POBOLJŠANJE DOKUMENTACIJSKE POTPORE UPRAVLJANJA KADROM

Zinakova O.S.

Savezni državni proračun obrazovna ustanova viši strukovno obrazovanje"Državni institut za umjetnost i kulturu Orjol"

ogiik. infokaf@ lutalica.ru

Dokumentacijska potpora kao jedna od komponenti upravljačkih funkcija prisutna je u svim sustavima upravljanja poduzećem, pa tako i u sustavu upravljanja osobljem. Predškolski odgoj je grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Glavni cilj poboljšanja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova je uspostavljanje jedinstvenih načela za rad s dokumentima na svim razinama upravljanja, organiziranje protoka dokumenata poduzeća, smanjenje broja i poboljšanje kvalitete dokumenata, stvaranje uvjeta za učinkovito korištenje progresivnih tehnička sredstva i tehnologije za prikupljanje, obradu, premještanje, analizu informacija, poboljšanje rada upravljačkog aparata.

Upravljanje kadrovima, zbog svoje specifičnosti, posebice uključenosti značajnog broja sudionika u proces upravljanja, određenog redoslijeda pripreme, donošenja i provedbe upravljačkih odluka, te konačno, pažljivog reguliranja vrste djelatnosti u pitanje, zahtijeva i dokumentaciju i odgovarajuće upravljanje dokumentima. Dokumentacijska podrška za upravljanje osobljem uključuje cijeli ciklus - stvaranje (dokumentacija), obrada i kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani od strane zaposlenika kadrovske službe ili primljeni do završetka izvršenja ili prijenosa u druge odjele. Svaka jedinica službe za upravljanje osobljem razvija, izvršava i izvršava dokumentaciju u skladu sa svojom funkcionalnom svrhom, čiji je postupak rada određen internim propisima, pravilima i uputama.

Svojstva dokumentacijskog sustava za upravljanje osobljem uključuju:

1) prisutnost značajnog broja sastavnih elemenata koji su međusobno povezani informacijskim kanalima za prijenos podataka;

2) prisutnost jednog općeg cilja upravljanja za cijeli sustav i specifičnih ciljeva za sustav na bilo kojoj razini koji su podređeni općem cilju;

3) podjela sustava na bilo kojoj razini na zasebne elemente, čiji su ciljevi i ciljevi podređeni ciljevima i ciljevima sustava upravljanja na danoj razini.

Ruska televizijska i radijska mreža Bryansk u svojim se aktivnostima rukovodi Ustavom Ruska Federacija, savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti Ruske Federacije, uredbe, naredbe Vlade Ruske Federacije, predsjednika Ruske Federacije, ministarstava i odjela, građanski, radni i mirovinski kodeksi Ruske Federacije, naredbe Direkcije poduzeća, pravila, upute i propisi razvijeni u poduzeću.

Predškolsko osoblje u ruskoj televizijskoj i radio mreži u Brjansku obavlja kadrovska služba. Upravljanje ljudskim resursima u jedinstveno poduzeće Ruska televizijska i radijska mreža uključuje organiziranje regrutacije, odabira, prijema osoblja, procjena poslovanja, profesionalno usmjeravanje i prilagodbu, osposobljavanje, upravljanje svojom poslovnom karijerom i profesionalnim napredovanjem, motivacija i organizacija rada, upravljanje sukobima i stresom, osiguranje društvenog razvoja organizacije, otpuštanje osoblja, itd. Ovo također treba uključiti pitanja interakcije između voditelja organizacije i službe za zapošljavanje i menadžment sigurnost osoblja. Prema radno zakonodavstvo regulacija radni odnosi u ruskoj televizijskoj i radiodifuznoj mreži provodi se sklapanjem, izmjenama i dopunama kolektivnih ugovora, sporazuma i ugovora o radu od strane zaposlenika i poslodavca. Glavni upravljački dokumenti u području upravljanja osobljem u poduzeću Ruska televizijska i radio-difuzna mreža su:

Rezolucija Ministarstva rada Ruske Federacije od 14. ožujka 1997. N 12 "O certifikaciji radnih mjesta prema uvjetima rada";

Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 31. kolovoza 2007. N 569 „O odobrenju Postupka certificiranja radnih mjesta prema uvjetima rada”;

Komentar naloga Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Rusije od 31. kolovoza 2007. N 569 „O odobrenju Postupka certificiranja radnih mjesta za uvjete rada”;

Poduzeće ima regulatorne i pravne dokumente koji reguliraju dokumentacijsku podršku upravljanja u poduzeću.

Tijekom analize organizacije predškolske obrazovne ustanove, otkriveno je da se zastarjela uputstva koriste za pripremu dokumenata u ruskoj televizijskoj i radio mreži " Standardne upute o uredskom radu u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije: registrirano od strane Ministarstva pravosuđa Rusije od 5. kolovoza 1993. br. 321.” Provjera ispravnosti izvršenja dokumenata za 2013. pokazala je da je 25 dokumenata izvršeno u suprotnosti s odredbama Državne obrazovne ustanove, GOST R. 6. 30 - 2003. Na primjer, zaposlenik je strogo ukoren za prekršaj, ali je nedostajao je potpis (upoznat) službene osobe na dokumentu, također uz dokument nisu priložena nikakva objašnjenja. Ovo se smatra kršenjem čl. 1131 odredbe Državnog sveruskog standarda za dokumentacijsku podršku upravljanja (GOSDOU).

Za automatizaciju predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova osoblja, najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWS): tajnika-pomoćnika, voditelja, računovođe ili pomoćnika upravitelja. Glavni nedostatak ovog pristupa je nepostojanje funkcionalne veze između automatizacije prijavnih procedura i automatizacije uredskih procedura.

Poduzeće koje želi stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija kako bi poboljšalo kvalitetu upravljanja suočava se s dva ozbiljna izazova:

1) Poboljšanje cjelokupnog rada na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma podrške dokumentima za poduzeće (DOU).

2) Odabir prave strategije automatizacije.

Da bi se riješio prvi problem, potrebno je voditi se postojećim odredbama GOST-a, regulatorni dokumenti, Savezni zakon:

1. Novi GOST R 7.0 -2013 "SIBID. Uredski rad i arhiviranje. Termini i definicije"
2. GOST R 6.30–2003. Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.
3. Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske podrške.
4. OK 011–93 " Sveruski klasifikator upravljačka dokumentacija"

Danas se ne možete osloniti na standardne upute za uredski rad, morate izraditi vlastite upute, uzimajući u obzir specifičnosti protoka dokumenata u poduzeću.

Za rješavanje drugog problema važno je obratiti pozornost na ponuđene tehnologije razne tvrtke o automatizaciji predškolskih obrazovnih ustanova. Za ovo poduzeće najpogodniji je automatizirani sustav upravljanja dokumentima „Predmet“, modul „Kadrovi“, budući da je to brzo odlučivanje o dokumentima i učinkovito sredstvo praćenja njihovog izvršenja, kao i profesionalno rješenje za održavanje kako tradicionalni tako i upravljanje elektroničkim dokumentima.

Stoga je za svako poduzeće od vitalne važnosti stalno poboljšavati dokumentacijsku podršku za upravljanje, jer to utječe na kvalitetu kadrovska politika, upravljanje osobljem.

Popis korištenih izvora:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. Upravljanje zapisima i arhiviranje. Termini i definicije" (odobren nalogom Rosstandarta od 17. listopada 2013. br. 1185).
2. Bobyleva M. Protok dokumenata u organizaciji: moderni pristupi/ M. Bobyleva //Financijske novine. - 2012. - br. 16. - str. 20-28.
3. Gorbenko M. Mi reguliramo upravljanje našim kadrovskim evidencijama / M. Gorbenko // Kadrovski službenik. Upravljanje kadrovskom evidencijom. - 2014. - br. 10 - str.12-16.
4. Larin M. Problemi unaprjeđenja dokumentacijske potpore menadžmentu u modernim uvjetima/ M. Larin // AKDI “Ekonomija i život”. - 2012. - Broj 31. - Str.6-11.
5. Novikova T.M. Važnost upravljanje kadrovskom evidencijom u sferi djelovanja organizacije / T.M. Novikova // Upravljanje ljudskim potencijalom. – 2013. - Broj 8. - Str.23-26.

Federalna agencija za obrazovanje

Belgorodski Državno sveučilište

ODJEL ZA DOKUMENTISTIJU

Diplomski rad

Suvremena pitanja dokumentacijska podrška za upravljanje i načini njihovog rješavanja u Uredu Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod

V godina redoviti student grupe 070404

Gordijenko Evgenij Aleksandrovič

Znanstveni savjetnik:

dr. sc., izv. prof

Shapovalova S.P.

Recenzent:

Doktor povijesnih znanosti, prof

Moshkin A.N.

BELGOROD 2009

UVOD

POGLAVLJE 1. DOKUMENTACIONA POTPORA MENADŽMENTA U SADAŠNJOJ STADINI

§1. Organizacija dokumentacijske potpore za upravljanje

§2. Suvremeni problemi dokumentacijske potpore menadžmentu

POGLAVLJE 2. DOKUMENTACIONA PODRŠKA U ODJELU SAVEZNE REGISTRACIJSKE SLUŽBE ZA REGION BELGOROD

§1. Organizacija dokumentacijske podrške u Federalnoj službi za registraciju za regiju Belgorod

§3. Postojeći problemi dokumentacijske podrške u Federalnoj službi za registraciju za regiju Belgorod i načini njihova rješavanja

ZAKLJUČAK

BIBLIOGRAFSKI POPIS

PRIMJENE

UVOD

Relevantnost Istraživanje doktorskog rada je da naše vrijeme, zasićeno informacijskom tehnologijom, postavlja nove zahtjeve pred dokumente i službe odgovorne za njihovu izradu, cirkulaciju i pohranu. Suvremeni računalni sustavi ne samo da vam omogućuju brzu i učinkovitu pripremu dokumenta, već također pružaju različite mogućnosti snimanja, praćenja izvršenja dokumenata, njihovog prijenosa putem telekomunikacijskih kanala, brzog pohranjivanja i pronalaženja potrebnih informacija. Mnoge funkcije upravljanja papirnatim dokumentima mogu se potpuno automatizirati, što povećava brzinu donošenja odluka, a time i učinkovitost upravljanja.

Valja uzeti u obzir da prijelaz na nove tehnologije zahtijeva odgovarajući zakonski i regulatorni okvir, dobro promišljen sustav arhivske pohrane, kvalificirane izvođače i menadžere sposobne pokriti cijeli niz povezanih problema. Najnaprednije tehnologije bez ovih uvjeta neće donijeti očekivani rezultat.

Osim toga, otklanjajući neke probleme, proces informatizacije društva suočava nas s novima - pojavljuju se dosad nepoznate mogućnosti neovlaštenog pristupa povjerljivim informacijama, kao i vjerojatnost gubitka velike količine vrijednih informacija zbog kvara opreme, napada virusa. ili nestručne radnje korisnika. Upravo u tom smislu danas se postavljaju novi zahtjevi podjednako pred rukovoditelje i osoblje odgovorno za pripremu i donošenje dokumenata, a analiza svih mogućih problema i razvoj načina za njihovo prevladavanje čini se vrlo važnim i relevantnim.

Svrha Cilj rada je identificirati glavne probleme suvremenog uredskog rada i razviti načine za njihovo rješavanje.

Zadaci Pred diplomski rad postavljeni su sljedeći zadaci:

Opisati dokumentacijsku potporu upravljanja u sadašnjoj fazi;

Analizirati funkcije i zadatke službi upravljanja dokumentacijom;

Identificirati suvremene probleme dokumentacijske potpore menadžmentu;

Analizirati organizaciju dokumentacijske podrške za upravljanje u Uredu Savezne službe za registraciju za regiju Belgorod;

Objekt istraživanje diplomskog rada je organizacija dokumentacijske potpore za upravljanje.

Predmet Diplomski rad je bio razmatranje problema dokumentacijske podrške za upravljanje na primjeru Ureda Federalne registracijske službe za Belgorodsku regiju.

Izvorna baza. Izvornu bazu diplomskog rada čine propisi koji uređuju organizaciju suvremene dokumentacijske potpore menadžmentu. Savezno zakonodavstvo u ovom radu predstavljeno je takvim zakonodavnim aktima kao što su: „Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji”, „Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima”, „Popis standarda dokumenti upravljanja formirana u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja", Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 1. svibnja 2004. br. 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarnih knjigovodstvena dokumentacija za obračun rada i njegovo plaćanje”, GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata”, GOST 51141-98 „Uredski poslovi i arhiviranje” Izrazi i definicije”; Naredba Rostruda od 10. prosinca 2004. br. 47 „O odobravanju obrazaca dokumenata” itd.

Za drugo poglavlje u tečaju koji sam završio industrijska praksa Prikupljena je referentna i regulatorna dokumentacija o Federalnoj službi za registraciju za Belgorodsku regiju, te je provedena analiza dokumentacijske potpore ove organizacije i njezinih dokumenata.

U sklopu istraživanja dokumentacijske potpore Federalne registracijske službe za regiju Belgorod, proveli smo anketu među zaposlenicima institucije kako bismo identificirali postojeće probleme s dokumentacijskom potporom i načine za njihovo rješavanje. Po završetku istraživanja vraćena su 43 popunjena upitnika s odgovarajućim bilješkama i zapisima. Analiza dobivenih odgovora omogućuje nam da utvrdimo stanje dokumentacijske podrške u organizaciji u trenutnom trenutku, a raspravlja se u drugom odlomku drugog poglavlja.

Historiografija istraživanja. Među objavljenim radovima domaćih stručnjaka za upravljanje uredom mogu se primijetiti radovi V.E. Balasanyan, M.P. Bobyljeva, M.V. Larina, G.Yu. Maksimovich i niz drugih. Uglavnom smatraju Trenutna država domaće uredništvo i načini njegova razvoja u stoljeću informacijske tehnologije. Neki od autora pripadaju sovjetskom razdoblju (K.G. Mityaev, na primjer) i bave se isključivo pitanjima dokumentacijske potpore rada institucija, dok je dio autora, naprotiv, usmjeren na pitanja suvremenih tehnologija i implementacija sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima (L.A. Doronina, V.K. Sablin i drugi). Općenito, ovi i drugi autori omogućuju karakterizaciju stanja modernog tradicionalnog uredskog rada i njegovih transformacija u uvjetima opće informatizacije i automatizacije radnih procesa. U radu T.V. Kuznetsova „Upravljanje uredom. Dokumentacijska potpora za upravljanje" postavlja zahtjeve za pripremu, izvršenje dokumenata i rad s njima na temelju najnovijih zakonodavnih, regulatornih i metodoloških akata, uključujući Savezni zakon "O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije " od 2. svibnja 2006. i Saveznog zakona "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" od 27. srpnja 2006., Modela propisa o radu saveznih izvršnih tijela (2005.) i "Standardnih uputa za uredsko poslovanje. ." (2006). Posebno poglavlje ističe specifičnosti rada s kadrovskim dokumentima, uzimajući u obzir izmjene i dopune Zakona o radu uvedene Saveznim zakonom od 30. lipnja 2006. i Saveznim zakonom "O osobnim podacima" od 27. srpnja 2006. Izvor je namijenjen djelatnicima uredskih i kadrovskih službi, voditeljima institucija, tvrtki i poduzeća te svim studentima specijalnosti „Dokumentacija i dokumentacijska potpora menadžmentu“. Rad Yu.M. Mikhailov “Uredski poslovi za nevladine organizacije” jedna je od prvih domaćih publikacija koja detaljno pokriva organizaciju korporativnog uredskog rada u kontekstu nacionalne norme GOST R ISO 15489-1-2007 “Upravljanje dokumentima”. Materijal u priručniku prezentiran je na temelju dosadašnje prakse dokumentacijske potpore menadžmentu. Uz detaljan praktični komentar o nacionalnoj normi „Upravljanje dokumentima“, priručnik sadrži ogledni tekst uputa o uredskom radu za nedržavna poduzeća i samostalne poduzetnike. Uz tekst je objavljeno više od 50 priloga uputama: poboljšani obrasci najvažnijih upravljačkih dokumenata, preporuke za pripremu njihova sadržaja – jednom riječju, sve za ispravan i brza organizacija uredski rad male tvrtke odn individualni poduzetnik. Pri izradi priručnika također su uzeti u obzir zahtjevi sadržani u Metodološkim preporukama VNIIDAD-a (2007).

U izradi diplomskog rada koristili smo se izvorima i publikacijama objavljenim na Internetu koji su posvećeni ulozi elektroničkog upravljanja dokumentima u procesu dokumentacijske potpore upravljanju. Ovdje možete primijetiti stranice “TERMIKA Consulting Group” (http://www.termika.ru), “DOConline: neovisni portal o EDMS” (http://www.doc-online.ru/analytics/) i “ EOS: elektronički uredski sustavi" (http://www.eos.ru/).

Praktični značaj ove teze je da je analizom svih trenutno poznatih problema i prijetnji povezanih s dokumentacijskom potporom upravljanja moguće razviti mjere za njihovo prevladavanje ili sprječavanje te time povećati učinkovitost domaćih poduzeća i institucija. U odnosu na Federalnu registracijsku službu za regiju Belgorod, praktični značaj diplomskog rada očitovao se u pregledu uredskog rada i proizvodnje organizacije. praktične preporuke poboljšanje svoje dokumentacijske podrške, uzimajući u obzir želje stručnjaka same Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod.

Struktura rada sastoji se od uvoda, dva poglavlja, zaključka, popisa literature i dodatka.

POGLAVLJE 1. DOKUMENTACIONA POTPORA MENADŽMENTA U SADAŠNJOJ STADINI

§1. Organizacija dokumentacijske potpore za upravljanje

Dokumentacijska potpora menadžmentu je djelatnost koja obuhvaća organizaciju dokumentacije i upravljanje dokumentacijom u procesu ostvarivanja funkcija ustanove, organizacije i poduzeća.

U skladu sa zahtjevima Državnog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje (u daljnjem tekstu: DOU), dokumentacijsku podršku za upravljanje u modernim poduzećima treba provoditi posebna služba - Služba za dokumentacijsku podršku za upravljanje (u daljnjem tekstu: DOU usluga). Takva služba djeluje u poduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čelu s voditeljem službe i neposredno je podređena čelniku poduzeća. U poduzećima s do 100 zaposlenih i relativno malim protokom dokumenata, dopušteno je dodijeliti odgovornosti za predškolski odgoj jednom od zaposlenika s punim radnim vremenom.

Svrha usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove je organiziranje, održavanje i unapređenje sustava dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem na temelju jedinstvene tehničke politike i korištenja suvremenih tehničkih sredstava u radu s dokumentima. U ovom slučaju, glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

Uvođenje u poduzeću jedinstvenog postupka za rad s dokumentima u skladu s Državnom proračunskom obrazovnom institucijom i drugim normativnim, metodološkim i organizacijskim i administrativnim dokumentima;

Provedba metodološkog upravljanja organizacijom rada s dokumentima u strukturnim odjelima poduzeća;

Osiguravanje učinkovite kontrole poštivanja utvrđenog postupka za rad s dokumentima;

Poboljšanje oblika i metoda rada službenika poduzeća s dokumentima.

Razlikuju se sljedeće usluge predškolskog odgoja:

1. U ministarstvima i odjelima - upravljanje poslovanjem. Obuhvaća tajništvo (recepcija, tajništvo ministra, tajništva zamjenika ministra, tajništvo kolegija, ured za protokol), inspekcija u ministarstvu (šef odsjeka), ured (ured za dopisništvo Vlade, ured za računovodstvo i registraciju, ekspedicija, biro za daktopis, teletajp). ured i dr.) , odjel za dopise (pritužbe), odjel za unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, središnja arhiva;

2. Uključeno državna poduzeća(udruge), u istraživačkim, projektantskim, inženjerskim organizacijama i računalnim centrima, sveučilištima i drugim organizacijama - odjel dokumentacijske podrške za upravu ili ured. U pravilu obuhvaćaju: jedinice za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, razmatranje dopisa (žalbi), tajništvo, ekspediciju, daktilografiju, arhivu;

3. U udrugama i koncernima sastav i strukturu službe predškolskog odgoja utvrđuje uprava organizacije;

4. U zajedničkim pothvatima (organizacijama) - od strane odbora; V dionička društva- osnivačka konferencija; u zadrugama - glavna skupština zadrugari;

5. U organizacijama koje nemaju službu predškolske odgojne ustanove, u strukturnim odjelima, rad s dokumentima obavlja tajnik upravitelja (inspektor) ili druge posebno imenovane osobe, pomoćnik tajnika.

Osnovni ciljevi službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove su organizacija, upravljanje, koordinacija, kontrola i provedba rada na dokumentacijskoj potpori upravljanja. Usluga DOW rješava sljedeće zadatke:

Poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Osiguravanje jedinstvenog postupka dokumentiranja, organizacije rada s dokumentima, izgradnje sustava pretraživanja, praćenja izvršenja i pripreme dokumenata za prijenos u odjelni (središnji) arhiv u skladu s važećim standardima.

Smanjenje protoka dokumenata i broja obrazaca dokumenata.

Izrada i implementacija normativno-metodoloških dokumenata za unaprjeđenje dokumentacijske potpore u organizaciji (ministarstvo) i podređenom sustavu.

Razvoj i implementacija naprednih tehnologija za dokumentacijsku potporu upravljanja temeljenih na korištenju računalne i organizacijske tehnologije. Službe predškolskog odgoja moraju imati stručne osobe s odgovarajućom višom i srednjom stručnom spremom.

Usluga DOW obavlja sljedeće funkcije:

Izrada, implementacija i održavanje vremenskih listova i albuma jedinstvenih obrazaca organizacijskih dokumenata, izmjena istih;

Špediterska obrada, evidentiranje dokumenata i računovodstveno-referentni poslovi;

Organizacija pregleda i pripreme dokumenata, kontrola ispravnosti izrade dokumenata na potpis od strane uprave;

Reguliranje, sažimanje i informiranje uprave o tijeku i rezultatima izvršenja dokumenata;

Izrada nomenklature poslova organizacije, pohranjivanje i operativna uporaba nomenklature poslova;

Organizacija strojopisne proizvodnje, kopiranje; dizajn obrazaca dokumenata;

Organizacija rada po prijavama građana;

Praćenje rada s dokumentima u strukturnim odjelima, unapređenje oblika i metoda rada s dokumentima;

Praćenje dostave predmeta, organiziranje rada arhive;

Obavljanje sastanaka i savjetovanja, usavršavanje djelatnika predškolskog odgoja i arhivske službe;

Organizacija radnih mjesta, automatizirana radna mjesta, uvjeti rada zaposlenika predškolske odgojne ustanove.

Djelatnosti zaposlenika usluga predškolskog odgoja regulirane su opisima poslova koji su izrađeni uzimajući u obzir zahtjeve Državne dječje obrazovne ustanove i odobreni od strane voditelja organizacije.

Djelatnosti službe predškolskog odgoja regulirane su i podržane regulatornim i metodološkim dokumentima, državnim i industrijskim standardima.

Dakle, organiziranje rada radnika dokumentacijske službe uključuje rješavanje sljedećih pitanja - jasna organizacijska struktura dokumentacijske službe (ureda), izbor najracionalnijeg oblika organizacije rada s dokumentima.

Glavni čimbenik koji određuje strukturu osoblja dokumentacijske službe je standardni broj radnika zaposlenih u njoj. Institucije se mogu podijeliti ovisno o protoku dokumenata u tri glavna oblika (centralizirani, decentralizirani i mješoviti) i u kategorije prema Jedinstvenom državnom podatkovnom listu:

Pojam predškolske odgojno-obrazovne ustanove ne obuhvaća samo organizacijske i administrativne dokumente (s kojima se uglavnom bavi tradicionalni uredski rad), već svu dokumentaciju koja se na ovaj ili onaj način koristi u organizaciji - znanstveno-tehničku, projektantsku, inženjersku itd. Također se proširuje na potpuno nove vrste dokumentacije, definirane kao " informacijski resursi» - registri, registri, baze i banke podataka, Internet stranice i sl. U suvremenim uvjetima postupak postupanja sa svim tim vrstama dokumentacije i uvjeti pristupa istoj trebaju biti jedinstveni. Upravljačka odluka se ne donosi samo na temelju administrativnog akta, ona uključuje analizu svih mogućih informacija vezanih uz bit pitanja. Što je veći raspon takvih informacija dostupnih upravitelju u stvarnom vremenu, to je veća vjerojatnost uspješno rješenje problemi .

S tim u vezi je i druga, glavna značajka predškolskog odgoja u usporedbi s uredskim radom – ono uključuje korištenje učinkovitijih tehnologija obrade informacija. Sustav predškolskog odgoja u pravilu uključuje lokalne i korporativne računalne mreže, dokumenti se izrađuju, snimaju i obrađuju pomoću računala. Prema poznatom ruskom stručnjaku, direktoru VNIIDAD-a M. V. Larinu, pojam DOU karakterizira "prijelaznu fazu od tradicionalnog uredskog rada do upravljanja dokumentacijom", što on shvaća kao "punopravnu funkciju upravljanja organizacijom". Drugim riječima, otvara se perspektiva spajanja funkcija dokumentacijske podrške i upravljanja kao takvog.

U takvoj situaciji vrlo je važno razlikovati dvije strane prijelaza na nove tehnologije predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova - tehničku i organizacijsku. Prvi od njih obuhvaća razvoj ili nabavu računalnih programa, nabavu i instalaciju računala, instalaciju mrežnih komunikacija itd. Danas je informacijska tehnologija dosegla razinu razvoja na kojoj ovaj aspekt materije ne uzrokuje temeljne probleme. . Konkretna odluka određena je samo financijskim mogućnostima organizacije. Nije teško pronaći tvrtku koja će osigurati potreban alat u skladu sa željama kupca iu okviru raspoloživog iznosa.

Prijelaz na nove tehnologije zahtijeva odgovarajući pravni i regulatorni okvir, dobro promišljen sustav arhivske pohrane, kvalificirane izvođače i (to je možda najvažnije) menadžere sposobne pokriti cijeli niz povezanih problema. Najnaprednije tehnologije bez ovih uvjeta neće donijeti očekivani rezultat. Pogledajmo detaljnije obje strane problema.

Postojeći sada automatizirani sustavi Predškolske odgojno-obrazovne ustanove mogu se podijeliti u tri razreda ili razine. Sustavi prve razine (mogu se definirati kao automatizirani sustavi za upravljanje papirnatim dokumentima) ne bave se dokumentima kao takvima, već pratećom dokumentacijom, koja predstavlja elektronički analog dnevnika ulazne i izlazne dokumentacije, registracijskih kartica itd. Danas se ova razina automatizacije predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova V vladine institucije može se smatrati položenim. Sustavi za upravljanje papirnatim dokumentima postoje u nizu odjela, no već su jasno prepoznata njihova ograničenja i postavlja se pitanje njihove modernizacije. Organizacije koje u svoje vrijeme nisu implementirale takve sustave, u današnjim ih uvjetima teže zaobići i krenuti odmah s druge razine.

