Vor einigen Jahren wurde von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen als einer glänzenden Zukunft gesprochen. Bereits heute werden sie privat und privat aktiv eingesetzt staatliche Unternehmen... Das Wichtigste ist jedoch, dass die Nachfrage nach EDMS ständig wächst. Betrachten Sie das Beispiel elektronischer Dokumentenverwaltung in der Russischen Föderation.

Voraussetzungen

Um besser zu verstehen, wie das EDMS-Programm funktioniert, müssen Sie die grundlegenden Konzepte und Aufgaben berücksichtigen. Die Schlüsselfaktoren sind die Faktoren, von denen die Wahl eines bestimmten Systems abhängt.

Wenn die Organisation unter Bedingungen des informellen Managements funktionieren kann, ist keine Dokumentenverteilung erforderlich. Mit dem Aufkommen von Geschäftsprozessen besteht die Notwendigkeit, den Mechanismus mithilfe einer optimierten Dokumentation zu verwalten. Wenn Sie nicht rechtzeitig mit Wertpapieren umgehen, sammeln sich diese an und gehen verloren.

Als Alternative zu Papiermedien wird verwendet spezielles Schema Speichern von Dateien auf dem Server. Aber es funktioniert auch nicht lange. Mit dem Wachstum des Unternehmensvolumens steigt der Bedarf an der Speicherung und Synchronisierung von Informationen.

Es entsteht ein Dilemma: ob alte Papiermedien oder EDMS zum Speichern von Informationen verwendet werden sollen. Was ist wichtig, was Sie dank des elektronischen Systems bekommen können? Steigern Sie die Effizienz der Organisation.

Wirtschaftliche Wirkung

Die Arbeitseffizienz kann auf zwei Arten gesteigert werden: Kosten senken oder Ergebnisse steigern. Mit EDMS-Dokumenten können Sie zwei Ziele gleichzeitig erreichen. Das heißt, die Implementierung des Systems ermöglicht es der Organisation, weniger auszugeben, aber mehr zu verdienen.

Kostensenkung wird durch Reduzierung der Papierkosten, Zeitverschwendung, Beschleunigung des Informationsaustauschs und Veränderung der Unternehmenskultur erreicht.

Um die Effektivität des EDMS-Programms beurteilen zu können, müssen Sie die Arbeitszeitkosten für Papierkram berechnen. Beratungsunternehmen schätzen, dass solche Operationen 20% der Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Im System der russischen Bürokratie dauert dies sogar noch mehr - 60% der Zeit. Durch die Einführung des EDMS werden diese Kosten um mindestens das Zehnfache gesenkt.

Büroarbeit und Dokumentenfluss

Die beiden Begriffe sind verwandt. Papierkram ist ein Begriff für ein formelles Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten. Einige EDMS-Systeme können an die Regeln der Büroarbeit angepasst werden, aber es gibt auch Systeme, auf deren Grundlage bereits Büroarbeit gebildet wird.

Ein Dokument ist eine Einheit zur Informationsspeicherung im EDMS. Der Dokumentenfluss wird aus verschiedenen Quellen generiert: anderen Systemen, Anwendungen, email, aber vor allem - von gescannten Papierträgern. Daher sind Scanner und andere Geräte ein wesentlicher Bestandteil des EDMS. Das System speichert alle Dokumente, verwaltet ihren Verlauf, stellt die Bewegung im gesamten Unternehmen sicher und führt mit ihnen Geschäftsprozesse aus.

In einer solchen Basis gibt es eine Entscheidung, Anweisung und Reihenfolge des EDMS. Durch sie wird die Organisation verwaltet. Jedes Dokument wird mit "Hilfe" geliefert. Die Anzahl der Felder im Formular hängt von der Art des Dokuments ab. B wird als Datenbank für jedes Feld einer solchen Karte gespeichert.

Funktionen und Aufgaben des EDMS

Das Dokumentenverwaltungsprogramm wurde entwickelt, um die folgenden Aufgaben zu lösen:

• systematisierung der Arbeit mit Dokumenten.
• erstellung von Dokumenten durch Vorlagen, deren Registrierungsspeicher;
• buchhaltungsautomatisierung;
• klassifizierung von Dokumenten.

Lassen Sie uns die Funktionen des EDMS genauer betrachten. Das Workflow-Programm wird verwendet, um:

• karten erstellen.
• bildung des Textes des Dokuments;
• speichern von Daten im PDF- oder MS-Wortformat;
• verwaltung von Benutzerzugriffsrechten;
• routen erstellen;
• dokumentenflusskontrolle;
• senden von Benachrichtigungen, Erinnerungen;
• führen von Zeitschriften, Nachschlagewerken, Klassifikatoren;
• auftragsbildung;
• suche und Unterzeichnung von Dokumenten;
• berichte erstellen.

Systemweite Funktionen umfassen:

• fernarbeit mit Dokumenten;
• verwenden eines DBMS zum Speichern von Daten;
• gleichzeitige Arbeit mit EDMS;
• sicherheit durch Zertifikate, Barcodes und Personalisierung.

Vorteile und Nachteile

Die Umstellung auf EDMS hat mehr Vor- als Nachteile. Ein falsch organisiertes Projekt kann jedoch alle Vorteile der Automatisierung zerstören. Die Ziele der ERMS-Implementierung sollten erreichbar sein. Die Vorteile umfassen:

• zentralisierte strukturierte Speicherung von Informationen;
• der gleiche Ansatz für die Bildung und Verarbeitung von Dokumenten;
• vorlagen verwenden;
• suche;
• zugriffsprüfung.

