Realizando disciplina en las fuerzas armadas Federación Rusa- cumplimiento por parte de todo el personal militar y civil de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia de los requisitos de los actos jurídicos del Ministerio de Defensa de la Federación de Rusia y del Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia, así como de las órdenes, instrucciones, instrucciones, instrucciones de comandantes y jefes sobre temas específicos.

La ejecución de la disciplina incluye el control sobre la ejecución de las órdenes de los comandantes (jefes) y la ejecución de los documentos oficiales.

El control sobre la ejecución de documentos oficiales es un conjunto de medidas destinadas a la ejecución oportuna y de alta calidad de las instrucciones dadas en los documentos.

El control sobre la ejecución de documentos oficiales incluye la recopilación y generalización de información sobre el estado y resultados de la ejecución de los documentos, llevando esta información a los funcionarios pertinentes a quienes se les dieron instrucciones, tomando las medidas necesarias para la ejecución oportuna y de alta calidad de documentos y, en su caso, la aplicación de medidas disciplinarias a las personas culpables de ejecución inoportuna y de mala calidad de los documentos.

El comandante (jefe) del organismo de control militar, al ejercer el control sobre la ejecución de los documentos oficiales, está obligado:

Organizar el control proactivo sobre la ejecución de documentos oficiales en los órganos subordinados del mando militar, incluida la determinación de medios y métodos de control sobre la ejecución oportuna de las solicitudes de advertencia (tarjetas de control) con el fin de obtener y analizar información intermedia sobre las medidas tomadas. ejecutar la orden, la implementación de controles sobre el progreso de la ejecución de la orden, otros Eventos;

Designar funcionarios responsables de monitorear la ejecución de los documentos oficiales en los órganos militares subordinados de mando y control;

Asegurar la presentación al organismo regulador superior de información sobre el estado y resultados de la ejecución de los documentos oficiales;

Al recibir una notificación de incumplimiento en el horario fijo o elaboración insuficiente de documentos, tomar medidas estrictas contra los infractores de la disciplina ejecutiva, las cuales deben indicarse en los informes presentados al comandante (jefe) que dio la orden.

El trabajo directo de controlar la ejecución de los documentos oficiales se confía a personas designadas por orden de los comandantes (jefes) pertinentes de los órganos de mando y control militar.

Los funcionarios que ejerzan directamente el control sobre la ejecución de los documentos oficiales están obligados a:

Contar con toda la información necesaria sobre los documentos controlados;

A más tardar 3 días (según los documentos que indican "urgentemente" - inmediatamente) después de recibir el pedido, envíe información sobre el artista (cargo, rango militar, apellido, nombre, patronímico, número de teléfono de la oficina) a una autoridad reguladora superior;

Realizar un seguimiento constante de la ejecución de los documentos oficiales y periódicamente, dependiendo de la importancia y urgencia de los documentos, recibir información actualizada sobre el avance de su ejecución;

Al menos 7 días (para urgentes - 1 día, para documentos que indiquen "sin demora" - 3 días) antes de la fecha límite de ejecución, y al recibir una solicitud, presentar inmediatamente al organismo supervisor correspondiente del comando y control militar información sobre el estado de ejecución de cada documento controlado;

En el caso de que el curso de ejecución de un documento controlado no garantice la ejecución de un documento oficial a tiempo, tomar todas las medidas necesarias para asegurar su ejecución oportuna. Si las medidas tomadas no dan los resultados adecuados, deberá informarlo a la autoridad superior y seguir sus recomendaciones;

Analizar periódicamente el estado de ejecución de los documentos, cuyos resultados deben informarse a los comandantes (jefes) correspondientes;

Desarrollar medidas para fortalecer el control sobre la ejecución de documentos oficiales y presentar propuestas a los comandantes (jefes) para mejorar este trabajo.

El estado del control sobre la ejecución de los documentos oficiales es controlado dos veces al año (a partir del 1 de enero y el 1 de julio) por comisiones especialmente designadas. Los resultados de los controles se reflejan en los actos.

Los documentos oficiales sujetos a control se registran en un diario (tarjeta) para monitorear la ejecución de los documentos oficiales o se ingresan en la memoria de una computadora electrónica personal (PC), que debe reflejar: fecha, números de registro, resumen del documento, instrucciones de funcionarios, fecha límite, apellido del ejecutante, nota de desempeño y otros datos necesarios.

Un documento oficial se considera otorgado y retirado de control cuando:

Se han completado todas las instrucciones dadas en él;

Los resultados del examen de los documentos presentados por el funcionario que recibió la instrucción inicial no requieren informes repetidos y todos los documentos firmados por él han sido enviados a los destinatarios;

Los resultados de la ejecución fueron informados al organismo regulador superior, donde se recibió confirmación de que este documento fue retirado de control.

Todos los documentos oficiales deben ejecutarse dentro del tiempo especificado. Si el plazo para la ejecución de un documento oficial no se indica en la orden o en el documento en sí, el documento debe redactarse en un plazo no superior a un mes, y los documentos marcados como "urgentemente", en no más de 3 días. En un plazo de 10 días, se ejecutan las instrucciones que contienen la indicación "con prontitud" en el texto.

