CONSULTANTE

Al automatizar los procesos comerciales de un cliente, una empresa de TI a menudo se enfrenta a la necesidad de realizar una encuesta previa al proyecto. Este problema plantea automáticamente una serie de preguntas interrelacionadas.

1. ¿Es necesario realizar tal examen? ¿Qué aportará al cliente y a la propia empresa de TI?

2. ¿Cuáles son los objetivos de la encuesta previa al proyecto?

3. ¿Cuál debería ser su resultado?

4. ¿Debo hacer una encuesta previa al proyecto de forma gratuita o cobrar dinero por ello?

5. ¿Cómo justificar ante el cliente la eficacia de dicho examen? ¿Podrá dar sus frutos?

En este caso, cada empresa toma su propia decisión: generalmente alguien considera inapropiado tal examen (“peleemos y luego ya veremos...”); otros, que lo realizan durante la implementación, no destacan este trabajo en un artículo separado; otros lo llevan a cabo como una etapa de trabajo independiente, pero no cobran dinero por ello; Otros más consideran, con razón, que la inspección previa al proyecto es un producto comercial independiente. Mi experiencia como gerente y consultor muestra que el examen previo al proyecto es un componente necesario del trabajo de casi cualquier empresa de TI relacionado con la implementación de sistemas de automatización. Y de organización adecuada y la implementación de esta etapa a veces depende del éxito de todo el proyecto.

En este artículo intentaré responder las preguntas planteadas anteriormente, basándome tanto en mi propia práctica como en la experiencia de clientes con los que tuve que comunicarme, introduciendo la tecnología de realización de encuestas previas al proyecto desde cero.

La necesidad de una encuesta previa al proyecto

Esta anécdota ilustra bien el enfoque de algunas empresas de TI respecto de la automatización empresarial.

Un inventor acude a la comisión y ofrece en la calle un nuevo aparato para afeitarse.

"¿Cómo funciona tu dispositivo?" - le preguntan los miembros de la comisión.

“Muy sencillo”, responde el inventor. “Lanzas una moneda en la ranura, metes la cabeza en la máquina y dos cuchillas empiezan a afeitarte”.

"Lo siento, colega, ¡pero las personas tienen diferentes formas de cara!" - los miembros de la comisión lo reprenden.

"Sí", dice el inventor, "pero eso es sólo antes del primer afeitado..."

La tarea principal de cualquier automatización es preservar características únicas. ventajas competitivas empresa automatizada. No podemos permitir, como en este chiste, que tras la automatización todas las empresas se vuelvan iguales. Por lo tanto, si queremos mantener las ventajas competitivas únicas del negocio del cliente, cualquier modernización de los procesos comerciales es necesaria para realizar una encuesta previa al proyecto.

Por supuesto, es posible hacer un análisis en profundidad de los motivos que determinan esta necesidad. Estos podrían ser el alto costo esperado del proyecto, la necesidad de cambiar los procesos comerciales existentes debido a la automatización, la inclusión en el proyecto de trabajos cuyo alcance no se puede determinar de antemano, etc. Sin embargo, recuerde cómo en una historia muy instructiva , el comandante interrumpió el informe del general sobre la causa de la derrota:

Nuestra derrota se debió a varias razones”, comenzó el general. - Primero, la pólvora estaba cruda...

Ya es suficiente”, lo detuvo el comandante.

La situación es similar aquí, ya que para realizar una encuesta previa al proyecto basta con que el cliente tenga características comerciales únicas (y toda empresa debería tenerlas, de lo contrario simplemente no sobreviviría en el mercado y daría paso a la competencia).

Así, a nivel mundial, la cuestión de la necesidad de este tipo de trabajo se resuelve con bastante facilidad: deben realizarse si la empresa que se está automatizando se encuentra en un mercado competitivo.

¿Qué aporta una encuesta previa al proyecto al cliente y a la propia empresa de TI?

Como todos sabemos muy bien, cualquier trabajo o servicio tendrá demanda en el mercado sólo cuando sea beneficioso tanto para el cliente como para el contratista. Por lo tanto, veamos brevemente lo que, de hecho, proporciona una encuesta previa al proyecto.

Durante el estudio de prediseño, el cliente puede:

Obtenga una descripción detallada de los procesos comerciales existentes en la empresa y compare negocio real con tu idea del mismo;

Optimice los procesos de negocio existentes mediante el uso experiencia práctica, que recibieron consultores de una empresa de TI durante implementaciones anteriores en empresas similares;

Evaluar el grado de conformidad de la funcionalidad del sistema propuesto con los procesos comerciales reales del cliente;

Resalte oportunamente sus ventajas únicas y téngalas en cuenta en la etapa de implementación del sistema, y ​​no después de su puesta en servicio;

Aclarar el presupuesto y el calendario del proyecto de automatización, teniendo en cuenta posibles mejoras sistemas para las características únicas de sus procesos comerciales;

Evaluar los recursos (tanto técnicos como humanos) que serán necesarios en la etapa de implementación del sistema. Planificar oportunamente la asignación de estos recursos para completar el proyecto dentro del plazo óptimo y sin exceder el presupuesto;

Estimar posibles riesgos que pueda afectar la calidad del trabajo;

Optimice los costos de implementación del sistema posiblemente realizando parte del trabajo. por nuestra cuenta;

Obtenga una estimación más precisa efecto económico y periodo de retorno de la inversión.

Beneficios de la encuesta previa al proyecto para una empresa de TI:

Incrementar el nivel de satisfacción del cliente al hacer coincidir sus expectativas formadas en la etapa de preventa (cuando los vendedores ofrecen un "sueño") con las capacidades reales del sistema para respaldar procesos comerciales específicos;

Aclaración de los plazos de implementación del sistema y los recursos necesarios para ello, lo que permitirá planificar su asignación con antelación;

Identificación oportuna de las ventajas únicas del cliente para tenerlas en cuenta al configurar o modificar el sistema de automatización;

Reducir el tiempo de implementación y reducir el riesgo de realizar trabajos gratuitos. Las modificaciones necesarias del sistema se realizarán antes del inicio de su implantación o paralelamente a él, y no después de finalizar la fase de funcionamiento de prueba, en la que normalmente se detectan deficiencias. Una situación en la que se descubre una discrepancia en la funcionalidad en la etapa de finalización del proyecto implica automáticamente trabajo adicional no planificado. Al mismo tiempo, el cliente suele tener dificultades para financiar dicho trabajo y, para completarlo con éxito, a menudo debe realizarse de forma gratuita;

Identificación de riesgos probables que puedan afectar la calidad y el momento de la implementación. Provisión oportuna de las medidas necesarias para minimizar el impacto de estos riesgos en el éxito del proyecto;

Obtener datos para justificar el número de licencias y la estructura del proyecto;

El registro de la situación actual en las unidades automatizadas y los principales parámetros de su trabajo permitirá fundamentar la eficacia del uso del sistema propuesto;

Establecer contactos personales entre los consultores y los principales ejecutores del proyecto del cliente simplificará aún más su trabajo conjunto;

Ampliar la base de conocimiento (si la hubiera) sobre los principales procesos de negocio de los clientes de esta industria.

Por supuesto, no se enumeran aquí todos los argumentos a favor de un estudio previo al diseño; sin embargo, como muestra la práctica, esto es suficiente para convencer al cliente de su necesidad.

