Prije nekoliko godina o elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima govorilo se kao o svijetloj budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i državna poduzeća. Ali najvažnije je da potražnja za EDMS-om stalno raste. elektroničko upravljanje dokumentima i kako to funkcionira, razmotrit ćemo primjer sustava koji djeluju u Ruskoj Federaciji.

Preduvjeti

Za bolje razumijevanje funkcioniranja EDMS programa potrebno je pregledati osnovne pojmove i zadatke. Ključni su čimbenici o kojima ovisi odabir pojedinog sustava.

Ako organizacija može funkcionirati u uvjetima neformalnog upravljanja, onda nema potrebe za upravljanjem dokumentima. Pojavom poslovnih procesa javlja se potreba za upravljanjem mehanizmom uz pomoć uredne dokumentacije. Ako se s papirima ne pozabavite na vrijeme, oni će se početi nakupljati i gubiti.

Kao alternativa papirnatim medijima, posebna shema pohranjivanje datoteka na poslužitelj. Ali ni to ne djeluje dugo. S rastom obujma poduzeća raste i potreba za pohranjivanjem i sinkronizacijom informacija.

Postavlja se dilema: da li za pohranu informacija koristiti stare papirnate medije ili EDMS. Što je toliko važno što možete dobiti zahvaljujući elektroničkom sustavu? Povećajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinak

Učinkovitost se može povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultate. Dokumenti EDMS omogućuju postizanje dva cilja odjednom. Odnosno, implementacija sustava omogućuje organizaciji da troši manje, ali zaradi više.

Smanjenje troškova provodi se smanjenjem troškova papira, gubitka vremena, ubrzavanjem procesa razmjene informacija, promjenom korporativne kulture.

Da biste procijenili učinkovitost koju pruža EDMS program, morate izračunati vrijeme potrošeno na papirologiju. Konzultantske kuće procjenjuju da takvi poslovi oduzimaju 20% radnog vremena. U sustavu ruske birokracije za to je potrebno čak i više - 60% vremena. Implementacija EDMS-a smanjit će te troškove najmanje 10 puta.

Uredski poslovi i protok dokumenata

Ova dva pojma su međusobno povezana. Evidencija je pojam koji se odnosi na formalni skup pravila za rad s dokumentima. Neki EDMS sustavi mogu se prilagoditi pravilima uredskog poslovanja, ali postoje i oni sustavi na temelju kojih se uredsko poslovanje već formira.

Dokument je jedinica za pohranu informacija u EDMS-u. Tijek dokumenata formira se iz različiti izvori: ostali sustavi, aplikacije, E-mail, ali prije svega - sa skeniranih papirnatih medija. Stoga su skeneri i druga oprema sastavni dio EDMS-a. Sustav pohranjuje sve dokumente, održava njihovu povijest, osigurava kretanje kroz organizaciju i s njima obavlja poslovne procese.

U takvoj bazi nalazi se odluka, uputa i nalog SED-a. Preko njih se upravlja organizacijom. Uz svaki dokument dolazi "pomoć". Skup polja u obrascu ovisi o vrsti dokumenta. B se pohranjuje kao baza podataka svakog polja takve kartice.

Funkcije i zadaci EDMS-a

Program za upravljanje dokumentima dizajniran je za rješavanje sljedećih zadataka:

• sistematizacija rada s dokumentima.
• stvaranje dokumenata prema predlošcima, njihova registracija i pohrana;
• automatizacija računovodstva;
• klasifikacija dokumenata.

Razmotrimo detaljnije funkcije SED-a. Workflow program se koristi za:

• stvaranje karata.
• formiranje teksta dokumenta;
• spremanje podataka u pdf ili ms word formatu;
• upravljanje pravima pristupa korisnika;
• stvaranje ruta;
• upravljanje protokom dokumenata;
• slanje obavijesti, podsjetnika;
• vođenje dnevnika, imenika, klasifikatora;
• formiranje uputa;
• pretraživanje i potpisivanje dokumenata;
• generiranje izvješća.

Opće funkcije sustava uključuju:

• daljinski rad s dokumentima;
• korištenje DBMS-a za pohranu podataka;
• istovremeni rad sa EDMS;
• sigurnost putem certifikata, bar kodova i personalizacije.

Prednosti i nedostatci

Prelazak na EDMS ima više prednosti nego nedostataka. Međutim, loše organiziran projekt može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi implementacije EDMS-a moraju biti ostvarivi. Pogodnosti uključuju:

• centralizirano strukturirano pohranjivanje informacija;
• isti pristup formiranju i obradi dokumenata;
• korištenje šablona;
• traži;
• revizija pristupa.

Nedostaci uključuju visoke početne troškove i rigoroznu obuku korisnika.

