در شرکت های بزرگ مکاتبات سالانه با ده ها هزار طرف مقابل انجام می شود و هزاران کارمند اسناد داخلی را ایجاد می کنند. بخشی از مکاتبات را می توان به صورت کاغذی دریافت و پردازش کرد. سیستم های بایگانی الکترونیکی به شرکت ها کمک می کند تا کارایی خود را چندین برابر کنند و یک مخزن واحد از همه اسناد ایجاد کنند.

"Chancery" کل چرخه کار را با اسناد کاغذی پوشش می دهد: از ورود و ثبت نام تا ارسال به بایگانی. این قابلیت کاملاً مطابق با استانداردهای کار اداری روسیه است و به شما امکان می دهد بیشتر عملیات "دستی" را خودکار کنید.

حفظ نام پرونده ها و مجلات ثبت نام

ترکیب مصوب موارد نامگذاری شده در کتاب مرجع ویژه سیستم نگهداری می شود. در مورد حسابداری غیرمتمرکز اسناد ، مکانهای ثبت نام در بخشهای ساختاری فراهم شده است.

نامگذاری موارد

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری ، می توانید جلد پرونده و همچنین لیستی از اسناد را به طور خودکار چاپ کنید. زمان آماده شدن برای ذخیره بایگانی و جستجو در بایگانی چندین برابر کاهش می یابد.

ثبت اسناد

برای وارد کردن سندی در DIRECTUM ، قسمتهای مورد نیاز کارت کنترل ثبت نام (RCC) را پر کنید و شماره ثبت به طور خودکار اختصاص می یابد. سیستم انعطاف پذیر numbering به شما امکان می دهد به دلخواه و به صورت خودکار یک عدد را در متن هر دفترچه ثبت به یک سند اختصاص دهید. این شماره می تواند شامل کد دپارتمان ، کد مجله و سایر جزئیات مورد نیاز باشد. با اجرای راه حل ، میانگین زمان ثبت اسناد 35-50٪ کاهش می یابد.

مثال RKK

RKK حاوی داده های اولیه (بخش ، تاریخ ثبت ، شماره ثبت و غیره) و همچنین اطلاعاتی در مورد وضعیت هر سند کاغذی ، به عنوان مثال محل آن است. وقتی سندی بین بخشها جابجا می شود ، RKK اختصاصی آن در هر مکان ثبت ایجاد می شود. ردیابی حرکت یک سند کاغذی در داخل یک شرکت در امتداد زنجیره RCK های ایجاد شده امکان پذیر است.

همچنین می توانید یک سند یا تصویر اسکن شده آن را به RKK وصل کنید. از خدمات DIRECTUM Capture برای ورود سریع حجم زیادی از اسناد استفاده می شود. این روش های مختلفی را برای گرفتن اسناد پشتیبانی می کند: گرفتن از پست الکترونیک یا از سیستم فایل (به عنوان مثال ، از یک اسکنر).

عملکرد ایجاد ALS و پر کردن داده ها می تواند به مکانیسم های هوشمند Ario منتقل شود. پس از دریافت سند ، آنها آن را به طور مستقل طبقه بندی می کنند ، متن را تشخیص می دهند و RKK را با اطلاعات معنی دار استخراج شده پر می کنند. متصدی فقط می تواند صحت پر کردن را بررسی کند. با این کار می توانید زمان ثبت نام را بیشتر کاهش داده و تعداد کارهای معمول را کاهش دهید.

رسیدگی و اجرای اسناد ورودی

متصدی پس از ثبت سند ورودی ، با چند کلیک آن را برای مدیر ارسال می کند. بر اساس نتایج بررسی سند ، منشی یا رئیس خود دستورالعمل هایی را برای سند تنظیم می کنند.

اگر رهبر دستیار داشته باشد ، دستیار وی با تهیه پیش نویس قطعنامه بررسی اولیه سند را انجام می دهد. رهبر فقط می تواند پیش نویس قطعنامه را تأیید کند و دستورالعمل هایی برای اجرا ارسال کند.