El plazo de ejecución se calcula en días naturales a partir de la fecha de la firma de la orden inicial por parte de un funcionario superior. Según documentos oficiales que contienen una apelación de un diputado de la Duma Estatal de la Asamblea Federal de la Federación de Rusia, el plazo de ejecución es de 30 días, la solicitud de un diputado es de 30 días, una solicitud parlamentaria es de 15 días a partir de la fecha de su solicitud inicial. registro ante el organismo de mando y control militar.

Si es necesario extender el plazo para la ejecución de la orden, a más tardar 3 días (para documentos urgentes - 1 día) antes de la expiración del plazo para la ejecución de la instrucción, se presenta un informe con una solicitud motivada a ampliar el plazo de ejecución con la indicación obligatoria de los motivos del retraso, las medidas tomadas y el plazo necesario para la ejecución (mejora) de la orden. Se permite presentar un informe con solicitud de prórroga del plazo sin el consentimiento de los funcionarios indicados en la orden como coejecutores.

Si se da una instrucción para la ejecución de un documento oficial a varios funcionarios, se indica el funcionario responsable de la ejecución del documento en su conjunto.

Si la persona responsable no está indicada en la orden, entonces el funcionario nombrado primero en la orden es responsable de la ejecución del documento en su conjunto, quien está obligado a organizar la ejecución y aprobación del documento con los funcionarios especificados en la orden. y, en su caso, con otros funcionarios.

Los coejecutores deberán presentar todos los materiales necesarios, de acuerdo con los proyectos de documentos elaborados, deberán estar visados, y en caso de desacuerdo, emitir opinión motivada. Los coejecutores son responsables de la ejecución oportuna y de alta calidad de las instrucciones junto con el ejecutor responsable del documento.

Documentos oficiales que no cumplan con los requisitos establecidos, que no contengan respuestas a todas las preguntas planteadas en las instrucciones, que no hayan sido acordados con los funcionarios necesarios, que no hayan pasado el control legal en la forma prescrita o que hayan sido presentados. en violación de los plazos de ejecución sin indicar los motivos de la demora y las medidas a tomar contra los infractores, devueltos para revisión y nueva presentación o informados con proyectos de órdenes para sancionar a los responsables.

La devolución de documentos de servicio que no cumplan con los requisitos establecidos no es motivo válido para retrasar el plazo de ejecución.

Si preguntamos a los representantes comerciales que deciden comprar un EDMS qué esperan del sistema, seguramente escucharemos que para ellos es muy importante ayudar a organizar los procesos comerciales de la empresa. El mercado de EDMS ofrece muchas soluciones y, además de agilizar la interacción dentro de la empresa, el sistema también ayudará en el trabajo de la oficina, el departamento de contratos y el departamento de ventas.

Pero, ¿con qué eficacia se resuelve el problema inicial de la falta de control sobre los procesos?

Como regla general, se construyen los procesos de coordinación de documentos y ejecución de órdenes. Se utilizan varios informes para el control, como el porcentaje de pedidos vencidos para la fecha. Estas estadísticas pueden ser útiles, pero no siempre muestran la dinámica, lo cual es importante para comprender si la situación está mejorando o empeorando. No siempre es posible realizar un análisis en profundidad, desde indicadores generales hasta personas específicas y sus tareas.

Es por eso un factor importante El uso exitoso del sistema puede ser una herramienta con la que se pueden hacer más transparentes todos los procesos de la empresa y brindar la información más completa al gerente para la toma de decisiones.

Intentaremos imaginar cómo sería una herramienta de este tipo para el análisis interactivo de la eficacia de los empleados en el sistema.

Imagen resumida

Nos centraremos en el seguimiento de la ejecución de los procesos y destacaremos varios indicadores universales:

● La disciplina de desempeño es una de las métricas más simples, pero al mismo tiempo útiles. Muestra cuán oportunamente el empleado realiza las tareas que se le asignan.

● La carga de trabajo de los empleados es útil cuando se buscan "cuellos de botella", es decir, empleados que están atados a demasiados procesos. Al mismo tiempo, es importante entender si el empleado logra hacer todo a tiempo.

● La puntualidad de la ejecución de diversos procesos (órdenes, aprobación de documentos) puede proporcionar información sobre la presencia de problemas sistémicos en su ejecución. Por ejemplo, es posible que algunos procesos no sean óptimos o que los empleados consideren que alguna parte del trabajo tiene baja prioridad.

● También será útil la dinámica general del número de tareas. En la etapa de implementación, le permite evaluar la intensidad con la que los empleados utilizan el sistema y determinar tendencias en la realización de tareas a tiempo. Puede servir como un buen indicador a la hora de introducir diversas medidas organizativas.

Si combinamos estos indicadores en una imagen resumida, obtendremos un ejemplo de la página de inicio de una herramienta para analizar el trabajo de los empleados en el sistema.

