Hace unos años, se hablaba de los sistemas de gestión de documentos electrónicos como un futuro brillante. Hoy en día ya se utilizan activamente en privado y empresas estatales... Pero lo más importante es que la demanda de EDMS crece constantemente. gestión de documentos electrónicos y cómo funciona, considere el ejemplo de sistemas que operan en la Federación de Rusia.

Prerrequisitos

Para comprender mejor cómo funciona el programa EDMS, debe considerar los conceptos y tareas básicos. Los factores clave son los factores de los que depende la elección de un sistema en particular.

Si la organización puede funcionar en condiciones de gestión informal, entonces no hay necesidad de circulación de documentos. Con la llegada de los procesos comerciales, es necesario administrar el mecanismo mediante documentación simplificada. Si no maneja los valores de manera oportuna, comenzarán a acumularse y perderse.

Como alternativa al papel, se utilizan soportes esquema especial almacenar archivos en el servidor. Pero tampoco funciona por mucho tiempo. Con el crecimiento de los volúmenes de la empresa, aumenta la necesidad de almacenar y sincronizar información.

Surge un dilema: si utilizar soportes de papel viejos o EDMS para almacenar información. ¿Qué es lo importante que puedes conseguir gracias al sistema electrónico? Incrementar la eficiencia de la organización.

Efecto económico

La eficiencia del trabajo se puede aumentar de dos maneras: reducir costos o aumentar los resultados. Los documentos EDMS le permiten alcanzar dos objetivos a la vez. Es decir, la implementación del sistema permite a la organización gastar menos, pero ganar más.

La reducción de costos se lleva a cabo reduciendo los costos de papel, perdiendo tiempo, acelerando el intercambio de información, cambiando la cultura corporativa.

Para evaluar la efectividad que brinda el programa EDMS, debe calcular el costo del tiempo de trabajo para el papeleo. Las empresas consultoras estiman que estas operaciones ocupan el 20% del tiempo de trabajo. En el sistema de la burocracia rusa, esto lleva aún más: el 60% del tiempo. La introducción del EDMS reducirá estos costes al menos diez veces.

Trabajo de oficina y flujo de documentos

Los dos términos están relacionados. El papeleo es un término para un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos. Algunos sistemas EDMS se pueden personalizar para las reglas del trabajo de oficina, pero también existen aquellos sistemas sobre cuya base ya se forma el trabajo de oficina.

Un documento es una unidad de almacenamiento de información en el EDMS. El flujo de documentos se genera a partir de diferentes fuentes: otros sistemas, aplicaciones, correo electrónico, pero sobre todo, de soportes de papel escaneados. Por lo tanto, los escáneres y otros equipos son una parte integral del EDMS. El sistema almacena todos los documentos, mantiene su historial, asegura el movimiento en toda la organización y realiza procesos comerciales con ellos.

En tal base hay una decisión, instrucción y orden del EDMS. A través de ellos se gestiona la organización. Cualquier documento se suministra con "ayuda". El conjunto de campos del formulario depende del tipo de documento. B se almacena como una base de datos de cada campo de dicha tarjeta.

Funciones y tareas del EDMS

El programa de gestión de documentos está diseñado para resolver las siguientes tareas:

• sistematización del trabajo con documentos.
• creación de documentos mediante plantillas, almacenamiento de su registro;
• automatización contable;
• clasificación de documentos.

Consideremos con más detalle las funciones del EDMS. El programa de flujo de trabajo se utiliza para:

• creando tarjetas.
• formación del texto del documento;
• guardar datos en formato pdf o ms word;
• gestión de derechos de acceso de usuarios;
• creando rutas;
• control de flujo de documentos;
• envío de notificaciones, recordatorios;
• llevar revistas, libros de referencia, clasificadores;
• formación de pedidos;
• búsqueda y firma de documentos;
• generar informes.

Las funciones de todo el sistema incluyen:

• trabajo a distancia con documentos;
• usar un DBMS para almacenar datos;
• trabajo simultáneo con EDMS;
• seguridad a través de certificados, códigos de barras y personalización.

Ventajas y desventajas

Cambiar a EDMS tiene más ventajas que desventajas. Sin embargo, un proyecto mal organizado puede destruir todos los beneficios de la automatización. Los objetivos de la implementación del SGDEA deben ser alcanzables. Los beneficios incluyen:

• almacenamiento estructurado centralizado de información;
• el mismo enfoque para la formación y procesamiento de documentos;
• usando plantillas;
• buscar;
• auditoría de acceso.

