Roman Isaev

Stručnjak za organizacijski razvoj i upravljanje procesima

Partner grupe tvrtki "Moderne tehnologije upravljanja"

Voditelj projekta za organizacijski i korporativni razvoj

Članak je posvećen zadacima i projektima iz područja poslovnog modeliranja, poslovnog inženjeringa te organizacijskog i korporativnog razvoja. Sistematizira informacije koje bi trebale pomoći boljem razumijevanju značenja i karakteristika poslovnog modeliranja u organizacijama, a također pokazuje ulogu poslovnog modeliranja za dobivanje dodatnih konkurentska prednost. Daju se razni primjeri, intervjui, poveznice na tehnike i praktična rješenja.

Poslovno modeliranje je proces razvoja i implementacije različitih poslovnih modela organizacije (strategija, poslovni procesi, organizacijska struktura, kvaliteta itd.) s ciljem formalizacije i optimizacije njezinih aktivnosti. Odmah se nameće definicija što je poslovni model.

Poslovni model je formalizirani opis (na primjer, grafički) određenog aspekta ili područja aktivnosti organizacije.

Postoje 4 glavna načina za razvoj poslovnih modela. Navodimo ih silaznim redoslijedom prema razini učinkovitosti konstruiranja i korištenja poslovnih modela.

• U notaciji (pravilima) specijaliziranog softverskog proizvoda za poslovno modeliranje: kombinacija grafike, tablice i teksta. Za više detalja, pogledajte Poglavlje 8;
• Grafika: stablo, blok dijagram, usmjeravanje i tako dalje. ;
• tablični;
• Tekst.

Mnoge organizacije bave se poslovnim modeliranjem, ali svaka je na različitim stupnjevima razvoja u ovom području. Netko je već razvio i aktivno koristi opsežan poslovni model (skup modela, dokumenata i sustava koji opisuju sve aktivnosti organizacije). Netko samo ima grafički modeli te propisi za nekoliko poslovnih procesa.

Glavne vrste poslovnih modela koji se razvijaju u organizacijama:

• stablo (hijerarhijski popis) poslovnih procesa - vidi sl. 1;
• grafički modeli poslovnih procesa;
• model organizacijske strukture - vidi sl. 2;
• modeli ciljeva i indikatora (strateške karte BSC/KPI);
• modeli knjižnica dokumenata (stablo dokumenata), modeli informacijskih sustava (arhitektura sustava) - vidi sl. 3;
• modeli proizvoda i usluga - vidi sl. 4;
• modeli upravljanja kvalitetom i još mnogo toga.

Svi ti modeli omogućuju razvoj profesionalnih softverskih proizvoda za poslovno modeliranje (BPBM).

Već više od 10 godina autor u projektima i vlastitim razvojima koristi većinu rješenja poznatih na PPBM tržištu: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio. Svaki od njih ima svoje funkcionalne značajke, ograničenja i prednosti. Više o metodologiji za usporedbu softverskih proizvoda koju je autor razvio možete saznati u knjizi Poglavlje 8.

Riža. 1. Stablo poslovnih procesa banke (gornja razina)

Riža. 2. Model organizacijske strukture banke (najviša razina)

Riža. 3. Model biblioteke dokumenata banke (fragment)

Riža. 4. Model bankovnih proizvoda i usluga (najviša razina)

“Džentlmenski set” znanja i alata za poslovnog analitičara

Nabrojimo skup temeljnih znanja i alata koje bi, po mišljenju autora, suvremeni poslovni analitičar i stručnjak za poslovno modeliranje trebao posjedovati. Ovaj popis također može biti koristan mladim stručnjacima za analizu svojih snage i mogućnosti za razvoj.

1. Softverski proizvodi za poslovno modeliranje: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio;
2. Bilješke za poslovno modeliranje i opise poslovnih procesa: IDEF0, IDEF3, dijagram toka podataka (DFD), prošireni lanac procesa vođen događajima (eEPC), dijagram lanca dodane vrijednosti (VAD), dijagram toka više funkcija, itd. U svakom softverskom proizvodu, poslovanje modeliranje ima vlastiti skup notacija, a one su detaljno opisane u korisničkom priručniku za softverski proizvod;
3. Tehnike i metode poslovnog inženjeringa/upravljanja:
   • Razvoj i implementacija uravnoteženog sustava rezultata BSC/KPI;
   • Opis poslovnih procesa;
   • Analiza, optimizacija, poboljšanje kvalitete poslovnih procesa;
   • Dugoročno upravljanje poslovnim procesima;
   • Funkcionalna analiza troškova (FCA) i simulacijsko modeliranje;
   • Opis i optimizacija organizacijske strukture, broj osoblja;
   • Izgradnja sustava motivacije osoblja;
   • Izgradnja i organizacija funkcioniranja sustava upravljanja kvalitetom (ISO 9000);
   • Upravljanje projektima (uključujući PMBOK - Upravljanje projektima tijelo znanja);
   • Izgradnja sveobuhvatnog poslovnog modela za organizaciju;
   • Benchmarking;
   • Lean, 6 Sigma;
   • TQM (total quality management);
   • Razne industrijske metodologije i standardi, razvoj konzultantskih tvrtki. Cjeloviti popis i detaljan opis svih metoda u vezi s bankarskom industrijom prikazan je u.
4. Standardna rješenja, primjeri, razvoj i materijali. Kako ne biste razvili većinu materijala od nule i ne biste napravili pogreške koje su drugi stručnjaci već napravili, potreban vam je skup standardnih rješenja, modela, dokumenata itd. Na primjer, elektronička baza podataka podataka (imenik) “Cjeloviti standardni poslovni model poslovne banke”.

Tako se može formirati sljedeći dijagram (vidi sl. 5):

Metodologija + Standardna rješenja + Programski proizvod = Rezultat

Riža. 5. "Gospodski" set znanja i alata za poslovnog analitičara

Ovdje Tehnike i tehnike pokazuju KAKO dovršiti projekte i zadatke.

Standardna rješenja i materijali pokazuju ŠTO bi trebao biti output (rezultat).

Uz pomoć PPBM-a izvršenje svih zadataka i projekata je automatizirano. Time se vrijeme smanjuje nekoliko puta i povećava učinkovitost rada. Na primjer, sustav Business Studio omogućuje, jednim pritiskom na gumb, automatsku generiranje regulatorne dokumentacije na temelju razvijenih modela poslovnih procesa, čime se ostvaruju značajne uštede u financijskim i radnim resursima.

Poslovno modeliranje: značajke praktične primjene

Glavna značajka poslovnog modeliranja je da se treba temeljiti na poslovnim procesima. Upravo je sustav upravljanja poslovnim procesima (BPS) temelj na kojem je izgrađen veliki broj drugih sustava upravljanja i tehnologija.

Mnoge su organizacije aktivno provodile i nastavljaju provoditi različiti pristupi, metode i tehnologije upravljanja, poboljšanja i optimizacije.

Praksa pokazuje da su u nekim slučajevima ove metode uspješne u početnoj fazi primjene, ali zatim postupno gube svoju učinkovitost i zaboravljaju se.

Neuspjeh pokušaja poboljšanja uspješnosti organizacije korištenjem ovih pristupa/tehnika često je posljedica nesustavnih i fragmentiranih radnji koje ne uključuju dubinsku analizu i temeljne promjene u izvedbi organizacije.

Glavni način prevladavanja ovog problema je uvođenje procesnog pristupa upravljanju u organizaciju (tj. izgradnja sustava upravljanja poslovnim procesima) kao osnove za implementaciju drugih tehnika, tehnologija upravljanja/poboljšanja i optimizacije.

Složene tehnike poslovnog modeliranja koje se ne mogu svesti na jednostavne i razumljive radnje obično ne funkcioniraju u organizacijama. Uostalom, u konačnici implementacija ovih metoda i rezultati njihove primjene padaju na teret osoblja i linijskog rukovoditelja organizacije, koji nemaju uvijek specijalizirane kompetencije u području suvremenih tehnika upravljanja i poslovnog inženjeringa, a ponekad ih susreću s neprijateljstvo.

Kako bi metodologija (tehnologija) implementirana u organizaciju i projekt u cjelini bila uspješna i donijela planirane rezultate, poželjno je da budu:

1. Jeftin. To posebno vrijedi za srednje i male organizacije koje si ne mogu priuštiti implementaciju skupih rješenja;
2. Jednostavan i razumljiv običnim zaposlenicima organizacije;
3. Praktično usmjeren, da ima prilično "brze" i istovremeno dugoročne rezultate;
4. Uzeli smo u obzir specifičnosti upravljanja ruskim tvrtkama;
5. Sadrži primjere i standardna rješenja.

Ovdje je također prikladno navesti 8 glavnih načela upravljanja kvalitetom, koja se odnose na sve zadatke poslovnog modeliranja i omogućuju njihovu provedbu.

1. Usredotočenje na kupca;
2. Izvršno vodstvo;
3. Uključivanje zaposlenika;
4. Procesni pristup;
5. Sustavni pristup upravljanju;
6. Stalno poboljšanje;
7. Donošenje odluka na temelju činjenica;
8. Obostrano korisni odnosi s dobavljačima.

Doista, nepoštivanje čak 1-2 načela može imati utjecaja Negativan utjecaj za razvoj organizacije.

Važnost poslovnog modeliranja

Kada počnu razvijati poslovne modele, organizacije identificiraju određene ljudske i materijalna sredstva za realizaciju projekta. Štoviše, poboljšanja koja proizlaze iz obavljenog posla moraju premašiti te troškove. Kako poslovni model u konačnici pomaže funkcioniranju organizacije? Možemo izdvojiti nekoliko najuočljivijih i nadaleko poznatih pozitivnih učinaka koji se očituju kompetentnim i sustavnim opisom poslovnih procesa.

1. Povećanje transparentnosti, upravljivosti i upravljivosti aktivnosti organizacije na svim razinama;
2. Smanjenje vremena i troškova izvršenja, povećanje kvalitete i učinkovitosti poslovnih procesa;
3. Sposobnost repliciranja poslovanja organizacije (stvoriti dodatne klijentske podružnice, urede, predstavništva);
4. Sveobuhvatno i održivi razvoj organizacije, sistemski pristup na donošenje odluka;
5. Smanjenje ovisnosti o kadrovima, pravilan odabir zaposlenika, povećanje učinkovitosti osoblja i menadžera;
6. Povećanje lojalnosti i zadovoljstva kupaca i, kao rezultat toga, ugleda organizacije;
7. Financijski rezultati.

Međutim, postoje i drugi aspekti koji nisu toliko poznati širokom krugu menadžera i vlasnika tvrtki.

Poslovno modeliranje i povezane tehnologije/rješenja imaju značajan utjecaj na rejtinge organizacije koje dodjeljuju rejting agencije, uključujući međunarodne (Fitch, Moody's, S&P, itd.).

