Mõni aasta tagasi räägiti elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest kui helgest tulevikust. Täna kasutatakse neid juba aktiivselt eraviisiliselt ja riigiettevõtted... Kuid kõige tähtsam on see, et nõudlus EDMS-i järele kasvab pidevalt. elektrooniline dokumendihaldus ja kuidas see toimib, kaaluge näiteks Vene Föderatsioonis töötavate süsteemide näidet.

Eeldused

EDMS-programmi töö paremaks mõistmiseks peate arvestama põhimõistete ja ülesannetega. Põhitegurid on tegurid, millest konkreetse süsteemi valik sõltub.

Kui organisatsioon saab toimida mitteametliku juhtimise tingimustes, pole dokumendivoogu vaja. Äriprotsesside tulekuga on vaja mehhanismi hallata sujuva dokumentatsiooni abil. Kui te ei tegele väärtpaberitega õigeaegselt, hakkavad need kogunema ja kaduma.

Paberkandjal kasutatakse alternatiivina eriskeem failide serverisse salvestamine. Kuid see ei toimi ka kaua. Ettevõtte mahtude kasvades suureneb vajadus teabe salvestamise ja sünkroonimise järele.

Tekib dilemma: kas teabe talletamiseks kasutada vana paberkandjat või EDMS-i. Mis on oluline, mida saate tänu elektroonilisele süsteemile saada? Suurendage organisatsiooni efektiivsust.

Majanduslik mõju

Töö efektiivsust saab suurendada kahel viisil: vähendada kulusid või suurendada tulemusi. EDMS-dokumendid võimaldavad teil saavutada kaks eesmärki korraga. See tähendab, et süsteemi rakendamine võimaldab organisatsioonil vähem kulutada, kuid teenida rohkem.

Kulude vähendamine toimub paberkulude vähendamise, aja raiskamise, teabevahetuse kiirendamise, ettevõttekultuuri muutmise kaudu.

EDMS-programmi pakutava tõhususe hindamiseks peate arvutama paberimajanduse tööaja maksumuse. Konsultatsioonifirmade hinnangul kulub sellistele toimingutele 20% tööajast. Venemaa bürokraatia süsteemis võtab see veelgi rohkem - 60% ajast. EDMSi kasutuselevõtt vähendab neid kulusid vähemalt 10 korda.

Kontoritöö ja dokumendivoog

Need kaks mõistet on omavahel seotud. Paberitöö on termin dokumentidega töötamise ametliku reeglistiku jaoks. Mõnda EDMS-süsteemi saab kontoritöö reeglite järgi kohandada, kuid on ka neid süsteeme, mille põhjal kontoritöö juba moodustub.

Dokument on EDMS-is teabe salvestamise üksus. Dokumendivoog luuakse erinevatest allikatest: muudest süsteemidest, rakendustest, e-post, kuid ennekõike - skannitud paberkandjatelt. Seetõttu on skannerid ja muud seadmed EDMSi lahutamatu osa. Süsteem salvestab kõik dokumendid, säilitab nende ajalugu, tagab liikumise kogu organisatsioonis ja viib nendega läbi äriprotsesse.

Sellises baasis on EDMSi otsus, juhised ja korraldus. Nende kaudu juhitakse organisatsiooni. Kõik dokumendid on varustatud abiga. Vormi väljade komplekt sõltub dokumendi tüübist. B on salvestatud sellise kaardi iga välja välja andmebaasina.

EDMSi funktsioonid ja ülesanded

Dokumendihalduse programm on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

• töö süstematiseerimine dokumentidega.
• dokumentide loomine mallide järgi, nende registreerimine;
• raamatupidamise automatiseerimine;
• dokumentide salastatus.

Vaatleme üksikasjalikumalt EDMS-i funktsioone. Töövoo programmi kasutatakse:

• kaartide loomine.
• dokumendi teksti kujundamine;
• andmete salvestamine pdf- või ms-vormingus;
• kasutaja juurdepääsuõiguste haldamine;
• marsruutide loomine;
• dokumendivoo kontroll;
• teadete, meeldetuletuste saatmine;
• päevikute, teatmeteoste, klassifikaatorite pidamine;
• tellimuste moodustamine;
• dokumentide otsing ja allkirjastamine;
• aruannete genereerimine.

Kogu süsteemi hõlmavate funktsioonide hulka kuuluvad:

• kaugtöö dokumentidega;
• dBMS-i kasutamine andmete salvestamiseks;
• samaaegne töö EDMS-iga;
• turvalisus sertifikaatide, vöötkoodide ja isikupärastamise kaudu.

Eelised ja puudused

EDMS-ile üleminekul on rohkem eeliseid kui puudusi. Valesti korraldatud projekt võib aga hävitada kõik automaatika eelised. EDHSi rakendamise eesmärgid peaksid olema saavutatavad. Eelised hõlmavad järgmist:

• teabe tsentraliseeritud struktureeritud säilitamine;
• sama lähenemisviis dokumentide vormistamisele ja töötlemisele;
• mallide kasutamine;
• otsing;
• juurdepääsu audit.