در مراحل اجرای دستورات ، موارد زیر ارائه می شود:

• رفع مکاتبات در مورد اعدام ؛
• توانایی تفویض اختیار و ارسال برای تجدید نظر
• کنترل زمان ، درخواست مهلت جدید

سرپرستان از نظر بصری عملکرد را ردیابی می کنند. همه شرکت کنندگان در کار به خلاصه ای کوتاه که منعکس کننده وضعیت وظایف مرتبط است ، دسترسی دارند.

درخت ماموریت

ارسال نامه به خبرنگاران

این راه حل کاملاً با ماژول "مبادله با طرفین" سازگار است. پس از تأیید نامه خروجی ، ارسال آن از طریق سیستم های تبادل اسناد برای گیرندگان آسان است - این امر باعث می شود که شما نیازی به چاپ چندین سند نداشته باشید و هزینه های تحویل را کاهش می دهد.

علاوه بر این ، برای اسناد خروجی ، می توانید یک لیست پستی توسط سازمان مشخص کنید و به طور خودکار برای گیرندگان ایمیل ارسال کنید یا پاکت نامه هایی را چاپ کنید که مطابق با استانداردهای پست روسی باشد.

چاپ پاکت نامه

ثبت نام و آشنایی با اسناد سازمانی و اداری

اجرا و ارسال برای تأیید اسناد اداری کاملاً خودکار است. کافی است داده های لازم را در جادوگر اقدام پر کنید ، پس از آن سیستم سندی را تولید می کند و برای تأیید و امضای آن برای کارمندان لازم ارسال می کند:

پس از امضا ، سند سازمانی و اداری می تواند برای کارمندان علاقه مند جهت بررسی ارسال شود. برای انجام این کار ، لیست پستی RKK را پر کنید. این لیست همچنین می تواند در آینده برای توزیع سند دیگری مورد استفاده قرار گیرد.

کارمندان در لیست نامه های پستی تکالیفی را برای آشنایی با سند دریافت می کنند. در سیستم DIRECTUM ، برای تأیید آشنایی ، انجام کار کافی است. و اگر کاری برای آشنایی با سندی که در سیستم وارد نشده است ارسال می شود ، این در متن کار نشان داده می شود و مجریان با سند به صورت کاغذی آشنا می شوند.

جستجو و تجزیه و تحلیل

با توجه به جزئیات شناخته شده ، هر دو سند الکترونیکی و RKK آن را می توان به همراه اطلاعاتی در مورد محل و مرحله اجرای سند یافت.

جستجو توسط RKK

همچنین یافتن سریع سند مورد نیاز همراه با RKK توسط بارکد موجود در آنالوگ کاغذی سند ، امکان پذیر است. به لطف فناوری شناسایی سریع ، بارکد توسط یک اسکنر ویژه خوانده می شود ، پس از آن سیستم به طور خودکار سند و وظایف مرتبط را پیدا می کند.

پنجره اقدام برای سند پیدا شده

برای تجزیه و تحلیل اثربخشی کار کاربران ، این سیستم گزارش های تخصصی را ارائه می دهد: "لیست بررسی" ، "کنترل زمان اجرای دستورات" ، "آمار مربوط به اجرای دستورات" ، "اسناد برگشتی" و غیره.

گزارش نمونه

سرویس گیرنده وب می تواند در دفاتر از راه دور یک سازمان توزیع شده از نظر جغرافیایی یا به عنوان مشتری اصلی که عملکرد بین پلتفرمی و سهولت مدیریت را فراهم می کند ، استفاده شود. برای کار ، فقط به دسترسی به اینترنت نیاز دارید.

ورودی RKK در دفتر وب

اثر پیاده سازی

با استفاده از راه حل ، کارمندان دستورات و دستورالعمل های به موقع برای اجرا را دریافت می کنند. کنترل اعدام تصمیمات مدیریتی کاملاً شفاف می شود

• حداقل خطر از دست دادن اسناد کاهش می یابد
• 2 بار زمان تهیه و تصویب نامه خروجی کاهش می یابد
• 12 بار جستجوی سریعتر محل اسناد کاغذی
• 2 بار آماده سازی اطلاعات برای مدیریت در مورد اجرای دستورات تسریع می شود
• 20٪ اجرای دستورالعمل های مدیریت افزایش می یابد

ویژگی متمایز دفتر الکترونیکی Olympus عملکرد غنی آن است که از کار کلاسیک دفتر نشات گرفته است.

