Föderaalne haridusamet

GOU VPO "Nižnevartovski riiklik humanitaarülikool"

Humanitaarteaduskond

Juhtimise osakond

Dokumentatsiooni ja üldajaloo osakond

sissejuhatus elektrooniline dokumendihaldus

kaasaegses ettevõttes

(Kursustöö)

IV kursuse üliõpilased

päevane osakond

Curiy Natalia Romanovna

juhendaja

L. A. Jakubova,

Vanemõppejõud,

Ajalooteaduste kandidaat

Nižnevartovsk

Sissejuhatus ... .............................................. .. ................................................ .. ...... 3

Peatükk 1. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamise reguleeriv raamistik ……………………………………………………………… ..7

Peatükk 2. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamise etapid ... .. …………… .18

Peatükk 3. Elektroonilise kasutuselevõtu tõhususe hindamine

dokumendivoog ……………………………………………………….… .28

Järeldus ……………………………………………………………………… 40

Kasutatud allikate ja kirjanduse loetelu ………………………… ... 45

Sissejuhatus

Kaasaegsetes organisatsioonides toimub laialdane teabevahetus: äripartnerite, valitsusorganite ja nende territoriaalsete osakondadega. Suurem osa teabest edastatakse paberdokumentidena. Viimastel aastatel on elektroonilisi kanaleid edastava teabe, sealhulgas elektrooniliste dokumentide maht märkimisväärselt suurenenud.

Selle teema referaat on asjakohane esiteks seetõttu, et isegi traditsiooniline (paberkandjal) dokumentide voog on mõeldamatu ilma automatiseerimise ja elektrooniliste dokumentide kasutamiseta. Peamine ülesanne täna toimub elektroonilise dokumendihalduse diskreetselt vormilt terviklik, integreeritud, pidev infotehnoloogia.

Kui räägime elektroonilisest dokumendist, tuleb alati meeles pidada, et see dokument läbib elektroonilises vormis kõik oma elutsükli etapid. Teisisõnu, me loome sellised dokumendid, edastame need ajas ja ruumis, säilitame või hävitame ainult digitaalsel kujul.

Hoolimata kõrgest arengutempost infotehnoloogiad, elektroonilisi dokumente kasutatakse haldamisel endiselt vähe. Lisaks üldistele (tehnilistele, tehnoloogilistele jms) põhjustele süvendab Venemaal elektroonilise dokumentatsiooni ebapiisavat kasutamist mitmed tegurid, mis takistavad laialdane vastuvõtmine ja elektrooniliste dokumentide tõhus kasutamine organisatsioonides.

Nende negatiivsete tegurite hulka kuuluvad:

puudulik regulatiivne õigusraamistik, mis ei võta alati arvesse kaasaegsete infotehnoloogiate võimalusi;

infotehnoloogia ebapiisav areng juhtimisvaldkonnas;

paljude organisatsioonide valmisolek kasutada efektiivseid juhtimistehnoloogiaid;

tervikliku infoinfrastruktuuri puudumine riigis ja tõhus teabetugi kaupade ja teenuste turud;

ebapiisav koolitustase infotehnoloogia kasutamisel.

Sellest hoolimata käivad informatiseerimisprotsessid aktiivselt kõigil juhtimistasanditel, föderaalsete, piirkondlike ja osakondade programmide raames viiakse ellu või plaanitakse ellu viia palju infotehnoloogia arendamisele suunatud tegevusi.

Selle kursusetöö eesmärk on uurida elektroonilise dokumendihalduse rakendamist kaasaegne ettevõte.

Selle eesmärgi saavutamiseks tehakse ettepanek lahendada mitu ülesannet:

Uurida elektroonilise dokumendihalduse rakendamise reguleerivat raamistikku;

Mõelge elektroonilise dokumendihalduse rakendamise etappidele;

Analüüsige elektroonilise dokumendihalduse tõhususe hinnangut.

Seda teemat pole kirjanduses täielikult analüüsitud.

Koolieelse lasteasutuse VNIIDAD TR teadustöötaja kaalus automatiseeritud koolieelse haridussüsteemi kujundamise organisatsioonilisi küsimusi, ASDOU loomise etappe ja etappe, tuumaelektrijaama projekteerimise lähteülesande peamisi nõudeid ja tuumajaama vastuvõtudokument.

YM Kukarina iseloomustab üksikasjalikult regulatiivset raamistikku, mis mõjutab mõistete "elektrooniline dokument" ja "elektrooniline digitaalallkiri" moodustamist. Autor uurib esimesi regulatiivseid ja metoodilisi dokumente elektrooniliste dokumentide kohta, GOSTs 1994 elektrooniliste digitaalallkirjade kohta, elektroonilisi dokumente seadusandlikes aktides ja föderaalset elektrooniliste allkirjade seadust.

P. Moskovaya paljastab elektroonilise dokumendihalduse eelised. Autor A. V. Bad'ina märgib Venemaa ettevõtete dokumendivoo automatiseerimise funktsioone, toob välja selle protsessi kõige tüüpilisemad viisid ja EDMS-i turu arenguväljavaated.

V.E.Balasanyan rõhutab organisatsioonide vajadusi dokumentidega töö automatiseerimisel ja uurib kontoriprotsesside automatiseerimissüsteemide nõudeid.

Autor S.L.Kuznetsov arutleb dokumentide automatiseeritud registreerimissüsteemi väljatöötamise üle. Tuvastatud on mitmeid eelkooli automatiseeritud õppeasutuste rakendamisega seotud probleeme. Tähelepanu pööratakse koolieelsete haridusasutuste kohustuslikule osalemisele rakendamisel arvutitehnoloogia, tehnilise ülesande väärtus ning riiklike seadusandlike ja regulatiivmetoodiliste aktide väljatöötamine koolieelsete haridusasutuste automatiseerimiseks.

ES Istomina analüüsib elektroonilist digitaalallkirja kui elektroonilise dokumendi nõuet, EDS-i kasutamise põhitõdesid ja põhimõtteid elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Samuti võttis arvesse digitaalallkirjade kasutamisest tulenevaid probleeme ja nende lahendamise viise.

Väga üksikasjalik ja juurdepääsetav teave elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta on esitatud ettevõtte Support Support Systems veebisaidil, mida värskendatakse sageli, avaldatakse huvitavaid ja kasulikke artikleid elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta. Samuti on vaja märkida ettevõtte Cognitive Technologies sait, mis on tunnustatud autoriteet kaasaegsete arvutitehnoloogiate arendamisel, selle kõrget professionaalsust tunnustatakse kogu maailmas.

Samuti puudutavad elektrooniliste dokumentide haldamisega seotud küsimusi mitmed regulatiivsed dokumendid.

10. jaanuari 2002. aasta föderaalseadus nr 1-FZ "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta" võimaldas seadusandlikul tasandil määratleda sellised põhimõisted nagu "elektrooniline dokument" ja "elektrooniline digitaalallkiri", andes neile asjakohase juriidilise jõu ja ka praktikas üldiste rakenduspunktide, valitud dokumentide elektroonilise allkirjastamise tehnoloogia kindlaksmääramiseks.

27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 149-FZ "Infot, infotehnoloogiat ja teabekaitset käsitleva seaduse" artikli 11 klausel 3 sätestab, et elektroonilise digitaalallkirjaga allkirjastatud elektrooniline teade on elektroonilise dokumendina samaväärne allkirjastatud dokumendiga. käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Suunised valitsuse dekreedi lõike 4 kohaselt välja töötatud föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamise kohta Venemaa Föderatsioon 15. juuni 2009. aasta nr 477 "Föderaalsetes täitevorganites dokumentide haldamise eeskirjade kinnitamise kohta" kehtestatakse osakondade elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise tingimustes elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise kord, nagu samuti elektrooniliste sõnumite saatmise, vastuvõtmise ja registreerimise kord ...

Täiendava tõuke infotehnoloogia arengule ja dokumentatsiooni elektrooniliseks vormistamiseks andis meie riigis föderaalne sihtprogramm "Elektrooniline Venemaa aastateks 2002-2010".

Seega võime järeldada, et erinevate artiklite autorid käsitlevad elektroonilise dokumendihalduse juurutamise probleemi tänapäevases ettevõttes paljusid aspekte. Mõni neist rõhutab probleeme, mis tekivad elektrooniliste dokumentide kasutuselevõtu igas eraldi etapis, teised rõhutavad, kui oluline on korrektselt kindlaks määrata õige elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mida organisatsioon vajab.

Peatükk 1. Rakendamise reguleeriv raamistik

elektrooniline dokumendihaldus

Praegu seisavad paljud organisatsioonid, nii äri- kui ka riiklikud, silmitsi üleminekuga paberist elektroonilisele dokumendihaldusele. Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt võimaldab parandada kontrolli dokumentide liikumise ja täitmise üle, lihtsustada ja kiirendada teabele juurdepääsu oluliselt ning sellest tulenevalt ka haldamise efektiivsust. See on oluline ettevõtluse jaoks ja mitte vähem oluline ka riigile.

Föderaalne sihtprogramm "Elektrooniline Venemaa" (2002-2010) kiideti heaks Venemaa Föderatsiooni valitsuse 28. jaanuari 2002. aasta määrusega nr 65.

Selle eesmärk on kujundada reguleeriv raamistik infotehnoloogia valdkonnas, info- ja telekommunikatsiooni infrastruktuuri arendamine, tingimused erinevate kasutajagruppide ühendamiseks avatud infosüsteemidega (sealhulgas Interneti kaudu), samuti tagada avaliku sektori tõhus suhtlus ametiasutused ja kohalikud omavalitsused koos kodanike ja äriüksustega infotehnoloogia laialdase kasutuselevõtu alusel.

tüüpilised klassifikaatorid.

administraatorite volitused;

organisatsiooni asjaajamise nomenklatuur;

Seega

dokumendid on kadunud;

AS-i DOU aktsepteerimine tööle.

ASi DOU kasutuselevõtt.

töövoog

Füüsiline ruumi vabastamine

Vähendatud paberikulud

V = M * W + M * W * F (N), kus:

Seega

Järeldus

Kaasaegne reguleeriv raamistik dokumentatsiooni tugi juhtimistegevus on korrastamata olekus. Objektiivselt selgitatakse seda olukorda järgmiste asjaoludega.

Erinevate omandivormide tekkimine muutis võimatuks laiendada kõigile organisatsioonidele dokumentidele esitatavaid nõudeid, mille traditsiooniliselt moodustasid riigiarhiiviorganid. Seega on välja töötatud "Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid", "Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks", samuti "Föderaalsete täitevorganite normatiivsete õigusaktide ettevalmistamise reeglid ja nende riiklik registreerimine»Rakenda ainult riiklike organisatsioonide dokumentatsiooni. Valitsusväliste organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentaalse toetuse reeglite järgimise jälgimine ei ole ühegi föderaalse organi ülesanne.

Laialdaselt välja töötatud äritegevus automatiseeritud kontorihaldussüsteemide (töövoog, haldusdokumentatsioon jne) kujundamiseks ja juurutamiseks viib dokumentaalsüsteemide ja nende ühildamatuse üha suurema eraldamiseni.

Mõnel juhul toetavad arvutipõhised kontorisüsteemid ebatäiuslikku (irratsionaalset) dokumentidega töötamise tava või kehtestavad oma korra, järgimata paberkontori tavapärase töö nõudeid. Mitte ükski Venemaa Föderatsiooni riigiorgan ei kooskõlasta ega kontrolli juhtimisdokumentatsiooni automatiseerimist. Täna:

pole seadusi, mis tõepoolest võrdsustaksid paber- ja elektroonilisi dokumente;

paberkandjal dokumentide tõlkimise kohta teistesse meediumitesse tõlkimise õigust pole õigust nende originaale hävitada.

Elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas kehtivad õigusaktid on arenguetapis. Riigi ebapiisava tähelepanu EDMS-i rakendamisele üks ilminguid on nõrk huvi seadusandliku ja regulatiivse raamistiku väljatöötamise vastu, mis võimaldaks laiemalt kasutada elektroonilisi dokumente ja kaasaegseid tehnoloogiaid.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab küll märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hinnang on keeruline protsess, kuna arvestada tuleb paljude teguritega. Majandusliku efekti määrab suuresti süsteemi ja rakendusprotsessi õige valik.

Milline on elektrooniliste dokumentide (edaspidi ED) kasutamise praegune reguleeriv raamistik?

Sageli kuuleme, et see puudub üldse. See pole aga tõsi. Esiteks tuleb ED-le rakendada kõiki dokumendihalduse standardeid. Teiseks on terve organisatsiooniliste, õpetlike, metodoloogiliste juriidiliste dokumentide kompleks, millele saate elektrooniliste dokumentidega töötades tugineda.

