Die Schulung richtet sich vor allem an Managerassistenten für Anfänger, die auf berufliche Weiterentwicklung ausgerichtet sind und ihre Arbeit so organisieren möchten, dass sie mit minimalem Aufwand maximale Freude bereitet.

Das Programm wird auch für erfahrene Fachkräfte von Interesse sein, deren berufliche Aufgaben die Wahrnehmung der Verwaltungsunterstützung für das Management umfassen.

Das Programm ist in Übereinstimmung mit ausgelegt professioneller Standard "Organisatorische und dokumentationsunterstützung Organisationsmanagement".

Am Ende des Trainings Fortbildungsbescheinigung der ermittelten Stichprobe "Verwaltung der administrativen Aktivitäten in der Organisation ".

Trainingsprogramm

• Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Organisation von Geschäftsprozessen.
  • Stellvertretender Geschäftsführer - Koordinator und Organisator der Arbeit im Büro.
  • Anforderungen an die beruflichen und persönlichen Qualitäten eines Assistenten des Managers.
  • Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen des stellvertretenden Managers.
  • Die Position des stellvertretenden Managers im Team des Managers und in der Service-Hierarchie.
  • Professionelles Vertrauen und aktive Arbeitsposition.
  • Die Kultur der Beziehungen zum Manager, den Kollegen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
  • Loyalität und Vertraulichkeit bei der Arbeit eines stellvertretenden Managers.
• Positives Geschäftsimage und Geschäftsetikette als Bestandteile des Erfolgs des Assistenten der Geschäftsleitung.
  • Die Konzepte von Image und Geschäftsetikette.
  • Image und Karriere.
  • Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Erstellung des Image des Managers und des Unternehmensimages der Organisation.
• Externes (Gesamt-) Bild des Assistenten eines Managers.
  • Geschäftsbild eines Assistenten des Managers.
  • Anforderungen an die Kleidung und das Aussehen eines Unternehmers.
  • Business-Kleidungsstil (Business High, Business traditionell, Business Casual, Geschäftsreise, Business A5).
  • Grundvoraussetzungen für das Aussehen der Geschäftsperson einer Frau (persönliche Hygiene, Haarschnitt, Make-up, Parfüm).
  • Inakzeptable Dinge in einem gewohnheitsmäßigen Image.
  • Der Ort und die Rolle der Unternehmenskleidung bei der Aufrechterhaltung / Schaffung des Unternehmensimages.
  • Aufgaben des Assistant Leader bei der Wartung unternehmenskultur und Bild.
• Unternehmenskulturstandards.
  • Regeln für Grüße und Einführungen.
  • Die Reihenfolge und Form der Aufführungen (in der Gesellschaft, bei der Arbeit, persönliche Leistung).
  • Appelliere "du" - "du" (Alterskriterien, Übergangsregeln zu "du").
  • Geschäftsetikette (Arten von Visitenkarten, Regeln für das Design und die Lieferung von Visitenkarten).
  • Zwischenmenschlicher Raum (zwischen Kollegen, zwischen einem Führer und Untergebenen, in einem Team, in der Gesellschaft).
  • Wie Sie sich in Ihrem Büro / an Ihrer Rezeption verhalten und Gäste empfangen.
  • Verhaltensregeln beim Betreten des Büros eines Managers oder Geschäftspartners.
  • Die Bedeutung von Haltung und Gang.
  • Die Bedeutung von Gesichtsausdrücken und Gesten.
• Organisation effektive Arbeit Rezeptionist.
  • Effektive Organisation des Arbeitsplatzes des Assistenten des Managers.
  • Bürogestaltung und Innenausstattung des Empfangsbereichs.
  • Empfang und Abschied von Besuchern. Funktionen zum Empfangen und Abhalten von Geschäftsreisenden, Delegationen und VIP-Gästen.
  • Die Grundlagen der Gastfreundschaft im Büro. Arten von Gästeservice und Tabelleneinstellung (Selbstbedienung, Teilservice, Full-Service).
• Organisation von Geschäftsreisen für den Kopf.
  • Vorbereitung des Arbeitsprogramms.
  • Informations- und dokumentierte Unterstützung des Kopfes.
  • Ticketbuchung und Hotelbuchung. Organisation übertragen.
  • Merkmale der Vorbereitung einer Auslandsreise.
• Organisation von Geschäftsveranstaltungen (Sitzungen, Verhandlungen, Konferenzen).
  • Vorbereitung von Informationen und Referenzmaterialien und Räumlichkeiten für die Veranstaltung.
  • Vorbereitung der öffentlichen Reden für den Kopf.
  • Treffen mit Geschäftspartnern am Flughafen, Bahnhof, in der Nähe des Veranstaltungsortes.
  • Sitzregeln für Autos.
  • Am Verhandlungstisch sitzen und Fahnen setzen.
  • Unterstützung des Managers bei Handelsverhandlungen.
  • Geschäftsereignisse dokumentieren. Video, Audio, Fotografie.
  • Organisation eines Kulturprogramms und Auswahl von Werbegeschenken.
  • Gäste verabschieden.
• Zeiteinteilung.
  • Zeitmanagement-Elemente.
  • Die Gründe für den Zeitmangel.
  • Schaffung eines persönlichen Zeitmanagementsystems.
  • Priorisierung (Pareto-Prinzip, Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse).
• Optimierung der Arbeit des Assistant Managers - Zeitmanagement.
  • Operative und langfristige Planung: Aufbau der notwendigen Selbstdisziplin.
  • Klassifizierung von Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Energieintensität unter Berücksichtigung persönlicher Merkmale.
  • Planung der Teamarbeit des Managers und des stellvertretenden Managers.
  • Planung und Organisation des Arbeitstages des Managers.
• Etikette von Firmenveranstaltungen und offiziellen Veranstaltungen.
  • Arten und Merkmale offizieller Veranstaltungen: tagsüber, abends, mit Sitzgelegenheiten, ohne Sitzgelegenheiten.
  • Servierregeln nach Rezeption.
  • Einladungen zu offiziellen Veranstaltungen. Auf Einladungen antworten.
  • Kleiderordnung für Firmenveranstaltungen.
  • Verhaltensregeln für Firmenveranstaltungen.
  • Zeitpunkt der Teilnahme an Firmenveranstaltungen.
• Organisation von Geschäftstreffen in einem Café / Restaurant.
  • Auswahl eines Veranstaltungsortes für das Meeting.
  • Treffen und Abschied von Geschäftspartnern.
  • Am Tisch sitzen.
  • So geben Sie eine Bestellung auf und führen eine korrekte Berechnung durch.
• Effektive Kommunikation in der Arbeit eines Assistenten des Managers.
  • Interaktion mit dem Manager mit Kollegen.
  • Informationsflussmanagement.
  • Organisation des Kommunikationsprozesses.
  • Kommunikationsbarrieren und Möglichkeiten, diese zu überwinden. Kurze Konversationstechnik.
  • Entwicklung von Netzwerk- und Geschäftsgesprächsfähigkeiten.
• Telefonetikette und die Fähigkeit der Telefonkommunikation.
  • Merkmale eines geschäftlichen Telefongesprächs.
  • Image der Telefongesellschaft. So beantworten Sie eingehende Anrufe richtig.
  • Regeln der Telefonetikette: Formen der Einführung und des Abschieds.
  • Beginn und Ende der Telefonkommunikation. Regeln für die Durchführung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen.
  • Wie man das Gespräch kontrolliert und dabei höflich bleibt. Höfliche Ablehnung.
• • Kultur geschäftsrede und formaler Geschäftsstil von Managementdokumenten.
  • Lexikalische Normen und grammatikalische Normen der modernen russischen Sprache.
  • Typische Sprachfehler in dokumentarischen Texten.
  • Sprache der Bürodokumente. Grundvoraussetzungen für den Schreibstil offizieller Dokumente.
• Schriftlicher Geschäftskommunikationsstil und Geschäftsbrief.
  • Entwicklung von Standard- und Schablonentexten.
  • Die wichtigsten Arten von Geschäftsbriefen.
  • Etikette-Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen.
• Setiket - Etikette beim Schreiben von E-Mails(in Übereinstimmung mit den Anforderungen der internationalen Geschäftsetikette).
  • Setket-Konzept. Der Unterschied email aus Papier.
  • Geschäfts-E-Mail-Stil.
  • Anforderungen an die Gestaltung eines elektronischen Geschäftsbriefs.
  • Beginn und Ende der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz.
• Büroarbeit für den stellvertretenden Geschäftsführer.
  • Grundvoraussetzungen für die Ausführung der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ORD).
  • Die Zusammensetzung der Details der ORD.
  • Anforderungen an Dokumentformen.
  • Registrierung von permanenten und variablen Details von Dokumenten.
  • Arten von Dokumenten: Organisation, Verwaltung, Referenz und Informationen.
  • Regeln für die Erstellung und Registrierung verschiedene Typen Dokumente (Vorschriften, Anweisungen, Bestellungen, Protokolle, Zertifikate, Briefe usw.).

