ورودی های فرآیند، عناصری هستند که در طول اجرای اقدامات، دستخوش تغییراتی می شوند. به عنوان ورودی، رویکرد فرآیندی مواد، تجهیزات، اسناد، اطلاعات مختلف، پرسنل، امور مالی و غیره را در نظر می گیرد.

خروجی های یک فرآیند، نتایج مورد انتظاری هستند که برای آن اقدامات انجام می شود. خروجی می تواند هم محصول مادی و هم انواع خدمات یا اطلاعات باشد.

منابع عناصر مورد نیاز برای یک فرآیند هستند. برخلاف ورودی ها، منابع در یک فرآیند تغییر نمی کنند. رویکرد فرآیندی منابعی مانند تجهیزات، اسناد، امور مالی، پرسنل، زیرساخت ها، محیط زیست و غیره را تعریف می کند.

مالک فرآیند- رویکرد فرآیندی این مفهوم را یکی از مهمترین آنها معرفی می کند. هر فرآیند باید صاحب خود را داشته باشد. مالک شخصی است که مقدار لازم منابع را در اختیار دارد و مسئولیت نتیجه نهایی (خروجی) فرآیند را بر عهده دارد.

هر فرآیند باید داشته باشد تامین کنندگان و مصرف کنندگان. تامین کنندگان ورودی های فرآیند را ارائه می کنند، در حالی که مصرف کنندگان علاقه مند به دریافت خروجی هستند. یک فرآیند می تواند هم تامین کنندگان و هم مصرف کنندگان خارجی و داخلی داشته باشد. اگر فرآیند هیچ تامین کننده ای نداشته باشد، فرآیند اجرا نخواهد شد. اگر فرآیندی مصرف کننده نداشته باشد، این فرآیند مورد تقاضا نیست.

شاخص های فرآیندلازم برای به دست آوردن اطلاعات در مورد کار خود و اتخاذ مربوطه تصمیمات مدیریتی. شاخص های فرآیند مجموعه ای از پارامترهای کمی یا کیفی هستند که خود فرآیند و نتیجه آن (خروجی) را مشخص می کنند.

مزایای رویکرد فرآیندی

با توجه به اینکه رویکرد فرآیندی پیوندهای افقی را در کار سازمان ایجاد می کند، به شما این امکان را می دهد که در مقایسه با رویکرد عملکردی از مزایای زیادی برخوردار شوید.

مزایای اصلی رویکرد فرآیند عبارتند از:

• هماهنگی اقدامات بخش های مختلف در فرآیند؛
• جهت گیری به نتیجه فرآیند؛
• بهبود اثربخشی و کارایی سازمان؛
• شفافیت اقدامات برای رسیدن به نتیجه؛
• افزایش قابلیت پیش بینی نتایج؛
• شناسایی فرصت ها برای بهبود هدفمند فرآیند؛
• حذف موانع بین تقسیمات عملکردی؛
• کاهش تعاملات عمودی غیر ضروری؛
• حذف فرآیندهای بی ادعا؛
• کاهش زمان و هزینه های مواد.

بهبود فعالیت ها بر اساس رویکرد فرآیندی

رویکرد فرآیندیزیربنای چندین مفهوم محبوب و کاملاً مؤثر برای بهبود کار سازمان ها است. تا به امروز، چهار حوزه وجود دارد که از رویکرد فرآیندی به عنوان رویکرد اصلی برای بهبود عملکرد استفاده می‌کنند.

این مناطق عبارتند از:

مدیریت کیفیت جامع(TQM). این مفهومی است که بهبود مستمر کیفیت محصولات، فرآیندها و سیستم های مدیریتی سازمان را فراهم می کند. اساس کار سازمان رضایت مشتری است.

رویکرد فرآیندی

ماهیت رویکرد فرآیندی این است که هر کارمند با مشارکت مستقیم در فرآیندهای تجاری خاص، فعالیت حیاتی را تضمین می کند. وظایف، حوزه های مسئولیت، معیارهای موفقیت برای هر کارمند تنها در چارچوب یک کار یا فرآیند خاص، فرموله شده و معنا می یابد. ارتباط افقی بین واحدهای سازه ای بسیار قوی تر است. رابطه عمودی "رئیس - زیردست" کمی ضعیف شده است. احساس مسئولیت کارمند از نظر کیفی در حال تغییر است: او نه تنها مسئول وظایفی است که رئیس به او محول کرده است، بلکه مسئولیت کل فرآیند کسب و کار را نیز بر عهده دارد. کارکردها و نتیجه فعالیت واحدهای ساختاری موازی برای او مهم است. مسئولیت در قبال نتیجه فرآیند کسب و کار به عنوان یک کل، او را به سمت مسئولیت در قبال همکارانش سوق می دهد، همان شرکت کنندگان در فرآیند کسب و کار مانند خودش.

