Verbesserung der Personalverwaltungsdokumentation

Zinakova o.s.

Bundesstaat Budgeting Pädagogische Institution der höheren beruflichen Bildung "ORLOVSKY STATE-Institut für Künste und Kultur"

ogiik.. infokaf@ wanderer..ru.

Die Dokumentationsunterstützung als eine der Komponenten der Verwaltungsfunktionen ist in allen Unternehmensmanagementsystemen, einschließlich des Personalverwaltungssystems, vorhanden. Dou ist ein Zweig der Tätigkeit, der Dokumentation und Organisation von Arbeiten mit offiziellen Dokumenten bereitstellt. Der Hauptzweck der Verbesserung des DOA besteht darin, einheitliche Grundsätze der Arbeit mit Dokumenten auf allen Managementebenen, Organisation der Dokumentenverwaltung zu etablieren, die Anzahl der Zahl zu reduzieren und die Qualität der Dokumente zu verbessern, Bedingungen für die effektive Anwendung progressiver technischer Mittel und Technologien zu schaffen Sammeln, Verarbeiten, Bewegung, Informationsanalyse, Verbesserung des Betriebs des Verwaltungsgeräts.

Personalmanagement aufgrund ihrer spezifischen Spezifität fällig, insbesondere die Beteiligung an der Verwaltung einer erheblichen Anzahl von Teilnehmern, eine bestimmte Abfolge von Schulungs-, Annahme- und Durchführungsmanagemententscheidungen, schließlich die sorgfältige Regulierung der unter Berücksichtigung der in Betracht gezogenen Tätigkeiten in der Dokumentation und in der entsprechenden Dokumentenverwaltung. Die Unterstützung der Personalunterlagen umfasst einen vollständigen Zyklus - Erstellung (Dokumentation), die Verarbeitung und Bewegung von Dokumenten in einer Organisation ab dem Zeitpunkt, an dem sie von Mitarbeitern des Personaldienstes oder der Zulassung zum Abschluss der Ausführung oder Übertragung an andere Einheiten erstellt werden. Jede Einheiten des Personalverwaltungsdienstes entwickelt, zieht die Dokumentation gemäß ihrem funktionalen Zweck auf und führen das Verfahren, für das von den internen Vorschriften, Regeln und Anweisungen bestimmt wird.

Die Eigenschaften des Personalmanagementsystems des Personalmanagements umfassen:

1) das Vorhandensein einer signifikanten Anzahl von Verbundelementen, die von den Informationskanälen von Datenübertragungskanälen miteinander verbunden sind;

2) das Vorhandensein eines gemeinsamen Ziels des Managements für das gesamte System und private Zwecke für ein System eines beliebigen Niveaus, das einem gemeinsamen Ziel unterliegt;

3) Trennung eines Systems eines beliebigen Niveaus in einzelne Elemente, die Ziele und Aufgaben, deren Ziele und Aufgaben des Steuerungssystems dieser Ebene unterliegen.

Das russische Fernseh- und Rundfunknetz von Bryansk in seinen Aktivitäten wird von der Verfassung der Russischen Föderation, der Bundesgesetze und anderer regulatorischer Rechtsakte der Russischen Föderation, der Bestellungen der Regierung der Russischen Föderation, des Präsidenten der Russischen Föderation, geführt, Ministerien und Abteilungen, Zivil-, Arbeits- und Pensionscodes der Russischen Föderation, Bestellungen der Unternehmensdirektoren, Regeln, Anweisungen und Bestimmungen, die im Unternehmen entwickelt wurden.

Dow-Mitarbeiter im russischen Fernseh- und Rundfunknetz von G. Bryansk erfolgt vom Personaldienst. Personalmanagement in einem einheitlichen Unternehmen des Unternehmens Russisches Fernsehen und Rundfunknetz beinhaltet die Organisation von Mieten, Auswahl, Personalempfang, deren Unternehmensbewertung, Karriereberatung und Anpassung, Schulung, Management seiner Geschäftskarriere und Berufsförderung, Motivation und Organisation von Arbeits-, Konflikt- und Stressmanagement , die eine soziale Entwicklung der Organisation, der Rekrutierung von Personal usw. sicherstellen, beinhaltet die Probleme der Interaktion zwischen dem Leiter der Organisation mit Beschäftigungsdiensten, Personalsicherheitsmanagement. Laut Arbeitsgesetzgebung arbeitsbeziehung Das russische Fernseh- und Rundfunknetz wird auf Kosten der Schlussfolgerung, Änderungen und Ergänzungen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers von Tarifverträgen, Vereinbarungen und Arbeitsverträgen durchgeführt. Die wichtigsten Richtlinien auf dem Gebiet des Personalmanagements im Enterprise Russischen Fernseh- und Rundfunknetz sind:

Auflösung des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 14. März 1997 N 12 "über die Zertifizierung von Arbeitsplätzen unter Arbeitsbedingungen";

Reihenfolge des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation vom 31. August 2007 N 569 "zur Genehmigung des Verfahrens zur Haltung der Berufszertifizierung unter Arbeitsbedingungen";

Kommentar in der Reihenfolge des Ministeriums für Gesundheits- und Sozialentwicklung Russlands vom 31. August 2007 N 569 "zur Genehmigung des Verfahrens zur Halten der Arbeitsplatzzertifizierung unter Arbeitsbedingungen";

Regulatorische Dokumente stehen im Unternehmen zur Verfügung, in dem die Dokumentationsunterstützung für das Management im Unternehmen reguliert wird.

Aufgrund der Analyse des Dows wurde gezeigt, dass für die Ausführung von Dokumenten im russischen Fernseh- und Rundfunknetz veraltete Anweisungen verwendet " Typische Anweisung. Laut Büroarbeit in Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation: Registriert vom Justizministerium Russlands von Russland vom 05. August 1993 Nr. 321 ". Die Überprüfung der Richtigkeit der Papierkram für 2013 zeigte, dass 25 Dokumente gegen die Bestimmungen des Staates Duma, GOST R. 6. 30 - 2003 ausgeführt wurden. Zum Beispiel wurde für den Provinzangestellten ein strenger Rand gemacht, aber es gab keine Unterschrift (vertraut) Ein offizieller Beamter im Dokument, auch dazu war das Dokument nicht erklärend. Dies gilt als ein Verstoß gegen Kunst. 1131 Die Bestimmungen des Staates all-russischer Standard der Dokumentationsunterstützung (Gosdou).

Um die Mitarbeiter des Personals zu automatisieren, besteht die häufigste Lösung darin, einzelne Arbeitsplätze (AWP) zu automatisieren: Sekretärin, Manager, Buchhalter oder Assistant-Manager. Der Hauptnachteil bei diesem Ansatz ist das Fehlen einer funktionalen Kommunikation der Automatisierung von angewandten Verfahren mit der Automatisierung von Büroverfahren.

Vor dem Unternehmen, das eine wirksame Umweltverarbeitungsumgebung zur Verbesserung der Qualität des Managements erstellen möchte, gibt es zwei ernsthafte Aufgaben:

1) Verbesserung aller Arbeiten an der Vorbereitung und Verarbeitung von Dokumentinformationen durch Erstellen eines Mechanismus für das Unternehmen (dou).

2) Auswählen der richtigen Automatisierungsstrategie.

Um die erste Aufgabe zu lösen, ist es notwendig, an den bestehenden Bestimmungen von GOST, Regulierungsdokumenten, FZ:

1. NEUE GOST R 7.0 -2013 "Sibid. Büroarbeit und Archivgeschäft. Begriffe und Definitionen"
2. Gost R 6.30-2003. Unified Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an Papierkram.
3. Systedes Systems. Grundrückstellungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsdienste.
4. Ok 011-93 "All-Russische Management-Dokumentation Klassifizierer"

Es ist unmöglich, auf einer Modellanweisung auf Office-Arbeiten zu basieren, müssen Sie Ihre eigene Anweisung unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Dokumentenverwaltung im Unternehmen erstellen.

Um die zweite Aufgabe zu lösen, ist es wichtig, auf die Technologien zu achten, die von verschiedenen Dow-Automatisierungsunternehmen angeboten werden. Für dieses Unternehmen ist das am besten geeignete das automatisierte Systemmanagementsystem "Fall", das Modul "Frames", da dies die betriebliche Entscheidungsfindung auf Dokumente und ein wirksames Mittel zur Steuerung ihrer Ausführung sowie eine berufliche Entscheidung für das Tune ist sowohl traditionelle als auch elektronische Dokumentenverwaltung.

Somit ist für jedes Unternehmen die kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsdokumentationsunterstützung von entscheidender Bedeutung, da er die Qualität der Personalpolitik, das Personalmanagement beeinflusst.

Liste der verwendeten Quellen:

1. Gost R 7.0-2013 "Sibid. Entwicklungs- und Archivgeschäft. Allgemeine Geschäftsbedingungen und Definitionen" (genehmigt in der Größenordnung von Rosstandard ab 17.12.2013 Nr. 1185).
2. BOBYLEVA M. Document Proof in der Organisation: moderne Ansätze / M. Bobyleva // Finanzzeitung. - 2012. № 16. - S. 20-28.
3. Gorbenko M. Wir regulieren Ihren Personalworkshop / M. Gorbenko // Povrovik. Personalbüroarbeit. - 2014. - № 10 - C.12-16.
4. Larin M. Probleme bei der Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management in moderne Bedingungen / M. Larin // Achdi "Wirtschaft und Leben". - 2012. № 31. - S. 6-11.
5. Novikova tm. Die Bedeutung der Personalbüroarbeit im Bereich der Organisationsaktivitäten / TM Novikova // Management des menschlichen Potenzials. - 2013. - № 8. - S.23-26.

Bundesamt für Bildung

Belgorod staatliche Universität

Abteilung für Dokumentstudien

Diplomarbeit

Moderne Probleme des Dokumentationsunterstützungsmanagements und Wege, um sie im Büro des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod zu lösen

studententag Abteilung 5 Kursgruppe 070404

Gordienko Evgenia Alexandrovich.

Wissenschaftlicher Leiter:

k.I.N., Associate Professor

Shapovalova S.P.

Rezensent:

doktor der historischen Wissenschaften, Professor

Moshkin a.n.

Belgorod 2009.

Einführung

Kapitel 1. Dokumentationsunterstützung für das Management an der zeitgenössischen Bühne

§eins. Organisation des Dokumentationsmanagements

§2. Moderne Probleme des Dokumentationsmanagementmanagements

Kapitel 2. Dokumentationssicherheit im Amt des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod

§eins. Organisation der dokumentarischen Unterstützung in der Ufrs in der Region Belgorod

§3. Bestehende Dokumentation unterstützen Probleme in der Ufrs in der Region Belgorod und die Möglichkeiten, sie zu lösen

Fazit

Bibliographische Liste.

Anwendungen

Einführung

Relevanz Die Abschlussstudie ist, dass unsere mit Informationstechnologien gesättigte Zeit neue Anforderungen an Dokumente und Dienstleistungen für ihre Erstellung, den Umlauf und die Lagerung ergibt. Moderne Computersysteme ermöglichen es, nicht nur schnell und qualitativ ein Dokument zu arrangieren, sondern auch eine Vielzahl von Rechenschaftspflichtigern bereitzustellen, die Ausführung von Dokumenten, deren Übertragung durch Telekommunikationskanäle, Betriebspeicherung und Suche nach den erforderlichen Informationen zu überwachen. Viele Funktionen des Papier-Workflows können vollautomatisch sein, was es ermöglicht, die Entscheidungsgeschwindigkeit und den entsprechenden Managementeffizienz zu erhöhen.

Es ist zu beachten, dass der Übergang zu neuen Technologien einen angemessenen Rechts- und Regulierungsrahmen erfordert, ein durchdachtes System von Archivlager, qualifizierten Darsteller und Führungskräften, die das gesamte Sortiment an verwandten Problemen abdecken können. Die fortschrittlichsten Technologien ohne diese Bedingungen bringen das erwartete Ergebnis nicht.

Der Prozess der Informatisierung der Gesellschaft setzt sich außerdem auf oder unqualifizierte Benutzeraktionen. In diesem Zusammenhang ist es in diesem Zusammenhang, dass die neuen Anforderungen heute an Manager, und das Personal, das für die Vorbereitung und den Durchgang von Dokumenten verantwortlich ist, und die Analyse aller möglichen Probleme und der Entwicklung von Wege zur Überwindung von ihnen erscheint sehr wichtig und relevant.

Zweck Die Abschlussarbeit besteht darin, die wichtigsten Probleme der modernen Büroarbeit und die Entwicklung von Wege zu ermitteln, um sie zu lösen.

Aufgaben Das Folgende wurde vor der Abschlussarbeit eingerichtet:

Geben Sie in der vorliegenden Bühne ein charakteristisches Dokumentationsmanagement an;

Analysieren Sie die Funktionen und Aufgaben der Verwaltungsdokumentationsdienste;

Identifizieren Sie moderne Probleme des Dokumentationsmanagements;

Analysieren Sie die Organisation der Dokumentationsunterstützung für das Management in der Verwaltung des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod;

Objekt Die Abschlussforschung ist die Organisation des Dokumentationsmanagements.

Gegenstand Die Abschlussarbeit war die Berücksichtigung der Probleme des Dokumentationsmanagements im Beispiel des Amtes des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod.

Quellbasis. Die Quellbasis der Arbeit besteht aus regulatorischen Handlungen über die Organisation des modernen Dokumentationsmanagements. Bundesgesetze in dieser Zeitschrift, die solche Gesetzgebung dienen, als: "Das staatliche System des Dokumentenmanagementsystems. Grundrückstellungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsdienste "," Modellanweisungen für Zollmanagement in den Bundesleitern "," Liste typischer Verwaltungsdokumente, die in den Aktivitäten von Organisationen gebildet wurden, mit einem Hinweis auf die Lagerzeit, "Entschließung des staatlichen Statistikausschusses Von Russland ab Januar 05/2004 Nr. 1 "Bei der Genehmigung von einheitlichen Formen der primären Rechnungslegungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und ihre Zahlung," GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an Papierkram, "GOST 51141-98" Zollproduktion und Archivgefälle "AGB und Definitionen"; Reihenfolge von Radrud vom 10. Dezember 2004 Nr. 47 "bei Zustimmung von Dokumentenformen" usw.

Für das zweite Kapitel wurde während der gemeinsamen Arbeitspraxis eine Referenz- und Regulierungsdokumentation auf der UFRS in der Region Belgorod gesammelt, die Dokumentation für diese Organisation und ihre Dokumente wurden durchgeführt.

Im Rahmen der Prüfung der Dokumentationsunterstützung der UFRS-Abteilung der Region Belgorod haben wir eine Umfrage der Mitarbeiter der Institution durchgeführt, um bestehende Probleme von Dokumentation und Lösungen für ihre Lösungen zu ermitteln. Am Ende des Fragebogens wurden 43 gefüllte Fragebögen mit geeigneten Noten und Aufzeichnungen erhalten. Die Analyse der erhaltenen Antworten ermöglicht es, den Zustand der dokumentarischen Unterstützung für die Organisation momentan zu bestimmen und in dem zweiten Absatz des zweiten Kapitels zu berücksichtigen.

Historiographieforschung. Zu den veröffentlichten Werken inländischer Spezialisten in der Büroarbeit ist es möglich, die Werke von V.e zu beachten. Balasanyan, M.P. Bobyl, M.V. Larina, G.YU. Maximovich und eine Reihe von anderen. Zum größten Teil betrachten sie den aktuellen Stand der inländischen Büroarbeit und den Weg seiner Entwicklung im Alter der Informationstechnologie. Ein Teil der Autoren gehört zur sowjetischen Zeit (zum Beispiel KG Mityaev) und betrifft ausschließlich die Ausgaben der Dokumentationsunterstützung für die Arbeit der Institutionen, ein anderer Teil der Autoren im Gegenteil, konzentrierte sich auf Fragen moderner Technologien und der Einführung von elektronischen Dokumentenmanagementsysteme (La Doronina, VK Sablin und andere). Im Allgemeinen ermöglichen diese und andere Autoren die Merkmale des Standes der modernen traditionellen Büroarbeit als auch der Transformationen im Rahmen der universellen Informatisierung und der Automatisierung von Workflows. In der Arbeit von T.V. Kuznetsova "Zollproduktion. Dokumentation Sicherheitsmanagement "Die Anforderungen an die Vorbereitung, Unterlagen und Arbeiten mit ihnen auf der Grundlage der jüngsten legalen rechtlichen Rechts- und Regulierungsakte, einschließlich des Bundesgesetzes, einschließlich des Bundesgesetzes" zum Verfahren zur Berücksichtigung der Bürger der Bürger der Russischen Föderation "von 02.05. 2006 und FZ "In Information, Informationstechnologien und zum Schutz der Information" vom 27. Juli 2006, Modellvorschriften der Arbeit von Bundesländern (2005) und "Modellanweisungen für die Detamentproduktion ..." (2006). Die Merkmale der Arbeit mit Personaldokumenten wurden dem Sonderkapitel zugewiesen, wobei Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsgesetzbuchs vom Bundesgesetz 30.06.2006 und dem Bundesgesetz "auf personenbezogenen Daten" vom 27. Juli 2006 unter Berücksichtigung des Bundesgesetzes in Rechnung gestellt wurden. Die Quelle ist für Mitarbeiter von Büroarbeit und Personaldienste, Managern von Institutionen, Unternehmen und Unternehmen sowie allen Studierenden in der Spezialität "Dokumentation und Dokumentationsmanagement" bestimmt. Arbeit yu.m. Mikhailov "Zollverfahren für nichtstaatliche Organisationen" ist eine der ersten inländischen Publikationen, detailliert die Organisation der Unternehmensworkshop im Rahmen der nationalen Norm GOST R ISO 15489-1-2007 "Document Management". Das Material des Handbuchs unterliegt einer Unterstützung für die eigentliche Praxis des Dokumentationsmanagements. Neben dem bereitgestellten praktischen Kommentar zur nationalen Norm "Dokumentenverwaltung" enthält das Handbuch einen beispielhaften Text der Anweisungsunterricht für Büroarbeit für nichtstaatliche Unternehmen und individuelle Unternehmer. Mehr als 50 Anwendungen für die Anweisungen werden mit dem Text veröffentlicht: Verbesserte Formen der wichtigsten Verwaltungsdokumente, Empfehlungen zur Vorbereitung ihrer Inhalte - kurz, in kurzer Zeit ist alles für die richtige und schnelle Organisation des Falls eines kleinen Unternehmens oder einzelunternehmer. Bei der Vorbereitung des Handbuchs wurden auch die in den methodischen Empfehlungen der VNIIDAD (2007) enthaltenen Rezepte berücksichtigt.

Bei der Vorbereitung der Arbeiten wurden Quellen und Veröffentlichungen im Internet und auf der Rolle der elektronischen Dokumentenverwaltung im Prozess des Dokumentationsmanagements eingesetzt. Hier können Sie die "Consulting Group" Termics "(http://www.termika.ru)" (http://www.termika.ru) "doconline: ein unabhängiges Portal über sed" (http://www.doc-online.ru/nalytics/) und " EOS: Electronic Office Systems "(http://www.eos.ru/).

Praktische Bedeutung Diese Diplomarbeit ist, dass durch Analyse aller von der aktuellen Zeit und der Bedrohung des Dokumentationsmanagements bekannten Probleme, um Maßnahmen zur Überwindung oder Verhütung der Effizienz der inländischen Unternehmen und Institutionen zu verbessern und dadurch die Effizienz der inländischen Unternehmen und Institutionen zu verhindern. In Bezug auf die UFRs in der Region Belgorod manifestierte sich die praktische Bedeutung der Abschlussarbeit bei der Prüfung der Büroarbeit der Organisation und der Entwicklung praktische Empfehlungen Die Verbesserung der Dokumentationsunterstützung unter Berücksichtigung der Wünsche der Spezialisten der Ufrs selbst in der Region Belgorod.

Struktur der Arbeit. Es besteht aus der Einführung, zwei Kapiteln, Schlussfolgerungen, bibliographischer Liste und Anwendungen.

Kapitel 1. Dokumentationsunterstützung für das Management an der zeitgenössischen Bühne

§eins. Organisation des Dokumentationsmanagements

Dokumentationsmanagement - Aktivitäten, die die Organisation der Dokumentations- und Verwaltungsdokumentation abdecken, um die Funktionen der Institution, Organisation und Unternehmen umzusetzen.

In Übereinstimmung mit den Anforderungen des staatlichen Systems der Dokumentationsunterstützungsmanagement (nachstehend verdoppelt) sollten Verwaltungsdokumentationsdienste in modernen Unternehmen von einem speziellen Service durchgeführt werden - der Support-Service der Verwaltungsdokumentation (im Folgenden der dou-Service). Ein solcher Dienst arbeitet im Unternehmen als unabhängige Struktureinheit, das vom Leiter des Dienstes geleitet wird und direkt an den Leiter des Unternehmens untergeordnet ist. Bei den Unternehmen mit der Personalzahl von bis zu 100 Mitarbeitern und einem relativ geringen Dokumentenmanagement dürfen den Dow auf einem der Vollzeitbeschäftigten Verantwortlichkeiten auferlegen.

Die Ernennung des DOW-Dienstes besteht darin, das System der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung des Unternehmens auf der Grundlage einer einzelnen technischen Politik und der Anwendung moderner technischer Mittel in der Arbeit mit Dokumenten zu organisieren, durchzuführen und zu verbessern. Gleichzeitig sind die Hauptaufgaben des dou-Service:

Einführung im Unternehmen eines einzelnen Verfahrens für die Arbeit mit Dokumenten gemäß GSDO und anderen regulatorischen und methodischen und organisatorischen und regulatorischen Dokumenten;

Die Umsetzung der methodischen Richtlinien für die Organisation von Dokumenten in den strukturellen Abteilungen des Unternehmens;

Gewährleistung der wirksamen Kontrolle über die Einhaltung des etablierten Verfahrens für die Arbeit mit Dokumenten;

Verbesserung der Formulare und Methoden der Arbeit der Beamten des Unternehmens mit Dokumenten.

Unterscheiden Sie die folgenden DOW-Dienste:

1. In Ministerien und Abteilungen - Geschäftsführung. Es beinhaltet das Sekretariat (Empfang, das Sekretariat des Ministers, der Sekretariat der stellvertretenden Minister, das Sekretariat des Collegium, das Protokollbüro), das Inspektorat des Ministeriums (Chef des Amtes), das Büro (Büro der Regierungskorrespondenz, Bureau of Accounting und Registration , Expedition, Schreibmaschine, Teletpe usw.), Abteilung für Briefe (Beschwerden), Abteilung für Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und zur Einführung von technischen Mitteln, zentralem Archiv;

2. Ein staatliche Unternehmen (Verbände), in Forschung, Design, Designorganisationen und Computerzentren, Universitäten und andere Organisationen - Abteilung für Dokumentation Supportmanagement oder Büro. Ihre Komposition umfasst in der Regel: Abteilungen über Rechnungswesen und Anmeldung, Kontrolle, Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und die Einführung technischer Mittel, Berücksichtigung von Briefen (Beschwerden), Sekretariat, Expedition, Schreibmaschinenbureau, Archiv;

3. In Vereinigungen und Bedenken wird die Zusammensetzung und Struktur des dou-Dienstes von der Verwaltung der Organisation bestimmt.

4. In Joint Ventures (Organisationen) - der Tafel; in Gemeinsamer Aktiengesellschaften - die Konferenz der Bestandteile; in Genossenschaften - hauptversammlung Mitglieder der Genossenschaft;

5. In Organisationen, die nicht mit Dow verfügen, werden in strukturellen Divisionen die Arbeit mit Dokumenten vom Sekretär des Heads (Inspector) oder anderer speziell ausgewiesener Personen, der Sekretärinerie, durchgeführt.

