Sucede que un empleado en el lugar de trabajo no tiene tiempo para completar las tareas que se le han asignado. Las razones de esto pueden ser diferentes: bajas calificaciones, demasiada carga de trabajo o simplemente no hace lo que necesita en el trabajo. En realidad, esto se puede verificar realizando un estudio especial. Foto de la jornada laboral: se debe considerar en detalle un ejemplo de llenado y casos de cita.

La fotografía de la jornada laboral (FDR) es una herramienta que ayuda a aumentar la productividad de cualquier empresa, aunque en una primera etapa ayuda a saber exactamente dónde pasa el/los empleado/as sus horas de trabajo.

La fotografía del tiempo de trabajo es un método que ayuda a estudiar el tiempo que dedica un determinado empleado a determinadas acciones durante el trabajo. Se documentan todas las observaciones y mediciones obtenidas durante el proceso, a continuación se presenta una muestra y un ejemplo de llenado de una fotografía de una jornada laboral.

Si el método se domina con éxito, ayudará a obtener datos únicos sobre la organización del flujo de trabajo de cualquier empleado, para conocer el desempeño de cada uno. Es decir, en el futuro, ajustar la carga y proporcionar todo para que las tareas de trabajo se completen.

Un estudio extremadamente detallado y la anotación de los resultados ayudarán a encontrar la respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánto tiempo dedica un empleado (investigado) a cada tipo de trabajo al que se enfrenta a diario?
2. ¿Cuánto tiempo tardan diferentes trabajadores en completar las mismas tareas?
3. ¿Existen oportunidades para mejorar la eficiencia laboral y qué se necesita para ello?
4. ¿Es posible simplificar o excluir etapas, transferirlas a otras divisiones estructurales?
5. Opciones para establecer estándares de productividad laboral.
6. Razones del incumplimiento de las normas de trabajo existentes.
7. ¿Qué tan efectivamente un empleado en particular usa su tiempo de trabajo?
8. ¿Hay problemas técnicos que le impiden completar sus tareas?

¡Importante! La foto de las horas de trabajo brinda información que los economistas y gerentes pueden usar en el futuro para planificar y presupuestar la empresa, ajustar la plantilla.

Algunas caracteristicas

Las características de este proceso incluyen:

• El PFD puede implementarse después de la introducción de nuevos equipos, lo que releva a algunos trabajadores de sus funciones.
• Dicho trabajo a menudo lo realiza un empleado autorizado del departamento de personal.
• Se puede fotografiar tanto durante todo el día como en determinadas operaciones, etapas, un equipo o un especialista.
• Antes de iniciar un FDD, debe definir los objetivos, deberes oficiales investigado
• A veces se permite la autofotografía, es decir, que la fotografía del tiempo de trabajo la tome el empleado cuyas actividades se deben rastrear. En este caso, se supone que él mismo realiza todas las entradas en el informe y fija los intervalos de tiempo dedicados a ciertas acciones. Esta técnica ayudará al empleado a determinar en qué períodos se gasta irracionalmente su tiempo de trabajo.

Tipos de FRD

Hay una división en tipos dependiendo de la cantidad de objetos que serán monitoreados. Más específicamente:

1. Individual: se refiere al estudio del tiempo de trabajo de un empleado en particular, mientras que el detalle del esfuerzo realizado será lo más posible.
2. Grupo: una fotografía de este tipo de un día de trabajo permite monitorear las actividades de un grupo de empleados que están interconectados por ciertos procesos de trabajo. El objetivo principal de este estudio es comprobar qué tan efectiva es la interacción, si sus acciones están coordinadas, qué tan ocupado está cada uno de ellos, para verificar otros procesos.
3. Complejo: revela la relación de los procesos de trabajo. Resulta estudiar el ritmo de trabajo, la racionalidad del uso del equipo. Este método será útil si necesita desarrollar acciones destinadas a aumentar la eficiencia laboral.

¡Nota! Para obtener una imagen extremadamente precisa y datos veraces, se realizan fotografías durante varios días, semanas e incluso meses.

¿Quién se beneficia de los datos de FRD?

Una fotografía de las horas de trabajo proporcionará muchos datos útiles para el jefe y propietario de la empresa. Obtienen una imagen del desempeño de los empleados. Además, estos datos no serán superfluos para el gerente de personal, el departamento de personal para la formación de descripciones de puestos, personal, etc.

