Всяка дейност винаги е вид процес, тъй като има удължаване във времето, етапите и резултатите. Следователно, от занаятчийството или занаятчийското производство до съвременните високотехнологични компании, всеки се занимава с процеси. Какво се промени напоследък? Защо темата за бизнес процесите стана толкова актуална днес? В този материал ще се опитам да разглобя процесния подход към управлението на дадена организация и да отразя специфичните особености на нов възглед за управлението, който донесе със себе си теорията за моделиране и реинженеринг.

История на изданието

Изследователите в областта на управлението са постоянно загрижени за въпроса за универсалността на теориите и доказуемостта на решенията. Желателно е, както и в математиката, да се намерят аксиоми и константи, на които човек би могъл уверено да разчита при търсенето и вземането на решения. Секундата важна тема Език за показване на решения, свързани с организационни и системи за управление... Най-успешните опити да се направи науката за управлението по-съгласувана са счетоводната и финансовата статистика. Това са много ценни части от управлението, но за съжаление не са подходящи за „простосмъртните“, които трябва не само да вземат правилното решение, но и да го предадат на целия персонал. Тук можем да говорим и за мрежово планиране и теория на графиките, но въпреки това този подход остава спорен за мнозина.

През 70-те години на миналия век в сложни военни проекти американските специалисти стигнаха до необходимостта визуално да структурират дейности и оттогава такова понятие като бизнес процес е здраво закрепено в управленската практика. Този период може условно да се нарече „структуриране“ на бизнеса, тъй като целта на изграждането на визуални диаграми на дейностите по това време е била идентифициране на логиката, разделяне на зоните на отговорност, определяне на потоци от документи и продукти, а самото това действие значително ускори и опрости разбирането, разкри неточни места и почивки.

На този етап бизнес процесът беше дефиниран като набор от последователно или / и успоредно извършени операции, преобразуващи потоци от материали и / или информация в съответни потоци с други свойства. Разбира се, тук не говорим за факта, че процесът е бил забелязан за първи път в дейността (процесите са усъвършенствани от Адам Смит през 18 век, а Хенри Форд перфектно е изградил производствени процеси), а че се е появил инструмент за показване и систематичен анализ на дейността на компанията чрез технологични диаграми ...

Визуалното отражение на бизнес процесите на предприятието значително ускори и опрости дейностите по автоматизация, поради което през периода от 80-те години акцентът се измести към описанието на автоматизираните бизнес процеси. Това беше период на активно участие на компютрите във всички области на производството и управлението. Естествено, едно описание за мениджърите много скоро стана недостатъчно, така че започна да се формира ново ниво на сложност - управление на процеса.

Процесен подход разглежда управлението като работа на специално лице („собственик на процеса“) за проектиране на ефективна последователност от действия за създаване на формулиран резултат при определени условия и за осигуряване на изпълнението на тези действия (процес). Тоест, фокусът от управлението на хората в управлението на процеса се измества към управлението на потоци от действия и резултати.

Моделиране на етапи на развитие

След като е тръгнал по пътя на рационализиране на бизнес процесите, управлението рано или късно трябва да премине към управление на процеси в цялата компания, тъй като потокът от дейности, като потока на водата, не може да съществува в ограничено пространство - където движението е ограничено. Тоест, компанията е принудена да разбира всичките си дейности като мрежа от взаимосвързани процеси, да ги свързва по такъв начин, че да се укрепват, а не да отслабват един друг. Това изисква моделиране на всички дейности в комплекс. Този етап започва на Запад около 90-те години. Всичко се случва с известно закъснение, но това силно зависи от индустрията. Бързо развиващите се индустрии (като телекомуникациите) отдавна и успешно усвояват тези технологии.

Характеристика на процесно ориентираното управление е определянето на бизнес процесите като взаимосвързан набор от работи, които осигуряват постигането на целите, поставени от компанията (изпълнение на стратегията), което е с порядък по-трудно от управлението на локален процес. Тук фокусът на управлението се измества от производствени и логистични процеси към „офис“ такива.

Оценката показа, че проектирането, планирането, счетоводството и други процеси често са основните виновници за ниска скорост и висока цена. производствени процеси... Тоест в крайна сметка те определят свойствата на процесите, които създават стойност за клиента.

По този начин, за да постигне успех, управлението на самата компания трябва да бъде подложено на моделиране и оптимизация, но понякога това е изключително трудно, тъй като най-често се наблюдава:

• висока несигурност в действията на мениджърите;
• липса на необходимите компетенции в управлението на процесите;
• психологическо нежелание на специалисти и мениджъри да се "забият в рамките".

Следователно следващият етап от разработването на задачи за моделиране е неизбежен - това е първоначалното компетентно проектиране на всички фирмени процеси като единна ефективна система - бизнес инженеринг. Методологията за бизнес инженеринг разглежда управлението като връзка към услугата към потока на стойността, както трябва да бъде. В същото време прилагането на процесния подход се случва почти автоматично и не изисква усилия за преодоляване на съпротивата на която и да е от групите персонал (разбира се, ако всичко е било правилно проектирано от самото начало).

Смятам да разгледам по-подробно темата за бизнес инженеринга в следващите статии. Тук бих искал да обърна внимание на възможностите и тънкостите на бизнес процеса като съвременен феномен на управление.

Управленски феномен

След като разгледахме динамиката на развитието на процесния подход към управлението на предприятието, мисля, че никой не се съмняваше, че това е сериозно и дълго време. Моето лично мнение е, че преходът към управление на процеса е сравним с прехода от изчисления на пръсти към изчисления, използващи записи, формули, правила. С усложняването на обекта на управление, технологиите за управление неизбежно трябва да станат по-сложни.

Но наистина ли е толкова трудно? Къде съвременният изпълнителен директор е изправен пред бариерата пред предимствата на процесния подход? Моите наблюдения показват, че лидерът по силата на традицията си представя организацията под формата на организационна структура, където основното е информацията за разделянето на служителите на отдели и за отговорността за всяка група. Нека да сравним как изглеждат структурата и диаграмите на бизнес процеса, нарисувани с помощта на едни и същи визуални средства.

Структура

Очевидно основната разлика между схемите е наличието на поток във втората схема, който обединява всички участници с определена логика. Управленската работа се различава по подобен начин. При традиционното функционално управление това е „разделението“ на внимание, работа, възнаграждение, което е много трудоемка задача и не гарантира нищо.

При прехода към процес-ориентиран подход към управлението, управлението на компанията вече не може да се разглежда като работа на „надзорник“, а по-скоро като работа на коуч, диригент, директор и т.н. - тоест, задачата се променя от разделяне и контрол към формиране на най-добрата конфигурация от условия, за да се максимизира потока от създадена стойност.

Може да се заключи, че цялата трудност се крие в навика да се използва традиционната версия на управлението и отчасти във факта, че липсват визуални готови модели на процеси, а създаването им от нулата изисква сериозни усилия на управленския екип.

Основни елементи на управлението на процесите

1. Разкриване ключови резултати дейности и тяхното сравнение на бизнес процесите на компанията.
2. Определяне на клиентите на бизнес процесите и техните изисквания (в бъдеще е необходимо да се установи силна връзка с тях и непрекъснато да се следи тяхното удовлетворение, тъй като именно клиентът с този подход се превръща в основната мярка за качеството на процеса).
3. Създаване на структура на бизнес процесите, базирана на важността, вложеността, хронологията на дейностите.
4. Определяне на параметрите на бизнес процесите.
5. Определяне на отговорни лица и изпълнители на всеки процес.
6. Логиката за проектиране е технология, която трябва да осигури създаването на желания резултат в точната времева рамка.
7. Създаване на система за синхронизация за дейностите на различни процеси (в идеалния случай - автоматизация на планирането и контрола на всички показатели на процеса).
8. Обучение на персонала - формиране на готовност за групова отговорност за резултата (това често изисква достатъчно силно преструктуриране на мотивационната система).
9. Формиране на цикличен режим на проектиране-анализ-настройка на процесите, базиран на резултатите от анализа - така наречения "бизнес ритъм".

Важен етап в развитието и описанието на дейностите е дефинирането на характеристиките на бизнес процесите. Почти всяка методология идентифицира следните елементи.

1. Граници на процеса, които се определят от начални събития и входове (ресурси), както и крайни събития и изходи (резултати).
2. Регламент за процеса. Това включва както външно законодателство, така и издадени от компанията правила, планове и инструкции. За съжаление в компаниите рядко се срещат добре написани документи за управление, така че основното забавяне при прехода към управление на процесите възниква от необходимостта от разработване на необходимия брой правила и инструкции.
3. Ресурсни процеси: изпълнители и участници, оборудване и инструменти, информационни системи и други важни елементи, без които процесът е невъзможен или неефективен.
4. Индикаторите на процеса са измерени променливи на процеса и техните ориентировъчни стойности. Те могат да включват не само обема на резултата, но и времето, прекарано в процеса, количеството загубен материал или пари, броя на отхвърлените, индекса на удовлетвореност на клиентите и т.н.