Zu den Nachteilen zählen hohe Vorabkosten und sorgfältige Benutzerschulungen.

Dokumentenverarbeitungsprozesse

In EDMS elektronische Dokumentenverwaltung durchläuft eine Reihe von Phasen, in denen dem Dokument bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden. Die Verarbeitung erfolgt sowohl manuell als auch automatisch. Im zweiten Fall werden folgende Einstellungen vorgenommen:

• bedingungen für Übergänge zwischen Stufen;
• aufteilung der Route;
• verarbeitungszyklen;
• starten von Unterprozessen, Zeitgebern, Verarbeitungsverfahren;
• benutzerrollen werden festgelegt.

Arten von Behandlungen:

• Dokumenterstellung.
• Bearbeitung.
• Umbenennung.
• Ziehen um.
• Erhaltung.
• Indizierung.
• Entfernung.

EDS-Kosten

Der Dokumentenfluss kann ohne Lizenz, Server, vollständige Konfiguration und Schulung aller Benutzer nicht vollständig funktionieren. Jedes dieser Elemente ist teuer. Darüber hinaus sollte man die Integration des EDMS in andere Systeme, die Aktualisierung der Datenbanken und der Software, die Beratung des technischen Supports und andere Supportkosten nicht vergessen.

Implementierung von EDMS

Die Projektumsetzung kann mehrere Monate dauern. Der Prozess hängt sowohl von der Anzahl der Dokumentationsprozesse als auch von den finanziellen, organisatorischen und Ressourcenfähigkeiten ab. Die Implementierung erfolgt nach folgendem Algorithmus:

• schaffung einer Arbeitsgruppe, Bestimmung eines Leiters;
• definition von Zielen und Vorgaben;
• Überprüfung bestehender Dokumentationsprozesse;
• entwicklung technischer Spezifikationen;
• wahl des EDMS;
• abschluss einer Vereinbarung zur Umsetzung von EDMS;
• entwicklung und Genehmigung von Arbeitsvorschriften;
• Überprüfen des ursprünglichen Inhalts von Verzeichnissen;
• vorprüfung von EDMS;
• personalschulung für die Arbeit;
• testimplementierung des EDMS;
• analyse der Testergebnisse;
• fehler Korrektur;
• vollständige Implementierung des EDMS.

Einspritzfehler

Besondere Aufmerksamkeit sollte den Prozessen gewidmet werden, bei denen ein Papierdokument erforderlich ist. Der Hauptfehler besteht darin, ein Papierdokument mit einem elektronischen zu duplizieren. Dies erschwert die Arbeit und führt zu einer negativen Einstellung zur Automatisierung. Niemand zahlt extra für doppelte Arbeit. Es ist notwendig, Automatisierungsprozesse ohne Duplizierung zu erstellen. Der zweite Fehler ist mangelndes Training. Am häufigsten werden neue Prozesse mit Feindseligkeit wahrgenommen. Daher ist es notwendig, den Mitarbeitern zu erklären, warum das EDMS überhaupt eingeführt wird, damit sie sich dem Lernprozess bewusst nähern.

Dokumentenspeichertechnologien

Im EDMS besteht der elektronische Dokumentenfluss aus Attributen, auf deren Grundlage die Suche, Klassifizierung, Gruppierung und Erstellung von Berichten durchgeführt wird. Manchmal wird ein Dokument aus einer Vorlage erstellt, manchmal durch Übertragen von Daten aus einer Datenbank. Attribute werden in Tabellen gespeichert. Die Datei selbst wird im Speicherordner abgelegt, Informationen daraus werden im DBMS-Verzeichnis abgelegt. Nur die Benutzer des EDMS-Systems erhalten Zugriff auf die Daten.

Was ist Streaming-Scannen?

Die Inline-Verarbeitung von Dokumenten mit anschließender Platzierung ihrer Proben im Archiv erfolgt mit Scannern. Während des Scannens ist es möglich automatische Erstellung den Barcode auf dem Dokument und seine Registrierung in der Datenbank mit der nachfolgenden Richtung entlang der angegebenen Route.

Optische Texterkennung

Dieses elektronische Dokumentenverwaltungssystem EDMS konvertiert ein elektronisches Bild eines Dokuments im Foto- oder JPEG-Format in ein Textformat. In diesem Fall wird spezielle Software in Form einer eigenständigen Anwendung oder einer in das EDMS integrierten ESCOM.BPM verwendet. Was ist ESCOM.BPM? Dies ist ein Programm zum Erkennen von Dokumenten, die in verschiedenen Schriftarten eingegeben wurden. Es sollte jedoch beachtet werden, dass eigenständige Anwendungen mehr Funktionen haben und sogar handgeschriebenen Text erkennen.

Strichcode

Diese Technologie bietet eine Reihe von Verfahren zum Erstellen und Anwenden eines grafischen Barcodes auf ein Dokument. Über den Systemserver wird ein eindeutiger Barcode generiert. Es bietet auch eine Identifizierung des Dokuments, seiner schnelle Suche in der Basis und Verteilung in Lagerorten. Bei der Registrierung eines Dokuments wird auf dem Etikett ein Barcode gedruckt, der der Kennung der elektronischen Karte entspricht. Es wird auf die Papierversion des Dokuments geklebt.

EDS

Ermöglicht die Überprüfung der Richtigkeit des Dokuments und der Unveränderlichkeit der Daten. Die Signierung erfolgt mit einem kryptografischen Anbieter und einem Softwareschlüssel - einem Zertifikat. Letzteres ist eine Datei in einem speziellen Format, die im Lizenzcenter neu generiert wird. Um die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten, sollte das Zertifikat auf einer Smartcard oder I-Token-Schlüsseln gespeichert werden. Sie sind durch eine PIN geschützt. Wenn die PIN mehrmals falsch eingegeben wird, wird das Zertifikat automatisch gesperrt.

