Hace unos años, se hablaba de los sistemas de gestión de documentos electrónicos como un futuro brillante. Hoy en día ya se utilizan activamente en privado y empresas estatales. Pero lo más importante es que la demanda de EDMS crece constantemente. gestión de documentos electrónicos y cómo funciona, consideraremos el ejemplo de los sistemas que operan en la Federación Rusa.

requisitos previos

Para comprender mejor cómo funciona un programa EDMS, es necesario revisar los conceptos y tareas básicos. La clave son los factores de los que depende la elección de un sistema en particular.

Si la organización puede funcionar en condiciones de gestión informal, entonces no hay necesidad de gestión de documentos. Con la llegada de los procesos comerciales, existe la necesidad de administrar el mecanismo con la ayuda de una documentación ordenada. Si no se ocupa de los documentos de manera oportuna, comenzarán a acumularse y perderse.

Como alternativa a los soportes de papel, régimen especial almacenamiento de archivos en el servidor. Pero tampoco funciona por mucho tiempo. Con el crecimiento de los volúmenes de la empresa, aumenta la necesidad de almacenar y sincronizar la información.

Surge un dilema: si utilizar medios de papel antiguos o EDMS para almacenar información. ¿Qué es tan importante que puedes conseguir gracias al sistema electrónico? Aumentar la eficiencia de la organización.

Efecto económico

La eficiencia se puede aumentar de dos maneras: reducir costos o aumentar los resultados. Los documentos EDMS le permiten lograr dos objetivos a la vez. Es decir, la implementación del sistema permite que la organización gaste menos, pero gane más.

La reducción de costos se lleva a cabo reduciendo el costo del papel, pérdida de tiempo, acelerando el proceso de intercambio de información, cambiando la cultura corporativa.

Para evaluar la eficiencia que proporciona el programa EDMS, debe calcular el tiempo dedicado al papeleo. Las empresas consultoras estiman que este tipo de operaciones ocupan el 20% del tiempo de trabajo. En el sistema de la burocracia rusa, esto requiere aún más: el 60% del tiempo. Implementación de EDMS reducirá estos costos por lo menos 10 veces.

Trabajo de oficina y flujo de documentos

Estos dos términos están interrelacionados. Mantenimiento de registros es un término que se refiere a un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos. Algunos sistemas EDMS se pueden personalizar según las reglas del trabajo de oficina, pero también existen aquellos sistemas en base a los cuales ya se está formando el trabajo de oficina.

Un documento es una unidad de almacenamiento de información en un EDMS. El flujo de documentos se forma a partir de diferentes fuentes: otros sistemas, aplicaciones, Correo electrónico, pero sobre todo - de medios de papel escaneados. Por lo tanto, los escáneres y otros equipos son parte integral del EDMS. El sistema almacena todos los documentos, mantiene su historial, asegura el movimiento a través de la organización y realiza procesos comerciales con ellos.

En tal base de datos existe una decisión, instrucción y orden de la SED. A través de ellos se gestiona la organización. Cualquier documento se suministra con "ayuda". El conjunto de campos en el formulario depende del tipo de documento. B se almacena como una base de datos de cada campo de dicha tarjeta.

Funciones y tareas del EDMS

El programa de gestión documental está diseñado para resolver las siguientes tareas:

• sistematización del trabajo con documentos.
• creación de documentos según plantillas, su registro y almacenamiento;
• automatización contable;
• clasificación de documentos.

Consideremos con más detalle las funciones del SED. El programa de flujo de trabajo se utiliza para:

• creando tarjetas.
• formación del texto del documento;
• guardar datos en formato pdf o ms word;
• gestión de derechos de acceso de usuarios;
• creación de rutas;
• gestión del flujo de documentos;
• envío de notificaciones, recordatorios;
• mantenimiento de diarios, directorios, clasificadores;
• formación de instrucciones;
• búsqueda y firma de documentos;
• generación de informes.

Las funciones generales del sistema incluyen:

• trabajo remoto con documentos;
• uso de un DBMS para el almacenamiento de datos;
• trabajo simultáneo con EDMS;
• seguridad mediante certificados, códigos de barras y personalización.

Ventajas y desventajas

Cambiar a EDMS tiene más ventajas que desventajas. Sin embargo, un proyecto mal organizado puede destruir todos los beneficios de la automatización. Los objetivos de la implementación del EDMS deben ser alcanzables. Los beneficios incluyen:

• almacenamiento estructurado centralizado de información;
• el mismo enfoque para la formación y procesamiento de documentos;
• uso de plantillas;
• buscar;
• auditoría de acceso.