Ein effektiver Assistent der Geschäftsleitung: geschäftsetikette und berufliche Fähigkeiten

Das Programm richtet sich an stellvertretende Manager, Leiter des Sekretariats, Manager von Führungskräften, Sekretäre und Assistenten. Es ist auch nützlich für Sekretäre und Büroleiter sowie für alle Mitarbeiter, die aufgrund der Art ihres Dienstes mit Kunden und einfach Besuchern der Organisation kommunizieren müssen.

Am Ende des Trainings können die Teilnehmer:

Seminarprogramm:

1. Assistant Manager und seine Rolle in der Organisation

1.1. Business Dress Code

• Was ist eine Business-Kleiderordnung?
• Geschäftskleidung für Frauen
• Geschäftskleidung für Herren
• Die Farbe der Kleidung in einem Geschäftsumfeld
• Zubehör nicht vergessen

1.2. Büroausstattung

• Hauptsitz
• Rezeption

1.3. Arbeiten Sie mit Besuchern

• Empfang von Mitarbeitern
• Empfangen von Besuchern anderer Organisationen
• Empfang von Geschäftsreisenden
• Tee-Kaffee für Besucher

1.4. Geschäftsunterordnung

• Einführungen und Dating
• Visitenkarten. Regeln für den Austausch von Visitenkarten

1.5. Telefonkommunikationstechnik

• So beantworten Sie Anrufe richtig
• Regeln für die Durchführung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen
• Häufige Fehler in der Telefonkommunikation

1.6. Geschäftskorrespondenz

• Geschäftsschreibstil
• Anforderungen an die Gestaltung eines Geschäftsbriefs
• Merkmale der Geschäftskorrespondenz über das Internet