Por supuesto, los datos obtenidos como resultado del FRD ayudarán a los propios empleados, si están interesados ​​en mejorar la eficiencia de su trabajo y el desempeño de sus funciones.

La orden de la FRD

Fotografiar horas de trabajo es un proceso que requiere la máxima escrupulosidad y atención por parte del actor. Necesita grabar literalmente todo, incluidas las conversaciones telefónicas sobre temas personales.

Todo comienza con la preparación, estableciendo una meta. Entonces, si las tareas de observación son para determinar si los empleados cumplen con las normas laborales internas, entonces se pueden fotografiar grupos de empleados a la vez. Si se viola la disciplina laboral, se notará de inmediato. Por ejemplo, muy a menudo hacen pausas para fumar o toman té fuera de los períodos asignados para ello, en lugar de trabajar.

En aquellas situaciones en las que necesita optimizar la jornada laboral de un empleado, se realiza una fotografía de la jornada laboral individualmente para cada uno. No solo se registra lo que hace, sino también los procesos de interacción con otros empleados, su efectividad.

¡Importante! El FRD se puede realizar tanto de forma explícita como encubierta, es decir, sin informar al empleado al respecto. Como muestra la práctica, es la segunda opción la que ayuda a identificar dónde se gasta realmente la mayor parte del tiempo de trabajo. Si se elige el segundo método, en la etapa de preparación debe crear una leyenda sobre la presentación del observador.

Vale la pena señalar que los resultados finales dependen de la instrucción y capacitación de quienes realizarán el FDD. También en esta etapa, es necesario acordar las formas en que se ingresará la información.

Reglas para ingresar datos en el FRD

Para que el formulario cumpla con los requisitos, se debe ingresar la siguiente información:

• nombre de la empresa, su unidad estructural.
• Nombre de la observación, número y fecha de su realización.
• En el formulario en sí, se ingresan datos sobre el empleado que está siendo monitoreado: nombre completo, profesión, cargo, trabajo realizado.
• Breve descripción de sus funciones.

A esto le sigue una sección tabular en la que se ingresan costos de tiempo específicos y una descripción de las acciones que tomaron este tiempo. Por ejemplo:

1. Encendiendo la computadora - 5 minutos.
2. Descanso - 10 minutos.
3. Comunicación con clientes - 45 minutos.

Y en tal cronología se firman todas las acciones realizadas por el empleado durante la jornada laboral. Todas las observaciones se realizan en tiempo real. Al final, se resume un resumen, donde se calculan los costos de puntos de tiempo tan importantes:

• Acciones preparatorias y finales.
• Tiempo para el mantenimiento del lugar de trabajo.
• tiempo operativo.
• Descansos.

¡Importante! El documento debe estar firmado por el responsable de la unidad estructural donde trabaja el investigador.

Conclusión

La fotografía del tiempo de trabajo es herramienta eficaz verificar qué están haciendo los empleados y por qué no tienen tiempo para completar las tareas que se les asignan. Dicha observación ayudará, entre otras cosas, a determinar los solicitantes de despido o averiguar cuántas personas deben agregarse al estado.

Descripción

El propósito del trabajo: determinar la carga de trabajo real de la jornada laboral de un especialista en trabajo de personal.
El horario de trabajo de un especialista en RRHH es discontinuo de un turno con dos días libres. La duración de la jornada laboral es de 8 horas. 1 hora de descanso para comer. Dado que el tiempo para comer no está regulado durante el turno, consideraremos el período de 10:00 a 19:00 (8 horas o 480 minutos) como la duración total del turno.

La obra consta de 1 archivo

Foto del horario de trabajo de un especialista en RRHH.

en el departamento de trabajo y salarios El 17/10/2013, el departamento de recursos humanos realizó observaciones fotocronométricas del trabajo del principal especialista en recursos humanos.

El propósito del trabajo: determinar la carga de trabajo real de la jornada laboral de un especialista en trabajo de personal.

El horario de trabajo de un especialista en RRHH es discontinuo de un turno con dos días libres. La duración de la jornada laboral es de 8 horas. 1 hora de descanso para comer. Dado que el tiempo para comer no está regulado durante el turno, consideraremos el período de 10:00 a 19:00 (8 horas o 480 minutos) como la duración total del turno.