Principales tareas de la encuesta previa al proyecto.

Cada empresa tiene su propia visión sobre la prioridad de las tareas relacionadas con la inspección previa al proyecto, pero la más importante, en mi opinión, es estudiar los procesos comerciales básicos del cliente y descubrir los principales problemas que le gustaría resolver utilizando un sistema de automatizacion. lo mas herramienta eficaz Para ello, suele existir un cuestionario especialmente elaborado basado en la práctica real de realizar encuestas previas al proyecto. Permite al consultor formular a los empleados del cliente todas las preguntas necesarias sobre las principales actividades de las unidades automatizadas, sin olvidar nada. Recomiendo encarecidamente entrevistar a empleados de diferentes rangos para cada elemento, desde ejecutivos hasta altos directivos. Muy a menudo tuve que enfrentarme a una situación en la que la alta dirección creía que determinados procesos de negocio iban como estaban previstos originalmente, pero en realidad el trabajo en la empresa se llevaba a cabo de forma completamente diferente. Al mismo tiempo, los mandos intermedios tenían su propia opinión sobre el funcionamiento del proceso, que difería tanto de las ideas de los mandos superiores como de las actividades reales de los artistas específicos que participaban en estos trabajos. Esta situación suele provocar muchas emociones al leer el informe de la encuesta previa al proyecto. Descubrir la situación real y expresarla en un documento claro ayuda a fortalecer la confianza en los consultores externos y a establecer relaciones de confianza tanto con la dirección del cliente como con los empleados comunes.

Obviamente, la siguiente tarea más importante de la encuesta previa al proyecto es identificar las ventajas competitivas únicas del cliente. Como muestra la práctica, alrededor del 75% de los procesos comerciales utilizados por el cliente coinciden con procesos en empresas similares de la misma industria, el 10% se da cuenta de sus ventajas competitivas únicas y el 15% restante es el resultado de la segunda ley de la termodinámica: ) (una consecuencia del “crecimiento natural del caos”) y debe resolverse durante el transcurso del proyecto. Pero ese 10% competitivo, que es tan importante para las empresas, simplemente necesita ser preservado mediante cualquier automatización (por supuesto, siempre que estas ventajas puedan formalizarse). La mayoría de las veces, este problema se resuelve configurando el sistema para el cliente, pero a veces se requieren los servicios de programadores para tener en cuenta las características únicas del negocio. Permítanme señalar que aquí no estamos hablando de desarrollo personalizado, sino de la implementación de sistemas de automatización de producción.

Al comprender cómo se respaldarán las ventajas competitivas del cliente, la empresa de TI podrá evaluar la necesidad y el costo de las mejoras del producto, así como comprender qué recursos adicionales pueden ser necesarios para ello.

Un objetivo importante de la encuesta previa al proyecto es diagnosticar el estado del entorno de TI del cliente, es decir, evaluar el equipo informático que utiliza. software, comunicaciones, nivel de calificación de los especialistas en TI, etc. En esta etapa, es necesario comprender si el cliente tiene recursos suficientes para implementar con éxito el sistema de automatización. Aquí abordamos otra tarea de la encuesta previa al proyecto: analizar los riesgos potenciales del proyecto y describir sus probables consecuencias. Al mismo tiempo, los consultores no sólo deben documentar todos los riesgos posibles, sino también ofrecer al cliente formas de reducir cada uno de ellos.

Cualquier CIS implica la acumulación de información sobre las actividades operativas de los departamentos, por lo que el siguiente tema de la encuesta previa al proyecto debe ser la recopilación de requisitos para los departamentos automatizados.

La información acumulada en el sistema seguirá siendo un peso muerto si no es posible analizarla, por lo que es muy importante durante la encuesta previa al proyecto averiguar qué tipos y formas de informes necesita el cliente. Normalmente, las herramientas de automatización ya incluyen un conjunto estándar de informes, pero cada cliente, con razón, considera que su negocio es único y, por lo tanto, necesita un sistema único de este tipo, implementado, por regla general, mediante un generador de informes especial.

La tarea urgente de la encuesta previa al proyecto es aclarar el presupuesto final del proyecto y el momento de su implementación, teniendo en cuenta todos los datos recibidos. Estos plazos pueden verse influenciados por una variedad de factores, como la disposición del personal directivo del cliente para participar en el proyecto, la motivación de los representantes del cliente y del contratista, la probabilidad de sabotaje por parte de los empleados de las unidades automatizadas, posible despido(o, por el contrario, contratar) un gerente clave algún tiempo después del inicio del proyecto, la insuficiencia del parque informático y la base tecnológica existentes para lograr todos los objetivos de automatización, falta de un presupuesto de adquisiciones equipo necesario y mucho más. Por tanto, el consultor deberá conocer en detalle todas estas circunstancias y reflejarlas en el informe, incluso para uso interno. La elaboración de un segundo informe, interno, permitirá reflejar en detalle todos los matices de la relación y recomendaciones para los especialistas del departamento de implementación e integración.

Otro tema importante que debe resolverse en la etapa de estudio previo al proyecto es el desarrollo de recomendaciones sobre la elección de métodos para la implementación del proyecto. Aquí es importante dejar constancia clara de cuáles de los problemas previamente planteados por el cliente no se pueden resolver con el sistema de automatización propuesto y proponer salidas organizativas o de otro tipo a esta situación.

Cada empresa puede agregar fácilmente una docena de tareas más que le gustaría resolver en la etapa de encuesta, pero, como muestra la práctica real, obtener respuestas a las preguntas enumeradas anteriormente ya hace que la encuesta previa al proyecto sea bastante efectiva.

¿Cuál suele ser el resultado de una encuesta previa al proyecto?

El principal resultado es el informe final del trabajo realizado, acordado y firmado por el cliente y el contratista. Veamos las secciones necesarias de dicho informe. Si no se detiene en las secciones estándar dedicadas a las palabras introductorias, una lista de abreviaturas, acrónimos y abreviaturas, en el informe se pueden distinguir los siguientes componentes básicos:

- descripción de los procesos comerciales existentes del cliente;

- una lista de las principales tareas que deben resolverse utilizando el sistema de automatización;

- evaluación de los procesos comerciales del cliente y recomendaciones para cambiar u optimizar el trabajo de los departamentos, teniendo en cuenta las ventajas proporcionadas por el SI;

- ventajas competitivas únicas del cliente, que deben tenerse en cuenta al implementar el sistema;

- análisis del entorno de TI existente para el cumplimiento de los requisitos del sistema gobierno corporativo, recomendaciones para cambiarlo;

- evaluación del trabajo de integración de CIS en la infraestructura de TI existente del cliente;

- descripción de las unidades de automatización y requisitos de análisis;

- evaluación de posibles riesgos durante la implementación del proyecto e identificación de medidas necesarias para minimizar su impacto;

- una descripción de los deseos del cliente que no se pueden implementar en el sistema de control propuesto y requerirán modificación, una estimación del tiempo y costo de dicha modificación;

- una propuesta para la implementación del proyecto con justificación de la opción propuesta, especificando el número de estaciones de trabajo automatizadas necesarias para el cliente y aclarando el presupuesto del proyecto.

