• Millised on ärikirjavahetuse liigid.
• Milliseid ärikirjavahetuse reegleid on oluline järgida.
• Millised on ärie-posti omadused?

Tegemine äriline kirjavahetus reeglite järgimine on karjääris ja äris edu üks olulisi komponente. Nende reeglite mittetundmine või nende ebaõige rakendamine praktikas võib kaasa tuua partnerite ja klientide kaotuse. Lisaks on ettevõtte kuvandi oluline komponent täpne ja asjatundlik ärikirjavahetus.

Millised on ärikirjavahetuse liigid

Ärikirjavahetus – partnerite, klientide, kolleegide, organisatsioonidega – on iga ettevõtte üks olulisemaid tegevusi. Juhid, erineva järgu töötajad võtavad vastu ja saadavad kirju, kaubanduslikud pakkumised jne. Olenevalt vormist, sisust ja suunast jaguneb kirjavahetus järgmisteks tüüpideks:

• ametnik;
• isiklik;
• sisemine;
• välised.

Igaühele neist on koostamiseks ja esitamiseks eraldi nõuded. Kõige tavalisemad ametlike ärikirjade tüübid on:

• tänupüha;
• kaubanduslik;
• kirjad, nõudmised ja palved;
• keeldumised;
• õnnitlused;
• kaastundeavaldused, järelehüüded.

Arvestades, et tänapäeval toimub suurem osa ärikirjavahetusest aastal elektroonilisel kujul, olemas valmis mallid ja igasuguseid kujundeid.

Ärikirjutamise kunst

Iga tekst on adressaadi mõjutamise mehhanism. Kui see ei tööta, siis rikkusite montaažireegleid: võtsite valed osad, paigutasite need valesti. Et saada adressaadilt seda, mida soovid, tuleb välja korjata õiged faktid, need õigesti välja öelda ja teha seda “õige näoga” – sellisega, mis paneb kirja saajal soovi sinu pakkumise vastu võtta. Kuidas seda teha?

Andmed. Juhtub, et ratsionaalsed argumendid, mis suudavad adressaati veenda, lähevad erinevate, mõnikord kõrvaliste mõtete kaootilises esitamises kaduma. Kuid tasub ehitada struktuur ja kiri muutub selgeks ja veenvaks, isegi kui selles pole midagi tähendust muudetud. Põhiidee (sageli on see üleskutse tegevusele) tuuakse algusesse, see järgneb kohe tervitamisele. Järgnevalt on toodud argumentide loend (igaüks on tähistatud punase joonega ja kaldkirjas) koos erksate illustratsioonidega (selgitustega). Lõpus on üleskutse tegevusele. Allkiri järgneb. Lihtne toimetamine muudab isegi haletsusväärse ja mitte eriti arusaadava sõnumi "vanaisa külla" Tšehhovi jutustusest "Vanka" hästi põhjendatud ahvatlevaks pakkumiseks vanaisale.

saatja pilt. Vastus sõltub sellest, kuidas kirja saatja välja näeb. Kirjas võite olla ametnik või inimene. Mõnikord on esimene kasulik ja mõnikord teine. Näiteks kui kiidate adressaati, on parem kasutada personaalset stiili (kirjutage endast, teatage oma suhtumisest faktidesse, rääkige võrdsetel alustel). Tänu sellele teab adressaat mitte ainult seda, et ta on hästi tehtud, vaid ka seda, et teie olete temast heal arvamusel. Noomida, vastupidi, on parem formaalsete fraasidega, paljastades fakte. See nõuanne näeb mõnevõrra liialdatud esitluses välja selline: "Sa oled loll" asemel peate kirjutama "lugeja mõistuse märke ei leitud".

Kaasaegses kirjavahetuses jõuame sageli otse asja juurde, jättes tervituse ja pealkirja vahele "ilmakõne". Näib, et valikuline lühike lause ei kanna suurt semantilist koormust. Kuid just see ilmub esmalt lugeja silme ette, seepärast annab kirjale tooni ja määrab, milliste silmadega saaja ülejäänud teksti vaatab. Siin on mõned näited, kuidas alustada oma sõnumit alluvatele ja partneritele, püüdes saavutada erinevaid eesmärke.

