Ja Belkomarchivi 26. märtsi 2004. a otsusega nr 2 kinnitatud töötajate isikutoimikute loomise, pidamise ja säilitamise korra juhendis (edaspidi juhised) 20 on sätestatud, et isikutoimikuid säilitatakse personaliteenus muudest failidest eraldi.

Isiklike asjade fikseerimiseks ja ohutuse tagamiseks peetakse isiklike asjade ajaraamatut (raamatut), mille vorm on kehtestatud juhendi lisas 5. Isikutoimiku registreerimisel ajakirjas (raamatus) täidetakse järgmised veerud: Isikutoimiku number; töötaja perekonnanimi, nimi, isanimi; juhtumi registreerimise kuupäev; märge juhtumi registrist kustutamise kohta.

Isikutoimiku number on selle registreerimisel isikutoimikule määratud järjekorranumber, s.o. ajakirjas (raamatus) registreerimisel.

Isikutoimiku registreerimise kuupäev on isikutoimiku registreerimise kuupäev isikudokumentide ajakirjas (raamatus). Isikutoimiku registreerimine peab toimuma töölevõtmise (ametikohale määramise) korralduse (juhise, otsuse, resolutsiooni) koopia lisamise päeval.

Iosif Pavlovitš Januševitši töölevõtmise korraldus allkirjastati 26. märtsil 2007. Selle korralduse koopia koostas ja kinnitas ettenähtud korras 28. märtsil ning viidi personaliosakonda üle 31. märtsil ning kanti samal päeval töötaja isikutoimikusse. Sellest tulenevalt loetakse Iosif Pavlovitš Januševitši isiklik toimik moodustatuks 31. märtsil 2007 ja samal päeval tuleb see registreerida isikuandmete ajakirjas (raamatus).

Kui organisatsioon ei pidanud isiklike toimikute päevikut (raamatut), tuleb pärast vastava päeviku (raamatu) loomist registreerida kõik personaliteenistuses saadaolevad töötajate isiklikud toimikud üheaegselt.

Veerus “Märkus kustutamise kohta” märgitakse isikutoimiku personaliteenistusest organisatsiooni arhiivi üleandmise kuupäev ja sellele kantakse vastava märgi väljastanud isiku allkiri. See kuupäev vastab kuupäevale struktuuriüksuse asjade loetelust, mille personaliteenistus on koostanud dokumentide üleandmisel organisatsiooni arhiivi. Inventuuri lõpus oleva kuupäeva kinnitavad personaliosakonna töötaja ja organisatsiooni arhiivi juhataja (arhiivi eest vastutav isik) pärast isikutoimikute vastuvõtmise ja edastamise protseduuri lõpetamist. Enne arhiivi üleandmist jätkatakse koondatud töötajate isikutoimikute registreerimist personaliteenistuses.

Isiklike asjade salvestamiseks mõeldud ajakirja (raamatu) kujunduse näide on toodud lisas.

Isiklike toimikute kiire otsimise tagamiseks on lisaks ajakirjale (raamatule) soovitatav säilitada ka abistav tähestikuline kartoteeg ( märkus 1). Tähestikulist toimikukappi on ratsionaalne pidada siis, kui isikutoimikud on personaliteenistuses süstematiseeritud mitte töötajate perekonnanimede järgi, vaid järjekorras. registreerimisnumbrid isikutoimikud (juhendi punkt 19 võimaldab bürootöös isikutoimikute süstematiseerimiseks mõlemat korda). Reguleerivad õigusaktid ei määratle isikutunnistuse vormi, seega koostatakse see meelevaldselt. Samuti ei ole kehtestatud sellise toimikukapi kohustuslikku struktuuri. Samas tundub soovitav jagada tähestikuline toimikukapp kahte plokki: töötajate isikutoimikud ja vallandatud töötajate isikutoimikud. Töötajate lahkumisel liiguvad kaardid esimesest plokist teise. Alates viimane plokk tähestikulised kaardid kantakse samaaegselt isiklike toimikutega organisatsiooni arhiivi, kus need koondatakse arhiivi viitefaili.