Procesi obrade dokumenata

U SED-u upravljanje elektroničkim dokumentima prolazi kroz niz faza tijekom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši ručno i automatski. U drugom slučaju postavite:

• uvjeti prijelaza između faza;
• odvajanje rute;
• ciklusi obrade;
• pokretanje podprocesa, mjerača vremena, procedura obrade;
• postavljene su korisničke uloge.

Vrste obrade:

• Napravite dokument.
• Uređivanje.
• Preimenovati.
• Potez.
• Očuvanje.
• Indeksiranje.
• Uklanjanje.

EDMS troškovi

Protok dokumenata ne može u potpunosti funkcionirati bez licence, servera, pune konfiguracije i obuke svih korisnika. Svaki od ovih elemenata zahtijeva velike novčane izdatke. Osim toga, ne treba zaboraviti na integraciju EDMS-a s drugim sustavima, ažuriranje baza podataka i softvera, konzultacije o tehničkoj podršci i druge troškove održavanja.

Implementacija EDMS-a

Provedba projekta može trajati nekoliko mjeseci. Proces ovisi kako o broju dokumentacijskih procesa tako io financijskim, organizacijskim i resursnim mogućnostima. Implementacija se provodi prema sljedećem algoritmu:

• stvaranje radne skupine, određivanje voditelja;
• definiranje ciljeva i zadataka;
• provjera postojećih procesa dokumentacije;
• izrada tehničkih specifikacija;
• izbor EDMS-a;
• sklapanje ugovora o implementaciji EDMS-a;
• izrada i odobravanje pravilnika o radu;
• provjera početnog sadržaja imenika;
• preliminarno testiranje EDMS-a;
• Obučavanje zaposlenika;
• testna implementacija EDMS-a;
• analiza rezultata ispitivanja;
• ispravak pogreške;
• puna provedba SED-a.

Greške u implementaciji

Posebnu pozornost treba obratiti na one procese koji zahtijevaju papirnati dokument. Glavna pogreška je umnožavanje papirnatog dokumenta s elektroničkim. To komplicira rad i uzrokuje negativan stav prema automatizaciji. Nitko ne plaća dodatno za dupli posao. Potrebno je izgraditi procese automatizacije bez dupliciranja. Druga greška je nespremnost osoblja. Najčešće se novi procesi doživljavaju neprijateljski. Stoga je potrebno objasniti zaposlenicima zašto se uopće uvodi EDMS, kako bi svjesno pristupili procesu učenja.

Tehnologije pohranjivanja dokumenata

U EDMS-u upravljanje elektroničkim dokumentima sastoji se od atributa na temelju kojih se vrši pretraživanje, klasifikacija, grupiranje i izvješćivanje. Ponekad se dokument stvara prema predlošku, ponekad - prijenosom podataka iz baze podataka. Atributi su pohranjeni u tablicama. Sama datoteka smještena je u mapu za pohranu, informacije iz nje smještene su u direktorij DBMS. Pristup podacima imaju samo korisnici EDMS sustava.

Što je inline skeniranje?

In-line obrada dokumenata s naknadnim smještajem njihovih uzoraka u arhivu provodi se pomoću skenera. Tijekom procesa skeniranja, automatsko stvaranje crtični kod na dokumentu i njegova registracija u bazi podataka s naknadnim usmjeravanjem duž navedene rute.

OCR

Ovaj elektronički sustav za upravljanje dokumentima EDMS pretvara elektroničku sliku dokumenta u foto ili jpeg formatu u tekstualni format. U ovom slučaju koristi se poseban softver u obliku samostalne aplikacije ili integriranog ESCOM.BPM u EDMS. Što je ESCOM.BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata upisanih različitim fontovima. Međutim, vrijedi napomenuti da samostalne aplikacije imaju više značajki i čak prepoznaju rukom pisani tekst.

bar kodiranje

Ova tehnologija pruža skup postupaka za stvaranje i primjenu grafičkog crtičnog koda na dokument. Jedinstveni crtični kod generira se putem poslužitelja sustava. Također pruža identifikaciju dokumenta, njegov brza pretraga u bazi podataka i distribucija u skladišnim mjestima. Prilikom registracije dokumenta, na naljepnici se ispisuje crtični kod koji odgovara identifikatoru elektroničke kartice. Zalijepljen je na papirnatu verziju dokumenta.

EDS

Omogućuje provjeru ispravnosti dokumenta i nepromjenjivosti podataka. Potpisivanje se provodi uz pomoć kriptografskog providera i softverskog ključa – certifikata. Potonji je datoteka u posebnom formatu koja se ponovno generira u centru za izdavanje licenci. Kako biste osigurali sigurnost informacija, trebate pohraniti certifikat na pametnu karticu ili I-Token ključeve. Zaštićeni su PIN-om. Ako se PIN unese netočno nekoliko puta, certifikat će se automatski blokirati.