Elektrooniliste dokumentide kasutamine toimub ennekõike vastavalt Föderaalne seadus kuupäevaga 20.02.95 nr 24-FZ "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta" ning Venemaa Föderatsiooni seadusega 23.09.92 nr 3523-1 "Elektrooniliste arvutite ja andmebaaside programmide õiguskaitse kohta" (muudetud kujul) 24.12.02) ...

Elektrooniliste dokumentide loomise ja kasutamise õiguslik reguleerimine hõlmab nii elektrooniliste dokumentide kasutamist seaduse raames kui ka nende õigusliku tähtsuse (nende tõendamise kord - detailide koosseis ja rakendusmeetodid) ning kaitse moonutuste eest elektroonilise vahetuse protsess. Samuti kuuluvad regulatiivse regulatsiooni alla nende dokumentide originaalide, duplikaatide ja koopiate loomise ja kasutamise reeglid, nende edastamise, juurdepääsu, säilitamise jms nõuded.

Elektrooniliste dokumentide toimimist reguleerivad mitte ainult föderaalsed õigusaktid, vaid ka kogu riigis kehtivad Venemaa riikliku standardi regulatiivsed ja tehnilised dokumendid.

Kompleksis riiklikud standardid"Infotehnoloogia" reguleerib paljusid automatiseeritud süsteemide loomise, infoturbe ja elektrooniliste digitaalallkirjade kasutamise küsimusi (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94 jne).

Rosarkhivi valdkonnaülesed regulatiivsed dokumendid reguleerivad peamiselt elektrooniliste dokumentide arhiivihoidmise küsimusi.

Niisiis, organisatsioonide arhiivide põhireeglites (Moskva: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), mis kiideti heaks Rosarkhivi kollegiumi 06.02.02 otsusega, kehtestatakse elektrooniliste dokumentidega organisatsioonide arhiivide kord ja toimingute dokumenteerimise reeglid teostatakse elektrooniliste dokumentidega säilitamise ajal. Reeglitega on kaasas sellised dokumendivormid nagu ED-i raamatupidamisüksuse registreerimiskaart, ED-i migratsiooniakt ja ümberkirjutamine, ED-i vastuvõtmise ja kõrvaldamise register, ED-i üleviimise ja ümberkirjutamise register .

Kahjuks, kuigi need reeglid on eksperimentaalse iseloomuga, takistab see muidugi nende laialdast rakendamist.

Vaatamata sellele levitas teadusliku ja tehnilise teabe harukeskus VNIIDAD tarbijate soovil umbes 6000 eksemplari. Reeglitest. See annab tunnistust spetsialistide märkimisväärsest huvist ühtse metoodika vastu kontoritöö korraldamiseks erinevates organisatsioonides.

Enamasti lahendavad elektrooniliste dokumentide loomise ja kasutamise küsimused üksikud osakonnad ja organisatsioonid iseseisvalt. Föderaalsete asutuste eeskirjad, eriti need, kes on huvitatud dokumenteeritud teabe kiirest ja täpsest edastamisest, näevad ette võimalikud juhtumid elektrooniliste dokumentide kasutamine. Need on finantsasutuste, maksuametite, tolliteenused jne.

Näiteks föderaalne komisjon väärtuslikud paberid Venemaa (FCSM) kiitis heaks määruse, millega kehtestatakse FCSM-ile elektroonilisi dokumente esitavate organisatsioonide toimimisjärjestus, ja ajutised nõuded magnetkandjatele ja mõnede dokumentide tekstide vormingule magnetkandjal.

Praegu on föderaalsetes täitevorganites dokumentide haldamise juhend peamine normatiivakt, mis reguleerib tööd dokumentidega traditsioonilises meedias ja määrab kindlaks tehnoloogilised nõuded kontoritöö korraldamise ja töövoo korraldamiseks automatiseeritud süsteemide abil.

Vastavalt Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreedi nr 477 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta" punktile 4 on välja töötatud metoodilised soovitused ametijuhendite väljatöötamiseks. töö föderaalsetes täitevorganites (edaspidi metoodilised soovitused). Nad sätivad Üldnõuded toimimisele, haldustegevuse dokumenteerimisele ja föderaalsetes täitevorganites dokumentidega töö korraldamisele. Elektrooniliste dokumentidega töötamisel on eriti huvitav metoodiliste soovituste punkt 3.6 "Elektrooniliste dokumentidega töötamise tunnused". Sellega kehtestatakse osakondade elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise tingimustes elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise kord, samuti elektrooniliste sõnumite saatmise, vastuvõtmise ja registreerimise kord.

Metoodiliste soovituste põhjal töötavad föderaalorganid välja oma osakondade juhised ning muud regulatiivsed ja metoodilised dokumendid, mis reguleerivad juhtimise dokumentaalse toetamise protsesse (POU). Nende rakendamine aitab kaasa ühtse metoodilise aluse loomisele föderaalsetes täitevorganites kontoritööde läbiviimiseks.

Erilist tähelepanu pööratakse regulatiivsele ja metoodilisele raamistikule eelkooli automatiseeritud õppeasutuste (ASDOU) rakendamise etapis. Automatiseeritud süsteemi selge korra ja teabega töötamise reeglite kehtestamine on üks peamisi tegureid, mis tagavad eelkooli automatiseeritud haridussüsteemi eduka rakendamise ja selle täieliku kasutamise.

ASDOU rakendamisel kasutatud organisatsioonilised ja metoodilised dokumendid sisaldavad soovitusi:

süsteemi juurutamise ja kasutamise korraldamise kohta;

kliendisaitide installimise korra kohta;

dokumendivoo tehnoloogia optimeerimiseks;

tüüpilised klassifikaatorid.

Näiteks on Venemaa Pangal määrus, mis määrab:

iga töötajate rühma tehtud toimingute tüübid;

administraatorite volitused;

kasutajate toimingute kontrolli korraldamine, automaatse süsteemi juurdepääsufunktsioonide kasutajatele määramise protseduur;

infoväljade täitmise reeglid;

protseduurid süsteemi teabe terviklikkuse tagamiseks.

Seega võime järeldada: mida rohkem tutvustatakse koolieelsete lasteasutuste suuremahulisi ja multifunktsionaalseid automatiseerimissüsteeme, seda lähemalt uuritakse nende toimimise regulatiivse ja metoodilise toetamise küsimusi.

Millised kohalikud eeskirjad ja metoodilised dokumendid peaksid organisatsioonis olemas olema õiguslik alus elektrooniline dokumendihaldus? Loetleme need, mis peaksid kajastama elektrooniliste dokumentide loomist ja kasutamist:

organisatsiooni juhtkonna korraldused töötava infosüsteemi väljatöötamise ja vastuvõtmise kohta, mille raames tuleks läbi viia elektrooniline dokumentide ringlus, koos selle süsteemi ülesannete ja funktsioonide loeteluga;

organisatsiooni juhtkonna korraldus elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu kohta koos ametnike volituste määratlemisega ning viidetega sellele, milliseid elektroonilisi dokumente ja millistel tingimustel peaksid töötajad kaalumiseks ja täitmiseks aktsepteerima;

elektrooniliselt vormistatud ja kasutatud dokumentide loetelu, sealhulgas eranditult elektroonilises vormis;

organisatsiooni asjaajamise nomenklatuur;

määrused organisatsiooni sisekorra kohta;

töötajate isikuandmete kaitse määrus;

juhised organisatsiooni kontoritööks;

elektrooniliste dokumentide vormide album, kus esitatakse nende ekraanivormid ja paberile trükitud vormid;

määrused organisatsiooni struktuuriliste jaotuste kohta;

töötajate ametijuhendid;

infosüsteemi kasutusjuhendid.

Siiski on dokumentide elektrooniliste vormide levitamisel ka piiranguid. Pealegi on välise dokumendivoo jaoks need palju rangemad kui sisemise dokumendivoo puhul. Need piirangud on seotud dokumentide registreerimise ja säilitamise nõuetega ning ei pruugi ilmneda kohe, vaid haldus- või kohtumenetluste käigus konfliktiolukordades äri-, juhtimis-, kantselei- ja töösuhted.

Üldiselt võib iga valitsusväline organisatsioon iseseisvalt kehtestada oma nõuded paberimajandusele, eriti sisemise iseloomuga. Võimud ja riigiorganisatsioonid on selles osas kõrgemate ametkondade määrustega tugevalt piiratud. Kuid isegi eraettevõtted ja ettevõtted peaksid kaaluma mitmeid olulisi aspekte, mis on seotud nende tegevuse ja suhete dokumenteerimisega partneritega.

Esiteks on elektrooniliste vormide piirangud seotud vajadusega dokumente autentida. Valdava enamuse dokumentide peamine nõue on volitatud isiku käsitsi kirjutatud allkiri, mis lisaks tuleb mõnikord kinnitada organisatsiooni pitseriga. Ainult nende olemasolul saab dokumenti pidada originaalseks. See on peaaegu ületamatu takistus teatud tüüpi väljaminevate ja saabuvate dokumentide säilitamiseks ainult elektroonilises vormis, isegi kui need on allkirjastatud elektroonilise digitaalallkirjaga (EDS).

Käsitsi kirjutatud allkirjade elektrooniliste analoogide tehnoloogiad on arenenud juba eelmise sajandi 70ndatest aastatest, kuid autentimine elektrooniline allkiri oli ja jääb keerukaks ja kulukaks protseduuriks. RF seadus "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta" pole seda palju lihtsustanud. Elektroonilise digitaalse allkirja (EDS) kasutamine dokumentide õigusliku jõu kinnitamiseks elektroonilises vormingus teabe töötlemisel on lubatud Art. Föderaalse seaduse "Informatsiooni, informatiseerimise ja teabekaitse kohta" artikkel 5.

Art. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 160 viitab ka "allkirja faksiimile paljundamise kasutamisele mehaanilise või muu kopeerimise, elektroonilise digitaalallkirja või muu käsitsi kirjutatud allkirja analoogi abil". Kasutamine "on lubatud seaduses ettenähtud juhtudel ja viisil, vastasel juhul õigusaktid või poolte kokkuleppel. "

EDS-i kinnitamise tehnoloogiat (loomise ja kasutamise protseduuri) reguleerib föderaalne seadus nr 1-FZ 10.01.02 "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta". Seaduse sätete rakendamise mehhanismi pole aga veel silutud, seetõttu tekitab see praktikas suuri raskusi EDS-i rakendamisel. Lisaks on EDS veel pikka aega paljude inimeste, sealhulgas valitsusväliste organisatsioonide jaoks "kallis rõõm". Kuid peamine on see, et EDS on elektroonilise dokumendi lühiajaline nõue. Juriidilisest, menetluslikust ja tehnoloogilisest vaatenurgast võib EDS-i autentsuse kontrollimine osutuda problemaatiliseks, kui üldse reaalseks protseduuriks 5–10 aastat pärast allkirjastamist. Pikaajalise säilitamise EDS-iga olevate dokumentide autentsuse võib kohtus kahtluse alla seada või ümber lükata.

Praegu pole ühtegi õigusakti, mis keelaks pikaajaliste elektrooniliste dokumentide allkirjastamise EDS-i abil ilma nende duplikaadi paberil loomiseta. Kuid selliste dokumentide olemasolu korral konfliktsituatsioonid koos väljaspool organisatsioone on vältimatud. Nad võivad loa leida kas kohtumäärustest või spetsiaalsetest õigusnormidest. Võimalik, et otsus soosib elektrooniliste dokumentide paberkoopiate (või spetsiaalselt kinnitatud koopiate) loomist pikaajalise EDS-i abil. Sellisel juhul tuleb kogu selleks ajaks kogutud elektrooniliste dokumentide kogum paberile tõlkida. Seetõttu peavad organisatsioonide juhid enne oluliste sissetulevate ja väljaminevate dokumentide säilitamise tellimist ainult elektroonilises vormis hoolikalt kaaluma plusse ja miinuseid.

Mis puutub lühikeste säilitustähtaegadega elektroonilistesse dokumentidesse, siis nende EDS-i abil autentimise kord on juba välja kujunenud (näiteks pangandus) ja see ei nõua dokumendi paberkandjal täiendavat dubleerimist.

Veel üks formaalne takistus paberivabale kontoritööle üleminekul on mõnede seaduste nõue luua dokumendid spetsiaalsetel pabervormidel (tavaliselt vapimärkide või embleemidega). See nõue kehtib teatud tüüpi kohustuslike, finantsdokumentide, personalidokumentide, notariaalselt tõestatud dokumentide jne kohta. Enamiku riigile mittekuuluvate organisatsioonide dokumentide puhul pole selliseid rangeid nõudeid siiski olemas. Elektrooniliste dokumentide välise esitamise vormide juurutamiseks piisab kohalikust regulatiivaktist, mis on peamiselt sisemine. Samuti võib organisatsiooni juhtkonna otsusega teatud tüüpi sissetulevaid dokumente (näiteks kõrgemate organisatsioonide haldus- ja regulatiivdokumentide koopiad, teave ja ärikirjad) aktsepteerida kaalumiseks ja täitmiseks ainult elektroonilises vormis.