Personaliteenistus võib hooldada ka muid abitoimikukappe, mis on moodustatud erinevate kriteeriumide järgi, näiteks: toimikukapp vastavalt struktuuri- ja tähestikulistele omadustele ( märkus 2), eraldi failikapid organisatsioonis töötavate pensionäride, akadeemilise kraadiga (tiitliga) töötajate jm isikutoimikute jaoks. Abitoimikukapid on suureks abiks vajaliku info kiirel leidmisel personaliaruannete koostamisel ja statistiliste blankettide täitmisel.

Märkus 1. Lisaks spetsiaalsele tähestikulisele kartoteekile saab töötajate isikuregistri kaartidele f.T-2 kanda ka isikutoimiku numbrid.

Märkus 2. Sellises toimikukapis jagatakse isiklike asjade kaardid struktuuriüksuste kaupa ja struktuurijaoskondade sees - perekonnanimede tähestiku järgi. See võimaldab kiiresti valida kõigi vajaliku struktuuriüksuse töötajate isiklikud toimikud.

Töötajate isiklikke toimikuid haldav organisatsioon avab nende salvestamise hõlbustamiseks vastava ajakirja. See dokument ei kehti normatiivakt ei ole föderaalsete ja isegi piirkondlike õigusaktide tasandil ette nähtud, seega töötab tööandja selle vormi iseseisvalt välja ja kinnitab selle oma korralduse või käskkirjaga.

Ajakiri kui selline lihtsustab töötamist töötajate isikuandmetega, mis on organiseeritud alamkaustadesse:

• kogu teave on süstematiseeritud;
• selle leidmine võtab vähe aega;
• mugav kasutada;
• ette nähtud optimaalne tase isikuandmete kaitse kolmandate isikute eest;
• lõppude lõpuks näeb see esteetiliselt meeldiv välja.

Nagu me juba ütlesime, kasutatakse seda isikuandmete säilitamise korda peamiselt avalikus teenistuses, kus see on kohustuslik. Seetõttu on lähenemine seal üsna tõsine:

• koondatud ja praeguste töötajate dokumente säilitatakse üksteisest eraldi;
• Reeglina on nende dokumentide hoidmine eraldi ruum või eraldatud ruum;
• kõik paberid ja kaustad asetatakse metallkappidesse, et vältida kolmandate isikute juurdepääsu;
• Ruumidesse või laoruumi pääsevad ainult valitud - spetsiaalselt määratud töötajad.

See pole veel kõik. Oma toimiku sisuga tutvumiseks ja riigiteenistujal on kohustus selle sisuga tutvuda vähemalt kord aastas, eraldatakse eraldi koht, mis asub reeglina laos, kuid olenevalt kaadrit ja organisatsiooni võimalusi, võib eraldada eraldi ruumi.

Selle, nagu juba öeldud, nii riigiettevõtetele kui ka kõikidele teistele organisatsioonidele kehtestab reeglid ja säilitamise korra ettevõtte juhtkond, kuid ühe seaduses ette nähtud raudse nõudega - töötajate isikuandmed peavad olema kaitstud, mitte keegi on lubatud rikkuda konfidentsiaalsusrežiimi.

Töötajate isikutoimikute ajakirja, mille näidise oleme allpool esitanud, kasutatakse reeglina selle fakti fikseerimiseks, et konkreetse juhtumi isikuandmed on konkreetse isiku poolt ja konkreetsel eesmärgil üle vaadatud. Üldiselt kasutavad nad sel eesmärgil tutvumiskaarti, mis on tegelikult salvestatud, kuid ajakirja on inspektoritele mugavam kasutada: näete kohe, kuidas organisatsioonis selles personaliarvestuse valdkonnas tööd tehakse.

Registreerimise ja täitmise reeglid

Juhtumilogi pidamiseks pole ühtset vormi. Saate iseseisvalt muuta disaini ja täitmise reegleid. Tavaliselt sisaldab see järgmisi veerge:

• isikliku toimiku number;
• TÄISNIMI. töötaja;
• vastuvõtu kuupäev (isikutoimiku registreerimise kuupäev), töökorralduse kuupäev ja number;
• töö nimetus;
• struktuurne alajaotus;
• vallandamise kuupäev (isikutoimiku sulgemise kuupäev), lõpetamise korralduse kuupäev ja number tööleping töötajaga (vallandamine);
• Vajadusel saate kasutada veergu "Märkused".

