Una carta comercial es su representante oficial. Además del contenido, es muy importante formatear correctamente una carta comercial, como se sabe, "tu ropa te saluda". Consideremos el orden de registro. carta de negocio.

Forma

Se debe emitir una carta comercial en papel membretado oficial de la organización. Los encabezados y pies de página del formulario deben contener la siguiente información:

• Nombre de la organización;
• dirección física de la organización;
• teléfono y fax;
• sitio web y correo electrónico.

El formulario también puede contener los datos de la organización y su logotipo.

Tener toda esta información permite al destinatario reconocer rápidamente al remitente y enviar una carta de respuesta a la dirección correcta.

Campos

Una carta comercial debe tener márgenes: a la izquierda, unos tres centímetros, a la derecha, aproximadamente un año y medio. Le recomendamos que utilice formularios estándar de Microsoft Word. Los campos son necesarios para posibles notas que realizará el destinatario, así como para archivar la carta en una carpeta de archivo.

Número de registro

El número de registro de la carta, que incluye la fecha en que el gerente la firmó, es necesario para su comodidad. Por ejemplo, decidió enviar una carta a otra organización y no le asignó una fecha ni un número. Y si esta empresa recibe varios miles de cartas al día, ¿cómo seguirá el destino de su mensaje? Generalmente se busca por fecha y número. Esto es especialmente cierto para agencias gubernamentales. Además de su propio número de salida, la carta de respuesta también debe contener información sobre el número de la carta entrante a la que es respuesta. El número de registro se coloca en la esquina superior izquierda de la carta. Naturalmente, en cualquier organización, las cartas entrantes y salientes deben registrarse cuidadosamente.

Ejemplo:

Árbitro. No. 546 de 28 de julio de 2008 en la entrada. No. 321 de 25 de julio de 2008

encabezado de carta

El encabezado de la carta, que contiene una apelación al destinatario, se coloca justo debajo del número de registro y generalmente tiene el siguiente formato: el cargo y el nombre completo del destinatario están escritos en la esquina superior derecha de la carta. La apelación en sí está redactada en el centro de la carta y termina punto de exclamación. El encabezado puede estar en negrita.

Ejemplo:

al director ejecutivo
LLC "Rasvet"
Miloslavsky P.N.

¡Querido Pavel Nikolaevich!

Fuente

La fuente de una carta influye fundamentalmente en su percepción por parte del destinatario. La fuente no debe ser ni demasiado pequeña ni demasiado grande. Además, debe ser el mismo en toda la carta. La práctica estándar es utilizar fuente Times New Roman tamaño 12 con interlineado sencillo. Pero si sabe que el destinatario tiene problemas de visión, muestre preocupación: aumente la fuente de la carta.

Puede abordar la elección de la fuente para cartas comerciales personales (invitaciones, felicitaciones, condolencias, etc.) de forma más creativa.

Numeración de hojas

La numeración de las hojas es especialmente importante para las cartas de más de dos páginas y especialmente para aquellas que contienen archivos adjuntos. Al numerar hojas en editor de texto En Microsoft Word, le recomendamos que utilice la función "Encabezado y pie de página" - "Insertar texto automático" - "Página". No. de todo.” Esto permitirá al destinatario evaluar correctamente el volumen total de la carta y no confundir la secuencia de sus páginas.

La numeración se coloca en la esquina inferior derecha de la hoja.

Información del artista

La información sobre el contratista debe estar contenida en todas las cartas comerciales firmadas por los altos directivos y jefes de departamento de la empresa. Esto permitirá al destinatario encontrar rápidamente un especialista específico responsable de resolver el problema en la empresa de envío.

La información sobre el contratista debe contener su nombre completo (preferiblemente completo, de lo contrario será difícil para su contraparte iniciar una conversación telefónica, que puede ser necesaria para aclarar información adicional) y número de teléfono de contacto: trabajo o móvil. También es recomendable proporcionar una dirección de correo electrónico.

La información sobre el artista está escrita al final de la carta, después de la firma. El tamaño de su fuente debe ser una o dos unidades menor que la fuente del texto principal de la carta.

Aplicaciones

Si la carta contiene anexos, se redactan en hojas separadas. En este caso, la numeración de hojas puede ser común para todo el documento o separada para la carta principal y cada anexo. La información sobre los anexos debe estar contenida en el cuerpo de la carta principal antes de la firma.

Ejemplo:

Se adjuntan a esta carta 2 documentos en 3 hojas:
1. certificado de aceptación del trabajo terminado en dos copias;
2. facturas.

Atentamente, Contador jefe fábrica de muebles "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.

Las cartas oficiales se redactan en formularios especiales (formularios externos) que cumplen con la norma. Para tales formularios, se ha establecido un conjunto de elementos obligatorios (detalles), que deben disponerse en un orden determinado.

La forma de una carta oficial es una hoja de papel con elementos permanentes reproducidos de forma tipográfica. Podemos decir que una carta oficial consta de un “marco” de la carta y el texto principal y contiene, además del texto principal, información sobre el destinatario (remitente): el nombre completo y abreviado de la organización, su dirección postal y dirección de telégrafo, números de teléfono, fax y teletipo, el número de esa carta o telegramas que sirvieron de base para la correspondencia y mucho más. Las formas pueden ser angulares (centradas o en bandera) o con una disposición longitudinal de detalles.