Всичко това може да бъде описано в прост текст или таблична форма, но не напразно дизайнерите използват графични методи... Всяка конструкция, включително организационна, ще бъде много по-задълбочена и смислена, ако бъде представена визуално и в контекста на останалата част от системата.

Визуализацията на процесите под формата на технологии може да бъде проста, както е показано на фигурата по-горе, състояща се от инфографика, достъпна за всеки служител, или може да бъде по-сложна, извършвана с помощта на специални инструменти за моделиране на процеси. В тази поредица планирам да опиша всички най-интересни и достъпни обозначения за моделиране. Засега можете да се запознаете с две от тях - и.

Във всеки случай методологията предоставя насоки и инструменти, докато стойността за компанията се създава от управленския екип, който формира системата за управление. Дори и най-точният метод не гарантира, че механизмът ще работи като часовник, ако няма майстор, който да разбира този „часовник“, да го настройва и поддържа.

Мисля, че никой няма въпрос дали са необходими бизнес процеси или не и защо, защото когато има бизнес, по дефиниция има бизнес процеси. Следователно не можем да кажем, че работата с бизнес процеси е фундаментално нова ера... Въпреки това смяната на акцентите, новите инструменти и технологии значително променят същността на управленската работа. Тези, които разбират това, имат шанс да създадат много по-управляем, мобилен и ефективен бизнес от тези, които се ръководят от старомодното управление - често чрез психологически натиск върху подчинените.

Анотация: Целта на лекцията: Представяне на процесния подход към организацията на управлението на предприятието

Въведение

Процесен подход предполага, че дейностите на едно предприятие могат да бъдат представени като съвкупност от работещи бизнес процеси. Той е ефективен за бизнеса в производствени дейности което е многократно повторение на едни и същи вериги от действия, извършвани от различни изпълнители. Такива предприятия са по-голямата част от офис компаниите, ангажирани в различни видове работа с документи, например банки, застраховки, инвестиционни компании, консултантски компании, издателства. Също така използването на процесния подход е ефективно в предприятия, чиято дейност е описана в подробни разпоредби, например в държавните органи.

Литературата използва около сто различни дефиниции концепции за бизнес процеси. Следователно в този курс няма да даваме обща дефиниция на бизнес процес, а само ще отбележим, че като правило дефиницията приема, че бизнес процесът има графична диаграма, на която са разположени възлите и преходите (стрелките). Контролните точки се движат по преходите.

Появата на контролна точка в възел от определен тип съответства на изпълнението на някакво действие в производствената дейност на предприятие. Преходите в диаграмата на бизнес процеса, както и възлите, предназначени за разклоняване и обединяване на контролни точки, са подредени по такъв начин, че отчетените в бизнес процеса действия да се извършват в координиран и правилен ред. Процесен подход не предполага задължителна автоматизация на предприятието. Бизнес процесите могат да бъдат два вида: Бизнес процеси за аналитично моделиране на дейностите на предприятието и изпълними бизнес процеси.

Бизнес процесите за аналитично моделиране всъщност са специален език за комуникация между мениджъри, бизнес анализатори и ръководители на предприятия и се използват за разработване и обяснение на основни решения за организиране на бизнеса на предприятието. Тяхната задача е да осигурят възприемането и разбирането на тези решения от хората, така че те не съдържат подробности, като правило те се ограничават до описване само на често използвани последователности от действия, които не съдържат никакви отклонения, описаните в тях последователности от действия не са предназначени за реално изпълнение.

Изпълнимите бизнес процеси, от друга страна, включват преместване на контролни точки по диаграмата на бизнес процесите в компютърна среда в строго съответствие с действията, извършвани в предприятието. Внедрете такива компютърни среди - системи за управление на бизнес процеси и др. По-нататък ще ги наречем - SMSiAR. Всъщност СУБД разпределя задачи от изпълнителя в съответствие с движението на контролните точки по диаграмата на бизнес процеса и контролира изпълнението на тези задачи.

Исторически процесния подход отначало включваше само бизнес процеси за аналитично моделиране. В рамките на този подход беше извършен подбор на бизнес процеси на предприятието, извършен анализ на избраните бизнес процеси и бяха генерирани предложения за подобряване на бизнес ефективността чрез промяна на бизнес процесите. Освен това беше извършено внедряването на променените бизнес процеси в предприятието. Провеждаше се, като правило, дълго време и трудно, - чрез промени в длъжностните характеристики, организационната структура, директни инструкции от ръководителите.

Появата на изпълними бизнес процеси донесе много нови предимства на процесния подход. Основните са:

• използването на SMS & AR като аналог на производствен конвейер и в резултат на това значително увеличение на производителността на офис служителите
• способността за бърза промяна на бизнес процесите на предприятието в отговор на променящите се бизнес условия

IN последните години има активно внедряване на SMS и ARC както в бизнеса, така и в правителствени организации... Поради това имаше нужда от обучение на студенти както по икономически специалности, така и по специалности, свързани с информационните технологии, процесния подход и работата със SMS и AR.

Този курс се фокусира върху изпълними бизнес процеси. Курсът дава дефиницията и основните характеристики на изпълнимите бизнес процеси, описва системите за управление на бизнес процеси и административни разпоредби и техните основни компоненти. Посочени са основите на развитието на бизнес процесите в предприятието. Предполага се, че в рамките на този курс студентите ще изучават теорията на изпълнимите бизнес процеси, основните компоненти на типичните SMS и AR, ще се запознаят с графични обозначения за описване на бизнес процеси и ще получат практически опит разработване и изпълнение на бизнес процеси.

Описанието на основните елементи на системите за управление на бизнес процеси е дадено на примера на безплатна система с отворен код - RunaWFE. RunaWFE се разпространява свободно заедно със своите изходни кодове при условията на отворения лиценз LGPL. Системата е безплатна, можете свободно да я инсталирате на произволен брой компютри и да я използвате без никакви ограничения. Можете да изтеглите дистрибуциите и изходния код чрез Интернет от портала за разработчици на безплатен софтуер sourceforge. net at :.

Адресът на уебсайта на проекта RunaWFE е http://www.runawfe.org/rus.

Процесен подход към организацията на управлението на предприятието

Нива на управление на процесите

Съвременният възглед за управлението на процеса предполага разделянето на управлението на няколко нива.

Първото ниво се занимава с общото стратегическо управление на предприятието. Това ниво използва бизнес процеси за аналитично моделиране. Задачата на бизнес процесите на това ниво е да формират общи идеи за основните бизнес процеси в едно предприятие и да обменят тези възгледи между мениджърите. Това ниво не означава реално изпълнение на разработените бизнес процеси. На първо ниво е удобно да се изобразяват бизнес процеси в графични нотации IDEF0, IDEF3, DFD, EPC и свързани с тях. Някои конструкции за нотация BPMN 2.0 също могат да се използват на това ниво. Като софтуерни инструменти за работа с бизнес процеси на първо ниво можете да използвате например програми като Business Studio, Microsoft Visio или ARIS.

Възможно е да се опише последователността на действията в бизнес процесите на първо ниво просто под формата на текст, такива описания се наричат \u200b\u200b- текстови разпоредби. Хората обаче възприемат визуалната информация много по-бързо и лесно от текстовите описания. Следователно графичните изображения на моделираните бизнес процеси са най-широко използвани.

На първото ниво на контрол на процеса се използват и симулационни инструменти. Този клас програми не предвиждат реално изпълнение на корпоративни бизнес процеси в компютърна среда. Симулационните системи съдържат персонализиран статистически модел на бизнес процесите на организацията. Чрез задаване на различни параметри на този модел и многократно „възпроизвеждане“ на бизнес процеси на условни автоматични потребители е възможно да се получат стойностите на различни показатели за изпълнение и по този начин да се предвидят промени в реалните показатели на предприятието в бъдеще, в зависимост от определени промени в бизнес процесите. Ако статистическият модел е изграден правилно, тогава симулационното моделиране може да бъде средство за определяне на оптималните параметри на бизнес процесите.

