Vjerojatno se svatko barem jednom morao suočiti s potrebom pisanja poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoje mnoga pravila i propisi za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. U članku se detaljno opisuje postupak sastavljanja dokumenta, daju se uzorci poslovnih pisama i raspravlja o njihovim vrstama i dizajnu.

Oblik

Gotovi obrasci će dodati čvrstoću i ukazati na pouzdanost tvrtke. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji kao što je:

• Ime.
• Adresa.
• Kontakt brojevi telefona.
• Web stranica.
• E-mail.
• Logo.
• Ostali podaci za kontakt.

Ne postoje stroga pravila u pogledu obrazaca. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje će informacije uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma pišu se i oblikuju na određeni način, podložna svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. Ovisno o cilju, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. Mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu se temelji i što će u njemu biti novo. Argumenti ovise o tome kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

• Proučavanje pitanja.
• Pisanje nacrta pisma.
• Njegovo odobrenje.
• Potpisivanje.
• Registracija.
• Slanje primatelju.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne podatke. Može biti jednostavan ili složen. U jednostavno pismo Sadržaj jasno i sažeto prikazuje informacije koje u pravilu ne zahtijevaju odgovor primatelja. Složeni se može sastojati od nekoliko odjeljaka, točaka i paragrafa. Svaki odlomak predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. Upravo u tom dijelu uvjeravaju da treba djelovati na ovaj ili onaj način, dokazuju kako je bilo i informiraju o potrebi sudjelovanja u bilo kojem događaju, dajući razne argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se daju u obliku prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

U nastavku je prikazan primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio. Ovo sažima zahtjev naveden u glavnom.

Sve pružene informacije trebaju biti optimalno dosljedne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

• Položaj adresata.
• Priroda odnosa.
• Formalnost.
• Etiketa.

Na kraju pisma treba postojati uljudan oblik. Na primjer: “...izražavam nadu u daljnju suradnju (zahvalnost na pozivu)...” Nakon ovih rečenica slijedi potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju se čuvati formalni poslovni stil, što znači korištenje govornih sredstava za službene poslovni odnosi. Značajke takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

• Glavni sudionici u poslovnim odnosima su pravne osobe u čije ime se pišu rukovoditelji i službenici.
• Odnosi u organizacijama su strogo regulirani.
• Predmet komunikacije je djelatnost poduzeća.
• Upravljački dokumenti općenito imaju određenog primatelja.
• Često se tijekom aktivnosti organizacije događaju iste situacije.

U tom smislu, podaci sadržani u poslovnom pismu trebaju biti:

• Službeni, bezličan, s naglaskom na distanci između sudionika u komunikaciji.
• Adresirano, namijenjeno određenom primatelju.
• Aktualno u vrijeme pisanja.
• Pouzdan i nepristran.
• S razlogom da potakne primatelja na bilo kakvu radnju.
• Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uvjete:

• Govor je normiran na svim razinama – leksičkoj, morfološkoj i sintaktičkoj. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
• Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
• Točnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
• Konciznost i sažetost – bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
• Upotreba jezičnih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
• Korištenje pojmova, odnosno riječi ili izraza koji imaju posebne pojmove.
• Upotreba kratica, koje mogu biti leksičke (to jest, složenice nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (to jest, oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
• Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalu.
• Fraze s glagolskim imenicama ("pružiti podršku" umjesto "podrška").
• Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gornji uzorci poslovnih pisama u nastavku prikazani su u Puna verzija(s glavnim dijelom). Informacije zadovoljavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporuča se izraditi nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

• Prateći. Takva su pisma obično potrebna da vas obavijeste gdje poslati dokumente.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratno pismo pomoći će onima koji trebaju sastaviti ovu vrstu dokumenta.)

• Garantirano. Napisane su kako bi potvrdile sva obećanja ili uvjete. Na primjer, plaćanje za rad, najamninu, vrijeme isporuke itd. može biti zajamčeno.
• Hvala. Počeli su se posebno često koristiti u U zadnje vrijeme. Takva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji s prekrasnim tiskom.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak vrste zahvale sastavlja se u slobodnom obliku, ovisno o zadacima koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju bit u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji s ornamentom, može visjeti na zidu u sobi tvrtke na počasnom mjestu.)

• Informativni.
• Poučno.
• Čestitamo.
• Oglašavanje.

Tu su i slova:

• Prijedlozi za suradnju. Sasvim uobičajeno u novije vrijeme, šalju se organizacijama, često se nose reklamna priroda, na primjer, poput ovog uzorka. Komercijalna pisma Prilično je teško pisati, potrebno je uzeti u obzir mnogo nijansi da bi se primijetilo, a kamoli zainteresiralo. Ali ako ga sastavite prema donjem uzorku, ima sve šanse za uspjeh.