در یک بزرگ شرکت صنعتی وظایف دبیر (کارمند) نه تنها ثبت اسناد ، بلکه بسیاری از کارهای دیگر است:

• تعیین سر ، که سند ورودی را به قطعنامه منتقل می کند
• تهیه پیش قطعنامه ها
• تحویل سند به پیمانکار
• کنترل بازگشت کالا
• تجزیه و تحلیل خلاصه ای از اجرای وظیفه
• کنترل اجرای دستورات
• شکل گیری گزارش نهایی در مورد کارهای انجام نشده
• ارسال اسناد خروجی
• سند مورد نیاز را با درخواست جستجو کنید
• چاپ ، اسکن
• و حتی ذخیره سازی مقدار زیادی اسناد. یک کارمند خوب مسئول همه اینها است.

دفتر الکترونیکی Olympus قادر به انجام کار است مردم خوب آسان تر و کارآمد تر!

ثبت نام خودکار:

کنترل خودکار اسناد دریافتی مجدد

این سیستم خود اسنادی را که مجدداً وارد سازمان می شوند می گیرد و درمورد آن هشدار می دهد.

اعلان های برگشت خودکار

این سیستم طرحی را برای جابجایی نسخه اصلی ارائه می دهد و اگر به موقع برگردانده نشود ، آن را به ثبت کننده اطلاع می دهد.

سیستم ارتباطی راحت

پیوندهای اسناد در Olympus امکان به دست آوردن تاریخچه دقیق کلیه اسناد بهم پیوسته ، از جمله اسناد بایگانی را که علاوه بر این ، در لغو یا اصلاح ایجاد شده اند ، نشان می دهد.

طراح گزارش

با استفاده از طراح گزارش سیستم Olympus ، یک کارمند می تواند گزارش های مورد نیاز خود را بدون مراجعه به کمک مدیر یا برنامه نویس ایجاد کند. این تعداد گزارش ها اغلب در اسناد برجسته یا کنترل تولید می شود.

سیستم فیلتراسیون انعطاف پذیر

سیستم Olymp توانایی انجام درخواست جستجوی اسناد را با استفاده از رشته فیلتر فراهم می کند. خط فیلتر به شما امکان می دهد شرایط جستجوی چند متغیر را برای سند مورد نظر فرموله کنید.

دفتر الکترونیکی در سیستم Olympus ابزاری برای سازماندهی کارهای دیجیتالی دفتر است. این بخش کلیه اطلاعات مربوط به اسناد شرکت را جمع می کند. این شامل تاریخچه کاربر است. تمام پیوندهای سند را ذخیره می کند. از موعد مقرر اطلاع می دهد شامل تمام پرونده های ایجاد شده با سند است. به س questionsالات مجریان و مسئولین سند ، و همچنین نتایج کار آنها پاسخ می دهد.

کنترل اعدام

کنترل اعدام در سیستم Olympus یک عملکرد عمیق است که اطلاعاتی را درباره زمان ، مراحل و نتایج اجرای دستورات فراهم می کند. این قابلیت در کل سیستم وجود دارد ، از دفتر الکترونیکی گرفته تا ذخیره سازی ساخت یافته. این عملکرد براساس زمان اجرای سند و دستورالعمل ها و اطلاع رسانی در مورد عدم اجرای این مهلت ها ساخته شده است.

تجسم کنترل اعدام

1. نشانه های رنگی و پیام های مربوط به عدم موفقیت در مهلت مقرر از سیستم Olympus.
2. حالت تخصصی با تعداد کل وظایف دریافت شده ، به کار گرفته شده ، به موقع انجام شده ، با تأخیر در دوره هایی که به موقع انجام نشده است.
3. یک سیستم کامل از گزارشات مربوط به اجرای دستورات در متن سند ، مجریان ، کنترل کننده ها.

کنترل ویژه

برای اجرای به موقع و با کیفیت بالا وظایف ، Olympus دارای یک سیستم کنترل ویژه است. ماهیت آن این است که همه مهمترین وظایف تعیین شده برای کنترل باید از طریق روش حذف از کنترل انجام شود. بسته شدن در بعضی موارد ، برای حذف یک کار از کنترل ، ارزیابی کیفیت کار انجام شده توسط یک متخصص ذی صلاح لازم است. سپس سیستم می تواند روش تأیید را اعمال کند.