1.7. Organisatorische Unterstützung Geschäftsreisen

• Tickets buchen, Hotels
• Host-Beziehung

2. Büroarbeit für den Assistenten des Unternehmensleiters

2.1. Die Zusammensetzung der Dokumentation moderner Organisationen

• Regulierungsgesetze für die Durchführung von Büroarbeiten in der Organisation
• Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Dokumentation

2.2. Erstellung und Ausführung von Basisdokumenten

• Organisationsdokumente
• Verwaltungsdokumente
• Referenzdokumente

2.3. Mit Dokumenten arbeiten

• Vorbereitung der Dokumente
• Registrierung von Dokumenten

2.4. Systematisierung und Speicherung von Dokumenten

• Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation
• Bildung von Fällen
• Kontrolle der Dokumentenausführung
• Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung

3. Geschäftsetikette

3.1. Geschäftstreffen und Verhandlungen

• So bereiten Sie sich richtig auf ein Geschäftstreffen vor
• Besprechungsregeln für eine Geschäftsdelegation: am Flughafen, im Büro
• Sitzregeln für Autos
• Hotelunterkunft
• Sitzregeln am Verhandlungstisch

3.2. Offizielle Empfänge

• Einladungen und Antworten auf Einladungen
• Formelle Empfänge
• Sitzordnung bei Tisch
• Sitzregeln am Tisch
• Kleiderordnung für formelle Empfänge
• Wie man sich bei einem offiziellen Empfang verhält

3.3. Geschenke und Blumen für einen Geschäftspartner

• Ein Geschenk auswählen
• Wie man Geschenke gibt und empfängt
• Verbotene Geschenke
• Farbauswahlregeln für einen Geschäftspartner
• Blumenverpackung

Am Ende des Trainings können die Teilnehmer:

• Erwerben Sie die Fähigkeiten der persönlichen Effektivität eines Assistenten eines Managers
• Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle des stellvertretenden Managers in der Struktur des Unternehmens
• Richten Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen und Personal korrekt ein
• Verhalten Sie sich intern und extern sicher
• Beachten Sie die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
• Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
• Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines günstigen Images Ihres Unternehmens bei.

Design des Schulungsseminars:

• Ein aktiver Dialog des Leiters mit den Schulungsteilnehmern, Antworten auf die Fragen der Teilnehmer.
• Parsing typische Situationen (Fallstudie).
• Geschäfts- und Rollenspiele.
• Fertigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen üben.
• Mini-Vorträge.

Eine der angesehensten Berufe und gleichzeitig, die der Mehrheit recht einfach erscheint - eine persönliche Sekretärin oder Assistentin. In Bezug auf das Prestige - das ist richtig. Über Leichtigkeit - ein täuschender Eindruck. Es ist einfach, nur ... ein schlechter Helfer zu sein. Wie werde ich ein Star am professionellen Himmel?

Antworten

Die Position des persönlichen Assistenten des Managers hat im Unternehmen einen hohen Stellenwert. Der persönliche Assistent befindet sich im Epizentrum des Bürolebens der Organisation, seiner Person wird viel Aufmerksamkeit geschenkt. Die Kommunikation mit Top-Managern von Unternehmen und die Verantwortung eines persönlichen Assistenten erfordern beträchtliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Es ist schwer zu überschätzen, wie viel und wichtiges Volumen an administrativer, repräsentativer Mediationsarbeit der Assistent leistet.

Unabhängig von der Größe der Organisation wird der Umfang der gelösten Probleme des persönlichen Assistenten manchmal so erweitert, dass er nicht nur die Standardarbeit der Verwaltung, sondern häufig auch viel kreative Arbeit leistet. In seiner Arbeit kann der Assistent Finanz-, Management-, Journalismus-, PR- und Übersetzungsfunktionen erfolgreich implementieren, insbesondere wenn eine Seele dafür vorhanden ist und Talente, Kenntnisse und Fähigkeiten vorhanden sind. Es hängt alles davon ab, wie man sich am Arbeitsplatz zeigt, vom Umfang der Tätigkeit des direkten Vorgesetzten sowie vom Verständnis bzw. der menschlichen und beruflichen Akzeptanz und dem Respekt, die sich zwischen dem Assistenten und seinem unmittelbaren Vorgesetzten entwickeln.

Wichtige Informationen über informationsunterstützung des Kopfes Das Material finden Sie hier.

Neben der großen Verantwortung bietet die Position eines persönlichen Assistenten des Managers große Chancen: interessante Kontakte knüpfen, mit Menschen mit unterschiedlichem Status kommunizieren, oft recht hoch, ständiger Aufenthalt, wie sie sagen, "in Sicht", Entwicklung der Organisation und Führungsqualitäten, die Fähigkeit, zu jeder Position in jedem Bereich zu wachsen, in dem Sie Ihre Fähigkeiten und Aktivitäten unter Beweis stellen können. Wenn Sie im Empfangsraum des Managers arbeiten, können Sie verschiedene berufliche Tätigkeitsbereiche im Unternehmen "genauer betrachten", Ihre Stärken und Interessen ermitteln und einen erfolgreichen Geschäftsstart Ihrer Karriere beginnen. Für einen talentierten und zielgerichteten Mitarbeiter sind Karrierewachstum und finanzielle Vergütung für alle seine Bemühungen gewährleistet.