El diseño de la forma, que cumple con los principios de la estética técnica, tiene un efecto positivo en la percepción de su contenido. Por ejemplo, dado que al ojo humano le resulta más fácil fijar la parte superior de cualquier objeto, a la hora de redactar documentos conviene saturar más su parte superior.

Los estándares para formularios de muestra establecen los formatos y tamaños de los campos de los documentos que forman parte del sistema de documentación unificado, así como los requisitos para construir la cuadrícula estructural del formulario de muestra, un conjunto de detalles y las reglas para su ubicación. Los documentos incluidos en los sistemas de documentación unificados constan de tres partes principales, que se encuentran dentro de zonas claramente delimitadas. Esta “geometría” del documento asegura la necesaria velocidad de percepción de su texto.

Los detalles son características obligatorias establecidas por ley o reglamento para ciertos tipos de documentos. La composición y disposición de los detalles sobre las formas de los documentos organizativos y administrativos debe cumplir con GOST R 6.30 - 2003.

El establecimiento de una norma para un modelo de formulario, que, a su vez, determina los requisitos para la forma de una carta oficial, surge de la necesidad de unificar el proceso de su registro, que permita:

Organizar la producción centralizada de membretes;

Reducir el costo del trabajo de mecanografía;

Reducir los costos laborales para escribir y formatear cartas;

Facilitar la búsqueda visual de la información necesaria;

Ampliar las posibilidades de utilizar tecnología informática y organizativa al procesar cartas.

El formulario de muestra es la base para diseñar formularios y plantillas para todo tipo de documentación de gestión. El área asignada a los formularios de muestra para la ubicación de cada detalle corresponde al volumen óptimo de este detalle en caracteres impresos.

Un formulario es una colección de detalles de documentos. Según GOST R 6.30 - 2003, los documentos pueden contener hasta 30 detalles, pero ni un solo documento está redactado con un conjunto completo de ellos. Para cada tipo de documento, la composición de los detalles se determina en función de su finalidad. Entonces, para una carta oficial se recomiendan los siguientes detalles:

1) emblema o marca registrada de la organización;

nombre de la organización (completo o abreviado);

información de referencia sobre la organización;

fecha del documento;

1. título al texto;

2. apellido (o apellido, nombre y patronímico) y número de teléfono del artista intérprete o ejecutante.

Se podrán indicar las iniciales del mecanógrafo y el número de copias, pero no forman parte de los datos requeridos. Puede incluir los siguientes detalles: ID de correo electrónico (si es necesario).

Una carta oficial es el único documento que no lleva el nombre de su tipo. Todos los demás documentos tienen nombres, por ejemplo "Orden", "Acta", "Decisión", "Memorando", etc.

Según GOST R 6.30-2003, imagen del emblema estatal de la Federación de Rusia. colocados en membretes de agencias gubernamentales.

Nombre de la compañía - el destinatario del documento se indica en forma completa y abreviada, por ejemplo, el Instituto de Investigación de Gestión Documental y Archivística de toda Rusia - VNIIDAD.

Cabe recordar que los nombres de las organizaciones no pueden abreviarse arbitrariamente. Los nombres abreviados de organizaciones se forman de tres formas:

Por las primeras letras de las palabras incluidas en los nombres, por ejemplo Ministerio del Interior (Ministerio del Interior). Las abreviaturas se escriben juntas y sus letras no están separadas por puntos;

Según las sílabas iniciales de las palabras incluidas en los nombres, por ejemplo, Uralmash (Planta de construcción de maquinaria de los Urales);

De forma mixta, cuando los nombres abreviados complejos se forman en parte a partir de letras iniciales, en parte a partir de palabras truncadas y se escriben en letras mayúsculas en la primera parte y en minúsculas en la segunda, por ejemplo VNIIDormash. Estas palabras también se escriben juntas. Los nombres de las instituciones se abrevian solo si el nombre abreviado se indica en un documento oficial (por ejemplo, registrado en los estatutos de la organización).

Ainformación de referencia sobre la organización incluir, en primer lugar, direcciones postales y telegráficas. El procedimiento y el formulario para registrar información sobre las direcciones postales y telegráficas de una organización deben cumplir con las Reglas Postales. En segundo lugar, los datos de referencia incluyen números de teléfono, números de fax y números de cuentas bancarias. También deberán indicarse en el membrete.

Los detalles obligatorios de la carta son fecha de, que se coloca en la esquina superior izquierda. La fecha de la carta es la fecha de su firma. Sirve como función de búsqueda y se utiliza para hacer referencia a una carta. Las fechas de la carta deben tener formato digital. Los elementos de fecha se dan en una línea en números arábigos en la siguiente secuencia: día, mes, año. Por ejemplo, la fecha 25 de octubre de 2000 debe escribirse de la siguiente manera: 25 de octubre de 2000. Si un día o mes se indica con un solo dígito, se coloca un cero delante. Por ejemplo, la fecha 12 de enero de 2000 se escribe de la siguiente manera: 12/01/2000. Se colocan puntos después de dos dígitos que indican el día y el mes; después de cuatro dígitos que indican el año, no se coloca ningún punto (por ejemplo, 20/02/2000).

Número de registro El documento saliente (el número de letra y su símbolo) suele constar de varias partes. Primero, se puede anotar el índice de la unidad estructural, el índice según la nomenclatura de casos del clasificador de corresponsales, ejecutores, y la última parte será el número de serie de la carta saliente, por ejemplo No. 2/16 -2955 o 18/275.