Puuduste hulka kuuluvad kõrged ettemaksed ja hoolikas kasutajakoolitus.

Dokumendi töötlemise protsessid

EDMS-is elektrooniline dokumendihaldus läbib rea etappe, mille käigus määratakse dokumendile teatud omadused. Töötlemine toimub nii käsitsi kui ka automaatselt. Teisel juhul määratakse järgmine:

• etapidevaheliste üleminekute tingimused;
• marsruudi jagamine;
• töötlemistsüklid;
• alamprotsesside, taimerite, töötlemisprotseduuride käivitamine;
• kasutaja rollid on määratud.

Ravi tüübid:

• Dokumendi loomine.
• Redigeerimine.
• Ümbernimetamine.
• Kolimine.
• Säilitus.
• Indekseerimine.
• Eemaldus.

EDS-i kulud

Dokumendivoog ei saa täielikult toimida ilma litsentsi, serverite, täieõigusliku konfiguratsiooni ja kõigi kasutajate väljaõppeta. Kõik need elemendid on kulukad. Lisaks ei tohiks unustada EDMSi integreerimist teiste süsteemidega, andmebaaside ja tarkvara värskendamist, tehnilise toe teenusega konsulteerimist ja muid tugikulusid.

EDMSi rakendamine

Projekti elluviimine võib võtta mitu kuud. Protsess sõltub nii dokumentatsiooniprotsesside arvust kui ka rahalistest, organisatsioonilistest ja ressursivõimalustest. Rakendamine toimub vastavalt järgmisele algoritmile:

• töörühma loomine, juhi kindlameelsus;
• eesmärkide ja eesmärkide määratlemine;
• olemasolevate dokumentatsiooniprotsesside kontrollimine;
• tehniliste spetsifikatsioonide väljatöötamine;
• eDMSi valik;
• eDMSi rakendamise lepingu sõlmimine;
• tööeeskirjade väljatöötamine ja kinnitamine;
• kataloogide esialgse sisu kontrollimine;
• eDMS-i eelkontroll;
• personali koolitamine töötamiseks;
• eDMSi rakendamise testimine;
• testitulemuste analüüs;
• veaparandus;
• eDMSi täielik rakendamine.

Süstimisvead

Erilist tähelepanu tuleks pöörata neile protsessidele, mille puhul on vaja paberkandjal dokumenti. Peamine viga on paberdokumendi kopeerimine elektroonilisega. See muudab töö raskemaks ja loob automaatikasse negatiivse hoiaku. Topelttöö tegemise eest ei maksa keegi lisatasu. On vaja ehitada automatiseerimisprotsessid ilma dubleerimiseta. Teine viga on personali koolituse puudumine. Kõige sagedamini tajutakse uusi protsesse vaenulikult. Seetõttu on vaja töötajatele selgitada, miks EDMSi üldse juurutatakse, et nad õpiprotsessile teadlikult läheneksid.

Dokumendi säilitamise tehnoloogiad

EDMSis koosneb elektrooniline dokumendihaldus atribuutidest, mille alusel teostatakse aruannete otsimine, klassifitseerimine, rühmitamine ja koostamine. Mõnikord luuakse dokument mallist, mõnikord - andmebaasist andmete ülekandmisega. Atribuudid salvestatakse tabelitesse. Fail ise paigutatakse salvestuskausta, sellest saadud teave DBMS-i kataloogi. Andmetele pääsevad juurde ainult EDMS-süsteemi kasutajad.

Mis on voogesituse skannimine?

Dokumentide voogtöötlus koos nende näidiste järgneva paigutamisega arhiivi toimub skannerite abil. Skaneerimise ajal on see võimalik automaatne loomine dokumendi vöötkood ja selle registreerimine andmebaasis koos järgneva suunaga mööda määratud marsruuti.

Optiline teksti tuvastamine

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem EDMS teisendab foto- või JPEG-vormingus dokumendi elektroonilise pildi tekstivormingusse. Sellisel juhul kasutatakse spetsiaalset tarkvara eraldiseisva rakenduse või EDMS-i integreeritud ESCOM.BPM-i kujul. Mis on ESCOM.BPM? See on programm erinevate fontidega trükitud dokumentide äratundmiseks. Tuleb siiski märkida, et eraldiseisvatel rakendustel on rohkem funktsioone ja nad tunnevad isegi käsitsi kirjutatud teksti ära.

Vöötkood

See tehnoloogia pakub protseduuride komplekti graafilise vöötkoodi loomiseks ja dokumendile rakendamiseks. Unikaalne vöötkood genereeritakse süsteemserveri kaudu. See annab ka dokumendi ja selle identifitseerimise kiire otsing aluses ja jaotamine ladustamiskohtades. Dokumendi registreerimisel trükitakse sildile elektroonilise kaardi identifikaatorile vastav vöötkood. See on liimitud dokumendi paberversioonile.