On mitmeid dokumente, mille sisu pole vaja allkirjaga kinnitada ega spetsiaalselt selleks ette nähtud vormidel koostada. Räägime informatiivse ja viitekirjeldusega dokumentidest: registreerimis- ja kontrollkaardid, registreerimispäevikud jne. Kõige sagedamini kinnitatakse nende vorm ja detailide koostis organisatsioonides endis juhtkonna korraldustega. Juba praegu on paljud organisatsioonid nende dokumentide säilitamise paberkandjal täielikult loobunud, omades mitmesuguseid dokumentaalseid infosüsteeme ja andmebaase.

Personalidokumentatsioon väärib erilist tähelepanu. Artiklid töökoodeks elektroonilises vormis olevate dokumentide puhul on need nii ebamäärased, et võimaldavad tõlgendada otse vastupidiselt. Näiteks art. Koodeksi 86 eeldab, et "töötaja huve mõjutavate otsuste langetamisel ei ole tööandjal õigust tugineda töötaja isikuandmetele, mis on saadud üksnes nende automatiseeritud töötlemise või elektroonilise vastuvõtmise tulemusena". Seda sätet võib tõlgendada kui olulist piirangut personalidokumentatsiooni loomisel üksnes elektroonilisel kujul, sest enamikku neist dokumentidest saab ühel või teisel viisil kasutada "töötaja huve mõjutavate otsuste tegemisel". Samal ajal saab dokumente, mis vormistavad otsuste tegemise (personalitellimused ja töötajate isiklikud kontod), luua ja säilitada ainult elektroonilises vormis.

Töökoodeksi täpsustatud artikli teises tõlgenduses märgitakse, et see ei ütle üldse dokumentide kohta, eriti vajaduse kohta luua personali dokumentatsioon paberkandjal. Kuna personalidokumendid ringlevad sisemise töövoo raames, siis ei keela miski õigusteadlaste hinnangul neid ainult elektroonilises vormis infosüsteemid ja organisatsiooni andmebaasid. Peamine on see, et organisatsioon saaks igal ajal tõestada oma elektrooniliste dokumentide autentsust ja muutumatust.

Põhimõtteliselt kehtib märgitud õigusnormide tõlgendus organisatsiooni mis tahes tüüpi sisedokumentide kohta. Kui need on kantud turvaliselt hallatavasse andmebaasi ja kui on olemas usaldusväärsed tagatised elektrooniliste dokumentide muutumatuse kohta, aktsepteerib iga kohus selle andmebaasi väljavõtet (paberkandjal) kirjaliku ja kohtuekspertiisi tõendina. Kogu probleem seisneb ainult sisemise elektroonilise dokumendihalduse õiges korralduses.

Erinevate omandivormide tekkimine muutis võimatuks laiendada kõigile organisatsioonidele dokumentidele esitatavaid nõudeid, mille traditsiooniliselt moodustasid riigiarhiiviorganid. Seega on välja töötatud "Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid", "Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks", samuti "Föderaalsete täitevorganite normatiivsete õigusaktide ettevalmistamise reeglid ja nende riiklik registreerimine "kehtib ainult riiklike organisatsioonide dokumentatsiooni kohta. Valitsusväliste organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentaalse toetuse reeglite järgimise jälgimine ei ole ühegi föderaalse organi ülesanne.

Laialdaselt välja töötatud äritegevus automatiseeritud kontorihaldussüsteemide (töövoog, haldusdokumentatsioon jne) kujundamiseks ja juurutamiseks viib dokumentaalsüsteemide ja nende ühildamatuse üha suurema eraldamiseni.

Mõnel juhul toetavad arvutipõhised kontorisüsteemid ebatäiuslikku (irratsionaalset) dokumentidega töötamise tava või kehtestavad oma korra, järgimata paberkontori tavapärase töö nõudeid. Mitte ükski Venemaa Föderatsiooni riigiorgan ei kooskõlasta ega kontrolli juhtimisdokumentatsiooni automatiseerimist. Täna:

pole seadusi, mis tõepoolest võrdsustaksid paber- ja elektroonilisi dokumente;

paberkandjal dokumentide tõlkimise kohta teistesse meediumitesse tõlkimise õigust pole õigust nende originaale hävitada.

Elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas kehtivad õigusaktid on arenguetapis. Riigi ebapiisava tähelepanu EDMS-i rakendamisele üks ilminguid on nõrk huvi seadusandliku ja regulatiivse raamistiku väljatöötamise vastu, mis võimaldaks laiemalt kasutada elektroonilisi dokumente ja kaasaegseid tehnoloogiaid.

Peatükk 2. Elektroonilise dokumendihalduse juurutamise etapid

Ettevõtte tegevus (juhtimine, tootmine, majanduslik) on tihedalt seotud märkimisväärse hulga dokumentide töötlemise ja säilitamisega: juhtimine, aruandlus, informatiivne jne. IN kaasaegsed tingimused tõhus ettevõtte juhtimine muutub võimatuks ilma tõhus juhtimine selle dokumendivoog. Sel põhjusel on ettevõtetes eriti oluline elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (edaspidi EDMS) kasutamine, mis võib märkimisväärselt vähendada ettevõtte aja- ja finantskulusid äriprotsesside korraldamisel ja dokumentide arhiivis hoidmisel, samuti arendada ja arendada. nende optimeerimiseks meetmeid hõlpsasti rakendada.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib saada tõhusaks juhtimisvahendiks mis tahes keskmisele või suurele ettevõttele, kui selle rakendamine toimub kompleksse meetmena, mis koosneb organisatsioonilistest, haldus- ja tehnilistest meetmetest ja mille eesmärk on eelkõige olemasolevate äriprotsesside optimeerimine ja läbipaistvuse suurendamine.

Kõigepealt tahaksin ära märkida põhjused, miks tuleks dokumentide voogu automatiseerida. Esiteks tuleb teavet töödelda võimalikult kiiresti ja tõhusalt, mõnikord pole infovood vähem olulised kui materiaalsed. Teiseks võib teabe kaotamine või valedesse kätesse sattumine olla väga kulukas. Samuti peaksite esile tooma numbri levinud probleemid organisatsioonide jaoks, kus dokumentidega töötamine toimub tavapärasel viisil:

dokumendid on kadunud;

koguneb palju dokumente, mille eesmärk ja allikad on ebaselged;

neis sisalduvad dokumendid ja teave satuvad valedesse kätesse;

palju tööaega kulutatakse soovitud dokumendi otsimisele ja temaatilise dokumendikogu moodustamisele;

ühest ja samast dokumendist luuakse mitu eksemplari - paberile ja dokumentide kopeerimisele kulutatakse palju raha;

palju aega kulutatakse dokumentide ettevalmistamisele ja kinnitamisele.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt võimaldab teil lahendada kõik need probleemid ja lisaks:

tagama kõigi osakondade hästi koordineeritud töö;

lihtsustada dokumentidega tööd, suurendada selle efektiivsust;

suurendab töötajate tootlikkust, vähendades dokumentide loomise, töötlemise ja otsimise aega;

suurendab teabele juurdepääsu tõhusust;

võimaldavad eristada töötajate juurdepääsu õigust teabele.

Rakendamisel tasub otsustada elektroonilise dokumendihaldussüsteemi üle. Süsteeme on erinevaid:

kontoriautomaatika ja dokumendihaldussüsteemid

töövoo juhtimissüsteemid

dokumendiarhiivide korraldamise ja haldamise süsteemid

elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Iga süsteem lahendab teatud klassi probleeme. Seega ei tohiks oodata kontoriautomaatikasüsteemi töövoogude täieõiguslikku suunamist.

Iga süsteemitootja sõnul on nende tooted kõige funktsionaalsemad, mugavamad ja tõhusamad. Sageli juhtub see nii - kliendil on väga konkreetne probleem, mille kuulamise järel tootja räägib oma süsteemist, mis selle ja kõik muud probleemid lahendab. Selle tulemusel kulutab klient raha (sageli palju) automatiseerimissüsteemi juurutamiseks ega saa seda, mida ta soovis. Selle kõigega tarkvara võiks tõesti hea olla, kuid oli algselt mõeldud eri klassi probleemide lahendamiseks.

1) otsustada - probleemide lahendamine, milliseid soovite automatiseerimissüsteemi usaldada. Kui organisatsiooni töötajaskonnas pole spetsialiste, kes suudaksid soovitud süsteemi klassi iseseisvalt määrata, siis on parem otsida abi konsultandilt. Alustamiseks võite vaadata spetsialiseerunud ajakirjanduses ja mõnel Interneti-saidil avaldatud ülevaateid.

2) olles kindlaks määranud, millist klassisüsteemi peate otsima, uurige võimaluse korral kõiki ettepanekuid ja valige mitte ainult vajaliku funktsionaalsusega süsteem, vaid ka see, mida saab uute funktsioonide lisamisega veelgi laiendada.

3) pöörduge tehniku ​​poole. Süsteemi võimalused määrab paljuski tarkvara ja riistvara platvorm, millel süsteemi opereeritakse.

4) vali süsteem, mida on lihtne konfigureerida, laiendada ja laiendada (st tagab investeeringute kaitse), mida on lihtne kasutada, millel on ergonoomiline kasutajaliides.

5) kontrollige süsteemi toimimist. Tõenäoliselt on tootjal demoversioon või hindamislitsentsidega kohaletoimetamise võimalus - installige süsteem ise ja testige seda enne ostmist toimimas. Muide, mõned tootjad teostavad hindamisperioodil tasuta. tehniline abi.

6) pole vaja kohe osta võimsat kallist süsteemi. Organisatsiooni automatiseerimine võib toimuda järk-järgult - alguses saate juurutada lihtsa süsteemi, mida saab edasi arendada skaleerimise ja uute võimaluste lisamise teel.

Süsteemi juurutamiseks kuluv aeg sõltub paljudest teguritest. Loetleme peamised:

Süsteemiklass. Ühest sekretäri tööjaamast koosneva kontoriautomaatikasüsteemi juurutamine võtab aega nädala, mille jooksul koolitatakse sekretäri süsteemiga töötama. ERP-klassi süsteemi kasutuselevõtt võib võtta terve aasta ja pole vaja, et AWP-de arv oleks suur.

Rakendatava süsteemi ulatus. Süsteemi juurutamise periood sõltub loomulikult AWP-de ja serverite arvust, kus süsteemi kasutatakse - kasutajad peavad olema koolitatud, tarkvara tuleb installida ja konfigureerida kõikidesse personaalarvutitesse ja serveritesse.

Süsteemi kohandatavus. Süsteemi kohandamine vastavalt kliendi nõudmistele (mõnikord kasutatakse terminit "kohandamine") on võimalik kahel viisil - programmi koodi seadistamise ja muutmisega. Kui süsteem kohaneb seadete muutmisega, on kohanemisprotsess kiirem.

Rakendusprotsess koosneb mitmest etapist. Peamised sammud on järgmised:

Ettevõtte organisatsioonilise struktuuri ülevaade, peamiste äriprotsesside, töövoogude kindlakstegemine ja dokumentide voo ametlik kirjeldus.

Dokumentide nomenklatuuri koostamine, teatmeteoste ja klassifikaatorite moodustamine, juhiste koostamine.

Süsteemi kohandamine uuringu etapis saadud teabe põhjal.

Tarkvara installimine ja konfigureerimine ning proovitöö.

Süsteemi lõplik konfiguratsioon, võttes arvesse katse käigus tuvastatud puudusi.

Organisatsiooni personali koolitus.

Mõni neist etappidest võib kulgeda paralleelselt. Erilist tähelepanu tuleks pöörata personali koolituse protsessile, te ei tohiks selle pealt raha kokku hoida, kuna personali ettevalmistamatuse korral on isegi kõige täiuslikum süsteem, mis sobib ideaalselt teie organisatsiooni jaoks, ebaefektiivne.

Sõltuvalt eespool loetletud teguritest võib süsteemi rakendamine kesta üks kuni kaks nädalat kuni kuus kuud. Ettevõtte ressursside haldamise süsteemi juurutamine võib võtta aasta või rohkem.

Arvestades üksikasjalikumalt koolieelse lasteasutuse automatiseerimise korraldamise küsimust, tuleks esile tõsta järgmisi punkte:

Koolieelse lasteasutuse süsteemi automatiseerimise üle otsustamine organisatsioonis.

See koostatakse organisatsiooni juhi korraldusel, kus on ära näidatud koolieelse lasteasutuse automatiseerimise eest vastutav struktuuriüksus (ametnik), töö ajastus, määratud on vahekontrolli kuupäevad jne.

Tellimusele lisatakse koolieelse lasteasutuse automatiseerimise tegevuskava. Selline kava peaks näitama iga tegevuse algus- ja lõppkuupäeva.