Los indicadores se muestran mediante gráficos:

● "Realizar disciplina" con un valor de 0 a 100%. Inmediatamente vemos el panorama general de la empresa en su conjunto.

● "Procesos vencidos" en el formulario Gráfico circular, cuyas partes son procesos diferentes. Identificamos rápidamente tipos de procesos "problemáticos".

● “Empleados muy utilizados” como dos barras cada una: el verde es el número de tareas que no cumplieron con la fecha límite, el rojo es el número de tareas vencidas. Identificamos rápidamente a los empleados que son “cuellos de botella”: el número de tareas es alto, combinado con mucho “rojo”.

● "Dinámica del trabajo con tareas" se mostrará en forma de gráfico con dos líneas: el número total de tareas activas para cada fecha y el número de tareas con incumplimiento del plazo (rojo). Inmediatamente vemos la dinámica general a lo largo de la línea roja: la situación es estable, mejora o empeora.

Desde esta perspectiva, podemos evaluar el estado general del trabajo de los empleados en el sistema, pero ¿qué pasa si queremos examinar cada indicador en detalle?

Una solución conveniente sería agregar interactividad: al elegir un valor de indicador en la página de inicio, podemos ir a una página con datos extendidos. Por ejemplo, al seleccionar un empleado específico con una carga alta, vaya a una página que mostrará de qué está hecha dicha carga.

Consideremos cada una de estas páginas por separado.

Análisis de la disciplina escénica.

La disciplina de desempeño refleja el porcentaje de las tareas que se completan a tiempo.

● O el sistema no se utiliza en absoluto.

● Cualquiera de los empleados es ineficiente.

● O bien los plazos para los encargos son evidentemente poco realistas.

Si la disciplina de desempeño durante el último mes no superó el 50%, entonces sin duda se puede calificar como mala. Pero, ¿cómo entender de dónde proviene este valor, si hay tendencias positivas o negativas? Por lo tanto, para realizar la disciplina, es necesario detallarla.

Desde la imagen resumida, seleccionando el indicador "Desempeñando disciplina", vaya a la página con su análisis detallado.

Aquí vemos el porcentaje del indicador en el contexto de los empleados. A partir de aquellos empleados que tienen el valor mínimo de disciplina de desempeño, es mejor comenzar a elaborar medidas organizativas para aumentar la disciplina de desempeño.

Para el empleado seleccionado, puede ver:

● Qué tareas específicas el empleado no completó a tiempo y cuánto se retrasó, determine las razones de su retraso.

● Evaluar la dinámica del indicador.

Si el indicador de disciplina es consistentemente alto, entonces todo está bien.

Si previamente se tomaron medidas organizacionales para mejorar la disciplina del desempeño, entonces el valor del indicador debería aumentar

Una disminución en el valor del indicador indica que las medidas tomadas fueron ineficaces

● Olvido simple. Si un empleado trabaja en el sistema, no suele ser fácil olvidarse de comprobar las tareas entrantes.

● No entender por qué realizar las tareas. De hecho, el trabajo ya se puede hacer, ¿qué diferencia hay cuando la tarea esté completa?

● No saber que la ejecución de tareas es una cadena de trabajo y no completar la tarea inoportunamente puede alterar el cronograma de todo el proceso.

En tales casos, es necesario transmitir a los artistas información sobre cómo y por qué es necesario trabajar en el sistema.

Análisis de carga de empleados

En la imagen resumida, vemos los empleados más ocupados, la cantidad de tareas que recibieron y el porcentaje de atrasos. La parte verde muestra la cantidad de tareas sin violar el plazo, la roja, la cantidad de tareas vencidas.

Para entender qué tareas específicas no completó a tiempo, vamos a la página con el detalle de sus tareas por procesos.

Aquí vemos:

● Tareas cuyos tipos de procesos suman la carga de trabajo de un empleado.

● Qué tipo de tareas el empleado no tiene tiempo para completar a tiempo.

● ¿Cuál es la dinámica del número de encargos que recibe y el porcentaje de atrasos entre ellos? Si se tomaran medidas para reducir la carga sobre el empleado, entonces se debería reducir el número total y el número de pagos atrasados; de lo contrario, las medidas serían ineficaces.

En la práctica, los "cuellos de botella" en el EDMS suelen ser los gerentes que coordinan y firman durante la aprobación de los documentos, así como los empleados. Entre los gerentes, la razón del gran flujo de tareas entrantes puede ser la microgestión: cerrar todos los procesos de la empresa sobre sí misma.

Pero es posible una situación en la que la carga sobre el empleado aumenta gradualmente y conduce a su sobrecarga. Entonces simplemente físicamente no puede hacer frente a su carga de trabajo.

Aquí son posibles dos tipos de medidas:

● Operativo: dar a alguien que le ayude, transferir parte del trabajo a otros intérpretes.

● Estratégico: revisar y optimizar los procesos de la empresa.