Die Hauptziele des dou-Service sind die Organisation, Verwaltung, Koordination, Kontrolle und Implementierung von Arbeiten mit der Dokumentationsmanagement. Dow Service löst folgende Aufgaben:

Verbesserung der Formulare und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Bereitstellung eines einzelnen Verfahrens für die Dokumentation, Organisation von Arbeiten mit Dokumenten, Bauen von Suchmaschinen, Ausführung und Vorbereitung von Dokumenten zur Übertragung von Bilanzstaben (Zentral-) Archiv in Übereinstimmung mit den aktuellen Standards.

Reduzieren Sie das Dokumentenmanagement, die Anzahl der Dokumentenformen.

Entwicklung und Umsetzung regulatorischer und methodischer Dokumente zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung in der Organisation (Ministerium) und dem untergeordneten System.

Entwicklung und Umsetzung von progressiven Technologien zur Dokumentationsunterstützung für das Management auf der Grundlage der Anwendung von Rechen- und Organisationstechniken. DOW-Dienste müssen mit Spezialisten mit angemessener höherer und sekundärer Bildung ausgestattet sein.

Der dou-Service führt die folgenden Funktionen aus:

Entwicklung, Implementierung und Wartung des Tablenten- und Albums Unified-Formen von Dokumenten der Organisation, die Änderungen in ihnen vornehmen;

Expeditionsabwicklung, Registrierung von Dokumenten- und Rechnungslegungs- und Referenzarbeiten;

Organisation der Berücksichtigung und Vorbereitung von Dokumenten, Überwachung der Richtigkeit der Registrierung von Dokumenten zur Unterzeichnung durch das Management;

Verordnung, Verallgemeinerung und Information der Richtlinien für den Fortschritt und die Ergebnisse der Ausführung von Dokumenten;

Entwicklung der Geschäftsagenturen einer Organisation, Lagerung und betrieblicher Nutzung der Geschäftsnomenklatur;

Organisation der schreibgeschriebenen Fertigung, Kopieren; Gestaltung von Dokumentenformen;

Organisation der Arbeit an den Aussagen der Bürger;

Überwachung der Arbeit mit Dokumenten in strukturellen Abteilungen, Verbesserung von Formen und Arbeitsmethoden;

Kontrolle der Lieferung, Organisation des Archivs;

Durchführung von Meetings und Beratungen, die die Qualifikation der Mitarbeiter des dou- und Archivs-Dienstes erhöhen;

Organisation von Jobs, AWP, Arbeitsbedingungen von Mitarbeitern des dou-Service.

Die Aktivitäten der Dow-Service-Arbeiter werden von Stellenbeschreibungen reguliert, die unter Berücksichtigung der Anforderungen des staatlichen Codes des staatlichen Codes von GHSD entwickelt werden und vom Leiter der Organisation genehmigt werden.

Die Aktivitäten des DOW-Dienstes regulieren und bieten regulatorische und methodische Dokumente, staatliche und branchenübliche Standards.

So umfasst die Organisation der Arbeit des Personals der Dokumentationsdienste die Entscheidung der folgenden Fragen - ein klarer organisatorischer Bau des Dokumentationsdienstes (Büro), der Wahl der rationalen Form der Organisation der Arbeit mit Dokumenten.

Der Hauptfaktor, der die Struktur der Anzahl der Dokumentationsdienst ermittelt, ist die regulatorische Anzahl der darin eingesetzten Mitarbeiter. Institutionen können je nach Workflow für drei Hauptformulare (zentralisiert, dezentral und gemischt) und in der Kategorie nach HDCS unterteilt werden:

Das Konzept von Dou deckt nicht nur die organisatorischen und administrativen Dokumente ab (mit dem sich die traditionelle Büroarbeit hauptsächlich befasst), sondern die gesamte Dokumentation, die in der Organisation irgendwie in der Organisation verwendet wird - wissenschaftlich und technisch, Design, Design usw. Es gilt auch für grundsätzlich neue Dokumentationsarten, definiert als "Informationsressourcen" - Register, Register, Datenbanken und Datenbanken, Internet-Sites usw. In modernen Bedingungen muss die Reihenfolge der Behandlung mit all diesen Dokumentationsarten und den Bedingungen des Zugangs zu ihnen einheitlich sein. Die Managemententscheidung erfolgt nicht nur auf der Grundlage des Verwaltungsdokuments, sondern impliziert eine Analyse aller möglichen Informationen in Bezug auf die Verdienste des Problems. Der breitere Kreis dieser Informationen, die dem Manager in Echtzeit zur Verfügung stehen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Lösung des Problems.

Die zweite, das Hauptmerkmal des dou-Vergleichs im Vergleich zur Büroarbeit ist damit verbunden - er beinhaltet die Verwendung effizienterer Informationsverarbeitungstechnologien. In der TOU-System, in der Regel, lokalen und Corporate Computing-Netzwerken, werden Dokumente erstellt, die mit einem Computer berücksichtigt und verarbeitet werden. Laut dem berühmten russischen Spezialisten, Direktor von Vniidad M. V. Larina, kennzeichnet der Begriff Dow die "Übergangsstufe von traditioneller Büroarbeit an das Dokumentationsmanagement", die er als "vollwertige Managementfunktion" versteht. Mit anderen Worten, die Aussicht, die Funktionen der Dokumentation und des Managements als solche zu verschmelzen, ist reserviert.

In einer solchen Situation ist es sehr wichtig, zwischen den beiden Seiten des Übergangs zu neuen Technologien dou technische und organisatorische Technologien zu unterscheiden. Der erste dieser deckt die Entwicklung oder Erwerb von Computerprogrammen, den Kauf und die Installation von Computern, der Installation von Netzwerkkommunikationen usw. ab. Heute haben Informationstechnologien ein solches Entwicklungsniveau erreicht, in dem diese Seite des Falls keine grundlegenden Probleme verursacht . Eine besondere Entscheidung wird nur von den Finanzfunktionen der Organisation ermittelt. Es ist nicht schwierig, ein Unternehmen zu finden, das das erforderliche Toolkit gemäß den Wünschen des Kunden und innerhalb der Höhe des bestehenden Betrags bereitstellt.

Der Übergang zu neuen Technologien erfordert ein angemessenes Rechts- und Regulierungsrahmen, ein durchdachtes System der Archivspeicherung, qualifizierten Darsteller und (dies ist vielleicht das Hauptsache) Manager, die in der Lage sind, die gesamte Palette von verwandten Problemen abzudecken. Die fortschrittlichsten Technologien ohne diese Bedingungen bringen das erwartete Ergebnis nicht. Betrachten Sie beide Seiten des Problems näher.

Bestehende automatisierte Dow-Systeme können in drei Klassen oder Ebenen unterteilt werden. Das System der ersten Ebene (sie können als automatisierte Papiermanagementsysteme definiert werden) Gilt nicht für Dokumente als solche, sondern mit der Begleitdokumentation, wobei ein elektronisches Analogon von eingehenden und ausgehenden Dokumentationszeitschriften, Registrierungskarten usw. ist, diese bisher Die Automatisierungsstufe Dow in Regierungsbehörden kann als bestanden betrachtet werden. Papierdokumentmanagementsysteme arbeiten in einer Reihe von Abteilungen, ihre Einschränkungen sind jedoch bereits klar anerkannt, und die Frage ihrer Modernisierung wird erhöht. Organisationen, die sich zu einem Zeitpunkt in den heutigen Bedingungen nicht umgesetzt haben, versuchen sie, sie zu vereinbaren und sofort von der zweiten Ebene zu starten.

Das Schlüsselmerkmal der zweiten Ebene ist das Vorhandensein einer kompletten elektronischen Version jedes Dokuments im System, mit dem Sie eine Volltextsuche nach seinem Inhalt durchführen können, das Dokument auf das lokale System der Organisation übertragen sowie Tauschen Sie Dokumente mit externen (überlegenen oder untergeordneten) Organisationen durch das Unternehmensnetzwerk oder normale E-Mail aus. Solche Systeme verfügen über umfangreiche Suchfunktionen und Mittel, um den Zugriff auf Informationen zu unterscheiden, gehören häufig Subsysteme für das Scannen und die Texterkennung (um elektronische Versionen von Papierdokumenten zu erstellen). Auf dieser Ebene ist es möglich, die Hilfedatenbanken in das System zu integrieren, deren Informationen verwendet werden managementaktivitäten. Die Fähigkeit, den Dokumentfluss mit ihrer Hilfe zu stärken, steigt stark an, aber die Kosten von ihnen sind recht hoch - die Reihenfolge von Hunderten und sogar Tausende von Dollar für jeden Arbeitsplatz.

Durch das Drücken von elektronischen Dokumenten der Rechtskraft können Sie Papier "Zwillinge" aufzugeben und zu einem vollelektronischen Dokumentenstrom wechseln, in dem der Ausdruck erhalten bleibt, dann nur als Papierkopie des elektronischen Originals mit einem begrenzten Umfang. Daraus fließt es auf eine andere Anforderung weiter: Da das Originaldokument ausschließlich in elektronischer Form existiert, ist es notwendig, allen Phasen seines Lebenszyklus gleicher Aufmerksamkeit zu beachten, einschließlich der Kreation und der Beschwerde, sondern auch der anschließende Archivspeicherung.

Trotz eines reichen Gelegenheitsspiels haben alle solchen Systeme mehrere erhebliche Einschränkungen, mit denen sie sie in einer Klasse kombinieren können. Zunächst arbeiten sie nicht mit elektronischen Dokumenten im vollen Sinn des Wortes, sondern mit elektronischen Kopien von Papierdokumenten. Parallel dazu haben die Organisationen immer noch Papier-Originale, die rechtliche Kraft, die die Signaturen und Drucke an sie beigefügt sind. Es sind diese traditionellen Dokumente, die einem obligatorischen Archivspeicher unterliegen, während ihre elektronischen Versionen verwendet werden und nur für Erwägungen an praktischer Bequemlichkeit bleiben. Aus diesem Grund konzentrieren sich sowohl Software als auch technische Lösungen, die in solchen Systemen eingesetzt werden, schlecht auf die Zertifizierung der Echtheit der Information und des langfristigen Archivspeichers konzentriert.

Oft in den Anmerkungen von Systemen können Sie Sätze des Typs erfüllen "Das System unterstützt den gesamten Lebenszyklus des Dokuments in der Organisation: von seiner primären Registrierung bis zum Abschreiben in den Fall." In der Zwischenzeit, wie bekannt ist, ist der "Abschreibung in den Fall" der gesamte Lebenszyklus keinesfalls begrenzt. Mit diesem Umstand ignorieren viele Systeme, dass Sie nur den Zugriff auf den Inhalt des Dokuments aufrechterhalten, jedoch nicht auf den Kontext - die Begleitinformationen, mit denen Sie die Umstände der Erstellung eines Dokuments oder der Erstellung des Systems von außen, der Pfad seiner Passage nach Instanzen usw. sprechen, die Tatsache, dass in der Sprache von Entwicklern das "elektronische Archiv" genannt wird, kein Archiv aus professioneller Sicht. Regulatorische Anforderungen an die Organisation eines Archivalkfalls, wenn es in der Regel erstellt wird, werden in der Regel nicht berücksichtigt.

Sowohl im Russischen als auch im CIS-Markt wird nun eine große Auswahl an Software angeboten, um ein System mit zweiter Ebene zu erstellen. Einige von ihnen sind von berühmten russischen oder gemeinsamen Firmen entworfen. Die berühmtesten und beliebtesten unter ihnen sind das System "CASE" (Entwickler - CJSC Electronic Office-Systeme) und Euphrat (Entwicklung des Unternehmens "Cognitive Technologies Ltd").

Während des Betriebs solcher Systeme kommen viele Benutzer jedoch zu dem Schluss, dass ihre Originalität eher ein Minus als ein Plus ist: Einführung eines Firmenprodukts in meinem Produkt in mein Produkt, die Organisation wird in seine Geisel. Alle Korrekturen, Raffinesse und Modernisierung eines solchen Systems, neben den Spezialisten dieses Unternehmens, können nicht implementieren. Falls das Unternehmen aus irgendeinem Grund aufhören wird, die führenden Entwicklerautoren zu existieren oder zu verlieren, bleibt alle implementierten System ohne technischen Support, und ihre Verbesserung und die Ausrichtung mit den Anforderungen von morgen werden unmöglich.

Basierend auf diesen Überlegungen ziehen sich viele Organisationen vor, mit Systemen, die auf der Grundlage von kommerziellen Produkten westlicher Unternehmen erstellt wurden, zu befassen, die sich auf ein breites Spektrum an Benutzern ausgerichtet sind und daher viel offener sein müssen. Solche Produkte sind anpassbare Softwarekomplexe - leistungsstarke Tools zum schnellen Erstellen spezifischer Anwendungen für die Anforderungen eines bestimmten Kunden. Dafür ist natürlich auch spezielles Wissen erforderlich, aber Spezialisten in solchen Systemen finden viel einfacher. In der Regel liefern die Dienste eines solchen Planes Unternehmen, die von "Systemintegratoren" genannt werden. Die Fähigkeit, zwischen mehreren Integratoren zu wählen (und selbst wenn es angemessenen Rahmen gibt, erzeugt oder verfeinert Anwendungen von eigenen Kräften) in den Augen der Benutzer, sogar so naheliegender Vorteil der inländischen Entwicklungen, als die Möglichkeit der Volltextsuche Berücksichtigen Sie die Morphologie der russischen Sprache, die natürlich keine kommerzielle Produkte westliche Produktion hat.

In Russland erfolgt die explizite Präferenz des Softwarepakets "Lotus Notes / Domino". Es ist neugierig, dass dieser Komplex auf dem westlichen Markt nicht dominiert. Im Bericht des Fachkenntnisses des Amtes der Regierung der Russischen Föderation VN Chernov gibt es Beweise dafür, dass der Lotus Notes / Domino-Komplex etwa 4% des Umsatzes ausmacht, während eine ähnliche Komplexierung "Dokumentation-4" (in unserem Land ein wenig bekannt) gehört 11% des westlichen Marktes.

Der Anteil des Übergangs zum dritten Niveau des DOA Die oben genannten Systeme muss mit zertifizierten EDS-Anlagen ausgestattet sein und eine Reihe von Problemen lösen, die mit der Speicherung von Archivdokumenten verbunden sind. In der Zwischenzeit, in Russland, hat die Arbeit an der Schaffung eines ähnlichen Archivs bisher noch nicht begonnen, und in dieser Hinsicht ist seine Verzögerung etwa fünf Jahre. Fehlen eines solchen Archivs nach dem Erscheinungsbild gesetzgebungsbasis Es kann zu einem großen Abschreckung beim Übergang zu den Ru-Pegelsystemen werden.

Offensichtlich sollten idealerweise abteilende Systeme der elektronischen Dokumentenverwaltung und des staatlichen Archivspeichersystems zu Komponenten eines einzelnen, allgemeineren Systems des Dow werden, das das gesamte Verwaltungsgerät abdeckt. In den heutigen Bedingungen ist jedoch die Schaffung eines solchen Systems nach einem einzigen Plan unwirklich. Die Finanz- und Personalfunktionen verschiedener Abteilungen sind zu unterschiedlich, und die Traditionen des Dokumentflusses in ihnen sind ausreichend spezifisch. In Fällen, in denen die Führung "reift", um die Schaffung eines eigenen dou-Systems zu lösen, wird diese Entscheidung in der Regel aufgenommen, ohne dass ähnliche Systeme berücksichtigt werden, die bereits in anderen Abteilungen bestehen oder implementiert sind.

In der Praxis führt dies zu eher neugierigen Ergebnissen. In Moskau wird das dou-System beispielsweise sowohl auf der Ebene des Bürgermeisters und in allen Bezirksbereiten eingeführt. Aber gleichzeitig wurde jeder von ihnen separat gestaltet und in der Regel ein anderer Systemintegrator. Die elektronische Version des Dokuments, die vom Rathaus an die Präfektur stammt, kann nicht automatisch an die unteren Verbindungen dieser Präfektur umgeleitet werden - ihre automatisierten Systeme sind nicht kompatibel. Aus demselben Grund können verschiedene Präfekturen keine elektronischen Versionen von Dokumenten untereinander austauschen. Im Falle der Einführung verschiedener Abteilungen verschiedener EDS können außerdem die gegenseitige Inkompatibilität in der gegenseitigen Inkompatibilität erbert und sogar verschlimmert werden, wenn sie auf Systeme auf Drittelebene wechseln.

Somit wird die Hauptentwicklung moderner Dokumentationsmanagementdienste in Richtung weiterer Informatisierung und Automatisierung von Büroprozessen, der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme und der Umstrukturierung von Organisationen von Organisationen gemäß den Anforderungen dieser Systeme abgehalten.

§2. Moderne Probleme des Dokumentationsmanagementmanagements

Es gibt mehrere grundlegende Probleme des Dokumentationsmanagements. Betrachten Sie sie in der Reihenfolge.

Das Problem des Bewusstseins. Damit das Management der Organisation, um die Notwendigkeit zu schließen, ein automatisiertes System der Büroarbeit (ACS) einzuführen, sollte es zumindest über das Vorhandensein solcher Systeme erfahren, für die sie beabsichtigt sind und wie sie sie implementieren. Darüber hinaus kann das Management der Organisation eindeutig von der Einführung solcher Systeme profitieren.

Das Informationsdefizit über ASD führt dazu, dass sie mit einer Art ACS TP, AUUP usw. in Verbindung stehen. Viele haben noch eine traurige Erfahrung mit einem Analphabetenansatz für die Einführung solcher Systeme in den 1980er Jahren, was zu einem fehlerhaften Urteil über ASD als ein teures Spielzeug führte, das nichts Neues und Gutes in den Aktivitäten des Unternehmens bringt. Die Vorteile der Umsetzung automatisierter Aufzeichnungen von Büro-Workshops sind nicht immer offensichtlich, da es sehr schwierig ist, den wirtschaftlichen Effekt der Verbesserung der Steuerbarkeit der Organisation zu beurteilen. Nach Angaben der Daten, die von "Ernst & Young" und "Nortan Nolan Institute" bereitgestellt werden, werden Unternehmen, die elektronische Dokumentenverwaltungssysteme eingeführt haben, verbessert: Die Produktivität der Arbeitsproduktivität um 25-50% wird um 25-50% erhöht, die Dokumentenbearbeitungszeit wird um 75% reduziert, Kosten für die Zahlung von Die Bereichspeicherung von Dokumenten sinkt um 80%.

Diese Schätzungen wurden für den westlichen Markt gemacht, und in Russland können diese Zahlen anders sein. Insbesondere kann der Gewinn, der den Speicherbereich von Dokumenten zu reduzieren, deutlich geringer sein, da nur Papierdokumente oder ihre Mikrokopien (Micropolots und Microfoshs) in unserem Land Rechtskraft haben. Gleichzeitig ist ein Rückgang der Dokumentenverarbeitungszeit und der genauen Einhaltung der Bearbeitung des Dokuments in vielen Bereichen kritische Indikatoren, die eine große wirtschaftliche Wirkung von der Implementierung von ASD ergibt.

Die Wirksamkeit der Einführung solcher Systeme hängt weitgehend davon ab, wie erfolgreich das Management der Organisation mit der Lösung von organisatorischen Problemen bei der Umsetzung des Hinzufügens umgehen wird.

Organisatorische Probleme. Bei jedem Unternehmen wird im Laufe der Zeit eine bestimmte Organisationsstruktur gebildet (und nicht immer optimal), sie sind nur für IT, Arbeitsstile, Verwaltungs- und Steuerungsmethoden gebildet. Das implementierte Hinzufügen in den meisten Fällen wechselt zunächst wie ein "Alien Körper" für das Team des Unternehmens. Dies liegt daran, dass der gut gebaute ASD eine Art "Lacmus-Papier" ist, und viele Mängel im funktionalen Strukturbau des Unternehmens manifestieren sich in den ersten Stadien des Prozesses der Implementierung von ASD.

Ein Dilemma ergibt sich: Was ist besser und leichter, ASD im Bild zu erstellen, und das Ähnlichkeit, wie der Kunde der Kunde ist, oder um die Neuorganisation von ihm zu führen, um eine maximale Effizienz von ASD zu erreichen? Bei der Lösung dieses Problems können zwei Lösungen angewendet werden: technisch, was mehr von dem Systemlieferanten abhängt, und der organisatorischen Organisation, die vollständig vom Kunden abhängig ist.

Alle guten ASD haben eine gewisse Gelegenheit, sich an einen bestimmten Kunden anzupassen, sondern nur seine eigenen Grenzen haben. Zur Anpassung des Büroarbeitssystems an einen bestimmten Kunden ist außerdem eine klare Einstellung des Problems erforderlich, vorzugsweise schriftlich aufgenommen. Gleichzeitig erhält der Kunde das System so weit wie möglich, und am wichtigsten ist, dass es eindeutig klare Kriterien für die Bewertung der Ergebnisse des Auftragnehmers haben. Leider ist die Entwicklung solcher Dokumente ziemlich mühsam. Oft dauert die Entwicklung eines technischen Auftrags auf der ASD deutlich mehr als die Implementierung des Systems selbst.

Es ist leicht zu erklären - zu diesem Zeitpunkt ist es notwendig, sich auf den Standpunkt aller Bereiche des Organisationskunden zu vereinbaren, der an sich nicht einfach ist. Sehr oft versucht die Bühne zu reduzieren (warum zusätzliches Geld zahlen), dies führt dazu, dass der Kunde etwas empfängt, das die Wünsche seiner Mitarbeiter erfüllt, aber: Aus irgendeinem Grund ist alles unbequem, um mit diesem System zu arbeiten. Als nächstes beginnen kontinuierliche Oberflächen und Änderungen während der Erfahrungszeit. Wenn danach das System lebendig bleibt, dann wird es ganz anders als die anfängliche Erstellung. Ein Jahr später werden neu emergerierte Mitarbeiter eine faire Frage stellen: Warum ist hier alles so unlogisch? Die Antwort ist eins und jeder ist bekannt: So historisch entwickelt.

Trotzdem ist es unmöglich, nur technische Maßnahmen zu tun. Wenn das Unternehmen weitgehend organisatorisch für die Einführung von Add bereit ist, ist eine solche Einführung entweder sehr schwierig oder nicht völlig unmöglich. Eine gute Analogie kann ein Versuch sein, einen leistungsfähigeren Motor für ein Auto mit einem schwachen Chassis herzustellen. Das Ergebnis ist im Voraus bekannt. Auch wenn wir es schaffen, moderne ASD in das Unternehmen zu platzieren, nicht bereit für seine Umsetzung, erhält der Kunde keinen Gewinn von einer solchen Einführung.

Um den echten wirtschaftlichen Effekt der Umsetzung der ASD zu erhalten, müssen Sie einige Prinzipien der Arbeit ändern. Insbesondere sollte die Einführung eines automatisierten Systems der Büroarbeit durch die Änderung der organisatorischen und administrativen Dokumente in der Kundenorganisation unterstützt werden (zumindest die Anweisungen für Büroarbeit). Somit kann der erhebliche wirtschaftliche Effekt von ASD nur erwecken, wenn das Management den Prozess seiner Umsetzung betrachtet, nicht als ein einfacher Akt der Beschaffung neuer Software (und möglicherweise neuer Ausrüstung), sondern als integriertes organisatorisches und technisches Projekt.

Leider analysiert derzeit eine sehr kleine Anzahl von Kunden ihr Managementsystem, bevor sie hinzufügen. Mit einer solchen Krafteinführung kann der Abbau des Büroarbeitssystems aufgrund psychologischer Faktoren auftreten.

Psychologische Probleme. Wie sieht der ASD die meisten Mitarbeiter des Kunden an? Wenn sie oberflächliche Informationen haben, wird das Management des ASD Enterprise als Panacea von allen Problemen vertreten, das Unternehmen aufgrund fahrlässiger Einstellungen für die Dokumente ergibt, und die Darsteller glauben, dass ASD etwas unter der E-Mails und dem üblichen Redakteur ist .