AS-i DOI arendajate vahel avatud konkursi korraldamine (või AS-i DOI arendajate turu-uuringute läbiviimine, uuringu saab läbi viia nii iseseisvalt kui ka sõltumatu uuringufirma kokkuleppel - selleks võib olla spetsialiseeritud uurimisinstituut, konsultatsioonifirma jne. .) organisatsiooni määratlemise eesmärgil - süsteemi arendaja.

ASi DOI projekti tehniliste kirjelduste väljatöötamine (viinud läbi arendusorganisatsioon organisatsiooni osalusel - ASi DOI klient) Avatud võistluse läbiviimisel esitavad organisatsioonid-võistlejad võistlustel osalemise taotlemisel tehniliste kirjelduste kavandid.

Koolieelse taime kujundamise ülesannete kooskõlastamine. Vajadusel - tehniliste kirjelduste kooskõlastamine riiklike järelevalveasutuste ja muude huvitatud organisatsioonidega. Igas organisatsioonis ei tohiks tehnilise ülesande kinnitamise tähtaeg ületada 15 päeva.

Kliendi ja arendaja vahelise lepingu sõlmimine AS-i koolieelse lasteasutuse kujundamiseks.

AS DOU disain. Tuumaelektrijaama loomise etapid ja etapp ning töö sisu on paika pandud „GOST 34.601-90 Infotehnoloogia. Automatiseeritud süsteemide standardite komplekt. Automatiseeritud süsteemid. Loomise etapid ".

AS DOU eksperimentaalne juurutamine organisatsioonis.

AS DOU täiustamine kliendi kommentaaride ja soovide olemasolul (teostab arendaja).

AS-i DOU aktsepteerimine tööle.

ASi DOU kasutuselevõtt.

Tegevuste läbiviimine organisatsiooni töötajate koolitamiseks tööle asutatud AS koolieelse lasteasutusega. Koolituse korraldamist viib läbi personaliosakond. Koolitust võivad läbi viia koolieelse lasteasutuse automatiseerimise eest vastutava kliendiorganisatsiooni struktuuriüksuse spetsialistid või lepingu alusel organisatsiooni esindajad - koolieelse lasteasutuse arendaja. Koolituse läbida vajavate töötajate nimekirjad esitavad struktuuriüksuste juhid (vastavalt ametijuhenditele) ja kinnitavad organisatsiooni juhid. Koolitusprotsess lõpeb tingimata sertifitseerimisega.

Peamised probleemid ja ülesanded, mis vajavad erilist tähelepanu ja mis on automaatikasüsteemide rakendamisel kõige olulisemad, on:

Võimalik vajadus muuta ettevõtte organisatsioonilist struktuuri. Uue, ilmselgelt enama lisamine tõhus süsteem töövoog peaks muutma kontori struktuuri ja võib-olla globaalsemaid muudatusi, kui juurutatav süsteem puudutab kogu ettevõtte juhtimissüsteemi automatiseerimist.

Vajadus muuta teabega töötamise tehnoloogiat ja arvestuse pidamise põhimõtteid. Veenduge, et kasutate järgmist uus süsteem juhtimiseks ja tavapäraseks tootmisprotsessiks vajaliku teabe liikumine ei katkenud. Selline olukord on võimalik, kui mõningaid infolinke ei vormistatud ja need ei jõudnud arendajate tähelepanu alla.

Töötajate töökoormuse ajutine suurenemine süsteemi juurutamise ajal. Ilmselt toimub rakendamise teatud etapis tööjõutoimingute teatav paralleelsus, mille tingib vajadus ühendada vanad ja uued infotöötlusmeetodid. Lisaks vajavad töötajad lisaks põhitööle ka oskusi meisterdamiseks uus tehnoloogia, mille maht sõltub muudatuste ulatusest ja tegeliku tarkvara- ja riistvaramooduli keerukusest.

Rakendusvaliku valik: omapead, eriüksuste loomise või arendajafirma kaasamise kaudu. Mõlemal variandil on oma plussid ja miinused ning igal konkreetsel juhul valitakse optimaalne lahendus, kuid kui on valikuvõimalusi, on ka probleem. Vaja on teema väga tõsist analüütilist uurimist.

Ettevõtte töötajate vastupanu ehk nn "inimfaktor". Toimub praktiliselt igasuguste muutuste korral organisatsioonis kui psühholoogiline nähtus. Lisaks on see omamoodi personali reaktsioon kõigile ülaltoodud probleemidele. See on üsna tõsine probleem, kuna tänapäevastes Venemaa ettevõtetes on vastupanu määra kvantitatiivselt ja kvalitatiivselt hindamiseks väga vähe võimalusi ja sellest tulenevalt pole selle ületamiseks nii palju töömeetodeid. Tavaliselt võib neid probleeme seostada kolme põhjusega:

tarkvara õppimise raskused,

ebapiisavalt arenenud töötajate koolitusprotsess,

puudub piisav arusaam sellest, kuidas organisatsiooni äriteabe liikumine enne tarkvara juurutamist korraldati.

Juhtimistegur (kõige olulisem). Selle teguri nõrga ilmingu korral rakendatakse süsteemi ainult mõnes jaotuses või ainult mõnel tasandil. Halvimal juhul ei rakendata seda üldse.

On ka objektiivseid tegureid, neid tuleks rakendamise kavandamise etapis arvesse võtta, vastasel juhul võivad need tulevikus ületamatuks muutuda. Need sisaldavad:

Struktuurilised muudatused organisatsioonis. Üheks raskesti ületatavaks faktoriks on pidevad struktuurimuutused organisatsioonis ja sellest tulenevalt äriprotsesside nõrk vormistamine.

Töövoo puudumine. Tõsine probleem on see, et kui suurel organisatsioonil puudub üldse vormistatud töövoog, siis tekivad selles pidevalt probleemid ja juhtkond ei saa alati aru, et nende allikaks on just vormistatud äriskeemi puudumine. Seetõttu ei mõtle juhid isegi elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtule.

Rakendamise alguse probleemsed ülesanded:

Elektroonilisele dokumendile õigusliku jõu andmine. Mida kaugemale, seda sagedamini saab seda probleemi lahendada tavalise organisatsioonilise ja tehnilise probleemina.

Suhtlemine välismaailmaga. Eelkõige puudutab see dokumentide vahetamist paralleelsete struktuuridega assotsieerunud organisatsioonides või osakondades, kellega "tihedat" tööd tehakse. Kõige sagedamini tuleb neilt saadud teave paberil.

Olemasolevate dokumentide üleviimine. Olemasolevate dokumentide paberilt elektroonilisele vormile ülemineku etapp on võib-olla üks ohtlikumaid. Kui seda pole hoolikalt planeeritud, võite sattuda probleemidesse, mis võivad kogu varasema töö eitada ja kogu projekti ebaõnnestuda.

Automaatse dokumendihaldussüsteemi juurutamise protsess võimaldab tõhusamalt korraldada organisatsiooni kontoritöö, infovoogude ja kommunikatsiooni allsüsteemi tõhusamat kohustuslikku diagnostikat projekti eel. Sellest võib olla mingit kasu ka siis, kui automatiseerimisotsust lõpuks ei tehta.

Personali vastupanu vältimiseks, mis, nagu näeme, on tõsine probleem, on vaja hoolikalt uurida ettevõtte ettevõttekultuuri ja seda, kuidas see mõjutab töö jaotust, infovoogude suunda ja dünaamikat.

Samuti ei tohiks rakendusprotseduuri järelevalvet teostada mitte ainult IT-osakonna juhi, vaid ka kõrgema juhtkonna tasandil, et ümberkujunduste kõrge prioriteet oleks selgelt väljendatud ja need oleksid süsteemsed, mõjutades nii võimalikult laia valikut tootmis- ja organisatsioonilisi protsesse.

Seega kaasnevad elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu praeguste etappidega mitmed probleemid, mis pole omakorda lahendamatud, vaid vastupidi, paljudes kirjandustes tuuakse välja konkreetsed soovitused, mis võimaldavad automatiseerida kontoritöö asjatundlikult ja minimaalsete kaotustega. Vaatamata olemasolevatele raskustele kasutatakse elektroonilist dokumendivoogu üha enam just seetõttu, et selle mõju ei mõõdeta ressursside otsese kokkuhoiu, vaid organisatsiooni töö kvaliteedi tõusuga. Sest äriettevõtted see on osakondade ja riigistruktuuride jaoks ellujäämistegur - oskus riigi probleeme tõhusamalt lahendada, realiseerida operatiivse suhtlemise võimalust erinevate õppeainetega ja osakondade vahel.

Peatükk 3. Elektroonilise kasutuselevõtu tõhususe hindamine

töövoog

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine on oluline samm iga ettevõtte konkurentsivõime suurendamisel. EDMSi kasutuselevõtt võimaldab ettevõtetel oluliselt lihtsustada dokumentide otsimise, neile juurdepääsu ja nende säilitamisega seotud probleeme ning selle tulemusena vältida paljusid probleeme, mis tekivad dokumendihalduse protsessis. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise tõhususe hindamine on kõige raskem vormistatav aspekt. Esiteks seetõttu, et see süsteem ei ole ühelt poolt teadlikult pakiline vajadus (nagu näiteks supermarketi kauplemissüsteem või rahvastikuregistri andmebaas) ja teiselt poolt nõuab see teatud kulusid rakendamiseks ja hooldamiseks.

Esiteks on EDMSi rakendamise peamised ülesanded:

dokumendivoogude tõhus haldamine ettevõttes;

dokumentide tsentraliseeritud säilitamine;

kontrolli suurendamine dokumentidega seotud tööde üle;

töötajate tootlikkuse suurendamine;

teabele juurdepääsu hõlbustamine juhtimisotsuste tegemiseks;

ettevõtte infoturve.

Mis kasu saavad ettevõtted töövoo automatiseerimisest?

Ettevõtte EDMSi rakendamine pakub organisatsioonidele kahte tüüpi eeliseid: taktikaline ja strateegiline.

1. EDMSi rakendamise taktikalised eelised on seotud peamiselt kulude vähendamisega. Neid on üsna lihtne tuvastada ja mõõta. Rahalisi eeliseid saab arvutada, arvutades, mitu füüsilist arhiivikappi saab eemaldada, kui palju põrandapinda vabastada, kui palju servereid, mis sageli hoiavad palju samade dokumentide koopiaid, saab vabastada.

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine annab organisatsioonidele järgmised taktikalised eelised:

Füüsiline ruumi vabastamine

Kopeerimiskulude vähendamine

Paberkandjal teabe edastamise kulude vähendamine

Ressursikulude vähendamine: inimesed ja seadmed

Vähendatud paberikulud

Suurenenud tootlikkus: kiirem töö lõpetamine, suurenenud üldine töökoormus, parem andmete / kirjete käsitlemine (õiguslikult siduvad dokumendid), võimalus teha uut tüüpi tööd või töötada erinevalt

2. EDHSi rakendamise strateegilised eelised hõlmavad eeliseid, mis on seotud peamiste äriprotsesside täiustamisega. Ja see on tingitud käibe või kasumi suurenemisest, kui me räägime äristruktuuridest, või töö, otsuste tegemise, teeninduse parandamisest, kui me räägime näiteks riigiasutustest. Oma olemuselt on neid eeliseid raskem mõõta.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt annab järgmised strateegilised eelised:

Kollektiivse dokumenditöö võimaluse tekkimine (mis on võimatu paberkontoritöö korral);

Dokumentide otsimise ja valiku märkimisväärne kiirendamine (erinevate atribuutide järgi);

Teabe turvalisuse suurendamine põhjusel, et töö EDMS-is registreerimata tööjaamast on võimatu ja igale EDMS-i kasutajale määratakse teabele juurdepääsemiseks oma volitused;

Dokumentide turvalisuse ja nende mugavuse parandamine, kuna neid hoitakse serveris elektrooniliselt;

Parem kontroll dokumentide täitmise üle.

Töövoo automatiseerimise peamine tulemus on dokumentidega töötamisel asjade kordategemine, äriprotsesside märkimisväärne optimeerimine, juhtimisotsuste tegemise aja lühendamine ja organisatsiooni kui terviku efektiivsuse tõstmine. Pärast EDMSi juurutamist saab ettevõtte juhtkond tõhus vahendäri arendamiseks vajalik juhtimine tänapäevastes tingimustes.

Kui süsteem on valitud õigesti ja juurutamisprotsess oli edukas, siis vähendades dokumentidega töötamise rutiinsete toimingute tegemise aega, saavad organisatsiooni töötajad oma tööaega tõhusamalt kasutada ja rohkem tööd teha. Komplekssed süsteemid võimaldavad teil optimeerida üksikute osakondade ja kogu organisatsiooni tegevust tervikuna. Paljud süsteemid pakuvad analüütilist teavet, mida kasutatakse paljude oluliste juhtimisotsuste langetamiseks.

Automaatikasüsteem pakub ka teisi, sama olulisi eeliseid. Need eelised ei ole alati ilmsed, kuid muidugi mõjutavad need ka organisatsiooni kui terviku efektiivsust - personali professionaalse väljaõppe tase tõuseb, töötajate ambitsioonid kasvavad, sisendatakse kaasaegsete infotehnoloogiate kasutamise kultuuri .

