U velike tvrtke Svake godine vodi se korespondencija s desecima tisuća ugovornih strana, a interne dokumente izrađuju tisuće zaposlenika. Neka se korespondencija može primiti i obraditi u papirnatom obliku. Sustavi elektroničkog uredskog upravljanja pomažu tvrtkama da nekoliko puta povećaju učinkovitost rada i stvore jedinstveno skladište svih dokumenata.

„Ured“ pokriva cijeli ciklus rada s papirnatim dokumentima: od unosa i registracije do arhiviranja. Funkcionalnost je potpuno dosljedna Ruski standardi uredski rad, što vam omogućuje automatizaciju većine "ručnih" operacija.

Održavanje popisa predmeta i dnevnika

Odobreni sastav nomenklature predmeta vodi se u posebnom imeniku sustava. U slučaju decentraliziranog evidentiranja isprava, mjesta upisa su predviđena unutar ustrojstvenih jedinica.

Nomenklatura predmeta

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhivu za svaku nomenklaturnu datoteku možete automatski ispisati naslovnicu datoteke, kao i popis dokumenata. Vrijeme pripreme za arhivsku pohranu i pretraživanje u arhivu višestruko se smanjuje.

Registracija dokumenata

Za unos dokumenta u DIRECTUM potrebno je ispuniti potrebna polja registracijsko-kontrolne kartice (RCC) i automatski će se dodijeliti registracijski broj. Fleksibilni sustav numeriranje vam omogućuje da proizvoljno i automatski dodijelite broj dokumentu u kontekstu svakog registracijskog dnevnika. Broj može uključivati ​​šifru odjela, šifru dnevnika i sve potrebne pojedinosti. Implementacijom rješenja prosječno vrijeme registracije dokumenata smanjuje se za 35-50%.

Primjer RKK

RKK sadrži primarne podatke (odjel, datum registracije, registarski broj itd.), kao i informacije o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta, na primjer, njegovu lokaciju. Prilikom premještanja dokumenta između odjela, svako mjesto registracije ima svoj RCC. Kroz lanac kreiranih RCC-ova možete pratiti kretanje papirnatog dokumenta unutar poduzeća.

RKK možete priložiti i dokument ili njegovu skeniranu sliku. Za brzo snimanje velike količine dokumenata koristi se streaming ulazna usluga DIRECTUM Capture Service. Podržava različite načine unosa dokumenata: snimanje iz E-mail ili iz datotečnog sustava (na primjer, iz skenera).

Funkcija kreiranja RKK i popunjavanja podataka može se prenijeti na inteligentne mehanizme Ario. Nakon što zaprime dokument, samostalno ga klasificiraju, prepoznaju tekst i popunjavaju RCC izdvojenim značajnim informacijama. Službenik može samo provjeriti ispravnost popunjavanja. To vam omogućuje dodatno smanjenje vremena registracije i smanjenje broja rutinskih operacija.

Pregled i provođenje ulazne dokumentacije

Nakon evidentiranja ulaznog dokumenta, službenik ga u par klikova šalje voditelju na pregled. Na temelju rezultata pregleda dokumenta tajnik ili voditelj sam oblikuje upute o dokumentu.

Ako upravitelj ima pomoćnika, preliminarni pregled dokumenta s izradom nacrta rješenja obavlja njegov pomoćnik. Upravitelj može samo odobriti nacrt odluke i poslati upute za izvršenje.

U procesu izvršenja naloga osigurava se:

• snimanje korespondencije u vezi s ovrhom;
• mogućnost delegiranja i slanja na reviziju;
• kontrola rokova, zahtjevi za novim rokom.

Kontrolori vizualno prate izvođenje. Kratak sažetak koji odražava stanje na povezanim narudžbama dostupan je svim sudionicima u radu.

Stablo narudžbi

Slanje pisama dopisnicima

Rješenje je usko integrirano s modulom „Razmjena s ugovornim stranama“. Nakon što je odlazno pismo odobreno, može se jednostavno poslati primateljima putem sustava za razmjenu dokumenata - to eliminira potrebu za višestrukim ispisom dokumenta i smanjuje troškove dostave.