هنگام ساختن یک سیستم مدیریت فرآیندمحور، تأکید اصلی بر توسعه مکانیسم‌های تعامل درون فرآیند است، هم بین واحدهای ساختاری درون شرکت و هم با محیط خارجی، به عنوان مثال. با مشتریان، تامین کنندگان و شرکا. این رویکرد فرآیندی است که امکان در نظر گرفتن جنبه های مهم تجارت مانند تمرکز بر محصول نهایی، علاقه هر پیمانکار در بهبود کیفیت محصول نهایی و در نتیجه، علاقه به محصول نهایی را ممکن می سازد. عملکرد کارشان رویکرد فرآیندی به مدیریت، ساختار سازمانی مدیریت سازمان را با انتساب ذاتی وظایف به واحدهای فردی نادیده می گیرد. با رویکرد فرآیندی، سازمان توسط مدیران و کارکنان به عنوان فعالیتی متشکل از فرآیندهای تجاری با هدف کسب نتیجه نهایی درک می شود. سازمان به عنوان تلقی می شود شبکه فرآیند کسب و کار، که مجموعه ای از فرآیندهای تجاری مرتبط و متقابل است که شامل کلیه وظایفی است که در بخش های سازمان انجام می شود. در حالی که ساختار عملکردی یک کسب و کار با تعیین آنچه باید انجام شود، قابلیت های یک شرکت را تعریف می کند، ساختار فرآیند (در سیستم عامل یک کسب و کار) شرح می دهد. تکنولوژی خاصتحقق اهداف و مقاصد تعیین شده، پاسخ به این سوال که چگونه باید انجام شود.

رویکرد فرآیند مبتنی بر اصول زیر است:

1. فعالیت شرکت به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای تجاری در نظر گرفته می شود.

2. اجرای فرآیندهای تجاری منوط به مقررات اجباری یا شرح رسمی است.

3. هر فرآیند کسب و کار یک مشتری داخلی یا خارجی و یک مالک (فرد مسئول نتیجه فرآیند کسب و کار) دارد.

4. هر فرآیند تجاری مشخص می شود شاخص های کلیدیتوصیف اجرا، نتیجه یا تأثیر آن بر نتیجه فعالیت های سازمانیبطور کلی.

اصول رویکرد فرآیند به مدیریت، قوانین اساسی را تعریف می کند که توسط آنها می توان عملکرد مؤثر یک تجارت را با هدف نتیجه نهایی سازماندهی کرد.

اصل اول چشم انداز فعالیت های شرکت را به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای تجاری تعریف می کند. اوست که فرهنگ جدید ادراک سازمان را در رویکرد فرآیندی تعیین می کند.

اصل دوم رویکرد فرآیندی که مستلزم تنظیم اجباری فرآیندهای تجاری است، بر این اساس استوار است که آئین نامه - این سندی است که توالی عملیات، مسئولیت، روش تعامل مجریان، روش تصمیم گیری برای بهبود فرآیند کسب و کار را توصیف می کند.

شناسایی یک فرآیند تجاری همیشه با شناسایی همراه است مشتری یا مصرف کننده نتیجه فرآیندی که برای او ارزش خاصی دارد. علاوه بر مشتری، هر فرآیند کسب و کار دارد مالک - مقامی که منابع لازم را در اختیار داشته باشد، روند فرآیند کسب و کار را مدیریت می کند و مسئولیت نتایج و اثربخشی فرآیند تجاری را بر عهده دارد. صاحب یک فرآیند تجاری یک مقام رسمی، یک رهبر رسمی است، بنابراین دارای اختیارات لازم، منابع مورد نیاز برای اجرای فرآیند، مدیریت روند فرآیند کسب و کار و مسئولیت نتیجه آن است. این مزایا ضامن عملکرد بالای سازمانی است که مدیریت آن ماهیت فرآیندمحور دارد.

مدیریت فرآیند گرا به شما امکان می دهد تا به طور کیفی فعالیت های سازمان را در سطوح عملیاتی، بین عملکردی و بین سازمانی ادغام آن تغییر دهید. یکپارچگی کارکردی دیگر منبعی برای حل و فصل تعارضات بین عملکردی نیست. سطح عملیاتی یکپارچگی چشم اندازی جدید از طریق شبکه فرآیندهای تجاری سازمان دریافت می کند و اجازه می دهد:

الف) به طور مؤثرتر اختیارات و مسئولیت های پرسنل را مشخص کند.

ب) توسعه یابد سیستم موثرتفویض اختیار؛

ج) از استانداردسازی الزامات برای اجراکنندگان اطمینان حاصل کند.

د) خطر وابستگی به یک پیمانکار را به حداقل برسانید.

ه) کاهش حجم کار مدیران.

ه) کاهش هزینه ها؛

ز) بهبود کارایی مدیریت پرسنل.

ح) شناسایی منابع برای کاهش هزینه ها و زمان برای اجرای فرآیندهای تجاری.

ط) زمان اتخاذ تصمیمات مدیریتی را کاهش دهید.

