SAVJETOVANJE

Prilikom automatizacije poslovnih procesa korisnika, IT tvrtka se vrlo često suočava s potrebom provođenja predprojektne ankete. Ovaj problem automatski otvara niz međusobno povezanih pitanja.

1. Je li uopće potrebno provoditi takav pregled? Što će dati kupcu i samoj IT tvrtki?

2. Koji su ciljevi predprojektne ankete?

3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?

4. Trebam li napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?

5. Kako kupcu opravdati učinkovitost takvog pregleda, hoće li se isplatiti?

Ovdje svaka tvrtka odlučuje na svoj način: netko takvo ispitivanje općenito smatra neprimjerenim (“ajmo se potući, pa ćemo vidjeti...”); drugi, koji ga provode tijekom provedbe, ne ističu ovaj rad u zasebnom članku; treći ga provode kao samostalnu fazu rada, ali ga ne naplaćuju; Drugi pak s pravom smatraju pregled prije projekta zasebnim komercijalnim proizvodom. Moje iskustvo kao voditelja i konzultanta pokazuje da je predprojektna provjera nužna komponenta rada gotovo svake IT tvrtke vezane uz implementaciju sustava automatizacije. I od pravilna organizacija a provedba ove faze ponekad ovisi o uspjehu cijelog projekta.

U ovom ću članku pokušati odgovoriti na gore postavljena pitanja, na temelju vlastite prakse i iskustva klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja anketa prije projekta od nule.

Potreba za predprojektnim istraživanjem

Pristup nekih IT tvrtki automatizaciji poslovanja dobro ilustrira ova anegdota.

U komisiju dolazi izumitelj i na ulici nudi novi aparat za brijanje.

"Kako radi vaš uređaj?" - pitaju ga članovi komisije.

"Vrlo jednostavno", odgovara izumitelj. “Ubacite novčić u otvor, stavite glavu u mašinu i dvije oštrice vas počnu brijati.”

“Oprostite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!” - zamjeraju mu članovi komisije.

“Da”, kaže izumitelj, “ali to je samo prije prvog brijanja...”

Glavni zadatak svake automatizacije je očuvanje jedinstvenosti konkurentska prednost automatizirano poduzeće. Ne možemo dopustiti, kao u ovom vicu, da nakon automatizacije sve tvrtke postanu slične. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, tada je kod svake modernizacije poslovnih procesa potrebno provesti predprojektno istraživanje.

Naravno, moguće je napraviti dubinsku analizu razloga koji određuju ovu potrebu. To mogu biti visoki očekivani troškovi projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa zbog automatizacije, uključivanje u projekt poslova čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. No, prisjetimo se kako je u jednoj vrlo poučnoj priči , zapovjednik je prekinuo generalov izvještaj o uzroku poraza:

Naš poraz uzrokovan je nizom razloga”, započeo je general. - Prvo, barut je bio sirov...

Dosta je”, zaustavio ga je zapovjednik.

Ovdje je slična situacija, budući da je za provođenje predprojektne ankete dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne značajke (a svaka tvrtka ih treba imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično jednostavno – oni se moraju provoditi ako se tvrtka koja se automatizira nalazi na konkurentnom tržištu.

Što predprojektna anketa daje kupcu i samoj IT tvrtki?

Kao što svi vrlo dobro znamo, bilo koji posao ili usluga bit će traženi na tržištu samo kada je koristan i za kupca i za izvođača. Stoga, pogledajmo ukratko što, zapravo, predprojektna anketa daje oboje.

Tijekom istraživanja pred projektiranje, kupac može:

Dobijte detaljan opis postojećih poslovnih procesa u tvrtki i usporedite ih pravi posao s vašom idejom o tome;

Optimizirajte postojeće poslovne procese korištenjem praktično iskustvo, koje su konzultanti iz informatičke tvrtke dobili tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama;

Procijeniti stupanj usklađenosti funkcionalnosti predloženog sustava sa stvarnim poslovnim procesima korisnika;

Pravovremeno istaknite svoje jedinstvene prednosti i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon njegovog puštanja u rad;

Razjasnite proračun i vrijeme projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguća poboljšanja sustave za jedinstvene značajke njihovih poslovnih procesa;

Procijenite resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni u fazi implementacije sustava. Pravovremeno planirajte raspodjelu ovih resursa kako biste dovršili projekt unutar optimalnog vremenskog okvira i bez prekoračenja proračuna;

Procjena moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada;

Optimizirajte troškove za implementaciju sustava eventualnim obavljanjem dijela posla sami;

Dobijte točniju procjenu ekonomski učinak i razdoblje povrata ulaganja.

Prednosti predprojektne ankete za IT tvrtku:

Povećanje razine zadovoljstva kupca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u pretprodajnoj fazi (kada prodavači nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sustava za podršku određenim poslovnim procesima;

Pojašnjenje vremena implementacije sustava i resursa potrebnih za to, što vam omogućuje da unaprijed planirate njihovu raspodjelu;

Pravovremena identifikacija jedinstvenih prednosti kupca kako bi se uzele u obzir pri konfiguraciji ili modificiranju sustava automatizacije;

Smanjenje vremena provedbe i smanjenje rizika obavljanja slobodnih radova. Potrebne izmjene sustava provodit će se prije početka njegove implementacije ili paralelno s njom, a ne nakon završetka faze probnog rada, u kojoj se obično utvrđuju nedostaci. Situacija u kojoj se neusklađenost u funkcionalnosti otkrije u fazi završetka projekta automatski povlači dodatni neplanirani rad. Istovremeno, naručitelj obično ima poteškoća s financiranjem takvih radova, a da bi se projekt uspješno završio, često se mora obaviti besplatno;

Identifikacija mogućih rizika koji mogu utjecati na kvalitetu i vrijeme provedbe. Pravodobno poduzimanje mjera potrebnih za minimiziranje utjecaja ovih rizika na uspjeh projekta;

Dobivanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;

Snimanje trenutnog stanja u automatiziranim jedinicama i glavnim parametrima njihovog rada omogućit će potkrijepiti učinkovitost korištenja predloženog sustava;

Uspostavljanje osobnih kontakata između konzultanata i glavnih izvođača projekta kupca dodatno će pojednostaviti njihov zajednički rad;

Proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u korist ankete prije dizajna, ali, kako pokazuje praksa, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu nužnost.