Análisis de proceso

En la página de inicio con datos resumidos, vemos los tipos de procesos entre los que con mayor frecuencia se encuentran violaciones del plazo.

Para ver qué tareas específicas dentro de estos procesos causaron esta situación, abra la página con información ampliada.

En la página vemos:

● Qué tareas específicas dentro del proceso seleccionado estaban atrasadas y quién era el responsable.

● ¿Cuáles son las dinámicas? ¿Está cambiando la situación y en qué dirección?

La situación normal a largo plazo son los valores mínimos estables de los volúmenes de procesos con incumplimiento de plazo.

El análisis del cronograma con la dinámica de tareas permite ver situaciones problemáticas:

El número de procesos iniciados en el sistema disminuye.

Esto puede ser una señal de que los empleados dejan de utilizar el sistema.

Los empleados no completan las tareas a tiempo.

Esto se muestra en el gráfico a medida que la línea roja de procesos vencidos se acerca a la línea del número total de procesos.

Esto podría significar lo siguiente:

● Los empleados no cumplen con sus deberes.

● Los plazos para las asignaciones son demasiado optimistas.

● Los empleados dejan de utilizar el sistema y las tareas siguen sin cumplirse.

Habiendo entendido qué problemas existen, puedes encontrar sus causas, porque los procesos no siempre son óptimos:

● Dentro de un proceso, puede haber un subproceso oculto de varios pasos más. Por ejemplo, cuando el aprobador tiene que acordar el documento de forma independiente con otra persona y durante todo el día.

● Se puede utilizar la negociación paralela simultánea en lugar de la negociación en serie, pero un negociador todavía está esperando que el otro decida. Por ejemplo, Ingeniero jefe podrá esperar hasta que el documento sea revisado por un abogado, incumpliendo los plazos de su encargo.

● Es posible que se asignen funciones a la persona equivocada. Por ejemplo, un empleado prepara una carta de presentación en virtud de un contrato. Se ve obligado a acudir a un empleado del departamento de contratos y averiguar qué hay que escribir. En tal situación, sería mejor que el empleado del departamento de contratos preparara los documentos adjuntos.

En lugar de una conclusión

Analizamos un ejemplo de lo que puede ser una herramienta para el análisis interactivo de la efectividad de los empleados en el sistema. Ejecutar disciplina nos ayudará a comprender la "temperatura" general en términos de puntualidad de las tareas, la lista de los empleados más ocupados simplificará la tarea de encontrar "cuellos de botella" y mostrar los procesos con incumplimiento de los plazos permitirá optimizar estos procesos. .

Sistemas gestión de documentos electrónicos almacenan una gran cantidad de información, pero por regla general, la mayor parte está oculta. La visualización de datos ocultos abre nuevas posibilidades y permite que el sistema alcance un alto nivel de calidad. nuevo nivel control de procesos.

Es posible desarrollar prácticas de análisis en otras áreas temáticas: ventas, gestión de proyectos, trabajo de oficina. Después de todo, no importa qué área elijamos, siempre hay indicadores que reflejan la situación real en ella. Y cómo presentarlo al usuario ya es tarea del EDMS y de las herramientas de visualización que proporciona.

Cómo se implementa esta herramienta en DirectumRX puede ser

Febrero es el momento de resumir los resultados de las tareas realizadas durante el año pasado. Pasan a primer plano las cuestiones del seguimiento de la ejecución de las tareas y la disciplina del desempeño. Por qué es necesario el control y cómo realizarlo durante todo el año, lo contaremos en el artículo.

POR QUÉ SE ANALIZA LA DISCIPLINA DEL RENDIMIENTO EN FEBRERO

Será posible analizar el desempeño de las tareas en la organización durante el año pasado no antes de febrero. Se elabora el certificado anual de disciplina de desempeño en la organización en los primeros días de febrero por dos razones :

1. La mayoría de las tareas relacionadas con documentos tienen un plazo habitual de 30 días naturales. Si la tarea se asigna el 30 de diciembre, debe completarse antes del 30 de enero inclusive. En 2018, el último día hábil fue el 29 de diciembre (29 de enero de 2019, la fecha límite estándar para completar las tareas relacionadas con los documentos). En 2019 ya estarán laborables los días 30 y 31 de diciembre, por lo que los plazos para la realización de tareas se trasladarán a los últimos días de enero.
2. Es imposible no tener en cuenta el factor humano y la muy común costumbre de dejar las cosas para el último momento. Es poco probable que entre los intérpretes haya alguien que envíe sus informes el 29 de enero, aunque tenía un mes entero para ello.

Por lo tanto, si la tarea vence el 29 de enero, entonces debemos esperar hasta ese día. Si no hay un informe de finalización el 30 de enero, sólo entonces la tarea podrá considerarse pendiente.

¿QUÉ ES EL CONTROL DE TAREAS Y LA DISCIPLINA DE DESEMPEÑO?