در نتیجه مدیریت پذیری سازمان افزایش می یابد، تأثیر عامل انسانی و هزینه محصولات و خدمات کاهش می یابد. همه اینها منجر به تغییر در کیفیت خود سازمان و تشکیل یک سازمان فرآیند محور می شود. , که در آن کل تیم مشارکتی آگاهانه در فرآیند مستمر فعالیت مرتبط با نتیجه نهایی تولید محصولات یا ارائه خدمات است.

توسعه رویکرد فرآیندی به مدیریت با استقبال گسترده‌ای مواجه شده است، در واقع تمامی سازمان‌های پیشرو در جهان دارای شخصیت سازمان‌های فرآیندگرا هستند.

بر اساس درک اینکه چه فرآیندهای تجاری در یک سازمان انجام می شود، می توان یک ساختار سازمانی موثر برای مدیریت آنها ایجاد کرد. اگر ساختار سازمانی به طور سنتی توسعه یافته باشد، سیستم عامل کسب و کار می تواند به تحلیل کیفیت آن کمک کند.

بنابراین، فقدان رویکرد فرآیندی در مدیریت منجر به نتایج خود به خودی می شود که نمی توان به آنها تکیه کرد و نمی توان آنها را تحلیل کرد، زیرا بازتولید آنها دشوار است. این رویکرد فرآیندی است که به شما امکان می دهد درک کنید که محصول نهایی فعالیت شرکت نتیجه کار مشترک همه کارکنان آن بدون استثنا است، علاوه بر این، به شما امکان می دهد شکاف ها را در رابط فرآیندها از بین ببرید و بازیابی کنید. ارتباط بین آنها رویکرد فرآیندی سیستم مدیریت موجود در شرکت را رد نمی کند، بلکه راه هایی را برای بهبود آن و اصلاح کیفی آن تعیین می کند.

روی میز. 2 مزایا و معایب رویکرد فرآیندی برای مدیریت سازمانی را تشریح می کند.

جدول 2 - تجزیه و تحلیل مزایا و معایب رویکرد فرآیندی به مدیریت سازمانی

البته افزایش کارایی تنها با رسمی کردن فرآیندهای کسب و کار غیرممکن است و رویکرد فرآیندی نوشدارویی برای همه آسیب های سازمانی نیست. این امکان تشخیص مشکلات کل شرکت و تعامل بخش های مختلف آن در انجام یک کار مشترک را فراهم می کند. استریلیگوا A.N. مدیریت عملیاتی (تولید): آموزش/ A.N. Sterligova، A.V. Fel. - M.: INFRA-M، 2009. - S.32-35.

با این حال متضاد فرآیند و رویکرد عملکردیاساسا اشتباه است توابع و همچنین فرآیندها مفاهیمی معادل هستند فعالیت های مدیریتی، و نمی توانند جدا از یکدیگر وجود داشته باشند. در عین حال، نتیجه هر دو رویکرد عملکردی و فرآیندی، طراحی در یک زمان است ساختار سازمانی(یعنی مناطق عملکردی) و ترتیب تعامل در چارچوب آن (یعنی فرآیندها). تفاوت فقط در نقاط شروع طراحی است: آیا توزیع شود مسئولیت های عملکردیبر اساس فرآیندها یا فرآیندهای طراحی برای تعامل بین مناطق عملکردی.

روی میز. 3 تحلیل مقایسه ای دو رویکرد مدیریت را نشان می دهد. مزایای رویکرد فرآیندی نسبت به رویکرد عملکردی شرح داده شده در جدول به ما این امکان را می دهد که به این نتیجه برسیم که در یک بازار به طور پویا در حال توسعه، از نقطه نظر رقابت پذیری، مدیریت فرآیندمحور یک سازمان موثرتر به نظر می رسد.

جدول 3 - تحلیل مقایسه ای رویکردهای عملکردی و فرآیندی مدیریت

در عین حال، تضاد بین رویکردهای عملکردی و فرآیندی در مدیریت موجه نیست. نتیجه هر دو رویکرد، طراحی همزمان ساختار سازمانی (حوزه های عملکردی) و ترتیب تعاملات درون این ساختار (فرایندها) است. این رویکردها تا حدی باید به صورت موازی اعمال شوند. موضوع کنترل باید باشد یک سیستمفرآیندهای تجاری مرتبط با یکدیگر که برای مشتری ارزش ایجاد می کنند و حوزه های عملکردی که عملکردهای مشابه را در فرآیندهای مختلف تجاری ترکیب می کنند. این دو رویکرد شباهت قابل توجهی در مفروضات اساسی خود دارند: هر دو رویکرد یک مجموعه اولیه از فرآیندها / عملکردهای معمولی را فرض می کنند، که جزئیات بیشتر و مرتبط با یک شرکت خاص است. رویکرد عملکردی به سؤال "چه باید کرد؟" پاسخ می دهد، فرآیند یک "چگونه انجامش دهیم؟". بین این دو رویکرد نباید تضادی وجود داشته باشد - آنها نه تنها مکمل یکدیگر هستند، بلکه تا حدی باید به طور موازی اعمال شوند.