Wenn Mitarbeiter Informationen zu diesen Systemen haben, variiert die Situation weitgehend. Die Künstler sind fest davon überzeugt, dass sich nach der Umsetzung der ASD-Führung alle ihre Vermissten bewusst sein wird (teilweise wahr). In dieser Hinsicht erfüllt die Einführung eines voll montierten ASD-Systems einen erheblichen Widerstand von den Künstlern - sie wissen genau, was sie danach werden, was schlimmer ist. Infolgedessen wird etwas Kompromissoption ohne "fiskalische" Funktionen eingeführt, d. H. Die gleiche E-Mail mit dem Dokumentenverwaltungssystem.

Nach Angaben der Führung ist alles, was aus diesem System zu erwarten ist, eine objektive Kontrolle über ihre Bestellungen, beschleunigt die Erstellung von Berichtsinformationen, um die Qualität und den Rückgang der Dokumentsuchzeit zu verbessern. Nach der Einführung des Systems kann sich seine Bewertung erheblich ändern. Und nur dann, als eine detailliertere Bekanntschaft mit dem System, sind die Anführer plötzlich überrascht, festzustellen, dass sie an einem Computer arbeiten müssen, der lange auf dem Desktop staubt. Für eine beträchtliche Anzahl von Führungskräften der alten Härtung stellt sich heraus, dass er eine psychologische Barriere ist. Es ist viel einfacher für sie, direkt mit den vertrauten Menschen zu arbeiten: "Auf dem Teppich" genannt ", gab das Pumpen", sah Angst in den Augen des Untergebens - Sie kommen zum Gedanken, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist, dass es nicht umsonst ist. Darüber hinaus entdeckt das Management oft, dass die Vorteile, die von westlichen Experten, irgendwo verschwunden sind, verschwunden sind. Obwohl die Lösung dieses Problems einfach ist, wurde vorgeschlagen, ASD auf den Tischen aller Performer und Manager einzuführen, und der Kunde speichert: Setzen Sie das System nur von den Arbeitern der Struktureinheiten. Infolgedessen wird die Arbeit schnell und klar durchgeführt, und alles ist wie zuvor.

Die Darsteller haben oft das Gefühl, dass ein weiterer Chef mit der Einführung des Gerichts ein weiterer Boss erschien, der ständig hinter dem Rücken steht. In der Tat, jetzt, wenn Sie möchten, können Sie sich herausfinden: wer, was, wann und wie viel. Zuvor war es möglich, die Behörden irrezuführen: Sie sagen, einen halben Tag, den ich nach allen Böden suchte (obwohl ich tatsächlich auf dem Computer gespielt habe). Gleichzeitig wird ein sehr wichtiger Punkt vergessen - dasselbe System erlaubt dem Performer nicht, einen übermäßig großen Arbeitsumfang zu laden. TRUE, es hängt von den Einstellungen eines bestimmten Systems ab, aber es ist immer möglich zu erklären, warum diese Arbeit nicht rechtzeitig ausgeführt wurde. Hier müssen Sie also immer noch gut denken - Performer bleiben in Verlust oder gewinnen. Aus meiner Sicht erhalten qualifizierte Darsteller ein leistungsstarkes Instrument zur Organisation ihrer Aktivitäten und ausreichend signifikanten Argumente, um ihre Handlungen vor der Führung zu motivieren.

Die schlechte Führung und die fahrlässigen Arbeiter haben jedoch psychologische Beschwerden und eine vollständige Ablehnung von ASD. Nun, wenn dies nur in einer Erklärung zur Entlassung ausgedrückt wird. Häufiger bekommen wir anhaltende und geschickte verborgene Feinde auf jeder möglichen Möglichkeit, solche Innovation als ASD zu widerstehen, was eindeutig ihrer Inkonsistenz und Nutzlosigkeit für das Unternehmen zeigt. Von hier kommt eine Reihe von Personalproblemen, die eine oder andere Weise bei der Einführung von Hinzufügen gelöst werden muss.

Das Problem des Personals. Die Einführung von ASD impliziert, dass alle wichtigen Teilnehmer an Geschäftsprozessen im Unternehmen auf einem Computer arbeiten können. In jungen, relativ neu erstellten Organisationen und Firmen. Aber was ist, wenn die Hauptknochen der Verwaltung des Unternehmens vor 15-20 Jahren ausgebildet wurden? In ihrer eigenen Erfahrung und beruflichen Fähigkeiten können sie ihre Positionen vollständig einhalten, aber nie gelernt und funktionierten nicht für den PC. Senden Sie sie zu studieren?

Wenn jedoch in der Regel das Unternehmen zur Vorstellung von der Notwendigkeit der Einführung von ASD kam, ist die Intensität der Arbeit in diesem Unternehmen sehr hoch. Dies bedeutet, dass die Ausbildung von Mitarbeitern mit einer Trennung von der Produktion praktisch unmöglich ist, und das optionale Training kann unwirksam sein und nur um eine erhöhte Reizbarkeit der Mitarbeiter des Unternehmens führen.

Bei der Umsetzung von CAD (zumindest in der Elektronikindustrie) wurde davon ausgegangen, dass es günstiger war, alte Designer zu entlassen und junge Mitarbeiter (Hochschulabsolventen) zu rekrutieren, als die "alte Wache" zu bewegen. Leider ist dieser Ansatz in der Umsetzung von ASD nicht anwendbar, da die Hauptnutzer dieses Systems die höchsten und sekundären Richtlinien der Verwaltung von Organisationen sind.

Der einzige Weg aus dieser Situation, der experimentell gefunden wurde, beinhaltet: Schulung von Systemadministratoren mit einer Trennung von der Produktion; Schulungsnutzer auf dem Territorium des Kunden, aber nicht am Arbeitsplatz; Eine lange Zeit von erfahrener Ausbeutung mit der ständigen Anwesenheit des Künstlers des Künstlers in der Organisation zu Kunde.

Daher gibt es mehrere grundlegende Probleme des Dokumentationsmanagements: ein Problem des Bewusstseins, organisatorischer Probleme, psychologische Probleme und das Personalproblem. Bei diesen Problemen ist jede Institution gegenübergestellt, was es ist. Die Entscheidung über die Notwendigkeit, die Arbeit ihrer Organisation zu verbessern (einschließlich der Automatisierung der Dokumentationsunterstützung), sollte jeder Anleitung auf die Entscheidung der angegebenen Probleme achten.

Kapitel 2. Dokumentationssicherheit im Amt des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod

§eins. Organisation der dokumentarischen Unterstützung in der Ufrs in der Region Belgorod

Das Amt des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod ist vom 1. Januar 2005 von seinem Namen (zuvor das Amt der Justizbehörde der Region Belgorod, nach - dem Management des Justizministeriums Russlands in der Region Belgorod) und ist der territoriale Körper des Bundesregistrierungsdienstes. In seinen Tätigkeiten wird es von der Verfassung der Russischen Föderation, der Verfassungsgesetze, der Bundesgesetze, des Präsidenten des Präsidenten der Russischen Föderation und der Regierung der Russischen Föderation geleitet. Internationale Verträge der Russischen Föderation, Regulatorische Rechtsakte des Justizministeriums der Russischen Föderation, Akte des Bundesregistrierungsdienstes. Das Management ist eine juristische Person, hat eine Presse mit dem Bild des staatlichen Wappens der Russischen Föderation, Briefmarken, Formen mit ihrem Namen und dem Bild des staatlichen Wappens der Russischen Föderation, Bankkonten.

Die Hauptaufgaben des Amtes des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod sind:

1. Sicherstellung der Umsetzung in der Region Belgorod der öffentlichen Politik im Bereich der Gerechtigkeit innerhalb der begrenzten Kompetenz;

2. Gewährleistung der Einheit des Rechtsraums;

3. Sicherstellung der Sicherung der Mächte, um die Rechte und Freiheiten des Menschen und des Bürgers zu schützen.

Management Funktionen:

Verwaltung des Bundesregisters der regulatorischen Rechtsakte der Region Belgorod in installierte Weise;

Durchführung einer rechtlichen Fachwissen der regulatorischen Rechtsakte der Region Belgorod für ihre Einhaltung der Verfassung der Russischen Föderation und der Bundesgesetzgebung;

Staatliche Rechnungslegung auf regulatorische Rechtsakte, die von den staatlichen Behörden der Region Belgorod in der vom Justizministerium festgelegten Reihenfolge angenommen wurden;

Präsentation von Informationen aus dem Bundesregister der staatlichen Behörden und lokalen Selbstverwaltung, juristischen Personen und Einzelpersonen auf die vom Justizministerium der Russlands festgelegten Weise

Staatliche Registrierung der Charters of Municipalitäten und kommunalen regulatorischen Rechtsakte zur Einführung von Änderungsanträgen und Ergänzungen der Gemeinden in Übereinstimmung mit Bundesvorschriften

Bereitstellung des etablierten Justizministeriums Russlands, der das Verfahren zum Auflösen der Berufung der Bürger an der Erholung von Dokumenten gemäß den internationalen Verträgen und Rechtsvorschriften der Russischen Föderation beruht.

Gebietskörper des Bundesregistrierungsdienstes entscheiden über die staatliche Registrierung von nichtkommerziellen Organisationen aller organisatorischen und rechtlichen Formen, mit Ausnahme von Verbrauchergenossenschaften, Regierungsbehörden, anderen Staatsorganen, lokalen Regierungen sowie staatlichen und kommunalen Institutionen. Die staatliche Registrierung einiger organisatorischer und rechtlicher Forderungen von gemeinnützigen Organisationen (Partnerschaften von Eigentümer von Wohnungen, Gartenbau, Gartenarbeit und ländlichen, nicht kommerziellen Vereinigungen) von den Steuerbehörden widersprechen den derzeitigen Rechtsvorschriften. Der entsprechende Buchstabe zur Kündigung dieser Registrierung wird an den Bundessteuerdienst gesendet.

Der Bundesregistrierungsdienst in der Region Belgorod umfasst folgende Abteilungen:

1. Verwaltungsführendes Führungspersonal;

2. Die Rezeption - Ausgabe von Dokumenten;

3. Abteilung der Verwaltung von EDRP und Registrierung von AIDS;

4. Abteilung für Registrierung von Rechten an Wohngebäuden und Verträgen der Eigenkapitalbeteiligung;

5. Abteilung für Registrierung von Hypotheken, Rechten an nicht Wohngebäuden sowie in der Interaktion mit wichtigen Urheberrechtsinhabern;

6. Die Registrierungsabteilung der Rechte an land;

7. Abteilung der Ausgabe von Informationen zu denneuen Rechten;

8. Abteilung Büroarbeit;

9. Abteilung für organisatorische Unterstützung, Planung und Kontrolle von Aktivitäten;

10. Abteilung für Bauwesen und Personal;

11. Die materielle und technische Unterstützung;

12. Schutzabteilung von Staatsgeheimnissen, Sonder- und Mobilisierungsarbeiten;

13. Abteilung für Informationstechnologie und Kommunikation;

14. Abteilung für öffentliche und religiöse Vereinigungen;

15. Abteilung für Advocacy und Notar Control Department;

16. Abteilung für Kontrolle und Überwachung im Bereich der staatlichen Registrierung von Zivilzustandsakte;

17. Die Kontrolle der Kontrolle über die Aktivitäten selbstregulierender Organisationen, Schiedsgerichtungsmanager;

18. Die Abteilung für Rechtsunterstützung und Justizschutz.

Im Amt des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod, das Unterrichtsverfahren, der das Verfahren zur Erstellung und Bewegung von Dokumenten reguliert, wurde für die Regulierung der Unternehmensarbeitskräfte erstellt. Es definiert das Case-Management-System, etabliert die Regeln und Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten mit Unterlagen von ungewöhnlichen und Briefen der Bürger.

Rechtliche Grundlage Die Bestimmungen der Anweisungen sind die derzeitige Rechtsvorschriften der Russischen Föderation, den regulatorischen Anforderungen an staatliche Standards der Russischen Föderation für die Organisations- und Verwaltungsdokumentation, das staatliche System der Dokumentationsbetreuungsführung (ISDou) sowie die Grundregeln für die Arbeit des Abteilungsarchivs, der Verordnung über den Bundesregistrierungsdienst, der vom Erlass des Präsidenten des Russischen Föderation vom 13. Oktober 2004, №1315, allgemeine Bestimmungen zur territorialen Stelle des Bundesregistrierungsdienstes für das Thema (Themen) der Russische Föderation, genehmigt von der Reihenfolge des Justizministeriums von Russland vom 3. Dezember 2004 Nr. 183, temporäre, entdeckte Anweisungen im Bundesregistrierungsdienst, genehmigt von der Größenordnung von Rosgestolst vom 14. Juni 2005 Nr. 77, andere regulatorische Dokumente im Amt Arbeit.

Die methodische Verwaltung des Amtsmanagements und der Überwachung der Einhaltung der Anforderungen dieser Anweisungen erfolgt von der Organisations- und Kontrollabteilung. Die Regeln und Verfahren für die Zusammenarbeit mit den von dieser Anweisungen vorgesehenen Dokumente sind für alle Führungskräfte erforderlich. Die Regeln und Verfahren für die Zusammenarbeit mit den von dieser Anweisungen vorgesehenen Dokumente sind für alle Führungskräfte erforderlich.

Staatliche Beamte-Management-Management (nachstehend auch - Mitarbeiter) sind für die Einhaltung der Anforderungen der Anweisungen, der Sicherheit der offiziellen Dokumente und der in ihnen enthaltenen Informationen verantwortlich. Beim Verlust von Dokumenten melden sich die Mitarbeiter sofort an den Kopf der einschlägigen Struktureinheit. Der Leiter der strukturellen Geschäftsbereiche informiert die Organisations- und Kontrollabteilung der Verwaltung. Der Leiter der Organisations- und Kontrollabteilung berichtet über den Verlust von Dokumenten durch die Aufsicht des stellvertretenden Leiters des Amtes, der eine Serviceuntersuchung ernennen, und die Ergebnisse der Untersuchung informiert den Schulleiter. Im Falle der Errichtung der Schuld des staatlichen Beamten im Verlust von Dokumenten ist es in der gesetzlich festgelegten Verfahren in disziplinarierbarer, materieller und sonstiger Haftung beteiligt.

Bei einem Urlaub, bei einem Urlaub, im Falle von Krankheit oder Abreise auf einer Geschäftsreise, ist der staatliche Beamte, um den Leiter der strukturellen Divisionsberichte über die Ausführung von Dokumenten an einen anderen Mitarbeiter anzugeben, wenn er abgewiesen hat, die darin gehörten Dokumente.

Für die Organisation von Büroarbeiten, der Einhaltung der durch diesen Anweisungen festgelegten Regeln und dem Verfahren, um mit Dokumenten und Briefen der Bürger in den strukturellen Abteilungen des Amtes auf ihre Führer zu reagieren. Die Entwicklung in strukturellen Abteilungen erfolgt von den Angestellten, die von den Anführern dieser Einheiten ernannt werden.

Um zur papierlosen Technologie zu übergehen, gelten elektronische Informationssysteme mit Dokumenten. Automatisierte Dokumentationsverarbeitungstechnologien, die auf das Management angewendet werden, müssen den Anforderungen dieser Anweisungen erfüllen.

Anweisungen für Büroarbeit im Amt des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod enthalten die folgenden Abschnitte:

Allgemeines.

Dokumentation (Erstellung von Dokumenten).

Dokumentenlaufwerk (Bewegung von Dokumenten in Management).

Kontrolle der Ausführung von Dokumenten.

Das Verfahren für die Zusammenarbeit mit Anziehungskraft der Bürger.

Das Verfahren zur Handhabung von Service Information Limited Distribution.

Kopieren Sie mehrere Arbeiten.

Druck und Leerzeichen.

Die Bildung von Fällen, übertragen Sie sie mit Archivunterlagen in das Archiv.

Gemäß Allgemeine Bestimmungen Auf der territorialen Stelle des Bundesregistrierungsdienstes für das Thema (Themen) der Russischen Föderation, die von der Reihenfolge des Justizministeriums von Russland vom 3. Dezember 2004 Nr. 183 genehmigt wurde, veröffentlicht der Leiter der Abteilung innerhalb seiner Zuständigkeit von Bestellungen und Bestellungen, organisiert und steuert ihre Ausführung.

Bestellungen (Bestellungen) werden auf der Grundlage von bundesgesetze, Zerordnungen und Bestellungen des Präsidenten der Russischen Föderation, der Verordnungen und der Befehle der Regierung der Russischen Föderation, Bestellungen und Bestellungen des Justizministeriums der Russischen Föderation, des Bundesregistrierungsdienstes sowie auf Initiativbasis und müssen entsprechen:

Gesetzgebung der Russischen Föderation;

Regulierungsakte des Justizministeriums der Russischen Föderation;

Handlungen des Bundesregistrierungsdienstes;

Zuvor akzeptierte Verwaltungsakte, wenn das Dokument sie nicht mit der Stornierung oder Änderung bereitstellt.

Bestellungen (Bestellungen) werden von den einschlägigen strukturellen Abteilungen des Amtes im Namen seiner Führung oder auf eigene Initiative von Einheiten innerhalb ihrer Kompetenz erstellt.

Der Leiter der strukturellen Einheit, der den direkten Auftragnehmer zur Erstellung des Projekts der Bestellung (Bestellungen) angibt, ist verpflichtet, spezifische und klare Aufgaben zur Erstellung des Dokuments zu ergeben und das Timing zu bestimmen.

Der Begriff für die Vorbereitung der Reihenfolge der Reihenfolge (Bestellungen) in der Verordnung von Bundesgesetzen, Verordnungen und Bestellungen des Präsidenten der Russischen Föderation, den Aufschlüsse und Bestellungen der Regierung der Russischen Föderation, den Handlungen des Justizministeriums von Die Russische Föderation, der Bundesregistrierungsdienst, sollte in der Regel zehn Kalendertage nicht überschreiten, wenn ein anderer Begriff.

Um die wichtigsten und komplexen und komplexen Projekte von Bestellungen (Bestellungen) zuzubereiten, sowie Akte, die in Verbindung mit anderen territorialen Körperschaften der Bundesstrukturen veröffentlicht wurden, können Arbeitsgruppen erstellt werden.

Projekte der Benachrichtigungen und Berichte über die Ablehnung der staatlichen Registrierung werden von den einschlägigen strukturellen Managementeinheiten erstellt.

Der Benachrichtigungstext muss zuverlässige und erteilte Informationen enthalten, die den aktuellen gesetzlichen und anderen regulatorischen Rechtsakten entsprechen, nicht unterschiedliche Interpretationen zulassen, sorgfältig bearbeitet, spezifisch und real werden.

Bei der Erstellung von Projekten organisatorischer und administrativer Dokumente müssen die in ihnen enthaltenen Anweisungen mit den zuvor auf diesem Problem veröffentlichten Dokumente verknüpft werden.

Bei der Steuerung variiert drei Hauptflussmengenfluss:

1. Dokumente, die aus Organisationen von Drittanbietern und Abteilungen in Gemeinden (Incoming) kommen;

2. Dokumente, die an andere Organisationen und Abteilungen in Gemeinden gesendet wurden (ausgehend);

3. Dokumente, die in den strukturellen Abteilungen erstellt und von Mitarbeitern der zentralen Steuergeräte im Managementprozess (intern) verwendet werden.

Empfang, Verarbeitung, Registrierung und Vertrieb des Antragstellers an der Abteilung für Korrespondenzabteilung erfolgt von den Mitarbeitern der Organisation und Kontrollabteilung des Amtes.

Dokumente, die von Mitarbeitern der strukturellen Geschäftsbereiche des Managements von Beamten anderer Organisationen eingehen, unterliegen der obligatorischen Übertragung der Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung des Amtes.

Vor dem Öffnen von E-Mails wird die Erhaltung ihrer Verpackung und der Richtigkeit der Adresse überprüft. Eine fehlerhaft gelieferte Korrespondenz wird an die Post zurückgegeben oder nach Zubehör weitergeleitet. Benutzerdefinierte Korrespondenz werden mit Einträgen in der Postregister überprüft.

In der Organisations- und Kontrollabteilung werden alle Umschläge geöffnet (mit Ausnahme von Umschlägen, die "persönlich" und "an den Wettbewerb" gekennzeichnet sind). In Abwesenheit eines Dokuments ist die Nummer dessen auf dem Paket oder den Anwendungen erstellt, sowie in Fällen von Inkonsistenz der auf dem Paket angegebenen Anzahl, die Anzahl des beigefügten Dokuments oder während des Schadens von Das Dokument, das Akt in drei Exemplaren wird gemacht. Die Tat wird von einem Mitarbeiter unterzeichnet, der das Paket und den Kopf oder den stellvertretenden Leiter der Organisations- und Kontrollabteilung dauerte. Eine Kopie der Tat bleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung, der andere ist an das empfangene Dokument angeschlossen, der dritte wird an den Absender gesendet.

Umschläge von empfangenen Dokumenten werden zerstört, außer wenn nur Sie die Adresse des Absenders, die Anzahl der Anhänge, das Datum der Abreise und der Lieferung, sowie bei der Erhalt von Aufnahmen und Aussagen von Bürgern und Fremdscheinungen einstellen können.

Alle eingehenden Korrespondenz (mit Ausnahme von Berufungen der Bürger, persönlichen Korrespondenz) unterliegt der obligatorischen zentralen Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung des Büros. Die Bilanzierung von Dokumenten in Abwesenheit einer elektronischen Basis wird in den Registrierungszeitschriften durchgeführt. Incoming-, Ausgehende und interne Dokumente werden separat registriert.

Auf der Vorderseite des empfangenen Dokuments in der rechten unteren Ecke ist ein Registrierungsstempel eingestellt, das Informationen zum Datum des Erhalts des Dokuments und der Registrierungsnummer auf dem Buch der ankommenden Korrespondenz enthält. Die dem ausgehende Korrespondenzmanagement zugewiesene Registrierungsnummer besteht aus einem Index der Struktureinheit, der Bestellnummer des Dokuments und der Initialen des Nachnamens des unterzeichneten Beamten des Beamten, z. B. 8/226-A, 12/342 -B, 4/123-c, 13/112-w.

Grundlegende Informationen zu den eingehenden Dokumenten werden in den Anmeldeformularen der elektronischen Verwaltungsdatenbank erfasst. Um die Informationskompatibilität zu erreichen, werden folgende Komponenten zur Buchhaltung von Dokumenten in den Registrierungsprotokollen festgelegt:

Registrierungsregister;

Korrespondent;

Titel des Dokuments;

Datum des Dokuments;

Die ausgehende Anzahl des Dokuments;

Auflösung (Performer, Sicherheit der Zuweisung, der Ausführung, der Autor der Auflösung, des Zeitplanungsdatums der Auflösung);

Liste der Dokumente, die nicht der Registrierung des Managements unterliegen:

Kopien von Dokumenten, die zur Information gesendet werden;

Glückwunschschreiben;

Einladungskarten;

Buchhaltungsunterlagen (Konten, Zahlungsaufträge usw.);

Gedruckte Publikationen (Bücher, Zeitschriften, Bulletins);

Formen der statistischen Berichterstattung.

Die vorläufige Berücksichtigung von Dokumenten erfolgt von der Organisations- und Kontrollabteilung, um die in der obligatorischen Überprüfung der obligatorischen Überprüfung des Büros und deren Abgeordneten durch die Aufsichtsdienste auf der Grundlage der Beurteilung des Dokumentinhalts in der obligatorischen Überprüfung durch den Leiter des Büros und deren Abgeordneten zu verteilen.

Bundesgesetze, Verordnungen, Bestellungen des Präsidenten der Russischen Föderation, des Erkrächters, der Bestellungen der Regierung der Russischen Föderation, des Gouverneurs der Region Belgorod, Aufträge, die im Protokoll der Regierung der Regierung Belgorod, Bestellungen, Bestellungen enthalten sind, Bestellungen des Justizministeriums der Russischen Föderation, Rosreegy, Parlamentarische und stellvertretende Anfragen und Appells gelten als Organisationssteuerungsabteilung für den Zweck ihrer Kontrolle. Dokumente dieser Art werden vom Schulleiter und seinen Abgeordneten gemäß der bestehenden Verantwortung der Verantwortlichkeiten berichtet.

