Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen stoßen nicht immer auf einen solchen Begriff wie eine Personalnummer. Darüber hinaus wissen normale Arbeitnehmer möglicherweise einfach nicht einmal von seiner Existenz. Allerdings sind Spezialisten der Personalabteilung verpflichtet, Personalakten zu führen. Und das ist nur ein Teil der Personalaktenverwaltung, einer echten Wissenschaft mit eigenen Gesetzen, Regeln und Verfahren. Gleichzeitig nimmt der Abschnitt über die Personalzahlen darin einen recht bedeutenden, wenn auch nicht ganz offiziellen Platz ein.

Was ist eine Personalnummer?

Wie bereits aus dem Namen selbst hervorgeht, ist Personal Nummer– Dies ist ein spezieller digitaler Mitarbeiterkodex. Es wird einer Person ab dem Zeitpunkt zugewiesen, an dem sie mit der Ausübung ihrer beruflichen Pflichten beginnt. Personalnummern werden nicht wiederholt und ein solcher Code ist für jeden Mitarbeiter streng individuell. Während der gesamten Dauer der Tätigkeit einer Person in einem bestimmten Unternehmen bleibt ihre Personalnummer unverändert.

Auch wenn ein Mitarbeiter irgendwann die Organisation verlassen hat, sich dann aber für eine Rückkehr entscheidet, wird ihm dieselbe Personalnummer zugewiesen.

Es muss gesagt werden, dass die Zeiterfassung in kleinen Unternehmen selten eingesetzt wird, in mittleren und großen Unternehmen jedoch in der Regel obligatorisch ist.

Warum werden Personalzahlen benötigt?

Die Zuweisung spezieller digitaler Kombinationen an Mitarbeiter eines Unternehmens dient mehreren Zwecken:

• Erleichterung der Arbeit der Spezialisten der Buchhaltungsabteilung bei der Verarbeitung und Aufzeichnung von Daten über interne Mitarbeiterbewegungen;
• Anhand der Personalnummer werden verschiedene Markierungen für einen bestimmten Mitarbeiter eingegeben, die es künftig ermöglichen, Parameter wie Löhne und damit verbundene Steuern einfacher und korrekter zu berechnen.
• Anhand dieser Zahlen ist es möglich, alle Informationen zu Gehältern, Krankenständen, Freizeit, Überstunden, Urlaub usw. einfach zu finden. für diesen oder jenen Mitarbeiter.

Der Hauptzweck der Personalnummer besteht jedoch darin, die Zeit zu erfassen, die der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz verbringt. Zu diesem Zweck erfassen autorisierte Mitarbeiter des Unternehmens die Ankunftszeit des Personals von der Arbeit und die Abreise nach Hause, Abwesenheiten aller Art zum Mittagessen, für persönliche Angelegenheiten usw. Anhand dieser Informationen lässt sich in Zukunft feststellen, ob die Person die vorgesehene Zeit geleistet hat oder ob sie Überstunden gemacht hat, und darauf basierend ihren Lohn berechnen.

Wenn wir über die Zeit sprechen, die ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringen sollte, gibt es drei Hauptoptionen.

1. Vollzeit (40 Stunden pro Woche).
2. Verkürzte Arbeitszeit (20 Stunden pro Woche oder weniger).
3. Teilzeitarbeit (die Anzahl der Stunden wird individuell durch eine gesonderte Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt).

Am häufigsten gelten die letzten beiden Punkte für Studenten, Minderjährige, Rentner, Menschen mit Behinderungen und einige andere Kategorien von Bürgern.

Wer einem Mitarbeiter eine Personalnummer zuordnet

Jede Organisation, die solche Personalakten führt, muss einen Spezialisten mit dieser Verantwortung beauftragen. In der Regel handelt es sich dabei entweder um den Leiter einer Abteilung oder um einen Mitarbeiter der Personalabteilung, der die Daten anschließend entweder direkt als Buchhalter oder als spezieller Zeitnehmer an die Buchhaltung übermittelt. Letzteres kommt vor allem in großen Industrieunternehmen häufig vor. Ein autorisierter Mitarbeiter führt ein Register und eine Aufzeichnung der zugewiesenen Chiffren und überwacht die Richtigkeit ihrer Zuordnung und Verwendung

Wem werden Personalcodes zugewiesen?

Personalnummern müssen allen Mitarbeitern des Unternehmens zugeordnet werden, in dem Personalakten geführt werden. Insbesondere:

• diejenigen, die dauerhaft beschäftigt sind;
• Zeitarbeitskräfte;
• externe Teilzeitkräfte;
• Saisonarbeiter.

