Registro de documentos de la organización 4.4. Registro de correspondencia entrante y saliente en el ac "diario electrónico de correspondencia". Para instalar la versión gratuita del programa

Hay varias formas de diarios contables. A menudo, los programas de contabilidad ofrecen una interfaz engorrosa de múltiples ventanas que dificulta comenzar con el programa.

Trabajar con un diario de correspondencia de este tipo obliga al usuario a buscar constantemente los elementos del menú necesarios para realizar esta o aquella acción, y de vez en cuando abrir y cerrar nuevas ventanas, a través de las cuales se dispersa la funcionalidad del programa.

Ejemplo de diario de registro de documentos entrantes y salientes - diario electronico contabilidad presentada en nuestro sitio web - tiene una serie de ventajas. El nombre característico del programa no fue elegido por casualidad. Cómodo REVISTA realmente conveniente: casi todas las acciones para mantener un registro de registro se llevan a cabo en solo dos ventanas: la ventana principal y la ventana para editar la carta.

A Conveniente DIARIO incluso para realizar nuevas entradas en tablas de bases de datos vinculadas, no es necesario abrir una nueva ventana, aunque esto también es posible.

La estructura de la ventana de edición de cartas refleja las características del flujo de trabajo de una institución en particular. En nuestro sitio web puede descargar el programa de contabilidad tal como se presenta. Pero el programa también puede ser rehecho parcial o totalmente de acuerdo con los requisitos de su organización.

Programa de registro de documentos
Práctico registro de XP

Ventana principal

La ventana principal del diario electrónico de registro de documentos entrantes y salientes es una tabla que contiene la información más importante sobre las cartas.
Cada línea del diario le permite obtener una imagen completa de una letra en particular.

Las acciones que se supone deben realizarse con el mensaje seleccionado están directamente disponibles en la barra de herramientas y están duplicadas en el menú contextual. Al hacer doble clic con el botón izquierdo del mouse en la línea con información sobre la letra, se abre la ventana para editar esta letra.
La ventana para editar una carta tiene todas las herramientas para trabajar con los campos de las tablas de la base de datos relacional, seleccionados en el diálogo correspondiente al comenzar a trabajar con el programa.

Puede ingresar nuevos valores en tablas de bases de datos vinculadas sin salir de la ventana actual.
Cuando inicia el programa, se le da la oportunidad de seleccionar la base de datos que se utilizará durante la operación. Puede trabajar con un archivo de la versión 4 de Microsoft SQL Server Compact Edition o directamente con Microsoft SQL Server.

De forma predeterminada, se selecciona un archivo con el formato Microsoft SQL Server Compact Edition, que se suministra con el programa "Convenient Journal" y se encuentra en la misma carpeta que el archivo ejecutable UZh.exe. Por lo tanto, para comenzar a trabajar con el programa, simplemente haga clic en el botón "Abrir" en este cuadro de diálogo.

También es posible especificar la ruta al archivo de la base de datos en el acceso directo del programa. Por ejemplo, al usar la tecla -sqlcepath "C: \\ db \\ myBase.sdf" la ruta correspondiente se indicará en el campo de selección del archivo de la base de datos cuando se inicie el programa.
Ventana de impresión

La impresión del registro de cartas se realiza desde la ventana principal del programa.
Cuando imprime un diario de contabilidad, puede seleccionar las entradas para imprimir y aplicar el centrado de la tabla en la hoja.
Ventana principal - Menú

Los comandos de la barra de herramientas de la ventana principal del programa están duplicados en el menú contextual.
Al presionar el botón derecho del mouse, se selecciona la línea que se encuentra actualmente debajo del cursor.
Ventana principal: búsqueda por número de letra

En la ventana principal, se implementa la capacidad de buscar y filtrar letras por número entrante.
La tabla mostrará todas las letras cuyos números contengan los números ingresados \u200b\u200ben el campo de búsqueda.
Ventana principal: búsqueda por contraparte

Además de buscar por el número entrante, también existe la posibilidad de buscar una letra por el nombre del cliente con autocompletado de la cadena de búsqueda por las primeras letras de la palabra ingresada.
La búsqueda está optimizada y se realiza no en todos los clientes existentes en la tabla correspondiente de la base de datos, sino solo en aquellos a los que se asocian letras específicas.
Contratistas

La capacidad de ingresar un nuevo registro en las tablas de la base de datos está presente en la propia ventana "Editar letra": simplemente ingrese el valor requerido en el campo con la lista desplegable.
Si el valor ingresado no está presente en la base de datos, se le pedirá que lo guarde y, si se confirma, el nuevo stock aparecerá en la base de datos y el contenido de la lista desplegable se actualizará en consecuencia.
Ventana de edición de mensajes: campos

Los campos cambiados durante la edición se marcan con un icono especial.