Volltext- und Attributsuche

Die Attributsuche wird über ein spezielles Formular für mehrere Werte aus den Kartenfeldern durchgeführt. Beispielsweise sucht das Kriterium "Gegenpartei" im Feld "Empfänger" oder "Absender" nach Daten. In diesem Fall vergleicht das System die eingegebenen Kriterien mit den Daten auf den Karten und gibt in das Ergebnis die Karten ein, für die Übereinstimmungen gefunden wurden. Die Suche wird unter Berücksichtigung genauer oder teilweiser Übereinstimmungen durchgeführt.

Die Volltextsuche wird anhand der Daten im Dokument selbst durchgeführt, einschließlich Wortformen über integrierte DBMS-Tools wie MS SQL SERVER, ORACLE. Für eine vollständige Suche müssen Dateien im Format eines Dokuments (Dokuments), einer Tabelle (XLS), Präsentationen und Nachrichten in die Datenbank eingegeben werden.

Grundlegende Konzepte der elektronischen Dokumentenverwaltung

Grundprinzipien der elektronischen Dokumentenverwaltung

• Einmalige Registrierung eines Dokuments, wodurch das Dokument in jeder Installation dieses Systems eindeutig identifiziert werden kann.
• Möglichkeit der parallelen Ausführung von Vorgängen, wodurch die Zeit für das Verschieben von Dokumenten verkürzt und die Effizienz ihrer Ausführung erhöht werden kann
• Kontinuität der Dokumentenbewegung, die es ermöglicht, die Person zu identifizieren, die für die Ausführung des Dokuments (Aufgabe) zu jedem Zeitpunkt im Leben des Dokuments (Prozesses) verantwortlich ist.
• Eine einzige (oder vereinbarte verteilte) Basis von Dokumentationsinformationen, die die Möglichkeit der Vervielfältigung von Dokumenten ausschließt.
• Ein effizient organisiertes Dokumentensuchsystem, mit dem Sie ein Dokument mit minimalen Informationen finden können.
• Ein entwickeltes Berichtssystem für verschiedene Status und Attribute von Dokumenten, mit dem Sie die Bewegung von Dokumenten durch die Workflow-Prozesse steuern und akzeptieren können managemententscheidungenbasierend auf Daten aus Berichten.

Russische elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Proprietäres EDMS

EDMS aus dem Budget bezahlt

• Das EDMS für Organisationen, die am Haushaltsprozess teilnehmen, wird von der Bundeskasse bereitgestellt

Bezahltes EDMS

siehe auch

• ECM (Business) - Managementsysteme für Unternehmensinformationsressourcen

Links

• Nur über elektronische Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse und Interaktion. Blogs. Diskussionen.
• Auswahl von Automatisierungssystemen für das Unternehmensmanagement nach den Kriterien

Wikimedia Foundation. 2010.

Sehen Sie, was "EDMS" in anderen Wörterbüchern ist:

SED - SEDO Electronic Document Management System Tech. SED ist eine konsolidierte Wirtschaftsabteilung von fin. SED-System der "elektronischen Demokratie" http: // e democratia.ru/ ...

SED UD - ein System der elektronischen Dokumentenverwaltung und Interaktionsverwaltungstechnologie. Quelle: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Ein Beispiel für die Verwendung des EDMS UD Directum ... Wörterbuch der Abkürzungen und Akronyme

Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem ist ein automatisiertes Mehrbenutzersystem, das den Prozess der Verwaltung der Arbeit einer Organisation begleitet, um die Ausführung ihrer Funktionen sicherzustellen. Wörterbuch der Geschäftsbegriffe. Academic.ru. 2001 ... Geschäftsglossar

SED GO UR - System der elektronischen Dokumentenverwaltung von staatlichen Stellen des Staates Udmurt, Udmurtia Quelle: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Wörterbuch der Abkürzungen und Akronyme

SED PD - System der elektronischen Dokumentenverwaltung der primären Buchhaltungsdokumentation fin. Quelle: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Wörterbuch der Abkürzungen und Akronyme

SEDO-Kanzlertyp Dokumentenverwaltungssystem, SEDO-Entwickler IBA, Minsk Site www.kancler.by www.iba.by Dieser Begriff hat andere Bedeutungen, siehe Kanzler. Kanzler ... Wikipedia

SEDO - SED SEDO Technologie für elektronisches Dokumentenmanagementsystem ... Wörterbuch der Abkürzungen und Akronyme

- - ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, das von Spezialisten des ukrainischen Unternehmens "Bankomsvyaz" entwickelt wurde und ein vollwertiges System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen zur Verarbeitung von Dokumenten und zur Überwachung ihrer Implementierung aufbauen soll. AO ... ... Wikipedia

EDMS-Typ, Unternehmensinformationssystem Entwickler Industrielle Informationssysteme OJSC Geschrieben am ... Wikipedia

LanDocs-Softwareplattform zum Aufbau von Corporate Content Management-Systemen und elektronischem Dokumentenmanagement (ECM / EDMS). Eigene Entwicklung der Firma LANIT. LanDocs Typ ECM, Dokumentenautomatisierungssystem, EDMS-Entwickler ... ... Wikipedia

Bücher

• Moderne Technologien für Büroarbeit und Arbeitsabläufe № 9 (45) 2014, Abwesend. "Moderne Technologien der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements" - eine Zeitschrift für die Leiter der Abteilungen Büroverwaltung. Sie lernen, wie Sie elektronische ...