EDS

Võimaldab kontrollida dokumendi õigsust ja andmete muutumatust. Allkirjastamine toimub krüptograafiateenuse pakkuja ja tarkvaravõtme - sertifikaadi abil. Viimane on spetsiaalses vormingus fail, mis taastatakse litsentsikeskuses. Teabe ohutuse tagamiseks tuleks sertifikaat salvestada kiipkaardile või I-Tokeni võtmetele. Neid kaitseb PIN-kood. Kui PIN-kood sisestatakse mitu korda valesti, blokeeritakse sertifikaat automaatselt.

Täisteksti ja atribuutide otsing

Atribuutide otsing viiakse läbi spetsiaalse vormi abil mitme kaardiväljadelt pärineva väärtuse jaoks. Näiteks otsib kriteerium "Vastaspool" andmeid väljale "Saaja" või "Saatja". Sellisel juhul võrdleb süsteem sisestatud kriteeriume kaartidel olevate andmetega ja sisestab tulemusse need kaardid, millele vasted leiti. Otsingu tegemisel võetakse arvesse täpseid või osalisi vasteid.

Täistekstotsing viiakse läbi vastavalt dokumendis sisalduvatele andmetele, sealhulgas sõnavormidele sisseehitatud DBMS-i tööriistade kaudu, näiteks MS SQL SERVER, ORACLE. Täisväärtusliku otsingu jaoks tuleb andmebaasi sisestada failid dokumendi (doc), tabeli (xls), esitluste, sõnumite kujul.

Elektroonilise dokumendihalduse põhimõisted

Elektroonilise dokumendihalduse aluspõhimõtted

• Dokumendi ühekordne registreerimine, mis võimaldab dokumendi selle süsteemi mis tahes installimisel ainulaadselt identifitseerida.
• Operatsioonide paralleelse täitmise võimalus, mis võimaldab vähendada dokumentide liikumise aega ja suurendada nende täitmise efektiivsust
• Dokumendi liikumise järjepidevus, mis võimaldab tuvastada dokumendi (ülesande) täitmise eest vastutava isiku igal dokumendi (protsessi) eluajal.
• Dokumentaalse teabe ühtne (või kokkulepitud hajutatud) alus, mis välistab dokumentide dubleerimise võimaluse.
• Tõhusalt korraldatud dokumendiotsingusüsteem, mis võimaldab teil leida selle kohta minimaalse teabega dokumendi.
• Välja töötatud aruandlussüsteem mitmesuguste dokumentide olekute ja atribuutide jaoks, mis võimaldab teil kontrollida töövoo protsesside kaudu dokumentide liikumist ja nõustuda juhtimisotsusedpõhineb aruannete andmetel.

Venemaa elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Patenteeritud EDMS

EDMS makstakse eelarvest

• Eelarveprotsessis osalevate organisatsioonide EDMS-i tagab föderaalne riigikassa

Tasuline EDMS

Vaata ka

• ECM (äri) - ettevõtte teabe ressursside haldamise süsteemid

Lingid

• Lihtsalt elektroonilise töövoo, äriprotsesside ja suhtluse kohta. Blogid. Arutelud.
• Ettevõtte juhtimise automatiseerimissüsteemide valik vastavalt kriteeriumidele

Wikimedia Foundation. 2010.

Vaadake, mis on "EDMS" teistes sõnastikes:

SED - SEDO elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tehnoloogia. SED on fini konsolideeritud majandusosakond. Elektroonilise demokraatia SED-süsteem http: // e Democratia.ru/ ...

SED UD - elektroonilise dokumendihalduse ja suhtluse haldamise tehnoloogia süsteem. Allikas: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Näide EDMS UD Directumi kasutamisest ... Lühendite ja akronüümide sõnastik

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on automatiseeritud mitme kasutaja süsteem, mis saadab organisatsiooni töö juhtimise protsessi, et tagada selle funktsioonide täitmine. Äriterminite sõnastik. Academic.ru. 2001 ... Ärisõnastik

SED GO UR - Udmurdi Vabariigi osariigi riigiorganite elektroonilise dokumendihalduse süsteem., Udmurtia Allikas: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Lühendite ja akronüümide sõnastik

SED PD - esmase raamatupidamisdokumentatsiooni elektroonilise dokumendihalduse süsteem fin. Allikas: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Lühendite ja akronüümide sõnastik

SEDO kantsleri tüüp Dokumendihaldussüsteem, SEDO arendaja IBA, Minski sait www.kancler.by www.iba.by Sellel terminil on muid tähendusi, vt kantsler. Kantsler ... Vikipeedia

SEDO - SED SEDO elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tehnoloogia ... Lühendite ja akronüümide sõnastik

- - Ukraina ettevõtte "Bankomsvyaz" spetsialistide väljatöötatud elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mille eesmärk on ehitada täieõiguslik süsteem äriprotsesside haldamiseks dokumentide töötlemiseks ja nende rakendamise jälgimiseks. AO ... ... Vikipeedia

EDMS-tüüp, ettevõtte infosüsteem Arendaja Tööstuslikud infosüsteemid OJSC Kirjutatud ... Wikipedia

LanDocs tarkvara platvorm ettevõtte sisuhaldussüsteemide ja elektroonilise dokumendihalduse (ECM / EDMS) loomiseks. Firma LANIT omaarendus. LanDocs Type ECM, dokumendiautomaatika süsteem, EDMS-i arendaja ... ... Wikipedia

Raamatud

• Kontoritöö kaasaegsed tehnoloogiad ja töövoog № 9 (45) 2014, puudub. "Kontoritöö ja dokumendihalduse kaasaegsed tehnoloogiad" - ajakiri kontorihalduse osakondade juhtidele. Õpid, kuidas tõhusalt rakendada ja optimeerida elektroonilisi ...