Nagu iga automatiseeritud süsteemi puhul, jaguneb EDMS-i mõju kaheks osaks: süsteemi rakendamise otsene mõju, mis on seotud materjalide kokkuhoiuga, töötajate tööajaga jne, ja kaudne mõju, mis on seotud organisatsiooni toimimine, mis annab EDMS-ile (juhtimise läbipaistvus, distsipliini täitmise kontroll, võime teadmisi koguda jne).

Teise tüübi mõju on üldiselt väga raske hinnata. See raskus ei seisne mitte selles, et seda on võimatu hinnata, vaid selles, et hinnang on alati asjatundlik ja sellise hinnangu saab väga lihtsalt kahtluse alla seada. Tegelikult ületab see mõju märkimisväärselt otsest kokkuhoidu EDMS-i kasutuselevõtmisest kulumata paberi või väiksemate tööjõukulude näol.

Püüame pakkuda skeemi EDMS-i rakendamise tõhususe arvutamiseks.

Alustuseks toome näite kulude arvutamise skeemist. Oletame, et teil on N töötajaga organisatsioon. Kõigepealt arvutame välja kõik süsteemi rakendamise kulud. Tutvustame mõned eeldused ja tähistused ning teeme kõige lihtsamad arvutused.

Ühe tarkvaralitsentsi maksumus L. Tavaliselt jääb see näitaja vahemikku 150–800 dollarit per töökoht ja sõltub olulisel määral ostetud litsentside arvust, see tähendab töökohtade arvust EDMS-is.

EDMSi rakendamiseks vajalike lisavarustuse (arvutid, printerid, skannerid jne) maksumus H. Väärtus, mis enamikul juhtudel on peaaegu N.-ga proportsionaalne. Sellist proportsionaalsust täheldatakse, kui elektrooniliste arhiivide jaoks pole vaja osta kallist eriseadet, näiteks tööstuslikke skannereid või suuri robotraamatukogusid. Kuvasuhe sõltub ilmselgelt seadmete praegusest tasemest. Oletame, et enne töö algust töötaja kohta on tänapäevastes tingimustes umbes 1500 dollarit väärt seadmeid (võetakse seadmete maksumus keskmises hinnaklassis). Puudujäägi suhe võib olla 10–40%, enamiku organisatsioonide puhul on see näitaja vaevalt kõrgem.

V süsteemi rakendamise töö maksumus. See väärtus ei ole proportsionaalne organisatsiooni suurusega, vaid on loomulikult sellest teatud sõltuvuses. Rakendamise maksumus sõltub suuresti sellest, kuidas rakendamine korraldatakse, kelle jõudude kaudu see mitmes etapis läbi viiakse. Kindluse lisamiseks võime eeldada, et rakenduskulud on võrdsed järgmise väärtusega:

V = M * W + M * W * F (N), kus:

M on rakendustööde tegemiseks vajalike inimkuude arv (tavaliselt 4–6 inimkuud),

W on 1 kuu töö keskmine maksumus (sealhulgas töö nõuete uurimisega, juurutusprojekti loomine, tarkvara täiustamine, installimine ja koolitus). Teine termin, sõltuvalt organisatsiooni suuruse tunnuste F-funktsioonist, toimib "parandusena", mis võimaldab teil arvestada probleemi suuruse komplitseeritusega organisatsiooni suuruse tõttu.

Teine kuluartikkel, mida tuleb arvesse võtta, on süsteemi haldus- ja hoolduskulud. Need võivad olla kuni 15-20% süsteemi maksumusest aastas.

Oleme arvesse võtnud peaaegu kõiki süsteemi juurutamise peamisi kulusid. Pöördugem nüüd „tulude poole“ poole.

Alustame otseste kulude kokkuhoiu hindamisest. Sisaldage see ainult sellise süsteemi juurutamisel kokku hoitud paberi ja töötaja säästetud aja maksumus. Need on püsikulud, seega arvutame kulud kuus, et seejärel tasuvusaega hinnata. Need kulud varieeruvad märkimisväärselt sõltuvalt organisatsiooni tegevuse tüübist ja arvutused on keskmiste hinnangute olemuselt oluliselt a priori.

Kuu jooksul tarbitava paberi maksimaalse maksumuse saab arvutada ühe töötaja lugemis- ja assimileerimisvõime põhjal teatud kogus lehekülgi dokumente kuus. Lihtsa eksperimendi põhjal saate teada, et tööpäeva jooksul suudab üks keskmine töötaja lugeda mitte rohkem kui 100 masinakirjas kirjutatud dokumendilehte. Teisalt ei tohi ühe töötaja poolt tööpäeva jooksul loetud lehtede minimaalne maht olla väiksem kui üks täielik dokument, see tähendab 4-5 lehekülge, vastasel juhul ei tööta see töötaja dokumentidega, mis tähendab, et ta pole rakendamise seisukohast huvi. Levik on suur, nii et praktiliste arvutuste jaoks on parem hankida andmed kirjapaberi ostmise kohta oma raamatupidamisosakonnast. Kuid eeldame, et meie ligikaudse skeemi jaoks (eriti kuna see tegur ei ole selgelt oluline üldises tulude ja kulude bilansis), oletame, et ühe keskmise organisatsiooni ühel töötajal on päevas 25 lehekülge.

Kui P on ühe paberlehe maksumus koos trükitud teabega (koopiamasin, printimine), siis on igakuine paberikulu 21 * 25 * P * N.

Säästetud aja väärtust on veelgi keerulisem hinnata. Esiteks koosneb see järgmistest teguritest.

Säästke jõupingutusi, kasutades olemasolevaid dokumente.

Säästke otsimisel aega vajalikud dokumendid dokumentide säilitamise süstematiseerimise ja tõhusate teabeotsimise vahendite tõttu.

Kõigi äriprotsesside kiirendamine tänu nende automatiseerimisele, vormistamisele ja esitusdistsipliini kontrollimisele.

Proovime need tegurid teisendada konkreetseteks hinnanguteks. Teeme asjatundlikke hinnanguid.

Kuna iga organisatsioon tegeleb pidevalt üksteisega üsna sarnaste ülesannete lahendamisega, on ilmne, et olemasolevate dokumentide taaskasutamise võimalus on väga reaalne. Kui teatud tüüpi dokumentide (lepingud, kirjad, kutsed) puhul on selline korduskasutus enamikus kohtades väljakujunenud tava, siis selliste dokumentide puhul nagu kaubanduslikud ettepanekud, analüütilised ülevaated, esialgsed mustandid või isegi lihtsalt kirjavahetus on kahjuks enamikul juhtudel taaskasutamise protsent on null ... Oletame, et üsna pikaajalises organisatsioonis on alati peaaegu iga dokumendi prototüüp. Kõige sagedamini on prototüübist võimalik võtta 20–30% (mitte teksti mahust, vaid vastavalt loomise tööjõukuludele), ülejäänu on üksikjuhtumi spetsiifika, mis nõuab läbimõtlemist ja otsuste tegemine. Seetõttu lähtume korduskasutuse määrast 25%. Kui eeldada, et iga töötaja kulutab uute dokumentide loomiseks umbes 30% oma tööajast (seda parameetrit pole kusagil mõõdetud, kuid autori arvates on see tõele piisavalt lähedal), siis on töötaja aja kokkuhoid kokku umbes 7,5% nende täistööajast.

EDMSi rakenduse pooldajad saavad hästi mõõta dokumendi otsimiseks aja kokkuhoidu. IN reklaamieesmärkidel kõne näitajad, mis ulatuvad 30% -ni töötaja tööajast. Tegelikult on see näitaja muidugi väiksem ja on kõige tõenäolisemalt vahemikus 5–10%. Võtame kindluseks 5%. Seega on nende kahe teguri kogutööjõu kokkuhoid umbes 12%.

Äriprotsesside kiirendamine on EDMSi rakendamise kõige ilmsem eelis. A priori on raske hinnata, kuid proovime mingisugust hinnangut anda. Paberkandjal dokumentidega toimetatakse kontor töötajatele tavaliselt kaks korda päevas. Seega, olenevalt heakskiiduloendist, võib dokument läbida eksemplare kolmest päevast kuuni või kauem. Mis tahes viivitused täitmisega ainult pikendavad seda perioodi. Üksikute dokumentide täitmisega viivitamise kontrollimine on võimatu ning üksiku töötaja juhtimisdistsipliini igakülgse kontrolli muudab keeruliseks tema tegevuse läbipaistvuse puudumine. EDMSi juurutamisel viiakse dokumendid järgmisse eksemplari kohe pärast täitmist. Kui mõni esitaja viivitab, näete nii viivituse aega kui ka esineja laadimist teiste teostega ja vastavalt sellele saate tegutseda. Seda arvesse võttes saab dokumendi, mis vormistatakse tavaliselt vähemalt kolm päeva, vormistada ühe või kahe päevaga ning mitmeastmelise kinnitamise ja kokkuleppe läbinud dokumentide täitmisaega saab mitu korda lühendada. Kui maksumus töötaja kohta S, võib kokkuhoid olla (0,1 + 0,3) * S * N. Kuid seda saab kontrollida ainult praktikas. Teisisõnu on see tööaja kokkuhoid veel 10–30%.

proovime näidatud näitajaid rakendada mõne ettevõtte tingimustes. Kõik allpool toodud arvud on meelevaldsed ja tegelikus elus võivad mitu korda erineda, kuid paljude reaalsete tüüpiliste juhtumite puhul võivad hinnangud olla üsna lähedased.

Oletame, et kaalume organisatsiooni, kus töötab 50 erineva ametnikuga ametnikku. Hinnakem kõigepealt rakendamise maksumus.

Oletame, et tarkvaralitsentsi maksumus töökoha kohta kindla mahuga L = 300 dollarit. Tarkvara maksumus on 15 000 dollarit.

Oletame, et peate seadmeid 20% võrra moderniseerima. Lisavarustuse maksumus on sel juhul ligikaudu

H = 0,2 * 1500 dollarit * 50 = 15 000 dollarit

Oletame, et organisatsioonil on oma töötajad, kes on võimelised süsteemi juurutamist korraldama, ja kõige keerulisemate probleemide lahendamiseks on vaja kaasata vaid konsultant. Selle klassi infosüsteemide rakendamise tüüpiline töömaht, nagu me juba ütlesime, on umbes viis inimkuu. Neist umbes kaks inimkuu on konsultandi töö, mis on kallim. Lisame veel kaks inimkuud, mis on antud piisavalt suur hulk töötajad organisatsioonis. Tavalise agentuuri enda töötajate keskmine hind on umbes 400 dollarit kuus. Konsultandi maksumus sõltub teenuse tingimustest 2000–6000 dollarit kuus. Täpsuse mõttes oletame, et see on võrdne 5000 dollariga. Kokku saame prognoosi rakendustööde maksumuseks: umbes 12 000 dollarit.

Seega võib sellise süsteemi juurutamise kogukulu koos protsessi mõistliku korraldusega olla 42 000 dollarit. Toetuse maksumus on kahe aasta jooksul veel umbes 16 000 dollarit. Kahe aasta jooksul saame kulutusi 58 000 dollarit.

Hinnagem nüüd rakendamise otsest majanduslikku mõju.

Dokumentide paljundamise maksumuse määramiseks eeldame, et üks organisatsioonis trükitud leht maksab umbes 0,02 dollarit. Seejärel kulutab organisatsioon paberil umbes 525 dollarit kuus (vt ülaltoodud valemit).

Kõige eeldatavam tööjõu kokkuhoiu hinnang oli meie eelduste kohaselt umbes 20%. Tüüpilise osakonna ühe kuu keskmise töötaja kulude põhjal, mis on 400 dollarit, võib eeldada, et EDMSi rakendamine säästab 50 inimest * 400 dollarit * 0,2 = 4000 dollarit kuus.

Kogu rakendamise ja käitamise maksumus kahe aasta jooksul oli 58 000 dollarit.

EDMSi tasuvusaeg on alla kahe aasta.

See on päris hea näitaja.

Muidugi on ülaltoodud arvutused meelevaldsed. Esiteks võivad EDMS-i rakendamise kulud osutuda mitu korda kõrgemaks, sõltuvalt sellest, milline rakendamise vorm on valitud ja kui palju erinevad organisatsiooni nõuded süsteemis juba sisalduvatest võimalustest. Teiseks ei pruugi rakendamise efektiivsus nii ilmne olla, ehkki autori sõnul on 20-protsendiline kokkuhoid vaevaga üsna saavutatav väärtus organisatsiooni jaoks, kes töötab pidevalt dokumentidega. Tuleb meeles pidada, et kui organisatsioonis ei piisa dokumentidega töö mahust, et rääkida nii märkimisväärsest ressursside kokkuhoiust, siis on süsteemi nõuded palju lihtsamad, mis tähendab, et rakendamise, kaasajastamise kulud varustust jne palju madalam.