Aufmerksamkeit! Fasst ein Mitarbeiter Planstellen innerhalb einer Struktureinheit oder Abteilung zusammen, ist es nicht erforderlich, für ihn eine eigene Personalnummer anzulegen. Liegt seine Zweitbeschäftigung jedoch außerhalb dieser Organisation oder in einer anderen Abteilung, ist die Vergabe einer Personalnummer durchaus sinnvoll.

Wie wird eine Personalnummer vergeben?

Nach allgemein anerkannten Regeln des Personal- und Rechnungswesens sollten Personalnummern aus einem einzigen Wert vergeben werden. Mit steigender Mitarbeiterzahl wächst diese Zahl entsprechend in chronologischer Reihenfolge, ohne Auslassungen. Zur Verschlüsselung der Personalnummer werden ausschließlich arabische Ziffern verwendet, ohne weitere Symbole wie Punkte, Anführungszeichen, Bindestriche etc. hinzuzufügen.

Die oben genannten Informationen sind jedoch nicht unbedingt verpflichtend. Fakt ist, dass es im Gesetz keine besonderen Klauseln oder Regelungen zur Regelung der Personalnummernvergabe gibt. Rein theoretisch hat also jedes Unternehmen das Recht, selbstständig zu entscheiden, wie es diese digitalen Kodizes entwickelt, auf die Mitarbeiter anwendet und in Zukunft anpasst.

Da Personalakten die Ordnung in der internen Dokumentation gewährleisten, empfiehlt es sich, bei der Vergabe von Personalnummern folgende Empfehlungen zu beachten:

1. An der Zeiterfassung muss ein genau definierter Mitarbeiter beteiligt sein;
2. Die Vergabe einer Personalnummer muss unmittelbar nach Vorlage aller für die Anmeldung erforderlichen Unterlagen des neu eingestellten Mitarbeiters bzw. am ersten Arbeitstag erfolgen;
3. Bei der Zuordnung digitaler Personalkombinationen müssen Sie die Chronologie einhalten und Auslassungen ausschließen;
4. Es ist notwendig, den Mitarbeiter auf den ihm zugewiesenen digitalen Code aufmerksam zu machen;
5. Geben Sie unbedingt Ihre individuelle Nummer ein.

Zuordnung von Personalnummern ausgeschiedener Mitarbeiter zu neu eingestellten Mitarbeitern

Fast alle Zeiterfassungsspezialisten in Unternehmen und Organisationen stellen sich früher oder später die Frage: Ist eine Umvergabe von Personalnummern möglich? Da dies in keiner Weise gesetzlich geregelt ist, sind wir auf die etablierte Praxis angewiesen. Und es ist so, dass in der Regel bereits genutzte Nummern entweder keine weitere Verwendung finden oder erst nach Ablauf von mindestens einem Jahr ab der Entlassung des zuvor registrierten Mitarbeiters an neue Mitarbeiter vergeben werden.

Wo wird die Personalnummernabrechnung erfasst?

Unternehmen, die in der Regel auch Arbeitszeitnachweise nutzen Personalnummernregister. Es zeichnet folgende Daten auf:

• Nachname, Vorname, Vatersname des Arbeitnehmers;
• Datum der Einstellung;
• Position und Spezialgebiet;
• Nummer des Arbeitsvertrags und dessen Datum;
• die Struktureinheit, in der er registriert ist;
• die Personalnummer selbst.

DATEIEN

Zusammenfassend können wir sagen, dass die Führung von Zeitaufzeichnungen ein ziemlich wichtiger Bestandteil der Personal- und Buchhaltungsunterlagen ist. Bei der Vergabe von Personalnummern sollten Sie sich jedoch an bestimmten Regeln orientieren, die jedes Unternehmen eigenständig entwickeln kann. Ihr Verstoß führt jedoch nicht zu Sanktionen seitens der Aufsichtsbehörden. Allerdings erleichtern und optimieren einwandfreie Arbeitszeitnachweise die Arbeit der Personal- und Buchhaltungsabteilungen erheblich, sodass Sie Fehler bei der Berechnung von Löhnen und anderen Zahlungen vermeiden können.

Nicht alle Mitarbeiter von Organisationen wissen, was eine Personalnummer ist, und viele wissen nicht einmal, dass es sie gibt. Allerdings sind Mitarbeiter der Personalabteilung dazu verpflichtet, Personalakten unter Verwendung einer Personalnummer zu führen. Wir werden das Zuordnungsverfahren sowie die Grundzüge dieses Konzepts genauer betrachten.