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on süsteem (arvutiprogramm. tarkvara jne), mis võimaldab korraldada ja automatiseerida tööd elektrooniliste dokumentidega (s.o. elektrooniline dokumendihaldus) kogu nende elutsükli vältel. EDMS-i põhifunktsioonid peaksid hõlmama dokumentide loomise, muutmise, salvestamise ja marsruutimise võimalust, samuti mitmeid teenindusvõimalusi, nagu otsing, klassifitseerimine jne.

SED, lisaks on see mõeldud töötajate vaheliste suhtlemisprotsesside (dokumentide edastamine, ülesannete väljastamine, teadete saatmine jne) korraldamiseks ja automatiseerimiseks. Töötajad saavad ettevõtte klientide kohta kiiresti vajalikku teavet. Sellisel juhul võivad dokumendid olla nii infosüsteemi struktureeritud objektid, millel on kindel standarddetailide komplekt, kui ka struktureerimata (Word, Excel, .pdf, .jpg failid jne). SED võib sisaldada elektroonilist dokumentide arhiivi, mis võimaldab teavet ühiselt töödelda, ja äriprotsesside automatiseerimissüsteemi (töövoog). Samuti on EDMS üks BPM-süsteemi kasutamise võimalusi.

Traditsiooniliselt on töövoo automatiseerimise mõiste seotud tööga kirjavahetuse, haldus- ja organisatsiooniliste dokumentidega jne. aga SED Samuti saate seostada iga dokumendi toimingutega, mida sellega tuleks teha. Tänu sellisele süsteemile on võimalik jälgida töötajate teatud töö tulemuslikkust. Seega pakub EDMS lisaks dokumendivoogude tõhusale haldamisele ja ettevõttes infoturbele ka suuremat kontrolli dokumentidega seotud tööde teostamise ja töötajate produktiivsuse üle.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS) kasutatakse praegu peaaegu iga ettevõtte IT-infrastruktuuris - nii era- kui ka avalikus. Enamikus ettevõtetes on EDMS juba rakendatud või on plaanis see lähitulevikus kasutusele võtta. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid lahendavad üha laiema ülesannete valiku, integreeruvad raamatupidamissüsteemidega ja võimaldavad hallata ettevõtte tulemusnäitajaid (ehitada KPI- või BSC-süsteeme).
Läbi SED ettevõte muutub läbipaistvaks ja juhitavaks: kõigi kõige lihtsamate äritoimingutega (näiteks kaupade tarnimine laost või materjalide üleviimine tootmisse) kaasneb nende kajastamine raamatupidamissüsteemis elektrooniliste dokumentidena. Äritehingutega võib kaasneda äriprotsesside näitajate arvestus ja registreerimine. Indikaatorite kohta kogutud teave integreeritakse EDMS-i tipptasemel näitajatesse ja seega saame tasakaalustatud tulemuskaardi, mis kajastub juhi paneelil.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid on mitmeid eeliseid, sealhulgas elektroonilise dokumendi ühekordse registreerimise võimalus, vajalike toimingute paralleelne teostamine nende täitmise eest vastutava isiku jälgimisega, samuti tõhusalt korraldatud dokumendiotsingusüsteemi olemasolu ja välja töötatud aruandlussüsteem.

Pealegi, SEDsisaldavad reeglina tööriistu dokumentide ja projektide rühmatöödeks, töötajate planeerimiseks ja laadimiseks dokumentidega töötamiseks, dokumentidega töötamise ajaloo säilitamiseks ja ohutu töö kaugkontorite ja ettevõtte osakondadega. Venemaa kõige levinumal platvormil "1C: Enterprise 8" näide SED on an. Platvormi "1C: Enterprise 8" tulekuga suunati 1C programmide perekonna levitamine ümber ettevõtete väikestelt keskmise ja keskmise suurusega ettevõtetele. Elektrooniline dokumendivoog on selliste ettevõtete jaoks täieõigusliku infosüsteemi atribuut, töövoo süsteemid ja BPMSi täpsem versioon on ettevõtte ettevõtte infosüsteemi standardmoodul, milles kontoritöötajate arv ulatub rohkem kui 50 inimest.

Ei tohiks olla konkreetsele valdkonnale vastav. Elektroonilise dokumendihalduse peamine ja levinum versioon on karbitooted ning erand ei ole ka 1C platvormi EDMS.

