Svaki poduzetnik, bez obzira na primjenjivi porezni režim i broj zaposlenih, dužan je podnijeti razne podatke Ruskom mirovinskom fondu, od općih izvješća o doprinosima za osiguranje do podataka iz personaliziranih evidencija za svakog zaposlenika. Istodobno, Mirovinski fond je uspostavio sljedeća ograničenja:

1. Tvrtke s prosječnim osobljem do 25 ljudi mogu razmjenjivati ​​dokumente s Mirovinskim fondom Rusije u bilo kojem obliku (papirnatom ili elektroničkom). No, imajte na umu pojašnjenje: ako je poduzetnik jednom pokušao elektronički izvještavati Fond, više neće moći prijeći na papirnatu razmjenu dokumenata s Mirovinskim fondom;
2. Organizacije s više od 25 zaposlenih dužne su dostavljati izvješća samo na u elektroničkom obliku.

Statistike pokazuju da u ovom trenutku lavovski udio tvrtki (oko 80 posto) preferira elektroničko vođenje dokumenata s mirovinskim fondom.

Kako se spojiti na elektronički protok dokumenata Mirovinskog fonda Rusije?

Za početak razmjene podataka sa Zavodom za mirovinsko u elektroničkom, a ne papirnatom obliku potrebno je, prije svega, sklopiti ugovor sa Zavodom za mirovinsko o upravljanje elektroničkim dokumentima. Uzorak ovog dokumenta možete dobiti ili u teritorijalnom odjelu Mirovinskog fonda Ruske Federacije na mjestu registracije tvrtke ili preuzimanjem sa službene web stranice. Nakon toga morat ćete ga točno i točno ispuniti, kao i sastaviti zahtjev za povezivanje s elektroničkim protokom dokumenata Mirovinskog fonda Rusije, pazeći na točan unos podataka o tvrtki (pojedinosti), inače zaposlenici vladine agencije neće prihvatiti vaš ugovor o elektroničkom protoku dokumenata s mirovinskim fondom Rusije. Ako sve bude u redu, vašem će dokumentu odmah biti dodijeljen jedinstveni broj i obavijest o njemu zajedno s datumom potpisivanja papira. Sam ugovor, koji daje pravo korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima s mirovinskim fondom, bit će izdan nešto kasnije.

Nakon toga morat ćete proći kroz sljedeće korake na putu povezivanja na sustav elektroničkog upravljanja dokumentima Mirovinskog fonda Rusije:

• Korak 1. Odaberite i kupite specijalizirano softver, koji vam omogućuje izradu izvješća i njihovo elektroničko slanje u Fond;
• Korak 2. Kupite kriptografski softver potreban za šifriranje podataka i rad s elektroničkim digitalnim potpisima;
• 3. korak Odaberite certifikacijski centar i s njim sklopite ugovor za pružanje specijaliziranih usluga (izrada i stalna podrška ključeva elektroničkog potpisa);
• Korak 4. Odlučite koji će zaposlenici u vašoj organizaciji imati pravo koristiti elektronički digitalni potpis;
• Korak 5. Pobrinite se za informacijske i fizičke sigurnosne mjere za opremu i softver.

Upute za spajanje
na PFR sustav za elektroničko upravljanje dokumentima:

Kada završite sve gore navedene korake, sve što trebate učiniti je razmijeniti podatke sa Zakladom u testnom načinu rada. Ako sve bude u redu, moći ćete odmah započeti puni industrijski rad PFR sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Kao što vidite, nema ništa komplicirano u procesu povezivanja s elektroničkim protokom dokumenata Mirovinskog fonda, samo trebate odabrati pravi softver i opremu da biste započeli elektroničku razmjenu izvješća s Fondom.

Povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima mirovinskog fonda s VLSI

Koje prednosti mirovinskom fondu pruža elektroničko vođenje dokumenata?