Definition

Unter einer Personalnummer kann ein spezieller digitaler Code eines Mitarbeiters verstanden werden. Die Zuweisung einer Personalnummer an einen Mitarbeiter erfolgt zu Beginn seiner Beschäftigung in einer bestimmten Organisation. Die Personalnummern werden nicht wiederholt und es gibt für jeden Mitarbeiter einen individuellen Code. Während seiner gesamten Karriere in einem bestimmten Unternehmen ändert sich die Mitarbeiterzahl nicht.

Auch wenn eine Person aus irgendeinem Grund die Organisation verlassen hat, aber nach einiger Zeit zurückgekehrt ist, wird ihr dieselbe Personalnummer zugewiesen.

Wofür wird es benötigt

Die Zuweisung einer Personalnummer an einen Mitarbeiter einer Organisation ist erforderlich, um:

1. Erleichtern Sie die Arbeit der Buchhaltung bei der Verarbeitung von Daten über die interne Personalbewegung.
2. Geben Sie Notizen für einen bestimmten Mitarbeiter ein, die Ihnen weitere Berechnungen ermöglichen.
3. Finden Sie die notwendigen Informationen zu Löhnen, Krankheitsurlaub, Urlaubsgeld, Freizeit usw. durch Mitarbeiter.

Der wichtigste Zweck einer Personalnummer ist die Erfassung der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Zu diesem Zweck erfasst ein autorisierter Mitarbeiter die Ankunfts- und Abreisezeiten der einzelnen Mitarbeiter sowie die Zeiträume für Mittagessen, Abwesenheiten usw. Daraus lässt sich zukünftig berechnen, wie effektiv der Arbeitnehmer die geforderte Arbeitszeit geleistet hat. Auf dieser Grundlage werden die Gehälter berechnet.

Es gibt bestimmte Uhrstandards, die befolgt werden müssen:

• 40 Stunden – ganzer Arbeitstag;
• 20 Stunden – verkürzter Arbeitstag;
• Teilzeit (abhängig von bestimmten Bedingungen, die zwischen den Parteien bei der Einstellung vereinbart wurden).

Wer sollte wem zuweisen?

Die Personalnummer des Mitarbeiters wird von einer autorisierten Person vergeben, die die Personalakten der Organisation führt. Dies kann der Manager selbst, ein Buchhalter, eine Sekretärin oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung sein. Dieser Mitarbeiter muss ein Register und eine Aufzeichnung der zugewiesenen Nummern führen und deren korrekte Verwendung überwachen.

Jeder Mitarbeiter, der offiziell im Unternehmen tätig ist, muss über eine Personalnummer verfügen. Das Verfahren zur Vergabe von Personalnummern ist durch keine Vorschriften festgelegt, daher hat die Organisation das Recht, es selbstständig festzulegen. Die Personalnummer ist vergeben:

• dauerhaft arbeiten;
• sind Zeitarbeiter;
• die externe Teilzeitkräfte sind;
• mit einem befristeten Vertrag arbeiten.

Es ist wichtig zu bedenken, dass, wenn es sich um einen internen Teilzeitbeschäftigten handelt, keine Notwendigkeit besteht, ihm eine andere Personalnummer zuzuweisen. Aber das ist durchaus ratsam.

So weisen Sie eine Nummer zu

Laut Personal- und Buchhaltungsunterlagen ist jedem Mitarbeiter eine Personalnummer zuzuordnen. Die Reihenfolge der Codevergabe richtet sich nach der chronologischen Reihenfolge. Mit anderen Worten: Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Einheitswert. Und für jeden weiteren Mitarbeiter erhöht sich der Code entsprechend dem Konto. Zur Kodierung werden arabische Ziffern verwendet. Sie können keine anderen Zeichen verwenden – Punkte, Anführungszeichen usw.

Doch keine einzige gesetzliche Norm legt genau fest, wie eine Personalnummer vergeben wird. Auch das Arbeitsrecht ist dadurch nicht geregelt. Im Arbeitsvertrag muss außerdem der Mitarbeitercode enthalten sein, der bei der Einstellung vergeben wird.

Da Arbeitszeitnachweise es Ihnen ermöglichen, die gesamte Dokumentation in Ordnung zu halten, ist es am besten, bei der Zuweisung eines digitalen Codes an einen Mitarbeiter die folgenden Regeln einzuhalten:

1. Eine Person muss Zeitaufzeichnungen führen.
2. Der Code muss vergeben werden, sobald der neu hinzugekommene Mitarbeiter Unterlagen zur Registrierung einreicht.
3. Bei der Nummernvergabe ist auf die Chronologie zu achten.
4. Der digitale Code muss im Einstellungsauftrag des Mitarbeiters enthalten sein.

