Izvedbena disciplina u Oružanim snagama Ruska Federacija- usklađenost svih vojnih osoba i civilnog osoblja Oružanih snaga Ruske Federacije sa zahtjevima pravnih akata Ministarstva obrane Ruske Federacije i Glavnog stožera Oružanih snaga Ruske Federacije, kao i zapovijedi, zapovijedi, upute, upute zapovjednika i nadređenih o pojedinim pitanjima.

Izvršna disciplina uključuje nadzor nad izvršavanjem zapovijedi zapovjednika (nadređenih) i izvršavanje službenih dokumenata.

Kontrola nad izvršavanjem službenih akata je skup mjera usmjerenih na kvalitetno i pravodobno izvršavanje uputa danih u ispravama.

Kontrola izvršenja službenih akata uključuje prikupljanje i sumiranje podataka o stanju i rezultatima izvršenja akata, priopćavanje tih podataka nadležnim službenim osobama kojima su dane upute, poduzimanje potrebnih mjera za pravodobno i kvalitetno izvršenje akata. , a po potrebi i izricanje stegovnih mjera osobama koje su krive za nepravovremeno i nekvalitetno sastavljanje isprava.

Zapovjednik (načelnik) vojnog zapovjedništva dužan je u provođenju nadzora nad izvršavanjem službenih akata:

Organizirati proaktivnu kontrolu izvršenja službenih dokumenata u podređenim vojnim zapovjednim tijelima, uključujući utvrđivanje sredstava i metoda kontrole pravodobnog izvršavanja zahtjeva upozorenja (kontrolnih kartica) radi dobivanja i analize međuinformacija o poduzetim mjerama za izvršenje nalog, izvršiti kontrolne provjere tijeka izvršenja naloga i sl. Događaji;

Imenovati službenike odgovorne za praćenje izvršenja službenih dokumenata u podređenim vojnim zapovjednim i nadzornim tijelima;

Osigurati da se informacije o statusu i rezultatima izvršenja službenih dokumenata dostavljaju višem nadzornom tijelu;

Po primitku obavijesti od višeg nadzornog tijela o nepoštivanju popravljeno vrijeme ili nedovoljne razrade dokumenata, poduzeti stroge mjere protiv prekršitelja izvršne stege, što treba biti naznačeno u izvješćima dostavljenim zapovjedniku (načelniku) koji je izdao zapovijed.

Neposredan rad na praćenju izvršenja službenih dokumenata povjerava se osobama imenovanim naredbama nadležnih zapovjednika (načelnika) tijela vojnog zapovijedanja i nadzora.

Službene osobe koje neposredno provode nadzor nad izvršavanjem službenih akata dužne su:

Posjeduje sve potrebne podatke o kontroliranim dokumentima;

Najkasnije 3 dana (za dokumente koji označavaju "hitno" - odmah) nakon primitka naloga, dostaviti podatke o izvršitelju (položaj, vojni čin, prezime, ime, patronim, službeni telefonski broj) višem nadzornom tijelu;

Provoditi stalni nadzor izvršenja službenih dokumenata i povremeno, ovisno o važnosti i hitnosti dokumenata, primati aktualne informacije o tijeku njihovog izvršenja;

Najmanje 7 dana (za hitne - 1 dan, za dokumente koji označavaju "odmah" - 3 dana) prije isteka roka izvršenja, a po primitku zahtjeva - odmah dostaviti nadležnom nadzornom tijelu vojnog zapovjedništva podatke o statusu izvršenja svakog kontroliranog dokumenta;

U slučaju da napredak izvršenja kontroliranog dokumenta ne jamči izvršenje službenog dokumenta na vrijeme, poduzmite sve potrebne mjere kako biste osigurali njegovo pravodobno izvršenje. Ako poduzete mjere ne daju željene rezultate, to trebate prijaviti višoj instituciji i slijediti njezine preporuke;

Povremeno analizirati stanje izvršenja dokumenata, o čijim se rezultatima izvješćuju nadležni zapovjednici (nadređeni);

Izraditi mjere za jačanje nadzora nad izvršenjem službenih dokumenata i dati prijedloge zapovjednicima (načelnicima) za poboljšanje ovog rada.

Stanje nadzora nad izvršenjem službenih akata dva puta godišnje (od 1. siječnja i 1. srpnja) provjeravaju posebno imenovana povjerenstva. Rezultati inspekcija odražavaju se u izvješćima.

Službene isprave koje podliježu kontroli evidentiraju se u dnevniku (kartici) za praćenje izvršenja službenih isprava ili se upisuju u memoriju osobnih elektroničkih računala (PC) u kojoj moraju biti navedeni: datum, urudžbeni brojevi, sažetak isprave, upute iz službene osobe, rok izvršenja, prezime izvođača, oznaku izvedbe i druge potrebne podatke.

Službeni dokument se smatra izvršenim i uklonjen iz kontrole kada:

Sve upute dane za to su dovršene;

Rezultati razmatranja dostavljenih dokumenata od strane službenika kojemu je dana početna zadaća ne zahtijevaju ponovljena izvješća, a svi dokumenti koje je on potpisao poslani su adresatima;

O rezultatima izvršenja obaviješteno je više nadzorno tijelo od kojeg je zaprimljena potvrda da je ovaj dokument skinut s kontrole.