Meie arutluskäiku kokku võttes soovin veel kord juhtida ettevõtte juhtide, töötajate ja teiste spetsialistide tähelepanu järgmistele punktidele:

täna on vajalik automaatikasüsteemide kasutuselevõtt;

dokumendivoogude automatiseerimise süsteem annab reaalset kasu ja tegelikku majanduslikku mõju;

on väga oluline valida õige süsteem ja te ei tohiks rakendamisprotsessi pealt kokku hoida;

süsteemi maksumuse määrab eelkõige selle kuuluvus teatud klassi.

juurutusprotsessi kestus sõltub süsteemi keerukusest ja võib ulatuda nädalast aastani või kauem.

Järeldus

Juhtimistegevuse dokumentaalse toetamise kaasaegne reguleeriv raamistik on korrastamata. Objektiivselt selgitatakse seda olukorda järgmiste asjaoludega.

Erinevate omandivormide tekkimine muutis võimatuks laiendada kõigile organisatsioonidele dokumentidele esitatavaid nõudeid, mille traditsiooniliselt moodustasid riigiarhiiviorganid. Seega on välja töötatud "Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid", "Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks", samuti "Föderaalsete täitevorganite normatiivsete õigusaktide ettevalmistamise reeglid ja nende riiklik registreerimine "kehtib ainult riiklike organisatsioonide dokumentatsiooni kohta. Valitsusväliste organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentaalse toetuse reeglite järgimise jälgimine ei ole ühegi föderaalse organi ülesanne.

Laialdaselt välja töötatud äritegevus automatiseeritud kontorihaldussüsteemide (töövoog, haldusdokumentatsioon jne) kujundamiseks ja juurutamiseks viib dokumentaalsüsteemide ja nende ühildamatuse üha suurema eraldamiseni.

Mõnel juhul toetavad arvutipõhised kontorisüsteemid ebatäiuslikku (irratsionaalset) dokumentidega töötamise tava või kehtestavad oma korra, järgimata paberkontori tavapärase töö nõudeid. Mitte ükski Venemaa Föderatsiooni riigiorgan ei kooskõlasta ega kontrolli juhtimisdokumentatsiooni automatiseerimist. Täna:

pole seadusi, mis tõepoolest võrdsustaksid paber- ja elektroonilisi dokumente;

paberkandjal dokumentide tõlkimise kohta teistesse meediumitesse tõlkimise õigust pole õigust nende originaale hävitada.

Elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas kehtivad õigusaktid on arenguetapis. Riigi ebapiisava tähelepanu EDMS-i rakendamisele üks ilminguid on nõrk huvi seadusandliku ja regulatiivse raamistiku väljatöötamise vastu, mis võimaldaks laiemalt kasutada elektroonilisi dokumente ja kaasaegseid tehnoloogiaid.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu praeguste etappidega kaasnevad mitmed probleemid, mis pole omakorda lahendamatud, kuid vastupidi, paljudes kirjandustes tuuakse välja konkreetsed soovitused, mis võimaldavad kontoritööd asjatundlikult automatiseerida. minimaalsete kadudega. Vaatamata olemasolevatele raskustele kasutatakse elektroonilist dokumendivoogu üha enam just seetõttu, et selle mõju ei mõõdeta ressursside otsese kokkuhoiu, vaid organisatsiooni töö kvaliteedi tõusuga. Äriettevõtete jaoks on see ellujäämistegur, osakondade ja riigistruktuuride jaoks on see võimalus riigi probleeme tõhusamalt lahendada, realiseerida operatiivse interaktsiooni võimalust erinevate õppeainetega ja osakondade vahel.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess, kuna tuleb arvestada paljude teguritega. Majandusliku efekti määrab suuresti süsteemi ja rakendusprotsessi õige valik.

Http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/

Http://www.directum.ru/425833.aspx

Välismaailma arendades, lisades sellele üha rohkem vidinaid ja muid abistajaid, seisame pidevalt silmitsi raskustega, mis on kõikjal meie uue algusega kaasas. Sama olukord on ka juhul, kui toimub elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt, mis igal aastal haarab üha rohkem ettevõtteid, kes soovivad minna üle analoogselt dokumendihaldussüsteemilt (paberkandjal) digitaalsele (EDMS).

EDMSi kasutamine tänapäeva maailmas

Dokumendivoog on organisatsiooni jaoks kõige olulisemate dokumentide loomise ja edasise töötlemise protsess. Töötlemine hõlmab järgmist:

• üleandmine;
• ladustamine;
• dokumentatsiooni muutmine.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem loodi organisatsiooni juhtimise klassikalise vormi lihtsustamiseks. SEDO põhiprintsiibid:

1. dokument registreeritakse ja tuvastatakse üks kord;
2. juurdepääsu paberitele saab mitmest allikast, võimaldades seeläbi andmetöötlust tõhusamalt;
3. dokumendi olemasolu süsteemis on pidev protsess;
4. kogu süsteemis oleva teabe haldamine peab olema järjepidev, välistades seeläbi dokumentide dubleerimise;
5. süsteemis dokumentide otsimine toimub mõne minutiga ja teavet soovitud kohta saab esitada minimaalses mahus;
6. dokumentide kõrge turvalisus ja protsesside operatiivjuhtimine ettevõttes.

Täna ilmub levitavatele infoteenuste turgudele üha rohkem ettevõtteid erinevaid SED.

Uuenduslike tehnoloogiate kasutuselevõtmisega seotud raskused

Põhimõtteliselt on elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu probleemid kõigis ettevõtetes praktiliselt ühesugused ja enamik neist lähtuvad inimfaktorist. Kogu probleem seisneb selles, et kui ettevõtte juhina rakendate EDMS-i ainult teatud struktuurilistes jaotustes, siis on sellise otsuse tulemus ainult negatiivne. Osakondade täieliku suhtluse saavutamiseks on vajalik süsteemi juurutamine organisatsiooni kõigis struktuuriüksustes.

Personali küsimus

Positiivne saab olema püsiv töökoht raamidega. Et vältida nn uuenduste tagasilükkamist, mida kavatsete ettevõttes korraldada, on vaja personali pidevalt koolitada ja ümber õpetada. See loob soodsad tingimused EDMSi kasutuselevõtuks.

Praegu olemasolevate personaliteenuste peamine probleem seisneb selles, et paljud töötajad kardavad midagi uut, tundmatut. Konservatiivsed veendumused võivad mitte ainult aeglustada uute tingimustega ja tehnoloogiatega kohanemist, vaid ka selle täielikult hävitada.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtuga peaks kaasnema mitte ainult edukas areng ettevõtetele, aga ka töötajatele mugavamate tingimuste loomine. Lõppude lõpuks on inimesed mis tahes aluseks juriidilise isiku mitte põhikiri või seadmed.

Kujutage ette, et peate dokumendivoo süsteemi tavapärasest elektrooniliseks muutma. Selline üleminek ei meeldi kõigile, kuna inimesed on aastaid arendanud teatud kutseoskusi ja nüüd peavad nad kõike muutma. Selle probleemi lahendamiseks peab juht töötajatega enne tähtaega koostööd tegema. See tähendab, et on vaja mitte ainult panna kõik fakti ette ja sellega lõppeda, vaid ka areneda kogu plaan toimingud, milles kronoloogilises järjekorras kirjeldatakse elektroonilise dokumendihalduse moodustamise ja juurutamise kõiki etappe. Mitu võimalust personaliprobleemide lahendamiseks:

• Ühel hetkel ei ole võimalik muuta midagi, mis on seotud suure või väikese ettevõtte tööga. EDS-i ei saa ka ühe päevaga rakendada. Tuleb ette valmistada pinnas innovatsiooniks ja samal ajal välja selgitada, kes töötajatest kõige rohkem uues formaadis tööle kipub. Need on inimesed, kes saavad mahajääjaid aidata. Nagu teate, on inimestel palju lihtsam õppida koos midagi uut ja mitte üksi.
• Ülemineku saab sujuvamaks muuta, kui minna üle tööle e-postiga. See otsus on suurepärane algus neile, kes ei soovi eriti infotehnoloogiaga tööle minna. E-post on suure kasutatavusega, nii et ka kõige tulisemad paberi toetajad harjuvad sellega. Kohe pärast seda saate aeglaselt tutvustada igasuguseid Interneti-süsteeme. Pärast e-posti saatmist on töötajatel palju lihtsam ettevõtte siseserverites asuvat teavet otsida ja ära tunda. Varsti märkate, et inimesed loevad juba rahulikult monitoridelt dokumente ega karda neid printida. Oleks väga tore, kui selline kiri oleks osa tulevasest elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist. Kahjuks pole see alati nii, nii et sageli peavad ühe EAFiga harjunud töötajad peagi teisega kohanema.

Juhtimise mõju

Iga juht peab selgelt aru saama, et sel ajal, kui ta on ettevõtte tüüri juures, peab ta pidevalt midagi uut õppima ning tahet ja vastupidavust näitama. Paljud võimuesindajad ei taha alluda tänapäevastele suundumustele, kuna nende põlvkond on üles kasvanud NSV Liidu aegadel. Elektrooniliselt esitatud aruannete ülevaatamise asemel eelistavad nad elav suhtlus, kutsudes töötajaid iga kord enda juurde.

Selliseid tööandjaid jääb igal aastal järjest vähemaks. Ja mõned lihtsalt kardavad, et pärast EDMS-i kasutuselevõttu ei saa nad enam kunagi töötada samas režiimis, kuna nende tegevus muutub avalikumaks. Igal neist olukordadest on oma omadused, kuid neil on ühine lahendus - juhi väärtuste täielik ümberhindamine. Kas ta murrab ennast ja muudab organisatsiooni või jääb samasse kohta.

Inimese kontrolli alt väljas olevad tingimused ja tegurid

EDMSi rakendamise protsessi mõjutavad objektiivsed tegurid hõlmavad järgmist.

Ebastabiilne ettevõtte struktuur

Pidevad muutused ettevõtte struktuuris toovad endaga kaasa suur summa negatiivsed tegurid.

Põhimõtteliselt puudub ettevõttes dokumendivoo tüüpvorm

Meie riigi territooriumil on tavaks registreerida ja registreerida juriidilisi isikuid vastavate ametiasutuste juures. Edasi määrab subjekt ise, kuidas oma tööd korraldada. Kui ettevõttes ei toimu töövoogu, on see mingil määral pluss, kuna ükski ettevõtte töötajatest ei pea ümber õppima ja uute tingimustega kohanema. Negatiivne külg on õpetada töötajatele, kuidas läbi viia klassikaline dokumendivoog, mis võtab palju aega ja vaeva, ning seejärel - sama süsteemi tõlkimine elektroonilisse vormingusse.

Lihtsaim ja tulusam lahendus on ainult järkjärguline süsteemne üleminek paberilt elektroonikale. Näiteks korraldage elektroonilise dokumendihaldussüsteemi abil rakendatav pilootprojekt. Selline test annab üldise ettekujutuse sellest, kuidas organisatsioon on valmis elektroonilise dokumendihalduse juurutamiseks.

Peamised süsteemi rakendamisel tekkivad probleemid

Millised on raskused, millega EDM-süsteemide kasutuselevõtu esimestel etappidel kõige sagedamini kokku puututakse?

Juriidilise jõuga elektrooniliste dokumentide väljastamise reeglid

Pliiatsiga kirjutatut ei saa kirvega välja lõigata. See väljend on asjakohane paljude sajandite jooksul, kuid peamiselt dokumentide paberversioonide puhul. Infovahetuse elektrooniline vorming nõuab kõrget turvalisust.

Siiani saab sellist kaitset pakkuda ainult õppeaine elektrooniline allkiri. Just tema oli määratud kaitsma kõige olulisemaid dokumente väljaspoolt sissetungide eest. Selle abiga saate korraldada organisatsioonis turvalist andmevahetust. Pidage meeles, et EDS-i saate kasutada ainult siis, kui olete oma osapooltega eelnevalt kokku leppinud kõik allkirja selle versiooni dokumentides kasutamise tingimused.

EDMS-i eesmärk ei ole paberi töövoo täielik asendamine. See aitab lihtsalt lihtsustada ettevõtte töötajate elu. Elektroonilise allkirjaga dokumentidega seotud probleemide vältimiseks ärge olge laisad, kui võimalik, hoidke neid dokumente, millel on "elusad" allkirjad ja pitsatid.

Suhtlemine välismaailmaga

Kõik need, kes otsustasid EDMS-ile üle minna, peavad mõistma, et need uued süsteemid ilmusid Venemaal suhteliselt hiljuti, nii et kõik ettevõtted ei ole ettevõttes selle dokumendiringluse vormile üle läinud. See tähendab, et see süsteem töötab mõnda aega.