Glavni zadaci predprojektne izmjere

Svaka tvrtka ima svoje viđenje prioriteta zadataka vezanih uz predprojektnu inspekciju, no najvažniji od njih je, po mom mišljenju, proučavanje temeljnih poslovnih procesa kupca i pronalaženje glavnih problema koje bi želio riješiti korištenjem sustav automatizacije. Najviše učinkovit alat u tu svrhu obično postoji posebno sastavljen upitnik temeljen na stvarnoj praksi provođenja predprojektnih istraživanja. Omogućuje konzultantu da zaposlenicima kupca postavi sva potrebna pitanja u vezi s glavnim aktivnostima automatiziranih jedinica, a da ništa ne zaboravi. Toplo preporučujem intervjuiranje zaposlenika različitih rangova za svaku stavku - od rukovoditelja do višeg menadžmenta. Vrlo često sam se morao susresti sa situacijom u kojoj je viši menadžment vjerovao da se određeni poslovni procesi odvijaju onako kako su prvotno zamišljeni, au stvarnosti se posao u tvrtki odvijao potpuno drugačije. Istovremeno, srednji menadžeri imali su vlastito mišljenje o funkcioniranju procesa, koje se razlikovalo kako od ideja viših menadžera tako i od stvarnih aktivnosti pojedinih izvođača koji sudjeluju u tim poslovima. Ovakvo stanje stvari obično izaziva puno emocija prilikom čitanja izvješća o predprojektnoj anketi. Saznavanje pravog stanja i njegovo navođenje u obliku jasnog dokumenta pomaže u jačanju povjerenja u vanjske konzultante i uspostavljanju odnosa povjerenja kako s menadžmentom kupca tako i s običnim zaposlenicima.

Očito je da je sljedeći najvažniji zadatak predprojektne ankete identificirati jedinstvene konkurentske prednosti kupca. Kao što pokazuje praksa, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac podudara se s procesima u sličnim tvrtkama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat su drugog zakona termodinamike: ) (posljedica “prirodnog rasta kaosa”) i mora se riješiti tijekom projekta. Ali tih konkurentnih 10%, toliko važnih za poslovanje, jednostavno treba sačuvati svakom automatizacijom (naravno, pod uvjetom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguriranjem sustava za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene značajke poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o implementaciji sustava automatizacije proizvodnje.

Razumijevajući kako će se podržati konkurentske prednosti korisnika, IT tvrtka će moći procijeniti potrebu i cijenu poboljšanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj predprojektne ankete je dijagnosticiranje stanja informatičkog okruženja kupca, odnosno procjena računalne opreme koju koristi, softver, komunikacije, razina kvalifikacija IT stručnjaka itd. U ovoj fazi potrebno je razumjeti ima li kupac dovoljno resursa za uspješnu implementaciju sustava automatizacije. Ovdje pristupamo drugom zadatku predprojektne ankete - analizi potencijalnih rizika projekta i opisivanju njihovih mogućih posljedica. Istovremeno, konzultanti moraju ne samo dokumentirati sve moguće rizike, već i ponuditi kupcu načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje prikupljanje informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema predprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za automatizirane odjele.

Informacije akumulirane u sustavu ostat će mrtvi teret ako ih nema mogućnosti analizirati, stoga je vrlo važno tijekom predprojektne ankete saznati koje vrste i oblike izvješćivanja klijent treba. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvješća, ali svaki kupac s pravom smatra svoje poslovanje jedinstvenim, pa stoga zahtijeva jedinstveni sustav ove vrste, implementiran, u pravilu, pomoću posebnog generatora izvješća.

Hitan zadatak predprojektne ankete je razjasniti konačni proračun projekta i vrijeme njegove provedbe, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na te rokove mogu utjecati razni čimbenici, kao što su spremnost rukovodstva klijenta da sudjeluje u projektu, motivacija predstavnika naručitelja i izvođača, vjerojatnost sabotaže od strane zaposlenika automatiziranih jedinica, mogući otkaz(ili, obrnuto, zapošljavanje) ključnog menadžera neko vrijeme nakon početka projekta, nedostatnost postojeće računalne flote i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak proračuna za nabavu potrebna oprema i mnogo više. Stoga konzultant mora detaljno saznati sve te okolnosti i prikazati ih u izvješću, uključujući i za internu upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvješća omogućit će vam da detaljno prikažete sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake u odjelu za implementaciju i integraciju.

Drugo važno pitanje koje treba riješiti u fazi predprojektnog istraživanja je izrada preporuka o izboru metoda za provedbu projekta. Ovdje je važno jasno zabilježiti koji se od problema koje je kupac prethodno formulirao ne mogu riješiti pomoću predloženog sustava automatizacije i predložiti organizacijske ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka tvrtka može lako dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi ankete, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobivanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta vrlo učinkovitom.

Što je obično rezultat ankete prije projekta?

Glavni rezultat je završno izvješće o izvedenim radovima, dogovoreno i potpisano od strane naručitelja i izvođača. Pogledajmo potrebne dijelove takvog izvješća. Ako se ne zadržavate na standardnim odjeljcima posvećenim uvodnim riječima, popisu kratica, akronima i kratica, tada se u izvješću mogu razlikovati sljedeće osnovne komponente:

- opis postojećih poslovnih procesa kupca;

- popis glavnih zadataka koje je potrebno riješiti pomoću sustava automatizacije;

- procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir prednosti koje pruža IS;

- jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir pri implementaciji sustava;

- analiza postojećeg IT okruženja za usklađenost sa zahtjevima sustava korporativno upravljanje, preporuke za njegovu promjenu;

- procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu naručitelja;

- opis jedinica automatizacije i zahtjeva za analitiku;

- procjena mogućih rizika tijekom provedbe projekta i utvrđivanje mjera potrebnih za minimiziranje njihovog utjecaja;

– opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sustav upravljanja i zahtijevat će izmjene, procjenu vremena i troškova takve izmjene;

- prijedlog za provedbu projekta s obrazloženjem predložene opcije, s navođenjem broja automatiziranih radnih stanica potrebnih za kupca i pojašnjenjem proračuna projekta.

Poseban dokument predprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored radova, koji uključuje, između ostalog, dogovoreni popis odgovornih osoba (i od naručitelja i od izvođača), njihova područja odgovornosti i osnovne propise za interakciju između ih. Za učinkovitu implementaciju sustava preporučuje se izraditi propise za razmjenu informacija između zaposlenika kupca i stručnjaka informatičke tvrtke koja provodi anketu, a također, što je važno, odrediti vrijeme i postupak za praćenje završetka posla.

Neke tvrtke (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbi) kupcu daju projekt nakon završetka preddizajn ankete projektni zadatak.

Napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?