Svi službeni dokumenti moraju biti izvršeni u propisanom roku. Ako rok za izvršenje službene isprave nije određen u nalogu ili samoj ispravi, isprava se mora izvršiti u roku od najviše mjesec dana, a isprave s oznakom "hitno" - ne duže od 3 dana. Instrukcije koje u tekstu sadrže uputu "odmah" izvršavaju se u roku od 10 dana.

Rok izvršenja računa se u kalendarskim danima od dana potpisivanja inicijalnog naloga od strane nadređene službene osobe. Prema službenim dokumentima koji sadrže žalbu zastupnika Državne dume Federalne skupštine Ruske Federacije, rok izvršenja je 30 dana, zastupnički zahtjev je 30 dana, parlamentarni zahtjev je 15 dana od datuma njihove prve registracije. s ovlastima vojnog zapovjedništva.

Ako je potrebno produžiti rok izvršenja naloga najkasnije 3 dana (za hitne dokumente - 1 dan) prije isteka roka izvršenja, službenoj osobi koja je dala naputak podnosi se zapisnik s obrazloženim zahtjevom za produljenje roka. rok izvršenja uz obvezno navođenje razloga kašnjenja, poduzetih mjera i roka potrebnog za izvršenje (reviziju) naloga. Izvješće sa zahtjevom za produljenje roka može se podnijeti bez suglasnosti službenih osoba koje su u nalogu označene kao suizvršitelji.

Ako se uputa za izvršenje službene isprave daje više službenih osoba, tada se označava službena osoba odgovorna za izvršenje isprave u cjelini.

Ako u nalogu nije navedena odgovorna osoba, za izvršenje isprave u cjelini odgovorna je službena osoba koja je prva navedena u naredbi, koja je dužna u propisanom roku organizirati izradu i suglasnost isprave sa službenim osobama. navedeno u nalogu, a po potrebi i s drugim službenim osobama.

Suizvršitelji moraju dostaviti sve potrebne materijale, ovjeriti ih ako se slažu s pripremljenim nacrtima dokumenata, au slučaju neslaganja dati obrazloženi zaključak. Za pravodobno i kvalitetno izvršenje uputa uz odgovornog izvršitelja dokumenta odgovorni su suizvršitelji.

Službeni dokumenti koji ne udovoljavaju utvrđenim zahtjevima, koji ne sadrže odgovore na sva pitanja postavljena u uputama, nisu usuglašeni s potrebnim službenicima, nisu prošli zakonsku kontrolu na propisani način ili su dostavljeni u suprotnosti s rokovima. bez navođenja razloga odgode i mjera koje treba poduzeti prema prekršiteljima, vraćaju se na doradu i ponovno podnošenje ili se prijavljuju s nacrtima naloga za kažnjavanje počinitelja.

Povratak službenih dokumenata koji ne ispunjavaju utvrđene uvjete nije valjan razlog za odgodu roka izvršenja.

Upitamo li poslovne predstavnike koji se odluče na kupnju EDMS-a što očekuju od sustava, vjerojatno ćemo čuti da im je vrlo važna pomoć u organizaciji poslovnih procesa tvrtke. EDMS tržište nudi mnoga rješenja, a osim što će pojednostaviti interakciju unutar tvrtke, sustav će pomoći iu radu ureda, ugovornog odjela i odjela prodaje.

Ali koliko je učinkovito riješen početni problem nedostatka kontrole procesa?

U pravilu su izgrađeni procesi za odobravanje dokumenata i izvršenje naloga. Za kontrolu se koriste razna izvješća, poput postotka kašnjenja narudžbi na datum. Takve statistike mogu biti korisne, ali ne pokazuju uvijek dinamiku, što je važno za razumijevanje ide li situacija nabolje ili gore. Nije uvijek moguće provesti dubinsku analizu, od općih pokazatelja do konkretnih ljudi i njihovih zadataka.

Zato važan faktor uspješno korištenje sustava može biti alat s kojim sve procese u poduzeću možete učiniti transparentnijima i pružiti najpotpunije informacije menadžeru za donošenje odluka.

Pokušat ćemo zamisliti kako bi takav alat za interaktivnu analizu rada zaposlenika u sustavu mogao izgledati.

Sažeta slika

Usredotočit ćemo se na praćenje izvršenja procesa i istaknuti nekoliko univerzalnih pokazatelja:

● Disciplina izvedbe jedna je od najjednostavnijih, ali ujedno i korisnih metrika. To pokazuje koliko pravovremeno zaposlenik ispunjava zadatke koji su mu dodijeljeni.

● Opterećenje zaposlenika korisno je kada se traže "uska grla", to jest zaposlenici koji su uključeni u previše procesa. Pritom je važno razumjeti uspijeva li zaposlenik sve završiti na vrijeme.

● Pravodobno izvršavanje različitih procesa (instrukcije, odobrenje dokumenata) može pružiti informaciju o prisutnosti sistemskih problema s njihovim izvršenjem. Na primjer, neki procesi možda nisu optimalni ili zaposlenici mogu neki posao smatrati niskim prioritetom.

● Korisna će biti i opća dinamika broja zadataka. U fazi implementacije omogućuje procjenu koliko intenzivno zaposlenici koriste sustav i utvrđivanje trendova u izvršavanju zadataka na vrijeme. Može poslužiti kao dobar pokazatelj pri uvođenju raznih organizacijskih mjera.