Enlace a número de registro y fecha del documento entrante incluye el número de registro y fecha de la carta a la que se da respuesta y se ubica debajo del número de registro y fecha del documento saliente. Este detalle sólo está presente en el membrete. La comparación de las fechas de envío y recepción de cartas da una idea del grado de eficiencia del trabajo de la institución con la correspondencia.

En ningún caso estos datos deberán colocarse en el propio cuerpo de la carta. La tipología de este detalle en la carta deberá ser la siguiente: “El No. 4520/144 de 17 de mayo de 2000”.

Destino - nombre y dirección del destinatario de la carta (nombre y dirección de la organización, parte estructural de la organización, empresa o apellido y dirección de la persona a quien se envía la carta) - indicado en la parte superior derecha del formulario de la carta . Esta es la dirección interna de la carta. En el destinatario se escribe el nombre de la organización destinataria en caso nominativo. Por ejemplo:

CJSC "Óxido"

Esto se hace en parte teniendo en cuenta el procesamiento mecánico. Para agilizar la ejecución de la carta, si se conoce el apellido de la persona que la revisará, se recomienda indicar este apellido. Al enviar una carta a un funcionario, el nombre de la organización se indica en el caso nominativo y el cargo y apellido, en el caso dativo. Por ejemplo:

Kemerovo OJSC "Granit"

Al especialista jefe

UN. Smírnov

Si la carta está dirigida al director de la organización, el nombre de la organización debe ser parte del cargo del destinatario. Por ejemplo:

Al rector de Novosibirsk

Academia Estatal

Economía y Gestión

profe. yu.v. Gusev

Se podrán omitir los signos de puntuación en la dirección interna. El nombre de la organización, el nombre y apellido de la persona a quien se dirige la carta deben escribirse tal como aparecen en la correspondencia proveniente de esta organización o en el directorio.

Los datos del “destinatario” pueden incluir una dirección postal. La dirección postal no está estampada en los documentos enviados a organizaciones gubernamentales y corresponsales habituales, en estos casos es recomendable utilizar sobres con direcciones preimpresas.

Si la carta está dirigida a un funcionario, primero indique el cargo, luego el apellido e iniciales, luego la dirección de la organización. Por ejemplo:

Director de CJSC Kristall

G.N. Nekrásov

103030, Moscú,

Calle Skatertny, 22

Si la carta va dirigida a un particular, indique primero el código postal y la dirección, y luego las iniciales y apellidos del destinatario. Por ejemplo:

630102, Novosibirsk-102,

calle. Kirova, 76 años, apto. 12

PI. grigoriev

Si la persona a cuyo nombre está escrita la carta tiene título académico (título académico), se deberá indicar antes del apellido:

académico. A.G. Ivánov

profe. N.G. Kirsánov

Abreviatura de texto "gr." (de la palabra “ciudadano”) se utiliza cuando la persona a quien se dirige la carta es considerada como sujeto de relaciones jurídicas civiles. En correspondencia con organizaciones y empresas de otros países, las palabras "Sr.", "Sr." se abrevian como "Sr.", "Sr."

Título al texto debe reflejar la cuestión principal planteada en la carta y ser breve y conciso, formulado en una sola frase. El encabezado se coloca antes del cuerpo de la carta. El contenido de la carta se expresa en ella mediante la forma del caso preposicional con la preposición “o” (“sobre”). El título no está resaltado entre comillas, está escrito con mayúscula y comienza inmediatamente desde el margen izquierdo de la hoja. Por ejemplo:

Sobre la organización del comercio exterior

Sobre el suministro de carbón en virtud del contrato nº 33-02/567

Sobre la compra de una fábrica de ladrillos.

Sobre la invitación

Es aconsejable que el título no exceda de dos líneas; si hay dos líneas, se utiliza un párrafo.

El título debe ser escrito por el ejecutor directo, quien conoce el contenido del documento mejor que nadie. Un empleado que clasifica el correo solo debería necesitar leer el encabezado para determinar a qué categoría de cartas pertenece la carta y dónde debe enviarse, lo cual es especialmente importante en los casos en que la dirección no indica la persona específica a quien está dirigida la carta. Además, un vistazo rápido al encabezado puede evitar que el empleado tenga que leer toda la carta.

No se recomienda utilizar las palabras “con respecto a” o “preocupaciones” en el título. Además, no conviene escribir “al grano”, ya que esta expresión está aceptada en la práctica jurídica. Es muy apropiado, por ejemplo, en una carta dirigida al departamento de policía:

Al jefe

estación de policía

Distrito de Kirovsky

Novosibirsk G.V. Sidorov

en el caso del gr. Kruglova A.A.

Los principales detalles de una carta comercial son: texto . La longitud máxima de una línea estándar de una carta oficial es de 64 caracteres impresos, lo que equivale a unos 17 cm. Normalmente, una línea contiene entre 60 y 62 caracteres. La elección de esta longitud de línea se explica por el formato A4 más utilizado, así como por el hecho de que al leer el texto, por regla general, lo mantenemos a una distancia de 30-35 cm de los ojos, y el ángulo del sector de mejor receptividad del ojo humano es de 30 grados.

Marcando la presencia de la aplicación. se realiza si se adjunta algún documento a la carta. En la esquina inferior izquierda de la carta, inmediatamente desde el campo, se coloca la palabra “Adjunto”, luego se colocan los nombres de los documentos adjuntos en secuencia numérica indicando el número de copias y hojas. Cada nombre se encuentra en una línea separada. No se realiza ninguna entrada bajo la palabra "Solicitud". Por ejemplo:

Anexo: Copia del contrato con la empresa Keller, 3 páginas. en 1 copia.