تشکیل یک دستور کنترل

1. صدور دستورات کنترل با انتصاب ناظر و در صورت لزوم کارمندی که عملکرد با کیفیت بالا را تأیید می کند همراه است.
2. برای سفارشات کنترلی ، ضریب به طور خودکار محاسبه می شود اجرای نظم و انضباط.
3. حالت ویژه "تجزیه و تحلیل اجرای وظایف کنترل" اطلاعات مربوط به به موقع بودن اجرای وظایف کنترلی را نشان می دهد.
4. داشبورد روی دسک تاپ این اطلاعات را به نمای گرافیکی تبدیل می کند.

مدیریت اسناد

مدیریت صلاحیت اسناد ضمانتی است کار موثر بخش ، بخش ، خدمات و سازمان به عنوان یک کل. "مدیریت اسناد" در سیستم Olympus ابزاری مدرن برای مدیریت یک شرکت در مقیاس بزرگ است که به طور خاص بر روی فرآیندهای سطح بالای تجاری متمرکز است.

"مدیریت اسناد" بخشی از ماژول مدیریت اسناد - Olympus است که بر اساس یک برنامه ریز ساخته شده است ، یعنی کلیه وظایف و اسناد دریافت شده توسط کارمند در یک لیست قرار گرفته است.

این لیست نوع کار ، موضوع ، محتوا ، تاریخ دریافت ، تاریخ سررسید را نشان می دهد که از چه کسی آمده است. این لیست را می توان به راحتی با ستون مورد نیاز تکمیل کرد.

پس زمینه قرمز نشانه کار منقضی است ، که به شما کمک می کند تکمیل آن را فراموش نکنید. هنگامی که نشانگر رنگ از تاریخ نزدیک شدن به اجرای سند خبر می دهد ، سیستم کنترل پیشرفته ای دارد.

تمام اطلاعات اضافی مورد نیاز برای تصمیم گیری در زیر لیست موجود در برگه ها قابل مشاهده است اینها متن سند ، انتساب دقیق ، تاریخچه حرکت و اسناد مرتبط هستند.

یافتن سند مورد نظر در برنامه و همچنین بالا بردن سابقه کار با آن آسان است. علاوه بر این ، تاریخ نشان می دهد که این سند در حال حاضر چند حلقه در گردش است ، چه کسی آن را به کار گرفته است و چه کسی هنوز این کار را نکرده است.

دریافت سریع اطلاعات:

• چه کسی سند را آغاز کرد
• چه کسی موافقت کرد
• چه کسی آن را در حال حاضر؛
• چه نظراتی توسط چه کسی در مورد سند داده شده است.
• آیا این سند به اسناد دیگر مربوط است و چگونه ، با قابلیت گشودن ، از جمله اسناد مرتبط ،
• برای یک کارمند ، خدمات ، بخش یا کل شرکت به عنوان یک تصویر ، برای دیدن تصویری از سفارشات انجام شده و انجام نشده.

راحتی کار با مجموعه بزرگی از اسناد:

• سیستم خود لیستی از اسناد را برای بررسی تولید می کند.
• سیستم درخواست می کند که برای تصمیم گیری فوری به کدام یک از اسناد احتیاج دارید.
• سیستم از دوره ای که در حال پایان است اطلاع می دهد.
• این سیستم امکان تفویض کار شما و کنترل آسان به موقع اجرای آن را فراهم می کند.
• این سیستم به شما امکان می دهد تاریخچه کار را در هر سندی بدست آورید.
• این سیستم به شما امکان می دهد معاونین را در زمان غیبت خود تعیین کنید و ببینید که معاون چگونه کار می کند.

سهولت مدیریت اسناد:

• افزایش سرعت تبادل اطلاعات ؛
• افزایش سطح نظم اجرایی کارکنان ؛
• رعایت مهلت اجرای قرارداد
• توانایی به دست آوردن اطلاعات لازم سریع ، بدون بلند شدن از محل کار.