Un documento separado del estudio previo al proyecto debe ser un cronograma de trabajo preliminar, que incluya, entre otras cosas, una lista acordada de personas responsables (tanto del cliente como del contratista), sus áreas de responsabilidad y las regulaciones básicas para la interacción entre a ellos. Para una implementación eficaz del sistema, se recomienda elaborar normas para el intercambio de información entre los empleados del cliente y los especialistas de la empresa de TI que realiza la encuesta y, lo que es más importante, estipular los plazos y el procedimiento para controlar la finalización del trabajo.

Algunas empresas (la mayoría de las veces las que se dedican al desarrollo personalizado) proporcionan al cliente un proyecto una vez finalizado el estudio previo al diseño. términos de referencia.

¿Hacer una encuesta previa al proyecto de forma gratuita o cobrar dinero por ella?

La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del propósito de la encuesta. Si el propósito es realizar una encuesta rápida para "atraer" a un cliente (generalmente pidiéndole que complete algún tipo de cuestionario), entonces parece razonable hacerlo de forma gratuita.

Si el objetivo de la encuesta corresponde a las tareas descritas anteriormente, requerirá el desvío de importantes recursos de la empresa y necesariamente deberá ser remunerada. Esta encuesta previa al proyecto es un servicio de consultoría completo que permite no solo evaluar la necesidad, el tiempo y el presupuesto para la automatización, sino también optimizar los procesos comerciales existentes del cliente.

Como ha demostrado la práctica, los servicios de encuestas previas al proyecto no son difíciles de vender si la empresa ha implementado la tecnología adecuada y los vendedores saben claramente (y pueden explicar claramente al cliente) el propósito de la encuesta y qué beneficios recibirá el cliente. él.

Cómo justificar ante el cliente la eficacia de la inspección previa al proyecto

La cuestión de evaluar la eficacia de una encuesta previa al proyecto, así como de cualquier otro servicio, es una de las más difíciles en el ámbito empresarial, ya que su resultado no siempre es evidente para el cliente y muchas veces se percibe de forma muy subjetiva. Para justificar el efecto económico de los servicios de consultoría (y la encuesta previa al proyecto, como se mencionó anteriormente, es precisamente un servicio de consultoría), cada segmento de negocio tiene sus propios algoritmos y métodos únicos. Sin embargo, aquí veremos otros métodos más simples y universales que permiten al cliente evaluar aproximadamente la efectividad de la encuesta previa al proyecto.

Consideremos posibles canales de ahorro, teniendo en cuenta cuáles pueden ayudar a justificar la necesidad de una encuesta previa al proyecto.

1. Ahorro de recursos humanos y tiempo:

Al modificar el sistema para adaptarlo a las ventajas competitivas únicas del cliente en la etapa inicial de implementación, y no después de ponerlo en operación comercial;

En la etapa de integración del sistema en la infraestructura de TI del cliente, debido al hecho de que toda la información sobre el estado del entorno de TI de la empresa y los matices de la integración se aclaran antes del inicio, y no durante la implementación;

Gracias a la asignación oportuna de recursos materiales y humanos tanto del contratista como del cliente;

Mediante la evaluación temprana de posibles riesgos que podrían afectar el proceso de implementación del sistema, y ​​el desarrollo de medidas necesarias para minimizar sus consecuencias negativas.

Cualquier retraso en el avance del proyecto supone importantes costes adicionales para el cliente, que pueden calcularse fácilmente en cada caso concreto.

2. Posible reducción de los costos de implementación:

Identificando servicios y trabajos que el cliente puede realizar por sí solo;

Ajustando los plazos para completar algunos trabajos después de aclarar su intensidad laboral real.

3. Incrementar la eficiencia de los sistemas de información corporativos y la productividad de los empleados optimizando los procesos de negocio teniendo en cuenta las características únicas del cliente.

4. Negativa a utilizar sistema automático, si en la etapa de inspección previa al proyecto resulta que no resolverá los problemas del cliente o su modificación será demasiado costosa.

En mi práctica, hubo un caso en el que a un cliente con procesos comerciales muy específicos, según los resultados de una encuesta previa al proyecto, se le recomendó no implementar un CIS, sino realizar cambios en la organización y optimizar la tecnología para trabajar con sus clientes, ya que el efecto de implementar el sistema (que requirió modificaciones costosas) no recuperaría los costos. Como resultado, el cliente ahorró decenas de miles de dólares y el estudio previo al proyecto solo dio sus frutos al aumentar la eficiencia del departamento, lo que, por recomendación de los consultores, cambió la tecnología de trabajo del empleado.

La ausencia de una etapa de estudio previo al proyecto en la mayoría de los casos conduce a un retraso significativo en la implementación de los proyectos y a un aumento de su costo debido a problemas tanto organizativos como técnicos que surgen durante la implementación. A menudo, estos proyectos terminan en un completo fracaso. Según un estudio de Standish Group, casi un tercio de los 2.500 proyectos de TI que analizaron no sólo no tuvieron éxito*1, sino que no se completaron en absoluto. En Rusia, estos datos son mucho más difíciles de obtener, pero estoy seguro de que la proporción de implementaciones fallidas no será menor.

*1 Los proyectos se consideran infructuosos si no se cumplieron los plazos, se violó el presupuesto o no se obtuvieron los resultados esperados.

Por lo tanto, si una empresa de consultoría no quiere tener proyectos no realizados en su historial, simplemente necesita realizar una encuesta previa al proyecto sobre el negocio de los clientes. Es mejor rechazar el contrato en la etapa inicial que quedarse estancado en el trabajo y terminar manchando su reputación.

1. ¿Es necesario tal examen? ¿Qué aportará al cliente y a la propia empresa de TI?
2. ¿Cuáles son los objetivos de la encuesta previa al proyecto?
3. ¿Cuál debería ser su resultado?
4. ¿Debo hacer una encuesta previa al proyecto de forma gratuita o cobrar dinero por ello?
5. ¿Cómo justificar ante el cliente la eficacia de dicho examen? ¿Podrá dar sus frutos?

En este caso, cada empresa toma una decisión a su manera: alguien generalmente considera que tal examen es inapropiado (“nos pelearemos y luego ya veremos...”); otros, que lo realizan durante la implementación, no destacan este trabajo en un artículo separado; otros lo llevan a cabo como una etapa de trabajo independiente, pero no cobran dinero por ello; Otros más consideran, con razón, que la inspección previa al proyecto es un producto comercial independiente. Mi experiencia como gerente y consultor muestra que el examen previo al proyecto es un componente necesario del trabajo de casi cualquier empresa de TI relacionado con la implementación de sistemas de automatización. Y el éxito de todo el proyecto depende en ocasiones de la correcta organización e implementación de esta etapa.

En este artículo intentaré responder las preguntas planteadas anteriormente, basándome tanto en mi propia práctica como en la experiencia de clientes con los que tuve que comunicarme, introduciendo la tecnología de realización de encuestas previas al proyecto desde cero.

La necesidad de una encuesta previa al proyecto

Un inventor acude a la comisión y ofrece en la calle un nuevo aparato para afeitarse.
"¿Cómo funciona tu dispositivo?" - le preguntan los miembros de la comisión.
“Muy sencillo”, responde el inventor. “Lanzas una moneda en la ranura, metes la cabeza en la máquina y dos cuchillas empiezan a afeitarte”.
"Lo siento, colega, ¡pero las personas tienen diferentes formas de cara!" - los miembros de la comisión lo reprenden.
"Sí", dice el inventor, "pero eso es sólo antes del primer afeitado..."