Welche persönlichen Qualitäten eines Mitarbeiters in dieser Position spielen eine Schlüsselrolle?

Zunächst sollte angemerkt werden, dass Mädchen meistens als persönliche Assistenten arbeiten. Natürliche Eigenschaften des weiblichen Geschlechts, nämlich: Orientierung an menschlichen Beziehungen, Kommunikation, Fähigkeit, viele kleine Dinge vorauszusehen, sich um Menschen zu kümmern, die Entwicklung der Situation ein paar Schritte voraus zu berechnen, Einsicht, Intuition - kann dienen guter Service Frauen in ihrer beruflichen Tätigkeit.

Es sollte auch berücksichtigt werden, dass eine Frau, sobald sie eine erfolgreiche berufliche Laufbahn aufgebaut hat, auf die Faktoren achten muss, auf die sich Männer traditionell konzentrieren, wenn sie in einem bestimmten Geschäftsfeld Erfolg haben, nämlich - kompetenz, die Fähigkeit, sich richtig zu präsentieren, die Fähigkeit, ergebnisorientiert zu sein.

Wie gelingt es Ihnen als persönlicher Assistent, eine gute Grundlage für Ihre erfolgreiche Karriere zu schaffen?

Maximales Programm

Vergessen Sie nicht, dass es keine unproduktiven Tätigkeitsbereiche gibt, sondern fahrlässige Mitarbeiter. So wie es nie passiert langweiliges LebenEs gibt langweilige Leute. Die Natur hat Frauen mit vielen wertvollen Fähigkeiten ausgestattet.

Was ist heute wichtig für den Geschäftserfolg einer Frau?

Sie sollten sich nicht nur auf externe Daten verlassen, obwohl ein attraktives und ordentliches Erscheinungsbild, die Fähigkeit, sich zu präsentieren, Ihnen natürlich hervorragende Dienste leistet.

Erfolgreicher Mann Immer drei Dinge beachten:

• ihre Fähigkeiten und Talente,
• ihre Ambitionen und Ziele,
• ihre Quellen für neues Wissen und Können, dh Wachstumschancen.

Es ist auch notwendig, klar zu verstehen, was Sie unter "Erfolg" für sich selbst verstehen. Ist es eine ruhige Routinearbeit oder die Notwendigkeit, ständig neue Probleme zu lösen, Einfallsreichtum und Initiative zu zeigen und im Zentrum der Ereignisse zu bleiben? Übrigens, wenn letzteres nicht Ihrem Geschmack entspricht, ist die Position eines persönlichen Assistenten nichts für Sie.

Verständnis und Handeln sind die beiden Erfolgsmotoren. Eine erfolgreiche Person ist HIER und JETZT aktiv. Er muss nicht auf die Gelegenheit warten, sich zu beweisen. Er selbst schafft diese Möglichkeiten für sich selbst, berechnet sie aus der Realität um ihn herum, weil der Fokus seiner Vision weit genug ist und er offen ist, viele Dinge zu bemerken und Situationen zu nutzen.

Tun Sie mehr als nur das, was von Ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Eine solche passive Herangehensweise an das Geschäft ist nichts für eine Person, die nach beruflichen Höhen strebt. Stellen Sie sich die Frage: Was erwarten Sie von dem Job? Die Antwort könnte sein: würdige Belohnung, Zufriedenheit mit dem Kommunikationsniveau, soziale und andere Vorteile, die die Arbeit bietet, Anerkennung der eigenen Verdienste von der Führung, der Umwelt. Schließlich hängt der persönliche Erfolg weniger von der Position als vielmehr von der Position ab die Person selbst.

Überlegen Sie, wie Sie sich auszeichnen können, wie Sie Ihren Workflow verbessern können, welche Atmosphäre im Empfangsbereich geschaffen werden muss, d. H. Welche Schritte Sie unternehmen können, um Arbeitsprobleme effektiv zu lösen. Hier sind die Punkte für die Schaffung von Situationen und Möglichkeiten für Ihren Erfolg.

Wenn ein Mensch nicht nur im Rahmen dessen handelt, was von ihm bei der Arbeit verlangt wird, sondern seine Erwartungen an die Arbeit, sein Streben nach Wachstum und Selbstverwirklichung in den Vordergrund stellt, gelingt es ihm, zu zeigen, wozu er fähig ist, und das zu erreichen Vertrauen und Anerkennung der Gesellschaft für sich selbst als Spezialist, ehrgeiziger Mitarbeiter.

Die wichtigste Lektion persönliches Wachstum: will studieren - studieren, kommen, fragen, klären, um eine Meisterklasse bitten, versuchen, etwas Neues zu machen, mehr, aber niemand wird Ihnen zuerst Mentoring, Training oder professionelle Beratung anbieten. Die Initiative, Fragen, Vorschläge für einen „Test des Stifts“ oder die Unterstützung eines bereits etablierten Fachmanns für die Beherrschung der Meisterschaft sollten vom „Schüler“ ausgehen, da der Schüler einen Lehrer sucht und nicht umgekehrt!