با جمع بندی موارد فوق، می توان نتیجه گرفت که یک سیستم کنترل فرآیند گرا، همراه با مزایای یک سیستم عملکرد گرا، دارای تعدادی مزیت است که دومی دارای معایب آشکاری است. نیاز به اعمال مدیریت فرآیند محور در سال های گذشتهبه وضوح توسط جامعه روسیه درک می شود. مدیریت فرآیند گرا اجازه می دهد تا تحولات سریعتر و با خطاهای کمتری انجام شود، زیرا با این رویکرد ساده تر است (در مقایسه با رویکرد عملکردی) تعیین اینکه دقیقاً چه چیزی باید تغییر کند و در کدام بخش ها تغییر کند. بسیاری از شرکت های داخلی در حال حاضر شروع به کار بر روی بهبود فرآیندهای تجاری خود در چارچوب مفهوم مدیریت فرآیند محور کرده اند که کارایی کار را افزایش می دهد. بدون افزایش کارکنان، کاهش زمان خدمات به مشتریان، کاهش هزینه ها. با این حال، باید به خاطر داشت که یک سیستم مدیریت فرآیند گرا مناسب است و برای چنین سازمان هایی که در یک بازار پویا و فعال در حال توسعه با رقابت سالم وجود دارند، منافع ملموسی را به همراه خواهد داشت. توصیه می شود چنین مدل مدیریتی را در سازمان هایی که به عنوان مثال با عملیات انبوه مشخص می شوند، پیاده سازی کنید اشخاص حقیقی، یک جریان بزرگ از همان نوع عملیات. برای سازمان هایی که هر قرارداد یا تراکنش فردی است و فرآیندهای کسب و کار دائماً برای هر سفارش خاص در حال تغییر است، مدیریت فرآیندمحور نه تنها سودی به همراه نخواهد داشت، بلکه گردش کار را به میزان قابل توجهی پیچیده می کند.

با توجه به مطالب گفته شده، می توان نتیجه گرفت که ساخت سیستم های فرآیند گرا به سازمان این امکان را می دهد که ارتباط بین جنبه های فردی فعالیت را بهتر درک کند و کارایی آن را افزایش دهد.

رویکرد فرآیندی مهمترین نشانه مدیریت کامل است.

فرآیند مجموعه ای از فعالیت های مرتبط و متقابل است که ورودی ها را به خروجی تبدیل می کند (ISO 9000 2000). خروجی فرآیند (محصول) برای مصرف کننده ارزش دارد. وقتی از رویکرد فرآیندی صحبت می‌شود، اولاً به این معناست که مدیریت فرآیند و هر یک از کارهای موجود در آن (فعالیت، فرآیند فرعی، فرآیند سطوح یا عملکرد دوم یا بعدی) با استفاده از تکنیک‌های روش‌شناختی خاص صورت می‌گیرد. که به خوبی توسعه یافته اند و امکان حذف بسیاری از خطاها را فراهم می کنند.

ایجاد یک سیستم مدیریت فرآیند مستلزم ایجاد یک سیستم برنامه ریزی شاخص فرآیند از بالا به پایین و یک سیستم گزارش مدیریت از پایین به بالا است. این سیستم ها را فقط می توان از بالا به پایین ساخت و با برنامه های مدیریت ارشد سازمان شروع کرد.

مشکل آگاهی مدیران سطوح متوسط ​​و پایین نسبت به برنامه های مدیریت ارشد و صاحبان مشاغل یکی از اولین نقاط اهمیت است. صاحب فرآیند، با کمبود اطلاعات در مورد برنامه های مدیریت ارشد، سعی خواهد کرد چنین برنامه هایی را ایجاد کند که شناخته شده است که قادر به انجام آن است.

مفهوم رویکرد فرآیندی به مدیریت مبتنی بر موارد زیر است:

اصول سیستم سازی مدیریت کیفیت، پیشنهاد شده در سری MS ISO 9000، نسخه 2000;

چرخه P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action) که اغلب به عنوان چرخه دمینگ شناخته می شود.

اصول BSC (Balance ScoreCard) که توسط نورتون و کاپلان توسعه یافته است.

اصول مدیریت پروژه از آنجایی که هرگونه تغییر در سازمان ها از جمله معرفی رویکرد فرآیندی به صورت پروژه ای انجام می شود.

بهترین تجربه جهانی در زمینه سیستم های مدیریت ساختمان و بهبود فعالیت سازمان ها.

رویکرد فرآیندی برای مدیریت یک سازمان مبتنی بر تخصیص فرآیندهای تجاری در سازمان و مدیریت این فرآیندهای تجاری است.