Cada día, el líder establece tareas para sus subordinados. Por supuesto, deben cumplirse. Pero no siempre resulta así. Por lo tanto, hay control sobre la ejecución de las tareas.

extracción
de GOST R 7.0.8-2013 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicaciones. Trabajos de oficina y archivo. Términos y definiciones"

88. control de la ejecución de documentos: Conjunto de acciones que aseguran la ejecución oportuna de los documentos.

El empleado responsable del seguimiento de la ejecución de los documentos está siempre al tanto del estado. disciplina de desempeño en la organización: la relación entre el número de tareas y el número de completadas. Idealmente, el equilibrio debería ser 1:1.

El control de pedidos no existe por sí solo. Es una herramienta de gestión y la base del sistema de motivación en la organización. Sobre la base del conocimiento de quién y cómo trabajó durante el período del informe, se distribuyen bonificaciones y bonificaciones para este período. Así, por ejemplo, en febrero elaboramos un informe sobre la disciplina de desempeño del año pasado para distribuir las bonificaciones anuales. Si no existe un sistema de motivación "plus", entonces el control de la disciplina del desempeño tiene un propósito menos agradable: distribuir castigos por no completar las tareas ( acción disciplinaria, las primas no se pagan en su totalidad). Si no hay sanciones, entonces el control pierde su significado. Por ejemplo, el director es consciente de que sólo ha completado la mitad de sus 10 pedidos, pero ¿y si no se toman medidas?

QUIÉN CONTROLA

El responsable del seguimiento de la ejecución de los documentos suele ser designado entre los empleados del servicio de gestión de registros. Por ejemplo, el jefe de un servicio o uno de sus empleados, en organizaciones pequeñas, el asistente del jefe.

La persona responsable es designada por orden para la actividad principal (Ejemplo 1) y se realizan las adiciones apropiadas a la descripción del trabajo (Ejemplo 2).

LO QUE SE CONTROLA

Si la organización utiliza un sistema de gestión de documentos electrónicos. (SED), todas las tareas establecidas en él quedan automáticamente bajo control. Los certificados diarios y anuales también se generan automáticamente (detallados). El responsable del control queda por generar un informe y “descargarlo” del programa.

En ausencia de SED hay opciones:

• la organización puede poner todas las tareas bajo control. Por un lado, esto simplifica el proceso: no es necesario tomar una decisión respecto a cada tarea, si controlar su ejecución o no. Por otra parte, el volumen de trabajo aumenta considerablemente. Lo que el EDMS hace automáticamente, el responsable se ve obligado a hacerlo manualmente;
• la organización determina las tareas que se ponen bajo control. Se elabora una lista de encuestados, a partir de la cual se controla la ejecución de las cartas; temas de correspondencia interna y externa; tipos de documentos. La lista está fijada en las instrucciones para el trabajo de oficina (Ejemplo 3). Preste atención al párrafo 5.8.27 del Ejemplo 3: otorga a la organización el derecho de controlar cualquier orden si el director lo considera necesario.

TIPOS DE TRABAJOS CUYO DESEMPEÑO SE CONTROLA

Escrito

La mayoría de estas asignaciones. Se dividen en tipos según los tipos de documentos:

• tareas para cartas entrantes;
• asignaciones para correspondencia interna (oficial, memorandos);
• tareas según órdenes de la actividad principal;
• tareas según actas de reuniones;
• Asignaciones para la coordinación de borradores de documentos.

Tareas para el correo entrante y correspondencia interna establecidos en la resolución. Estos son los detalles del documento, que debe contener el apellido, las iniciales del ejecutante (albaceas), las instrucciones para el documento, si es necesario: el plazo de ejecución, la firma de la persona que tomó la resolución, la fecha de la resolución. .

Los gerentes no pueden indicar el contenido de la tarea, el plazo e incluso el nombre del ejecutante (según la situación). El secretario que fije la tarea de ejecución debe entender que:

• si el director no indicó el plazo, se utiliza el plazo estándar establecido en las instrucciones para el trabajo de oficina;
• si el director no indicó el contenido de la tarea, entonces la letra (nota) es estándar (th), y el propio ejecutante debe entender qué hacer;
• si el director no indicó al albacea, entonces la letra (nota) es estándar (th), y el propio secretario debe entender a quién enviar la tarea, y el albacea, que este tema está dentro de sus responsabilidades.

Esta última opción está fuera de lo normal, pero es común.

En órdenes y protocolos la cesión, plazo y albacea se indican en el texto del documento (Ejemplos 4, 5, respectivamente).

Tareas de coordinación de borradores de documentos. diferentes plazos. No requieren resoluciones y pronunciación en órdenes o protocolos. La composición de las personas coordinadoras para cada tipo de documento se fija en las instrucciones de trabajo de oficina, reglamento de trabajo contractual, etc. Si un funcionario recibe un borrador de documento marcado "Para aprobación", entonces, cumpliendo con los requisitos de la LNA, debe completar esta tarea sin instrucciones adicionales.