Las desventajas incluyen altos costos iniciales y una meticulosa capacitación de los usuarios.

Procesos de procesamiento de documentos

En EDMS gestión de documentos electrónicos pasa por una serie de etapas, durante las cuales se asignan determinadas propiedades al documento. El procesamiento se realiza tanto de forma manual como automática. En el segundo caso, se configura lo siguiente:

• condiciones para las transiciones entre etapas;
• dividir la ruta;
• ciclos de procesamiento;
• lanzamiento de subprocesos, temporizadores, procedimientos de procesamiento;
• se establecen los roles de usuario.

Tipos de tratamientos:

• Creación de documentos.
• Edición.
• Cambio de nombre.
• Moviente.
• Preservación.
• Indexación.
• Eliminación.

Costos de EDS

El flujo de documentos no puede funcionar completamente sin una licencia, servidores, configuración completa y capacitación de todos los usuarios. Cada uno de estos elementos es costoso. Además, no se debe olvidar la integración del EDMS con otros sistemas, la actualización de las bases de datos y el software, la consulta del servicio de soporte técnico y otros costos de mantenimiento.

Implementación de EDMS

La implementación del proyecto puede tardar varios meses. El proceso depende tanto del número de procesos de documentación como de las capacidades financieras, organizativas y de recursos. La implementación se realiza según el siguiente algoritmo:

• creación de un grupo de trabajo, determinación de un líder;
• definición de metas y objetivos;
• verificación de los procesos de documentación existentes;
• desarrollo de especificaciones técnicas;
• elección de EDMS;
• celebración de un acuerdo para la implementación de EDMS;
• desarrollo y aprobación de reglamentos laborales;
• comprobar el contenido inicial de los directorios;
• prueba preliminar de EDMS;
• formación de personal para el trabajo;
• probar la implementación del EDMS;
• análisis de los resultados de las pruebas;
• error de corrección;
• implementación completa del EDMS.

Errores de inyección

Se debe prestar especial atención a aquellos procesos que requieren un documento en papel. El principal error es duplicar un documento en papel con uno electrónico. Esto dificulta el trabajo y crea una actitud negativa hacia la automatización. Nadie paga más por hacer un trabajo doble. Es necesario construir procesos de automatización sin duplicaciones. El segundo error es la falta de formación. Muy a menudo, los nuevos procesos se perciben con hostilidad. Por lo tanto, es necesario explicar a los empleados por qué se está introduciendo el EDMS, para que aborden conscientemente el proceso de aprendizaje.

Tecnologías de almacenamiento de documentos

En el EDMS, la gestión de documentos electrónicos consta de atributos, a partir de los cuales se realiza la búsqueda, clasificación, agrupación y construcción de informes. A veces, un documento se crea a partir de una plantilla, a veces, mediante la transferencia de datos desde una base de datos. Los atributos se almacenan en tablas. El archivo en sí se coloca en la carpeta de almacenamiento, la información de este se coloca en el directorio DBMS. Solo los usuarios del sistema EDMS tienen acceso a los datos.

¿Qué es el escaneo de transmisión?

El procesamiento continuo de documentos con la posterior colocación de sus muestras en el archivo se realiza mediante escáneres. Durante el escaneo es posible creación automática el código de barras del documento y su registro en la base de datos con la dirección posterior a lo largo de la ruta especificada.

Reconocimiento óptico de texto

Este sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS convierte una imagen electrónica de un documento en formato fotográfico o jpeg en formato de texto. En este caso, se utiliza un software especial en forma de una aplicación independiente o ESCOM.BPM integrado en el EDMS. ¿Qué es ESCOM.BPM? Este es un programa para reconocer documentos escritos en diferentes fuentes. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las aplicaciones independientes tienen más funciones e incluso reconocen el texto escrito a mano.

Codificación de barras

Esta tecnología proporciona un conjunto de procedimientos para crear y aplicar un código de barras gráfico a un documento. Se genera un código de barras único a través del servidor del sistema. También proporciona identificación del documento, su búsqueda rápida en la base y distribución en ubicaciones de almacenamiento. Al registrar un documento, se imprime en la etiqueta un código de barras correspondiente al identificador de la tarjeta electrónica. Está pegado a la versión en papel del documento.