Spojimo li te pokazatelje u jednu zbirnu sliku, dobivamo primjer početne stranice alata za analizu rada zaposlenika u sustavu.

Pokazatelji su prikazani pomoću grafičkih grafikona:

● “Disciplina izvedbe” s vrijednošću od 0 do 100%. Odmah vidimo cjelokupnu sliku tvrtke u cjelini.

● “Procesi s kršenjem rokova” u obrascu kružni graf, čiji su udjeli različiti procesi. Brzo identificiramo "problematične" vrste procesa.

● “Zaposlenici s velikim opterećenjem” u obliku dvije trake za svaku: zelena je broj zadataka bez prekoračenja roka, crvena je broj zakašnjelih zadataka. Brzo identificiramo zaposlenike koji su uska grla: broj zadataka je visok, u kombinaciji s velikom količinom "crvenog".

● “Dinamika rada sa zadacima” bit će prikazana u obliku grafikona s dvije linije: ukupan broj aktivnih zadataka za svaki datum i broj zadataka s prekoračenjem roka (crveno). Odmah vidimo opću dinamiku duž crvene linije: stanje je stabilno, poboljšava se ili pogoršava.

U tom prikazu možemo procijeniti opće stanje rada zaposlenika u sustavu, ali što ako svaki pokazatelj želimo detaljno razmotriti?

Zgodno rješenje bilo bi dodavanje interaktivnosti: odabirom vrijednosti indikatora na početnoj stranici, možemo otići na stranicu s proširenim podacima na njoj. Na primjer, odabirom određenog zaposlenika s velikim opterećenjem, idite na stranicu koja će pokazati što je uzrokovalo takvo opterećenje.

Razmotrimo svaku takvu stranicu zasebno.

Analiza izvedbene discipline

Disciplina izvedbe odražava postotak zadataka obavljenih na vrijeme.

● Ili se sustav uopće ne koristi.

● Ili zaposlenici rade neučinkovito.

● Ili su rokovi za zadatke očito nerealni.

Ako disciplina izvedbe tijekom proteklog mjeseca nije premašila 50%, tada bez sumnje možemo dati ocjenu loše. Ali kako možemo razumjeti odakle ta vrijednost i postoje li pozitivni ili negativni trendovi? Stoga izvođačka disciplina zahtijeva njezino detaljiziranje.

Iz sažete slike odabirom indikatora “Izvršna disciplina” prelazimo na stranicu s njegovom detaljnom analizom.

Ovdje vidimo postotak pokazatelja po zaposleniku. Rad na organizacijskim mjerama za povećanje radne discipline najbolje je započeti s onim zaposlenicima čija je radna disciplina minimalna.

Za odabranog zaposlenika možete pogledati:

● Koje konkretne zadatke zaposlenik nije izvršio na vrijeme i koliko je kasnio, utvrdite razloge njihovog kašnjenja.

● Procijenite dinamiku pokazatelja.

Ako je pokazatelj discipline izvedbe stalno visok, onda je sve u redu.

Ako su prethodno poduzete organizacijske mjere za poboljšanje discipline rada, tada bi vrijednost pokazatelja trebala porasti

Smanjenje vrijednosti pokazatelja ukazuje na neučinkovitost poduzetih mjera

● Jednostavno zaboravljanje. Ako zaposlenik rijetko radi u sustavu, lako je zaboraviti provjeriti dolazne zadatke.

● Nedostatak razumijevanja zašto izvršavati zadatke. Posao se već može obaviti, kakva je razlika kada se zadatak završi.

● Nepoznavanje činjenice da je izvršavanje zadataka lanac rada i nepravodobno neizvršavanje zadatka može poremetiti rokove cijelog procesa.

U takvim slučajevima potrebno je prenijeti informacije izvođačima o tome kako i zašto trebaju raditi u sustavu.

Analiza opterećenja zaposlenika

Na zbirnoj slici vidimo najzaposlenije zaposlenike, broj zadataka koje su dobili i udio zaostalih. Zelena dionica prikazuje broj zadataka bez prekoračenja roka, crvena dionica prikazuje broj zakašnjelih.

Kako bismo razumjeli koje konkretne zadatke nije izvršio na vrijeme, idemo na stranicu s detaljima njegovih zadataka po procesu.

Ovdje vidimo:

● Koje vrste procesa čine radno opterećenje zaposlenika?

● Koju vrstu zadataka zaposlenik ne uspijeva izvršiti na vrijeme?

● Koja je dinamika broja zadataka koje dobiva i udjela zaostalih među njima. Ako su poduzete mjere za smanjenje opterećenja zaposlenika, tada bi se trebao smanjiti ukupan broj i broj radnika koji kasne, inače su mjere bile neučinkovite.

U praksi su često „uska grla“ u EDMS-u menadžeri koji odobravaju i potpisuju dokumente prilikom odobravanja dokumenata, kao i službenici. Među menadžerima, razlog velikog protoka dolaznih zadataka može biti mikromenadžment - zatvaranje svih procesa tvrtke.

Ali moguća je situacija kada se opterećenje zaposlenika postupno povećava i dovodi do preopterećenja. Tada se jednostavno fizički ne može nositi sa svojim obimom posla.