Oral

Muchos directivos, con la ayuda de una secretaria, controlan sus instrucciones orales. Esto es más difícil que controlar las tareas escritas:

• las instrucciones verbales deben “captarse” y expresarse correctamente en la tarea;
• una instrucción oral no tiene plazos estándar de ejecución;
• El ejecutor también puede dar un informe sobre la implementación de una instrucción oral de forma oral, en una cita personal con el director o por teléfono, pero no se lo comunicará al secretario.

Para evitar problemas en el seguimiento de la ejecución de las instrucciones orales, el secretario podrá:

• acordar con el director que si se somete a control una instrucción oral, el director lo notifica al secretario, indicando tanto el ejecutante como el plazo;
• Invitar al director a convertir la instrucción oral en escrita: crear un orden de la actividad principal o un breve acta de la reunión. Entonces la instrucción verbal se convertirá en una tarea documental regular, que será mucho más fácil de controlar;
• Si la instrucción sigue siendo oral, el secretario recuerda al ejecutor la necesidad de presentar un informe sobre la ejecución no solo al director, sino también al contralor: el secretario.

El secretario notifica al ejecutor de la declaración de tarea ya sea por EDMS o por correo electrónico, es decir, en cualquier caso, la tarea se establece por escrito y se fija la fecha de su entrega al contratista.

PLAZOS

Los plazos para la realización de cada uno de los tipos de tareas deberán establecerse en las instrucciones de trabajo de oficina de la organización. Las fechas se pueden utilizar como fuente. Instrucción de muestra trabajo de oficina en organizaciones gubernamentales(cláusulas 4.6, 6.6), así como actos legales regulatorios sectoriales.

Se debe prestar especial atención a los plazos. los llamamientos de los ciudadanos. Aquí se aplica la Ley Federal N° 59-FZ del 2 de mayo de 2006 “Sobre el procedimiento para considerar las apelaciones de ciudadanos de la Federación de Rusia” (modificada el 27 de diciembre de 2018; en adelante, Ley Federal N° 59-FZ). Citamos dos de sus artículos:

extracción
de ley Federal No. 59-FZ

2. Una solicitud por escrito está sujeta a registro obligatorio. dentro de los tres días siguientes a la recepción V agencia del gobierno, organismo o funcionario del gobierno local.

extracción

de la Ley Federal No. 59-FZ

Artículo 12

1. Una apelación por escrito recibida por un organismo estatal, un organismo del gobierno local o un funcionario de acuerdo con su competencia se considera dentro de los 30 días a partir de la fecha de registro de la apelación por escrito ...

El legislador dio a las organizaciones tres días adicionales para atender los llamamientos de los ciudadanos, en comparación con las cartas de las organizaciones registradas el día de su recepción. La propia organización determina si utilizarlo y fija la decisión en las instrucciones para el trabajo de oficina (Ejemplo 6).

ALGORITMO DE CONTROL

El algoritmo para controlar la ejecución de instrucciones se muestra en el Esquema.

Como descubrimos, independientemente de si se somete a control una orden oral o escrita, el proceso de control en sí se lleva a cabo necesariamente "por escrito". Qué debe fijar exactamente el secretario en cada una de las etapas, lo consideraremos en la Tabla.

INFORMACIÓN SOBRE REALIZAR LA DISCIPLINA

El resultado del seguimiento constante del desempeño de las tareas del jefe son los certificados de disciplina de desempeño. Por decisión de la dirección, las referencias pueden ser de diferente periodicidad: desde diaria hasta anual. El principio es simple: si una organización aplica bonificaciones mensuales basadas en el desempeño, entonces se elabora un certificado mensualmente; si los bonos son trimestrales, entonces la referencia es trimestral. Puede generar informes con más frecuencia para detectar tareas pendientes de manera oportuna. El certificado anual se elabora en cualquier caso: cada director quiere saber cuántas de las tareas que se le asignaron se completaron durante el año (Ejemplo 7).

El formulario de referencia también se desarrolla a nivel de organización y está fijado en las instrucciones de trabajo de oficina.

RESUMEN

1. Monitorear la ejecución de las instrucciones y monitorear la disciplina de desempeño son funciones de la dirección. Son la base de la política motivacional de la organización.
2. Un empleado especialmente designado es responsable del seguimiento de la ejecución de las órdenes. Él, con una determinada frecuencia, presenta a la dirección información sobre el estado de la disciplina ejecutora.
3. Ambas tareas se controlan según documentos e instrucciones verbales del director. De acuerdo con los resultados de la ejecución de cada uno de ellos, el contratista deberá presentar un informe informativo.

Cláusula 5.28 GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de estándares para la información, la biblioteconomía y las publicaciones. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el trámite” (aprobado por orden de Rosstandart de 8 de diciembre de 2016 No. 2004-st).

Una de las condiciones importantes gracias a la cual se garantiza el trabajo productivo de la organización es la disciplina de desempeño. Por tanto, a la hora de determinar el indicador de la disciplina del desempeño y su mejora posterior, los empleados se interesan de la misma forma que la gestión del tema.

