Los principales requerimientos en 2019 para la disciplina de caja están relacionados con el uso y almacenamiento de efectivo, el cumplimiento de los límites establecidos y el correcto mantenimiento de la documentación relevante. Descripción detallada las reglas de disciplina de efectivo, así como el procedimiento para realizar una auditoría fiscal y el monto de las multas se pueden encontrar a continuación.

Bajo disciplina de efectivo comprendido:

1. El sistema de reglas para la realización transacciones en efectivo, acuerdos con compradores, empleados, contratistas.
2. Cumplimiento del sistema de tales reglas por cualquier entidades legales y empresarios individuales.

La disciplina de efectivo incluye varias reglas a la vez. Gobiernan:

• todas las transacciones en efectivo;
• ingresos de los gastos;
• almacenamiento de dinero en efectivo;
• requisitos para una caja registradora;
• reglas de uso, registro de la caja;
• recaudación de fondos;
• preparación de órdenes de crédito/gasto, informes y otra documentación de caja.

Los conceptos básicos relacionados con la gestión del efectivo y la disciplina del efectivo se detallan en la ley federal sobre la caja registradora No. 54. Allí también podrá encontrar los requisitos para la caja registradora, el procedimiento para su alta y reinscripción. El documento indica los conceptos básicos que de alguna manera están relacionados con la disciplina de caja, el uso de cajas registradoras, la transferencia de datos relevantes al servicio de impuestos. Una caja registradora moderna se define como un dispositivo informático de computadora, así como un complejo de dichos dispositivos que almacenan y transmiten datos fiscales al servicio de impuestos, pueden imprimir documentación fiscal, incluido un cheque.

Es importante comprender que la mayoría de los empresarios y organizaciones deben cumplir con las reglas para mantener una caja registradora, almacenar fondos y completar documentos, pero no todos. Disciplina de efectivo no se aplica para empresas que:

3 reglas de disciplina de efectivo

Independientemente del tipo de caja registradora (caja normal o en línea), así como el modelo específico, la organización y en particular el cajero, el vendedor debe cumplir con las reglas uniformes de disciplina de efectivo, que son las siguientes:

Documentación de cada transacción.

Cualquier transacción con efectivo (compra, devolución, otras transacciones de ingresos o gastos) debe documentarse. Si se trata de una compra en una tienda, el empleado emite un recibo u otro documento que confirme la compra. Si se trata de una compra de bienes en Internet, se envía un recibo electrónico al correo electrónico.

Cumplimiento del límite

Los límites específicos los establece el jefe de la empresa o el empresario individual en forma de una orden/reglamento por separado. Al determinar el límite, uno debe guiarse por las fórmulas descritas en el Reglamento del Banco Central de Rusia No. 373-P. Según él, la fórmula de cálculo está determinada por los ingresos y el tiempo. s m intervalo entre las fechas en que se entregó el efectivo al banco. Las proporciones son las siguientes:

Las restricciones se establecen no solo para los límites, sino también para otros indicadores en las fórmulas indicadas:

• la duración máxima del período de facturación es de 92 días hábiles;
• el intervalo máximo es de 7 días hábiles.

Se hace una excepción solo para aquellas áreas dentro de las cuales no hay bancos (el intervalo máximo es de 14 días hábiles).

También existen excepciones generales que permiten exceder los límites:

1. En los días en que se pagan salarios a los empleados, así como becas para estudiantes, etc. Los términos de emisión son determinados directamente por el director. Estas pueden ser fechas específicas o un rango (máximo 1 semana, es decir, 5 días hábiles).
2. Los fines de semana y festivos, si la tienda, los empresarios individuales realizan su trabajo en estas fechas.

Límite de liquidaciones con contrapartes

En cuanto a las liquidaciones con otras entidades actividades comerciales(tanto con personas jurídicas como con empresarios individuales), entonces se les establece su propio límite. Son 100 mil rublos por 1 contrato. Esta restricción es válida solo para pagos en efectivo. No obstante, se pueden realizar transferencias bancarias dentro de cualquier importe (en el marco de la normativa del propio banco). Por lo tanto, en la mayoría de los casos, las organizaciones y los empresarios individuales prefieren pagar a través de un banco.