Implementacija sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima Mirovinskog fonda Rusije omogućit će vam ne samo da se pridržavate zahtjeva ovog državnog tijela, već i da dobijete puno pogodnosti:

• Mogućnost slanja podataka Fondu u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg mjesta, što će biti posebno važno za tvrtke koje imaju samostalne računovođe. Više nećete morati ovisiti o radnom vremenu Mirovinskog fonda i tijekom izvještajnog razdoblja biti vezani za teritorijalnu lokaciju podružnica Fonda;
• Ušteda vremena, jer ni vi ni vaši zaposlenici nećete morati ići u mirovinski fond, jer će informacije tamo biti poslane unaprijed putem upravljanja elektroničkim dokumentima mirovinskog fonda;
• Jamstva autentičnosti, sigurnosti i povjerljivosti podataka koji se prenose kroz sustav;
• Smanjenje grešaka zbog ljudskog faktora, jer će cijeli proces pripreme i slanja izvješća voditi automatizirani sustav elektroničko upravljanje dokumentima Mirovinski fond, a ne ljudi;
• Ubrzani postupak ispravljanja podataka u izvješćima izravno iz ureda. Da biste to učinili, više ne morate putovati do Zaklade;
• Jamstvo ispravne registracije dolaznih poruka iz Fonda, nepostojanje rizika povezanih sa slučajnim gubitkom paketa dokumenata.

Prednosti PFR sustava: elektroničko upravljanje dokumentima.

Predlažemo da uspostavite protok dokumenata s Mirovinskim fondom i drugima vladine agencije pomoću softverskog proizvoda

Za aktivaciju usluge potrebno je:

Ukoliko su podaci u prijavi točni, mi ćemo u roku od 3 radna dana od zaprimanja iste obračunati trošak naručenih usluga prema aktualnim cijenama objavljenim na našim stranicama te izvršiti preračun pretplatu od razdoblja u kojem je usluga aktivirana (sukladno točki 2.3. Postupka za plaćanje usluga u EDF sustavima).

Također smo spremni doći k vama i pomoći vam u postavljanju programa. Da biste pozvali Taxcom stručnjaka, nazovite nas na (495) 730–73–45 ili pišite na

Nastavljam seriju objava odgovora na pitanja u sklopu kampanje.

Poduzetnik sam, odlučio sam izvješća podnositi putem interneta i suočio sam se s činjenicom da mi sustav traži “datum i broj ugovora s Mirovinskim”. Kakav je to ugovor i kako ga sklopiti? Zašto mogu podnositi izvješća poreznoj upravi i Fondu socijalnog osiguranja bez ikakvih ugovora?

Počet ću, možda, s odgovorom na drugo pitanje, koje je više općefilozofske naravi i odnosi se na retoričke. Da, sustav je takav da nisu potrebne dodatne radnje za podnošenje izvješća Federalnoj poreznoj službi i Fondu socijalnog osiguranja; dovoljno je povezivanje s bilo kojim elektroničkim sustavom za upravljanje dokumentima. Zašto sve nije u redu s mirovinskim fondom, ne mogu odgovoriti, ali mogu izvijestiti da su odobreni propisi za interakciju mirovinskog fonda s osiguranicima (tj. poslodavcima, obveznicima doprinosa za obvezno mirovinsko osiguranje svojih zaposlenika) ( dokument trenutno na snazi ​​s izmjenama i dopunama naredbe od 10.06.2009. br. 116r, od 19.03.2010. br. 75r), a tamo je izravno navedeno da se elektronički dokumentotok između mirovinskog fonda i osiguranika odvija na temelju odgovarajućeg sporazumi, istim nalogom odobren je standardni obrazac sporazuma.

Kako sklopiti ugovor?

Najlakši način je preuzeti tipski obrazac s web stranice mirovinskog, ispuniti ga, isprintati, ovjeriti potpisom ovlaštene osobe, ovjeriti pečatom i donijeti dva primjerka u ured mirovinskog po mjestu prijave poduzetnik (ili lokacija organizacije).

Inspektor nadležan za organizaciju elektroničkog upravljanja dokumentima od Vas prihvaća oba primjerka ugovora, evidentira ih u nekom od svojih posebnih dnevnika i odmah Vam daje datum i broj ugovora, koji možete koristiti prilikom podnošenja izvješća. Sam ugovor koji potpisuje Mirovinski izdaje se nešto kasnije, ali to više nije bitno, ne sjećam se niti jednog slučaja u praksi da osiguraniku treba svoj primjerak Ugovora. Vama je najvažnije da dobijete datum i broj ugovora i to odmah dobijete.