1. Enda kaalu lisamiseks: "Arvestades, et projekt A on piirkonna kuberneri isikliku kontrolli all, tuletame teile meelde."
2. Soojade suhete loomiseks võõra ettevõttega: "Saanud teada, et teie ettevõte, nagu meiegi, on konkursi KVN Siberia sponsor, otsustasime pakkuda teile kõigepealt."
3. Abi saamiseks: “Olya, sa olid nii lahe ja mis peamine, sa rääkisid konverentsil professionaalselt! Ma arvan, et teie kui ekspert saate mind aidata.
4. Alluvate mobiliseerimiseks: „Palju õnne – on juba reede. Jääb üle esitada ettepanekud eelarve kohta - ja võite lõõgastuda.

5 kohutavat esimest fraasi, mis tapavad teie meili

Ameerika firma HubSpot selgitas välja, millised esimesed laused lugejat ei inspireeri, vaid, vastupidi, sunnivad kirja kustutama. Uurige, mis need fraasid on, ja ärge kunagi kasutage neid kirjavahetuse alguses.

Ärikirjavahetuse üldreeglid

Teie ettevõtte maine sõltub kaudselt sellest, kuidas ärikiri on kujundatud ja kirjutatud. Võib öelda, et selleks, et moodustada edukas pilt ettevõte ja selle maine kujunemine, on vajalik, et töötajad järgiksid ärikirjavahetuse reegleid nii välis- kui ka sisesuhtluses.

Tühi kiri. Õige oleks kasutada koostatud vorme korporatiivne identiteet, mis sisaldavad üksikasju. Stiil viitab logo olemasolule, spetsiaalse fondi kasutamisele, kogu kontaktteabe ja organisatsiooni täieliku nime näitamisele.

Lehe kujunduse. Ärikirjade kirjutamisel kasutatakse veerisid (vasak veeris - 2 cm, parem veeris - 1 cm, ülemine ja alumine veeris - kumbki 2 cm). Kui täht sisaldab mitut lehte, tuleb need nummerdada (panna lehe ülaossa keskele).

Stiil. Ärikirjad kirjutatakse sisse ametlik äristiil, mis eeldab Lühike kirjeldus kirja olemus, sõnastuse täpsus ning templite ja standardpöörete kasutamine. Lisaks kehtib ärikirjavahetuses reegel: üks probleem – üks kiri.

Teksti struktuur. Tavaline ärikirjade kiri sisaldab kolme osa:

1. Pöörduge adressaadi poole.
2. Sissejuhatus (kirja eesmärgid).
3. Põhiosa.
4. Kokkuvõte.

Ärikirjavahetuse reeglid inglise keeles

Ärikirjade koostamine inglise keel viiakse läbi vastavalt üldnõuetele:

1. Tekst on jagatud lõikudeks ilma punast joont kasutamata.
2. Kirja vasakus ülanurgas peaksid olema saatja isikuandmed (täisnimi või organisatsiooni nimi ja aadress).
3. Allpool on vastulause esitaja nimi või saaja ettevõtte nimi koos aadressiga (uuel real).
4. Kirja kuupäev on näidatud kolm rida allpool või ülaosas paremas nurgas.
5. Kirja põhiosa asetatakse lehe keskele.
6. Peamist ideed on parem alustada pöördumise põhjuse märkimisega: "Ma kirjutan ..."
7. Tavakiri peaks lõppema väljendiga: "Lugupidamisega", kui adressaadi nimi on teada; "Lugupidamisega" - kui mitte.
8. Jätke pärast tänamist neli rida vahele ja lisage oma nimi ja ametikoht.
9. Allkiri pannakse nime ja ülaloleva tervituse vahele.

Ärikirjavahetuse "keel".

Ärikirjavahetusele kehtivad erinõuded. Esiteks ei tohiks kirjad sisaldada emotsionaalseid varjundeid. Need peaksid olema võimalikult diskreetsed, ülevaatlikud ja täpsed. Teksti loogiline ja järjekindel ülesehitus asendab täielikult emotsionaalsust. Vahesõnad, deminutiivid, lühendid, mida üldtunnustatud nimekirjas pole - seda kõike tuleks ärikirjavahetuses vältida.