Sest kiire otsing Ajakirja saab lisaks teha paremal pool oleva väljalõikega täheraamatu kujul, määrates igale tähele eraldi leheküljed. Kasutades töötaja perekonnanime esitähte, on soovitud lehekülg lihtne leida. Tavaline kõva kaanega A4 ruudukujuline märkmik toimib teie kompassina paljudes seifides. Piisab, kui sisestate sinna oma täisnime. töötaja ja juhtumi number.

Kui töötaja võetakse tööle, koostatakse tema jaoks isiklik toimik - spetsiaalne dokumentide kogum, mis sisaldab kõiki vajalikku teavet töötaja kohta. Kõik juhtumid registreeritakse spetsiaalses ajakirjas või isiklike asjade raamatus töötajate organisatsiooni sisenemise kronoloogilises järjekorras.

Raamatu eesmärk

Töötaja isikuraamatu raamat on vajalik registreerimiseks ja kõigi palgatud töötajate dokumentide ohutuse tagamiseks. Selle eesmärk taandub selgele kronoloogilisele sisestamisele selle kohta, milline töötaja ja millal juhtumid algatati. Teavet ei pruugita kõigile organisatsiooni töötajatele edastada, kuna kõik äriüksused ei pea isiklikke faile looma. See lõik käsitleb valitsusagentuurid mille jaoks selline kohustus on seadusandlikul alusel kehtestatud.

Raamatupidamisraamatusse kantakse vaid töötajate isikutoimikud, mille kohta ettevõte need dokumendid vormistab. Paljud organisatsioonid otsustavad siiski koostada kõigi palgatud töötajate jaoks failid, kuna see on personaliarvestuse läbiviimisel väga mugav. Iga töötaja dokumendid asuvad eraldi nummerdatud kaustades, mida säilitatakse vastavalt kehtestatud reeglitele.

Isiklike failide ja nende registreerimise logi säilitamise eeliseid võib kaaluda:

1. Kvaliteetse personalidokumentide haldamise korraldamine ettevõttes;
2. Lihtne dokumentide otsimine iga töötaja jaoks;
3. Personaliarvestuse pidamise võimalus vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Tähtis: kui ettevõte registreerib personali toimikuid, siis on kohustuslik pidada nende registreerimisraamatut, mille abil saab jälgida nende dokumentide liikumist organisatsioonis.

Kuidas kujundada raamatut

Juhtumite registreerimise raamat, nagu iga teinegi raamatupidamisraamat, tuleb vastavalt koostada. Kuna majandusüksustel (v.a riigiasutused) ei ole kohustust seda raamatupidamisregistrit pidada, on neil õigus kasutada tüüpvormi või seda iseseisvalt arendada. Õige oleks see päeviku vorm kindlustada personalidokumentide haldamise dokumentatsiooni lisana, näiteks ettevõtte personaliarvestuse eeskirjale.

Isikuraamatu raamat peab olema nummerdatud ning esimene kannete leht nummerdatakse alates numbrist “2”. Lehed on nummerdatud ilma lünkadeta ranges kronoloogilises järjekorras. Lisaks peab raamat olema nööritud, st tugevate niididega kokku õmmeldud 2-3 torkega. Niitide otsad tuuakse välja raamatu tagaküljele ja jäetakse 5-6 cm pikkuseks.

Nende peale kleebitakse spetsiaalne kleebis volitatud töötaja sertifitseerimisallkirja jaoks ja kinnitatakse organisatsiooni pitser. Mis puutub sertifitseerimisallkirja, siis reeglina kinnitab selle organisatsiooni juht või töötajate isiklike asjade korraldamise eest vastutav isik. Samuti on märgitud ajakirja nöörimise kuupäev ning tempel, millest osa peaks olema kleebisel, teine ​​aga otse ajakirjal.

Peamine asi, millele peate isiklike asjade registreerimiseks raamatu ettevalmistamisel tähelepanu pöörama:

1. Tiitelleht peaks sisaldama organisatsiooni nime, raamatu enda nime ja selle hooldamise alguskuupäeva;
2. See peab olema nööritud;
3. Kõik lehed peavad olema nummerdatud;
4. Sellel peab olema kleebis, millel on volitatud isiku allkiri ja organisatsiooni pitser.