Una indicación de la presencia de una solicitud, cuyo nombre figura en el texto de la carta, se puede realizar de la siguiente forma:

Aplicación: para 5 l. en 1 copia.

Este detalle se puede preparar en papel con membrete. En la solicitud encuadernada no se indica el número de hojas. Por ejemplo:

Apéndice: material informativo sobre la exposición internacional “SIB-2000” en 3 copias.

Los propios documentos incluidos en la solicitud deben tener todos los detalles necesarios: nombre del tipo de documento, título, fecha, firma. Además, en las solicitudes, se hace una marca en la esquina superior derecha que indica la conexión de la solicitud con el documento principal. Si la solicitud es un documento independiente, se envía con una carta de presentación.

Accesorios « firma » colocado a la izquierda del subtexto de la carta inmediatamente desde el campo. La firma incluye el cargo de la persona que firma la carta, la firma personal y su transcripción. Dado que las cartas comerciales están escritas en papel con membrete institucional, el nombre de la institución no se indica en la firma. Por ejemplo:

Director Firma N.K. Sidorov

Se colocan dos firmas cuando es necesario confirmar la validez de la primera firma, así como en documentos especialmente importantes, por ejemplo, en cartas sobre cuestiones financieras y crediticias enviadas a instituciones financieras y bancarias. Estas cartas siempre están firmadas por el contador jefe (senior) de la empresa.

Cuando una carta está firmada por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo que desempeñan:

director del instituto Firma UN. Marchenko

Contador jefe Firma Sí. Volkov

Cuando una carta está firmada por varias personas que ocupan el mismo cargo, sus firmas se ubican al mismo nivel:

Director de OJSC Karelia Director de CJSC Korsar

Firma I.V. petrov Firma GEORGIA. Fomín

Todas las copias de cartas que permanezcan en los archivos de las organizaciones deben contener las firmas originales de los funcionarios. Si el funcionario cuya firma está redactada en el borrador de la carta está ausente, la carta será firmada por la persona que desempeña sus funciones o su suplente. En este caso, se debe indicar el cargo real de la persona que firmó la carta (por ejemplo, “interino”, “suplente”) y su apellido. No puede firmar cartas con la preposición “para” o con una barra antes del título del trabajo.

Firmar un documento es una de las formas de autentificarlo. Una carta oficial sin firma no tiene fuerza legal.

La nota sobre el albacea (autor de la carta) incluye el apellido del albacea y el número de teléfono de su oficina y se coloca en el anverso de la carta.

Aquí hay un ejemplo de una carta de servicio con detalles angulares:

Nombre de la organización Destinatario

Nombre de estructural

divisiones (si es necesario)

Dato de referencia

sobre la organización

___________№ ______

al No._______ de_____

Encabezado de carta (comienza con "O" u "Ob")

Posición del texto Firma Iniciales, apellido

Apellido (o apellido, nombre, patronímico) del artista, número de teléfono

Iniciales del mecanógrafo y número de copias.

Identificación de correo

1. La carta está impresa en papel blanco o de color claro en formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).

2. La hoja deberá contener campos de al menos:

20 mm - izquierda;

10 mm - derecha;

20 mm - superior;

20 mm - más bajo.

La fecha de la carta es la fecha en que fue firmada. La fecha está escrita en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes están formados en dos pares. números arábigos, separados por un punto; año: cuatro números arábigos.

4. Número saliente.

El número de registro (de salida) de una carta consiste en su número de serie, que puede complementarse a discreción con un índice (por ejemplo, las iniciales del jefe de la dirección). El número de registro de una carta redactada conjuntamente por dos o más departamentos consta de los números de registro de la carta de cada uno de estos departamentos, separados por una barra.

6. Destinatario

Los destinatarios pueden ser organizaciones, sus divisiones estructurales, funcionarios o individuos. Al dirigir una carta a un funcionario, las iniciales se indican ANTES del apellido. Nombre de la organización y su unidad estructural indicado en el caso nominativo.

Por ejemplo:

LLC "Nombre de la empresa"

Departamento de Planificación

El cargo de la persona a quien se dirige la carta se indica en el caso dativo, Por ejemplo:

al director ejecutivo

LLC "Nombre de la empresa"

AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. Ivánov

LLC "Nombre de la empresa"

Departamento de Planificación

CAMA Y DESAYUNO. petrov

La carta no debe contener más de cuatro destinatarios. La palabra "Copia" no se indica antes del segundo, tercer o cuarto destinatario. Si el número de destinatarios es mayor, se crea una lista de correo.

El atributo “Destinatario” puede incluir una dirección postal. Los elementos de la dirección postal se indican en la secuencia que establecen las normas para la prestación de servicios postales.

Al dirigir una carta a una organización, indique su nombre, luego la dirección postal, Por ejemplo:

LLC "Nombre de la empresa"

Avenida Yaroslavsky, 12, Yaroslavl, 150001

Al dirigir una carta a un individuo indicar el apellido y las iniciales del destinatario, luego la dirección postal, Por ejemplo:

Sidorov V.V.

calle. Svobody, 5, apto. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Texto de la carta

El texto de la carta se redacta en forma de tabla, texto coherente o una combinación de estas estructuras.