Ovdje su moguće dvije vrste mjera:

● Operativni: dati nekoga da mu pomogne, prenijeti dio posla na druge izvođače.

● Strateški: pregledajte i optimizirajte procese tvrtke.

Analiza procesa

Na početnoj stranici sa sažetim podacima vidimo tipove procesa među kojima su kršenja rokova najčešća.

Da biste vidjeli koji su specifični zadaci unutar tih procesa doveli do ove situacije, otvorimo stranicu s proširenim informacijama.

Na stranici vidimo:

● Koji konkretni zadaci unutar odabranog procesa su kasnili i tko je bio izvođač.

● Koja je dinamika: mijenja li se situacija, u kojem smjeru.

Dugoročno normalna situacija su minimalne stabilne vrijednosti volumena procesa s kršenjem rokova.

Analiza rasporeda s dinamikom zadataka omogućuje vam da vidite problematične situacije:

Smanjuje se broj pokrenutih procesa u sustavu.

To može biti signal da zaposlenici prestaju koristiti sustav.

Zaposlenici ne izvršavaju zadatke na vrijeme.

To se na grafikonu prikazuje kao crvena linija procesa s kršenjem rokova koja se približava liniji ukupnog broja procesa.

To bi moglo značiti sljedeće:

● Zaposlenici se ne mogu nositi sa svojim odgovornostima.

● Rokovi zadataka su previše optimistični.

● Zaposlenici prestaju koristiti sustav i zadaci ostaju nedovršeni.

Shvativši koji problemi postoje, možete pronaći njihove uzroke, jer procesi nisu uvijek optimalni:

● Unutar procesa može postojati skriveni podproces od još nekoliko faza. Na primjer, kada osoba koja odobrava mora samostalno dogovoriti dokument s nekim drugim, i to samo 1 dan.

● Istovremeno paralelno odobrenje može se koristiti umjesto sekvencijalnog, ali u ovom slučaju jedan odobravatelj i dalje čeka odluku drugog. Na primjer, Glavni inženjer može čekati dok odvjetnik pregleda dokument, čime krši rokove svog zadatka.

● Funkcije se mogu dodijeliti pogrešnoj osobi. Na primjer, popratno pismo za ugovor priprema službenik. Prisiljen je otići do djelatnika ugovornog odjela i saznati što treba napisati. U takvoj situaciji bilo bi bolje da djelatnik ugovornog odjela pripremi popratne dokumente.

Umjesto zaključka

Na primjeru smo pogledali što bi mogao biti alat za interaktivnu analizu učinka zaposlenika u sustavu. Disciplina izvedbe pomoći će nam da razumijemo opću “temperaturu” u smislu pravovremenog izvršavanja zadataka, popis najzaposlenijih zaposlenika pojednostavit će zadatak pronalaženja uskih grla, a prikaz procesa koji nisu po planu omogućit će nam optimizaciju tih procesa.

Sustavi upravljanje elektroničkim dokumentima Pohranjuju ogromnu količinu informacija, ali u pravilu je većina skrivena. Vizualizacija skrivenih podataka otvara nove mogućnosti i omogućuje sustavu postizanje visoke kvalitete nova razina kontrola procesa.

Prakse analize možete razviti u drugim tematskim područjima: prodaja, upravljanje projektima, uredski rad. Uostalom, koje god područje odabrali, uvijek postoje pokazatelji koji odražavaju stvarno stanje stvari u njemu. Kako to predstaviti korisniku zadatak je EDMS-a i alata za vizualizaciju koje oni pružaju.

Kako je ovaj alat implementiran u DirectumRX može biti

Veljača je vrijeme za pregled zadataka obavljenih u protekloj godini. U prvi plan dolaze pitanja praćenja izvršavanja zadataka i izvedbene discipline. Zašto je potrebna kontrola i kako je provoditi tijekom cijele godine, objasnit ćemo u članku.

ZAŠTO SE U VELJAČI ANALIZIRA IZVRŠALNA DISCIPLINA

Najranije u veljači bit će moguće analizirati izvršenje zadataka u organizaciji u protekloj godini. Godišnja potvrda o disciplini rada u organizaciji priprema se prvih dana veljače iz dva razloga :

1. Većina zadataka s dokumentima ima uobičajeni rok od 30 kalendarskih dana. Ako je zadatak dan 30. prosinca, onda se mora izvršiti do uključivo 30. siječnja. U 2018. zadnji radni dan bio je 29. prosinca (29. siječnja 2019. tipičan je rok za dovršavanje zadataka na dokumentima). U 2019. godini 30. i 31. prosinca već će biti radni dani, stoga će se rokovi za izvršenje zadataka pomaknuti na posljednje dane siječnja.
2. Nemoguće je ne uzeti u obzir ljudski faktor i vrlo čestu naviku odgađanja stvari za posljednji trenutak. Malo je vjerojatno da se među izvođačima neće naći netko tko će svoja izvješća poslati 29. siječnja, iako je za to imao cijeli mjesec.

Dakle, ako je rok za zadatak 29. siječnja, onda moramo čekati do tog dana. Ako niti 30. siječnja nema izvješća o izvršenju, tek tada se zadatak može smatrati neizvršenim.