Zahlen derjenigen, die aufgehört haben

Viele Spezialisten, die Zeiterfassung führen, stellen sich die Frage: Ist es möglich, die Personalnummer eines bereits ausgeschiedenen Mitarbeiters einem neu eingestellten Mitarbeiter zuzuordnen? Dieses Problem wird weder in der Bundesgesetzgebung noch im Arbeitsrecht behandelt. Auch Angaben zu Personalzahlen enthält der Arbeitsvertrag nicht. Folglich müssen Personalmanager auf bestehende Praktiken zurückgreifen. Einige Unternehmen können nämlich Folgendes tun: Wenn der Mitarbeiter nach 12 Monaten nicht an den Arbeitsplatz zurückgekehrt ist, kann seine Personalnummer einem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Anmeldung

Oben wurde erläutert, was eine Personalnummer ist, wie diese vergeben wird und welche Merkmale sie aufweist. Als nächstes erfahren wir, wie die Personalzahlen im Auge behalten werden. Zu diesem Zweck führt das Unternehmen ein spezielles Journal, in dem folgende Informationen erfasst werden:

1. Angaben zum Mitarbeiter (Nachname, Vorname, Vatersname).
2. Anstellungsdatum.
3. Berufsbezeichnung.
4. Spezialität.
5. Nummer des Arbeitsvertrags, Datum seiner Erstellung.
6. Die Struktureinheit, in der der Mitarbeiter arbeitet.
7. Personalnummer des Mitarbeiters.

Das Führen von Zeitaufzeichnungen ist ein ziemlich wichtiger Faktor bei der Büroarbeit. Und wie sich herausstellte, müssen Sie bei der Zuweisung einer Nummer an jeden Mitarbeiter bestimmte Regeln beachten. Allerdings kann jede Organisation ihr eigenes Personalabrechnungsmodell entwickeln und diesem folgen. Da es keine geregelten Regeln gibt, führt eine Abweichung davon nicht zu Strafen. Das Wichtigste ist, dass ordnungsgemäß organisierte Stundenzettel die Arbeit sowohl der Buchhaltungsabteilung als auch der Personalabteilung erheblich erleichtern.

Ändert sich die Personalnummer eines Mitarbeiters bei einem Wechsel in eine andere Abteilung oder Position? Weitere Details im Artikel.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Die Personalnummer ist ein weit verbreitetes Erfordernis in Personalakten. Mit seiner Hilfe wird in internen Dokumenten ein Mitarbeiter – eine bestimmte Person und nicht eine Stabsstelle des Unternehmens – bezeichnet. Personalzahlen im Jahr 2017 erscheinen zusammen mit Personalpassdaten in Personalakten und Karten, , Gehaltsabrechnungen.

Wichtig: Wenn eine Organisation interne Personalakten verwendet und In den einheitlichen Formularen des Staatlichen Statistikausschusses wird die Personalnummer des Arbeitnehmers zu einer obligatorischen Angabe, ohne die ein korrektes Ausfüllen der Formulare nicht möglich ist.

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Wie lautet die Personalnummer eines Mitarbeiters?

Eine Personalnummer ist ein eindeutiger digitaler Code, der einem Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Unternehmens zugewiesen wird. Der Code sollte einfach genug sein und eine eindeutige Identifizierung jedes Mitarbeiters ermöglichen, damit es beim Ausfüllen von Abrechnungsformularen nicht zu Verwirrungen kommt. Verfügt eine Struktureinheit über eine eigene Personalabteilung und Buchhaltung, werden ihren Mitarbeitern innerhalb der Abteilung Codes zugewiesen. Dies ist in großen Unternehmen zu finden.

Einem Mitarbeiter einmalig zugewiesene Personalnummer , bleibt während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unverändert. In der Regel bleibt nach der Entlassung eines Mitarbeiters dessen Personalnummer unbesetzt und erhält im Falle einer Rückkehr des ehemaligen Mitarbeiters die bisherige Kennung zurück.

Zukünftig wird jedem neu aufgenommenen Mitarbeiter ein eigener Code zugewiesen – in aufsteigender Reihenfolge, in chronologischer Reihenfolge. Nach dem Empfang ändert sich der Code nicht mehr oder im Falle einer Änderung der Passdaten des Mitarbeiters.