Las desventajas incluyen altos costos iniciales y una capacitación rigurosa del usuario.

Procesos de procesamiento de documentos

en SED gestión de documentos electrónicos pasa por una serie de etapas durante las cuales se asignan ciertas propiedades al documento. El procesamiento se lleva a cabo tanto de forma manual como automática. En el segundo caso, establezca:

• condiciones de transición entre etapas;
• separación de rutas;
• ciclos de procesamiento;
• lanzamiento de subprocesos, temporizadores, procedimientos de procesamiento;
• se establecen los roles de usuario.

Tipos de procesamiento:

• Crea un documento.
• Edición.
• Rebautizar.
• Mover.
• Preservación.
• Indexación.
• Eliminación.

Costos de EDMS

El flujo de documentos no puede funcionar completamente sin una licencia, servidores, configuración completa y capacitación de todos los usuarios. Cada uno de estos elementos requiere un gran desembolso de efectivo. Además, no debemos olvidarnos de la integración del EDMS con otros sistemas, actualización de bases de datos y software, consultas de soporte técnico y otros costos de mantenimiento.

Implementación de EDMS

La ejecución del proyecto puede llevar varios meses. El proceso depende tanto del número de procesos de documentación como de las capacidades financieras, organizativas y de recursos. La implementación se lleva a cabo de acuerdo con el siguiente algoritmo:

• creación de un grupo de trabajo, determinación de un líder;
• definición de metas y objetivos;
• verificación de los procesos de documentación existentes;
• elaboración de especificaciones técnicas;
• elección de EDMS;
• conclusión de un contrato para la implementación de EDMS;
• elaboración y aprobación de reglamentos de trabajo;
• comprobar el contenido inicial de los directorios;
• prueba preliminar del EDMS;
• la formación del personal;
• prueba de implementación de EDMS;
• análisis de los resultados de las pruebas;
• error de corrección;
• plena aplicación de la SED.

Errores de implementación

Se debe prestar especial atención a aquellos procesos que requieren un documento en papel. El principal error es la duplicación de un documento en papel con uno electrónico. Esto complica el trabajo y provoca una actitud negativa hacia la automatización. Nadie paga extra por hacer el doble de trabajo. Es necesario construir procesos de automatización sin duplicidad. El segundo error es la falta de preparación del personal. Muy a menudo, los nuevos procesos se perciben con hostilidad. Por lo tanto, es necesario explicar a los empleados por qué se está introduciendo un EDMS, para que aborden conscientemente el proceso de aprendizaje.

Tecnologías de almacenamiento de documentos

En EDMS, la gestión de documentos electrónicos consta de atributos, sobre la base de los cuales se realizan búsquedas, clasificaciones, agrupaciones e informes. A veces, se crea un documento de acuerdo con una plantilla, a veces, mediante la transferencia de datos de la base de datos. Los atributos se almacenan en tablas. El archivo en sí se coloca en la carpeta de almacenamiento, la información del mismo se coloca en el directorio DBMS. El acceso a los datos solo está disponible para los usuarios del sistema EDMS.

¿Qué es el escaneo en línea?

El procesamiento en línea de documentos con la posterior colocación de sus muestras en el archivo se lleva a cabo mediante escáneres. Durante el proceso de escaneado, creación automática código de barras en el documento y su registro en la base de datos con la dirección posterior a lo largo de la ruta especificada.

LOC

Este sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS convierte una imagen electrónica de un documento en formato de foto o jpeg en formato de texto. En este caso, se utiliza un software especial en forma de aplicación independiente o ESCOM.BPM integrado en el EDMS. ¿Qué es ESCOM.BPM? Este es un programa para reconocer documentos escritos en diferentes fuentes. Sin embargo, vale la pena señalar que las aplicaciones independientes tienen más funciones e incluso reconocen texto escrito a mano.

código de barras

Esta tecnología proporciona un conjunto de procedimientos para crear y aplicar un código de barras gráfico a un documento. Se genera un código de barras único a través del servidor del sistema. También proporciona la identificación del documento, su búsqueda rápida en la base de datos y distribución en lugares de almacenamiento. Al registrar un documento, se imprime en la etiqueta un código de barras correspondiente al identificador de la tarjeta electrónica. Está pegado a la versión en papel del documento.

