La hoja de horas es el documento principal que contiene información sobre el número de asistencias y ausencias por trabajo de cada empleado de la empresa. Se transfiere al departamento de contabilidad. Y en base a los datos, los salarios se calculan y acumulan.

La ley establece 2 formularios de registro de horas unificados: T-12 - para ser llenado manualmente; T-13 - para el control automático de las horas reales trabajadas (a través del torniquete).

Los datos se ingresan todos los días hábiles. Al final del mes, se calcula el total de asistencias y ausencias de cada empleado. La generación de informes se puede simplificar automatizando el llenado de algunas celdas usando Excel. Veamos cómo.

Rellenar datos de entrada con funciones de Excel

Los formularios T-12 y T-13 tienen casi el mismo conjunto de detalles.

Descargar hoja de tiempo:

En el encabezado de la página 2 del formulario (por ejemplo, T-13), complete el nombre de la organización y unidad estructural. Al igual que en los documentos fundacionales.

Prescribimos el número de documento manualmente. En la columna "Fecha de compilación" configure la función HOY. Para hacer esto, seleccione una celda. En la lista de funciones, busque la deseada y presione OK 2 veces.

En la columna "Periodo de informe" indique el primer y último día del mes de informe.

Asignamos un campo fuera de la hoja de tiempo. Aquí es donde trabajaremos. Este es el campo OPERADOR. Primero, hagamos nuestro propio calendario para el mes del informe.

El campo rojo son las fechas. Pone unos en el campo verde si el día es un día libre. En la celda T2, ponemos uno si la hoja de tiempo se compila para un mes completo.

Ahora determinemos cuántos días hábiles hay en un mes. Lo hacemos en el campo operativo. En la celda deseada, inserte la fórmula =CONTAR.SI(D3:R4,""). La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas no vacías en el rango dado entre paréntesis.

Ingresamos manualmente el número de serie, el nombre completo y la especialidad de los empleados de la organización. Más un número de nómina. La información se toma de las tarjetas personales de los empleados.

Automatizar una hoja de tiempo con fórmulas

La primera hoja del formulario contiene símbolos para registrar las horas de trabajo, digitales y alfabéticos. El objetivo de la automatización con Excel es mostrar la cantidad de horas al ingresar la designación.

Por ejemplo, tomemos las siguientes opciones:

• En un fin de semana;
• soy una concurrencia (jornada laboral);
• AT - vacaciones;
• K - viaje de negocios;
• B - licencia por enfermedad.

Primero, usemos la función "Seleccionar". Te permitirá instalar valor deseado en una celda. En esta etapa, necesitamos el calendario que hicimos en el Campo del Operador. Si hay un día libre en alguna fecha, aparece "B" en la boleta de calificaciones. Trabajador - "Yo". Ejemplo: =ELECCIÓN(D$3+1,"I","B"). Es suficiente ingresar la fórmula en una celda. Luego “engánchalo” por la esquina inferior derecha y dibújalo a lo largo de toda la línea. Resulta así:

Ahora hagamos que en los días seguros las personas tengan "ochos". Usemos la función "Si". Seleccione la primera celda en la fila de abajo simbolos. "Insertar función" - "Si". Argumentos de la función: expresión lógica - dirección de la celda a convertir (celda arriba) = "B". "Si es cierto" - "" o "0". Si este día es realmente un día libre, 0 horas de trabajo. "Si es falso" - 8 (sin comillas). Ejemplo: =SI(AW24="B";"";8). "Enganchamos" la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula y la multiplicamos por toda la fila. Resulta así:

Necesitas hacer el mismo trabajo para la segunda mitad del mes. Basta con copiar las fórmulas y cambiar las celdas a las que se refieren. Resultado del trabajo:

Ahora resumamos: calculamos el número de asistencias de cada empleado. La fórmula COUNTIF ayudará. El rango de análisis es toda la serie de la que queremos obtener un resultado. El criterio es la presencia en las celdas de la letra "I" (aparición) o "K" (viaje de negocios). Ejemplo: . Como resultado, obtenemos el número de días laborables de un empleado en particular.

Contemos el número de horas de trabajo. Hay dos maneras. Uso de la función "Suma": simple, pero no lo suficientemente efectivo. Más complicado, pero más confiable: usando la función COUNTIF. Ejemplo de fórmula: . Donde AW25:DA25 es el rango, la primera y última celda de la serie con el número de horas. El criterio para la jornada laboral (“I”) es “=8”. Para un viaje de negocios - "=K" (en nuestro ejemplo, se pagan 10 horas). El resultado después de ingresar la fórmula.