Reglas de gasto en efectivo

En 2019 también se presta especial atención a la disciplina de efectivo. En la mayoría de los casos, está prohibido gastar dinero en efectivo, pero hay excepciones. El dinero se puede dar como:

• salarios y/o prestaciones sociales a los empleados;
• importes a personas responsables (por ejemplo, a);
• pago por el suministro de bienes (excepto por la compra de valores);
• pago por servicios/obras realizadas;
• reembolsos a compradores o clientes por bienes/servicios que también se pagaron en efectivo, pero que se devolvieron legalmente al vendedor.

Por lo tanto, funciona regla general Disciplina de efectivo: el método de pago y el método de devolución de fondos deben ser los mismos, ya sea en efectivo o mediante transferencia bancaria.

No hay requisitos legales para mantener efectivo. Por lo tanto, el gerente mismo puede desarrollar y aprobar las reglas apropiadas, por ejemplo, guardar las ganancias en una caja fuerte especial.

Video comentario según las reglas descritas

Responsabilidad por violación de la disciplina de efectivo

Al descubrir hechos de violación de la disciplina de efectivo, un funcionario puede imponer una multa tanto a la organización en su conjunto como al propio empleado. Todos los tipos de infracciones y castigos para ellas están prescritos en el Código de Infracciones Administrativas. Por ejemplo, una empresa puede violar un límite:

• acuerdos con otras organizaciones;
• mantener los fondos en efectivo.

Luego, se impondrá una multa de 40 a 50 mil rublos a la persona jurídica y de 4000 a 5000 rublos al empleado.

También se proporciona un sistema de multas por violaciones del trabajo con la caja registradora, que se observa con mayor frecuencia en la práctica. Algunos tipos de multas son fijas, otras se fijan en porcentaje al monto del cheque, es decir, monto de la compra.

En algunos casos, la aplicación de una multa es opcional: ante la primera fijación de una violación de la disciplina monetaria, el inspector puede limitarse a una advertencia. Sin embargo, por la segunda y subsiguientes infracciones, se impone una multa sin excepción.

La responsabilidad no está permitida en ningún momento, sino sólo dentro del plazo de prescripción establecido. Son exactamente un año y se cuentan desde el momento mismo de la violación, que fue registrada por el inspector, o desde el momento en que se descubrió una violación continua.

Opinión experta

sergey kochergin

Especialista en impuestos, gerente financiero, experto en sitios web

Por ejemplo, la SP no envió un cheque electrónico a un cliente que realizó una compra en línea el 1 de febrero de 2018. Si el inspector no registra este hecho antes del 1 de febrero de 2019, el plazo de prescripción caducará, por lo que el empresario ya no será responsable.

Sin embargo, las violaciones de la disciplina de efectivo también pueden ser continuas, inconclusas en el tiempo. Por ejemplo, una empresa utiliza una caja registradora que técnicamente no cumple con los requisitos establecidos en la legislación, y este hecho también se registró el 1 de febrero de 2018. A pesar de que la empresa continúa utilizando una caja de este tipo, es posible responsabilizar al jefe solo hasta el 1 de febrero de 2019.

En 2017-2018, los empresarios están cambiando gradualmente al uso de cajas registradoras en línea. Estos cambios también afectarán a los empresarios que antes no podían utilizar cajas registradoras en los cálculos, incluyendo IP en UTII. La disciplina de efectivo en 2017 para tales empresarios no cambiará. Como antes, pueden procesar transacciones en efectivo de manera general o simplificada.

Caja en línea para empresarios individuales en UTII

Disciplina de efectivo IP en UTII

Reglas actuales la disciplina de efectivo está establecida por las Instrucciones del Banco de Rusia No. 3210-U de fecha 11.03.2014. Por reglas generales los recibos de efectivo deben acreditarse en la caja (una sala especialmente equipada para su almacenamiento) con la emisión de una orden de pago entrante; Estas transacciones deben reflejarse en el libro de caja. Además, se debe determinar el límite de saldo de efectivo, es decir, la cantidad máxima de efectivo que puede quedar en la caja al final del día, y los saldos excedentes deben ser depositados en el banco para su abono a la cuenta corriente.