Osim toga, za odlazne dokumente možete odrediti mailing listu za organizacije i automatski slati e-poštu primateljima ili ispisivati ​​omotnice koje zadovoljavaju standarde Ruske pošte.

Tisak koverti

Prijava i upoznavanje s organizacijskim i administrativnim dokumentima

Izrada i slanje upravnih dokumenata na suglasnost je potpuno automatizirana. Dovoljno je ispuniti potrebne podatke u čarobnjaku za radnje, nakon čega će sustav generirati dokument i poslati ga potrebnim djelatnicima na odobrenje i potpisivanje:

Nakon potpisivanja organizacijski i upravni dokument može se poslati zainteresiranim zaposlenicima na uvid. Da biste to učinili, morate ispuniti RKK mailing listu. Ovaj se popis također može koristiti u budućnosti za distribuciju drugog dokumenta.

Zaposlenici s mailing liste dobivaju zaduženja za pregled dokumenta. U sustavu DIRECTUM za potvrdu upoznavanja dovoljno je ispuniti zadatak. A ako se šalje zadatak da se upoznate s dokumentom koji nije unesen u sustav, to je naznačeno u tekstu zadatka i izvođači se upoznaju s dokumentom u papirnatom obliku.

Pretraga i analiza

Pomoću poznatih detalja može se pronaći kako sam elektronički dokument tako i njegov RKK, te podaci o mjestu i fazi izvršenja dokumenta.

Traži po RKK

Također možete brzo pronaći traženi dokument zajedno s RKK pomoću crtičnog koda na papirnatom ekvivalentu dokumenta. Zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije, crtični kod se očitava posebnim skenerom, nakon čega sustav automatski pronalazi dokument i povezane zadatke.

Prozor za radnje nad pronađenim dokumentom

Za analizu učinkovitosti korisnika, sustav pruža specijalizirana izvješća: „Lista upoznavanja“, „Kontrola rokova izvršenja naloga“, „Statistika izvršenja naloga“, „Dokumenti za vraćanje“ itd.

Uzorak izvješća

Web klijent se može koristiti u udaljenim uredima geografski raspoređene organizacije ili kao glavni klijent, pružajući funkcionalnost više platformi i jednostavnost administracije. Za rad vam je potreban samo pristup internetu.

Ulazni RKK u web uredu

Učinak implementacije

Korištenjem rješenja zaposlenici će pravodobno dobivati ​​naloge i upute za izvršenje. Kontrola izvršenja upravljačke odluke postat će potpuno transparentan.

• Na minimum smanjuje rizik od gubitka dokumenata
• 2 puta vrijeme za pripremu i odobravanje odlaznog pisma će se smanjiti
• 12 puta ubrzat će traženje lokacije papirnatih dokumenata
• 2 puta ubrzat će se priprema informacija za upravu o izvršenju uputa
• za 20% Povećat će se provedba uputa upravljanja

Posebnost Olympus elektronički ured je njegova bogata funkcionalnost proizašla iz klasičnog uredskog poslovanja.

U velikim razmjerima industrijsko poduzeće Poslovi tajnika (referenta) nisu samo evidentiranje dokumenata, već i niz drugih poslova:

• određivanje upravitelja kome dostaviti ulazni dokument na rješavanje
• priprema predodluka
• dostava isprave izvršitelju
• izvorna povratna kontrola
• sumarna analiza izvršenja zadatka
• nadzor nad izvršenjem naloga
• generiranje završnih izvješća o neizvršenim zadacima
• slanje odlaznih dokumenata
• traženje traženog dokumenta zahtjevom
• ispis, skeniranje
• pa čak i skladištenje veliki iznos dokumenata. Za sve to zaslužan je dobar službenik.

Elektronički ured Olympus sposoban obaviti posao dobri ljudi lakše i učinkovitije!

Automatska registracija:

Automatska kontrola ponovno zaprimljenih dokumenata

Sustav sam hvata dokumente koji ponovno ulaze u organizaciju i upozorava na to.