EDS

Le permite verificar la corrección del documento y la inmutabilidad de los datos. La firma se lleva a cabo con la ayuda de un proveedor criptográfico y una clave de software: un certificado. Este último es un archivo en un formato especial, que se regenera en el centro de emisión de licencias. Para garantizar la seguridad de la información, debe almacenar el certificado en una tarjeta inteligente o claves I-Token. Están protegidos por un PIN. Si el PIN se ingresa incorrectamente varias veces, el certificado se bloqueará automáticamente.

Búsqueda de atributos y texto completo

La búsqueda de atributos se realiza a través de un formulario especial para varios valores de los campos de la tarjeta. Por ejemplo, el criterio "Cuenta" busca datos en el campo "Destinatario" o "Remitente". Al mismo tiempo, el sistema compara los criterios introducidos con los datos de las tarjetas e introduce en el resultado aquellas tarjetas que coincidieron. La búsqueda se realiza teniendo en cuenta coincidencias exactas o parciales.

La búsqueda de texto completo se lleva a cabo de acuerdo con los datos del propio documento, incluidas las formas de palabras a través de las herramientas incorporadas de DBMS, como MS SQL SERVER, ORACLE. Para una búsqueda completa, los archivos deben ingresarse en la base de datos en formato de documento (doc), tabla (xls), presentaciones, mensajes.

Conceptos básicos de la gestión de documentos electrónicos

Principios básicos de la gestión de documentos electrónicos

• Registro único de un documento, lo que permite identificar de forma única un documento en cualquier instalación de este sistema.
• La posibilidad de ejecución paralela de operaciones, lo que permite reducir el tiempo de movimiento de documentos y aumentar la eficiencia de su ejecución.
• Continuidad del movimiento del documento, que permite identificar al responsable de la ejecución del documento (tarea) en cada momento de la vida del documento (proceso).
• Una base de datos única (o distribuida coordinada) de información documental, que permite excluir la posibilidad de duplicación de documentos.
• Sistema de búsqueda de documentos organizado de manera eficiente que le permite encontrar un documento con información mínima al respecto.
• Un sistema de informes avanzado para varios estados y atributos de documentos, que le permite controlar el movimiento de documentos a través de los procesos de flujo de trabajo y aceptar las decisiones de gestión basado en datos de informes.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos rusos

EDMS patentado

SED pagado del presupuesto

• El EDMS para las organizaciones que participan en el proceso presupuestario es proporcionado por el Tesoro Federal

EDM pagado

ver también

• ECM (empresa) - Sistemas de control recursos de información empresas

Enlaces

• Solo sobre gestión de documentos electrónicos, procesos comerciales e interacción. Blogs. Discusiones.
• Selección de sistemas de automatización de gestión empresarial según criterios.

Fundación Wikimedia. 2010 .

Vea qué es "SED" en otros diccionarios:

SED- Tecnología del sistema de gestión de documentos electrónicos SEDO. SED departamento económico consolidado de fin. Sistema EDMS "Democracia electrónica" http://e democratia.ru/ …

SED UD- sistema de gestión de documentos electrónicos y tecnología de gestión de interacciones. Fuente: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un ejemplo del uso de EDMS UD Directum... Diccionario de abreviaturas y abreviaturas

El sistema de gestión de documentos electrónicos es un sistema automatizado multiusuario que acompaña el proceso de gestión del trabajo de una organización con el fin de garantizar el desempeño de sus funciones. Diccionario de términos comerciales. Akademik.ru. 2001... Glosario de términos comerciales

EDMS IR UR- Sistema de gestión de documentos electrónicos agencias gubernamentales Estado de la República de Udmurtia, Udmurtia Fuente: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Diccionario de abreviaturas y abreviaturas

EDM PD- sistema de circulación de documentos electrónicos de la documentación contable primaria fin. Fuente: http://mskit.ru/news/n57353/ … Diccionario de abreviaturas y abreviaturas

SEDO Chancellor Tipo Sistema de automatización del flujo de trabajo, SEDO Developer IBA, Minsk Sitio web www.kancler.by www.iba.by Este término tiene otros significados, consulte Chancellor. Canciller ... Wikipedia

SEDO- Tecnología del sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS SEDO ... Diccionario de abreviaturas y abreviaturas

- - un sistema de gestión de documentos electrónicos desarrollado por los especialistas de la empresa ucraniana "Bankomsvyaz", que está diseñado para construir un sistema completo para gestionar procesos comerciales para procesar documentos y monitorear su implementación. AO ... ... Wikipedia