Ključna značajka druge razine je prisutnost u sustavu potpune elektroničke verzije svakog dokumenta, koja vam omogućuje provođenje pretraživanja cijelog teksta po njegovom sadržaju, prijenos dokumenta preko lokalne računalne mreže organizacije, kao i razmjenu dokumenata s vanjskim (nadređenim ili podređenim) organizacijama putem korporativne mreže ili redovite e-pošte. Takvi sustavi imaju bogate mogućnosti pretraživanja i sredstva za ograničavanje pristupa informacijama, često uključuju podsustave za skeniranje i prepoznavanje teksta (za izradu elektroničkih verzija papirnatih dokumenata). Na ovoj razini postaje moguće integrirati referentne baze podataka u sustav čiji se podaci koriste aktivnosti upravljanja. Sposobnost upravljanja protokom dokumenata uz njihovu pomoć naglo se povećava, ali njihov je trošak također prilično visok - reda veličine stotina ili čak tisuća dolara za svako radno mjesto.

Davanje pravne snage elektroničkim dokumentima omogućuje odustajanje od papirnatih “dvojnika” i prelazak na potpuno elektroničko upravljanje dokumentima, pri čemu je ispis, ako se i pohrani, samo kao papirnata kopija elektroničkog izvornika, koji ima ograničen opseg. Iz ovoga izravno proizlazi još jedan zahtjev: budući da izvorni dokument postoji isključivo u elektroničkom obliku, potrebno je podjednaku pozornost posvetiti svim fazama njegova životnog ciklusa, uključujući ne samo stvaranje i promet, već i kasniju arhivsku pohranu.

Unatoč bogatom skupu mogućnosti, svi takvi sustavi imaju nekoliko značajnih ograničenja, koja omogućuju njihovo kombiniranje u jednu klasu. Prije svega, oni ne posluju s elektroničkim dokumentima u punom smislu te riječi, već s elektroničkim kopijama papirnatih dokumenata. Usporedno, organizacije još uvijek imaju papirnate izvornike, čiju pravnu snagu daju potpisi i pečati na njima. Upravo ti tradicionalni dokumenti podliježu obveznom arhivskom čuvanju, dok se njihove elektroničke verzije koriste i pohranjuju samo iz praktičnih razloga. Iz tog razloga softverska i hardverska rješenja koja se koriste u takvim sustavima slabo su usmjerena na provjeru autentičnosti informacija i njihovu dugotrajnu arhivsku pohranu.

Često u bilješkama sustava možete pronaći izraze poput "sustav podržava cijeli životni ciklus dokumenta u organizaciji: od njegove početne registracije do otpisa." U međuvremenu, kao što je poznato, puni životni ciklus nipošto nije ograničen na "otpisivanje". Zanemarujući tu okolnost, mnogi sustavi u fazi arhivske pohrane dopuštaju pristup samo sadržaju dokumenta, ali ne i njegovom kontekstu – popratnim informacijama koje omogućuju utvrđivanje okolnosti nastanka dokumenta ili njegovog unosa u dokument. sustav izvana, put njegovog prolaska kroz autoritete itd. Strogo govoreći, ono što se jezikom programera naziva “elektronički arhiv” nije arhiv sa stručne točke gledišta. Regulatorni zahtjevi za organizaciju arhivskog poslovanja u pravilu se ne uzimaju u obzir pri njegovom stvaranju.

I rusko i tržište ZND-a sada nudi veliki izbor softver stvoriti sustave predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova druge razine. Neke od njih razvile su poznate ruske ili zajedničke tvrtke relativno neovisno. Najpoznatiji i najpopularniji među njima su sustavi Delo (razvio ZAO Electronic Office Systems) i Euphrates (razvio Cognitive Technologies Ltd).

Međutim, tijekom rada takvih sustava mnogi korisnici dolaze do zaključka da je njihova originalnost više minus nego plus: implementirajući proizvod neke tvrtke, organizacija postaje njegov talac. Nitko osim stručnjaka ove tvrtke ne može izvršiti bilo kakve korekcije, modifikacije i modernizaciju takvog sustava. Ako tvrtka iz nekog razloga prestane postojati ili izgubi vodeće autore i programere, svi sustavi koje je implementirala ostat će bez tehnička podrška, te će njihovo poboljšanje i usklađivanje sa zahtjevima sutrašnjice postati nemoguće.

Na temelju ovih razmatranja, mnoge organizacije radije se bave sustavima stvorenim na temelju komercijalnih proizvoda zapadnih tvrtki, koji su usmjereni na široki krug korisnika i stoga su prisiljeni biti puno otvoreniji. Takvi proizvodi su prilagodljivi programski paketi - moćni alati za brzu izradu specifičnih aplikacija prilagođenih potrebama određenog korisnika. To, naravno, također zahtijeva posebna znanja, ali mnogo je lakše pronaći stručnjake za takve sustave. U pravilu takve usluge pružaju tvrtke koje sebe nazivaju "integratorima sustava". Mogućnost odabira između nekoliko integratora (i čak, ako je dostupno odgovarajuće osoblje, stvaranje ili modificiranje aplikacija sami) nadmašuju u očima korisnika čak i tako očitu prednost domaćeg razvoja kao što je mogućnost pretraživanja cijelog teksta uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika, što, naravno, komercijalni proizvodi zapadne proizvodnje nemaju.

U Rusiji se daje jasna prednost programski paket"Lotus Notes/Domino". Zanimljivo je da ovaj kompleks ne dominira zapadnim tržištem. U izvješću V. N. Černova, stručnjaka Vlade Ruske Federacije, navode se podaci da kompleks “Lotus Notes / Domino” čini oko 4% prodaje, dok sličan kompleks “Dokumentacija-4” (kod nas malo poznat) zemlji) pripada 11% zapadnog tržišta.

Udio prijelaza na treću razinu predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova, gore navedene sustave treba opremiti certificiranim alatima za digitalni potpis, a također riješiti niz problema povezanih s arhivskim skladištenjem elektronički dokumenti. U međuvremenu, u Rusiji rad na stvaranju sličnog arhiva još nije započeo, au tom smislu zaostatak je otprilike pet godina. Nepostojanje takve arhive nakon pojave zakonodavni okvir može postati glavni ograničavajući čimbenik u prijelazu na treće razine predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

Očito je da bi, idealno, sustavi upravljanja elektroničkim dokumentima odjela i sustav državne arhivske pohrane trebali postati sastavni dijelovi jedinstvenog, više zajednički sustav Predškolska obrazovna ustanova, koja pokriva cjelokupni upravljački aparat. Ali u današnjim uvjetima čini se nerealnim stvoriti takav sustav prema jednom planu. Financijske i kadrovske mogućnosti različitih odjela previše se razlikuju, a njihova tradicija protoka dokumenata može biti prilično specifična. U slučajevima kada je menadžment „zreo“ za odluku o stvaranju vlastitog sustava predškolskog odgoja, ta se odluka obično donosi bez uzimanja u obzir sličnih sustava koji već postoje ili se implementiraju u drugim odjelima.

U praksi to dovodi do vrlo zanimljivih rezultata. Na primjer, u Moskvi su sustavi predškolskog obrazovanja implementirani i na razini gradske vijećnice i u svim okružnim prefekturama. Ali u isto vrijeme, svaki od njih razvijen je zasebno i, u pravilu, od strane drugog integratora sustava. Elektronička verzija dokumenta koji dolazi iz ureda gradonačelnika u prefekturu ne može se automatski proslijediti na niže razine ove prefekture - njihovi automatizirani sustavi su nekompatibilni. Iz istog razloga različite prefekture ne mogu međusobno razmjenjivati ​​elektroničke verzije dokumenata. Štoviše, ako različiti odjeli implementiraju različite alate za digitalni potpis, međusobna nekompatibilnost može se naslijediti i čak pogoršati tijekom prijelaza na sustave treće razine.

Dakle, glavni razvoj suvremenih usluga dokumentacijske podrške menadžmentu ide u smjeru daljnje informatizacije i automatizacije uredskih procesa, uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i restrukturiranja uredskog rada organizacija u skladu sa zahtjevima ovih sustava.

§2. Suvremeni problemi dokumentacijske potpore menadžmentu

Nekoliko je glavnih problema upravljanja dokumentacijom. Pogledajmo ih redom.

Problem svijesti. Da bi menadžment organizacije došao do zaključka o potrebi implementacije automatiziranog sustava upravljanja uredom (ACS), mora barem znati za postojanje takvih sustava, čemu su namijenjeni i kako ih implementirati. Osim toga, menadžment organizacije mora jasno razumjeti prednosti implementacije takvih sustava.

Nedostatak informacija o automatiziranim sustavima upravljanja dovodi do toga da se oni povezuju s vrstom sustava automatiziranog upravljanja procesima, sustava automatskog upravljanja itd. Mnogi se još uvijek sjećaju tužnog iskustva nepismenog pristupa implementaciji takvih sustava u 80-ima, što je dovelo do pogrešne prosudbe ASD-a kao skupe igračke koja nije donijela ništa novo i dobro aktivnostima poduzeća. Prednosti implementacije automatiziranih sustava za upravljanje uredom nisu uvijek očite, jer je vrlo teško procijeniti ekonomski učinak poboljšanja upravljivosti organizacije. Prema podacima koje su predstavili Ernst & Young i Northern Nolan Institute, poduzeća koja su implementirala elektroničke sustave za upravljanje dokumentima poboljšala su performanse: produktivnost u uredu povećava se za 25-50%, vrijeme obrade dokumenata smanjuje se za 75%, smanjuju se troškovi prostora Pohrana dokumenata je smanjen za 80%.

Ove procjene su napravljene za zapadno tržište, au Rusiji te brojke mogu biti drugačije. Konkretno, dobit od smanjenja prostora za pohranu dokumenata može biti znatno manja, jer u našoj zemlji još uvijek pravnu snagu imaju samo papirnati dokumenti ili njihove mikrokopije (mikrofilm i mikrofiš). U isto vrijeme, smanjenje vremena obrade dokumenata i strogo pridržavanje propisa o obradi dokumenata u mnogim područjima ključni su pokazatelji koji mogu donijeti velike ekonomske koristi od implementacije ASD-a.

Učinkovitost implementacije takvih sustava uvelike ovisi o tome koliko se uspješno menadžment organizacije nosi s rješavanjem organizacijskih problema tijekom implementacije automatiziranih sustava upravljanja.

Organizacijski problemi. U svakom poduzeću s vremenom se oblikuje određena organizacijska struktura (i to ne uvijek optimalna), te se formiraju vlastiti stilovi rada, metode upravljanja i kontrole, karakteristične samo za njega. Uvedeni ASD u većini slučajeva isprva se pokaže kao "strano tijelo" za tim poduzeća. To se događa zato što je dobro izgrađen automatizirani sustav upravljanja svojevrsni "lakmus test" i mnogi nedostaci u funkcionalnom i strukturnom dizajnu poduzeća pojavljuju se već u prvim fazama procesa implementacije automatiziranih sustava upravljanja.

Postavlja se dilema: što je bolje i lakše - izgraditi automatizirani sustav upravljanja po slici i prilici kako stoje stvari kod kupca ili ga reorganizirati kako bi se postigla maksimalna učinkovitost automatiziranog sustava upravljanja? Pri rješavanju ovog problema mogu se primijeniti dva rješenja: tehničko, koje više ovisi o dobavljaču sustava, i organizacijsko, koje u potpunosti ovisi o kupcu.

Svi dobri ASD-ovi imaju određenu sposobnost prilagodbe određenom kupcu, ali sve ima svoje granice. Osim toga, za prilagodbu sustava upravljanja uredom određenom kupcu potrebna je jasna izjava o zadatku, po mogućnosti zabilježena u pisanom obliku. U tom slučaju kupac će dobiti sustav koji je maksimalno prilagođen njemu, i što je najvažnije, imat će jasne kriterije za ocjenu rezultata rada izvođača. Nažalost, razvoj takvih dokumenata prilično je naporan. Često razvoj tehničkih specifikacija za ASD traje mnogo dulje od implementacije samog sustava.

To je lako objasniti - u ovoj fazi potrebno je uskladiti stajališta svih odjela organizacije korisnika, što samo po sebi nije lak zadatak. Vrlo često pokušavaju skratiti fazu (zašto plaćati dodatni novac), to dovodi do činjenice da kupac dobije nešto što zadovoljava želje njegovih zaposlenika, ali iz nekog razloga svima je nezgodno raditi s ovim sustavom. Zatim, tijekom razdoblja probnog rada, počinju stalna poboljšanja i izmjene. Ako nakon toga sustav ostane živ, tada postaje potpuno drugačiji od izvorne kreacije. Za godinu dana će novopridošli zaposlenici postaviti pošteno pitanje: zašto je ovdje sve tako nelogično? Odgovor je samo jedan i svi ga znaju: tako je to povijesno bilo.

Ali samo tehničkim mjerama ipak je nemoguće proći. Ako je poduzeće u velikoj mjeri organizacijski nespremno za implementaciju automatiziranih sustava upravljanja, onda je takva implementacija ili vrlo teška ili potpuno nemoguća. Dobra analogija bi bila pokušaj ugradnje snažnijeg motora u automobil sa slabijom šasijom. Rezultat se zna unaprijed. Čak i ako je moguće postaviti suvremeni sustav automatskog upravljanja u poduzeće koje nije spremno za njegovu implementaciju, kupac neće imati nikakve koristi od takve implementacije.

Često, kako bi se dobio pravi ekonomski učinak od implementacije automatiziranih sustava upravljanja, potrebno je promijeniti neka načela rada. Konkretno, implementacija bilo kojeg sustava automatiziranog uredskog rada treba biti podržana promjenama organizacijskih i administrativnih dokumenata u organizaciji korisnika (potrebno je promijeniti barem upute za uredski rad). Dakle, ASD može donijeti značajan ekonomski učinak samo ako menadžment ne gleda na proces njegove implementacije kao na jednostavan čin kupnje novog softvera (i, eventualno, novog hardvera), već kao na složen organizacijski i tehnički projekt.

Nažalost, trenutno vrlo mali broj kupaca analizira svoj sustav upravljanja prije implementacije automatiziranog sustava upravljanja. Uz takvu snažnu implementaciju, može doći do odbijanja sustava upravljanja uredom zbog psiholoških čimbenika.

Psihološki problemi. Kako većina zaposlenika poduzeća kupaca vidi ASD? Ako imaju površne informacije, onda uprava poduzeća vidi ASD kao lijek za sve nevolje koje se tu i tamo pojavljuju zbog nemara prema dokumentima, a izvođači vjeruju da je ASD nešto između e-maila i običnog urednik.

Ako zaposlenici imaju neke informacije o tim sustavima, onda se situacija bitno mijenja. Izvođači su čvrsto uvjereni da će nakon implementacije ASD-a menadžment biti svjestan svih svojih pogrešaka (to je djelomično točno). S tim u vezi, implementacija punopravnog automatiziranog sustava upravljanja često nailazi na značajan otpor izvođača - oni sigurno znaju da će im nakon toga biti još gore. Kao rezultat toga, uvodi se neka kompromisna opcija bez “fiskalnih” funkcija, tj. onaj isti E-mail zajedno sa sustavom za upravljanje dokumentima.

Prema riječima uprave, sve što se može očekivati ​​od ovog sustava je objektivna kontrola nad njihovim narudžbama, brža priprema izvještajnih informacija, poboljšana kvaliteta i skraćeno vrijeme traženja dokumenata. Nakon implementacije sustava, njegova se ocjena može značajno promijeniti. I tek tada, kako se bolje upoznaju sa sustavom, menadžeri se iznenada iznenade otkriju da će i oni morati raditi na računalu koje već dugo skuplja prašinu na njihovoj radnoj površini. Za znatan broj menadžera stare škole to se pokazalo kao psihološka barijera. Mnogo im je lakše raditi izravno s ljudima koristeći uobičajene metode: pozvali su ih "na tepih", "dali im pumpu", vidjeli strah u očima podređenog - dolazite do zaključka da to nije uzalud što zauzimaš stolicu. Osim toga, menadžment često otkriva da su prednosti koje obećavaju zapadni stručnjaci negdje nestale. Iako je rješenje ovog problema jednostavno - predloženo je implementirati ASD na stolove svih rukovoditelja i menadžera, a kupac je uštedio novac: isporučio je sustav samo službenicima strukturnih odjela. Samim tim se između odjela radi brzo i točno, a unutar njih je sve isto kao i prije.

Izvođači često imaju osjećaj da se uvođenjem CMS-a pojavio još jedan gazda koji stalno stoji iza njih. Doista, sada, ako želite, možete saznati: tko radi što, kada i koliko. Ranije je bilo moguće obmanuti vlasti: kažu da su proveli pola dana tražeći po svim katovima (iako su se zapravo igrali na računalu). Pritom se zaboravlja vrlo važna točka - isti sustav neće dopustiti da izvođač bude opterećen pretjerano velikom količinom posla. Istina, to ovisi o postavkama pojedinog sustava, ali uvijek će se moći objasniti zašto određena količina posla nije dovršena na vrijeme. Dakle, ovdje još treba dobro razmisliti jesu li izvođači gubitnici ili dobitnici. S moje točke gledišta, kvalificirani izvođači dobivaju snažan alat za organiziranje svojih aktivnosti i prilično snažne argumente za motiviranje svojih postupaka pred upravom.

Ali loš menadžment i nemarni radnici doživljavaju psihičku nelagodu i potpuno odbacivanje SDA. Dobro je ako je to izraženo samo u pismu ostavke. Češće dobivamo uporne i vješte skrivene neprijatelje koji se na sve moguće načine opiru takvoj inovaciji kao što je ASD, što će jasno pokazati njihovu nesolventnost i beskorisnost za poduzeće. To dovodi do niza kadrovskih pitanja koja se na ovaj ili onaj način moraju riješiti pri implementaciji ASD-a.

Kadrovski problem. Implementacija ASD-a podrazumijeva da svi glavni sudionici poslovnih procesa u poduzeću moraju biti osposobljeni za rad na računalu. Zapravo, to je slučaj u mladim, relativno nedavno stvorenim organizacijama i tvrtkama. Ali što učiniti ako je glavna jezgra menadžmenta tvrtke školovana prije 15-20 godina? Na temelju svog iskustva i profesionalnih vještina, oni mogu u potpunosti odgovarati svojim pozicijama, ali nikada nisu trenirali ili radili na računalu. Poslati ih na studij?

Ali, u pravilu, ako je poduzeće došlo do ideje o potrebi implementacije automatiziranih sustava upravljanja, tada je intenzitet rada u ovom poduzeću vrlo visok. To znači da je obuka zaposlenika izvan radnog mjesta praktički nemoguća, a izborna obuka može se pokazati neučinkovitom i samo dovesti do povećane razdražljivosti zaposlenika poduzeća.

Svojedobno se pri uvođenju CAD-a (barem u elektroničkoj industriji) smatralo da je jeftinije otpustiti stare dizajnere i zaposliti mlade (s fakultetima) nego prekvalificirati “staru gardu”. Nažalost, ovaj pristup nije primjenjiv kod implementacije automatiziranih sustava upravljanja, budući da su glavni korisnici ovog sustava viši i srednji menadžment organizacija.

Jedini izlaz iz ove situacije, pronađen eksperimentalno, uključuje: obuku administratora sustava izvan posla; obuka korisnika u prostorijama korisnika, ali ne na radnom mjestu; dugo razdoblje probnog rada uz stalnu prisutnost osoblja izvođača u organizaciji korisnika.

Dakle, nekoliko je glavnih problema dokumentacijske potpore menadžmentu: problem svijesti, organizacijski problemi, psihički problemi i problem kadrova. Svaka institucija, bez obzira na profil, susreće se s ovim problemima. Kada odlučuje o potrebi poboljšanja rada svoje organizacije (uključujući automatizaciju dokumentacijske podrške), svaki menadžment treba obratiti pozornost na rješavanje ovih problema.

POGLAVLJE 2. DOKUMENTACIONA PODRŠKA U ODJELU SAVEZNE REGISTRACIJSKE SLUŽBE ZA REGION BELGOROD

§1. Organizacija dokumentacijske podrške u Federalnoj službi za registraciju za regiju Belgorod

Ured Federalne registracijske službe za regiju Belgorod nosi naziv od 1. siječnja 2005. (ranije Odjel za pravosuđe uprave regije Belgorod, nakon toga - Odjel Ministarstva pravosuđa Rusije za regiju Belgorod ) i teritorijalno je tijelo Federalne službe za registraciju. U svom radu rukovodi se Ustavom Ruske Federacije, saveznim ustavnim zakonima, saveznim zakonima, aktima predsjednika Ruske Federacije i Vlade Ruske Federacije. Međunarodni ugovori Ruske Federacije, regulatorni pravni akti Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije, akti Federalne službe za registraciju. Odjel je pravna osoba, ima pečate s likom državnog grba Ruske Federacije, pečate, obrasce sa svojim nazivom i likom državnog grba Ruske Federacije, bankovne račune.

Glavni zadaci Ureda Federalne registracijske službe za regiju Belgorod su:

1. Osiguravanje provedbe državne politike u području pravosuđa u regiji Belgorod u okviru utvrđene nadležnosti;

2. Osiguravanje jedinstva pravnog prostora;

3. Osiguravaju, u granicama svojih ovlasti, zaštitu prava i sloboda čovjeka i građanina.

Kontrolne funkcije:

Održavanje saveznog registra normativnih pravnih akata regije Belgorod na propisani način;

Provođenje pravne provjere regulatornih pravnih akata regije Belgorod radi njihove usklađenosti s Ustavom Ruske Federacije i saveznim zakonodavstvom;

Državno računovodstvo normativnih pravnih akata koje su usvojila tijela državna vlast Regija Belgorod, u skladu s postupkom koji je utvrdilo Ministarstvo pravosuđa Rusije;

Podnošenje podataka iz saveznog registra državnim tijelima i lokalnim samoupravama, pravnim i fizičkim osobama na način koji odredi Ministarstvo pravosuđa Rusije

Državna registracija povelja općinskih jedinica i općinskih regulatornih pravnih akata o uvođenju izmjena i dopuna povelja općinskih jedinica u skladu sa saveznim zakonodavstvom

Osiguravanje, u skladu s postupkom utvrđenim od strane Ministarstva pravosuđa Rusije i Odjela, za rješavanje zahtjeva građana za dokumentima u skladu s međunarodnim ugovorima i zakonodavstvom Ruske Federacije.

Teritorijalna tijela Savezne službe za registraciju donose odluke o državna registracija neprofitne organizacije svih organizacijsko-pravnih oblika, osim potrošačkih zadruga, državnih tijela, drugih državnih tijela, jedinica lokalne samouprave, kao i državnih i općinske ustanove. Državna registracija nekih organizacijskih i pravnih oblika neprofitnih organizacija (udruge vlasnika kuća, hortikulturne, vrtlarske i vrtlarske neprofitne udruge) od strane poreznih vlasti u suprotnosti je s važećim zakonodavstvom. Odgovarajuće pismo za ukidanje takve registracije poslano je Federalnoj poreznoj službi.

Savezna služba za registraciju za regiju Belgorod uključuje sljedeće odjele:

1. Administrativno i upravno osoblje;

2. Odjel za prijem i izdavanje dokumenata;

3. Odjel za vođenje Jedinstvenog državnog registra i registraciju adresata;

4. Odjel za upis prava na stambenim prostorima i ugovora o udjelu u kapitalu;

5. Odjel za upis hipoteka, prava na nestambeni prostori te o interakciji s glavnim nositeljima autorskih prava;

6. Odjel za upis prava na zemljište;

7. Odjel za izdavanje podataka o upisanim pravima;

8. Odjel uredskog poslovanja;

9. Odjel organizacijska podrška, planiranje i kontrola aktivnosti;

10. Odjel državna služba i osoblje;

11. Odjel logistike i tehničke podrške;

12. Odjel za zaštitu državne tajne, posebne i mobilizacijske poslove;

13. Odjel za informacijske tehnologije i komunikacije;

14. Odjel za javne i vjerske udruge;

15. Odjel za kontrolu u području odvjetništva i javnog bilježništva;

16. Odjel za kontrolu i nadzor u oblasti državnog upisa akata građanskog stanja;

17. Odjel za kontrolu djelatnosti samoregulativne organizacije, arbitražni upravitelji;

18. Odjel pravne podrške i sudske zaštite.

U Uredu Federalne registracijske službe za regiju Belgorod, za reguliranje poslova uredskog rada, izrađena je Uputa za uredski rad kojom se regulira postupak izrade i kretanja dokumenata. Njime se definira sustav evidencije, utvrđuju pravila i postupak rada s neklasificiranim dokumentima i dopisima građana.

Pravna osnova odredbe Uputa su važeće zakonodavstvo Ruske Federacije, regulatorni zahtjevi Državni standardi Ruske Federacije za organizacijsku i administrativnu dokumentaciju, Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje (GSDOU), kao i osnovna pravila za rad odjelskih arhiva, Pravilnik o Federalnoj službi za registraciju, odobren dekretom predsjednika Ruske Federacije od 13. listopada 2004., br. 1315, Opći propisi o teritorijalnom tijelu Federalne službe za registraciju subjekta (subjekata) Ruske Federacije, odobren naredbom Ministarstva pravosuđa Rusije od 3. prosinca 2004. br. 183, Privremene upute o uredskom radu u Federalnoj službi za registraciju, odobren naredbom Rosregistrationa od 14. lipnja 2005. br. 77, drugi regulatorni dokumenti o pitanjima uredskog rada.

Metodološko vođenje organizacije uredskog rada i nadzor nad ispunjavanjem zahtjeva ovog Naputka provodi organizacijsko-kontrolni odjel Ureda. Pravila i postupci rada s dokumentima predviđeni ovim Uputama obvezni su za sve djelatnike Odjela. Pravila i postupci rada s dokumentima predviđeni ovim Uputama obvezni su za sve djelatnike Odjela.

Državni službenici Odjela (u daljnjem tekstu: namještenici) odgovorni su za poštivanje zahtjeva iz Upute, sigurnost službene dokumentacije i podataka sadržanih u njoj. Zaposlenici odmah prijavljuju gubitak dokumenata voditelju odgovarajuće strukturne jedinice. Voditelj ustrojstvene jedinice o tome obavještava organizacijsko-kontrolni odjel Odjela. Voditelj organizacijsko-kontrolnog odjela prijavljuje gubitak dokumentacije nadređenom zamjeniku pročelnika Odjela, koji naređuje internu istragu i o rezultatima istrage obavještava voditelja Odjela. Ako se utvrdi da je državni službenik kriv za gubitak isprava, dovest će se stegovno, materijalno i na drugi način, na način propisan zakonom.

Državni službenik prilikom odlaska na godišnji odmor, u slučaju bolesti ili odlaska na službeni put, po nalogu čelnika ustrojstvene jedinice, dokumentaciju koju ima u svom posjedu predaje drugom zaposleniku, a pri razrješenju isprave predaje registriran kod njega.

Njihovi voditelji odgovorni su za organizaciju uredskog rada, poštivanje pravila i postupaka utvrđenih ovom Uputom za rad s dokumentima i pismima građana u strukturnim odjelima Odjela. Vođenje evidencija u ustrojstvenim odjelima provode zaposlenici koje imenuju voditelji tih odjela.

Za prelazak na bespapirnu tehnologiju rada s dokumentima koriste se elektronički informacijski sustavi. Automatizirane tehnologije za obradu informacija o dokumentima koje se koriste u Uredu moraju ispunjavati zahtjeve ovih Uputa.

Upute za uredski rad u Uredu Federalne registracijske službe za regiju Belgorod sadrže sljedeće odjeljke:

Opće odredbe.

Dokumentacija (izrada dokumenata).