ساختار ذخیره سازی

ذخیره سازی ساختاری اسناد سیستم Olympus فقط یک کتابخانه با دسترسی محدود به پوشه ها نیست ، بلکه یک "دانش" فردی برای هر کارمند است. اصل ساخت مخزن Olympus بر اساس حقوق دسترسی کاربر به بخشها ، پوشه ها ، اسناد ، پرونده ها است. این سیستم به طور خودکار برای هر کارمند یک ساختار بایگانی منفرد ایجاد می کند. کاربر فقط بخشها و اسنادی را می بیند که از آنها حق برخوردار است.

علاوه بر این ، کارمند توانایی کپی کردن بخشی از ساختار بایگانی ، پوشه ها ، اسناد را در محل ذخیره شخصی دارد. چنین فرصتی به کاربر این امکان را می دهد که اطلاعات و سند مورد نیاز خود را حتی سریعتر بدست آورد.

پر کردن فضای ذخیره سازی

فضای ذخیره سازی در سیستم Olympus پس از اتمام چرخه کار با سند ، به طور خودکار با اسناد پر می شود. این فناوری امکان جمع شدن را برای شما فراهم می کند مدارک مورد نیاز در بخشهای مناسب ، بدون اختصاص زمان اختصاصی برای این کار.

هنگامی که سند جدیدی در فضای ذخیره سازی ظاهر می شود ، سیستم در صورت عضویت کارمند در چنین اعلان هایی ، سیستم را از آن مطلع می کند.

راحتی کار با اسناد

ذخیره سازی Olymp با خدمات کاربردی که راحتی کار با اسناد را تعیین می کند متمایز می شود:

• نسخه سازی
• اسناد پیوند (علاوه بر این ، لغو ، نامعتبر).
• استخراج از بایگانی ؛
• صدور اصل
• ویژگی های ذخیره سازی (شماره موجودی ، فضای ذخیره سازی ، قفسه ، قفسه ، تعداد نسخه ها).

با خرید انواع لوازم جانبی برای موبایل و لوازم الکترونیکی مصرفی در فروشگاه Sotovik-M ، در طول راه ، توصیه می کنیم لوازم التحریر را ذخیره کنید - فرایندهای کار هر موسسه تجاری یا غیرانتفاعی نمی تواند بدون آنها انجام شود. اگر می خواهید لوازم التحریر به صورت عمده خریداری کنید ، در محدوده ما بگردید.

خرید لوازم التحریر به صورت عمده از تولید کننده (عمده فروشی لوازم التحریر ، عمده فروشی لوازم التحریر مسکو) یک روش موثر برای صرفه جویی قابل توجه در تأمین ثابت دفتر شرکت با لوازم التحریر به صورت عمده است. آیا لوازم التحریر عمده فروشی ارزان می خواهید؟ با سفارش یک دسته بزرگ قلم ، مداد ، کلیپس کاغذ ، دفترچه و سایر ریزه کاری ها یک چهارم یا شش ماه یکبار ، لازم نیست برای ثبت نام تحویل ماهانه بعدی وقت تلف کنید. خرید عمده لوازم التحریر به صورت عمده برای مفید است سازمانهای دولتی - بسیاری از دولت ها موسسات آموزشی لوازم التحریر را به صورت عمده برای مدرسه بخرید ، مهد کودک یا دانشگاه شرکت های عمده فروشی لوازم التحریر کافی را حفظ می کنند سیاست قیمت گذاری، بنابراین "Sotovik-M" ظروف نوشتاری را با هزینه مناسب به فروش می رساند - لوازم التحریر عمده فروشی ارزان است. عمده فروشی لوازم التحریر در مسکو (عمده فروشی لوازم التحریر مسکو ، عمده فروشی لوازم التحریر مسکو) در فروشگاه آنلاین ما.

لوازم التحریر عمده فروشی بسیار ارزان است. عمده فروشی لوازم التحریر در مسکو

عمده فروشی لوازم التحریر در فروشگاه ما با یکی از مناسب ترین قیمت ها. اگر قصد خرید عمده لوازم التحریر ، لوازم التحریر به صورت عمده با قیمت پایین یا خرید لوازم التحریر غیرمعمول برای فروشگاه هدیه به صورت عمده را دارید ، Sotovik-M همان چیزی است که شما نیاز دارید! لوازم التحریر را به صورت عمده ، از دفترهای معمولی گرفته تا مهر محصولات و کارت های بازرگانی ، با قیمتی جذاب و تحویل سریع در سراسر روسیه بخرید. لوازم التحریر عمده فروشی بسیار ارزان داریم!