Odgovor na ovo pitanje uvelike ovisi o svrsi ankete. Ako je svrha brze ankete za “namamljivanje” klijenta (obično tako da kupac ispuni neku vrstu upitnika), onda se čini razumnim to učiniti besplatno.

Ako svrha istraživanja odgovara gore opisanim zadacima, tada će zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa tvrtke i mora se nužno platiti. Ova predprojektna anketa potpuna je konzultantska usluga koja omogućuje ne samo procjenu potrebe, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, usluge predprojektne ankete nije teško prodati ako je tvrtka implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavači jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje koristi će kupac imati od to.

Kako kupcu opravdati učinkovitost predprojektne inspekcije

Pitanje procjene učinkovitosti predprojektnog istraživanja, kao i bilo koje druge usluge, jedno je od najtežih u poslovanju, jer njegov rezultat nije uvijek očigledan kupcu i često se percipira vrlo subjektivno. Da bi se opravdao ekonomski učinak konzultantskih usluga – a predprojektna anketa je, kao što je gore navedeno, upravo konzultantska usluga – svaki poslovni segment ima svoje jedinstvene algoritme i metode. Međutim, ovdje ćemo pogledati druge, jednostavnije i univerzalnije metode koje kupcu omogućuju grubu procjenu učinkovitosti ankete prije projekta.

Razmotrimo potencijalne kanale uštede, uzimajući u obzir koji mogu pomoći u opravdavanju potrebe za istraživanjem prije projekta.

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:

Prilikom izmjene sustava kako bi odgovarao jedinstvenim konkurentskim prednostima kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon stavljanja u komercijalni rad;

U fazi integracije sustava u IT infrastrukturu kupca, zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije razjašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije;

Zahvaljujući pravodobnoj raspodjeli materijalnih i ljudskih resursa od strane izvođača i naručitelja;

Ranom procjenom mogućih rizika koji bi mogli utjecati na proces implementacije sustava, te razvojem mjera potrebnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.

Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za naručitelja, koji se vrlo lako mogu izračunati u svakom konkretnom slučaju.

2. Moguće smanjenje troškova implementacije:

Identificiranjem usluga i radova koje naručitelj može sam obaviti;

Prilagodbom rokova za dovršetak pojedinih poslova nakon razjašnjenja njihovog stvarnog intenziteta rada.

3. Povećanje učinkovitosti korporativnih informacijskih sustava i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike korisnika.

4. Odbijanje korištenja automatizirani sustav, ako se u fazi pregleda prije projekta pokaže da neće riješiti probleme kupca ili će njegova izmjena biti preskupa.

U mojoj praksi bio je slučaj kada je klijentu s vrlo specifičnim poslovnim procesima, na temelju rezultata ankete prije projekta, preporučeno da ne implementira CIS, već da izvrši organizacijske promjene te optimizirati tehnologiju za rad sa svojim kupcima, budući da učinak implementacije sustava (koji je zahtijevao skupe izmjene) ne bi povratio troškove. Kao rezultat toga, klijent je uštedio desetke tisuća dolara, a predprojektna anketa isplatila se samo povećanjem učinkovitosti odjela koji je, na preporuku konzultanata, promijenio tehnologiju rada zaposlenika.

Nepostojanje predprojektne faze istraživanja u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihovih troškova zbog organizacijskih i tehničkih problema koji se javljaju tijekom provedbe. Često takvi projekti završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish Grupe, gotovo trećina od 2,5 tisuća IT projekata koje su analizirali nije samo neuspješna*1, već uopće nije dovršena. U Rusiji je takve podatke puno teže dobiti, ali siguran sam da udio neuspješnih implementacija neće biti manji.

*1 Projekti se smatraju neuspješnima ako su propušteni rokovi, prekršen proračun ili nisu postignuti očekivani rezultati.

Stoga, ako konzultantska tvrtka ne želi imati nerealizirane projekte u svojoj evidenciji, tada jednostavno mora provesti predprojektno istraživanje poslovanja kupaca. Bolje je odbiti ugovor u početnoj fazi nego zaglaviti u poslu i završiti s mrljom na svom ugledu.

1. Je li takav pregled uopće potreban? Što će dati kupcu i samoj IT tvrtki?
2. Koji su ciljevi predprojektne ankete?
3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?
4. Trebam li napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?
5. Kako kupac može opravdati učinkovitost takvog pregleda, može li se isplatiti?

Ovdje svaka tvrtka odlučuje na svoj način: netko takvo ispitivanje općenito smatra neprimjerenim (“potući ćemo se, pa ćemo vidjeti...”); drugi, koji ga provode tijekom provedbe, ne ističu ovaj rad u zasebnom članku; treći ga provode kao samostalnu fazu rada, ali ga ne naplaćuju; Drugi pak s pravom smatraju pregled prije projekta zasebnim komercijalnim proizvodom. Moje iskustvo kao voditelja i konzultanta pokazuje da je predprojektna provjera nužna komponenta rada gotovo svake IT tvrtke vezane uz implementaciju sustava automatizacije. A uspjeh cijelog projekta ponekad ovisi o ispravnoj organizaciji i provedbi ove faze.

U ovom ću članku pokušati odgovoriti na gore postavljena pitanja, na temelju vlastite prakse i iskustva klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja anketa prije projekta od nule.

Potreba za predprojektnim istraživanjem

U komisiju dolazi izumitelj i na ulici nudi novi aparat za brijanje.
"Kako radi vaš uređaj?" - pitaju ga članovi komisije.
"Vrlo jednostavno", odgovara izumitelj. “Ubacite novčić u otvor, stavite glavu u mašinu i dvije oštrice vas počnu brijati.”
“Oprostite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!” - zamjeraju mu članovi komisije.
“Da”, kaže izumitelj, “ali to je samo prije prvog brijanja...”

Glavni zadatak svake automatizacije je održavanje jedinstvene konkurentske prednosti automatizirane tvrtke. Ne možemo dopustiti, kao u ovom vicu, da nakon automatizacije sve tvrtke postanu “ista osoba”. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, tada je kod svake modernizacije poslovnih procesa potrebno provesti predprojektno istraživanje.

Naravno, moguće je napraviti dubinsku analizu razloga koji određuju ovu potrebu. To mogu biti visoki očekivani troškovi projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa zbog automatizacije, uključivanje u projekt poslova čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. No, prisjetimo se kako je u jednoj vrlo poučnoj priči , zapovjednik je prekinuo generalov izvještaj o uzroku poraza:

“Naš poraz uzrokovan je nizom razloga”, započeo je general. - Prvo, barut je bio vlažan...
„Dosta je“, zaustavio ga je zapovjednik.