Protok dokumenata (kretanje dokumenata u Odjelu).

Kontrola izvršenja dokumenata.

Postupak rada sa žalbama građana.

Procedura za rukovanje ograničenim vlasničkim informacijama.

Radovi na kopiranju i umnožavanju.

Pečati i obrasci.

Formiranje spisa, predaja u arhiv, korištenje arhivskih dokumenata.

U skladu s Opća odredba o teritorijalnom tijelu Federalne registracijske službe za subjekt (predmete) Ruske Federacije, odobren naredbom Ministarstva pravosuđa Rusije od 3. prosinca 2004. br. 183, voditelj Odjela izdaje naredbe i upute u okviru svojih nadležnost, organizira i kontrolira njihovo izvršenje.

Naredbe (upute) izdaju se na temelju i povodom savezni zakoni, uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, naredbe i naredbe Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije, Federalne registracijske službe, kao i na inicijativnoj osnovi i moraju pridržavati se:

Zakonodavstvo Ruske Federacije;

Regulatorni akti Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije;

Akti Federalne službe za registraciju;

Prethodno doneseni akti Ureda, osim ako dokument ne predviđa njihovo ukidanje ili izmjenu.

Nacrte naloga (uputa) pripremaju nadležne ustrojstvene jedinice Ureda u ime svog rukovodstva ili na vlastitu inicijativu jedinica iz svoje nadležnosti.

Voditelj ustrojstvene jedinice koji povjerava neposrednom izvršitelju izradu nacrta naloga (upute) dužan je dati konkretne i jasne zadatke za izradu dokumenta i odrediti rokove.

Razdoblje za pripremu nacrta naloga (uputa) u skladu sa saveznim zakonima, dekretima i naredbama predsjednika Ruske Federacije, dekretima i naredbama Vlade Ruske Federacije, aktima Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije, Savezna služba za registraciju, u pravilu, ne bi trebala prelaziti deset kalendarskih dana, osim ako nije utvrđen drugi rok.

Za pripremu najvažnijih i najsloženijih nacrta naredbi (uputa), kao i akata izdanih u suradnji s drugim teritorijalnim tijelima federalnih struktura, mogu se formirati radne skupine.

Nacrte obavijesti i poruka o odbijanju državne registracije pripremaju relevantni strukturni odjeli Ureda.

Tekst obavijesti mora sadržavati pouzdane i obrazložene podatke, biti u skladu s važećim zakonskim i drugim propisima, ne dopuštati različita tumačenja, biti pažljivo uređen, konkretan i stvaran.

Prilikom izrade nacrta organizacijskih i upravnih dokumenata potrebno je povezati upute sadržane u njima s prethodno izdanim dokumentima o ovom pitanju.

Ured ima tri glavna toka dokumentacije:

1. dokumenti koji dolaze od organizacija trećih strana i odjela u općinama (ulazni);

2. dokumenti poslani drugim organizacijama i odjelima u općinama (odlazni);

3. dokumenti koji nastaju u ustrojstvenim odjelima i koriste ih zaposlenici središnjice Odjela u procesu upravljanja (interno).

Prijem, obradu, evidentiranje i distribuciju korespondencije koju Odjel zaprimi provode djelatnici organizacijsko-kontrolnog odjela Odjela.

Dokumenti koje zaposlenici strukturnih odjela Ravnateljstva primaju od službenika drugih organizacija podliježu obveznom prijenosu za registraciju u organizacijskom i kontrolnom odjelu Ravnateljstva.

Prije obdukcije poštanske pošiljke provjerava se sigurnost njihove ambalaže i ispravnost adresiranja. Pogrešno dostavljena korespondencija vraća se u poštanski ured ili prosljeđuje prema vlasniku. Preporučena pošta provjerava se prema upisima u poštanskim registarima.

Sve omotnice otvaraju se u odjelu organizacije i kontrole (osim omotnica s naznakom “osobno” i “za natječaj”). U nedostatku dokumenta čiji je broj naveden na paketu ili priloga uz njega, kao iu slučajevima kada broj naveden na paketu ne odgovara broju priloženog dokumenta ili ako je dokument oštećen, sastavlja se zapisnik u tri primjerka. Akt potpisuje djelatnik koji je otvorio paket i voditelj ili zamjenik voditelja organizacijsko-kontrolnog odjela. Jedan primjerak akta ostaje u organizacijskom i kontrolnom odjelu, drugi se prilaže uz primljeni dokument, treći se šalje pošiljatelju.

Omotnice primljenih dokumenata se uništavaju, osim u slučajevima kada se samo po njima može utvrditi adresa pošiljatelja, broj priloga, datum slanja i dostave, kao i u slučajevima zaprimanja žalbi i izjava građana i inozemne korespondencije.

Sva dolazna korespondencija (osim zahtjeva građana i osobne korespondencije) podliježe obveznoj centraliziranoj registraciji u organizacijskom i kontrolnom odjelu Ureda. U nedostatku elektroničke baze podataka, evidencija dokumenata u Odjelu vodi se u upisnim dnevnikima. Posebno se evidentiraju dolazni, odlazni i interni dokumenti.

Na prednjoj strani primljene isprave u donjem desnom kutu stavlja se upisni štambilj s podacima o datumu primitka isprave i upisnim brojem u knjigu ulaznog dopisa. Evidencioni broj koji dodjeljuje Odjel za izlaznu korespondenciju sastoji se od indeksa ustrojstvene jedinice, rednog broja dokumenta i inicijala prezimena službenika koji je dokument potpisao, npr.: 8/226-A, 12/342. -B, 4/123-S, 13/112-Š .

Osnovni podaci o pristiglim dokumentima upisuju se u upisne obrasce elektroničke baze podataka Ureda. Da bi se postigla kompatibilnost informacija, utvrđuju se sljedeći detalji za evidentiranje dokumenata u dnevnike registracije:

Matični broj Zavoda;

Dopisnik;

Naslov dokumenta;

Datum dokumenta;

Broj odlaznog dokumenta;

Rješenje (izvršitelj, sadržaj naloga, rok, autor rješenja, datum rješenja);

Popis dokumenata koji ne podliježu registraciji u Uredu:

Preslike dokumenata poslanih na znanje;

Pisma čestitke;

Pozivnice;

Knjigovodstvene isprave (računi, nalozi za plaćanje i sl.);

Tiskane publikacije (knjige, časopisi, bilteni);

Statistički izvještajni obrasci.

Prethodni pregled dokumenata provodi organizacijsko-kontrolna služba Odjela radi raspodjele zaprimljenih dokumenata onima koji su dužni pročelnik Odjela i njegovi zamjenici putem nadziranih službi, a na temelju ocjene sadržaja dokumenata. dokument.

Savezni zakoni, uredbe, naredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije, naredbe Vlade Ruske Federacije, guvernera Belgorodske oblasti, upute sadržane u zapisnicima sa sastanaka Vlade Belgorodske oblasti, naredbe, upute , upute Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije, Rosregistration, parlamentarni i zastupnički zahtjevi i žalbe smatraju se organizacijskim i kontrolnim odjelom u svrhu potrebe da ih se stavi pod kontrolu. Dokumenti ove vrste dostavljaju se voditelju Odjela i njegovim zamjenicima sukladno postojećoj raspodjeli odgovornosti.

Uz dokumente koji se šalju na izvješće voditelju Odjela ili njegovim zamjenicima prilažu se elektroničke kartice prethodno registriranih dokumenata, ispisane na papiru, na koje se nalaze poveznice, a odnose se na razmatranje ovog pitanja.

Dokumenti s rješenjima voditelja Odjela ili njegovih zamjenika vraćaju se organizacijsko-kontrolnom odjelu radi unošenja odgovarajućeg rješenja u karticu elektroničkih dokumenata i prosljeđivanja dokumenta izvršiteljima. Ako ima više izvršitelja, tada se odgovornom izvršitelju daje izvornik dokumenta, a ostalim izvršiteljima preslika dokumenta.

Organizacijsko-kontrolni odjel prima samo prvog izvršitelja kojeg imenuje voditelj Odjela za unošenje rješenja u elektroničku karticu. Rezolucija se nalazi na prostoru bez teksta na prvoj stranici dokumenta. Za primjenu rješenja mogu se koristiti standardni obrasci.

Neposredno vođenje evidencija u ustrojstvenim odsjecima Ureda povjerava se državnim službenicima u tim odsjecima u čije poslove (sukladno službenim propisima) to spada.

Evidencija dokumenata u ustrojstvenim odjelima Ureda u nedostatku elektroničke baze podataka vodi se u upisnim dnevnikima. Posebno se evidentiraju dolazni, odlazni i interni dokumenti.

Podliježu izlazni dokumenti potpisani od strane voditelja Odjela ili njegovih zamjenika jedinstvena prijava u organizacijsko-kontrolnom odjelu. Ovi dokumenti dostavljaju se odjelu u tri primjerka:

Prva kopija (izvornik) i njeni prilozi šalju se primatelju;

Drugi primjerak (kopija) s vizama ostaje u organizacijsko-kontrolnom odjelu;

Treći primjerak (ovjereni prijepis) vraća se strukturna podjela Upravljanje

Izlaznim dokumentima koje potpisuje voditelj Odjela i njegovi zamjenici dodjeljuje se izlazni Matični broj u organizacijsko-kontrolnom odjelu.

Dokumenti koji nastaju u Odjelu i koriste ih zaposlenici u procesu upravljanja su interni. Registracija internih dokumenata provodi se u dnevnikima registracije izravno u strukturnim odjelima i ne podliježe registraciji u organizacijskom i kontrolnom odjelu.

Izlazni registarski broj interne isprave sastoji se od dva dijela:

2. redni broj unutar evidentiranog niza dokumenata koji dodjeljuje ustrojstvena jedinica Zavoda.

Nakon evidentiranja, navedeni dokumenti u 1 primjerku šalju se na slanje organizacijsko-kontrolnom odjelu, odnosno državnom službeniku ustrojstvene jedinice, čija je radna obveza (sukladno službenim propisima) vođenje evidencije.

Odlazna korespondencija koju su potpisali voditelj Odjela i njegovi zamjenici, upućena Administraciji predsjednika Ruske Federacije, Uredu Vlade Ruske Federacije, uredima Državne dume i Vijeću Federacije Savezne skupštine Ruske Federacije, ovlašteni predstavnici predsjednika Ruske Federacije u saveznim okruzima, Ministarstvo pravosuđa Ruske Federacije i Savezna služba za registraciju poslani komunikacijom na terenu, osim ako uprava ne odredi drugačije.

Dokumenti koji se šalju teritorijalnim tijelima saveznih izvršnih vlasti u regiji Belgorod, državnim tijelima regije Belgorod i tijelima lokalne uprave grada Belgoroda i regije Belgorod šalju se ekspresno. Ova korespondencija se vodi prema upisniku.

Obradu dokumenata za slanje poštom provodi organizacijski i kontrolni odjel u skladu s Pravilima za pružanje poštanskih usluga, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. travnja 2005. br. 221.

Dokumenti se šalju preporučenom poštom u kuvertama. Na omotnici je naznačen primatelj, njegov poštanski broj i adresa, te u donjem lijevom kutu - broj dokumenta koji se šalje. Dokumenti koji se istovremeno šalju na istu adresu stavljaju se u jednu omotnicu.

Preporučena pisma predaju se pošti prema popisu koji se sastavlja u tri primjerka. Označava brojeve dokumenata, datum otpreme, adresu i vrstu pošiljke. Dva primjerka inventara prenose se u poštanski ured, treći ostaje u organizacijsko-kontrolnom odjelu. Preslika inventara vraćena iz pošte, kojom se potvrđuje otprema preporučene pošiljke, ulaže se u odgovarajući uložak Službe za organizaciju i kontrolu.

Organizacijsko-kontrolni odjel Ureda na preslike izlaznih dokumenata stavlja pečat s datumom otpreme.

Slučajevi vlasničkih dokumenata prolaze kroz sljedeće faze:

1. Faza prijema. U ovoj fazi izvršni službenik prima dokumente od fizičkih i pravnih osoba, a također provodi pravni pregled prihvaćenih dokumenata. Nakon obavljenog posla, zaposlenik koji je prihvatio dokumente zatvara fazu prijema dokumenata koju je završio. Zatim dodaje fazu upisa vlasništva autorskih prava uz imenovanje odgovornog izvršitelja. Nakon što se uđe u fazu registracije, mapa će biti dodana na popis neriješenih mapa određenog odgovornog matičara.

2. Faza registracije. Nadležni upisnik raspoređuje primljene predmete iz faze prihvata među upisnicima. Prilikom raspodjele predmeta u fazi upisa ove mape imenuje se novi izvršitelj. Nakon završetka faze registracije, izvršni radnik zatvara odgovarajuću fazu registracije. I dodjeljuje fazu za izdavanje dokumenata, navodeći izvršitelja ove faze.

3. Povratna faza. Ako se tijekom registracije otkriju greške koje zahtijevaju vraćanje predmeta na pravnu doradu, tada je u tom slučaju potrebno dodati dodatnu fazu predmeta - vraćanje predmeta na doradu. Za izvršitelja ove faze odrediti djelatnika koji je prihvatio dokumente za ovu mapu. Nakon završetka ponovljene pravne analize dokumenata, djelatnik koji je izvršio fazu prihvata dokumenata mora zatvoriti fazu povrata.

4. Arhiviranje. Nakon završetka faze registracije, mape se prenose na isporuku. Nakon izdavanja dokumenata za određenu mapu, predmet se arhivira. Za prikaz ove faze na računalu potrebno je dodati novu fazu održavanja arhive i odrediti odgovornu osobu.

Savezna služba za registraciju za regiju Belgorod koristi automatizirani informacijski sustav (AIS) „Pravda“, koji je dizajniran za automatizirano računovodstvo objekata nekretnina, stvaranje fizičkih i pravnih osoba i za stvaranje dokumenata. Upis u AIS „Pravosuđe“ prilikom preoblikovanja objekata događa se u slučaju spajanja, podjele ili dodjele objekata nekretnina (RPN). Istodobno, zapisi o novoformiranim objektima unose se u nove odjeljke Jedinstvenog državnog registra i otvaraju se novi slučajevi naslovnih dokumenata s novim katastarskim brojevima. Ako je objekt nekretnine za koji je formiran odjeljak Jedinstvenog državnog registra nastao kao rezultat podjele, spajanja postojećih objekata ili odvajanja od takvih objekata ili su nastali drugi razlozi koji su doveli do promjene katastarskog broja, katastarski u koloni „Prethodni katastarski broj“ navode se brojevi prethodnih objekata.

Ako oni, za koje je formiran odjeljak Jedinstvenog državnog registra, prestanu postojati, kao izvor za novi objekt (objekte), katastarski broj novog objekta (objekata) odražava se u stupcu "Sljedeći katastarski broj" .

Kada se ONI transformiraju, transformirani objekt(i) prestaje postojati. Prestankom postojanja nekretnine, odjeljak Jedinstvenog državnog registra koji je povezan s njom se zatvara. U stupac „Zapisnik o likvidaciji (preoblikovanju) objekta” upisuju se podaci o dokumentima na temelju kojih se odjeljak zatvara. Unosi u potpoglavlju II se poništavaju i ispisuje se list s evidencijom otkaza.

Dokumenti na temelju kojih se provodi transformacija informatike upisuju se u stupac „Osnovni dokumenti“. Na primjer, zahtjev za pretvorbu - kod spajanja objekata, sudska odluka - kod diobe objekata i sl. Kod diobe upisuje se kartica ONI - objekt koji se dijeli, kod pripajanja - objekt nastao pripajanjem. Pravni stručnjak provjerava ispravnost formiranja upisa o preoblikovanju u ATC. U slučaju spajanja objekata, upotrijebite “Čarobnjak za pretvorbu objekata” u načinu “Spajanje”. U slučaju podjele objekata koristi se “Čarobnjak za pretvorbu objekata” u načinu rada “Odvajanje”. Ako dionicama trebate dodijeliti prethodne ili sljedeće katastarske (uobičajene) brojeve bez izvođenja pretvorbe, morate upotrijebiti čarobnjaka za pretvorbu u načinu rada „Uspostava povijesne veze (spajanje)” ili „Uspostava povijesne veze (podjela)”. Transformacija objekata može se dogoditi kao rezultat transakcije.

Postoje dvije mogućnosti:

a) Ugovor koji izražava sadržaj transakcije podliježe državnoj registraciji. Ako postoji samo jedan ugovor (a time i jedna transakcija), tada se u fazi unosa kreira zadatak registracije transakcije za svaki od objekata, ali navodeći jedan registracijski broj transakcije (tj., u jednom od zadataka registracijski broj je povezan) . U fazi pravnog pregleda, transakcijski zapis s istim brojem i datumom registracije također je naznačen u drugom objektu. Ako postoji više ugovora, evidentira se onoliko transakcija koliko ima ugovora. Sukladno tome, u fazi unosa kreiraju se zadaci za registraciju transakcija za svaki od objekata s kojima se transakcija obavlja. U fazi pravnog pregleda transakcija se također registrira objekt po objekt.

b) Ugovor koji izražava sadržaj transakcije ne podliježe državnoj registraciji. U fazi unosa odabiru se zadaci vezani uz upis prava. U fazi pravnog pregleda upisuje se pravo i prijenos prava.

Za organizaciju i provedbu ispitivanja vrijednosti dokumenata, u Uredu Federalne službe pričuva za Belgorodsku regiju osniva se stalna stručna komisija (EK). Funkcije i prava stručnog povjerenstva Ravnateljstva, kao i organizacija njegova rada, utvrđuju se pravilnikom o EK na koji Uprava donosi nalog.

Provjera vrijednosti spisa u Uredu provodi se prilikom sastavljanja popisa predmeta; prilikom formiranja predmeta i provjere ispravnosti pripisivanja dokumenata predmetima; prilikom pripreme datoteka za naknadnu pohranu itd. Na godišnji ispitivanje vrijednosti dokumenata ustrojstvenih odjela, odabir dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja za predaju u arhiv Odjela, kao i odabir dokumenata s rokovima privremenog čuvanja koji podliježu uništenju, čiji su rokovi istekli.

Odabir dokumenata za trajnu pohranu provodi se na temelju popisa dokumenata s naznačenim razdobljima njihovog čuvanja i nomenklature spisa ustrojstvene jedinice (izvadci iz objedinjene nomenklature) pregledom spisa list po stranicu. Nije dopušteno odabir dokumenata za pohranu i dodjelu za uništenje samo na temelju naslova predmeta. Prilikom pregledavanja trajno pohranjenih spisa pojedinačno, oduzimaju se duple preslike isprava, nacrti, neformirani prijeslike isprava i isprave s privremenim rokom čuvanja.

Istovremeno s odabirom dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja za predaju u arhivu Odjela u ustrojstvenim dijelovima, provodi se odabir predmeta i spisa privremenog (do 10 godina) čuvanja s isteklim rokovima čuvanja. . U ovom slučaju, takve oznake u nomenklaturi slučajeva kao što su "dok ne prođe potreba (DMN)", "podložno provođenju (završetku) revizije" itd. se uzimaju u obzir.

Odabir dokumenata za odgovarajuće razdoblje za uništenje i sastavljanje akta o njihovoj dodjeli za uništenje provodi se nakon izrade godišnjih odjeljaka zbirnih popisa predmeta trajne pohrane za isto razdoblje. Navedeni popisi i akti razmatraju se na sjednicama EK istovremeno. Akte odobrene od strane EK odobrava uprava Odjela tek nakon usuglašavanja popisa spisa trajne pohrane prema utvrđenom postupku. Nakon toga Ured ima pravo uništiti spise obuhvaćene tim aktima.

Predmeti se uvrštavaju u akt o dodjeli na uništenje ako je rok čuvanja za njih istekao do 1. siječnja godine u kojoj je akt sastavljen. Na primjer, predmeti s trogodišnjim rokom pohrane koji su završeni 2005. mogu se uključiti u akt koji će biti sastavljen najranije 1. siječnja 2009., s petogodišnjim rokom pohrane - ne ranije od 1. siječnja 2011.

Predmeti s izvršenim dokumentima trajne, privremene (preko 10 godina) pohrane i kadrovske evidencije predaju se u arhivu Odjela. Prijenos predmeta provodi se samo prema popisima nakon isteka roka od dvije godine za njihovo čuvanje i korištenje u ustrojstvenoj jedinici. Slučajevi privremenog (do 10 godina) skladištenja ne podliježu prijenosu, pohranjuju se u strukturnim jedinicama i nakon isteka roka skladištenja podliježu uništenju na propisani način.

Kada ustrojstvena jedinica priprema predmete za prijenos u arhivu Odjela, arhivski radnik najprije provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenost broja predmeta koji su uključeni u inventar s brojem predmeta otvorenih u skladu s objedinjenom nomenklaturom. predmeta Odjela. Istodobno, utvrđene nedostatke u formiranju i registraciji predmeta uklanjaju zaposlenici strukturne jedinice Ureda Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod.

Svaki predmet prima djelatnik arhive Odjela uz nazočnost djelatnika ustrojstvene jedinice. U tom slučaju na oba primjerka popisa stavlja se bilješka o postojanju predmeta uz svaki predmet koji je u njemu uvršten. Na kraju svakog primjerka inventara upisuje se broj stvarno preuzetih predmeta, datum preuzimanja - primopredaje predmeta, kao i potpisi voditelja organizacijsko-kontrolnog odjela i osobe koja je predala predmete. brojevima i riječima.

Uz spise, upisni spisi za dokumente odn elektronske baze podataka podaci koji sadrže informacije o registraciji i izvršenju prenesenih dokumenata. Naslov svake datoteke ili baze podataka uključen je u inventar.

U slučaju isključenja ustrojstvene jedinice iz sastava Ravnateljstva ili promjene njenog ustrojstva, djelatnik odgovoran za vođenje evidencije te ustrojstvene jedinice formira svu raspoloživu dokumentaciju u spise, sastavlja spise i predaje ih u arhivu. Ravnateljstva, bez obzira na rok čuvanja. Primopredaja predmeta obavlja se prema popisima predmeta i nomenklaturi predmeta.

Prijenos predmeta u arhivu provodi se prema rasporedu koji je izradio organizacijski i kontrolni odjel, dogovoren s voditeljima strukturnih odjela i odobren nalogom Odjela.

Dakle, Federalna služba za registraciju za regiju Belgorod provodi registraciju, pravni pregled i računovodstvo regulatornih pravnih akata općina na način propisan saveznim zakonima i lokalnim regulatornim pravnim aktima. U svom radu Federalna registracijska služba za Belgorodsku regiju koristi automatizirani informacijski sustav (AIS) "Pravda", koji je dizajniran za automatizirano računovodstvo objekata nekretnina, stvaranje fizičkih i pravnih osoba i za stvaranje dokumenata. Cjelokupan niz uredskih procesa koje Odjel provodi u skladu je s važećim propisima.

§2. Službeni propisi Ureda savezne službe za registraciju za regiju Belgorod

Za državne službenike i radnike utvrđuje se petodnevni službeni (radni) tjedan s dva slobodna dana - subotom i nedjeljom.

3. Za državne službenike i namještenike Odjela utvrđuje se sljedeće službeno (radno) vrijeme:

Vrijeme početka usluge (rada) - 9 sati 00 minuta;

Vrijeme završetka usluge (rada) - 18 sati 00 minuta;

Završetak službe (rada) petkom je 16 sati i 45 minuta.

Duljina službenog (radnog) dana neposredno prije neradnog praznika skraćuje se za jedan sat.

Za državne službenike (radnike) koji osiguravaju prijem i izdavanje dokumenata i informacija iz Jedinstvenog državnog registra, koji primaju građane u skladu sa zahtjevima upravnih propisa za obavljanje državnih funkcija u određenom području djelatnosti, po nalogu voditelja Odjela može se utvrditi različito vrijeme početka i završetka službe (rada).

Uključivanje državnih službenika i radnika u službu (rad) vikendom i neradnim danom Praznici provodi po nalogu voditelja Odjela uz njihovu pisanu suglasnost u slučajevima kada utvrđena zakonom Ruska Federacija.

Vrijeme stanke za odmor i obrok za stručnjake koji pružaju prijem, izdavanje dokumenata i informacija iz Jedinstvenog državnog registra, kao i prijem građana u skladu sa zahtjevima upravnih propisa za obavljanje državnih funkcija u određenom području djelatnosti , određuje se u vremenu od 12:00 do 15:00 minuta. Određeno vrijeme odmora i obroka određuje voditelj odjela.

Državnim službenicima na radnim mjestima u državnoj službi drugih skupina i radnicima na radnim mjestima koja nisu radna mjesta u federalnoj državnoj službi može se utvrditi neredovan radni (radni) dan sukladno ugovoru o djelu (ugovoru o radu).

6. Državnim službenicima se odobrava godišnji plaćeni odmor koji se sastoji od osnovnog plaćenog dopusta i dodatnog plaćenog dopusta (godišnjeg dodatnog plaćenog dopusta za dug radni staž i godišnjeg dodatnog plaćenog dopusta za neredovan radni dan).

Državnim službenicima na glavnim radnim mjestima u državnoj službi odobrava se godišnji osnovni plaćeni dopust u trajanju od 35 kalendarskih dana, ostalim skupinama - 30 kalendarskih dana, namještenicima na radnim mjestima koja nisu radna mjesta u federalnoj državnoj službi - 28 kalendarskih dana.

Trajanje godišnjeg dodatnog plaćenog dopusta za dugogodišnji radni staž računa se po stopi od jednog kalendarskog dana za svaku godinu državne službe.

Trajanje dodatnog plaćenog godišnjeg odmora za neredovan radni (radni) dan iznosi:

Za državne službenike na glavnim položajima savezne državne državne službe - 10 kalendarskih dana;

Za državne službenike na rukovodećim položajima u saveznoj javnoj državnoj službi - 8 kalendarskih dana;

Za državne službenike na visokim položajima u saveznoj javnoj državnoj službi - 6 kalendarskih dana;

Za državne službenike na nižim položajima u saveznoj javnoj državnoj službi - 4 kalendarska dana;

za zaposlene na radnim mjestima koja nisu radna mjesta u federalnoj državnoj službi - 3 kalendarska dana.

Pri izračunu ukupnog trajanja plaćenog godišnjeg odmora osnovni godišnji plaćeni dopust zbraja se s godišnjim dodatnim plaćenim dopustom za dugogodišnji rad. Ukupno trajanje osnovnog plaćenog godišnjeg dopusta i godišnjeg dodatnog plaćenog dopusta za dugogodišnji rad za državne službenike na glavnim radnim mjestima u državnoj službi ne može biti duže od 45 kalendarskih dana, a za državne službenike koji popunjavaju radna mjesta u državnoj službi drugih skupina - 40 kalendarskih dana.

Dodatni dopust za neredovne radne (radne) dane osigurava se uz plaćeni godišnji odmor iz ovog stavka.

Raspored godišnjih odmora izrađuje se za svaku kalendarsku godinu na temelju prijedloga strukturnih i odvojeni odjeli Upravi i stavlja se na znanje svim državnim službenicima i zaposlenicima.

Dakle, službeni propisi Ureda Federalne registracijske službe za regiju Belgorod uspostavljaju i reguliraju radni postupak osoblja Ureda, trajanje radnog vremena, predviđa režim odmora i određuje iznos i postupak za odobravanje godišnjeg odmora za Zaposlenici ureda. Općenito, ovaj dokument regulira radnu aktivnost organizacije i služi za osiguranje učinkovitosti obavljanja svojih proizvodnih zadataka.