DODANO: Nakon objave, od mojih prijatelja primljena su dva korisna komentara, za koje sam smatrao da je potrebno prikazati u ovom članku.

Prvo, komentar tehničkog stručnjaka Alexandera Kolybelnikova, koji odgovara na pitanje "Zašto je takav postupak predviđen samo za Mirovinski fond Rusije."

...jer se izvještaji predaju poreznoj i PZO-u s certificiranim elektroničkim potpisom, ali ne i mirovinskom. To su značajke tehničkog rješenja, one utječu na pravni značaj tijeka dokumenata.

Da budem iskren, kao korisniku neupućenom u ove tehničke detalje, razlike mi nisu baš jasne, a izravno sam u komentarima naveo da ne primjećujem razliku, nisam dobio nikakve dodatne ključeve za slanje izvješća posebno na Mirovinski, ja osobno imam samo jedan pristup Kontur sustavu i nemam dodatnih ključeva. Ali ako tehničkim propisima Različito je za različite odjele, priznajmo, samo to trebamo uzeti u obzir i implementirati. Posebno bih vam skrenuo pozornost na činjenicu da ako netko želi detaljno razumjeti tehničke postupke, uputit ću vas na Alexandera (klikom na gornji link pronaći ćete i tekst njegovog komentara i njegov profil ), obećao je još nešto ispričati na ovu temu, dakle kako se profesionalno bavi ovim pitanjima.

I drugi važan dodatak Marine Mishukove, tiče se prakse sastavljanja ugovora:

Nažalost, u Moskvi i Moskovskoj regiji trebate uzeti ugovor iz svog UPFR-a (možete ga napisati na flash pogon). U standardnom ugovoru zaposlenici Fonda morali bi osobno unijeti podatke o svom UPFR-u, ali u "njihovoj" verziji ti su podaci već ispisani.

Uzimajući u obzir ovaj komentar, očito nema smisla sami ispisivati ​​tekst ugovora, već morate otići izravno na Mirovinski fond, a tamo ili - da ubrzate proceduru - rukom ispunite ugovor sa svojim podacima ili uzmite od njih elektronsku verziju, sami je ispunite pa isprintajte i donesite.

Hvala mojim dragim prijateljima koji komentiraju. Zaista cijenim svako sudjelovanje u mojim aktivnostima.

Za jednostavno povezivanje korisnika s elektroničkim protokom dokumenata s regulatornim tijelima (Savezna porezna služba, Mirovinski fond Ruske Federacije, Fond socijalnog osiguranja, Rosstat, Rosalkogolregulirovanie), možete koristiti „1C: Pomoćnik za povezivanje izvješća“. Omogućuje vam da ispunite zahtjev za povezivanje s 1C-Izvješćivanjem i pošaljete ga putem Interneta.

1. Za popunjavanje prijave na kartici „Dokumentotok” u obliku elementa imenika „Organizacije” odaberite stavku „Zahtjev za spajanje na elektronički dokumentotok”.

2. Ako radite putem interneta (servis 1cfresh.com), morat ćete instalirati vanjsku komponentu za rad s kriptografijom. Za instalaciju komponente kliknite Nastavi u prozoru koji se otvori.

Provjerite je li vanjska komponenta instalirana, što će biti označeno odgovarajućim dijaloškim okvirom u kojem trebate kliknuti OK.

3. Čarobnjak koji se otvori pomoći će vam da ispunite i predate zahtjev za povezivanje. Napomena: preporučljivo je ispuniti zahtjev za povezivanje s računala s kojeg planirate u budućnosti obrađivati ​​dokumente.

4. Za rad s uslugom 1C-Reporting potreban vam je program za zaštitu podataka - kriptoprovajder. Pomoćnik provjerava prisutnost programa kriptoprovajdera instaliranih na računalu. Ako nije instaliran nijedan pružatelj kripto usluga, pomoćnik za povezivanje ponudit će preuzimanje i instaliranje takvog programa s web stranice proizvođača. Trenutno program podržava kripto pružatelje ViPNet CSP (OJSC InfoTeKS) i CryptoPro CSP (CRYPTO-PRO).

Uvjeti distribucije alata za kriptografsku zaštitu informacija mogu se pronaći na web stranicama njihovih programera, poveznice na koje se nalaze na obrascu.