Mis puutub sellise raamatupidamisraamatu sisemisse sisusse, siis valitsusvälisel organisatsioonil on õigus iseseisvalt välja töötada oma lehtede vorm ja otsustada, millist teavet raamat sisaldab.

Teave, mis tuleb raamatusse lisada

Kuna selline raamat sisaldab teavet selle kohta, millised töötajasfäärid ettevõttes registreeriti, sisaldab see enamasti järgmisi andmeid:

1. Isikliku toimiku number järjekorras (see on otsingu lihtsustamiseks märgitud ka isikutoimikule endale);
2. Isikliku toimiku asutamise kuupäev – kõik kuupäevad tuleb postitada kronoloogilises järjekorras;
3. Töötajaga otseselt seotud andmed, sh täisnimi, personalinumber, ametikoht toimiku koostamisel;
4. Isikutoimiku sulgemise kuupäev töötaja organisatsioonist lahkumisel;
5. Suletud isiklike failide salvestuskoht;
6. Märkus - kogu teave, mis on vajalik töötajate isiklike failide kvaliteetseks salvestamiseks.

Kogu see teave on isiklike dokumentide raamatus esitatud spetsiaalses tabelis, kus on veerud, mis on samuti nummerdatud. Tabeli iga rida on nummerdatud kronoloogilises järjekorras ilma väljajätmiste, kustutamiste ja parandusteta. Kui kannete tegemisel siiski tehti viga, tuleb see parandada ning parandatud kanne peab olema kinnitatud volitatud isiku allkirjaga ja paranduskande tegemise kuupäeva tähistava pealdisega “Usu parandatut”.

Tähtis: raamatupidamisraamatus sisalduv teave, nagu ka kõik muud andmed personalidokumentide haldamine, peab olema piiratud juurdepääs.

Teisisõnu, logi tuleks hoida eemal volitamata isikutest, kes võiksid olemasolevaid andmeid kasutada.

Lisaks isiklike asjade logile saate luua omamoodi kartoteegi, mis sisaldab iga töötaja jaoks kaarte teabega isiklike toimikute ja neis olevate dokumentide kohta. Sellise kataloogi loomine ei ole kohustuslik, vaid pigem nõuandev, et lihtsustada personaliarvestust ettevõttes.

Registreerimisel töösuhted avatakse isiklik toimik, mis registreeritakse raamatupidamispäevikus. Allpool on selle näidis. Artiklis vastame huvipakkuvatele küsimustele ülalnimetatud dokumendiga töötamise kohta.

Selle moodustamine algab töölevõtukorralduse väljastamise hetkest ja kestab kuni vallandamiseni. Ettevõtte juhtkonnal ei ole töötajate toimikute registreerimise kohustust. Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2006 dekreedile nr 609 kehtib see ainult riigi- ja omavalitsused ametiasutused.

Sellest hoolimata on paljud ettevõtted võtnud selle oma kohustuseks HR teenused selle dokumendi säilitamine. Seejärel lihtsustab see tööd oluliselt, kuna kogu teave on süstematiseeritud ja selle otsimine võtab minimaalselt aega.

Mis sisaldub töötaja isikutoimikus?

See on kaust, kuhu on õmmeldud dokumendid (koopiad) ühe töötaja jaoks. Vaatame nimekirja:

• tööleasumise avaldus;
• täiendavate kokkulepetega;
• isikliku personali arvestusleht;
• enda kirjutatud küsimustik või autobiograafia;
• haridust tõendava dokumendi koopia;
• töö kirjeldus;
• omadused, soovituskirjad;
• passi, abielutunnistuse, laste sünnitunnistuse koopiad;
• personalikorralduste väljavõtted (ametikohale üleviimine, esitlused);
• auhinnad, stiimulid;
• rikkumised;
• muud dokumendid.

Kuidas töötaja isiklikku toimikut õigesti vormistada

Täitke tiitelleht. Märkige oma perekonnanimi, eesnimi, isanimi, töö alguskuupäev (see ühtib juhtumi esitamise päevaga) ja määratud number. Tehke kanded korraliku käekirjaga ja sinise, musta või lilla tindiga. Vältige kriimustusi ja parandusi.