§3. Postojeći problemi dokumentacijske podrške u Federalnoj službi za registraciju za regiju Belgorod i načini njihova rješavanja

U sklopu istraživanja dokumentacijske potpore Federalne registracijske službe za regiju Belgorod, 19. ožujka 2009. provedena je anketa zaposlenika institucije kako bi se identificirali postojeći problemi s dokumentacijskom potporom i načini njihova rješavanja. Zaposlenicima su podijeljeni upitnici koji su sadržavali sljedeća pitanja:

1. Vaš položaj;

2. S kojim dokumentima radite? (nalog, ugovor, dopis, dolazno pismo, odlazno pismo, po potrebi podcrtati), ostalo;

3. Sudjelujete li u odobravanju dokumenata?

4. Što računalni programi Koristite li ga pri radu s dokumentima?

5. Što je, po Vašem mišljenju, potrebno učiniti za učinkovitiji i kvalitetniji rad Vašeg odjela i ustanove u cjelini:

a) poboljšati regulatorni okvir za rad s dokumentima;

b) prilagoditi radne obveze zaposlenika;

c) povećati razinu informatičke osposobljenosti zaposlenika;

d) instalirajte sustav elektronička registracija dokumenti;

e) instalirati elektronički sustav za upravljanje dokumentima;

f) odrediti osobu koja će pratiti izvršenje naloga;

g) organizirati tečajeve usavršavanja zaposlenika;

h) uvesti novo radno mjesto za rad s dokumentima.

Po završetku istraživanja vraćena su 43 popunjena upitnika s odgovarajućim bilješkama i zapisima. Analiza dobivenih odgovora omogućuje nam da utvrdimo stanje dokumentacijske podrške u organizaciji i identificiramo probleme s kojima se zaposlenici različitih odjela najčešće susreću pri radu s dokumentacijom.

Gotovo svi zaposlenici u svom radu koriste program “Justice”, a neki dodatno koriste i “Matičar”. U upitnicima se ne spominju bilo kakvi sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima ili slično. Međutim, više od polovice zaposlenika ukazuje na potrebu uvođenja elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima u Federalnoj službi za registraciju za regiju Belgorod, što bi na taj način olakšalo rad s različitim vrstama dokumentacije, kao i prilikom registracije dokumenata za registraciju dokumenata.

Polovica zaposlenih nezadovoljna je razinom regulatorne potpore svom radu, nedovoljnim stupnjem reguliranosti i definiranjem točnih granica svog rada. Odgovornosti na poslu. Takvi zaposlenici ukazuju na potrebu da se ovakvo stanje promijeni pojašnjavanjem radnih odgovornosti osoblja ustanove i razvojem detaljne upute na ovom rezultatu.

Tijekom ankete, oni zaposlenici Federalne službe za registraciju u regiji Belgorod koji su bili nezadovoljni pravnim okvirom za svoje aktivnosti, kao i razinom njegove regulative, istaknuli su potrebu organiziranja napredne obuke za osoblje institucije kroz odgovarajuće aktivnosti , uključujući organizaciju seminara, tečajeva za usavršavanje i sl.

Najveći broj glasova tijekom ankete zaposlenika Federalne registracijske službe u regiji Belgorod dat je za imenovanje osobe koja će pratiti izvršenje naloga, kao i za imenovanje nove jedinice za osoblje kurira koja će dostavljati dokumentaciju nadležnim tijelima. Ali iako brojni zaposlenici Federalne službe za registraciju smatraju neprikladnim uvođenje nove jedinice osoblja za rad s dokumentima. Sukladno tome, stručnjak odgovoran za praćenje izvršenja naloga mora raditi kao zaposlenik s nepunim radnim vremenom i biti angažiran među već zaposlenim zaposlenicima Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod.

Najmanji interes ispitanici su pokazali za povećanje razine znanja rada na računalu i ostaloj uredskoj opremi, kao i za razmatranje vjerojatnosti uvođenja novog radnog mjesta za rad s dokumentima. To nam omogućuje da zaključimo da je, prema mišljenju osoblja Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod, osoblje organizacije dovoljno popunjeno i ne zahtijeva dodatno osoblje. Razina njegovih tehničkih vještina u potpunosti je u skladu s dužnostima koje obavlja, a poboljšanje kvalifikacija zaposlenika ne bi trebalo biti povezano s njihovom informatičkom pismenošću, već s poznavanjem osnovnih stručno znanje, vještine i sposobnosti prema radnom mjestu.

Analiza rezultata ankete omogućuje nam da identificiramo glavne probleme u dokumentacijskoj podršci upravljanja, predškolskim obrazovnim ustanovama u Federalnoj službi za registraciju u regiji Belgorod, a glavni problemi ovdje mogu se identificirati na sljedeći način:

Niska razina izvršne discipline među zaposlenicima;

Nedostatak programa za automatizaciju uredskog rada ustanove.

Dakle, na temelju ankete provedene u cilju utvrđivanja problema s kojima se susreću zaposlenici Federalne službe za registraciju u Belgorodskoj oblasti u obavljanju svog posla, možemo zaključiti da je rad jedinica nedovoljno učinkovit s točke gledišta gledišta svog osoblja i pozivaju zaposlenike Federalne registracijske službe u Belgorodskoj oblasti da pred svoju upravu postave pitanje poduzimanja mjera za promjenu trenutne situacije, naime:

Pozvati voditelje odjela ustanove da poboljšaju pravilnike o odjelima i opis poslova svojih zaposlenika;

Osigurati svakom odjelu regulatorne dokumente koji se odnose na vrstu djelatnosti ovog odjela i svih zaposlenika općenito;

Pokrenuti pitanje uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciju, uzimajući u obzir industrijske specifičnosti institucije;

Predložiti uvođenje novog radnog mjesta kurira.

ZAKLJUČAK

Trenutno se dokumentacijska potpora upravljanju odnosi na poslove koji obuhvaćaju organizaciju dokumentacije i upravljanje dokumentacijom u procesu ostvarivanja funkcija ustanove, organizacije i poduzeća. Ovaj koncept ne obuhvaća samo organizacijske i administrativne dokumente (s kojima se tradicionalni uredski rad uglavnom bavi), već svu dokumentaciju koja se na ovaj ili onaj način koristi u organizaciji - znanstveno-tehničku, projektantsku, inženjersku itd. Također se proširuje na temeljno nove vrste dokumentacije, definirane kao "informacijski izvori" - registri, registri, baze podataka i banke podataka, internetske stranice itd. U suvremenim uvjetima postupak postupanja sa svim tim vrstama dokumentacije i uvjeti pristupa istoj trebaju biti jedinstveni.

Razvoj suvremenih usluga dokumentacijske podrške menadžmentu ide prema daljnjoj informatizaciji i automatizaciji procesa uredskog rada, uvođenju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i restrukturiranju uredskog poslovanja organizacija u skladu sa zahtjevima ovih sustava.

Nekoliko je glavnih problema dokumentacijske potpore menadžmentu: problem svijesti, organizacijski problemi, psihološki problemi i problem kadrova. Svaka institucija, bez obzira na profil, susreće se s ovim problemima. Kada odlučuje o potrebi poboljšanja rada svoje organizacije (uključujući automatizaciju dokumentacijske podrške), svaki menadžment treba obratiti pozornost na rješavanje ovih problema.

Praktični dio diplomskog rada izveden je na temelju Ureda Federalne registracijske službe za regiju Belgorod i uključivao je ispitivanje dokumentacijske potpore u ustanovi, organizaciju njezina rada, kao i pregled ustanove. osoblja kako bi se utvrdili postojeći nedostaci u radu.

Odjel Federalne registracijske službe za regiju Belgorod provodi registraciju, pravni pregled i računovodstvo regulatornih pravnih akata općina na način propisan saveznim zakonima i lokalnim regulatornim pravnim aktima. U svom radu Federalna registracijska služba za Belgorodsku regiju koristi automatizirani informacijski sustav (AIS) "Pravda", koji je dizajniran za automatizirano računovodstvo objekata nekretnina, stvaranje fizičkih i pravnih osoba i za stvaranje dokumenata. Cjelokupan niz uredskih procesa koje Odjel provodi u skladu je s važećim propisima.

Službeni propisi Ureda Federalne registracijske službe za regiju Belgorod utvrđuju i reguliraju radni postupak osoblja Ureda, trajanje radnog vremena, predviđa režim odmora i određuje iznos i postupak za odobravanje odmora zaposlenicima Ureda. . Općenito, ovaj dokument regulira radnu aktivnost organizacije i služi za osiguranje učinkovitosti obavljanja svojih proizvodnih zadataka.

U sklopu istraživanja dokumentacijske potpore za Odjel Federalne službe za registraciju u Belgorodskoj regiji, provedeno je ispitivanje zaposlenika institucije kako bi se identificirali postojeći problemi s dokumentacijskom potporom i načini njihovog rješavanja. Po završetku istraživanja vraćena su 43 popunjena upitnika s odgovarajućim bilješkama i zapisima. Analiza dobivenih odgovora omogućuje nam da utvrdimo stanje dokumentacijske potpore menadžmentu u organizaciji, identificiramo postojeće probleme i razmotrimo mogućnosti rješavanja tih problema u ovom trenutku.

U dokumentacijskoj podršci Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod mogu se identificirati sljedeći problemi:

Nedovoljno precizna i detaljna regulativa radnih obveza svakog zaposlenika;

Nevisoka razina izvršne discipline među zaposlenicima;

Nedostatak programa za automatizaciju uredskog rada ustanove;

Loša razina znanja računalnih programa.

Na temelju donesenih zaključaka, možemo predložiti da zaposlenici Federalne službe za registraciju za regiju Belgorod pokrenu sa svojim rukovodstvom pitanje poduzimanja mjera za promjenu trenutne situacije, naime:

Pozvati voditelje nadležnih odjela ustanove da izrade i poboljšaju pravilnike o odjelima i opis poslova svojih zaposlenika;

Osigurati svakom odjelu regulatorne dokumente koji se odnose na vrstu djelatnosti ovog odjela;

Pokrenuti pitanje uvođenja elektroničkog sustava upravljanja dokumentima u organizaciju, uzimajući u obzir industrijske specifičnosti institucije i pokušati poboljšati one elektroničke sustave upravljanja dokumentima koje zaposlenici Federalne službe za registraciju u regiji Belgorod već koriste;

Imenovati inspektora za nadzor nad izvršavanjem uputa;

Predlaže se uvođenje novog radnog mjesta kurira za pouzdaniju i jednostavniju dostavu različitih vrsta dokumentacije nadležnim tijelima s kojima surađuje Savezna služba za registraciju Belgorodske oblasti.

BIBLIOGRAFSKI POPIS

Izvori

1. Savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija” [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. Savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalni potpis// Ruske novine. - 2002. - 14. siječnja.

3. GOST R 51141–98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije. - M.: IPK Izdavačka kuća za standarde, 1998. - 89 str.

4. GOST R 6.30–2003. USD. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. - M.: IPK Izdavačka kuća za standarde, 2003. - 20 str.

5. Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji (Odobrio odbor Glavnog arhiva SSSR-a 27.4.88.; Naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 25.5.1988. br. 33) [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobreno naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 8. studenog 2005. br. 536) [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Upute za uredski rad Ureda Federalne registracijske službe za regiju Belgorod. - Belgorod, 2005. - 22 str.

8. Propisi o Uredu Federalne registracijske službe za regiju Belgorod. - Belgorod, 2004. - 27 str.

9. Službeni propisi Ureda Savezne službe za registraciju za regiju Belgorod. - Belgorod, 2005. - 14 str.

Književnost

1. Andreeva, V.I. Uredski rad: Zahtjevi za protok dokumenata poduzeća (na temelju GOST-ova Ruske Federacije): Priručnik za tajnike, računovođe, odvjetnike, menadžere / V.I. Andreeva. - M.: JSC “Poslovna škola “Intel-Sintez”, 1994. - 191 str.

2. Astahova, L.V. Dokumentacijska potpora menadžmentu kao grani djelatnosti / L.V. Astakhova // Uredski rad. - 2005. - br. 2. - str. 3-9.

3. Balasanyan, V.E. Osnova je elektroničko upravljanje dokumentima učinkovito upravljanje moderno poduzeće / V.E. Balasanyan // Tajnički poslovi. – 2002. – br.2. – str. 46–48.

4. Balasanyan, V.E. Kakav bi trebao biti suvremeni automatizirani sustav upravljanja dokumentacijom? / V.E. Balasanyan // X International. znanstveno-praktični skup “Dokumentacija u informacijsko društvo: paradigme XXI stoljeća.” - M., 2003. - str. 22–25.

5. Balibardina, G.I. Dokumentacija i dokumentacijska podrška za upravljanje / G.I. Balibardina. - Volgograd, 2002. - 178 str.

6. Bobileva, M.P. Korporacijski sustav za upravljanje dokumentima i korporativna kultura: aspekti međusobnog utjecaja / M.P. Bobyleva // Uredski rad. - 2001. - br. 2. - str. 41-43.

7. Bobileva, M.P. Učinkovit protok dokumenata: od tradicionalnog do elektroničkog / M.P. Bobyljeva. – M.: Izdavačka kuća MPEI, 2004. - 149 str.

8. Bobyleva, M.P. Problemi korištenja elemenata elektroničkog upravljanja dokumentima unutar organizacije / M.P. Bobyleva // Tajnički poslovi. – 2003. – br.2. – str. 15–17.

9. Bobileva, M.P. Odabir programskog proizvoda za automatizaciju dokumenata / M.P. Bobyleva // Uredski rad. – 2002. – br.2. – Str. 27–33.

10. Vitin, Yu.G. Od klasičnog upravljanja dokumentima do elektroničkog! / Yu.G. Vitin // Imenik tajnika i voditelja ureda. – 2004. – br. 4. – str. 50–55.

11. Vovkotrub, O.V. Dokumenti i informacije u doba računala i oprema za umnožavanje/ O.V. Vovkotrub // Zbornik materijala II. Znanstveno-praktični skup "Suvremene tehnologije upravljanja dokumentima u poslovanju, proizvodnji i upravljanju." – Penza, 2000. – P. 3–10.

12. Gaidukova, L.M. Problemi tradicionalnih tehnologija potpore dokumentaciji / L.M. Gaidukova // Tajnički poslovi. – 2006. – br. 10 – str. 17–22.

13. Gelman–Vinogradov, K.B. Neka pitanja znanstvenog tumačenja pojma "isprava" / K.B. Gelman–Vinogradov // XI International. znanstveno-praktična konferencija “Dokumentacija u informacijskom društvu: administrativna reforma i upravljanje dokumentacijom” – M., 2005. – str. 84–87.

14. Gelman–Vinogradov, K.B. O poteškoćama tumačenja pojma "dokument" i načinima njihovog prevladavanja / K.B. Gelman-Vinogradov // Uredski poslovi. – 2005. – br. 2. – str. 16–24.

15. Glick, D.I. Nacionalne norme u području upravljanja elektroničkim dokumentima / D.I. Glick // Tajnički poslovi. – 2006. – br. 9 – str. 45–75.

16. Domarev, V.V. Zaštita i sigurnost informacija računalni sustavi/ V.V. Domarev. – K.: “Dia-Soft”, 1999. – 38 str.

17. Doronina, L.A. Nove informacijske tehnologije za pohranjivanje organizacijskih dokumenata (prema formuliranju problema) / L.A. Doronina, B.V. Chernikov // Upravljanje osobljem. – 2002. – br.2. – str. 39–43.

18. Živajeva, O.V. Upravljanje protokom informacija industrijska poduzeća na temelju optimizacije protoka dokumenata: Dis. ...kand. Ekonomija znanosti: 03.00.02 / O.V. Živajeva. – Voronjež, 2002. – 148 str.

19. Korisničke upute za automatizirani informacijski sustav „Pravda“. - St. Petersburg, 2002. - 220 str.

20. Kochetkova, P. Sustav za automatizaciju ureda “CompanyMedia-Office work / P. Kochetkova // Tajničko poslovanje. – 2006. – br.8. – str. 20–24.

21. Kudrjajev, V.A. Organizacija rada s dokumentima / V.A. Kudrjajev. – M.: Infa-M, 2001. – 356 str.

22. Kuznjecov, S.L. Problemi izbora softvera za automatizaciju rada s dokumentima u uredu / S.L. Kuznetsov // Tajnički poslovi. – 2005. – br.10. – str. 32–35.

23. Kuznetsova T.V. Uredski posao. Dokumentacijska podrška za upravljanje. - M.: “Upravljanje osobljem”, 2007. - 520 str.

24. Kutsiniak, D.L. Od automatiziranog uredskog rada do elektroničkog upravljanja dokumentima / D.L. Kucynyak // X International. Znanstveno-praktična konferencija “Dokumentacija u informacijskom društvu: paradigme 21. stoljeća.” – M., 2003. – P. 18–23.

25. Larin, M.V. Upravljanje dokumentacijom u organizaciji / M.V. Larin. - M.: "Znanstvena knjiga", 2002. - 110 str.

26. Larin, M.V. Upravljanje dokumentacijom: teorija i praksa (sažetak) / M.V. Larin // Uredski rad. – 2001. – br. 1. – str. 5–9.

27. Larin, M.V. Upravljanje elektroničkim dokumentima: što priječi njegovu implementaciju / M.V. Larin // Imenik tajnika i voditelja ureda. – 2003. – br.12. – Str. 30–38.

28. Lysenko, N.A. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti u poduzeću: uredski poslovi i korespondencija / N.A. Lysenko // Obrazovna metoda. Priručnik/ - R–on–D: MarT, 2002. – 272 str.

29. Maksimovich, G.Yu. Integrirani pristup implementaciji informacijskih tehnologija u svim područjima predškolskog odgoja / G.Yu. Maksimovich, V.I. Berestova // Tajnički poslovi. – 2005. – br. 11. – str. 51–56.

30. Maksimovich, G.Yu. Suvremene univerzalne informacijske tehnologije - osnova za poboljšanje predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova / G.Yu. Maksimovich, V.I. Berestova // Tajnički poslovi. – 2005. – br. 2. – str. 23–27.

31. Maksimovich, G.Yu. Suvremene informacijske tehnologije za pohranjivanje informacija i organiziranje pristupa njima / G.Yu Maksimovich, V.I. Berestova // Tajnički poslovi. – 2005. – br. 1 (53) – str. 34.

32. Mityaev, K.G. Dokumenti i njihova namjena / K.G. Mityaev // Pitanja arhivistike. – 1990. – br. 5. – str. 88–102.

33. Mityaev, K.G. Klasifikacija dokumenata u uredskom radu sovjetskih institucija / K.G. Mityaev // Bilten arhivista. – 1991. – br. 1. – str. 59–61.

34. Mityaev, K.G. Klasifikacijske sheme (klasifikatori) dokumenata u uredskom poslovanju / K.G. Mityaev // Bilten arhivistike. – 1993. – br. 4. – str. 81–83.

35. Mikhailov Yu.M. Uredski poslovi za nevladine organizacije. - M.: Alfa-Press, 2008. - 288 str.

36. Moskovaya, P.M. Na putu do elektroničkog upravljanja dokumentima / P.M. Moskva // Uredski rad. – 2004. – br.2. – Str. 36–41.

37. Pečnikova, T.V. Dokumentacijska podrška za aktivnosti organizacije / T.V. Pečnikova // Udžbenik. Benefit / M.: izv. prof. autori i izdavači “Tandem”: “Ekmos”, 1998. – 208 str.

38. Privalov, V.F. Problemi sigurnosti tiskanih tekstova // Dokumentacija u informacijskom društvu: upravljanje elektroničkim dokumentima i elektronička arhiva. / V.F. Privalov // Izvještaji i priopćenja na šestoj međunarodnoj znanstveno-praktičnoj konferenciji 24. i 25. studenog 1999. – M., 2000. – P. 120–124.

39. Romanina, L.A. Uredski poslovi / L.A. rumunjski. – M.: “Izdavačka kuća Masterstvo”, 2002. – 220 str.

40. Sablin, V.K. O implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima / V.K. Sablin // Revizija. – 2004. – br.5. – Str.6.

41. Sborets, M.V. O implementaciji sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u JSC AIB Academkhimbank / M.V. Zbirka // Imenik tajnika i voditelja ureda. – 2004. – br.9. – str. 48–56.

42. Stenyukov, M.Yu. Sastavljanje dokumenata na računalu / M.Yu. Stenyukov // Obrazovno-metoda. Korist. – M.: “Ekmos”, 1998. – 238 str.

43. Sysoeva, L.V. Razvoj koncepta korporativnog sustava za upravljanje dokumentima / L.V. Sysoeva // Tajnički posao. – 2006. – br. 7 – str. 30–35.

44. Sysoeva, L.A. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima / L.A. Sysoeva // Tajnički posao. – 2003. – br.3. – Str.29–33.

45. Tihonov, V.I. Elektronički arhivi i upravljanje elektroničkim dokumentima / V.I. Tihonov, I.F. Yushin // Otech. Arhiva. – 1999. – br.2. – Str.17–26.

46. ​​​​Tkachev, A.V. Pravni status računalnih dokumenata: glavne karakteristike / A.V. Tkačev. – M.: LLC “Gorodets-izdat”, 2000. – P.62.

47. Filenko, E.N. Razvoj koncepta “dokumenta” s uvođenjem novih informacijskih tehnologija / E.N. Filenko // Uredski rad. – 2006. – br. 3 – str. 64–65.

48. Khramtsovskaya, N. Regulatorni dokumenti elektroničkog upravljanja dokumentima / N. Khramtsovskaya // Ekonomija i život. – 2006. – br. 14. – 33. str.

49. Khurgin, V.M. Još jednom o elektroničkom dokumentu / V.M. Khurgin // Informacijski resursi Rusije. – 2008. – Broj 3. – S.13–21.

50. Chukovenkov, A.Yu. Upute za uredski rad u organizaciji / A.Yu. Chukovenkov // Tajnik-referent. – 2003. – br.1. – str 47–51.

Internet resursi

1. Konzultantska grupa “TERMIKA” [Elektronička građa]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.termika.ru/

2. Federalna služba za nadzor u području masovnih komunikacija, komunikacija i zaštite kulturne baštine [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: nezavisni portal o elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: elektronički uredski sustavi [Elektronički izvor]. - Elektron. Dan. - Način pristupa: http://www.eos.ru/

PRIMJENE

Prilog 1

Shema organizacijske strukture Federalne registracijske službe za regiju Belgorod

Dodatak 2

Blok dijagram opća struktura slijed radnji tijekom državne registracije prava

Dijagram toka slijeda radnji prilikom izdavanja dokumenata

Dodatak 4

u Belgorodskoj oblasti

Izjava

ja,___________________

(puno prezime, ime, patronim pristupnika)

“___”________________ __________ godina rođenja, serija putovnice _______________________

br._________ izdana “____”___________ _______ godine___________________________

_______________________

nastanjen na adresi:_______________________________________

(adresa stvarnog prebivališta)

kontakt broj___________________________________________________________

postupajući na temelju punomoći od “_____” _______________ ______________.

kao zakonski zastupnik maloljetne osobe (podcrtajte ako je potrebno) u ime

(puno prezime, ime i patronim pristupnika)

"____" ________________________ godine _______________________________________________________________

(naziv organa koji je izdao dokument)

_________________

Obavještavam vas da kao rezultat zamjene putovnice:

serija _____________ br. ____________ izdana od strane "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(naziv organa koji je izdao dokument)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ G. ________________________________________________

građanin ____________________________________________________ (puno prezime, ime, patronim ravnatelja)

dobio novu putovnicu sa sljedećim podacima:

putovnica serija _______________ br._________ izdana “____”____________godina _________________________________________________________________________________

(naziv organa koji je izdao dokument)

"___" __________________200___g.

(Datum prijave)

______________________________________

"___" __________ 200_____g.

Dodatak 5

Uredu Federalne službe za registraciju

u Belgorodskoj oblasti

Izjava

ja, ________________________________________________________________

“___”________________ __________ godina rođenja, serija putovnice_______________

br.______________ izdano “____”___________ dana __________________________

_____________________________________________________________,

sa prebivalištem: _______________________________________

_____________________________________________________________

postupajući na temelju punomoći od “_____” _______________.

Obavještavam vas da u trenutku kupnje _____________________________________________________

na adresu ________________________________________________

_____________________________________________________________

gr.___________________________________________________________

“____” __________ __________ godina rođenja, serija putovnice ________________________

br.____________ izdan “____”_____________ _______________i god

_____________________________________________________________

nastanjeni na adresi: _________________________________

_____________________________________________________________

nije bio u zakonskom braku.

"____" ___________ ________________ G. ______________________

Napisano u prisustvu specijalista recepcije

______________________________________

Službeni propisi Ureda savezne službe za registraciju za regiju Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 2-3.

Službeni propisi Ureda savezne službe za registraciju za regiju Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 3.

Službeni propisi Ureda savezne službe za registraciju za regiju Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 5.

Za veliku većinu dokumenata koji cirkuliraju u različitim organizacijama i sustavima upravljanja, rokovi za njihovo izvršenje navedeni su u gornjem polju korištenih kontrolnih i registracijskih kartica (RCC).

Informacije o rezultatima kontrole izvršenja trebaju biti dostavljene onim rukovoditeljima koji utvrđuju potrebu kontrole određenih dokumenata i vrijeme njihovog izvršenja.

Rokovi izvršenja dokumenata. Za povremeno nastale dokumente, za dokumente koji se najčešće stvaraju u cijeloj državi, pojedinim područjima djelatnosti ili određenoj organizaciji, utvrđuju se standardni rokovi za njihovo izvršenje.

Tako su standardni rokovi utvrđeni uredbama predsjednika Ruske Federacije, zakonima Ruske Federacije, vladinim propisima, na primjer, za razmatranje prijedloga, prijava i pritužbi građana, parlamentarnih zahtjeva; za prijenos dokumenata trajnog čuvanja iz resornih tijela u državna tijela; za konačno stupanje na snagu potpisanih dokumenata itd.

Značajan broj standardnih rokova utvrđen je resornim podzakonskim aktima, na primjer, o pružanju statističkih i financijskih izvješća, o rokovima za podnošenje pritužbi u vezi s kvalitetom proizvoda, o podnošenju žalbi na odluke financijskih i sudskih tijela itd. organizacija također može uspostaviti standardne rokove za dokumente koji nisu sadržani u zakonima i drugim propisima. Nakon njihovog odobrenja i uvrštavanja u Tablicu obrazaca ili uputa za predškolski odgoj, oni također postaju standardni za sve zaposlenike organizacije.

Pojedinačni rokovi izvršenja navedeni su u tekstu dokumenta ili rješenja prilikom pregleda primljenog dokumenta samo ako se taj rok razlikuje od roka koji je utvrdio autor dokumenta ili nije uključen u standardne rokove.

Rok za izvršenje dolaznih dokumenata obično se računa od trenutka kada je evidentirana činjenica njihovog primitka od strane organizacije, a za stvorene - od trenutka kada su skrenuti pozornost izvršiteljima, osim ako, naravno, nije drugačiji razdoblje navedeno u dokumentu.

Rok za izvršenje može produžiti samo organizacija ili službena osoba koja ju je osnovala ili njemu nadređeno rukovodstvo. U praksi, u slučajevima kada se rok za izvršenje isprave ne može odrediti u trenutku njezine registracije ili nakon pregleda, utvrđuje se uvjetni rok koji se može prilagođavati kako se isprava izvršava, na primjer, prilikom praćenja izvršenja odlaznih dokumenata.