Control visual Los cambios introducidos facilitan mucho el trabajo con el formulario de edición de cartas.
Ventana de edición de mensajes - Autocompletar

El autocompletado del número saliente se implementa en la ventana "Editar carta".
En este caso, el número saliente se construye sobre la base del número entrante, teniendo en cuenta las reglas para asignar números adoptadas en la organización.
Referencias

La ventana que le permite editar los registros de la tabla de la base de datos se llama desde la ventana "Editar letra" haciendo clic en el botón ubicado a la derecha de cada campo con una lista desplegable. Al trabajar con un archivo de base de datos de SQL Server CE, puede eliminar registros sin restricciones. Cuando trabaja con SQL Express, solo puede eliminar registros que no están asociados con una clave externa.
Ventana principal - Exportar

El programa permite la exportación de todo el registro o solo los registros seleccionados a Excel. Al imprimir, también es posible seleccionar uno o más registros.

04.02.2016 Registro de correspondencia en la computadora. tiene una serie de ventajas indudables sobre las revistas no electrónicas convencionales. Éstos son solo algunos de ellos que simplifican enormemente el registro de documentos y aumentan la eficiencia del trabajo de oficina interno de la empresa.
1. Sistema de ayuda unificado. Los directorios inicialmente formados (empleados, tipos de correspondencia, destinatarios, etc.) permiten que se utilicen eficazmente en el futuro: excluyen la interpretación ambigua de los mismos valores, se utilizan en la búsqueda y selección de documentos según ciertos criterios (documentos para un contratista específico, por tipo de correspondencia, por la nomenclatura de casos etc.) se utilizan en el informe final sobre el trabajo de oficina.
2. Documentos entrantes y salientes(correspondencia) está en un solo índice de tarjeta, en contraste con diferentes revistas en papel durante el registro normal. Este archivador puede tener un tamaño ilimitado (en comparación con las revistas regulares) y almacenar documentos de toda la historia de la empresa. Esto le permite encontrar rápidamente documentos requeridos en el archivo electrónico.
3. Posibilidad de almacenar en buzón electrónico copias de documentos en papel (archivos electrónicos escaneados firmados por EDS ( firma electronica). Con el uso colectivo de dicho diario electrónico de correspondencia (en red de computadoras empresa), cada empleado, de acuerdo con su nivel de acceso (rol), puede tener acceso instantáneo al documento de entrada / salida registrado requerido, así como a su copia electrónica. Al utilizar EDS dentro de la empresa, existe la posibilidad de abandonar los soportes de papel convencionales, lo que reduce significativamente los costes económicos.
4. Control sobre la ejecución de documentos entrantes... La efectividad en comparación con una revista regular también es evidente. Esta es la velocidad de selección de documentos bajo control, la capacidad de llevar a cabo no solo el control actual, sino también preliminar (períodos futuros). Detalles sobre el control sobre la ejecución de la correspondencia entrante
5. Impresión de documentos de salida: registros de correspondencia entrante / saliente registrada, registros de documentos bajo control (con plazos), resolución de documentos, tarjeta de registro, información sobre movimiento de documentos. En todos los casos, se utilizan plantillas listas para usar al imprimir documentos. Esto le permite recibir documentos terminados automáticamente en segundos.
Las ventajas de las revistas electrónicas en comparación con las de papel están lejos de ser completas.
El propósito de este artículo es familiarizar al lector con las capacidades del programa AC "" al registrar documentos entrantes / salientes. Las ventajas descritas anteriormente también se materializan en él.

En un programa Diario electrónico de correspondencia El registro de los documentos entrantes y salientes se realiza en el archivador de documentos. La activación del modo del archivador electrónico de documentos se realiza seleccionando el elemento del menú principal del programa "Registro - Archivador de documentos":

Vista externa del archivador de los documentos de CA El diario de correspondencia electrónico tiene el siguiente aspecto:

Una descripción detallada de la interfaz del archivador de documentos (el propósito de los elementos individuales de la barra de herramientas del archivador, el menú contextual del archivador, la tabla de datos) se describe en el manual del usuario en las secciones 3.2.1 - 3.2.3. ().
Para registrar un documento entrante o saliente en el archivador electrónico del AS "Diario electrónico de correspondencia", presione el botón "Funciones - Nuevo" en la barra de herramientas. El programa abrirá una ventana para registrar un documento:

Dependiendo de la selección del campo "Clasificación de correspondencia", continuará el registro del documento entrante o saliente.