Ovdje je slična situacija, budući da je za provođenje predprojektne ankete dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne značajke (a svaka tvrtka ih treba imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično jednostavno – oni se moraju provoditi ako se tvrtka koja se automatizira nalazi na konkurentnom tržištu.

Što predprojektna anketa daje kupcu i samoj IT tvrtki?

Tijekom istraživanja pred projektiranje, kupac može:

• dobiti detaljan opis poslovnih procesa koji postoje u tvrtki i usporediti stvarno poslovanje sa svojom predodžbom o njemu;
• optimizirati postojeće poslovne procese koristeći praktična iskustva koja su konzultanti iz informatičke tvrtke stekli tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama;
• procijeniti stupanj usklađenosti funkcionalnosti predloženog sustava sa stvarnim poslovnim procesima korisnika;
• pravovremeno istaknite svoje jedinstvene prednosti i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon njegovog puštanja u rad;
• razjasniti proračun i vremenski raspored projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguće izmjene sustava kako bi odgovarao jedinstvenim značajkama vaših poslovnih procesa;
• procijeniti resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni u fazi implementacije sustava. Pravovremeno planirajte raspodjelu ovih resursa kako biste dovršili projekt unutar optimalnog vremenskog okvira i bez prekoračenja proračuna;
• procijeniti moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada;
• optimizirajte troškove postavljanja sustava eventualnim vlastitim obavljanjem dijela posla;
• dobiti točniju procjenu ekonomskog učinka i povrata ulaganja.

Prednosti predprojektne ankete za IT tvrtku:

• povećanje razine zadovoljstva kupaca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u pretprodajnoj fazi (kada prodavači nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sustava za podršku određenim poslovnim procesima;
• pojašnjenje vremenskog rasporeda implementacije sustava i resursa potrebnih za to, omogućavajući unaprijed planiranje njihove dodjele;
• pravovremenu identifikaciju jedinstvenih prednosti kupca kako bi ih se uzele u obzir prilikom konfiguracije ili izmjene sustava automatizacije;
• smanjenje vremena provedbe i smanjenje rizika obavljanja slobodnih radova. Potrebne izmjene sustava provodit će se prije početka njegove implementacije ili paralelno s njom, a ne nakon završetka faze probnog rada, u kojoj se obično utvrđuju nedostaci. Situacija u kojoj se neusklađenost u funkcionalnosti otkrije u fazi završetka projekta automatski povlači dodatni neplanirani rad. Istovremeno, naručitelj obično ima poteškoća s financiranjem takvih radova, a da bi se projekt uspješno završio, često se mora obaviti besplatno;
• utvrđivanje vjerojatnih rizika koji mogu utjecati na kvalitetu i vrijeme provedbe. Pravodobno poduzimanje mjera potrebnih za minimiziranje utjecaja ovih rizika na uspjeh projekta;
• dobivanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;
• snimanje trenutnog stanja u automatiziranim jedinicama i glavnim parametrima njihovog rada omogućit će potkrijepiti učinkovitost korištenja predloženog sustava;
• uspostavljanje osobnih kontakata između konzultanata i glavnih izvođača projekta kupca pojednostavit će njihovu suradnju u budućnosti;
• proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u korist ankete prije dizajna, ali, kako pokazuje praksa, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu nužnost.

Glavni zadaci predprojektne izmjere

Očito je da je sljedeći najvažniji zadatak predprojektne ankete identificirati kupčeve jedinstvene konkurentske prednosti. Kao što pokazuje praksa, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac podudara se s procesima u sličnim tvrtkama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat su drugog zakona termodinamike: ) (posljedica “prirodnog rasta kaosa”) i mora se riješiti tijekom projekta. Ali tih konkurentnih 10%, toliko važnih za poslovanje, jednostavno treba sačuvati svakom automatizacijom (naravno, pod uvjetom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguriranjem sustava za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene značajke poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o implementaciji sustava automatizacije proizvodnje.

Razumijevajući kako će se podržati konkurentske prednosti korisnika, IT tvrtka će moći procijeniti potrebu i cijenu poboljšanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj predprojektne ankete je dijagnosticirati stanje kupčevog informatičkog okruženja, odnosno procijeniti računalnu opremu, softver, komunikacije, razinu kvalifikacija informatičkih stručnjaka itd., koje on koristi. potrebno je razumjeti ima li kupac dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sustava. Ovdje dolazimo do još jednog zadatka predprojektne ankete - analize potencijalnih rizika projekta i opisa njihovih mogućih posljedica. Istovremeno, konzultanti moraju ne samo dokumentirati sve moguće rizike, već i ponuditi kupcu načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje prikupljanje informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema predprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za protok dokumenata automatiziranih odjela.

Informacije akumulirane u sustavu ostat će mrtvi teret ako ih nema mogućnosti analizirati, stoga je vrlo važno tijekom predprojektne ankete saznati koje vrste i oblike izvješćivanja klijent treba. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvješća, ali svaki kupac s pravom smatra svoje poslovanje jedinstvenim, pa stoga zahtijeva jedinstveni sustav ove vrste, implementiran, u pravilu, pomoću posebnog generatora izvješća.

Hitan zadatak predprojektne ankete je razjasniti konačni proračun projekta i vrijeme njegove provedbe, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na te rokove mogu utjecati razni čimbenici, kao što su spremnost rukovodstva klijenta da sudjeluje u projektu, motivacija predstavnika naručitelja i izvođača, vjerojatnost sabotaže od strane zaposlenika automatiziranih jedinica, moguće otpuštanje (ili, obrnuto, zapošljavanje) ključnog menadžera nakon nekog vremena vrijeme nakon početka projekta nedostatnost postojeće računalne flote i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije nedostatak proračuna za kupnju potrebne opreme i mnogo više. Stoga konzultant mora detaljno saznati sve te okolnosti i prikazati ih u izvješću, uključujući i za internu upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvješća omogućit će vam da detaljno prikažete sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake u odjelu za implementaciju i integraciju.

Drugo važno pitanje koje treba riješiti u fazi predprojektnog istraživanja je izrada preporuka o izboru metoda za provedbu projekta. Ovdje je važno jasno zabilježiti koji se od problema koje je kupac prethodno formulirao ne mogu riješiti pomoću predloženog sustava automatizacije i predložiti organizacijske ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka tvrtka može lako dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi ankete, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobivanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta vrlo učinkovitom.

Što je obično rezultat ankete prije projekta?