• Pozivnice. Šalju ih, pozivajući ih da sudjeluju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili dužnosniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
• Zahtjevi.
• Obavijesti.
• Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora započeti ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daje rezultat njegovog razmatranja i izražava suglasnost ili razlog odbijanja. Poslovni odgovor može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično zadovoljava sljedeća načela:

• Dostupnost poveznice na prvo slovo i njegov sadržaj.
• Identična jezična sredstva.
• Usporedivi aspekti opsega i sadržaja.
• Usklađenost s određenim slijedom.

Dekor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajniranja. To su detalji, pravila za kratice, pisanje adresa, naslova, duljina teksta, širina polja i drugo.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i uredski radnici početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede puno vremena.

Trenutno je za registraciju nove organizacije potrebno navesti njezinu pravnu adresu, koja će se naknadno unijeti u Jedinstveni Državni registar gospodarskih subjekata.

Referenca. Na temelju dostavljene pravne adrese, novostvorena organizacija se dodjeljuje određenom poreznom uredu. Osim toga, sva službena korespondencija također će se slati na ovu adresu.

Tako, Poreznoj upravi potrebno je dostaviti jamstveno pismo u vezi s davanjem pravne adrese, čija je svrha sljedeća:

Dakle, možemo razlikovati dvije situacije kada postoji potreba za dostavljanjem takvog dokumenta:

1. U slučaju stvaranja nove organizacije.
2. Prilikom promjene pravne adrese već postojećeg poslovnog subjekta.

Unatoč činjenici da je zakonska regulativa na terenu državna registracija, ne sadrži jasne upute o potrebi dostavljanja takvog papira, međutim, njegov nedostatak može dovesti do odbijanja registracije novog poslovnog subjekta.

Razgovarali smo detaljnije o tome što je jamstveno pismo za davanje pravne adrese i kako sastaviti takvo pismo od stanodavca, pročitajte.

Značajke dokumenta

Značajne razlike u sadržaju jamstveno pismo, sastavili fizičke i pravne osobe, br. Međutim Možemo istaknuti neke značajke svojstvene dokumentu koji je izradila privatna osoba:

• dokument je sastavljen na običan papir A4 format ( entitet obično koristi zaglavlje);
• pojedinosti navode samo puni naziv najmodavca;
• Na kraju dokumenta nema pečata.

Što je uključeno u sadržaj?

Na bilješku. Sadržaj dokumenta o pravnoj adresi koji je sastavio pojedinac obično je proizvoljan.

Istodobno, u njemu se moraju odraziti sljedeće točke:

• zaglavlje dokumenta;
• naziv rada;
• glavni sadržaj (ova će točka biti detaljnije opisana u nastavku);
• primjena;
• potpis najmodavca, kao i njegov kontakt broj.

Kako rasporediti svaku stavku?

Ispod je detaljne upute o postupku za pojedinca da sačini rad za davanje pravne adrese:

Važno! Datum sastavljanja ne može se postaviti jer trenutno zakonodavstvo Ne postoji ograničenje roka valjanosti dokumenta koji daje pravnu adresu.

Uz to treba napomenuti da Prilikom sastavljanja takvog dokumenta morate se pridržavati sljedećih pravila:

1. tekst mora biti predstavljen jasno i bez grešaka;
2. kada pišete, morate koristiti isključivo poslovni stil pisanja;
3. Na kraju dopisa mora biti potpis vlasnika prostora, a potrebno je priložiti i vlasnički list nekretnine.

Kome se šalje i kako?

Ovaj papir priprema stanodavac na zahtjev najmoprimca. Zatim se mora poslati Federalnoj poreznoj službi.

U tom slučaju, vlasnik prostora mora biti obaviješten da mora biti stalno u kontaktu na navedeni broj.

Postoji nekoliko načina slanja dokumenata poreznim vlastima:

1. osobnim posjetom;
2. prijenosom dokumenata preko službenog predstavnika koji ima punomoć ovjerenu od strane javnog bilježnika;
3. preporučenom poštom;
4. putem usluga ekspresne dostave;
5. putem usluge "Feed" elektronički dokumenti za državnu registraciju."

Ukratko, može se primijetiti da pojedinac koji je vlasnik zgrade (prostora) ima pravo na pružanje.

Niste pronašli odgovor na svoje pitanje? Saznati, kako riješiti točno vaš problem - nazovite odmah:

Imate li hitnih pitanja za organizaciju koja bi trebala biti snimljena? U ovom slučaju pisanje pismene žalbe je neizostavno. Ipak, nije sve tako jednostavno kao što se čini. Pisanje kompetentnog poslovnog pisma cijela je znanost. I ne bi škodilo svima da nauče ili upamte osnovne vještine sastavljanja.