На следващото ниво стратегическите бизнес процеси на предприятието се превръщат в изпълними бизнес процеси. На това ниво диаграмите на бизнес процесите обикновено се изобразяват в BPMN, UML (Activity Diagram) и свързани нотации. На второ ниво текущата дейност на предприятието се представя като набор от работещи екземпляри от бизнес процеси. На това ниво се използват SMS и AR. Основната задача на тези системи е да разпределят задачите към изпълнителите и да наблюдават изпълнението им. Заедно със задачата изпълнителят получава информацията, необходима за изпълнението му. Последователността на задачите се определя от диаграма на бизнес процеса, която може да бъде разработена и впоследствие бързо модифицирана с помощта графичен дизайнер... Тази диаграма е подобна на блок-схемата. Контролните точки се движат по диаграмата. В определени възли на схемата се генерират задачи за изпълнители.

Има известни прилики между изпълним бизнес процес и компютърна програма. Както изпълнимият бизнес процес, така и компютърната програма се основават на алгоритми. За компютърни програмиОсвен бизнес процесите за аналитично моделиране, има и графични обозначения (например диаграма на класа на UML), които програмистите и софтуерните архитекти използват, за да обяснят различни софтуерни и архитектурни решения. Самите компютърни програми обаче все още не са масово разработени под формата на графични обекти, те са написани главно под формата на текстове на езици за програмиране. Как се различава ситуацията за изпълними бизнес процеси от компютърните програми? За разлика от компютърната програма, чиито команди се изпълняват от компютър, някои от действията на бизнес процеса се извършват от хора. Те правят това много по-дълго от компютър, така че екземплярите на бизнес процеси се изпълняват за относително дълго време, състоянието им се променя бавно. Освен това, за разлика от компютърната програма, по време на изпълнението на бизнес процесите, управлението на предприятието може значително да повлияе на тяхното изпълнение, например да увеличи или намали броя на служителите, извършващи определени действия.

Ето защо е важно лидерите и мениджърите на предприятието бързо да разберат състоянието на изпълняващите се случаи на бизнес процесите на предприятието. Това разбиране се осигурява от графична диаграма на бизнес процес с нанесени върху него текущи позиции на точки за управление, както и маршрутите, преминали от тези точки от началото на екземпляра на бизнес процеса. В повечето случаи подобни диаграми нямат смисъл за компютърни програми. скоростта на движение на контролните точки значително ще надхвърли границите на човешката способност да ги проследи.

Третото ниво съответства на бизнес обектите на предприятието. Състоянието на цялото предприятие към текущия момент във времето се определя от състоянието на всички бизнес обекти на предприятието към този момент от времето. Процесният подход предполага, че състоянията на бизнес обектите се променят чрез екземпляри от второ ниво бизнес процеси при изпълнение на съответните задачи. За този слой традиционно като хранилища се използват системи за управление на съдържанието (ECM системи) или системи за управление на бази данни. Също така е възможно да използвате ERP системи на това ниво (например можете да използвате системата 1C или Galaxy).

В примерите за развитие на бизнес процеси понякога ще използваме листове с документи на Microsoft Excel като хранилище на бизнес обекти. Това е с образователна цел, за да се демонстрира концепцията за третия слой бързо и лесно.

Предимства на процесния подход

Използването на процесния подход на първо ниво води до появата на общ език за описание на бизнес процесите, базиран на графични диаграми за всички мениджъри на предприятието. След като служителите на предприятието овладеят този език, те ще могат бързо да четат съществуващите бизнес процеси, да обсъждат техните характеристики и да предлагат различни промени. След провеждане на проучване на предприятието, идентифициране на повтарящи се последователности от действия и групирането им в бизнес процеси от първо ниво, става възможно да се анализират избраните бизнес процеси, да се идентифицират и коригират неуспешните решения и да се оптимизират тесните места и критичните области на бизнес процесите. Ако дейността на предприятието не е формализирана, бизнес процесите не са описани, тогава е трудно да се подобри и оптимизира управлението.

Използването на изпълними бизнес процеси предоставя следните предимства:

• Повишава значително производителността на труда
• Значително опростява дейностите за контрол на извършената работа. Повишава прозрачността на предприятието.
• Повишава качеството на продуктите на компанията, - благодарение на автоматичните инструменти за регулиране и мониторинг се гарантира спазването на всички предвидени правила
• Позволява ви бързо да променяте бизнес процесите в отговор на променящите се условия на предприятието
• Позволява да се реши проблемът с интеграцията в цялото предприятие
• Намалява разходите за автоматизация на предприятието, увеличава скоростта на разработка и надеждността на софтуера.

Нека разгледаме по-отблизо тези предимства.

По-рано (преди появата на изпълними бизнес процеси), внедряването на бизнес процеси в организациите се извършваше главно по индиректен начин - чрез промени в длъжностните характеристики, организационната структура на предприятието, директни указания от мениджърите. Въпреки това, степента на автоматизация модерни предприятия ви позволява да реализирате директно изпълнение на бизнес процеси в компютърна среда. В този случай в предприятието се появява аналог на производствен конвейер, от който може да се получи увеличение на производителността на труда, сравнима с тази, получена от въвеждането на конвейер в производството. Повишаване на производителността на труда се постига поради факта, че този механизъм ви позволява да изключите рутинните операции, неефективните процедури, свързани с търсенето и прехвърлянето на информация от действията на служителите, и значително да увеличите скоростта на взаимодействие между служителите. Служителите изпълняват възложените задачи, без да се разсейват от:

• Получаване от други служители на данните, необходими за изпълнение на задачата
• Прехвърляне на резултатите от вашия труд на други служители
• Изучаване на длъжностните характеристики

Всичко необходимо се появява пред работника на екрана на компютъра. Последователността на работните елементи се определя от диаграмата на бизнес процеса. В възлите на схемата СУБД разпределя задачи на изпълнителите и контролира тяхното изпълнение.

Използването на изпълними бизнес процеси също ви позволява бързо да възстановите бизнес процесите на организацията. В много случаи изпълнителите на задачи може дори да не бъдат информирани за промяната в бизнес процеса, тъй като това няма да повлияе на естеството на тяхната работа. Тоест е по-лесно и по-бързо да се промени изпълнението на процесите. По този начин компанията може по-ефективно да реагира на промените във вътрешните или външните условия.

В съвременното руско предприятие по правило вече работят няколко хетерогенни автоматизирани системи, които участват във всякакви бизнес процеси на предприятието. Тъй като бизнес процесите проникват в цялото предприятие, в процеса на изпълнение те ще трябва да взаимодействат с всички автоматизирани системи... По този начин задачата за въвеждане на СУБД се оказва специален случай на задачата за интегриране на компютърни приложения в цялата компания. С други думи, когато се въвежда СУБД в предприятие, трябва да се появят приложения, които осигуряват нейната интеграция със съществуващите системи.

SMS е централна част от съвременните системи от корпоративен мащаб. Ако корпоративната информационна система (ICS) няма СУБД, тогава логиката на бизнес процесите е разпръсната между различни елементи на системата - бази данни, отделни приложения и т.н., такива системи е трудно да се поддържат и развиват допълнително.

В предприятия със стабилни повтарящи се вериги от операции, внедряването, конфигурирането и поддръжката на системи, базирани на SMS & AR, е по-бързо и по-евтино от традиционната автоматизация, в която са разработени отделни компоненти на приложението за различни задачи и отдели. СУБД позволяват:

• Бързо адаптирайте развитието към променящите се задачи и появата на нови идеи по време на развитието
• Намалете разходите за разработка чрез:
  • Разработване на бизнес процеси чрез СУБД вместо писане на код
  • Премахване на взаимодействието на програмистите с клиента. Бизнес анализаторът и клиентът са много по-удобни за взаимодействие помежду си, когато съвместно разработват основните елементи на изпълнимия диаграма на бизнес процеса, отколкото клиентът и програмистът при обсъждане на текста на техническата задача
  • В този случай програмистът се освобождава от рутинни задачи и може да се съсредоточи върху разработването на сложни графични елементи и конектори, което увеличава ефективността на работата му.
• Намалете разходите за техническа поддръжка
• Намалете значително разходите за ревизии и поддръжка

При традиционното развитие решение се описва два пъти: веднъж се използва текстът, включен в техническото задание или технически проект, и втори път под формата на програмен код. Процесният подход ви позволява да опишете решението само веднъж под формата на изпълним бизнес процес и по този начин да намалите разходите за автоматизация.

Тези предимства (по-бързи, по-евтини, по-лесни за поддържане и поддръжка) съвпадат с предимствата на обектно-ориентираната парадигма за програмиране в сравнение с парадигмата на процедурното програмиране, която почти е изместена от него от практиката. По аналогия автоматизацията, базирана на изпълними бизнес процеси, може да се тълкува като нова парадигма за програмиране на високо ниво и може да се очаква значително увеличение на мащаба на нейното използване в сравнение с традиционната автоматизация.

