• Welche Arten der Geschäftskorrespondenz werden unterschieden?
• Welche Regeln der Geschäftskorrespondenz sind zu beachten?
• Was zeichnet die elektronische Geschäftskorrespondenz aus?

Aufrechterhaltung Geschäftskorrespondenz nach den Regeln - eine der wichtigen Komponenten für den Erfolg im Beruf und im Geschäft. Die Unkenntnis dieser Regeln oder deren falsche Anwendung in der Praxis kann zum Verlust von Partnern und Kunden führen. Darüber hinaus ist eine korrekte und kompetente Geschäftskorrespondenz ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensimages.

Welche verschiedenen Arten von Geschäftskorrespondenz gibt es?

Geschäftskorrespondenz – mit Partnern, Kunden, Kollegen, Organisationen – ist eine der wichtigsten Aktivitäten eines jeden Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeiter verschiedener Ränge empfangen und versenden Briefe, kommerzielle Angebote usw. Je nach Form, Inhalt und Schwerpunkt wird jede Korrespondenz in folgende Arten unterteilt:

• offiziell;
• persönlich;
• intern;
• extern.

Für jeden von ihnen gelten eigene Anforderungen an die Erstellung und Einreichung. Die häufigsten Arten formeller Geschäftsbriefe sind:

• das Erntedankfest;
• kommerziell;
• Briefe, Forderungen und Bitten;
• Widerlegungen;
• Glückwunsch;
• Beileid, Nachrufe.

Wenn man bedenkt, dass heute der Großteil der Geschäftskorrespondenz in abgewickelt wird im elektronischen Format, existieren vorgefertigte Vorlagen und Formen für jeden Typ.

Die Kunst des Geschäftsschreibens

Jeder Text ist ein Mechanismus zur Beeinflussung des Adressaten. Wenn es nicht funktioniert, bedeutet das, dass Sie gegen die Montageregeln verstoßen haben: Sie haben die falschen Teile genommen und sie falsch angeordnet. Um vom Empfänger das zu bekommen, was Sie wollen, müssen Sie die richtigen Fakten auswählen, sie richtig präsentieren und dies „mit dem richtigen Gesicht“ tun – eines, das den Empfänger des Briefes dazu bringt, Ihr Angebot anzunehmen. Wie kann man das machen?

Daten. Es kommt vor, dass rationale Argumente, die den Adressaten überzeugen können, in der chaotischen Darstellung verschiedener, manchmal belangloser Gedanken untergehen. Aber sobald die Struktur aufgebaut ist, wird der Buchstabe klar und überzeugend, auch wenn sich darin nichts an der Bedeutung geändert hat. Der Leitgedanke (oft auch die Handlungsmotivation) steht am Anfang, er folgt unmittelbar nach der Begrüßung. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Argumenten (jeweils durch eine rote Linie und in Kursivschrift gekennzeichnet) mit farbenfrohen Illustrationen (Erklärungen). Am Ende wird der Call-to-Action wiederholt. Es folgt eine Unterschrift. Eine einfache Überarbeitung verwandelt sogar die erbärmliche und nicht ganz klare Botschaft „Ins Dorf zum Großvater“ aus Tschechows Erzählung „Wanka“ in ein gut begründetes, verlockendes Angebot an den Großvater.

Absenderbild. Die Antwort hängt davon ab, wie der Absender des Briefes auftritt. In einem Brief können Sie ein Beamter oder eine Person sein. Manchmal ist das Erste von Vorteil, manchmal das Zweite. Wenn Sie beispielsweise den Adressaten loben, ist es besser, einen persönlichen Stil zu verwenden (in Ihrem eigenen Namen schreiben, Ihre Einstellung zu den Fakten kommunizieren, auf Augenhöhe sprechen). Dadurch weiß der Beschenkte nicht nur, dass er großartig ist, sondern auch, dass Sie eine gute Meinung von ihm haben. Im Gegenteil, es ist besser, in förmlichen Worten zu schimpfen und nackte Tatsachen darzulegen. Dieser Ratschlag sieht in einer etwas übertriebenen Darstellung so aus: Anstelle von „Sie sind ein Narr“ müssen Sie schreiben: „Im Leser wurden keine Anzeichen von Intelligenz gefunden.“