• Računalo (laptop);
• Uređivač teksta;
• E-mail.

Ako koristite metodu ručnog pisanja, trebat će vam i pisač za ispis.

1. Naziv organizacije kojoj se prijavljujete;
2. Puno ime direktora organizacije ili odgovorne osobe;
3. Adresa ustanove;
4. Datum prijave;
5. Grad prijave.

Poželjne stavke "zaglavlja" također uključuju koordinate tvrtke - faks, telefon, adresu e-pošte, OKPO, OGRN, INN/KPI. Ovisi o temi žalbe i samoj organizaciji.

• Promotivna pisma;
• Pisma preporuke;
• Informativna pisma;
• Popratna pisma;
• Pisma zahvalnosti;
• Pisma čestitke;
• Pisma s uputama;
• Pisma upita;
• Zamolnice;
• Odgovorna pisma;
• Obavijestna pisma;
• Pozivna pisma.

Ovisno o vrsti žalbe koju koristite, pravilno formulirajte sadržaj. Na primjer, ako pišete pozitivnu recenziju za neku organizaciju, trebali biste detaljno opisati razlog svog zahtjeva, što vam se točno svidjelo i tako dalje.

Preuzmite s našeg portala:

Kompetentno sastavljanje pisma pravoj organizaciji ključ je uspjeha vaše žalbe. Pažljivo proučite sve gore opisane točke i slobodno se bacite na posao. Ne zaboravite da pismo ne smije sadržavati pravopisne, interpunkcijske i stilske pogreške.

Nastavljamo razgovarati o potraživanjima. Ovdje - otprilike kako napisati žalbu kupcu (naručitelju) u ime prodavatelja. Ova neugodna potreba može se javiti svakome od nas. Smislit ćemo kako pravilno napisati pritužbu i poslati je primatelju kako bi se čuli naši zahtjevi.

Sjetimo se glavnih pravila bilo koje tvrdnje.

Prvo, adresat mora prekršiti nešto (sporazum, red, zakon itd.). Ovo je vrlo važno, posebno u vezi sa zahtjevima pojedinaca. Osjetite razliku: prigovor da je konobar krivo ispisao račun s priloženom potvrdom i prigovor jer je isti konobar bio neljubazan.

Drugo, zahtjev mora biti popraćen dokumentima koji potvrđuju povredu vaših prava: čekovi, kopije ugovora i jamstvenih kartica itd. Što je više dokaza o kršenju, veće su šanse za zadovoljenje zahtjeva.

Treći, zahtjevi. Trebali bi imati zahtjev. Čini se da je to očito, ali često nailazimo na pritužbe koje ili jednostavno navode kršenje ili sadrže izraz "Molimo vas da nešto poduzmete". Molimo vas da u cijelosti navedete mjere za koje smatrate da bi ih trebalo poduzeti.

Kako ispravno opisati svoje zahtjeve? Najčešće se prilikom pisanja reklamacije kupac rukovodi Zakonom o zaštiti prava potrošača (RF Zakon od 07.02.1992 br. 2300-1 “O zaštiti prava potrošača”), odnosno njezin članak 18. koji je tzv “Prava potrošača kada se na proizvodu otkriju nedostaci”. Kupac može:

“- zahtijevati zamjenu za proizvod iste marke (isti model i (ili) artikl);

- zahtijevati zamjenu za isti proizvod druge marke (model, artikl) uz odgovarajući preračun kupoprodajne cijene;

- zahtijevati razmjerno smanjenje kupoprodajne cijene;

– zahtijevati od potrošača ili treće osobe trenutačno, besplatno otklanjanje nedostataka na robi ili naknadu troškova za njihovo otklanjanje;

- odbiti ispunjenje kupoprodajnog ugovora i zahtijevati povrat plaćenog iznosa za robu. Na zahtjev prodavatelja i o njegovom trošku, potrošač je dužan vratiti proizvod s nedostatkom.

U tom slučaju potrošač također ima pravo zahtijevati punu naknadu za gubitke koje mu je prouzročila kao posljedica prodaje robe neodgovarajuće kvalitete. Gubici se nadoknađuju u rokovima utvrđenim ovim zakonom kako bi se zadovoljili relevantni zahtjevi potrošača.”

Bilješka - u tužbenom zahtjevu može biti naznačen samo jedan od navedenih zahtjeva. Ne možete u isto vrijeme zahtijevati, recimo, popravak proizvoda i iznos koji je za njega plaćen.