• opis postojećih poslovnih procesa kupca;
• popis glavnih zadataka koje je potrebno riješiti pomoću sustava automatizacije;
• procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir prednosti koje pruža informacijski sustav;
• jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir pri implementaciji sustava;
• analiza postojećeg IT okruženja za usklađenost sa zahtjevima sustava korporativnog upravljanja, preporuke za njegovu promjenu;
• procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu korisnika;
• opis protoka dokumenata u automatiziranim odjelima i zahtjevi za analitiku;
• procjena mogućih rizika tijekom provedbe projekta i utvrđivanje mjera potrebnih za minimiziranje njihovog utjecaja;
• opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sustav upravljanja i zahtijevat će izmjene, procjenu vremena i troškova takve izmjene;
• prijedlog za provedbu projekta s obrazloženjem predložene opcije, navodeći broj automatiziranih radnih stanica potrebnih za kupca i pojašnjavajući proračun projekta.

Poseban dokument predprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored radova, koji uključuje, između ostalog, dogovoreni popis odgovornih osoba (i od naručitelja i od izvođača), njihova područja odgovornosti i osnovne propise za interakciju između ih. Za učinkovitu implementaciju sustava preporučuje se izraditi propise za razmjenu informacija između zaposlenika kupca i stručnjaka informatičke tvrtke koja provodi anketu, a također, što je važno, odrediti vrijeme i postupak za praćenje završetka posla.

Neke tvrtke (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbi) daju kupcu nacrt tehničke specifikacije nakon završetka pregleda pred projekt.

Napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?

Ako svrha istraživanja odgovara gore opisanim zadacima, tada će zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa tvrtke i mora se nužno platiti. Ova predprojektna anketa potpuna je konzultantska usluga koja omogućuje ne samo procjenu potrebe, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, usluge predprojektne ankete nije teško prodati ako je tvrtka implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavači jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje koristi će kupac imati od to.

Kako kupcu opravdati učinkovitost predprojektne inspekcije

Razmotrimo potencijalne kanale uštede, uzimajući u obzir koji mogu pomoći u opravdavanju potrebe za istraživanjem prije projekta.

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:
   • pri modificiranju sustava kako bi odgovarao jedinstvenim konkurentskim prednostima kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon stavljanja u komercijalni rad;
   • u fazi integracije sustava u IT infrastrukturu kupca zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije razjašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije;
   • zahvaljujući pravodobnoj raspodjeli materijalnih i ljudskih resursa od izvođača i naručitelja;
   • ranom procjenom mogućih rizika koji bi mogli utjecati na proces implementacije sustava, te razvojem mjera potrebnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.
     Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za naručitelja, koji se vrlo lako mogu izračunati u svakom konkretnom slučaju.
2. Moguće smanjenje troškova implementacije:
   • utvrđivanjem usluga i radova koje naručitelj može sam obaviti;
   • prilagodbom rokova za dovršenje nekih radova nakon razjašnjenja njihove stvarne intenzivnosti rada.
3. Povećanje učinkovitosti korporativnih informacijskih sustava i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike korisnika.
4. Odbijanje korištenja automatiziranog sustava ako se u fazi inspekcije prije projektiranja pokaže da neće riješiti probleme kupca ili će njegova izmjena biti preskupa.
   U mojoj praksi bio je slučaj kada je klijentu s vrlo specifičnim poslovnim procesima, na temelju rezultata ankete prije projekta, preporučeno da ne implementira CIS, već da izvrši organizacijske promjene i optimizira tehnologiju za rad sa svojim klijentima , budući da se učinak implementacije sustava (bila je potrebna skupa modifikacija) nije isplatio bili bi troškovi. Kao rezultat toga, klijent je uštedio desetke tisuća dolara, a predprojektna anketa isplatila se samo povećanjem učinkovitosti odjela koji je, na preporuku konzultanata, promijenio tehnologiju rada zaposlenika.

Nepostojanje predprojektne faze istraživanja u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihovih troškova zbog organizacijskih i tehničkih problema koji se javljaju tijekom provedbe. Često takvi projekti završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish Grupe, gotovo trećina od 2,5 tisuća informatičkih projekata koje su analizirali ne samo da je bila neuspješna, nego uopće nije dovršena. U Rusiji je takve podatke puno teže dobiti, ali siguran sam da udio neuspješnih implementacija neće biti manji.

Stoga, ako konzultantska tvrtka ne želi imati nerealizirane projekte u svojoj evidenciji, tada jednostavno mora provesti predprojektno istraživanje poslovanja kupaca. Bolje je odbiti ugovor u početnoj fazi nego zaglaviti u poslu i završiti s mrljom na svom ugledu.

Svaka IT tvrtka se suočava s potrebom provođenja predprojektne ankete prilikom automatizacije poslovnih procesa Klijenta.
To obično postavlja niz međusobno povezanih pitanja za potonje:

1. Što će biti rezultat?
2. Cijena pregleda?

Naše iskustvo pokazuje da je predprojektna inspekcija neophodna komponenta rada gotovo svake IT tvrtke vezane uz implementaciju sustava automatizacije. O pravilnoj organizaciji i provedbi ove faze ovisi uspjeh cijelog projekta.

Je li potrebno obaviti pregled? Što će to dati Klijentu?

Mnogo je razloga zašto je testiranje potrebno. To mogu biti visoki očekivani troškovi projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa tijekom automatizacije, uključivanje u projekt radova čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. Jednostavno rečeno, anketu je potrebno provesti ako tvrtka koja se automatizira nalazi se na konkurentnom tržištu.

Koji su ciljevi i zadaci predprojektne ankete?

Tijekom istraživanja pred projektiranje, kupac može:

Dobijte detaljan opis poslovnih procesa koji postoje u tvrtki i usporedite stvarnu sliku s prikazanom

Optimizirajte postojeće poslovne procese koristeći praktična iskustva koja su konzultanti iz informatičke tvrtke stekli tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama

Ocijenite stupanj usklađenosti funkcionalnosti predloženog sustava sa stvarnim poslovnim procesima korisnika

Istaknite svoje jedinstvene prednosti na vrijeme i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon njegovog puštanja u rad

Pojasnite proračun i vremenski raspored projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguće izmjene sustava kako bi odgovarale jedinstvenim značajkama vaših poslovnih procesa

Procijenite tehničke i ljudske resurse koji će biti potrebni u fazi implementacije sustava. Planirajte raspodjelu ovih resursa kako biste dovršili projekt unutar optimalnog vremenskog okvira i unutar proračuna

Procijeniti moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada

Optimizirajte troškove postavljanja sustava mogućim obavljanjem dijela posla unutar tvrtke

Dobijte točniju procjenu ekonomskog učinka i povrata ulaganja

Glavni zadaci predprojektne ankete:

Proučavanje poslovnih procesa kupca i pronalaženje glavnih problema koje on želi riješiti koristeći sustav automatizacije

Identifikacija jedinstvenih konkurentskih prednosti kupca koje je potrebno očuvati tijekom automatizacije

Izračun konačnog proračuna projekta i vremena njegove provedbe, uzimajući u obzir primljene podatke

Svaka tvrtka će moći dodati zadatke koje želi riješiti tijekom faze ankete, ali dobivanje odgovora na gornja pitanja čini anketu prije projekta već prilično učinkovitom.