Diese Mwerden vergeben an:

• diejenigen, die mit unbefristeten Arbeitsverträgen arbeiten;
• angestellt bei ;
• externe Teilzeitkräfte;
• Saisonarbeiter.

Personalnummern sind für den internen Gebrauch bestimmt. Daher erscheinen sie fast nie in der Ausgangsdokumentation des Arbeitgebers, sondern dienen der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und der Automatisierung der Gehaltsberechnung bei der Anmeldung usw.

Durch die Verwendung solcher Kennungen können Sie:

• die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten vereinfachen und erleichtern;
• ihre Bewegung zwischen den Abteilungen während des Transferprozesses verfolgen;
• Machen Sie bei der Vergabe einer Personalnummer besondere Hinweise, um die Abrechnung zu erleichtern und beispielsweise ein besonderes Abgrenzungsverfahren festzulegen ;
• Erstellen Sie schnell Anfragen für jeden Mitarbeiter und erhalten Sie vollständige Informationen über aufgelaufene und gezahlte Gehälter. , Freizeit, Überstunden, Urlaub usw.

Der Hauptgrund, der die Zuordnung von Personalnummern zu Mitarbeitern besonders sinnvoll macht, ist jedoch die von jedem einzelnen Mitarbeiter geleistete Arbeitszeit. Diese eindeutigen Nummern werden für die Buchhaltung, auch automatisiert, und die Erfassung der Ankunfts- und Abreisezeiten von der Arbeit, der Mittagspausen und Abwesenheiten aus persönlichen Gründen verwendet. Durch ihren Einsatz hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, verlässliche Informationen darüber zu erhalten, wie gut der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit nutzt, diese zu kontrollieren und im Vergütungssystem, beispielsweise bei der Berechnung von Prämien, zu berücksichtigen.

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Jeder Mitarbeiter muss einen eigenen, eindeutigen Code erhalten, auch wenn es sich um einen externen Teilzeitmitarbeiter handelt, der zum halben oder Viertelsatz arbeitet.

Personalnummer des Mitarbeiters: So wird der Code einem internen Teilzeitmitarbeiter zugewiesen

- ein weit verbreitetes Phänomen, dessen Kern darin besteht, in mehreren Positionen innerhalb einer Organisation zu arbeiten. Ein interner Teilzeitbeschäftigter führt Zusatzaufträge des Arbeitgebers nur in seiner Freizeit von der Ausübung seiner Haupttätigkeit auf der Grundlage eines gesonderten Arbeitsvertrags aus.

Seit wann Schließen die Parteien nicht einen, sondern mehrere Arbeitsverträge ab – entsprechend der Anzahl der Stellen, die der Arbeitnehmer innehat – empfiehlt es sich, für jeden von ihnen eine Personalnummer zu vergeben. Eine Fachkraft, die auf zwei Stellen tätig ist, erhält zwei unterschiedliche Personalnummern, auf drei Stellen drei und so weiter. Dies vereinfacht die Erfassung der Arbeitszeit eines Teilzeitbeschäftigten. Die in der Hauptposition geleisteten Arbeitsstunden werden getrennt von der geleisteten Arbeitszeit gezählt Laden Sie das fertige Beispiel herunter
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Im Jahr 2017 werden allen Arbeitnehmern, mit denen der Arbeitgeber Arbeitsbeziehungen aufbaut, Personalnummern zugewiesen. Einschließlich Heimarbeiter, und Fachkräfte, die auf Teilzeit- oder Wochenbasis beschäftigt sind. Die Personalnummern 2017 werden nicht nur an Personen vergeben, mit denen auf Basis einer Zusammenarbeit gearbeitet wird (Vertrag, Erbringung von Dienstleistungen).

Was ist eine Personalnummer, wo kommt sie her und wird sie benötigt? Lesen Sie unseren Artikel, um herauszufinden, ob Sie die Zahlen der entlassenen Mitarbeiter nutzen können

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Vorgehensweise zur Vergabe einer Personalnummer

Das Arbeitsgesetz legt nicht fest, wie die Personalnummer eines Arbeitnehmers lautet. Dieses Konzept erschien im Schreiben des Staatlichen Arbeitskomitees der UdSSR N 75-AB, des Finanzministeriums der UdSSR N 89 und des Statistischen Zentralamts der UdSSR N 10-80 vom 27.04.1973. Wenn eine Person einen Job bekommt, weist ihr die Personalabteilung einen digitalen Code zu – eine Personalnummer. Diese Zahlenkombination ist einzigartig und wiederholt sich nicht; jeder Mitarbeiter hat seine eigene. Der Kodex bleibt während der gesamten Beschäftigungsdauer zwischen der Person und dem Unternehmen unverändert.