Изпълними бизнес процеси и SMS

Управлението на бизнес процесите е активно развиваща се област и много от термините в него все още не са напълно установени. Различни автори са прибягнали до концепции като СУБД, системи за управление на работния поток (Workflow), системи за управление на документи (Docflow), интеграционни системи за цялото предприятие (EAI - Enterprise Application Integration) и др.

Ще използваме термина управление на работния процес, за да се отнасят до случаите, когато само хора са изпълнители на задачи на бизнес процесите. Ще разгледаме термина СУБД като по-общ по отношение на управлението на работния процес: както хората, така и компютърните приложения са изпълнители на задачи от бизнес процес или регулации в СУБД. Като правило СУБД координира работата на всички изпълнители по еднакъв начин, без да подчертава работата, извършена от хора или компютърни системи по специален начин.

В допълнение към СУБД широко разпространени са системите за управление на документи или DocFlow. Вместо контролни точки, системите за управление на документи използват "поток на документи". DocFlow-системите описват дейността на предприятието под формата на документи, пътуващи между техните редактори по определени маршрути в съответствие с определени правила.

Системите DocFlow са наследници на хартиения работен процес. Следователно, техните естествени ограничения следват: ограничен набор от действия могат да бъдат извършени с документ: одобряване / отказ, одобрение, изтриване, редактиране и др. Обикновено системите за управление на документи се допълват със системи за съхраняване на изображения на хартиени документи и системи за контрол на версиите. Основното предимство на системите за управление на документи е възможността за бързото им внедряване в предприятието, ако работният процес вече е добре установен там.

В системите за управление на документи, както и в SMS & AR, има схеми, базирани на графики, които се състоят от възли, свързани с възможни преходи. По тези графики обаче не се движат контролните точки, а „кошниците“ с документи. В системите DocFlow по правило данните се съдържат в документи, които директно се движат през схемата на работния поток.

В СУБД данните не се движат с контролната точка, а се съдържат в глобални (съответстващи на целия бизнес процес) и локални (съответстващи на един възел) променливи.

Понастоящем SMS & AR и системите за управление на документи са системи различни видовеобаче постепенно, по отношение на функционалността, системите за управление на документи се доближават до SMS & AR. С помощта на съвременните DocFlow-системи е възможно да се симулират много видове бизнес процеси и с помощта на СУБД да се автоматизират елементите на документооборота.

Изпълними бизнес процеси

Еволюцията на развитието на SMS & AR доведе до използването на модерни системи понятия като дефиниране на бизнес процес и екземпляр на бизнес процес... Понякога определението за бизнес процес се нарича и шаблон за бизнес процес. Определението на бизнес процес съдържа диаграма на бизнес процес, роли на бизнес процес, правила за назначаване на изпълнители на роли. По време на изпълнението на бизнес процес точките за управление се движат по диаграмата. Най-лесният начин да си представите контролните точки и тяхното движение е по аналогия с движещи се чипове в детска настолна игра с куб.

Също така, дефиницията на бизнес процеса съдържа описание на структурите за съхранение на данни. По време на изпълнението на бизнес процес тези структури съдържат специфични данни. Дори в съвременната СУБД определението за бизнес процес съдържа описание на средствата за взаимодействие между бизнес процеса и изпълнителя на задачата. Обикновено това е графична форма за взаимодействие с потребител или софтуерен интерфейс за взаимодействие с информационна система. Друг елемент от дефиницията на бизнес процес са бизнес правилата, които се използват за избор на специфичен път за по-нататъшното движение на контролната точка в точките на разклоняващите се маршрути.

За всяка дефиниция на бизнес процес можете да създавате и стартирате екземпляри на този бизнес процес. Разликата между дефиниция и екземпляр на бизнес процес съответства на разликата между тип променлива и екземпляр на променлива в традиционен език за програмиране. Тоест, ако дефиницията на бизнес процес съдържа диаграма на бизнес процес, типове данни, имена на роли, тогава в работещ екземпляр на бизнес процес на диаграмата има движещи се контролни точки, конкретни изпълнители се присвояват на роли, екземпляр на бизнес процес съдържа специфични данни, чиито типове съответстват на типовете данни в дефиницията на бизнес процеса. Също така, конкретни изпълнители на задачи се назначават на роли в екземпляри на бизнес процеси.

Бизнес процесите, които могат да бъдат изпълнени в компютърна среда, трябва да бъдат официално дефинирани достатъчно стриктно, за да могат лесно да бъдат преведени в разбираемо за компютър представяне. За това е удобно да се използват математически понятия.

Нека дадем формална дефиниция на изпълним бизнес процес, чиято основа са идеите на С. Яблонски и С. Буслер:

Изпълним бизнес процес се дефинира чрез посочване на следните перспективи (гледни точки или разглеждани слоеве / слоеве):

• перспектива за контрол-поток
• перспектива за данни
• ресурсна перспектива
• оперативна перспектива

Нека разгледаме подробно всички нива на официалната дефиниция на изпълним бизнес процес. В този случай ще използваме за пример бизнес процеса „Плащане на фактура на доставчика“. С негова помощ ще се опитаме да обясним всички перспективи на формалното определение на бизнес процес.

Перспектива на контролния поток

Перспективата на контролния поток следва диаграмата на бизнес процеса. Първоначално схемата се определяше като математическа концепция - насочена графика: набор от възли, свързани чрез преходи (стрелки). Възлите на бизнес процесите могат да бъдат от два типа - възли, съответстващи на стъпките на процеса и възли на маршрута. Контролна точка (указател към активния възел на процеса) се движи по преходите, като се ръководи от бизнес правилата в възлите на маршрута (бизнес правилата се отнасят и към перспективата на контролния поток).

Възелът, съответстващ на стъпката на процеса, съдържа възела Activity. Ако контролната точка е стигнала до възела за действие, тогава СУБД дава задачата на изпълнителя (служител или информационна система) и изчаква отговор (съобщение, че работата е приключила). След като изпълнителят отговори, контролната точка се движи по прехода към следващия възел на бизнес процеса. Само един входящ и един изходящ преход могат да се присъединят към възел, съответстващ на възел за действие.

Маршрутен възел съответства на добавянето, изтриването, обединяването на разклонения на точки за управление или избора на скок, по който точката на управление ще бъде преместена по-нататък. В такива възли СУБД избира следващия възел (възли), към който ще бъде прехвърлен контрол въз основа на бизнес правилата, съдържащи се в възлите на маршрута. Често повече от един входящ или изходящ преход е свързан с тези възли.

Основната разлика между стъпка на процеса и възел на маршрута е, че в възел на маршрута е необходимо само да се вземе решение относно по-нататъшния път (пътища) на движение на контролната точка въз основа на вече съществуващи данни, поради което контролната точка не трябва да остане дълго време в възела на маршрута. Точката за управление може да бъде в процес на процес за дълго време. Изключение от това правило са възлите за обединяване на маршрути, при които пристигналите контролни точки "чакат" пристигането на контролните точки от останалите входящи преходи, след което всички пристигнали контролни точки се унищожават и контролните точки се генерират от изходящите преходи. Ако обаче приемем, че контролната точка, която е дошла до възела за сливане, се изтрива незабавно, докато възелът съхранява информация, че контролната точка вече е пристигнала чрез този преход, това изключение изчезва.

Екземпляр на работещ бизнес процес може да има няколко точки за управление едновременно. В съответствие с бизнес логиката контролна точка в маршрутен възел може да се раздели на няколко контролни точки и контролните точки могат да се изчакват взаимно в определен маршрутен възел и след това да се обединят в една контролна точка.

По-късно, с появата на различни стандарти и спецификации, свързани с бизнес процесите, това определение беше разширено:

1. Добавени са комбинирани възли, които представляват обединяване на стъпка на процеса с един или повече маршрутни възли. Например, когато възел за действие се слее с възел на маршрута зад него, който избира една от няколко възможни посоки, в диаграмата се поставя само възелът за действие и преходите, които трябва да напуснат възела на маршрута, са директно прикрепени към него.
2. Добавени бяха допълнителни структури, елементите на които не са елементи на графиката (наричани по-долу допълнителни структури), но към тези елементи могат да бъдат прикрепени преходи и възли на маршрути или преходите да пресичат тези елементи. Например събития и области на прекъсване са въведени, за да обхванат стъпките на бизнес процеса. Когато контролна точка бъде намерена вътре в зона с прекъсване, може да настъпи събитие (клиентът може да промени мнението си относно подаване на поръчка, по време на валидността на договора при непреодолима сила могат да възникнат обстоятелства и т.н.). В този случай точката за управление може незабавно да се премести от всеки възел, разположен вътре в региона, към възела на маршрута, прикрепен към региона и оттам да продължи да се движи по прикрепения към него преход.
3. Добавени са възли, които съответстват на стъпка от процеса, но не са възли на действие. Например, изчакващи възли, в които не се дават задачи на изпълнителите на процеса, СУБД просто изчаква в тези възли да настъпи определено събитие, след което контролната точка продължава. Подпроцесните възли също са добавени. За тези възли не се дефинира конкретен изпълнител; в тези възли SMS & AR стартира друг бизнес процес като подпроцес на текущия процес и му прехвърля съответните данни.