Jornada laboral (tabla 1).

Donde, A-trabajo (tiempo principal), PZ- trabajo preparatorio y final, HP- trabajo improductivo, O- descanso.

Resumen de costes similares del tiempo de trabajo (Cuadro 2).

Saldo de horas de trabajo (tabla 3)

conclusión de la observación.

1. La carga de trabajo de la jornada laboral de un especialista en recursos humanos en el turno de observación ascendió al 87,4% del tiempo de turno y supera la carga de trabajo normal en un 4,4% del tiempo de turno.

2. Involucrar a otro empleado del departamento por un corto período de tiempo para ingresar los datos personales de los empleados en base de información También liberará tiempo adicional para los profesionales de recursos humanos.

3. Introducir en la estructura de la jornada laboral del servicio de personal una pausa adicional de 10 minutos para descanso y necesidades personales. El descanso se puede establecer a petición personal del empleado: dos horas después del inicio del turno, o dos horas después del almuerzo. Es recomendable hacer la mayor parte del trabajo antes de la pausa para el almuerzo, y después de la pausa, asesorar a los trabajadores y hacer el trabajo que requiere menos esfuerzo mental.

El funcionamiento productivo de una organización es imposible sin mejorar la eficiencia de la fuerza laboral de un empleado o departamento individual. La mejora se logra a través del análisis, que permite tomar una fotografía de la jornada laboral. Refleja absolutamente todas las operaciones realizadas por los empleados. Se analiza el resultado, después de lo cual se determina si los recursos de tiempo se utilizan de manera efectiva.

Características, tipos y finalidad de la fotografía.

La observación de la implementación de las actividades laborales normales en la organización, cuya duración es un turno completo, se denomina "foto de la jornada laboral". El procedimiento tiene como objetivo identificar el tiempo dedicado a cada operación, analizarlos, determinar las razones para no completar la tarea y optimizar el proceso de trabajo. Se puede dividir en varios tipos: individual (controlan a un empleado), grupal (supervisión de varios empleados ubicados uno al lado del otro), brigada, autofotografía (el especialista mide independientemente el tiempo de su actividad).

Cómo se toma una foto de un día laborable

El estudio consta de tres etapas: preparatoria, de observación y de análisis. En el primer paso, informe a los empleados sobre las intenciones, determine el propósito de la supervisión, familiarícese con las peculiaridades de las operaciones laborales y el lugar de trabajo. El inicio de la fotografía debe ser aprobado por orden, luego de lo cual el personal continúa con sus funciones normales. En la segunda etapa, todas las acciones realizadas, su hora de inicio, así como su duración, se registran en la hoja de observación. En la tercera etapa, se procesa la información recibida, se realizan los cálculos requeridos.

foto del día laboral de la secretaria

Consideremos un ejemplo de fotografiar un día de trabajo de la secretaria Biryukova L.I., trabajando en organización privada de 11:00 a 18:00, almuerzo de 13:00 a 14:00. Período de estudio: 17 de septiembre de 2013, la observación comenzó a las 11:00 horas y finalizó a las 18:00 horas. Las condiciones de trabajo son normales, el lugar es una oficina. Responsabilidades laborales: documentación, recepción de visitantes e interacción con la tecnología. Experiencia laboral: 1 año.

Hoja de observación

Saldo de tiempo de la secretaria

La fotografía tomada de la jornada laboral proporciona datos a partir de los cuales se elabora el balance de horas de trabajo.

resultados

La fotografía resultante de la jornada laboral contiene datos sobre los que se crea el balance de duración actividad laboral. Después de eso, se determina el coeficiente. uso efectivo recursos de tiempo, igual a la relación entre la suma de la duración del trabajo y la duración del turno. Cuanto más se acerca este indicador al 100%, más productivo es el trabajo del personal. En nuestro ejemplo, K isp \u003d (20 + 295 + 65) / 420 \u003d 90,4%. Por el mismo principio, se toma una fotografía de la jornada laboral de un gerente, programador, contador o cualquier otro especialista de interés.