EDS

Le permite verificar la exactitud del documento y la invariabilidad de los datos. La firma se lleva a cabo utilizando un proveedor criptográfico y una clave de software: un certificado. Este último es un archivo en un formato especial que se regenera en el centro de licencias. Para garantizar la seguridad de la información, el certificado debe almacenarse en una tarjeta inteligente o claves I-Token. Están protegidos por un PIN. Si el PIN se ingresa incorrectamente varias veces, el certificado se bloqueará automáticamente.

Búsqueda de texto completo y atributos

La búsqueda de atributos se realiza mediante un formulario especial para varios valores de los campos de tarjetas. Por ejemplo, el criterio "Contraparte" busca datos en el campo "Destinatario" o "Remitente". En este caso, el sistema compara los criterios ingresados \u200b\u200bcon los datos en las tarjetas e ingresa en el resultado aquellas tarjetas para las cuales se encontraron coincidencias. La búsqueda se realiza teniendo en cuenta coincidencias exactas o parciales.

La búsqueda de texto completo se realiza de acuerdo con los datos del propio documento, incluidas las formas de palabras a través de las herramientas DBMS integradas, como MS SQL SERVER, ORACLE. Para una búsqueda completa, los archivos deben ingresarse en la base de datos en el formato de un documento (doc), tabla (xls), presentaciones, mensajes.

Conceptos básicos de la gestión de documentos electrónicos

Principios básicos de la gestión de documentos electrónicos

• Registro único de un documento, que permite identificarlo de forma única en cualquier instalación de este sistema.
• Posibilidad de ejecución paralela de operaciones, lo que permite reducir el tiempo de movimiento de documentos y aumentar la eficiencia de su ejecución
• Continuidad del movimiento del documento, que permite identificar al responsable de la ejecución del documento (tarea) en cada momento de la vida del documento (proceso)
• Una base única (o distribuida acordada) de información documental, que elimina la posibilidad de duplicación de documentos.
• Un sistema de búsqueda de documentos organizado de manera eficiente que le permite encontrar un documento con información mínima sobre él.
• Un sistema de informes desarrollado para varios estados y atributos de documentos, que le permite controlar el movimiento de documentos a través de los procesos de flujo de trabajo y aceptar las decisiones de gestiónbasado en datos de informes.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos rusos

EDMS patentado

EDMS pagado con cargo al presupuesto

• El EDMS para las organizaciones que participan en el proceso presupuestario es proporcionado por el Tesoro Federal.

EDMS pagado

ver también

• ECM (negocio): sistemas de gestión de recursos de información empresarial

Enlaces

• Solo sobre flujo de trabajo electrónico, procesos comerciales e interacción. Blogs. Discusiones.
• Selección de sistemas de automatización de la gestión empresarial según los criterios

Fundación Wikimedia. 2010.

Vea qué es "EDMS" en otros diccionarios:

SED - Tecnología del sistema de gestión de documentos electrónicos SEDO. SED es un departamento económico consolidado de fin. Sistema SED de "Democracia Electrónica" http: // e democratia.ru/ ...

SED UD - un sistema de gestión de documentos electrónicos y tecnología de gestión de interacciones. Fuente: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un ejemplo de uso de EDMS UD Directum ... Diccionario de abreviaturas y acrónimos

El sistema de gestión de documentos electrónicos es un sistema automatizado multiusuario que acompaña el proceso de gestión del trabajo de una organización con el fin de garantizar el desempeño de sus funciones. Diccionario de términos comerciales. Academic.ru. 2001 ... Glosario empresarial

SED GO UR - Sistema de gestión de documentos electrónicos de los órganos estatales del estado de la República de Udmurtia., Udmurtia Fuente: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Diccionario de abreviaturas y acrónimos

PD de SED - sistema de gestión documental electrónica de la documentación contable primaria fin. Fuente: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Diccionario de abreviaturas y acrónimos

SEDO Chancellor Type Sistema de gestión de documentos, SEDO Developer IBA, Minsk Site www.kancler.by www.iba.by Este término tiene otros significados, consulte Chancellor. Canciller ... Wikipedia

SEDO - Tecnología del sistema de gestión de documentos electrónicos SED SEDO ... Diccionario de abreviaturas y acrónimos

- - un sistema de gestión de documentos electrónicos desarrollado por especialistas de la empresa ucraniana "Bankomsvyaz", que está diseñado para construir un sistema completo para gestionar los procesos comerciales para procesar documentos y supervisar su implementación. AO ... ... Wikipedia