Stavljanje pod kontrolu. Tehničko sredstvo praćenja izvršenja dokumenata je ulazni format kontrolni sustav(kartica ili ekranski obrazac), obično duplikat registracijskog formata. Kao, na primjer, kartica sustava kontrole koju predlaže Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije.

Prilikom praćenja usmenih uputa voditelja, neregistriranih dokumenata ili pri povratku na dokumente koji se smatraju izvršenima, ulazni format se popunjava u samoj službi kontrole. Prilikom stavljanja u kontrolu dokumenata koji sadrže više zadataka, različitih izvođača i rokova, za svaki kontrolirani nalog ili zadatak popunjava se kontrolni ulazni format. Da bi se to postiglo, dijagrami tijeka dokumenata moraju omogućiti kontrolnoj službi upoznavanje, uzastopno ili paralelno (na primjer, u kopijama), sa sličnim dokumentima. U desnom dijelu gornjeg polja samog dokumenta nalazi se oznaka da je isti uzet na kontrolu.

Kontrolni niz je organiziran na način da se, bez obzira je li dokument interni, dolazni ili izlazni, dokumenti mogu klasificirati prema rokovima za dane tekućeg mjeseca, kao i za duže rokove.

U razdoblju izvršenja dokumenta stručno organizirana kontrolna služba provodi redovite provjere tijeka izvršenja, čiji se rezultati u pravilu evidentiraju iu kontrolnom nizu. Za točnost navedenih podataka odgovorni su izvođači.

Čekovi se mogu evidentirati usmeno ili pismeno. U potonjem slučaju služba kontrole priprema pisane opomene. Mogu biti posvećeni ili određenom zadatku ili zasebnom dokumentu i izvođaču. Opomene se šalju voditeljima strukturnih odjela, a nakon popunjavanja isti ih potpisuju i vraćaju službi kontrole radi analize izvedbene discipline.

Provjera napretka izvršenja obično se provodi unutar sljedećih vremenskih okvira koje preporučuje USORD:

Zadaci za sljedeće godine najmanje jednom godišnje;
zaduženja za naredne mjesece tekuće godine najmanje jednom mjesečno;
zadatke tekućeg mjeseca svakih 10 dana i 5 dana prije roka.

Prijenos isprava na izvršenje drugim djelatnicima nije razlog za skidanje s kontrole ili odgodu rokova izvršenja.

Uklanjanje dokumenta iz kontrole. To može učiniti samo službena osoba koja je uspostavila kontrolu, odnosno odgovorni izvršitelj nakon stvarnog izvršenja zadataka, zahtjeva, priopćavanja rezultata zainteresiranim osobama i organizacijama ili druge dokumentirane potvrde o izvršenju.

Označavanje uklanjanja dokumenta iz kontrole moguće je samo u samom kontrolnom polju (kartica, baza). Prema procjeni rukovodstva, informacije o izvršenju dokumenata ili pojedinih zadataka mogu se dostaviti službi kontrole u pisanom ili usmenom obliku.

Ukoliko služba kontrole utvrdi da sadržaj, oblik i postupak izvedbe nisu odgovarali zadatku, ima pravo vratiti dokument na doradu bez produljenja roka za izvršenje.

Periodički se analiziraju podaci o tijeku i rezultatima kontrole izvršenja dokumenata. Informacije o stanju izvedbene discipline sumiraju se u pravilu mjesečno. Kako standardni analitički obrasci za praćenje izvedbene discipline nisu definirani, utvrđuje ih uprava organizacije na preporuku službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

Rezultati rada izvođača najjasnije izgledaju ako se u mjesečnim izvješćima koja se dostavljaju menadžmentu vidi:

Ukupan broj dokumenata koje izvođač obrađuje;
broj (postotak) dovršenih prije roka;
broj (postotak) neizvršenih ili dovršenih kasnije od utvrđenih rokova;
kašnjenje izvršenja u radnim danima;
razlozi kašnjenja u izvršenju dokumenata.

DO karakteristični razlozi Neispunjavanje dokumenata na vrijeme obično uključuje:

Previsok stupanj centralizacije ovlasti;
preopterećenost izvođača i menadžera različite razine;
nedisciplina zaposlenika i podređenih organizacija;
nedostatni rokovi za kvalitetnu izvedbu;
neracionalan sustav protoka dokumenata;
nedostatak tehničkih sredstava za obradu i reprodukciju dokumenata itd.

Na temelju rezultata analize izrađuju se i poduzimaju mjere za ubrzanje izvršenja akata, povećanje izvršne discipline i poboljšanje organizacije kontrole i upravljanja općenito.

Dokumentacijska podrška za upravljanje

Dokumenti su ti koji osiguravaju provedbu funkcije upravljanja, definiraju planove, evidentiraju računovodstvene i izvještajne pokazatelje i druge podatke. S tim u vezi, možemo reći da učinkovitost i kvaliteta donesenih odluka, učinkovitost njihove provedbe i aktivnosti organizacije u cjelini uvelike ovise o tome kako je organiziran rad s dokumentima.

Organizacija rada s dokumentima važan je dio upravljačkih procesa i upravljačkog odlučivanja koji značajno utječe na učinkovitost i kvalitetu upravljanja.

Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje dobivanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka.

Ove komponente su usko povezane s dokumentacijskom podrškom za upravljanje. Za dobivanje ekonomski učinak Prije svega, bitna je kvaliteta informacija koja je određena njihovom količinom, učinkovitošću, stupnjem složenosti i cijenom. Ako poduzeće nema učinkovit rad s dokumentima, posljedično se pogoršava upravljanje, jer ono ovisi o kvaliteti i pouzdanosti, učinkovitosti primanja i prijenosa informacija, pravilnoj organizaciji referentne i informacijske službe i jasnoj organizaciji pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.

Tri su glavna zadatka koja se rješavaju u uredskom radu (DOW):

1. Dokumentacija (izrada, izvedba, koordinacija i izrada dokumenata).
2. Organizacija rada s dokumentima u procesu upravljanja (osiguranje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanje i korištenje dokumenata).
3. Sistematizacija arhive dokumenata.

Dokumentacijsku podršku upravljanju provodi posebna služba koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. To može biti: poslovno upravljanje, opći odjel, ured ili tajništvo.

Služba predškolske odgojne ustanove rješava tri glavna skupa zadataka:

1. osiguranje dokumentacije o aktivnostima upravljanja;
2. organizacija rada s dokumentima u ustanovi;
3. usavršavanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Zadaće koje stoje pred službom predškolskog odgoja određuju njezine funkcije:

1. Zadaci osiguranja dokumentacije upravljačkih aktivnosti mogu se riješiti obavljanjem sljedećih funkcija:

Razvoj i dizajn obrazaca, osiguranje njihove proizvodnje;
osiguranje izrade dokumenata, kopiranja i umnožavanja;
kontrola kvalitete izrade i izrade dokumenata, poštivanje utvrđenog postupka odobravanja i ovjere dokumenata.

2. Poslovi organizacije rada s dokumentima u instituciji rješavaju se obavljanjem sljedećih funkcija:

Uspostava jedinstvene procedure za prolazak dokumenata (institucionalni dokumentotok);
Otpremna obrada dolaznih i odlaznih dokumenata;
Registracija i računovodstvo ulaznih, izlaznih i internih dokumenata;
Kontrola izvršenja dokumenata;
Sistematizacija dokumenata, osiguranje njihove pohrane i korištenja; organizacija rada sa žalbama građana.
Osiguravanje informacijske sigurnosti.

3. Poslovi usavršavanja oblika i metoda rada s dokumentima uključuju obavljanje sljedećih funkcija:

Razvoj i revizija regulatornih, instruktivnih, metodoloških dokumenata i njihovo donošenje pozornosti zaposlenika organizacije;
metodološko vodstvo i nadzor nad poštivanjem utvrđenih pravila za rad s dokumentima u strukturnim odjelima organizacije;
poboljšanje kvalifikacija zaposlenika organizacije i njihovo savjetovanje o pitanjima rada s dokumentima;
racionalizirati dokumentaciju organizacije, obavljati rad na unificiranju dokumenata, izraditi Timesheet i Album obrazaca dokumenata koji se koriste u aktivnostima organizacije;
razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada s dokumentima, poboljšanje protoka dokumenata organizacije, povećanje izvršne discipline;
postavljanje zadataka razvoja i unapređenja automatiziranih informacijskih sustava i baza podataka za rad s dokumentima.

Poduzeće koje želi stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvalitete upravljanja suočava se sa sljedećim zadacima:

1. Poboljšanje cjelokupnog rada na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma podrške dokumentima za poduzeće (DOU).
2. Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor softverski proizvodi.

Da biste automatizirali tako naizgled jednostavan predmet kao što je rad s dokumentima, morate koristiti najnovija tehnološka dostignuća:

1. sustavi za upravljanje bazama podataka;
2. sustavi za pretraživanje dokumenata i analizu teksta;
3. sustavi za skeniranje i prepoznavanje dokumenata (tiskanih i rukom pisanih);
4. okruženje klijent-poslužitelj;
5. Internet/intranet.

Bez obzira na specifičnosti poduzeća, mogu se razlikovati sljedeće glavne skupine dokumenata:

Organizacijski dokumenti poduzeća (povelja, propisi, memorandum o udruživanju, struktura i kadrovska popunjenost, kadrovska popunjenost, opis poslova, interna pravila pravilnik o radu);
upravni dokumenti poduzeća (naredbe o osnovnoj djelatnosti, upute, odluke);
dokumenti o osoblju poduzeća (kadrovski nalozi, ugovori o radu (sporazumi), osobni dosjei, osobne kartice f. T-2, osobni računi plaća, radne knjižice);
financijski i računovodstveni dokumenti poduzeća ( glavna knjiga, godišnja izvješća, bilance, računi dobiti i gubitka, revizorska izvješća, popisi, planovi, izvješća, predračuni, računi, knjige blagajne i dr.);
informacije i referentni dokumenti poduzeća (akti, pisma, faksovi, potvrde, telefonske poruke, memorandumi, bilješke s objašnjenjima, protokoli itd.).

Od vlade i općinske organizacije Poduzeće može dobiti dokumente koji reguliraju različita pitanja njegove djelatnosti (porezi, zaštita okoliša itd.). Ovi dokumenti čine zasebnu skupinu - regulatorni dokumenti viših vlasti.

Zasebna skupina može se podijeliti na trgovačke ugovore (sporazume), koji su glavni dokumenti poduzetničke aktivnosti. Svi navedeni dokumenti odnose se na upravljačke ili organizacijsko-upravne dokumente (ORD). Izuzetak su financijski i knjigovodstveni dokumenti koji imaju specifičnosti izrade i obrade.

Državna arhivska služba Rusije (Rosarkhiv) i njezina tijela bave se prikupljanjem i pohranjivanjem dokumenata koji odražavaju materijalni i duhovni život njezinih naroda, a imaju povijesno, znanstveno, društveno, gospodarsko ili kulturno značenje. Oni stvaraju "pamćenje" društva i pohranjuju informacije o životu zemlje. Osim toga, Rosarhiv, kao središnje tijelo savezne izvršne vlasti, odgovoran je za organizaciju i racionalizaciju uredskog rada u zemlji. Razvija standarde i preporuke za organizaciju uredskog rada. Rosarhivu je povjerena odgovornost za organizacijsku i administrativnu dokumentaciju (ORD) kao razvojnoj agenciji, što uključuje razvoj općih zahtjeva za ORD, specifične oblike dokumenata, kontrolu nad korištenjem ORD u razna polja djelatnosti, objedinjavanje obrazaca dokumenata stvaranjem Jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije (USORD). Odbor Ruske Federacije za normizaciju, mjeriteljstvo i certificiranje (Gosstandart Rusije) odgovoran je za regulatornu konsolidaciju specifičnih zahtjeva za dokumente i unificiranje kroz stvaranje GOST-ova, kao i sudjelovanje u međunarodnom unificiranju i standardizaciji dokumenata. Ministarstvo rada izrađuje akte o radu i zaštiti na radu. Dakle, ako su vlasti najviši autoritet na regulatorna regulativa evidencija, zatim Državna arhivska služba.

U reguliranju djelatnosti činovničke službe značajnu ulogu ima Statut organizacije - pravni akt kojim se utvrđuje redoslijed formiranja, nadležnost organizacije, njezine funkcije, zadaće i postupak rada. Razvoj povelje utječe na cjelokupnu organizaciju uredskog rada. Organizacijska struktura navedena u povelji omogućuje određivanje skupova dokumenata koji će se koristiti u aktivnostima upravljanja.

Glavni regulatorni dokumenti koji reguliraju aktivnosti službe predškolskog odgoja organizacije:

Pravilnik o službi ustanove za predškolski odgoj i obrazovanje je pravni akt kojim se utvrđuje redoslijed formiranja, nadležnosti i organizacija rada ove jedinice, te pravni položaj i nadležnost službenika koji rade u službi ustanove za predškolski odgoj i obrazovanje. Pravilnik o službi predškolskog odgoja izrađuje i potpisuje voditelj službe, a suglasnost daje voditelj organizacije. Pravilnik se dogovara s voditeljima onih strukturnih odjela s kojima su u njemu uspostavljeni odnosi.

Opis poslova je glavni organizacijski dokument koji uređuje podjelu odgovornosti i prava između zaposlenika, a služi kao osnova za otklanjanje paralelizma i dupliranja u obavljanju pojedinih poslova.

Upute za uredski rad glavni su regulatorni dokument koji regulira pravila, tehnike, procese izrade dokumenata i tehnologiju rada s dokumentima. Za učinkovit rad službi predškolske obrazovne ustanove i svih odjela organizacije, za jasno razumijevanje i prezentaciju svih faza rada s dokumentima, svaka organizacija mora sastaviti upute za uredski rad, uzimajući u obzir specifičnosti svojih aktivnosti.

Tablica obrazaca dokumenata za tipične situacije upravljanja. Vremenski list je popis standardiziranih oblika dokumenata potrebnih i dostatnih za provedbu dokumentacijske potpore za funkcije i zadatke koje tvrtka rješava. Sadrži karakteristike svakog dokumenta, njegov pravni status i faze dokumentacije. Izvještaj je način normativnog objedinjavanja sastava dokumenata koji se koriste u aparatu i postupka njihove pripreme.

Album obrazaca organizacijskih dokumenata. Uz List obrazaca dokumenata, svaka organizacija mora imati Album obrazaca dokumenata, koji je zbirka standarda za obrasce dokumenata uključenih u List.

Danas postoje četiri glavne organizacijske strukture službe predškolske odgojne ustanove:

1. Poslovno upravljanje.
2. Opći odjel.
3. Ured.
4. Tajnik.

Poslovno upravljanje je pak podijeljeno na sljedeće tipične strukturne jedinice:

1. Tajništvo je strukturna jedinica stvorena da služi upravljanju organizacijom. Uključuje:

Recepcija;
tajništvo pročelnika i tajništva zamjenika pročelnika;
tajništvo odbora;
protokolarni biro.

2. Odjel za racionalizaciju predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova je centar za poboljšanje predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova, metodološki centar. Njegove funkcije uključuju:

Razvoj i provedba mjera za unapređenje tehnologije uredskog upravljanja;
razvoj normativne i metodološke potpore za uredski rad (propisi, upute, pravilnici, pravilnici, izvještajne kartice jedinstvenih obrazaca i dr.);
izrada klasifikacijskih priručnika (nomenklatura predmeta, klasifikatori, popisi dokumenata s rokovima čuvanja).

3. Ured, koji je pak podijeljen na:

Ekspedicija;
dopisništvo;
ured za računovodstvo i registraciju dokumenata;
računalni centar za obradu i reprodukciju tekstova dokumenata.

4. Odjel slova.

5. Središnji arhiv.

6. Inspekcija.

Organizacija dokumentacijske podrške

Centralizirano;
- decentralizirano;
- mješoviti.

S centraliziranim oblikom organizacije uredskog rada, sve tehničke operacije za obradu dokumenata koncentrirane su u jednoj strukturnoj jedinici (služba predškolske odgojne ustanove), a kreativni rad s dokumentima provodi se u drugim strukturnim jedinicama. Prednosti centraliziranog oblika organizacije uredskog rada uključuju mogućnost stvaranja jedinstvene baze podataka o svim dokumentima koje je organizacija primila i koji su u njoj nastali, što omogućuje povećanje učinkovitosti pretraživanja dokumenata, a time i optimizaciju referentnog rada. na dokumentima. Preporučljivo je koristiti centralizirani oblik organizacije uredskog rada ako organizacija ima linearno-funkcionalnu organizacijsku strukturu.

Decentralizirani oblik organizacije uredskog poslovanja podrazumijeva stvaranje samostalne službe uredskog poslovanja u svakoj ustrojbenoj jedinici. Preporučljivo je koristiti ga s divizionalnim tipom organizacijske strukture ili u uvjetima teritorijalne razjedinjenosti strukturnih odjela organizacije.

Mješoviti oblik organizacije uredskog rada uključuje obavljanje nekih uredskih poslova (prijem, registracija, kontrola, reprodukcija dokumenata) u službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove, te drugih (izrada i izvođenje dokumenata, njihova sistematizacija, formiranje spisa i pohrana). ) u strukturnim jedinicama. Treba napomenuti da se s mješovitim oblikom organizacije uredskog rada ista tehnološka operacija, na primjer, registracija dolaznih i poslanih dokumenata, može provesti iu službi predškolske odgojne ustanove iu strukturnim odjelima, ovisno o kategoriji dokumenata.

Odabir naziva predškolske obrazovne ustanove

Trenutno ne postoje regulatorni dokumenti ili metodološki dokumenti koji bi trebali voditi izbor naziva usluge predškolske obrazovne ustanove i određivanje njezine strukture, stoga organizacije imaju pravo samostalno donositi odluke o tim pitanjima.

Međutim, postoji nekoliko čimbenika koje treba uzeti u obzir:

Priroda aktivnosti organizacije, njezina struktura (broj odjela, broj rukovodećeg osoblja i ukupan broj zaposlenika);
- obujam protoka dokumenata organizacije;
- prisutnost podređenog sustava (podređene organizacije, podružnice, odjeli, predstavništva) i priroda odnosa između njih i središnjeg tijela upravljanja.

U praksi se koriste različiti nazivi za odjel uredskih poslova: poslovno upravljanje, ured, opći odjel, odjel uredskih poslova, dopisni odjel, služba uredskih poslova, služba za upravljanje dokumentima, odjel za upravljanje dokumentima, odjel za dokumentaciju itd.

Poslovno upravljanje je u pravilu odjel koji ima unutarnju strukturu. U sklopu poslovnog upravljanja postoje grupe, sektori, odjeli i drugi strukturni dijelovi koji osiguravaju knjigovodstvo i registraciju dokumenata, nadzor nad izvršenjem dokumenata, rad s dokumentima kolegijalnih tijela, izradu dokumenata, kopiranje i umnožavanje dokumenata, kao kao i takve jedinice kao što su tajništvo, arhiv, odjel za unaprjeđenje uredskog rada i dr. Uredska uprava se stvara u velikim organizacijama koje imaju podređenu strukturu: savezni organi izvršne vlasti (ministarstva, službe, agencije), velika dionička društva itd. Uprava ureda, uz čisto uredske poslove, pruža organizacijsku i metodološku potporu uredskom radu podređenih organizacija.

Ostali navedeni nazivi - ured, opći odjel, odjel uredskog poslovanja itd., sadržajno se mogu smatrati sinonimima. Ured je možda najrazumljiviji i najpoznatiji naziv za uslugu predškolske obrazovne ustanove. Zgodan je jer se sastoji od jedne riječi, što znači da ga je lakše koristiti, ali u glavama mnogih ovaj naziv povezuje se s "uredskom rutinom", "činovničkom birokratijom", odnosno s negativnim aspektima uredskog rada . Naziv „opći odjel” mnogima nije sasvim jasan, jer riječ „opći” može podrazumijevati bilo što, ali ipak govorimo o radu s dokumentima. U tom smislu nazivi su “odjel za uredsko poslovanje”, “odjel za upravljanje dokumentima” itd. uspješniji. Slijedom navedenog, pri izboru naziva službe uredskog poslovanja prednost treba dati, ako ne nazivu „ured“ (zbog njegove preglednosti i jednostavnosti korištenja), onda nazivima kao što su „odjel uredskog poslovanja“, “odjel za podršku dokumentima” itd.

Organizacijska struktura DOW usluge

U velikim poduzećima funkcionalne skupine raspoređene su u sklopu službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove i svakom su zaposleniku dodijeljene određene odgovornosti. Služba predškolske odgojno-obrazovne ustanove može uključivati ​​tajništvo, ekspediciju, kontrolnu skupinu (biro, odjel), dopisnu skupinu (žalbeni biro, odjel za javne žalbe), daktilografski biro, fotokopirni biro i arhiv.

U srednjim poduzećima, funkcije službe predškolske odgojne ustanove obavljaju pojedini stručnjaci u područjima rada.

U malim poduzećima uslugu predškolske obrazovne ustanove čine 2-3 osobe.

U mnogim organizacijama služba za predškolski odgoj nije samostalna jedinica, već je dio administrativno-ekonomske službe, kadrovske službe ili računovodstva. No, organiziranje rada s dokumentima je potpuno samostalna vrsta djelatnosti koja nema nikakve veze s gospodarskom potporom ili računovodstvo. Budući da služba DOW zapravo upravlja dokumentacijom i tijekovima dokumenata cijele organizacije, trebala bi biti neovisna jedinica, iako s malim brojem osoblja (može biti 2-3 osobe), koja bi bila odgovorna izravno voditelju organizacije ili nekom od zamjenika pročelnika, koji je zadužen za informiranje i dokumentaciju. Ovo je također temeljno važno jer služba predškolske odgojne ustanove izravno surađuje s upravom, rješava pitanja pregleda dokumenata, prati njihovo izvršenje, provodi referentni rad na dokumentima prema uputama uprave i izvršava druge upute uprave.

Utvrđivanje službenog sastava i kadrovske popunjenosti službe predškolske odgojne ustanove

Pri određivanju sastava poslova zaposlenika treba se rukovoditi Sveruskim klasifikatorom radničkih zanimanja, radnih mjesta i tarifnih razreda (OKPDTR) i Kvalifikacijskim imenikom radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Rusije br. 37).

Za određivanje broja osoblja u predškolskoj odgojnoj ustanovi koriste se regulatorni dokumenti o radu i organizaciji rada.

Standardi rada za uredske radnike, uključujući izračun njihove razine osoblja, provode se na temelju sljedećih dokumenata:

1. Međusektorski objedinjeni normativi vremena za rad na dokumentacijskoj podršci menadžmentu.
2. Vremenski standardi za rad na poboljšanju dokumentacijske potpore za upravljanje ministarstvima, odjelima, poduzećima i organizacijama.
3. Vremenski normativi za rad na automatiziranoj arhivskoj tehnici i dokumentacijskoj potpori organa upravljanja.
4. Vremenski standardi za rad na dokumentacionoj podršci rukovodećim strukturama federalnih organa izvršne vlasti.

Određivanje broja jedinica u pravilu nije odgovornost same predškolske odgojno-obrazovne ustanove - taj posao obavljaju odjeli za rad i plaće ili gospodarski odjeli, ali ako je potrebno, takve izračune mogu provoditi i zaposlenici predškolske ustanove. usluga obrazovne ustanove. Navedeni pravilnik o radu sadrži smjernice za primjenu ovih dokumenata u praksi.

Izrada pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove i sistematizacija poslova zaposlenika Važna zadaća u organizaciji službe predškolske odgojne ustanove je izrada pravilnika o službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove i sistematizacija poslova zaposlenika. Ovaj zadatak rješava sam voditelj službe predškolske odgojne ustanove ili uz sudjelovanje kvalificiranih stručnjaka. Pravilnik o službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove i opis poslova njezinih djelatnika čine skup organizacijske i pravne dokumentacije čijom izradom se završava organizacijska faza stvaranja ove službe.

1. Opće odredbe.
3. Funkcije službe predškolske odgojne ustanove.

Savjetodavna narav Državne proračunske obrazovne ustanove pretpostavlja mogućnost unošenja potrebnih izmjena i pojašnjenja. Konkretno, po našem mišljenju, preporučljivo je četvrti odjeljak „Prava i odgovornosti“ podijeliti na dva dijela: „Prava“ i „Odgovornost“ zbog činjenice da se radi o potpuno različitim pojmovima.

Organizacijska faza Stvaranje službe predškolskog odgoja i obrazovanja završava izradom opisa poslova. Časopis je više puta objavljivao članke o razvoju opisa poslova, pa ćemo se u ovom članku ograničiti samo na općenite komentare. Treba imati na umu da se opis poslova izrađuje za određeno radno mjesto, a ako u odjelu postoji više identičnih radnih mjesta, ali zaposlenici koji ih zauzimaju obavljaju različite dužnosti, potrebno je izraditi poseban opis poslova za svaki skup radnih odgovornosti. . Dodjela određenog skupa radnih odgovornosti na radno mjesto trebala bi se odražavati u naslovu dokumenta, na primjer: opis posla stručnjaka za računovodstvo i registraciju dokumenata, opis posla stručnjaka za praćenje izvršenja dokumenata, posao opis stručnjaka za rad sa žalbama građana i sl.

Sustav dokumentacijske podrške

Regulatorni okvir za uredsko poslovanje je skup zakona i propisa koji uređuju tehnologiju izrade, obrade, pohranjivanja i korištenja dokumenata u tekuće aktivnosti organizaciju i uključuje:

Zakonodavni akti Ruske Federacije u području informacija i dokumentacije;
Uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije kojima se uređuju pitanja dokumentacijske podrške na saveznoj razini;
Pravni akti saveznih izvršnih tijela (ministarstva, komiteti, službe, agencije itd.) kako na razini cijele industrije tako i na odjelima;
Pravni akti predstavničkih i izvršnih vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta koji uređuju pitanja uredskog rada;
Pravni akti normativnog i instruktivnog karaktera o evidenciji ustanova, organizacija i poduzeća;
Državni standardi za dokumentaciju;
Jedinstveni dokumentacijski sustavi;
Sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;
Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovni zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske podrške (GSDO);
Regulatorni dokumenti o organizaciji rukovodećeg rada i zaštite na radu;
Regulatorni dokumenti o organizaciji arhivskog skladištenja dokumenata.

Regulatorni okvir za uredski rad može se podijeliti u dva dijela: upravljanje informacijskom dokumentacijom:

1. normativna baza, pružanje tehnološkog procesa uredskog rada;
2. regulatorni okvir koji osigurava organizaciju rada uredskih radnika.

Prvi dio regulatornog okvira uvjetno je podijeljen u nekoliko skupina.

Prva grupa je federalna propisi ne izravnog djelovanja, u jednom ili drugom stupnju utječući na pitanja organizacije i tehnologije dokumentiranja upravljačkih aktivnosti i organiziranja rada s dokumentima. Među njima su Građanski zakonik, Zakon o upravnim prekršajima, Zakon o radu. Za upravljanje dokumentima i uredski rad vrlo je važan odjeljak Saveznog zakona „O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“, koji utvrđuje pravni režim dokumentiranja informacija. Prema Zakonu, dokumentiranje informacija obvezni je uvjet za njihovo uključivanje u informacijske izvore. Zakon utvrđuje postupak dokumentiranja podataka i imenuje tijela javne vlasti koja su dužna osigurati taj postupak. Po zakonu, ovaj zadatak povjeren državnim tijelima odgovornim za: organizaciju uredskog rada, standardizaciju dokumenata, sigurnost Ruske Federacije.