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein System (Computerprogramm. software usw.), die die Organisation und Automatisierung der Arbeit mit elektronischen Dokumenten (d. h. Verwaltung elektronischer Dokumente) während ihres gesamten Lebenszyklus ermöglicht. Die Hauptfunktionalität des EDMS sollte die Fähigkeit zum Erstellen, Ändern, Speichern und Weiterleiten von Dokumenten sowie eine Reihe von Servicefunktionen wie Suchen, Klassifizieren usw. umfassen.

SEDDarüber hinaus sollen die Interaktionsprozesse zwischen Mitarbeitern (Übertragung von Dokumenten, Ausgabe von Aufgaben, Senden von Benachrichtigungen usw.) organisiert und automatisiert werden. Die Mitarbeiter können schnell alle erforderlichen Informationen über die Kunden des Unternehmens erhalten. In diesem Fall können Dokumente sowohl strukturierte Objekte des Informationssystems sein, die bestimmte Standarddetails enthalten, als auch unstrukturiert (Word-, Excel-, PDF-, JPG-Dateien usw.). SED kann ein elektronisches Archiv von Dokumenten, das die gemeinsame Verarbeitung von Informationen ermöglicht, und ein Geschä(Workflow) umfassen. EDMS ist auch eine der Optionen für die Verwendung eines BPM-Systems.

Traditionell ist das Konzept der Workflow-Automatisierung mit der Arbeit mit Korrespondenz-, Verwaltungs- und Organisationsdokumenten usw. verbunden. aber SED Außerdem können Sie jedes Dokument den Aktionen zuordnen, die damit ausgeführt werden sollen. Dank eines solchen Systems ist es möglich, die Leistung bestimmter Arbeiten von Mitarbeitern zu verfolgen. Somit bietet das EDMS nicht nur eine effektive Verwaltung des Dokumentenflusses und der Informationssicherheit im Unternehmen, sondern auch eine verbesserte Kontrolle über die Ausführung von Dokumentenarbeiten und die Produktivität der Mitarbeiter.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) werden derzeit in der IT-Infrastruktur fast aller Unternehmen eingesetzt - sowohl privat als auch öffentlich. In den meisten Unternehmen wurde das EDMS entweder bereits implementiert oder es ist geplant, es in naher Zukunft einzuführen. Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme lösen ein immer breiteres Spektrum von Aufgaben, lassen sich in Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglichen Ihnen die Verwaltung der Leistungsindikatoren eines Unternehmens (Erstellung von KPI- oder BSC-Systemen).
Mit Hilfe SED Das Unternehmen wird transparent und überschaubar: Alle einfachsten Geschäftsvorgänge (z. B. Versand von Waren aus einem Lager oder Übergabe von Materialien an die Produktion) werden von ihrer Reflexion im Buchhaltungssystem in Form elektronischer Dokumente begleitet. Geschäftsvorfälle können von der Bilanzierung und Aufzeichnung von Indikatoren für Geschäftsprozesse begleitet werden. Die gesammelten Informationen zu den Indikatoren werden in das EDMS in den Indikatoren der obersten Ebene integriert, sodass wir eine Balanced Scorecard erhalten, die sich im Manager-Panel widerspiegelt.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme eine Reihe von Vorteilen haben, darunter die Möglichkeit der einmaligen Registrierung eines elektronischen Dokuments, die parallele Ausführung der erforderlichen Vorgänge mit Verfolgung der für ihre Ausführung verantwortlichen Person sowie das Vorhandensein eines effizient organisierten Dokumentensuchsystems und eines entwickeltes Berichtssystem.

Außerdem, SEDenthalten in der Regel Tools für die Gruppenarbeit an Dokumenten und Projekten, die Planung und das Laden von Mitarbeitern für die Arbeit mit Dokumenten, die Aufrechterhaltung einer Historie der Arbeit mit Dokumenten und sichere Arbeit mit entfernten Büros und Abteilungen des Unternehmens. Auf der am weitesten verbreiteten Plattform in Russland "1C: Enterprise 8" ein Beispiel SED ist ein . Mit dem Aufkommen der Plattform "1C: Enterprise 8" wurde die Verteilung der 1C-Programmfamilie von kleinen auf mittlere und Unternehmenssegmente neu ausgerichtet. Der elektronische Dokumentenfluss ist ein Attribut eines vollwertigen Informationssystems für solche Unternehmen, während Workflow-Systeme und eine erweiterte Version von BPMS ein Standardmodul des Unternehmensinformationssystems eines Unternehmens sind, in dem die Anzahl der Büromitarbeiter mehr als erreicht 50 Leute.

Sollte nicht branchenspezifisch sein. Die Haupt- und häufigste Version der elektronischen Dokumentenverwaltung sind Box-Produkte, und das EDMS auf der 1C-Plattform ist keine Ausnahme.

Im Kontext der modernen Geschäftsentwicklung muss EDMS Probleme im Zusammenhang mit der Kostenoptimierung lösen und die Möglichkeit haben, interne Ressourcen des Unternehmens einzusparen. Darüber hinaus am meisten die beste Option ist eine solche Situation für ein Unternehmen, wenn die Informationen implementiert elektronisches Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, die Implementierungskosten schnell (in 2-3 Monaten) wieder hereinzuholen. Voraussetzung für eine solche Implementierung ist die Anwesenheit eines Mitarbeiters im Unternehmen, der über Kenntnisse auf dem Gebiet des Prozessmanagements verfügt, über Kenntnisse in der Erstellung von Notationsdiagrammen zur Beschreibung von Geschäftsprozessen verfügt und die Geschäftsprozesse in dem Unternehmen, das das EDMS implementiert, ziemlich gut darstellt . Formalisierte Geschäftsprozessdiagramme können eine große Hilfe sein.