La hoja de tiempo está diseñada para ingresar información sobre el tiempo realmente trabajado por los empleados de las organizaciones. Debo decir que el formulario de la hoja de tiempo no es estrictamente obligatorio; en principio, puede ser arbitrario, es decir, cada empresa es libre de usar su propia hoja de tiempo si surge tal necesidad. Sin embargo, el formulario fue desarrollado y recomendado para su uso por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa y es el preferido.

ARCHIVOS

Quién completa la hoja de tiempo

El formulario lo completa un empleado del departamento de personal, o el jefe de una unidad estructural, o un cronometrador especialmente contratado para esta función. Con base en la información ingresada en él, los especialistas del departamento de contabilidad acumulan salarios y otros pagos a los empleados de la organización. De hecho, la hoja de horas es uno de los documentos contables más importantes. Y si las pequeñas empresas pueden prescindir de él, las grandes empresas deben mantener esos registros de tiempo.

Dependiendo del sistema de contabilidad del personal adoptado en la empresa, la hoja de tiempo puede formarse para todos los empleados de la organización o guardarse por separado en cada unidad.

La hoja de horas es un documento regular, es decir, se debe compilar una nueva copia cada mes, por lo que el número de serie de la hoja de horas será equivalente al número de serie del mes en que se creó. El período del parte de horas cubre todos los días del mes.

Puede completar la hoja de tiempo tanto electrónicamente como por escrito. Sin embargo, después de hacer todo Información necesaria todavía tendrá que ser impreso para las firmas de las personas responsables.

Formulario T-13. Características del formulario

Comencemos con el formulario T-13, que ahora se usa con mucha más frecuencia para llevar una hoja de tiempo.

El formulario unificado T-13 o la hoja de tiempo electrónica es bien conocido por los empleados del departamento de personal. Esta no es la única forma, pero definitivamente la forma más estándar de contabilizar las horas trabajadas. Si mantiene registros manualmente, debe usar el Formulario T-12.

La hoja de tiempo es una herramienta familiar para realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados. El formulario T-13 le permite registrar en detalle los motivos del ausentismo, incluidas las licencias estudiantiles por la duración de la sesión, capacitación avanzada y varios tipos de licencia por discapacidad. El período por el cual se completa el documento puede ser inferior a 31 días.

El T-13 completado es la base para la nómina.

El formato para llenar la hoja de tiempo en T-13

A diferencia de las tablas arbitrarias de contenido similar, T-13 contiene datos sobre la empresa, incluida la forma de propiedad y OKPO. El número de documento se fija de acuerdo con requisitos internos al mantenimiento de registros.

El nombre del departamento también se indica en la parte superior. Debe recordarse que el jefe de este departamento (aunque el llenado de la hoja de tiempo no sea parte de sus funciones) debe firmar el formulario completo.

El orden de los empleados está determinado por la decisión de la persona responsable. La ordenación más común es alfabética, como en nuestro ejemplo, pero es posible una variante de ordenación por número de personal (columna 3).

En la columna 4 ponemos marcas por día:

I- (apariencia) jornada laboral,
EN- día libre,
DE- vacaciones,
PR- participación en un día libre (trabajo libre),
A- viaje de negocios,
ordenador personal- capacitación,
En- licencia de estudios con una llamada de una institución educativa,
B- baja por enfermedad con baja por enfermedad,
T- licencia por enfermedad no remunerada sin licencia por enfermedad.

Debajo de la marca pongo el número de horas trabajadas ese día. En la columna 5, resumimos el número de I en la línea y el número de horas. Obtenemos 4 valores para 2 mitades del mes. En la columna 6, resumimos los valores y obtenemos la cifra final del trabajo del mes.

El número de horas para V, OT, K, B y otros casos no se indica en la cuarta columna. Para hacer esto, hay columnas 10-13.

Contabilización de bajas por enfermedad, vacaciones o ausencias por otros motivos

Los códigos de designación pueden ser diferentes (por ejemplo, numéricos). Legislativamente no se prescribe un formato de llenado específico.

La notación X muestra que no tomamos en cuenta este día: por conveniencia, el mes se divide en dos líneas con valores desiguales. Para los meses que tienen 30 días (por ejemplo, noviembre, la columna se verá así (por conveniencia, el número 31 "inexistente" está resaltado en rojo):

T-13 para noviembre

Por analogía, se rellena la T-13 para las visitas de febrero.