Tipo EDMS, Sistema de información corporativo Desarrollador Sistemas de información industrial OJSC Escrito en ... Wikipedia

Plataforma de software LanDocs para la construcción de sistemas de gestión de contenidos corporativos y gestión de documentos electrónicos (ECM / EDMS). Desarrollo propio de la empresa LANIT. LanDocs Type ECM, Document Automation System, EDMS Developer ... ... Wikipedia

Libros

• Tecnologías modernas de trabajo de oficina y flujo de trabajo № 9 (45) 2014, Ausente. "Tecnologías modernas de trabajo de oficina y gestión de documentos": una revista para los jefes de los departamentos de gestión de oficinas. Aprenderá a implementar y optimizar de forma eficaz la electrónica ...

Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema (programa de computadora. software etc.), lo que permite organizar y automatizar el trabajo con documentos electrónicos (es decir, gestión de documentos electrónicos) a lo largo de todo su ciclo de vida. La funcionalidad principal del EDMS debe incluir la capacidad de crear, modificar, almacenar y enrutar documentos, así como una serie de capacidades de servicio, como búsqueda, clasificación, etc.

SED, además, está destinado a organizar y automatizar los procesos de interacción entre empleados (transferencia de documentos, emisión de tareas, envío de notificaciones, etc.). Los empleados pueden recibir rápidamente cualquier información necesaria sobre los clientes de la empresa. En este caso, los documentos pueden ser tanto objetos estructurados del sistema de información, que tienen un cierto conjunto de detalles estándar, como no estructurados (archivos Word, Excel, .pdf, .jpg, etc.). SED puede incluir un archivo electrónico de documentos, lo que permite procesar información de forma colectiva, y un sistema de automatización de procesos de negocio (flujo de trabajo). Además, EDMS es una de las opciones para utilizar un sistema BPM.

Tradicionalmente, el concepto de automatización del flujo de trabajo se asocia al trabajo con correspondencia, documentos administrativos y organizativos, etc. pero SED también te permiten asociar cada documento con las acciones que se deben realizar con él. Gracias a dicho sistema, es posible realizar un seguimiento del desempeño de cierto trabajo por parte de los empleados. Por lo tanto, el EDMS proporciona no solo una gestión eficaz de los flujos de documentos y la seguridad de la información en la empresa, sino también un mayor control sobre la ejecución del trabajo en los documentos y la productividad de los empleados.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se utilizan actualmente en la infraestructura de TI de casi cualquier empresa, tanto privada como pública. En la mayoría de las empresas, el EDMS ya se ha implementado o está previsto introducirlo en un futuro próximo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos resuelven una gama cada vez más amplia de tareas, se integran con los sistemas de contabilidad y le permiten gestionar los indicadores de rendimiento de una empresa (crear sistemas KPI o BSC).
A través de SED la empresa se vuelve transparente y manejable: todas las operaciones comerciales más simples (por ejemplo, enviar mercancías desde un almacén o transferir materiales a la producción) van acompañadas de su reflejo en el sistema contable en forma de documentos electrónicos. Las transacciones comerciales pueden ir acompañadas de la contabilidad y el registro de indicadores de procesos comerciales. La información acumulada sobre los indicadores se integra en el EDMS en los indicadores de nivel superior, y así obtenemos un cuadro de mando integral que se refleja en el panel de gestión.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos tienen una serie de ventajas, que incluyen la posibilidad de registro único de un documento electrónico, la ejecución paralela de las operaciones necesarias con el seguimiento del responsable de su ejecución, así como la presencia de un sistema de búsqueda de documentos eficientemente organizado y un sistema de informes desarrollado.

Además, SED, como regla, contienen herramientas para el trabajo en grupo en documentos y proyectos, programación y carga de empleados para trabajar con documentos, manteniendo el historial de trabajo con documentos y trabajo seguro con oficinas remotas y divisiones de la empresa. En la plataforma más extendida en Rusia "1C: Enterprise 8" un ejemplo SED es un. Con el advenimiento de la plataforma 1C: Enterprise 8, la distribución de la familia de programas 1C se reorientó de los segmentos de empresas pequeñas a medianas y corporativas. El flujo de documentos electrónicos es un atributo de un sistema de información completo para tales empresas, mientras que los sistemas de flujo de trabajo y una versión más avanzada de BPMS son un módulo estándar del sistema de información corporativa de una empresa, en el que el número de empleados de oficina llega a más de 50 personas.