Sada izravno o kako napisati žalbu. Za njega ne postoji unificirani oblik, što znači da je napisan u relativno slobodnom obliku. Pismo prigovora može biti otipkano na računalu, a može se i pisati rukom, to je nevažno i za to ne postoji posebno pravilo.

U gornjem desnom kutu lista piše odredište: prvo njegov položaj, zatim njegova organizacija, na kraju - inicijali i prezime u dativu. Ovdje iza riječi “od” pišemo u genitivu vaši podaci: puno ime, prezime i patronim, adresa i kontakt telefon. Podsjećamo da primatelj ima pravo ne prihvatiti anonimne zahtjeve, kao i pisma bez kontakt podataka pošiljatelja.

Generalni direktor Tissue Store LLC

I.V. Romanova

od Svetlane Arkadjevne Mihajlove,

Poštanski ured adresa 123456, Iževsk, ul. Dubravskaya, 24, kv. 7,

tel. mob. 8-123-321-45-67

Zatim slijedi titula: ZAHTJEV. Preporučujem da ovu riječ ukucate (pišete) velikim slovima.

Nakon ovoga prelazimo na glavni dio i navedite činjenice: što se dogodilo, kada, kako možete potvrditi povredu svojih prava. Potrebno je pozvati se na norme koje je prekršio naslovnik tužbe. Imajte na umu da je normalno Kupci nisu dužni znati točan članak zakona niti tražiti pravni savjet. Stoga će biti dovoljno uputiti na Zakon o pravima potrošača ili drugi normativni akt, koji je prekršen, bez specifikacije. Ako je ugovor, čiju kopiju imate u rukama, prekršen, navedene su klauzule. Ne zaboravite što je gore rečeno: svakako navedite svoje zahtjeve u pritužbi.

Na primjer:

Dana 25. rujna 2011. u trgovini “Zdravlje” kupila sam kozmetički set za njegu kose “Beauty” u vrijednosti od 500,00 rubalja (prilažem račun br. 01/0034 od 25. rujna 2011.). Kod kuće, kad sam otvorila set, otkrila sam da je svoj kozmetici koja se nalazi u njemu istekao rok trajanja: istekao im je 1. rujna 2011. godine. 26. rujna Elena Sokolova, viša prodavačica u trgovini Zdorovye, odbila mi je vratiti novac za proizvod niske kvalitete bez objašnjenja razloga. Ovakve radnje predstavljaju kršenje Zakona o pravima potrošača. Zahtijevam da vratim iznos od 500 rubalja plaćenih za ovaj set, inače ću biti prisiljen kontaktirati Odjel za zaštitu prava potrošača.

Dana 16. kolovoza naručio sam kauč na razvlačenje iz trgovine "Najbolji namještaj", koja se nalazi u Ulyanovsk, Pionerov Avenue, 4. Voditelj trgovine Evgeniy Perov sklopio je sa mnom kupoprodajni ugovor br. 456. Uplatio sam 100% unaprijed u iznosu od 20.500,00 rubalja (ček od 16.08.2011. br. 5). Prema klauzuli 3.3. ugovora, namještaj mi je trebao biti dostavljen na dom 20.08. No, to se još nije dogodilo, što je kršenje ugovora. Sukladno članku 23.1. Zakon Ruske Federacije od 07.02.1992 br. 2300-1 “O zaštiti prava potrošača” Zahtijevam prijenos unaprijed plaćene robe meni najkasnije do 12. rujna. U protivnom ću biti prisiljen ići na sud.

Obavezni dio tužbenog pisma je. Ovdje pažljivo navodimo sve kopije dokumenata priloženih uz pismo. Bilješka - priložiti kopije! Tko zna hoće li vaš sukob završiti na sudu, a tada će vam trebati originali.

Prijave:

1. Kopiraj račun broj 34-3453 od 15.09.2011.godine za 1 l. u 1 primjerku.

2. Kopija ugovora o nabavi broj 1234-P od 15.09.2011., 5 str. u 1 primjerku.

3. Fotografije oštećene robe za 8 listova. u 1 primjerku.

Nakon aplikacija, odmaknuvši se malo, stavljamo broj, još jedan red ispod - vaš potpis i nju prijepis:

Viktorova / M.D. Viktorova

Popunjena reklamacija mora biti dostavljena primatelju i mora biti primljena potvrda da je prihvaćena. Ako možete osobno doći u ured, učinite to. Predajte pismo tajnici ili uredu i provjerite je li naveden datum prijema. Ako je primatelj daleko ili sumnjate da će vaš zahtjev biti prihvaćen, koristite usluge: poslati naručeno pismo uz opis priloga i obavijest.

Morate odgovoriti u roku od 30 dana od datuma primitka pisma zahtjeva.