Las columnas 7-9 indican el código de pago, el número de días y el tipo de cargos. En nuestro ejemplo, los códigos son:

• 2000 - Jornada común de trabajo,
• 2300 - licencia por enfermedad (subsidio por invalidez),
• 2012 - vacaciones.

Solución alternativa

Algunas empresas aprueban una versión ligeramente simplificada de la hoja de horas sin detallar el motivo de las omisiones. En la columna 4, solo se indican 2 códigos:

• I- día de trabajo,
• H- día no trabajado.

Este método puede ser inconveniente porque no registra las bajas por enfermedad.

Casos especiales

1. ¿Cómo llenar el T-13 para empleados que participan en conferencias y otros eventos de capacitación?

Depende de la posición de la empresa. Estos días se pueden contar como días laborables (I), o se pueden contar como formación avanzada (PC). La tasa de pago también puede variar.

2. ¿El código I puede tener un valor de más de 8 horas?

Sí. Tal vez, si hay una orden especial para ampliar el horario de trabajo. Con el tiempo se puede etiquetar c.

3. ¿Cuál es la diferencia entre las hojas de tiempo T-12 y T-13?

El primero es un formulario de asistencia manual. La segunda es electrónica. Muchos departamentos de contabilidad de hoy han cambiado a T-13, ya que se pueden recopilar automáticamente mediante un programa especial.

Formulario T-12

En primer lugar, como en cualquier otro documento de registros de personal, primero debe ingresar los detalles de la organización en la hoja de tiempo: su nombre completo con el código OKPO (debe tomarse de los documentos de registro), organización y estado legal (IP , LLC, CJSC, OJSC), así como la unidad estructural (departamento) para la cual se mantiene esta hoja de tiempo (si es necesario).

Luego, debe ingresar en la columna correspondiente el número de documento para el flujo de trabajo interno, así como indicar el período de informe que tiene en cuenta esta hoja de tiempo.

Códigos numéricos y alfabéticos en la hoja de tiempo

Esta parte de la hoja de tiempo incluye los cifrados alfabéticos y numéricos utilizados para completar la información necesaria sobre los empleados, así como su decodificación. Deben ingresarse en la parte principal de la hoja de tiempo para reflejar de manera breve y clara la cantidad de tiempo que realmente pasó uno u otro empleado en el lugar de trabajo, así como las razones de su ausencia del trabajo. Si los especialistas del departamento de personal tienen la necesidad de ingresar algunos códigos adicionales en este formulario de la hoja de tiempo, pueden desarrollarse de forma independiente e ingresarse en esta tabla.

Contabilización del tiempo de trabajo en T-12

Esta sección en la boleta de calificaciones es la principal: es en ella donde se mantienen los registros de las horas de trabajo. Primero debe ingresar el número de serie del empleado en la primera columna de esta sección, luego, en la segunda columna, su nombre completo (preferiblemente el nombre completo y el patronímico, para que no haya confusiones ni errores). En la tercera columna, debe insertar el número de personal del empleado que se le asignó durante el empleo (es individual y nunca se repite).

Para cada empleado en la boleta de calificaciones, se asignan dos líneas: contienen información encriptada sobre la presencia o ausencia en el lugar de trabajo en cada día calendario del mes. Además, también es necesario indicar el motivo de la no asistencia a la lugar de trabajo si se ha instalado uno.

En la línea superior frente al nombre del empleado, se indica el motivo, y en la línea inferior, la cantidad de horas realmente trabajadas, y si el empleado no apareció en el lugar de trabajo, la celda inferior se puede dejar vacía.

El siguiente paso es calcular el número total de horas y días realmente trabajados durante períodos de dos semanas y, al final de la tabla, el resultado de los cálculos del mes.

Al mismo tiempo, debe vigilar cuidadosamente que la cantidad total de días calendario en un mes coincida con la cantidad de trabajo, fines de semana y días festivos indicados para cada empleado. vacaciones públicas.

Cabe decir que en ocasiones las personas encargadas de llenar la hoja de horas ingresan en ella solo aquellos datos que se relacionan con los días en que el empleado estuvo ausente del lugar de trabajo. Sin embargo, esta opción puede dar lugar a errores de personal y contables, por lo que no es recomendable utilizarla.

Fecha y firmas de las personas responsables

Después de completar la hoja de tiempo, el empleado responsable de la misma debe indicar su puesto, así como firmar en las celdas correspondientes con una transcripción obligatoria. El jefe de la unidad estructural o el director de la empresa también debe aprobar la hoja de tiempo, indicando también el cargo y la firma con una transcripción. Lo último que necesita poner es la fecha en que se llenó la hoja de tiempo.