Kaasaegse äriarenduse tingimustes peab EDMS lahendama kulude optimeerimisega seotud probleeme, võimalusega säästa ettevõtte sisemisi ressursse. Pealegi kõige rohkem parim variant on selline olukord ettevõtte jaoks, kui rakendatud teave elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab teil rakenduskulud kiiresti (2-3 kuu jooksul) hüvitada. Sellise rakendamise eelduseks on ettevõttes töötaja olemasolu, kellel on teadmised protsesside juhtimise valdkonnas, oskused märgistusdiagrammide koostamiseks äriprotsesside kirjeldamiseks ja üsna hästi EDMSi rakendavas ettevõttes toimuvate äriprotsesside esindamiseks. Oluliseks abiks võivad olla ametlikud äriprotsesside skeemid.

Rakendamine SED peab alati lahendama äriprotsesside optimeerimise ja tööjõukulude kokkuhoiu küsimuse nii ettevõtte juhtkonna kui ka tavatöötajate jaoks. Samal ajal saavutatakse rakendamise maksimaalne efekt, kui elektrooniline dokumendivoog töötab ühes juhtimis- ja raamatupidamissüsteemiga inforuumis. Selline ühtne süsteem võimaldab lahendada palju suuremat hulka ülesandeid.

On mitmeid tavakasutusi SED 1C platvormil näiteks lepingutööde automatiseerimine. Kuid selliste ülesannete lahendamine nagu personali töövoog, töö lähetustega ja eelaruanded, taotlused sularaha, müügi, ostude, tootmise ja laodokumentide voo toetamise protsesse saab lahendada ainult ühes raamatupidamissüsteemiga infosüsteemis. Näiteks 1C 8 platvormil elektrooniline dokumendihaldussüsteem "PiterSoft: protsessihaldus" või

Näiteks 1C 8 platvormil elektrooniline dokumendihaldussüsteem saab töötada ühes andmebaasis tootega "1C: Palkade ja personali juhtimine" või "1C: Tootmisettevõtte juhtimine", mis võimaldab funktsionaalsete ülesannete (näiteks personali värbamine) ja raamatupidamise (palk) igakülgset lahendamist. ja juhtimine (motiveeriva otsuse langetamine palga või trahvi suurendamise kohta) ning suhtlemise ja teabe edastamise ülesanded (dokumendi läbimine marsruudil, mis on seotud kõigi protsessist huvitatud osalejate õigeaegse teavitamisega vastavalt varem heaks kiidetud menetlus).

29.05.18 71 255 13

Dokumendid saab allkirjastada paberkandjal või elektrooniliselt. Pikka aega paberil, elektrooniliselt - pole selge, kuidas.

Pavel Ovtšinnikov

12 aastat töötamist elektrooniliste dokumentidega

Kuid nüüd olen kaksteist aastat töötanud elektrooniliste dokumentidega ja ütlen teile: see on uskumatu põnevus. Las ma ütlen teile, kuidas see kõik töötab, koos näidetega.

Lühem

Elektroonilise dokumendihalduse haldamise alustamiseks peate:

1. Veenduge osapooli, et nad hakkaksid elektroonilisi dokumente vahetama.
2. Osta e-allkirja sertifikaat.
3. Otsustage dokumentide saatmise viis: eriteenistuse kaudu või ilma selleta.

Kes vajab elektroonilisi dokumente

Vaatamata mugavusele ja kaasaegsusele korraldavad elektroonilisi dokumendihaldust vähesed inimesed. Kui lihtsustatud maksustamisega ettevõtja sõlmib aastas paar lepingut, ei pruugi tema jaoks paar korda trükitud dokumentide saatmine nii hirmus olla. Kuid on juhtumeid, kus elektrooniline dokumendihaldus on äärmiselt kasulik.

Suured ettevõtted elektroonilised dokumendid aitavad kulusid vähendada, kui väliskirjavahetuse maht ületab mitusada dokumenti kuus. Nende jaoks mõjutab väärtpaberite kättetoimetamine otseselt tehingute kiirust. Dokumendi ringluse kulud võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse rubladesse aastas ning maksuhalduri kahjude, vigade ja trahvidega seotud riskid suurendavad kulusid veelgi.

Isegi kui kirjutate alla iga poole aasta tagant ühele aktile, ei tähenda see, et teie äri ei kasvaks. Teil võib olla suuri partnereid, kes töötavad elektrooniliste dokumentidega, ja nad nõuavad seda ka teilt.

näiteks

Veebipoes kogunes korrapäraselt arvete laekumist kümnete miljonite eest, kuna nad tegid järjekordse vea arvel: kaup on veokis ja seda ei saa lattu viia. Päevad mööduvad, kuni nad ootavad, millal parandajaga kuller tarnijalt saabub. Oleme kasutusele võtnud elektroonilised dokumendid ja nüüd võtavad kõik dokumentide parandused vähem kui tunni.

Ja suures elektrivarustusettevõttes avastasid inspektorid välimaksukontrollide käigus igal aastal dokumentides rikkumisi ja vigu. Trahvide kontroll ulatus aastas 120 000 rublani. See jõudis punktini, et finants osakond panna see raha eelarvesse ette üldkuludena. Oleme kasutusele võtnud elektroonilise dokumendihalduse ja nüüd kontrollivad dokumentide õigsust programmid, mitte inimesed. Rohkem vigu pole.