Tehke kindlasti oma isiklikus kaustas oleva teabe inventuur. Iga dokumendi kohta kajastub järgmine teave:

• nimi;
• esitamise kuupäev;
• lehtede arv;
• inventar on volitatud spetsialisti poolt kinnitatud.

Kui dokument kaustast eemaldatakse, tehakse märge sisemises inventuuris. Need sisaldavad asendustunnistust, millel on kirjas, millal, kes, miks ja kui kaua paber võeti. Kinnitatud volitatud töötaja ja selle saanud isiku allkirjadega. Taganemine on võimalik ainult ettevõtte juhi või personaliosakonna juhataja loal.

Mõnikord on vaja teha parandusi tiitellehes või dokumentide loetelus. See juhtub siis, kui inimene muudab oma perekonnanime või muid andmeid, samuti kui täpsustav teave erineb juba sisestatud andmetest (isanimi on valesti sisestatud). Sellises olukorras peab personaliametnik kinnitama tehtud parandused ettevõtte pitseriga ja oma allkirjaga.

Ärge unustage fotograafiat. Foto tagaküljele on kirjutatud kujutatud töötaja perekonnanimi, eesnimi ja isanimi. Andmed on kinnitatud personalispetsialisti ja tööandja pitseriga. Märkige foto tegemise kuupäev.

Kõik kaustad klammerdatakse ja kantakse logiraamatusse.

Töötajate isiklike toimikute pidamine

Dokumente hoitakse tulekindlas kapis, mis on lukustatud ja pitseeritud.

Personaliosakonna juhatajal ja nende dokumentidega töötaval spetsialistil on juurdepääs isiklike kaustade andmebaasile. Ta määratakse ametisse korraldusega ja talle antakse juhiseid. Samuti on personaliametnik kohustatud tutvuma ettevõttes vastuvõetud dokumendiga.

Vajadusel saab infot kasutada töötaja vahetu juht. Info saamiseks võtab huviline ühendust personaliosakonna või ettevõtte juhiga. Väljastatakse korraldus dokumentidega tutvumiseks. Esitatakse ainult teave, mis vastab suunatud päringule. Enne huvipakkuva teabe saamist tutvub osakonnajuhataja või muu ametnik ettevõtte poolt kinnitatud töötajate isikuandmete eeskirjaga ja kinnitab seda allkirjaga.

Vaba juurdepääs oma tööle on ainult töötajal. Selle saab talle allkirja vastu väljastada enne tööpäeva lõppu. Pärast seda tagastatakse kaust oma kohale.

Kui kaua töötajate faile säilitatakse?

Pärast vallandamist või pensionile jäämist saab kaustu üle viia uude töökohta (erisoovi korral) või saata arhiivi.

Samas on dokumentide säilitusaeg personaliosakonnas: riigiteenistujatel 10 aastat ja kõigil ülejäänutel kolm aastat.

Faili arhiivi ülekandmisel õmmeldakse, nummerdatakse ja kirjeldatakse. Säilitatud 75 aastat.

Pärast tähtaja möödumist dokumendid hävitatakse. Juhtivatel ametikohtadel või valitsuse autasusid ja tiitleid omanud kodanike isikuandmeid säilitatakse aga alaliselt.

Töötajate asjade korraldamine nõuab täiendavat aega ja personaliressurssi. Kuid korralikult vormistatud andmebaas on ettevõtte töös hea abiline.

Igas ettevõttes tehakse aeg-ajalt auditeid iga töötava töötaja isikuandmete säilitamise ja töötlemise viisi kohta. Vastuolude ilmnemisel tuleb end kurssi viia seadusandluse tingimustega ja valmistuda nii palju kui võimalik kõikvõimalikeks kontrollideks.

Viimase 6 aasta jooksul on seadusandja sageli keskendunud isikuandmete kaitsele ettevõttes. Selle aja jooksul võeti vastu isikuandmete seadus ja tehti täiendavaid muudatusi Töökoodeks RF. Just tema reguleerib nüüd töötajate isikuandmete kaitset ja on sisse viidud täiendavate määruste näol. See peaks juhinduma iga sellise teabega seotud inimesest.