Sin embargo, los empresarios en UTII, así como otros empresarios, pueden observar la disciplina de efectivo de manera simplificada. No podrán emitir órdenes de pago ni llevar un libro de caja, siempre que lleven registros de indicadores para efectos fiscales. También pueden no poner límite al saldo de la caja registradora y mantener efectivo en la caja registradora sin restricciones.

Al mismo tiempo, los empresarios de UTII deben cumplir con una regla más, a saber, la restricción de pagos en efectivo: no más de 100 mil rublos. una transacción con otros empresarios o empresas (

Cada empresa nacional en el proceso actividad económica tiene derecho a realizar operaciones con efectivo, pero sólo con la debida ejecución de dichos cálculos. Si las transacciones no se ejecutan correctamente, la empresa en cuestión puede ser multada por violar la disciplina de efectivo. Esta situación no ha cambiado desde 2017.

Procedimiento general para el procesamiento de transacciones en efectivo

Las organizaciones nacionales en sus actividades suelen utilizar efectivo en el caso de vender bienes o servicios al público a cambio de efectivo, en el caso de emitir efectivo a sus empleados o personas responsables, así como en el caso de depositar o recibir efectivo de un banco. La lista especificada de opciones para usar efectivo en actividad económica organizaciones no es exhaustiva.

Es importante tener en cuenta que el procedimiento para la venta de bienes o servicios en efectivo no es idéntico y difiere significativamente del procedimiento para el registro de transacciones en efectivo por parte de las empresas.

Cada empresa nacional que acepte o entregue efectivo debe tener una caja y también debe establecer de forma independiente un límite de efectivo al final del día en la caja. Esta regla se deriva directamente del contenido del párrafo 2 de la Directiva del Banco Central de la Federación Rusa del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U. Es importante recordar que todo efectivo en exceso del límite establecido debe ser depositado en el banco.

La disciplina de efectivo es un conjunto de reglas que controlan el movimiento y la contabilidad del efectivo en una empresa. La legislación establece estas reglas para las pequeñas, medianas empresas y grandes empresas comerciales.

La diferencia entre "efectivo" y "KKM"

A menudo hay confusión en los conceptos de "efectivo" y "KKM". "Cajero" es una billetera condicional de un empresario u organización, una "caja fuerte", en la que ingresa el efectivo para su almacenamiento y desde el cual se destina a las necesidades de la empresa y del propietario de la empresa. Y "KKM" es una caja registradora, necesaria para los pagos en efectivo con los clientes. Esta es una herramienta para realizar un seguimiento del dinero que recibe de los clientes por bienes o servicios. El dinero puede llegar a la caja desde varias cajas registradoras. No se puede gastar dinero de la caja registradora. Al final del día, el efectivo de todas las cajas registradoras se ingresa en la caja registradora, se realiza una entrada adecuada y se pueden gastar los fondos de la caja registradora. Se debe observar la disciplina de efectivo independientemente de la disponibilidad de cajas registradoras.

Registro de documentos de caja.

Hay dos opciones para mantener documentos de caja: básica y simplificada (para empresarios individuales y pequeñas organizaciones, lo consideraremos a continuación). En la versión básica, los empresarios individuales y las LLC deben completar todas las transacciones en efectivo utilizando los siguientes documentos:

• orden de efectivo entrante: se forma cuando se recibe efectivo en la caja;
• orden de efectivo de gastos: se forma cuando se emite efectivo desde la caja;
• libro de caja (en forma de KO-4): mantiene registros de todos los recibos y gastos de efectivo sobre la base de todos los recibos y órdenes de gastos;
• formulario de liquidación y pago (según el formulario No. T-49) y nómina (según el formulario No. T-53) - documentos para el cálculo y el pago salarios y otros pagos al personal;
• un informe anticipado es un documento que un empleado o director de una organización (pero no un empresario individual) redacta para dar cuenta de los gastos en efectivo que se le dieron previamente o gastados de fondos personales.

La disciplina de caja no incluye KUDiR, el libro de contabilidad BSO, un informe de certificado (en el formulario KM-6) y el diario de cajero-operador (en el formulario KM-4).