5. Za dovršetak instalacije programa cryptoprovider, računalo će se morati ponovno pokrenuti. Ako se čarobnjak zatvori (zbog instaliranja kriptoprovajdera i ponovnog pokretanja računala), sljedeći put kada pokrenete program, pomoćnik će se automatski otvoriti u istom koraku. Nakon instaliranja kriptoprovajdera, drugi korak će izgledati ovako:

6. Ako su instalirana dva kripto pružatelja usluga, izdat će se upozorenje o potrebi uklanjanja jednog od njih:

7. U sljedećem koraku potrebno je upoznati se s tekstom ugovora o pristupanju pravilniku certifikacijskog centra. Za nastavak morate potvrditi prihvaćanje uvjeta ugovora.

8. Zatim morate navesti Matični broj programa, odaberite organizaciju koju planirate povezati, zaposlenika koji posjeduje certifikat ključa te navedite regulatorna tijela kojima planirate podnositi izvješća. Kada označite potvrdni okvir "Rosstat", automatski će biti odabran potvrdni okvir "Savezna porezna služba" (povezivanje s Rosstatom nije moguće bez povezivanja sa Saveznom poreznom službom).

9. Zatim morate provjeriti jesu li podaci o organizaciji ispravno popunjeni. Osnovne podatke o organizaciji možete uređivati ​​u imeniku otvaranjem poveznice s nazivom organizacije. Podaci o kontaktu mogu se uređivati ​​izravno u obrascu čarobnjaka. Ovdje su također navedeni kontakt brojevi putem kojih će predstavnik specijaliziranog telekom operatera kontaktirati korisnika radi sastanka i pripreme dokumentacije za priključenje.

10. U sljedećem koraku potrebno je provjeriti podatke o osobi za koju će se izdati kvalificirani certifikat digitalni potpis potrebno za protok dokumenata. Obično je takav zaposlenik voditelj organizacije. Kada odaberete zaposlenika, program će ispuniti polja podacima o njemu. Te podatke potrebno je pažljivo provjeriti i po potrebi popuniti obavezna polja koja nedostaju (urediti putem poveznice).

11. Zatim trebate provjeriti i, ako je potrebno, urediti kodove inspekcije Savezne porezne službe, podružnice Mirovinskog fonda, teritorijalnih tijela Savezne porezne službe i Rosstata. Ako organizacija podnosi izvješća više od jednog poreznog tijela, naznačeno je nekoliko kodova Savezne porezne službe.

U sljedećem koraku pomoću programa kriptoprovajdera generira se ključ elektroničkog potpisa.

Ključ se, ovisno o kriptoprovajderu, može postaviti na vanjski uređaj ili na računalo korisnika.

Nakon odabira smještaja elektronički ključ od vas će se tražiti da postavite lozinku.

Kada stvarate tipku za rad generatora slučajnih brojeva, morat ćete pritiskati tipke na tipkovnici ili pomicati miš nasumičnim redoslijedom.

Po završetku izrade ključa, aplikacija će se putem interneta prenijeti operateru posebnih komunikacija.

Rad s prethodno ispunjenim prijavama

Nakon zaprimanja prijave, predstavnik posebnog operatera kontaktirat će korisnika putem podataka navedenih u odjeljku „Kontakt informacije“ u aplikaciji radi rješavanja organizacijskih pitanja vezanih uz priključak (papirologija i po potrebi plaćanje).

Da biste nastavili s radom, morate pričekati da vaša prijava bude odobrena. Popis prethodno ispunjenih prijava moguće je pregledati klikom na poveznicu „Popis prijava” na kartici „Tijek dokumenata” u obliku elementa imenika „Organizacije”. S popisa možete ići na određenu aplikaciju. Kako biste provjerili status svoje prijave, možete koristiti gumb "Ažuriraj status prijave". Program će automatski zatražiti ažuriranje statusa aplikacije s poslužitelja posebnog operatera ako je prošlo više od jednog dana od slanja.

Tijekom procesa povezivanja certifikacijski centar će izdati certifikat na ime zaposlenika navedenog prilikom ispunjavanja zahtjeva, a novom pretplatniku će se kreirati račun na serveru posebnog operatera koji je neophodan za protok dokumenata.