Das Erfolgsrezept für den Beruf ist daher äußerst einfach - zu erkennen, dass Sie selbst in den Situationen und Umständen Ihrer Existenz eine wichtige Rolle spielen. Ihr Verständnis, welche Umgebung am besten zu Ihren Bestrebungen und Zielen passt, Ihr Verständnis für Ihre Stärken und Ihre Sensibilität für die umgebende Realität - All dies spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung günstiger Fortschrittsmöglichkeiten auf dem Weg zum Erfolg. In diesem Fall modellieren Sie Ihr Lebensszenario und füllen es mit den Ideen, die für Sie von Wert sind. All diese Ideen sind in diesen Dingen, Bedingungen und Menschen enthalten, die beginnen, Sie gemäß dem Verlauf der Ereignisse zu umgeben, die Sie für sich selbst organisieren oder die eine klare Idee zu organisieren haben. Schließlich wählt eine Person einen Lebensstil.

Es ist klar, dass Sie nur gut machen können, was Sie wollen. Und weiter - Mehr. Wenn Sie anfangen, einen Eindruck vom Geschäft zu bekommen und die positiven Ergebnisse Ihrer Bemühungen zu genießen, werden Sie Ihre persönlichen Erfolgsgeheimnisse entdecken. Immerhin ist alles sehr individuell. Diese Individualität werden Sie gerne Schritt für Schritt in sich entdecken und entwickeln.

Persönlicher Assistent: zwei Zauberstäbe

Für einen Assistenten der Geschäftsleitung sind zwei Fähigkeiten besonders wichtig: Arbeiten mit Informationen und Arbeiten mit Menschen. Beide Fähigkeiten entsprechen den Zauberstäben eines talentierten Assistenten.

Arbeiten mit Informationen: Es ist nicht so wichtig, die maximale Menge davon zu haben und sich zu erinnern und viel im Auge zu behalten, sondern zu wissen, wo Sie es zum richtigen Zeitpunkt finden können. Die Tatsache, dass Sie und ich in der Web-Ära leben, macht unser Leben viel einfacher. Informationen oder Hinweise zu seinen wertvollen Quellen können schließlich mithilfe der Ressourcen des World Wide Web gefunden werden, sodass Suchfähigkeiten heute an erster Stelle stehen. Diese Fähigkeiten müssen perfekt beherrscht werden. Finden Sie die Informationen, die Sie benötigen, und markieren Sie die Hauptsache in einem großen Informationsfluss - Dies sind wichtige Fähigkeiten eines modernen Assistenten. Wie kann man solche Fähigkeiten meisterhaft beherrschen? Je mehr Übung - desto besser wirst du werden. Und weiter. Sei neugierig!

Es ist wichtig, niemals im Voraus in Panik zu geraten, wenn Sie mit einem neuen Problem konfrontiert werden. Informationen finden, nachdenken, herausfinden. Ein optimistischer und kognitiver Ansatz ist hier wichtig. Besonders wenn Sie oft neue Probleme lösen müssen. Aber wenn Sie das nicht können und es nicht mögen, dann haben Sie den falschen Job gewählt. Schließlich setzt die Arbeit eines persönlichen Assistenten Initiative, kreatives und positives Denken voraus. Dies ist ein Job für diejenigen, die gerne denken und verschiedene Probleme lösen. Dies ist ein Job für brillante Organisatoren, Schöpfer, die wissen, wie man effektiv mit Stress umgeht, Schwierigkeiten ausräumt und sonst nichts.

Zweiter Zauberstab - fähigkeit, mit Menschen zu kommunizieren - Dies ist ein noch komplexeres und interessanteres Werkzeug.

Es ist wichtig für einen persönlichen Assistenten finde eine gemeinsame Sprache mit anderen.Zum effektive Kommunikation Sie müssen einen so wunderbaren Charakterzug haben wie geselligkeit,das heißt, die Fähigkeit, leicht Kontakte herzustellen. Für eine geschlossene, nicht kommunikative Person ist es schwierig, als Assistentin zu arbeiten, da sie mit einer großen Anzahl von Personen mit völlig unterschiedlichen Status kommunizieren muss. Wertvolle persönliche Eigenschaften eines Assistenten sind höflichkeit, Höflichkeit, Wohlwollen, Höflichkeit, Aufmerksamkeit für den Gesprächspartner.Sie manifestieren sich immer nicht nur bei persönlichen Kontakten, sondern auch bei Telefongesprächen. Es sind diese Eigenschaften, die eine günstige Atmosphäre im Empfangsraum des Managers und im Büro schaffen und dazu beitragen, Unterstützung zu erhalten, effektiv mit Menschen zu interagieren und eine Vermittlungsmission zwischen dem Manager und seinen Mitmenschen durchzuführen.

Es ist erwähnenswert, dass Frauen von Natur aus gute Psychologen und "Spezialisten für menschliche Beziehungen" sind. Unbewusst verstehen sie normalerweise, welche Art von Person sich vor ihnen befindet, und je nachdem, wählen sie eine Verhaltenslinie. Egal, ob es sich um einen Manager oder einen Mitarbeiter handelt, es ist am besten, sich an den korrektesten Verhaltensstil zu halten.