La tarea principal de cualquier automatización es mantener las ventajas competitivas únicas de la empresa automatizada. No podemos permitir, como en este chiste, que tras la automatización todas las empresas se conviertan en “la misma persona”. Por lo tanto, si queremos mantener las ventajas competitivas únicas del negocio del cliente, cualquier modernización de los procesos comerciales es necesaria para realizar una encuesta previa al proyecto.

Por supuesto, es posible hacer un análisis en profundidad de los motivos que determinan esta necesidad. Estos podrían ser el alto costo esperado del proyecto, la necesidad de cambiar los procesos comerciales existentes debido a la automatización, la inclusión en el proyecto de trabajos cuyo alcance no se puede determinar de antemano, etc. Sin embargo, recuerde cómo en una historia muy instructiva , el comandante interrumpió el informe del general sobre la causa de la derrota:

"Nuestra derrota se debió a varias razones", comenzó el general. - Primero, la pólvora estaba húmeda...
“Ya es suficiente”, lo detuvo el comandante.

La situación es similar aquí, ya que para realizar una encuesta previa al proyecto basta con que el cliente tenga características comerciales únicas (y toda empresa debería tenerlas, de lo contrario simplemente no sobreviviría en el mercado y daría paso a la competencia).

Así, a nivel mundial, la cuestión de la necesidad de este tipo de trabajo se resuelve con bastante facilidad: deben realizarse si la empresa que se está automatizando se encuentra en un mercado competitivo.

¿Qué aporta una encuesta previa al proyecto al cliente y a la propia empresa de TI?

Durante el estudio de prediseño, el cliente puede:

• obtener una descripción detallada de los procesos de negocio existentes en la empresa y comparar el negocio real con su idea del mismo;
• optimizar los procesos comerciales existentes utilizando la experiencia práctica que los consultores de una empresa de TI obtuvieron durante implementaciones anteriores en empresas similares;
• evaluar el grado de conformidad de la funcionalidad del sistema propuesto con los procesos comerciales reales del cliente;
• resalte oportunamente sus ventajas únicas y téngalas en cuenta en la etapa de implementación del sistema, y ​​no después de su puesta en servicio;
• aclarar el presupuesto y los plazos del proyecto de automatización, teniendo en cuenta posibles modificaciones del sistema para adaptarse a las características únicas de sus procesos comerciales;
• evaluar los recursos (tanto técnicos como humanos) que se necesitarán en la etapa de implementación del sistema. Planificar oportunamente la asignación de estos recursos para completar el proyecto dentro del plazo óptimo y sin exceder el presupuesto;
• evaluar posibles riesgos que puedan afectar la calidad del trabajo;
• optimizar los costos de implementación del sistema posiblemente realizando parte del trabajo por su cuenta;
• obtener una evaluación más precisa del efecto económico y el retorno de la inversión.

Beneficios de la encuesta previa al proyecto para una empresa de TI:

• aumentar el nivel de satisfacción del cliente al hacer coincidir sus expectativas formadas en la etapa de preventa (cuando los vendedores ofrecen un "sueño") con las capacidades reales del sistema para respaldar procesos comerciales específicos;
• aclaración del calendario de implantación del sistema y de los recursos necesarios para ello, permitiendo una planificación anticipada de su asignación;
• identificación oportuna de las ventajas únicas del cliente para tenerlas en cuenta al configurar o modificar el sistema de automatización;
• reduciendo el tiempo de implementación y reduciendo el riesgo de realizar trabajos gratuitos. Las modificaciones necesarias del sistema se realizarán antes del inicio de su implantación o paralelamente a él, y no después de finalizar la fase de funcionamiento de prueba, en la que normalmente se detectan deficiencias. Una situación en la que se descubre una discrepancia en la funcionalidad en la etapa de finalización del proyecto implica automáticamente trabajo adicional no planificado. Al mismo tiempo, el cliente suele tener dificultades para financiar dicho trabajo y, para completarlo con éxito, a menudo debe realizarse de forma gratuita;
• identificación de riesgos probables que puedan afectar la calidad y el momento de la implementación. Provisión oportuna de las medidas necesarias para minimizar el impacto de estos riesgos en el éxito del proyecto;
• obtener datos para justificar el número de licencias y la estructura del proyecto;
• registrar la situación actual en las unidades automatizadas y los principales parámetros de su trabajo permitirá fundamentar la eficacia del uso del sistema propuesto;
• establecer contactos personales entre los consultores y los principales ejecutores del proyecto del cliente simplificará su colaboración en el futuro;
• Ampliación de la base de conocimientos (si la hubiera) sobre los principales procesos de negocio de los clientes de esta industria.

Por supuesto, no se enumeran aquí todos los argumentos a favor de un estudio previo al diseño; sin embargo, como muestra la práctica, esto es suficiente para convencer al cliente de su necesidad.

Principales tareas de la encuesta previa al proyecto.

Obviamente, la siguiente tarea más importante de la encuesta previa al proyecto es identificar las ventajas competitivas únicas del cliente. Como muestra la práctica, alrededor del 75% de los procesos comerciales utilizados por el cliente coinciden con procesos en empresas similares de la misma industria, el 10% se da cuenta de sus ventajas competitivas únicas y el 15% restante es el resultado de la segunda ley de la termodinámica: ) (una consecuencia del “crecimiento natural del caos”) y debe resolverse durante el transcurso del proyecto. Pero ese 10% competitivo, que es tan importante para las empresas, simplemente necesita ser preservado mediante cualquier automatización (por supuesto, siempre que estas ventajas puedan formalizarse). La mayoría de las veces, este problema se resuelve configurando el sistema para el cliente, pero a veces se requieren los servicios de programadores para tener en cuenta las características únicas del negocio. Permítanme señalar que aquí no estamos hablando de desarrollo personalizado, sino de la implementación de sistemas de automatización de producción.

Al comprender cómo se respaldarán las ventajas competitivas del cliente, la empresa de TI podrá evaluar la necesidad y el costo de las mejoras del producto, así como comprender qué recursos adicionales pueden ser necesarios para ello.

Un objetivo importante de la encuesta previa al proyecto es diagnosticar el estado del entorno de TI del cliente, es decir, evaluar el equipo informático, el software, las comunicaciones, el nivel de calificación de los especialistas en TI, etc. En esta etapa, es necesario comprender si el cliente tiene suficientes recursos para la implementación exitosa de la automatización del sistema. Aquí llegamos a otra tarea de la encuesta previa al proyecto: analizar los riesgos potenciales del proyecto y describir sus probables consecuencias. Al mismo tiempo, los consultores no sólo deben documentar todos los riesgos posibles, sino también ofrecer al cliente formas de reducir cada uno de ellos.

Cualquier CIS implica la acumulación de información sobre las actividades operativas de los departamentos, por lo que el siguiente tema de la encuesta previa al proyecto debe ser la recopilación de requisitos para el flujo de documentos de los departamentos automatizados.