Pretraživanje cijelog teksta i atributa

Pretraživanje atributa se vrši kroz poseban obrazac za nekoliko vrijednosti iz polja kartice. Na primjer, kriterij "Račun" traži podatke u polju "Primatelj" ili "Pošiljatelj". Pritom sustav uspoređuje unesene kriterije s podacima na karticama i u rezultat upisuje one kartice koje su odgovarale. Pretraživanje se provodi uzimajući u obzir točna ili djelomična podudaranja.

Pretraživanje cijelog teksta provodi se prema podacima u samom dokumentu, uključujući i oblike riječi putem ugrađenih DBMS alata, kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za potpunu pretragu datoteke moraju biti unesene u bazu podataka u obliku dokumenta (doc), tablice (xls), prezentacije, poruke.

Osnovni pojmovi upravljanja elektroničkim dokumentima

Temeljna načela upravljanja elektroničkim dokumentima

• Jednokratna registracija dokumenta, što omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta u bilo kojoj instalaciji ovog sustava.
• Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja
• Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku života dokumenta (procesa).
• Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka dokumentarnih informacija, koja omogućuje isključivanje mogućnosti umnožavanja dokumenata.
• Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu.
• Napredni sustav izvješćivanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese tijeka rada i prihvaćanje upravljačke odluke na temelju podataka iz izvješća.

Ruski elektronički sustavi za upravljanje dokumentima

Vlasnički EDMS

SED plaćen iz proračuna

• EDMS za organizacije koje sudjeluju u proračunskom procesu osigurava Savezna riznica

EDMS koji se plaća

vidi također

• ECM (business) - Kontrolni sustavi izvori informacija poduzeća

Linkovi

• Samo o elektroničkom upravljanju dokumentima, poslovnim procesima i interakciji. blogovi. Rasprave.
• Odabir sustava automatizacije upravljanja poduzećem prema kriterijima

Zaklada Wikimedia. 2010. godine.

Pogledajte što je "SED" u drugim rječnicima:

SED- SEDO elektronički sustav upravljanja dokumentima teh. SED zbirni gospodarski odjel fin. EDMS sustav "Electronic Democracy" http://e democratia.ru/ …

SED UD- sustav upravljanja elektroničkim dokumentima i upravljanje interakcijom tehn. Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Primjer korištenja EDMS UD Directum ... Rječnik kratica i kratica

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima je automatizirani višekorisnički sustav koji prati proces upravljanja radom organizacije kako bi se osiguralo obavljanje njezinih funkcija. Rječnik poslovnih pojmova. Akademik.ru. 2001 ... Rječnik poslovnih pojmova

EDMS GO UR- Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima vladine agencije Republika Udmurt, Udmurtia Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Rječnik kratica i kratica

EDMS PD- sustav elektroničkog dokumentarnog prometa primarne knjigovodstvene dokumentacije fin. Izvor: http://mskit.ru/news/n57353/ … Rječnik kratica i kratica

SEDO Chancellor Type Workflow automatizirani sustav, SEDO Developer IBA, Minsk Web stranica www.kancler.by www.iba.by Ovaj izraz ima druga značenja, pogledajte Chancellor. Kancelar ... Wikipedia

SEDO- EDMS SEDO elektronički sustav za upravljanje dokumentima ... Rječnik kratica i kratica

- - elektronički sustav za upravljanje dokumentima koji su razvili stručnjaci ukrajinske tvrtke "Bankomsvyaz", koji je dizajniran za izgradnju cjelovitog sustava za upravljanje poslovnim procesima za obradu dokumenata i praćenje njihove provedbe. AO ... ... Wikipedia

Vrsta EDMS-a, Razvoj korporativnog informacijskog sustava OAO Industrijski informacijski sustavi Napisano na ... Wikipedia

LanDocs je softverska platforma za izgradnju korporativnih sustava za upravljanje sadržajem i upravljanje elektroničkim dokumentima (ECM/EDMS). Vlastiti razvoj tvrtke LANIT. LanDocs Type ECM, Sustav za upravljanje dokumentima, EDMS Developer ... ... Wikipedia

knjige

• Suvremene tehnologije uredskog rada i protoka dokumenata br. 9 (45) 2014., Nije dostupno. " Moderne tehnologije uredski poslovi i dokumentotok” – časopis za voditelje uredskih odjela. Naučit ćete kako učinkovito implementirati i optimizirati elektroničke ...