Implementierung SED muss immer das Problem der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Einsparung von Arbeitskosten sowohl für das Management als auch für die normalen Mitarbeiter des Unternehmens lösen. Gleichzeitig wird die maximale Wirkung der Implementierung erzielt, wenn der elektronische Dokumentenfluss in einem einzigen Informationsraum mit einem Verwaltungs- und Buchhaltungssystem betrieben wird. Ein solches einheitliches System ermöglicht die Lösung einer viel größeren Anzahl von Aufgaben.

Es gibt eine Reihe von Standardanwendungen SED auf der 1C-Plattform beispielsweise die Automatisierung von Auftragsarbeiten. Aber die Lösung von Aufgaben wie Personal Workflow, Arbeit mit Geschäftsreisen und Vorabberichte, Anwendungen für geldmittelDie Prozesse zur Unterstützung von Verkauf, Einkauf, Produktion und Lagerbelegfluss können nur in einem einzigen Informationssystem mit einem Buchhaltungssystem gelöst werden. Zum Beispiel auf der 1C 8-Plattform elektronisches Dokumentenmanagementsystem "PiterSoft: Process Management" oder

Zum Beispiel auf der 1C 8-Plattform elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann in einer einzigen Datenbank mit dem Produkt "1C: Gehalts- und Personalmanagement" oder "1C: Management eines Fertigungsunternehmens" arbeiten, wodurch es möglich wird, funktionale Aufgaben (z. B. Personalrekrutierung) und Buchhaltung (Gehalt) umfassend zu lösen. und Management (Treffen einer motivierenden Entscheidung über eine Erhöhung des Gehalts oder einer Geldstrafe) sowie die Aufgaben der Interaktion und Übertragung von Informationen (Weitergabe eines Dokuments entlang der Route, verbunden mit der rechtzeitigen Benachrichtigung aller interessierten Teilnehmer des Prozesses gemäß das zuvor genehmigte Verfahren).

29.05.18 71 255 13

Dokumente können auf Papier oder elektronisch unterschrieben werden. Auf dem Papier lange Zeit elektronisch - es ist nicht klar, wie.

Pavel Ovchinnikov

12 Jahre Arbeit mit elektronischen Dokumenten

Aber hier mache ich seit zwölf Jahren elektronische Dokumente und ich werde Ihnen sagen: Das ist ein unglaublicher Nervenkitzel. Lassen Sie mich anhand von Beispielen erklären, wie das alles funktioniert.

Kürzer

Um die elektronische Dokumentenverwaltung aufrechtzuerhalten, benötigen Sie:

1. Überzeugen Sie die Gegenparteien, elektronische Dokumente auszutauschen.
2. Kaufen Sie ein elektronisches Signaturzertifikat.
3. Entscheiden Sie, wie Dokumente gesendet werden sollen: über einen speziellen Dienst oder ohne diesen.

Wer braucht elektronische Dokumente

Trotz der Bequemlichkeit und Modernität führen nur wenige Menschen ein elektronisches Dokumentenmanagement durch. Wenn ein Unternehmer mit vereinfachter Besteuerung ein paar Verträge pro Jahr abschließt, ist es für ihn möglicherweise nicht so beängstigend, ein paar Mal gedruckte Dokumente zu senden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die elektronische Dokumentenverwaltung äußerst nützlich ist.

Großunternehmen Elektronische Dokumente tragen zur Kostensenkung bei, wenn das Volumen der externen Korrespondenz mehrere hundert Dokumente pro Monat überschreitet. Für sie wirkt sich die Lieferung von Wertpapieren direkt auf die Geschwindigkeit der Transaktionen aus. Die Kosten für den Dokumentenumlauf können sich auf Hunderttausende Rubel pro Jahr belaufen, und die mit Verlusten, Fehlern und Geldbußen der Steuerbehörden verbundenen Risiken erhöhen die Kosten weiter.

Selbst wenn Sie jetzt alle sechs Monate einen Akt unterzeichnen, bedeutet dies nicht, dass Ihr Unternehmen nicht wachsen wird. Möglicherweise haben Sie große Partner, die mit elektronischen Dokumenten arbeiten, und diese werden dies auch von Ihnen verlangen.

zum Beispiel

Der Online-Shop hat regelmäßig Forderungen in zweistelliger Millionenhöhe angesammelt, weil sie erneut einen Fehler in der Rechnung gemacht haben: Die Waren befinden sich im LKW, sie können nicht ins Lager gebracht werden. Tage vergehen, während sie darauf warten, dass der Kurier mit dem korrigierten Dokument vom Lieferanten eintrifft. Wir haben elektronische Dokumente eingeführt, und jetzt dauern alle Korrekturen in Dokumenten weniger als eine Stunde.

In einem großen Energieversorgungsunternehmen stellten Inspektoren bei Steuerprüfungen vor Ort jährlich Verstöße und Fehler in Dokumenten fest. Der Bußgeldscheck erreichte 120.000 Rubel pro Jahr. Es kam zu dem Punkt, dass finanzabteilung Setzen Sie dieses Geld im Voraus als Gemeinkosten in das Budget ein. Wir haben die elektronische Dokumentenverwaltung eingeführt, und jetzt wird die Richtigkeit von Dokumenten von Programmen und nicht von Personen kontrolliert. Es gibt keine Fehler mehr.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Ein elektronisches Dokument ist eine normale Dock- oder PDF-Datei, die in jedem Editor erstellt und gelesen werden kann. Es ist wichtig, dass es mit einem Special unterschrieben wird elektronische Unterschrift und auf besondere Weise gesendet.