Hoja de tiempo T-12: un formulario aprobado por el Comité Estatal de Estadística y es una de las opciones de registro para registrar las horas de trabajo. Dónde descargar el formulario de la hoja de tiempo y cuáles son sus detalles aplicación práctica, lo diremos en el artículo.

¿Qué es el formulario T-12 (hoja de horas)?

Sobre la base del formulario T-12, introducido en la práctica de la gestión documental por el Comité Estatal de Estadística en la resolución del 05/01/2004 N° 1, se conforma una hoja de horas, que se destina a los siguientes fines :

• llevar registros de las visitas de los empleados a su lugar de trabajo de acuerdo con el horario establecido;
• determinar indicadores para calcular los salarios de los empleados;
• formación de ciertos datos estadísticos sobre el personal (por ejemplo, enviados a Rosstat o agencias de investigación).

Cabe señalar que el formulario en cuestión debe completarse manualmente (en una PC usando Word o un programa similar, o impreso con un bolígrafo). Y la hoja de tiempo, diseñada para completarse automáticamente cuando se activan los sistemas de control de acceso, se compila sobre la base de otra forma del Comité Estatal de Estadística: T-13. La forma seleccionada de la hoja de tiempo para 2017 debe indicarse en la política contable.

Lea sobre qué es el formulario T-13 en el artículo. "Formulario unificado No. T-13 - formulario y muestra" .

¿Cuándo se supone que debe usar el formulario de hoja de tiempo 0504421 según OKUD?

El formulario de la hoja de tiempo correspondiente al número OKUD 0504421 (T-12 tiene un nombre muy similar, por lo que a veces puede surgir confusión al aplicar este o aquel documento) fue introducido en circulación comercial por el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa , que emitió el auto N° 52n de fecha 30 de marzo de 2015. Este documento se usa para los mismos propósitos que el T-12, pero está sujeto a uso en agencias gubernamentales.

La hoja de tiempo correspondiente al formulario 0504421 también tiene una estructura bastante similar con el formulario T-12. Por tanto, para un empleado del departamento de RRHH, por regla general, no es un problema adaptarse a un documento aprobado por el Ministerio de Hacienda si está acostumbrado a utilizar el formulario del Comité Estatal de Estadística, y viceversa.

¿Está permitido en las empresas privadas utilizar la hoja de horas f. 0504421

El uso de una hoja de tiempo en el formulario 0504421 no está prohibido para empresas privadas. El hecho es que desde el 01/01/2013, las empresas que no están directamente obligadas por ley a utilizar formas unificadas específicas de fuentes primarias pueden utilizar cualquier otra. Es por eso empresa privada tiene derecho a utilizar, con el fin de controlar el tiempo de trabajo de los empleados, la hoja de tiempo en el formulario T-12 y el formulario 0504421 u otro formulario desarrollado de forma independiente. De una forma u otra, la empresa debe tener dicho documento, debido al hecho de que, de acuerdo con las disposiciones del art. 91 del Código Laboral de la Federación Rusa, cada empleador debe controlar el tiempo que los empleados contratados pasan en el trabajo.

Lea más sobre cómo completar el formulario T-12 en el material "Formulario unificado No. T-12 - formulario y muestra" .

Dónde está disponible para descargar el Formulario T-12

Puede descargar la hoja de tiempo, un formulario de un formulario T-12 simple, en nuestro portal.

Hoja de horas, formulario 0504421 (descargar formulario)

El formulario 0504421 también está disponible para descargar en nuestro sitio web.

¿Cómo se muestran las vacaciones en la hoja de tiempo?

Formularios unificados para mantener una hoja de registro de visitas a empleados en empresas rusas T-12 y T-13 asumen el reflejo de información sobre vacaciones utilizando los códigos dados en la portada del formulario T-12.

Estos códigos se presentan en dos variedades: alfabéticos y numéricos. El uso de ambos es el mismo. Además, en el estándar local de la organización, se puede fijar una cierta versión mixta de la aplicación o que implique el uso de códigos completamente diferentes. El empleador también tiene derecho a desarrollar y aplicar de forma independiente un formulario de hoja de tiempo con símbolos.

Veamos qué designaciones se aplican a las vacaciones.

Vacacional básico y adicional

Cuando un empleado se va de vacaciones regulares pagadas, y la empresa utiliza el formulario T-12 o T-13, en la tabla de contabilidad, que se da en la hoja de horas, se registra el código de letra OT o el código numérico 09 para cada día de vacaciones del empleado.