Automatske obavijesti o povratu originala

Sustav daje dijagram kretanja originala, a ako se ne vrati na vrijeme, obavijestit će matičara.

Prikladan sustav povezivanja

Veze dokumenata u Olympusu sugeriraju mogućnost dobivanja detaljne povijesti svih međusobno povezanih dokumenata, uključujući i arhivske, stvorene dodatno, u poništenju ili izmjeni.

Dizajner izvješća

Koristeći report designer Olympus sustava, zaposlenik može kreirati izvješća koja su mu potrebna bez pomoći administratora ili programera. Ovako se često generiraju izvješća o neizvršenim ili kontrolnim dokumentima.

Fleksibilni sustav filtracije

Sustav Olympus pruža mogućnost izvršavanja zahtjeva za traženje dokumenata pomoću linije filtera. Linija za filtriranje omogućuje formuliranje mnogih varijabilnih uvjeta pretraživanja za željeni dokument.

Elektronički ured u sustavu Olympus je alat za organiziranje digitalnog uredskog rada. Ovaj segment akumulira sve informacije vezane uz dokumente poduzeća. Sadrži korisničku povijest; pohranjuje sve veze dokumenata; obavještava o roku; uključuje sve datoteke stvorene s dokumentom; daje odgovore na pitanja izvođača i odgovornih u vezi s dokumentom, kao i rezultate njihova rada.

Kontrola izvršenja

Kontrola izvršenja u sustavu Olympus- ovo je duboka funkcionalnost koja pruža informacije o vremenu, fazama i rezultatima izvršenja naloga. Ova funkcionalnost prisutna je u cijelom sustavu, od elektroničkog ureda do strukturirane pohrane. Funkcionalnost se temelji na rokovima za izvršenje dokumenata i uputa te obavijesti o nepoštivanju tih rokova.

Vizualizacija kontrole izvršenja

1. Indikacija u boji i poruke iz Olympus sustava o propuštenim rokovima.
2. Specijalizirani način rada s ukupnim brojem primljenih zadataka, preuzetih, dovršenih na vrijeme, dovršenih s kašnjenjem po razdoblju i nedovršenih na vrijeme.
3. Cijeli sustav izvješća o izvršenju instrukcija u kontekstu dokumenta, izvršitelja i nadzornika.

Posebna kontrola

Za pravovremeno i kvalitetno izvršavanje zadataka Olympus ima poseban sustav upravljanja. Njegova suština je da svi najvažniji poslovi koji su dodijeljeni kontroli moraju proći kroz proceduru uklanjanja iz kontrole, tj. zatvaranje. U nekim slučajevima uklanjanje zadatka iz kontrole zahtijeva procjenu kvalitete obavljenog posla od strane kompetentnog stručnjaka. Tada sustav može dodatno primijeniti proceduru potvrde.

Formiranje kontrolnog naloga

1. Izdavanje kontrolnih naloga popraćeno je imenovanjem djelatnika koji prati i po potrebi potvrđuje kvalitetu izvršenja.
2. Za kontrolne naloge koeficijent se automatski izračunava izvedbena disciplina.
3. Poseban način rada “Analiza izvršenja kontrolnih zadataka” prikazuje podatke o pravodobnosti izvršenja kontrolnih zadataka.
4. Analitički paneli na radnoj površini pretvaraju te podatke u grafički oblik.

Upravljanje dokumentima

Pravilno upravljanje dokumentima je ključno učinkovit rad odjel, odjel, služba i organizacija u cjelini. „Upravljanje dokumentima“ u sustavu Olympus- Ovo moderni instrument upravljanje velikim poduzećem, posebno usmjereno na poslovne procese visoke razine.

“Upravljanje dokumentima” je segment Protoka dokumenata - Olympus modula, izgrađen na principu planera, tj. svi zadaci i dokumenti koje primi zaposlenik raspoređeni su u jednu listu.