ŠTO JE KONTROLA IZVRŠENJA ZADATAKA I IZVRŠAČKA DISCIPLINA

Svaki dan vođa postavlja zadatke svojim podređenima. Naravno, moraju se ispuniti. Ali ne ide uvijek tako. Stoga postoji praćenje izvršenja zadataka.

Izvlačenje
iz GOST R 7.0.8-2013 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije"

88. kontrola izvršenja dokumenata: Skup radnji kojima se osigurava pravodobno izvršenje dokumenata.

Zaposlenik zadužen za praćenje izvršenja dokumenata uvijek je upoznat sa statusom izvedbena disciplina u organizaciji - omjer broja dodijeljenih zadataka i broja obavljenih. Idealno, ravnoteža bi trebala biti 1:1.

Kontrola nad izvršavanjem naloga ne postoji sama za sebe. Ovo je upravljački alat i temelj sustava motivacije u organizaciji. Na temelju saznanja tko je i kako radio u izvještajnom razdoblju raspodjeljuju se bonusi i bonusi za ovo razdoblje. Tako, primjerice, u veljači sastavljamo izvješće o radnoj disciplini za prošlu godinu kako bismo podijelili godišnje nagrade. Ako ne postoji "plus" sustav motivacije, tada kontrola discipline izvedbe služi manje ugodnoj svrsi - raspodjeli kazni za neispunjavanje zadataka ( disciplinski postupak, premije nisu plaćene u cijelosti). Ako nisu predviđene kazne, onda kontrola gubi smisao. Primjerice, ravnatelj je svjestan da je od 10 njegovih uputa samo pola izvršeno, ali što ako se ne poduzmu nikakve mjere?

TKO KONTROLIRA

Osoba odgovorna za praćenje izvršenja dokumenata u pravilu se imenuje iz reda djelatnika uredske službe. Na primjer, voditelj službe ili jedan od njezinih zaposlenika, u malim organizacijama - pomoćnik upravitelja.

Nalogom se imenuje odgovorna osoba za osnovnu djelatnost (Primjer 1), te se u opis poslova unose odgovarajuće dopune (Primjer 2).

ŠTO SE KONTROLIRA

Ako organizacija koristi elektronički sustav za upravljanje dokumentima (SED), tada svi zadaci dodijeljeni u njemu automatski padaju pod kontrolu. Dnevni i godišnji certifikati također se automatski generiraju (detaljno). Osoba odgovorna za kontrolu ostaje generirati izvješće i “istovariti” ga iz programa.

U nedostatku EDS-a postoje opcije:

• organizacija može kontrolirati sve zadatke. S jedne strane, to pojednostavljuje proces: ne morate donositi odluku o svakom zadatku hoćete li kontrolirati njegovo izvršenje ili ne. S druge strane, količina posla se značajno povećava. Ono što EDMS radi automatski, odgovorna osoba je prisiljena raditi ručno;
• Organizacija određuje zadatke koji se stavljaju pod kontrolu. Sastavlja se popis ispitanika iz kojeg se prati izvršenje pisama; teme interne i vanjske korespondencije; vrste dokumenata. Popis je utvrđen u uputama za uredski rad (Primjer 3). Obratite pozornost na klauzulu 5.8.27 u primjeru 3: ona daje organizaciji pravo da stavi bilo koji nalog pod kontrolu ako direktor to smatra potrebnim.

VRSTE ZADATAKA ČIJE SE IZVRŠAVANJE KONTROLIRA

Napisano

Većina takvih naloga. Dijele se na vrste prema vrsti dokumenta:

• zadaci za dolazna pisma;
• zadaci za internu korespondenciju (uredski dopisi, dopisi);
• zaduženja prema nalozima za osnovne djelatnosti;
• zadaci na temelju zapisnika sa sastanaka;
• zadatke koordiniranja nacrta dokumenata.

Zadaci dolazne e-pošte i interna korespondencija navedeni su u rezoluciji. To su podaci o ispravi koji moraju sadržavati prezime, inicijale ovrhovoditelja, upute za ispravu, po potrebi i rok izvršenja, potpis osobe koja je donijela rješenje, datum rješenja.

Voditelji možda neće navesti sadržaj zadatka, rok, pa čak ni ime izvođača (ovisno o situaciji). Tajnik koji postavlja zadatak za izvršenje mora razumjeti da:

• ako ravnatelj nije odredio rok, tada se koristi standardni rok utvrđen uredskim uputama;
• ako direktor nije naznačio sadržaj zadatka, tada je pismo (napomena) standardno, a sam izvršitelj mora razumjeti što učiniti;
• ako direktor nije naznačio izvršitelja, tada je pismo (napomena) standardno, a sam tajnik mora razumjeti kome poslati zadatak, a izvršitelj mora shvatiti da je ovo pitanje u okviru njegovih dužnosti.

Posljednja opcija je izvan norme, ali je uobičajena.

U naredbama i protokolima nalog, rok i izvršitelj navedeni su u tekstu dokumenta (Primjeri 4, odnosno 5).