Kao rezultat analize metoda dodjele ocjena raznih međunarodnih i ruskih agencija (uključujući), kao i na temelju rezultata intervjua s predstavnicima agencija, autor je uspio saznati da mnoge agencije, prilikom izračunavanja ocjena organizacija, uzeti u obzir skupinu čimbenika pod kodnim nazivom “Korporativno upravljanje/upravljanje” (nefinancijske procjene). Ovaj parametar uključuje sljedeće čimbenike:

• Adekvatna i detaljna strategija organizacije;
• Razvijen sustav upravljanja rizicima (uključujući sustav upravljanja operativnim rizikom);
• Stupanj uređenosti (formalizacije) poslovnih procesa;
• Kvaliteta poslovnih procesa (povijest KPI pokazatelji);
• Razina automatizacije poslovnih procesa, stanje informacijskih sustava i tehnologija (IT);
• Organizacijska struktura (formalizacija, učinkovitost, transparentnost, raspodjela odgovornosti i ovlasti);
• Evolucija i funkcioniranje različitih sustava upravljanja u organizaciji (sustav upravljanja kvalitetom, sustav rada i odnosa s kupcima, sustav upravljanja osobljem itd.).

Detaljni uvjeti i ocjene razlikuju se ovisno o agenciji.

Algoritam za dodjelu ocjena prilično je jednostavan i razumljiv. Revizori rejting agencije proučavaju i ocjenjuju aktivnosti organizacije u skladu s pravilima i kriterijima navedenim u metodologiji za dodjelu rejtinga. Ulazna informacija je:

• Regulatorni i izvještajni dokumenti organizacije;
• Promatranje aktivnosti organizacije i intervjui.

Stoga je važno ne samo izraditi veliki broj ispravnih i ažurnih dokumenata, već ih i komunicirati sa zaposlenicima, kako bi se osiguralo učinkovito izvršavanje poslovnih procesa i funkcioniranje sustava upravljanja u praksi.

Bodovi za sve kriterije zbrajaju se prema određenim pravilima i na temelju ukupnog broja bodova utvrđuje se ocjena organizacije. Svaka skupina kriterija može imati različitu težinu, tako da veliki zbroj bodova za skupinu kriterija s malom težinom neće imati jako veliki doprinos konačnoj ocjeni.

Simboli dodijeljenih ocjena (ljestvica ocjena) mogu varirati ovisno o rejting agenciji i vrsti same ocjene (kreditna ocjena, ocjena pouzdanosti, ocjena kvalitete upravljanja, financijska stabilnost i tako dalje). Na primjer: najviša razina pouzdanosti, zadovoljavajuća razina pouzdanosti, niska razina pouzdanosti itd.

1. Sudjelovanje u natječajima i akreditacijama;
2. Poboljšanje imidža (autoriteta) organizacije na tržištu, među partnerima i izvođačima;
3. Poboljšanje imidža (autoriteta) organizacije među autoritetima državna vlast;
4. Širenje baze kupaca;
5. Privlačenje investitora;
6. Kao posljedica svega navedenog dolazi do poboljšanja financijskih rezultata.

Stoga je za javna poduzeća zainteresirana za poboljšanje međunarodnog ili nacionalnog rejtinga, pri ocjeni učinkovitosti projekta izgradnje integriranog poslovnog modela, preporučljivo uzeti u obzir dodatne mogućnosti poboljšati rejting pozicije. Napomenimo da adekvatna elaboracija svih gore navedenih čimbenika koji utječu na ocjenu organizacije svakako zahtijeva korištenje profesionalnih softverskih proizvoda za modeliranje poslovanja (BPBM).

Dodatne mogućnosti u tom smjeru pružaju korištenje standardnih uspješnih industrijskih rješenja. Kao trenutni primjer možete citirati “Sveobuhvatni standardni poslovni model poslovne banke”, razvijen u softverski proizvod Poslovni studio. Sažimajući najbolje prakse upravljanja procesima u kreditnim institucijama, ovaj model djeluje kao model na temelju kojeg se tvrtke financijskog sektora mogu poboljšati korporativno upravljanje prema svim gore navedenim parametrima.

Praksa poslovnog modeliranja u financijskim i kreditnim organizacijama

Odluka o kreiranju poslovnog modela za organizaciju može se donijeti na različite načine, ovisno o karakteristikama upravljanja pojedinim poduzećima. Ponekad je to isključiva odluka top menadžera, a moguće je i da vlasnici tvrtke shvaćaju potrebu za poslovnim modeliranjem. U praksi rada s bankarskim organizacijama autor se morao susresti s takvim primjerima.

“Sve bankovne aktivnosti pritiskom na jednu tipku na računalu”

Predsjednik Uprave banke “A” na jednom od sastanaka naredio je: “Potrebno je formalizirati sve aktivnosti banke, tako da pritiskom na tipku na računalu mogu vidjeti rad bilo kojeg zaposlenika i bilo koji poslovni proces banke: njegovi ciljevi, pokazatelji, procesi, tehnologije, rezultati itd.”

Za rješavanje ovog problema razvijen je elektronički poslovni model banke. Na radnoj površini računala predsjednika Uprave postavljen je prozor web preglednika. Linkovi koji se nalaze u njemu omogućuju praćenje svih aktivnosti: Voditelj može otvoriti bilo koji dokument, dijagram poslovnih procesa, saznati odgovorne za poslovne procese i procedure, statistiku pokazatelja poslovnih procesa i trenutne vrijednosti, popis projekata koji se trenutno provode u banci i njihov status, organizacijska struktura bilo koji odjel i još mnogo toga.

Predsjednik Upravnog odbora bio je vrlo zadovoljan obavljenim poslom. Treba napomenuti da je posao završen u kratkom vremenu: od trenutka postavljanja zadatka do primitka konačnih rezultata prošlo je 1,5 godina. Velika brzina Provedba projekta postignuta je zahvaljujući korištenju standardno rješenje— „Sveobuhvatni standardni poslovni model poslovne banke“, koji je sustav međusobno povezanih modela, dokumenata i priručnika koji opisuju većinu područja djelovanja i sustava upravljanja univerzalne poslovne banke.

Inače, do završetka projekta predsjednik uprave već je postao dioničar banke. Dobiveni Integrirani poslovni model banke omogućio je sustavan pristup upravljanju bankom, koji omogućuje brzo donošenje odluka i bilo kakvih promjena u radu banke, poboljšava učinkovitost i kvalitetu kako pojedinih poslovnih procesa i odjela, tako i banke kao cijeli.

“Sustavni pristup razvoju banke”

Dioničari Banke B postavili su zadatak izrade sveobuhvatne i dugoročne strategije razvoja banke na temelju moderne tehnologije upravljanje. Nakon provedenog istraživanja i sudjelovanja u nekoliko poslovnih treninga, bančini stručnjaci za organizacijski i korporativni razvoj predložili su dioničarima sljedeće rješenje.

Budući da je korporativna strategija banke već utvrđena, možete krenuti s razvojem sustava za upravljanje poslovnim procesima banke, budući da su poslovni procesi bit cjelokupnog poslovanja banke, a zadovoljstvo klijenata i dobit banke ovise o rezultatima poslovanja banke. Poslovni procesi.

1. Opisat ćemo sve ključne poslovne procese, kreirati procesne timove i obučiti ih, osigurati učinkovita interakcija sve sudionike u poslovnim procesima kako bi se poslovni procesi brže završavali;
2. Unaprijedit ćemo (optimizirati) procese gdje je potrebno, zatim organizirati upravljanje poslovnim procesima na stalna osnova. U sklopu svakog poslovnog procesa organiziramo Strateško planiranje tako da svaki poslovni proces ima strategiju koja se temelji na aktualnim tržišnim trendovima, zahtjevima klijenata i strategiji banke te ciljevima i pokazateljima;
3. Kada poslovni procesi i njihovo upravljanje postanu transparentni i racionalizirani, prelazimo na sljedeći zadatak - izgradnju sustava upravljanja kvalitetom banke (prema normi ISO 9000) temeljenog na sustavu upravljanja procesima. Odnosno, QMS će biti dodatak sustavu upravljanja procesima. Time će banka dobiti certifikat o usklađenosti s normom ISO 9001 i poboljšati svoj imidž kod klijenata i partnera. Također, zahvaljujući standardima QMS i ISO 9000 značajno ćemo smanjiti broj potraživanja klijenata prema banci i troškove nekvalitetnih proizvoda i usluga, minimizirati operativne rizike i nadopuniti poslovanje banke novim zahtjevima i metodama upravljanja;
4. Paralelno s tim krenut ćemo s automatizacijom poslovnih procesa. Ažurirat ćemo ga i prevesti u visoku kvalitetu nova razina sustava upravljanje elektroničkim dokumentima i operativno upravljanje (DocFlow / WorkFlow), interakcija s klijentima (CRM) itd. Stvorit ćemo jedinstveni projektni ured koji će nadzirati sve projekte organizacijskog i korporativnog razvoja banke, kvalitativno ćemo unaprijediti upravljanje osobljem banke tako da ova djelatnost predstavlja sustav.

Kao rezultat toga, dobit ćemo integrirani sustav upravljanja bankom - moderan učinkovit alat upravljanje organizacijom za dioničare i top menadžere banke.

Zaključak

U modernim uvjetima Na brojnim tržištima sve češće dolazi do situacije kada vrijednost cjenovna konkurencija smanjuje, i niska cijena roba ili usluge više nisu ključni način privlačenja i zadržavanja kupaca.

Na primjer, u financijskom sektoru sve više i više Klijenta obraća pozornost na kvalitetu i tehnologiju proizvoda/usluga kreditne organizacije, jednostavnost interakcije s bankom za rješavanje svih pitanja i problema te sposobnost organizacije da brzo zadovoljiti nove potrebe i zahtjeve klijenata. Takav važni parametri, kao pouzdanost i stabilnost banke, čiji je jedan od pokazatelja i prilično visok rejting kod domaćih i/ili međunarodnih agencija.

Stoga postoji svaki razlog za pretpostavku da je potreba za poslovnim modeliranjem, uvođenjem tehnologija poslovnog inženjeringa i organizacijski razvoj samo će rasti.

Modeliranje poslovnih procesa jedna je od metoda za poboljšanje kvalitete i učinkovitosti organizacije. Ova se metoda temelji na opisu procesa kroz različite elemente, kao što su akcije, podaci, događaji, materijali svojstveni procesu. Modeliranje poslovnih procesa u pravilu opisuje logičan odnos svih elemenata procesa od njegovog početka do završetka unutar organizacije. U više teške situacije modeliranje može uključivati ​​procese ili sustave izvan organizacije.