Što će biti rezultat?

Glavni rezultat je završno izvješće o izvedenim radovima, dogovoreno i potpisano od strane naručitelja i izvođača.

Struktura završnog izvješća:

Organizacijska struktura poduzeća

Opis postojećeg automatiziranog sustava

Prošireni opis poslovnih procesa i tijeka dokumenata poduzeća

Ciljevi i ciljevi novi sustav automatizacija

Izbori softverski proizvod

Mogućnosti implementacije

Određivanje postupka za izvođenje rada automatizacije

Raspored djela

Procijenjeni trošak implementacije

Cijena pregleda?

Odgovor na ovo pitanje ovisi o svrsi ankete. Ako je svrha brzi pregled popunjavanjem od strane kupca upitnik, onda je besplatno.

Ako svrha ankete odgovara gore opisanim zadacima, tada će biti potrebno korištenje značajnih resursa IT tvrtke, a trošak će se izračunati pojedinačno. Ovo istraživanje prije projekta omogućuje ne samo procjenu potrebe, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa Klijenta.

Kolika je učinkovitost takvog pregleda i hoće li se isplatiti?

Pitanje procjene učinkovitosti predprojektne ankete jedno je od najtežih u poslovanju, jer njegov rezultat nije uvijek očigledan kupcu i često se percipira vrlo subjektivno. Da biste opravdali ekonomski učinak usluge, razmotrite potencijalne kanale uštede:

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:

Pri modificiranju sustava kako bi odgovarao jedinstvenim konkurentskim prednostima kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon stavljanja u komercijalni rad

U fazi integracije sustava u IT infrastrukturu kupca zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije pojašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije

Zahvaljujući pravodobnoj raspodjeli materijalnih i ljudskih resursa kako od izvođača tako i od naručitelja

Zbog preliminarna procjena moguće rizike koji bi mogli utjecati na proces implementacije sustava, te razvoj mjera potrebnih za minimiziranje posljedica

Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za naručitelja, koji se vrlo lako mogu izračunati u svakom konkretnom slučaju.

2. Moguće smanjenje troškova implementacije:

Identificiranjem usluga i radova koje kupac može obaviti

Prilagodbom rokova za dovršetak pojedinih poslova nakon razjašnjenja njihove stvarne intenzivnosti rada

3. Povećanje učinkovitosti korporativnih informacijskih sustava i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike korisnika

4. Odbijanje korištenja automatiziranog sustava ako se u fazi predprojektne inspekcije pokaže da neće riješiti probleme kupca ili će njegova izmjena biti preskupa

Sažmimo to

Nepostojanje predprojektne faze istraživanja u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihovih troškova zbog organizacijskih i tehničkih problema koji se javljaju tijekom provedbe. Često takvi projekti završavaju neuspjehom. Prema nedavnim studijama, gotovo 1/3 od 2500 IT projekata ne samo da je bilo neuspješno, već uopće nije dovršeno.

Ispunite prijavu za ekspresni izračun troškova implementacije 1C:ERP POTPUNO BESPLATNO!

Trenutno postoji brz razvoj i implementacija informacijske tehnologije ne samo u državnim agencijama, nego i u mnogim Ruska poduzeća, a uspjeh same implementacije ovisi o tome kakav će biti pristup implementaciji EDMS-a, koliko će dobro biti isplaniran.

Kako posao raste, tako se povećava i količina papirnate dokumentacije. A kada broj dokumenata koji se obrađuju prijeđe graničnu vrijednost, procesi rada s dokumentima izmaknu kontroli, prestanu biti upravljivi i, kao rezultat toga, počnu usporavati razvoj poduzeća, tada postaje važna važnost implementacije EDMS izlazi na vidjelo. U ovom se trenutku mnoge tvrtke suočavaju s problemom koji se zove "gdje početi".

Proces implementacije EDMS-a u uspješnu svjetsku i domaću praksu uključuje sljedeće faze:

1. Informativna anketa.
   1. Intervjuiranje.
   2. Ispitivanje.
2. Analiza prikupljenih podataka.
3. Formiranje tehničkih i funkcionalnih zahtjeva za EDMS.
4. Praćenje tržišta EDMS i provođenje natječaja.
5. Testiranje demo verzije.
6. Sklapanje sporazuma.
7. Izrada propisa za EDMS.
8. Instalacija i konfiguracija softvera.
9. Osposobljavanje korisnika EDMS-a.
10. Testiranje softvera s korisnicima.
11. Otklanjanje grešaka uočenih tijekom testiranja sustava.
12. Industrijski rad.

Zašto ne bez informativne ankete?

Zašto je toliko važno provesti informativno istraživanje? Vjeruje se da kvalitetna predprojektna izmjera jamči 80% uspješnosti implementacije EDMS-a. Uostalom, omogućuje:

• dobiti jasniji "portret" organizacije: njezina misija, područja djelovanja; Struktura poduzeća; funkcije odjela (i njihovo međusobno djelovanje) utvrđene odredbama o strukturnim odjelima; glavni poslovni procesi;
• utvrditi opće stanje organizacije uredskog rada u poduzeću;
• odrediti protok informacija i dokumentacije (uključujući vrste dokumenata koji se koriste);
• identificirati i uzeti u obzir rizike i načine njihovog prevladavanja pri implementaciji sustava;
• odrediti svrhu provedbe;
• odrediti zadatke i funkcije koje će EDMS kasnije morati obavljati;
• identificirati korisnike EDMS-a;
• naučiti i opisati postojeće poslovne procese (koji će biti automatizirani) itd.