С допълнения перспективата на контролния поток може да бъде дефинирана както следва:

Перспективата на контролния поток е диаграма на бизнес процес.Диаграмата на бизнес процес се състои от насочена графика и евентуално допълнителни конструкции. Възлите на бизнес процесите могат да бъдат от три типа - възли, съответстващи на стъпки на процеса, възли на маршрута и комбинирани възли, които представляват сливането на стъпка на процеса с един или повече маршрутни възли.

Стъпките на процеса са възли за действие или допълнителни възли. Контролните точки се движат по преходите. В момента, в който контролната точка пристигне на възела за действие, СУБД дава задачата на изпълнителя. След като изпълнителят изпълни задачата, контролната точка се движи по прехода към следващия възел на процеса. Само един входящ и един изходящ преход могат да се присъединят към възел, съответстващ на възел за действие.

Маршрутен възел съответства на появата, премахването, разделянето, обединяването на точки за управление или избора на скок. Тези възли могат да съдържат бизнес правила, въз основа на които се избират допълнителни пътища на точки за управление. В възлите на маршрута СУБД избира следващия (те) възел (и), към който ще се прехвърли управлението.

Ще обясним поведението на възлите, най-често използвани в бизнес процеси, както и ще покажем техните графични изображения.

Възелът "старт" съответства на точката, в която започва изпълнението на бизнес процеса. Той няма входящи ръбове и един или повече изходящи ръбове. Когато се стартира екземпляр на бизнес процес, във възела се поставя точка за управление, която веднага го оставя по изходящия ръб. Трябва да има един стартов възел в бизнес процес. Обозначава се с „тънък“ кръг (фиг. 1.1 а). В случай на множество изходящи преходи, възелът се намира съвместно от изключителен шлюз, така че при стартиране на екземпляр на бизнес процес потребителят избира един от изходящите ръбове, по които контролната точка ще бъде преместена допълнително.

Фигура: 1.1.

Възел за прекратяване на потока трябва да има един или повече входящи ръбове и да няма изходящи ръбове. Когато някоя точка за управление достигне този възел, тя се изтрива. Екземпляр на бизнес процес без останали точки за управление се счита за завършен. Може да има множество възли за „прекратяване на потока“, но трябва да има поне един такъв възел. Обозначава се с „удебелен“ кръг (фиг. 1.1 b).

Крайният възел съответства на крайната точка на изпълнението на бизнес процеса. Крайният възел трябва да има един или повече входящи преходи и да няма изходящи преходи. Когато контролът влезе в Прекратяването, всички нишки на този процес, както и всички негови синхронни подпроцеси, се спират. В бизнес процес могат да съществуват множество крайни възли. Този възел обаче не се изисква в бизнес процес, ако в бизнес процеса има поне една точка на прекратяване на потока. Обозначава се с черен кръг вътре в кръг (фиг. 1.1 в).

Възелът "действие" генерира задача за изпълнителя, обозначена с правоъгълник със заоблени ъгли, в центъра на който е изписано името на възела (фиг. 1.1 г), той може да има няколко входящи и няколко изходящи ръба. В случай на няколко изходящи прехода, възелът се комбинира от изключителен шлюз, следователно за всяка контролна точка, която дойде при него, при изпълнение на задача на възел потребителят избира един от изходящите преходи (ръбове), по които контролната точка ще бъде преместена по-нататък.

Изключителен шлюзов възел може да има множество входящи и множество изходящи ръбове. За всяка контролна точка, която стига до него, се избира по кой от изходящите ръбове ще бъде преместен по-нататък. Означава се с ромб, в който е изобразен „кръст“ (фиг. 1.2 а).

На фиг. 1.3 показва пример за графика на бизнес процес „Плащане на фактура на доставчик“. Стъпките на процеса са изобразени като правоъгълници със заоблени ръбове, началото на процеса съответства на кръг, а краят е кръг с кръг вътре. Елементът „Плащане на фактура“ е комбиниран възел, който е състав от възел за маршрут на хоп връзка и възел за действие. Останалите закръглени правоъгълници са възли за действие. Елементите с форма на диамант съответстват на възлите на маршрута - там, където се разклоняват маршрутите на точките за управление.

В началото на бизнес процеса доставчикът на бизнес доставки въвежда параметрите на очакваното плащане (номер на сметка, дата на фактура, сума на фактурата, фирма на контрагента, фирма на агент, коментар). Освен това изпълнението на бюджета на звеното се наблюдава автоматично. Ако текущата сделка надвишава бюджета, тя автоматично се отхвърля и бизнес процесът приключва. Ако бюджетът на отдела не е надвишен, сумата на транзакцията се сравнява с лимита за плащане. Освен това, ако лимитът не бъде надвишен, фактурата се изплаща автоматично, след което бизнес процесът приключва. Ако лимитът е надвишен, плащането трябва да бъде потвърдено от финансовия директор.

Бизнес процесът за плащане на фактура на доставчик следва следните бизнес правила:

1. Ако външно приложение, извикано във възела „получаване на данни от бюджета“, върне стойността „не“ на променливата „Бюджетът на отдела е надвишен“, след това продължете да проверявате лимита, в противен случай отидете на възела за завършване на бизнес процеса.
2. Ако стойността на променливата "сума на фактура" е по-малка от стойността на константата "лимит на еднократно плащане", трябва да отидете до възела "фактура за плащане", в противен случай - до възела "потвърдете плащането".
3. Ако изпълнителят, принадлежащ към ролята " Финансов директор", попълвайки полетата в подходящия формуляр, върна стойността" да "на променливата" дали мениджърът одобри ", след което отидете на възела" плащане на фактурата ", в противен случай - на възела за завършване на бизнес процеса.
4. управлението на бизнес процеси също може да бъде сложно и да се различава от поведението на контролната точка в традиционната блок-схема: в този пример, ако заявлението е одобрено от шефа, управляващият поток е разделен на два паралелни потока (разделяне и обединяване на потоци съответства на ромбовиден елемент, вътре в който е показан "знак плюс"), изпълнявани едновременно, които след това се "сливат" в една точка.

Данни перспектива

Перспективата на данните съответства на набор от вътрешни променливи на бизнес процеса. Променливите на бизнес процесите могат да бъдат входни и изходни параметри при взаимодействието на SMS и AR с корпоративни информационни системи. С помощта на променливи информацията се обменя между етапите на процеса и в резултат на това между външните информационни системи, т.е. бизнес процес може да прехвърля информация в корпоративна информационна среда между разнородни информационни системи. Променливите на бизнес процеса се използват и при избора на конкретно вътрешно движение на контролната точка между възлите по който и да е от възможните преходи.

Съвременното разбиране за управлението на организацията се основава на факта, че бизнесът трябва да бъде ясно дефиниран, измерван, анализиран и подобрен. Все по-често при управлението на дадена организация се използва процесния подход, който се основава на разпределението на бизнес процеси (процеси) в организацията и управлението на тези процеси. Управлението на организацията в този случай се разглежда като непрекъсната поредица от взаимосвързани функции на управление.

В управленската практика има два подхода към организацията на системите - управление на функции и управление на процеси. Системи, изградени на принципи контролни функции,представляват йерархична структура подразделения, систематизирани по функционални характеристики. Подобрение на функционалния модел е контрол на процесакоито съставляват дейността на предприятието

Процесният подход към управлението на организацията има значителни предимства пред функционалния, което допринася главно за изпълнението на нейните системни свойства. Така че, ако функционалният подход е фокусиран върху оптимизирането на изпълнението на самите функции, тогава процесният подход се фокусира върху оптимизирането на взаимодействието на функциите от гледна точка на това как изпълнението на функциите на някои центрове на разходите влияе върху ефективността на изпълнението на функциите на други центрове на разходите и съответно върху общата ефективност на определен вид дейност на предприятието. ...