In der modernen Korrespondenz kommen wir oft direkt zur Sache und lassen das „Wettergespräch“ zwischen der Begrüßung und dem Leitsatz weg. Es scheint, dass ein optionaler kurzer Satz keine große semantische Last trägt. Aber es ist die Botschaft, die zuerst vor den Augen des Lesers erscheint, sie gibt also den Ton des Briefes vor und bestimmt, mit welchen Augen der Empfänger den Rest des Textes betrachten wird. Hier sind einige Beispiele dafür, wo Sie mit Ihrer Botschaft an Untergebene und Partner beginnen können, um unterschiedliche Ziele zu verfolgen.

1. Um sich selbst Gewicht zu verleihen: „Angesichts der Tatsache, dass Projekt A unter der persönlichen Kontrolle des Regionalgouverneurs steht, möchten wir Sie daran erinnern.“
2. Um herzliche Beziehungen zu einem unbekannten Unternehmen aufzubauen: „Nachdem wir erfahren haben, dass Ihr Unternehmen wie wir Sponsor des KVN-Wettbewerbs Sibirien ist, haben wir beschlossen, ihn zuerst Ihnen anzubieten.“
3. Um Hilfe zu bekommen: „Olya, du hast auf der Konferenz so gut und vor allem professionell gesprochen!“ Ich denke, Sie als Experte können mir helfen.“
4. Um Untergebene zu mobilisieren: „Herzlichen Glückwunsch – es ist bereits Freitag. Jetzt müssen nur noch Haushaltsvorschläge eingereicht werden – und Sie können sich ausruhen.“

5 schreckliche erste Sätze, die Ihr Schreiben zerstören werden

Das amerikanische Unternehmen HubSpot hat herausgefunden, welche ersten Sätze den Leser nicht begeistern, sondern ihn im Gegenteil dazu zwingen, den Brief zu löschen. Finden Sie heraus, was diese Phrasen sind, und verwenden Sie sie niemals zu Beginn eines Gesprächs.

Allgemeine Regeln für die Geschäftskorrespondenz

Der Ruf Ihres Unternehmens hängt indirekt davon ab, wie der Geschäftsbrief gestaltet und verfasst ist. Das können wir von der Formation sagen gelungenes Bild Für das Unternehmen und die Reputationsbildung ist es erforderlich, dass sich die Mitarbeiter sowohl in der externen als auch in der internen Kommunikation an die Regeln der Geschäftskorrespondenz halten.

Briefform. Es wäre richtig, Formulare zu verwenden, die in erstellt wurden Unternehmensstil, die Details enthalten. Stildesign bedeutet das Vorhandensein eines Logos, die Verwendung einer speziellen Schriftart, die Angabe aller Kontaktinformationen und des vollständigen Namens der Organisation.

Seitenlayout. Bei der Formatierung eines Geschäftskorrespondenzbriefes werden Ränder verwendet (linker Rand – 2 cm, rechter Rand – 1 cm, oberer und unterer Rand – jeweils 2 cm). Besteht der Brief aus mehreren Blättern, so müssen diese nummeriert werden (oben auf dem Blatt in der Mitte anbringen).

Stil. Geschäftsbriefe werden geschrieben formeller Geschäftsstil, was voraussetzt Kurzbeschreibung die Essenz des Briefes, die Genauigkeit des Wortlauts und die Verwendung von Stempeln und Standardphrasen. Darüber hinaus gilt in der Geschäftskorrespondenz die Regel: ein Problem – ein Brief.

Textstruktur. Ein Standard-Geschäftskorrespondenzbrief besteht aus drei Teilen:

1. Den Adressaten ansprechen.
2. Einleitung (Ziele des Briefes).
3. Hauptteil.
4. Zusammenfassung.

Regeln für die Geschäftskorrespondenz auf Englisch

Vorbereitung der Geschäftskorrespondenz für Englische Sprache gemäß den allgemeinen Anforderungen durchgeführt:

1. Der Text wird in Absätze aufgeteilt, ohne dass eine rote Linie verwendet wird.
2. Beim Formatieren eines Briefes müssen in der oberen linken Ecke die persönlichen Daten des Absenders (vollständiger Name oder Name der Organisation und deren Adresse) enthalten sein.
3. Darunter steht der Name des Gegners bzw. der Name des Unternehmens des Empfängers mit Anschrift (in einer neuen Zeile).
4. Das Datum der Erstellung des Briefes ist drei Zeilen darunter bzw. oben in der rechten Ecke angegeben.
5. Der Hauptteil des Briefes wird in der Mitte des Blattes platziert.
6. Es ist besser, den Hauptgedanken mit der Angabe des Grundes für die Anfrage zu beginnen: „Ich schreibe ...“
7. Ein Standardbrief sollte mit dem Ausdruck „Mit freundlichen Grüßen“ enden, wenn der Name des Adressaten bekannt ist; „Mit freundlichen Grüßen“ – falls nicht.
8. Überspringen Sie vier Zeilen nach dem Dankeschön und geben Sie Ihren Namen und Ihre Position an.
9. Die Unterschrift steht oben zwischen dem Namen und der Anrede.

„Sprache“ der Geschäftskorrespondenz

Für die Geschäftskorrespondenz gelten besondere Anforderungen. Erstens sollten Briefe keine emotionalen Untertöne enthalten. Sie sollten möglichst zurückhaltend, prägnant und präzise sein. Der logische und konsequente Aufbau des Textes ersetzt die Emotionalität vollständig. Interjektionen, Verkleinerungsformen, Abkürzungen, die nicht auf der Liste der allgemein akzeptierten stehen – all das sollte in der Geschäftskorrespondenz vermieden werden.

Eine der wichtigen Voraussetzungen für das Verfassen eines Briefes ist die semantische Genauigkeit, die seinen praktischen Wert darstellt.

Das nächste wichtige Kriterium ist die logische Darstellung des Textes. Wörter sollten nicht doppelt interpretiert werden – dies kann die Bedeutung des Inhalts im Brief verändern und ihm einen unerwünschten Ton verleihen.

Der Hauptzweck jedes Geschäftsdokuments besteht darin Überzeugungskraft bei der Darstellung eines bestimmten Standpunkts. Die wichtigsten Regeln beim Schreiben und Verfassen eines Dokuments, Memo oder Buchstaben sind Alphabetisierung, Argumentation, korrekte Ansprache, Verlässlichkeit der Informationen und ausreichende Beweise.

Nachfolgend finden Sie einige Regeln für das Verfassen von Geschäftsbriefen:

Verwendung von Pronomen. In der Geschäftskorrespondenz sollte vermieden werden, persönliche Emotionen und Wahrnehmungen widerzuspiegeln. Geschäftsinformationen traditionell über Standardformulare übermittelt. In der Regel werden bei einer solchen Korrespondenz die Interessen eines gesamten Unternehmens und nicht einer Einzelperson geäußert, daher kommt die Anrede aus dem Plural. Und obwohl dies die Verwendung des Pronomens „wir“ nahelegt, sollten Sie dessen Verwendung vermeiden, indem Sie die entsprechenden Verbformen verwenden.

Sicherheitenformulare. In der Geschäftskorrespondenz sollten Sie das Passiv verwenden. Solche Appelle wirken weicher. Wenn Sie beispielsweise den Satz „Sie haben die Reparaturarbeiten nicht rechtzeitig abgeschlossen“ mit den Worten „ Reparaturarbeiten„Wenn die im Vertrag vorgesehenen Leistungen nicht erfüllt werden“, kann man die Tatsache der Nichterfüllung der Arbeit geltend machen, ohne direkte Vorwürfe zu erheben. Das heißt, die Tatsache des Verstoßes wird angegeben, die konkreten Täter werden jedoch nicht angegeben, was den Ton des Briefes weicher macht.

Das Aktiv wird verwendet, wenn in einem Brief ein Objekt definiert wird, das als Auslöser bestimmter Aktionen dient. Zum Beispiel: „Die Rechtsabteilung sorgt für Aufklärung …“. Es ist zu beachten, dass solche Sätze die Gegenwartsform verwenden.