Odgovore na gore navedena pitanja možete dobiti putem samostalno proučavanje općih informacija o predmetu implementacije EDMS. Ovo pomaže u pripremi za intervjuiranje menadžment i ključni stručnjaci. A analiza rezultata intervjua pomoći će vam u razvoju upitnik s detaljnijim pitanjima za širi krug ljudi. Stoga vam svaka faza ispitivanja omogućuje da dublje zaronite u problem i kao rezultat dobijete sve detaljniji opis problema.

Samo razumijevanjem stvarnih potreba poduzeća može se odrediti koje bi funkcije EDMS trebao obavljati. Tada će njegov izgled moći optimizirati rad ljudi i oni ga neće doživljavati kao peti kotač u kolima.

Do trenutka početka ankete, naša tvornica za preradu mesa imala je grupu geografski raspoređenih ureda, složenu strukturu poduzeća i veliki volumen protoka papirnate dokumentacije, što je dovelo do raspršenog nekontroliranog protoka dokumentacije, kršenja rokova odobravanja i izvršenja, kao i gubitak dokumenata.

S rastom obujma proizvodnje i povećanjem zadataka koje rješava naše poduzeće, broj razvijene, primljene i poslane upravljačke i druge dokumentacije samo je rastao, a uloga izvedbena disciplina. Vezano uz ulazak pogona za preradu mesa u nova razina uprava poduzeća odlučila je implementirati sustav upravljanje elektroničkim dokumentima(EDMS), koji vam omogućuje automatizaciju ne samo rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima (nalozi, korespondencija itd.), Već i nekih poslovnih procesa popraćenih obradom i izvršenjem dokumenata.

U tu svrhu formiran je tim ključnih stručnjaka strukturne podjele poduzeća. Voditeljem ovog projekta imenovana je zamjenica ravnatelja za predškolski odgoj, autorica ovog članka.

Intervjuiranje

Odlučili smo implementirati EDMS u fazama. Prva faza informativne ankete, "vidljiva" za tim, bila je provesti - anketiranje prve linije menadžera i ključnih sudionika poslovnih procesa koji će raditi u EDMS-u, tj. bit će njegovi korisnici. Ova anketa mora nužno uključiti voditelje i stručne stručnjake zainteresiranih strukturnih jedinica, koji će moći izraziti svoje želje i komentare.

Prije početka ove etape zamjenica ravnatelja za predškolski odgoj bila je pripremljena pitanja, čiji bi odgovori mogli dati ideju o problemima u organizaciji rada s dokumentima.

Sastavljena je lista budućih ispitanika na kojoj se nalazi oko 30 osoba (ovo pročelnici odjela, njihovi zamjenici i stručnjaci odgovorni za izradu dokumenata, njihovo potpisivanje, potpisivanje i odobravanje). Sa svakom osobom dogovoren je zaseban susret, pri čemu je najprije zacrtana svrha osobnog razgovora, a potom je uslijedio dijalog čiji je „program“ bio unaprijed pripremljeni popis teza i pitanja (vidi Primjer 1.) . Za praktičnost vođenja i analize intervjua, razgovor možete snimiti na diktafon. Ali za sudionika ankete bolje je ne znati da se snima jer se većina ljudi izgubi kad vidi diktafon.

Primjer 1

Priprema za provođenje intervjua u sklopu snimanja pogona za preradu mesa za implementaciju EDS-a

Sažmi emisiju

U susretu sa svakim ispitanikom, zamjenica predškolske odgojno-obrazovne ustanove na početku razgovora je detaljno iznijela:

1. Svrha ankete:

“Provjera stanja uredskog rada i tijeka dokumenata, razumijevanje postojećih poslovnih procesa koje treba automatizirati, a čije aktivnosti prati obrada i izvršavanje dokumenata.”

2. Zašto naša tvrtka treba implementirati EDMS:

“Svrha EDMS-a je kvalitativno poboljšati proces rada s dokumentima za menadžere i stručne stručnjake na svim razinama te smanjiti vrijeme rutinskog rada s dokumentima.”

3. Koje prednosti pruža EDMS, na primjer:

“Sustav vam omogućuje smanjenje vremena pretraživanja traženi dokument, omogućuje vam pristup zajednička baza dokumente s razlikovanjem korisničkih prava, u sustavu možete raditi na daljinu, s jednim dokumentom zajednički raditi više korisnika, brzo i jednostavno odobravati dokumente, automatizirati registraciju i distribuciju dokumenata, organizirati kontrolu nad izvršenjem naloga i dokumenata ( aktivnosti upravljanja postaje transparentan), moguće je potpisivati ​​dokumente u sustavu korištenjem Elektronički potpis, organizirati rad s ugovorima, integrirati EDMS s drugim programima koje koristi organizacija, smanjiti troškove održavanja arhive.”

1. S kojim se problemima susrećete u radu s dokumentima?
2. Što biste željeli poboljšati, unaprijediti, promijeniti u organizaciji rada s dokumentima?
3. Koliko brzo i učinkovito se isporučuju dokumenti?
4. Gdje su, po Vašem mišljenju, slabe točke koje stvaraju probleme u radu s dokumentima?
5. Jesu li postojeći obrasci dokumenata prikladni za korištenje?
6. Koliko je vremena potrebno za obradu jednog dokumenta? Ovo pitanje treba postaviti u odnosu na svaku vrstu dokumenta koji je široko prisutan u poslovnim procesima organizacije.
7. Koliki je obim protoka dokumenata u vašem području rada?

Na proces intervjua utjecala je zauzetost sudionika ankete, što je utjecalo na vrijeme anketiranja, a također je pokazalo da su zaposlenici podcijenili važnost projekta.

Kao rezultat analize podataka prikupljenih tijekom intervjua, formirana je tablica, prikazano u primjeru 2. Pomoglo je strukturirati primljene informacije i izvući potrebne zaključke, koji se u njima dobro odražavaju.

Primjer 2

Sistematizacija informacija dobivenih tijekom intervjua

Sažmi emisiju

Na temelju rezultata intervjua identificirani su sljedeći poslovni procesi koji prije svega zahtijevaju automatizaciju putem EDMS-a:

• upravljanje ugovorima;
• koordinacija faktura za plaćanje;
• koordinacija organizacijskih i upravnih dokumenata:
• nadzor nad izvršenjem instrukcija (rješenja).

Intervjuiranje je omogućilo pripremu terena za ispitivanje, što zahtijeva veću točnost u davanju odgovora na pitanja.

Upitnik

Svrha ankete bila je dobiti detaljnije (točnije) podatke o trenutnom stanju tijeka dokumenata i uredskog poslovanja u poduzeću. Sudionici ankete bili su voditelji ustrojstvenih jedinica i predmetni stručnjaci, koji bi potom postali korisnici EDMS-a. Istraživanje je provedeno u odsutnosti, što je značilo ispunjavanje upitnika u odsutnosti istraživača.