За да се обосноват предимствата на процесния подход, е необходимо да се спрем на основните характеристики на функционалното управление. В исторически план първият, който се разви, беше функционален подход към управлението, теоретична основа които бяха положени от представителите на класическата теория на управлението - Ф. Тейлър, А. Файол, М. Вебер и техните последователи. Подобна система за управление предполага ясно разделение на труда, строго подчинение, единство на командване, както и система от норми и формални процедури, които уникално регулират всички взаимодействия както в рамките на организацията, така и с външни участници. Целта на функционалното управление е да контролира изпълнението от служителите на техните функции. Макар че функционално управление все още широко разпространен в съвременни условия, това поражда много трудности: липса на ориентация към клиента, трудно организационна структура, слабо делегиране на власт и отговорност, бюрокрация, липса на отговорност за крайния резултат. С преобладаващия функционален (йерархичен) подход към организацията на управлението, на всяка структурна единица на предприятието (служител, отдел, управление) се възлагат редица функции, описва се зоната на отговорност и се формулират критерии за успешни и неуспешни дейности. В същото време, като правило, хоризонталните връзки между структурните единици са слаби, а вертикалните, включително линията „началник-подчинен“, са силни. Подчиненият отговаря само за възложените му функции и евентуално за дейността на неговото звено като цяло. В резултатите от работата на паралел структурни единици той не се интересува.

При процесния подход вниманието е насочено към системата от бизнес процеси, които формират печалбата на организацията, както към веригите от действия до край и действия, които проникват в организационната структура. В този случай всяко структурно звено осигурява изпълнението на конкретни бизнес процеси, в които участва. Отговорностите, зоната на отговорност, критериите за успешна дейност за всяка структурна единица са формулирани и имат смисъл само в рамките на конкретен бизнес процес. Хоризонталните връзки между структурните единици са по-силни с този подход, а вертикалните са по-слаби, отколкото при функционалния подход. Служителят е отговорен не само за своите функции, но и за онези бизнес процеси, в които е включен, следователно резултатите от дейностите на паралелни структурни звена, които участват в същите бизнес процеси като него, са важни за него.

Функционалният подход към управлението е оптимален за организация с проста организационна структура, когато целият бизнес процес (или значителна част от него) е концентриран в рамките на една структурна единица. Но за модерни организации характеризира се със сложна организационна структура, в рамките на която отговорността за освобождаването на крайния продукт се разпределя между много структурни звена. И в този случай предимствата на процесния подход стават очевидни, особено за предприятия, които често трябва да модифицират своите бизнес процеси, което е типично за пазар с високо ниво на конкуренция.

Изброените подходи за управление не се изключват взаимно и могат да се комбинират с матрична структура на управление и като цяло, с функционален подход, могат да се използват определени бизнес процеси. Таблица 10 предоставя сравнителен анализ на двата основни подхода към управлението на предприятието.

В полза на прехода към управление на процеса на организацията могат да бъдат посочени следните аргументи:

• - фокус върху нуждите на потребителите;
• - създаването на стойност по отношение на крайния продукт е концентрирано в процеси;
• - по-добро взаимодействие между доставчици и потребители, разбиране на техните изисквания;

Таблица 10 - Сравнителни характеристики функционален и процесен подход в

управление на предприятието

• - рискът от неоптимизация е намален, при условие че се управлява цялостен процес, който преминава през много отдели, а не отделни отдели;
• - липса на фрагментация на отговорността за процеса (има собственик на процеса);
• - улесняване на контрола върху времето на работа и ресурсите.

„Ориентация към процеса“ е една от основните концепции за управление на философията на цялостното качество. За първи път принципът на управление на процеса е формулиран от V.E. Деминг като част от концепцията за непрекъснато подобряване на качеството. По-конкретно, деветият принцип от неговите 14 разпоредби гласи: „Разбийте бариерите между отделите. Научноизследователската и развойна дейност, продажбите и производството трябва да работят като екип, за да предвидят производствените предизвикателства, които могат да се срещнат с различни материали и спецификации ", а петият принцип казва необходимостта от създаване на система за управление на качеството на процесите:„ Търсете проблеми. Отговорността на мениджъра е непрекъснатото подобряване на системата (проектиране, входящи материали, комбинация от материали, поддръжка, подобряване на оборудването, обучение на персонала, контрол, преквалификация) ".

Под бизнес процес разберете цялостта различни видове дейност, при която един или повече видове ресурси се използват „на входа“ и в резултат на тази дейност на „изхода“ се създава продукт, който е от стойност за потребителя. По този начин всеки бизнес процес има вход, изход, контрол (собственик на процеса) и ресурси. Собственик на процес е официален или колегиален управителен орган, който разполага с необходимите ресурси за осъществяване на процеса и е отговорен за резултата от него.

Във връзка с получаването на добавената стойност на продукта е препоръчително да се подчертае следната класификация бизнес процеси (фиг. 16):

Фигура 16 - Класификация на бизнес процесите на организациите

• - процеси за управление на бизнеса - осигуряват общо управление на организацията като цяло;
• - основните бизнес процеси - формират „жизнения цикъл“ на продуктите на организацията, създават нейната потребителска стойност за потребителите; критериите за ефективност на такива процеси са качество, точност и навременност на изпълнението на поръчката;
• - спомагателни бизнес процеси - не добавят стойност към продукта, но увеличават стойността му (например финансова подкрепа за дейности, персонал, правна подкрепа, доставка на компоненти, ремонт и поддръжка и др.);
• - процесите за развитие на бизнеса са насочени към печалба в дългосрочен план, като се гарантира не организацията на текущите дейности, а развитието или усъвършенстването на предприятието в бъдеще.

Основната област на приложение на бизнес моделите, които са формализирано описание на бизнес процесите, е подобряването на бизнес процесите. В момента има тенденция към интегриране на различни методи за моделиране, което се проявява под формата на създаване на интегрирани инструменти за моделиране. Един от тези инструменти е софтуер, наречена ARIS (Архитектура на интегрирани информационни системи), разработена от немската компания IDSScheer.

ARIS поддържа четири типа модели (и много видове модели във всеки тип), отразяващи различни аспекти на изследваната система:

• - организационни модели, които представят структурата на системата - йерархията на организационните единици, длъжностите и конкретните индивиди, връзките между тях, както и териториалното обвързване на структурните звена;
• - функционални модели, съдържащи йерархия от цели, изправени пред апарата за управление, с набор от дървета - функции, необходими за постигане на целите;
• - информационни модели, отразяващи структурата на информацията, необходима за изпълнение на целия набор от системни функции;
• - модели на управление, които представляват интегрирана представа за внедряването на бизнес процеси в системата.

За изграждане на изброените типове модели се използват както собствени методи за моделиране на ARIS, така и различни добре познати методи за моделиране и езици, по-специално UML. Можете да започнете процеса на моделиране с всеки от типовете модели. За да се получи информация за реалната продължителност на процесите, е необходимо да се използват други инструменти за описание, например MSProject.

Нека разгледаме основните етапи за описване на бизнес процес.

Първата стъпка е изготвяне на обобщена диаграма на процеса. Тази диаграма показва целия процес като единичен блок (функция) и обозначава граници и външни интерфейси под формата на събития. Тази схема ви позволява да получите общ преглед на процеса. Като цяло такива обобщени процеси образуват верига, започваща от доставчици и завършваща с потребители на предприятието.

Следващо действие - дефиниция на функция, т.е. операциите на процеса. На този етап е детайлизирана горната обобщена схема. Първо трябва да дефинирате всички действия, които се извършват в процеса.

Следващата стъпка е изготвяне на събитие-функционална верига. Първо, трябва да подредите функциите в последователността на тяхното изпълнение. Когато съставяте вериги с функционални събития, е необходимо да зададете следните въпроси за всяка функция (операция) на процеса:

• 1. Какви действия се предприемат?
• 2. Има ли други възможности за продължаване на процеса?
• 3. Каква е следващата операция?
• 4. Какво може да попречи на протичането на процеса и къде ще доведе?

Следващо действие - определяне на изпълнителите на процеса и ги добавя към диаграмата. Всички участници трябва да бъдат посочени на диаграмата, като определят вида на участието в името на връзката на диаграмата.

Необходимо е да се идентифицират документите и ресурсите, използвани в процеса, и да се покажат в диаграмата. Когато се описват информационни обекти (документи, файлове, папки, телефонни разговори), е необходимо да се посочи вида на носителя (предавателно устройство). Това ще бъде от голямо значение при анализа и по-нататъшната автоматизация на процеса. На ниво обобщени схеми е удобно да се стикират процесите от най-високо ниво, така че крайното събитие на един процес да бъде първоначалното събитие на следващия и така нататък - докато процесът напусне организацията.

Крайната дейност на описанието на бизнес процеса е дефиниция на функциите на процеса. С преминаването на всички тези етапи се получава пълна схема на процеса. На този етап на детайлизиране вече е възможно да се координират прехвърлените ресурси и използваните средства за комуникация.

И така, в основата на управлението на процеса стои бизнес процесът. Бизнес процесът е ориентиран към потребителите. Акцентът върху процесите, които произвеждат стойност за клиента, а не върху която и да е друга част от бизнеса, подчертава фокуса върху резултатите. Анализът на реалните процеси показва, че не всички от тях са процеси, които произвеждат стойност, тоест те всъщност са бизнес процеси.