Ako dođe do pogreške tijekom povezivanja s 1C-Izvješćivanjem, razlog možete provjeriti u pomoćniku.

Ako je zahtjev odobren, možete započeti s dovršetkom postavljanja elektroničkog upravljanja dokumentima s regulatornim tijelima, a na ekranu će se prikazati sljedeći obrazac.

I u posljednjem koraku će se prikazati sljedeći dijaloški okvir.

Nakon izvršenih svih potrebnih postavki, korisnik može odmah započeti s upravljanjem dokumentima (slanje izvješća i razmjena ostalih dokumenata). U budućnosti, kada se postavke toka dokumenata promijene (na primjer, promjena certifikata u regulatornom tijelu), te će se promjene automatski odraziti u informacijska baza– korisnik ne mora samostalno pratiti i odražavati promjene u postavkama programa.

Do danas preko 80% osiguranici su prešli na elektroničko upravljanje dokumentima u Ruskom mirovinskom fondu. Elektroničko upravljanje dokumentima pogodno je i za osiguranika i za mirovinski fond. Štedi vrijeme, papir i pomaže u brzom prepoznavanju i ispravljanju pogrešaka u izvješćima.

• Organizacija u kojoj prosječan broj zaposlenici 25 ljudi ili više, moraju se prijaviti u mirovinski fond samo elektronskim putem.
• Ako ima manje od 25 zaposlenika, tada voditelj ima pravo birati hoće li izvješća podnositi u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Mirovinski fond Rusije preporučuje da sve organizacije prijeđu na elektroničku razmjenu dokumenata. U tom slučaju, izvješća se mogu podnijeti mirovinskom fondu u elektroničkom obliku s Elektronički potpis osobno ili poslati putem telekomunikacijskih kanala.

Koje podatke trebam dostaviti mirovinskom fondu?

Osiguravatelji su dužni Mirovinskom fondu Rusije, kao i svim zaposlenicima, osigurati obvezno mirovinsko i zdravstveno osiguranje prema jedinstvenom obrascu izvješća odobrenom Odlukom Upravnog odbora Mirovinskog fonda Ruske Federacije, koji je registriran kod Ministarstvo pravosuđa Ruske Federacije 18. veljače 2014. Izvješće se podnosi na jedinstvenom obrascu kvartalno.

Dekretom Mirovinskog fonda Ruske Federacije od 1. veljače 2016. br. 83p uveden je novi oblik javljanje mirovinskom fondu je podatke o osiguranicima. Pretpostavlja se da su od travnja 2016. organizacije dužne mjesečno dostavljati sljedeće podatke za svakog zaposlenika:

• broj osiguranja pojedinog osobnog računa;
• prezime, ime i patronim;
• Identifikacijski Broj Poreznog Obveznika.

Softver za ispunjavanje obrazaca za izvješćivanje dostupan je u javni pristup na internetskim resursima Ruskog mirovinskog fonda. Ovi programi omogućuju ne samo stvaranje izvješća, već i provjeru pogrešaka, što uvelike olakšava proces pripreme i podnošenja izvješća za organizacije.

Personalizirani računovodstveni podaci o osiguranicima

Individualno (personalizirano) računovodstvo je vođenje registra podataka o osiguranicima za ostvarivanje njihovih prava na mirovinu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Svi osiguranici moraju biti prijavljeni u OPS sustav, odnosno imati otvoren osobni račun i dobiti potvrdu o osiguranju.

Podaci o plaćama, obračunatim i uplaćenim premijama osiguranja za osiguranike, te stažu osiguranja dostavljaju se prema podacima računovodstvo I kadrovske isprave, kojim se potvrđuju uvjeti rada osigurane osobe.

Predstavljaju se svaki kvartal V teritorijalna tijela Mirovinski fond prema obrascima koje odobrava Upravni odbor Mirovinskog fonda.

Organizacije daju podatke o svim osiguranicima sljedeće informacije:

• broj osiguranja osobnog računa (SNILS);
• prezime, ime, patronim;
• datum sklapanja ugovora;
• datum otkaza;
• razdoblja aktivnosti povezana s određenim uvjetima rad;
• iznos prihoda na koji se obračunava premije osiguranja;
• iznos obračunatih premija osiguranja za obvezno zdravstveno osiguranje;
• druge podatke potrebne za točan izračun osiguranja i kapitalizirane mirovine.