برای سادگی ارائه، عبارت «فرایند تجاری» با عبارت «فرایند» جایگزین می شود. علاوه بر این، اصول اساسی مدیریت به نوع، مشخصات و زمینه فعالیت شرکت بستگی ندارد، بنابراین، در آینده از اصطلاح "سازمان" برای اشاره به شرکتی که یک سیستم مدیریت فرآیند را ایجاد می کند، استفاده خواهد شد. این اصطلاح به همان اندازه برای بنگاه صنعتی، شرکت مدیریت، مشاور یا دفتر حقوقی، ساختار تجاری یا دولتی.

برای همه انواع سازمان ها، ضروری ترین وظیفه ایجاد یک سیستم مدیریت موثر است که دستیابی به اهداف سازمان و دستیابی به موفقیت در محیط بیرونی را تضمین کند.

ساختن هر سیستم کنترلی تنها بر اساس اشیاء منحصر به فرد تعریف شده که از آن تشکیل خواهد شد امکان پذیر است. مهم ترین اشیاء در هر سیستم مدیریتی عبارتند از "موضوع مدیریت" - آنچه در حال کنترل است، و "موضوع مدیریت" - کسی که مدیریت می کند. بر این اساس، برای یک سیستم مدیریت فرآیند، این اشیاء با عبارات «فرآیند» و «مالک فرآیند» تعریف می‌شوند.

فرآیند مجموعه ای پایدار و هدفمند از فعالیت های مرتبط با یکدیگر است که با استفاده از یک فناوری خاص، ورودی ها را به خروجی هایی تبدیل می کند که برای مصرف کننده ارزش دارند.

این تعریف بر اساس تعریف MS ISO 9000:2000 است و کاملاً کلی است.

سه گروه اصلی از فرآیندها وجود دارد:

فرآیندهای انتها به انتها (متقابل کارکردی) که از چندین بخش سازمان یا از کل سازمان عبور می کنند و از مرزهای بخش های عملکردی عبور می کنند.

فرآیندهای (درون عملکردی) و فرعی واحدهایی که فعالیت آنها محدود به چارچوب یک واحد عملکردی سازمان است.

عملیات (عملکردها) از پایین ترین سطح تجزیه فعالیت های سازمان، به عنوان یک قاعده، توسط یک نفر انجام می شود.

اصطلاح «فرایند فرعی» زمانی به کار می رود که لازم باشد فرآیند را با جزئیات بیشتری به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای فرعی تشکیل دهنده آن در نظر بگیریم.

از آنجایی که فرآیندها یا فرآیندهای فرعی ذاتا کنش هستند، برای تعیین این اقدامات لازم است که نام فرآیندها، فرآیندهای فرعی (یا توابع) با یک فعل یا یک اسم لفظی بیان شود، به عنوان مثال، "فرایند تولید"، "فروش" روند".

برای مدیریت فرآیند، تعیین یک مقام مسئول برای اجرای فرآیند و نتیجه آن ضروری است. برای اینکه یک مسئول بتواند فرآیند را مدیریت کند، باید منابع لازم برای انجام فرآیند به او اختصاص داده شود، حقوق و اختیارات تفویض شود. هر فرآیند به خودی خود وجود ندارد، بلکه وظایفی را در سازمان انجام می دهد و توسط مدیریت ارشد سازمان کنترل می شود. از آنجایی که در برخی موارد فرآیند را نه یک کارمند، بلکه توسط یک نهاد مدیریتی جمعی می توان مدیریت کرد، تعریف صاحب فرآیند به شرح زیر خواهد بود.

صاحب فرآیند، یک نهاد مدیریت رسمی یا همگانی است که منابع لازم برای انجام فرآیند را در اختیار دارد و مسئولیت نتیجه فرآیند را بر عهده دارد.

مالک فرآیند فرآیند را مدیریت می کند و بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند است.

ورودی فرآیند کسب و کار محصولی است که در حین اجرای فرآیند به خروجی تبدیل می شود.

یک ورودی همیشه باید ارائه دهنده خود را داشته باشد. ورودی های فرآیند ممکن است شامل: مواد خام، مواد، محصولات نیمه تمام، اسناد، اطلاعات، پرسنل (برای فرآیند کارکنان)، خدمات و غیره باشد.

ورودی های فرآیند:

از خارج وارد فرآیند شوید؛

حجم آنها برای یک یا چند چرخه فرآیند یا انتشار حجم مشخصی از محصول برنامه ریزی شده است.

خروجی (محصول) یک شیء یا خدمات مادی یا اطلاعاتی است که نتیجه فرآیند است و توسط مشتریان خارج از فرآیند مصرف می شود.

خروجی (محصول) یک فرآیند همیشه مصرف کننده دارد. اگر مصرف کننده فرآیند دیگری است، پس این خروجی یک ورودی برای آن است. خروجی (محصول) یک فرآیند نیز می تواند به عنوان منبعی در اجرای یک فرآیند دیگر استفاده شود. خروجی های فرآیند ممکن است شامل: محصولات نهایی، اسناد، اطلاعات، از جمله گزارش ها، پرسنل، خدمات و غیره باشد.