Zadaci za odobrenje nacrta dokumenata razlikuju u pogledu izvedbe. Oni ne zahtijevaju rezolucije ili izgovor u naredbama ili protokolima. Sastav odobravatelja za svaku vrstu dokumenta određen je u uputama za uredski rad, propisima o ugovornom radu itd. Ako službeno Ako se primi nacrt dokumenta s oznakom "Za odobrenje", tada on, ispunjavajući zahtjeve LNA, mora izvršiti ovaj zadatak bez dodatnih uputa.

Oralno

Mnogi menadžeri uz pomoć tajnice kontroliraju svoje usmene upute. Ovo je teže od provjere pismenih zadataka:

• usmena uputa mora biti „uhvaćena“ i točno navedena u zadatku;
• usmeni nalog nema standardne rokove za izvršenje;
• Izvršitelj može izvješće o izvršenju usmenog naloga podnijeti i usmeno, na osobnom sastanku s ravnateljem ili telefonom, ali o tome neće obavijestiti tajnicu.

Kako ne bi došlo do problema pri praćenju izvršavanja usmenih uputa, tajnik može:

• dogovoriti s ravnateljem da ako usmena naredba bude stavljena na kontrolu, onda ravnatelj o tome obavijesti tajnicu uz navođenje izvršitelja i roka;
• predložiti ravnatelju da usmenu uputu pretvori u pisanu: izraditi naredbu o glavnoj djelatnosti ili kratki zapisnik sa sastanka. Tada će usmena nastava postati redoviti dokumentarni zadatak, što je puno lakše kontrolirati;
• ako nalog i dalje ostane usmen, tajnik podsjeća izvršitelja na potrebu podnošenja izvješća o izvršenju ne samo ravnatelju, već i kontroloru – tajniku.

Tajnik obavještava izvođača o dodjeli zadatka putem EDMS ili putem e-pošta, odnosno u svakom slučaju zadatak se navodi u pisanom obliku i bilježi datum slanja izvođaču.

ROKOVI IZVRŠENJA ZADATAKA

Rokovi za dovršetak svake vrste zadatka moraju biti utvrđeni u uputama za upravljanje uredom organizacije. Izvor rokova može biti Uzorak uputa na uredskom poslu u vladine organizacije(članci 4.6, 6.6), kao i industrijskim propisima.

Posebnu pozornost treba obratiti na rokove apeli građana. Ovdje se primjenjuje Savezni zakon od 2. svibnja 2006. br. 59-FZ „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije” (s izmjenama i dopunama 27. prosinca 2018.; u daljnjem tekstu Savezni zakon br. 59-FZ). . Citirajmo dva njegova članka:

Izvlačenje
iz Savezni zakon broj 59-FZ

2. Pisana žalba podliježe obveznoj registraciji u roku od tri dana od prijema V Vladina agencija, tijelo ili dužnosnik lokalne samouprave.

Izvlačenje

iz Saveznog zakona broj 59-FZ

Članak 12. Rokovi za razmatranje pismene žalbe

1. Pisani prigovor koji zaprimi državno tijelo, tijelo lokalne samouprave ili dužnosnik u skladu sa svojom nadležnošću razmatra se u roku od 30 dana od dana zaprimanja pisanog prigovora...

Zakonodavac je organizacijama dao još tri dana da ispune zahtjeve građana u odnosu na dopise organizacija koje su registrirane na dan primitka. Hoće li to koristiti, organizacija sama odlučuje i bilježi odluku u uputama za upravljanje uredom (Primjer 6).

KONTROLNI ALGORITAM

Algoritam za praćenje izvršenja naloga prikazan je na dijagramu.

Kako doznajemo, bez obzira da li je nalog usmeni ili pismeni, sam postupak kontrole nužno se provodi “pismeno”. Pogledat ćemo što točno tajnik mora evidentirati u svakoj fazi u Tablici.

POTVRDA O IZVRŠAČKOJ DISCIPL

Rezultat stalnog praćenja izvršavanja zadataka voditelja su potvrde o radnoj disciplini. Prema odluci uprave, certifikati mogu biti različite učestalosti: od dnevnih do godišnjih. Princip je jednostavan: ako organizacija prakticira mjesečne bonuse na temelju učinka, tada se potvrda sastavlja mjesečno; Ako su bonusi tromjesečni, onda je i certifikat tromjesečni. Možete češće generirati izvješća kako biste na vrijeme identificirali nedovršene zadatke. Godišnje izvješće sastavlja se u svakom slučaju: svaki rukovoditelj želi znati koliko je zadataka koji su mu dodijeljeni tijekom godine izvršeno (Primjer 7).

Obrazac potvrde također se izrađuje na organizacijskoj razini i evidentira u uputama za uredsko vođenje.

SAŽETAK

1. Praćenje izvršenja naloga i nadzor izvedbene discipline su funkcije menadžmenta. Oni čine temelj motivacijske politike organizacije.
2. Posebno imenovani djelatnik prati izvršenje naloga. On također daje menadžmentu informacije o stanju izvedbene discipline određenom učestalošću.
3. Prate se i zadaci na temelju dokumenata i usmenih uputa voditelja. Na temelju rezultata svake od njih izvođač mora dostaviti informativno izvješće.

Klauzula 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Organizacijska i upravna dokumentacija. Zahtjevi za pripremu dokumenata" (odobren nalogom Rosstandarta od 8. prosinca 2016. br. 2004-st).