Realizar disciplina - concepto

Este término se refleja en la interacción del empleado con su empleador. La ejecución de la disciplina es un indicador de la responsabilidad del primero por la ejecución de órdenes directas de las autoridades o sus instrucciones individuales. De hecho, cuanto mejor obedece el empleado a su jefe, mayor será la disciplina en su desempeño.

El desempeño de la disciplina en la organización juega un papel muy importante, ya que de ello depende la coherencia del trabajo del equipo del sujeto y la efectividad de su funcionamiento. La importancia de la disciplina en el desempeño es la misma tanto en los niveles iniciales como en los superiores de la jerarquía gerencial de la empresa.

La propia jerarquía en la empresa la establece el colectivo. contrato de empleo o descripción del trabajo emitido a cada empleado de la empresa. Basta examinar estos documentos para comprender quién y a quién debe obedecer.

El término "disciplina ejecutiva" se puede aplicar tanto a un determinado empleado como a la organización en su conjunto. Debe quedar claramente entendido que la disciplina de la organización depende de la disciplina de los empleados. Al mismo tiempo, la organización está interesada en la disciplina de desempeño de cada empleado, y cada empleado está personalmente interesado en su disciplina de desempeño.

La influencia de la disciplina ejecutiva en la eficiencia de la empresa.

La estructura de cualquier organización incluye divisiones, secciones y talleres estructurales separados, cada uno de los cuales tiene sus propias funciones y tareas. Al mismo tiempo, cada departamento cuenta con empleados que también tienen determinadas funciones. Cuanto mejor afrontan sus tareas, más concienzudamente abordan el trabajo y siguen las instrucciones, mayor será la disciplina de desempeño y, por tanto, la eficiencia de toda la empresa.

Este indicador puede medir la eficacia con la que los empleados individuales, así como los equipos, equipos y talleres en general, desempeñan sus funciones.

Se necesita disciplina de desempeño para garantizar pronta ejecución tareas de producción hasta la marca. Estamos hablando de tareas que se confían a empleados individuales y forman proyectos a gran escala que afectan el éxito de la organización.

Inicialmente, una sola tarea realizada de mala fe en el nivel más bajo de la jerarquía organizacional no puede causar ningún daño a la empresa en su conjunto. Pero su acumulación puede conducir al fracaso de los proyectos en los que se centró la empresa y a los graves problemas relacionados (la aparición de sanciones contra la empresa por proyectos interrumpidos, retrasos en los plazos e incumplimiento de las obligaciones contractuales, inhibición de su desarrollo, ya que perspectivas a largo plazo pasarse por alto debido a la falta de oportunidades para la implementación de proyectos rentables).

Por lo tanto, el control sobre la disciplina del desempeño debería convertirse prioridadórganos de dirección de la empresa. Sólo así será posible aprovechar plenamente el potencial de la organización y lograr su desarrollo seguro.

Si la dirección toma en sus propias manos la disciplina de desempeño y toma medidas para mantenerla y mejorarla, esto logrará el logro de los objetivos estratégicos de la empresa y cumplirá a tiempo con todos los planes planificados.

Control de disciplina de desempeño

Aunque, a primera vista, la disciplina en el desempeño parece ser un indicador subjetivo del entusiasmo de los empleados, puede evaluarse según criterios estándar, entre los que se pueden destacar los siguientes:

Para tener una idea más clara de cómo van las cosas con la disciplina de desempeño en la empresa, se calcula el coeficiente de disciplina de desempeño. Para determinarlo es necesario correlacionar el número de tareas que completó un empleado en un tiempo determinado con el número de tareas que, en base a ese mismo tiempo, le fueron asignadas.

El número de tareas completadas está influenciado no solo por la responsabilidad del empleado, sino también por la claridad con la que se le asignó la tarea. Es muy importante que el jefe del departamento pueda transmitir al empleado común todos los matices de la tarea y le explique en detalle lo que se debe hacer.

Existe una fórmula especial para configurar la tarea, que se llama SMART. Ha demostrado su eficacia y ahora lo utilizan muchas empresas. Según ella, la tarea que se le asigna al empleado debe:

• Contener un título claro y comprensible.

Es mejor si comienza con un verbo.

• Sea específico y lo más claro posible para el subordinado;
• Ser mensurables y mensurables;
• Ser alcanzable para un subordinado en particular;
• Tener un plazo claramente definido.

Para lograr los máximos resultados, el control de la disciplina de desempeño debe realizarse de manera sistemática. Para organizarlo basta con establecer requisitos claros para los empleados. Entre estos requisitos debería haber tanto obligatorios como deseables.

Si se cumplen concienzudamente los requisitos establecidos, la dirección de la empresa podrá controlar la disciplina de desempeño en todas las etapas del trabajo. Esto le dará a la gerencia la oportunidad de corregir las deficiencias que se cometieron en el pasado en su control.