Damit ein Partner, Anwalt oder Richter keine Zweifel daran hat, dass Sie das elektronische Dokument unterschrieben haben und niemand es geändert hat, haben die Spezialisten für digitale Sicherheit eine elektronische Signatur erstellt. Es ist wie ein Fingerabdruck, der einem eindeutigen Satz von Bits und Bytes in Ihrem Dokument überlagert wird. Grob gesagt, wenn Sie etwas mit einer elektronischen Signatur signieren, sagen Sie: "Ich bestätige die Echtheit dieses Satzes von Bits."

Jedem Dokument wird eine elektronische Signatur beigefügt, nach der es als signiert gilt. Das Dokument kann ohne Unterschrift gelesen werden. Es wird nur garantiert, dass dies dasselbe unveränderte Dokument in der Form ist, in der es an Sie gesendet wurde. Wenn Sie etwas im Dokument ändern und speichern, ändert sich der Bitsatz - die Signatur ist ungültig.

zum Beispiel

Die beiden Unternehmen beschlossen, einen elektronischen Vertrag zu unterzeichnen. Wir haben einen Vertrag geschlossen und uns auf die Bedingungen geeinigt. Jetzt unterschreibt ein Unternehmen den Vertrag mit seiner Unterschrift und sendet ihn an das andere. Sie öffnet den Vertrag und beschließt, etwas Schlaues zu regeln, zum Beispiel die Höhe der Geldbußen. Korrigiert. Speichert. Sendet zuerst. Sie sieht aus - oops! - Die ursprüngliche Unterschrift dieser Vereinbarung ist gebrochen. Es bedeutet, dass etwas repariert wurde, die Bösewichte. Dann schlagen sie wahrscheinlich ins Gesicht.

Wo bekomme ich eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur wird in einem speziellen Zertifizierungszentrum erworben. Sie müssen nur ein bequemes Zentrum in Ihrer Stadt finden. Hauptsache, es ist in der Liste der akkreditierten Zentren des Kommunikationsministeriums der Russischen Föderation enthalten.

Das Gleiche kann direkt im Büro des Zertifizierungszentrums erfolgen: Legen Sie einfach alle Dokumente bei und füllen Sie einen Antrag aus. In diesem Fall müssen Sie jedoch warten, bis die bargeldlose Zahlung erfolgt - dies kann mehrere Stunden dauern. Es ist unmöglich, das Zertifikat für das Unternehmen in bar zu bezahlen, genauso wie es unmöglich ist, es aus der Ferne zu erhalten.

Wie eine elektronische Signatur funktioniert

Die Rechtskraft einer elektronischen Signatur ist im Bundesgesetz "Über elektronische Signaturen" beschrieben.

Das Gesetz definiert die Arten von Unterschriften: einfach, unqualifiziert und qualifiziert. Sie können jeden von ihnen unterzeichnen, jedoch mit Vorbehalt: qualifiziert - für Steuern, Gebote und in einigen Fällen für das Gericht; einfach und ungelernt - für alles andere.

Einfache oder uneingeschränkte Unterschrift

Eine erschwingliche und billige Option, aber mit begrenzter Nutzung. Eine nicht qualifizierte Signatur enthält kryptografische Algorithmen, wird jedoch von keiner Zertifizierungsstelle überprüft. Eine einfache ist nur eine Kombination aus Benutzername und Passwort, einem Konto auf der Website öffentlicher Dienste oder der E-Mail-Adresse einer Gegenpartei.

Solche Unterschriften sind geeignet, wenn Sie nicht an elektronischen Auktionen teilnehmen, keine elektronischen Primärdaten austauschen und keine Steuerberichte senden. Eine einfache Unterschrift kann für Verträge, Rechnungen und Handlungen verwendet werden. Sie müssen jedoch eine separate Vereinbarung mit der Gegenpartei unterzeichnen und die Zustimmung der Parteien zum Vertrauen in eine solche Unterschrift aufzeichnen.

Wenn Sie Dutzende von Auftragnehmern und verschiedene Dokumente haben, funktioniert das Schema nicht. Sie müssen ein solches Dokument mit jedem unterschreiben, und im Laufe der Zeit wird dieser Prozess verlangsamt und nicht die Arbeit beschleunigen. Dann ist es besser, über ein anderes elektronisches Signaturzertifikat nachzudenken.

Um eine einfache elektronische Signatur zu verwenden, müssen Sie eine Papierversion der Vereinbarung ausdrucken und unterzeichnen oder eine spezielle Klausel in den Vertrag mit der Gegenpartei aufnehmen - dies ist eine gesetzliche Anforderung.

Qualifizierte Unterschrift

Eine solche Unterschrift ist für Rechnungen und Steuern geeignet. Laut Gesetz können elektronische Rechnungen nur mit dieser Unterschrift unterschrieben werden. Es gibt ein qualifiziertes Zertifikat ab 1000 RUR. Sie können es nur in einem Zertifizierungszentrum kaufen, das Teil der Vertrauenszone des FTS ist.

Jedes Jahr muss das Zertifikat für qualifizierte Unterschriften erneuert werden, was die Sorgen noch verstärkt: Sie müssen die Gültigkeitsdauer überwachen und rechtzeitig eine Neuausstellung bestellen.

Arbeiten mit qualifizierte Unterschrift Sie müssen ein spezielles Programm installieren - ein Mittel zum kryptografischen Schutz von Informationen. Das Programm bringt eine elektronische Signatur auf dem Dokument an und überprüft die Signaturen anderer Austauschteilnehmer.