Jedan od važnih uvjeta koji osigurava produktivan rad organizacije je izvedbena disciplina. Stoga su zaposlenici jednako zainteresirani kao i menadžment subjekta za određivanje pokazatelja izvedbene discipline i njegovo daljnje poboljšanje.

Izvođačka disciplina – pojam

Ovaj pojam se odražava na interakciju između zaposlenika i njegovog poslodavca. Izvršna disciplina je pokazatelj odgovornosti prvog za izvršavanje izravnih naredbi nadređenih ili njegovih pojedinačnih uputa. U biti, što zaposlenik bolje sluša svog šefa, veća je disciplina u radu.

Izvršna disciplina u organizaciji igra vrlo važnu ulogu, jer o njoj ovisi koherentnost rada tima subjekta i učinkovitost njegovog funkcioniranja. Važnost izvršne discipline jednaka je i na početnim i na višim razinama upravljačke hijerarhije u poduzeću.

Samu hijerarhiju u tvrtki uspostavlja kolektiv ugovor o radu ili opis posla, izdaje se svakom zaposleniku tvrtke. Dovoljno je pogledati te dokumente da bi se shvatilo tko se kome treba pokoravati.

Izraz "izvršna disciplina" može se primijeniti i na određenog zaposlenika i na organizaciju u cjelini. Vrijedno je jasno shvatiti da disciplina organizacije ovisi o disciplini zaposlenika. Istovremeno, organizacija je zainteresirana za radnu disciplinu svakog zaposlenika, a svakog zaposlenika osobno zanima njegova radna disciplina.

Utjecaj izvršne discipline na učinkovitost poduzeća

Struktura svake organizacije uključuje zasebne strukturne odjele, odjele, radionice, od kojih svaka ima svoje funkcije i zadatke. Istovremeno, svaki odjel ima zaposlenike koji također imaju određene funkcije. Što se bolje nose sa svojim zadacima, što savjesnije pristupaju poslu i slijede upute, to je veća izvedbena disciplina, a time i učinkovitost cijelog poduzeća.

Ovim pokazateljem može se mjeriti koliko učinkovito izvršavaju dužnosti pojedini zaposlenici, kao i timovi, timovi i radionice općenito.

Potrebna je disciplina izvedbe kako bi se osiguralo promptno izvršenje proizvodne zadatke na odgovarajućoj razini. Riječ je o uputama koje se povjeravaju pojedinim zaposlenicima i čine velike projekte koji utječu na uspjeh organizacije.

U početku, pojedinačni zadatak koji je izvršen u lošoj vjeri na najnižoj razini organizacijske hijerarhije ne mora prouzročiti nikakvu štetu tvrtki kao cjelini. Ali njihovo gomilanje može dovesti do neuspjeha projekata na koje je tvrtka bila usmjerena glavna pažnja i povezanih ozbiljnih problema (pojava sankcija protiv tvrtke za prekinute projekte, prekoračenje rokova i neispunjavanje ugovornih obveza, kočenje njezina razvoja, jer dugoročni izgledi propustiti zbog nedostatka prilika za provedbu profitabilnih projekata).

Dakle, kontrola nad disciplinom izvedbe mora postati prioritet organi upravljanja poduzeća. Samo na taj način moguće je u potpunosti ostvariti potencijal organizacije i postići njezin siguran razvoj.

Ako menadžment preuzme izvršnu disciplinu u svoje ruke i poduzme mjere za njezino održavanje i poboljšanje, to će omogućiti poduzeću da ostvari svoje strateške ciljeve i ispuni sve planirane planove na vrijeme.

Kontrola izvedbene discipline

Iako se na prvi pogled radna disciplina čini subjektivnim pokazateljem entuzijazma zaposlenika, ona se može procijeniti prema standardnim kriterijima među kojima se izdvajaju:

Kako bi se jasnije predočilo kako stvari stoje s izvršnom disciplinom u poduzeću, izračunat je koeficijent izvršne discipline. Da biste ga odredili, trebate povezati broj zadataka koje je zaposlenik izvršio u određenom vremenu s brojem zadataka koji su mu u tom trenutku dodijeljeni.

Na broj obavljenih zadataka ne utječe samo odgovornost zaposlenika, već i koliko mu je jasan zadatak postavljen. Vrlo je važno da voditelj odjela može običnom zaposleniku prenijeti sve nijanse zadatka i detaljno objasniti što treba učiniti.

Postoji posebna formula za postavljanje zadatka koja se zove SMART. Dokazao je svoju učinkovitost i sada ga koriste mnoge tvrtke. Prema njemu, zadatak koji se postavlja pred zaposlenika mora:

• Sadrži jasan i razumljiv naslov.

Najbolje je ako počinje glagolom.

• Budite konkretni i što je moguće razumljiviji za podređenog;
• Biti mjerljiv i kvantificiran;
• Budite dostupni određenom podređenom;
• Imajte jasno definiran rok.

Da bi se postigli maksimalni rezultati, kontrola izvedbene discipline mora se provoditi sustavno. Da biste ga organizirali, dovoljno je uspostaviti jasne zahtjeve za zaposlenike. Ovi zahtjevi trebaju uključivati ​​i obvezne i poželjne.