Si el resto es adicional, se pone otro código: OD (10).

Licencia educativa y sin goce de sueldo (licencia administrativa)

En lo dispuesto en el art. 128 del Código Laboral de la Federación Rusa, la licencia a cargo del empleado se divide en 2 tipos:

• proporcionado por el empleador voluntariamente a pedido del empleado; en este caso, el código DO (16) se refleja en la boleta de calificaciones;
• obligatorio proporcionado por el empleador a pedido del empleado: se utiliza el código OZ (17).

La licencia de estudio también, de acuerdo con la legislación laboral, tiene 2 variedades (Artículo 173 del Código Laboral de la Federación Rusa):

• vacaciones para estudiar con la preservación de las ganancias: se refleja utilizando el código U (11);
• licencia no remunerada para aprobar exámenes de ingreso, sesiones, exámenes estatales: se registra en la boleta de calificaciones utilizando el código UD (13).

Puede obtener más información sobre la regulación legislativa de la provisión de licencia de estudio en el artículo "Licencia de estudio en el artículo 173 del Código del Trabajo (matices)".

Licencia de maternidad y paternidad

Licencia de maternidad proporcionado de conformidad con el art. 255 del Código Laboral de la Federación de Rusia, se refleja en la boleta de calificaciones utilizando el código P (14). La licencia parental concedida en virtud del art. 256 del Código Laboral de la Federación Rusa, se fija utilizando el código de refrigerante (15).

Es posible un escenario en el que un empleado que está en licencia parental trabaje a tiempo parcial. De ser así, al tomar en cuenta sus visitas en la boleta de calificaciones, se utilizará el código “doble” I (01) y OJ (15). Estos códigos se pueden indicar en una celda de la hoja de tiempo usando el símbolo "/" (por ejemplo, I / OZh o 01/15), o se puede agregar una línea adicional al formulario de la hoja de tiempo.

Teóricamente, puede haber tres códigos en una celda. Por ejemplo, si un empleado accedió a realizar un viaje de negocios y trabajó allí un día libre. En este caso, la tabla registrará: K / RV / OZH (03/06/15).

Qué poner en la boleta de calificaciones si las vacaciones caen en un día festivo

De conformidad con el art. 120 del Código del Trabajo de la Federación Rusa, las vacaciones no laborales que caen en el período de las vacaciones anuales principales o anuales pagadas adicionales no se incluyen en el número de días naturales de vacaciones y no se tienen en cuenta.

Las vacaciones establecidas por la legislación regional también están excluidas de las vacaciones (ver Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de la Federación Rusa del 21 de diciembre de 2011 No. 20-PV11).

De ello se deduce que los días festivos que caen en vacaciones en la boleta de calificaciones deben indicarse con el código "B" o 26.

Y si lo desea, puede instalar su propio código para esto. Así lo indicó el Ministerio del Trabajo en oficio de fecha 27 de abril de 2017 N° 14-2/V-370.

Resultados

El legislador ruso ha puesto en circulación formularios para monitorear la presencia de empleados en el trabajo, adaptados para empleadores de cualquier forma (incluidas empresas, tanto privadas como públicas). Los empleadores que no están relacionados con agencias gubernamentales tienen derecho a usar cualquier forma de documentos contables relevantes. Sin embargo, el formulario T-12 sigue siendo uno de los más convenientes.

hoja de tiempo debe llevarse a cabo sin importar el tamaño de la empresa. Después de todo, es sobre la base de este documento que puede calcular el tiempo de trabajo de cada uno de los empleados. Si no existe tal documento, los cargos, de acuerdo con la ley, no están justificados. Esto significa que los costos laborales no reducirán los ingresos libres de impuestos.

En el territorio de la Federación Rusa, está aprobado, según el cual la contabilidad de dichos gastos se realiza manualmente. Incluso hay una tarifa para un especialista que puede mantener esta hoja de tiempo. Pero la mayoría de los gerentes, incluso de las grandes empresas, consideran irracional introducir otra unidad de personal, porque esta responsabilidad se asigna a un empleado del departamento de personal, un contador o el jefe de una unidad estructural. Esta obligación puede asignársele mediante una orden separada o detallarse en el contrato de trabajo del empleado.

Formulario T-12: llenar

Primera página de la hoja de cálculo.

1. Aquí indique el nombre de la empresa, que debe cumplir estrictamente con los documentos constitutivos.

2. Si la empresa tiene una subdivisión estructural, su nombre debe indicarse en la columna correspondiente.

3. Se anota el número del documento, luego la fecha de su compilación. Aquí suelen poner el último día del mes para el que se redacta el documento.