Modeliranje poslovnih procesa omogućuje vam razumijevanje rada i analizu organizacije. To se postiže zahvaljujući činjenici da se modeli mogu sastaviti za različite aspekte i razine upravljanja. U velikim organizacijama modeliranje poslovnih procesa provodi se detaljnije i višestrano nego u malim, što je povezano s velikim brojem međufunkcionalnih veza.

Modeliranje poslovnih procesa omogućuje vam da analizirate ne samo kako poduzeće kao cjelina djeluje, već i kako je u interakciji s vanjske organizacije, kupaca i dobavljača, ali i kako su organizirane aktivnosti na svakom pojedinom radnom mjestu.

Postoji nekoliko pristupa definiranju pojma “modeliranje poslovnih procesa”:

• 1) modeliranje poslovnih procesa je opis poslovnih procesa poduzeća koji omogućava menadžeru da zna kako obični zaposlenici rade, a običnim zaposlenicima da znaju kako rade njihovi kolege i kakav je krajnji rezultat svih njihovih aktivnosti;
• 2) modeliranje poslovnih procesa učinkovito je sredstvo pronalaženja mogućnosti za poboljšanje aktivnosti poduzeća;
• 3) modeliranje poslovnih procesa je alat koji vam omogućuje da predvidite i minimizirate rizike koji se javljaju u različitim fazama reorganizacije aktivnosti poduzeća;
• 4) modeliranje poslovnih procesa je metoda koja vam omogućuje procjenu trenutnih aktivnosti poduzeća u odnosu na zahtjeve za njegovo funkcioniranje, upravljanje, učinkovitost, konačne rezultate i stupanj zadovoljstva kupaca;
• 5) modeliranje poslovnih procesa je metoda koja vam omogućuje davanje procjene troškova za svaki proces, uzet pojedinačno, i sve poslovne procese u poduzeću, uzete zajedno;
• 6) modeliranje poslovnih procesa uvijek je pravi način za prepoznavanje trenutnih problema u poduzeću i predviđanje budućih.

Moderna poduzeća prisiljena su stalno poboljšavati svoje aktivnosti. To zahtijeva razvoj novih tehnologija i načina poslovanja, poboljšanje kvalitete krajnjih rezultata aktivnosti i, naravno, uvođenje novih, više učinkovite metode upravljanje i organizacija djelatnosti poduzeća.

Obično se različiti računalni alati koriste za modeliranje poslovnih procesa i softver. To olakšava upravljanje modelima, praćenje promjena na njima i skraćuje vrijeme analize.

Modeliranje poslovnih procesa uključuje sljedeće ciljeve:

• 1) osiguravanje razumijevanja strukture organizacije i dinamike procesa koji se u njoj odvijaju;
• 2) osiguravanje razumijevanja aktualnih problema organizacije i mogućnosti za njihovo rješavanje;
• 3) osiguravanje jedinstvene percepcije ciljeva i zadataka organizacije od strane kupaca, korisnika i razvijatelja;
• 4) stvaranje temelja za formiranje zahtjeva za softver koji automatizira poslovne procese organizacije.

Model poslovnog procesa treba definirati:

• - postupci (funkcije, rad) koji se moraju izvršiti da bi se dobio zadani konačni rezultat;
• - redoslijed postupaka;
• - mehanizmi kontrole i upravljanja unutar poslovnog procesa koji se razmatra;
• - subjekti izvođenja procesnih postupaka;
• - ulazne dokumente (informacije) koje koristi svaki procesni postupak;
• - odlazni dokumenti (informacije) generirani procesnim postupcima;
• — resurse potrebne za izvođenje svakog postupka procesa;
• - dokumentaciju (uvjete) kojom se uređuje provedba postupka;
• - parametri koji karakteriziraju provedbu postupaka i procesa u cjelini.

Modeliranje poslovnih procesa u pravilu uključuje provedbu nekoliko uzastopnih faza. Jer Budući da je krajnji cilj modeliranja poboljšanje procesa, ono pokriva i “dizajn” dio posla i rad na implementaciji modela procesa.

Sastav faza koje uključuje modeliranje poslovnih procesa je sljedeći:

• 1. Identifikacija i konstrukcija procesa originalni model"onakav kakav jest". Kako biste poboljšali proces, morate razumjeti kako on trenutno funkcionira. U ovoj fazi određuju se granice procesa, identificiraju njegovi ključni elementi i prikupljaju podaci o funkcioniranju procesa. Kao rezultat, stvoren je početni model procesa "kakav jest". Ovaj model ne odražava uvijek na odgovarajući način funkcioniranje procesa, tako da se model u ovoj fazi može nazvati "prvi nacrt" ili početni model "kakav jest".
• 2. Revizija, analiza i dorada izvornog modela. U ovoj fazi identificiraju se proturječja i dupliciranja radnji u procesu, utvrđuju se ograničenja procesa i procesni odnosi te se utvrđuje potreba za promjenom procesa. Kao rezultat, formirana je konačna verzija modela "kakav jest".
• 3. Razvoj modela “kako bi trebalo biti”. Nakon analize postojećeg stanja potrebno je utvrditi željeno stanje procesa. Ovo željeno stanje je predstavljeno u modelu “kako bi trebalo biti”. Ovaj model pokazuje kako bi proces trebao izgledati u budućnosti, uključujući sva potrebna poboljšanja. Tijekom ove faze modeliranja poslovnih procesa razvijaju se takvi modeli.
• 4. Ispitivanje i primjena modela “kako treba”. Ova faza modeliranja povezana je s implementacijom razvijenog modela u praksu organizacije. Model poslovnog procesa se testira iu njemu se rade potrebne izmjene.
• 5. Poboljšanje modela “kako bi trebalo biti”. Modeliranje poslovnih procesa nije ograničeno samo na stvaranje modela "kako bi trebalo biti". Svaki se proces nastavlja mijenjati i poboljšavati dok radi, tako da se modeli procesa moraju redovito pregledavati i poboljšavati. Ova faza modeliranja odnosi se na kontinuirano poboljšanje procesa i poboljšanje modela poslovnog procesa.

Ovisno o željenom cilju modeliranja poslovnih procesa, radi objedinjavanja prikupljenih informacija o procesu ili dobivanja novih informacija, koriste se sljedeće vrste modeliranja:

• 1. Funkcionalno modeliranje - služi za opisivanje slijeda rada ili funkcija poslovnog procesa. Glavni element modela su funkcije i njihovi odnosi s drugim objektima modela.
• 2. Simulacijsko modeliranje - imitacija unutarnje interakcije funkcija poslovnih procesa ovisno o utjecajima vanjske okoline. Koristi se za procjenu raspoloživosti raspoloživih resursa procesa, analizu uskih grla u izvedbi poslovnog procesa ovisno o dinamičkim promjenama u vanjskom okruženju (barem vremenskom).
• 3. Modeliranje objekta - kao objekt modeliranja odabire se materijalni ili nematerijalni objekt koji se troši, mijenja, koristi ili stvara tijekom izvođenja poslovnog procesa. Na primjer, model za pretvaranje plana za proizvodnju dijela u finalni dio u skladištu ili model za raspodjelu financiranja po centrima troškova organizacije.

Ista informacija karakteristika poslovnog procesa može se odražavati u različitim modelima. Također, objekti poslovnih procesa različitog podrijetla mogu se nalaziti na jednom modelu.

Danas postoji prilično veliki broj metoda za modeliranje poslovnih procesa. Ove se metode primjenjuju na različiti tipovi modeliranje i omogućuju vam da se usredotočite na različite aspekte. Sadrže i grafičke i tekstualne alate, pomoću kojih možete jasno predstaviti glavne komponente procesa i dati precizne definicije parametri i veze elemenata.

Najčešće se modeliranje poslovnih procesa provodi pomoću sljedećih metoda:

• · Flow Chart Diagram (dijagram tijeka rada) je grafička metoda prikazi procesa u kojima su operacije, podaci, procesna oprema itd. predstavljeni posebnim simbolima. Metoda se koristi za prikaz logičkog slijeda radnji procesa. Glavna prednost metode je njezina fleksibilnost. Proces se može prikazati na mnogo načina.
• · Dijagram toka podataka. Dijagram protoka podataka ili DFD koristi se za prikaz protoka informacija (podataka) od jedne procesne aktivnosti do druge. DFD opisuje međupovezanost operacija putem informacija i podataka. Ova metoda je osnova za strukturnu analizu procesa, jer omogućuje rastavljanje procesa na logičke razine. Svaki proces može se rastaviti na podprocese na višoj razini detalja. Korištenje DFD-a omogućuje odražavanje samo protoka informacija, ali ne i protoka materijala. Dijagram toka podataka pokazuje kako informacije ulaze i izlaze iz procesa, koje radnje mijenjaju informacije, gdje su informacije pohranjene u procesu itd.
• · Dijagram aktivnosti uloga. Koristi se za modeliranje procesa u smislu pojedinačnih uloga, grupa uloga i interakcije uloga u procesu. Uloga je apstraktni element procesa koji obavlja neku organizacijsku funkciju. Dijagram uloga pokazuje stupanj "odgovornosti" za proces i njegove operacije, kao i interakciju uloga.
• · IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) - cijeli je skup metoda za opisivanje različitih aspekata poslovnih procesa (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Ove metode temelje se na SADT (Structured Analysis and Design Technique) metodologiji. Za modeliranje poslovnih procesa najčešće se koriste metode IDEF0 i IDEF3.
• · IDEF0 - omogućuje vam stvaranje modela funkcija procesa. Dijagram IDEF0 prikazuje glavne procesne funkcije, ulaze, izlaze, kontrole i uređaje povezane s glavnim funkcijama. Proces se može dekomponirati na nižu razinu.
• · IDEF3 - ova metoda omogućuje vam stvaranje "ponašajnog" modela procesa. IDEF3 se sastoji od dvije vrste modela. Prvi tip predstavlja opis tijeka rada. Drugi je opis prijelaznih stanja objekata.
• · Obojene Petrijeve mreže - ova metoda predstavlja model procesa u obliku grafa, gdje su vrhovi radnje procesa, a lukovi događaji zbog kojih proces prelazi iz jednog stanja u drugo. Petrijeve mreže se koriste za dinamičko modeliranje ponašanja procesa.
• · Unified Modeling Language (UML) - je objektno orijentirana metoda za modeliranje procesa. Sastoji se od 9 različitih dijagrama, od kojih svaki omogućuje modeliranje pojedinačnih statičkih ili dinamičkih aspekata procesa.

Većina ovih metoda implementirana je u softver. Omogućuje vam podršku poslovnim procesima ili njihovu analizu.