Auch die Verwendung des Passivs bestimmt die Art des Briefes. Mit solchen Formularen können Sie den Fokus auf ein bestimmtes Ereignis legen und nicht auf die Ausführenden der Aktion (Vorschlag gesendet, Bericht erhalten). Das Passiv wird auch verwendet, wenn der Gegenstand offensichtlich ist (das Datum des Treffens steht fest).

Verb Form. Wenn es darum geht, die Aufmerksamkeit auf eine sich ständig wiederholende Handlung zu lenken, werden zu ihrer Beschreibung Verben in unvollständiger Form verwendet (Spezialisten verletzen regelmäßig Fristen). Wenn es notwendig ist, die Vollständigkeit des Vorgangs hervorzuheben, wird die perfekte Verbform verwendet (die Streifenpolizisten haben ihren Dienst begonnen).

Einführung von Akzenten. Auch wenn die meisten Geschäftskorrespondenzen einen neutralen Ton haben, ist in manchen Fällen eine zusätzliche Fokussierung auf bestimmte Punkte erforderlich. Dazu werden einleitende Phrasen verwendet, um die Phrase abzumildern. (Wenn Sie den Satz „wir bitten Sie, die Unterlagen zu senden, die sich in Ihrem Besitz befinden“ mit den Worten „wir bitten Sie, die Unterlagen zu senden, die sich offenbar in Ihrem Besitz befinden“ umschreiben, dann wird der Grad der Spannung darin erheblich verringert , und es ist besser für die Anforderungen der Taktlichkeit der Geschäftskorrespondenz geeignet).

Auch beim Verfassen von Geschäftsbriefen sollten Sie auf einen respektvollen Umgang mit Ihrem Gegenüber achten. Wenn also der Satz „wir sind an Ihrem Angebot nicht interessiert“ durch „leider sind wir derzeit nicht an Ihrem Angebot interessiert“ ersetzt wird, wird er von unnötiger Starrheit befreit, die in der Geschäftskorrespondenz nicht angemessen ist.

Auch einleitende Strukturen sind ein wichtiger Bestandteil eines Geschäftsbriefes, da sie ihn weniger trocken machen. Gemäß den Standards Geschäftsetikette Der Satz „Bitte geben Sie, wenn möglich, Ihre Expertenmeinung zur Qualität unserer Materialien ab“ wäre angemessen. Einleitende Konstruktionen sind ein gutes Mittel, um Kategorisierungen zu reduzieren, Respekt und Aufmerksamkeit zu zeigen sowie einen freundlichen Ton auszudrücken. Ihre Verwendung ermöglicht es Ihnen, einen Gedanken auszudrücken, ohne den Stolz Ihres Gegners zu verletzen.

Etikette in der Geschäftskorrespondenz: 5 Tipps, wie Sie auch aus der Ferne einen guten Eindruck hinterlassen

1. Die Antwortzeit auf den Brief zeigt Ihr Interesse an Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie müssen innerhalb kürzester Zeit auf geschäftliche E-Mails antworten: Minuten, Stunden, maximal einen Tag. Wenn es objektive Gründe für die Verzögerung gibt, senden Sie einen Brief und schreiben Sie, dass Sie die Nachricht erhalten haben und bald antworten werden. Um richtig zu priorisieren, sollten Sie auf die entsprechenden Hinweise im Brief Ihres Gegners achten – „Wichtigkeit“, „Thema“ und so weiter. Das Vorhandensein solcher Markierungen zeigt an, wie wichtig Ihre Antwort ist.

Eine verspätete Reaktion bedeutet eine hohe Wahrscheinlichkeit, einen Kunden zu verlieren. Wenn möglich, reagieren Sie sofort. Hinterlassen Sie nur Briefe „für später“, deren Beantwortung einige Zeit in Anspruch nimmt. Die CEO School hilft Ihnen dabei, das Verhalten anderer vorherzusagen und gut zu verhandeln.

2. Persönlicher Appell. Eine persönliche Ansprache ist zu bevorzugen, da sie Respekt vor dem Adressaten zeigt.

Die Verwendung der persönlichen Anschrift gehört zu den zwingenden Regeln der Geschäftskorrespondenz. Persönlicher Fokus ist ein Ausdruck von Respekt vor Individualität und Wohlwollen. Darüber hinaus können Sie so Ihr Anschreiben aus der grauen Masse der Antwortvorlagen hervorheben.