4. El período de declaración es en la mayoría de los casos el período comprendido entre el primero y el último día del mes en cuestión.

Segunda página de la hoja de cálculo.

1. En primer lugar, en la columna correspondiente, indicamos el número de serie del empleado sobre el que proporcionamos información.

2. La información sobre el propio empleado debe transferirse desde su tarjeta personal, lo que le permite evitar errores y malentendidos.

La hoja de tiempo debe mantenerse dentro de un mes, y la cantidad de horas que trabajó cada empleado se calcula en el último día.

3. La información sobre las horas trabajadas por día debe mostrarse en dos columnas: la cuarta y la sexta. Se dividen en dos líneas separadas. En la parte superior indique el código del costo de las horas trabajadas (se toma de la primera página de este documento); en la parte inferior: el período de tiempo que corresponde al código especificado (en horas y minutos).

4. Los resultados intermedios se prescriben en las columnas quinta y séptima. La línea superior debe mostrar el número de días trabajados durante este período; en la parte inferior - el número de horas que se trabajaron durante estos días.

Al completar la hoja de tiempo, se tiene en cuenta de dos maneras. El primero es el método de registro completo (registro de asistencia/absentismo). El segundo es el método de registro de las desviaciones (hablamos de ausentismo, impuntualidad, horas extras, etc.). Si los registros se mantienen en días, entonces, indicando información sobre el ausentismo, las columnas inferiores se dejan vacías y los códigos correspondientes se colocan en las superiores.

1. Las columnas ocho a diecisiete se llenan al final de cada mes, contando el número de días y horas laborables. Se excluye el tiempo que el empleado estuvo ausente del lugar de trabajo. Estos son días de viajes de negocios, días de enfermedad, fines de semana, ausentismo, etc.

2. Completando la octava columna, es suficiente agregar los datos de las líneas superiores de la séptima y quinta.

3. Completando el noveno, sumamos los números de las líneas inferiores cinco y siete.

4. Cuente por separado los días en que el empleado no apareció en el lugar de trabajo. Se reflejan en las columnas del XIV al XVI.

5. El motivo de la ausencia se indica mediante el código que se le asigna, debe escribirse en la decimoquinta columna. El código se puede ver en la primera página del documento.

6. La decimoséptima columna son datos sobre el número de días libres de cada uno de los empleados.

Tercera página de la hoja de cálculo.

Las columnas dieciocho a veintidós proporcionan información sobre un tipo de pago para todos los empleados, así como sobre la cuenta correspondiente.

Del dieciocho al trigésimo cuarto - Información sobre los diferentes tipos de pago para cada cuenta de trabajo y correspondiente.

Cabe señalar que la tercera página, al igual que la cuarta, debe ser llenada por el departamento de contabilidad.

El documento se redacta en un solo ejemplar. Después de eso, debe ser firmado por el director de la unidad estructural, un empleado del departamento de personal. Luego, la hoja de tiempo debe transferirse al departamento de contabilidad.

Para contabilizar el tiempo realmente trabajado por los empleados en la organización, derecho laboral finalización de la hoja de tiempo. Esta obligación también se aplica a los empresarios privados y entidades legales cualquier forma de organización.

Con el fin de organizar el proceso contable, el Comité Estatal de Estadística elaboró ​​y aprobó los formularios contables especiales N° T-12 y N° T-13.

¡Queridos lectores! El artículo habla de formas típicas de resolver problemas legales, pero cada caso es individual. Si quieres saber cómo resuelve exactamente tu problema- póngase en contacto con un asesor:

SE ACEPTAN SOLICITUDES Y LLAMADAS 24/7 y 7 días a la semana.

es rápido y GRATIS!

Mantener una hoja de tiempo es un procedimiento simple, sin embargo, la ejecución requiere el cumplimiento de ciertas reglas sobre cómo reflejar los datos, porque los cálculos de la nómina dependen de la correcta ejecución del informe. empleados. Además, la contabilidad permitirá a la organización evitar costos adicionales por el pago del tiempo realmente no procesado.

¿Qué es este documento y para qué sirve?

Por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 5 de enero de 2004, se aprobó un formulario especial, el cual es administrado por el departamento de personal y contabilidad.