La eficiencia hace que las personas sean exitosas, competitivas. Una excelente herramienta para investigar qué tan eficientemente usa el tiempo de trabajo es la fotografía del tiempo de trabajo, en otras palabras, también se le llama cronometraje. ¿Qué es esta herramienta, cómo usarla y qué resultados brinda? Lea el artículo.

¿Qué es una foto de tiempo de trabajo?

Este es un método de investigación en el que se somete a medición continua una jornada laboral completa o un determinado período de tiempo. Gracias a esta observación, puede obtener información sobre lo que está haciendo un empleado, un grupo de empleados o un equipo durante la jornada laboral. La supervisión la lleva a cabo un especialista, y dicho estudio también se puede realizar de forma independiente. Las fijaciones están totalmente sujetas a todas las acciones, tanto las relacionadas con el trabajo, como las distracciones, las pausas para fumar, etc.

Entre los empleados que son aficionados a la gestión del tiempo y se dan cuenta de la importancia uso racional el tiempo es una herramienta popular. Además, si está interesado en la cuestión de cómo optimizar el tiempo de trabajo, la foto del tiempo de trabajo será el primer paso. Sólo se puede gestionar lo que se mide. A menudo, solo observar, incluso sin hacer cambios en la jornada laboral, ya conduce a un aumento de la eficiencia.

Objetivos

Este método tiene varios objetivos. Uno de los más importantes es la identificación de pérdidas de tiempo durante la jornada laboral. El siguiente es determinar las razones de la pérdida de tiempo y desarrollar un sistema de medidas que le permitan trabajar de manera más eficiente. La fotografía del tiempo de trabajo le permite desarrollar estándares de tiempo para los procesos de trabajo, aprender de la experiencia organizacional de los empleados más exitosos y enseñárselo a otras personas para lograr altos resultados.

Este tipo de investigación se vuelve especialmente valioso cuando se decide la cuestión de ampliar o reducir el personal, redistribuir responsabilidades.

Ya sea que desee discutir con su gerente un aumento en su salario o la búsqueda de un asistente, una foto individual compuesta por usted mismo de las horas de trabajo será excelente. evidencia base. Tendrás argumentos de peso, el gerente tomará más en serio tus propuestas si te preparas de esta manera.

Tomar fotografías del tiempo de trabajo

A pesar de que el nombre del procedimiento contiene la palabra "fotografía", no se requiere ningún equipo fotográfico. Todo lo que necesitas es papel y un bolígrafo. Para simplificar la tarea, se han desarrollado formularios preparados con muestras de llenado. Se pueden encontrar en sistemas legales Tipo "Consultor". Puede desarrollar el formulario usted mismo o arreglárselas con una mesa normal.

Un día no siempre es suficiente, por lo que la observación puede llevarse a cabo durante varios días.

Todo el proceso se puede dividir condicionalmente en tres etapas: preparatoria, proceso de observación, procesamiento de resultados. En la etapa preparatoria, los formularios se compilan y completan, en la etapa de observación, se lleva un registro, en la etapa de procesamiento de los resultados, calculan cuánto tiempo lleva este o aquel tipo de trabajo, analizan la efectividad y sacan conclusiones. .

Puntuación

• Trabajos de preparación y finalización (puesta en marcha del equipo, preparación de las herramientas necesarias, apagado del equipo, limpieza del lugar de trabajo).
• Cuestiones organizativas.
• Tiempo dedicado al desempeño directo de sus funciones.
• Pausas para el descanso y el almuerzo.

Se pueden distinguir grupos más pequeños, si es apropiado para un estudio en particular. Luego se calcula un coeficiente que muestra la eficiencia o ineficiencia de la jornada laboral del empleado.

Formulario para cronometrar

El formulario debe tener un "encabezado" donde se ingrese información sobre el nombre completo y la especialidad del empleado, la empresa donde se realiza el estudio, la fecha y hora del análisis.

Entonces debería haber una mesa. La primera columna es un número de serie, luego una columna para el nombre del trabajo realizado. La tercera columna indica el período de tiempo desde cuándo y cuánto tiempo se realizó el trabajo. La cuarta columna calcula la cantidad de tiempo dedicado al trabajo. Puede agregar una columna de comentarios.

Principales tipos de investigación.

Pueden observar a un empleado, luego será una foto individual. Pueden observar un grupo o una brigada, entonces será una foto de grupo o brigada.