Tipo de EDMS, Desarrollador de sistemas de información corporativa OAO Sistemas de información industrial Escrito en ... Wikipedia

LanDocs es una plataforma de software para construir sistemas de gestión de contenidos corporativos y gestión de documentos electrónicos (ECM/EDMS). Desarrollo propio de la empresa LANIT. LanDocs Tipo ECM, Sistema de gestión de documentos, Desarrollador EDMS ... ... Wikipedia

Libros

• Tecnologías modernas de trabajo de oficina y flujo de documentos No. 9 (45) 2014, No disponible. " Tecnologías modernas trabajo de oficina y flujo de documentos” – una revista para jefes de departamentos de oficina. Aprenderá cómo implementar y optimizar de manera efectiva la electrónica ...

Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema ( programa de computadora. software etc.), que permite organizar y automatizar el trabajo con documentos electrónicos (es decir, la gestión de documentos electrónicos) a lo largo de todo su ciclo de vida. La funcionalidad principal del EDMS debe incluir la capacidad de crear, modificar, almacenar y enrutar documentos, así como una serie de capacidades de servicio, como búsqueda, clasificación, etc.

SED, además, está diseñado para organizar y automatizar los procesos de interacción entre empleados (transferencia de documentos, emisión de tareas, envío de notificaciones, etc.). Los empleados pueden recibir rápidamente cualquier Información necesaria para los clientes de la empresa. Al mismo tiempo, los documentos pueden ser tanto objetos estructurados del sistema de información, que tienen un cierto conjunto de detalles estándar, como no estructurados (archivos Word, Excel, .pdf, .jpg, etc.). SED puede incluir un archivo electrónico de documentos, que permite el procesamiento colectivo de información, y un sistema para automatizar los procesos comerciales (workflow). Además, EDMS es una de las opciones para usar el sistema BPM.

Tradicionalmente, el concepto de automatización del flujo de trabajo se asocia al trabajo con correspondencia, documentos administrativos y organizativos, etc. Sin embargo SED también le permiten asociar cada documento con las acciones que se deben realizar en él. Gracias a dicho sistema, es posible rastrear el desempeño de ciertos trabajos por parte de los empleados. Por lo tanto, el EDMS proporciona no solo una gestión eficaz del flujo de documentos y seguridad de la información en la empresa, sino también un mayor control sobre la ejecución del trabajo en los documentos y la productividad de los empleados.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se utilizan actualmente en la infraestructura de TI de casi cualquier empresa, tanto privada como pública. En la mayoría de las empresas, ya se ha implementado EDMS o se planea implementarlo en un futuro próximo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos resuelven una gama cada vez más amplia de tareas, se integran con los sistemas de contabilidad y le permiten gestionar el rendimiento de una empresa (construir sistemas KPI o BSC).
Mediante el uso SED la empresa se vuelve transparente y manejable: todas las transacciones comerciales más simples (por ejemplo, el envío de bienes desde un almacén o la transferencia de materiales a producción) van acompañadas de su reflejo en el sistema contable en forma de documentos electrónicos. Las operaciones comerciales pueden ir acompañadas de contabilidad y fijación de indicadores de procesos comerciales. La información acumulada sobre los indicadores se integra en el EDMS en indicadores de nivel superior y, por lo tanto, obtenemos un cuadro de mando integral, reflejado en el panel del gerente.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos tienen una serie de ventajas, que incluyen la posibilidad de un registro único de un documento electrónico, la ejecución paralela de las operaciones necesarias con el seguimiento de la persona responsable de su ejecución, así como la disponibilidad de un sistema de búsqueda de documentos organizado de manera eficiente y un desarrollado Sistema de reporte.

Además, SED, por regla general, contienen herramientas para el trabajo en grupo en documentos y proyectos, Planificación y descargar empleados que trabajan con documentos, mantener un historial de trabajo con documentos y trabajo seguro con oficinas remotas y divisiones de la empresa. En la plataforma más común en Rusia, ejemplo "1C:Enterprise 8" SED es . Con la llegada de la plataforma 1C:Enterprise 8, la distribución de la familia de programas 1C se reorientó de los segmentos corporativos y pequeños a medianos de las empresas. La gestión de documentos electrónicos es un atributo de un sistema de información completo para tales empresas, mientras que los sistemas de clase de flujo de trabajo y una versión más avanzada de BPMS son un módulo estándar del sistema de información corporativo de una empresa, en el que el número de empleados de oficina alcanza más de 50 gente.