In sehr großen Unternehmen mit vielen Tausend Mitarbeitern kann dies von einem separaten Spezialisten – einem Zeitnehmer – durchgeführt werden. In anderen Unternehmen werden solche Aufgaben einem Spezialisten aus der Personal- oder Buchhaltungsabteilung übertragen.

Die Gesetzgebung regelt diese Kodierung und ihre Zuordnung in keiner Weise und theoretisch hat jedes Unternehmen das Recht, seine eigene Chiffre mit römischen Ziffern, Symbolen und Buchstaben zu erfinden. Aber normalerweise folgen Zeitnehmer der Praxis, die sich im Laufe der Jahre entwickelt hat.

Der Prozess der Vergabe einer Personalnummer an einen neuen Mitarbeiter läuft traditionell wie folgt ab:

• der Spezialist, der den neu hinzugekommenen Mitarbeiter registriert, fordert beim zuständigen Mitarbeiter eine kostenlose Kombination an;
• der der Person zugewiesene Code wird in den Arbeitsauftrag und die Personalkarte eingetragen;
• Informationen über den eingestellten Spezialisten und die ihm zugewiesene Nummer werden in das Buchhaltungsjournal eingetragen.

Ist eine Personalnummer erforderlich?

Da der Gesetzgeber die Personalzahlen nicht zwingend vorschreibt, können kleine Unternehmen mit 2-3 Mitarbeitern darauf verzichten. In mittleren und großen Unternehmen werden sie jedoch am häufigsten eingesetzt. Diese Kodifizierung ermöglicht:

• Erleichterung der Arbeit von Buchhaltern bei der Verarbeitung und Aufzeichnung von Informationen über interne Bewegungen von Mitarbeitern;
• Dank der Eingabe der Markierungen entsprechend der Personalnummer des Mitarbeiters sind auch die Steuern einfacher und korrekter.
• Vereinfachen Sie die Suche nach Informationen zu Gehalt, Krankheitsurlaub, Freizeit usw. für jeden Mitarbeiter.

Personalnummer des Mitarbeiters bei Wiedereinstellung

Der einem Mitarbeiter beim Beitritt zugewiesene Code ändert sich nicht, bis die Person die Organisation verlässt. Um Verwirrung zu vermeiden, wird empfohlen, seinen Code 1-2 Jahre nach der Entlassung eines Mitarbeiters nicht an neue Spezialisten weiterzugeben.

Entscheidet sich der Arbeitnehmer in diesem Fall für eine Rückkehr ins Unternehmen, sollte er seinen bisherigen Ausweis zurückgeben. Im Falle einer späteren Rückkehr erhält die Person den bisherigen Code nur dann, wenn sie keine Zeit hat, ihn einem der neuen Spezialisten zu übergeben.

Nicht jeder Mitarbeiter stößt auf den Begriff „Mitarbeiter-Personalnummer“. Oft wissen das diejenigen, die in einem großen oder mittelständischen Unternehmen arbeiten. Die Buchhaltung einer kleinen LLC benachrichtigt die Mitarbeiter normalerweise nicht. Große Fabriken teilen den Mitarbeitern immer ihre Personalzahlen mit. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter davon wissen oder nicht, erfolgt die Vergabe einer Seriennummer durch die Personalabteilung oder die Buchhaltung. Dies ist in der geltenden Gesetzgebung geregelt und das Fehlen dieser Klausel stellt einen Verstoß dar.

Personalnummer – was ist das?

Grundsätzlich wird schon aus dem Namen deutlich, was eine Personalnummer ist. Dabei handelt es sich um eine Art Zahlenwert, der einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wird. Dies ist ein Code, der einen Mitarbeiter identifiziert.

Zu den Besonderheiten von Personalzahlen gehört, dass sie individuell sind. Das heißt, es gibt keine Arbeiter, deren Code vollständig übereinstimmen würde. Gleichzeitig bleibt die Personalnummer des entlassenen Mitarbeiters erhalten. Setzt er anschließend sein Arbeitsverhältnis bei diesem Arbeitgeber fort, wird ihm seine alte Nummer zugewiesen.

Zu beachten ist auch, dass die Personalnummer des Mitarbeiters ihm bei der Anstellung zugewiesen wird; sie ändert sich auch in Zukunft nicht. Das heißt, bei der Anmeldung für eine Stelle wird ein bestimmter Code vergeben, der auch in Zukunft gleich bleibt, unabhängig von einem Stellenwechsel oder einer Gehaltserhöhung.