3. Dankesworte (für die Berufung) ausdrücken. Die in einem Brief ausgedrückte Dankbarkeit ist eine Art Ausdruck der Dankbarkeit dafür, dass sich ein Gegner oder Kunde für Ihr Unternehmen entschieden hat. Eine schriftliche Antwort, die mit „Vielen Dank für Ihren Brief“ beginnt, zeigt Ihrem Gegner, dass er für Sie wertvoll ist. Dieser Ton eines Geschäftsbriefes ist richtig, denn er spiegelt eine konstruktive Haltung wider. Zum Beispiel:

Der Dank für das Vertrauen in Ihr Unternehmen wird am Anfang des Briefes mit folgenden Konstruktionen ausgedrückt:

• Danke für dein Interesse…;
• Danke für deinen Brief...;
• Danke, dass Sie uns kontaktiert haben...;
• Vielen Dank, dass Sie sich für unser Unternehmen entschieden haben...;
• Wir schätzen Ihr Interesse...

4. Positives Ende. Endgültige Konstruktionen fallen dem Gegner garantiert erst nach der Lektüre des Briefes auf. Daher ist es ratsam, die positive Stimmung der Geschäftskorrespondenz in dieser Form zu festigen und beim Korrespondenzpartner eine positive Stimmung und den Wunsch zu erzeugen, die Kommunikation fortzusetzen. Z.B;

das Letzte, was dem Empfänger beim Lesen Ihres Briefes in Erinnerung bleibt. Sichern Sie sich in den letzten Sätzen die emotionale und positive Atmosphäre der Geschäftskommunikation. Schaffen Sie gute Laune beim Beschenkten – damit er wieder Lust hat, mit Ihnen zu kommunizieren. Zum Beispiel:

Schaffen Sie beim Beenden eines Briefes immer eine positive Stimmung bei Ihrem Gegenüber, um die Kommunikation fortzusetzen. Für diese Zwecke können Sie die folgenden Strukturen verwenden:

• Wir freuen uns über die Zusammenarbeit;
• Bereit, Ihre Fragen zu beantworten;
• Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte;
• Wir hoffen auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit;
• Wir helfen Ihnen gerne weiter;
• Aufrichtig.

5. Unterschrift und Kontaktsperre. Ein Mitarbeiter, der Geschäftskorrespondenz führt, muss eine Vorstellung davon haben, wer sich „auf der anderen Seite des Monitors“ befindet. Mit anderen Worten: Es werden Informationen über den Namen, die Position und die Kontaktinformationen des Gegners benötigt:

1. Vorname (Nachname) – Möglichkeit zur persönlichen Ansprache bieten;
2. Position – vermittelt dem Gegner ein Verständnis für das Kompetenzniveau
3. Koordinaten – tragen zur Entstehung zusätzlicher Kommunikationskanäle bei.

Um die Arbeit mit der Geschäftskorrespondenz zu optimieren, ist es besser, den Standardeinstellungen einen Block mit Kontaktinformationen hinzuzufügen. Dieser Block sollte in Briefen an Partner, Kollegen und Kunden als Symbol für eine professionelle Einstellung zur Sache vorhanden sein.

Regeln für die elektronische Geschäftskorrespondenz

Grigory Sizonenko, Generaldirektor CJSC „Information Implementation Company“, Moskau

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Allen antworten“. Wenn mehrere Personen an der Korrespondenz beteiligt sind, müssen alle antworten, nicht nur der Absender der letzten Nachricht.

2. Geben Sie immer den Betreff des Briefes an. In den meisten Fällen sieht der Empfänger nur den Header der neuen Nachricht. Später helfen Ihnen die Informationen im Feld „Betreff“ beim Suchen und Sortieren von Nachrichten. Sie können Schlagwörter in der Kopfzeile verwenden, zum Beispiel „WICHTIG!“, aber nur, wenn sie wirklich dem Inhalt des Briefes entsprechen (bequemer ist es jedoch, einfach auf die Schaltfläche „Wichtig“ zu klicken, die in allen gängigen Sprachen verfügbar ist). E-Mail-Programme, und das Tag erscheint neben dem Feld „Betreff“). Entwickeln Sie einen einheitlichen Formulierungsstil und halten Sie diesen konsequent ein. Bedenken Sie, dass viele Menschen heutzutage automatische Filter zum Sortieren der Korrespondenz verwenden. Daher muss der Titel so gewählt werden, dass eine Maschine ihn „lesen“ kann.