No debe ser específico de la industria. La versión principal y más común de la gestión de documentos electrónicos son los productos en caja, y EDMS en la plataforma 1C no es una excepción.

En condiciones desarrollo moderno El negocio de EDMS debe resolver problemas relacionados con la optimización de costos, con la posibilidad de ahorrar recursos internos de la empresa. Al mismo tiempo, lo más la mejor opción es tal situación para una empresa cuando la información implementada sistema de gestión de documentos electrónicos le permite recuperar rápidamente (en 2-3 meses) los costos de implementación. Condición necesaria para tal implementación es la presencia en la empresa de un empleado que tenga conocimientos en el campo de la gestión de procesos, habilidades en la construcción de diagramas de notaciones de descripción de procesos comerciales y que represente bastante bien los procesos comerciales que ocurren en la empresa que implementa el EDMS. Los diagramas de procesos comerciales formalizados pueden ser una ayuda importante.

Implementación SED Siempre debe resolver el problema de optimizar los procesos comerciales y ahorrar costos laborales tanto de la gerencia como de los empleados ordinarios de la empresa. Al mismo tiempo, el máximo efecto de la implementación se logra cuando la gestión de documentos electrónicos funciona en un único espacio de información con un sistema de gestión y contabilidad. Tal sistema combinado le permite resolver una cantidad mucho mayor de problemas.

Hay una serie de aplicaciones estándar SED en la plataforma 1C, por ejemplo, automatización del trabajo por contrata. Pero la solución de tareas tales como flujo de documentos de personal, trabajo con viajes de negocios e informes anticipados, aplicaciones para dinero, los procesos de soporte de flujo de trabajo de ventas, compras, producción y almacén solo pueden resolverse en un único sistema de información con un sistema de contabilidad. Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos "PiterSoft: Process Management" o

Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos puede trabajar en una sola base de datos con el producto "1C: Gestión de nómina y personal" o "1C: Gestión empresarial de producción", que le permite resolver de manera integral tanto tareas funcionales (por ejemplo, contratación) como contables (cálculo de salarios) y gestión (tomar una decisión motivacional sobre un aumento de salario o una multa), y las tareas de interacción y transferencia de información (paso de un documento en la ruta, asociado a la notificación oportuna de todos los participantes interesados ​​​​en el proceso de acuerdo con el procedimiento previamente aprobado ).

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Los documentos se pueden firmar en papel o electrónicamente. En papel durante mucho tiempo, electrónicamente, no está claro cómo.

Pavel Ovchinnikov

12 años trabajando con documentos electrónicos

Pero aquí llevo doce años lidiando con documentos electrónicos y les diré: esto es una emoción increíble. Déjame decirte cómo funciona todo, con ejemplos.

Hablando brevemente

Para comenzar a realizar la gestión de documentos electrónicos, necesita:

1. Convence a las contrapartes para que comiencen a intercambiar documentos electrónicos.
2. Comprar un certificado de firma electrónica.
3. Decidir sobre el método de envío de documentos: a través de un servicio especial o sin él.

Quién necesita documentos electrónicos

A pesar de la comodidad y la modernidad, pocos realizan la gestión de documentos electrónicos. Si un empresario de impuestos simplificados concluye un par de contratos al año, es posible que no tenga tanto miedo de enviar documentos impresos un par de veces. Pero hay casos en los que la gestión electrónica de documentos es extremadamente útil.

Grandes compañias los documentos electrónicos ayudan a reducir costos si el volumen de correspondencia externa excede varios cientos de documentos por mes. Para ellos, la entrega de valores afecta directamente la velocidad de las transacciones. Los costos del flujo de documentos pueden ascender a cientos de miles de rublos al año, y los riesgos asociados con pérdidas, errores y multas de las autoridades fiscales aumentan aún más los costos.

Incluso si ahora firma un acta cada seis meses, esto no significa que su negocio no crecerá. Es posible que tenga grandes socios que trabajen con documentos electrónicos y le exigirán lo mismo.

Por ejemplo

La tienda en línea acumuló regularmente cuentas por cobrar por valor de decenas de millones debido al hecho de que la factura se volvió a cometer un error: los productos están en un camión, no se pueden llevar al almacén. Mientras esperan que llegue el mensajero con el documento corregido del proveedor, pasan los días. Introdujimos los documentos electrónicos y ahora todos los ajustes en los documentos toman menos de una hora.