En pocas palabras, la disciplina de caja implica mantener un libro de caja y reflejar las transacciones en efectivo, redactar documentos de caja (órdenes de recibo, órdenes de gastos, anticipos). Además, el cumplimiento del límite de liquidación en efectivo para liquidaciones con contrapartes (no personas ni empleados): el límite no debe exceder los 100,000 rublos con un pago único en efectivo. También es importante mantener el dinero en efectivo dentro del límite establecido por la organización, y transferir los fondos que lo excedan al banco.

Los documentos de caja se pueden conservar en formato electrónico y en papel. Los documentos en papel se completan a mano o en una computadora, luego se imprimen y certifican con una firma. En forma electrónica, los documentos se elaboran en un programa especial o servicio de contabilidad y se firman con firmas electrónicas.

Pago simplificado para pequeñas empresas

Se ha establecido un procedimiento simplificado para transacciones en efectivo desde el 1 de junio de 2014. Según él, los empresarios individuales pueden negarse a emitir una orden de crédito y débito, y también no llevar un libro de caja. Las funciones de un empresario individual se cargan solo con la ejecución de la liquidación y la nómina y las nóminas para el pago de salarios a personas físicas u otras remuneraciones en efectivo.

Además, los empresarios individuales y las pequeñas organizaciones con hasta 100 empleados y hasta 400 millones de rublos en ingresos por año no pueden cumplir con el límite de saldo de efectivo. Pero si es conveniente que los empresarios individuales y las pequeñas organizaciones conserven los documentos en efectivo, tienen derecho a hacerlo.

Cheques y multas

La inspección de impuestos lleva a cabo el control de la conducta de la caja. Por violación de la disciplina de efectivo (por ejemplo, no recibir ingresos, exceder el límite de liquidaciones en efectivo con las contrapartes), se proporcionan multas administrativas (Artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa):

• para empresarios individuales: de 4.000 a 5.000 rublos;
• para LLC: de 40,000 a 50,000 rublos.

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El Banco Central modificó el procedimiento para realizar transacciones en efectivo, que entró en vigencia el 19 de agosto de 2017. Le informamos sobre los cambios en las transacciones en efectivo en 2017, la ejecución de documentos en efectivo y el procedimiento para emitir fondos contables.

Lo que regula el procedimiento para realizar transacciones en efectivo en 2017

La disciplina de caja de las personas jurídicas y de los empresarios individuales, con independencia del régimen fiscal que apliquen, se regula por un solo acto normativo- Instrucción del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo". A partir del 19 de agosto de 2017, este documento es válido en nueva edición(Decreto del Banco Central de la Federación Rusa del 19 de junio de 2017 No. 4416-U).

El procedimiento para realizar transacciones en efectivo cuando se utilizan cajas registradoras en línea

Antes de la introducción de las cajas registradoras en línea, los vendedores se guiaban por la cláusula 5.2 del Procedimiento para mantener una caja, elaborando una orden de recibo de efectivo (PKO) al final del día por el monto total de efectivo aceptado. PKO se emitió sobre la base de la cinta de control retirada del CCP, formularios de informes estrictos, reemplazando recibo de caja, y demás documentos especificados en la ley de CCP del 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ. Ahora, este párrafo de las Reglas para realizar transacciones en efectivo ha sido cancelado, y uno debe guiarse por el párrafo 4.1 establecido en la nueva edición, que instruye a las organizaciones y empresarios individuales a redactar PKO sobre la base de documentos fiscales "en papel" o electrónicos. - cheques, BSO y otros, de conformidad con la ley de cajas registradoras.

Llevar un libro de caja y emitir órdenes de pago

El libro de caja en el formulario No. KO-4 es necesario para mantener registros de transacciones en efectivo para la recepción y emisión de efectivo. Todas las entidades legales están obligadas a llevar un libro de caja, mientras que las pequeñas empresas no pueden establecer un límite de efectivo.

Además, los empresarios individuales no pueden emitir órdenes de crédito y débito en absoluto, y no llevar un libro de caja, pero solo con la condición de que mantengan registros de ingresos, ingresos / gastos o indicadores físicos de acuerdo con el Código Fiscal de Rusia. Federación (cláusula 4.1 del Procedimiento). Esto para los empresarios es un procedimiento simplificado para transacciones en efectivo.