به طور معمول ، مسئولیت اطمینان از جریان سند "کاغذی" و کنترل اجرای دستورات به عهده بخشهای سازمان است که با کارهای دفتری اداره می شوند: دفتر ، مدیریت پرونده و همچنین افرادی که مسئول کارهای دفتری در بخشهای ساختاری هستند. برای آنها است که ماژول "Office" سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و مدیریت تعامل DIRECTUM در نظر گرفته شده است. این ماژول اجرای عملیات معمول برای پردازش اسناد کاغذی را مطابق با الزامات دانشگاه دولتی آموزش و پرورش ، که بر اساس آن تکنولوژی سنتی کار اداری روسیه انجام می شود ، تسهیل می کند:

• ثبت نام یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی ، و همچنین اسناد داخلی با استفاده از کارت های کنترل ثبت (RCC) ؛
• ثبت محل سند کاغذی در هر مرحله از چرخه عمر آن: بررسی توسط مدیریت ، تأیید پیش نویس سند ، اجرا ، و غیره ؛
• کنترل بر اجرای به موقع دستورات ، مصوبات و دستورالعمل های مدیریت ؛
• نوشتن اسناد به پرونده مطابق با نام پرونده های مصوب در سازمان ؛
• جستجوی سریع اطلاعات لازم در مورد وضعیت کشور ، در دسترس بودن ، جابجایی اسناد کاغذی.
• به دست آوردن فرمها و ژورنالهای استاندارد لازم و همچنین گزارشهای آماری از گردش کار سازمان.

علاوه بر این ، ماژول "Office" به شما امکان می دهد تا مبادلات بین سازمان های مختلف را سازماندهی کنید. با چنین مبادله ای امکان استفاده وجود دارد امضای الکترونیک (ES) و سازوکارهای ویژه سیستم به شما امکان می دهد تحویل اسناد را کنترل کنید. اصول مبادله براساس استاندارد مبادله صنعت است اسناد الکترونیکی "تعامل سیستمهای اتوماسیون پشتیبانی اسناد مدیریت "مورد تأیید اتحادیه مدیران اسناد است.

حفظ نام پرونده ها و مجلات ثبت نام

سیستم شماره گذاری انعطاف پذیر به شما امکان می دهد در متن زمینه ای را به یک سند اختصاص دهید ژورنال الکترونیکی ثبت. برای هر مجله ، روش دلخواه شماره گذاری خودکار اسناد در ژورنال تعیین شده است. این شماره می تواند شامل یک کد دپارتمان ، یک کد مجله ، و همچنین سایر جزئیات مورد نیاز باشد.

هنگام تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی برای هر پرونده نامگذاری ، می توانید جلد پرونده و همچنین موجودی اسناد پرونده را چاپ کنید ، که به طور قابل توجهی زمان آماده سازی اسناد را برای ذخیره بایگانی کاهش می دهد.

ثبت اسناد

برای ثبت اسناد در ماژول "Office" از کارت های ثبت نام و کنترل (RCC) استفاده می شود که شامل کلیه داده های اصلی (خبرنگار ، واحد سازمانی ، نماینده سازمان ، تاریخ ثبت ، شماره ثبت ، موضوع و غیره است). خلاصه سند ، روش تحویل و غیره) ، و همچنین اطلاعات لازم در مورد وضعیت هر سند کاغذی سازمان (محل ، وضعیت اجرا ، و غیره). برای اسناد خروجی ، می توانید لیست پستی را توسط سازمان مشخص کنید.

این سیستم توانایی ثبت اسناد را از هر دو سازمان و شهروندان پیاده سازی می کند.

برای سازمانهایی که از ثبت نام غیر متمرکز اسناد استفاده می کنند ، این سیستم از مکانهای ثبت نام - محل کار دبیران و کارمندان دفاتر استفاده می کند. هر مکان ثبت نام توسط یک یا چند بخش قابل ارائه است. توسط مکان های ثبت نام ، امکان تفکیک حقوق دسترسی به داده ها وجود دارد.

