Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.4. Registrierung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz im "elektronischen Korrespondenzjournal". So installieren Sie die kostenlose Version des Programms

Es gibt verschiedene Formen von Buchhaltungsjournalen. Buchhaltungsprogramme bieten häufig eine umständliche Schnittstelle mit mehreren Fenstern, die den Einstieg in das Programm erschwert.

Die Arbeit mit einem solchen Korrespondenzjournal zwingt den Benutzer, ständig nach den Menüelementen zu suchen, die zum Ausführen dieser oder jener Aktion erforderlich sind, und hin und wieder neue Fenster zu öffnen und zu schließen, über die die Programmfunktionalität verteilt ist.

Beispieljournal zur Registrierung eingehender und ausgehender Dokumente - elektronisches Journal Buchhaltung auf unserer Website vorgestellt - hat eine Reihe von Vorteilen. Der charakteristische Name für das Programm wurde nicht zufällig ausgewählt. Gemütlich ZEITSCHRIFT Sehr praktisch: Fast alle Aktionen zum Führen eines Registrierungsprotokolls finden in nur zwei Fenstern statt - dem Hauptfenster und dem Fenster zum Bearbeiten des Briefes.

BEIM Praktisch TAGEBUCH Selbst um neue Einträge in verwandten Datenbanktabellen vorzunehmen, muss kein neues Fenster geöffnet werden, obwohl dies auch möglich ist.

Die Struktur des Briefbearbeitungsfensters spiegelt die Merkmale des Workflows einer bestimmten Institution wider. Auf unserer Website können Sie das vorgestellte Buchhaltungsprogramm herunterladen. Das Programm kann aber auch sein teilweise oder vollständig gemäß den Anforderungen Ihrer Organisation neu gestaltet.

Dokumentregistrierungsprogramm
Praktisches XP-Protokoll

Hauptfenster

Das Hauptfenster des elektronischen Journals zur Registrierung eingehender und ausgehender Dokumente ist eine Tabelle mit den wichtigsten Informationen zu Briefen.
In jeder Zeile des Journals erhalten Sie ein vollständiges Bild eines bestimmten Buchstabens.

Die Aktionen, die mit der ausgewählten Nachricht ausgeführt werden sollen, sind direkt in der Symbolleiste verfügbar und werden im Kontextmenü dupliziert. Ein Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Zeile mit Informationen zum Buchstaben ruft das Fenster zum Bearbeiten dieses Buchstabens auf.
Das Fenster zum Bearbeiten eines Briefes enthält alle Werkzeuge zum Arbeiten mit den Feldern der Tabellen der relationalen Datenbank, die im entsprechenden Dialogfeld ausgewählt werden, wenn Sie mit dem Programm arbeiten.

Sie können neue Werte in verknüpfte Datenbanktabellen eingeben, ohne das aktuelle Fenster zu verlassen.
Wenn Sie das Programm starten, haben Sie die Möglichkeit, die Datenbank auszuwählen, die während des Betriebs verwendet werden soll. Sie können mit einer Microsoft SQL Server Compact Edition-Datei der Version 4 oder direkt mit Microsoft SQL Server arbeiten.

Standardmäßig ist eine Datei im Microsoft SQL Server Compact Edition-Format ausgewählt, die mit dem Programm "Convenient Journal" geliefert wird und sich im selben Ordner wie die ausführbare Datei UZh.exe befindet. Um mit dem Programm zu arbeiten, können Sie einfach in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche "Öffnen" klicken.

Es ist auch möglich, den Pfad zur Datenbankdatei in der Programmverknüpfung anzugeben. Zum Beispiel bei Verwendung des Schlüssels -sqlcepath "C: \\ db \\ myBase.sdf" Der entsprechende Pfad wird beim Start des Programms im Auswahlfeld für die Datenbankdatei angezeigt.
Fenster drucken

Der Ausdruck des Briefprotokolls erfolgt über das Hauptprogrammfenster.
Wenn Sie ein Buchhaltungsjournal drucken, können Sie die zu druckenden Einträge auswählen und die Zentrierung der Tabelle auf dem Blatt anwenden.
Hauptfenster - Menü

Die Symbolleistenbefehle des Hauptprogrammfensters werden im Kontextmenü dupliziert.
Durch Drücken der rechten Maustaste wird die Zeile ausgewählt, die sich derzeit unter dem Cursor befindet.
Hauptfenster - Suche nach Buchstabennummer