منبع فرآیند کسب و کار یک ماده یا شی اطلاعاتی است که به طور مداوم برای اجرای یک فرآیند استفاده می شود، اما ورودی به فرآیند نیست.

منابع فرآیند ممکن است شامل: اطلاعات، پرسنل، تجهیزات، نرم افزار، زیرساخت، محیط زیست، حمل و نقل، ارتباطات و غیره باشد.

منابع فرآیند:

تحت کنترل مالک فرآیند هستند.

حجم آنها برنامه ریزی شده است تعداد زیادی ازچرخه یا دوره طولانی عملیات فرآیند.

تقسیم اشیاء لازم برای اجرای فرآیند به "ورودی ها" و "منابع" نسبتاً دلخواه است. مهمتر از آن برای اجرای فرآیند، تعریف دقیق آنچه باید در اختیار صاحب فرآیند باشد تا فرآیند انجام شود و موفقیت آمیز باشد، است.

خروجی ها، ورودی ها و منابع باید با اسم مشخص شوند، زیرا آنها اشیاء مادی هستند.

فرآیند نشان داده شده در شکل 2 دارای ورودی و خروجی است. برای تکمیل فرآیند از منابع (پرسنل، تجهیزات، زیرساخت، محیط و غیره) استفاده می شود. فرآیند توسط مالک فرآیند کنترل می شود. تمام منابع لازم برای اجرای فرآیند در اختیار آن است.

برنج. 2. نمودار فرآیند ساده شده

به منظور مدیریت فرآیند، صاحب فرآیند باید اطلاعاتی در مورد پیشرفت فرآیند و اطلاعاتی از مصرف کننده (مشتری) فرآیند دریافت کند. بنابراین، یکی از اجزای تشکیل دهنده مدیریت فرآیند، سیستم جریان اطلاعات به صاحب فرآیند است. بر این اساس، مدیریت ارشد باید گزارش‌های منظمی از پیشرفت فرآیند دریافت کند.

برای اینکه فرآیندها کار کنند، مدیریت ارشد باید هدف فرآیند را تعیین کند، اهدافی را برای صاحب فرآیند تعیین کند و ارزش های برنامه ریزی شده را برای اثربخشی و کارایی فرآیند تأیید کند. صاحب فرآیند نیز به نوبه خود تصمیمات مدیریتی را بر اساس اطلاعات دریافتی و برنامه های تعیین شده اتخاذ می کند.

واقعیت های مدرن، تطبیق دستگاه مدیریت را با محیطی در حال توسعه پویا با رقابت شدید ضروری می سازد. نظرات متخصصان در این زمینه متفاوت است. برخی اهمیت روش‌های سازمانی و اقتصادی را کاملاً انکار می‌کنند، برخی دیگر پیشنهاد می‌کنند که یک فرد مسئول برای هر عملکرد مدیریتی تعیین شود.

تجربه عملی نشان می دهد که تنها استفاده از رویکرد عملکردی منجر به کاهش اثربخشی مدیریت می شود. ماهیت سایر روش های مدیریت چیست؟ رویکرد فرآیندی بر چه چیزی متمرکز است و چه مزایایی دارد؟

4 رویکرد به مدیریت

که در مدیریت مدرنچهار نوع وجود دارد که به شما امکان می دهد نگاهی متفاوت به فرآیند سازمان و مدیریت داشته باشید. این یک رویکرد کمی، فرآیندی، سیستمی، موقعیتی است که در قرن بیستم به وجود آمد.

رویکرد فرآیندی در مدیریت

رویکرد فرآیند مدرن مبتنی بر رویکرد سیستماتیک به مدیریت است و هر سازمانی را به عنوان یک ارگانیسم واحد در نظر می گیرد. در هر شرکت، فرآیندهای کسب و کار متنوعی انجام می شود که منابع را در ورودی می گیرند و یک محصول یا محصول نیمه تمام را در خروجی ارائه می دهند. کل چرخه در انتشار کالاها، خدمات نهایی بسته شده است.

این رویکرد شامل چنین سازماندهی کار است که مبتنی بر تقسیم کلیه فعالیتهای سازمانی به فرآیندهای تجاری و دستگاه مدیریت به بلوک است. کل سیستم را می توان به عنوان یک طرح، یک زنجیره با پیوندهای جداگانه - عملیات نشان داد. نتیجه نهایی زنجیره تولید محصول است. پیوندهای مسئول یک فرآیند تجاری خاص از واحدهای ساختاری تشکیل می شوند.

مبانی رویکرد فرآیند

به منظور روشن تر شدن موضوع، تمام فرضیه ها را در جدول زیر مرتب کرده ایم.