Popis prikazuje vrstu zadatka, temu, sadržaj, datum primitka, rok dospijeća i od koga je došao. Ovaj popis se lako može nadopuniti željenim stupcem.

Crvena pozadina označava zakašnjeli zadatak, što će vam pomoći da se sjetite da ga dovršite. Sustav ima naprednu kontrolu, kada indikacija u boji označava približavanje roka za izvršenje dokumenta.

Ispod popisa oznaka možete vidjeti sve dodatne informacije koja će biti potrebna za donošenje odluke. Ovo je tekst dokumenta, detaljan zadatak, povijest kretanja i srodni dokumenti.

Program olakšava pronalaženje dokumenta koji vam je potreban, kao i pregled povijesti rada s njim. Štoviše, povijest pokazuje koliko je krugova dokument već kružio, tko ga je uzeo u rad, a tko još nije.

Brzo primanje informacija:

• tko je inicirao dokument;
• koji je pristao;
• tko ga trenutno ima;
• koji su komentari dani na dokument i od koga;
• je li ovaj dokument povezan s drugim dokumentima i kako, uz mogućnost otvaranja i povezanih dokumenata;
• Za zaposlenika, službu, odjel ili cijelo poduzeće u cjelini pogledajte sliku izvršenih i neizvršenih naloga.

Jednostavnost rada s velikim nizom dokumenata:

• sustav sam generira popis dokumenata za razmatranje;
• sustav vas pita o kojim dokumentima je potrebno donijeti hitnu odluku;
• sustav obavještava o roku koji je pri kraju;
• sustav omogućuje delegiranje vašeg posla i jednostavnu kontrolu pravovremenog izvršenja;
• sustav vam omogućuje da dobijete povijest rada na bilo kojem dokumentu;
• sustav će vam omogućiti da imenujete zamjenike za vrijeme vaše odsutnosti i vidite kako je zamjenik radio.

Lakoća upravljanja dokumentima:

• povećanje brzine razmjene informacija;
• povećanje razine izvedbene discipline zaposlenika;
• poštivanje ugovorenih rokova;
• mogućnost brzog dobivanja potrebnih informacija bez napuštanja radnog mjesta.

Struktura skladišta

Strukturirana pohrana dokumenata Olympus sustava nije samo biblioteka s ograničenim pristupom mapama, to je individualna "baza znanja" za svakog zaposlenika. Načelo izgradnje Olympusove pohrane temelji se na pravima pristupa korisnika sekcijama, mapama, dokumentima i datotekama. Sustav automatski gradi individualnu strukturu arhive za svakog zaposlenika. Korisnik vidi samo one dijelove i dokumente na koje ima prava.

Štoviše, zaposlenik ima priliku kopirati dio arhivske strukture, mape, dokumente u svoju osobnu pohranu. Ova značajka omogućit će korisniku da još brže dođe do potrebne informacije ili dokumenta.

Punjenje spremišta

Skladište u sustavu Olympus popunjava se dokumentima automatski na temelju rezultata završetka ciklusa rada s dokumentom. Ova tehnologija vam omogućuje akumuliranje potrebne dokumente u relevantnim odjeljcima, bez posebnog izdvajanja vremena za ovaj rad.

Kada se novi dokument pojavi u repozitoriju, sustav obavještava zaposlenika da li je pretplaćen na takve obavijesti.

Jednostavnost rada s dokumentima

Olympus storage odlikuje se funkcionalnim uslugama koje određuju pogodnost rada s dokumentima:

• Verziranje;
• Linkovi dokumenata (otkazani, istekli, dodatni);
• Izvadak iz arhive;
• Izdavanje originala;
• Skladišni atributi (inventarni broj, spremište, stalak, polica, broj primjeraka).

Kupnjom raznih komponenti za mobilne i potrošačke elektronike u trgovini Sotovik-M, ujedno preporučamo opskrbu uredskim materijalom - radni procesi bilo koje poslovne ili neprofitne ustanove ne mogu se odvijati bez njega. Ako želite kupiti uredski materijal na veliko, pregledajte naš asortiman.