No debe ser específico de la industria. La versión principal y más común de la gestión de documentos electrónicos son los productos de caja, y EDMS en la plataforma 1C no es una excepción.

En las condiciones del desarrollo empresarial moderno, el EDMS debe resolver problemas relacionados con la optimización de costos, con la posibilidad de ahorrar los recursos internos de la empresa. Además, la mayoría la mejor opción es tal situación para una empresa cuando la información implementada sistema de gestión de documentos electrónicos le permite recuperar rápidamente (en 2-3 meses) el costo de implementación. Un requisito previo para dicha implementación es la presencia de un empleado en la empresa que tenga conocimientos en el campo de la gestión de procesos, habilidades para construir diagramas de notación para describir los procesos de negocio y que represente bastante bien los procesos de negocio que ocurren en la empresa que implementa el EDMS. . Los diagramas de procesos de negocio formalizados pueden ser de gran ayuda.

Implementación SED Siempre debe resolver el problema de optimizar los procesos comerciales y ahorrar costos laborales tanto para la gerencia como para los empleados comunes de la empresa. Al mismo tiempo, el efecto máximo de la implementación se logra cuando el flujo de documentos electrónicos opera en un solo espacio de información con un sistema de gestión y contabilidad. Un sistema tan unificado permite resolver un número mucho mayor de tareas.

Hay varios usos estándar SED en la plataforma 1C, por ejemplo, la automatización del trabajo por contrato. Pero la solución de tareas como el flujo de trabajo del personal, el trabajo con viajes de negocios e informes anticipados, aplicaciones para dinero en efectivo, los procesos de soporte de ventas, compras, producción y flujo de documentos de almacén se pueden resolver solo en un único sistema de información con sistema contable. Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos "PiterSoft: Process Management" o

Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos puede trabajar en una sola base de datos con el producto "1C: Gestión de sueldos y personal" o "1C: Gestión de una empresa manufacturera", lo que permite resolver de manera integral tareas funcionales (por ejemplo, contratación de personal) y contabilidad (salario) y gestión (tomar una decisión motivacional sobre un aumento de salario o una multa), y las tareas de interacción y transferencia de información (paso de un documento a lo largo de la ruta, asociado a la notificación oportuna de todos los participantes interesados \u200b\u200ben el proceso de acuerdo con el procedimiento previamente aprobado).

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Los documentos se pueden firmar en papel o electrónicamente. En papel durante mucho tiempo, electrónicamente, no está claro cómo.

Pavel Ovchinnikov

12 años trabajando con documentos electrónicos

Pero ahora llevo doce años trabajando con documentos electrónicos y les diré: esto es una emoción increíble. Déjame contarte cómo funciona todo, con ejemplos.

Más corto

Para comenzar a mantener la gestión de documentos electrónicos, necesita:

1. Convencer a las contrapartes para que comiencen a intercambiar documentos electrónicos.
2. Compra un certificado de firma electrónica.
3. Decidir el método de envío de documentos: a través de un servicio especial o sin él.

Quién necesita documentos electrónicos

A pesar de la comodidad y la modernidad, pocas personas realizan la gestión de documentos electrónicos. Si un empresario de impuestos simplificados celebra un par de contratos al año, puede que no le dé tanto miedo enviar documentos impresos un par de veces. Pero hay casos en los que la gestión de documentos electrónicos es extremadamente útil.

Grandes compañias Los documentos electrónicos ayudan a reducir los costos si el volumen de correspondencia externa excede varios cientos de documentos por mes. Para ellos, la entrega de valores afecta directamente la velocidad de las transacciones. Los costos de circulación de documentos pueden ascender a cientos de miles de rublos por año, y los riesgos asociados con pérdidas, errores y multas de las autoridades fiscales aumentan aún más los costos.

Incluso si ahora firma un acta cada seis meses, esto no significa que su negocio no crecerá. Es posible que tenga socios importantes que trabajen con documentos electrónicos y le exigirán lo mismo.

por ejemplo

La tienda en línea acumuló regularmente cuentas por cobrar por decenas de millones debido a que nuevamente cometieron un error en la factura: la mercancía está en el camión y no se puede llevar al almacén. Pasan los días mientras esperan que llegue el mensajero con el documento corregido del proveedor. Hemos introducido los documentos electrónicos y ahora todas las correcciones en los documentos tardan menos de una hora.