Y en una gran empresa minorista de energía, durante las auditorías fiscales de campo, los inspectores encontraron anualmente infracciones y errores en los documentos. El cheque de las multas llegó a 120.000 rublos al año. Llegó al punto en que Departamento financiero poner este dinero en el presupuesto por adelantado como gastos generales. Introdujeron la gestión de documentos electrónicos, y ahora la corrección de los documentos está controlada por programas, no por personas. No hay más errores.

¿Qué es un documento electrónico?

Un documento electrónico es un archivo doc o pdf normal que se puede crear y leer en cualquier editor. Es importante que sea firmado por un especial firma electronica y enviado de una manera especial.

Para que un socio, abogado o juez no tenga dudas de que fuiste tú quien firmó el documento electrónico y nadie lo cambió, los especialistas en seguridad digital idearon la firma electrónica. Es como una huella dactilar superpuesta a un conjunto único de bits y bytes en su documento. En términos generales, al firmar algo con una firma electrónica, está diciendo: "Confirmo la autenticidad de este conjunto de bits".

Se adjunta una firma electrónica a cualquier documento, después de lo cual se considera firmado. El documento se puede leer sin firma. Solo garantiza que tiene el mismo documento sin cambios frente a usted, en la forma en que se le envió. Si cambia algo en el documento y lo guarda, su conjunto de bits cambiará: la firma no será válida.

Por ejemplo

Las dos empresas decidieron firmar un contrato electrónico. Hicimos un contrato y acordamos los términos. Ahora una empresa firma el contrato con su firma y se lo envía a otra. Ella abre el contrato y decide arreglar algo en silencio, por ejemplo, el monto de las multas. Corrige. Ahorra. Envía primero. Ella mira - ¡ups! - la firma original de este contrato está rota. Así que algo ha sido arreglado, villanos. Luego van a golpear la cara, probablemente.

Dónde obtener una firma electrónica

La firma electrónica se compra en un centro de certificación especial. Basta con encontrar un centro conveniente en su ciudad. Lo principal es que se incluya en la lista de centros acreditados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa.

Lo mismo se puede hacer directamente en la oficina del centro de certificación: simplemente venga con todos los documentos y complete una solicitud. Pero en este caso, tendrá que esperar a que se realice el pago sin efectivo; esto puede demorar varias horas. Es imposible pagar un certificado de una empresa en efectivo, al igual que es imposible recibirlo a distancia.

¿Cómo funciona una firma electrónica?

La fuerza legal de una firma electrónica se describe en la ley federal "Sobre la firma electrónica".

La ley define los tipos de firmas: simples, incondicionales y calificadas. Puede firmar documentos con cualquiera de ellos, pero con reservas: calificado - para impuestos, licitaciones y en algunos casos para la corte; simple y no calificado - para todo lo demás.

Firma simple o sin salvedades

Opción asequible y barata, pero con aplicación limitada. Una firma no calificada contiene algoritmos criptográficos, pero ninguna autoridad certificadora la verifica. Uno simple es solo una combinación de un nombre de usuario y contraseña, una cuenta en un sitio web de servicios públicos o una dirección de correo electrónico de una contraparte.

Dichas firmas son adecuadas si no participa en subasta electronica, no intercambiar documentos primarios electrónicos y no enviar declaración de impuestos. Una firma sencilla puede utilizarse para contratos, facturas y actos, pero deberá firmar un acuerdo por separado con la contraparte y dejar constancia del consentimiento de las partes para confiar en tal firma.

Si tiene docenas de contrapartes y diferentes documentos, el esquema no funcionará. Deberá firmar dicho documento con todos y, con el tiempo, este proceso se ralentizará, no acelerará el trabajo. Entonces es mejor pensar en otro certificado de firma electrónica.

Para usar una firma electrónica simple, debe imprimir y firmar una versión en papel del acuerdo o incluir una cláusula especial en el contrato con la contraparte; este es un requisito de la ley.

firma cualificada

Esta firma es adecuada para facturas e impuestos. Por ley, las facturas electrónicas solo pueden firmarse con dicha firma. Un certificado calificado cuesta desde 1000 R, puede comprarlo solo en un centro de certificación que sea parte de la zona de confianza de FTS.

Cada año, el certificado de Firma Cualificada debe renovarse, lo que se suma a las preocupaciones: debe controlar el período de validez y solicitar una reemisión a tiempo.