Dokumente, die an den Bericht des Büros oder deren Abgeordneten gesendet wurden, elektronische Karten von zuvor registrierten Dokumenten, die auf Papier gedruckt sind, die auf Papier gedruckt sind, auf die auf die Berücksichtigung dieses Problems bezogen sind.

Dokumente mit den Auflösungen des Schulleiters oder deren Abgeordneten werden an die Organisations- und Kontrollabteilung zurückgegeben, um die entsprechende Auflösung in die elektronische Karte des Dokuments und die Übertragung des Dokuments an die Auftragnehmer vorzunehmen. Wenn es mehrere Performer gibt, wird das Originaldokument an den verantwortlichen Performer übertragen, und der Rest der Darsteller sind Kopien des Dokuments.

Die Organisations- und Kontrollabteilung für die Auflösung einer elektronischen Karte wird nur vom ersten Künstler angenommen, der vom Schulleiter ernannt wurde. Die Auflösung wird dem Ort frei von der ersten Seite des Dokuments auferlegt. Formen der etablierten Probe können verwendet werden, um Auflösungen aufzuerlegen.

Die direkte Verwaltung der Büroarbeit in strukturellen Abteilungen des Amtes ist staatliche Beamte dieser Abteilungen zugewiesen, in deren Aufgaben (gemäß den offiziellen Vorschriften) enthalten ist.

Bilanzierung von Dokumenten in strukturellen Geschäftsbereiche des Managements in Abwesenheit einer elektronischen Basis wird in den Registrierungsprotokollen durchgeführt. Incoming-, Ausgehende und interne Dokumente werden separat registriert.

Ausgehende Dokumente, die vom Schulleiter oder seinen Abgeordneten unterzeichnet werden, unterliegen einer einheitlichen Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung. Diese Dokumente werden in drei Kopien an die Abteilung übermittelt:

Die erste Instanz (Original) und der Antrag werden an den Adressaten gesendet.

Die zweite Kopie (Kopie) mit Visa bleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung.

Die dritte Kopie (zertifizierte Kopie) kehrt zurück an strukturelle Unterteilung. Steuerung.

Ausgehende Dokumente, die vom Schulleiter und seinen Substituenten unterzeichnet wurden, wird in der Organisations- und Kontrollabteilung eine ausgehende Registrierungsnummer zugewiesen.

Dokumente, die in Management und Mitarbeitern erstellt wurden, die im Managementprozess verwendet werden, sind intern. Die Registrierung interner Dokumente erfolgt in Registrierungszeitschriften direkt in den strukturellen Abteilungen und die Registrierung in der Organisations- und Kontrollabteilung unterliegen nicht.

Die ausgehende Registrierungsnummer des internen Dokuments besteht aus zwei Teilen:

2. Die Ordinalzahl innerhalb der aufgezeichneten Anordnung von Dokumenten, die von der Struktureinheit des Managements zugewiesen sind.

Nach der Registrierung werden die angegebenen Dokumente in der 1. Kopie an die Organisations- und Kontrollabteilung gesendet, oder ein staatlicher Beamter einer strukturellen Einheit, deren Arbeitsaufgaben (gemäß den offiziellen Bestimmungen) die Durchführung von Geschäftsarbeiten beinhalten.

Ausgehende Korrespondenz, die vom Schulleiter und ihren Abgeordneten unterzeichnet wurde, gerichtet an die Verwaltung des Präsidenten der Russischen Föderation, dem Büro der Regierung der Russischen Föderation, den Büros des Staates Duma und dem Rat der Föderation der Bundesversammlung Von der Russischen Föderation, Pleniagentiervertreter des Präsidenten der Russischen Föderation in den Bundesdistrikten, dem Justizministerium der Russischen Föderation und des Bundesregistrierungsdienstes von Favoriten, falls keine andere Anleitungsanleitung stattfinden.

Dokumente, die an die territorialen Organe der Bundesleitzahlen in der Region Belgorod gesendet wurden, die staatlichen Behörden der Region Belgorod und den lokalen Regierungsbehörden der Stadt Belgorod und der Region Belgorod werden mit einem Medikament gesendet. Diese Korrespondenz wird in der Registrierung ausgegeben.

Die Verarbeitung von Dokumenten zum Senden der Postkommunikation erfolgt von der Organisations- und Kontrollabteilung gemäß den Regeln für die Bereitstellung von Postdiensten, die vom Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 15. April 2005 Nr. 221 genehmigt wurden.

Dokumente werden von registrierten Buchstaben in Umschlägen gesendet. Die Adressen sind auf den Umschlägen, der Postleitzahl und der Adresse sowie in der unteren linken Ecke angegeben - die Nummer des gesendeten Dokuments. Dokumente, die gleichzeitig an eine Adresse gesendet werden, werden in einen Umschlag investiert.

Benutzerdefinierte Briefe Zur Miete nach Inventar, die in drei Exemplaren zusammengestellt wird. Es gibt Dokumentnummern an, das Datum, die Adresse und die Lieferung von Sendungen senden. Zwei Exemplare der Vorräte werden an die Post übertragen, der dritte - bleibt in der Organisations- und Kontrollabteilung. Von der Post-Office-Kopie von Obia zurückgekehrt, wird die Abweichung der registrierten Korrespondenz bestätigt, wird dem angemessenen Fall der Organisation und der Kontrollabteilung zugeführt.

Bei Kopien von ausgehenden Dokumenten setzt die Organisations- und Kontrollabteilung des Büros einen Stempel, der das Datum des Versanddatums angibt.

Die folgenden Schritte finden folgende Schritte statt:

1. Die Phase der Rezeption. Zu diesem Zeitpunkt nimmt der Exekutive-Offizier Anwendungen von Einzelpersonen und juristischen Personen und führt auch Rechtskenntnisse der angenommenen Dokumente durch. Nach seiner Arbeit schließt der Mitarbeiter, der Dokumente empfangen hat, das Bühnen der Akzeptanz von Dokumenten. Fügt dann das Bühnen der Registrierung des Urheberrechts mit der Ernennung eines verantwortlichen Performers hinzu. Nachdem die Registrierungsstufe eingeführt wurde, wird dieser Ordner die Liste der unverarbeiteten Ordner des zugewiesenen verantwortlichen Registrars eingeben.

2. Registrierungsstufe. Der verantwortliche Recorder verteilt den von der Aufnahmephase empfangenen Fall. Während der Verteilung der Fälle wird in der Registrierungsstufe dieses Ordners ein neuer Performer zugewiesen. Nachdem die Registrierungsstufe abgeschlossen ist, schließt der Executive Officer die entsprechende Registrierungsstufe. Und ernennt die Bühne der Ausgabe von Dokumenten, die den Performer dieser Phase angibt.

3. Rückkehrstufe. Bei Fehlern des Registrierungsprozesses, die eine Rückerstattung der rechtlichen Raffinesse erfordert, muss in diesem Fall in diesem Fall einen zusätzlichen Schritt beim Abgeben des Falls hinzufügen - eine Erstattung der Raffinesse. Der Darsteller dieser Phase besteht darin, einen Mitarbeiter zuzuweisen, der Dokumente für diesen Ordner empfangen hat. Nach Abschluss der erneuten Rechtsanalyse der Dokumente muss der Mitarbeiter, der die Rezeption durchgeführt hat, die Rückkehrstufe schließen.

4. Warten Sie das Archiv. Nach Beendigung der Aufzeichnungsstufe wird der Ordner an die Emission übermittelt. Nachdem die Dokumente in einem bestimmten Ordner ausgegeben werden, wird der Fall im Archiv gemietet. Um diese Phase auf dem Computer anzuzeigen, sollten Sie eine neue Inszenierung des Archivs hinzufügen und einen verantwortlichen Performer zuweisen.

Die UFRS in der Region Belgorod wendet ein automatisiertes Informationssystem (AIS) "Gerechtigkeit" an, das für die automatische Rechnungslegung von Immobilienobjekten bestimmt ist, die Einzelpersonen und juristische Personen erstellen und Dokumente erstellen können. Registrierung in AIS "Justice" beim Umwandeln von Objekten tritt bei der Zusammenlegung, Trennung oder Trennung von Immobilienobjekten (sie) auf. Gleichzeitig werden die neuen Abschnitte des EDRP in neue Abschnitte des EDRP eingegeben, und neue Fälle von Herunterfahren von Dokumenten mit neuen Katasterzahlen werden geöffnet. Wenn das Immobilienobjekt, für den der USRP-Bereich als Ergebnis von Division, Fusionen von bisher vorhandenen Objekten oder Zuordnungen von solchen Objekten gebildet wird, oder andere Gründe aufweisen, die zu einer Änderung der Katasternummer, der Katasternummern der vorhergehenden Objekte führten sind in der Grafik "vorherige Katastralnummer" angegeben.

Wenn sie vom EGRP-Bereich gebildet werden, gibt es nicht mehr, eine Quelle für ein neues Objekt (Objekte) zu sein, wobei die Katasteranzahl des neuen Objekts (Objekte) in der Spalte "Nachfolgende Catastral-Nummer" reflektiert wird.

Bei der Konvertierung werden sie konvertiertes Objekt (e) stoppt die Existenz. Mit der Bekanntmachung der Existenz des damit verbundenen Immobilienobjekts schließt der EGRP-Abschnitt. In der Zählung "Datensätze über die Beseitigung von (Transformation) des Objekts" der Objekte "werden Details der Dokumente aufgezeichnet, auf deren Grundlage des Abschnitts schließt. Der Eintrag des Unterabschnitts II wird zurückgezahlt und eine Liste der Kündigung des Rechts dargestellt.

Die Zählung "Dokumente" beinhaltet Dokumente, auf deren sie sich umgewandelt haben. Zum Beispiel ein Antrag auf Transformation - beim Zusammenführen von Objekten, der Gerichtsentscheidung - bei der Trennung von Objekten usw. In der Registerkarte werden sie im Falle der Trennung - das gemeinsame Objekt, im Falle einer Fusion, dem nach der Vereinigung gebildeten Gegenstand, gebracht. Der juristische Experte prüft die Richtigkeit der Bildung einer Umformung der Umwandlung in Walds. Im Falle der Konfiguration von Objekten wird der "Objektkonvertierungsassistent" im Modus "Merge" verwendet. Im Falle der Trennung von Objekten wird der "Objekttransformationsassistent" im Modus "Trennungs" verwendet. Wenn Sie frühere oder nachfolgende Kataster (herkömmliche Zahlen) ohne Verringerung der Umwandlung zuordnen müssen, ist es erforderlich, den Conversion-Assistenten in der "Errichtung einer historischen Verbindung (Fusion)" oder "Festlegung einer historischen Verbindung (Trennung)" zu verwenden. Die Umwandlung von Objekten kann als Ergebnis der Transaktion auftreten.

Zwei Optionen sind möglich:

a) Vereinbarung, die den Inhalt der Transaktion ausdrückt, unterliegt der staatlichen Registrierung. Wenn der Vertrag eine (daher die Transaktion eins ist), dann wird in der Eintrittsstufe die Registrierung der Transaktion für jede der Objekte erstellt, die jedoch eine der Transaktionsregistrierungsnummer angibt (dh in einer der Aufgaben Es gibt eine Bindung der Registrierungsnummer). In der Bühne der gesetzlichen Expertise gibt ein weiteres Objekt auch eine Aufzeichnung der Transaktion mit derselben Anzahl und Datum der Registrierung an. Wenn es mehrere Verträge gibt, werden also viele Transaktionen als Verträge registriert. Dementsprechend werden an der Eingangsstufe die Aufgaben zur Registrierung von Transaktionen für jede der Objekte erstellt, mit der die Transaktion durchgeführt wird. In der Bühne der rechtlichen Fachwissen wird auch die Transaktion schräg erfasst.

b) Vereinbarung, die den Inhalt der Transaktion ausdrückt, unterliegt nicht der staatlichen Registrierung. Auf der Eintrittsstufe werden Aufgaben für die Registrierung des Rechts ausgewählt. In der Bühne des rechtlichen Know-how ist das Recht und das Recht der Gesetze eingetragen.

Für die Organisation und Durchführung einer Prüfung des Wertes von Dokumenten im Fed-Management der Region Belgorod wird eine dauerhafte Expertenkommission (EG) erstellt. Die Funktionen und Rechte der fachkundigen Kommission des Amtes sowie der Organisation seiner Arbeit werden von der Verordnung über EG bestimmt, die von der Bestellung nach Bestellung genehmigt wird.

Die Prüfung des Wertes von Dokumenten in der Verwaltung erfolgt bei der Vorbereitung der Nomenklatur der Fälle; in der Bildung von Fällen und überprüfen Sie die Richtigkeit der Zuordnung von Dokumenten für Fälle; Bei der Vorbereitung von Fällen für die anschließende Lagerung usw. Mit der jährlichen Untersuchung des Wertes von Dokumenten in den strukturellen Abteilungen, der Auswahl der Dokumente der dauerhaften und vorübergehenden (über 10-jährigen) Lagerung für die Übertragung an das Management-Archiv sowie die Auswahl der Dokumente mit temporärer Lagerzeit Zerstört, dessen Timing abgelaufen ist.

Die Auswahl der Dokumente mit konstanter Lagerung erfolgt auf Basis von Dokumenten von Dokumenten, das den Zeitpunkt ihrer Lagerung und der Nomenklatur der Struktureinheit angibt (Extrakte aus der konsolidierten Nomenklatur) durch polystive Betrachtung von Fällen. Die Auswahl der Dokumente zum Aufbewahren und Zerstörern der Zerstörung nur auf der Grundlage der Fälle von Fällen ist nicht zulässig. Während der politischen Ansicht von ständigen Speicherfällen unterliegen doppelte Kopien von Dokumenten, Entwürfen, unformierten Kopien von Dokumenten und Dokumenten mit temporären Speicherperioden dem Rücktritt.

Gleichzeitig mit der Auswahl von Dokumenten von dauerhafter und vorübergehender (über 10-jähriger) Lagerung für die Übertragung an das Archiv des Managements in strukturellen Abteilungen ist es ausgewählt, Fälle und Dokumente der vorübergehenden (bis zu 10-jährigen) Lagerung mit abgelaufener Speicherung. Gleichzeitig werden solche Markierungen in der Nomenklatur der Fälle berücksichtigt, als "zur Minimierung des Bedürfnisses (DMN)", vorbehaltlich der Prüfung (Fertigstellung) der Revision "usw.

Die Auswahl von Dokumenten für den entsprechenden Zeitraum zur Zerstörung und Erstellung eines Akts der Zututierung der Zerstörung wird nach der Erstellung der jährlichen Abschnitte der konsolidierten Zersetzung konstanter Lagerfälle für den gleichen Zeitraum durchgeführt. Diese Exemplare und Akte werden gleichzeitig bei EG-Meetings diskutiert. Genehmigte EG-Akte werden von der Verwaltung des Managements erst nach der Genehmigung in der vorgeschriebenen Weise genehmigt, die die Arbeit konstanter Lagerung beschreibt. Danach hat das Büro das Recht, die in diesen Taten enthaltenen Fällen zu zerstören.

Fälle sind in das Gesetz auf die Zuteilung von ihnen auf die Zerstörung enthalten, wenn die für sie vorgesehene Haltbarkeit bis zum 1. Januar des Jahres abgelaufen ist, in dem die Tat erstellt wird. Beispielsweise können Fälle mit einer dreijährigen Lagerzeit, die 2005 beendet ist, in der Tat einbezogen werden, die früher als am 1. Januar 2009 zusammengestellt wird, mit einem fünfjährigen Lagerzeitraum - nicht früher als der 1. Januar 2011.

Im Archiv des Büros vergeht Fälle mit ausgeführten Dokumenten von permanenten, vorübergehenden (über 10 Jahren) Lagerung und Personal. Die Übertragung der Fälle erfolgt nur durch Beschreiben nach Ablauf der zweijährigen Amtszeit ihrer Lagerung und Verwendung in der Strukturabteilung. Fälle von temporärem (bis zu 10 Jahren) Übertragungslagerung werden nicht in den Struktureinheiten gespeichert, und nach der Lagerzeit ist nach Ablauf der vorgeschriebenen Weise abgelaufen.

Bei der Vorbereitung einer strukturellen Abteilung von Angelegenheiten, um in das Archiv des Archivmanagementarchivs zu übertragen, ist die Richtigkeit ihrer Bildung, das Design und die Einhaltung der Anzahl der in der OPEV enthaltenen Fälle die Anzahl der in Übereinstimmung mit der konsolidierten Nomenklatur der Das Management des Managements ist vorbestimmt. Gleichzeitig werden die identifizierten Mängel in der Bildung und Registrierung von Fällen von Mitarbeitern der strukturellen Abteilung des Amtes des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod eliminiert.

Der Empfang von jedem Fall erfolgt von einem Angestellten des Managementarchivs in Anwesenheit eines Angestellten der strukturellen Division. Gleichzeitig auf beiden Kopien von Obia gegen jeden darin enthaltenen Fällen wird ein Marker über die Verfügbarkeit des Falls getätigt. Am Ende jeder Instanz wird das Inventar durch Zahlen und in Worten der tatsächlich getroffenen Fälle, dem Empfangsdatum - die Übertragung von Fällen sowie die Unterschrift des Leiters der Organisations- und Kontrollabteilung und der Person Wer hat eingereicht?

Zusammen mit den Affairs-Archiven werden Registrierungsdateien auf Dokumente oder elektronische Datenbanken übertragen, die Informationen zur Registrierung und Durchführung von übertragenen Dokumenten enthalten. Der Titel jeder Datei oder Datenbank ist in das Inventar enthalten.

Im Falle einer Ausnahme von der Struktur des Kontrollierens der Struktureinheit entweder die Änderung seiner Struktur, der für das Verhalten des Werkstatts dieser Struktureinheit zuständige Mitarbeiter bildet alle verfügbaren Unterlagen in dem Fall, macht Fälle und überträgt sie zum Management-Archiv unabhängig von der Lagerzeit. Die Übertragung von Fällen wird durch Beschreiben von Fällen und der Nomenklatur der Fälle durchgeführt.

Die Übertragung von Fällen an das Archiv wird gemäß dem von der Organisations- und Kontrollabteilung erstellten Zeitplan durchgeführt, der mit den Köpfen der strukturellen Abteilungen und dem genehmigten Verwaltungsauftrag vereinbart wurde.

So führt die UFRs in der Region Belgorod die Registrierung, ein legales Know-how und die Rechnungslegung auf regulatorische Rechtsakte der Gemeinden in einem bestimmten Bundesrecht und lokalen Regulierungsakten aus. In seiner Arbeit wendet die Ufrs in der Region Belgorod ein automatisiertes Informationssystem (AIS) "Justice" an, das für die automatisierte Rechnungslegung von Immobilienobjekten bestimmt ist, die Einzelpersonen und juristische Personen erstellen und Dokumente erstellen können. Das gesamte Spektrum der Verwaltung des Amtsverfahrens entspricht den bestehenden Regulierungsakten.

§2. Serviceregeln für das Amt des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod

Für Beamte und Arbeiter, eine fünftägige offizielle (arbeitende) Woche mit zwei Tagen, ist Samstag und Sonntag.

3. Für Beamte und Managementarbeiter wird der folgende Service (Arbeit) festgelegt:

Die Startzeit des Dienstes (Arbeit) beträgt 9 Stunden 00 Minuten;

Die Endzeit des Dienstes (Arbeit) beträgt 18 Stunden 00 Minuten;

Die Endzeit des Dienstes (Arbeit) am Freitag - 16 Stunden 45 Minuten.

Die Dauer des Dienstages (Arbeitstag), direkt vor dem nicht arbeitenden Urlaubstag, nimmt eine Stunde ab.

Für Beamte (Mitarbeiter), die den Empfang, die Erstellung von Dokumenten und Informationen aus der USRP sicherstellen, die den Empfang von Bürgern in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Verwaltungsvorschriften für die Ausführung von Staatsfunktionen in einem bestimmten Tätigkeitsfeld durch die Gründung des Managements durchführen Manager, ein anderer Start und Ende des Dienstes (Arbeit) können eingerichtet werden.

Anziehen von Beamten und Mitarbeitern an den Service (Arbeit) an Wochenenden und nicht arbeitenden Feiertagen erfolgt in der Größenordnung des Schulleiters aus ihrer schriftlichen Zustimmung in Fällen gesetzlich festgelegt Russische Föderation.

Zeitunterbrechung für Erholung und Ernährung von Spezialisten, die den Empfang, die Ausgabe von Dokumenten und Informationen aus der USRP sowie den Empfang von Bürgern gemäß den Anforderungen der Verwaltungsvorschriften zur Durchführung von Staatsfunktionen in einem bestimmten Tätigkeitsfeld, ermittelt, ermittelt Der Zeitraum von 12 Stunden 00 Minuten bis 15 Stunden 00 Minuten. Spezifische Zeit für Erholung und Ernährung wird vom Abteilungsleiter festgelegt.

Für Beamte, die die Positionen des öffentlichen Dienstes anderer Gruppen und Mitarbeiter ersetzen, ersetzen ersetzende Beiträge, die nicht die Beiträge des Bundessteuerdienstes sind, kann ein abnormaler Service (Arbeitstag) gemäß dem Servicevertrag (Arbeitsvertrag) festgelegt werden.

6. Der Beamte ist mit einem jährlichen bezahlten Urlaub ausgestattet, der aus dem Hauptzahl der gezahlten Urlaubsurlaub und einem zusätzlichen Bezahlurlaub besteht (jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub für einen jährlichen Service und jährlich zusätzlichen bezahlten Urlaub für einen abnormalen Online-Tag-Tag).

Die Beamten, die die Hauptpositionen des öffentlichen Dienstes ersetzen, wird mit einem jährlichen Hauptwurst mit einer Dauer von 35 Kalendertagen, anderen Gruppen - 30 Kalendertagen, Angestellten, die Beiträge ersetzen, die keine Beiträge des Bundesstrukturdienstes ersetzen - 28 Kalendertage ersetzen .

Die Dauer des jährlichen zusätzlichen bezahlten Urlaubs für den Servicedauer wird mit einem Kalendertag für jedes Jahr des öffentlichen Dienstes berechnet.

Die Dauer der jährlichen zusätzlichen angeladenen Feiertage für den abnormalen Service (Arbeitstag) ist:

Für Beamte ersetzen die wichtigsten Positionen des Bundesstaates der Bundesstaatstruktur - 10 Kalendertage;

Für Beamte ersetzen die führenden Positionen des Bundesstaates der Bundesstaat der Bundesstaat - 8 Kalendertage;

Für Beamte ersetzen leitende Positionen des Bundesstaates der Bundesstaat der Bundesstaat - 6 Kalendertage;

Für Beamte ersetzen die jüngeren Beiträge des Bundesstaates der Bundesstaat der Bundesstaat - 4 Kalendertage;

mitarbeiter, Ersetzen von Beiträgen, die keine Beiträge von Bundesübler sind - 3 Kalendertage.

Bei der Berechnung der Gesamtdauer des jährlichen bezahlten Urlaubs ist der jährliche Haupturlaubsurlaub mit einem jährlichen zusätzlichen kostenpflichtigen Urlaub für einen langen Service zusammengefasst. Die Gesamtdauer des jährlichen Hauptzahlurlaubs und der jährliche zusätzliche bezahlte Urlaubsjahre für Beamte, die die Hauptpositionen des öffentlichen Dienstes ersetzen, dürfen 45 Kalendertage nicht überschreiten, für Beamte, die die Positionen des öffentlichen Dienstes von anderen ersetzen Gruppen - 40 Kalendertage.