Las columnas y filas de la tabla deben tener títulos expresados ​​por un sustantivo en caso nominativo. Los subtítulos de columnas y filas deben ser coherentes con los títulos. Si la tabla se imprime en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas deben imprimirse en las páginas siguientes.

Un texto conectado suele constar de dos partes. La primera parte indica los motivos, fundamentos y objetivos de la redacción de la carta, la segunda (final): decisiones, conclusiones, solicitudes, propuestas, recomendaciones. El texto puede contener una parte final (por ejemplo, una solicitud sin explicación).

En el texto de una carta preparada sobre la base de documentos de otras organizaciones, se indican sus detalles: nombre del documento, nombre de la organización - autor del documento, fecha del documento, número de registro del documento, título de el texto.

En la carta se utilizan las siguientes formas de presentación:

Primera persona del plural ( “por favor enviar”, “enviar para consideración”);

Primera persona del singular ( “Lo considero necesario”, “por favor resalte”);

Tercera persona del singular ( “La sociedad no se opone”, “Nombre” LLC lo considera posible”).

8. Solicitud

Se emite una nota indicando la presencia del archivo adjunto mencionado en el texto de la carta. de la siguiente manera:

Aplicación: para 5 l. en 2 ejemplares.

Si la carta tiene un anexo que no se menciona en el texto, entonces indique su nombre, el número de hojas y el número de copias; si hay varias solicitudes, están numeradas, Por ejemplo:

Anexo: 1. Contrato de arrendamiento de 5 l. en 2 ejemplares.

2. Certificado de transferencia y aceptación por 1 litro. en 2 ejemplares.

Si las solicitudes están encuadernadas, no se indica el número de hojas.

Si se adjunta otro documento a la carta, que también tiene un archivo adjunto, se emite una nota indicando la presencia del archivo adjunto. de la siguiente manera:

Apéndice: carta del Ministerio del Interior de la Federación de Rusia de fecha 05.05.2007 N 02-6/172 y su apéndice, solo 3 páginas.

Si la solicitud no se envía a todas las direcciones especificadas en el documento, se emite una nota indicando su disponibilidad. de la siguiente manera:

Aplicación: para 3 l. en 5 ejemplares. sólo a la primera dirección.

9. Firma

El detalle "Firma" incluye: el título del cargo de la persona que firmó la carta (completo si la carta no está redactada con membrete y abreviado para una carta redactada con membrete) y una transcripción de la firma ( iniciales, apellido), Por ejemplo:

Cuando una carta está firmada por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en el orden correspondiente al cargo que desempeñan, Por ejemplo:

Al firmar un documento por varias personas de iguales cargos, sus firmas se colocan al mismo nivel, Por ejemplo:

10. Imprimir

Una impresión de sello certifica la autenticidad de la firma de un funcionario en los documentos que certifican los derechos de las personas que registran hechos relacionados con POR MEDIOS FINANCIEROS, así como en otros documentos que APORTEN certificación de una firma original.

11. Intérprete

La marca sobre el albacea incluye las iniciales y apellido del albacea del documento y su número de teléfono. Se coloca una marca sobre el intérprete en el anverso o reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda, Por ejemplo:

¿Cómo escribir una carta comercial que no se pierda en la “basura de información” y sea leída? Reglas, recomendaciones, ejemplos.

La palabra es una herramienta empresarial accesible. En el mundo empresarial es imposible encontrar una persona que no utilice palabras en su trabajo.

Los negocios modernos se están convirtiendo gradualmente en un negocio por correspondencia. Con la ayuda de cartas, electrónicas o tradicionales, se produce la comunicación con clientes, socios comerciales y empleadores. La carta posiciona al autor ya sea como un profesional o como una persona con la que no debería continuar una relación.

Un profesional debe poder escribir.

• Está vacío
• efectivamente
• formalmente
• Interesante

Y nunca es demasiado tarde para aprender esto. Comencemos con lo básico: comprenda la diferencia entre redacción comercial y redacción habitual.

¿En qué se diferencia una carta de servicio de una carta normal? Detalles de una carta comercial

Una carta es un texto breve de una o dos páginas, cuya finalidad es transmitir información sobre algo al destinatario.

La naturaleza de la información y la relación entre el remitente y el destinatario de la carta dividen la correspondencia en

• negocios (formales)
• personales (informales)

Una carta comercial se caracteriza por:

• brevedad
• exactitud
• razonamiento y lógica
• contenido de informacion
• neutralidad evaluativa y emocional
• Estandarización:
• Se utilizan formularios oficiales.
• Se utilizan figuras retóricas estables, términos y construcciones clericales especiales.
• número de temas - 1-2
• apuntar
• cadena de mando claramente definida (si es necesario)

¿Qué tipos de cartas comerciales existen?

El tipo de carta comercial determina

1. Propósito de escribirlo

Propósitos comerciales

• Quiere cerrar un trato y proponer sus términos específicos: redacte una carta de oferta (oferta) para el destinatario.

• Si no ha decidido los términos de la transacción que le resulten aceptables, envíe una carta de solicitud
• ¿Quiere informar a su destinatario de un incumplimiento de sus obligaciones contractuales? Escribir una carta de reclamo (queja)

Fines sin fines de lucro

• Da las gracias en una carta de agradecimiento
• Confirma tus compromisos carta de garantía y su consentimiento - mediante carta de confirmación
• Escribe newsletters si crees que tu información será de interés para el destinatario.
• Recuerde acuerdos importantes, obligaciones y sanciones con cartas recordatorias.
• Felicitar en cartas de felicitación, preguntar en cartas de petición, dar el pésame en cartas de condolencias.
• Si necesitas enviar documentos importantes o bienes materiales, asegúrese de preparar una carta de presentación para su carga

2. Destinatario

Si dirige una carta a varios destinatarios a la vez, está escribiendo una carta circular.