Sie können ein kostenpflichtiges Programm ("CryptoPro CSP") oder ein kostenloses ("Vipnet CSP") auswählen. Funktionell sind sie fast gleich, aber mit dem kostenlosen können Kompatibilitätsprobleme auftreten. Beide funktionieren unter Windows und Mac. Der bezahlte kostet ungefähr 1000 RUR, die jährliche Zahlung für das Zertifikat der elektronischen Signatur beträgt ungefähr 1000 RUR.

Einige Benutzer verwenden eine Cloud-basierte elektronische Signatur, für die kein kryptografisches Schutzprogramm installiert werden muss. Die Cloud-Signatur wird im Exchange-Dienst gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument signieren, erhalten Sie eine SMS, in der die Aktion auf Ihrem Telefon bestätigt wird. Ein solches Zertifikat ist billiger und bequemer zu verwenden, aber weniger sicher als ein Kryptoschutzprogramm.

Warum benötigen Sie einen Dokumentenflussoperator?

Ein signiertes elektronisches Dokument kann per regulärer E-Mail gesendet werden, dies ist jedoch nicht sicher. Wenn die Mail gehackt wird, gelangen die Dokumente in die Hände der Eindringlinge. So akzeptiert das Finanzamt beispielsweise Erklärungen nur über besondere Dienstleistungen. Durch die gleichen Dienste müssen Sie elektronische Rechnungen austauschen, andernfalls verstoßen Sie gegen die Anordnung des russischen Finanzministeriums. Solche Dienste werden als Dokumentenflussoperatoren bezeichnet.

Für einen einfachen Benutzer ist dies eine aufgepumpte E-Mail. Funktioniert über einen Browser, gibt es Ordner mit eingehenden und ausgehenden Adressen, Adressverzeichnis, integrierter Suche, Dokumenteditor. Inside - ein hoch ausgelasteter Dienst mit sicheren Kommunikationskanälen und Verschlüsselung, die die Sicherheit der Dokumentenübertragung gewährleisten.

Es ist nicht einmal erforderlich, eine Vereinbarung mit einem Betreiber der elektronischen Dokumentenverwaltung abzuschließen. Registrieren Sie sich einfach, laden Sie das Zertifikat für die elektronische Signatur herunter und zahlen Sie den Rechnungstarif. Der Rest der Sorgen wird vom Betreiber übernommen: Benachrichtigt den Bundessteuerdienst, dass Sie der Börse beigetreten sind, überwacht die Formate und garantiert die Einhaltung der Gesetze der Russischen Föderation.

In Russland gibt es mehrere Dutzend solcher Dienste. In Bezug auf Preis, Funktionalität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sind sie ungefähr gleich. Es ist üblich, die Betreiber entsprechend der Qualität des Dienstes auszuwählen: Wie schnell der technische Support funktioniert, ist der Betreiber bereit, Auftragnehmer zu verbinden, welche Möglichkeiten er bietet und ob er analytische Berater hat, die Sie bei der Implementierung des Dienstes in die Arbeit unterstützen.

Ihre Gegenpartei muss sich auch mit dem Betreiber verbinden. Er kann Ihre oder eine andere auswählen - dann wird der Austausch wie in Roaming durchgeführt zellulare Kommunikation.

Wie viel kosten elektronische Dokumente?

Wenn Sie über einen Operator arbeiten, zahlen Sie nur für ein von beiden Parteien unterzeichnetes Dokument. Im Durchschnitt betragen die Kosten für das Senden eines Dokuments etwa 6-8 R, und alle eingehenden Dokumente sind kostenlos.

Normalerweise kaufen Anfänger ein Mindestpaket von 300 Dokumenten, was sehr schnell endet. Dann müssen Sie das nächste Paket kaufen. Es ist rentabler, ein unbegrenztes Jahrespaket zu kaufen oder individuelle Bedingungen zu vereinbaren.

Der Wechsel zu elektronischen Dokumenten ist vorteilhaft, wenn Sie 100 oder mehr Dokumente pro Monat oder mindestens 1000 Dokumente pro Jahr senden. Dann reduzieren Sie Ihre Papier- und Versandkosten um fast das Fünffache.

Wie viel kostet der Workflow?

1000 Papierdokumente

Elektronische Dokumentenverwaltung

Büroarbeiten - eine Reihe von Maßnahmen zur Organisation des Workflows eines Unternehmens oder einer Organisation. Papierkram ist ein Begriff, der in der Büropraxis verwendet wird, um sich auf ein formelles Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten zu beziehen.

Elektronisches Dokument (ED) - Ein Dokument, das mit Hilfe von Computerinferstellt wurde und mit einer elektronischen Signatur (ES) signiert und auf einem Maschinenmedium als Datei des entsprechenden Formats gespeichert werden kann.

Dokumentenfluss - ein System zum Erstellen, Interpretieren, Übertragen, Empfangen und Archivieren von Dokumenten sowie zur Kontrolle ihrer Implementierung und zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Elektronische Dokumentenverwaltung (EDO) - eine Reihe automatisierter Prozesse für die Arbeit mit Dokumenten, die in in elektronischem Formatmit der Umsetzung des Konzepts der "papierlosen Büroarbeit".

• produktionsdokumentfluss;
• fluss von Verwaltungsdokumenten;
• archivierung (eine Reihe von Verfahren für den Archivierungsworkflow);
• hR-Dokumentenfluss (HR-Aufzeichnungsverfahren);
• buchhaltungsbelegfluss;
• lagerbelegfluss;
• geheime und vertrauliche Büroarbeit;
• technischer und technologischer Dokumentenfluss.