Gestión de la disciplina del desempeño

Realizar la disciplina no es un valor arbitrario, que depende únicamente de cualidades personales empleados de la empresa. Si lo desea, la dirección de la empresa puede influir en ello, mejorando así este indicador. Hay varias formas de hacer esto:

Razones de la disciplina de bajo rendimiento

Para mejorar la disciplina de desempeño, la gerencia puede tomar cualquier medida y las decisiones de gestión. Así, por ejemplo, una empresa puede incluso emitir un documento especial documento administrativo, lo que tendrá un impacto bastante fuerte en los empleados y su trabajo.

Pero, al mismo tiempo, la emisión de tal orden en sí misma no es garantía de mejorar la disciplina de desempeño y cambiar la actitud de los empleados hacia el desempeño de sus funciones laborales.

Una de las principales razones de la disminución de la responsabilidad de los empleados es la baja disciplina de desempeño de los altos directivos. Los líderes a todos los niveles deben ser conscientes de su responsabilidad y ser ejemplo de actitud consciente ante la tarea asignada. Sólo en este caso la gestión de la disciplina de desempeño será realmente eficaz y dará el resultado deseado.

AGENCIA FEDERAL DE CULTURA Y CINEMATOGRAFÍA

Sobre el fortalecimiento del control sobre el estado de la disciplina escénica
en el aparato de la Agencia Federal de Cultura y Cinematografía

El análisis del estado de la disciplina escénica en el aparato de la Agencia Federal de Cultura y Cinematografía mostró que una serie de instrucciones contenidas en las resoluciones y órdenes del Gobierno de la Federación de Rusia y en las actas de las reuniones gubernamentales, instrucciones del Presidente de Federación de Rusia, el Presidente del Gobierno de la Federación de Rusia, el Vicepresidente del Gobierno de la Federación de Rusia y otros órganos el poder del Estado, así como instrucciones de la dirección del Ministerio de Cultura y comunicación de masas Federación Rusa fue ejecutado en violación de los plazos establecidos.

Para fortalecer el control sobre la ejecución oportuna y de alta calidad de las instrucciones, la preparación de respuestas a solicitudes y apelaciones de los miembros del Consejo de la Federación, diputados de la Duma Estatal, jefes de autoridades estatales de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia.

Ordeno:

1. Los jefes de las subdivisiones estructurales, para fortalecer el control sobre la ejecución oportuna y cualitativa de las instrucciones, designan de entre sus suplentes responsables del estado de la disciplina de desempeño en la subdivisión.

2. Advertir a los jefes de departamento sobre la responsabilidad personal por el cumplimiento de los plazos para la ejecución de las instrucciones.

Establecer que si es imposible ejecutar la orden dentro del plazo prescrito por razones objetivas, el jefe de la unidad deberá presentar previamente a la dirección de la Agencia propuestas sobre la ampliación del plazo con un proyecto de respuesta al organismo que emitió esta orden. indicando los motivos de la prórroga y la fecha prevista para su ejecución.

3. El Departamento Administrativo (A.D. Krasnov) tomará medidas organizativas para fortalecer el control sobre la ejecución de las instrucciones en el aparato de la Agencia Federal para la Cultura y la Cinematografía.

Para estos fines:

a) garantizar la entrega diaria regular de correspondencia oficial del Ministerio de Cultura de Rusia;

b) procesar los documentos gubernamentales con carácter prioritario e informarlos a la dirección de la Agencia el día de su recepción;

c) enviar semanalmente información a los jefes de las divisiones estructurales sobre instrucciones que se encuentran bajo control y cuyo plazo vence;

d) exigir a los jefes de subdivisiones estructurales notas explicativas sobre los motivos del incumplimiento de un encargo específico, indicando el empleado responsable de su ejecución, para su posterior informe a la dirección de la Agencia;

e) presentar mensualmente a la dirección información analítica sobre el estado de la disciplina ejecutiva en la oficina de la Agencia.

4. Antes de la aprobación del Reglamento de la Agencia Federal de Cultura y Cinematografía, al organizar el trabajo con documentos oficiales, guiarse por el Reglamento Modelo para la Interacción de los Órganos Ejecutivos Federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 19 de enero de 2005 N 30.

El Departamento de Asuntos proporcionará a las subdivisiones copias de dicho Reglamento Modelo.

5. El Departamento Legal y Contractual (I.F. Ilyina), el Departamento de Asuntos (A.D. Krasnov) con la participación de otras divisiones de la Agencia para garantizar la implementación del párrafo 2 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 19 de enero de 2005 N 30 "Sobre el Reglamento Modelo para la Interacción de los Órganos Federales del poder ejecutivo" .

6. El centro principal de información e informática (O.P. Neretin) para completar el equipamiento de los lugares de trabajo de los responsables del trabajo de oficina en los departamentos con los programas adecuados y organizar, si es necesario, su formación.

7. Jefes adjuntos A.A.Golutva, V.S. unidad estructural y empleados individuales, teniendo en cuenta la disciplina ejecutiva.

8. Imponer el control sobre la ejecución de esta orden al subdirector V.S. Malyshev

Supervisor
M.E.Shvydkoi