Su carta puede abordar varios temas al mismo tiempo, lo que automáticamente la hace multifacética.

4. Estructura

Las cartas reguladas implican compilar la parte textual de la carta de acuerdo con un patrón determinado, mientras que las cartas no reguladas tienen una forma de presentación libre.

5. Forma de salida

• En un sobre
• electrónico
• por fax

Estructura de una carta comercial: introducción, cuerpo, conclusión.

La estructura de una carta comercial estándar requiere una consideración más cuidadosa.

Una carta con el formato correcto debe corresponder al siguiente esquema:

Echemos un vistazo más de cerca a algunos puntos del esquema:

1. Título

Normalmente esto es resumen temas de letras.

Importante: escribe el título correctamente si quieres que el destinatario lea tu carta.

La ausencia de títulos en la correspondencia comercial es típica de los principiantes que no tienen habilidades básicas para realizar correspondencia comercial.

2. Apelación

• tiene la forma tradicional "Estimado"
• escrito con letras mayúsculas en medio de la fila

Importante: ¡Está prohibido el uso de abreviaturas!

3.Preámbulo

• presenta al destinatario la idea principal de la carta
• prepara al destinatario para la correcta percepción de la información posterior contenida en la carta

4. El cuerpo principal del texto fundamenta la idea clave expuesta en el preámbulo.

En esta parte de la carta

• usted indica claramente la esencia de la propuesta/apelación
• proporcione argumentos: hechos, cifras y otros detalles específicos sobre el tema de la carta. opinión de expertos, propia experiencia positiva/negativa

Para facilitar la justificación, puede utilizar el siguiente diagrama:

Importante: el último párrafo debe contener una frase que indique un paso específico o un resultado esperado y aliente al destinatario a tomar medidas.

5. En conclusión:

6. En la ventana “Firma” se debe indicar información sobre el destinatario:

• título profesional

¿Cómo no equivocarse al elegir un estilo de escritura?

EN correspondencia de negocios Hay que tomar decisiones constantemente en cuanto al estilo de escritura y el tono de comunicación con el destinatario. ¿Cuán seco, formal o, por el contrario, cuán vivo, cálido y humano debe ser su mensaje?

• El estilo personal en la correspondencia comercial enfatiza las cualidades individuales de la persona que escribe la carta.
• Cuando se utiliza un estilo formal, se presentan hechos y se extraen conclusiones apropiadas en base a ellos.
• El estilo personal implica la comunicación entre el autor de la carta y el destinatario en igualdad de condiciones.
• El estilo formal demuestra una clara cadena de mando y una fuerza con la que el lector de la carta se ve obligado a tener en cuenta.

Para elegir el estilo de comunicación correcto en una carta comercial, considere:

• ¿En qué categorías de peso se encuentran usted y su destinatario?
• ¿Quiere negociar amistosamente o ejercer presión desde una posición de fuerza?

¿Cómo ceñirse al estilo elegido?

Estilo personal

• Presencia de pronombres personales: yo, nosotros, tú.
  Por ejemplo: le pido disculpas y espero sinceramente que errores similares no vuelvan a ocurrir.
• Llamamientos y solicitudes directas
  Por ejemplo: No deje objetos personales desatendidos.
• Uso de expresiones evaluativas emocionales: juventud estrella, fracaso ensordecedor.

Estilo formal

• Reemplazo de pronombres personales por sustantivos abstractos
  Por ejemplo: la administración del cine se disculpa sinceramente por cambiar el horario de espectáculos nocturnos
• Reemplazo de apelaciones y solicitudes personales con declaraciones.
  Por ejemplo: No deje objetos personales desatendidos.
• Uso del clericalismo común: Llamo a su atención, debido a que

Un estilo formal no es en absoluto adecuado si estás escribiendo una carta de agradecimiento o una carta de condolencia, es decir, aquellas cartas comerciales en las que necesitas expresar sentimientos. En una situación en la que esté escribiendo una carta de solicitud o una carta de oferta, también es mejor ceñirse a un estilo personal.

¿Qué es una carta de denuncia y cómo redactarla? ¿En qué se diferencia de otros tipos de letras?

Importante: al redactar una carta, centre la atención del destinatario exactamente en las acciones que espera de él. indicar también plazos específicos para lograr tus objetivos.

El modelo de carta de reclamación te ayudará a redactarla correctamente:

¿Qué es una carta de respuesta y cómo redactarla?

Hay dos tipos de cartas de consejo:

• carta de rechazo
• carta con una respuesta positiva

Componer ambos tipos de letras tiene dos reglas generales(siempre que la carta de iniciativa esté redactada correctamente):
1. La carta de respuesta conserva el vocabulario y los patrones de habla de la carta de iniciativa.
2. El texto de la carta de respuesta no debe contener información sobre

• fecha de redacción de la carta de iniciativa
• su número de registro

A continuación se ofrece un ejemplo de carta de rechazo amistosa y correcta:

Sin embargo, la negativa no siempre tiene por qué ser suave. Hay situaciones en las que es necesario un estilo de comunicación duro y estricto. A continuación se muestra una plantilla de cartas de rechazo para todas las ocasiones, desde duras hasta blandas:

Carta informativa: su diferencia con las cartas de respuesta y las cartas de queja

La carta informativa es multifuncional:

• informes (por ejemplo, sobre cambios de precios en listas de precios)
• notifica (de la reelección de los miembros de la junta directiva)
• notifica (sobre el envío de mercancías)
• declara (de intenciones)
• confirma (recepción de mercancías)
• recuerda (del cumplimiento de las obligaciones asumidas en virtud del contrato)
• anuncia e informa (sobre la empresa en general, sobre productos/servicios en particular)

Quizás la cuestión más urgente hoy en día sea la de cómo redactar correctamente una carta publicitaria e informativa.