Kirja kirjutamise üheks oluliseks tingimuseks on semantiline täpsus, mis esindab selle praktilist väärtust.

Järgmine oluline kriteerium on teksti loogiline esitus. Sõnu ei tohiks kahekordselt tõlgendada - see võib muuta kirja sisu tähendust ja anda sellele ebasoovitava tooni.

Iga äridokumendi peamine eesmärk on veenvus teatud vaatenurga väljendamisel. Peamised reeglid dokumendi kirjutamisel ja koostamisel, memo või kirjad - see on kirjaoskus, argumentatsioon, korrektne pöördumine, teabe usaldusväärsus ja piisav hulk tõendeid.

Allpool on toodud mõned ärikirjade kirjutamise reeglid:

Asesõnade kasutamine. Ärikirjavahetus peaks vältima isiklike emotsioonide ja arusaamade kajastamist. äriteave edastatakse traditsiooniliselt standardvormide abil. Reeglina väljendatakse sellise kirjavahetuse käigus kogu ettevõtte, mitte üksikisiku huve, seetõttu tuleb pöördumine mitmusesse. Ja hoolimata asjaolust, et see hõlmab asesõna "meie" kasutamist, tuleks seda vältida, kasutades sobivaid verbivorme.

Pandivormid. Ärikirjavahetuses tuleks kasutada passiivset häält. Sellised üleskutsed on pehmema välimusega. Näiteks kui muudate fraasi: "Te ei lõpetanud remonditööd õigel ajal", sõnadega " Remonditööd lepinguga ette nähtud ei ole täitnud”, siis on võimalik ilma otseseid süüdistusi esitamata väita juba tööde mittetäitmise fakt. See tähendab, et rikkumise fakt on märgitud, kuid konkreetsed toimepanijad ei ole märgitud, mis muudab kirja tooni pehmemaks.

Aktiivset häält kasutatakse kirjas objekti määratlemisel, mis toimib teatud toimingute algatajana. Näiteks "juriidiline osakond, selgitusi andev ...". Tuleb märkida, et sellistes lausetes kasutatakse olevikuvormi.

Passiivse hääle kasutamine määrab ka kirja olemuse. Sellised vormid võimaldavad teil keskenduda konkreetsele sündmusele, mitte toimingu sooritajatele (pakkumine saadetud, aruanne vastu võetud). Passiivset häält kasutatakse ka siis, kui objekt on ilmne (kohtumise kuupäev on määratud).

Tegusõna vorm. Kui on vaja tähelepanu koondada pidevalt korduvale tegevusele, kasutatakse nende kirjeldamiseks mittetäielikul kujul tegusõnu (spetsialistid rikuvad regulaarselt tähtaegu). Kui on vaja rõhutada protsessi täielikkust, kasutatakse verbide täiuslikku vormi (patrullid on asunud teenima).

Aktsentide sissejuhatus. Kuigi enamik ärimeile on neutraalse tooniga, on aegu, mil teatud punktidele on vaja rohkem keskenduda. Selleks kasutatakse sissejuhatavaid pöördeid, mis pehmendavad fraasi. (Kui muudate fraasi "palun saatke enda valduses olev dokumentatsioon" sõnadega "palun saatke dokumentatsioon, mis näib teie käes olevat", siis väheneb selle pingeaste oluliselt ja see sobib paremini taktitunde nõuded ärikirjavahetuses.)

Ärikirjade kirjutamisel tuleks tähelepanu pöörata ka austavale suhtumisele vastasesse. Seega, kui fraas "meid ei huvita teie pakkumine" asendatakse fraasiga "meid kahjuks teie pakkumine hetkel ei huvita", vabaneb see tarbetust jäikusest, mis ärikirjavahetuses ei sobi.

Sissejuhatavad konstruktsioonid on ka ärikirja oluliseks osaks, kuna muudavad need mitte nii kuivaks. Vastavalt määrustele ärietikett fraas "palun võimalusel andke oma asjatundlikud kommentaarid meie materjalide kvaliteedi kohta" oleks asjakohane. Sissejuhatavad konstruktsioonid on hea vahend kategoorilisuse vähendamiseks, austuse ja tähelepanelikkuse näitamiseks, aga ka heatahtliku tooni väljendamiseks. Nende kasutamine võimaldab väljendada ideed, kahjustamata seejuures vastase uhkust.