Kupnja uredskog materijala na veliko od proizvođača (uredski materijal na veliko, uredski materijal na veliko Moskva) učinkovit je način da značajno uštedite na stalnom opskrbljivanju ureda tvrtke uredskim materijalom na veliko. Želite jeftinu veleprodaju tiskanice? Naručujući veliku seriju hemijskih olovki, spajalica, blokova za pisanje i drugih sitnih predmeta jednom u kvartalu ili šest mjeseci, nećete morati gubiti vrijeme na još jednu mjesečnu isporuku. Veleprodajna kupnja uredskog materijala na veliko također je korisna za vladine organizacije– mnoge uprave obrazovne ustanove kupiti papirnati materijal na veliko za školu, Dječji vrtić ili sveučilište. Tvrtke veleprodajne tiskanice provode odgovarajuće politika cijena, zato Sotovik-M prodaje pribor za pisanje po konkurentnoj cijeni - uredski pribor je jeftin na veliko. Dopisnice veleprodaja u Moskvi (veleprodaja dopisnice Moskva, veleprodaja dopisnice Moskva) u našoj online trgovini.

Veleprodaja dopisnice je vrlo jeftina. Veleprodaja uredskog materijala u Moskvi

Veleprodaja dopisnice u našoj trgovini po jednim od najpovoljnijih cijena. Planirate li kupiti školski pribor na veliko, na veliko po niskim cijenama ili naručiti neobičan na veliko za suvenirnicu, Sotovik-M je ono što vam treba! Kupujte uredski materijal na veliko, od običnih bilježnica do proizvoda s pečatom i posjetnica, po atraktivnoj cijeni s brzom dostavom u cijeloj Rusiji. Naša veleprodaja tiskanice je vrlo jeftina!

Tipično, teret osiguravanja „papirnatog“ protoka dokumenata i praćenja izvršenja naloga pada na odjele organizacije uključene u uredski rad: ured, poslovni menadžment, kao i na one koji su odgovorni za uredski rad u strukturnim odjelima. Njima je namijenjen modul “Office” sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima i interakcijom DIRECTUM. Ovaj modul olakšava provedbu rutinskih operacija za obradu papirnatih dokumenata u skladu sa zahtjevima Državne proračunske obrazovne ustanove, na kojoj se temelji tradicionalna ruska tehnologija upravljanja uredom:

• objedinjena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata pomoću registracijskih i kontrolnih kartica (RCC);
• registracija lokacije papirnatog dokumenta u bilo kojoj fazi njegovog životnog ciklusa: pregled od strane uprave, odobrenje nacrta dokumenta, izvršenje itd.;
• provođenje nadzora nad pravodobnim izvršavanjem uputa, rješenja i uputa uprave;
• otpisivanje dokumenata u kartoteci u skladu s nomenklaturom spisa usvojenom u organizaciji;
• brza pretraga potrebne informacije prema stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• pribavljanje potrebnih tipskih obrazaca i dnevnika, kao i statističkih izvješća o tijeku dokumenata organizacije.

Osim toga, modul "Office" omogućuje organiziranje razmjene između različitih organizacija. Uz takvu razmjenu moguće je koristiti Elektronički potpis(EP), a posebni mehanizmi sustava omogućuju kontrolu dostave dokumenata. Načela razmjene temelje se na standardu industrijske razmjene elektronički dokumenti„Interakcija sustava automatizacije dokumentacijska podrška upravljanje", odobrio je Ceh upravitelja dokumentacije.

Održavanje popisa predmeta i dnevnika

Fleksibilni sustav numeriranja omogućuje vam dodjeljivanje broja dokumentu po odjeljku elektronički časopis registracija. Za svaki dnevnik specificirana je prilagođena metoda za automatsko numeriranje dokumenata unutar dnevnika. Broj može sadržavati šifru odjela, šifru dnevnika, kao i sve druge potrebne podatke.

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhiv za svaki nomenklaturni spis možete ispisati omot predmeta, kao i popis spisa predmeta, čime se značajno skraćuje vrijeme pripreme dokumenata za arhivsku pohranu.