Tvrtka sve više posuđuje strane tehnike i tehnologije. I to ne zato što je moderan, već zato što je zgodan i učinkovit. Jedna takva tehnika rastavlja sav rutinski rad na njegove elementarne komponente i zatim detaljno opisuje svaki rezultirajući poslovni proces. Ovo oduzima dosta vremena, ali dobiveni dijagram vam omogućuje da pronađete i slabe točke, te prenapuhane funkcionalne odgovornosti i nejasno definirane zadaće. Nakon ulaganja, menadžment može prenijeti dio svoje odgovornosti niz hijerarhiju, oslobađajući vrijeme za strateško planiranje.

Život po planu

Druga stvar je da zaposlenici poduzeća često ne shvaćaju značaj ove procedure i ne pozdravljaju želju uprave da definira glavne poslovne procese. Ipak, sve je više potrebno razumjeti modeliranje i opis elementarnih operacija svakog odjela, pa čak i zaposlenika. Još je gore ako tvrtka ima zaposlenike koji proučavaju poslovne procese tvrtke. Stalno pitaju o nečemu, odvlače pažnju i na svaki mogući način ometaju ispunjavanje izravnih zadataka. funkcionalne odgovornosti svo osoblje. Što uraditi?

Počnimo izdaleka. Svako jutro većina nas se suočava sa zadatkom da stigne na posao. Za nju uspješno rješenje morate se probuditi na vrijeme, pripremiti se i zauzeti mjesto u nekom prijevoznom sredstvu (nije bitno da li je to osobni automobil ili vagon podzemne). Nadalje, svaka se komponenta može podijeliti na još manje postupke: da biste se probudili na vrijeme, možete postaviti budilicu ili možete zamoliti nekoga da vas probudi itd. Bez obzira na metodu rješenja, rezultat (buđenje na vrijeme) će se postići. Ali ustajanje, spremanje i odlazak na posao razlikuju se po načinu rješenja i krajnjem rezultatu. Zapravo, došli smo do prve definicije.

Zašto je sve ovo potrebno?

Dakle, poslovni proces je određeni niz jednostavnih radnji koje pretvaraju resurse u koristan konačni proizvod. U našem primjeru iz stvarnog života, postoje tri različita procesa, od kojih svaki zahtijeva svoje početne informacije i nakon određenih manipulacija daje željeni rezultat. Prijeđimo na poduzeće. Bez obzira na područje djelovanja u svakoj tvrtki, rad je određen profesionalnim odnosima zaposlenika: prijenos informacija, utvrđivanje potrebe za proizvodom, analiza proizvodnje i resursa itd. I ovdje je važno napomenuti da su svi gore navedeno je važno samo ako su ispunjena tri uvjeta:

Podaci se prenose zaposleniku kojeg zanimaju;

Dolazi u pravom trenutku;

Oblik u kojem su informacije predstavljene prilično je jednostavan i razumljiv.

Sumiramo li sve navedeno, možemo reći da je poslovni proces tijek informacija koji odgovara na tri pitanja: što, gdje i kada. Da bi se rad odvijao glatko i kontinuirano, potrebno je odrediti njegove sastavnice. U tom slučaju neće biti dupliranja zadataka, odsutnosti izvođača ili zastoja.

Kada je poslovni proces jasno definiran, svaki zaposlenik prestaje biti nezamjenjiv. Sjetite se koliko ste puta morali čekati nekog od kolega da se vrati s bolovanja (ili s godišnjeg odmora); Kad ste odsutni s posla, telefon vam doslovno ne prestaje zvoniti, a svi pokušavaju dokučiti što i kako radite. A ako ste odgovorili na zahtjev uprave i sastavili prilično detaljan opis poslovnih procesa, tada možete mirno bolovati, opustiti se, a ponekad samo ručati ...

Prelazeći na formalni jezik definicija, tvrdit ćemo da pri opisivanju poslovnih procesa poduzeće postavlja sljedeće ciljeve:

• razumjeti opće aktivnosti i odrediti dinamiku njegovog razvoja;
• identificirati trenutne probleme i prilike za njihovo prevladavanje;
• stvoriti sustav ciljeva i zadataka koji je razumljiv svim sudionicima (programerima, korisnicima, kupcima itd.);
• formulirati zahtjeve za potreban softver.

Naravno, opis poslovnih procesa sam po sebi nije od interesa. Ali za reinženjering ovo je primarni zadatak. Samo razumijevanjem strukture, odnosa i putova protoka informacija možemo govoriti o promišljanju semantičkog opterećenja kako samog poduzeća tako i njegovih pojedinačnih odjela. No, reorganizaciju treba provesti i radi postizanja nekog cilja: poboljšati kvalitetu usluge korisnicima; smanjenje troškova; pružanje veće slobode u donošenju odluka izvođačima (smanjenje vremena izvršenja posla) itd.

Jednostavna klasifikacija

Najčešće potreba za opisivanjem informacijski poslovni procesi pojavljuje se u poduzećima s funkcionalno orijentiranom strukturom. Činjenica je da različiti odjeli mogu međusobno proturječiti. A to će dovesti ne samo do smanjenja profitabilnosti tvrtke, već i do pada njezine konkurentnosti.

Suvremeni pristup upravljanju sve je više procesne prirode. Sav rad smatra se određenim skupom procesa (od kojih se svaki sastoji od jedne ili više jednostavnih operacija). Kako bi se formalizirao i standardizirao ovaj pristup, usvojene su sljedeće kategorije procesa (razvrstavanje se događa u odnosu na dodanu vrijednost proizvoda):

• glavni su oni preko kojih poduzeće ostvaruje prihod: proizvodnja, marketing, opskrba;
• menadžeri - oni koji postavljaju ciljeve odjelima i određenim izvođačima;
• potporne - one koje opskrbljuju proizvodnju resursima, ali ne dodaju vrijednost konačnom proizvodu: obuka i odabir osoblja, financijska potpora, pravna zaštita itd.

Uz već spomenutu neovisnost o ljudskom faktoru i pojednostavljenu prilagodbu novih zaposlenika, opis poslovnih procesa omogućuje učinkovitije upravljanje troškovi poslovanja tvrtke.

Svojstva

Sada postaje jasno da je za upravljanje poduzećem potrebno ne samo identificirati međusobno povezane tokove informacija, već i jasno opisati sve vrste aktivnosti. Budući da već znamo da je poslovni proces dio opći rad, prelazeći s jednog zaposlenika na drugog (unutar vlastite funkcionalne jedinice ili ne, svejedno), onda prijeđimo na činjenicu da se sve na svijetu može objediniti. A profesionalna djelatnost- posebno.

Bez obzira na područje djelovanja, svaki se poslovni proces može opisati istim karakteristikama.

Granica je početak i kraj jednostavne operacije.

Vlasnik je zaposlenik tvrtke koji ne samo da posjeduje potrebne resurse za rad, već i planira, analizira i upravlja procesom; i što je najvažnije, on je odgovoran za dobiveni rezultat.

Input je informacijska poruka primljena u bilo kojem obliku prihvaćenom od strane poduzeća, definirajući potrebu za informacijama i označavajući početak procesa.

Izlaz je informacija ili materijalizirani dio proizvoda koji konzumira klijent izvan izvođača.

Izvođač - osoblje tvrtke uključeno u jedan proces.

Resursi su materijalni ili informacijski dio aktivnosti koji se ne mijenja tijekom izvođenja operacije (već samo pridonosi transformaciji ulaznih informacija u konačni proizvod).

Kontrola kvalitete - industrijski ili interni (prihvaćeni od strane uprave tvrtke) pokazatelji koji pomažu u određivanju učinkovitosti rada.

Obavezan izbor elementarnih procesa

Naravno, nije svakoj tvrtki potreban opis poslovnih procesa. Međutim, postoji niz slučajeva u kojima se ovaj zamoran zadatak ne može izbjeći. Navedimo glavne:

• Aktivnosti poduzeća su automatizirane. U ovom slučaju dijagram poslovnog procesa prevodi potrebe kupca na jezik razumljiv programeru.
• Unapređenje aktivnosti poduzeća. Nisu samo oprema i tehnološke nadogradnje ono što pomaže poboljšanju konačnog proizvoda; optimizacija poslovnih procesa omogućuje prepoznavanje svih snaga i slabosti rada i donošenje odgovarajućih upravljačkih odluka.
• Certifikacija organizacije prema međunarodnim standardima(ISO). Stvara se jedinstveni sustav upravljanja kvalitetom za sve zaposlenike.

Kako predstaviti opis kupcu

Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva opis svakog elementa. Kako to učiniti bezbolno za organizaciju? U svjetskoj praksi prihvaćene su tri glavne metode: tekstualna, grafička i tablična.

Tekst uključuje opis cjelokupnog tijeka rada u jednostavnom i razumljivom nizu. Oblik i sadržaj mogu biti besplatni (ako međunarodni ili industrijski standardi još nisu razvijeni) ili regulirani dokumentima. Na primjer: odjel prodaje prenosi izvještajnu dokumentaciju za razdoblje odjelu planiranja; zaposlenici odjela za planiranje provode analitički rad kako bi utvrdili dinamiku prodaje i potrebu za prilagodbom proizvodnje; dobiveni rezultat iz odjela planiranja prenosi se u odjel marketinga gdje se analiziraju razlozi rasta (pada) prodaje i sl.

Grafički dijagram poslovnog procesa omogućuje vizualizaciju rezultata analitičkog rada. Nema potrebe podsjećati da je vizualna percepcija informacija najučinkovitija. Stoga nam sve vrste grafikona i dijagrama daju priliku da brzo shvatimo što se događa i pronađemo pravo rješenje.

U slučajevima kada je glavni zadatak reformskih aktivnosti optimizacija poslovnih procesa, vrijedi koristiti tablični oblik njihovog opisa. Uz njegovu pomoć lakše je razumjeti slijed radnji i smjerove protoka informacija. Tipična tablica sadrži ne samo opis funkcije jedinice osoblja, već i stupce o dolaznim i odlaznim dokumentima, izvođaču (možete navesti cijeli odjel ili određenog zaposlenika) itd.

Kako ispravno opisati poslovni proces

Nije dovoljno provesti analizu poslovnih procesa. Najvažnija stvar u ovom pitanju je ispravnost, ali istovremeno i jednostavnost opisa. Za početak, trebali biste jasno formulirati naziv procesa jedinice. To će pomoći da se razumiju njegove glavne karakteristike, logika izvršenja i mjesto u cjelokupnom lancu proizvodnih aktivnosti.

Zatim biste trebali navesti koje su ulazne informacije potrebne za normalno izvršenje zadatka, a također navesti podršku resursa. Zapisani niz jednostavnih operacija koje čine proces pomoći će vam da izbjegnete propuštanje ili zaboravljanje bilo čega.