Izvještavanje o premijama osiguranja

Poslodavci koji plaćaju plaće pojedinaca, mora obračunati i prenijeti premije osiguranja u državne izvanproračunske fondove. Doprinosi se obračunavaju po obračunu plaće, a doprinose je potrebno prenijeti sljedeći mjesec do 15.

Na kraju izvještajnog razdoblja osiguranici su obvezni izvješćivati ​​Zavod za mirovinsko o obračunatim i uplaćenim doprinosima, odnosno kvartalno. Izvješće 1 prihvaćaju tijela Mirovinskog fonda Ruske Federacije na mjestu organizacije.

Izvješće RSV-1 Zavodu za mirovinsko osiguranje podnose oni osiguranici koji isplaćuju plaće i druge naknade na temelju ugovora o djelu ili građanskopravnih ugovora.

Dakle, izvješće o obveznom zdravstvenom osiguranju i doprinosima za obvezno zdravstveno osiguranje u mirovinski fond potrebno je dostaviti:

1. Sve organizacije bez obzira na porezni režim.
2. Odvojeni dijelovi organizacija, koji imaju zasebnu bilancu, bankovni račun, samostalno obračunavaju plaće za pojedince i nalaze se na teritoriju Ruska Federacija. Ako se jedinica nalazi izvan zemlje, izvješće podnosi matična organizacija po mjestu upisa.

   Važno je znati da su organizacije i njihovi odjeli dužni podnijeti izvještaj Mirovinskom fondu Ruske Federacije, čak i ako plaće i druge naknade nisu obračunate tijekom izvještajnog razdoblja.

3. Individualni poduzetnici, ako s fizičkim osobama imaju sklopljene sljedeće vrste ugovora:
   • ugovori o radu;
   • ugovor o autorskoj narudžbi;
   • građanskopravni ugovori;
   • ugovor o otuđenju prava na djelima književnosti, znanosti, umjetnosti;
   • ugovori o licenciranju.
4. Odvjetnici, javni bilježnici koji se bave privatnom praksom i sa zaposlenicima sklapaju ugovore o radu.
5. Pojedinci, nije formatirano kao individualni poduzetnici, ali koji su sklopili ugovore o radu s drugim osobama radi primanja pomoći u kući.

Obrazac dostavljenih dokumenata

Odlukom Upravnog odbora PFR od 4. lipnja 2015. N 194p odobren je RSV-1 PFR - novi jedinstveni oblik plaćanja prema obračunatom i plaćenom. Organizacije su se počele podnositi nova uniforma RSV-1 Mirovinski fond, počevši s dostavom izvješća za II kvartal 2015. godine. Uveden je jedinstveni obrazac za izvješćivanje RSV-1 PFR za sve kategorije osiguravatelja koji provode isplate i druge naknade fizičkim osobama. Izvještaj obuhvaća podatke o obračunanim i uplaćenim doprinosima za obvezno zdravstveno osiguranje i obvezno zdravstveno osiguranje u izvještajnom razdoblju. U obrazac se unose i personalizirani računovodstveni podaci.

• Jedinstveni obrazac za izvješćivanje omogućio je smanjenje količine podataka za izvješćivanje i spriječio odstupanja između podataka koje organizacija pruža o personaliziranom računovodstvu i premijama osiguranja.
• Objedinjeno izvješćivanje podnosi se Mirovinskom fondu Rusije svako tromjesečje najkasnije do 15. 2. kalendarski mjesec,u papirnatom obliku, a u elektroničkom obliku najkasnije do 20. dana 2. kalendarskog mjeseca koji slijedi nakon izvještajnog razdoblja.

Ako zadnji dan roka pada na vikend ili praznik, zadnjim danom dostave smatra se sljedeći radni dan.