La información acumulada en el sistema seguirá siendo un peso muerto si no es posible analizarla, por lo que es muy importante durante la encuesta previa al proyecto averiguar qué tipos y formas de informes necesita el cliente. Normalmente, las herramientas de automatización ya incluyen un conjunto estándar de informes, pero cada cliente, con razón, considera que su negocio es único y, por lo tanto, necesita un sistema único de este tipo, implementado, por regla general, mediante un generador de informes especial.

La tarea urgente de la encuesta previa al proyecto es aclarar el presupuesto final del proyecto y el momento de su implementación, teniendo en cuenta todos los datos recibidos. Estos plazos pueden verse influenciados por una variedad de factores, como la disposición del personal directivo del cliente para participar en el proyecto, la motivación de los representantes del cliente y del contratista, la probabilidad de sabotaje por parte de los empleados de las unidades automatizadas, el posible despido (o, por el contrario, la contratación) de un gerente clave después de algún tiempo después del inicio del proyecto, insuficiencia del parque informático existente y de la base tecnológica para lograr todos los objetivos de automatización, falta de presupuesto para la compra del equipo necesario y mucho más. Por tanto, el consultor deberá conocer en detalle todas estas circunstancias y reflejarlas en el informe, incluso para uso interno. La elaboración de un segundo informe, interno, permitirá reflejar en detalle todos los matices de la relación y recomendaciones para los especialistas del departamento de implementación e integración.

Otro tema importante que debe resolverse en la etapa de estudio previo al proyecto es el desarrollo de recomendaciones sobre la elección de métodos para la implementación del proyecto. Aquí es importante dejar constancia clara de cuáles de los problemas previamente planteados por el cliente no se pueden resolver con el sistema de automatización propuesto y proponer salidas organizativas o de otro tipo a esta situación.

Cada empresa puede agregar fácilmente una docena de tareas más que le gustaría resolver en la etapa de encuesta, pero, como muestra la práctica real, obtener respuestas a las preguntas enumeradas anteriormente ya hace que la encuesta previa al proyecto sea bastante efectiva.

¿Cuál suele ser el resultado de una encuesta previa al proyecto?

• descripción de los procesos comerciales existentes del cliente;
• una lista de las principales tareas que deben resolverse utilizando el sistema de automatización;
• evaluación de los procesos comerciales del cliente y recomendaciones para cambiar u optimizar el trabajo de los departamentos, teniendo en cuenta las ventajas que brinda el sistema de información;
• ventajas competitivas únicas del cliente, que deben tenerse en cuenta al implementar el sistema;
• análisis del entorno de TI existente para el cumplimiento de los requisitos del sistema de gobierno corporativo, recomendaciones para cambiarlo;
• evaluación del trabajo de integración de CIS en la infraestructura de TI existente del cliente;
• descripción del flujo de documentos en departamentos automatizados y requisitos de análisis;
• evaluación de posibles riesgos durante la implementación del proyecto e identificación de medidas necesarias para minimizar su impacto;
• una descripción de los deseos del cliente que no se pueden implementar en el sistema de control propuesto y requerirán modificación, una estimación del tiempo y costo de dicha modificación;
• Propuesta de ejecución del proyecto con justificación de la opción propuesta, especificando el número de puestos de trabajo automatizados necesarios para el cliente y aclarando el presupuesto del proyecto.

Un documento separado del estudio previo al proyecto debe ser un cronograma de trabajo preliminar, que incluya, entre otras cosas, una lista acordada de personas responsables (tanto del cliente como del contratista), sus áreas de responsabilidad y las regulaciones básicas para la interacción entre a ellos. Para una implementación eficaz del sistema, se recomienda elaborar normas para el intercambio de información entre los empleados del cliente y los especialistas de la empresa de TI que realiza la encuesta y, lo que es más importante, estipular los plazos y el procedimiento para controlar la finalización del trabajo.

Algunas empresas (la mayoría de las veces las que se dedican al desarrollo personalizado) proporcionan al cliente un borrador de especificaciones técnicas al finalizar el examen previo al proyecto.

¿Hacer una encuesta previa al proyecto de forma gratuita o cobrar dinero por ella?

Si el objetivo de la encuesta corresponde a las tareas descritas anteriormente, requerirá el desvío de importantes recursos de la empresa y necesariamente deberá ser remunerada. Esta encuesta previa al proyecto es un servicio de consultoría completo que permite no solo evaluar la necesidad, el tiempo y el presupuesto para la automatización, sino también optimizar los procesos comerciales existentes del cliente.

Como ha demostrado la práctica, los servicios de encuestas previas al proyecto no son difíciles de vender si la empresa ha implementado la tecnología adecuada y los vendedores saben claramente (y pueden explicar claramente al cliente) el propósito de la encuesta y qué beneficios recibirá el cliente. él.

Cómo justificar ante el cliente la eficacia de la inspección previa al proyecto

Consideremos posibles canales de ahorro, teniendo en cuenta cuáles pueden ayudar a justificar la necesidad de una encuesta previa al proyecto.

1. Ahorro de recursos humanos y tiempo:
   • al modificar el sistema para adaptarlo a las ventajas competitivas únicas del cliente en la etapa inicial de implementación, y no después de ponerlo en operación comercial;
   • en la etapa de integración del sistema en la infraestructura de TI del cliente debido al hecho de que toda la información sobre el estado del entorno de TI de la empresa y los matices de la integración se aclaran antes del inicio, y no durante la implementación;
   • gracias a la oportuna asignación de recursos materiales y humanos tanto del contratista como del cliente;
   • mediante la evaluación temprana de posibles riesgos que podrían afectar el proceso de implementación del sistema, y ​​el desarrollo de medidas necesarias para minimizar sus consecuencias negativas.
     Cualquier retraso en el avance del proyecto supone importantes costes adicionales para el cliente, que pueden calcularse fácilmente en cada caso concreto.
2. Posible reducción de los costes de implementación:
   • identificando servicios y trabajos que el cliente puede realizar por sí solo;
   • ajustando los plazos para completar algunos trabajos después de aclarar su intensidad laboral real.
3. Incrementar la eficiencia de los sistemas de información corporativos y la productividad de los empleados optimizando los procesos de negocio teniendo en cuenta las características únicas del cliente.
4. Negarse a utilizar un sistema automatizado si en la etapa de inspección previa al diseño resulta que no resolverá los problemas del cliente o su modificación será demasiado costosa.
   En mi práctica, hubo un caso en el que a un cliente con procesos comerciales muy específicos, según los resultados de una encuesta previa al proyecto, se le recomendó no implementar un CIS, sino realizar cambios organizativos y optimizar la tecnología para trabajar con sus clientes. , dado que el efecto de la implementación del sistema (se requirió una costosa modificación) no valió la pena. Como resultado, el cliente ahorró decenas de miles de dólares y el estudio previo al proyecto solo dio sus frutos al aumentar la eficiencia del departamento, lo que, por recomendación de los consultores, cambió la tecnología de trabajo del empleado.

La ausencia de una etapa de estudio previo al proyecto en la mayoría de los casos conduce a un retraso significativo en la implementación de los proyectos y a un aumento de su costo debido a problemas tanto organizativos como técnicos que surgen durante la implementación. A menudo, estos proyectos terminan en un completo fracaso. Según un estudio de Standish Group, casi un tercio de los 2,5 mil proyectos de TI que analizaron no sólo no tuvieron éxito, sino que no se completaron en absoluto. En Rusia, estos datos son mucho más difíciles de obtener, pero estoy seguro de que la proporción de implementaciones fallidas no será menor.