Praegu saab Vene Föderatsioonis elektroonilist allkirja vabalt kasutada ainult üldiste väikeste tehingute sõlmimise ajal. EDSi kasutamist võimaldavate arvete väljatöötamine kõigil dokumentidel, sõltumata lepingu keerukusest, jätkub tänaseni.

Teatud tüüpi dokumentide üleviimine

Paberdokumentide elektrooniliseks vormistamise protsess on väga töömahukas ja rahaliselt kulukas äri. Ja kõik tänu sellele, et digiteerimine tuleb hoolikalt planeerida. Kujutage ette, et keegi teeb ettevaatamatuse või muude põhjuste tõttu palju ränki vigu, kui edastate andmeid paberdokumendilt digitaalsele. Sel juhul ei pruugi tagasi lükata mitte ainult see dokument, vaid kogu projekt. Parem on seda veel kord turvaliselt mängida kui tulevikus oma hooletuse eest vastutada.

Tähtis: proovige mitte visata oma dokumentide paberversioone enne, kui raskused enam-vähem taanduvad. Kõrge profiiliga konverentside, koosolekute ja sümpoosionide jaoks peaks juhtkond kasutama mõlemat võimalust.

Kontoritöö ja arhiivinduse riiklik standard GOST R 7.0.8-2013 määratleb mõisted "dokumendivoog" ja "elektrooniline dokumendivoog". Dokumendivoog on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpuleviimiseni. Elektrooniline dokumendiringlus - dokumendiringlus automatiseeritud infosüsteemi (elektroonilise dokumendihaldussüsteemi) abil.

Vaatleme ülevaatuse teemat funktsionaalse kliendi vaatenurgast, kelle ootused infosüsteemide, sealhulgas EDMSi rakendamisel ei vasta sageli tulemustele. See juhtub üsna levinud vigade tõttu, mille ettenägemine ja mõistmine, mille põhjused võimaldavad seada saavutatavaid eesmärke ning korraldada süsteemide juurutamist ja järgnevat toimimist võimalikult tõhusalt.

Meil õnnestus klassifitseerida mitmesugused raskused ja takistused, mis tekkisid meie infosüsteemide juurutamise ja arendamise praktikas, ja nüüd saame rääkida viiest peamisest väärarusaamast.

Väärarusaam nr 1: SED päästab kaosest

Kõige levinuma väärarusaama olemus seisneb selles, et väidetavalt peaks automatiseeritud dokumendihaldussüsteem lahti saama organisatsioonis toimuvast dokumentaalsest kaosest.

Asi on aga selles, et mis tahes informatiseerimisprotsessi ülesanne on kavandatavate määruste automatiseerimine. Seega, kui organisatsioonis puuduvad reguleeritud töövoo protsessid, ei saa EDMS aidata - see paljastab ainult regulatsioonide nõrkused, kuid ei loo regulatsioone ise.

Suurim näide oli rakendamine ühtne süsteem elektrooniline dokumendihaldus ühe suurema kliendi juures (juba esimeses etapis pidi süsteem hõlmama üle kolmekümne organisatsiooni ja vastavalt ligi tuhat töökohta). Avakoosolekul esitati küsimus kinnitatud kontoritöö eeskirjade kohta. Arvestades, et tegemist on olekustruktuuriga, langes oodatav vastus vastusega: "Jah, muidugi, nad on!" - ja kümme minutit hiljem kasvas laual muljetavaldav virn kaustu, milles oli mitusada lehte. Projekt tõotas tulla lihtne ja edukas. Kuid ... olles üksikasjalikult uurinud kõiki esitatud dokumente, leidsime midagi - kümnete dokumentide tüüpide kirjeldus, nende kinnitamise aeg ja täitmise reeglid (taaned, logod, fondid, intervallid, pöördumised korrespondendi poole, jne), kuid dokumentide edastamise viisid ega reeglid ei sisaldanud nende heakskiitu ega elutsükleid. Kui te ei võta arvesse võlumaailma: "Haldur planeerib dokumendi täitmise sõltuvalt selle sisust" - mis võib kõlada järgmiselt: "Lisaks allkirjastatakse dokument vastavalt pädevusele."

Järgmisel koosolekul selgus, et funktsionaalsel kliendil lihtsalt pole muid kontoritööd reguleerivaid dokumente. Klient hakkas ilmutama rahulolematust pärast seda, kui tal paluti enne rakendamise algust ajastada erinevat tüüpi dokumentide liikumisteed, näidates ära tähtajad ja muud regulatiivsed parameetrid.

Selle tulemusena võtsime projekti kõrgema juhtkonna piisava autoriteedi ja toetuse tõttu vastu otsuse: piloottsoonis (kaks organisatsiooni, kontorisisene töö, osakondadevaheline suhtlus) rakendame nii, nagu on, st automatiseerime ainult esitatud määrused.

Kaks kuud tööd - ja projekt pannakse prooviversiooni. Veel kaks nädalat ja algul kuuleme mühinat ning seejärel karjeid ja müra: “Mis süsteem see on? Miski ei toimi !!! Me viime teid kohe ... ". Eeldatavasti ... Kuid me asusime karmile seisukohale: "Palun näidake, et esitatud määrusi pole rakendatud" ja loomulikult selliseid seisukohti ei olnud.

Selle tulemusel andis organisatsiooni juhtkond kliendi vastutavatele esindajatele, kes osalesid rakendajate (st meie) osalusel, ülesandeks töötada kuu aja jooksul välja ja kinnitada kontoritöö eeskirjad, sealhulgas kõigi põhiliikide liikumisteed. dokumendid. Kuu aega hiljem kinnitati määrused, veel kahe järel - kõik marsruudid olid konfigureeritud, testitud ja mõned isegi optimeeritud ning ülejäänud osades aktsepteeriti süsteemi replikatsiooniks.

Esimene kordusprotsess oli igas rajatises kontoritööde normatiivsete normide kohandamine: unikaalsete dokumentide ja nende marsruutide lisamine, töötlemisaegade kohandamine jne. Ja alles pärast seda algas süsteemi otsene rakendamine.

Niisiis, kaose automatiseerimine viib ainult selle kaose pöörlemiskiiruse suurenemiseni. EDMSi tuleks rakendada ja kasutada regulaarselt ajakohastatud kontoritöö eeskirjade olemasolul. Selliste eeskirjade järgi mõistavad funktsionaalsed kliendid sageli juhtumite nomenklatuuri moodustamise ja paberdokumentide koostamise reegleid. Selle töö automatiseerimiseks pole vaja täieõiguslikku elektroonilist dokumendihaldussüsteemi, kuna sel juhul muutub EDMS lihtsaks registrite ülesandeks sissetulevate ja väljaminevate dokumentide ning kirjavahetuse registreerimiseks.

Väärarusaam nr 2: EDMS lihtsustab paberimajandust

See väärarusaam põhineb suuresti eelmisel. Samal ajal, rääkides kontoritöö lihtsustamisest, ootavad kasutajad ennekõike tootmiskoormuse vähenemist. Kõige naiivsemad ootused tähendavad EDMS-i tavaliikme katseid kogu oma töö infosüsteemile nihutada ja loomulikult tolmu laiali puistata.

Väärarusaam seisneb ka selles, et töövoo automatiseerimisel on dokumendi samaaegse tööga seotud palju rohkem töötajaid. Iga uue töötaja kaasamine dokumentidesse nõudis paberkoopiate loomist. Kui dokument oli suur või selle kopeerimine oli keelatud, käis töö sellega järjestikku ja mitte paralleelselt. Elektroonilises versioonis läbib töötajaid oluliselt suurem infovoog, seatakse palju paralleelsemaid ülesandeid ja see nõuab spetsialistide kõrget enesekorralduslikkust.

Lisaks on EDMS-i juurutamise üks peamisi ülesandeid organisatsioonis juhtimissüsteemi loomine distsipliini täitmiseks. Kui naaseme kontoritöö lihtsustamise ülesande juurde, siis vajame võimalust kiiresti ja tõhusalt otsida erinevaid dokumente. Ja see tähendab, et EDMS-i abil peaks töövoo analüütilisus märkimisväärselt suurenema - süsteemis dokumente tähistavate märkide, markerite ja muude "lippude" arv suureneb. Mõlemad ülesanded - kontroll ja analüütilisus - toovad kaasa asjaolu, et EDMS-i tuleb sisestada palju rohkem andmeid kui varem. Kuid tulevikus tasuvad need kulud sajakordselt elektrooniliste dokumentide otsimise ja töötlemise ülesannetes.

Väärarusaam nr 3: see ei mõjuta mind

Selle väärarusaama alla kuuluvad peaaegu kõik funktsionaalse kliendi kasutajate kategooriad - alates tavalistest töötajatest kuni juhtideni. Pealegi dikteerib siinseid võimalusi kasutaja staatus, alluvate olemasolu või puudumine, moraalne valmisolek korporatsioonisüsteemis töötada.

Sageli usuvad kõik organisatsiooni töötajad, et EDHS on mõeldud ainult sekretäridele ja kontorile. Ja kui asi puudutab süsteemi juurutamist oma töökohtadel, hakkavad nad pahaks panema, et nad on sunnitud tegema kellegi teise (sekretäri) tööd. "Miks peaksin dokumendi süsteemi postitama? See pole minu ülesanne. Minu ülesandeks on kirjutada aruanne ja lasta sekretäril see EDMS-i sisestada! " Lõppude lõpuks saab dokumendi autor aru, mis saab selle sisust aru, saab kindlaks teha, kellele see peaks olema kättesaadav ja kes mitte, just see on see, kes suudab saatedokumenti täiendada kõigi vajalike funktsioonidega, mis selle hiljem teevad dokumenti on lihtne leida jne

Organisatsiooni töötajate kaasamine EDMS-i suurendab nende töökoormust (eriti süsteemiga töötamise esimesel etapil), lisab uusi funktsioone, muudab nende töö läbipaistvamaks, mis mõnel juhul põhjustab aktiivset vastupanu, mis on suunatud peamiselt IT-spetsialistidele, kes rakendavad probleemide allikate osas ja väljendub mõnikord rakendusprotsesside otseses saboteerimises.

Lühinägelik juhtkond võib rakendajatele dikteerida staatuse kõrguselt: las alluvad töötavad EDMSis! Kuid vastupidiselt levinud arvamusele peaksid kõigi tasandite juhid olema EDMS-i täisväärtuslikud osalejad. Suures korporatsioonis võib juhtimiseks mõeldud dokumentide täielik väljatrükk (ülevaatamiseks, resolutsiooni kehtestamiseks, kinnitamiseks jne) vähendada konkreetse kõrgel kohal oleva isiku koormust, kuid see toob kaasa ettevõtte ressursside ebaratsionaalse kasutamise - töötajate, kontoriseadmete, paberi ja muude kulumaterjalide aeg. See on eriti märgatav organisatsiooni aktiivse elektroonilise suhtlemise korral välismaailmaga, kuna seoses sellisele suhtlusele üleminekuga kasvab saadetavate dokumentide leht-haaval maht. Elektrooniline formaat eeldab dokumentide mugavat uurimist arvutiekraanil ja ei nõua, et kasutaja säästaks seda ökonoomsust, mis on esiplaanil paberkandjal edastamiseks dokumendi ettevalmistamisel. Muidugi peaks EDMS-i funktsionaalsus tippjuhtide jaoks oluliselt erinema organisatsiooni tavalistele töötajatele mõeldud funktsionaalsusest.

Niisiis hõlmab see EDMS-i ulatusliku rakendamise käigus peaaegu kogu personali, mis paratamatult muudab üksikute kasutajate ja kogu organisatsiooni küpsuse taset, ettevõtte mõtlemise ideoloogia muudetakse paberist elektrooniliseks - riiulitest tarkvarale. Samal ajal peab EDMSil olema funktsionaalsus, mis vastab iga kasutajakategooria vajadustele.

Väärarusaam nr 4: vähem paberit

Ei, see pole nii! Võib tunduda, et see väide on vastuolus eespool esitatud teesidega. Kuid kui juhtkond seab EDMS-i rakendamise põhieesmärgiks paberi töövoo minimeerimise või selle täieliku tagasilükkamise, siis projekt ebaõnnestub. Fakt on see, et esimese pooleteise aasta jooksul peavad kasutajad harjuma arvutiekraanil dokumendiga täielikult töötama. Tuleb mõista, et traditsiooniliselt töötasid töötajad paberkandjal. Saanud sissepääsu juurde paberdokumendi, lugesid nad seda, tegid parandusi, tegid märkmeid. Kogu organisatsioonis dokumentidega töötamise kultuur tekkis paberiga töötamisest. Ja sellest harjumusest pole lihtne koheselt vabaneda.

Peaaegu kõigis rakendustes läbib elektrooniliste dokumentidega töötamise harjumise protsess "paberi" etapi - dokumendi printimine, sellega töötamine ja selle töö tulemuse registreerimine EDMS-is. Selles etapis kahekordistub paberi tarbimine organisatsioonis! Reeglina taastub EDMS-i esimese tööaasta lõpuks paberi tarbimise maht "põhiliseks" ja alles pärast seda hakkab see vähenema. Sellest hoolimata väheneb see harva rohkem kui 15-20% võrreldes "baas" tasemega.