هنگامی که یک سند بین بخش ها منتقل می شود ، در هر مکان از ثبت نام ، RKK خود را می توان شروع کرد. بنابراین ، زنجیره ای از RKK ظاهر می شود ، که در امتداد آن می توان حرکت یک سند کاغذی را نه تنها بین کارمندان در یک بخش ، بلکه همچنین بین بخش ها ردیابی کرد. علاوه بر این ، از طریق RKK ، رابطه بین اسناد ثبت شده سیستم بین خود انجام می شود ، مانند: "در پاسخ به" ، "در اعدام" و غیره

روش ثبت نام ساده است و شامل پر کردن قسمتهای مورد نیاز RKK است ، در حالی که شماره ثبت به طور خودکار اختصاص می یابد.

هنگام ثبت نام مستقیم از RKK ، می توان یک سند اسکن شده (الکترونیکی) را با اتصال خودکار آن به RKK در ماژول "مدیریت اسناد الکترونیکی" وارد کرد. برای ورود سریع حجم زیادی از اسناد ، از خدمات ورودی سیستم استفاده می شود که ورود جریان اسناد را به ماژول فراهم می کند. در آینده ، به لطف فناوری شناسایی سریع تعبیه شده در سیستم ، RKK مانند سند الکترونیکی وارد شده به راحتی توسط بارکد موجود در آنالوگ کاغذی سند پیدا می شود.

طبق داده های RKK ، سیاهههای مربوط به اسناد ورودی و خروجی چاپ می شوند. برای اسناد خروجی ، می توانید به طور خودکار برچسب پاکت نامه را تولید و چاپ کنید.

جابجایی و اجرای اسناد

پس از ثبت نام ، سند ورودی مراحل بررسی ، تصویب قطعنامه ، تنظیم برای کنترل و اجرای سند را طی می کند. در این حالت ، کارهای بعدی مجریان با یک سند می تواند به طور کامل در انجام شود در قالب الکترونیکی... این به طور قابل توجهی زمان مورد نیاز برای مجریان را کاهش می دهد و از اتلاف تصادف اصلی جلوگیری می کند.

بسته به سبک کار مدیر ، سند توسط وی یا به صورت کاغذی یا به صورت الکترونیکی بررسی می شود.

براساس مصوبه صادر شده توسط رئیس ، می توان با تعیین مجری ، تعیین تکلیف و مهلت تعیین شده ، سند را کنترل کرد. برای مجریانی که با ماژول "مدیریت فرآیند تجارت" کار می کنند ، منشی یا مدیر خود می تواند به سرعت وظیفه خود را مستقیماً از ALAC ایجاد کند. کار با وظایف به شما امکان می دهد تا از قابلیت های سیستم برای کنترل اجرای دستورات بیشترین بهره را ببرید ، مانند: ضبط مکاتبات کامل در مورد اجرای دستورات. توانایی ارسال برای تجدید نظر پیکربندی انعطاف پذیر مسیریابی و غیره

متعاقباً ، با توجه به وظایف مربوط به RKK ، می توانید به سرعت تاریخچه کار روی سند ، روش تأیید و توجیه تصمیم را دوباره بسازید.

اگر از ماژول "Office" به طور مستقل استفاده شود ، کلیه دستورالعمل های صادر شده به مجریان توسط منشی در سند RKK وارد می شوند و پس از آن بر اجرای به موقع آنها نظارت می شود. همزمان می توان سفارشات را برای کاربران غیر خودکار چاپ کرد.

هنگام کار با اسناد الکترونیکی ، تمام حرکات اسناد از طریق وظایف انجام می شود ، در حالی که محل سند کاغذ در هر زمان در یک زبانه مخصوص RKK ثبت می شود. با این کار می توانید یک سند اصلی کاغذی را از طریق RKK به سرعت پیدا کنید. کار با اسناد خروجی و داخلی براساس همین اصول است.

تبادل اسناد الکترونیکی بین سیستم ها

با استفاده از این سیستم می توانید مبادله اسناد الکترونیکی رسمی و قانونی قابل توجهی را بین سازمان ها ترتیب دهید. مبادله اسناد براساس استفاده از استاندارد صنعت برای مبادله اسناد الکترونیکی "تعامل سیستم های اتوماسیون برای پشتیبانی مدیریت اسناد" ، مورد تأیید اصناف مدیران اسناد است.