Ne može bez navođenja vlasnika procesa i sustava za praćenje napretka njegove provedbe. Da biste to učinili, u opisu je potrebno zabilježiti standardne rokove za rad i navesti dokumente koji se prenose na sljedeću vezu. Da pojednostavimo, opis bi trebao izgledati ovako: „...nakon provedene analize prodaje za izvještajno razdoblje, zaposlenik odjela za planiranje ispunjava ustaljeni oblik(tablica), koja se prenosi u odjel marketinga...”

Pojednostavljena shema za opis proizvodnih procesa

Pri pisanju opisa zaposlenici se najčešće susreću s činjenicom da ne znaju verbalno prenijeti sadržaj svog posla. Kako biste bili sigurni da je sustav poslovnih procesa jasan i strukturiran, možete izraditi dopis. Ona odražava ona pitanja na koja treba dati jasan i što detaljniji odgovor. Dakle, koja su ovo pitanja?

• Što? Opisuje što se točno radi u ovoj operaciji.
• Za što? Prolazi svrhu operacije.
• Kada? Određuje tko pokreće izvršenje.
• WHO? Imenuje određene izvođače.
• Kako? Navodi potrebne resurse.

Razvoj poslovnih procesa pretpostavlja da se mogu koristiti sve metode opisa. Tako ćete dobiti najdetaljniju shemu za dovršetak posla. Grafička verzija će otkriti odnose između funkcionalnih odjela, dok će tablična i tekstualna verzija prenijeti sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa je nemoguća bez ovog dugotrajnog predradnje.

Kako prikupiti podatke

U praksi, postoji mnogo načina za dobivanje potrebne informacije. Prvo morate analizirati regulatorne dokumente koji vode zaposlenike tvrtke. Zatim treba obaviti osobne razgovore sa svakim neposrednim izvođačem kako bi se opisao sadržaj njegovog rada. Nadalje, kako bi razjasnili i razjasnili kontroverzna pitanja, konzultanti-analitičari trebali bi koristiti promatranje napretka poslovnih procesa.

Pristupite li cjelovito rješavanju postavljenog zadatka, automatizacija poslovnih procesa neće vam se činiti tako zamornim i beskorisnim poslom.

Radna skupina

Pa ipak, ako je glavni zadatak poduzeća automatizacija poslovnih procesa, a menadžment ne namjerava privući vanjske konzultantske tvrtke, nužno se postavlja pitanje: "Gdje početi?" Prvi korak je stvaranje radne skupine zaposlenika tvrtke. Poželjno je da članovi radne skupine imaju izvrsne vještine slušanja. Uostalom, kao što je već navedeno, najveći dio posla sastoji se od provođenja osobnih razgovora s nositeljima poslovnih procesa.

Zatim je potrebno stvoriti realnu sliku funkcioniranja sustava. Budući da je poduzeće prije modernizacije poslovalo i ostvarivalo dobit, o potpunom restrukturiranju vjerojatno ne treba govoriti. Stoga sustav i smjerove protoka informacija treba fiksirati u vrijeme optimizacije.

Od čega se sastoji opis?

Kako bi se izbjegle zabune i nedosljednosti u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje mapa procesa. To su standardizirani dokumenti koji omogućuju objedinjavanje svih radnji, neovisno o sferi utjecaja izvođača i složenosti operacije koja se opisuje.

Svaki opis može se podijeliti na sljedeće komponente:

• unificirani oblik procesa (najčešće tablica);
• mapa poslovnih procesa (može se prikazati u bilo kojem obliku - tekstualni opis, grafički objekt ili tablica);
• rute (dolazni i odlazni tokovi informacija, resursa i financija);
• matrice različitih poslovnih procesa (tablica interakcije između različitih procesa, koja vam omogućuje da istaknete glavne i sporedne tokove i operacije);
• dijagram toka (algoritam za izvođenje poslovnog procesa);
• detaljan opis teksta;
• dokumentacija (izrada dokumenata koji potvrđuju završetak procesa);
• identificiranje pokazatelja poslovnih procesa (traženje karakteristika i pokazatelja pomoću kojih se može pratiti ne samo napredak, već i kvaliteta);
• propisi (drugim riječima, opis poslova).

Indikatori

Kao što je mnogo puta napomenuto, svaki se proces mora nečim mjeriti. To je prije svega potrebno za procjenu učinkovitosti svih aktivnosti poduzeća. Stručnjaci najčešće preporučuju testiranje poslovnih procesa na temelju četiri pokazatelja: vremena, troškova, kvalitete i količine.

Ali dinamično i raznoliko. Stoga često nije dovoljno ocjenjivati ​​samo brzinu rada; potrebno je voditi računa o radnim uvjetima, a Osim toga, gotovo sve industrije ne mogu postojati bez dobavljača, financija, logistike i partnera. To su također mjerljivi pokazatelji.

I, naravno, ne smijemo zaboraviti na informacije i ljudski faktor. Što je viši stupanj obuke stručnjaka, to će mu manje vremena trebati da se upozna s uputama i dolaznim informacijama.

Većina metodologija modeliranja danas se temelji na principima strukturalne analize i dizajna (SADT – Structured Analysis and Design Technique), kao i neke.Možemo govoriti o postojanju nekoliko osnovnih modela analize poslovnih procesa:

Modeliranje poslovnih procesa – zapravo modeliranje – otkriva funkcionalnu stranu postojanja poduzeća.

Modeliranje tijeka rada - opisuje tijekove rada i slično je dijagramu tijeka.

Modeliranje protoka podataka - za razliku od prethodnog, opisuje tokove podataka (informacija); dizajniran za stvaranje niza operacija.

Shewhart-Demingov ciklus

Veliki poslovni procesi (1C vam omogućuje da ih razlikujete od opći popis) preporučuje se opisati u posebnom dokumentu pod nazivom „Pravilnik o radu“. Sve što je manje značajne prirode ili se sastoji od ne- velika količina jednostavne operacije obično su opisane u opisu poslova.

Pri izradi propisa potrebno je uzeti u obzir uvjete ciklusa kontinuiranog poboljšanja aktivnosti poduzeća (Shewhart-Demingov model). Njegove odredbe navode da su optimizacija i poboljšanje procesi bez kraja. To jest, u upravljanju poduzećem postoji određeni zatvoreni ciklus koji se sastoji od takvih upravljačke odluke: planiranje, izvođenje, kontrola, prilagodba.

Pri izradi propisa treba voditi računa o načelima koja osiguravaju usklađenost s modelom Shewhart-Deming:

1. Izračun planiranih pokazatelja za buduće razdoblje.
2. Analiza dinamike odstupanja i dokumentiranje vjerojatnih uzroka.
3. Određivanje korektivnih operacija i analiza njihove učinkovitosti.

Razvoj modela treba provoditi u skladu s poslovnim pravilima. Općeprihvaćena pravila su regulatorni i zakonodavni okvir države na čijem teritoriju poduzeće posluje. Druga osnova modela je korporativna politika poduzeća.

Pri implementaciji sustava upravljanja kvalitetom potrebno je voditi računa o razvoju i unificiranju poslovnih procesa. Kao što je navedeno na početku članka, osoblje tvrtke ne razumije uvijek značaj modernizacije koja je u tijeku. Osvijestiti svakog zaposlenika o važnosti stvaranja učinkovitog modela poslovnih procesa zadatak je višeg menadžmenta.

Uostalom, radi se o uspostavljenom i pažljivo osmišljenom sustavu koji će ne samo pojednostaviti dobivanje certifikata o usklađenosti poduzeća s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001:2008, već i značajno povećati učinkovitost svakog zaposlenika.

Oba ova čimbenika vode tvrtku ka povećanju konkurentnosti na tržištu, što zauzvrat povoljno utječe i na investitore i na klijente.

Kada govorimo o stvaranju poslovnih procesa, mnogi ljudi misle na izradu dijagrama toka poslovnih procesa. S tim u vezi, jedan od Često postavljana pitanja- koje je alate najbolje koristiti? Uostalom, bez dobrih alata modeliranje poslovnih procesa postaje nimalo lak zadatak.

Pripremila sam izbor za vas i Kratki opis alati za upravljanje i modeliranje poslovnih procesa.

Naravno, postoji veliki broj različitih alata za modeliranje i upravljanje procesima. Moj zadatak je bio govoriti o onima koji ne zahtijevaju velike integracijske projekte i mogu se koristiti s njima minimalni troškovi. Usput, iz tog razloga nisam razmatrao ARIS, IBM itd. platforme.

Naslov svakog odjeljka, s nazivom alata, poveznica je na stranicu proizvođača. Možete se odmah upoznati s detaljima.

Alati za upravljanje poslovnim procesima

BizAgi Suite

Ako ne želite samo primati modele i opise poslovnih procesa, već i kreirati izvršne aplikacije na temelju njih, onda je to upravo ono što trebate. BizAgi Suite se u biti sastoji od dva modula - BizAgi Modeler, koji se koristi za modeliranje i opisivanje poslovnih procesa, i BizAgi Studio, koji vam omogućuje pretvaranje modela u izvršne aplikacije. Super stvar je što ne zahtijeva vještine programiranja, tj. Svatko može napraviti aplikacije.

ELMA BPM

Vrhunac programa je mogućnost integracije s 1C platformom, što je svakako vrlo privlačno za ruske tvrtke. Što to znači? To znači da će se ono što se događa u 1C odražavati u ELMA-i. I obrnuto)

ELMA omogućuje izvršavanje i praćenje izvršenja procesa u stvarnom vremenu. Za izradu modela koristi se notacija BPMN 2.0. Usput, zahvaljujući osoblju ELMA-e notacija je prevedena na ruski. Na čemu im veliko hvala.

Sustav protoka dokumenata u sustavu radi vrlo moćno. Svi dokumenti su razvrstani po vrsti, razvrstani u mape, imaju pravila za izradu i rad itd. Naravno, trebat će vam vremena da svoje dokumente dovedete u traženi oblik i uskladite sa sustavom, ali isplatit će se. Ako je sve učinjeno ispravno, tada možete lako pratiti životni ciklus bilo kojeg dokumenta.

Postoje dodatni moduli - Projekti, CRM itd. Ali nisam ih probala pa ne mogu ništa reći.

Integraciju i obuku za rad s ELMA tvrtka obavlja samostalno. Sudeći po provedenih projekata, možete reći da znaju svoje stvari.

Funkcionalnost i karakteristike

• Izgradnja modela poslovnih procesa
• Dodjeljivanje uloga u poslovnim procesima zaposlenicima
• Izvršite i nadzirite procese u stvarnom vremenu
• Sustavni rad s protokom dokumenata
• Zgodna "pomoć"
• Velika podrška
• Integracija s 1C

Cijena

• 77 000 rubalja, za 10 licenci ELMA Standard. Ovo je minimalni iznos. Po mom mišljenju, cijena je sasvim primjerena funkcionalnosti.