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) je sustav ( kompjuterski program. softver itd.), što omogućuje organiziranje i automatiziranje rada s elektroničkim dokumentima (tj. upravljanje elektroničkim dokumentima) tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa. Glavna funkcionalnost EDMS-a trebala bi uključivati ​​mogućnost kreiranja, mijenjanja, pohranjivanja i usmjeravanja dokumenata, kao i brojne servisne mogućnosti, kao što su pretraživanje, klasifikacija itd.

SED, osim toga, dizajniran je za organiziranje i automatizaciju procesa interakcije između zaposlenika (prijenos dokumenata, izdavanje zadataka, slanje obavijesti itd.). Zaposlenici mogu brzo primiti bilo koji potrebne informacije za klijente tvrtke. Istodobno, dokumenti mogu biti i strukturirani objekti informacijskog sustava, koji imaju određeni skup standardnih detalja, i nestrukturirani (Word, Excel, .pdf, .jpg datoteke itd.). SED može uključivati ​​elektroničku arhivu dokumenata, koja omogućuje zbirnu obradu informacija, te sustav za automatizaciju poslovnih procesa (workflow). Također, EDMS je jedna od mogućnosti korištenja BPM sustava.

Tradicionalno, koncept automatizacije tijeka rada povezuje se s radom s korespondencijom, administrativnim i organizacijskim dokumentima itd. Međutim SED također vam omogućuju da povežete svaki dokument s radnjama koje bi se na njemu trebale izvesti. Zahvaljujući takvom sustavu, postaje moguće pratiti učinak određenog posla od strane zaposlenika. Time EDMS omogućuje ne samo učinkovito upravljanje protokom dokumenata i informacijskom sigurnošću u poduzeću, već i povećanu kontrolu nad izvođenjem rada na dokumentima i produktivnošću zaposlenika.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) trenutno se koriste u IT infrastrukturi gotovo svake tvrtke - i privatne i javne. U većini tvrtki EDMS je već implementiran ili se planira implementirati u bliskoj budućnosti. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima rješavaju sve širi raspon zadataka, integriraju se s računovodstvenim sustavima i omogućuju upravljanje učinkom poduzeća (izgradnja KPI ili BSC sustava).
Pomoću SED poduzeće postaje transparentno i upravljivo: sve najjednostavnije poslovne transakcije (na primjer, otprema robe iz skladišta ili prijenos materijala u proizvodnju) popraćene su njihovim odrazom u računovodstvenom sustavu u obliku elektroničkih dokumenata. Poslovanje može biti popraćeno računovodstvenim i fiksirajućim pokazateljima poslovnih procesa. Akumulirane informacije o indikatorima integrirane su u EDMS u indikatore najviše razine, te tako dobivamo uravnoteženu karticu rezultata, koja se odražava na ploči upravitelja.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima imaju niz prednosti koje uključuju mogućnost jedinstvene registracije elektroničkog dokumenta, paralelno provođenje potrebnih operacija uz praćenje osobe odgovorne za njihovo provođenje, kao i dostupnost učinkovito organiziranog sustava pretraživanja dokumenata i razvijenog sustav izvješćivanja.

Osim, SED, u pravilu sadrže alate za grupni rad na dokumentima i projektima, zakazivanje i preuzimanje zaposlenika koji rade s dokumentima, održavanje povijesti rada s dokumentima i siguran rad s udaljenim uredima i odjelima poduzeća. Na primjeru najčešće platforme u Rusiji "1C:Enterprise 8". SED je . S pojavom platforme 1C:Enterprise 8, distribucija obitelji programa 1C preusmjerena je s malih na srednje i korporativne segmente poduzeća. Upravljanje elektroničkim dokumentima atribut je punopravnog informacijskog sustava za takva poduzeća, dok su sustavi klase radnog tijeka i naprednija verzija BPMS-a standardni modul korporativnog informacijskog sustava poduzeća, u kojem broj uredskih zaposlenika doseže više od 50 narod.

Ne bi trebalo biti specifično za industriju. Glavna i najčešća verzija elektroničkog upravljanja dokumentima su proizvodi u kutiji, a EDMS na platformi 1C nije iznimka.

U uvjetima modernog razvoja EDMS poslovanje treba rješavati probleme vezane uz optimizaciju troškova, uz mogućnost uštede internih resursa poduzeća. Istovremeno, najviše najbolja opcija je takva situacija za poduzeće kada implementirane informacije elektronički sustav za upravljanje dokumentima omogućuje vam da brzo (u 2-3 mjeseca) nadoknadite troškove implementacije. Neophodan uvjet za takvu implementaciju je prisutnost u poduzeću zaposlenika koji ima znanje iz područja upravljanja procesima, vještine u izradi dijagrama notacija opisa poslovnih procesa i prilično dobro predstavlja poslovne procese koji se odvijaju u poduzeću koje implementira EDMS. Formalizirani dijagrami poslovnih procesa mogu biti važna pomoć.