Ein weiterer wichtiger Punkt - fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern, die Fähigkeit, Diplomat zu sein, taktvoll zu sein, den richtigen Ton zu finden, die Stimmung der Menschen in der Umgebung und den Stand der Dinge zu verstehen. Warum sich um Menschen kümmern? Muss ein Vorgesetzter mit der Geduld und Sorge eines Kindermädchens Wunder zeigen? Teilweise ja. Arbeite für dich portion... Dies ist Ihre Hauptfunktion. Wenn Sie etwas organisieren, müssen Sie alle Nuancen berechnen, als ob Sie dies alles für sich selbst tun würden. Sie können keine Fragen, Details auslassen und denken, dass die Leute es vor Ort selbst herausfinden werden. Sie müssen versuchen, alles bis zum Maximum, alles bis ins kleinste Detail bereitzustellen. Diese Arbeit ist sehr wichtig. Schließlich liegt die Fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern, nicht in der Macht aller. Dies ist eine sehr schwierige Aufgabe für einen stellvertretenden Manager.

In der Natur einer Frau liegt eine Qualität wie die Fähigkeit und der Wunsch, alles zu verbessern. Sie glaubt, dass etwas, das in der einen oder anderen Form existiert oder funktioniert, verbessert werden kann. In der Regel versucht sie dies selbst zu erreichen und ist bereit, andere dazu zu ermutigen. Diese wunderbare Eigenschaft einer Frau bietet ihr große Möglichkeiten für die Entwicklung ihrer Führungsqualitäten und ihren beruflichen Aufstieg.

Ich möchte darauf hinweisen, dass Sie für den beruflichen Erfolg in fast jedem Unternehmen mit der weiblichen und männlichen Psychologie vertraut sein müssen. Zum einen ist es wichtig, die eigenen Vorteile und Stärken der Natur klar zu verstehen und zum anderen effektiv mit den Menschen zu kommunizieren und dabei die Besonderheiten männlicher und weiblicher Denk- und Verhaltensweisen zu berücksichtigen. Dieses wertvolle Wissen wird Ihnen helfen, eine gemeinsame Sprache zu finden, nicht nur bei der Arbeit zu verstehen und zu unterstützen, sondern auch in Ihrem persönlichen Leben, was für jede Frau sehr wichtig ist.

Arbeit für kreative Menschen

Der Moment ist für eine Frau sehr wichtig. kreativität. Eine seltene Frau wird aufgrund der Eigenschaften ihrer weiblichen Natur, die die Natur ihr verlieh, einer langweiligen Routinearbeit zustimmen. Was ist schaffung und warum wir am häufigsten suchen zu finden kreative Arbeit? Was meinen wir mit diesem Konzept? Manchmal stellt sich heraus, dass wir mit diesem Konzept Freiheit meinen. Freiheit zu schaffen, sich zu offenbaren und zu verwirklichen.

In der Tat müssen wir oft nicht nur einige gewöhnliche, sich wiederholende Funktionen von Tag zu Tag ausführen, sondern auch das Endergebnis, das „Produkt“ unserer Aktivitäten, erstellen, erstellen und vor allem eine Antwort vom „Verbraucher“ erhalten "Von diesem" Produkt ", feedback, sehr geschätzt den Aufwand investiert. Für manche Menschen ist es außerdem wichtig, etwas "innen und außen" zu tun und nicht nur ein Zahnrad in einer großen Maschine zu sein und Ihr kleines bisschen für eine gemeinsame Sache einzusetzen. Im Laufe seiner professionelle Selbstbestimmung Sie müssen auf jeden Fall die Antwort auf die Frage finden - Was ist Ihnen persönlich bei Ihrer Arbeit wichtig?

Also über Kreativität. Glücklicherweise setzt die Arbeit als Assistent eines Managers die Fähigkeit voraus, unabhängig zu denken und Entscheidungen zu treffen, und es besteht kein Grund, sich über das Fehlen eines kreativen Tätigkeitsfeldes zu beschweren.

Finden Sie einen Ausweg aus einer Situation, die manchmal nicht dem Standard entspricht, und schlagen Sie gegebenenfalls eine Idee vor - Überzeugen Sie sich von seinem Wert und seiner Rationalität, finden Sie eine Gelegenheit, ihn umzusetzen, planen und "orchestrieren" Sie ihn - Hier sind die wesentlichen Teile eines erfolgreichen persönlichen Assistentenplans, die geschätzt werden. Und wenn Sie denken, Sie können die Dinge verbessern - Dies ist eine undankbare Aufgabe. Dann werden Sie vielleicht überrascht sein zu erfahren, dass Sie (wenn Sie sich trotzdem dazu entschließen) endlich etwas erreicht haben, das seit langem niemand mehr erreicht hat, und dies ist nicht unbemerkt geblieben. Wäre das nicht eine Freude für die Aktivität? Erstellt nicht die Voraussetzungen für weitere berufliche Entwicklung? Die Antwort auf alle Fragen ist extrem lakonisch - ja! Wir müssen versuchen, es zu wagen.

Um etwas zu schaffen, müssen Sie Menschen und Umstände in der Umgebung sehen, hören, verstehen, die Hauptprobleme in Ihrer Arbeit erkennen, Lösungen finden und Prozesse verbessern. In den meisten Fällen sollten Sie nicht argumentieren, dass die Initiative strafbar ist. Untätigkeit und Gleichgültigkeit sind in der Regel strafbar, da man früher oder später auf dieselben Hindernisse stoßen kann, die in der Vergangenheit anscheinend so erfolgreich gelungen sind, die Augen zu schließen. Wenn das Problem systembedingt ist, ist es besser, es zu lösen. Wenn Sie das nächste Mal in einer ähnlichen Situation sind, müssen Sie keine Zeit mehr damit verschwenden, dieselbe Grube zu umgehen.