Sažetak

Jeste li se čvrsto odlučili baviti upravljanjem, automatizacijom i unapređenjem poslovnih procesa? Jeste li vezani za 1C? Onda je ELMA ono što trebate.

Poslovni studio

Baš kao ELMA, ruski razvoj. Vjerojatno najpopularniji alat za upravljanje poslovnim procesima na domaćem tržištu. Prva verzija izašla je 2004. Prvi put sam se susreo s ovim programom 2006. godine. Tada je to bilo najbolje rješenje.

U principu, sve je u programu prilično standardno - definiramo ciljeve tvrtke, modeliramo procese koji nam omogućuju postizanje ciljeva, dodjeljujemo odgovorne iz stabla organizacijske strukture i bilježimo koji se resursi koriste u procesima.

Vrlo je važno spomenuti da se koncept Balanced Scorecard koristi za postavljanje ciljeva. Ovo je jedna od najuspješnijih metoda prevođenja strategije tvrtke u opipljiv i razumljiv oblik.

Izgradnja poslovnih procesa, kao što se često događa, radi se odozgo prema dolje. Program podržava nekoliko notacija za modeliranje: IDEF, eEPC, BPMN i nekoliko drugih.

Postoji mogućnost simulacijskog modeliranja, izvođenja funkcionalnih analiza troškova i automatsko generiranje dokumenata, na primjer, opis posla. Dokumenti su u skladu sa zakonskim zahtjevima, što uvelike olakšava rad. Izvršenje i praćenje procesa odvija se integracijom s drugim sustavima, primjerice ELMA.

Funkcionalnost i karakteristike

• Modeliranje procesa u različitim zapisima
• Postavljanje ciljeva tvrtke pomoću Balanced Scorecarda
• Integracija sa sustavima trećih strana.
• Kontrola izvršenja procesa
• Baza znanja

Cijena

• Cijene su fleksibilne, pa se za određivanje troška trebate obratiti konzultantima tvrtke. Jer Zadnjih par godina se nisam susreo s kupnjom ovog softvera pa mi je redoslijed brojeva nepoznat.

Sažetak

Sustav je moćan. Ali komplicirano. Za uklanjanje pogrešaka i integraciju sustava bit će potrebni ozbiljni troškovi, prvenstveno vremena. Najbolje je ako imate odjel ili samo nekoliko poslovnih analitičara koji će preuzeti ovaj posao. Rad s programom zahtijeva duboko razumijevanje metoda i specifičnosti programa.

Modeliranje poslovnih procesa

Vizualna paradigma

Bit ću iskren - ovo je najbolji program za modeliranje i opisivanje poslovnih procesa. Nikada nisam vidio praktičniji, funkcionalniji i fleksibilniji alat za modeliranje.

Za početak, VP podržava velik broj notacija, dijagrama toka i modela. Počevši od standardnih notacija, pa sve do dijagrama baza podataka, dijagrama interakcije i matrica.

Samo modeliranje je vrlo zgodno. Programu potpuno nedostaju nedostaci koji su svojstveni drugima, na primjer: preklapanje elemenata dijagrama jedni na druge, križanje strelica, kvarovi pri povlačenju objekata, bazena itd. Sučelje je praktično, razumljivo i korisnik ga može prilagoditi.

Svi modeli se mogu međusobno povezivati, tako da modeliranje cijelog poslovnog sustava nije problem. Osim toga, moguće je provesti simulacijsko modeliranje i testiranje dijagrama.

VP vam omogućuje detaljnu kontrolu atributa elementa, što vam zauzvrat omogućuje automatsko generiranje sjajnih opisa. Jer program je inicijalno namijenjen programerima informacijskih sustava, svakom elementu se mogu postaviti uvjeti ponašanja u sustavu, pravila poslovanja i sl. Usput, predlošci dokumenata također su prilagodljivi.

I na kraju, program vam omogućuje preuzimanje dobivenih modela u obliku programskog koda. I to na različitim jezicima! Naravno, ova funkcija ima veliku vrijednost pri razvoju informacijskih sustava i automatizaciji poslovnih procesa.

Funkcionalnost i karakteristike

• Modeliranje poslovnih procesa u različitim notacijama
• Izrada drugih modela
• Provjera modela
• Automatsko generiranje dokumenata
• Izrada i dodjela pravila ponašanja modela
• Odnos između modela
• Učitavanje modela kao programskog koda
• Verzija za Mac OS X

Cijena

• Pretplatom – 35 dolara mjesečno
• Puna licenca – 800 dolara

Sažetak

Najbolji program za modeliranje i opisivanje poslovnih procesa.

BizAgi Modeler

Ovo je dio gore spomenutog paketa BizAgi. Program je neovisan o kompletnom setu i može se isporučiti zasebno.

Vrlo jednostavno, sažeto i user-friendly sučelje.

Dobar, radni alat za modeliranje, koji se, osim toga, često ažurira i poboljšava. Modeli izgrađeni u BizAgi Modeleru potpuno su kompatibilni s Puna verzija- Apartman. Postoje određena ograničenja u modeliranju koja nisu u BPMN notaciji i koja su jedinstvena za ovaj program, ali se u načelu izbjegavaju.

Rad s modelima je vrlo zgodan. Istina, ponekad može doći do dosadnih pomaka elemenata modela. Pogotovo kada se povlači veliki broj elemenata. Po mom mišljenju, optimizacija položaja strelica i elemenata nije dovoljno razvijena. To dovodi do činjenice da ponekad morate malo petljati kako biste skladno rasporedili elemente.

Odnos između dijagrama nije dovoljno razvijen. Oni. Možete se povezati, ali ne izravno. Elementima možete dodijeliti bilo koje atribute - naziv i svojstva atributa određujete sami.

Moguće je provjeriti modele i generirati opise na temelju predloška.

Unatoč nekim nedostacima, ovaj alat zaslužuje solidnu peticu i pogodan je za male tvrtke. Pogotovo jer je alat potpuno besplatan.

Funkcionalnost i karakteristike

• BPMN notacija
• Provjera modela
• Automatsko generiranje dokumenata
• Upravljanje atributima elementa modela
• Mogućnost dodavanja vlastitih elemenata modelima
• Učitavanje modela u grafičkom obliku
• User-friendly sučelje
• Na ruskom
• Moguća suradnja na modelima

Cijena

• Potpuno besplatno

Sažetak

Prikladno za početnike i tvrtke koje su već uključene u modeliranje i opisivanje procesa. Lako se uči. Visoko preporučeno.

U travnju u Moskvi držim tečaj Upravljanje poslovnim procesima u organizaciji koji pokriva modeliranje poslovnih procesa u BizAgi Modeleru. .

ARIS Express

Besplatno i jednostavno "crtanje" procesa iz čudovišta zvanog ARIS. Točnije, Software AG.

Na raspolaganju ima nekoliko opcija modela, a posebno: modele poslovnih procesa u eEPC i BPMN notacijama, organizacijski modeli, karte procesa itd. Značajan je po prisutnosti funkcije Smart Design, koja vam omogućuje brzi unos potrebnih podataka u tablicu, a program će samostalno stvoriti dijagram. Vrlo prikladno za brze skice.

Nažalost, Express je samo grafički alat. Modeli se ne mogu međusobno povezivati, atributi se ne mogu dodjeljivati ​​i slično. Sastav elemenata dijagrama je vrlo ograničen, tako da neće biti moguće kreirati model u Expressu i eksportirati ga u ARIS BA. Usput, ni pod kojim okolnostima nemojte koristiti ovaj softver za rad s BPMN notacijom. Unatoč činjenici da se takvi modeli mogu stvoriti ovdje, njihova ograničenja daju temeljno pogrešan dojam o funkcionalnosti BPMN-a.

Međutim, znam za vrlo ozbiljne tvrtke koje koriste ovaj alat. Štoviše, neki tvrde da je praktičniji od MS Visio. To je pogrešno. Visio je moćan alat koji vam omogućuje stvaranje vlastitog okruženja za upravljanje procesima. Ali o tome više nekom drugom prilikom.

Funkcionalnost i karakteristike

• eEPC i BPMN oznake
• Mapa procesa
• Organizacijska struktura
• Značajka pametnog dizajna
• Učitavanje modela u grafičkom obliku
• Jednostavno sučelje

Cijena

• Potpuno besplatno

Sažetak

Odaberite ARIS Express ako Vam sva navedena ograničenja ne smetaju. Pa, ako više volite eEPC notaciju.

Krajem ožujka u Moskvi će se održati modeliranje poslovnih procesa baziranih na ARIS Expressu. Prijave su otvorene.

Online servisi za modeliranje poslovnih procesa

Gliffy

Izvrsna usluga s raznolikom funkcionalnošću. Omogućuje stvaranje ne samo modela u BPMN notaciji, već i tijekove rada, dizajn korisničkog sučelja, stvaranje UML dijagrami, organizacijske sheme, karte web mjesta itd.

Ono što je vrlo važno, usluga vam to omogućuje timski rad iznad dijagrama, a sve verzije modela su spremljene. Osim toga, možete ugraditi grafikon kao kratki kod na svoju web stranicu. Usput, moja karta artikala je napravljena u ovom servisu.

Kod modeliranja procesa dijagrame je moguće međusobno povezivati ​​hipervezama jer je jedan dijagram zapravo jedna stranica.

Svi elementi BPMN notacije već su prisutni u usluzi. Također je moguće promijeniti sebe izgled elemente i dodajte svoje. U besplatna verzija, dijagrami se mogu izvesti samo kao grafičke datoteke.

Funkcionalnost i karakteristike

• Puna podrška za BPMN
• Modelirajte odnose putem hiperveza
• Prikladna izgradnja modela
• Fleksibilna prilagodba izgleda elemenata

Cijena

• Besplatno uz nekoliko ograničenja
• 4,95 USD mjesečno za standardnu ​​verziju i 9,95 USD za poslovnu verziju

Sažetak

Prikladna i funkcionalna usluga za izradu dijagrama poslovnih procesa i više.

BPsimulator

Pa, vrlo zanimljiva usluga, u kojoj naglasak nije na modelima, već na simulaciji i evaluaciji modela.

Radi na sljedeći način: modelirate proces -> postavljate svojstva tokova, troškova, trajanja i zaposlenosti zaposlenika -> pokrećete simulaciju -> gledate indikatore procesa na temelju rezultata simulacije.

Što ovo daje? Zapravo puno. Simulacija olakšava otkrivanje uskih grla procesa, izračunavanje troškova resursa u procesu, procjenu iskorištenosti resursa itd.

Simulator nije kompliciran, točnije, ima određena ograničenja, ali možete imati koristi od njega. A uz vještinu, znatnu količinu.

Kontrole su prilično prikladne. Strelice imaju tunele (uvijek obraćam pozornost na ovu točku). Dobivena izvješća i modeli mogu se spremiti na vaše računalo, Google Drive ili One Drive.