تبادل اسناد می تواند هر دو بین انجام شود واحدهای ساختاری یک شرکت (هلدینگ) و بین سازمانهای شریک مستقل. در عین حال ، طرفین مبادله ممکن است از سیستم های مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کنند یا به هیچ وجه با چنین سیستم هایی کار نکنند.

اگر مبادله بین بخشهای یک شرکت (هلدینگ) انجام شود ، پس کار با اسناد در ماژولهای "مدیریت اسناد الکترونیکی" ، "مدیریت فرآیند تجارت" و "دفتر" صورت می گیرد. اگر مبادله بین سازمان های شخص ثالث انجام شود ، سند الکترونیکی از سیستم به پرونده ای با فرمت ESD صادر می شود. طرف دوم می تواند سند ESD را به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خود وارد کند (به شرطی که این قالب توسط این سیستم پشتیبانی شود ؛ قالب ESD باز باشد) ، یا از برنامه رایگان DIRECTUM OverDoc برای کار با سند ESD استفاده کند. DIRECTUM OverDoc به شما امکان می دهد یک سند ، مشخصات آن و کلیه امضاهای الکترونیکی که سند با آنها امضا شده است ، از جمله رمز اعتبار را مشاهده کنید.

جستجو و تجزیه و تحلیل اطلاعات

از لحظه ثبت هر سندی در سیستم ، می توانید هم کارت ثبت آن را به همراه اطلاعاتی درباره مکان و روند اجرای سند و هم خود سند الکترونیکی پیدا کنید.

سیستم جستجو می کند شماره های ثبت نام، خبرنگار ، نویسنده قطعنامه ، و همچنین برای تمام جزئیات RKK و ترکیب دلخواه آنها.

علاوه بر این ، این سیستم گزارش های تخصصی را ارائه می دهد که بهره وری کار کاربران را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد: اسناد در دست بررسی ، سفارشات معوقه ، اسناد برگشتی و غیره

ماژول وب "Office"

ماژول وب "Office" برای اتوماسیون کار با اسناد رسمی کاغذی ، به عنوان مثال ، با اسناد اداری ، نامه های ورودی و خروجی ، سفارشات ، گزارش ها و یادداشت ها طراحی شده است. پردازش اسناد کاغذی را تسهیل می کند.

پردازش اسناد کاغذی مطابق با الزامات م Educationalسسه آموزشی دولتی آموزش و پرورش انجام می شود ، که تکنولوژی سنتی کار اداری روسیه بر اساس آن است.

ماژول وب "Office" برای حل مشکلات است:

• ثبت نام یکپارچه کلیه مکاتبات ورودی و خروجی ، و همچنین اسناد داخلی ، با استفاده از کارت های ثبت نام و کنترل ؛
• کنترل بر اجرای به موقع دستورات ، مصوبات و دستورالعمل های مدیریت ؛
• جستجوی سریع اطلاعات لازم در مورد کشور ، در دسترس بودن ، جابجایی اسناد کاغذی ؛
• به دست آوردن فرم ها و مجلات استاندارد استاندارد و همچنین گزارش های آماری از روند کار سازمان.

اساس ماژول وب "Office" از کتابهای مرجع "کارتهای ثبت نام و کنترل" ، "دستورالعملهای RKK" ، "نام پرونده ها" تشکیل شده است.

مزایای ادغام ماژول "لوازم التحریر" با سایر ماژول های سیستم

بنابراین ، به لطف تعامل ماژول های "مدیریت اسناد الکترونیکی" ، "مدیریت فرآیند تجارت" و "دفتر" در داخل سیستم یکپارچه افزایش کارایی سازمان با رعایت کامل سنتهای داخلی و استانداردهای کار اداری تضمین می شود. تمام مکانیزم های ارائه شده توسط هر ماژول می توانند در ترکیبات مختلف مراحل "کاغذی" و "الکترونیکی" کار با اسناد استفاده شوند. در همان زمان ، کار اداری سنتی "کاغذی" به طور هماهنگ در جریان اسناد الکترونیکی سازمانی با پیوندهای افقی توسعه یافته قرار می گیرد.