Para un documento entrante, la tarjeta de registro tiene apariencia:

Después de ingresar la información sobre el documento entrante / saliente en la tarjeta de registro, para completar el registro del documento, haga clic en el botón "Guardar F2" en la barra de herramientas (existe manera alternativa guardar documentos - tecla del teclado F2).
Después de guardar el documento, la información al respecto se reflejará en la tabla de datos del archivador electrónico.
Más información detallada sobre el registro de correspondencia en el programa AS Diario de correspondencia electrónica, consulte la Guía del usuario p.3.2.4-3.2.10 (

El programa para la contabilidad de la correspondencia entrante y saliente y los documentos internos de la organización.

El producto de software se puede personalizar para satisfacer las necesidades de su organización.

La información sobre toda la correspondencia de su empresa, así como los documentos internos (pedidos, instrucciones, etc.), están en un solo lugar: registros de registro de documentos, y siempre puede encontrar fácilmente los

Toda la información sobre cada documento entrante, saliente o interno se presenta visualmente en la Ficha del documento correspondiente

Puede personalizar el formato del número de documento como es habitual en su trabajo de oficina

¡No te olvidarás de la fecha límite para el documento no cumplido en tu ajetreado trabajo diario! Y tampoco tendrá que revisar una pila de papeles en busca de dichos documentos: el programa se los recordará.

Solo los funcionarios autorizados recibirán notificaciones: las notificaciones se configuran para cada usuario. ¡Y también existe la oportunidad de ver recordatorios en forma de calendario!

Para comenzar a trabajar con el programa, no es necesario que ingrese manualmente los documentos de años anteriores; puede cargarlos automáticamente desde un archivo de Excel.

El modo de red y la capacidad de diferenciar derechos respaldan el trabajo en equipo conveniente en documentos. El acceso y el trabajo con el programa "Registro de documentos de la organización 4.8" está estrictamente regulado: se implementan tres niveles de acceso según las funciones permitidas al usuario: administrativo, usuario y solo para visualización (sin derecho a realizar cambios). Además, es posible ajustar el acceso a los registros para cada nivel de acceso.

El soporte para trabajar con un escáner le permitirá cargar fácilmente copias escaneadas de originales en el programa; existe la posibilidad de escanear en streaming cuando se usa un escáner que admita la alimentación automática de hojas.

Los funcionarios responsables de la ejecución de documentos serán notificados a tiempo de la llegada de nuevas tareas a ellos - el programa tiene funciones para enviar notificaciones por correo electrónico con la capacidad de vincular archivos, almacenar mensajes y buscarlos

Mantener documentos de cualquier número de empresas en un programa: toda la información de los documentos está en un solo lugar, es accesible y se presenta convenientemente

La función "Ver solo sus propios documentos" le permite compartir documentos entre artistas, excluyendo la posibilidad de ver y corregir documentos de otras personas.

Para el archivo automático diario de versiones de archivos de programas por tiempo, puede utilizar la utilidad gratuita Archivado automático de archivos.

Para instalar la versión gratuita del programa:

* El soporte del producto se proporciona a través de Internet.

Licencia para 1 lugar de trabajo la versión estándar (no SQL) del programa se proporciona de forma gratuita y sin restricciones.

Para comprar trabajos de red adicionales, envíenos una solicitud a la dirección, indique en ella el nombre de su empresa, el nombre del producto ("Registro de documentos de organización 4.8") y el número de trabajos adicionales, y le enviaremos un acuerdo y factura.

Pague la factura de la forma que más le convenga.

Después del pago, envíe a la dirección Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita tener JavaScript habilitado para verlo.

Precio del programa "Registro de documentos de organización 4.8"

Versión básica - 1 puesto de trabajo - Gratis

del 2 al 5 inclusive - 4000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 3000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 2000 rublos por 1 lugar de trabajo
desde el 21 y más: 1000 rublos por 1 lugar de trabajo

Calculadora de precios

0 + 1 * 4000 \u003d 4000 rublos.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 \u003d 19000 rublos.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 \u003d 56000 rublos.

* El precio incluye 1 año soporte técnico por teléfono y por Internet.