Die Arbeit eines Assistenten wirft ständig Aufgaben auf. Wenn Sie eine aktive und kreative Person sind, werden diese Aufgaben Ihre "professionellen Muskeln" stärken und aufbauen sowie Ihre Fähigkeiten und Talente entdecken und entwickeln. Diese Aufgaben sind auch interessant (in der Regel überhaupt nicht routinemäßig) für die Tätigkeit eines persönlichen Assistenten des Managers. Wenn wir sie lösen, wachsen und entwickeln wir uns als Einzelpersonen und als Mitarbeiter. Dies bringt uns Zufriedenheit und eine würdige Belohnung. Und wir streben danach, nicht wahr?

Überblick

Die Schulungsteilnehmer können:

• Erwerben Sie die Fähigkeiten der persönlichen Effektivität eines Assistenten eines Managers
• Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle des stellvertretenden Managers in der Struktur des Unternehmens
• Richten Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen und Personal korrekt ein
• Verhalten Sie sich intern und extern sicher
• Beachten Sie die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
• Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
• Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines günstigen Images Ihres Unternehmens bei.

Design des Schulungsseminars:

• Ein aktiver Dialog des Leiters mit den Schulungsteilnehmern, Antworten auf die Fragen der Teilnehmer.
• Analyse typischer Situationen (Fallstudie).
• Geschäfts- und Rollenspiele.
• Fertigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen üben.
• Mini-Vorträge.

Wenn die Gruppengröße weniger als 3 Personen beträgt, wird das Seminar im Modus der individuellen Arbeit mit den Problembereichen jedes Teilnehmers (innerhalb des angegebenen Themas des Seminars) durchgeführt. Der Arbeitsplan (wie viel Zeit für Gruppenunterricht, wie viel Zeit für individuelles Coaching) wird separat vereinbart.

Das Programm kann entsprechend den Anforderungen des Kunden geändert werden

Zielgruppe des Seminars

• Führungsassistenten
• Sekretariatsleiter
• Manager von Executive Affairs
• Stellvertretende Sekretäre
• Sekretäre
• Büroleiter
• Mitarbeiter, die aufgrund der Art des Service mit Kunden und einfach mit Besuchern der Organisation kommunizieren müssen

1. Assistant Manager und seine Rolle in der Organisation

• Business Dress Code
• Was ist eine Business-Kleiderordnung?
• Geschäftskleidung für Frauen
• Geschäftskleidung für Herren
• Die Farbe der Kleidung in einem Geschäftsumfeld
• Zubehör nicht vergessen
• Büroausstattung
• Hauptsitz
• Rezeption
• Arbeiten Sie mit Besuchern
• Empfang von Mitarbeitern
• Empfangen von Besuchern anderer Organisationen
• Empfang von Geschäftsreisenden
• Tee-Kaffee für Besucher
• Geschäftsunterordnung
• Einführungen und Dating
• Visitenkarten. Regeln für den Austausch von Visitenkarten
• Telefonkommunikationstechnik
• So beantworten Sie Anrufe richtig
• Regeln für die Durchführung eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen
• Häufige Fehler in der Telefonkommunikation
• Geschäftskorrespondenz
• Geschäftsschreibstil
• Anforderungen an die Gestaltung eines Geschäftsbriefs
• Merkmale der Geschäftskorrespondenz über das Internet
• Organisatorische Unterstützung für Geschäftsreisen
• Tickets buchen, Hotels
• Host-Beziehung

2. Büroarbeit für den Assistenten des Unternehmensleiters

• Die Zusammensetzung der Dokumentation moderner Organisationen
• Regulierungsgesetze für die Durchführung von Büroarbeiten in der Organisation
• Grundvoraussetzungen für die Erstellung der Dokumentation
• Erstellung und Ausführung von Basisdokumenten
• Organisationsdokumente
• Verwaltungsdokumente
• Referenzdokumente
• Mit Dokumenten arbeiten
• Vorbereitung der Dokumente
• Registrierung von Dokumenten
• Systematisierung und Speicherung von Dokumenten
• Die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation.
• Bildung von Fällen
• Kontrolle der Dokumentenausführung
• Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung
• HR-Administration
• Die Zusammensetzung und Arten von Dokumenten. Grundvoraussetzungen für die Gestaltung der Personaldokumentation.
• Arbeitsverträge. Anordnungen zur Aufnahme, Entlassung, zum Urlaub der Arbeitnehmer usw. Registrierung und Wartung arbeitsbücher, persönliche Karte. Arbeitszeitblatt.
• Personaltisch. Interne Arbeitsvorschriften; Urlaubspläne. Arbeitsanweisungen... Regelungen zur strukturellen Aufteilung.

3. Geschäftsetikette

• Geschäftstreffen und Verhandlungen
• So bereiten Sie sich richtig auf ein Geschäftstreffen vor
• Besprechungsregeln für eine Geschäftsdelegation: am Flughafen, im Büro
• Sitzregeln für Autos
• Hotelunterkunft
• Sitzregeln am Verhandlungstisch
• Offizielle Empfänge
• Einladungen und Antworten auf Einladungen
• Formelle Empfänge
• Sitzordnung bei Tisch
• Sitzregeln am Tisch
• Kleiderordnung für formelle Empfänge
• Wie man sich bei einem offiziellen Empfang verhält
• Geschenke und Blumen für einen Geschäftspartner
• Ein Geschenk auswählen
• Wie man Geschenke gibt und empfängt
• Verbotene Geschenke
• Farbauswahlregeln für einen Geschäftspartner
• Blumenverpackung

1. Diagnose der aktuellen Situation von stellvertretenden Managern - Teilnehmer des Seminars mit der Identifizierung von Problempunkten in ihrer Arbeit.