Provedba SED uvijek treba riješiti pitanje optimizacije poslovnih procesa i uštede troškova rada kako za menadžment tako i za obične zaposlenike poduzeća. Istovremeno, maksimalan učinak implementacije postiže se kada elektroničko upravljanje dokumentima funkcionira u jedinstvenom informacijskom prostoru s upravljačkim i računovodstvenim sustavom. Takav kombinirani sustav omogućuje vam rješavanje mnogo većeg broja problema.

Postoji niz standardnih aplikacija SED na platformi 1C, na primjer, automatizacija ugovornog rada. Ali rješenje takvih zadataka kao što su tijek kadrovskih dokumenata, rad s poslovnim putovanjima i predujmovi, prijave za unovčiti, procese podrške prodaji, nabavi, proizvodnji i skladišnom radu moguće je riješiti samo u jedinstvenom informacijskom sustavu s računovodstvenim sustavom. Na primjer, na platformi 1C 8 elektronički sustav za upravljanje dokumentima "PiterSoft: Process Management" ili

Na primjer, na platformi 1C 8 elektronički sustav za upravljanje dokumentima može raditi u jednoj bazi podataka s proizvodom "1C: Plaće i upravljanje osobljem" ili "1C: Upravljanje proizvodnim poduzećem", što vam omogućuje sveobuhvatno rješavanje i funkcionalnih zadataka (na primjer, zapošljavanje), i računovodstva (izračun plaća) i upravljanja (donošenje motivacijske odluke o povećanju plaće ili novčane kazne), te poslovi interakcije i prijenosa informacija (prolazak dokumenta duž rute, povezan s pravovremenim obavještavanjem svih zainteresiranih sudionika u procesu prema prethodno odobrenoj proceduri ).

29.05.18 71 255 13

Dokumenti se mogu potpisati na papiru ili elektronički. Na papiru odavno, elektronski – nije jasno kako.

Pavel Ovčinnikov

12 godina rada s elektroničkim dokumentima

Ali evo ja se već dvanaest godina bavim elektroničkim dokumentima i reći ću vam: ovo je nevjerojatno uzbuđenje. Reći ću vam kako to sve funkcionira, uz primjere.

Ukratko rečeno

Za početak vođenja elektroničkog upravljanja dokumentima potrebno je:

1. Uvjerite druge ugovorne strane da počnu razmjenjivati ​​elektroničke dokumente.
2. Kupite certifikat za elektronički potpis.
3. Odlučite se o načinu slanja dokumenata: putem posebne usluge ili bez nje.

Kome trebaju elektronički dokumenti

Unatoč praktičnosti i modernosti, malo njih provodi elektroničko upravljanje dokumentima. Ako poduzetnik na pojednostavljenom oporezivanju sklopi nekoliko ugovora godišnje, možda se neće toliko bojati poslati tiskane dokumente nekoliko puta. Ali postoje slučajevi kada je elektroničko upravljanje dokumentima izuzetno korisno.

Velike tvrtke elektronički dokumenti pomažu smanjiti troškove ako obujam vanjske korespondencije prelazi nekoliko stotina dokumenata mjesečno. Za njih isporuka vrijednosnih papira izravno utječe na brzinu transakcija. Troškovi protoka dokumenata mogu iznositi stotine tisuća rubalja godišnje, a rizici povezani s gubicima, pogreškama i kaznama poreznih vlasti još više povećavaju troškove.

Čak i ako sada potpisujete jedan akt svakih šest mjeseci, to ne znači da vaš posao neće rasti. Možda imate velike partnere koji rade s elektroničkim dokumentima, a oni će od vas tražiti isto.

Na primjer

Internetska trgovina redovito je gomilala potraživanja vrijedna desetke milijuna kuna zbog toga što je faktura još jednom pogriješila: roba je u kamionu, ne može se odvesti u skladište. Dok čekaju da od dobavljača stigne dostavljač s ispravljenim dokumentom, dani prolaze. Uveli smo elektroničke dokumente i sada sve prilagodbe u dokumentima traju manje od sat vremena.

I u velikoj energetskoj maloprodajnoj tvrtki inspektori su tijekom terenskih poreznih kontrola svake godine utvrđivali prekršaje i pogreške u dokumentima. Ček za kazne dosegao je 120.000 rubalja godišnje. Došlo je do točke u kojoj financijski odjel staviti ovaj novac u proračun unaprijed kao režijske troškove. Uveli su elektroničko upravljanje dokumentima, a sada ispravnost dokumenata kontroliraju programi, a ne ljudi. Nema više grešaka.