3. Der Brief sollte kurz und strukturiert sein. Streben Sie nach maximaler Bedeutungstransparenz und Klarheit der Darstellung, trennen Sie wesentliche und unbedeutende Details. Es liegt in Ihrem Interesse, dass Sie nach einmaliger Lektüre eines Geschäftsbriefs sowohl den Kern des Problems als auch die Geschichte des Problems, die Bedeutung der Sätze und die Art der vom Adressaten erwarteten Maßnahmen leicht verstehen können. Zusätzliche Materialien(Dokumente, Tabellen, Fotos) versenden Sie am besten als Anhang, um den Nachrichtentext nicht aufzublähen; In diesem Fall muss im Schreiben angegeben werden, welche Art von Dateien Sie versenden.

4. Seien Sie höflich. In jedem Brief sollte Platz für eine Begrüßung, eine Adresse und eine Unterschrift vorhanden sein (Sie können die automatische Hinzufügung zu jeder Ihrer Nachrichten aktivieren). Sie müssen auch semantische und emotionale Akzente setzen – vermeiden Sie den telegrafischen Stil. Auch wenn die Korrespondenz betrifft akutes Problem Bei Konflikten achten Sie auf einen respektvollen Ton. Denn im Geschäftsleben gilt es, nicht zu beleidigen, sondern eine Lösung zu finden. Zurückhaltung und Höflichkeit sind dabei gute Helfer.

5. Briefe müssen beantwortet werden! Und schnell. Das Nichtverstehen dieser elementaren Wahrheit führt zu vielen Missverständnissen. Der Absender sollte wissen, dass der Brief gelesen wurde und nach einer Weile mit einer aussagekräftigen Antwort rechnen kann. Gleichzeitig sollten Sie sich nicht ausschließlich auf Autoresponder und automatische Benachrichtigungen verlassen – schreiben Sie einen kurzen eigenen Satz. Im Gegenteil, einige Briefe müssen nicht beantwortet werden. Erstens für diejenigen, bei denen Ihre Adresse im Feld „Cc“ steht: Der Absender möchte, dass Sie über seine Korrespondenz mit einer anderen Person informiert sind. Zweitens für diejenigen, bei denen Ihre Adresse überhaupt nicht vorhanden ist: Dies bedeutet, dass der Verfasser des Briefes Ihre Koordinaten in das Feld „Blinddurchschrift“ eingetragen hat – das heißt, er beabsichtigt, Sie heimlich vor dem direkten Adressaten mit der Korrespondenz vertraut zu machen der Nachricht.

6. Löschen Sie nicht den Text des Briefes, auf den Sie antworten. Es ist möglich, dass Ihre Antwort nach einer Weile – vielleicht sogar nach mehreren Jahren – noch einmal gelesen wird. Viele Unternehmen verfügen bereits über E-Mail-Archivierungssysteme. Übrigens, in Ländern, in denen Email von einem Mitarbeiter des Unternehmens wird als rechtlich bedeutsames Dokument anerkannt; die langfristige Aufbewahrung der Korrespondenz ist gesetzlich vorgeschrieben. Das haben wir noch nicht, aber die Praxis geht vor den schriftlichen Vorschriften. Betrachten Sie jeden Brief, den Sie schreiben, mit den Augen des Empfängers. Dies ist die Grundregel der Geschäftskorrespondenz. Wenn Sie ihm folgen, beginnen die Empfänger, Ihre Nachrichten im Nachrichtenfluss hervorzuheben.

7. Schreiben Sie richtig. Einzelne Fehler in einem Brief sind für den Adressaten beleidigend, da sie als Zeichen von Eile oder Nachlässigkeit wahrgenommen werden. Und mehrfache Fehler deuten auf ein niedriges kulturelles Niveau des Absenders hin und stellen – da es sich um Geschäftskorrespondenz handelt – das Unternehmen, in dem der Absender tätig ist, in ein ungünstiges Licht.