Con la entrada en vigor de las modificaciones, se ha ampliado significativamente el círculo de personas que pueden realizar asientos en el libro de caja de la empresa. Si hasta el 19/08/2017 solo el cajero tenía derecho a hacer esto, ahora puede ser cualquier persona autorizada por el jefe, un empleado de la empresa (cláusula 4 del Procedimiento).

El registro de transacciones en efectivo al recibir efectivo se acompaña de la preparación de una orden de efectivo entrante en el formulario No. KO-1. A diferencia de los "consumibles", el PKO consta de dos partes: una orden y un recibo desprendible con el sello y las firmas del cajero y el jefe de contabilidad, que se transfiere al depositante. Anteriormente, incluso si la PKO se emitía en forma electrónica con firmas electrónicas, el recibo para transferir el "efectivo" al depositante aún debía imprimirse en papel. Ahora, al formar un "prikhodnik" en formato electrónico, se puede enviar un recibo a correo electrónico el depositante, si así lo solicita. Si el PKO en la organización se redacta en forma de "papel", el recibo se transfiere exclusivamente a las manos (cláusula 5.1 del Procedimiento).

El Banco Central “simplificó” algunas transacciones en efectivo. En una orden de pago electrónica saliente, ya no es necesario verificar el cumplimiento de las firmas electrónicas con una muestra (cláusula 6.1 del Procedimiento). El destinatario del efectivo también puede depositar en los "consumibles" electrónicos su firma electronica(cláusula 6.2 de la Orden).

Realización de transacciones en efectivo al emitir dinero "contable"

Se puede emitir efectivo a los empleados: personas responsables de las necesidades de producción, viajes de negocios, etc. Habiendo gastado el dinero recibido, el “responsable” debe informar sobre su uso entregando un informe de anticipo y documentos de respaldo dentro de los 3 días hábiles siguientes a la finalización del período para el cual se emitieron los fondos, o desde el día en que se reincorpora al trabajo después de regresar. de un viaje de negocios.

Las innovaciones en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo por parte de personas jurídicas y empresarios individuales han afectado significativamente la esfera “rendición de cuentas”. A partir del 19 de agosto de 2017, es posible emitir efectivo a un “responsable” tanto sobre la base de un documento administrativo- órdenes, pedidos, etc., y en la solicitud escrita del empleado. Anteriormente, una declaración que indicara el monto y los fines para los cuales se necesitan los fondos contables era la base obligatoria y única para emitir una liquidación en efectivo. El contenido del documento administrativo, o las declaraciones que se redacten en cualquier forma, deberán contener los siguientes datos: Nombre completo. responsable, el monto emitido en efectivo, el plazo por el cual se emite, el objeto de la emisión, la firma del titular y la fecha (cláusula 6.3 del Procedimiento).

Otro cambio importante en el Procedimiento de Operaciones de Caja de 2017 es la eliminación de la prohibición de emitir dinero contable a los empleados que se encuentran en mora de anticipos pasados.

Hasta el 19/08/2017, se consideraba la emisión de fondos a cargo de alguien que aún no ha informado por el efectivo recibido anteriormente, o no los ha devuelto al cajero. violación grave disciplina en efectivo y amenazado con una multa de hasta 50 mil rublos, de acuerdo con el art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa. Esta regla ya no se aplica: incluso si el responsable no proporcionó un informe anticipado sobre el dinero recibido, o no lo entregó al cajero dentro de los 3 días posteriores al vencimiento del plazo establecido, es posible darle dinero nuevo en el “informe”. Esta conclusión sigue en relación con la exclusión del párrafo 3 de la cláusula 6.3 del Procedimiento aprobado por el Banco Central de la Federación Rusa. La realización de transacciones en efectivo no prohíbe que las personas jurídicas y los empresarios individuales establezcan el monto máximo de los montos contables, por encima del cual no se emitirán nuevos anticipos al empleado. Tal restricción ayudará a evitar la acumulación irrazonable de deudas por parte de los "responsables".

Además, el dinero contable no devuelto por los empleados a tiempo, que no informaron, puede ser retenido de su salario. Para ello, a más tardar un mes después del vencimiento del plazo establecido, se emite una orden de cobro. En este caso, el empleado debe obtener el consentimiento para la deducción. Si no está de acuerdo con el monto recuperado, el empleador deberá acudir a los tribunales (artículos 137, 248 del Código Laboral de la Federación Rusa).