Registracija dokumenata

Za evidentiranje dokumenata u modulu „Ured“ koriste se registracijsko-kontrolne kartice (RCC) koje sadrže sve primarne podatke (korespondent, odjel organizacije, predstavnik organizacije, datum registracije, matični broj, tema i Sažetak dokument, način dostave itd.), kao i potrebne informacije o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta organizacije (lokacija, status izvršenja itd.). Za odlazne dokumente možete odrediti popis distribucije prema organizaciji.

Sustav pruža mogućnost registracije dokumenata od organizacija i građana.

Za organizacije koje koriste decentraliziranu registraciju dokumenata, sustav koristi lokacije registracije - radna mjesta tajnika i uredskih zaposlenika. Svako mjesto registracije može opsluživati ​​jedan ili više odjela. Ovisno o mjestu registracije, moguće je razlikovati prava pristupa podacima.

Prilikom premještanja dokumenta između odjela, svako mjesto registracije može imati svoj RKK. Tako se pojavljuje RKK lanac, duž kojeg možete pratiti kretanje papirnatog dokumenta ne samo između zaposlenika unutar odjela, već i između odjela. Osim toga, kroz RKK se provodi odnos između registriranih dokumenata sustava, kao što su: „Odgovor na“, „U skladu“ itd.

Postupak registracije je jednostavan i sastoji se od popunjavanja potrebnih polja RKK, a matični broj se dodjeljuje automatski.

Prilikom prijave izravno iz RKK, moguće je skenirani (elektronički) dokument unijeti u modul “Upravljanje elektroničkim dokumentima” i automatski ga priložiti RKK. Za brz unos velikog volumena dokumenata koriste se servisi unosa sustava koji osiguravaju kontinuiran unos dokumenata u modul. RKK će se ubuduće, kao i uneseni elektronički dokument, lako pronaći pomoću crtičnog koda na papirnatom primjerku dokumenta, zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije ugrađenoj u sustav.

Prema RKK ispisuju se dnevnici ulaznih i izlaznih dokumenata. Za odlazne dokumente možete automatski generirati i ispisati naljepnicu za omotnicu.

Kretanje i izvršenje dokumenata

Nakon registracije, ulazni dokument prolazi kroz faze razmatranja, rješavanja, kontrole i izvršenja dokumenta. Istodobno, daljnji rad izvođača s dokumentom može se provesti u cijelosti u elektroničkom obliku. To značajno smanjuje vrijeme utrošeno na izvođače i sprječava slučajni gubitak izvornika.

Ovisno o stilu rada voditelja, on ili ona pregledava dokument u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Na temelju rješenja upravitelja dokument se može staviti na kontrolu uz imenovanje izvršitelja, upute i rokove. Za izvođače koji rade s modulom „Upravljanje poslovnim procesima“ tajnik ili sam voditelj može brzo kreirati zadatak izravno iz Povjerenstva za rad i razvoj. Rad sa zadacima omogućuje vam da u potpunosti iskoristite mogućnosti sustava za praćenje izvršenja naloga kao što su: snimanje kompletne korespondencije o izvršenju naloga; mogućnost slanja na reviziju; fleksibilna konfiguracija usmjeravanja, itd.

Naknadno, na temelju zadataka vezanih uz RKK, možete brzo obnoviti povijest rada na dokumentu, postupak odobravanja i obrazloženje donesene odluke.

Ukoliko se modul „Ured“ koristi samostalno, sve naloge izdane izvršiteljima tajnik unosi u RKK dokumenta, nakon čega se prati njihovo pravovremeno izvršenje. U isto vrijeme, upute se mogu ispisati za ručne korisnike.

U radu s elektroničkim dokumentima sva kretanja dokumenata provode se kroz zadatke, dok se mjesto papirnatog dokumenta u svakom trenutku bilježi na posebnoj kartici RKK. To vam omogućuje brzo pronalaženje originalnog papirnatog dokumenta putem RKK. Rad s odlaznim i internim dokumentima temelji se na istim principima.