Mis on elektrooniline dokument

Elektrooniline dokument on tavaline dokkimis- või PDF-fail, mida saab luua ja lugeda igas redaktoris. On oluline, et see oleks allkirjastatud spetsiaalsega elektrooniline allkiri ja saadeti erilisel viisil.

Selleks, et partneril, advokaadil või kohtunikul ei tekiks kahtlust, et just sina kirjutasid elektroonilisele dokumendile alla ja keegi seda ei muutnud, mõtlesid digitaalse turvalisuse spetsialistid välja elektroonilise allkirja. See on nagu sõrmejälg, mis asetatakse teie dokumendis ainulaadsete bitide ja baitide komplektile. Jämedalt öeldes ütlete midagi allkirjastades elektroonilise allkirjaga: "Kinnitan selle bittide komplekti autentsust."

Elektrooniline allkiri on lisatud igale dokumendile, misjärel see loetakse allkirjastatuks. Dokumendi saab lugeda ilma allkirjata. See tagab ainult selle, et tegemist on sama muutmata dokumendiga sellisel kujul, nagu see teile saadeti. Kui muudate dokumendis midagi ja salvestate selle, muutub selle bittide komplekt - allkiri on kehtetu.

näiteks

Kaks ettevõtet otsustasid sõlmida elektroonilise lepingu. Tegime lepingu, leppisime tingimustes kokku. Nüüd allkirjastab üks ettevõte oma allkirjaga lepingu ja saadab selle teisele. Ta avab lepingu ja otsustab kavaluse osas midagi parandada, näiteks trahvide summa. Parandab. Säästab. Esitab kõigepealt. Ta vaatab - oeh! - selle lepingu algne allkiri purunes. See tähendab, et midagi on parandatud, kaabakad. Siis lähevad nad ilmselt nägu peksma.

Kust saada elektrooniline allkiri

Elektrooniline allkiri ostetakse spetsiaalsest sertifitseerimiskeskusest. Peate lihtsalt leidma oma linnas mugava keskuse. Peamine on see, et see on kantud Venemaa Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi akrediteeritud keskuste nimekirja.

Kõike sama saab teha otse sertifitseerimiskeskuse kontoris: tulge lihtsalt kõigi dokumentidega ja täitke avaldus. Kuid sel juhul peate ootama sularahata makse toimumist - see võib võtta mitu tundi. Ettevõtte eest on võimatu sularahas tasuda sertifikaadi eest, nagu on võimatu seda ka kaugelt kätte saada.

Kuidas töötab elektrooniline allkiri

Elektroonilise allkirja õiguslikku jõudu kirjeldatakse föderaalseaduses "Elektrooniliste allkirjade kohta".

Seadus määratleb allkirja tüübid: lihtsad, kvalifitseerimata ja kvalifitseeritud. Võite alla kirjutada mis tahes neist, kuid reservatsioonidega: kvalifitseeritud - maksude, pakkumiste ja mõnel juhul ka kohtu jaoks; lihtne ja oskamatu - kõige muu jaoks.

Lihtne või kvalifitseerimata allkiri

Taskukohane ja odav võimalus, kuid piiratud kasutusega. Kvalifitseerimata allkiri sisaldab krüptograafilisi algoritme, kuid seda ei kinnita ükski sertifitseerimisasutus. Lihtne on lihtsalt kasutajanime ja parooli kombinatsioon, avalike teenuste veebisaidil olev konto või vastaspoole e-posti aadress.

Sellised allkirjad sobivad, kui te ei osale elektroonilistel oksjonitel, ei vahetata elektroonilisi esmaseid andmeid ega saadeta maksuaruandeid. Lihtsat allkirja saab kasutada lepingute, arvete ja toimingute jaoks, kuid peate lepingupartneriga alla kirjutama eraldi lepingu ja registreerima poolte nõusoleku sellise allkirja usaldamiseks.

Kui teil on kümneid töövõtjaid ja erinevaid dokumente, ei tööta skeem. Sellisele dokumendile peate alla kirjutama kõigiga ja aja jooksul see protsess aeglustub, mitte ei kiirenda tööd. Siis on parem mõelda veel ühele elektroonilise allkirja sertifikaadile.

Lihtsa elektroonilise allkirja kasutamiseks peate printima ja allkirjastama lepingu paberversiooni või lisama vastaspoolega sõlmitud lepingusse spetsiaalse klausli - see on seadusest tulenev nõue.

Kvalifitseeritud allkiri

Selline allkiri sobib arvete ja maksude jaoks. Seaduse järgi saab elektroonilisi arveid allkirjastada ainult selle allkirjaga. Kvalifitseeritud sertifikaat on alates 1000 RUR, saate seda osta ainult sertifitseerimiskeskuses, mis on osa FTSi usaldustsoonist.

Igal aastal tuleb kvalifitseeritud allkirja sertifikaati uuendada, mis lisab muret: peate jälgima kehtivusaega ja tellima õigeaegse uuesti väljastamise.

Et töötada kvalifitseeritud allkiri peate installima spetsiaalse programmi - teabe krüptograafilise kaitse vahendi. Programm kinnitab dokumendile elektroonilise allkirja ja kontrollib teiste vahetuses osalejate allkirju.