Im Hauptfenster ist die Möglichkeit implementiert, Buchstaben nach eingehender Nummer zu suchen und zu filtern.
In der Tabelle werden alle Buchstaben angezeigt, deren Zahlen die im Suchfeld eingegebenen Zahlen enthalten.
Hauptfenster - Suche nach Gegenpartei

Neben der Suche nach der eingehenden Nummer besteht auch die Möglichkeit, nach einem Buchstaben mit dem Namen des Kunden zu suchen, wobei die Suchzeichenfolge automatisch durch die ersten Buchstaben des eingegebenen Wortes vervollständigt wird.
Die Suche ist optimiert und wird nicht für alle vorhandenen Clients in der entsprechenden Tabelle der Datenbank ausgeführt, sondern nur für diejenigen, denen bestimmte Buchstaben zugeordnet sind.
Auftragnehmer

Die Möglichkeit, einen neuen Datensatz in die Datenbanktabellen einzugeben, ist im Fenster "Brief bearbeiten" selbst vorhanden: Geben Sie einfach den erforderlichen Wert in das Feld mit der Dropdown-Liste ein.
Wenn der eingegebene Wert nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden Sie zum Speichern aufgefordert. Wenn dies bestätigt wird, wird der neue Bestand in der Datenbank angezeigt und der Inhalt der Dropdown-Liste wird entsprechend aktualisiert.
Nachrichtenbearbeitungsfenster - Felder

Während der Bearbeitung geänderte Felder sind mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet.

Visuelle Kontrolle Die eingeführten Änderungen erleichtern die Arbeit mit dem Briefbearbeitungsformular erheblich.
Nachrichtenbearbeitungsfenster - Autocomplete

Die automatische Vervollständigung der ausgehenden Nummer wird im Fenster "Brief bearbeiten" implementiert.
In diesem Fall wird die ausgehende Nummer auf der Grundlage der eingehenden Nummer unter Berücksichtigung der in der Organisation festgelegten Regeln für die Zuweisung von Nummern erstellt.
Verzeichnisse

Das Fenster, in dem Sie die Datensätze der Datenbanktabelle bearbeiten können, wird im Fenster "Brief bearbeiten" aufgerufen, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben jedem Feld mit einer Dropdown-Liste klicken. Wenn Sie mit einer SQL Server CE-Datenbankdatei arbeiten, können Sie Datensätze ohne Einschränkungen löschen. Wenn Sie mit SQL Express arbeiten, können Sie nur Datensätze löschen, die keinem Fremdschlüssel zugeordnet sind.
Hauptfenster - Exportieren

Das Programm ermöglicht den Export des gesamten Protokolls oder nur ausgewählter Datensätze nach Excel. Beim Drucken können auch ein oder mehrere Datensätze ausgewählt werden.