Funkcionalnost i karakteristike

• Modeliranje procesa
• Procjena troškova / trajanja procesa
• Simulacija
• Prikladna izgradnja modela
• Izvještaji
• Spremanje modela na Google Drive ili One Drive

Cijena

• Besplatno s oglasima
• 300 rubalja mjesečno bez oglašavanja i s malim bonusima

Sažetak

Toplo preporučam isprobati.

Nacrtaj io

Usluga vam omogućuje izgradnju veliki iznos dijagrame i ima veliki skup elemenata. Uključujući komplete za izradu BPMN i eEPC dijagrama.

Moguće je povezati modele putem hiperveza. Osim toga, elementima možete priložiti datoteke iz pohrane podataka u oblaku.

Rad s modelima je relativno zgodan. Izgled elemenata možete prilagoditi na svaki mogući način. Međutim, i to je nezgodno, nema tuneliranja strelica, kao ni odbijanja objekata. Oni. jedan element se može postaviti na drugi. Što dovodi do potrebe da se troši vrijeme na ručno raspoređivanje elemenata dijagrama.

Usluga vam omogućuje spremanje modela na Google Drive, Dropbox, One Drive ili na Vaše računalo. Moguće je eksportirati modele u formate grafičkih datoteka, PDF, HTML, XLS.

Funkcionalnost i karakteristike

• Izrada raznih dijagrama
• Spremanje modela na Google Drive, Dropbox ili One Drive
• Ne postoji mogućnost timskog rada

Cijena

• Besplatno

Sažetak

Jednostavna i besplatna igra crtanja. Zahvaljujući integraciji s pohranom u oblaku, može se koristiti unutar grupe zaposlenika.

To je sve što sam htio reći.

Uobičajene uloge u upravljanju poslovnim procesima:

• analitičar procesa;
• inženjer procesa;
• arhitekt procesa;
• voditelj procesa;
• vlasnik procesa;
• procesni konzultant;
• Poslovni analitičar;
• Analitičar sustava;
• voditelj ili direktor programa poboljšanja učinka;
• menadžer ili direktor procesne inovacije.

Upravljanje poslovnim procesima (BPM) je koncept upravljanja koji povezuje strategiju i ciljeve organizacije s očekivanjima i potrebama korisnika kroz odgovarajuću organizaciju end-to-end procesa. BPM objedinjuje strategiju, ciljeve, kulturu i organizacijsku strukturu, uloge, politike, propise, metodologije i softver za: a) analizu, dizajn, implementaciju, upravljanje i kontinuirano poboljšavanje end-to-end procesa i b) upravljanje odnosima upravljanja procesima.

Video o poslovnim procesima:

Crtanje “Tri pogleda na BPM”

Poboljšanje poslovnih procesa (BPI) je jednokratna inicijativa ili projekt usmjeren na bolje usklađivanje strategije organizacije s očekivanjima kupaca. BPI uključuje odabir, analizu, dizajn i implementaciju poboljšanog procesa.

Upravljanje procesima poduzeća (EPM) je primjena BPM principa, metoda i procesa u konkretnoj organizaciji. EPM: a) osigurava da su portfelj i arhitektura procesa od kraja do kraja usklađeni sa strategijom i resursima organizacije i b) osigurava regulatorni model za procjenu i upravljanje BPM inicijativama.

Kontinuirana optimizacija je dugoročni pristup poboljšanju učinkovitosti i produktivnosti specifičnih procesa temeljen na kontinuirano funkcionirajućem sustavu upravljanja povratnom spregom.

Poslovno upravljanje procesima

Što je upravljanje poslovnim procesima (BPM)?

BPM- Ovo upravljačka disciplina, koji pretpostavlja da je najbolji način za postizanje ciljeva organizacije promišljeno upravljanje njezinim poslovnim procesima. BPM na procese gleda kao na imovinu. Prihvaća da se ciljevi organizacije mogu postići opisom, dizajnom, kontrolom poslovnih procesa i željom za njihovim stalnim unapređenjem.

Da bi mogla učinkovito upravljati poslovnim procesima (odnosno, razviti BPM kao sposobnost), organizacija mora imati procese, ljude i tehnologije:

1. Poslovni procesi koji podržavaju upravljanje poslovnim procesima. Na primjer, organizacija bi trebala imati procese koji osiguravaju:
   • opis i dizajn poslovnih procesa;
   • razvoj i implementacija poslovnih procesa;
   • praćenje i kontrola izvršenja poslovnih procesa;
   • kontinuirano i stalno poboljšanje poslovnih procesa unatoč i kao odgovor na unutarnje i vanjske promjene.
2. Specifične uloge (ljudi) uključene u upravljanje poslovnim procesima. To uključuje (ali nije ograničeno na) sljedeće:
   • procesni arhitekt, koji je odgovoran za opisivanje i projektiranje poslovnih procesa;
   • analitičar procesa, koji je odgovoran za izgradnju, implementaciju, praćenje i optimizaciju poslovnih procesa;
   • vlasnik procesa koji je odgovoran za izvršavanje poslovnog procesa od početka do kraja, ispunjavanje definiranih ciljeva izvedbe i konačno stvaranje vrijednosti za kupca.
3. Uvođenje specijaliziranih informacijske tehnologije upravljanje poslovnim procesima, pružajući sljedeće funkcije:
   • opis poslovnih procesa u kontekstu korporativne arhitekture;
   • projektiranje poslovnih procesa za implementaciju;
   • izvršavanje poslovnih procesa u kontekstu operativnih aktivnosti;
   • praćenje ciljanih pokazatelja uspješnosti poslovnih procesa;
   • analiza poslovnih procesa u svrhu prepoznavanja i procjene mogućnosti poboljšanja;
   • upravljanje promjenama poslovnih procesa.

Poslovni proces je skup radnji koje pretvaraju jedan ili više inputa u određeni rezultat (proizvod ili uslugu) koji ima vrijednost za potrošača.

Crtanje poslovnog procesa

Koncept potrošača u interakciji funkcija unutar organizacije

Vrijednost u obliku projektnih specifikacija

Primjer: IT odjel farmaceutska tvrtka pruža usluge poslovnim jedinicama. Svaka takva usluga pruža se kroz poslovni proces unutar IT odjela. Dolje je prikazan odnos između pružatelja usluga i potrošača. Poslovni proces stvara vrijednost za kupca u obliku proizvoda ili usluga. Bit BPM-a je optimizirati način na koji se ta vrijednost stvara.

Vizualizacija i razumijevanje poslovnog procesa olakšava se grafičkim prikazom radnji u obliku pravokutnika koji su međusobno povezani u dijagram staze

Artefakti koje organizacije često stvaraju i održavaju u procesu rada uključuju sljedeće.

• Poslovni kontekst: koje interne mogućnosti pruža proces i koliki je doprinos poslovnog procesa kreiranju proizvoda ili usluge za vanjskog potrošača.
• Kontekst procesa: dobavljači i ulazi, izlazi i kupci, početni i završni događaji, propisi, korišteni resursi i ciljevi izvedbe.
• Poslovne transakcije koje uključuju prijenos rada između funkcija i uloga unutar organizacije te između organizacije, dobavljača i kupaca.
• Promjene stanja koje opisuju transformaciju proizvoda dok prolazi kroz proces.
• Poslovni događaji koji se događaju izvan i unutar procesa, kao i radnje i račvanja u procesu koje aktiviraju ti događaji.
• Dekompozicija koja prikazuje raščlambu procesa na sve manje i manje dijelove rada od najviše razine cjelokupnog procesa do donje razine zadataka.
• Očekivanja učinka koja detaljno opisuju obveze prema korisniku da osiguraju proizvod ili uslugu, te pokazatelje učinka koji su uspostavljeni za proces i mjere se kako bi se osiguralo da su obveze prema korisniku ispunjene.
• Struktura organizacije i slika o tome kako su različite funkcije i uloge unutar organizacije raspoređene da podrže izvršenje procesa.
• Funkcionalnost informacijskih sustava i način na koji je ta funkcionalnost uključena u izvršenje procesa.

Poslovni proces je skup radnji koje stvaraju određenu vrijednost (proizvod ili usluga) za potrošača. Ova definicija sadrži i unutarnju dimenziju (skup aktivnosti) i vanjsku dimenziju (vrijednost kupca), tako da je najbolje pratiti izvedbu procesa iz obje perspektive.
Indikatori učinka procijenjeni izvana ili sa stajališta potrošača obično se nazivaju učinkovitost; oni su dizajnirani da odgovore na pitanje: "Činimo li ono što trebamo?" Ovi pokazatelji trebaju potvrditi da sustavno ispunjavamo potrebe i očekivanja kupaca.

Tajna korisnosti metrike u fazi "Provjeri" je ispravna arhitektura opisa procesa u fazi "Planiranja". Ciljevi izvedbe procesa određeni su očekivanjima kupaca. Ovi pokazatelji izvedbe na najvišoj razini se pak rastavljaju na ciljeve izvedbe na nižoj razini, koji se mogu postaviti na funkcionalnoj i operativnoj razini. U teoriji:

• ako su svi operativni ciljevi postignuti, onda su funkcionalni pokazatelji ispunjeni;
• ako su postignuti svi funkcionalni pokazatelji, tada su ispunjeni pokazatelji učinkovitosti procesa najviše razine;
• Ako su svi pokazatelji uspješnosti procesa postignuti, tada je potrošač zadovoljan.

Kategorije poslovnih procesa

Poslovni procesi mogu se podijeliti u tri kategorije:

• Osnovni procesi– end-to-end i, u pravilu, međufunkcionalni procesi koji izravno stvaraju vrijednost za potrošača. Temeljni procesi nazivaju se i temeljni procesi jer predstavljaju aktivnosti potrebne organizaciji za postizanje svoje misije. Ovi procesi čine lanac vrijednosti u kojem svaki korak dodaje vrijednost prethodnom, mjereno svojim doprinosom stvaranju ili isporuci proizvoda ili usluge i, u konačnici, stvaranju vrijednosti za kupca.
• Pomoćni procesi dizajnirani su za podršku jezgri, obično kroz upravljanje resursima i/ili infrastrukturom koju zahtijevaju jezgreni procesi. Razlika između temeljnih i pratećih procesa je u tome što prateći procesi ne stvaraju izravno vrijednost za kupca. Primjeri procesa podrške obično se odnose na IT, financije i ljudske resurse. Iako su procesi podrške često usko povezani s funkcionalnim područjima (na primjer, proces izdavanja i opoziva ovlaštenja za pristup mreži), mogu i često prelaze funkcionalne granice.
• Procesi upravljanja dizajniran za mjerenje, praćenje i kontrolu poslovnih aktivnosti. Osmišljeni su kako bi osigurali da su temeljni i prateći procesi dizajnirani i izvršeni u skladu s utvrđenim operativnim, financijskim ciljevima, regulatornim i pravnim ograničenjima. Poput procesa podrške, procesi upravljanja ne dodaju izravno vrijednost klijentu, ali su neophodni kako bi se osiguralo da operacije zadovoljavaju ciljane razine produktivnosti i učinkovitosti.