Võite valida tasulise programmi ("CryptoPro CSP") või tasuta ("Vipnet CSP"). Funktsionaalselt on need peaaegu samad, kuid tasuta versiooniga võib olla ühilduvusprobleeme. Mõlemad töötavad Windowsis ja Macis. Tasuline maksab umbes 1000 RUR, elektroonilise allkirja sertifikaadi aastane makse on umbes 1000 RUR.

Mõned inimesed kasutavad pilvepõhist elektroonilist allkirja, mis ei nõua krüptograafilise kaitse programmi installimist. Pilvallkiri on vahetusteenuses salvestatud ja iga kord, kui dokumendi alla kirjutate, saate SMS-i, mis kinnitab teie telefonis toimingut. Sellist sertifikaati on odavam ja mugavam kasutada, kuid vähem turvaline kui krüptoturbe programm.

Miks vajate dokumendivoo operaatorit

Allkirjastatud elektroonilise dokumendi saab saata tavalise e-posti teel, kuid see pole turvaline. Kui posti häkitakse, satuvad dokumendid sissetungijate kätte. Seetõttu võtab maksuamet näiteks deklaratsioone vastu ainult eriteenistuste kaudu. Samade teenuste kaudu peate vahetama elektroonilisi arveid, vastasel juhul rikute Venemaa rahandusministeeriumi korraldust. Selliseid teenuseid nimetatakse dokumendivoo operaatoriteks.

Lihtkasutaja jaoks on see pumbatud e-kiri. Töötab brauseri kaudu, on kaustu sissetulevate ja väljaminevate kaustadega, aadressikataloogi, sisseehitatud otsingut, dokumendiredaktorit. Sees - turvaliste sidekanalite ja krüpteerimisega väga koormatud teenus, mis tagab dokumendi edastamise turvalisuse.

Elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga pole isegi vaja lepingut sõlmida. Lihtsalt registreeruge, laadige alla elektroonilise allkirja sertifikaat ja tasuge arve tariif. Ülejäänud mured võtab operaator: teatab föderaalsest maksuteenistusest, et olete börsiga liitunud, jälgib formaate ja tagab Venemaa Föderatsiooni õigusaktide järgimise

Venemaal on selliseid teenuseid mitukümmend. Hinna, funktsionaalsuse, usaldusväärsuse ja kiiruse osas on need umbes samad. Operaatorite valimine on tavapärane vastavalt teenuse kvaliteedile: kui kiiresti tehniline tugi töötab, kas operaator on valmis abistama töövõtjaid, milliseid võimalusi ta pakub ja kas tal on analüütilisi konsultante, kes aitavad teil teenust rakendada.

Operaatoriga peab ühendust võtma ka teie vastaspool. Ta saab valida teie või mis tahes muu - siis toimub vahetus rändluse kaudu, nagu ka mobiilside.

Kui palju maksavad elektroonilised dokumendid

Operaatori kaudu töötades maksate ainult mõlema osapoole allkirjastatud dokumendi eest. Keskmiselt on dokumendi saatmise hind umbes 6–8 R ja kõik saabuvad dokumendid on tasuta.

Tavaliselt ostavad algajad minimaalselt 300 dokumenti pakendi, mis lõpeb väga kiiresti. Siis peate ostma järgmise pakendi. Kasumlikum on osta piiramatu aastapakett või leppida kokku individuaalsetes tingimustes.

Elektroonilistele dokumentidele üleminek on kasulik, kui saadate kuus vähemalt 100 dokumenti või vähemalt 1000 dokumenti aastas. Siis vähendate paberi- ja saatmiskulusid kuni viis korda.

Kui palju töövoog maksab

1000 paberdokumenti

Elektrooniline dokumendihaldus

Kontoritöö - meetmete kogum ettevõtte või organisatsiooni töövoo korraldamiseks. Paberitöö on kontoripraktikas kasutatav termin, millega viidatakse ametlikele reeglitele, mis käsitlevad dokumentidega töötamist.

Elektrooniline dokument (ED) - arvuti andmetöötlusvahendite abil loodud dokument, millele saab alla kirjutada elektroonilise allkirjaga (ES) ja salvestada arvutikandjale vastava formaadiga failina.

Dokumendi voog - süsteem dokumentide loomiseks, tõlgendamiseks, edastamiseks, vastuvõtmiseks ja arhiveerimiseks, samuti nende rakendamise kontrollimiseks ja loata juurdepääsu eest kaitsmiseks.

Elektrooniline dokumendihaldus (EDO) - automatiseeritud protsesside kogum tööks dokumentidega, mis on esitatud elektroonilises vormis, rakendades "paberivaba kontoritöö" kontseptsiooni.

• tootmisdokumentide voog;
• juhtimisdokumentide voog;
• arhiveerimine (protseduuride kogum arhiivimise töövoo jaoks);
• personalidokumentide voog (HR registreerib protseduurid);
• raamatupidamisdokumentide voog;
• laodokumentide voog;
• salajane ja konfidentsiaalne kontoritöö;
• tehniliste ja tehnoloogiliste dokumentide voog.