Si la observación se lleva a cabo durante toda la jornada laboral, dicha fotografía se denomina clásica. No puedes arreglar todo el día, sino solo sus momentos individuales.

Ya se ha mencionado anteriormente otra división. Un especialista puede observar, o usted mismo puede tomar fotografías de la jornada laboral. Al utilizar un observador externo, es posible que encuentre una reacción negativa de los empleados. Pueden negarse a trabajar bajo supervisión o, por el contrario, comenzar a trabajar más rápido y más de lo habitual, lo que conducirá a datos incorrectos sobre los costos de tiempo.

La investigación también se puede llevar a cabo con la ayuda de equipos de video. Por un lado, esto le permite obtener información objetiva, por otro lado, no todas las acciones se pueden distinguir claramente observándolas solo desde un lado, sin comentarios de la persona que realiza el trabajo.

preparación psicológica

Un estudio de cómo los empleados usan el tiempo de trabajo: una fotografía del tiempo de trabajo, una forma técnicamente simple pero psicológicamente difícil. Los empleados perciben tales estudios como un intento de monitorearlos, empeorar las condiciones de trabajo, identificar deficiencias y sancionarlas.

Por lo tanto, es importante prestar atención a las explicaciones preliminares de la importancia de dicho estudio. Tiene un gran impacto Si las personas trabajan en una atmósfera de confianza y buena voluntad, estarán dispuestas a hacer cualquier cosa que ayude a que la organización sea más eficiente y competitiva. Si, por el contrario, el equipo se caracteriza por la desconfianza, el castigo constante, entonces será extremadamente difícil obtener información confiable que realmente dé resultados.

Es importante construir un sistema de motivación en el que sea beneficioso para los empleados trabajar de la manera más eficiente.

Analizando un ejemplo

No es posible que todos los empleados cronometren con precisión la jornada laboral. Lo más difícil de hacer es realizarlo con empleados en puestos gerenciales, la fotografía del tiempo de trabajo de un contador es especialmente difícil. Es más fácil con aquellos especialistas cuyas operaciones tienen límites claros y características distintivas. Como regla general, estas son especialidades de trabajo.

Veamos un ejemplo. Un empleado es un gerente en un departamento corporativo. Aquí hay una foto del tiempo de trabajo (muestra):

• El comienzo de la jornada laboral - 9-00.
• Preparación (arranque de la computadora, preparación de documentos) - 9-10.
• Reunión de planificación - 9-15.
• Conversación telefónica con un cliente clave - 9-30.
• Comprobación de correo electrónico - 9-42.
• Preparando un contrato para un cliente - 9-53.
• Pausa para fumar - 10-37.
• Preparar una presentación de un nuevo producto para un cliente - 10-57.
• Almuerzo - 14-05.
• Prácticas de un nuevo empleado - 14-58.
• Pausa para fumar - 16-15.
• Llamar a los clientes - 16-30.
• Fin del día (limpiar el escritorio, apagar la computadora) - 17-55.
• Salida a casa - 18-00.

¿Quién necesita tal información?

En primer lugar, las partes interesadas son los gerentes y propietarios de la empresa que desean comprender cómo se carga de manera óptima el personal, si los recursos laborales de la empresa se utilizan de manera eficiente.

Empleados del Departamento de Recursos Humanos, servicios de personal también necesitan estudios similares para hacer factible descripciones de trabajo, seleccione exactamente el número de empleados que es necesario en la organización, realice un trabajo de investigación.

Los propios empleados responsables están interesados ​​en que la jornada laboral se utilice de manera eficiente, sin tiempos de inactividad y trabajo de emergencia, no hay situaciones con horas extras o trabajo tomado en casa.

Ahora está familiarizado con una técnica que le permite evaluar si el tiempo de trabajo se está utilizando de manera efectiva (foto del tiempo de trabajo). Trate de poner en práctica el método, encontrará un gran número de reservas, verás como trabajar de forma óptima. Gracias a este enfoque, puede convertirse en uno de los empleados más productivos de la empresa, y esto definitivamente será visto y apreciado.