Drugu skupinu propisa čine resorni pravni akti o uredskom poslovanju koji su po svojoj naravi međuresorni.

To uključuje:

Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje;
- Standardna uputstva za uredsko poslovanje u federalnim organima izvršne vlasti;
- državni standardi za dokumentaciju (GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata”);
- sve-ruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;
- pravila za izradu regulatornih akata Banke Rusije (direktive, propisi, upute), ustanovljena naredbom Središnja banka Ruske Federacije br. 02-395 „O propisima Banke Rusije „O postupku pripreme i stupanja na snagu propisa Banke Rusije“, kao i niz propisa Ministarstva rada Rusije, Državni odbor za statistiku Rusije, Rosarhiv, itd.

Treća skupina propisa su razni standardni i ogledne upute o uredskom poslovanju uprava konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i upute za posebne organizacije.

Opći trend jačanja pravne potpore životu ruske države zahtijeva rješavanje pitanja uklanjanja zakonodavne praznine (nedostatak jasne pravne norme o ovom pitanju) u području reguliranja upravljanja dokumentima. Potrebno je izraditi federalni zakon "O dokumentacijskoj potpori za upravljačke aktivnosti".

Prijedlozi za izradu zakona „O dokumentacijskoj potpori upravljačkih aktivnosti“ uzrokovani su činjenicom da je u modernog menadžmenta i njegovu informacijsku potporu, obujam dokumentacije i dalje raste, postoje neopravdani paralelni “papirnati” i “elektronički” sustavi dokumentacije i protoka dokumenata, postoji niz softverskih, tehnoloških i tehničkih alata koji su međusobno nekompatibilni, postoji nema učinkovit sustav za praćenje kretanja i izvršenja dokumenata.

Trenutno je VNIIDAD, zajedno s brojnim odjelima, pripremio nacrt zakona „O dokumentacijskoj potpori za aktivnosti upravljanja“.

Sustav upravljačke dokumentacijske podrške uključuje tri međusobno povezane komponente: pripremu upravljačkih dokumenata, tehnologiju rada s dokumentima, sistematizaciju dokumenata tijekom kalendarske godine i organizaciju njihovog arhivskog čuvanja. Prilikom rješavanja svakog od ovih problema, praktičari se moraju voditi važećim regulatornim i metodološkim dokumentima u području uredskog rada, odobrenim od strane Državnog odbora Ruske Federacije za standardizaciju i Federalne arhivske službe Rusije.

U skladu s Temeljnim odredbama Državne arhivske službe Ruske Federacije, odobrene su Standardne upute za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije, kojim se utvrđuje jedinstveni postupak organiziranja uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima kako bi se osiguralo pravodobna provedba saveznih zakona, uredbi i naloga predsjednika Ruske Federacije, uredbi i naloga Vlade Ruske Federacije i poboljšanje dokumentacijske potpore za aktivnosti strukturnih odjela ministarstava, odjela i teritorijalna tijela savezna izvršna vlast. Postupak sastavljanja i odobravanja nomenklature spisa organizacije, provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata, evidentiranja spisa i njihovog prijenosa na arhivsku pohranu propisan je Temeljnim pravilima za rad arhiva odjela.

Važna zadaća u organizaciji službe predškolske odgojne ustanove je izrada pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove i sistematizacije poslova zaposlenika. Ovaj zadatak rješava sam voditelj službe predškolske odgojne ustanove ili uz sudjelovanje kvalificiranih stručnjaka. Pravilnik o službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove i opis poslova njezinih djelatnika čine skup organizacijske i pravne dokumentacije čijom izradom se završava organizacijska faza stvaranja ove službe. Pravilnik o ustrojstvenom odjelu odjela izrađuje voditelj ovog odjela zajedno s voditeljem odjela, a suglasnost daje voditelj odjela, voditelj poslovanja ili voditelj drugog odjela u čijem je sastavu odjel uredskog poslovanja. .

Pravilnik o jedinici - dokument kojim se utvrđuje organizacijski i pravni položaj jedinice u strukturi ustanove.

Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje sadrži približnu odredbu o usluzi predškolske odgojne ustanove, ali trenutno se može primijeniti u praksi samo uzimajući u obzir promjene koje su se dogodile u sustavu upravljanja i koje se odražavaju u suvremenom zakonodavstvu.

Tekst pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove, u skladu s Državnom odgojno-obrazovnom ustanovom, mora sadržavati sljedeće odjeljke:

1. Opće odredbe.
2. Ciljevi i zadaće usluge predškolske odgojne ustanove.
3. Funkcije službe predškolske odgojne ustanove.
4. Prava i obveze službe predškolske odgojne ustanove.
5. Odnosi između službe predškolske odgojne ustanove i drugih strukturnih odjela.

Organizacijska faza stvaranja službe predškolske odgojne ustanove završava izradom opisa poslova. Treba imati na umu da se opis poslova izrađuje za određeno radno mjesto, a ako u odjelu postoji više identičnih radnih mjesta, ali zaposlenici koji ih zauzimaju obavljaju različite dužnosti, potrebno je izraditi poseban opis poslova za svaki skup radnih odgovornosti. . Dodjela određenog skupa radnih odgovornosti na radno mjesto trebala bi se odražavati u naslovu dokumenta, na primjer: opis posla stručnjaka za računovodstvo i registraciju dokumenata, opis posla stručnjaka za praćenje izvršenja dokumenata, posao opis stručnjaka za rad sa žalbama građana i sl.

Upute se sastoje od sljedećih odjeljaka:

– opći dio (utvrđuje glavne zadaće zaposlenika, postupak popunjavanja radnog mjesta, stručne uvjete za zaposlenika, osobu kojoj je zaposlenik neposredno podređen, glavne dokumente i materijale kojih se zaposlenik mora pridržavati u svojim aktivnostima);
– funkcije zaposlenika (utvrđuje se predmet ili područje rada koje se povjerava zaposleniku, utvrđuje se popis vrsta poslova koji čine obavljanje postavljenih poslova);
– odgovornosti zaposlenika (navesti obveze vezane uz izradu dokumenata, primanje, obradu i izdavanje informacija, zahtijevati obveznu primjenu određenih oblika i metoda rada, zahtijevati poštivanje rokova za provedbu pojedinih radnji, određivanje postupka za izvršavanje naloga, etičkim standardima, što se mora poštovati u timu);
– prava zaposlenika (utvrđuju se prava zaposlenika u obavljanju poslova koji su mu dodijeljeni);
– odnosi (navesti jedinice i djelatnike od kojih izvođač prima i kojima prenosi podatke, vrijeme prijenosa, tko je uključen u izradu pojedinih dokumenata, s kim su oni dogovoreni i dr.);
– ocjenu rada (navodi kriterije koji omogućuju procjenu u kojoj mjeri zaposlenik ispunjava svoje funkcije i odgovornosti, ostvaruje svoja prava i sl., glavni kriteriji su kvaliteta rada i pravovremenost njegovog izvršenja).

Opis poslova potpisuje voditelj Odsjeka za vođenje evidencije, a suglasnost daje voditelj ili njegov zamjenik koji rukovodi Odsjekom za vođenje evidencije.

Stručnjaci organizacija i poduzeća svih organizacijskih i pravnih oblika moraju uzeti u obzir zakonodavne akte i normativne i metodološke dokumente o vođenju evidencije.

Odjel dokumentacijske podrške

Osiguravanje jedinstvenog postupka za organizaciju i održavanje uredskog rada u odjelima poduzeća, unificiranje obrazaca dokumenata, stvaranje uzoraka dokumenata poduzeća Organizacija uredskog rada u poduzeću u skladu sa standardima i regulatornim i metodološkim dokumentima.

Organizacijsko i metodološko upravljanje radom s dokumentima u strukturnim odjelima poduzeća.

Organiziranje kontrole pravodobnog izvršenja dokumenata u skladu s odlukama uprave poduzeća.

Osiguravanje odgovarajućeg režima pristupa dokumentima koji su klasificirani kao povjerljivi i korištenja informacija sadržanih u njima.

Izrada zbirnog popisa poslova poduzeća, praćenje ispravna formacija i upis predmeta u ustrojstvene odjele.

Izrada normativnih i metodoloških dokumenata za vođenje uredskog poslovanja u poduzeću (upute za rad s dokumentima, obrasci službenih dokumenata, jedinstveni obrasci dokumenata poduzeća).

Registracija i računovodstvo dokumenata, vođenje referentnih i informacijskih poslova na dokumentima poduzeća Prijem, registracija, računovodstvo, skladištenje i distribucija dolazne, poslane i interne dokumentacije; brzo pretraživanje i dostava informacija o dokumentima.

Pregled i provjera izvršenja dokumenata dostavljenih na izvješće i na potpis od strane uprave poduzeća.

Izrada putnih dokumenata; prijava upućenih djelatnika. Sudjelovanje u radu stručnog povjerenstva poduzeća za pripremu dokumenata s dugoročnim (trajnim) rokovima čuvanja za prijenos u arhiv; izdvajanje za uništavanje dokumenata s isteklim rokovima čuvanja.

Uvođenje novih informacijskih tehnologija u rad s dokumentima. Sudjelovanje u postavljanju zadataka, razvoju, projektiranju i implementaciji novih informacijskih tehnologija u poduzeću.

Provođenje aktivnosti za poboljšanje vještina zaposlenika poduzeća uključenih u uredski rad.

Regulatorni dokumenti

Vanjski dokumenti:

Zakonodavni i regulatorni akti, standardi i normativni i metodološki dokumenti o uredskom radu.

Interni dokumenti:

Povelja poduzeća, Pravilnik o podjeli, Opis poslova, Interni propisi o radu.

Odnosi između odjela dokumentacijske podrške i ostalih odjela

S tehničkim odjelima i crtaonicama, Tehničke specifikacije, ostala dokumentacijska podrška za:

Registracija, računovodstvo i skladištenje;
- poruke o promjenama u dokumentacijskoj potpori;
- prijave za izbor stručne literature;
- akte o otpisu dokumentarnih potpora;
- aplikacije za umnožavanje i distribuciju dokumentacijske potpore;
- preslike dokumentacijske potpore za nacrte, tehničke specifikacije i druge dokumentacijske potpore;
- stručna literatura;
- upute, upute o postupku izrade dokumentacijske potpore za arhiv.

S odjelom za organizaciju rada i plaće prema odobrenom rasporedu osoblja:

Pravilnik o nagrađivanju zaposlenika odjela;
- savjetovanja o radnopravnim pitanjima;
- prijedloge za formiranje kadrovskog rasporeda odjela.

S odjelom materijalno-tehničke opskrbe materijalno-tehničkim sredstvima prema zahtjevima odjela zahtjeva za materijalno-tehničkim sredstvima potrebnim za odjel (uredski materijal, uredska oprema i sl.).

Prava Odjela za dokumentacijsku podršku

Provjerite organizaciju uredskog rada u strukturnim odjelima poduzeća, dajte prijedloge i preporuke njihovim rukovoditeljima na temelju rezultata provjera za poduzimanje odgovarajućih mjera.

Zahtijevati od voditelja strukturnih odjela potvrde, informacije, dokumente i druge materijale potrebne za upravljanje poduzećem, kao i informacije o izvršenju dokumenata, uputa i zadataka uprave.

Vratite dokumente pripremljene u suprotnosti s pravilima dizajna koje je utvrdio GOST strukturnim jedinicama na reviziju.

Predstavite upravi poduzeća:

Prijedlozi stimulacija zaposlenika odjela.
- Informacija o planovima odjela i izvješće o njihovoj realizaciji.
- Provesti certificiranje zaposlenika odjela.

Odgovornost Sektora dokumentacijske podrške

Voditelj odjela dokumentacijske podrške odgovoran je za savjesno i pravodobno obavljanje poslova povjerenih odjelu.

Voditelj odjela dokumentacijske podrške osobno je odgovoran za:

Usklađenost trenutno zakonodavstvo u procesu vođenja odjela.
- Sakupljanje, odobravanje i prezentacija pouzdanih podataka o radu odjela.
- Pravovremeno izvršavanje naloga uprave.

Odgovornost djelatnika odjela dokumentacijske podrške utvrđena je odgovarajućim opisom poslova.

Služba za podršku dokumentaciji

Peti odjeljak Državnog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje, koji je odobrio odbor Glavnog arhiva SSSR-a, propisuje sljedeće: „Dokumentacijsku podršku za upravljanje u organizaciji provodi posebna služba, koja djeluje kao neovisna strukturna jedinica, podređen izravno čelniku organizacije.”

Govoreći o nazivu službe za dokumentaciju upravljanja, treba napomenuti da danas usluga predškolske odgojno-obrazovne ustanove može imati različite nazive, na primjer: poslovno vođenje, odjel za uredsko vođenje, odjel za dokumentaciju upravljanja, opći odjel, ured, tajništvo itd. .

Istodobno, možemo reći da specifičan naziv usluge predškolske obrazovne ustanove nije od temeljne važnosti, međutim, pri odabiru je preporučljivo uzeti u obzir sljedeće čimbenike:

Struktura jedinice (da li ima ili nema unutarnju strukturu, ako ima, onda je složena ili ne);
zahtjevi za ime (poželjno je da je ime jednostavno, lako pamtljivo i izgovoreno);
postojeće tradicije uredskog rada.

Na primjer, u Državnom sustavu upravljanja dokumentacijom preporučuje se korištenje sljedećih naziva:

U ministarstvima i odjelima - poslovno upravljanje koje u pravilu uključuje:

Tajništvo (recepcija, tajništvo ministra, tajništva zamjenika ministra, tajništvo kolegija, ured za protokol);
inspekcija pri ministru (načelniku odjela);
ured (državni dopisni ured, računovodstveno-registracijski ured, ekspedicija, kopirnica itd.);
odjel za dopise (pritužbe);
odjel za unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava;
središnji arhiv;

U državnim poduzećima (udrugama), u istraživačkim, projektantskim, inženjerskim organizacijama i računalnim centrima, visokoškolskim ustanovama i drugim organizacijama - odjel ili ured za upravljačku dokumentaciju, koji u pravilu uključuje:

Odjeli za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada s dokumentima i implementaciju tehničkih sredstava, razmatranje dopisa (žalbi);
tajništvo;
ekspedicija;
kopirnica;
arhiva.

Međutim, za one organizacije koje kategorički ne žele koristiti stare nazive usluga predškolske odgojne ustanove (vođenje predmeta, opći odjel, ured), moguće je ponuditi opcije imenovanja koje odražavaju suvremene trendove u razvoju dokumentacijske podrške za upravljanje , na primjer: služba (odjel) za upravljanje dokumentacijom (dokumentima), odjel za unapređenje rada s dokumentima i implementacija tehničkih sredstava.

U malim organizacijama služba za podršku dokumentaciji upravljanja, kao samostalna strukturna jedinica, možda neće postojati. U tom slučaju rad s dokumentima obavlja tajnik upravitelja (inspektor) ili druga posebno imenovana osoba.

Govoreći o službi za upravljanje dokumentacijom, potrebno je istaknuti njezine glavne zadaće i funkcije.

Glavne zadaće službe predškolske odgojne ustanove su sljedeće, i to:

Poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima;
osiguranje jedinstvenog postupka dokumentiranja i organizacije rada s dokumentima; izgradnja sustava za pretraživanje informacija, praćenje izvršenja i priprema dokumenata za prijenos u arhiv u skladu s važećim standardima;
smanjenje protoka dokumenata;
unifikacija obrazaca dokumenata;
razvoj i provedba normativnih i metodoloških dokumenata za poboljšanje dokumentacijske potpore za upravljanje u organizaciji i njezinim strukturnim odjelima;
primjena najnovijih informacijskih tehnologija u radu s dokumentima.

Tipične funkcije službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove uključuju različiti tipovi radove koji se mogu podijeliti na tehnološke, organizacijske, metodološke, kontrolne.

Tehnološke funkcije uključuju:

Provođenje inicijalne (proslijede) obrade ulaznih dokumenata;
evidentiranje ulaznih, izlaznih i internih dokumenata;
vođenje informacijskog i referentnog rada na organizacijskim dokumentima; strojopisna izrada dokumenata (upisivanje teksta na računalu);
kopiranje, umnožavanje i brza reprodukcija dokumenata;
izrada i dizajn obrazaca dokumenata;
priprema dokumenata za otpremu.

Među organizacijskim funkcijama službe predškolske odgojne ustanove su:

Priprema ulaznih dokumenata za izvješće menadžmentu;

Organizacija pravovremenog pregleda dokumenata od strane uprave organizacije; reguliranje tijeka izvršenja isprava, donošenje i izvršenje isprava u propisanom roku;
organizacija pohrane dokumenata u strukturnim odjelima;
organiziranje rada arhiva u skladu s pravilima, uputama i metodološkim preporukama Federalnog arhiva;
usavršavanje uredskih i arhivskih djelatnika;
organizacija radnih mjesta za zaposlenike službe uredskog rada, uključujući automatizirane radne stanice (AWS), uvjeti rada zaposlenika službe uredskog rada;
organizacija papirologije po žalbama građana;
razvoj (zajedno s relevantnim strukturnim odjelima organizacije) mjera za poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Kontrolne funkcije uključuju:

Kontrola ispravnosti izvršenja dokumenata koji se predaju na potpis upravi (odnosno izlaznih i internih dokumenata);
kontrola rokova izvršenja dokumenata;
provođenje kontrole nad ispravnom registracijom i formiranjem u strukturnim odjelima organizacije predmeta koji se predaju u arhivu;
organizacija kontrole rada s dokumentima u strukturnim odjelima;
generaliziranje informacija o napretku i rezultatima izvršenja dokumenata, sustavno informiranje uprave o tim pitanjima;
osiguravanje pohranjivanja datoteka i brzog korištenja dokumentarnih informacija.

Metodičke funkcije koje obavlja služba predškolske odgojne ustanove uključuju:

Izrada nomenklature poslova organizacije, uputa za uredski rad, lista obrazaca dokumenata i drugih lokalnih regulatornih dokumenata koji uspostavljaju sustav uredskog rada organizacije;
provođenje ispitivanja znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata;
održavanje sastanaka i savjetovanje o pitanjima iz nadležnosti službe uredskog vođenja.

Dokumentacijska potpora za javnu upravu

Glavni ciljevi Državne obrazovne ustanove:

1. u racionalizaciji protoka dokumenata organizacije;
2. smanjenje broja i poboljšanje kvalitete dokumenata;
3. stvaranje povoljnih uvjeta za korištenje tehničkih sredstava i suvremenih tehnologija za prikupljanje, obradu i analizu informacija;
4. unapređenje aparata upravljanja.

Odjeljak “Dokumentacija upravljačkih aktivnosti” sastoji se od četiri dijela: Sastav upravljačkih dokumenata, Unifikacija i standardizacija upravljačkih dokumenata, Registracija upravljačkih dokumenata, Sastavljanje tekstova upravljačkih dokumenata.

Prilikom izrade dokumenata za određeno poduzeće vrlo je važno usredotočiti se na zahtjeve za sastav dokumenata u različitim situacijama upravljanja i za njihove tekstove.

GSDOU dokumentiranje upravljačkih aktivnosti smatra stvaranjem dokumenata ne samo na papiru, već i na drugim vrstama medija (magnetske vrpce, diskovi i sl.). Drugim riječima, navedeni zahtjevi odnose se na sve dokumente, bez obzira na to jesu li izrađeni na tradicionalan način ili korištenjem računalne tehnologije.

Odjeljak “Organizacija rada s dokumentima” pokriva cjelokupan ciklus rada s dokumentacijom od trenutka njezina primitka ili izrade do završetka izrade, slanja ili predaje na predmet. Odjeljak uključuje preporuke za racionalnu organizaciju protoka dokumenata, stvaranje sustava za pretraživanje informacija za dokumente poduzeća, praćenje izvršenja dokumenata i njihovu pripremu za prijenos u arhivu.

Posebnost GSDO-a je da sve stavke vezane uz automatiziranu obradu dokumenata moraju biti uključene u dijagrame tijeka dokumenata u poduzeću. Važan zahtjev je kompatibilnost ručne i automatizirane obrade dokumenata.

Osim toga, Državna proračunska obrazovna ustanova u posebnom pododjeljku sadrži preporuke za izradu i korištenje sustava za pretraživanje informacija (IRS) poduzeća ili ustanove. Ovaj dio govori o pravilima za izradu informacijskog sustava u tradicionalnim i automatiziranim sustavima. Određen je sastav IPS-a. Trebao bi uključivati ​​registraciju, indeksiranje dokumenata, njihovu operativnu pohranu i nizove za pronalaženje informacija. Budući da se polja za pretraživanje informacija mogu implementirati u papirnatoj verziji (kartoteke) i elektroničkoj, Državni SDOU postavlja zahtjev za njihovu kompatibilnost. Da bi se postigla takva kompatibilnost, poduzeće razvija klasifikatore, na primjer, nomenklaturu predmeta, klasifikator korespondenata, klasifikator strukturnih odjela, klasifikator vrsta dokumenata itd.

U odjeljku se također raspravlja o tehnologijama za registraciju dokumenata, indeksiranje, operativno skladištenje, sastavljanje nomenklature datoteka, formiranje datoteka, tehnologije za praćenje izvršenja dokumenata, prijenos u arhivu odjela.

Odjeljak “Mehanizacija i automatizacija rada s dokumentima” sadrži najviše Opći zahtjevi na uvjete korištenja automatiziranih alata za rad s dokumentima (ovaj odjeljak zahtijeva dosta poboljšanja).

Odjeljak „Organizacija službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove” utvrđuje pristup organizaciji i funkcioniranju službi dokumentacijske podrške za upravljanje.

Državna odgojno-obrazovna ustanova za djecu definirala je službu predškolske odgojne ustanove kao samostalnu strukturnu jedinicu koja je izravno odgovorna voditelju organizacije. Državna proračunska obrazovna ustanova predviđa stvaranje nekoliko standardnih uredskih usluga ovisno o kategoriji organizacije ili poduzeća, a to mogu biti: poslovno upravljanje, ured, opći odjel, tajnik voditelja.

Odjeljak formulira glavne zadatke službe, zahtjeve za sastav poslova i regulatornu podršku za uredske radnike. Odjeljak sadrži poveznice na dokumente koji ih trebaju specificirati. Neki od njih, na primjer, Sveruski klasifikator radničkih zanimanja, imenik kvalifikacija radna mjesta rukovoditelja, specijalista i drugih zaposlenika.

Funkcije uredskih službi dane su u prilogu Državne proračunske obrazovne ustanove: „Približni propisi o službi dokumentacijske podrške za upravljanje.”

Državna proračunska obrazovna ustanova ima niz aplikacija koje se trenutno mogu koristiti u praktičnim aktivnostima usluga dokumentacijske podrške:

Popis uzoraka dokumenti koji podliježu odobrenju;
Okvirni popis dokumenata na koje se stavlja službeni pečat;
Popis tipičnih rokova za izvršenje dokumenata;
Približna struktura teksta opis posla za zaposlenike predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;
Obrasci nomenklature predmeta;
Obrazac za omot predmeta za trajno i privremeno (preko 10 godina) čuvanje i dr.

Mnoge odredbe Državne proračunske obrazovne ustanove zahtijevaju reviziju. Međutim, brojna pravila i preporuke za organiziranje predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova mogu pomoći službenicima institucija i poduzeća, osobito onima koji tek svladavaju tešku tehnologiju rada s dokumentacijom.

Dokumentacijska podrška za upravljanje organizacijom

Postoje tri oblika organiziranja dokumentacijske potpore za upravljanje:

– centralizirano;
– decentralizirano;
– mješoviti.

Centralizirani oblik dokumentacijskih usluga koristi se u tvrtkama i malim ustanovama. Ovaj oblik uspostave dokumentacijske potpore za upravljanje podrazumijeva koncentraciju cjelokupnog rada s dokumentima u jednom odjelu: od primitka do predaje u arhiv. Prednosti centralizirane obrade dokumenata uključuju pojednostavljenje uredskog rada.

Decentralizirani oblik upravljanja dokumentima podrazumijeva da svaka strukturna jedinica ima svoju službu uredskog upravljanja i samostalno obavlja sve vrste poslova s ​​dokumentima. Ovaj oblik se koristi u geografski raspoređenoj organizaciji, kada je nemoguće obavljati administrativne poslove na jednom mjestu.

U velikim organizacijama uspostavljen je mješoviti oblik dokumentacijske podrške za upravljanje - kada se neki poslovi provode centralno, a neki u strukturnim odjelima. Na primjer, registraciju dokumenata primljenih u ime uprave centralno provodi služba predškolske obrazovne ustanove, a računovodstveni, kadrovski i financijski dokumenti provode se u relevantnim strukturnim odjelima.

Ustroj službe predškolske odgojne ustanove utvrđuje se ovisno o djelokrugu rada i članstvu u određenoj skupini organizacija. U ministarstvima i odjelima - poslovni menadžment, u istraživačkim institutima, tvornicama i drugim državnim i nedržavnim poduzećima stvara se odjel za dokumentacijsku potporu upravljanja ili ured, u izvršnim tijelima vlasti i lokalne samouprave - opći odjel. .

Svaki od navedenih strukturnih odjela uključuje specijalizirane strukturne elemente: odjel, ured, grupu, sektor. Svaki odjel obavlja jednu ili više funkcija.

Upravljanje slučajem uključuje:

– inspektorat u sastavu ministra ili načelnika odjela;
– dopisni odjel;
- ured;
– protokolarni biro;
– tajnik odbora;
– računovodstveno-registracijski biro;
– ekspedicija;
– računalni centar za obradu tekstualnih dokumenata;
– Ured za dopise Vlade;
– dopisni odjel;
– odjel za unapređenje rada s dokumentima;
– središnji arhiv.

Ured ili odjel za upravnu dokumentaciju može uključivati:

– grupa za prijem i obradu ulazne i izlazne dokumentacije;
– grupa za knjigovodstvo i registraciju dokumenata;
– grupa za rad sa žalbama građana;
- arhiva;
– tajnici rukovoditelja i strukturnih odjela;
– kontrolna skupina;
- fotokopirno-tiskarski biro.

Struktura opći odjel uključuje sljedeće odjele:

– ured;
– kontrolna skupina;
– odjel protokola;
– grupa za unapređenje rada s dokumentima;
– grupa apela građana;
– kopirno-tiskarski biro;
- arhiva.

Informacijska i dokumentacijska podrška

Svaka od navedenih operacija provodi se u objektivnom, dokumentiranom obliku, izrađenom kako tradicionalno (ručno), tako i uz pomoć elektroničkih računala. U praksi, nedokumentirane upravljačke odluke su u biti pomoćne, operativne i organizacijske i preliminarne su prirode.

Složeni mehanizam za upravljanje nacionalnim gospodarskim objektima provodi se uglavnom putem prilično univerzalne administrativne dokumentacije stvorene bez obzira na specifičnosti djelatnosti ili oblika vlasništva svojstvenog određenom poduzeću (organizaciji, instituciji).