Und andere. Offensichtlich kann es so viele Workflow-Systeme geben, wie es Arten von Aktivitäten gibt. Infolgedessen entwickeln sich Informationssysteme, die private Arten von Workflows automatisieren, in Richtung Masse.

• Gewährleistung eines effektiven Managements durch automatische Kontrolle der Implementierung, Transparenz der gesamten Organisation auf allen Ebenen.
• Aufrechterhaltung eines Qualitätskontrollsystems nach internationalen Standards.
• Unterstützung einer effektiven Akkumulation, Verwaltung und des Zugangs zu Informationen und Wissen. Gewährleistung der Flexibilität des Personals aufgrund der umfassenderen Formalisierung der Aktivitäten jedes Mitarbeiters und der Möglichkeit, die gesamte Historie seiner Aktivitäten zu speichern.
• Protokollierung des gesamten Unternehmens (interne Serviceuntersuchungen, Analyse der Aktivitäten der Abteilungen, Identifizierung von "Hot Spots" in den Aktivitäten).
• Optimierung von Geschäftsprozessen und Automatisierung des Mechanismus für deren Implementierung und Steuerung.
• Ausschluss von Papierdokumenten aus dem internen Verkehr des Unternehmens. Sparen Sie Ressourcen, indem Sie die Kosten für die Verwaltung von Dokumentenflüssen in der Organisation senken.
• Eliminierung der Notwendigkeit oder erhebliche Vereinfachung und Reduzierung der Kosten für die Speicherung von Papierdokumenten aufgrund der Verfügbarkeit eines betriebsbereiten elektronischen Archivs.

• Lagerungssansprüche. Sie müssen ein Workflow-System auswählen, das hierarchisch strukturierten Speicher unterstützt (HSM - Hierarchal Storage Management). Dieser Mechanismus speichert die am aktivsten verwendeten Daten auf den schnellsten, aber auch den teuersten Medien, während die weniger häufig verwendeten Informationen automatisch auf langsame und billige Medien übertragen werden.
• Das Vorhandensein formalisierter Verfahren, die Unterstützung für deren Implementierung und Automatisierung der Kontrolle erfordern (Erstellung von Dokumenten eines bestimmten Typs, Ausführung von Standardfunktionen der Organisation usw.).
• Die Notwendigkeit, die administrative Verwaltung der Organisation zu automatisieren. Der Grad der Komplexität der Organisationsstruktur.
• Das Vorhandensein von geografisch verteilten Abteilungen. Dieser Faktor stellt bestimmte Anforderungen an den Fernzugriff, die Datenreplikation usw.
• Ein großes Papierarchiv. Einige Dokumentenverwaltungssysteme werden mit bereits integrierten Subsystemen für die Masseneintragung von Dokumenten geliefert.
• Das Vorhandensein eines Dokumentenumlaufsystems, das den aktuellen Anforderungen nicht entspricht.
• Die Notwendigkeit für erweitertes Dokumentenrouting und Workflow-Management. Als Fortsetzung dieses Bedarfs besteht die Notwendigkeit, beliebige Geschäftsprozesse zu unterstützen, möglicherweise in Verbindung mit Anwendungssystemen, um diese Prozesse zu unterstützen.
• Anforderungen an die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Bei langen Lagerzeiten (zehn Jahre) lohnt es sich ernsthaft, ein paralleles Archiv auf Mikrofilmen zu organisieren.
• Anforderungen an "Offenheit", Systemerweiterbarkeit. Integration mit bestehenden informationssysteme und die Verwendung vorhandener Geräte.
• Die Notwendigkeit, Bilder von Dokumenten zu speichern. Verwendung bei der Organisation bestimmter Formate zum Speichern von Dokumenten. Die Notwendigkeit, Engineering- und Designaufgaben zu unterstützen, sind andere Merkmale des Unternehmens.
• Bedarf an erweiterten Tools zum Abrufen von Informationen. Volle Unterstützung durch das bei der Organisation von Dokumenten verfügbare Sprachsystem.
• Sicherheitsanforderungen (Verschlüsselung, Organisation des Zugriffs usw.). Die Möglichkeit, die Zugriffsmechanismen zu verwenden, die bereits in der Informationsinfrastruktur der Organisation im Workflow-System verfügbar sind.
• Anforderungen an die Einhaltung bestimmter Standards: intern, Industrie, GOST, internationale Qualitätskontrollstandards, Organisationsgrad der Informationsspeicherung.

Jedes elektronische Dokumentenverwaltungssystem kann Elemente jeder der folgenden Kategorien enthalten, aber die meisten von ihnen haben eine spezifische Ausrichtung in einem der Bereiche, die hauptsächlich mit der Produktpositionierung verbunden sind.

Bei der Implementierung solcher Systeme in großen Unternehmen ist es wichtig zu bestimmen, ob das System die Fähigkeit bietet, große Informationsmengen effektiv zu verwalten, zu verarbeiten und zu integrieren automatisierte Systeme Produktionsmanagement, Skalierbarkeit, schrittweise Implementierung, Berücksichtigung der territorialen Verteilung, komplexe Organisationsstruktur, rollenbasiertes Prinzip der Zugriffsorganisation usw.

Bei der Auswahl einer solchen Plattform sollte Folgendes beachtet werden:

• organisation von elektronischen Dokumenten-Repositories;
• automatisierung des Dokumentenflusses unter Berücksichtigung der individuellen Merkmale der Organisation;
• integration in die bestehende Informationsumgebung.

Funktionale Anforderungen