Para trabajar con una firma calificada, debe instalar un programa especial, un medio de protección de información criptográfica. El programa adjunta una firma electrónica al documento y verifica las firmas de otros participantes en el intercambio.

Puede elegir un programa pago ("Cryptopro DSP") o gratuito ("Vipnet DSP"). Funcionalmente, son casi iguales, pero puede haber problemas de compatibilidad con el gratuito. Ambos funcionan en Windows y Mac. El pago cuesta alrededor de 1000 R, el pago anual por el certificado de firma electrónica es de alrededor de 1000 R.

Algunos utilizan una firma electrónica basada en la nube, para lo cual no es necesario instalar un programa de criptoprotección. La firma en la nube se almacena en el servicio de intercambio, y cada vez que firma un documento, recibe un SMS que confirma la acción en su teléfono. Dicho certificado es más barato y más cómodo de usar, pero menos seguro que un programa de protección criptográfica.

¿Por qué necesita un procesador de documentos?

Se puede enviar un documento electrónico firmado por correo electrónico normal, pero esto no es seguro. Si el correo es pirateado, los documentos quedarán en manos de los atacantes. Por lo tanto, por ejemplo, la oficina de impuestos acepta declaraciones solo a través de servicios especiales. A través de los mismos servicios, debe intercambiar facturas electrónicas, de lo contrario violará la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia. Dichos servicios se denominan operadores de flujo de documentos.

Para un usuario simple, este es un correo electrónico bombeado. Funciona a través de un navegador, hay carpetas con entrada y salida, directorio de direcciones, búsqueda integrada, editor de documentos. Inside: un servicio altamente cargado con canales de comunicación seguros y encriptación, que garantizan la seguridad de la transmisión de documentos.

Ni siquiera es necesario celebrar un acuerdo con un operador de gestión de documentos electrónicos. Simplemente regístrese, cargue un certificado de firma electrónica y pague la factura. El operador se encarga del resto: notifica al Servicio Federal de Impuestos que se ha unido al intercambio, supervisa los formatos y garantiza el cumplimiento de la legislación de la Federación Rusa.

Hay varias docenas de tales servicios en Rusia. En términos de precio, funcionalidad, confiabilidad y velocidad, son casi iguales. Es costumbre elegir operadores en función de la calidad del servicio: qué tan rápido funciona el soporte técnico, si el operador está listo para ayudar a conectar a las contrapartes, qué oportunidades ofrece y si tiene consultores analistas que lo ayudarán a implementar el servicio en el trabajo.

Su contraparte también tendrá que conectarse con el operador. Él puede elegir el suyo o cualquier otro; luego, el intercambio pasará por roaming, como en comunicación celular.

cuanto cuestan los documentos electronicos

Trabajando a través de un operador, solo paga por el documento firmado por ambas partes. En promedio, el costo de enviar un documento es de aproximadamente 6-8 R, y todos los que ingresan son gratuitos.

Por lo general, los principiantes compran un paquete mínimo de 300 documentos, que termina muy rápido. Entonces necesitas comprar el siguiente paquete. Es más rentable comprar un paquete anual ilimitado o acordar condiciones individuales.

Cambiar a documentos electrónicos es beneficioso si envía 100 o más documentos por mes o al menos 1000 documentos por año. Entonces reducirá el costo del papel y la entrega en casi 5 veces.

cuanto cuesta el papeleo

1000 documentos en papel

Gestión de documentos electrónicos

trabajo de oficina- un conjunto de medidas para organizar el flujo de trabajo de una empresa u organización. El trabajo de oficina es un término utilizado en la práctica administrativa para referirse a un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos.

Documento electrónico(ED): un documento creado con herramientas informáticas de procesamiento de información, que puede firmarse con una firma electrónica (ES) y guardarse en un medio de máquina en forma de archivo del formato apropiado.

Flujo de documentos- un sistema para crear, interpretar, transmitir, recibir y archivar documentos, así como monitorear su implementación y proteger contra el acceso no autorizado.

Gestión de documentos electrónicos(EDO) - un conjunto de procesos automatizados para trabajar con documentos enviados a en formato electrónico, con la implementación del concepto de "trabajo de oficina sin papeles".

• flujo de trabajo de producción;
• flujo de documentos de gestión;
• archivo (un conjunto de procedimientos para el flujo de trabajo de archivo);
• flujo de documentos de personal (procedimientos de contabilidad de personal);
• flujo de documentos contables;
• flujo de documentos de almacén;
• trabajo de oficina secreto y confidencial;
• flujo de trabajo técnico y tecnológico.