Y en una gran empresa de suministro de energía, durante las auditorías fiscales de campo, los inspectores encontraron anualmente infracciones y errores en los documentos. El cheque por multas alcanzó los 120.000 rublos al año. Llegó al punto que departamento financiero ponga este dinero en el presupuesto por adelantado como gastos generales. Hemos introducido la gestión de documentos electrónicos y ahora los programas, no las personas, controlan la corrección de los documentos. No hay más errores.

Que es un documento electronico

Un documento electrónico es un archivo dock o PDF normal que se puede crear y leer en cualquier editor. Es importante que se firme con un especial firma electronica y enviado de forma especial.

Para que un socio, abogado o juez no tenga dudas de que fuiste tú quien firmó el documento electrónico y nadie lo cambió, los especialistas en seguridad digital idearon una firma electrónica. Es como una huella digital superpuesta a un conjunto único de bits y bytes en su documento. En términos generales, al firmar algo con una firma electrónica, dice: "Confirmo la autenticidad de este conjunto de bits".

Se adjunta una firma electrónica a cualquier documento, después de lo cual se considera firmado. El documento se puede leer sin firma. Solo garantiza que este es el mismo documento sin cambios en la forma en que se le envió. Si cambia algo en el documento y lo guarda, su conjunto de bits cambiará; la firma no será válida.

por ejemplo

Las dos empresas decidieron firmar un contrato electrónico. Hicimos un contrato, acordamos los términos. Ahora una empresa firma el contrato con su firma y se lo envía a la otra. Abre el contrato y decide arreglar algo a escondidas, por ejemplo, el monto de las multas. Corrige. Ahorra. Envía primero. Ella mira - ¡Ups! - se rompió la firma original de este acuerdo. Significa que algo se arregló, los villanos. Luego van a golpear la cara, probablemente.

Dónde conseguir una firma electrónica

La firma electrónica se compra en un centro de certificación especial. Solo necesita encontrar un centro conveniente en su ciudad. Lo principal es que está incluido en la lista de centros acreditados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación de Rusia.

Lo mismo se puede hacer directamente en la oficina del centro de certificación: solo venga con todos los documentos y complete una solicitud. Pero en este caso, tendrá que esperar a que se realice el pago sin efectivo; esto puede llevar varias horas. Es imposible pagar el certificado de la empresa en efectivo, así como es imposible recibirlo de forma remota.

Cómo funciona una firma electrónica

La fuerza legal de una firma electrónica se describe en la ley federal "Sobre firmas electrónicas".

La ley define los tipos de firmas: simples, no calificadas y calificadas. Puede firmar cualquiera de ellos, pero con reservas: calificado - para impuestos, licitación y en algunos casos para el tribunal; simple y no calificado - para todo lo demás.

Firma simple o no calificada

Una opción asequible y barata, pero de uso limitado. Una firma no calificada contiene algoritmos criptográficos pero no está verificada por ninguna autoridad de certificación. Uno simple es solo una combinación de un nombre de usuario y una contraseña, una cuenta en el sitio web de servicios públicos o la dirección de correo electrónico de una contraparte.

Dichas firmas son adecuadas si no participa en subastas electrónicas, no intercambia datos primarios electrónicos y no envía informes fiscales. Se puede utilizar una firma simple para contratos, facturas y actos, pero deberá firmar un acuerdo por separado con la contraparte y registrar el consentimiento de las partes para confiar en dicha firma.

Si tiene docenas de contratistas y documentos diferentes, el esquema no funcionará. Tendrá que firmar dicho documento con todos, y con el tiempo este proceso se ralentizará, no acelerará el trabajo. Entonces es mejor pensar en otro certificado de firma electrónica.

Para utilizar una firma electrónica simple, debe imprimir y firmar una versión en papel del acuerdo o incluir una cláusula especial en el contrato con la contraparte; este es un requisito legal.

Firma calificada

Dicha firma es adecuada para facturas e impuestos. Por ley, las facturas electrónicas solo se pueden firmar con esta firma. Existe un certificado calificado de 1000 RUR, puede comprarlo solo en un centro de certificación que sea parte de la zona de confianza de FTS.

Cada año, el Certificado de firma calificada debe renovarse, lo que aumenta las preocupaciones: debe controlar el período de validez y solicitar una reemisión a tiempo.

Trabajar con firma calificada es necesario instalar un programa especial, un medio de protección criptográfica de la información. El programa coloca una firma electrónica en el documento y verifica las firmas de otros participantes en el intercambio.