Необходимо е да се подчертаят следните основни предимства на процесния подход в областта на идентифицирането на бизнес процеси:

• - бизнес процесите са един от най-мощните инструменти за повишаване на ефективността на бизнеса;
• - технологията за описание на бизнес процесите осигурява прозрачност на всички бизнес операции, позволява ви да анализирате възможни последици неуспехи на един или друг етап от работата, намерете и отстранете грешката навреме.

При неграмотно формиране на бизнес процес могат да възникнат грешки, които намаляват ефективността на неговото изпълнение. Следователно, ефективността на бизнес процеса е прогнозна оценка на дейностите, получени в процеса на едно или друго моделиране на дейностите на организацията.

Руските предприятия са изправени пред задачата да увеличат своята управляемост и ефективност. В този смисъл процесно-ориентираният подход предполага управление, основано на предварително зададени принципи, спазването на които само по себе си може значително да повиши ефективността на организациите. Разпределението на бизнес процеси е най-важният етап от създаването на система за управление на процеси, тъй като тя формира областта на управление на процесите. Както бе споменато по-горе, тази процедура може да доведе до различни резултати, в зависимост от подходите, използвани при нейното прилагане. Като се вземе предвид одобреният стандарт ISO, може да се предложи следната система от принципи за разделяне на дейностите на организацията на процеси.

• 1. Броят на процесите в организацията пряко зависи от броя на персонала и структурата на организацията.
• 2. Препоръчително е да се прави разлика между процесите по границите на големи структурни единици.

В зависимост от характеристиките на предприятието се съставя списък на процесите, които се извършват в предприятието. В този случай е препоръчително да се спазват следните принципи:

• 1. Не трябва да има повече от 9 основни процеса, тъй като мениджърът не може ефективно да възприема информация от повече области на дейност.
• 2. При идентифициране на бизнес процесите е необходимо да се назначат лица, отговорни за тяхното изпълнение (собственик на процеса).
• 3. Собственикът на процеса трябва да разполага с необходимите ресурси и авторитет, за да повлияе на хода на процеса и неговите резултати. Трябва да се установят показатели за ефективността на процеса.

Най-важната цел на внедряването на технологиите на процесите е да се осигури ефективен живот на организацията в динамично променяща се външна среда. Задачата на механизма за управление в процесния подход е да създаде условия за изпълнение на цялостна програма от планирани организационни промени, включително качествено подобряване на бизнес процесите с едновременно въвеждане на нови информационни технологии, модернизация с цел значително повишаване на ефективността на руските предприятия.

alt \u003d "" /\u003e



alt \u003d "" /\u003e

Всички етапи pDCA цикъл се извършват съгласно разпоредбите. Има четири основни потока от информация, използвани за измерване и анализ на показателите на процеса: Показатели на процеса. Индикатори на продукта. Показатели за удовлетвореност на клиентите. Резултати от одити на процеса. Стандартът изисква установяването на тези показатели, методи за събиране, обработка на информация, границите на показателите за нормалния ход на процеса и критерии за предприемане на коригиращи действия. Ръководното решение за промяна на разпоредби или ресурси трябва да бъде фактическо. Необходимо е да се назначат отговорни лица - „собственици на процеси“, които управляват процесите, отговарят за тяхната ефективност и разполагат с необходимите ресурси и авторитет. Тяхното взаимодействие трябва да бъде дефинирано и формализирано. Принципът PDCA се възпроизвежда на по-ниските нива на управление (вземане на решения), ако е подходящо.
Процесът, показан на фиг. 1.17 отговаря на всички изисквания, изброени по-горе. Методологията за изграждане на система за контрол на процеса, базирана на PDCA цикъла, е обсъдена подробно в Глава 4.
Трябва да се отбележи, че серията ISO 9000 разбира процесния подход като разглеждане на организацията като мрежа от взаимосвързани и взаимодействащи бизнес процеси, всеки от които се контролира от собственика.
Нека дадем дефиниция на процесния подход за управление на организация:
Използването на система от взаимосвързани процеси за управление на дейностите и ресурсите на дадена организация може да се нарече процесен подход.

При въвеждане на процесния подход в управлението се използват следните техники: създаване на мрежа от бизнес процеси; определяне на собствениците на бизнес процеси; моделиране (описание) на бизнес процеси; регулиране на бизнес процесите; управление на бизнес процеси по метода PDCA; одит на бизнес процесите.
Има пет ключови точки за прилагане на процесния подход към управлението: Определяне и описание на съществуващите бизнес процеси и реда на тяхното взаимодействие в цялостната мрежа от процеси на организацията. Ясно разпределение на отговорността на мениджърите за всеки сегмент от цялата мрежа от бизнес процеси на организацията. Определяне на показатели за ефективност на бизнес процесите и методи за тяхното измерване (например статистически). Разработване и одобряване на наредби, формализиращи работата на системата. Управление на ресурси и разпоредби при откриване на отклонения, несъответствия в процеса или продукта или промени във външната среда (включително промени в изискванията на клиента).
Въвеждането на процесния подход към управлението дава на организацията следните възможности:
Възможност 1. Процесният подход ви позволява да оптимизирате системата корпоративно управление, да го направи прозрачен за управлението и да може да реагира гъвкаво на промените във външната среда. При въвеждане на процесния подход се регламентира: процедурата за планиране на цели и дейности; взаимодействие между процеси и подразделения на организацията;
отговорност и авторитет на собствениците на процеси и други служители; реда на действията на служителите в извънредни ситуации; процедурата и формите на докладване пред висшето ръководство; система от показатели, характеризиращи ефективността и ефикасността на организацията като цяло и нейните процеси; процедурата за разглеждане на резултатите от дейностите и приемането управленски решения за премахване на отклонения и постигане на планирани цели.
Въвеждането на процесния подход в организацията предполага преди всичко работа по описанието и регулирането на бизнес процесите, в рамките на която: разпределя се отговорност за резултатите от работата, които са част от процесите; определя се системата за взаимодействие на процесите помежду си и с външни доставчици и потребители; списък на документацията, необходима за функционирането на процесите (инструкции, разпоредби, разпоредби, методи, длъжностни характеристики и т.н.); изготвя се график за разработване и прилагане на тази документация; установяват се показателите за ефективност на процесите, методите и формите за събиране на информация и процедурата за докладване на мениджърите; определят се границите на показателите, характеризиращи нормалния ход на процесите; установяват се критериите, чрез които започва работа за отстраняване на причините за отклонението.
Възможност 2. Процесният подход ви позволява да получите и използвате система от показатели и критерии за оценка на ефективността на управлението на всеки етап от производството / управлението
вериги. Системата от показатели, изградена в рамките на управлението на процесите, е структурирана в четири направления: Индикатори за резултата от дейността на отделните процеси и организацията като цяло (постигане на планирани резултати - по отношение на обема, качеството, номенклатурата и времето). Показатели за ефективност на отделни процеси и на организацията като цяло (съотношението на получените резултати към разходите за време, финансови и други ресурси). Мерки за продукти, произведени от процесите на организацията. Показатели за удовлетвореност на клиентите от представянето на организацията.
При въвеждане на процесния подход се разработва двустепенна система от показатели: а) показатели, чрез които собственикът на процеса оценява ефективността и ефективността на своя процес и работата, която е част от него; б) показатели, чрез които собственикът на процеса докладва на висшето ръководство за резултатите от процеса. Сред процесите, които съществуват в организацията, е процесът на управление на организацията. Собственикът на този процес е изпълнителният директор. Дейностите на организацията се управляват въз основа на показатели за отчитане, които собствениците на процеса прехвърлят към висшето ръководство.
Възможност 3. Процесният подход осигурява на съучредителите на организацията увереност и че съществуващата система за управление е насочена към непрекъснато подобряване на ефективността и максимално съобразяване с интересите на заинтересованите страни, защото: системата се основава на измерване на резултатите на организацията, планиране и постигане на непрекъснато подобряване на изпълнението; системата е насочена към задоволяване нуждите на пет групи лица, заинтересовани от дейността на организацията: съоснователи (инвеститори); потребители на пазара;
организационен персонал; доставчици; общество.
Възможност 4. Разработената и внедрена система за управление на бизнес процеси осигурява прилагането на процесния подход в организацията в съответствие с изискванията международен стандарт ISO 9001: 2008 и получаване на съответния сертификат.
Наличието на сертификат за съответствие на системата за управление на качеството с изискванията на ISO 9001: 2008 гарантира на потребителите, че организацията не само ще изпълни установените изисквания на потребителя, но и ще се опита да установи и изпълни предвидените изисквания. Наличието на сертификат ISO 9001: 2008 гарантира на потребителите, че организацията обръща голямо внимание на качеството на работа, което дава на организацията конкурентни предимства на пазара на услуги.
Възможност 5. Прилагането на процесния подход и изграждането на система за управление на качеството гарантира ясно дефинирана процедура и отговорност за разработването, координацията, одобрението и поддържането на документацията.
Възможност 6. Изискването за управление на процеса е вземането на решения, основано на факти, следователно наличието на информационна система в организацията е от голямо значение за създаването на управление на процеса. Внедрено в организацията информационна система позволява на собствениците на процеси да получат обективна информация за управление, в случай че тя е изградена в рамките на единна система за управление на организацията, базирана на процесния подход. Ако се внедри система за автоматизация, без да се вземат предвид нуждите на реалното управление на организацията, тогава вероятността от неуспешно завършване на такъв проект е много голяма.
Внедряването на система за управление на процесите в дадена организация се счита за проект. Основните клиенти за резултатите от този проект са висшето ръководство на организацията и собствениците на процесите.