04.02.2016 Registrierung der Korrespondenz am Computer hat eine Reihe von zweifelsfreien Vorteilen gegenüber herkömmlichen nicht elektronischen Zeitschriften. Hier sind nur einige davon, die die Registrierung von Dokumenten erheblich vereinfachen und die Effizienz der internen Büroarbeit des Unternehmens steigern.
1. Einheitliches Hilfesystem. Die ursprünglich gebildeten Verzeichnisse (Mitarbeiter, Korrespondenzarten, Adressaten usw.) ermöglichen eine effektive Nutzung in der Zukunft: Sie schließen eine mehrdeutige Interpretation derselben Werte aus, werden bei der Suche und Auswahl von Dokumenten nach bestimmten Kriterien verwendet (Dokumente für einen bestimmten Auftragnehmer, nach Art der Korrespondenz, nach Nomenklatur der Fälle) usw.) werden in der Abschlussberichterstattung über Büroarbeiten verwendet.
2. Eingehende und ausgehende Dokumente(Korrespondenz) befindet sich in einer einzigen Kartei, im Gegensatz zu verschiedenen Papierzeitschriften während der normalen Registrierung. Dieser Aktenschrank kann unbegrenzt groß sein (im Vergleich zu normalen Zeitschriften) und Dokumente aus der gesamten Unternehmensgeschichte speichern. So können Sie schnell finden erforderliche Dokumente im elektronischen Archiv.
3. Fähigkeit zum Speichern in e-Mailbox Kopien von Papierdokumenten (gescannte, von EDS signierte elektronische Dateien) elektronische Unterschrift). Mit der kollektiven Nutzung eines solchen elektronischen Korrespondenzjournals (in computernetzwerk Unternehmen) kann jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Zugriffsebene (Rolle) sofort auf das erforderliche registrierte eingehende / ausgehende Dokument sowie dessen elektronische Kopie zugreifen. Bei der Verwendung von EDS im Unternehmen besteht die Möglichkeit, auf herkömmliche Papiermedien zu verzichten, wodurch die finanziellen Kosten erheblich gesenkt werden.
4. Kontrolle über die Ausführung eingehender Dokumente... Die Wirksamkeit im Vergleich zu einem normalen Magazin ist ebenfalls offensichtlich. Dies ist die Geschwindigkeit der Auswahl der kontrollierten Dokumente, die Fähigkeit, nicht nur die aktuelle Kontrolle durchzuführen, sondern auch vorläufige (zukünftige Perioden). Details zur Kontrolle über die Ausführung eingehender Korrespondenz
5. Drucken von Ausgabedokumenten: Register der registrierten eingehenden / ausgehenden Korrespondenz, Register der kontrollierten Dokumente (mit Fristen), Dokumentenauflösung, Registrierungskarte, Informationen zur Dokumentenbewegung. In allen Fällen werden beim Drucken von Dokumenten vorgefertigte Vorlagen verwendet. Auf diese Weise können Sie in Sekundenschnelle automatisch vorgefertigte Dokumente empfangen.
Die Vorteile elektronischer Zeitschriften gegenüber Papierzeitschriften sind bei weitem nicht vollständig.
Der Zweck dieses Artikels besteht darin, den Leser mit den Funktionen des AC "" -Programms bei der Registrierung eingehender / ausgehender Dokumente vertraut zu machen. Darin werden auch die oben beschriebenen Vorteile realisiert.

In einem Programm Elektronisches Korrespondenzjournal Die Registrierung eingehender und ausgehender Dokumente erfolgt im Aktenschrank. Die Aktivierung des Modus des elektronischen Aktenschranks für Dokumente erfolgt durch Auswahl des Punktes im Hauptmenü des Programms "Registrierung - Dokumentdatei":

Außenansicht des Aktenschranks der AC-Dokumente Das elektronische Korrespondenzjournal sieht aus wie folgt:

Eine detaillierte Beschreibung der Benutzeroberfläche des Aktenschranks (Zweck einzelner Elemente der Aktenschrank-Symbolleiste, Kontextmenü des Aktenschranks, Datentabelle) finden Sie im Benutzerhandbuch in den Abschnitten 3.2.1 - 3.2.3. ().
Um ein eingehendes oder ausgehendes Dokument im elektronischen Aktenschrank des AS "Elektronisches Korrespondenzjournal" zu registrieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Funktionen - Neu". Das Programm öffnet ein Fenster zum Registrieren eines Dokuments:

Abhängig von der Auswahl des Feldes "Korrespondenzklassifizierung" wird die Registrierung des eingehenden oder ausgehenden Dokuments fortgesetzt.

Für ein eingehendes Dokument hat die Registrierungskarte aussehen:

Nachdem Sie die Informationen zum eingehenden / ausgehenden Dokument in die Registrierungskarte eingegeben haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "F2 speichern" (vorhanden, um die Registrierung des Dokuments abzuschließen) alternativer Weg Dokumente speichern - Tastaturtaste F2).
Nach dem Speichern des Dokuments werden Informationen darüber in der Datentabelle des elektronischen Aktenschranks angezeigt.
Mehr genaue Information Informationen zur Registrierung von Korrespondenz im AS-Programm Elektronisches Korrespondenzjournal finden Sie im Benutzerhandbuch S. 3.2.4-3.2.10 (

Das Programm zur Abrechnung eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie interner Dokumente der Organisation.