BPM model zrelosti

Modeliranje poslovnih procesa

Ciljevi modeliranja procesa

Svrha modeliranja– razviti prikaz procesa koji će ga točno i dovoljno cjelovito opisati, na temelju postavljenog zadatka. Dubina detalja i sadržaj modela određeni su onim što se očekuje od projekta modeliranja: jednostavan dijagram može biti dovoljan za jedan projekt, dok potpuno razvijen model može biti potreban za drugi.

Modeli procesa- ovo su sredstva:

• upravljanje procesima organizacije;
• analiza učinkovitosti procesa;
• opisi promjena.

Model procesa može opisati željeno stanje poslovanja i definirati zahtjeve za resursima koji omogućuju učinkovito poslovanje, kao što su ljudi, informacije, oprema, sustavi, financije i energija.

Razlozi za modeliranje procesa:

Uobičajene oznake procesa:

BPMN:

Dijagram staze Brucea Silvera:

Blok dijagram:

UML:

IDEF:

Karta toka vrijednosti:

Osnovni principi modeliranja poslovnih procesa

Što modeliranje poslovnih procesa znači u praksi? Modeliranje poslovnih procesa u poduzeću može biti usmjereno na rješavanje velikog broja različitih problema:

• Točno odrediti ishod poslovnog procesa i procijeniti njegovu vrijednost za poslovanje.
• Odredite skup akcija koje čine poslovni proces. Jasno definiranje skupa zadataka i aktivnosti koje je potrebno izvršiti iznimno je važno za detaljno razumijevanje procesa.
• Odredite redoslijed radnji. Radnje unutar jednog poslovnog procesa mogu se izvoditi sekvencijalno ili paralelno. Očito, paralelno izvođenje, ako je dopušteno, može smanjiti ukupno vrijeme izvođenja procesa i stoga povećati njegovu učinkovitost.
• Odvojite područja odgovornosti: odredite i zatim pratite koji je zaposlenik ili odjel tvrtke odgovoran za obavljanje određene akcije ili procesa u cjelini.
• Odredite resurse koje poslovni proces troši. Znajući točno tko koristi koje resurse i za koje aktivnosti, učinkovitost resursa može se poboljšati planiranjem i optimizacijom.
• Razumjeti bit interakcija između zaposlenika i odjela tvrtke uključenih u proces te procijeniti i potom poboljšati učinkovitost komunikacije između njih.
• Pogledajte kretanje dokumenata tijekom procesa. Poslovni procesi proizvode i troše različite dokumente (papir ili elektroničkom obliku). Važno je razumjeti odakle dokumenti ili tokovi informacija dolaze i kamo idu, te utvrditi je li njihovo kretanje optimalno i jesu li svi doista potrebni.
• Identificirajte potencijalna uska grla i prilike za poboljšanje procesa koje će se kasnije koristiti za optimizaciju procesa.
• Učinkovitije je implementirati standarde kvalitete kao što je ISO 9000 i uspješno postići certifikaciju.
• Koristite modele poslovnih procesa za usmjeravanje novih zaposlenika.
• Učinkovito automatizirajte poslovne procese u cjelini ili pojedinačne korake, uključujući automatizaciju interakcije s vanjskim okruženjem - klijentima, dobavljačima, partnerima.
• Nakon što ste razumjeli cjelokupnost poslovnih procesa poduzeća, razumjeti i opisati aktivnosti poduzeća u cjelini.

Sa svoje strane, glavni zadatak pri modeliranju poslovnih procesa poduzeća je opisati procese koji postoje u njemu kako bi se izgradili njihovi modeli "kakvi jesu". Za to je potrebno prikupiti sve dostupne informacije o procesu, koje u pravilu u potpunosti posjeduju samo zaposlenici tvrtke koji su izravno uključeni u proces. Time dolazimo do potrebe detaljnog anketiranja (intervjuiranja) svih zaposlenika uključenih u poslovni proces. Treba naglasiti da se ne može ograničiti na informacije o procesu koje daju voditelj odjela i menadžeri. Obično tek razgovor sa zaposlenikom koji neposredno provodi radnje u okviru poslovnog procesa koji se opisuje daje adekvatnu predodžbu o tome kako proces funkcionira u stvarnosti.

Prvo pitanje kod izgradnje modela "kakav jest". odnosi se na rezultat dotičnog poslovnog procesa. Događa se da nije lako dobiti jasnu formulaciju rezultata poslovnog procesa, unatoč važnosti ovog koncepta za učinkovitost poduzeća.

Nakon određivanja rezultata, trebali biste razumjeti slijed radnji koje čine proces. Slijed radnji je modeliran prema različite razine apstrakcije. Na najvišoj razini prikazani su samo najvažniji koraci procesa (obično ne više od deset). Zatim se svaki od koraka visoke razine (podprocesa) rastavlja. Dubina razgradnje određena je složenošću procesa i potrebnom razinom detalja. Da bi se poslovni proces doista cjelovito razumio, potrebno ga je raščlaniti na atomske poslovne funkcije – dobro razumljive elementarne radnje (pojedinačne operacije u softveru ili koje obavljaju ljudi), koje nema smisla raščlanjivati ​​na komponente.

Na temelju prikupljenih informacija gradi se model uobičajenog, odnosno optimalnog, izvođenja procesa i utvrđuju mogući scenariji za njegovo izvođenje s kvarovima. Različiti kvarovi (exceptions - iznimke) mogu poremetiti optimalan tijek procesa, pa treba specificirati kako će se iznimke "hendlati", odnosno koje radnje se poduzimaju ako se dogodi izvanredna situacija. Slika prikazuje glavne korake u izgradnji modela poslovnog procesa.

Važan dio izgradnje modela poslovnog procesa je proučavanje aspekata njegove učinkovitosti. To uključuje korištenje resursa, vrijeme rada zaposlenika, moguća kašnjenja i zastoje. Potrebno je razviti sustav indikatora, odnosno metrike, za procjenu učinkovitosti procesa. KPI-jevi koji se koriste u tvrtki (Ključ Indikator izvedbe), međutim, mogu biti potrebni dodatni pokazatelji koji karakteriziraju proces koji se razmatra.

Tijekom modeliranja utvrđuju se poslovni ciljevi, čemu pridonosi simulirani proces. Potrebno je razlikovati pojmove poslovni cilj i rezultat procesa. Svaki poslovni proces mora imati barem jedan rezultat i biti usmjeren na postizanje barem jednog poslovnog cilja. Na primjer, rezultat procesa „Ispunjavanje narudžbe za pretplatničko priključenje” može se definirati kao „Primitak potvrde o povezivanju od klijenta”, dok poslovni ciljevi koji se ostvaruju u provedbi ovog procesa mogu uključivati ​​„Osiguranje minimalnog vremena ispunjenja narudžbe ” i “Osiguravanje minimalnog postotka reklamacija.” Za određivanje ciljeva trebate se pozvati na poslovnu strategiju tvrtke.

Potrebno je identificirati događaje koji bi mogli prekinuti proces. U slučaju prekida, možda će biti potrebno elegantno "vratiti" (nadoknaditi) one procesne korake koji su već dovršeni. Da bi se to postiglo, mora se definirati logika kompenzacijskih radnji za svaki događaj prekida.

Konačno, trebali biste razmotriti dostupni softver koji implementira podrška poslovnim procesima. Ovo je važno jer softver može sakriti neke značajke ponašanja procesa koje nisu u potpunosti poznate zaposlenicima koji izvode pojedinačne korake. Podaci prikupljeni u ovoj fazi bit će korisni za daljnju automatizaciju procesa.

Prikupljanjem svih navedenih informacija možete dobiti dobra predstava o tijeku poslovnog procesa. U fazi modeliranja treba dobiti sljedeće rezultate:

• Procesna kartica, prikazujući odnos između različitih poslovnih procesa i njihove interakcije. Na karti procesa, u pravilu, svaki poslovni proces poduzeća je prikazan kao pravokutnik, strelice pokazuju veze između njih (na primjer, ovisnost jednog procesa o drugom ili zamjena jednog procesa drugim kada određeni ispunjen uvjet), a također predstavlja i razne dokumente koji se prenose iz procesa u proces ili reguliraju njihov tijek (standardi, upute i sl.).
• Dijagram uloga, prikazujući uloge u izvođenju procesa i veze između njih. Dijagram uloga nije hijerarhijski. Predstavlja veze kao što su sudjelovanje u grupi, vodstvo, komunikacija, zamjena jedne uloge drugom itd.
• Model "kakav jest" svaki razmatrani poslovni proces, detaljno opisujući proces i odražavajući napredak procesa, akcije, uloge, kretanje dokumenata, kao i točke moguće optimizacije. Ovaj model uključuje:
  • dijagram okruženja procesa, koji predstavlja poslovni proces u obliku jedne radnje (odnosno, ne otkriva tijek procesa), za koji se događaj koji pokreće proces, potrebni ulazni podaci, rezultat, uloge, pokazatelji uspješnosti, prekidni događaji i mogu se prikazati kompenzacijski procesi, dokumenti koji reguliraju poslovanje, ciljevi;
  • dijagram procesa visoke razine, prikazujući njegove glavne korake (obično ne više od deset) i uloge povezane s njima;
  • detaljni dijagrami za svaki korak modela visoke razine(ovisno o složenosti procesa, ovdje se može koristiti nekoliko hijerarhijski organiziranih dijagrama), koji detaljno prikazuju tijek procesa, događaje koji prekidaju, poslovna pravila, uloge i dokumente;
  • dijagram rukovanja iznimkama, pokazujući koje se radnje provode u slučaju dane izvanredne situacije i tko ih provodi, kao i gdje se kontrola prenosi nakon obrade iznimke.

• vlasnik poslovnog procesa i jedan ili dva zaposlenika istog odjela tvrtke koji mu pomažu;
• stručnjak za upravljanje kvalitetom;
• poslovni analitičar(i);
• predstavnik IT odjela;
• vanjski konzultant (opcionalno).

BPM-System Platforma za kreiranje i upravljanje poslovnim procesima

Bpm'online studio je sustav za upravljanje poslovnim procesima (BPMS) koji vam omogućuje automatizaciju različitih poslovnih zadataka. Bpm'online studio- intuitivan alat za uvođenje procesnog pristupa u rad različitih odjela tvrtke i učinkovito upravljanje promjenama u cijelom poduzeću.