Što je elektronički dokument

Elektronički dokument je obična doc ili pdf datoteka koja se može kreirati i čitati u bilo kojem uređivaču. Važno je da ga potpiše poseban Elektronički potpis i poslao na poseban način.

Kako partner, odvjetnik ili sudac ne bi sumnjao da ste upravo vi potpisali elektronički dokument i da ga nitko nije mijenjao, stručnjaci za digitalnu sigurnost osmislili su elektronički potpis. To je poput otiska prsta postavljenog na jedinstveni skup bitova i bajtova u vašem dokumentu. Grubo rečeno, potpisujući nešto elektroničkim potpisom, kažete: "Potvrđujem autentičnost ovog skupa bitova."

Uz svaki dokument prilaže se elektronički potpis, nakon čega se isti smatra potpisanim. Dokument se može čitati bez potpisa. Ono samo jamči da pred sobom imate isti nepromijenjeni dokument u obliku u kojem vam je poslan. Ako nešto promijenite u dokumentu i spremite ga, promijenit će se njegov set bitova - potpis će biti nevažeći.

Na primjer

Dvije tvrtke odlučile su sklopiti elektronički ugovor. Napravili smo ugovor i dogovorili uvjete. Sada jedna tvrtka potpisuje ugovor svojim potpisom i šalje ga drugoj. Ona otvori ugovor i odluči nešto tiho popraviti, na primjer, visinu kazni. Ispravlja. Spašava. Prvo šalje. Ona izgleda - ups! - originalni potpis na ovom ugovoru je oštećen. Znači nešto je popravljeno, zlobnici. Onda idu vjerojatno tući lice.

Gdje dobiti elektronički potpis

Elektronički potpis kupuje se u posebnom certifikacijskom centru. Dovoljno je samo pronaći pogodan centar u vašem gradu. Glavno je da bude uvršten na popis akreditiranih centara Ministarstva komunikacija Ruske Federacije.

Sve isto možete učiniti u uredu certifikacijskog centra: samo dođite sa svim dokumentima i ispunite zahtjev. Ali u ovom slučaju morat ćete pričekati da bezgotovinsko plaćanje prođe - to može potrajati nekoliko sati. Nemoguće je platiti certifikat za tvrtku u gotovini, kao što ga je nemoguće dobiti na daljinu.

Kako funkcionira elektronički potpis?

Pravna snaga elektroničkog potpisa opisana je u saveznom zakonu "O elektroničkom potpisu".

Zakonom su definirane vrste potpisa: jednostavni, nekvalificirani i kvalificirani. Možete potpisati dokumente s bilo kojim od njih, ali uz rezerve: kvalificirani - za porez, nadmetanje iu nekim slučajevima za sud; jednostavno i nevješto – za sve ostalo.

Jednostavan ili nekvalificirani potpis

Pristupačna i jeftina opcija, ali s ograničenom primjenom. Nekvalificirani potpis sadrži kriptografske algoritme, ali ga ne provjerava nijedno tijelo za izdavanje certifikata. Jednostavan je samo kombinacija korisničkog imena i zaporke, računa na web stranici javnih usluga ili adrese e-pošte druge strane.

Takvi su potpisi prikladni ako ne sudjelujete u elektronička dražba, ne razmjenjujte elektroničke primarne dokumente i ne šaljite porezna prijava. Jednostavan potpis može se koristiti za ugovore, fakture i akte, ali ćete morati potpisati poseban ugovor s drugom ugovornom stranom i zabilježiti suglasnost stranaka da vjeruju takvom potpisu.

Ako imate desetke ugovornih strana i različite dokumente, shema neće funkcionirati. Takav dokument ćete morati potpisati sa svima, a s vremenom će taj proces usporiti, a ne ubrzati rad. Onda je bolje razmisliti o drugom certifikatu elektroničkog potpisa.

Da biste koristili jednostavan elektronički potpis, trebate ispisati i potpisati papirnatu verziju ugovora ili uključiti posebnu klauzulu u ugovor s drugom ugovornom stranom - to je zakonski uvjet.

Kvalificirani potpis

Ovaj potpis je prikladan za fakture i porez. Po zakonu, elektronički računi mogu biti potpisani samo takvim potpisom. Kvalificirani certifikat košta od 1000 R, možete ga kupiti samo u certifikacijskom centru koji je dio FTS zone povjerenja.

Certifikat s kvalificiranim potpisom treba obnavljati svake godine, što stvara dodatne brige: potrebno je pratiti rok valjanosti i na vrijeme naručiti ponovno izdavanje.

Za rad s kvalificiranim potpisom morate instalirati poseban program - sredstvo za kriptografsku zaštitu podataka. Program dokumentu prilaže elektronički potpis i provjerava potpise ostalih sudionika u razmjeni.