Muu. Ilmselgelt võib töövoo süsteeme olla nii palju, kui on erinevaid tegevusi, mille tulemusena arenevad massi suunas privaatseid töövooge automatiseerivad infosüsteemid.

• Tõhusa juhtimise tagamine rakendamise automaatse kontrolli kaudu, kogu organisatsiooni läbipaistvus kõigil tasanditel.
• Rahvusvahelistele standarditele vastava kvaliteedikontrolli süsteemi säilitamine.
• Teabe ja teadmiste tõhusa kogumise, haldamise ja neile juurdepääsu toetamine. Personali paindlikkuse tagamine tänu iga töötaja tegevuse suuremale vormistamisele ja võimele kogu tema tegevuse ajalugu talletada.
• Ettevõtte kui terviku registreerimine (siseteenistuse juurdlused, osakondade tegevuse analüüs, "kuumade kohtade" tuvastamine tegevustes).
• Äriprotsesside optimeerimine ning nende rakendamise ja kontrolli mehhanismi automatiseerimine.
• Paberdokumentide väljajätmine ettevõtte siseringlusest. Säästke ressursse, vähendades organisatsioonis dokumentide voogude haldamise kulusid.
• Paberkandjal dokumentide säilitamise vajaduse kõrvaldamine või märkimisväärne lihtsustamine ja kulude vähendamine toimiva elektroonilise arhiivi kättesaadavuse tõttu.

• Nõuded ladustamisele. Peate valima töövoo süsteemi, mis toetab hierarhilist struktureeritud salvestusruumi (HSM - Hierarchal Storage Management). See mehhanism salvestab kõige aktiivsemalt kasutatavad andmed kõige kiiremal, aga ka kõige kallimal andmekandjal, samas kui harvemini kasutatav teave edastatakse automaatselt aeglasele ja odavale meediumile.
• Ametlike protseduuride olemasolu, mis nõuavad nende rakendamiseks tuge ja kontrolli automatiseerimist (teatud tüüpi dokumentide ettevalmistamine, organisatsiooni standardsete funktsioonide täitmine jne).
• Organisatsiooni administreerimise automatiseerimise vajadus. Organisatsiooni struktuuri keerukuse aste.
• Geograafiliselt jaotatud jaotuste olemasolu. See tegur seab teatud nõuded kaugjuurdepääsule, andmete replikatsioonile jne.
• Suur paberarhiiv. Mõned dokumendihaldussüsteemid on varustatud juba integreeritud alamsüsteemidega massdokumentide sisestamiseks.
• Dokumendiringluse süsteemi olemasolu, mis ei vasta praegustele vajadustele.
• Vajadus dokumentide täpsema marsruutimise, töövoo haldamise järele. Selle vajaduse jätkuna on vaja toetada meelevaldseid äriprotsesse, mis võivad koos protsesside toetamiseks töötada koos rakendussüsteemidega.
• Nõuded dokumentide säilitamisajale. Pikkade (kümnete aastate) ladustamisperioodide korral tasub tõsiselt kaaluda mikrofilmide paralleelarhiivi korraldamist.
• Nõuded "avatusele", süsteemi laiendatavusele. Integreerimine olemasolevaga infosüsteemid olemasolevate seadmete kasutamine.
• Vajadus dokumentide pilte salvestada. Kasutage dokumentide säilitamiseks konkreetsete vormingute korraldamisel. Vajadus toetada inseneri- ja projekteerimisülesandeid, ettevõtte muid funktsioone.
• Vajadus täiustatud teabe otsimise tööriistade järele. Dokumentide korrastamisel kasutatava keelte süsteemi täielik tugi.
• Turvanõuded (krüptimine, juurdepääsu korraldamine jne). Võimalus kasutada töövoo süsteemis organisatsiooni infoinfrastruktuuris juba olemasolevaid juurdepääsumehhanisme.
• Teatud standardite järgimise nõuded: sise-, tööstus-, GOST-, rahvusvahelised kvaliteedikontrollistandardid, teabe salvestamise korraldamise tase.

Iga elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib sisaldada elemente igast allpool toodud kategooriast, kuid enamikul neist on spetsiifiline suund ühes valdkonnas, mis on seotud peamiselt toote positsioneerimisega.

Selliste süsteemide juurutamisel suurtes ettevõtetes on oluline kindlaks teha, kas süsteem annab võimaluse tõhusaks haldamiseks, suurte infohulkade töötlemiseks, integreerimiseks automatiseeritud süsteemid tootmise juhtimine, mastaapsus, etapiviisiline rakendamine, võttes arvesse territoriaalset jaotust, keerukat organisatsioonilist struktuuri, rollipõhist juurdepääsu korraldamise põhimõtet jne.

Sellise platvormi valimisel tuleks põhitähelepanu pöörata:

• elektrooniliste dokumendihoidlate korraldamine;
• dokumendivoo automatiseerimine, võttes arvesse organisatsiooni individuaalseid omadusi;
• integreerimine olemasoleva infokeskkonnaga.

Funktsionaalsed nõuded