Por lo tanto, si una empresa de consultoría no quiere tener proyectos no realizados en su historial, simplemente necesita realizar una encuesta previa al proyecto sobre el negocio de los clientes. Es mejor rechazar el contrato en la etapa inicial que quedarse estancado en el trabajo y terminar manchando su reputación.

Cualquier empresa de TI se enfrenta a la necesidad de realizar una encuesta previa al proyecto a la hora de automatizar los procesos comerciales del Cliente.
Por lo general, esto plantea una serie de preguntas interrelacionadas para este último:

1. ¿Cuál será el resultado?
2. ¿Costo del examen?

Nuestra experiencia demuestra que la inspección previa al proyecto es un componente necesario del trabajo de casi cualquier empresa de TI relacionado con la implementación de sistemas de automatización. El éxito de todo el proyecto depende de la correcta organización e implementación de esta etapa.

¿Es necesario realizar un examen? ¿Qué le aportará al Cliente?

Hay muchas razones por las que es necesario realizar pruebas. Estos pueden ser el alto costo esperado del proyecto, la necesidad de cambiar los procesos comerciales existentes durante la automatización, la inclusión en el proyecto de trabajo cuyo alcance no se puede determinar de antemano, etc. En pocas palabras, se debe realizar una encuesta si la empresa que se está automatizando se encuentra en un mercado competitivo.

¿Cuáles son las metas y objetivos de la encuesta previa al proyecto?

Durante el estudio de prediseño, el cliente puede:

Obtenga una descripción detallada de los procesos de negocio existentes en la empresa y compare la imagen real con la presentada.

Optimice los procesos comerciales existentes utilizando la experiencia práctica que los consultores de una empresa de TI obtuvieron durante implementaciones anteriores en empresas similares.

Evaluar el grado de conformidad de la funcionalidad del sistema propuesto con los procesos de negocio reales del cliente.

Resalte sus ventajas únicas de manera oportuna y téngalas en cuenta en la etapa de implementación del sistema, y ​​no después de su puesta en servicio.

Aclare el presupuesto y el calendario del proyecto de automatización, teniendo en cuenta posibles modificaciones del sistema para adaptarse a las características únicas de sus procesos comerciales.

Evaluar los recursos técnicos y humanos que serán necesarios en la etapa de implementación del sistema. Planifique la asignación de estos recursos para completar el proyecto dentro del plazo óptimo y dentro del presupuesto.

Evaluar posibles riesgos que puedan afectar a la calidad del trabajo.

Optimice los costos de implementación del sistema posiblemente realizando parte del trabajo internamente

Obtenga una estimación más precisa del impacto económico y el retorno de la inversión

Las principales tareas de la encuesta previa al proyecto:

Estudiar los procesos de negocio del cliente y conocer los principales problemas que quiere solucionar mediante un sistema de automatización.

Identificación de las ventajas competitivas únicas del cliente que deben preservarse durante la automatización.

Cálculo del presupuesto final del proyecto y el momento de su implementación, teniendo en cuenta los datos recibidos.

Cada empresa podrá agregar tareas que le gustaría resolver durante la etapa de encuesta, pero obtener respuestas a las preguntas anteriores hace que la encuesta previa al proyecto ya sea bastante efectiva.

¿Cuál será el resultado?

El principal resultado es el informe final del trabajo realizado, acordado y firmado por el cliente y el contratista.

Estructura del informe final:

Estructura organizativa de la empresa.

Descripción del sistema automatizado existente.

Descripción ampliada de los procesos comerciales y el flujo de documentos de la empresa.

Metas y objetivos nuevo sistema automatización

Opciones producto de software

Opciones de implementación

Determinación del procedimiento para realizar trabajos de automatización.

Cronograma obras

Costo estimado de implementación

¿Costo del examen?

La respuesta a esta pregunta depende del propósito de la encuesta. Si el objeto es un examen expreso cumplimentándolo por el cliente cuestionario, entonces es gratis.

Si el propósito de la encuesta corresponde a las tareas descritas anteriormente, entonces será necesario utilizar importantes recursos de la empresa de TI y el costo se calculará individualmente. Esta encuesta previa al proyecto permite no sólo evaluar la necesidad, el momento y el presupuesto para la automatización, sino también optimizar los procesos comerciales existentes del Cliente.

¿Cuál es la eficacia de dicho examen? ¿Valdrá la pena?

La cuestión de evaluar la eficacia de una encuesta previa al proyecto es una de las más difíciles en los negocios, ya que su resultado no siempre es obvio para el cliente y, a menudo, se percibe de forma muy subjetiva. Para justificar el efecto económico del servicio, considere posibles canales de ahorro:

1. Ahorro de recursos humanos y tiempo:

Al modificar el sistema para adaptarlo a las ventajas competitivas únicas del cliente en la etapa inicial de implementación, y no después de ponerlo en operación comercial.

En la etapa de integración del sistema en la infraestructura de TI del cliente, debido a que toda la información sobre el estado del entorno de TI de la empresa y los matices de la integración se aclaran antes del inicio, y no durante la implementación.

Gracias a la oportuna asignación de recursos materiales y humanos tanto por parte del contratista como del cliente

Debido a Una revisión preliminar posibles riesgos que podrían afectar el proceso de implementación del sistema, y ​​el desarrollo de medidas necesarias para minimizar las consecuencias

Cualquier retraso en el avance del proyecto supone importantes costes adicionales para el cliente, que pueden calcularse fácilmente en cada caso concreto.

2. Posible reducción de los costos de implementación:

Identificando los servicios y trabajos que el cliente puede realizar.

Ajustando los plazos para completar algunos trabajos después de aclarar su intensidad laboral real.

3. Incrementar la eficiencia de los sistemas de información corporativos y la productividad de los empleados optimizando los procesos comerciales teniendo en cuenta las características únicas del cliente.

4. Negarse a utilizar un sistema automatizado si en la etapa de inspección previa al proyecto resulta que no resolverá los problemas del cliente o su modificación será demasiado costosa.

resumámoslo

La ausencia de una etapa de estudio previo al proyecto conduce en la mayoría de los casos a un retraso significativo en la implementación de los proyectos y a un aumento de su costo debido a problemas organizativos y técnicos que surgen durante la implementación. A menudo, estos proyectos terminan en fracaso. Según estudios recientes, casi 1/3 de 2.500 proyectos de TI no sólo no tuvieron éxito, sino que no se completaron en absoluto.

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Actualmente existe un rápido desarrollo e implementación. tecnologías de la información no sólo en agencias gubernamentales, sino también en muchas empresas rusas, y el éxito de la implementación en sí depende de cuál será el enfoque para la implementación de EDMS y qué tan bien se planificará.

A medida que crece el negocio, también aumenta el volumen de documentación en papel. Y cuando el número de documentos procesados ​​excede un valor umbral, los procesos de trabajo con documentos se salen de control, dejan de ser manejables y, como resultado, comienzan a ralentizar el desarrollo de la empresa, entonces surge la importancia de implementar un EDMS sale a la luz. En este punto, muchas empresas se enfrentan a un problema llamado “por dónde empezar”.