Zusätzlicher Urlaub für den nicht beschädigten Dienst (Arbeitstag) wird über den jährlichen bezahlten Urlaub in dieser Klausel bereitgestellt.

Der Urlaubszeitplan ist für jedes Kalenderjahr auf der Grundlage der Vorschläge von strukturellen und getrennte Divisionen Management und kommuniziert an alle Beamten und Arbeitnehmer.

So legt das Service-Diagramm des Federal-Registrierungsdienstes für die Region Belgorod das Verfahren für das Arbeitspersonal, die Laufzeitdauer, sorgt für das Erholungssystem vor und bestimmt den Betrag und das Verfahren, um den Feiertagen an die Mitarbeiter des Büros zu schaffen. Im Allgemeinen reguliert dieses Dokument die Arbeitsaktivität der Organisation und dient zur Gewährleistung der Wirksamkeit seiner Produktionsaufgaben.

§3. Bestehende Dokumentation unterstützen Probleme in der Ufrs in der Region Belgorod und die Möglichkeiten, sie zu lösen

Im Rahmen der Dokumentationsüberwachung vorläufige Unterstützung der UFRS-Abteilung der Region Belgorod Am 19. März 2009 wurden die Institutionsoffiziere anerkannt, um bestehende Dokumentationen und Möglichkeiten zu identifizieren, um sie zu lösen. Mitarbeiter waren verteilte Fragebögen mit den folgenden Fragen:

1. Position, die Sie tun;

2. Mit welchen Dokumenten arbeiten Sie zusammen? (Bestellauftrag, Vertrag, Service-Memorial-Hinweis, ein eingehender Brief, ein ausgehendes Buchstabe zu betonen), andere;

3. Nehmen Sie an der Koordinierung von Dokumenten teil?

4. Welche Computerprogramme verwenden Sie beim Arbeiten mit Dokumenten?

5. Was müssen Sie Ihrer Meinung nach mehr forderte, um ein schnelles und hochwertiges Werk Ihrer Einheit und Institutionen als Ganzes zu tun:

a) Verbesserung des regulatorischen Rahmens von Dokumenten mit Dokumenten;

b) die offiziellen Aufgaben der Mitarbeiter anpassen;

c) Erhöhen Sie den Eigentumsgrad des Computers von den Mitarbeitern;

d) Installieren Sie das System elektronische Registrierung Unterlagen;

e) ein System der elektronischen Dokumentenverwaltung festlegen;

e) Ernennen Sie eine Person, um die Durchführung von Bestellungen zu steuern;

g) Organisation von Angestelltenqualifikationskursen;

h) Einführen einer neuen regulären Einheit, um mit Dokumenten zu arbeiten.

Am Ende des Fragebogens wurden 43 gefüllte Fragebögen mit geeigneten Noten und Aufzeichnungen erhalten. Die Analyse der Antworten ermöglicht es Ihnen, den Stand der Dokumentationsunterstützung in der Organisation zu ermitteln, um Probleme zu ermitteln, mit denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen beim Arbeiten mit der Dokumentation konfrontiert sind.

Fast alle Mitarbeiter in ihrer Arbeit nutzen das Programm "Gerechtigkeit" und einige verwenden einen zusätzlichen "Registrar". Die Erwähnung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen oder deren Ähnlichkeit im Fragebogen wird nicht gefunden. Trotzdem weisen mehr als die Hälfte des Personals darauf hin, dass in der UFRS ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem in der Region Belgorod in der Region Belgorod eingeführt wird, was es mit verschiedenen Dokumentationsarten erleichtert, sowie bei der Registrierung von Dokumenten zur Registrierung von Dokumenten.

Die Hälfte des Personals ist unzufrieden mit der Ebene der regulatorischen und rechtlichen Unterstützung seiner Arbeit, dem unzureichenden Grad seiner Verordnung und der Definition der genauen Grenzen ihrer offiziellen Aufgaben. Solche Mitarbeiter deuten darauf hin, dass die Notwendigkeit der Änderung dieser Angelegenheiten, indem er die offiziellen Aufgaben des Personals der Institution und der Entwicklung detaillierter Anweisungen dazu verändern.

Bei der Umfrage, die Mitarbeiter der Region Belgorod, die mit der regulatorischen Rechtsunterstützung unzufrieden waren, sowie der Niveau seiner Verordnung, erklärten die Notwendigkeit, ein fortgeschrittenes Schulungspersonal durch die Institution durch die Durchführung relevanter Aktivitäten, einschließlich der Organisation von Seminaren, zu organisieren, einschließlich der Organisation der Organisation, einschließlich der Organisation von Seminaren, Fortgeschrittene Schulungen und T.P.

Die maximale Anzahl von Stimmen in der Umfrage von Mitarbeitern der UFRs in der Region Belgorod wurde der Ernennung einer Person zur Kontrolle der Ausführung von Bestellungen sowie für die Ernennung einer neuen Personaleinheit des Kuriers, um die Dokumentation zu steuern, um die Dokumentation zu liefern an die zuständigen Behörden. Obwohl jedoch eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern der UFRS unangemessen ist, um eine neue reguläre Arbeitseinheit mit Dokumenten einzuführen. Dementsprechend sollte ein spezieller Spezialist, der für die Steuerung der Ausführung von Bestellungen verantwortlich ist, als Teilzeit arbeiten und von der Anzahl der Mitarbeiter der Ufrs in der Region Belgorod eingestellt werden.

Das kleinste Interesse an der Umgebung des Eigentums eines Computers und anderer Bürogeräte sowie in Betracht, wenn man die Wahrscheinlichkeit in Betracht gezogen hat, eine neue reguläre Einheit einzugeben, um mit Dokumenten zu arbeiten. Dies ermöglicht es uns, zu dem Schluss zu kommen, dass in Ansicht des Personals der UFRS in der Region Belgorod das Personal des Organisationspersonals ziemlich eng ausgerüstet ist und keine zusätzlichen Rahmen benötigt. Das Niveau seiner technischen Fähigkeiten ist voll in Einklang mit den Verantwortlichkeiten, und die fortschrittliche Schulung der Mitarbeiter muss mit ihrer Computerkenntnisse verbunden sein, jedoch mit dem Besitz des wichtigsten Berufswissens, der Fähigkeiten und der Fähigkeiten ihrer Position.

Die Analyse der Ergebnisse der Umfrage ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Probleme in der Verwaltungsdokumentation, dou in den Ufrs in der Region Belgorod und den wichtigsten Mainstream-Problemen hier zu ermitteln:

Niedrige Exekutivdisziplin bei den Mitarbeitern;

Keine Programme für die Automatisierung der Büroarbeitseinrichtung.

Auf der Grundlage einer Umfrage, die die von den UFRS-Mitarbeitern des UFRS-Mitarbeiters in der Region Belgorod in der Region Belgorod konfrontiert hat, kann daher der Schluss gezogen werden, dass es nicht genügend effizientes Betrieb von Einheiten aus der Sicht ihrer Mitarbeiter und bieten Mitarbeiter der UFRs in der Region Belgorod an, um vor ihrer Führung die Frage der Maßnahmen zur Änderung der aktuellen Situation zu erstellen, nämlich:

Bieten Sie Köpfe der Abteilungen der Institution an, um die Bestimmungen zu den Abteilungen und Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Stellen Sie jede Abteilung mit regulatorischen Dokumenten sicher, die sich auf die Art dieser Einheit und alle Mitarbeiter insgesamt beziehen;

Erhöhen Sie das Problem der Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung in der Organisation unter Berücksichtigung der sektoralen Besonderheiten der Institution;

Vorschlägen Sie eine neue Vollzeitkuriereinheit.

Fazit

Derzeit ist die Dokumentationsdokumentation als eine Aktivität, die die Organisation der Dokumentation und Verwaltung der Dokumentation im Prozess der Umsetzung der Funktionen der Institution, Organisation und des Unternehmens abdeckt. Dieses Konzept deckt nicht nur organisatorische und administrative Dokumente ab (mit dem sich die traditionelle Büroarbeit hauptsächlich befasst), sondern die gesamte Dokumentation, die in der Organisation selbst verwendet wird - wissenschaftlich und technisch, Design, Design usw. Es gilt auch für grundsätzlich neue Dokumentationsarten, definiert als "Informationsressourcen" - Register, Register, Datenbanken und Datenbanken, Internet-Sites usw. In modernen Bedingungen muss die Reihenfolge der Behandlung mit all diesen Dokumentationsarten und den Bedingungen des Zugangs zu ihnen einheitlich sein.

Die Entwicklung moderner Dokumentationsmanagementdienste wird in Richtung weiterer Informatisierung und Automatisierung von Büroprozessen, der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme und der Umstrukturierung von Organisationen von Organisationen nach den Anforderungen dieser Systeme abgehalten.

Es gibt mehrere grundlegende Probleme des Dokumentationsmanagements: Bewusstsein für Bewusstsein, organisatorische Probleme, psychologische Probleme und das Problem des Personals. Bei diesen Problemen ist jede Institution gegenübergestellt, was es ist. Die Entscheidung über die Notwendigkeit, die Arbeit ihrer Organisation zu verbessern (einschließlich der Automatisierung der Dokumentationsunterstützung), sollte jeder Anleitung auf die Entscheidung der angegebenen Probleme achten.

Der praktische Teil der Arbeit wurde auf der Grundlage des Amtes des Bundesregistrierungsdienstes für die Region Belgorod durchgeführt und umfasste eine Erhebung der Dokumentationsunterstützung in der Institution, die seine Arbeit organisierte, sowie die Fragebögen des Personals der Institution in um die bestehenden Mängel in der Arbeit zu ermitteln.

Das Amt des Bundesregistrierungsdienstes für Register von Belgorod, Rechtskompetenz und Rechnungslegung auf regulatorische Rechtsakte der Kommunen in einem bestimmten Bundesgesetz und lokalen Regulierungsakten des Verfahrens. In seiner Arbeit wendet die Ufrs in der Region Belgorod ein automatisiertes Informationssystem (AIS) "Justice" an, das für die automatisierte Rechnungslegung von Immobilienobjekten bestimmt ist, die Einzelpersonen und juristische Personen erstellen und Dokumente erstellen können. Das gesamte Spektrum der Verwaltung des Amtsverfahrens entspricht den bestehenden Regulierungsakten.

Der offizielle Zeitplan des Amtes des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod etabliert und reguliert das Verfahren für die Arbeit des Managementpersonals, der Arbeitszeitdauer, sorgt für Erholungsregime und ermittelt den Betrag und das Verfahren, um den Angestellten der Beschäftigten zu erteilen Büro. Im Allgemeinen reguliert dieses Dokument die Arbeitsaktivität der Organisation und dient zur Gewährleistung der Wirksamkeit seiner Produktionsaufgaben.

Im Rahmen der vorläufigen Unterlagen der UFRS-Abteilung der Region Belgorod wurde das Personal der Institution zur Ermittlung der bestehenden Probleme der Dokumentation und deren Entscheidung durchgeführt. Am Ende des Fragebogens wurden 43 gefüllte Fragebögen mit geeigneten Noten und Aufzeichnungen erhalten. Die Analyse der empfangenen Antworten ermöglicht es Ihnen, den Status des Dokumentationsmanagements in der Organisation zu ermitteln, vorhandene Probleme zu identifizieren und die Lösungsmöglichkeiten für diese Probleme im Moment zu lösen.

Die folgenden Probleme können in der Dokumentation der Ufrs in der Region Belgorod unterschieden werden:

Unzureichend genaue und detaillierte Regulierung der Pflichten jedes Angestellten;

Kein hohes Maß an Exekutivdisziplin bei den Mitarbeitern;

Keine Programme für die Automatisierung der Büroarbeitsinstitution;

Schwache Computerkenntnisse.

Auf der Grundlage der Schlussfolgerungen ist es möglich, Mitarbeiter der UFRs in der Region Belgorod anzubieten, um vor ihrer Führung die Frage der Annahme von Maßnahmen zur Änderung der aktuellen Situation, nämlich:

Schlagen Sie die Köpfe der einschlägigen Abteilungen der Institution vor, um die Bestimmungen zu den Abteilungen und Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter zu entwickeln und zu verbessern.

Jede Abteilung zur Bereitstellung von regulatorischen Dokumenten in Bezug auf die Art dieses Geräts;

Erhöhen Sie das Problem der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Organisation, unter Berücksichtigung der sektoralen Besonderheiten der Institution und versuchen Sie, die von den Mitarbeitern der UFRS-Region bereits verwendeten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme zu verbessern.

Weisen Sie einen Inspektor zu, um die Ausführung von Bestellungen zu steuern;

Vorschlägen, eine neue reguläre Einheit des Kuriers für eine zuverlässigere und vereinfachte Lieferung verschiedener Art der Dokumentation an die zuständigeren Behörden, mit denen die UFRs in der Region Belgorod zusammenarbeiten, einführen.

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Internetressourcen

1. Consulting Group "Termics" [Electronic Resource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.termika.ru/

2. Bundesdienst für Aufsicht im Bereich der Massenkommunikation, Kommunikation und Schutz des kulturellen Erbes [elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://62.rsoc.ru/

3. Directum [elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. Doconline: Unabhängiges Portal über elektronische Dokumentenverwaltungssysteme [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.doc-online.ru/nalytics/

5. EOS: Elektronische Bürosysteme [Elektronische Ressource]. - Elektron. Dan. - Zugriffsmodus: http://www.eos.ru/

Anwendungen

Anhang 1

Schema der Organisationsstruktur der Ufrs in der Region Belgorod

Anlage 2.

Blockschaltbild der allgemeinen Struktur der Folge von Aktionen unter staatlicher Registrierung von Rechten

Blockschaltbild der Folge von Aktionen beim Ausgeben von Dokumenten

Anhang 4.

in der Region Belgorod

Erklärung

ICH,___________________

(Vollname, Name, Patronymie des Antragstellers)

"___" ________________ __________ Geburtsjahre, Passport-Serie _______________________

№ _________ Ausgabe "____" ___________ _______ Jahr ____________________________________

_______________________

living (AYA) bei: ___________________________________

(Adresse des eigentlichen Wohnsitzes)

kontakt Nummer___________________________________________________________

auf der Grundlage einer Anwaltskraft von "_____" _______________ ______________

als gesetzlicher Vertreter eines Minderjährigen (müssen Sie betonen) im Auftrag von

(Vollname, Name und Patronymie des Antragstellers)

"____" ________________________ des Jahres _______________________________________________________________

(Name der Autorität des ausgegebenen Dokuments)

_________________

ich informiere mich als Ergebnis des Passports-Austauschs:

serie _____________ № ____________ erteilt "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(Name der ausgestellten Behörde)

__________________________________________________________________________________

____ "___________ ________________ ______________________________________________

bürger ___________________________________________ (Lastname, Vorname, Patronymie des Auftraggebers)

mit den folgenden Daten wurde ein neuer Reisepass eingegangen:

passport-Serie _______________ № _________ Ausgabe "____" _____________________________________________________________________________________________

(Name der Autorität des ausgegebenen Dokuments)

"___" __________________ 200 ___.

(Datum der Bewerbung)

______________________________________

___ "__________ 200 _____ g.

Anhang 5.

Im Büro des Bundesregistrierungsdienstes

in der Region Belgorod

Erklärung

ICH,___________________________________________________________

"___" ________________ __________ Jahre Geburtsjahre, Passport-Serie _______________

№ ______________ Ausgabe "____" ___________ _________ Jahr _________________________

_____________________________________________________________,

wohn- (AYA) an der Adresse: __________________________________

_____________________________________________________________

auf der Grundlage der Vollmacht des Anwalts von "_____" _______________.

ich informiere Sie zum Zeitpunkt des Kaufs ____________________________________________

an die Adresse__________________________________________________

_____________________________________________________________

gR ._______________________________________________________

"____" __________ __________ Geburtsjahre, Passport-Serie ________________________

№ ____________ erteilt "____" _____________ _______________ und Jahr

_____________________________________________________________

wohngebäude (AYA) bei: _________________________________

_____________________________________________________________

in der juristischen Ehe nicht.

"____" ___________ ________________ ______________________

In Anwesenheit eines Empfangsspezialisten geschrieben

______________________________________

Serviceregeln für das Amt des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 2-3.

Serviceregeln für das Amt des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 3.

Serviceregeln für das Amt des Bundesregistrierungsdienstes in der Region Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 5.

Für den überwältigenden Mehrheit der Dokumente, die in verschiedenen Organisationen und Steuerungssystemen zirkuliert, wird der Zeitpunkt ihrer Ausführung auf dem oberen Bereich der verwendeten Steuerungs- und Registrierungskarten (RKK) angegeben.

Informationen zu den Ergebnissen der Steuerung der Ausführung müssen an den Anführer gemeldet werden, die die Notwendigkeit bestimmen, bestimmte Dokumente und den Zeitpunkt ihrer Ausführung zu steuern.

Ausführung von Dokumenten. Für periodisch erstellte Dokumente, für Dokumente, die meistens auf der Grundlage des gesamten Staates erstellt werden, sind individuelle Tätigkeitsbereiche oder eine bestimmte Organisation typische Bestimmungen ihrer Ausführung festgelegt.

Somit werden typische Begriffe in den Dekreten des Präsidenten der Russischen Föderation, den Gesetzen der Russischen Föderation, der staatlichen Vorschriften, zum Beispiel, um Vorschläge, Anträge und Beschwerden von Bürgern, stellvertretenden Anfragen zu berücksichtigen; konstante Speicherdokumente von Abteilungskörpern in den Zustand übertragen; Für die endgültige Einführung aufgrund von unterzeichneten Dokumenten usw.

Eine wesentliche Anzahl typischer Begriffe wird in den Abteilungs-subtiösen Taten eingerichtet, z. B. die Bereitstellung statistischer und Jahresabschlüsse, zum Zeitpunkt der Beschwerden über die Qualität der Produkte, um Entscheidungen von finanziellen und gerichtlichen Institutionen usw. zu beantragen. Die Organisation kann etablieren typische Ausführung Fristen und Dokumente. Nicht gefundene Reflexionen in Gesetzen und sonstigen Bestimmungen. Nach ihrer Genehmigung und Inklusion in die Tabellenformulare oder Anweisungen für den Dow werden sie auch für alle Mitarbeiter der Organisation typisch.

Einzelne Ausführungsfristen werden im Text des Dokuments oder der Auflösung angegeben, wenn das empfangene Dokument nur berücksichtigt wird, wenn dieser Zeitraum von dem vom Autor festgelegten Dokument abweicht oder in der Zusammensetzung typischer Hinsicht abwesend ist.

Das Ausführungsdatum der eingehenden Dokumente wird im Allgemeinen aus dem Moment an der Fixierung der Tatsache ihrer Quittung an die Organisation akzeptiert, und das erstellte - von dem Moment an, von dem sie auf die Darsteller angewendet werden, wenn das Dokument natürlich nicht einen weiteren Zeitraum angibt .

Die Frist kann nur die Organisation oder einen Beamten, seine etablierte oder aufsichtsrechtliche Führung verlängern. In der Praxis der Arbeit in dem Fall, wenn die Frist für die Ausführung des Dokuments bis zur Zeit ihrer Registrierung oder wenn sie in Betracht gezogen wird, nicht ermittelt werden kann, wird der bedingte Ausführungszeitraum festgelegt, der während der Ausführung von angepasst werden kann Das Dokument zum Beispiel beim Überwachen der Ausführung von ausgehenden Dokumenten.

Staging zur Kontrolle. Die technischen Mittel zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten ist das Eingabeformat des Steuerungssystems (Karten- oder Bildschirmform) in der Regel, die ein Duplikat des Registrierungsformats ist. Wie beispielsweise eine von einem einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation vorgeschlagenen Steuerungssystemkarte.

Bei der Überwachung der mündlichen Anweisungen des Kopfes, nicht registrierter Dokumente, wenn sie an Dokumente zurückkehren, die als ausgeführt als ausgeführt wurden, wird das Eingabematformat im Steuerungsdienst selbst ausgefüllt. Bei der Durchführung von Dokumenten, die eine Reihe von Aufgaben, verschiedene Darsteller und Leistung enthalten, wird das Steuereingabeformat mit jeder kontrollierten Reihenfolge oder Aufgabe gefüllt. Dazu sollten in den Dokumentenverwaltungssystemen bereitgestellt werden, um den Steuerungsdienst vertraut zu machen, ist es auch parallel (z. B. in Kopien) mit ähnlichen Dokumenten. Auf der rechten Seite des oberen Feldes des Dokuments selbst setzte sich eine Marke auf, um sie zur Kontrolle zu nehmen.

Das Steuerungsfeld ist so unabhängig voneinander organisiert, ob das Dokument intern, eingehend oder ausgehend ist, die Dokumente könnten in Bezug auf die Ausführung des Tages des laufenden Monats sowie für längere Ausführungszeiten klassifiziert werden.

Während des Ausführungszeitraums des Dokuments führt ein professionell organisierter Kontrolldienst regelmäßige Tests der Umsetzung der Ausführung durch, deren Ergebnisse in der Regel auch in der Steuerarray fixiert sind. Verantwortung für die Richtigkeit der von den Künstlern bereitgestellten Informationen.

Überprüfungen können in oraler oder Schrift aufgenommen werden. Im letzteren Fall werden schriftliche Erinnerungen durch den Kontrolldienst hergestellt. Sie können sowohl einer bestimmten Aufgabe als auch einer bestimmten Aufgabe und einem separaten Dokument und dem Auftragnehmer gewidmet sein. Erinnerungen werden an die Köpfe der Struktureinheiten geschickt, und nach dem Füllen werden sie von ihnen unterzeichnet und kehren zum Kontrolldienst zurück, um die durchführende Disziplin zu analysieren.

Die Überprüfung der Implementierung der Ausführung erfolgt in der Regel in den folgenden Terminen, der empfohlenen Weiden:

Die Aufgaben der nächsten Jahre mindestens einmal im Jahr;
Aufgaben der nächsten Monate des laufenden Jahres mindestens einmal im Monat;
Die Aufgaben des laufenden Monats alle 10 Tage und 5 Tage vor dem Ablaufdatum.

Die Übertragung von Dokumenten zur Ausführung anderer Mitarbeiter ist nicht die Grundlage für die Entfernung von Kontrolle oder Übertragung der Durchführung der Durchführung.

Entfernen des Dokuments von der Steuerung. Dies kann nur von einem Beamten erfolgen, der die Kontrolle etabliert hat, oder einen verantwortlichen Performer, nachdem er Tasks, Anfragen, Berichte über die Ergebnisse an interessierte Personen und Organisationen oder andere dokumentierte Bestätigung der Ausführung tatsächlich durchgeführt hat.

Es ist möglich, eine Marke beim Entfernen des Dokuments von der Steuerung nur in der Steuerungsanordnung selbst (Karte, Datenbank) zu prostanisieren. Nach Ermessen des Handbuchs können Informationen zur Ausführung von Dokumenten oder einzelnen Aufgaben dem Steuerungsdienst schriftlich oder oral mitgeteilt werden.

Wenn der Steuerungsdienst feststellt, dass der Inhalt, das Formular und das Verfahren der Ausführung nicht mit der Aufgabe übereinstimmen, ist es berechtigt, das Dokument auf die Raffinesse zurückzugeben, ohne die Ausführungszeit zu erweitern.

Daten zum Fortschritt und Ergebnissen der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten werden periodisch analysiert. In der Regel sind Informationen über den Zustand der leistungsfähigen Disziplin monatlich zusammengefasst. Da typische analytische Formen zur Steuerung von IC-Puls-Disziplinen nicht definiert sind, werden sie durch die Richtlinien der Organisation auf der Unterstützung von Service DOO eingerichtet.

Die deutlichsten Ergebnisse der Arbeit der Performer suchen, wenn in den dem Handbuch eingereichten monatlichen Berichte angegeben sind:

Die Gesamtzahl der Dokumente in der Arbeit im Auftragnehmer;
Menge (Prozentsatz) mit vor den festgelegten Terminen;
Die Anzahl (Prozentsatz) von nicht abgeschlossenen oder ausgeführten späteren Set-Fristen;
Verzögerungen in Arbeitstagen;
Ursachen für Verzögerungen bei der Ausführung von Dokumenten.