Ako se postavljeni zahtjevi ispunjavaju u dobroj vjeri, menadžment poduzeća će imati priliku kontrolirati radnu disciplinu u svim fazama rada. To će menadžmentu dati priliku da ispravi nedostatke koji su učinjeni tijekom njegove kontrole u prošlosti.

Upravljanje izvedbenom disciplinom

Disciplina izvedbe nije proizvoljna vrijednost koja ovisi isključivo o osobne kvalitete zaposlenici poduzeća. Po želji, menadžment tvrtke može dobro utjecati na to, poboljšavajući tako ovaj pokazatelj. Postoji nekoliko načina za to:

Razlozi niske izvedbene discipline

U cilju povećanja izvršne discipline, menadžment može poduzeti bilo koje mjere i upravljačke odluke. Tako, na primjer, poduzeće može čak objaviti poseban oglas upravni dokument, što će imati prilično snažan utjecaj na zaposlenike i njihove radne navike.

Ali, u isto vrijeme, izdavanje takve naredbe samo po sebi ne jamči povećanje izvršne discipline i promjenu stava zaposlenika prema izvršavanju njihovih radnih dužnosti.

Jedan od glavnih razloga za smanjenje odgovornosti zaposlenika je niska disciplina vrhunskih menadžera. Rukovoditelji na svim razinama moraju biti svjesni svoje odgovornosti i biti primjerom savjesnog odnosa prema dodijeljenom poslu. Samo u ovom slučaju će upravljanje disciplinom izvedbe biti uistinu učinkovito i dati željeni rezultat.

FEDERALNA AGENCIJA ZA KULTURU I KINEMATOGRAFIJU

O jačanju kontrole nad stanjem izvedbene discipline
u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju

Analiza stanja izvođačke discipline u aparatu Savezne agencije za kulturu i kinematografiju pokazala je da niz uputa sadržanih u uredbama i naredbama Vlade Ruske Federacije i zapisnicima sa sjednica Vlade, uputama predsjednika Ruske Federacije Ruske Federacije, predsjednika Vlade Ruske Federacije, zamjenika predsjednika Vlade Ruske Federacije i drugih tijela državne vlasti, kao i upute rukovodstva Ministarstva kulture i masovne komunikacije Ruske Federacije izvršena je uz kršenje utvrđenih rokova.

Kako bi se ojačao nadzor nad pravodobnim i kvalitetnim izvršavanjem uputa, priprema odgovora na zahtjeve i žalbe članova Vijeća Federacije, zastupnika Državne dume, čelnika državnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije

Naručujem:

1. Voditelji ustrojstvenih odjela trebaju pojačati nadzor nad pravodobnim i kvalitetnim izvršavanjem zadataka, te iz reda svojih zamjenika imenovati odgovorne za stanje izvedbene discipline u odjelu.

2. Upozoriti voditelje odjela na osobnu odgovornost za poštivanje rokova za izvršenje naloga.

Utvrditi da će, ako je iz objektivnih razloga nalog nemoguće izvršiti na vrijeme, voditelj jedinice unaprijed dostaviti upravi Agencije prijedloge za produženje roka s nacrtom odgovora tijelu koje je nalog dalo, s naznakom razloge za produljenje i planirani datum njegovog izvršenja.

3. Upravni odjel (A.D. Krasnov) treba poduzeti organizacijske mjere za jačanje kontrole nad izvršavanjem uputa u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju.

U ove svrhe:

a) osigurati redovitu dnevnu dostavu službene korespondencije Ministarstva kulture Rusije;

b) prioritetno obrađivati ​​državne dokumente i o njima izvještavati upravu Agencije na dan zaprimanja;

c) slati tjedne informacije voditeljima strukturnih odjela o nalozima koji su u kontroli s istjecajućim rokovima;

d) zahtijevati obrazloženja od voditelja strukturnih odjela o razlozima neispunjavanja određene upute, s naznakom zaposlenika odgovornog za njezino izvršenje, za naknadno izvješće upravi Agencije;

e) mjesečno dostavlja upravi analitičke podatke o stanju izvršne discipline u aparatu Agencije.

4. Prije odobrenja Pravilnika Savezne agencije za kulturu i kinematografiju, pri organiziranju rada sa službenim dokumentima, vodite se Modelom propisa za interakciju saveznih izvršnih tijela, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od siječnja 19, 2005 N 30.

Odjel za poslove će odjelima dostaviti primjerke navedenog modela pravilnika.

5. Ugovorno-pravni odjel (I.F. Ilyina), Poslovna administracija (A.D. Krasnov), uz sudjelovanje drugih odjela Agencije, osiguravaju provedbu stavka 2. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. N 30 „O modelu propisa za interakciju izvršne vlasti saveznih tijela” .

6. Glavni informacijsko-računski centar (O.P. Neretin) dovršiti opremanje radnih mjesta osoba odgovornih za uredske poslove u odjelima odgovarajućim programima i po potrebi organizirati njihovo osposobljavanje.

7. Zamjenici načelnika A.A. Golutva, V.S. Malyshev trebali bi osigurati smanjenje veličine bonusa na odgovarajuću strukturna jedinica i pojedinačnih zaposlenika, vodeći računa o disciplini rada.

8. Kontrolu nad izvršenjem ove naredbe povjeriti zamjeniku voditelja V.S.Malyshevu

Nadglednik
M.E. Shvydkoy