Y otros. Obviamente, puede haber tantos sistemas de flujo de trabajo como tipos de actividades, como resultado, los sistemas de información que automatizan tipos privados de flujo de trabajo se están desarrollando en la dirección del carácter masivo.

• Seguridad gestión eficaz debido al control automático de la implementación, la transparencia de las actividades de toda la organización en todos los niveles.
• Mantener un sistema de control de calidad que cumpla con los estándares internacionales.
• Apoyar la acumulación, la gestión y el acceso efectivos a la información y el conocimiento. Asegurando la flexibilidad del personal debido a una mayor formalización de las actividades de cada empleado y la capacidad de almacenar todo el historial de sus actividades.
• Registro de las actividades de la empresa en su conjunto (interno investigaciones oficiales, análisis de las actividades de las divisiones, identificación de "puntos calientes" en las actividades).
• Optimización de los procesos de negocio y automatización del mecanismo para su implementación y control.
• Exclusión de documentos en papel de la circulación interna de la empresa. Ahorro de recursos al reducir el costo de administrar el flujo de documentos en la organización.
• Eliminación de la necesidad o simplificación significativa y reducción del costo de almacenamiento de documentos en papel debido a la disponibilidad de un archivo electrónico operativo.

• Requisitos de almacenamiento. Debe seleccionar un sistema de flujo de trabajo que admita la gestión de almacenamiento jerárquico (HSM). Este mecanismo almacena los datos utilizados más activamente en los medios más rápidos pero más costosos, mientras que la información utilizada con menos frecuencia se transfiere automáticamente a medios más lentos y económicos.
• La presencia de procedimientos formalizados que requieren soporte para su implementación y automatización del control (elaboración de documentos de cierto tipo, desempeño de funciones estándar de la organización, etc.).
• La necesidad de automatizar la gestión administrativa de la organización. Grado de dificultad estructura organizativa.
• Presencia de divisiones distribuidas territorialmente. Este factor impone ciertos requisitos para el acceso remoto, la replicación de datos, etc.
• Gran archivo de papel. Algunos sistemas de flujo de trabajo vienen con subsistemas de entrada de documentos masivos ya integrados.
• La presencia de un sistema de gestión documental que no cubre las necesidades actuales.
• La necesidad de enrutamiento avanzado de documentos, gestión del flujo de trabajo. Como continuación de esta necesidad, la necesidad de admitir procesos comerciales arbitrarios, posiblemente trabajando en conjunto con sistemas de aplicación para respaldar estos procesos.
• Requisitos de conservación de documentos. Con largos períodos de almacenamiento (decenas de años), vale la pena pensar seriamente en organizar un archivo paralelo en microfilmes.
• Requisitos de "apertura", extensibilidad del sistema. Capacidad de integración con los existentes. sistemas de información y uso del equipo disponible.
• La necesidad de almacenar imágenes de documentos. Uso en la organización de formatos específicos para el almacenamiento de documentos. La necesidad de apoyar tareas de ingeniería y diseño, otras características de la empresa.
• La necesidad de herramientas avanzadas de recuperación de información. Soporte completo por parte del sistema para los idiomas de los documentos disponibles en la organización.
• Requisitos de seguridad (cifrado, organización del acceso, etc.). La posibilidad de utilizar los mecanismos de acceso ya disponibles en la infraestructura de información de la organización en el sistema de gestión documental.
• Requisitos para el cumplimiento de ciertos estándares: internos, industriales, GOST, estándares internacionales en el control de calidad, el nivel de organización del almacenamiento de información.

Cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos puede contener elementos de cada una de las siguientes categorías, pero la mayoría de ellos tienen una orientación específica en una de las áreas asociadas principalmente con el posicionamiento del producto.

Al implementar este tipo de sistemas en grandes empresas, es importante determinar si el sistema brinda la capacidad de administrar, procesar grandes cantidades de información, integrarse con sistemas automatizados gestión de producción, escalabilidad, implementación por fases, contabilización de la distribución territorial, estructura organizativa compleja, organización de acceso basada en roles, etc.

Al elegir una plataforma de este tipo, se debe prestar la atención principal a:

• organización de almacenamientos de documentos electrónicos;
• automatización del flujo de trabajo, teniendo en cuenta las características individuales de la organización;
• integración con el entorno de información existente.

requerimientos funcionales