1.1. "Diebe der Zeit" und wie man mit ihnen umgeht.

1.2. Ineffektiver Raum - die Prinzipien der Ordnung des Chaos als Element der Steigerung der Arbeitsproduktivität. Japanische Systeme "5C" und "Kaizen".

1.3. Ineffektive Beziehungen - wie man Kommunikation herstellt, um Informationen schnell, einfach und respektvoll zu senden und zu empfangen.

1.4. Ineffektive Arbeitszustände und wie man sie überwindet.

1.5. Wege, um Stress zu überwinden, arbeiten Sie mit Ihren eigenen Zuständen. Wie Sie Ihre Gesundheit und Ihre Nerven für sich und andere erhalten.

2. Was ein stellvertretender Manager über das Setzen von Zielen wissen muss.

2.1. Strategie und Taktik in der Arbeit des stellvertretenden Managers.

2.2. Planung nach Zielen. So koordinieren Sie Ziele mit Ihrem Manager.

2.3. Priorisierung. Aufgabentrennung. Eisenhower Matrix.

2.4. Delegation, Ausführungskontrolle und Situationsführung.

2.5. Fähigkeit, nein zu sagen. Drei universelle Formen des Scheiterns, um das Geplante umzusetzen.

2.6. Die Kreativität des Planungsassistenten. Methoden der Theorie der erfinderischen Problemlösung (TRIZ) und des effektiven Zeitmanagements.

3. Prinzipien effektives Management Zeit (Zeitmanagement).

3.1. Grundgesetze des Zeitmanagements: Pareto, Murphy, Parkinson, Zipf, "Irreversibilität der Zeit" und andere.

3.2. Perfektionismus und Aufschub - wie man Arbeit effektiv organisiert, unter Berücksichtigung der Prinzipien der korrekten Aufgabenstellung. Arbeitsleistungskriterien.

3.3. Bei der Arbeit nützliche Modelle: Berücksichtigung von Biorhythmen und Arbeitsunterbrechungen bei der Parallelisierung von Aufgaben, Einfluss von Emotionen und körperlicher Verfassung auf die Leistung; Nutzung der Ressourcen der linken und rechten Gehirnhälfte.

3.4. Drei Hauptmissverständnisse von Workaholics.

3.5. Ausbildung als Element zur Steigerung der Arbeitsproduktivität. Wann und / oder wie man lernt oder nicht.

4. Bewährte Techniken oder Geheimnisse des Zeitmanagements.

4.1. Motivation. Wie Sie sich und andere dazu bringen, mit Vergnügen zu arbeiten. Als Assistent, um Aufträge an den Kopf zu übertragen, damit diese ausgeführt werden und wie die Ausführung je nach Situation zu steuern ist.

4.2. "Elefanten essen", Schweizer Käsemethode, "Jetzt machen" und andere Geheimnisse des Zeitmanagements.

4.3. Mind Maps als Möglichkeit, große Informationsmengen schnell zu verarbeiten und zu strukturieren.

4.4. Eine Liste der effektivsten Techniken und Methoden, um dem Assistant Manager Zeit zu sparen.

5. Die Besonderheiten der Organisation des Leiters und die Rolle des Assistenten.

5.1. Organisation von Tagungen und Konferenzen. So steigern Sie die Effizienz durch vorbereitende Vorbereitung.

5.2. Eigenschaften: verschiedene Typen Kommunikation je nach Ziel. Wie man die Zeit eines Gesprächs verkürzt oder umgekehrt, wie man die notwendigen Informationen von einem nicht gesprächigen Gesprächspartner erhält.

5.3. Arten von Planern. Auswahl eines Planers unter Berücksichtigung der Interessen des stellvertretenden Managers, des Managers selbst und der gesamten Organisation.

5.4. Entscheidungsfindungsmethoden unter Stress- und Informationsbedingungen. Als Assistent eines Managers, um mit dem Manager ein gegenseitiges Verständnis für die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zu finden.

5.5. Eine vertrauensvolle Beziehung zwischen einem Manager und einem Assistenten als Instrument für die professionelle Planung des Arbeitstages. Externes Timing der Arbeit des Managers als Assistent und schnelle Reaktion auf aufkommende Schwierigkeiten.

5.6. Emotionen in der Arbeit eines Managerassistenten. Einfache Selbstregulierungstechniken am Arbeitsplatz.

5.7. Multifunktionalität des stellvertretenden Managers: die Verknüpfung von Fähigkeiten zum Planen, Analysieren, Vorschlagen, Koordinieren und Treffen von Entscheidungen.

5.8. Zeitersparnis für den Manager: rationelle Organisation von Geschäftsreisen, Firmenveranstaltungen und Feiertagen.

5.9. Standardisierung und Formalisierung der sich wiederholenden Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung. Kontrolle von Leistung und Verantwortung als Methoden zur Steigerung der Effizienz.

6. Tools zur Selbstprüfung und zum Timing.