Der Bedarf an Personalzahlen. Wofür werden sie benötigt?

Dennoch ist es besser herauszufinden, warum der Arbeitgeber Personalzahlen benötigt. Der Arbeitnehmer hat davon nichts. Wie oben erwähnt, ist sich der Mitarbeiter möglicherweise nicht der Existenz eines solchen Kodex bewusst. Doch warum wurde zunächst die Personalnummer des Mitarbeiters eingeführt? Wie wird diese Chiffre zugeordnet und was bedeutet sie?

Personalzahlen helfen der Buchhaltung einer LLC oder eines Unternehmens. Dank ihnen wird die elektronische Dokumentenverwaltung einfacher. Es ist jedoch anzumerken, dass Personalzahlen in großen Fabriken bereits vor der Einführung des 1C-Programms schon seit geraumer Zeit genutzt werden.

Was sind die wichtigsten Punkte, die Ihnen die Verwendung dieser Chiffre ermöglichen? Das ist zunächst einmal:

• Erleichterung der Arbeit von HR-Spezialisten. Dies liegt daran, dass die Verfolgung der Personalnummer dazu beiträgt, einen Mitarbeiter bei einem Stellenwechsel nicht zu „verlieren“.
• Unterstützung der Buchhaltung bei der Berechnung und Ausgabe von Löhnen. Die Personalzahlen in 1C stehen hier in direktem Zusammenhang. Mit diesem Programm können Sie einen Mitarbeiter nicht nach Name oder Position, sondern nach Personalnummer auswählen.
• Verfolgen der Anwesenheit eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz. Relevant für Unternehmen, die mit einem elektronischen Passsystem ausgestattet sind.

Konkrete Beispiele. Warum benötigen Sie eine Personalnummer?

Um zu verstehen, wer und wie einem Mitarbeiter eine Personalnummer zuweist, müssen Sie vollständig verstehen, warum dieser Parameter benötigt wird.

Erstens hilft es, unnötigen Klatsch zu vermeiden. Wenn also ein Buchhalter oder ein Spezialist für Normung und Vergütung bei der Lohnberechnung nur Personalzahlen sieht. Er kann nicht genau verstehen, welchen Betrag Ivanov und welchen Betrag Petrov erhalten hat. Das heißt, dies ermöglicht es uns, die Geheimhaltung weiter zu verbessern.

Die Personalnummer hilft Ihnen zudem, Fehler zu vermeiden. Dies ist ein weiterer Parameter, mit dem Sie die Richtigkeit des Dokuments überprüfen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn es Namensvetter oder vollständige Namensvetter gibt. Natürlich können Sie Parameter auch nach Position oder Einstellungsdatum überprüfen. Die Personalzahlen sollten jedoch nicht außer Acht gelassen werden.

Wer kann sich aneignen?

Personalnummern werden den Mitarbeitern durch einen HR-Spezialisten zugewiesen. Es ist jedoch anzumerken, dass die Gesetzgebung die Stellung des Mitarbeiters, der an der Vergabe von Chiffren beteiligt ist, nicht regelt. Bei der Bewerbung um eine Stelle sind jedoch die Personalingenieure direkt anwesend.

Dies kann auch durch die Leiter von Strukturabteilungen oder sogar durch den Unternehmensleiter erfolgen. Bei Abwesenheit eines Personalmitarbeiters kann in dieser Angelegenheit ein Buchhalter an dessen Stelle treten.

Wem kann eine Personalnummer zugewiesen werden?

Kann allen Mitarbeitern ein Code zugewiesen werden? Personalnummern werden in der Regel für alle Mitarbeiter eines Unternehmens geführt. Nämlich:

• Für Mitarbeiter mit Festanstellung.
• Zeitarbeiter oder Saisonarbeiter.
• Externe Teilzeitkräfte.
• Für diejenigen, die Teilzeit arbeiten.

Tatsächlich hat jeder Mitarbeiter eine eigene Personalnummer, unabhängig von der Beschäftigungsdauer. Bemerkenswert ist, dass auch Studierende, die sich für ein Praktikum in einem beliebigen Fachbereich bewerben, einen eigenen Code erhalten.

Es ist zu beachten, dass ein Mitarbeiter, wenn er innerhalb eines Unternehmens eine beliebige Kombination von Arbeitsplätzen oder Berufen ausübt, immer noch eine Personalnummer erhält. Ein Mitarbeiter, der Teilzeit in zwei Unternehmen arbeitet, hat in jedem Unternehmen seinen eigenen individuellen Code.