Puede elegir un programa de pago ("CryptoPro CSP") o gratuito ("Vipnet CSP"). Funcionalmente son casi iguales, pero con el gratuito puede haber problemas de compatibilidad. Ambos funcionan en Windows y Mac. El pagado cuesta alrededor de 1000 RUR, el pago anual por el certificado de firma electrónica es de alrededor de 1000 RUR.

Algunas personas utilizan una firma electrónica basada en la nube, que no requiere la instalación de un programa de protección criptográfica. La firma en la nube se almacena en el servicio de intercambio y cada vez que firmas un documento, recibes un SMS confirmando la acción en tu teléfono. Dicho certificado es más barato y más cómodo de usar, pero menos seguro que un programa de protección de cifrado.

¿Por qué necesita un operador de flujo de documentos?

Se puede enviar un documento electrónico firmado por correo electrónico normal, pero esto no es seguro. Si el correo es pirateado, los documentos terminarán en manos de los intrusos. Por lo tanto, por ejemplo, la oficina de impuestos acepta declaraciones solo a través de servicios especiales. A través de los mismos servicios, debe canjear facturas electrónicas, de lo contrario violará la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia. Estos servicios se denominan operadores de flujo de documentos.

Para un usuario simple, este es un correo electrónico inflado. Funciona a través de un navegador, hay carpetas con entrada y salida, directorio de direcciones, búsqueda incorporada, editor de documentos. Inside: un servicio altamente cargado con canales de comunicación seguros y cifrado, que garantizan la seguridad de la transmisión de documentos.

Ni siquiera es necesario celebrar un acuerdo con un operador de gestión de documentos electrónicos. Simplemente regístrese, descargue el certificado de firma electrónica y pague la tarifa de factura. El resto de preocupaciones las toma el operador: notifica al Servicio de Impuestos Federales que se ha unido al intercambio, monitorea los formatos y garantiza el cumplimiento de la legislación de la Federación Rusa.

Hay varias docenas de servicios de este tipo en Rusia. En términos de precio, funcionalidad, confiabilidad y velocidad, son casi iguales. Es costumbre elegir operadores de acuerdo con la calidad del servicio: qué tan rápido funciona el soporte técnico, el operador está listo para ayudar a conectar las contrapartes, qué oportunidades ofrece y si tiene consultores analíticos que lo ayudarán a implementar el servicio en el trabajo.

Su contraparte también tendrá que conectarse con el operador. Él puede elegir el tuyo o cualquier otro; luego el intercambio pasará por roaming, como en comunicación celular.

¿Cuánto cuestan los documentos electrónicos?

Trabajando a través de un operador, solo paga por un documento firmado por ambas partes. En promedio, el costo de enviar un documento es de aproximadamente 6-8 R, y todos los documentos entrantes son gratuitos.

Por lo general, los principiantes compran un paquete mínimo de 300 documentos, que termina muy rápido. Entonces tienes que comprar el siguiente paquete. Es más rentable comprar un paquete anual ilimitado o acordar condiciones individuales.

El cambio a documentos electrónicos es beneficioso si envía 100 o más documentos al mes o al menos 1000 documentos al año. Luego, reducirá sus costos de papel y envío hasta 5 veces.

Cuanto cuesta el flujo de trabajo

1000 documentos en papel

Gestión de documentos electrónicos

Trabajo de oficina - un conjunto de medidas para organizar el flujo de trabajo de una empresa u organización. El papeleo es un término que se utiliza en la práctica de la oficina para referirse a un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos.

Documento electronico (ED): documento creado con la ayuda de herramientas informáticas de procesamiento de información, que puede firmarse con una firma electrónica (ES) y guardarse en un medio de máquina como un archivo con el formato apropiado.

Flujo de documentos - un sistema para la creación, interpretación, transmisión, recepción y archivo de documentos, así como control sobre su implementación y protección contra el acceso no autorizado.

Gestión de documentos electrónicos (EDO): un conjunto de procesos automatizados para trabajar con documentos presentados en en formato electrónico, con la implementación del concepto de "trabajo de oficina sin papel".

• flujo de documentos de producción;
• flujo de documentos de gestión;
• archivo (un conjunto de procedimientos para el flujo de trabajo de archivo);
• flujo de documentos de recursos humanos (procedimientos de registros de recursos humanos);
• flujo de documentos contables;
• flujo de documentos de almacén;
• trabajo de oficina secreto y confidencial;
• flujo de documentos técnicos y tecnológicos.