In der Regel umfassen charakteristische Gründe für die Nichtentwicklung von Dokumenten, in der Regel:

Zu hohe Zentralisierung der Autorität;
Überlastung von Künstlern und Managern verschiedener Ebenen;
undisziplinieren von Mitarbeitern und untergeordneten Organisationen;
unzureichende Zeiten für die hochwertige Ausführung;
Irrational Dokumentenverwaltungssystem;
Mangel an technischen Mitteln zur Registrierung und Replikation von Dokumenten usw.

Basierend auf den Ergebnissen der Analyse werden Maßnahmen entwickelt und Maßnahmen zur Beschleunigung der Ausführung von Dokumenten, einer Erhöhung der Exekutivdisziplin, der Verbesserung der Organisation von Kontrolle und Management insgesamt.

Dokumentationsmanagement.

Es sind die Dokumente, die die Implementierung von Verwaltungsfunktionen sicherstellen, die Pläne werden dabei ermittelt, Rechnungswesen- und Berichtsindikatoren werden aufgezeichnet und andere Informationen. In dieser Hinsicht kann gesagt werden, dass von der Effizienz und der Qualität der Entscheidungen, die die Wirksamkeit ihrer Umsetzung und die Tätigkeit der Organisation als Ganzes ergriffen werden, in dieser Hinsicht abhängig ist, dass es weitgehend abhängig ist.

Die Organisation von Arbeit mit Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Managements und der Annahme von Managemententscheidungen, die die Effizienz und Qualität des Managements erheblich beeinträchtigen.

Der Prozess der Abgabe einer Managemententscheidung beinhaltet die Erlangung von Informationen; seine Verarbeitung; Analyse, Vorbereitung und Entscheidungsfindung.

Diese Komponenten sind am engsten mit der Dokumentationsunterstützung für das Management verbunden. Zum Erhalten wirtschaftlicher EffektZunächst ist die Qualität der Information wichtig, was von ihrer Anzahl, Effizienz, Komplexität und Kosten bestimmt wird. Wenn das Unternehmen keine klare Arbeit mit Dokumenten hat, verschlechtert sich das Management infolgedessen, da er von der Qualität und der Zuverlässigkeit abhängt, die Operationalisierung der Informationsinformationen, der korrekten Platzierung des Referenz- und Informationsdienstes, einer klaren Organisation von die Suche, Speicherung und Verwendung von Dokumenten.

Es werden drei Hauptaufgaben zugeteilt, um in der Büroarbeit (doe) gelöst zu werden:

1. Dokumentation (Vorbereitung, Design, Koordination und Herstellung von Dokumenten).
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten im Prozess des Managements (Sicherstellung der Bewegung, Überwachung der Ausführung, Lagerung und Verwendung von Dokumenten).
3. Systematisierung des Archivs von Dokumenten.

Das Dokumentationsmanagement implementiert einen speziellen Service, der sich auf die Rechte einer unabhängigen Struktureinheit handelt. Dies kann sein: Geschäftsführung, gemeinsame Abteilung, Büro oder Sekretariat.

Dow Service löst drei Hauptaufgabenkomplexe:

1. Sicherstellung der Dokumentation der Managementaktivitäten;
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Institution;
3. Verbesserung der Formulare und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Aufgaben, die dem dou-Service gegenüberstehen, bestimmen seine Funktionen:

1. Die Aufgaben, die das Management Management sicherstellen kann, können durch die folgenden Funktionen gelöst werden:

Entwicklung und Gestaltung von Formen, die ihre Herstellung gewährleisten;
Sicherstellung der Herstellung von Dokumenten, Kopieren und Replikationen;
Qualitätskontrolle der Vorbereitung und Gestaltung von Dokumenten, Einhaltung des etablierten Verfahrens zur Genehmigung und Zertifizierung von Dokumenten.

2. Die Aufgaben der Organisation von Arbeiten mit Dokumenten in der Institution werden durch folgende Funktionen aufgelöst:

Festlegung eines einzelnen Verfahrens zum Übergeben von Dokumenten (Institution Document Management);
Expeditionsabwicklung von ankommenden und ausgehenden Dokumenten;
Registrierung und Rechnungslegung von ankommenden, gesendeten und internen Dokumenten;
Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
Systematisierung von Dokumenten, deren Speicherung und Verwendung sicherstellt; Organisation der Arbeit mit den Bereichen der Bürger.
Sicherstellung des Informationsschutzes.

3. Ziele der Verbesserung von Formularen und Verfahren zur Arbeit mit Dokumenten umfassen die folgenden Funktionen:

Entwicklung und Verarbeitung regulatorischer, lehrreicher, methodischer Dokumente und bringen sie auf die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter der Organisation;
Methodische Anleitung und Kontrolle über die Einhaltung der etablierten Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in den strukturellen Abteilungen der Organisation;
Verbesserung der Qualifikation der Mitarbeiter der Organisation und ihrer Beratung zur Arbeit mit Dokumenten;
Übernachtung der Dokumentation der Organisation, die Arbeiten zur Vereinheitlichung von Dokumenten, der Entwicklung der Tablenten- und Albumformen von Dokumenten, die in den Aktivitäten der Organisation angewandt werden, durchgeführt werden.
Entwicklung und Umsetzung neuer Formulare und Methoden zur Arbeit mit Dokumenten, die Verbesserung der Dokumente der Organisation, einem Anstieg der Exekutivdisziplin;
Festlegen der Aufgaben, um automatisiert zu entwickeln und zu verbessern informationssysteme und Datenbanken, um mit Dokumenten zu arbeiten.

Vor dem Unternehmen, das ein effektives Umfeld zum Verarbeiten von Informationen erstellen und die Qualität des Managements verbessert, sind folgende Aufgaben:

1. Verbesserung aller Arbeiten an der Vorbereitung und Verarbeitung von Dokumentinformationen durch Erstellen eines Mechanismus der Dokumentationsunterstützung für das Unternehmen (dou).
2. Auswählen der richtigen Automatisierungsstrategie, einschließlich der richtigen Auswahl an Softwareprodukten.

Um dies zu automatisieren, scheint es, ein einfaches Thema, als Arbeit mit Dokumenten, die neuesten technologischen Fortschritte nutzen muss:

1. Datenbankverwaltungssysteme;
2. Systeme zum Finden von Dokumenten und Analysen von Texten;
3. Scannen und Dokumenterkennungssysteme (gedruckt und handschriftlich);
4. Mittwoch-Clientserver;
5. Internet / Intranet.

Unabhängig von den Besonderheiten des Unternehmens können die folgenden Hauptgruppen von Dokumenten unterschieden werden:

Organisationsunterlagen des Unternehmens (Charta, Bestimmungen, Konstitution, Struktur und regelmäßige Zahl, regulärer ZeitplanJobbeschreibungen, interne Arbeitsvorschriften);
Verwaltungsdokumente des Unternehmens (Bestellungen in der Haupttätigkeit, Bestellungen, Entscheidungen);
Dokumente zur persönlichen Komposition des Unternehmens (Bestellungen für Personal, Arbeitsverträge (Verträge), persönliche Angelegenheiten, persönliche Karten f. T-2, Gesichtslohnrechnungen, Arbeitsbücher);
Finanzbuchhaltungsdokumente des Unternehmens (Hauptbuch, Jahresberichte, Bilanzierungsguthaben, Gewinne und Verluste, Verluste, Revisionen, Vorräte, Pläne, Berichte, Schätzungen, Konten, Barbücher usw.);
Informations- und Referenzdokumente des Unternehmens (Aprise, Buchstaben, Faxe, Referenzen, Telefone, Berichtshinweise, Erläuterungen, Protokolle usw.).

Von Staat I. kommunale Organisationen. Dokumente, die verschiedene Fragen seiner Tätigkeiten regulieren (Steuern, Umweltschutz usw.), können vom Unternehmen betroffen sein. Diese Dokumente bilden eine separate gruppenregulatorische Dokumente höherer Behörden.

Gewerbliche Verträge (Verträge), die die wichtigsten Dokumente unternehmerischer Aktivitäten sind, können einer unabhängigen Gruppe zugeteilt werden. Alle aufgelisteten Dokumente beziehen sich auf Führungs- oder Organisations- und Verwaltungsdokumente (ord). Die Ausnahmen sind finanzielle Bilanzierungsunterlagen, die spezifische Funktionen der Zusammenstellung und Verarbeitung aufweisen.

Der staatliche Archivdienst von Russland (ROSKARKHIV) und seine Körper sind in der Sammlung und Lagerung von Dokumenten tätig, die das materielle und spirituelle Leben seiner Völker mit historischer, wissenschaftlicher, sozialer, wirtschaftlicher oder kultureller Bedeutung widerspiegeln. Sie schaffen eine "Erinnerung" der Gesellschaft, halten Informationen über das Leben des Landes. Darüber hinaus ist Rosarhiv als Zentralkörper der Bundesleiterin der Bundesleiterin für die Organisation und Rationalisierung der Büroarbeit im Land verantwortlich. Es entwickelt Standards und Empfehlungen zur Organisation der Büroarbeit. Rosarhiv wird für die Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ord) als Entwicklungsabteilung anvertraut, bei der die Entwicklung allgemeiner Anforderungen an Ordnungen, spezifische Formen von Dokumenten, Kontrolle über die Verwendung von Horden in verschiedenen Tätigkeitsbereiche, der Vereinheitlichung von Dokumentenformularen durch Erstellen von a Einheitliches Organisations- und Verwaltungsdokumentationssystem (USD). Der Ausschuss der Russischen Föderation für Standardisierung, Messtechnik und Zertifizierung (Staatsstandard von Russland) ist für die regulatorische Konsolidierung spezifischer Anforderungen an Dokumente und Vereinigung durch Schaffung von Gästen sowie die Teilnahme an der internationalen Vereinigung und Standardisierung von Dokumenten verantwortlich. Das Arbeitsministerium entwickelt Dokumente zu Arbeits- und Arbeitsschutz. Wenn also die Behörden die höchste Instanz von sind regulierungsregulierung. Büroarbeit, dann der staatliche Archivdienst.

In der Regulierung der Tätigkeit des Büro-Workshops wird von der Charta des Organisationsrechtsgesetzes eine bedeutende Rolle gespielt, die das Verfahren für Bildung, Kompetenz der Organisation, ihre Funktion, Aufgaben, Arbeitsauftrag ermittelt. Die Entwicklung der Charta betrifft die Gesamterklärung der Büroarbeit. Die in der Charta legte organisatorische Konstruktion ermöglicht es, die Komplexe von Dokumenten zu ermitteln, die in den Managementaktivitäten verwendet werden.

Die wichtigsten regulatorischen Dokumente, die die Aktivitäten des dou-Organisationsdienstes regulieren:

Die Bestimmungen zum dou-Service ist ein Rechtsakt, der das Verfahren für Bildung, Pflichten und Organisation der Arbeit dieses Geräts sowie den rechtlichen Status und die Kompetenz von Beamten bestimmt, sowie der Rechtsstatus und die Kompetenz von Beamten, die mit dem dou-Service beteiligt sind. Die Bestimmung des Dienstes der dou entwickelt und unterschreibt den Leiter des Dienstes, genehmigt den Leiter der Organisation. Übereinstimmung mit den Köpfen der Struktureinheiten, mit denen die Beziehung verankert ist.

Die Stellenbeschreibung ist das wichtigste organisatorische Dokument, das die Begrenzung der Verantwortlichkeiten und die Rechte zwischen den Mitarbeitern, die als Grundlage für die Beseitigung von Parallelität und Vervielfältigungen in der Umsetzung einzelner Vorgänge dienen, reguliert.

Anweisungen für Büroarbeit ist das Hauptaufsichtsdokument, der die Regeln, Empfänge, Prozesserzeugungsprozesse, Document-Arbeitstechnologie reguliert. Zum effiziente Arbeit Dow und alle Einheiten der Organisation, für ein klares Verständnis und ein klares Verständnis und die Einreichung aller Arbeitstage mit Dokumenten in jeder Organisation sollte mit den Besonderheiten seiner Aktivitäten eine Bedienungsanleitung erstellt werden.

Tabelformen von Dokumenten in Standard-Managersituationen. Die Tabelle ist eine Liste der einheitlichen Formen von Dokumenten, die erforderlich sind, und ausreichend, um die Dokumentationsunterstützung für Funktionen und Aufgaben zu implementieren, die vom Unternehmen gelöst werden. Es enthält das Merkmal jedes Dokuments, deren Rechtsstatus und Dokumentationsschritte. Der Tisch ist ein Weg, um sowohl die Zusammensetzung der in der Vorrichtung verwendeten Dokumente und deren Vorbereitungsverfahren zu regulieren.

Albumformen von Dokumenten der Organisation. Neben den Tabel-Formen von Dokumenten muss jede Organisation über eine Albumformulare von Dokumenten verfügen, dh eine Sammlung von Standardformularen, die in der Tabel enthalten sind.

Bisher gibt es vier Hauptorganisationsstrukturen des Dow Service:

1. Geschäftsführung.
2. Gesamtabteilung.
3. Büro.
4. Sekretärin.

Die Geschäftsführung ist wiederum in die folgenden Abteilungen des strukturellen Typs unterteilt:

1. Das Sekretariat ist eine strukturelle Einheit, die erstellt wurde, um das Management der Organisation zu bedienen. Es enthält:

Rezeption
das Sekretariat des Kopfes und der Sekretariat der Kopfköpfe;
College-Sekretariat;
Protokollbüro.

2. Die UPO Rationalisierungsabteilung ist das methodische Zentrum des Dow-Verbesserungszentrums. Die Funktionen umfassen:

Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Technologie der Büroarbeit;
Entwicklung der regulatorischen und methodischen Unterstützung für Büroarbeit (Bestimmungen, Anweisungen, Regeln, Vorschriften, Tablettenrechtsformen usw.);
Entwicklung von Klassifizierungsverzeichnissen (Nomenklatur von Fällen, Klassifizierern, Dokumentenlisten mit Lagerzeit).

3. Büro, das wiederum unterteilt ist:

Expedition;
Korrespondenzpräsidium;
Bureau of Accounting und Registrierung von Dokumenten;
Computercenter zur Verarbeitung und Wiedergabe von Dokumententexten.

4. Aufteilung der Buchstaben.

5. Zentralarchiv.

6. Inspektion.

Organisation der Dokumentationsunterstützung

Zentralisiert;
- dezentral;
- gemischt.

Mit einer zentralisierten Form der Organisation der Büroarbeit konzentrieren sich alle technischen Verarbeitungsvorgänge auf eine einzige Struktureinheit (dou Service), und kreative Arbeiten mit Dokumenten erfolgt in anderen Struktureinheiten. Die Vorteile der zentralisierten Form des Office-Managements umfassen die Möglichkeit, eine einzelne Datenbank in allen Dokumenten zu bilden, die in die Organisation eingehen, und die darin geschaffenen Dokumente, die es ermöglicht, die Effizienz der Suche nach Dokumenten zu erhöhen, und daher, um das zu optimieren Referenzarbeit an Dokumenten. Es ist ratsam, die zentrale Form der Office-Management-Organisation zu nutzen, wenn eine Organisation über eine linearfunktionelle Organisationsstruktur verfügt.

Die dezentrale Form der Organisation der Organisation beinhaltet die Erstellung eines unabhängigen Dienstes der Büroarbeit in jeder strukturellen Division. Es ist ratsam, sie in der Divisionsart der Organisationsstruktur oder in den Bedingungen der territorialen Uneinheit der strukturellen Abteilungen der Organisation zu nutzen.

Die gemischte Form der Organisation der Organisation beinhaltet die Ausführung einiger der Belegschaftsoperationen (Empfang, Registrierung, Kontrolle, Reproduktion von Dokumenten) in den Dienste des Dou, andere (die Erstellung und Gestaltung von Dokumenten, deren Systematisierung, der Formation von Fällen und Lagerung) in den strukturellen Abteilungen. Es sei darauf hingewiesen, dass mit der gemischten Form der Organisation der Organisation, derselbe technologische Betrieb, wie z. B. die Registrierung von ankommenden und gesendeten Dokumenten, sowohl im Dienst des Dow als auch in den strukturellen Abteilungen, abhängig von der Kategorie, durchgeführt werden kann von Dokumenten.

Wählen Sie die Namen des Dow Service

Derzeit gibt es keine regulatorischen Dokumente oder Unterlagen einer methodischen Natur, die durch die Wahl des Namens des Dow Service und der Definition seiner Struktur geführt werden sollten, so dass die Organisation das Recht hat, unabhängig von diesen Fragen zu treffen.

In diesem Fall sollten jedoch mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

Die Art der Tätigkeit der Organisation, ihre Struktur (Anzahl der Einheiten, Anzahl der Verwaltungsgeräte und der Gesamtzahl der Mitarbeiter);
- Volumen der Dokumentenverwaltungsorganisation;
- Die Anwesenheit eines untergeordneten Systems (untergeordnete Organisationen, Niederlassungen, Büros, repräsentative Büros) und der Art der Beziehung zwischen ihnen und der zentralen Behörde.

In der Praxis werden verschiedene Namen der Büro-Arbeitseinheit verwendet: Geschäftsführung, Büro, Generalabteilung, Büro-Management-Abteilung, Korrespondenzabteilung, Büroverwaltungsdienst, Verwaltungsdokumentation Unterstützung, Dokumentenverwaltung, Dokumentationsabteilung usw.

Die Geschäftsführung ist in der Regel eine Unterteilung mit einer internen Struktur. Im Rahmen der Verwaltung von Fällen, Gruppen, Sektoren, Abteilungen und anderen strukturellen Teilen werden zugeteilt, die Rechnungslegung und die Registrierung von Dokumenten gewährleistet, die Kontrolle über die Durchführung von Dokumenten, arbeiten mit Dokumenten von kollegialen Körpern, der Herstellung von Dokumenten, Kopieren und Replikation von Dokumente sowie solche Abteilungen wie das Sekretariat, das Archiv, das Abteilungsabteilung der Entdeckung und des anderen Geschäftsmanagements, werden in großen Organisationen mit der untergeordneten Struktur erstellt: Gremien der Bundesleiter (Ministerien, Dienstleistungen, Agenturen), große Gemeinschaftsvorrat Unternehmen usw. Das Management von Fällen, zusammen mit reiner Arbeitsabläufe, erfolgt von organisatorischer und methodischer Unterstützung für Unterordnungsorganisationen.

Die übrigen Namen sind das Amt, die Generalabteilung, die Büroabteilung usw. in einem sinnvollen Plan, kann als Synonyme betrachtet werden. Das Büro ist vielleicht der verständlichste und übliche Name des Dow Service. Es ist praktisch, weil es aus einem Wort besteht, was bedeutet, was bedeutet, dass es leichter zu bedienen ist, aber im Bewusstsein vieler dieser Name ist mit dem "Schreibwaren-Rutin", "Briefpapierfaser", dh mit negativen Parteien der Büroarbeit verbunden . Der Name "Shared Department" ist vielen nicht vollständig klar, da das Wort "Common" irgendetwas davon ausgehen kann, aber es ist alles gleich, um mit Dokumenten zu arbeiten. In dieser Hinsicht der Name "Abteilung des Büros", "Abteilung für Arbeit mit Dokumenten" usw. erfolgreicher. Basierend auf diesen Überlegungen sollte bei der Auswahl des Namens des Office Service-Dienstes, wenn nicht der Name des "Office" (aufgrund seiner Beobachtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit), gegeben werden, dann solche Namen als "Division Division", "Dokumentation Unterstützung "usw.

Organisatorische Struktur Dou dienstleistungen.

Bei großen Unternehmen werden die funktionalen Gruppen als Teil des DWA-Dienstes zugeteilt, und bestimmte Verantwortlichkeiten sind hinter jedem Mitarbeiter festgelegt. Der dou-Service kann das Sekretariat, eine Expedition, eine Gruppe (Bureau, Abteilung), eine Gruppe von Briefen (Beschwerden, Bureau, Bevölkerungsumrechnung), ein Schreibmaschinenbüros, ein Kopierbüro, ein Archiv, einschließlich ein

In den mittleren Unternehmen werden die dou-Servicefunktionen von einzelnen Spezialisten in den Arbeitsplätzen durchgeführt.

In kleinen Unternehmen besteht der Dow-Service aus 2-3 Personen.

In vielen Organisationen ist der DOW-Service keine unabhängige Einheit und ist Teil des Verwaltungs- und Wirtschaftsdienstes, des Personalverwaltungsdienstes oder der Rechnungslegung. Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist jedoch eine völlig unabhängige Tätigkeit, nichts gemeinsam mit der wirtschaftlichen Unterstützung oder Rechnungslegung. Da der Dow-Service tatsächlich die Dokumentations- und Dokumentationsströme der gesamten Organisation verwaltet, muss es eine unabhängige Einheit sein, wenn auch mit einer kleinen regulären Zahl (es kann 2-3 Personen sein), wobei der Leiter der Organisation oder eines von Die stellvertretenden Köpfe, die Fragen von Informationen und Dokumentation überwachen. Dies ist auch grundsätzlich wichtig, da der dou-Service direkt mit dem Handbuch arbeitet, die Fragen der Berücksichtigung von Dokumenten löst, ihre Durchführung steuert, die Referenzarbeiten an Dokumenten zur Verwaltungspflicht führen, andere Anweisungen des Handbuchs durchführen.

Definition des Beamten und des Personals des Dow Service

Bei der Ermittlung der offiziellen Zusammensetzung der Mitarbeiter, der all-russische Klassifizierer von Arbeitnehmern, Mitarbeitern und Tarifabschnitten (OKPDTR) und dem Qualifikationsreferenzbuch von Managern, Spezialisten und anderen Mitarbeitern (genehmigt vom Dekret des Arbeitsministeriums der Arbeit von Russland Nein . 37) sollte geführt werden.

Um die Anzahl der Mitarbeiter des Dow Service zu ermitteln, werden regulatorische Dokumente zur Arbeits- und Arbeitsorganisation verwendet.

Die Standardisierung von Arbeitskräften von Büroangestellten, einschließlich der Berechnung ihrer Vollzeitnummer, wird auf der Grundlage der folgenden Dokumente durchgeführt:

1. Interaktive integrierte Zeitstandards für die Verwaltungsdokumentation.
2. Zeitstandards für die Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung von Ministerien, Abteilungen, Unternehmen und Organisationen.
3. Zeitnormen für die Arbeit an der automatisierten Archivierungs-Technologie- und Dokumentationsunterstützungsbehörden.
4. Zeitnormen für die Arbeit an der Dokumentationsunterstützung für die Managementstrukturen der Bundesführerschaft.

In der Regel ist die Definition der Anzahl der Einheit nicht in den Pflichten des DOW-Dienstes selbst enthalten - diese Arbeit wird von Arbeitsplatz- und Löhnen oder wirtschaftlichen Einheiten durchgeführt. Bei Bedarf können solche Berechnungen auch Mitarbeiter des Dow halten Bedienung. Die oben genannten normativen Dokumente zu Arbeiten enthalten methodische Anweisungen in Bezug auf die Anwendung dieser Dokumente in der Praxis.

Die Entwicklung der Erteilung des Dienstes der doppelten und beruflichen Beschreibungen von Mitarbeitern ist eine wichtige Aufgabe in der Organisation des dou-Servicees ist die Entwicklung einer Bestimmung für den Service der DOW- und Arbeitsbeschreibungen der Mitarbeiter. Diese Aufgabe wird vom Kopf des Dow selbst unabhängig voneinander oder mit der Beteiligung qualifizierter Spezialisten gelöst. Die Bestimmungen zum Dienst der Dow- und Beschreibungsbeschreibungen seiner Mitarbeiter bilden eine Reihe von organisatorischen und rechtlichen Dokumentationen, deren Entwicklung das Organisationsstadium der Erstellung dieses Dienstes abschließt.