مشکلات در اجرای رویکرد فرآیندی

در تئوری، رویکرد فرآیند ساده و منطقی به نظر می رسد، اما اجرای آن در فعالیت های شرکت در عمل دشوار است. در عین حال، توجه به نمونه های واقعی، نتیجه عملی سایر سازمان ها، نظر مشاوران حرفه ای قابل توجه است. برای هر سازمانی، اجرای یک تئوری آزمایش نشده منجر به هزینه های مالی و هزینه های دیگر می شود.

استفاده از رویکرد فرآیند در عمل با تعدادی از مشکلات همراه است:

• مدیریت یک رویکرد فرآیندی را در مدیریت تنها در سطح رسمی معرفی می کند.
• سیستم ایجاد شده با وضعیت واقعی امور در سازمان مطابقت ندارد.
• تلاش برای معرفی رویکردی در سطح غیر رسمی؛
• مدیران این رویکرد را به عنوان یک ایدئولوژی سازمانی جدید درک نمی کنند.
• مدیریت به نیاز به تنظیم فرآیندها فکر نمی کند یا نمی داند چگونه آنها را مدیریت کند.
• مدیران برای تغییرات اساسی، به عنوان مثال، تجدید نظر در ساختار شرکت آماده نیستند.
• فقدان شایستگی، انگیزه، فداکاری، پشتکار در بهینه سازی فرآیندها.

رویکرد فرآیندی در سازمان و سیستم مدیریت کیفیت

یکی از الزامات اصلی ISO 9001:2000 اجرای رویکرد فرآیندی است. طبق استاندارد، شناسایی فرآیندها و سازماندهی مدیریت آنها ضروری است، اما سیستم خاصی از اقدامات ارائه نشده است.

بسیاری از مدیران با شروع کار بر روی ایجاد یک QMS، اجرای آن را غیررسمی می دانند. در عین حال، آنها تأکید می‌کنند که تغییرات مورد انتظار برای بهبودی که در طول اجرا به وجود می‌آیند چقدر قابل توجه است و نه خود گواهی QMS. در عمل، اجرای پروژه مشکلاتی را ایجاد می کند. آنها مدیریت سازمان را می ترسانند که تصمیم می گیرد خود را به رعایت الزامات رسمی ISO محدود کند.

بنابراین، QMS در سطح رسمی باقی می ماند. در نتیجه، کارکنان ناامید نگرش منفی نسبت به خود سیستم و رویکرد فرآیند دارند.

روش های انتقال به مدیریت فرآیند

همه آنها در جدول ارائه شده است:

شرح و تنظیم فرآیندها چه چیزی را ارائه می دهد؟

افزایش کارایی ارتباط مستقیمی با تنظیم فرآیندها ندارد. ممکن است توضیحات و مقررات در شرکت نباشد. کار همچنان توسط کارکنان طبق قوانین پذیرفته شده انجام می شود، زیرا کارکنان فرآیند تولید را می دانند. چنین سازماندهی کار منجر به از دست دادن مداوم منابع می شود. شرح و تنظیم فرآیندها تعدادی از احتمالات را باز می کند:

1. فعالیت در چارچوب استانداردها، تکرارپذیری فرآیندها فرصت هایی را برای مدیریت ایجاد می کند.
2. شناسایی مشکلات، لحظات سخت، اتلاف منابع در اجرای فرآیندها.
3. توسعه اقدامات برای بهبود فرآیندها.
4. تجربه و دانش از فرآیندهای کاری قابل انتقال به کارکنان جدید، شعب و سایر سازمان ها.
5. اجرای معیار، مقایسه شرکت شما با رقبا برای بهبود فرآیندهای تجاری.
6. حسابرسی داخلی.

مقررات در صورتی مؤثر است که با تجزیه و تحلیل، توسعه و اجرای بهبودها همراه باشد.

ایدئولوژی رویکرد فرآیند

رویکرد فرآیندی و پیاده سازی واقعی و نه رسمی آن در سیستم مدیریت، مشکلات زیادی را ایجاد می کند. مشکل مدیریت فقدان مهارت های رهبری و توانایی مشارکت کارکنان است. تغییر در ایجاد سیستم های جدید ابتدا باید در ذهن کارگران رخ دهد.

اگر این رویکرد به عنوان یک ایدئولوژی تلقی شود، مشارکت کارکنان تسهیل می شود. ابتدا ایده در ذهن مردم نفوذ می کند و سپس به ابزار تبدیل می شود. سپس کارکنان آماده به کارگیری روش ها و برنامه های جدید خواهند بود که برای آن باید تشویق شوند.

نتیجه

در بسیاری از کشورهای جهان، رویکرد فرآیندی به مدیریت به عنوان عامل اصلی موفقیت در تجارت تلقی می شود. تصادفی نیست که اساس استانداردهای مدیریت کیفیت شد. اثربخشی این رویکرد هنوز توسط نمونه‌های واقعی پیاده‌سازی تأیید نشده است شرکت های روسی. نمونه های کمی و همچنین مزایای جدیدی از اجرای استاندارد وجود دارد. دلیل آن این است که بسیاری از سازمان ها اصطلاحات را تغییر دادند: یک بخش فروش وجود داشت، یک فرآیند "فروش" وجود داشت. روسای بخش ها صاحب فرآیند شده اند.