Ärimeili etikett: 5 näpunäidet kaugelt hea mulje jätmiseks

1. Kirjale vastamise aeg näitab teie huvi suhtlemise ja koostöö vastu. Ärikirjadele tuleb vastata võimalikult lühikese aja jooksul: minutid, tunnid, maksimaalselt päev. Kui hilinemisel on objektiivsed põhjused, saatke kiri ja kirjutage, et saite sõnumi ja vastate peagi. Prioriteedi õigeks seadmiseks peaksite pöörama tähelepanu vastase kirja vastavatele märkustele - "olulisus", "teema" jne. Selliste märkide olemasolu näitab, kui oluline on teie vastus.

Vastuse hilinemine on kliendi kaotamise suur tõenäosus. Palun vastake esimesel võimalusel. "Hilisemaks" jäta ainult kirjad, millele vastamine on aeganõudev. Peadirektori koolis on abiks inimeste käitumise ennustamise õppimine ja suurepärane läbirääkimisoskus.

2. Isiklik pöördumine. Eelistatav on isiklik pöördumine, kuna see väljendab austust adressaadi vastu.

Isikliku aadressi kasutamine on ärikirjavahetuse üks kohustuslikest reeglitest. Isiklik orientatsioon näitab austust individuaalsuse ja heatahtlikkuse vastu. Lisaks tõstad niimoodi oma kirja mallivastuste hallist massist esile.

3. Tänusõnade väljendamine (pöördumise eest). Kirjas väljendatud tunnustus on omamoodi tänuavaldus vastase või kliendi valimise eest oma ettevõtte kasuks. Kirjalik vastus, mis algab sõnadega "Tänan kirja eest", näitab vastasele, et ta on teile väärtuslik. See ärikirja toon on õige, kuna see peegeldab konstruktiivset seisukohta. Näiteks:

Tänuavaldus usalduse eest teie ettevõtte vastu on tehtud kirja alguses, kasutades järgmisi konstruktsioone:

• Täname huvi eest…;
• Tänan Teid kirja eest…;
• Täname, et meie poole pöördusite…;
• Täname, et valisite meie ettevõtte…;
• Täname huvi eest...

4. Positiivne lõpp. Lõplikud konstruktsioonid langevad pärast kirja lugemist garanteeritult vastase tähelepanu alla. Seetõttu on soovitav selles vormis kinnistada ärikirjavahetuse positiivset meeleolu ning luua positiivne meeleolu ja soov jätkata suhtlust kirjavahetuspartneriga. Nt;

viimane asi, mis teie kirja lugedes adressaadi tähelepanu alla jääb. Fikseerige viimastes fraasides ärisuhtluse emotsionaalselt positiivne õhkkond. Loo adressaadile hea tuju – et ta tahaks sinuga uuesti suhelda. Näiteks:

Kui olete kirja lõpetanud, andke vastasele alati positiivne suhtumine suhtlemise jätkamiseks. Nendel eesmärkidel saate kasutada konstruktsiooni:

• Meil on hea meel koostööd teha;
• valmis vastama teie küsimustele;
• Küsimuste korral võtke ühendust;
• Ootame vastastikku kasulikku koostööd;
• Hea meel teid aidata;
• Lugupidamisega.

5. Allkiri ja kontaktide plokk. Töötajal, kes peab ärikirjavahetust, peab olema ettekujutus, kes on "teisel pool monitori". Teisisõnu nõutakse teavet vastase nime, perekonnanime, ametikoha ja kontaktandmete kohta:

1. Nimi (perekonnanimi) - andke isikliku aadressi võimalus;
2. Positsioon – annab oponendile arusaama pädevuse tasemest
3. Koordinaadid – aitavad kaasa täiendavate suhtluskanalite tekkele.

Ärikirjavahetusega töö optimeerimiseks on parem lisada kontaktandmetega plokk standardseadetesse. See plokk peaks olema kirjades partneritele, kolleegidele ja klientidele professionaalse suhtumise sümbolina ärisse.