Razmjena elektroničkih dokumenata između sustava

Pomoću sustava možete organizirati razmjenu službenih, pravno značajnih elektroničkih dokumenata između organizacija. Razmjena dokumenata temelji se na korištenju industrijskog standarda za razmjenu elektroničkih dokumenata „Interakcija automatiziranih sustava za podršku upravljanja dokumentima“, odobrenog od strane Udruge upravitelja dokumentacije.

Dokumenti se mogu razmjenjivati ​​između strukturne podjele jedne tvrtke (holdinga) i između neovisnih partnerskih organizacija. U tom slučaju strane u razmjeni mogu koristiti različite sustave za elektroničko upravljanje dokumentima ili uopće ne raditi s takvim sustavima.

Ako se razmjena vrši između odjela jedne tvrtke (holdinga), tada se rad s dokumentima odvija u modulima „Upravljanje elektroničkim dokumentima“, „Upravljanje poslovnim procesima“ i „Ured“. Ako se razmjena vrši između organizacija trećih strana, tada se elektronički dokument izvozi iz sustava u ESD datoteku. Druga strana može uvesti ESD dokument u elektronički sustav za upravljanje dokumentima koji koristi (pod uvjetom da ovaj format podržava ovaj sustav; ESD format je otvoren) ili koristiti besplatno distribuirani program DIRECTUM OverDoc za rad s ESD dokumentom. DIRECTUM OverDoc omogućuje pregled dokumenta, njegovih atributa i svih elektroničkih potpisa kojima je dokument potpisan, uključujući i oznaku autentičnosti.

Pretraživanje i analiza informacija

Od trenutka registracije bilo kojeg dokumenta u sustavu, možete pronaći njegovu registracijsku karticu zajedno s informacijama o mjestu i procesu izvršenja dokumenta, kao i sam elektronički dokument.

Sustav pretražuje prema registracijski brojevi, dopisnik, autor rezolucije, kao i svi detalji RKK i bilo koja njihova kombinacija.

Osim toga, sustav nudi specijalizirana izvješća koja značajno povećavaju učinkovitost korisnika: Dokumenti u razmatranju, Narudžbe s kašnjenjem, Dokumenti podložni povratu itd.

Web modul "Ured"

Web modul "Office" dizajniran je za automatizaciju rada sa službenim papirnatim dokumentima, na primjer administrativnim dokumentima, dolaznim i odlaznim dopisima, uputama, izvješćima i dopise. Olakšava obradu papirnatih dokumenata.

Obrada papirnatih dokumenata provodi se u skladu sa zahtjevima Državne proračunske obrazovne ustanove, na kojoj se temelji tradicionalna ruska tehnologija upravljanja uredom.

Web modul “Office” je usmjeren na rješavanje sljedećih problema:

• jedinstveno evidentiranje sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata, korištenjem registracijskih i kontrolnih kartica;
• nadzor nad pravodobnim izvršavanjem uputa, rješenja i uputa uprave;
• brza pretraga potrebne podatke o stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• pribavljanje potrebnih tipskih obrazaca i dnevnika, kao i statističkih izvješća o tijeku dokumenata organizacije.

Web modul “Ured” temelji se na priručnicima “Upisni i kontrolni kartoni”, “Upute za RKK”, “Nomenklatura predmeta”.

Prednosti integracije Office modula s drugim modulima sustava

Dakle, zahvaljujući interakciji modula „Upravljanje elektroničkim dokumentima“, „Upravljanje poslovnim procesima“ i „Ured“ unutar jedinstveni sustav osiguravanje povećanja učinkovitosti rada organizacije u potpunom skladu s domaćim tradicijama i standardima uredskog rada. Svi mehanizmi koje nudi svaki modul mogu se koristiti u različitim kombinacijama “papirnatih” i “elektroničkih” faza obrade dokumenata. Istodobno, tradicionalni "papirnati" uredski rad skladno se uklapa upravljanje elektroničkim dokumentima organizacije s razvijenim horizontalnim vezama.