1. Allgemeine Bestimmungen.
3. DOW-Servicefunktionen.

Der Empfehlungszeichen des GSDO übernimmt die Möglichkeit, die notwendigen Änderungen und Klarstellungen vorzunehmen. In unserer Stellungnahme ist der 4. Abschnitt "Rechte und Verantwortung" insbesondere ratsam, in zwei Abschnitte zu teilen: "Rechte" und "Verantwortung", da dies völlig unterschiedliche Konzepte sind.

Organisationsstufe Die Erstellung des DOW-Dienstes wird durch die Entwicklung von Stellenbeschreibungen abgeschlossen. Das Magazin hat wiederholt Artikel zur Entwicklung von Stellenbeschreibungen veröffentlicht. In diesem Artikel werden wir uns in diesem Artikel auf die allgemeinen Beobachtungen einschränken. Es sollte berücksichtigt werden, dass die Stellenbeschreibung für eine bestimmte Position entwickelt wird, und wenn sich mehrere identische Positionen in der Division befinden, aber die Mitarbeiter sind jedoch verschiedene Pflichten auszuführen, für jede offizielle Verantwortung sollte eine gesonderte Stellenbeschreibung entwickelt werden. Die Konsolidierung der Position eines bestimmten Komplexes der offiziellen Aufgaben sollte sich in der Kopfzeile des Dokuments widerspiegeln, z. B. die Stellenbeschreibung eines Spezialisten für die Rechnungslegung und Registrierung von Dokumenten, einem offiziellen Anweisung eines Spezialisten für die Kontrolle von Dokumenten, Stellenbeschreibung eines Spezialisten bei der Arbeit mit Anziehungskraft der Bürger usw.

Dokumentationssystem.

Der regulatorische Rahmen ist ein Satz von Gesetzen und regulatorischen Rechtsakten, die die Technologie zur Erstellung, Verarbeitung, Lagerung und Verwendung von Dokumenten in den aktuellen Aktivitäten der Organisation regulieren, und beinhaltet:

Gesetzgebungsgesetze der Russischen Föderation im Bereich Information und Dokumentation;
Verordnungen und Bestellungen des Präsidenten der Russischen Föderation, des Erkrächtigens und der Auftrag der Regierung der Russischen Föderation, die die Fragen der Dokumentarfilme auf Bundesebene regulieren;
Rechtsakte der Bundesländer (Ministerien, Ausschüsse, Dienstleistungen, Agenturen usw.), sowohl allgemeine Industrie als auch abteilungsfreie Natur;
Rechtsakte der repräsentativen und exekutiven Behörden der Bestandsorgane der Russischen Föderation und ihrer territorialen Entitäten, die die Fragen der Büroarbeit regulieren;
Rechtsakte der regulatorischen und lehrreichen Natur in der Büroarbeit von Institutionen, Organisationen und Unternehmen;
Staatliche Standards für die Dokumentation;
Unified Dokumentationssysteme;
All-Russisch-Klassifizierer von Machbarkeit und sozialen Informationen;
State System des Dokumentationsmanagements. Grundanforderungen für Dokumente und Dokumentationsdienste (GMDOU);
Regulierungsdokumente zur Organisation von Management- und Arbeitsschutzorganisationen;
Regulierungsdokumente zur Organisation der Archivierungslagerung von Dokumenten.

Der regulatorische Rahmen kann in zwei Teile unterteilt werden: Informationsdokumentationsmanagement:

1. Regulierungsrahmen, der einen technologischen Prozess der Büroarbeit bietet;
2. Regulierungsrahmen, zur Bereitstellung der Organisation der Arbeit der Büroarbeit.

Der erste Teil des regulatorischen Rahmens ist bedingt in mehrere Gruppen aufgeteilt.

Die erste Gruppe ist Bundesregulierungsakte von nicht direkter Aktion, um teilweise die Fragen der Organisation der Organisation und der Dokumentation der Managementaktivitäten und der Organisation der Arbeit mit Dokumenten zu gewährleisten. Unter ihnen können der Zivilgesetzbuch genannt werden, der Code der administrativen Straftaten, Arbeitskodex. Der Abschnitt des Bundesgesetzes "Bei Informations-, Informatisierungs- und Informationsschutz", der die rechtliche Art der Dokumentation von Informationen herstellt, ist für Dokumentenwissenschaft und Büroarbeiten sehr wichtig. Die Dokumentation von Informationen ist gesetzlich Voraussetzung für die Inklusion in Informationsressourcen. Das Gesetz legt das Verfahren zur Dokumentation von Informationen fest und ruft die staatlichen Behörden auf, die verpflichtet sind, dieses Verfahren sicherzustellen. Nach dem Gesetz wird diese Aufgabe den staatlichen Behörden zugewiesen, die für: Organisation der Büroarbeit, Standardisierung von Dokumenten, der Sicherheit der Russischen Föderation verantwortlich ist.

Die zweite Gruppe von regulatorischen Rechtsakten - Abteilungsrechtsrechtsakte auf Büroarbeit, die mit einem interdepartementalen Charakter verfügen.

Diese beinhalten:

State System des Dokumentationsmanagements;
- typische Anweisungen für Büroarbeit in Bundeskörpern;
- staatliche Standards für die Dokumentation (GOST R 6.30-2003 "Unified Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an Papierkram");
- all-russische Klassifizierer technischer und wirtschaftlicher und sozialer Informationen;
- Regeln der Registrierung regulatorischer Akte der Russlandsbank (Anweisungen, Rückstellungen, Anweisungen), die in der Größenordnung der Zentralbank der Russischen Föderation Nr. 02-395 "über die Bestimmungen der Russlandschaftsbank" auf dem Verfahren für Die Vorbereitung und Inkrafttreten des Russlands der Russlands regulatorischen Rechtsakte "sowie eine Reihe regulatorischer Akte des Arbeitsministeriums Russlands, staatlicher Statistikausschüsse von Russland, Rosarhiva usw.

Die dritte Gruppe von Regulierungsakte ist verschiedene Standard- und beispielhafte Anweisungen für das Büroarbeit der Verwaltungen der Bestandsorgane der Russischen Föderation und die Anweisungen bestimmter Organisationen.

Der allgemeine Trend zur Stärkung der rechtlichen Unterstützung des Lebens des russischen Staates erfordert das Lösen des Problems der Beseitigung von Legislative Lacuna (Fehlen einer klaren rechtlichen Norm dieser Ausgabe) im Bereich der Regulierung der Dokumentationsmanagement. Entwicklung des Bundesgesetzes "zur Dokumentation zur Unterstützung der Managementaktivitäten".

Vorschläge zur Entwicklung des Gesetzes "zur Dokumentation der Unterstützung der Managementaktivitäten" werden durch die Tatsache, dass in modernem Management und seiner Informationsunterstützung das Wachstum der Dokumentation fortgesetzt wird, es gibt ungerechtfertigte parallele, parallele "Papier" und "elektronische" Dokumentation und Dokumentenverwaltung Systeme, es gibt eine Vielzahl von Software, technologischen und technischen, inkompatiblen Mitteln, es gibt kein effektives System zur Überwachung der Bewegung und Durchführung von Dokumenten.

Derzeit hat Vniidad zusammen mit einer Reihe von Abteilungen ein Gesetzentwurf vorbereitet "zur Unterstützung der Dokumentation unterstützen".

Das System des Dokumentationsmanagements umfasst drei miteinander verbundene Komponenten: Erstellung von Verwaltungsdokumenten, Arbeiten mit Dokumenten, Systematisierung von Dokumenten während des Kalenderjahres und der Organisation ihres Archivspeichers. Bei der Lösung jedes dieser Probleme sollten die Praktizierenden an den aktuellen Regulierungsdokumenten auf dem Gebiet der Büroarbeit geleitet werden, die vom Staatsausschuss der Russischen Föderation zur Normung und dem Bundesarchivdienst Russlands genehmigt werden.

In Übereinstimmung mit den wichtigsten Bestimmungen des staatlichen Codes von GDUD hat der staatliche Archivierungsdienst der Russischen Föderation den Modellanweisungen für die Zollproduktion in den Ministerien und Büros der Russischen Föderation genehmigt, wodurch ein einzelnes Verfahren zur Organisation von Büroarbeit im Bundesleiter Gremien, um die rechtzeitige Erfüllung der Bundesgesetze, Verordnungen und Bestellungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Entscheidungen und Bestellungen der Regierung der Russischen Föderation und der Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten der strukturellen Divisionen von Ministerien, Abteilungen zu unterstützen und territoriale Organe Bundesleiterbehörden. Das Verfahren zum Erstellen und Genehmigung der Nomenklatur der Organisation, Untersuchung des Werts von Dokumenten, Arbeiten und deren Übertragung auf den Archivlager ist in den Grundregeln der Arbeit der Abteilungsarchive festgelegt.

Eine wichtige Aufgabe in der Organisation des DOW-Dienstes ist die Entwicklung einer Bestimmung über den Dienst der Dow- und Arbeitsbeschreibungen der Mitarbeiter. Diese Aufgabe wird vom Kopf des Dow selbst unabhängig voneinander oder mit der Beteiligung qualifizierter Spezialisten gelöst. Die Bestimmungen zum Dienst der Dow- und Beschreibungsbeschreibungen seiner Mitarbeiter bilden eine Reihe von organisatorischen und rechtlichen Dokumentationen, deren Entwicklung das Organisationsstadium der Erstellung dieses Dienstes abschließt. Die Bestimmungen der strukturellen Abteilung der Abteilung entwickeln den Kopf dieser Einheit zusammen mit dem Leiter der Abteilung und billigt den Leiter der Abteilung, der Verwaltung von Taten oder den Kopf einer anderen Einheit, in der die Abteilung abgeschlossen ist.

Die Bestimmungen der Division ist ein Dokument, das den organisatorischen und rechtlichen Status des Geräts in der Struktur der Institution bestimmt.

Das staatliche System des Dokumentationsmanagements bietet eine ungefähre Bestimmung des dou-Service, ist derzeit in der Praxis, die in der Praxis nur unter Berücksichtigung der im Management-System aufgetretenen Änderungen anwenden und die in den modernen Rechtsvorschriften aufgetreten sind.

Der Status des DOW-Dienstes gemäß der GESD muss die folgenden Abschnitte enthalten:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Ziele und Aufgaben von dou-Service.
3. DOW-Servicefunktionen.
4. Rechte und Verantwortung von Service Dou.
5. Beziehungen von Dow Service mit anderen Struktureinheiten.

Die Organisationsstufe der Erstellung eines Dow-Dienstes wird durch die Entwicklung von Stellenbeschreibungen abgeschlossen. Es sollte berücksichtigt werden, dass die Stellenbeschreibung für eine bestimmte Position entwickelt wird, und wenn sich mehrere identische Positionen in der Division befinden, aber die Mitarbeiter sind jedoch verschiedene Pflichten auszuführen, für jede offizielle Verantwortung sollte eine gesonderte Stellenbeschreibung entwickelt werden. Die Konsolidierung der Position eines bestimmten Komplexes der offiziellen Aufgaben sollte sich in der Kopfzeile des Dokuments widerspiegeln, z. B. die Stellenbeschreibung eines Spezialisten für die Rechnungslegung und Registrierung von Dokumenten, einem offiziellen Anweisung eines Spezialisten für die Kontrolle von Dokumenten, Stellenbeschreibung eines Spezialisten bei der Arbeit mit Anziehungskraft der Bürger usw.

Die Anweisung besteht aus den folgenden Abschnitten:

- der allgemeine Teil (die Hauptaufgaben des Arbeitnehmers werden festgelegt, das Verfahren zum Ersetzen der Position, den beruflichen Anforderungen an den Arbeitnehmer, der Person, die direkt vom Mitarbeiter, die wichtigsten Dokumente und Materialien, die der Mitarbeiter, geführt ist, direkt untergeordnet ist ;
- die Funktionen des Arbeitnehmers (Gegenstand der Wartung oder eines Teils der vom Mitarbeiter festgelegten Arbeiten, der Liste der Arbeitstypen, davon durch die Implementierung der zugewiesenen Funktionen);
- die Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers (die Verpflichtungen, die sich auf die Erstellung von Dokumenten, Empfangen, Verarbeitung und Ausgabe von Informationen beziehen, die die obligatorische Verwendung bestimmter Formulare und Arbeitsmethoden erfordern, die den Zeitpunkt bestimmter Aktionen erfordern, die das Verfahren zur Durchführung von Bestellungen ermitteln, ethische Normendas muss im Team befolgt werden);
- Die Rechte des Arbeitnehmers (die Rechte des Arbeitnehmers werden entschlossen, die damit anvertrauten Funktionen umzusetzen);
- Beziehungen (Die Divisionen und Mitarbeiter werden angezeigt, von denen der Auftragnehmer Informationen, die Übertragungszeiten, erhält und überträgt, die der Ausführung bestimmter Dokumente angezogen werden, mit denen sie koordiniert sind usw.);
- Die Bewertung der Arbeit (Kriterien werden aufgelistet, mit denen der Angestellte des Angestellten ihrer Funktionen und Verantwortlichkeiten, der Nutzung von Rechten usw. einschätzen kann, die Hauptkriterien sind die Qualität der Arbeit und die Aktualität seiner Umsetzung).

Die Stellenbeschreibung zeigt den Leiter der Erkennungsabteilung an und billigt den Kopf oder den Abgeordneten, der die Abteilung für Büroarbeit hört.

Gesetzgebungsgesetze und regulatorische und methodische Dokumente zur Erhaltung der Büroarbeiten sollten von Spezialisten von Organisationen und Unternehmen aller organisatorischen und rechtlichen Formen berücksichtigt werden.

Dokumentationsabteilung.

Bereitstellung einer einzelnen Reihenfolge der Organisation und der Aufrechterhaltung der Büroarbeit in Unternehmensabteilungen, die Vereinheitlichung von Dokumentenformen, die Muster der Unternehmensunterlagen Organisation der Büroarbeit in einem Unternehmen in Übereinstimmung mit den Normen und auf regulatorischen Dokumenten erstellen.

Organisatorisches und methodisches Management der Arbeit mit Dokumenten in den strukturellen Abteilungen des Unternehmens.

Organisation der Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Dokumenten gemäß den Resolutionen der Verwaltung des Unternehmens.

Sicherstellung des entsprechenden Zugriffsmodus an Dokumente mit einer Privatsphäre und der Verwendung von Informationen, die in ihnen enthalten sind.

Erstellung einer konsolidierten Nomenklatur von Unternehmen des Unternehmens, Kontrolle über die richtige Bildung und Registrierung von Fällen in Struktureinheiten.

Entwicklung von regulatorischen und methodischen Dokumenten zur Durchführung von Büroarbeit im Unternehmen (Anweisungen zur Arbeit mit Dokumenten, Formen von Serviceunterlagen, einheitlichen Formen von Unternehmensunterlagen).

Registrierung und Buchhaltung von Dokumenten, Durchführung von Referenz- und Informationsarbeiten an Dokumenten des Unternehmens Empfang, Registrierung, Rechnungslegung, Lagerung und Verteilung der ankommenden, wiederherstellbaren und internen Dokumentation; Betriebssuche und Ausgabe von Informationen zu Dokumenten.

Berücksichtigung und Überprüfung des Designs der für den Bericht übermittelten Dokumenten und zur Unterzeichnung zur Verwaltung des Unternehmens.

Registrierung von Reisedokumenten; Registrierung von Community-Mitarbeitern. Teilnahme an der Arbeit der fachkundigen Kommission des Unternehmens zur Vorbereitung der Übertragung auf das Archiv der Dokumente mit langfristiger (konstanter) Lagerzeit; Zuteilung zur Zerstörung von Dokumenten mit abgelaufener Lagerung.

Die Einführung neuer Informationstechnologien bei der Arbeit mit Dokumentenbeteiligung an der Formulierung von Aufgaben, Entwicklung, Design und Einführung neuer Informationstechnologien im Unternehmen.

Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Qualifikationen von Mitarbeitern eines Unternehmens, das von Büroarbeit beschäftigt ist.

Regulierungsdokumente.

Externe Dokumente:

Gesetzgebungs- und Regulierungsakte, Normen und regulatorische Dokumente zur Büroarbeit.

Interne Dokumente:

Charta des Unternehmens, Vorschriften zur Division, Stellenbeschreibung, interne Arbeitsvorschriften.

Beziehung der Dokumentationsversorgung mit anderen Divisionen

Mit technischen Abteilungen und Workshops der Zeichnungen, technische Bedingungen, Andere Dokumentationsunterstützung für:

Registrierung, Buchhaltung und Lagerung;
- Berichte über Änderungen in der Dokumentationsunterstützung;
- Anwendungen zur Auswahl der technischen Literatur;
- Handlungen auf die Abschreibungsdokumentation unterstützt;
- Anwendungen zur Wiedergabe- und Verteilungsunterstützung;
- Kopien der dokumentarischen Unterstützung für Zeichnungen, technische Bedingungen, andere Dokumentationen;
- technische Literatur;
- Anweisungen, Anweisungen zum Verfahren zur Registrierung der Dokumentationsunterstützung für das Archiv.

Mit der Abteilung für Arbeitsorganisation und Löhne des genehmigten Personals Zeitplan:

Bestimmungen über die Boni der Mitarbeiter der Abteilung;
- Konsultationen zu Arbeitsrechtsfragen;
- Vorschläge zur Bildung eines Personals der Abteilung.

Mit der logistischen Versorgungsabteilung für materielle und technische Ressourcen auf Ersuchen der Anwendungsabteilung für die notwendige Abteilung für materielle und technische Ressourcen (Schreibwaren, Bürogeräte usw.).

Rechte der Dokumentationsabteilung

Überprüfen Sie die Organisation der Büroarbeit in den strukturellen Abteilungen des Unternehmens, um Anregungen und Empfehlungen ihrer Manager angemessene Maßnahmen vorzunehmen.

Erfordert von Managern von Struktureinheiten von Zertifikaten, Informationen, Dokumenten, anderen Materialien, die für die Verwaltung des Unternehmens erforderlich sind, sowie Informationen zur Ausführung von Dokumenten, Anweisungen und Aufgaben der Führung.

Rückkehr in strukturelle Einheiten, um Dokumente zu verfeinern, die mit Verletzung der von Goste festgelegten Regeln erstellt wurden.

Anwesend an die Verwaltung des Unternehmens:

Vorschläge für die Aktionen der Mitarbeiter der Abteilung.
- Informationen zu den Plänen der Abteilung und des Berichts über ihre Umsetzung.
- Führen Sie die Zertifizierung der Mitarbeiter der Abteilung durch.

Verantwortung der Dokumentationsabteilung

Der Leiter der Doist für die gewissenhafte und rechtzeitige Leistung der der Abteilung zugewiesenen Funktionen verantwortlich.

Der Leiter der Dokumentationsabteilung der Dokumentationswelffurierung ist mit der persönlichen Verantwortung anvertraut für:

Einhaltung der laufenden Rechtsvorschriften in der Abteilung Abteilung Abteilung.
- Zeichnen, Genehmigung und Einreichung zuverlässiger Informationen zur Arbeit der Abteilung.
- rechtzeitige Erfüllung von Führungsaufträgen.

Die Verantwortung der Mitarbeiter der Dokumentationsabteilung wird von den relevanten Stellenbeschreibungen festgelegt.

Dokumentationsservice.

Im fünften Abschnitt des staatlichen Systems der Dokumentationshilfe für das vom Collegium von GLAVERHIVA der UdSSR genehmigte Verwaltung, der vom Collegium von GLAVERHIVA der UdSSR genehmigt wurde, ist das Folgende verankert: "Dokumentationsunterstützung für das Management in der Organisation erfolgt von einem speziellen Dienstleistung, der für das gilt Rechte einer unabhängigen Struktureinheit, die dem Leiter der Organisation untergeordnet ist. "

Es ist darauf hinzuweisen, dass der dou-Service heute unterschiedliche Namen haben kann, zum Beispiel: Geschäftsführung, Büroabteilung, Abteilung für Dokumentationsmanagement, gemeinsame Abteilung, Büro, Sekretariat usw.

Gleichzeitig kann gesagt werden, dass der spezifische Name des dou-Dienstes keine grundlegende Bedeutung hat, wenn sie jedoch ausgewählt ist, es ist wünschenswert, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

Die Struktur des Geräts (hat oder hat oder hat keine interne Struktur, wenn er aufweist, ist es schwierig oder nicht);
Die Anforderungen an den Titel (es ist wünschenswert, dass der Name einfach ist, er kann sich leicht erinnern und ausgesprochen);
Bestehende Business-Produktionstraditionen.

In dem staatlichen System des Dokumentationsmanagements wird beispielsweise empfohlen, die folgenden Namen zu verwenden:

In Ministerien und Abteilungen - Geschäftsführung, die in der Regel enthalten sind:

Sekretariat (Empfang, Sekretariat des Ministers, Sekretariaten der stellvertretenden Minister, Sekretariat des Collegium, Protocol Bureau);
Inspektion mit Minister (Abteilungsleiter);
Büro (Büro der Regierungskorrespondenz, Bureau für Rechnungswesen und Registrierung, Expedition, Kopierer Bureau usw.);
Aufteilung der Buchstaben (Beschwerden);
Abteilung für Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und der Einführung technischer Mittel;
Zentralarchiv;

Bei staatseigenen Unternehmen (Verbänden), in Forschung, Design, Designorganisationen und Computerzentren, höhere Bildungseinrichtungen und andere Organisationen - der Abteilung für Dokumentationsmanagement oder Büro, die in der Regel enthalten sind:

Abteilungen über Rechnungswesen und Registrierung, Kontrolle, Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und die Einführung technischer Mittel, Berücksichtigung von Buchstaben (Beschwerden);
Sekretariat;
Expedition;
Büro kopieren;
Archiv.

Für diese Organisationen, die kategorisch nicht die alten Namen des dou-Service (Business Management, Common Department, Office) verwenden möchten, können Sie die Namen der Namen anbieten, die die aktuellen Trends in der Entwicklung des Dokumentationsmanagements widerspiegeln : Service (Abteilung) der Dokumentation (Dokumente), das Verbesserungsministerium arbeitet mit Dokumenten und der Einführung technischer Mittel.

In kleinen Organisationen kann die Verwaltung der Verwaltungsdokumentation Unterstützung als unabhängige Struktureinheit nicht existieren. In diesem Fall erfolgt die Arbeit mit den Dokumenten vom Sekretär des Kopfes (Inspector) oder einer anderen speziell ernannten Person.

Sprechen über den Service Management-Dokumentationsdienst, ist es erforderlich, seine Hauptaufgaben und -funktionen hervorzuheben.

Die Hauptaufgaben des DOW-Dienstes können Folgendes zurückzuführen sein, nämlich:

Verbesserung der Formulare und Methoden der Arbeit mit Dokumenten;
Sicherstellung eines einzelnen Verfahrens zur Dokumentation, Organisation von Arbeiten mit Dokumenten; Bau von Informations- und Suchmaschinen, Kontrolle der Ausführung und Erstellung von Dokumenten zur Übertragung an das Archiv gemäß den geltenden Normen;
Reduzierung der Dokumentenverwaltung;
Vereinheitlichungsformen von Dokumenten;
Entwicklung und Umsetzung regulatorischer und methodischer Dokumente zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management in der Organisation, ihren strukturellen Abteilungen;
Die Einführung der neuesten Informationstechnologien zur Arbeit mit Dokumenten.

Die Zusammensetzung der typischen Funktionen des DOW-Dienstes umfasst verschiedene Typen Werke, die in technologische, organisatorische, methodische, methodische, kontrollierte Kontrolle unterteilt werden können.