1. Falta de estructura
2. Presencia de jerga o lenguaje informal en el texto de la carta.
3. Diseño descuidado
4. Abundancia de errores ortográficos, sintácticos y estilísticos.
5. Falta de hechos confiables e información objetiva en la carta.
6. Violación de reglas básicas de cortesía (especialmente en cartas de queja)
7. Uso de frases engorrosas y poco claras en el texto.
8. Falta de lógica en la presentación del material.
9. Falta de explicaciones de abreviaturas.
10. Desenfoque general del texto si se compila sin rumbo

¿Qué más necesitas saber sobre las cartas comerciales?

1. Para la correspondencia comercial moderna, se utiliza el método de composición de texto con estructura de bloques.
Este método ahorra tiempo y mantiene el estilo general de toda la documentación comercial. Un rasgo característico del método es la puntuación abierta o la ausencia de puntos/comas (por ejemplo, al crear listas)

2. Se puede utilizar una fuente sans-serif (por ejemplo, Arial) para el título de la carta. Esta fuente se percibe a nivel subconsciente como estable y sólida.

3. Se deben utilizar fuentes Serif (Times News Roman) en el cuerpo del texto. Las serifas facilitan que los ojos pasen de una letra a otra, lo que agiliza la lectura.

Importante: ¡Hay cartas que siempre están escritas solo a mano!
Estas son cartas de felicitación, cartas de condolencias, cartas de agradecimiento.

Un gran número de información útil sobre la redacción de textos de cartas comerciales se puede encontrar en el vídeo de Sasha Karepina.

Vídeo: Cómo escribir cartas de presentación y currículums

Vídeo: “Aprender de los narradores”. Secretos de vender textos.

Probablemente todo el mundo se ha tenido que enfrentar al menos una vez a la necesidad de escribir una carta comercial. Al compilarlo, involuntariamente llegas a la conclusión de que no es nada fácil. Existen muchas reglas y regulaciones sobre redacción de cartas comerciales que necesita conocer. El artículo describe en detalle el proceso de elaboración de un documento, proporciona ejemplos de cartas comerciales y analiza sus tipos y diseño.

Forma

Los formularios confeccionados agregarán solidez e indicarán la confiabilidad de la empresa. ellos contienen Información necesaria sobre una organización como:

• Nombre.
• DIRECCIÓN.
• Números de teléfono de contacto.
• Sitio web.
• Correo electrónico.
• Logo.
• Otros datos de contacto.

No existen reglas estrictas con respecto a los formularios. Por tanto, cada organización decide de forma independiente qué información incluir en ellas.

¿Cómo redactar correctamente cartas comerciales? Preparación

Las cartas comerciales se escriben y formatean de cierta manera, sujetas a sus reglas y requisitos inherentes. Dependiendo del objetivo, el autor piensa en detalle el contenido para obtener el resultado que está calculando. Debe comprender claramente qué información ya conoce el destinatario sobre el tema de la carta, en qué basarse y qué habrá de nuevo en ella. Los argumentos dependen del objetivo que persiga el autor. El proceso de elaboración de una carta comercial se puede dividir en las siguientes etapas:

• Estudiando el tema.
• Escribir un borrador de carta.
• Su aprobación.
• Firma.
• Registro.
• Envío al destinatario.

Estructura de cartas comerciales.

A la hora de redactar una carta, es necesario saturarla de información, es decir, poner allí toda la información necesaria. Puede ser simple o complejo. EN carta sencilla El contenido muestra de forma clara y concisa información que generalmente no requiere respuesta por parte del destinatario. Uno complejo puede constar de varias secciones, puntos y párrafos. Cada párrafo presenta un aspecto de la información. Estos tipos de ejemplos de cartas comerciales suelen constar de una sección de introducción, un cuerpo y una sección de cierre.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo escribir una carta comercial: su parte introductoria.

La parte principal describe situaciones y eventos, proporciona su análisis y evidencia. Es en esta parte donde convencen de que es necesario actuar de una forma u otra, demostrar cómo fueron las cosas e informar sobre la necesidad de participar en cualquier evento, dando diversos argumentos.

La conclusión contiene conclusiones que se formulan en forma de sugerencias, solicitudes, recordatorios, negativas, etc.

A continuación se presenta un ejemplo de cómo escribir una carta comercial, su parte final. Esto resume el requisito establecido en el principal.

Toda la información proporcionada debe ser óptimamente coherente y comprensible.

Cada letra comienza con una dirección centrada. Esta pequeña parte es sumamente importante. A la hora de elegirlo, el autor deberá considerar:

• Posición del destinatario.
• La naturaleza de la relación.
• Formalidad.
• Etiqueta.

Debe haber una forma educada al final de la carta. Por ejemplo: “...expreso esperanza de una mayor cooperación (agradecimiento por la invitación)...” Estas frases van seguidas de la firma del autor.