Do ranih devedesetih godina 20. stoljeća u administrativnom aparatu zemlje bilo je zaposleno više od 14 milijuna ljudi, a godišnji promet dokumenata iznosio je najmanje 60 milijardi listova s ​​jasnim trendom rasta. Za zemlju kao što je Rusija ovi podaci ne izgledaju bajno. 1. Dokument. Dokumentacijski sustavi u nacionalnom gospodarstvu Rusije.

U procesu rada i socijalne aktivnosti ljudski, nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsolidiraju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. “Materijalni objekt s informacijom fiksiranom na način koji je stvorio čovjek za njezin prijenos u vremenu i prostoru” - tako se definira dokument državni standard.

Povijesno se informacije u dokumentu objedinjuju na različite načine koji su se razvili tijekom razvoja civilizacije: simbolički, pismeno, grafički, fotografski, pomoću uređaja za audio i video snimanje. Sam dokument obavljao je, prije svega, informacijsku funkciju, ali ima i druge, ne manje važne: komunikacijsku, akumulirajuću, evidencijsku, računovodstvenu i upravnu. U kontekstu ovog predmeta u prvi plan dolazi organizacijska i administrativna funkcija koja se provodi uz pomoć etabliranih tehnologija upravljanja, uključujući planiranje, računovodstvo i kontrolu.

Svaki pojedinačni dokument predstavlja jedinstveni akt dokumentiranja kao samostalan tehnološki proces. Istovremeno, aktivnost pojedinačne organizacije industrijska poduzeća aktivno su prikazana skupom međusobno povezanih, međuovisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koji su objedinjeni osnovnim konceptom dokumentacijskog sustava.

Najopćenitiji i najcjelovitiji sustav je nacionalni dokumentacijski sustav, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata stvorenih i implementiranih u cijeloj državi. Taj sustav pak čine mnogi podsustavi koji su klasificirani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim obilježjima.

Dakle, funkcionalni sustavi uključuju plansku, izvještajno-statističku, opskrbno-prodajnu i financijsku dokumentaciju, svojstvenu svim tijelima upravljanja bez iznimke. nacionalno gospodarstvo Rusija.

Sektorski dokumentacijski sustavi odražavaju organizacijske aspekte sektorskih (resornih) tijela upravljanja, koji uključuju aktivnosti ministarstava, odjela, odjela i odjela na federalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini vlasti.

Naime, od kasnih šezdesetih godina 20. stoljeća u zemlji se odvija intenzivna aktivnost na razvoju i implementaciji jedinstvenih dokumentacijskih sustava. Štoviše, koncept ove vrste sustava povezan je s jedinstvom pravnih i formalnih zahtjeva za informacijama potrebnim i dostatnim za koordinaciju upravljačkih postupaka u određenom području djelatnosti poduzeća.

Do kraja devedesetih godina u zemlji je radilo više od dvadeset saveznih jedinstvenih sustava dokumentacije, čiji je regulatorni okvir reguliran relevantnim GOST-ovima. Stoga se za jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije obrasci dokumenata razvijaju na temelju modela GOSTR6.30-7 „Zahtjevi za pripremu dokumenata“.

Svojedobno stvaranje nacionalnog sustava podrške dokumentima (GS DOU) omogućilo je jasnije formuliranje koncepta samog dokumentacijskog sustava kao skupa tehnoloških procesa za stvaranje i obradu dokumenata nastalih u poduzećima, organizacijama i institucijama raznih statusa i pripadnosti odjelima. Dokumentacijski sustav pretpostavlja postojanje određenih normi, postupaka i zahtjeva ne samo za izvršenje dokumenta, već i za organizaciju rada s njim, obradu, kretanje, pohranu i kontrolu izvršenja.

Uvođenjem elektroničke računalne tehnologije i automatiziranih radnih stanica (ARM) u proces obrade informacija o dokumentima, legitimirao se koncept informacijsko-dokumentacijske potpore upravljanju, koji uključuje organizirani skup poslova na primanju, obradi, pohranjivanju i izdavanju informacija. a isprave potrošaču (pretplatniku) kao njezine materijalne nositelje.

U objektima za provedbu informacijsko-dokumentacijske potpore, gdje još nisu implementirani automatizirani računalni sustavi, promatraju se sve tehnološke operacije - od izrade nacrta dokumenata do rada s dokumentima vanjskog podrijetla: prijem, distribucija, registracija, dostava (transport). ), kontrola izvršenja, referentna i fondovska i arhivska obrada dokumenata.

Uvođenjem računala u dokumentacijske procese mijenja se razmatrani tehnološki lanac, budući da stručnjak i menadžer imaju priliku raditi i s punim tekstom dokumenta i s fragmentima koji sadrže pragmatične informacije.

Fenomen dokumenta je u tome što on istovremeno djeluje kao objekt, sredstvo i predmet rada u jednoj cjelini. Ova je okolnost presudna u pripremi, izvedbi, koordinaciji, odobravanju te analitičko-sintetičkoj obradi informacija o dokumentima, što zauzima od 60 do 80 posto radnog vremena rukovodećeg osoblja. Treba imati na umu da značajnom dijelu zaposlenika (planeri, ekonomisti, računovođe, pomoćni tajnici, statističari i dr.) rad s dokumentarnim informacijama čini osnovu rada.

Uvođenje suvremenih informacijskih tehnologija i uredske opreme u dokumentacijske procese prilično je učinkovito, ali zahtijeva poštivanje najmanje dva osnovna uvjeta: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije za obradu informacija o dokumentima, u kojoj bi slične operacije bile koncentrirane na jednom mjestu.

U Ujedinjenom državni sustav dokumentacijske potpore, koja se razvila sedamdesetih godina prošlog stoljeća, uputno je istaknuti nekoliko prioritetnih područja racionalizacije i tehnološkog unapređenja dokumentacijskih procesa:

Unifikacija i standardizacija;
- centralizacija i racionalizacija protoka dokumenata;
- ešaloniranje pohrane dokumenata;
- ekonomičnost i planiranje dokumentacijskih procesa;
- organizaciju rada specijaliziranog osoblja;
- mehanizacija i automatizacija tehnoloških procesa. Uvođenjem centraliziranih sustava upravljanja dokumentima u cijeloj državi postignuta je jedinstvenost i informacijska usklađenost dokumentacije različitih hijerarhijskih struktura i funkcionalnih namjena.

Masovno uvođenje elektroničke računalne tehnologije u dokumentacijske procese i organizaciju rada s informacijama o dokumentima zahtijevalo je značajnu reviziju glavnih odredbi Jedinstvenog državnog podatkovnog lista, uzimajući u obzir stvarne promjene u tehnološkim procesima pripreme, izvršenja i obrade dokumenata . Novi sustav Jedinstveni državni sustav predškolske obrazovne ustanove temelji se na potencijalnim mogućnostima računala, ali također uzima u obzir stvarne mogućnosti prethodno akumuliranog iskustva tradicionalne (ručne) obrade dokumenata različitih vrsta. U ovom slučaju uzimaju se u obzir specifični uvjeti poduzeća (organizacije) i obujam protoka dokumenata.

Dakle, tehnologija informacijske i dokumentacijske podrške za upravljanje nacionalnim gospodarstvom i njegovim strukturnim jedinicama koja se razvila u Rusiji je skup metoda i sredstava za obradu dokumenata, implementaciju informacijski procesi i organizacijske procedure dizajnirane da osiguraju učinkovito upravljanje.

Kriteriji kvalitete za upravljanje protokom informacija o dokumentima su:

Složenost (sudjelovanje svih struktura);
- sustavnost (skup elemenata povezanih organizacijskim i tehnološkim jedinstvom);
- regulacija (redoslijed elemenata unutar zadanih parametara);
- ocjenjivanje i poticaji (usporedivost rezultata s prihvaćenim kriterijima i motivacija za racionalizaciju upravljanja).

Informacijska i dokumentacijska potpora vrlo je mobilna tehnologija, obogaćena novim oblicima, metodama i sredstvima obrade, pohrane i distribucije dokumenata.

Proces dokumentiranja

Preduvjet učinkovitog upravljanja, koji osigurava održivu konkurentsku aktivnost poduzeća, je njegova informacijska sigurnost.

Postoje dvije vrste informacija:

Tehničko-tehnološki - načini izrade proizvoda, softver, glavni pokazatelji proizvodnje, rezultati ispitivanja itd.;
poslovanje - prognoze, strategija djelovanja, rezultati istraživanja, baza podataka itd.

Svaka upravljačka odluka uvijek se temelji na informacijama o predmetu koji se razmatra ili upravljanom objektu. Pravodobnost i točnost informacija ovisi o objektivnosti, pouzdanosti, učinkovitosti i potpunosti informacija. donesena odluka. Nositelj informacija (to jest, rezultat odražavanja činjenica, događaja, predmeta, pojava objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti) je dokument.

U procesu upravljanja podaci zabilježeni u dokumentu nisu samo temelj za donošenje odluke, već i dokaz o njezinom izvršenju, izvor za analizu i generalizaciju te materijal za referentni i istraživački rad. Dakle, u upravljačkim aktivnostima dokument djeluje kao predmet rada i rezultat rada. Računovodstveni i izvještajni dokumenti dolaze s niže razine upravljanja na višu; mogu se koristiti za procjenu stanja u upravljanim objektima. Ove informacije su osnova za planiranje i predviđanje. Organizacijski i administrativni dokumenti nastaju na najvišoj razini upravljanja i silaze prema dolje.

Organizacijske i administrativne funkcije u upravljanju ostvaruju se dokumentima različite vrste i imenovanja. Dakle, stvaranje organizacije kao pravne osobe popraćeno je donošenjem osnivačkih dokumenata (povelja, propisi, ugovor o osnivanju). Djelatnost organa upravljanja organizacije, njezinih ustrojstvenih odjela i službenika uređuju se pravilnicima, pravilnicima o ustrojstvenim dijelovima, uputama, pravilnicima i drugim organizacijskim dokumentima. Odluke uprave bilježe se u administrativne isprave, čiji su nazivi određeni pravnim statusom i nadležnošću organizacije (uredbe, naredbe, naredbe i sl.). O sjednicama kolegijalnih tijela vodi se zapisnik. Odnosi s poslovnim partnerima regulirani su ugovorima i drugom dokumentacijom koja se koristi u ugovornom radu. Razmjena informacija s organizacijama i građanima obavlja se putem pisama, telegrama, telefonskih poruka, kao i poruka koje se prenose putem telefaksa i računalnih mreža. Organizacija izrađuje akte, izvješća, potvrde, dopise i druge dokumente. Prilikom prijave prijema, otkaza, kretanja radnika, odobravanja dopusta, kadrovske isprave(ugovori o radu, kadrovski nalozi, izjave, radne knjižice, osobne karte i dr.).

Poslovi stručnjaka vezani uz dokumentacijsku potporu upravljanja moderne organizacije(tajnici, pomoćnici, voditelji ureda, referenti i dr.), uključuje širok raspon poslova, funkcija i radnih obveza. Uz obradu dokumenata, zaposlenici službi za dokumentaciju upravljanja (odjeli uprave, uredi, opći i organizacijski odjeli, tajništva) veliku pozornost moraju posvetiti i vandokumentacijskom održavanju rada upravnog aparata: primanju posjetitelja; organiziranje pregovora, sastanaka i sastanaka; priprema službenih putovanja za voditelja; telefonski razgovori itd. No, upravo je rad s dokumentima glavna sastavnica aktivnosti službi upravljanja dokumentacijskom potporom, što je iz objektivnih razloga: za uspješnu provedbu temeljnih funkcija upravljanja - organizacije, planiranja, motivacije, kontrole i koordinacije - potrebno je stalno posjedovati operativne i strateške informacije o aktivnostima na određenim područjima i stanju na tržištu, uključujući informacije o potrošačima, konkurentima, novim tehnologijama itd.

Informacija je zbirka informacija, pokazatelja, podataka potrebnih za opisivanje pojava, objekata, procesa. Izuzetno značajna uloga informacija u upravljanju objašnjava se činjenicom da se proces upravljanja, u biti, svodi na prikupljanje, obradu, prijenos, pohranjivanje, pretraživanje i korištenje informacija u svrhu donošenja upravljačkih odluka, a to su nove informacije. upravljačkog tijela, namijenjeno kako internoj (zaposlenici organizacije), tako i eksternoj (druge organizacije) potrošnji.

Službena aktivnost osobe u bilo kojem području zahtijeva, u pravilu, stvaranje i korištenje pisanih informacija za potvrđivanje određenih činjenica i događaja tijekom poslovna komunikacija, posebice kada nastanu gospodarski ili radni sporovi. Razmatraju se redom u arbitražnim sudovima i sudovima opće nadležnosti. Informacija zabilježena na papiru ili drugom mediju postaje dokument, a sam proces bilježenja informacije, tj. stvaranje dokumenata naziva se dokumentiranjem upravljačkih aktivnosti.

Službeni dokumenti dugo su obavljali niz važnih funkcija koje danas nisu izgubile svoj značaj:

Informacije – one su izvor i nositelj informacija;
- menadžerski - omogućuju organiziranje, reguliranje, kontrolu i analizu procesa upravljanja;
- pravne - služe kao pravna osnova za financijske, gospodarske i upravljačke aktivnosti, potvrđujući činjenice i potvrđujući pokazatelje i informacije;
- komunikativni - pomažu u organizaciji razmjene informacija i komunikacije;
- računovodstvo - prikuplja informacije za određena vremenska razdoblja i omogućuje njihovu analizu, identificirajući trendove i obrasce;
- društvene - karakteriziraju socioekonomske, političke, socijalne i druge sfere života države i njezinih građana;
- kulturni - spomenik su kulture koji prikazuje značajke, tradiciju, običaje tog doba;
- povijesne - izvor su spoznaja o događajima i likovima različitih epoha, konkretnije od drugih povijesnih spomenika otkrivaju povijesne događaje, potvrđuju i nadopunjuju povijesne činjenice te pomažu obnoviti povijesnu prošlost zemalja i naroda.

Međutim, sama dokumentacija ne rješava sve probleme vezane uz dokumentacijsku potporu upravljanja. Dokumenti su specifični materijalni objekti, pri radu s kojima je potrebno izvršiti mnogo različitih radnji. Izrađeni dokumenti zahtijevaju daljnju obradu tijekom korištenja u procesu upravljanja, kao i naknadno pohranjivanje u referentne svrhe. Stoga su postupci izrade dokumenata dopunjeni organizacijom rada s njima.

Uredska podrška za sustav upravljanja osobljem (kadrovski uredski rad) je, prvo, skup dokumenata organizacijske, administrativne, informativne, referentne i računovodstvene prirode u vezi s osobljem organizacije i, drugo, njihovo stvaranje (ili primanje izvana) ), obrada i organizacija kretanja kroz sve razine do prijenosa u druge jedinice.

Dio upravljanja kadrovskom evidencijom koji se izravno odnosi na izradu tih dokumenata u skladu s utvrđenim zahtjevima naziva se dokumentacija. Pitanja kretanja i knjigovodstva dokumenata (prijem, obrada, registracija, kontrola izvršenja, tekuća pohrana, otprema) obuhvaćena su konceptom tijeka dokumenata. Poslovi organiziranja dugotrajne pohrane dokumenata (ispitivanje vrijednosti dokumenata, evidentiranje spisa, predaja u arhiv, arhivska pohrana) pripadaju arhivskim poslovima.

Glavne uredske funkcije sustava upravljanja osobljem su:

Pravovremena obrada ulazne kadrovske dokumentacije;
- registracija, računovodstvo i tekuće čuvanje kadrovskih dokumenata;
- izrada, koordinacija, ispis dokumenata o kadrovskim pitanjima;
- donošenje kadrovske dokumentacije nadležnim zaposlenicima na izvršenje;
- nadzor nad ispunjavanjem zahtjeva dokumenata;
- umnožavanje dokumenata o kadrovskim pitanjima i dr.

Proces upravljanja uključuje sljedeće osnovne tipične dokumentacijske operacije:

Prikupljanje i obrada dokumentarnih podataka;
- priprema rješenja;
- donošenje odluka i dokumentacija;
- donošenje rješenja izvršiteljima;
- izvršenje rješenja;
- kontrola izvršenja;
- prikupljanje informacija o uspješnosti;
- prijenos informacija vertikalnim i horizontalnim vezama;
- pohranjivanje i pronalaženje informacija.

Svaka od ovih operacija provodi se kroz dokumentaciju, kako tradicionalno tako iu obliku elektroničkih dokumenata. Nedokumentirane (nedokumentirane) upravljačke radnje su pomoćne, operativne i organizacijske i stoga čine neznatan postotak u usporedbi s dokumentiranim funkcijama, koje unatoč informatizaciji zahtijevaju velike intelektualne i radne troškove.

Upravljački aparat obavlja svoje funkcije uglavnom putem univerzalnih i mjerodavnih organizacijskih i upravnih dokumenata koji se stvaraju i cirkuliraju bez obzira na specifičnosti djelatnosti u svim sektorima gospodarstva i javne uprave.

Povećanje učinkovitosti korištenja informacijskih sustava postiže se end-to-end izgradnjom i kompatibilnošću informacijskih sustava, čime je moguće eliminirati dupliciranje i osigurati ponovnu uporabu informacija, uspostaviti određene integracijske veze, ograničiti broj indikatora, smanjiti volumen protoka informacija, te povećati stupanj korištenja informacija.

Informacijska podrška podrazumijeva:

Širenje informacija, tj. pružanje informacija korisnicima potrebnih za rješavanje znanstvenih i proizvodnih problema;
- stvaranje najpovoljnijih uvjeta za širenje informacija, tj. provođenje administrativnih, organizacijskih, istraživačkih i proizvodnih aktivnosti kako bi se osiguralo njegovo učinkovito širenje.

Automatizirani informacijski sustav upravljanja dizajniran je na temelju brza obrada informacije za pružanje informacija o odstupanjima od planiranih pokazatelja.

Unutarorganizacijski informacijski sustav obavlja sljedeće funkcije:

Utvrđivanje potreba svakog pojedinog menadžera u prirodi i sadržaju informacija koje su mu potrebne za potrebe operativnog upravljanja aktivnostima organizacije;
- utvrđivanje tehničkih potreba organizacije kao cjeline i svakog menadžera za pružanje svih potrebnih informacija;
- centralizirano planiranje svih troškova nabave i najma tehničke opreme za osiguranje nesmetanog funkcioniranja informacijskog sustava;
- određivanje visine troškova korištenja tehničkih sredstava u informacijskom sustavu (održavanje i osposobljavanje uslužno osoblje, plaćanje korištenog prostora, troškovi nabave magnetskih vrpci, disketa, papira i sl.);
- osiguravanje odgovarajuće razine prikupljanja, pohrane i pružanja informacija;
- razvoj softvera, aplikativnih programa.

Najučinkovitijim se smatra informacijski sustav koji se temelji na istovremenoj uporabi računalne tehnologije i sredstava automatizirane obrade tekstualnih informacija.

MGUS VESTNIK br. 2 (2) / 2007

Popis korištene literature

1. Arkhipova E.V. Osnove metoda razvoja govora učenika. - M.: Verbum-M, 2004. - 192 str.

2. Vvedenskaya L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Ruski jezik i kultura govora za inženjere. - Rostov n/d: Izdavačka kuća "Phoenix", 2003. - 384 str.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Ruski jezik i kultura govora: udžbenik za studente nefilologije / Ed. OKO. Sirotinina. - 2. izd., stereotipno. - M.: Editorial URSS, 2003. - 216 str.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Ruski jezik i kultura govora: udžbenik za tehnička sveučilišta. - 4. izd., dod. prerađeno - M.: Izdavačka kuća "Phoenix", 2005. - 317 str.

5. Maksimov V.I., Golubeva A.V., Kostomarov V.G. Ruski jezik i kultura govora: Udžbenik za tehnička sveučilišta. - M.: Više obrazovanje, 2006. - 356 str.

6. Vodič za znanstveni stil govora. Za tehnička sveučilišta / Ed. I.G.Proskuryakova. - 2. izd., dod. i revidirano - M.: Finta: Nauka, 2004. - 320 str.

7. Ruski jezik i kultura govora: Tutorial/ O.Ya. Goikhman, L.M. Gončarova, O.N. Lapshina i drugi; ur. prof. O.Ya. Goykhman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 str.

Unapređenje dokumentacijske potpore za vođenje djelatnosti sveučilišta

O.V. Vorobjova

GOUVPO "Moskovsko državno sveučilište usluga"

Zbog nedavnih društveno-ekonomskih i organizacijskih promjena u području upravljanja moderni sustav Obrazovanje u Rusiji prolazi kroz razdoblje radikalne reforme i zahtijeva ažuriranje postojećeg zakonodavnog, regulatornog i metodološkog okvira upravljanja, poboljšanje njegove dokumentacijske podrške kako bi se povećala učinkovitost.

S uvođenjem višerazinskog osposobljavanja stručnjaka u visokom obrazovanju u Rusiji, postoji tendencija povećanja udjela individualnog rada u specijalističkom osposobljavanju (proširenje broja studentskih opcija, povećanje volumena samostalan rad itd.). U tom smislu potrebne su promjene u tehnologiji organiziranja i provođenja obrazovnog procesa na sveučilištu. Pad kvalitete organizacije obrazovnog procesa često je povezan s poteškoćama u dobivanju i obradi velike količine informacija. Učinkovitost analize primljenih podataka i donošenja odluka od strane rukovodećeg osoblja je smanjena. Obrada velikog broja papirnatih dokumenata je skupa ručni rad a povećava utjecaj subjektivnih faktora (ljudski faktor).

Trenutno su sazreli objektivni uvjeti za prijelaz na elektroničke tehnologije za organiziranje obrazovnog procesa. To uključuje: opremanje visokoškolske ustanove suvremenom računalnom i uredskom opremom; raširena primjena automatizirani informacijski sustavi i distribuirane baze podataka.

Većina sveučilišta koristi trostupanjski sustav upravljanja obrazovnim procesom: rektorat – fakultet – odjel. Svaka od ovih razina rješava svoje probleme i ima svoje rezerve za poboljšanje kvalitete organizacije odgojno-obrazovnog procesa.

U ovom članku osvrnut ćemo se na dokumentacijsku potporu za upravljanje fakultetom. Fakultet

Obrazovni i znanstveni odjel sveučilišta koji provodi cijeli ciklus obuke stručnjaka u nekoliko srodnih specijalnosti. Istodobno, Fakultet izvodi nastavu disciplina svojih specijalnosti na drugim fakultetima. U tijesnoj povezanosti s nastavnim procesom Fakultet provodi temeljni i primijenjeni istraživački rad u skladu s profilom specijalističkog obrazovanja.

U sastavu Fakulteta nalaze se odsjeci, dekanat, nastavno-znanstveni referati.

Odjel je glavni obrazovni i znanstveni odjel sveučilišta. Nastavna i znanstvena djelatnost Zavoda odvija se u jednom ili više područja znanja i podređena je rješavanju glavne zadaće

Obuka visokokvalificiranih stručnjaka.

Osim toga, u okviru nastavnog procesa odjel obavlja sljedeće poslove:

Organizira i vodi moderna razina nastavni i nastavno-metodički rad, uključujući izradu nastavnih planova, tema i programa za kolegije i seminare, nastavne i diplomske radove i projekte, uspostavljanje svih oblika izvođenja nastave, odnos između predavanja, vježbi i laboratorija, raspodjelu nastavnih zadataka, organiziranje kontrole nad studentski studij;

Izrađuje planove znanstvenih istraživanja, organizira njihovu provedbu i prati njihovu provedbu;

Provodi obuku stručnjaka visoko kvalificiran(kandidati i doktori znanosti) kroz poslijediplomski studij, doktorski studij i putem natječaja;

Organizira i kontrolira usavršavanje i prekvalifikaciju nastavnika i djelatnika Odsjeka;

Ulaže napore u povećanje prihoda

MGUS VESTNIK br. 2 (2) / 2007

PROBLEMI OBRAZOVANJA I ODGOJA

cija izvanproračunskih sredstava na teret obrazovnih i znanstveni rad, razvoj proizvodnje i komercijalne djelatnosti;

Promiče širenje znanstvenih spoznaja i provodi kulturno-prosvjetne aktivnosti među stanovništvom;

Podnosi stručnom vijeću fakulteta (sveučilišta) prijedloge kandidata za izbore u zvanja, za dodjelu u akademska i počasna zvanja;

Obavlja i druge poslove predviđene Statutom Sveučilišta i važećim propisima.

Odjel održava mjesečne sastanke odjela prema izrađenim planovima rada. Zatim se arhiviraju svi protokoli. Odjel također izrađuje obrazovne planove, kalendarski planovi, programi rada, planovi rasporeda. Memorandumi se često šalju raznim organizacijama.

Uprava fakulteta (dekanat) je jedinica koja prati i organizira rad fakulteta. Neposredan nadzor nad njim vrši dekan. Kontrolira provedbu planova i planira rad dekanata, te samostalno utvrđuje broj i kvalificirano osoblje uprava fakulteta. Dekan je odgovoran za prijavu podataka, informacija i raznih materijala, pripremljen u dekanatu.

U Statutu Sveučilišta dekanat nije identificiran kao odjel fakulteta pa stoga nisu definirane njegove funkcije.

No, upravo je dekanat tijelo upravljanja fakultetom, koje organizira uredski rad, nastavni proces i koordinira rad s različitim odjelima sveučilišta.

Glavna svrha dekanata je organiziranje nastavnog procesa koji je povezan s matičnim uredskim poslovima.

U procesu rada Sveučilišta izdaju se naredbe, dopisi, upute, protokoli i dr. Bilježe odluke o administrativnim i organizacijskim pitanjima, te pitanjima upravljanja, interakcije, potpore i regulacije djelatnosti.

Dokumenti uključeni u sustav organizacijske i upravne dokumentacije dijele se u tri skupine:

1. Upravni (nalozi, upute i sl.);

2. Organizacijske (propisi, upute, pravila i dr.);

3. Upućivanje i obavijesti (službeni dopisi, dopisi, protokoli, akti i sl.).

Dokumenti koji čine dokumentarni promet fakulteta su:

1. Naredba - pravni akt koji donosi rektor sveučilišta radi rješavanja glavnih i operativne zadatke, okrenut prema sveučilištu.

2. Servisni dopis- dokument upućen ustrojstvenoj jedinici od strane voditelja druge jedinice, koji sadrži izjavu o bilo kojem pitanju, zaključke, prijedloge, zahtjeve.

3. Službeni dopis je općeniti naziv za dokumente različitog sadržaja koji služe kao sredstvo komunikacije između institucija, privatnih

osobe. Servisna pisma uvijek se pišu samo o jednom pitanju.

4. Akt - isprava koju sastavlja više osoba i kojom se potvrđuju utvrđene činjenice i događaji.

5. Objašnjenje - dokument koji sadrži pisanu izjavu kojom se nešto opravdava, priznanje nečega.

6. Zapisnik - dokument kojim se bilježi tijek razmatranja pitanja i odlučivanja na sastancima, sastancima, konferencijama i sjednicama kolektivnih tijela (Vijeća, povjerenstava i dr.).

7. Opis poslova - uputa, pravilnik kojim se utvrđuje red i način obavljanja i obavljanja poslova. Opisom poslova definiraju se radne obveze, odgovornosti, prava, odnosi (položajne veze) zaposlenika.