Možete odabrati program koji se plaća ("Cryptopro DSP") ili besplatan ("Vipnet DSP"). Funkcionalno su gotovo isti, ali mogu postojati problemi s kompatibilnošću s besplatnim. Oba rade na Windowsima i Macu. Plaćeni košta oko 1000 R, godišnja uplata za certifikat elektroničkog potpisa je oko 1000 R.

Neki koriste elektronički potpis temeljen na oblaku, za koji ne morate instalirati program za kripto zaštitu. Potpis u oblaku pohranjen je u mjenjačnici, a svaki put kada potpišete dokument, na vaš telefon stiže SMS s potvrdom radnje. Takav certifikat je jeftiniji i praktičniji za korištenje, ali manje siguran od programa kriptografske zaštite.

Zašto vam je potreban procesor dokumenata?

Potpisani elektronički dokument može se poslati običnom e-poštom, ali to nije sigurno. Ako je pošta hakirana, dokumenti će biti u rukama napadača. Stoga, primjerice, porezna uprava prihvaća deklaracije samo putem posebnih službi. Putem istih usluga morate razmjenjivati ​​elektroničke fakture, inače ćete prekršiti nalog ruskog Ministarstva financija. Takvi servisi nazivaju se operatori protoka dokumenata.

Za jednostavnog korisnika, ovo je napumpana e-pošta. Radi preko preglednika, postoje mape s dolaznim i odlaznim, imenik adresa, ugrađeno pretraživanje, uređivač dokumenata. Unutra - visoko opterećen servis sa sigurnim komunikacijskim kanalima i enkripcijom, koji osiguravaju sigurnost prijenosa dokumenata.

Nije čak ni potrebno sklopiti ugovor s operaterom za elektroničko upravljanje dokumentima. Samo se registrirajte, prenesite certifikat elektroničkog potpisa i platite račun. Operater se brine za ostalo: obavještava Saveznu poreznu službu da ste se pridružili razmjeni, prati formate i jamči usklađenost sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U Rusiji postoji nekoliko desetaka takvih usluga. Što se tiče cijene, funkcionalnosti, pouzdanosti i brzine, približno su isti. Uobičajeno je odabrati operatere na temelju kvalitete usluge: koliko brzo radi tehnička podrška, je li operater spreman pomoći u povezivanju drugih strana, koje mogućnosti nudi i ima li konzultante analitičare koji će vam pomoći implementirati uslugu u rad.

Vaša druga ugovorna strana također će se morati povezati s operaterom. On može odabrati vaš ili bilo koji drugi - tada će razmjena ići kroz roaming, kao u mobilna komunikacija.

Koliko koštaju elektronički dokumenti

Radeći preko operatera plaćate samo dokument koji su potpisale obje strane. U prosjeku, trošak slanja dokumenta je oko 6-8 R, a svi dolazni su besplatni.

Obično početnici kupuju minimalni paket od 300 dokumenata, koji vrlo brzo završava. Zatim morate kupiti sljedeći paket. Isplativije je kupiti neograničeni godišnji paket ili dogovoriti individualne uvjete.

Prelazak na elektroničke dokumente je koristan ako šaljete 100 ili više dokumenata mjesečno ili najmanje 1000 dokumenata godišnje. Tada ćete smanjiti troškove papira i dostave za gotovo 5 puta.

Koliko košta papirologija

1000 papirnatih dokumenata

Upravljanje elektroničkim dokumentima

uredski posao- skup mjera za organiziranje tijeka rada poduzeća ili organizacije. Uredski posao je izraz koji se koristi u činovničkoj praksi za označavanje formalnog skupa pravila za rad s dokumentima.

Elektronički dokument(ED) - dokument izrađen korištenjem računalnih alata za obradu informacija, koji se može potpisati elektroničkim potpisom (ES) i pohraniti na strojni medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata.

Protok dokumenata- sustav za izradu, interpretaciju, prijenos, zaprimanje i arhiviranje dokumenata te nadzor nad njihovom provedbom i zaštitu od neovlaštenog pristupa.

Upravljanje elektroničkim dokumentima(EDO) - skup automatiziranih procesa za rad s dokumentima koji se predaju u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredskog rada bez papira“.

• tijek proizvodnje;
• tok upravljačkih dokumenata;
• arhiviranje (skup postupaka za tijek arhivskog rada);
• tijek kadrovskih dokumenata (kadrovski računovodstveni postupci);
• tijek računovodstvenih dokumenata;
• tijek skladišnih dokumenata;
• tajni i povjerljivi uredski poslovi;
• tehnički i tehnološki tijek rada.