El proceso de implementación de EDMS en una práctica nacional y global exitosa incluye las siguientes etapas:

1. Encuesta de información.
   1. Entrevistando.
   2. Interrogatorio.
2. Análisis de los datos recopilados.
3. Formación de requisitos técnicos y funcionales para EDMS.
4. Seguimiento del mercado de EDMS y realización de licitaciones.
5. Probando la versión demo.
6. Celebración de un acuerdo.
7. Desarrollo de normativa para EDMS.
8. Instalación y configuración de software.
9. Formación de usuarios de EDMS.
10. Pruebas de software con usuarios.
11. Eliminación de errores identificados durante las pruebas del sistema.
12. Operación industrial.

¿Por qué no prescindir de una encuesta de información?

¿Por qué es tan importante realizar una encuesta de información? Se cree que una encuesta previa al proyecto de alta calidad garantiza 80% de éxito en la implementación de EDMS. Después de todo, permite:

• obtener un “retrato” más claro de la organización: su misión, áreas de actividad; Estructura de la empresa; funciones de las divisiones (y su interacción) establecidas en las disposiciones sobre divisiones estructurales; principales procesos de negocio;
• determinar el estado general de la organización del trabajo de oficina en la empresa;
• determinar los flujos de información y documentación (incluidos los tipos de documentos utilizados);
• identificar y tener en cuenta los riesgos y las formas de superarlos al implementar el sistema;
• determinar el propósito de la implementación;
• determinar las tareas y funciones que posteriormente deberá realizar el EDMS;
• identificar a los usuarios de EDMS;
• aprender y describir los procesos de negocio existentes (para ser automatizados), etc.

Puede obtener respuestas a las preguntas anteriores estudio independiente de información general sobre el objeto de la implementación de EDMS. Esto ayuda a prepararse para entrevistando gestión y especialistas clave. Y el análisis de los resultados de la entrevista le ayudará a desarrollar cuestionario con preguntas más detalladas para una gama más amplia de personas. Así, cada etapa del examen permite profundizar en el problema y obtener como resultado una descripción cada vez más detallada del mismo.

Sólo comprendiendo las necesidades reales de la empresa se puede determinar qué funciones debe realizar el EDMS. Entonces su apariencia podrá optimizar el trabajo de las personas y no lo percibirán como la quinta rueda de un carro.

Cuando comenzó la encuesta, nuestra planta procesadora de carne tenía un grupo de oficinas distribuidas geográficamente, una estructura empresarial compleja y un gran volumen de flujo de documentos en papel, lo que provocó un flujo de documentos disperso e incontrolado, incumplimiento de los plazos de aprobación y ejecución, así como pérdida de documentos.

Con el crecimiento de los volúmenes de producción y el aumento de las tareas resueltas por nuestra empresa, la cantidad de documentación de gestión y otra documentación desarrollada, recibida y enviada solo creció, y el papel de disciplina de desempeño. En relación con la entrada de la planta procesadora de carne en nuevo nivel la dirección de la empresa decidió implementar el sistema gestión de documentos electrónicos(EDMS), que permite automatizar no solo el trabajo con documentos organizativos y administrativos (pedidos, correspondencia, etc.), sino también algunos procesos comerciales acompañados del procesamiento y ejecución de documentos.

Para ello se formó un equipo de especialistas clave. divisiones estructurales empresas. El subdirector de educación preescolar, autor de este artículo, fue designado responsable de este proyecto.

Entrevistando

Decidimos implementar el EDMS por etapas. La primera etapa del levantamiento de información, “visible” para el equipo, fue realizar - encuesta de la primera línea de gerentes y participantes clave en los procesos de negocio que trabajarán en el EDMS, es decir. serán sus usuarios. Esta encuesta debe incluir necesariamente a directivos y expertos en la materia de las unidades estructurales interesadas, quienes podrán expresar sus deseos y comentarios.

Antes del inicio de esta etapa, la subdirectora de educación preescolar fue preguntas preparadas, cuyas respuestas podrían dar una idea de los problemas en la organización del trabajo con documentos.

Se compiló una lista de futuros encuestados, que incluía alrededor de 30 personas (este jefes de departamento, sus adjuntos y especialistas responsables de crear documentos, firmarlos, firmarlos y aprobarlos). Se acordó una reunión separada con cada persona, durante la cual primero se esbozó el propósito de la conversación personal, y luego hubo un diálogo, cuyo "programa" era una lista previamente preparada de tesis y preguntas (ver Ejemplo 1). . Para facilitar la realización y análisis de entrevistas, puede grabar la conversación en una grabadora de voz. Pero es mejor que el encuestado no sepa que se está grabando, porque la mayoría de las personas se pierden cuando ven una grabadora de voz.

Ejemplo 1

Preparación para la realización de entrevistas como parte de una encuesta de una planta procesadora de carne para la implementación de EDS.

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Al reunirse con cada encuestado, el diputado de la institución de educación preescolar al inicio de la conversación describió en detalle:

1. Objeto de la encuesta:

"Inspección del estado del trabajo de oficina y del flujo de documentos, comprensión de los procesos comerciales existentes que deben automatizarse y cuyas actividades van acompañadas del procesamiento y ejecución de documentos".

2. ¿Por qué nuestra empresa necesita implementar un EDMS?

"El objetivo del EDMS es mejorar cualitativamente el proceso de trabajo con documentos para gerentes y especialistas en la materia en todos los niveles, y reducir el tiempo de trabajo rutinario con documentos".

3. ¿Qué ventajas ofrece el EDMS, por ejemplo:

“El sistema te permite reducir el tiempo de búsqueda el documento requerido, le permite tener acceso a Base común documentos con diferenciación de derechos de usuario, puede trabajar en el sistema de forma remota, trabajar con un documento de forma conjunta por varios usuarios, aprobar documentos de forma rápida y sencilla, automatizar el registro y distribución de documentos, organizar el control sobre la ejecución de pedidos y documentos ( actividades de gestión se vuelve transparente), es posible firmar documentos en el sistema utilizando firma electronica, organizar el trabajo con contratos, integrar el EDMS con otros programas utilizados por la organización, reducir el costo de mantenimiento del archivo”.

1. ¿Qué problemas encuentra al trabajar con documentos?
2. ¿Qué le gustaría mejorar, mejorar o cambiar en la organización del trabajo con documentos?
3. ¿Con qué rapidez y eficiencia se entregan los documentos?
4. ¿Dónde, en su opinión, están los puntos débiles que causan problemas al trabajar con documentos?
5. ¿Son convenientes de utilizar los formularios de documentos existentes?
6. ¿Cuánto tiempo lleva procesar un documento? Esta pregunta debe formularse en relación con cada tipo de documento que está ampliamente presente en los procesos de negocio de la organización.
7. ¿Cuál es el volumen de flujo de documentos en su área de trabajo?

El proceso de la entrevista se vio afectado por el ajetreo de los participantes de la encuesta, lo que afectó el momento de la encuesta y también demostró que los empleados subestimaron la importancia del proyecto.