Töötajate isikutoimikute säilitamise ja töötlemise reeglid

Töötaja isikliku faili loomisel peate arvestama mõne nüansiga:

• Ajutised dokumendid ei tohiks olla isiklikus arhiivis. See tähendab, et ajutisi dokumente tuleks hoida püsivatest eraldi;
• Jäta oma personalitoimikust välja originaaldokumendid alaliseks säilitamiseks;
• Iga dokument tuleb esitada ühes versioonis;
• Üks arhiivis olev fail ei tohi ületada 40 millimeetrit (4 cm);
• Põhikaustas peaksid olema nii dokumendid kui ka nende selgitavad lisad.

Pange tähele, et Föderaalseadus Töötleja kohta käivate andmete allutamine või töötlusse kaasamine on keelatud. Jutt käib usulistest ja poliitilistest suhetest, eraelu andmetest – ilma kirjaliku loata. Isikuandmeid võib kasutada töötamise vormis või töötaja edutamist silmas pidades, tagades töötaja vara turvalisuse ja turvalisuse.

Kuidas töötaja isiklikku toimikut õigesti vormistada?

Isiklikud toimikud tuleb koostada võrdselt ja täpselt. See välistab äärmiselt olulise dokumentatsiooni kadumise.

Töötaja isikutoimik koostatakse järgmisel kujul:

• Põhilehel on kõik töötaja andmed: perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, samuti isikutoimiku avamise kuupäev;
• Kui need on salvestatud samasse kausta, sortige need edasise töö hõlbustamiseks tähestiku järjekorras;
• Jälgige ühe juhtumi lehekülgede koguarvu. Kogus ei tohiks ületada 250 ühikut.

Töötajate isikutoimikute logi vajadus

Vajadus selle ajakirja järele on olemas iga ettevõtte jaoks. Ühtset ajakirjavormi pole olemas. Kuid saate selle ise luua või poest osta. Sisu võib olenevalt organisatsiooni tegevusest erineda.

Ajakiri sisaldab andmeid isiklike toimikute kohta, mis on kunagi konkreetses organisatsioonis avatud. Sellisesse veergu sisestatakse täiendavad isikuandmed, kuupäev, perekonnanimi, töötaja ees- ja isanimi jne. Juhtumi lõpetamisega kaasneb päevikus märge lõpetamise põhjuse ja kuupäevaga. Kui sisestate töötaja juhtumivormi valikulised andmed, saate kasutada täiendavat veergu nimega Märkus.

Kas töölähetustele lahkuvate töötajate kohta on vaja päevikut pidada?

Täna on korraldus, mille järgi koostatakse töölähetusse minenute päevik.

Uute reeglite kohaselt peab iga juht pidama arvestust oma töötajate üle, kes lähetatakse nii territooriumi piires Venemaa Föderatsioon, ja välisriikidesse. Selle arvestuse läbiviimiseks on vaja lähetusse läinud töötajate registreerimiseks kahte vormi:

1. Sõidupäevik töötajatele, kes läksid lähetusse;
2. Sõidupäevik töölähetusest saabunud töötajatele.

Reisitöötajate raamatupidamise korraldamiseks peab ettevõtte juht määrama volitatud isiku, kes vastutab lahkumise ja saabumise registreerimise eest. Lisaks peab tööandja pidama lahkumiste ja saabumiste päevikut viis aastat alates registreerimisest.

Kui kaua säilitatakse töötaja isikutoimikut?

Seadus kohustab iga ettevõtte juhti säilitama aja jooksul tekkivaid andmeid. Selle eest vastutab personaliosakond. Lisaks seadus selle kohta aktsiaseltsid ja LLC on kohustatud selliseid dokumente säilitama. Need sisaldavad:

• Tellimused;
• määrused;
• Personali dokumendid jms.

Täna tuleb arhiivis olevaid isikutoimikuid säilitada 75 aastat. Kuid valitsusasutused plaanivad seda perioodi neli korda lühendada, säästes eelarvet sularaha. Ühe faili säilitamine maksab ju umbes 40 rubla aastas.