Technische Funktionen umfassen:

Implementierung der anfänglichen (Expeditions-) Verarbeitung von angehenden Dokumenten;
Registrierung von ankommenden, ausgehenden und internen Dokumenten;
Kenntnis von Informationen und Referenzarbeiten an den Dokumenten der Organisation; Schreibmaschinenherstellung von Dokumenten (ein Satz von Text auf einem Computer);
Kopieren, Replikation und operative Wiedergabe von Dokumenten;
Entwicklung und Gestaltung von Dokumentenformen;
Vorbereitung von Dokumenten für den Versand.

Zu den organisatorischen Funktionen des Dienstes zeichnet sich das doe aus:

Vorbereitung auf den Bericht an die Verwaltung von Incoming-Dokumenten;

Organisation der rechtzeitigen Berücksichtigung von Dokumenten durch das Management der Organisation; Regulierung der Durchführung von Dokumenten, Übergeben und Durchführen von Dokumenten innerhalb der vorgeschriebenen Periode;
Organisation der Lagerung von Dokumenten in strukturellen Abteilungen;
Organisation des Archivs in Übereinstimmung mit den Regeln, Anweisungen und methodischen Empfehlungen von Rosarhiva;
Verbesserung der Qualifikation der Arbeitnehmer der Büroarbeit und des Archivs;
Organisation von Arbeitsplätzen für Arbeiter der Büro-Workshop, einschließlich automatisierter Jobs (AWP), Arbeitsbedingungen des Büro-Workshops;
Organisation der Büroarbeit an den Bereichen der Bürger;
Entwicklung (zusammen mit den einschlägigen strukturellen Abteilungen der Organisation) Maßnahmen zur Verbesserung von Formularen und Methoden zur Arbeit mit Dokumenten.

Die Steuerfunktionen umfassen:

Kontrolle über die richtige Gestaltung von Dokumenten, die an die Unterschrift zum Handbuch (d. H. Ausgehende und interne Dokumente) eingereicht werden;
Kontrolle über den Zeitpunkt der Ausführung von Dokumenten;
Überwachung der Richtigkeit des Designs und der Bildung in den strukturellen Abteilungen der Organisation von Fällen, die dem Archiv unterliegen;
Organisation der Überwachung mit Dokumenten in Struktureinheiten;
Verallgemeinerung von Informationen über den Fortschritt und den Ergebnissen der Durchführung von Dokumenten, systematischer Information des Managements zu diesen Fragen;
Sicherstellung der Lagerung von Fällen und der operativen Verwendung von Dokumentinformationen.

Methodische Funktionen, die vom dou-Service ausgeführt werden, umfassen:

Entwicklung des Unternehmens des Unternehmens der Organisation, Anweisungen für Büroarbeit, Tabellenformen von Dokumenten und anderen lokalen Regulierungsdokumenten, die das Büro-Arbeitssystem der Organisation versetzen;
Untersuchung des wissenschaftlichen und praktischen Wertes der Dokumente;
Durchführung von Meetings und Beratung zu Fragen, die sich auf die Kompetenz des Detair-Produktionsdienstes beziehen.

Unterstützung der öffentlichen Verwaltung

Die Hauptziele des GSDOU:

1. Bei der Straffung der Dokumentenverwaltung der Organisation;
2. Reduzieren Sie die Anzahl und verbessern Sie die Qualität der Dokumente;
3. Erschaffung günstiger Bedingungen für die Verwendung technischer Mittel und moderne Technologien zum Sammeln, Verarbeiten und Analysieren von Informationen;
4. Verbesserung des Verwaltungsgeräts.

Der Abschnitt "Dokumentationsmanagement" besteht aus vier Teilen: die Zusammensetzung der Verwaltungsdokumente, der Vereinigung und die Standardisierung von Verwaltungsdokumenten, der Registrierung von Verwaltungsdokumenten, Texten von Management-Dokumenten.

Bei der Erarbeitung von Dokumenten eines bestimmten Unternehmens ist es sehr wichtig, sich auf die Anforderungen an die Zusammensetzung der Dokumente in verschiedenen Führungssituationen und ihren Texten zu konzentrieren.

Die GSDou betrachtet die Dokumentation von Managementaktivitäten als Dokumente nicht nur auf Papier, sondern auch auf anderen Trägern (Magnetbänder, Discs usw.). Mit anderen Worten, die formulierten Anforderungen beziehen sich auf alle Dokumente, unabhängig davon, ob sie auf traditionelle Weise oder mit Hilfe der Computertechnologie erstellt werden.

Der Abschnitt "Organisation der Arbeit mit Dokumenten" deckt den gesamten Zyklus des Arbeiten mit der Dokumentation zum Zeitpunkt des Erhalts oder der Erstellung ab, bevor er die Ausführung, das Senden oder die Inbetriebnahme abgeschlossen hat. Der Abschnitt enthält Empfehlungen zur rationalen Organisation der Dokumentenverwaltung, der Erstellung von Informations- und Suchmaschinen für die Dokumente des Unternehmens, die Kontrolle der Ausführung von Dokumenten, deren Vorbereitung auf die Übertragung in das Archiv.

Das Merkmal der GESD ist, dass alle Elemente, die sich auf die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten beziehen, in das Schema der Routen von Dokumenten im Unternehmen einbezogen werden sollten. Es ist wichtig, die Kompatibilität der manuellen und automatisierten Verarbeitung von Dokumenten zu erfordern.

Darüber hinaus zugewiesene GDOs einem gesonderten Absatz von Empfehlungen für die Erstellung und Verwendung der Informations- und Suchmaschine (IPs) des Unternehmens, Institutionen. Dieser Teil diskutiert die Regeln zum Erstellen eines IPA bei den Bedingungen traditioneller und automatisierter Systeme. Die Zusammensetzung des IPA wird bestimmt. Es sollte die Registrierung, Indexierung von Dokumenten, deren Betriebs-, Informations- und Sucharrays einschließen. Da Informationen und Suchanordnungen in einer Papierversion (Kartendateien) und elektronisch implementiert werden können, dann wird in der GSDOU die Anforderung ihrer Kompatibilität vorgelegt. Um eine solche Kompatibilität zu erreichen, wird das Unternehmen von Klassifizierern entwickelt, z. B. der Nomenklatur der Fälle, entsprechenden Klassifizierer, Klassifizierer von Struktureinheiten, Klassifizierer von Dokumenttypen usw.

In dem Abschnitt werden auch die Technologien zur Registrierung von Dokumenten, Indexen, Indexierung, Betriebsspeicherung, der Zusammenstellung der Nomenklatur der Fälle, der Formation von Fällen, der Technologie zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Transfer in das Abteilungsarchiv, übertragen.

Im Abschnitt "Mechanisierung und Automatisierung von Papierformen" enthält das meiste allgemeine Anforderungen Zu den Bedingungen für die Anwendung von automatisierten Werkzeugen zur Arbeit mit Dokumenten (dieser Abschnitt erfordert eine große Raffinesse).

In der "Organisation des Dow" -Betrags ist ein Ansatz für die Organisation und das Funktionieren der Verwaltung der Verwaltungsdokumentation Unterstützung gelegt.

GSDou definierte den Dow-Service als unabhängige Struktureinheit, die direkt an den Kopf der Organisation einreicht. GSDO sorgt für die Erstellung mehrerer typischer Workwriting-Dienste, abhängig von der Kategorie der Organisation oder des Unternehmens der Organisation kann dies sein: Geschäftsführung, Büro, Generalabteilung, Kopfsekretär.

Der Abschnitt formuliert die Hauptaufgaben des Dienstes, Anforderungen an die offizielle Zusammensetzung, die regulatorische Unterstützung für Arbeitnehmer im Büro-Workshop. Der Abschnitt enthält Verweise auf Dokumente, die sie angeben müssen. Einige von ihnen zum Beispiel der all-russische Klassifizierer von Arbeitnehmern, qualifiziertes Verzeichnis von Managern, Spezialisten und anderen Mitarbeitern.

Die Funktionen der Office-Arbeitsdienste finden Sie im Anhang zur GESD: "Beispielhafte Vorschriften zum Service Management Service".

Die GSDOU verfügt über eine Reihe von Anwendungen, die in der praktischen Tätigkeit der Verwaltungsdokumentationsdienste verwendet werden können:

Ungefähre Liste von Dokumenten, die der Genehmigung vorbehalten werden;
Eine beispielhafte Liste von Dokumenten, auf denen der Stempel platziert wird;
Liste der typischen Dokumente von Dokumenten;
Ungefähre Struktur des Textes der Beschäftigungsanleitung für Servicearbeiter doe;
Form der Nomenklaturangelegenheiten;
Die Form des Falls des Falls von dauerhaften und vorübergehenden (über 10-jährigen) Lager-Fristen und anderen.

Viele der GESDOWs erfordern Revision. Eine Reihe von Regeln und Empfehlungen zur Organisation des Dow kann jedoch bei der Arbeit von Institutionen, Unternehmen, insbesondere für diejenigen, die nur eine schwierige Arbeit mit der Dokumentation entwickeln.

Organisationsunterlagen

Es gibt drei Formen der Organisation von Dokumentationsunterstützungsmanagement:

- zentralisiert;
- dezentral;
- gemischt.

Die zentrale Form der Dokumentationsdienste wird in Unternehmen und kleinen Institutionen eingesetzt. Diese Form der Formulierung der Dokumentationsverwaltung des Managements impliziert impliziert die Fokussierung in einer Einheit aller Arbeiten mit Dokumenten: von Erhalt zum Archiv. Die Vorteile der zentralen Verarbeitung von Dokumenten sollen die Büroarbeit rationalisieren.

Die dezentrale Formulierung des Dokumentationsmanagements geht davon aus, dass jede Struktureinheit seine eigene Büroarbeit hat und unabhängig voneinander alle Arten von Arbeiten mit Dokumenten führt. Dieses Formular wird in einer territorial verteilten Organisation verwendet, wenn die Ausführung des Workflows an einem Ort unmöglich ist.

In großen Organisationen wird eine gemischte Form des Dokumentationsmanagements festgelegt - wenn ein Teil der Operationen zentral durchgeführt wird, und Teil in den Struktureinheiten. Beispielsweise wird die Registrierung von Dokumenten, die im Namen der Führung eingeschrieben sind, zentral von der dou- und bilanziellen, personellen, finanziellen, finanziellen Dienstleistungen in den jeweiligen strukturellen Abteilungen durchgeführt.

Die dou-Service-Struktur wird je nach Arbeitsumfang festgelegt und zu einer bestimmten Gruppe von Organisationen gehört. In Ministerien und Abteilungen - Geschäftsführung, Forschungsinstitute, Fabriken, in anderen staatlichen und nichtstaatlichen Unternehmen, einem Abteilung Dokumentationsmanagement oder Büro, in den Exekutivorganen und der örtlichen Selbstverwaltung, ist eine gemeinsame Abteilung.

Jeder der oben genannten strukturellen Abteilungen umfasst spezielle Strukturelemente: Abteilung, Büro, Gruppe, Sektor. Jede Einheit führt eine oder mehrere Funktionen aus.

Business Management beinhaltet:

- Inspektion mit Minister oder Führungskräften der Abteilung;
- Abteilung für Buchstaben;
- Büro;
- Protokollbüro;
- Sekretär des College;
- Buchhaltung und Registrierungsbüro;
- Expedition;
- Computercenter zum Verarbeiten von Textdokumenten;
- Büro der staatlichen Korrespondenz;
- Abteilung für Buchstaben;
- Abteilung für Verbesserung von Arbeiten mit Dokumenten;
- Zentralarchiv.

Der Geschäftsbereich Office- oder Dokumentationsmanagement kann umfassen:

- Gruppe beim Empfangen und Verarbeiten von Incoming- und ausgehenden Dokumenten;
- eine Gruppe bei der Rechnungslegung und Registrierung von Dokumenten;
- eine Gruppe von Arbeit mit den Bereichen der Bürger;
- Archiv;
- Sekretäre von Managern und strukturellen Abteilungen;
- eine Gruppe von Kontrolle;
- Copier Bureau.

Die Struktur der allgemeinen Abteilung umfasst die folgenden Abteilungen:

- Büro;
- Kontrollgruppe;
- Protokollabteilung;
- eine Gruppe von Verbesserungsarbeiten mit Dokumenten;
- Gruppe der Bekehrung von Bürgern;
- Kopierer und öffentliches Präsidium;
- Archiv.

Informationsdokumentation.

Jeder der aufgelisteten Operationen ist im Betreff implementiert, Dokumentformular, das sowohl traditionell (manuell) als auch mit elektronischen Computern erstellt wurde. In der Praxis sind undokumentierte Managemententscheidungen im Wesentlichen, Hilfsmittel, operativ und organisatorisch und vorläufig.

Ein komplexer Mechanismus für die Verwaltung nationaler wirtschaftlicher Objekte ist hauptsächlich durch eine ausreichend universelle Dokumentation der Verwaltungsmusik umgesetzt, die unabhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit oder der Eigentümerschaft erstellt wird, die in einem bestimmten Unternehmen (Organisation, Institution) inhärtig ist.

Am Anfang der neunziger Jahre des XX-Jahrhunderts waren mehr als 14 mlnchelovka im Amt des Landes des Landes beschäftigt, und der jährliche Dokumentenfluss betrug mindestens 60 Milliarden Bögen mit einem deutlichen Wachstumstrend. Für ein solches Land, wie Russland, erscheint die angegebenen Daten nicht fantastisch. 1. Dokument. Dokumentationssysteme in der Voltalwirtschaft Russlands.

Im Prozess der Arbeit und Öffentliche Aktivitäten Die Person hat Dokumente, die behoben, reflektieren und sichere komplexe Informationsverbindungen zwischen Personen und ihren verschiedenen Formationen. "Das Materialobjekt mit Informationen, die von einer von der Art und Weise erzeugten Person, die von der Übertragung in Zeit und Raum erstellt wurden, verankert sind, wird durch das staatliche Standarddokument bestimmt.

Historisch sind die Informationen im Dokument auf verschiedene Weise festgelegt, die sich während der Entwicklung der Zivilisation entwickelt haben: symbolisch, schreiben, grafisch fotografisch mit Audio- und Video-Datensätzen. Gleichzeitig erfüllte das Dokument selbst, zunächst die Informationsfunktion, aber andere sind auch inhärent, nicht weniger wichtig: Kommunikation, Ansammlung, Beweismittel, Rechnungswesen und Verwaltungen. Im Rahmen dieses Kurses ist eine Organisations- und Verwaltungsfunktion mit Hilfe etablierter Management-Technologien implementiert, einschließlich Planung, Buchhaltung, Kontrolle.

Jedes einzelne Dokument ist ein einzelner Dokumentationsgesetz als unabhängiger technologischer Prozess. Zur gleichen Zeit, Aktivitäten individuelle Organisationen., Industrieunternehmen werden aktiv durch eine Reihe von zusammenhängenden, voneinander abhängigen und organischen interagierenden Dokumenten angezeigt, die mit dem Grundkonzept des Dokumentationssystems kombiniert werden.

Das generalisierte und ganzheitlichste System ist das nationale Dokumentationssystem, das eigentlich alle Arten von Dokumenten umfasst, die in der ganzen Staat erstellt und umgesetzt werden. Dieses System wird wiederum von einer Vielzahl von Subsystemen gebildet, die nach dem Thema, geografischen, funktionalen, hierarchischen und anderen wesentlichen Merkmalen klassifiziert werden.

So umfassen die Funktionssysteme geplante, berichtende, statistische, Angebots- und Vertriebs- und Finanzdokumentation, die ganz Russland inhärent sind, ausnahmslos auf die russischen Wirtschaftsmanagementorgane.

Branchendokumentationssysteme spiegeln die organisatorischen Aspekte der Organe der Industrie (Abteilungs-) Management wider, auf die die Aktivitäten von Ministerien, Abteilungen, Abteilungen und Abteilungen der Bundes-, regionalen und lokalen Kontrollstufen sind.

Im Wesentlichen entwickelten sich intensive Aktivitäten, um einheitliche Dokumentationssysteme zu entwickeln und umzusetzen, sich vom Ende der sechzehnten des 20. Jahrhunderts im Land entwickelt. Gleichzeitig ist das Konzept dieser Art von Systemen mit der Einheit der rechtlichen und formalen Anforderungen an Informationen verbunden, die erforderlich sind, um die Verwaltungsverfahren im speziellen Bereich der Aktivitäten des Unternehmens zu koordinieren.

Bis zum Ende der neunziger Jahre im Land, über zwanzig Bundeseinheitliche Dokumentationssysteme, deren regulatorischer Rahmen von den relevanten GTALES reguliert wurde. Für das einheitliche System der organisatorischen und administrativen Dokumentation werden daher die Formen der Dokumente auf der Grundlage des Modells der GRUT6.30-7-Anforderungen für Papierkram entwickelt.

Die Erstellung eines nationalen Dokumentarfelsystems (GS dou) hat es ermöglicht, das Konzept des Dokumentationssystems selbst definitiv zu formulieren, selbst als ein Satz technologischer Prozesse zur Erstellung und Verarbeitung von in Unternehmen, Organisationen und Institutionen verschiedener Status erstellter Dokumente und Abteilungszugehörigkeit. Das Dokumentationssystem umfasst das Vorhandensein bestimmter Normen, Verfahren und Anforderungen nicht nur für die Gestaltung des Dokuments, sondern auch für die Organisation der Arbeiten mit IT, Verarbeitung, Verschiebung, Lagerung und Kontrolle der Ausführung.

Mit der Implementierung der Verarbeitungsinformationen von elektronischen Computergeräten und automatisierten Arbeitsplätzen (Waffen), dem Konzept der Informations- und Dokumentationsmanagement des Amtes, der eine organisierte Kombination von Arbeit zum Erhalten, Verarbeitung, Speicherung und Erteilung von Informationen und Dokumenten an den Verbraucher umfasst (Teilnehmer) ihre materiellen Träger.

Bei den Objekten der Implementierung von Informationen und Dokumentationsunterstützung, in denen automatische computergestützte automatisierte Systeme noch nicht eingeführt wurden, werden alle technologischen Operationen eingehalten - von der Erstellung von Entwurfsdokumenten zur Arbeit mit externen Auskunftsdokumenten: Empfang, Verteilung, Registrierung, Lieferung (Transport ), Ausführungskontrolle, Referenz- und Fondsarchivverarbeitung von Dokumenten.

Mit der Einführung eines Computers in die Dokumentationsprozesse können die betrachteten technologischen Kettenänderungen, wie der Spezialistin und der Manager sowohl mit dem vollständigen Text des Dokuments und mit fragmenten, mit pragmatischen Informationen zusammenarbeiten können.

Das Phänomen des Dokuments ist, dass es gleichzeitig als Objekt, ein Mittel und ein Thema der Arbeit in einem einzigen Wesen handelt. Dieser Umstand ermittelt beim Ausführen, Entwurf, Koordination, Genehmigung und analytische synthetische Verarbeitung von Dokumentinformationen, die 60 bis 80 Prozent der Arbeitszeit der Steuergeräte einsetzen. Es ist zu berücksichtigen, dass für einen erheblichen Teil der Mitarbeiter (Planung, Ökonomen, Wirtschaftsprüfer, Sekretäre, Statistiken usw.) mit Dokumentationsinformationen die Grundlage ihrer Arbeit ist.

Die Einführung moderner Informationstechnologien und -instrumente von Bürogeräten in die Dokumentationsprozesse ist ziemlich effektiv, erfordert jedoch die Einhaltung mindestens zwei grundlegenden Bedingungen: Einheitlichkeit der Formate und den rationalen Aufbau der Dokumentenverarbeitungstechnologie, in der die gleiche Art von Operationen konzentriert werden würde in einem Platz.

In einem einheitlichen staatlichen System von Dokumentarfilmen, das in den siebziger Jahren eingerichtet wurde, ist es ratsam, mehrere vorrangige Bereiche der Rationalisierung und der technologischen Verbesserung der Dokumentationsprozesse zuzuordnen:

Vereinheitlichung und Standardisierung;
- Zentralisierung und Rationalisierung der Dokumentenverwaltung;
- Echelonation der Lagerung von Dokumenten;
- Wirtschaft und Planung von Dokumentationsprozessen;
- Organisation der Arbeit von Spezialpersonen;
- Mechanisierung und Automatisierung technologischer Prozesse. Die Einführung zentraler Systeme des Büro-Workshops über den Staat ermöglichte es, einheitliche und Informationskompatibilität der Dokumentation verschiedener hierarchischer Bau- und Funktionszwecke zu erreichen.

Die massive Einführung von elektronischen Computern in den Dokumentationsprozessen und der Organisation der Arbeit mit Dokumentinformationen erforderte die erhebliche Verarbeitung der Hauptbestimmungen des HPCM, wobei die echten Änderungen der technologischen Prozesse der Vorbereitung, das Design und die Verarbeitung von Dokumenten berücksichtigt werden. Das neue SECR-System basiert auf den möglichen Merkmalen des Computers, berücksichtigt jedoch auch die echten Möglichkeiten der zuvor angesammelten Erfahrung der traditionellen (manuellen) Verarbeitung von Dokumenten verschiedener Natur. Gleichzeitig werden die spezifischen Bedingungen des Unternehmens (Organisation) und das Volumen der Dokumentenverwaltung berücksichtigt.

Somit ist die Technologie der Informations- und Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung der Volkswirtschaft und ihrer strukturellen Verbindungen eine Kombination von Methoden und Mitteln zur Verarbeitung von Dokumenten, der Umsetzung von Informationsprozessen und organisatorischen Verfahren, die zur Gewährleistung der Managementeffizienz entsprechen.

Die Kriterien für das Qualitätsmanagement von Dokumentflussinformationen sind:

Komplexität (Beteiligung aller Strukturen);
- Systemkantasie (eine Kombination von Elementen, die durch organisatorische und technologische Einheit zusammenhängen);
- Verordnung (Bestellung von Elementen in den angegebenen Parametern);
- Bewertung und Stimulation (Vergleichbarkeit der Ergebnisse mit akzeptierten Kriterien und Motivation des Managements Rationalisierung).

Informations- und Dokumentationsunterstützung ist eine sehr mobile Technologie, die mit neuen Formularen, Methoden und Verarbeitungsmitteln, Speichern und Verteilen von Dokumenten angereichert ist.

Der Prozess der Dokumentationsunterstützung

Eine Voraussetzung für ein wirksames Management, die nachhaltige Wettbewerbsaktivitäten des Unternehmens zur Verfügung stellen, ist die Informationssicherheit.

Zwei Arten von Informationen zeichnen sich aus:

Technische, technologische - Produktherstellungsmethoden, software, Hauptproduktionsindikatoren, Testergebnisse usw.;
Geschäftsvorhersagen, Aktionsstrategie, Forschungsergebnisse, Datenbank usw.

Jede leitende Lösung basiert immer auf Informationen zum Thema, unter Berücksichtigt oder verwaltetem Objekt. Aus Objektivität, Zuverlässigkeit, Effizienz und Vollständigkeit der Information hängt von der Aktualität und Richtigkeit der Entscheidung ab. Der Träger der Informationen (dh das Ergebnis der Reflexion von Fakten, Ereignissen, Objekten, den Phänomenen der objektiven Realität und der geistigen Aktivität einer Person) ist ein Dokument.

Bei dem Managementprozess ist die in dem Dokument aufgezeichneten Informationen nicht nur die Grundlage für die Entscheidung, sondern auch den Nachweis seiner Ausführung, einer Quelle für Analyse und Verallgemeinerungen, Material für den Referenzjob. In den Verwaltungsaktivitäten wirkt das Dokument somit wirtschaftlich und das Ergebnis der Arbeit. Buchhaltungsdokumente, die ich aus dem unteren Kontrollniveau nach oben mache; Nach ihnen können Sie den Stand der Angelegenheiten in verwalteten Objekten abschätzen. Diese Informationen sind die Grundlage für die Planung und Prognose. Organisations- und Verwaltungsdokumente werden auf der obersten Geschäftsniveau geboren und steigen ab.

Organisations- und Verwaltungsfunktionen in Management werden mit Dokumenten implementiert verschiedene Arten{!LANG-48bdf889080da522aa7092ba078fd80f!}

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