Upitnik se sastojao od tri dijela (vidi primjer 4):

1. Uvodni dio – njegova glavna zadaća bila je potaknuti ispitanika na davanje odgovora na postavljena pitanja. Opisana je svrha i ciljevi istraživanja, značaj uloge ispitanika; upute za popunjavanje upitnika.
2. Glavni dio sadrži pitanja jednostavne formulacije, a njihova cjelovitost i kvantiteta ovise o željenom cilju (pitanja u uzorku upitnika iz primjera 4 su savjetodavna i mogu se razlikovati od optimalnih pitanja za anketiranje vašeg poduzeća; možete ih koristiti kao početnu uzorak za izradu vlastitog upitnika).
3. Završni dio - ovdje je ispitanik dobio jamstvo povjerljivosti mišljenja koje je izrazio; izražena je zahvalnost za sudjelovanje u studiji.

Na zahtjev ispitanika upitnik je isprintan i uručen mu osobno ili poslan na njegovu adresu elektronička pošta. Forma upitnika je osmišljena tako da ispitaniku bude zgodno ispuniti je izravno u word datoteci.

Ako je upitnik poslan u obliku word datoteke, onda u tijelu elektronička pošta primatelj je prvi put vidio popratni tekst (svi kontakt podaci u primjeru su izmišljeni):

Primjer 3

Popratni tekst i predmet e-maila prilikom slanja upitnika u privitku putem e-maila

Sažmi emisiju

Primjer 4

Upitnik za provođenje ankete poduzeća prije implementacije EDMS-a

Sažmi emisiju

Prikupljeni podaci uneseni su u MS Excel tablicu, što je omogućilo automatsko generiranje dijagrama distribucije mišljenja o svakom pitanju. Oni. rezultati su prezentirani menadžmentu na najvidljiviji mogući način (vidi primjer 6). Broj odabranih opcija odgovora za svako pitanje prikazan je na jednom listu datoteke, a dijagrami na temelju tih podataka izgrađeni su na drugom listu:

U budućnosti ćemo uzeti u obzir sve identificirane rizike kako bi čim prije idi na posao u EDMS:

• rizik nepostojanja ili netočne definicije zadataka i funkcija EDMS-a;
• rizik podcjenjivanja potrebnih resursa (novčanih, vremenskih);
• rizik kašnjenja u provedbi faza projekta;
• rizik nedovoljne informiranosti zaposlenika poduzeća o tijeku radova, kao i rizik zanemarivanja, pasivnosti, otpora zaposlenika i slabe uključenosti menadžera u projekt;
• rizik od loše tehnološke opremljenosti;
• rizik nedostatka regulatornog okvira.

Općenito, anketa je pokazala pozitivan stav prema uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima, no bilo je i određen broj zaposlenika koji su imali negativan stav prema implementaciji EDS-a, jer su ovaj projekt doživjeli samo kao još jednu inovaciju koja će samo dodati više. rad im.

Naknadno je, na temelju analize rezultata intervjua i upitnika, određen cilj i sastavljeni zahtjevi za EDMS, no ovo je još jedna i ne manje važna faza rada na implementaciji. Trenutno naša tvrtka provodi komparativnu analizu EDMS tržišta.

Bilješke

Sažmi emisiju

Izradi projekta za novu zgradu, strukturu ili rekonstrukciju objekta nužno prethodi niz pripremnih mjera koje omogućuju uzimanje u obzir svih značajki i početnih podataka dizajna, zemljišna parcela i inženjerske komunikacije. Početna faza faze idejnog dizajna je predprojektna anketa, koja omogućuje, u procesu daljnjeg razvoja dizajna i tehničkih rješenja, potpuno udovoljavanje zahtjevima važećeg SNiP-a i propisa, svim uvjetima Kupca i njegove želje. To će ovisiti o prethodnim aktivnostima spoj idejni projekt , rok izrade projektno tehničke dokumentacije i složenost radova.

Obilježja postupka i njegove značajke

Predprojektni pregled - složen specijalizirani rad o prikupljanju, obradi i sustavnoj analizi predmeta raznih namjena. Na temelju prikupljenih podataka izrađuje se cjelovita opravdanost izgradnje ili rekonstrukcije, njezina izvedivost, te pojava mogućih poteškoća i problema. Kako bismo postigli najpouzdanije i najučinkovitije rezultate tijekom pregleda, koristimo različite vrste visokotehnoloških alata i opreme.

Stručnjaci koji izvode istraživački radovi morati imati specijalizirano obrazovanje, imaju službene dozvole vladinih agencija i struktura SRO sustava.

Zašto se provodi anketa prije projekta:

1. Ocijeniti stvarno stanje objekta prije njegove rekonstrukcije, proširenja, dogradnje ili modernizacije.
2. U slučaju gubitka projektne i tehničke dokumentacije.
3. Kod pogrešaka u izradi projekta.
4. Kada se tijekom procesa izgradnje izvrše prilagodbe koje se nisu odrazile na crteže i stvarni rad.
5. Pri ocjeni fizičke i moralne istrošenosti građevina i komunalnih mreža.

Danas se često naručuje predprojektna dokumentacija u predinvesticijskoj fazi radi obrazloženog opravdanja financijskih ulaganja, njihove izvedivosti i sustavne provedbe projekta.

Glavne faze rada:

• Pripremna faza: proučavanje želja kupca, prikupljanje potrebna dokumentacija i druge podatke.
• Upoznavanje s objektom, usuglašavanje termina i cijene usluga, izrada programa rada i izrada tehničkih specifikacija (detaljnih tehničkih specifikacija).
• Sveobuhvatno vizualno i instrumentalno ispitivanje objekta.
• Analizirajte dobivene rezultate i izvršite potrebne izračune.
• Izrada zaključka o stanju predmeta.

Gdje mogu naručiti predprojektno istraživanje?

Multidisciplinarna tvrtka "Region" pruža pojedincima, građevinskim i izvođačkim organizacijama, investicijskim i razvojnim tvrtkama cijeli niz usluga za preliminarni pregled objekata, gradilišta, nedovršenih građevinskih i inženjerskih sustava. Vrijeme za predprojektiranje i trošak idejnog projekta ovisi o strukturnoj složenosti objekta, obujmu posla koji treba obaviti i njegovom sastavu, lokaciji Gradilište te dostupnost pouzdanih podataka o stvarnom stanju tla, komunalnih vodova i komunikacija.