Das Softwareprodukt kann an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Informationen über die gesamte Korrespondenz Ihres Unternehmens sowie interne Dokumente (Bestellungen, Anweisungen usw.) befinden sich an einem Ort - Dokumentregistrierungsprotokolle, und Sie können die erforderlichen Dokumente immer leicht finden

Alle Informationen zu jedem eingehenden, ausgehenden oder internen Dokument werden visuell auf der Karte des entsprechenden Dokuments angezeigt

Sie können das Format der Dokumentennummer so anpassen, wie es in Ihrer Büroarbeit üblich ist

Sie werden die Frist für das unerfüllte Dokument in Ihrer täglichen Arbeit nicht vergessen! Und Sie müssen auch nicht durch einen Stapel Papiere gehen, um nach solchen Dokumenten zu suchen - das Programm wird Sie an sie selbst erinnern

Nur autorisierte Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen: Benachrichtigungen werden für jeden Benutzer konfiguriert. Außerdem besteht die Möglichkeit, Erinnerungen in Form eines Kalenders anzuzeigen!

Um mit dem Programm arbeiten zu können, müssen Sie Dokumente der Vorjahre nicht manuell eingeben - Sie können sie automatisch aus einer Excel-Datei laden.

Die bequeme Teamarbeit an Dokumenten wird durch den Netzwerkmodus und die Fähigkeit zur Unterscheidung von Rechten unterstützt. Der Zugriff auf und die Arbeit mit dem Programm "Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8" ist streng geregelt: Abhängig von den Funktionen, die dem Benutzer gestattet sind, werden drei Zugriffsebenen implementiert - administrativ, Benutzer und nur zum Anzeigen (ohne das Recht, Änderungen vorzunehmen). Darüber hinaus ist es möglich, den Zugriff auf Protokolle für jede Zugriffsebene zu optimieren.

Durch die Unterstützung der Arbeit mit einem Scanner können Sie gescannte Kopien von Originalen problemlos in das Programm laden. Bei Verwendung eines Scanners, der den automatischen Blattvorschub unterstützt, besteht die Möglichkeit, Streaming-Scans durchzuführen.

Die für die Ausführung von Dokumenten zuständigen Beamten werden rechtzeitig über das Eintreffen neuer Aufgaben informiert. Das Programm verfügt über Funktionen zum Senden von Benachrichtigungen per E-Mail mit der Möglichkeit, Dateien zu binden, Nachrichten zu speichern und nach ihnen zu suchen

Verwalten von Dokumenten einer beliebigen Anzahl von Unternehmen in einem Programm: Alle Informationen zu Dokumenten befinden sich an einem Ort, sind zugänglich und werden bequem präsentiert

Mit der Funktion "Nur Ihre eigenen Dokumente anzeigen" können Sie Dokumente zwischen den Darstellern aufteilen, ohne die Möglichkeit, Dokumente anderer Personen anzuzeigen und zu korrigieren.

Für die tägliche automatische Archivierung von Dateiversionen von Programmen nach Zeit können Sie das kostenlose Dienstprogramm Automatische Dateiarchivierung verwenden.

So installieren Sie die kostenlose Version des Programms:

* Produktunterstützung wird über das Internet bereitgestellt.

Lizenz für 1 arbeitsplatz Die Standardversion (nicht SQL) des Programms wird ohne Einschränkungen kostenlos zur Verfügung gestellt.

Um zusätzliche Netzwerkjobs zu erwerben, senden Sie uns eine Bewerbung an die Adresse, geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts ("Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8") und die Anzahl der zusätzlichen Jobs an, und wir senden Ihnen eine Vereinbarung und eine Rechnung.

Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

Nach Zahlungseingang an die Adresse senden Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert sein, damit sie angezeigt werden kann.

Preis des Programms "Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8"

Basisversion - 1 Arbeitsplatz - Kostenlos

vom 2. bis einschließlich 5. - 4000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 3000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 2000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 1000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz

Preisrechner

0 + 1 * 4000 \u003d 4000 Rubel.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 \u003d 19000 Rubel.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 \u003d 56000 Rubel.

* Preis beinhaltet 1 Jahr technischer Support per Telefon und über das Internet.

* Der Dispatcher-Modus wird separat lizenziert. Die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4000 Rubel. Wenn der "Dispatcher" -Modus aktiviert ist

Für Unternehmen, die eine erhöhte Datenzuverlässigkeit und Zugriffssicherheit benötigen Informationen, das Schließen des unbefugten Zugriffs auf Daten, die mögliche integrierte Datenverschlüsselung, die Möglichkeit, mit einem Webclient Dokumente anzuzeigen, und eine Android-Anwendung, um die ausübenden Personen über den Empfang von Dokumenten zu informieren und die Ausführung von Dokumenten zu steuern, gibt es versionen des Programms Registrierung von Organisationsdokumenten für Microsoft SQL Server und PostgreSQL.