رویکرد فرآیندی در مدیریت، ابزار اصلی در میان ابزارهایی است که مدیریت برای سازماندهی مجدد سیستم مدیریت به کار می‌گیرد.

شرکت ها به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای تجاری که به هم مرتبط هستند و هدف از فعالیت های آن.

که در شرایط مدرنشرکت‌های بیشتر و بیشتری به این نتیجه می‌رسند که می‌توان یک کسب‌وکار را تا حد امکان کارآمد مدیریت کرد، نه به عنوان مجموعه‌ای از عملکردهای فردی، بلکه به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای تجاری، که جوهره فعالیت هستند. این رویکرد به دلیل افزایش رقابت و افزایش پویایی محیط خارجی نسبتاً اخیراً در مدیریت مورد استفاده قرار گرفته است. هدف آن افزایش چابکی کسب و کار، کاهش زمان واکنش به تغییرات بازار، بهبود عملکرد و دستیابی کامل به اهداف است.

رویکرد فرآیندی به مدیریت تنها رویکرد نیست گزینه ممکن، از آنجایی که رویکردهای دیگری وجود دارد - برای مثال موقعیتی یا سیستمی. سیستمیک شرکت-سازمان را به عنوان جامعه ای از عناصر به هم پیوسته در نظر می گیرد که بر دستیابی به اهداف تحت شرایط به طور منظم در حال تغییر متمرکز هستند. رویکرد موقعیتی بیان می کند که استفاده از روش ها و اقدامات خاص همیشه بر اساس موقعیت تعیین می شود.

ویژگی های فرآیند پیاده سازی در شرکت

فرآیند اجرا در شرکت طبق مراحل زیر صورت می گیرد:

شبکه ای از فرآیندهای تجاری کلیدی شناسایی می شود (به شکلی که در ابتدای استفاده از رویکرد هستند).

فرآیندها بر اساس سطح اهمیت رتبه بندی می شوند، یک مدل اولیه ایجاد می شود.

تجزیه و تحلیل تمام فرآیندها و شناسایی "گلوگاه ها" وجود دارد، یعنی مناطق مشکلی که باید با دقت بیشتر مورد بررسی قرار گیرند.

بر اساس یافته‌ها، مدل‌هایی ساخته می‌شوند که مسیر ایده‌آل فرآیند را نشان می‌دهند.

این نوآوری را می توان هم در سرتاسر سازمان و هم در حوزه خاصی از آن معرفی کرد.

رویکرد فرآیندی: اصول اساسی

تلقی از کسب و کار به عنوان یک سیستم:

یک شرکت به هر شکلی به عنوان یک سیستم در نظر گرفته می شود، از جمله توسعه آن.

حل مشکلات محلی سیستم را تغییر نمی دهد، فقط کل مجموعه به عنوان یک کل قابل تغییر است.

درک فعالیت به عنوان یک فرآیند:

هر فعالیتی را می توان بهبود بخشید - این هدفی است که توسط مدیریت فرآیند دنبال می شود.

در هر فعالیتی یک تقسیم بندی بر اساس در دسترس بودن وجود دارد منابع مادی، پرسنل، زمان و غیره.

تدوین استانداردها و معرفی اصل شفافیت مسئولیت:

هر فعالیتی با هدف به دست آوردن نتیجه از طریق تبدیل محصولات ورودی به خروجی انجام می شود.

در هر فرآیند، تامین کننده محصولات ورودی و خروجی باید مشخص شود - این برای تعیین مسئولیت ضروری است. همچنین محصول ورودی و خروجی مصرف کننده خاص خود را دارد که به حداکثر کیفیت آن علاقه مند است.

استانداردسازی و شفافیت مسئولیت:

مسئولیت ایجاد سیستم بر عهده مدیریت ارشد شرکت است.

هر فرآیند صاحب خود را دارد که مسئول کیفیت اجرای آن است.

همه فرآیندها باید استاندارد و شفاف باشند تا بتوان مشکلات را به سرعت پیدا کرد.

رویکرد فرآیند به مدیریت شامل توصیفی از خود کسب و کار به عنوان مجموعه ای از فرآیندها و همچنین سیستمی برای نظارت، بهبود و مدیریت این فرآیندها است. می توان گفت برای اعمال رویکرد فرآیندی، نیاز به توصیف، بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندها می باشد. این کار را می توان با کمک سیستم های خاص به بهترین نحو انجام داد. به ویژه رویکرد فرآیند به مدیریت به بخش هایی کمک می کند که در ابتدا به سطح بالایی از استانداردسازی نیاز است و همه فرآیندها حداکثر برنامه ریزی شده اند - این بخش ها شامل بخش های حسابداری، اقتصادی، برنامه ریزی و غیره هستند.