* El modo de despachador tiene licencia por separado, el costo de una licencia por 1 año es de 4000 rublos. Cuando el modo "Dispatcher" está activado

Para organizaciones que requieren mayor confiabilidad de datos y seguridad de acceso a la información, cierre del acceso no autorizado a los datos, posible cifrado de datos incorporado, la capacidad de usar un cliente web para ver documentos y una aplicación de Android para notificar a los artistas intérpretes o ejecutantes sobre la recepción de documentos y controlar la ejecución de documentos, hay versiones del programa Registro de documentos de la organización para Microsoft SQL Server y PostgreSQL.

Para adquirir el programa "Registro de documentos de organización" Versión SQL:

1. Descargue la versión de demostración del programa (archivo de instalación para MS SQL Server y para PostgreSQL) e instale el programa.

2. Envíanos una solicitud a la dirección Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita tener JavaScript habilitado para verlo. , indique en él el nombre de su empresa, el nombre del producto ("Registro de documentos de la organización versión 4.8 de MS SQL" o"Registro de documentos de la organización versión 4.8 de PostgreSQL") y el número de trabajos, y le enviaremos un contrato y factura.

3. Pague la factura de la forma que más le convenga.

4. Después del pago, envíe a la dirección Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita tener JavaScript habilitado para verlo. confirmación del pago (copia o número de la orden de pago, fecha y monto del pago), y le enviaremos un código de registro y un código de activación.
Los originales de los documentos (contrato, acto de aceptación y cesión de derechos de uso, factura, factura, contrato de licencia) se envían por correo después del pago.

Precio del programa "Registro de documentos de la organización versión 4.8 de MS SQL"

Versión básica - 1 lugar de trabajo - 9000 rublos

Trabajos adicionales (para colaboración en red):
del 2 al 5 inclusive - 6000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 5000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 4000 rublos por 1 lugar de trabajo
desde el 21 y más: 3000 rublos por 1 lugar de trabajo

Para calcular el costo de las licencias, puede utilizar Calculadora de precios

Un ejemplo de cálculo del costo de 2 trabajos:
9000 + 1 * 6000 \u003d 15000 rublos.

Ejemplo de cálculo del costo de 6 trabajos:
9000+4*6000 +1*5000 \u003d 38.000 RUB

Un ejemplo de cálculo del costo de 25 trabajos:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 \u003d 113000 rublos.

Al elegir la opción de servicio de garantía extendida, el costo año adicional el soporte es el 20% del costo de las licencias.

* El plazo de la licencia no está limitado.

"Sala de control"Se proporciona 1 mes sin cargo, el costo de una licencia ilimitada es de 12,000 rublos.

PostgreSQL es un servidor SQL gratuito, que es una alternativa digna al Microsoft SQL Server comercial, PostgreSQL es especialmente relevante para agencias gubernamentales en el marco del cumplimiento de la política de uso de productos de software rusos.

Precio del programa "Registro de documentos de la organización versión 4.8 de PostgreSQL"

Versión básica - 1 lugar de trabajo - 10,000 rublos

Trabajos adicionales (para colaboración en red):
del 2o al 5o inclusive - 7000 rublos por 1 puesto de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 6000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 5000 rublos por 1 lugar de trabajo
desde el 21 y más: 4000 rublos por 1 lugar de trabajo

Para calcular el costo de las licencias, puede utilizar Calculadora de precios

Un ejemplo de cálculo del costo de 2 trabajos:
10000 + 1 * 7000 \u003d 17000 rublos.

Ejemplo de cálculo del costo de 6 trabajos:
10000+4*7000 +1*6000 \u003d 44.000 RUB

Un ejemplo de cálculo del costo de 25 trabajos:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 \u003d 138000 rublos.

* El precio incluye 1 año de soporte técnico por teléfono e Internet. Si elige la opción de servicio de garantía extendida, el costo de un año adicional de soporte es el 20% del costo de la licencia.

* El plazo de la licencia no está limitado.

* El modo de despachador tiene licencia por separado, el costo de una licencia por 1 año es de 4000 rublos. Cuando el modo está activado "Sala de control"Se proporciona 1 mes sin cargo, el costo de una licencia ilimitada es de 12,000 rublos.

Entre los usuarios del programa Empresa estatal unitaria de la ciudad de Moscú "Gestión para la reconstrucción y desarrollo de objetos únicos", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Empresa de procesamiento de perfiles múltiples", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Planta de Krasnogorsk "Electrodvigatel", GKU RD "Dirección de un solo cliente-desarrollador estatal" de la ciudad de Makhachkala y muchos otros.