Para determinar la efectividad del tiempo empleado por un empleado en el trabajo, se utilizan muchos métodos, uno de los más efectivos es la tarjeta fotográfica de la jornada laboral. La esencia de este método radica en el hecho de que un determinado empleado es monitoreado continuamente y se toman las medidas apropiadas durante la jornada laboral de su tiempo dedicado a todas sus acciones.

El objetivo principal es identificar el tiempo perdido por un empleado en base a los resultados del análisis de la fotografía compilada de la jornada laboral y ajustar su jornada laboral, lo que puede aumentar su productividad. Y llevar a cabo dicho procedimiento para todos los empleados puede aumentar la productividad general de la empresa.

Este método está dirigido a resolver los siguientes problemas principales:

• Identificación del saldo real de uso durante la jornada laboral de los recursos temporales.
• Identificación del volumen real de producción (productos), incluido el ritmo de producción durante el turno de trabajo.
• Determinación de las pérdidas de tiempo de trabajo y análisis de sus causas
• Obtención de información primaria para el desarrollo de estándares para el período temporal de mantenimiento de unidades y horas de trabajo, tiempo preparatorio y final.
• Con base en los resultados de la evaluación, es posible elaborar descripciones de puestos e identificar la escasez o la sobreabundancia de trabajadores.

Realizar la sistematización y posterior análisis de la información recibida ayudará a corregir el tiempo empleado por los empleados avanzados y rezagados, identificar inconsistencias con los estándares vigentes en la organización, racionalizar la composición de equipos y grupos de trabajo, incluso mejorar la distribución de la mano de obra al contratar equipos , y también identificará o aclarará información sobre la producción por hora de bienes o productos.

En la mayoría de los casos, los principales problemas pueden ser la pérdida irrazonable del tiempo de trabajo de los empleados en largas pausas para fumar o tomar café. Una fotografía de la jornada laboral permitirá al gerente identificar puntos débiles que se pueden racionalizar, lo que puede ayudar a limpiar al personal.

Tal vez un empleado que nunca tiene tiempo para hacer nada, fuma demasiado o se comunica constantemente sobre temas no laborales. Además, la optimización del flujo de trabajo puede señalar puntos delgados en dotación de personal, después de todo, una sobreabundancia de empleados conduce a un aumento de los costos y una escasez, por el contrario, a la pérdida de ganancias.

El estudio puede ser del siguiente tipo:

• Individual.
• Grupo.
• Brigadier.
• Independiente.
• Viaje o ruta.
• Para el turno de trabajo de un operador de multiestación.

El procedimiento para elaborar un mapa de días laborables

Un fotomapa puede ser elaborado tanto personalmente por un empleado, para la autoidentificación de pérdidas temporales e identificando los recursos necesarios para aumentar la productividad, como por empleados identificados para ello. Además, puede estar conformado por empresas que tercerizan sus actividades laborales en la solución del problema de incrementar la rentabilidad de la empresa. No importa quien realice este procedimiento, lo principal es el resultado. El esquema para sostener una foto de un día de trabajo consta de varias etapas:

• Realización del proceso preparatorio.
• Llevar a cabo el proceso de observar las acciones de un determinado empleado (o grupo) y registrar consistentemente las acciones que realizan y el tiempo dedicado a cada acción a lo largo de la jornada laboral.
• Implementación del análisis de los datos recibidos.
• Con base en el análisis, se desarrolla un conjunto de medidas apropiadas destinadas a optimizar el flujo de trabajo minimizando el tiempo perdido, calculando coeficientes de tiempo y diseñando estándares de turnos de trabajo.

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A la hora de elaborar el mapa, es necesario tener en cuenta el tiempo de los descansos regulados por la organización, como el almuerzo, y también tener en cuenta la necesidad del empleado de satisfacer necesidades personales, como ir al baño, beber o fumar. Sin embargo, fumar en exceso, ya que algunos salen cada 20-30 minutos, probablemente no sea recomendable y conduzca a un uso irracional del tiempo de trabajo.

La solución a este problema podría ser fijar tiempo las normas de la organización para hacer pausas para fumar, por ejemplo, una vez por hora. Este enfoque permitirá que el empleado sea disciplinado y, en algunos casos, permite bonificaciones para los no fumadores.

Foto de un ejemplo de día laboral de llenado y un formulario en blanco

Foto del ejemplo de llenado de la jornada laboral de un contador.