Otro. Obviamente, puede haber tantos sistemas de flujo de trabajo como tipos de actividades, como resultado, los sistemas de información que automatizan los tipos privados de flujo de trabajo se están desarrollando en la dirección de la masa.

• Asegurar una gestión eficaz mediante el control automático de la implementación, la transparencia de toda la organización en todos los niveles.
• Mantener un sistema de control de calidad acorde con estándares internacionales.
• Apoyar la acumulación, la gestión y el acceso efectivos a la información y el conocimiento. Asegurar la flexibilidad del personal debido a una mayor formalización de las actividades de cada empleado y la capacidad de almacenar todo el historial de sus actividades.
• Registro de la empresa en su conjunto (investigaciones de servicios internos, análisis de las actividades de los departamentos, identificación de "puntos calientes" en las actividades).
• Optimización de los procesos de negocio y automatización del mecanismo para su implementación y control.
• Exclusión de documentos en papel de la circulación interna de la empresa. Ahorre recursos al reducir el costo de administrar los flujos de documentos en la organización.
• Eliminación de la necesidad o simplificación significativa y reducción del costo de almacenamiento de documentos en papel debido a la disponibilidad de un archivo electrónico operativo.

• Requisitos de almacenamiento. Debe seleccionar un sistema de flujo de trabajo que admita el almacenamiento estructurado jerárquico (HSM - Hierarchal Storage Management). Este mecanismo almacena los datos más utilizados en los medios más rápidos, pero también los más caros, mientras que la información menos utilizada se transfiere automáticamente a medios lentos y baratos.
• La presencia de procedimientos formalizados que requieran soporte para su implementación y automatización del control (elaboración de documentos de cierto tipo, desempeño de funciones estándar de la organización, etc.).
• La necesidad de automatizar la administración de la organización. El grado de complejidad de la estructura organizativa.
• La presencia de divisiones distribuidas geográficamente. Este factor impone ciertos requisitos sobre acceso remoto, replicación de datos, etc.
• Un gran archivo de papel. Algunos sistemas de gestión de documentos se entregan con subsistemas ya integrados para la entrada masiva de documentos.
• La presencia de un sistema de circulación de documentos que no responde a las necesidades actuales.
• La necesidad de un enrutamiento avanzado de documentos, gestión del flujo de trabajo. Como continuación de esta necesidad, surge la necesidad de soportar procesos comerciales arbitrarios, posiblemente trabajando en conjunto con sistemas de aplicación para soportar estos procesos.
• Requisitos para el período de almacenamiento de documentos. Con largos períodos de almacenamiento (decenas de años), vale la pena considerar seriamente la posibilidad de organizar un archivo paralelo en microfilmes.
• Requisitos de "apertura", extensibilidad del sistema. Integración con existente sistemas de información y el uso de equipo existente.
• La necesidad de almacenar imágenes de documentos. Úselo en la organización de formatos específicos para almacenar documentos. La necesidad de apoyar las tareas de ingeniería y diseño, otras características de la empresa.
• La necesidad de herramientas avanzadas de recuperación de información. Soporte completo del sistema de idiomas disponible en la organización de documentos.
• Requisitos de seguridad (cifrado, organización del acceso, etc.). La capacidad de utilizar los mecanismos de acceso ya disponibles en la infraestructura de información de la organización en el sistema de flujo de trabajo.
• Requisitos para el cumplimiento de ciertos estándares: internos, industriales, GOST, estándares internacionales de control de calidad, el nivel de organización del almacenamiento de información.

Cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos puede contener elementos de cada una de las categorías siguientes, pero la mayoría de ellos tienen una orientación específica en una de las áreas asociadas principalmente con el posicionamiento del producto.

Al implementar tales sistemas en grandes empresas, es importante determinar si el sistema brinda la posibilidad de una administración efectiva, procesamiento de grandes cantidades de información, integración con sistemas automatizados gestión de la producción, escalabilidad, implementación por fases, contabilidad de la distribución territorial, estructura organizativa compleja, principio de organización del acceso basado en roles, etc.

Al elegir una plataforma de este tipo, se debe prestar atención principal a:

• organización de repositorios de documentos electrónicos;
• automatización del flujo de documentos, teniendo en cuenta las características individuales de la organización;
• integración con el entorno de información existente.

Requerimientos funcionales