim organizacijama.

Povijest profesije

Povijest profesije seže stoljećima unatrag. Prvi stručnjaci za dokumente mogu se nazvati pisari. U starom Egiptu pisari su prepisivali svitke. Pisari su bili ljudi posebno obučeni za pisanje, koji su razumjeli ne samo pravopis, već su poznavali i točne znanosti.

Danas je zanimanje dokumentarca pretežno žensko i vrlo traženo zbog brzog razvoja elektroničkog upravljanja dokumentima i gospodarstva.

Odgovornosti voditelja dokumenata

Odgovornosti upravitelja dokumenata uključuju:

upravljanje zapisima;
provjera dokumenata;
prikupljanje primarne dokumentacije;
generiranje i slanje dokumenata.

Mogu se dodijeliti i dodatne odgovornosti, kao što su:

nadzor nad stanjem uredskog rada;
vođenje registra;
pripremanje i prezentiranje materijala za sastanke;
pripremanje i predaja dokumenata u arhiv;
obavljanje poslova kopiranja, uređivanja i tipkanja, skeniranje dokumenata.

Zahtjevi za upravitelja dokumenata

Popis osnovnih zahtjeva za kandidate za ovo zanimanje uključuje:

Poznavanje računala: 1C, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
iskustvo rada s dokumentima;
više obrazovanje.

Uzorak životopisa stručnjaka za dokumente

Kako postati stručnjak za dokumente

Za zanimanje dokumentarista potrebna je viša stručna sprema, po mogućnosti iz područja ekonomije ili prava. Da biste postali specijalist za dokumente, potrebno je steći iskustvo koje se može steći radeći kao pravni pomoćnik, tajnik, računovođa ili drugi stručnjak bilo koje srodne struke.

Plaća stručnjaka za dokumente

Plaća stručnjaka za dokumente, ovisno o regiji, kreće se od 8 do 50 tisuća rubalja mjesečno, a prosječna plaća iznosi 25 tisuća rubalja mjesečno.

Gdje dobiti obuku

Osim visokog obrazovanja, na tržištu postoji niz kratkoročnih obuka koje obično traju od tjedan do godinu dana.

Moderna znanstveno-tehnička akademija (SNTA) i niz njezinih tečajeva u smjeru "".

Međuregionalna akademija graditeljstva i industrijskog kompleksa i njezini tečajevi u smjeru "".

Institut za stručno obrazovanje "IPO" poziva vas da pohađate tečajeve na daljinu u smjeru "" (postoje opcije 256, 512 i 1024 akademska sata) kako biste dobili diplomu ili državnu potvrdu. Obučili smo više od 8000 maturanata iz gotovo 200 gradova. Možete proći eksternu obuku i primati rate bez kamata.

45.8

Za prijatelje!

Referenca

Osnova postojanja bilo kojeg poduzeća su dokumenti. Bez njih i bez uspostavljenog sustava upravljanja dokumentima nastat će kaos i zbrka. Specijalist za dokumente je stručnjak koji osigurava red u papirima i pomaže mobilni rad organizacije.

Pisar se može smatrati "rodonačelnikom" profesije upravljanja dokumentima. U starom Egiptu pisari su sastavljali i kopirali svitke (prototip dokumenta). Zvanje je bilo nevjerojatno časno i prestižno. “Pisar ne nosi košare, ne vesla veslima, ne biče ga štapovima i nije pod vlašću brojnih nadređenih”, stoji u jednoj od egipatskih kronika. Nije iznenađujuće, jer su pisari ljudi posebno obučeni u umjetnosti pisanja. Poznavali su ne samo jezik hijeroglifa, već su bili i dobro upućeni u točne znanosti - aritmetiku. Pisari su gotovo uvijek bili muškarci i prenosili su svoj posao.

Opis djelatnosti

Danas je profesija upravljanja dokumentima pretežno ženska. Ovo je stručnjak koji zna sve o dokumentima i radu s njima. Glavna stvar u njegovom radu je priprema i izvođenje poslovnih papira. Stručnjak za dokumente vodi njihovu evidenciju i registraciju, kontrolira rad referentne i informacijske službe svoje organizacije ili poduzeća. Prati usklađenost s redoslijedom i uvjetima skladištenja svih poslovnih papira, ovisno o njihovoj važnosti.

Danas poduzeća i organizacije masovno prelaze na elektroničko upravljanje dokumentima, što uvelike pojednostavljuje rad stručnjaka.

Nemojte misliti da je profesija stručnjaka za dokumente dosadna. Nije to samo papirologija. Stručnjak za dokumente ponekad je jedina osoba upućena u sve poslovne tajne tvrtke.

Plaća

prosjek za Rusiju:Moskovski prosjek:prosjek za St. Petersburg:

Odgovornosti na poslu

Stručnjak za dokumente izrađuje standardne obrasce i tablice radnog vremena. Razvrstava dokumente predane na čuvanje i provodi ispitivanje njihove vrijednosti. Njegove odgovornosti također uključuju formalizaciju odluka menadžera. U tom slučaju potrebno je strogo poštivati sva pravila i propise za sastavljanje poslovnih dokumenata. Nakon toga osigurava “kretanje” odluka od uprave do podređenih, od jednog do drugog odjela.

Još jedna odgovornost upravitelja dokumenata je stvaranje baze podataka dokumenata. Svakom dokumentu mora biti dodijeljena adresa elektroničke pohrane i registracijski indeks. A kako bi svi zaposlenici organizacije mogli lako pronaći željeni dokument u ovoj bazi podataka, potrebno je stvoriti učinkovitu klasifikaciju. Dokumenti koji su izvan optjecaja idu u arhivu.

Značajke rasta karijere

Stručnjaci za dokumentaciju mogu se ostvariti u različitim djelatnostima: u obrazovanju, u industriji, u revizorskim tvrtkama. Rast karijere uvelike ovisi o mjestu službe. Dokumentarac se u ministarstvima može prijaviti za mjesto vodećeg stručnjaka, savjetnika, voditelja odjela, zamjenika voditelja poslova ili voditelja poslova. A u malim tvrtkama stručnjak za dokumente može postati druga osoba nakon upravitelja. Stručnjaci smatraju da je vrhunac karijere stručnjaka za dokumente priprema dokumenata za rukovodstvo Vlade Ruske Federacije i za predsjednika Ruske Federacije.

Svojedobno je sovjetski pjesnik Vasilij Lebedev-Kumach u svojoj “Pjesmi o birokratu” točno primijetio da je glavno obilježje ruskog društva: “bez papirića si buba, a s papirićem si čovjek!" Ovi redovi danas nisu izgubili svoju važnost. Dokumenti nas prate posvuda i uvijek, bez obzira radi li se o osobnom životu ili radnim trenucima. Stoga ne čudi da je cijeli naš život, na ovaj ili onaj način, usko povezan s predstavnicima struka specijalista za dokumente, za koje dokument nije samo komad papira, već glavni alat profesionalnog djelovanja.