Процесен подход към управлението.

Същността на процесния подход ече всеки служител осигурява жизнената дейност на конкретни бизнес процеси, като пряко участва в тях. Отговорностите, зоната на отговорност, критериите за успешна дейност за всеки служител са формулирани и имат смисъл само в контекста на конкретна задача или процес. Хоризонталната връзка между структурните единици е много по-силна. Вертикалната връзка "шеф-подчинен" слабо отслабва. Чувството за отговорност на служителя се променя качествено: той отговаря не само за функциите, възложени му от шефа, но и за бизнес процеса като цяло. За него са важни функциите и резултатът от дейността на паралелни структурни единици. Отговорността за резултата от бизнес процеса като цяло го тласка към отговорност към колегите си, същите участници в бизнес процеса като него самия.

При изграждането на ориентирана към процеса система за управление, основният акцент е върху изработването на механизми за взаимодействие в рамките на процеса, както между структурните звена във фирмата, така и с външна среда, т.е. с клиенти, доставчици и партньори. Процесният подход ни позволява да вземем предвид такива важни аспекти на бизнеса, като фокус върху крайния продукт, интереса на всеки изпълнител към подобряване на качеството на крайния продукт и, като следствие, интерес към крайното изпълнение на работата му. Процесният подход към управлението игнорира организационната структура на управлението на организацията с присъщото й възлагане на функции на отделни отдели. С процесния подход организацията се възприема от мениджърите и служителите като дейност, състояща се от бизнес процеси, насочени към получаване на крайния резултат. Организацията се възприема като мрежа от бизнес процеси, която представлява съвкупност от взаимосвързани и взаимодействащи бизнес процеси, които включват всички функции, изпълнявани в подразделенията на организацията. Докато функционалната структура на бизнеса определя възможностите на предприятието, установявайки какво трябва да се направи, структурата на процеса (в операционната система на бизнеса) описва конкретната технология за постигане на целите и задачите, отговаряйки на въпроса как да се направи.

Процесният подход се основава на следните принципи:

Дейностите на компанията се разглеждат като съвкупност от бизнес процеси.

Изпълнението на бизнес процесите подлежи на задължително регулиране или официално описание.

Всеки бизнес процес има вътрешен или външен клиент и собственик (лицето, отговорно за резултата от бизнес процеса).

Всеки бизнес процес се характеризира с ключови показатели, които описват неговите резултати, резултат или въздействие върху цялостното представяне на организацията.

Принципите на процесния подход към управлението определят основните правила, ръководени от които е възможно да се организира ефективното функциониране на бизнеса, насочено към крайния резултат.

Първият принцип определя визията на компанията като набор от бизнес процеси. Именно той определя новата култура на възприемане на организацията в процесния подход.

Вторият принцип на процесния подход, който изисква задължително регулиране на бизнес процесите, се основава на факта, че регламентът е документ, описващ последователността на операциите, отговорността, реда на взаимодействие между изпълнителите, процедурата за вземане на решения за подобряване на бизнес процеса.

Изолирането на бизнес процес винаги е свързано с идентифициране на клиент или потребител на резултата от процеса, който има определена стойност за него. В допълнение към клиента всеки бизнес процес има собственик - длъжностно лице, което разполага с необходимите ресурси, управлява хода на бизнес процеса и отговаря за резултатите и ефективността на бизнес процеса. Собственикът на бизнес процес е длъжностно лице, формален лидер, поради което той има необходимите правомощия, разполага с необходимите ресурси за изпълнение на процеса, управлява хода на бизнес процеса и носи отговорност за неговия резултат. Тези предимства гарантират висока производителност на организацията, управлението на която има подчертан процес-ориентиран характер.

Процесно-ориентираното управление ви позволява качествено да променяте дейностите на дадена организация на оперативно, междуфункционално и междуорганизационно ниво на нейната интеграция. В същото време функционалната интеграция престава да бъде източник на трудно разрешими междуфункционални конфликти. Оперативното ниво на интеграция получава нова визия благодарение на мрежата от бизнес процеси на организацията и позволява:

а) за по-ефективно разграничаване на правомощията и отговорностите на персонала;

б) разработване на ефективна система за делегиране на правомощия;

в) гарантира стандартизирането на изискванията за изпълнителите;

г) минимизиране на риска от зависимост от индивидуален изпълнител;

д) намаляване на натовареността на мениджърите;

е) намаляване на разходите;

ж) подобряване на ефективността на управлението на персонала;

з) идентифициране на източници на намаляване на разходите и времето за изпълнение на бизнес процесите;

и) намаляване на времето за вземане на управленски решения.

В резултат управляемостта на организацията се увеличава, влиянието на човешкия фактор и цената на продуктите и услугите намаляват. Всичко това води до промяна в качеството на самата организация и формиране на процес-ориентирана организация, в която целият екип е съзнателен участник в непрекъснатия процес на дейност, свързан с крайния резултат от производството на продукти или предоставянето на услуги.

Развитието на процесния подход към управлението получи широк отзвук; всъщност всички водещи организации в света имат характер на ориентирани към процеса организации.

Въз основа на разбирането за това какви бизнес процеси се изпълняват в дадена организация, можете да изградите ефективна организационна структура за управлението им. Ако организационната структура се развива традиционно, бизнес операционната система може да помогне при анализа на нейното качество.

По този начин липсата на процесния подход в управлението води до спонтанни резултати, на които не може да се разчита и които не могат да бъдат анализирани, тъй като са трудни за възпроизвеждане. Процесният подход дава възможност да се разбере, че крайният продукт от дейността на компанията е резултат от съвместната работа на всички нейни служители, без изключение, освен това ви позволява да премахнете пропуските в кръстовището на процесите, като възстановите връзката между тях. Процесният подход не отхвърля съществуващата система за управление във фирмата, а определя начините за нейното усъвършенстване и качествена модификация.

Предимства недостатъци- ясна система за взаимоотношения в рамките на процесите и в съответните им отдели; - ясна система от еднолично командване - един лидер концентрира в ръцете си управлението на целия набор от операции и действия, насочени към постигане на поставената цел и получаване на даден резултат; - овластяването на служителите и увеличаването на ролята на всеки от тях в работата на компанията води до значително повишаване на тяхната ефективност; - бърза реакция на изпълнителните процесни единици на промени във външните условия; - в работата на мениджърите стратегическите проблеми доминират над оперативните; - критериите за ефективност и качество на работата на отделите и организацията като цяло са последователни и съвместно насочени.- повишена зависимост на резултатите от работата на организацията от квалификацията, личните и бизнес качествата на обикновените работници и изпълнители; - управлението на смесени във функционален смисъл работни екипи е по-трудна задача от управлението на функционални звена; - присъствието в екип от няколко души с различна функционална квалификация неизбежно води до известни закъснения и грешки, които възникват при прехвърляне на работа между членовете на екипа, но загубите тук са много по-малки, отколкото при традиционната организация на работата, когато изпълнителите са подчинени на различни подразделения на компанията

Разбира се, невъзможно е да се постигне повишаване на ефективността само чрез формализиране на бизнес процесите и процесният подход не е панацея за всички заболявания на организацията. Тя ви позволява да диагностицирате проблеми както на цялата компания, така и на взаимодействието на различните й отдели при изпълнението на обща задача.

Списък с референции:

1. Вишняков О. Процесно-ориентиран подход в управлението на организацията 2008.

2. Ефимов В.В. Размисли върху процесния подход / В.В. Ефимов 2004.

3. В. Репин Процесен подход към управлението. Стандарти и качество. - 2004. - 498 с.

4. Репин В.В. Процесен подход на практика. Стандарти и качество. - 2004. - No1. - С. 74-79.