So erwerben Sie das Programm "Registrierung von Organisationsdokumenten" SQL-Version:

1. Laden Sie die Demoversion des Programms herunter (Installationsdatei für MS SQL Server und PostgreSQL) und installieren Sie das Programm.

2. Senden Sie uns eine Anfrage an die Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert sein, damit sie angezeigt werden kann. , geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts an ("Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8 Version von MS SQL" oder"Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8 Version von PostgreSQL") und die Anzahl der Aufträge, und wir senden Ihnen einen Vertrag und eine Rechnung.

3. Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

4. Nach Zahlungseingang an die Adresse senden Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert sein, damit sie angezeigt werden kann. Zahlungsbestätigung (eine Kopie oder Nummer des Zahlungsauftrags, Datum und Betrag der Zahlung), und wir senden Ihnen einen Registrierungscode und einen Aktivierungscode.
Originale von Dokumenten (Vereinbarung, Annahme und Übertragung von Nutzungsrechten, Rechnung, Rechnung, Lizenzvereinbarung) werden nach Zahlungseingang per Post verschickt.

Preis des Programms "Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8 Version von MS SQL"

Basisversion - 1 Arbeitsplatz - 9000 Rubel

Zusätzliche Jobs (für die Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 6000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 5000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 4000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 3000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz

Um die Kosten für Lizenzen zu berechnen, können Sie verwenden Preisrechner

Ein Beispiel für die Berechnung der Kosten für 2 Jobs:
9000 + 1 * 6000 \u003d 15000 Rubel.

Beispiel für die Berechnung der Kosten für 6 Jobs:
9000+4*6000 +1*5000 \u003d 38.000 RUB

Ein Beispiel für die Berechnung der Kosten für 25 Arbeitsplätze:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 \u003d 113000 Rubel.

Bei der Auswahl der erweiterten Garantie Service-Option, die Kosten zusätzliches Jahr Der Support beträgt 20% der Lizenzkosten.

* Die Laufzeit der Lizenz ist nicht begrenzt.

"Kontrollraum"1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

PostgreSQL ist ein kostenloser SQL Server, der eine würdige Alternative zum kommerziellen Microsoft SQL Server darstellt. PostgreSQL DBMS ist besonders relevant für regierungsbehörden im Rahmen der Einhaltung der Richtlinien zur Verwendung russischer Softwareprodukte.

Preis des Programms "Registrierung von Dokumenten der Organisation 4.8 Version von PostgreSQL"

Basisversion - 1 Arbeitsplatz - 10.000 Rubel

Zusätzliche Jobs (für die Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 7000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 6.000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 5000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 4000 Rubel pro 1 Arbeitsplatz

Um die Kosten für Lizenzen zu berechnen, können Sie verwenden Preisrechner

Ein Beispiel für die Berechnung der Kosten für 2 Jobs:
10000 + 1 * 7000 \u003d 17000 Rubel.

Beispiel für die Berechnung der Kosten für 6 Jobs:
10000+4*7000 +1*6000 \u003d RUB 44.000

Ein Beispiel für die Berechnung der Kosten für 25 Arbeitsplätze:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 \u003d 138000 Rubel.

* Der Preis beinhaltet 1 Jahr technischen Support per Telefon und Internet. Wenn Sie sich für den erweiterten Garantieservice entscheiden, betragen die Kosten für ein zusätzliches Supportjahr 20% der Lizenzkosten.

* Die Laufzeit der Lizenz ist nicht begrenzt.

* Der Dispatcher-Modus wird separat lizenziert. Die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4000 Rubel. Wenn der Modus eingeschaltet ist "Kontrollraum"1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

Unter Programmbenutzern Staatliches Einheitsunternehmen der Stadt Moskau "Management für den Wiederaufbau und die Entwicklung einzigartiger Objekte", JSCB "Russische Treuhandbank", LLC "KB Finance Business Bank", Geschäftsbank "RBA", LLC "Multiprofil-Verarbeitungsunternehmen", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Werk Krasnogorsk "Electrodvigatel", GKU RD "Direktion eines einzelnen staatlichen Kundenentwicklers" der Stadt Makhachkala und viele andere.