8. Ugovor je jedan od dokumenata koji odražava uvjete radnog odnosa zaposlenika s upravom.

Odjeli koji organiziraju dokumentacijski promet fakulteta su:

Dekanat (izdaje naloge za studente, o organizacijskim pitanjima, prima naloge kadrovske službe u vezi s osobljem, evidentira dokumentaciju, priprema knjige protokola, dostavlja dokumentaciju u arhivu i dr.);

Odsjeci (primaju dokumente, objavljuju ih, distribuiraju izvješća za sjednicu, pohranjuju nastavne planove, nakon sjednice odjela izrađuju se protokoli i planovi rada odjela, dostavljaju dokumente u arhivu i sl.);

Kadrovska služba (student i zaposlenik) (pohranjuje osobne dosjee, izdaje naloge za osoblje, evidentira izdavanje diploma, svjedodžbi, dokumenata i sl.);

Računovodstvo (prima Novac od učenika, izdaje plaće i stipendije, izdaje potvrde o plaće itd.).

Dekanat zaprima dokumente koje zavodi sveučilišna referada. Svi dokumenti su pohranjeni po brojevima, datumima i imenima u odgovarajuće mape. Za evidentiranje i kontrolu studentskog sastava instituta, kreirani su dnevnici za evidentiranje naloga za studente odvojeno za redovne i izvanredne odjele. Ovi časopisi sadrže popise studenata (ili pojedinih studenata) primljenih na studij na institutu. Navodi se osnova školovanja, broj i datum naloga za upis, premještaj ili povratak. Upisuju se brojevi i datumi tekućih naloga. Kod isključenja iz zavoda crta s podacima o studentu se precrtava, a na kraju se upisuju podaci: broj i datum rješenja o isključenju, razlog isključenja. Podaci uneseni u studentske dnevnike podijeljeni su po kolegijima, godinama i grupama, a listovi sa grupama su označeni. Časopisi uvelike olakšavaju knjigovodstveni, kontrolni i pretraživački i referalni rad.

Izvršenje svih evidentiranih dokumenata podliježe kontroli. Kontrola izvršenja uključuje: stavljanje dokumenta pod kontrolu; provjera pravovremene dostave isprave izvršitelju; prethodna provjera i reguliranje tijeka izvršenja; evidentiranje i sumiranje rezultata kontrole izvršenja dokumenata; informiranje upravitelja.

Glavna svrha organiziranja kontrole izvršenja

PROBLEMI OBRAZOVANJA I ODGOJA

MGUS VESTNIK br. 2 (2) / 2007

Osiguravanje pravovremene i kvalitetne izrade dokumenata. Kontrolu provode uprava, služba predškolske odgojne ustanove i odgovorni rukovoditelji. Služba predškolske odgojne ustanove kontrolira organizacijske i upravne akte.

Prilikom izrade dokumenata za predmete, služba predškolske obrazovne ustanove koristi sljedeće znakove utvrđivanja slučajeva. Osnova za grupiranje dokumenata prema nominalnim karakteristikama je naziv njihove vrste. Na primjer: naredbe, protokoli, akti, potvrde itd. U predmet se ulažu isprave koje svojim sadržajem odgovaraju naslovu predmeta.

Dekanat je izradio određena pravila za grupiranje dokumenata u spise prema vrsti i kronologiji. Dakle, nalozi za osoblje studenata grupirani su odvojeno od naloga za osoblje nastavnika i osoblja; narudžbe za akademiju odvojene su od narudžbi za zavod. Dokumenti koji su potrebni za izdavanje Naredbe o kadrovskom sastavu izvanrednih učenika ulažu se u osobni uložak ili čine samostalni uložak priloga tim Naredbama ili uputama (npr. Osobni očevidnik -

pojave, preslike vjenčanih listova, rodnih listova itd.). Za redovite studente takvi se dokumenti šalju u studentsku kadrovsku službu sveučilišta. Osobni dosjei redovitih studenata instituta u potpunosti se održavaju i pohranjuju u odjelu studentskog osoblja.

Kao rezultat znanstvenih aktivnosti fakulteta (sastanci akademskog vijeća, razne konferencije, upis studenata na magistarski studij) formiraju se takve vrste dokumenata kao što su: naredbe, protokoli, odluke, izvaci. Za sve njih postoje fascikli u koje su arhivirani.

Fakultet također dobiva razne materijale sa konferencija. Sjednice Stručnog vijeća održavaju se jednom mjesečno za koje se izrađuje popis nazočnosti i dnevni red koji se dostavljaju članovima vijeća. Nakon sastanka svi zapisnici spremaju se u mapu.

Svake godine dekanat prikuplja podatke o ugovornim i proračunskim znanstvenim projektima koje prosljeđuje nastavnoj službi.

Na fakultetu se dokumentacijski promet odvija ulaznim, izlaznim i internim dokumentima (Tablica 1).

Ulazni, interni i izlazni dokumenti

Prijem i početna obrada (ured) prethodni pregled (ured) registracija (ured) pregled dokumentacije od strane pročelnika (rektor sveučilišta, prorektor) dostava dokumentacije izvršiteljima (dekan ili prodekan) kontrola izvršenja arhiviranje izvršene isprave u kartoteci (ured)

Odlazna izrada dokumenta (fakultet) izrada dokumenta (dekanat, fakultetski odsjeci) odobrenje nacrta dokumenta, njegovo odobrenje potpisivanje dokumenta (sveučilišni odjeli) registracija (dekanat ili rektorat) slanje dokumenta primatelju (ured) )

Dakle, samo ukupnost fakultetskih dokumenata čini značajnu količinu organizacijske, upravne, informacijske i druge dokumentacije (ne računajući sveučilišne dokumente). U tom smislu potrebno je urediti i racionalizirati organizaciju sveučilišnog dokumentarnog prometa.

Zadatak smanjenja volumena protoka dokumenata ima dva glavna aspekta - smanjenje broja kreiranih dokumenata i smanjenje potrošnje papira za izradu dokumenata. Najvažniji je, naravno, prvi aspekt.

Glavni uvjet za smanjenje količine dokumenata je racionalizacija upravljanja dokumentima. Glavna metoda ovdje je objedinjavanje kako pojedinačnih grupa dokumenata tako i cjelokupnog sustava dokumentacijske podrške. U praksi se to izražava u stvaranju sustava dokumentacije koji strogo utvrđuju sastav obrazaca dopuštenih za uporabu i propise za njihovu upotrebu.

Pravi način smanjenja nepotrebnog protoka dokumenata je poboljšanje kvalitete samih dokumenata kao nositelja regulatornih i drugih standarda upravljanja.

jednake informacije. Tekst dokumenta, koji odražava radnje uprave, upute, odluke, mora biti sastavljen na takav način da sadrži samo potrebne podatke, jasno tumači bit odluke i određuje stvarne i razumne rokove za izvršenje. U praksi su, nažalost, česti slučajevi da se na izvršenje podnosi isprava s već zakašnjelim rokovima, kada je bit problema toliko prikrivena da je nejasno je li stvar riješena pozitivno ili negativno. Stoga je toliko važno da se pri izradi dokumenata što šire koriste unificirani obrasci čiji je tekst već promišljen i racionaliziran.

Imajući zadaću smanjenja potrošnje papira i uštede rada osoblja na pripremi i čitanju dokumenata, preporučljivo je skratiti tekst znatnim smanjenjem tradicionalnih raznih vrsta uvodnih dijelova i preambula.

Smanjenje količine dokumentacije postiže se izgradnjom učinkovitih sustava za pretraživanje informacija. Na primjer, kadrovski nalog se ispisuje u više primjeraka i ulaže u nalog, u osobni dosje, u knjigovodstvenu datoteku ili možda

MGUS VESTNIK br. 2 (2) / 2007

PROBLEMI OBRAZOVANJA I ODGOJA

biti i u odjelima planiranja i proizvodnje. Razlog tako velikom optjecaju je poteškoća u pretraživanju: svaki stručnjak koji može zatrebati ovaj dokument radije ga drži kod kuće nego vjeruje nepouzdanoj, i što je najvažnije, dugotrajnoj pretrazi. Kao rezultat toga, volumen dokumenata se značajno povećava. Razvoj dobro funkcionirajućeg sustava pretraživanja može dramatično smanjiti dupliciranje, posebno kada se koriste računala i mogućnost dobivanja bilo koje informacije dostupne u organizaciji na vašem radnom mjestu putem mreže.

Smanjenje fizičke veličine dokumenata bitan je aspekt smanjenja protoka dokumenata. Ovaj se zadatak provodi jednostavnim metodama, koje, međutim, uključuju prevladavanje nekih birokratskih navika. Na primjer, među menadžerima još uvijek postoji mišljenje da je dokument formata A5 nemoguće poslati “gore”, da je obrazac pisma s kutnim rasporedom detalja manje “respektabilan” nego s uzdužnim rasporedom i može na neki način poniziti autor, itd.

Prema suvremenim pravilima, veličina obrasca trebala bi ovisiti samo o veličini teksta, a ne o stupnju našeg poštovanja prema primatelju. Volumen teksta može se smanjiti primjenom standardnih pravila tipkanja, što štedi površinu lista za približno 5%. Preporučljivo je izraditi voluminozne dokumente referentne prirode i dugotrajne upotrebe sa zamjenjivim stranicama, što će vam omogućiti da ne upisujete cijeli tekst nakon izmjena. Prilikom izrade dokumenata operativne prirode preporuča se koristiti telegrafski stil, pisati odgovore na samom zahtjevu, ne pisati dodatne suvišne podatke, povećavajući informacijski šum i sl.

Kao što je gore navedeno, tijek dokumenata poboljšava se racionalizacijom i smanjenjem broja obrazaca dokumenata; organiziranje njihove dostave; uvođenje prakse prethodnog pregleda dokumenata od strane visokokvalificiranog stručnjaka i njihova distribucija izvođačima, zaobilazeći upravu ustanove; minimiziranje ručnih operacija i korespondencije podataka; korištenje mehanizacije i računalna tehnologija u svim fazama kretanja dokumenata; uvođenje stroge kontrole nad izvršenjem dokumenata.

Važno modernim sredstvima poboljšanje protoka dokumenata je kompjuterizacija operacija pripreme i obrade dokumenata.

Pri unaprjeđenju protoka dokumenata u kontekstu računalne tehnologije glavna se važnost pridaje mjestu i ulozi tehnologije u ukupnoj shemi protoka dokumenata. Izgradnja računalna mreža na sveučilištu uključuje promjenu tokova dokumenata tradicionalnog sustava upravljanja i njihovu sve veću implementaciju pomoću računalnih alata. Važno u isto vrijeme postoji procedura usvojena u sustavu upravljanja za davanje pravne snage "strojnim" dokumentima, tj. dokumenti stvoreni sredstvima elektroničke računalne tehnologije, a posebno na računalnim medijima.

Glavni zadatak je izbjeći paralelno sudjelovanje u tijeku dokumenata tradicionalne i "strojne" dokumentacije koja sadrži dvostruke informacije. Stoga se za potrebe rukovodećeg osoblja preporučuje slanje samo obrađenih i sintetiziranih informacija o dokumentima, a izvorne informacije prenijeti na pohranu u arhivu odmah nakon prijenosa podataka na računalni medij.

Usklađenost s GOST 6.10.484 „Jedinstveni sustavi dokumentacije” je važna. Davanje pravne snage dokumentima na računalnim medijima i tipografijama izrađenim računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe«. Ovaj standard posebno utvrđuje jedinstven skup obveznih detalja za sve dokumente.

Za rješavanje problema na sveučilišnoj razini razvijeni su i implementirani softverski sustavi na raznim sveučilištima (na primjer, na Državnom tehničkom sveučilištu Novosibirsk, 1992.), koji omogućuju automatizaciju najrutinskih operacija povezanih s kompilacijom i izvođenjem dokumentacija: popisi grupa, narudžbe, osobni kartoni i dr.

Glavni nedostatak takvih sustava je složenost njihove integracije u sustave više razine i njihova zatvorenost.

Glavna svojstva ovog sustava su: mogućnost kontrole korisnika i događaja; sposobnost integracije sa sustavima više razine (rektorat) i niže razine (odsjek, prijamno povjerenstvo i dr.); otvorenost za modifikaciju i proširenje; mogućnost online rada i pripreme podataka za sveučilišne usluge u elektroničkom obliku. Sustav obavlja sljedeće funkcije:

Računovodstvo i analiza kadroviranje studenti i nastavnici fakulteta;

Obračun i analiza uspjeha studenata tijekom cijelog studija na sveučilištu;

Formiranje i prikupljanje naloga;

Formiranje i prikupljanje dokumenata o organizaciji nastavnog procesa (nastavni planovi i programi, nastavni zadaci odjelima, radni nastavni planovi i programi za studente, rasporedi ispita i dr.);

Računovodstvo i analiza financijskog poslovanja fakulteta (stipendije, beneficije, ugovorni studenti i dr.);

Formiranje i prikupljanje tekuće dokumentacije (svjedodžbe, ispitne liste, popisi grupa i dr.);

Kontrola pravodobnog formiranja i prolaza dokumenata;

Formiranje korisničkih grupa, dodjeljivanje određenih prava pristupa informacijama svakom korisniku.

Korištenje softverskih sustava za obradu dokumenata i prelazak na elektroničke tehnologije za organizaciju obrazovnog procesa na sveučilištu dovest će do povećanja učinkovitosti analize primljenih podataka i donošenja ispravnih upravljačkih odluka. Time će visokoškolska ustanova biti u skladu sa suvremenim društveno-ekonomskim i organizacijskim promjenama u zemlji.

Kolegij Uredski menadžment: Dokumentacijska potpora menadžmentu: Udžbenik. - 2. izd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 1998. - S. 124.

Glavni cilj poboljšanja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova je uspostavljanje jedinstvenih načela za rad s dokumentima na svim razinama upravljanja, organiziranje protoka dokumenata poduzeća, poboljšanje kvalitete dokumenata, stvaranje uvjeta za učinkovito korištenje naprednih tehničkih sredstava i tehnologija za prikupljanje, obrada, premještanje, analiza informacija i unaprjeđenje rada upravljačkog aparata.

Organizacija koja želi stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija radi poboljšanja kvalitete upravljanja suočava se s ozbiljnim zadatkom - poboljšanjem pripreme i obrade dokumentiranih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentnu podršku upravljanja poduzećem (DOU).

Da biste riješili ovaj problem, potrebno je voditi se postojećim regulatornim dokumentima, odredbama GOST-a i preporukama stručnjaka.

Zbog novih zahtjeva temeljenih na suvremenim međunarodnim standardima, potrebna je metodološka osnova koja uvažava ove zahtjeve za izgradnju dokumentacijske potpore za upravljanje. S tim u vezi, prva faza unaprjeđenja dokumentacijske podrške upravljanju (DMS) je izrada algoritma na temelju kojeg će se ocijeniti postojeći sustav i razraditi sve komponente procesa poboljšanja sustava.

Glavni zadaci u ocjenjivanju i poboljšanju predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova su:

Povećanje učinkovitosti upravljačkih aktivnosti;

Ubrzavanje kretanja dokumenata u organizaciji;

Smanjenje intenziteta rada obrade dokumenata;

Utvrđivanje usklađenosti raspoloživosti i potreba proizvodnih i upravljačkih procesa u dokumentacijskoj potpori;

Dostupnost i daljnje postavljanje ciljeva dokumentacijske potpore (čije postizanje treba osigurati dokumentacijski sustav);

Određivanje funkcija dokumentnog sustava na temelju postavljenih ciljeva, uzimajući u obzir zahtjeve.

Glavni zadatak u izradi algoritma za procjenu i unaprjeđenje sustava predškolskog odgoja i obrazovanja jest povezati zahtjeve sustava i glavne atribute koji omogućuju uravnoteženost sustava kontrole.

Praksa racionalizacije upravljanja dokumentima u upravljačkom aparatu omogućuje nam identificiranje glavnih faza dizajna:

Provođenje predprojektnog istraživanja, tj. prikupljanje početnih podataka za projektiranje;

Analiza uzoraka interne dokumentacije i klasifikacija dokumenata;

Analiza postojećeg tijeka dokumenata poduzeća;

Analiza postojećeg upravljanja dokumentima (prakse rada s dokumentima, prakse pohranjivanja dokumenata, prakse kreiranja datoteka, usklađenost s GOST R 6.30-2003);

Analiza nomenklature poslova poduzeća;

Fotografija radnog dana zaposlenika uključenih u protok dokumenata poduzeća, kako bi se utvrdilo stvarno stanje korištenja tehnologija za predškolske obrazovne ustanove i praksa dokumentiranja donesenih odluka;

Identifikacija nedostataka u dokumentacijskoj potpori upravljanja;

Izrada tehničke specifikacije za projektiranje;

Izrada projekta racionalizacije upravljanja dokumentima i izračun očekivane ekonomske učinkovitosti njegove provedbe;

Provedba.

Provođenje svake faze zahtijeva korištenje određenih metoda svojstvenih ovoj fazi.

Funkcije, zadaće i struktura organizacije;

Organizacijski i regulatorni materijali o uredskom radu;

Dokumenti organizacije (dizajn i sadržaj);

Priroda opterećenja održavanja dokumentacije za ključne stručnjake;

Organizacija rada s dokumentima;

Tehnologija obrade dokumenata;

Organizacija izrade (tipkanja) i umnožavanja dokumenata;

Organizacija dostave (kretanja) dokumenata;

Organiziranje tekućeg čuvanja dokumenata i njihovo arhiviranje.

U istraživačkom radu korištene su sljedeće metode: monografska metoda, generalizacija, proučavanje dokumenata, neposredno promatranje, fotografija radnog dana, grafička, statistička. Izbor metode određen je, s jedne strane, svrhom studija, as druge, prirodom i uvjetima radnog vremena koje se proučava.

Monografska metoda je dubinsko proučavanje i specifičan opis ekonomska aktivnost pojedinačne jedinice populacije koja se proučava. Sastoji se u tome da se problem dokumentacijske potpore za upravljanje analizira pažljivo i iz više kutova u poduzeću, nakon čega se izvodi zaključak s ovog objekta na šire područje sličnih objekata.

Generalizacija je definicija opći koncept dokumentacijska podrška za upravljanje, koja odražava glavni, temeljni, karakteristični koncept predškolske obrazovne ustanove.

Proučavanje dokumenata jedna je od glavnih obveznih metoda kojom započinje istraživanje.

Dokumenti potrebni za proučavanje tijekom organizacijskog dizajna mogu se podijeliti u nekoliko skupina.

Prva skupina uključuje zakonodavne i regulatorne materijale o stvaranju, zadacima, funkcijama organizacije, zakonodavnim aktima, naredbama, povelji i osoblju, što vam omogućuje da odmah zamislite veličinu organizacije, tokove dokumenata i njihov volumen.

Regulatorni i nastavni materijali o organizaciji upravljanja dokumentima: upute za uredski rad, opis poslova djelatnika, metodičke preporuke za obavljanje pojedinih operacija u radu s dokumentima.

U drugu skupinu spadaju različiti računovodstveni obrasci, popisi i podaci koji daju materijal o stanju i tehnologiji obrade dokumenata u organizaciji.

Prikupljanjem podataka o postupku primanja, obrade i prijenosa dolazne i odlazne korespondencije, proučava se obujam cirkulacije dokumenata i struktura tijekova dokumenata, računovodstveni oblici (dnevnici, upisnici), rasporedi i rute dokumenata.

Poseban pristup zahtijeva proučavanje građe koja karakterizira organizaciju tekućeg čuvanja dokumenata.

Metoda promatranja također je jedna od glavnih. Sastoji se od neposredne prisutnosti u organizaciji na određenim radnim mjestima i vizualnog bilježenja tekućih procesa i radnih uvjeta.

Metoda promatranja koristi se za određivanje prirode opterećenja upravitelja i glavnih stručnjaka, organizacije rada na prijemu, obradi, proizvodnji, transportu, skladištenju dokumenata i dostupnosti računalne opreme.

Kako bih odredio prirodu opterećenja za vođenje dokumentacije glavnih kategorija službeničkog osoblja i identificirao vrste poslova koje obavljaju pojedini zaposlenici, koristio sam se fotografijom radnog dana. Rezultati fotografije radnog dana uključeni su u izvještaj o organizaciji predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

Svrha snimanja radnog dana je određivanje sadržaja rada, broja jedinica rada i troškova radnog vremena, kao i proučavanje problematike povećanja učinkovitosti rada radnika s dokumentima i osiguravanja racionalne organizacije rada.

Identificirao sam tri faze u tehnologiji fotografije radnog dana:

promatranje;

Sistematizacija primljenih podataka;

Analiza dobivenih rezultata.

Tijekom radnog dana bilježene su sve stvarne radnje i pauze s točnošću od jedne minute, a uz svaki element utroška radnog vremena upisivano je vrijeme i trajanje operacije.

Prilikom sistematizacije primljenih podataka dovela ih je u jedinstveni sustav.

Analiza dobivenih rezultata je postupak misaonog, a često i stvarnog, dijeljenja objekta na dijelove, analitički postupci jedni su od glavnih u znanstvenom istraživanju.

Grafička metoda omogućava detaljno i sažeto bilježenje promatranih operacija pomoću crteža. Koristi se u proučavanju tijeka dokumenata.

Statistička metoda omogućuje kvantitativno obračunavanje homogenih operacija i pojava. Korišten je za izračun volumena protoka dokumenata, broja registriranih i kontroliranih dokumenata te rezultata snimanja radnog dana.

Cjelokupna metodologija izrade dokumentacijske potpore menadžmentu trebala bi se temeljiti na definiranju najprije cilja, a zatim mehanizma za njegovo postizanje.

Sam sustavni pristup očituje se u sljedećem:

Ne izgubiti iz vida nijedan od zadataka upravljanja bez čijeg rješavanja provedba ciljeva neće biti potpuna;

Identificirati i međusobno povezati u odnosu na te zadatke cijeli sustav funkcija, prava i odgovornosti po vertikali;

Istražiti i institucionalizirati sve veze i odnose duž horizonta upravljanja;

Osigurajte organsku kombinaciju vertikalnog i horizontalnog upravljanja dokumentima.

Važna u izradi regulatorne dokumentacije je priprema (opis, dizajn) dokumenata. U ovoj fazi nema strogih metoda, ali postoje određeni metodološki dokumenti i stilska pravila za formuliranje odredbi opisa poslova i uputa za uredski rad.

Dizajn upravljačkog dokumentacijskog sustava trebao bi uključivati ​​sustav ciljeva i njihovu raspodjelu između različitih jedinica. To uključuje sastav jedinica koje su u određenim međusobnim vezama i odnosima te raspodjelu odgovornosti.

U fazi izrade regulatorne dokumentacije korištene su sljedeće metode.

Metoda “sudioničkog ili aktivnog promatranja” uključuje aktivno uključivanje analizatora u proces obavljanja posla za koji prikuplja informacije. Glavni nedostatak ove metode je velika količina radnog vremena potrebnog za prikupljanje relevantnih informacija. Osim toga, postoji opasnost da neke informacije ostanu neotkrivene i da promatrač ima drugačiji pogled na rad, jer je promatrač manje iskusan u obavljanju posla, pogotovo ako se aktivno promatranje provodi u kratkom vremenskom razdoblju.

Najviše važna metoda prilikom izrade dokumentacije - funkcionalna analiza pozicije. Podaci prikupljeni metodama anketiranja u slabo standardiziranoj verziji, te zapažanja analiziraju se prema tri parametra: podaci, osoblje, objekti djelatnosti.

Pri raspodjeli upravljačkih funkcija među stručnjacima upravljačkog aparata korištena je parametarska metoda. Svrha ove metode je utvrditi funkcionalne ovisnosti između parametara elemenata proizvodnog sustava i sustava upravljanja kako bi se utvrdio stupanj njihove usklađenosti.

Za izradu regulatorne dokumentacije koriste se sljedeće skupine metoda:

Metode prikupljanja informacija;

Metode analize informacija;

Metode projektiranja propisa.

Prilikom formuliranja odredbi opisa poslova preporučuje se korištenje sljedećih pravila:

Opišite zadatke ili odgovornosti započinjući rečenice s glagolom koji označava radnju zaposlenika, korištenim u sadašnjem vremenu;

Budite precizni, koristite minimalan broj riječi, izbjegavajte ponavljanje;

Uvijek treba razlikovati izravnu odgovornost za neposredno izvršenje zadatka i upravljačku odgovornost koja se sastoji od kontrole i nadzora nad njihovim izvršenjem od strane drugih. Najvažnije je utvrditi nacrt metodološke potpore regulatornim funkcijama upravljačkih aktivnosti.

Specifičnost menadžerskog rada, kao predmeta regulacije, nalaže diferencijaciju kvantitativne metode izračun i procjena pokazatelja upravljačkih aktivnosti poduzeća i kvalitativne metode za izradu regulatorne dokumentacije.

Regulatorna i metodološka osnova za izradu uputa i pravilnika:

Imenik kvalifikacija za radna mjesta rukovoditelja, specijalista i drugih zaposlenika, odobren od strane Ministarstva rada i rada društveni razvoj Ruska Federacija 1998. godine;

Standardni propisi i opis poslova.

Prednost ovih dokumenata je dostupnost cjelovitog popisa pozicija, radnih obaveza i vještina rukovodećeg osoblja organizacije.

Metodologija izrade regulatorne dokumentacije ima sljedeće značajke:

Tijekom razvoja zahtjevi posla Opći standardni opisi za skupinu istoimenih pozicija sve se rjeđe koriste;

Više organizacije i pozicije nižeg rukovodstva mnoge organizacije smatraju jedinstvenima;

Za položaje višeg rukovođenja smatra se važnim utvrditi specifične osobine ličnosti menadžera koje ispunjavaju zahtjeve za datu rukovodeću poziciju.

Najvažniji i opći dokumenti koji reguliraju raspodjelu funkcija, prava, dužnosti i odgovornosti odjela i dužnosnika rukovodećeg osoblja su opisi poslova i uredske radne upute.

Pri izradi opisa poslova tajnika-referenta i ostalih dokumenata u ovom radu korištena je normativna metoda. Predviđeno je korištenje sustava standarda koji određuju sastav i sadržaj funkcija upravljanja.

Za izradu nomenklature predmeta koristili smo se Metodološkim preporukama za izradu približnih nomenklatura predmeta koje je predložio Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku.

Za ocjenu učinkovitosti poboljšanja upravljanja korištena je metoda analogija koja se sastoji od korištenja dokazanih projekata sličnih karakteristika u procesu racionalizacije i oblikovanja dokumentacijske potpore za upravljanje.

Mjere za poboljšanje dokumentacijske potpore za upravljanje trebaju dovesti do:

* smanjenje vremena potrebnog za prolazak i izvršenje dokumenata;

* sprječavanje gubitka dokumenata;

* optimizacija procesa odobravanja dokumenata;

ẑ centralizirano skladištenje tekstova dokumenata pripremljenih u

elektronički oblik i njihove grafičke slike;

ẑ kontrola prolaza dokumenata u odjelima poduzeća sa

trenutak njihova primitka ili nastanka prije završetka izvršenja;

* pravovremeno informiranje zaposlenika i uprave

o primljenim i izrađenim dokumentima;

* kontrola izvedbene discipline.

Stoga je za svaku organizaciju od vitalne važnosti stalno poboljšavati upravljačku dokumentaciju jer to izravno utječe na kvalitetu upravljačkog odlučivanja.

Proces razvoja i provedbe projekta sastoji se od tri faze: predprojektne pripreme, dizajna i izvedbe.