Como resultado del análisis de la información recopilada durante la entrevista, se conformó una tabla, que se muestra en el Ejemplo 2. Ayudó a estructurar la información recibida y sacar las conclusiones necesarias, que quedan bien reflejadas en ella.

Ejemplo 2

Sistematización de la información obtenida durante la entrevista.

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Según los resultados de la entrevista, se identificaron los siguientes procesos comerciales que requieren automatización por parte de EDMS en primer lugar:

• gestión de contratos;
• coordinación de facturas para pago;
• coordinación de documentos organizativos y administrativos:
• control sobre la ejecución de instrucciones (resoluciones).

Las entrevistas permitieron preparar el terreno para el interrogatorio, que requiere una mayor precisión a la hora de dar respuestas a las preguntas.

Cuestionario

El objetivo de la encuesta era obtener información más detallada (exacta) sobre el estado actual del flujo de documentos y el trabajo de oficina en la empresa. Los participantes en la encuesta eran jefes de unidades estructurales y expertos en la materia, que luego se convertirían en usuarios del EDMS. La encuesta se realizó en ausencia, lo que significó completar el cuestionario en ausencia del investigador.

El cuestionario constaba de tres partes (ver Ejemplo 4):

1. La parte introductoria: su tarea principal era animar al encuestado a dar respuestas a las preguntas planteadas. Se describieron el propósito y objetivos del estudio, la importancia del rol del encuestado; instrucciones para completar el cuestionario.
2. La parte principal contiene preguntas con una redacción simple, y su integridad y cantidad dependen del objetivo deseado (las preguntas del cuestionario de muestra del Ejemplo 4 son orientativas y pueden diferir de las preguntas óptimas para encuestar su empresa; puede utilizarlas como punto de partida muestra para desarrollar su propio cuestionario).
3. La parte final: aquí se le dio al encuestado una garantía de confidencialidad de la opinión que expresó; Se expresó agradecimiento por la participación en el estudio.

A petición del encuestado, el cuestionario fue impreso y entregado a él personalmente o enviado a su correo electrónico. La forma del cuestionario fue diseñada de manera que fuera conveniente para el encuestado completarlo directamente en un archivo de Word.

Si el cuestionario se envió en forma de archivo de Word, entonces en el cuerpo correo electrónico el destinatario vio por primera vez el texto adjunto (todos los datos de contacto del ejemplo son ficticios):

Ejemplo 3

Texto de acompañamiento y asunto del correo electrónico al enviar el cuestionario como archivo adjunto por correo electrónico

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Ejemplo 4

Cuestionario para realizar una encuesta de una empresa antes de implementar un EDMS

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Los datos recopilados se ingresaron en una tabla de MS Excel, lo que permitió generar automáticamente diagramas de distribución de opiniones sobre cada tema. Aquellos. Los resultados se presentaron a la dirección de la manera más visible posible (ver Ejemplo 6). El número de opciones de respuesta seleccionadas para cada pregunta se reflejó en una hoja del archivo y en otra hoja se construyeron diagramas basados ​​​​en estos datos:

En el futuro vamos a tener en cuenta todos los riesgos identificados para que lo antes posible ir a trabajar en EDMS:

• el riesgo de ausencia o definición incorrecta de las tareas y funciones del EDMS;
• el riesgo de subestimar los recursos necesarios (monetarios, de tiempo);
• el riesgo de retrasos en la implementación de las etapas del proyecto;
• el riesgo de información insuficiente a los empleados de la empresa sobre el progreso del trabajo, así como el riesgo de negligencia, pasividad, resistencia de los empleados, débil participación de los gerentes en el proyecto;
• riesgo de equipos tecnológicos deficientes;
• riesgo de falta de marco regulatorio.

En general, la encuesta mostró una actitud positiva hacia la introducción de la gestión de documentos electrónicos, pero también hubo algunos empleados que mostraron una actitud negativa hacia la implementación de EDS, porque percibieron este proyecto como una innovación más que solo agregaría más trabajar para ellos.

Posteriormente, a partir del análisis de los resultados de las entrevistas y cuestionarios, se determinó el objetivo y se elaboraron los requisitos para el EDMS, pero esta es otra etapa no menos importante del trabajo de implementación. Actualmente, nuestra empresa está realizando un análisis comparativo del mercado de EDMS.

Notas a pie de página

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La creación de un proyecto para un nuevo edificio, estructura o reconstrucción de un objeto está necesariamente precedida por una serie de medidas preparatorias que permiten tener en cuenta todas las características y datos iniciales del diseño. parcela y comunicaciones de ingeniería. La etapa inicial de la etapa de diseño preliminar es un estudio de prediseño, que permite, en el proceso de mayor desarrollo del diseño y las soluciones técnicas, cumplir plenamente con los requisitos del SNiP y las regulaciones vigentes, todas las condiciones del Cliente y sus deseos. Dependerá de las actividades preliminares. compuesto diseño preliminar , plazos de preparación del diseño y documentación técnica y complejidad del trabajo.

Características del procedimiento y sus características.

Inspección previa al proyecto: compleja trabajo especializado sobre la recopilación, procesamiento y análisis del sistema de objetos para diversos fines. A partir de los datos recopilados se realiza una justificación integral de la construcción o reconstrucción, su viabilidad y la aparición de posibles dificultades y problemas. Para lograr los resultados más confiables y efectivos durante el examen, utilizamos diferentes tipos herramientas y equipos de alta tecnología.

Especialistas realizando trabajos de investigación debe tener educación especializada, contar con permisos oficiales de agencias gubernamentales y estructuras del sistema SRO.

Por qué se realiza una encuesta previa al proyecto:

1. Evaluar el estado real de la instalación antes de su reconstrucción, ampliación, ampliación o modernización.
2. En caso de pérdida del diseño y documentación técnica.
3. Al cometer errores en la redacción de un proyecto.
4. Cuando se realicen ajustes durante el proceso constructivo que no quedaron reflejados en los planos y obra real.
5. Al evaluar el desgaste físico y moral de estructuras y redes de servicios.

A menudo ordenado hoy documentación previa al proyecto en la fase de preinversión con el fin de proporcionar una justificación razonada de las inversiones financieras, su viabilidad y la ejecución sistemática del proyecto.

Principales etapas del trabajo:

• Etapa preparatoria: estudiar los deseos del Cliente, recopilar documentación necesaria y otros datos.
• Familiarización con el objeto, coordinación de plazos y costos de los servicios, desarrollo de un programa de actividades y elaboración de especificaciones técnicas (especificaciones técnicas detalladas).
• Examen visual e instrumental completo del objeto.
• Analizar los resultados obtenidos y realizar los cálculos necesarios.
• Elaborar una conclusión sobre el estado del objeto.

¿Dónde puedo solicitar una encuesta previa al proyecto?

La empresa multidisciplinaria "Región" ofrece a particulares, organizaciones de construcción y contratistas, empresas de inversión y desarrollo una gama completa de servicios para la inspección preliminar de objetos, obras de construcción, construcciones sin terminar y sistemas de ingeniería. Tiempo para el trabajo de prediseño y costo del diseño preliminar Depende de la complejidad estructural del objeto, el volumen de trabajo a realizar y su composición, ubicación. sitio de construcción y la disponibilidad de datos fiables sobre el estado real de los suelos, las líneas de servicios públicos y las comunicaciones.