Razmjena elektroničkih dokumenata s mirovinskim fondom Rusije

Prelaskom na elektroničko vođenje dokumenata osiguranik dobiva nekoliko sljedećih prednosti:

1. Jamstvo povjerljivosti prenesenih informacija.
2. Povećana brzina rada, jer sustav omogućuje slanje izvješća bilo koji dan i bilo koje vrijeme.
3. Ušteda vremena računovođe, jer nema potrebe za posjetom mirovinskom fondu.
4. Mogućnost provjere izvješća prije slanja u fond, što vam omogućuje da podnesete izvješća prvi put.
5. Mogućnost brzog ispravljanja pogrešaka koje je Mirovinski fond Rusije pronašao u izvješćima.
6. Prilikom slanja dokumenata osiguranik elektroničkim putem dobiva informaciju o primitku izvještaja i rezultatima njegove provjere.
7. Mogućnost stvaranja arhiva u organizaciji u elektroničkom obliku za sav protok dokumenata s tijelima mirovinskog fonda.

Za podnošenje izvješća elektroničkim putem potrebno je Elektronički potpis(EP) čelnika organizacije. Neprihvatljivo je korištenje digitalnog potpisa od strane osobe koja nije njegov vlasnik.

Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata

Da bi se prebacila na elektroničko upravljanje dokumentima, organizacija mora kontaktirati Mirovinski fond i formalizirati “Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu za upravljanje elektroničkim dokumentima”. Također trebate učiniti sljedeće:

• Softver za izvješćivanje o kupnji.
• Kupite kriptografski softver za šifriranje i rad s elektroničkim potpisima.
• Sklopite ugovor s certifikacijskim centrom koji pruža usluge izrade i podrške ključeva elektroničkog potpisa.
• Imenovati odgovornu osobu iz reda zaposlenika organizacije za korištenje ključeva elektroničkog potpisa.
• Osigurajte zaštitu od neovlaštenog pristupa opremi na kojoj su instalirani gore navedeni programi i magnetskim medijima ključeva.

Kako biste provjerili svoju spremnost za početak rada, potrebno je izvršiti probnu razmjenu poruka s Mirovinskim fondom, nakon čega možete prijeći na stalne radne aktivnosti.

Izvješćivanje mirovinskom fondu u elektroničkom obliku

Postupak elektroničke razmjene dokumenata putem telekomunikacijskih kanala sa Zavodom za mirovinsko osiguranje je kako slijedi:

1. Osiguranik prilikom prijenosa elektroničkih dokumenata iste potpisuje elektroničkim potpisom i kriptira posebnim softverom prije slanja.
2. Zatim osiguranik šalje dokumente teritorijalnom uredu mirovinskog fonda Rusije.
3. Obavijest o dostavi smatra se potvrdom dostave elektroničkog izvješća.
4. Radnje primanja i slanja elektroničkih dokumenata djelatnici mirovinskog fonda obavljaju tijekom cijelog radnog dana.
5. Zaposlenici mirovinskog fonda moraju provjeriti prisutnost elektroničkog potpisa u primljenim datotekama, a potpis ne smije biti iskrivljen. Nakon toga ovlaštene osobe provjeravaju potpunost i točnost zaprimljenih podataka, sastavljaju zapisnik o ovjeri dokumenta i elektronički ga potpisuju ugovaratelju osiguranja.

Ako je potrebno, teritorijalna tijela mirovinskog fonda i osiguranik imaju mogućnost razmjenjivati ​​pisma i zahtjeve putem telekomunikacijskih kanala u bilo kojem obliku. Ti su dokumenti također potpisani elektroničkim potpisom, a njihova dostava potvrđuje se potvrdom o primitku (obavijesti).

Svi dokumenti s elektroničkim potpisom, uključujući i obavijesti, ostaju u arhivi upravljanja elektroničkim dokumentima.

Zaključak

Danas je za svakog osiguranika važno pravovremeno i učinkovito podnošenje jer nepodnošenje izvješća na vrijeme prijeti mu znatnim novčane kazne.

Elektroničko vođenje dokumenata vrlo je pouzdan, brz i ekonomičan način komunikacije s Zavodom za mirovinsko osiguranje koji značajno olakšava proces podnošenja izvješća u Zavod za mirovinsko osiguranje.

Rad sustava elektroničkog upravljanja dokumentima s Mirovinskim fondom Rusije u našoj zemlji dobro je uspostavljen. Unatoč tome, ruski mirovinski fond preporuča osiguranicima da izvješća ne šalju zadnji dan, već da ih dostave unaprijed, čime će se otkloniti pogreške, ako ih bude.