I drugi. Očito, koliko i vrsta aktivnosti može biti toliko sustava tijeka rada, stoga se informacijski sustavi koji automatiziraju privatne vrste tijeka rada razvijaju u smjeru masovnosti.

• Sigurnost učinkovito upravljanje zbog automatske kontrole provedbe, transparentnost aktivnosti cijele organizacije na svim razinama.
• Održavanje sustava kontrole kvalitete koji zadovoljava međunarodne standarde.
• Podržava učinkovito prikupljanje, upravljanje i pristup informacijama i znanju. Osiguravanje kadrovske fleksibilnosti zbog veće formalizacije aktivnosti svakog zaposlenika i mogućnosti pohranjivanja cjelokupne povijesti njegovih aktivnosti.
• Evidentiranje aktivnosti poduzeća u cjelini (interno službene istrage, analiza aktivnosti divizija, identifikacija "vrućih točaka" u aktivnostima).
• Optimizacija poslovnih procesa i automatizacija mehanizma za njihovu provedbu i kontrolu.
• Isključivanje papirnatih dokumenata iz interne cirkulacije poduzeća. Ušteda resursa smanjenjem troškova upravljanja protokom dokumenata u organizaciji.
• Ukidanje potrebe ili značajno pojednostavljenje i pojeftinjenje pohranjivanja papirnatih dokumenata zbog dostupnosti operativne elektroničke arhive.

• Zahtjevi za skladištenje. Morate odabrati sustav tijeka rada koji podržava Hijerarhijsko upravljanje pohranom (HSM). Ovaj mehanizam najaktivnije korištene podatke pohranjuje na najbrži, ali najskuplji medij, dok se rjeđe korištene informacije automatski prebacuju na sporije i jeftinije medije.
• Prisutnost formaliziranih procedura koje zahtijevaju podršku za njihovu provedbu i automatizaciju kontrole (priprema dokumenata određene vrste, izvođenje standardnih funkcija organizacije itd.).
• Potreba za automatizacijom administrativnog upravljanja organizacijom. Stupanj težine organizacijska struktura.
• Prisutnost teritorijalno raspoređenih podjela. Ovaj faktor nameće određene zahtjeve za udaljeni pristup, replikaciju podataka itd.
• Velika papirnata arhiva. Neki sustavi za tijek rada dolaze s već integriranim podsustavima za skupni unos dokumenata.
• Prisutnost sustava za upravljanje dokumentima koji ne zadovoljava trenutne potrebe.
• Potreba za naprednim usmjeravanjem dokumenata, upravljanje tijekovima rada. Kao nastavak ove potrebe, potreba za podrškom proizvoljnim poslovnim procesima, po mogućnosti radeći u sprezi s aplikacijskim sustavima za podršku tim procesima.
• Zahtjevi za čuvanje dokumenata. S dugim rokovima skladištenja (desetke godina), vrijedi ozbiljno razmisliti o organiziranju paralelne arhive na mikrofilmovima.
• Zahtjevi za "otvorenošću", proširivošću sustava. Sposobnost integracije s postojećim informacijski sustavi i korištenje raspoložive opreme.
• Potreba za pohranjivanjem slika dokumenata. Korištenje u organizaciji specifičnih formata za pohranu dokumenata. Potreba za podrškom inženjerskim i dizajnerskim zadacima, drugim značajkama poduzeća.
• Potreba za naprednim alatima za pronalaženje informacija. Potpuna podrška sustava za jezike dokumenata dostupnih u organizaciji.
• Sigurnosni zahtjevi (enkripcija, organizacija pristupa itd.). Mogućnost korištenja mehanizama pristupa koji su već dostupni u informacijskoj infrastrukturi organizacije u sustavu za upravljanje dokumentima.
• Zahtjevi za usklađenost s određenim standardima: interni, industrijski, GOST, međunarodnim standardima o kontroli kvalitete, razini organizacije pohrane informacija.

Svaki sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima može sadržavati elemente svake od sljedećih kategorija, ali većina njih ima specifičnu orijentaciju u jednom od područja povezanih primarno s pozicioniranjem proizvoda.

Prilikom implementacije takvih sustava u velikim poduzećima, važno je utvrditi pruža li sustav mogućnost učinkovite administracije, obrade velikih količina informacija, integracije s automatizirani sustavi upravljanje proizvodnjom, skalabilnost, fazna implementacija, vođenje računa o teritorijalnoj distribuciji, složena organizacijska struktura, organizacija pristupa temeljena na ulogama itd.

Prilikom odabira takve platforme glavnu pozornost treba obratiti na:

• organizacija pohrane elektroničkih dokumenata;
• automatizacija tijeka rada, uzimajući u obzir individualne karakteristike organizacije;
• integracija s postojećim informacijskim okruženjem.

funkcionalni zahtjevi