Estilo

Todas las cartas deben guardarse en estilo formal de negocios, lo que significa el uso de medios de habla para funcionarios. relaciones de negocio. Las características de dicho lenguaje se forman en las siguientes circunstancias:

• Los principales participantes en las relaciones comerciales son entidades legales, en nombre de cuyos gerentes y funcionarios se escriben cartas.
• Las relaciones en las organizaciones están estrictamente reguladas.
• El tema de la comunicación son las actividades de la empresa.
• Los documentos de gestión generalmente tienen un destinatario específico.
• A menudo, en el curso de las actividades de una organización, ocurren las mismas situaciones.

En este sentido, la información contenida en una carta comercial debe ser:

• Oficial, impersonal, enfatizando la distancia entre los participantes en la comunicación.
• Dirigido, destinado a un destinatario específico.
• Actual al momento de escribir este artículo.
• Confiable e imparcial.
• Razonado para inducir al destinatario a realizar cualquier acción.
• Completo para la toma de decisiones.

Requisitos

Una carta comercial debe cumplir con los siguientes requisitos:

• El habla está estandarizada en todos los niveles: léxico, morfológico y sintáctico. Contiene muchas expresiones, términos y fórmulas.
• El tono de la escritura es neutro, sobrio y estricto, sin el uso de un lenguaje emocional y expresivo.
• Exactitud y claridad del texto, sin errores lógicos, claridad y consideración de la redacción.
• Concisión y brevedad, sin utilizar expresiones que tengan un significado adicional.
• El uso de fórmulas lingüísticas formadas como resultado de situaciones repetidas.
• El uso de términos, es decir, palabras o frases que tienen conceptos especiales.
• El uso de abreviaturas, que pueden ser léxicas (es decir, palabras compuestas formadas eliminando letras de partes de palabras: LLC, GOST, etc.) y gráficas (es decir, designaciones de palabras en forma abreviada: grn, zh-d, etc.).
• El uso de construcciones en los casos genitivo e instrumental.
• Frases con sustantivos verbales (“brindar apoyo” en lugar de “apoyo”).
• Utilizando oraciones simples y comunes.

Los ejemplos de cartas comerciales anteriores a continuación se muestran en versión completa(con la parte principal). La información cumple con todos los requisitos de un estilo comercial oficial.

Tipos de cartas comerciales

Lo mejor es escribir una carta comercial sobre un tema específico. Si es necesario resolver varios problemas a la vez, se recomienda elaborar varias opciones diferentes.

Las cartas comerciales pueden tener el siguiente contenido:

• Acompañamiento. Por lo general, estas cartas son necesarias para informarle dónde enviar los documentos.
  (¿Cómo escribir una carta comercial? Muestra carta de presentación ayudará a quienes necesiten redactar este tipo de documento.)

• Garantizado. Están escritos para confirmar cualquier promesa o condición. Por ejemplo, se puede garantizar el pago del trabajo, el alquiler, los plazos de entrega, etc.
• Gracias. Comenzaron a usarse especialmente en Últimamente. Estas cartas demuestran un buen tono de colaboración. Se pueden emitir en papel con membrete normal o en papel de colores con una bonita impresión.
  (¿Cómo escribir una carta comercial? Una muestra de la variedad de agradecimiento se elabora de forma libre, dependiendo de las tareas que resuelve. En este caso, la carta expresa su esencia en la forma más breve. Tal muestra, hecha en papel de colores con un adorno, se puede colgar en la pared de la habitación de la empresa en un lugar de honor).

• Informativo.
• Instructivo.
• Felicidades.
• Publicidad.

También hay cartas:

• Propuestas de cooperación. Bastante comunes en los últimos tiempos, enviados a organizaciones, suelen llevarse naturaleza publicitaria, por ejemplo, como esta muestra. cartas comerciales Es bastante difícil escribir, hay que tener en cuenta muchos matices para que se note, y más aún, que interese. Pero si lo redacta según el ejemplo siguiente, tiene todas las posibilidades de éxito.

• Invitaciones. Se les envía invitándolos a participar en diversos eventos. Generalmente están dirigidas a un directivo o funcionario, pero también pueden estar dirigidas a todo un equipo.
• Peticiones.
• Avisos.
• Solicitudes y muchas otras.

Cómo escribir una respuesta a una carta. Ejemplo

La respuesta deberá comenzar repitiendo la petición expresada en la primera carta. Luego se dan los resultados de su consideración y se expresa la aprobación o el motivo del rechazo. Una carta de respuesta comercial puede contener una solución alternativa a la información esperada. Normalmente cumple con los siguientes principios:

• Disponibilidad de un enlace a la primera carta y su contenido.
• Medios lingüísticos idénticos.
• Aspectos de alcance y contenido comparables.
• Cumplimiento de una determinada secuencia.

Decoración

Además de utilizar membretes corporativos para cartas comerciales, es necesario tener en cuenta otras sutilezas a la hora de diseñarlas. Estos son detalles, reglas para abreviaturas, direcciones de escritura, encabezados, longitud del texto, ancho de campos y más.

Los ejemplos de una carta comercial le ayudarán a redactarla, teniendo en cuenta todas las sutilezas y matices. Son utilizados tanto por trabajadores de oficina principiantes como por trabajadores experimentados. Gracias a las muestras aprenden a escribir letras correctamente y ahorran mucho tiempo.