Wie wird die Personalnummer eines Mitarbeiters vergeben? Was sagt das Gesetz?

Es ist sofort erwähnenswert, dass die Gesetzgebung hinsichtlich der Vergabe einer Personalnummer in einem Unternehmen recht vage ist. Tatsächlich gibt es im Arbeitsgesetz oder in den Bundesgesetzen keine spezifischen Artikel, die die Zuweisung von Personalnummern an Mitarbeiter regeln. Jeder Arbeitgeber entwickelt für sich ein System, das ihm hilft, diese Chiffren kompetent und bequem zu dokumentieren. Dabei spielen die internen Dokumente der Organisation eine wichtige Rolle. Darin können Sie beispielsweise die Position des Mitarbeiters ermitteln, der an der Nummernvergabe beteiligt ist.

Es ist allgemein anerkannt, dass jedem Mitarbeiter eine Personalnummer zugewiesen wird, wobei mit der ersten Nummer begonnen werden sollte. Tatsächlich wird es identisch mit dem Konzept der „Ordnungszahl“.

Eine solche Abrechnung kann auf zwei Arten erfolgen:

• Verwendung spezieller Programme.
• Manuell durch einen Mitarbeiter.

Letztere Methode wird immer seltener angewendet. Dies liegt daran, dass Sie mit dem beliebtesten 1C-Programm jedem neu eingestellten Mitarbeiter des Unternehmens automatisch Nummern zuweisen können.

Die Vergabe einer Personalnummer kann wie ein zeitaufwändiger Prozess erscheinen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Befolgen Sie einfach ein paar einfache Regeln und diese Aktion wird automatisch ausgeführt.

Zunächst müssen die internen Dokumente der Organisation diese Verpflichtung einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen. Dies wird dazu beitragen, künftige Auseinandersetzungen zu vermeiden. Dadurch wird auch die Situation vermieden, dass niemand für diesen Vorgang verantwortlich ist.

Zweitens sollte die direkte Zuteilung einer Nummer an einen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erfolgen, idealerweise zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Arbeitsvertrags. In diesem Fall ist die Nummerierung korrekt und lückenlos.

Den Arbeitnehmern muss ein bestimmter Zahlencode mitgeteilt werden, da dies nicht nur ihre Bedeutung in ihren Augen erhöht, sondern auch dazu beiträgt, Fehler bei der Lohnberechnung zu vermeiden. Dies liegt daran, dass der Arbeitnehmer beim Verfassen von Anträgen auf finanzielle Unterstützung oder auf Urlaubsanträge unter anderem seine Personalnummer angibt.

Dieser Parameter muss auch im Arbeitsauftrag angegeben werden. Es kann im Programm eingetippt oder von einem Personalvertreter handschriftlich verfasst werden.

Logbuch. Personalnummern erfassen

Unternehmen, die gezwungen sind, Personalnummern für ihre Mitarbeiter zu verwenden, verwenden häufig ein Dokument wie ein Personalnummernregister.

Dieses interne Dokument des Unternehmens kann die folgenden Parameter enthalten:

• Die Passdaten des Mitarbeiters, einschließlich seines Nachnamens, Vornamens und Vatersnamens, sowie die Nummer und Serie des Dokuments.
• Das Datum, an dem der Mitarbeiter an seinem Hauptarbeitsplatz eingestellt wurde.
• Die Nummer des Arbeitsvertrags sowie das Datum seiner Erstellung.
• Fachposition.
• Die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeiten wird.
• Direkte Personalnummer.

Für große Unternehmen ist eine Personalnummer Pflicht. Aber auch kleine Unternehmen nutzen diese Methode, um den Mitarbeitern der Personalabteilung oder Buchhaltung das Leben zu erleichtern. Im Allgemeinen handelt es sich hierbei um die Nummerierung der Mitarbeiter. Da jede Nummer eindeutig ist, wird sichergestellt, dass die Gelder der richtigen Person gutgeschrieben werden. Dies gilt insbesondere bei der Beschäftigung von Namensvettern oder Namensvettern. Die Erfassung der Personalzahlen selbst ist kein komplexer und zeitaufwändiger Vorgang. Grundsätzlich wird es dem HR-Spezialisten anvertraut. Das Gesetz erlaubt Ihnen jedoch, diesen Auftrag einem anderen Mitarbeiter zu übertragen. Diese Tatsache wird in den Dokumenten der Organisation selbst angegeben.