Este formulario le permite hacer lo siguiente:

• llevar registros de las horas trabajadas, así como reflejar información sobre las horas no trabajadas por el trabajador;
• para monitorear el cumplimiento disciplina laboral, reflejan apariciones/ausencias, hechos de llegar tarde al trabajo;
• tener suficiente información sobre la cantidad de trabajo realizado por el empleado para calcular correctamente los salarios e ingresar información para las estadísticas.

Los formularios No. T-12 y T-13 sirven como justificación para que el contador acumule a cada empleado salarios, compensacion adicional. Para el departamento de personal, la boleta de calificaciones le permitirá controlar la asistencia de los empleados y, si se detectan infracciones, imponer sanciones al empleado infractor.

La legislación fiscal prevé el derecho de un empleado en caso de despido a solicitar una hoja de asistencia junto con la emisión de otros documentos personales, incluidos libro de trabajo. Esta disposición está consagrada en el art. 84.1 NK.

Los responsables de la empresa deben ser conscientes de que desde 2013 ha habido una cancelación de formularios unificados. A pesar de la cancelación de estrictamente formas establecidas, la obligación de mantener registros del tiempo de trabajo de los empleados en la organización se mantiene de conformidad con la Parte 4 del art. 91 conocimientos tradicionales. Así, la empresa tiene la oportunidad de hacer ajustes a la ejecución del documento para registrar el tiempo que los empleados se ejercitan.

Dado que el formulario introducido por el Comité Estatal de Estadística es conveniente para ingresar datos y su posterior procesamiento, muchas organizaciones continúan usándolo.

Si el cálculo de los salarios se realiza por separado, la segunda sección del formulario T-12 se deja en blanco.

¿Quién se encarga de la gestión documental?

Según las Directrices para la aplicación y cumplimentación de la documentación contable primaria vigentes en 2019, los formularios son elaborados por un empleado individual al que se le ha encomendado esta actuación. El documento debe llevar la firma certificadora del jefe y oficial de personal.

No se requiere un puesto separado para mantener registros en la empresa; este trabajo puede ser realizado por cualquier empleado que esté autorizado por la gerencia para hacerlo. Esto sucede mediante la emisión de una orden para designar a un empleado del puesto establecido responsable de registrar el tiempo de trabajo.

Además, deberá ingresar contrato de empleo una cláusula separada sobre la concesión de tales poderes a un empleado. Si esto no se hace, la gerencia no tiene derecho a exigir que el empleado realice tareas de contabilidad.

El funcionario designado ingresa los datos dentro de un mes y luego envía el documento para que lo firme el jefe del departamento y un empleado del departamento de personal. El oficial de personal verifica los datos, toma lo necesario para la ejecución. trabajo de personal información del informe enviado, luego firma el formulario y lo envía al departamento de contabilidad para que lo siga trabajando.

Si la organización no es grande, el seguimiento del tiempo se introduce en las funciones de un oficial de personal, quien luego entrega el documento a un contador para calcular los salarios.

Ejemplo de llenado del formulario T-13:

Reglas para llenar la hoja de tiempo

La productividad del servicio de contador y oficial de personal dependerá de cuán conveniente sea trabajar con el informe, y el reflejo correcto de la información sobre el tiempo realmente pasado en el lugar de trabajo permitirá realizar cálculos correctos de la remuneración de los empleados, que es beneficioso para ambas partes: el empleado y su empleador.

Por un lado, el empleador tiene derecho a hacer una deducción si el tiempo real trabajado no se corresponde con el tiempo especificado en el contrato. En cambio, un vigilante que ha ido a trabajar en día libre tiene derecho a exigir compensacion adicional por el volumen completo.

El documento es un acto sobre el trabajo realmente realizado por cada empleado y sobre el modo de funcionamiento vigente en la empresa con la entrada de cualquier desviación de horario establecido trabajar.

La hoja de asistencia es necesaria para el funcionamiento de las siguientes estructuras organizativas:

Siguiendo reglas simples, un empleado puede elaborar de manera rápida y competente un informe sobre el tiempo realmente trabajado durante un mes por los empleados de la empresa:

1. La hoja se rellena en un solo ejemplar.
2. Puede completar el formulario de acuerdo con la muestra manualmente o ingresar información a través de una computadora.
3. Para que un empleado tenga derecho a llevar contabilidad, el jefe de la empresa debe emitir una orden apropiada para facultar al empleado con los poderes necesarios. Este deber debe incluirse en la descripción del puesto.
4. La preparación de la hoja de tiempo comienza en la víspera del mes del informe.
5. La página de título contiene información sobre el nombre completo de la empresa, división, así como la fecha de inicio de la contabilidad. Al final del mes y al cierre de la hoja de tiempo, se ingresa la fecha de finalización del informe.
6. La siguiente hoja está diseñada en forma de tabla con información completa sobre los empleados. Es necesario vigilar la correcta indicación de los nombres y apellidos de los empleados, evitando la posibilidad de confusión entre empleados con el mismo nombre.
7. Para cada empleado, se ingresa información sobre el número de su archivo personal.
8. Cada columna de la hoja de cálculo corresponde a un día específico del mes.
9. Las celdas frente a los nombres contienen información sobre las horas trabajadas, el número de turnos, y si hay días libres y festivos, se hacen las marcas correspondientes.
10. La información sobre el trabajo realmente realizado se ingresa todos los días, según los documentos oficiales proporcionados (listas de discapacidad, órdenes, declaraciones, instrucciones de la dirección).
11. Los casos de tardanza y ausentismo también están sujetos a reflexión en forma de códigos alfabéticos y numéricos.

El documento se considera válido si está firmado por las autoridades. La responsabilidad de la entrada correcta de la información recae completamente en el empleado designado.

Características para organizaciones presupuestarias.

En las empresas que trabajan en el presupuesto, se introdujo una forma diferente de contabilidad, aprobada en forma de formulario No. 0504421. El formulario difiere de los formularios generales T-12 y T-13, debido al reflejo de los detalles de la trabajo de los empleados del estado. En la tabla a cumplimentar se introducen nuevas designaciones de códigos: día libre por estudio, sustitución por grupos de jornada ampliada, vacaciones por estudio.

El título y las partes tabulares tienen algunas diferencias:

• la portada, además de la información sobre el nombre de la organización, contiene un código digital;
• en ausencia de cambios, la designación "0" se coloca en la columna;
• si se realizaron ajustes, se indica el número de serie de los cambios;
• las columnas 20, 37 contienen información sobre los totales intermedios y mensuales del tiempo de trabajo;
• no se realizan cálculos adicionales en el formulario.

De lo contrario, las reglas para completar este formulario difieren poco de las formas unificadas.

Ejemplo de formulario de llenado T-12:

Ejemplos de formularios T12 y T13

Usando la plantilla, puede ingresar información rápida y correctamente que luego se leerá y usará fácilmente. servicio de personal y contabilidad.

El llenado de la hoja de tiempo de acuerdo con la muestra prevé el uso de designaciones digitales y alfabéticas, con decodificación obligatoria en la portada del informe. Dado que en algunos casos los códigos establecidos no son suficientes, la gerencia debe emitir una orden por separado para la aprobación de designaciones adicionales (por ejemplo, descansos para alimentar al bebé).

Los principales códigos introducidos por el Comité Estatal de Estadística N° 20 del 24 de marzo de 1999 son los siguientes:

Con referencia a la muestra de llenado, debe prestar atención a los errores de llenado más comunes:

• solo se ingresa el apellido con iniciales, sin cargo;
• indicación de vacaciones día no laborable como trabajador;
• indicación de duración dia festivo como completo ("8" en lugar de "7").

Al tener en cuenta el trabajo de un trabajador a tiempo parcial, debe anotarse la duración exacta del trabajo. Las horas y minutos dedicados por dicho empleado al desempeño de sus funciones se indican en la línea inferior de las columnas 4, 6 (en el formulario T-12) o en las líneas 2 y 4 de la columna 4 (en el T-13 forma). Con el trabajo a tiempo parcial interno, la duración del trabajo se lleva información por puesto.

Si el empleado es secundado, el código de letra "K" o el código numérico "06" se ingresan en la hoja de tiempo sin indicar las horas de trabajo.

Sanciones por mal manejo

Los órganos estatales de supervisión controlan la correcta ejecución de la boleta de calificaciones. En caso de detección de infracciones durante alguna de las auditorías (financiera o fiscal), la organización será sancionada.

Las inconsistencias más comunes son:

• los datos en la hoja de tiempo y los informes primarios divergen;
• los datos salariales no corresponden a los cálculos en los documentos de pago;
• los códigos se ingresaron con errores, se usaron códigos incorrectos, excluyendo horas extras y horas extras;
• Cálculo incorrecto de los beneficios de licencia por enfermedad.

Al establecer el hecho de la violación, la empresa puede ser multada con hasta 5 mil rublos. Le espera un castigo mucho más grave si la hoja de tiempo obligatoria no se cumplió en absoluto. El monto de la multa puede ser de hasta 50 mil rublos, cobrados por un gerente sobre la base del art. 5.27 del Código de Infracciones Administrativas.