Ärimeili reeglid

Grigori Sizonenko, tegevdirektor CJSC teabe juurutamise ettevõte, Moskva

1. Kasutage nuppu "Vasta kõigile". Kui kirjavahetuses osaleb mitu inimest, peate vastama kõigile, mitte ainult viimase sõnumi saatjale.

2. Märkige alati kirja teema. Enamikul juhtudel näeb adressaat ainult uue meili päist. Hiljem aitab väljal Teema olev teave sõnumeid leida ja sortida. Pealkirjas võite kasutada sildisõnu – näiteks "TÄHTIS!" -, kuid ainult siis, kui need vastavad tõesti kirja sisule (mugavam on aga lihtsalt klõpsata nupul "Tähtsus", mis on saadaval kõigis populaarsetes meiliprogrammid ja välja "Teema" kõrvale ilmub märge). Töötage välja ühtne sõnastusstiil ja pidage sellest pidevalt kinni. Pidage meeles, et tänapäeval kasutavad paljud inimesed kirjavahetuse sortimiseks automaatseid filtreid. Seetõttu tuleb pealkiri valida selline, et masin saaks seda “lugeda”.

3. Kiri peaks olema lühike ja struktureeritud. Püüdke tähenduse maksimaalse läbipaistvuse ja esituse selguse poole, eraldage olulised ja väiksemad detailid. Teie huvides on, et pärast ärikirja ühekordset lugemist saaksite hõlpsasti aru nii probleemi olemusest kui ka probleemi ajaloost, ettepanekute tähendusest ja adressaadilt oodatavate toimingute olemusest. Lisamaterjalid(dokumendid, tabelid, fotod) on parem saata manustena, et mitte paisutada sõnumi teksti; Samas tuleb kirjas ära märkida, milliseid faile saadad.

4. Ole viisakas. Igas kirjas peaks olema koht tervituse, pöördumise ja allkirja jaoks (saate lubada selle automaatse lisamise igale oma sõnumile). Samuti peate asetama semantilisi ja emotsionaalseid aktsente – vältige telegraafistiili. Isegi kui kirjavahetus puudutab terav probleem või konflikt, kasutage lugupidavat tooni. Tõepoolest, äris on oluline mitte solvata, vaid leida lahendus. Tagasihoidlikkus ja viisakus on selles head abilised.

5. Kirjadele tuleb vastata! Ja koheselt. Selle elementaarse tõe mõistmata jätmine toob kaasa palju arusaamatusi. Saatja peaks teadma, et kiri on läbi loetud ja mõne aja pärast on oodata sisukat vastust. Samal ajal ei tohiks te täielikult loota automaatvastajatele ja automaatsetele teatistele - kirjutage endalt lühike fraas. Mõnele meilile seevastu vastata ei pea. Esiteks neile, kus teie aadress on väljal "Kopeeri": saatja soovib, et oleksite teadlik tema kirjavahetusest teise inimesega. Teiseks neile, kus teie aadressi üldse pole: see tähendab, et kirja autor on lisanud teie koordinaadid väljale "Bcc" - see tähendab, et ta kavatseb teid kirjavahetusega salaja otsese adressaadi eest tutvustada. sõnum.

6. Ära kustuta kirja teksti, millele vastad. Võimalik, et teie vastust loetakse mõne aja pärast uuesti - võib-olla isegi mõne aasta pärast. Paljudel ettevõtetel on juba e-posti arhiveerimissüsteemid. Muide, riikides, kus email ettevõtte ametnikult on tunnustatud juriidiliselt olulise dokumendina, kirjavahetuse pikaajaline säilitamine on seaduse nõue. Meil seda veel pole, kuid praktika ületab kirjalikud reeglid.Vaadake igat kirja, mida kirjutate, adressaadi silmade läbi. See on ärikirjavahetuse põhireegel. Kui järgite seda, hakkavad adressaadid teie sõnumeid voost esile tõstma.

7. Kirjuta hästi. Kirjas tehtud üksikud vead on adressaadi jaoks solvavad, kuna neid tajutakse kiirustamise või hooletuse ilminguna. Ja mitmekordsed vead annavad tunnistust saatja madalast kultuurilisest tasemest, samuti, kuna jutt käib ärikirjavahetusest, esindavad need ebasoodsas valguses ka ettevõtet, kus saatja töötab.