Väärarusaam nr 5: kõik EDMS-id on ühesugused

Nii informaatika kui ka funktsionaalsed kliendid peaksid konkreetse tööriista valiku üle otsustama erilise ettevaatusega. Pädev eesmärkide seadmine ja funktsionaalsete nõuete sõnastamine võimaldavad teil valida lahenduse, mida saab paindlikult kohandada organisatsiooni eripäradega, samas kui töötajad ei pea selle funktsionaalsusega kohanema. Hooletu kasutaja "Teeme nii, nagu programm töötab" tuleb välja jätta - nii et vastutus meie tegevuse tulemuste eest ei kanduks EDMS-ile, viidates tarkvaratoote funktsionaalsetele ja tehnilistele piirangutele.

Kontori ja ametnike ülesandeid hõlmav funktsionaalsus, mis toetab sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimist ning kirjavahetust, on tõepoolest olemas igas EDMS-kategooriaga seotud lahenduses.

Mõelgem mõnele peamisele aspektile, millele tuleb elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimisel erilist tähelepanu pöörata.

• Tööriistade kättesaadavus tulemusdistsipliini jälgimiseks. See on EDMS-i valimisel võtmeküsimus. Kui süsteem toetab ideaalselt organisatsiooni kõiki kontoritöö protsesse, kuid ei suuda kõiki "kinni jäänud" dokumente käigu pealt näidata, ei kajasta nõrku kohti, ei anna märku dokumendi tähtaja lähenemisest, ei "kurda ülemus ", et oleksite pidanud dokumendi pikka aega vormistama; lõpuks, kui ta lihtsalt ei esita teile operatiivseid aruandeid hoolimatute esinejate, aegunud ja "kaotatud" dokumentide kohta, on sellise EDMS-i hind väärtusetu. Tavaliselt ütlevad nad selliste süsteemide kohta: „Ta on meiega nagu koer. Nutikas, saab kõigest aru. Ainult ta ei oska midagi öelda ”.
• Sisseehitatud äriprotsesside haldamise alamsüsteem dokumenditüüpide marsruutimise kohandamiseks. Iga organisatsioon on elus organism. Ja mida kiiremini suudavad tugisüsteemid, kuhu muidugi kuulub ka SED, reageerida muutustele selle organismi protsessides, seda tõhusam see on. Tuleb veenduda, et antud alamsüsteem on piisavalt toimiv ja paindlik.
• Süsteemi funktsionaalsuse osas:
  • töökoht pea. Reeglina on kavandatavates süsteemides tavatöötajate funktsionaalsus hästi arenenud, kuid sellised tippjuhtidele vajalikud tööriistad nagu vahendid dokumentide kiireks kirjutamiseks, nende täitmise jälgimiseks jne praktiliselt puuduvad, mis põhjustab töös probleeme juhtidega süsteemiga;
  • täieõiguslik mobiiliklient. Kui organisatsioonis on palju töötajaid, kes veedavad suurema osa oma tööajast mitte statsionaarsetes kohtades (olles töölähetuses, pidades väljaspool kontorit koosolekuid jne), võib täieõigusliku mobiilse võrguühenduseta kliendi olemasolu olla äärmiselt oluline. oluline tegur lahenduse valimisel;
  • töövoo põhimõtte rakendamine. Lihtsaim viis seda kirjeldada fraasiga: "Töötaja juhib töökohta ja mitte vastupidi." Teisisõnu, töötajal pole vaja süsteemist töö mahajäämust otsida. Nad ise "rivistuvad" tema töökohal, võttes arvesse kiireloomulisuse ja tähtsuse prioriteete;
  • elektroonilise allkirja kättesaadavus ja funktsionaalsus. Isegi natuke sügavamalt: kui organisatsioon peaks kontorisiseses töös paberdokumendid täielikult tagasi lükkama, siis tekib küsimus juriidiliselt olulise elektroonilise dokumendivoo rakendamisest;
  • dokumentide versioonimine. Kui organisatsioonis toimuva kontoritöö raames eeldatakse näiteks nendega töötamise käigus tekkinud dokumentide erinevate versioonide (lepingute, määruste, kommertsettepanekute jms versioonide) analüüsi, siis peate veenduma, et valitud lahenduse põhifunktsionaalsus toetab seda võimalust;
  • töötada salastatud ja muude salastatud dokumentidega. See on väga oluline probleem, mis võib teile palju probleeme tekitada, kui te sellele esialgu tähelepanu ei pööra. Andmete krüptimise puudumine andmebaasis, juurdepääsuõiguste range eristamine, nõutavad sertifikaadid. Selle funktsionaalsuse rakendamise kulud lahendustele, mis pole selleks kohandatud, võivad ületada rakendamise enda kulud;
  • ühine töö dokumentidega. Kui organisatsioonil on mitme töötaja samaaegse töötamise kultuur ühe dokumendiga, on vaja veenduda, et süsteemis on olemas sobiv funktsioon;
  • asendusfunktsionaalne. Seda funktsionaalsust mäletatakse tavaliselt siis, kui võtmetöötaja läheb puhkusele ja ... talle jätkuvad dokumendid, kuid jäävad täitmata;
  • funktsionaalse rühma määramine. Mõnes organisatsioonis aktsepteeritakse dokumentide grupiülesannet - näiteks "raamatupidamisosakonda", "üldosakonda". Edasi töötavad töötajad vastavalt sisekorraeeskirjadele, näiteks töötlevad dokumente nende kättesaamise järjekorras - pärast ühe dokumendiga töö lõpetamist võtavad nad järjekorrast järgmise täitmiseks. Seda funktsionaalsust esineb EDMSis harva, nii et kui selline küsimus on asjakohane, peaksite sellele ka tähelepanu pöörama.
• Ergonoomika osas tuleb öelda, et töötajad harjuvad igasuguse, ka kõige ebamugavama süsteemiga. Nagu näitab meie praktika, saab kasutaja kuus kuud pärast mis tahes süsteemi kasutuselevõttu midagi kurta: lahendus on aeglane, mittefunktsionaalne, ei oska otsida, ei tööta nii nagu peaks, kuid ta ei kaeba enam liides, sest ta on sellega harjunud. Kuid see ei tähenda, et sellele probleemile ei peaks pöörama piisavalt tähelepanu:
  • liidese mugavus, järjepidevus ja selgus. Kõigepealt tuleb meeles pidada, et ilus ei tähenda mugavust. Mugavus on siis, kui kõik vajalik on käepärast ja pole midagi üleliigset, nupud asuvad seal, kus ootate, nad teevad täpselt seda, mis neile on kirjutatud, ekraanil olevate elementide paigutuse loogika vastab kasutaja loogikale, mitte programmeerija;
  • töötage ilma "ekstra" klõpsudeta. See element on esmatähtis. Just temast sõltub hingerahu ja seega ka töötajate tervis ja produktiivsus. Kontrollige kindlasti, kui palju klikke peate süsteemis kõige sagedasemate toimingute tegemiseks tegema - värvige dokument, registreerige see, rakendage eraldusvõimet. Kui olete lugenud rohkem kui kümme - mõelge sellele;
  • vajadus dokumentidega töötamisel kasutada väliseid tööriistu. See on ka oluline küsimus, millest sageli mööda vaadatakse ja siis läheb see külili. Paljusid toiminguid saab teha EDMS-i aknas ilma kaardile lisatud dokumenti välisse redaktorisse üles laadimata. Lõppude lõpuks võib dokumendi üleslaadimine - võrgu kaudu üleslaadimine, redaktori avamine - kasutajatele, eriti kaugtööplatsidel töötavatele, võtta rohkem kui ühe minuti. Veenduge, et pakutud lahendus oleks selles osas rahul.
• Lahenduse arhitektuuri seisukohast:
  • tsentraliseeritud või detsentraliseeritud. See on kõige olulisem küsimus. Sellest sõltub mitte ainult süsteemi rakendamise edukus, vaid ka selle eluiga, mitu aastat pärast seda tuleb asendada. On selge, et on olemas üldised kriteeriumid - geograafiliselt jaotatud süsteemis osalejate arv, nendega suhtluskanalite laius, serverirajatiste kättesaadavus keskuses ja kaugemates punktides. Kuid fraasid: "Ärge muretsege, me ühendame need" või "Noh, neil on vaja ainult brauserit" peaksid panema teid mõtlema, kui hästi arendaja projekti ulatusest aru saab;
  • sünkroonimisvahendite kättesaadavus. Põhiküsimus, kui olete valinud detsentraliseeritud lahenduse. Veelgi enam, me ei räägi mitte ainult tehnilisest sünkroniseerimisest, vaid ka äriprotsesside sünkroniseerimisest, teatmeteoste pidamise reeglitest ning muudest organisatsioonilistest, metoodilistest ja tehnoloogilistest vahenditest;
  • süsteemi jõudlus. Pole tähtis, kui veendunud olete selles, et "kõik lendab koos meiega", nõudke süsteemi koormustestide tulemusi. Tehke referentsvisiit kliendile, kes on juba aasta või kaks rakendanud teie sarnaste parameetritega süsteemi. Fakt on see, et jõudlusprobleem avaldub tavaliselt täpselt pärast ühe või kahe aasta pikkust süsteemi täielikku toimimist. Kui see on juba dokumentidega täidetud ja nüüd pole teil muud võimalust, kui kasutada seda, mis teil on, asendades "kargud" - kustutage vanad dokumendid, jagage andmebaase jne;
  • nõuded serverkomponendi tehnilisele toele. Ei ole üleliigne ennustada, millist võimsust on vaja süsteemi normaalseks toimimiseks kolme või viie aasta pärast, kui andmebaas ületab sada gigabaiti ja dokumendibaas tõmbab sisse kümneid terabaite. Lõppude lõpuks ei lase süsteemikoodi efektiivne kirjutamine teil seadmetest rikkuda;
  • tööjaamade tehniline tugi. Selle väljaande maksumuseks võib arvata kümme kuni kakskümmend miljonit rubla tuhande potentsiaalse kasutaja kohta. Ja kui kavatsete EDMS-is töötada "tembeldatud" dokumentidega, siis ärge unustage hinnata kaitsevahendite maksumust;
  • operatsioonisüsteemid klientidele. Impordi asendamise üha aktiivsema "solvava" valguses on see küsimus üha pakilisem;
  • integreerimine väliste infosüsteemidega. Arvestades, et EDMS-i korrektsest rakendamisest saab organisatsiooni "vereringesüsteem", on päevakavas küsimused selle integreerimisest teiste back-office süsteemidega - raamatupidamine, ERP, CRM jne. Ja integreerimisvahendite kättesaadavus on vajalik parameeter sel juhul;
  • süsteemi omamise kogukulu (TCO - Total Ownership). Tegelikult on see selles osas viimane küsimus. Sellele vastates ärge unustage lisada varem märgitud kuludele iga-aastase hoolduse, laiendamise litsentside ja muude võimalike maksete (andmebaaside haldussüsteemide litsentsimine, sidekanalid kaugosakondadele) kulusid, mis moodustavad süsteemi.

Loomulikult pole loetletud omaduste komplekt täielik. Ülevaade konkreetsetest lahendustest EDMSi turul on eraldi artikli teema. Võttes arvesse impordi asendamise kursust, pühendatakse see ainult siseriiklikele arengutele.

Lahenduse valimisel tuleks hinnata ka selle tarnijat (arendajat) järgmiste omaduste põhjal: maksimaalne võimalik koormus (ülesannete mahu, teenindatavate organisatsioonide ja samaaegselt töötavate kasutajate arvu, andmebaasi mahu jne järgi) .), ettevõtte tootearenduse plaanid, EDMS-i roll arendaja äris (kas see tegevus on üks võtmevaldkondi, millele ettevõte on spetsialiseerunud), eelkonfigureeritud EDMS-i regulatsioonide olemasolu, metoodiline tugi süsteemi juurutamiseks .

Seega erinevad elektroonilised dokumendihaldussüsteemid üksteisest ja mõnikord ka oluliselt. Enne konkreetse toote valimist peate visandama rakendamise eesmärgid ja prioriteedid, hindama selle lõplikku ulatust ning määrama ka süsteemi kõige nõutumate ja eriti kriitiliste funktsioonide komplektid, et hõlbustada juhtkonna ja spetsialistide igapäevast tööd EDMS-is .

EDMSi rakendamise tegelikud eesmärgid

Meie arvates tuleks elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise põhieesmärgid üles ehitada järgmiselt (prioriteetsuse järjekorras).

1. Süsteemi loomine juhtimisdistsipliini jälgimiseks ja kontoritöö läbipaistvuse suurendamiseks.
2. Organisatsiooni äriprotsesside automatiseerimine ja optimeerimine.
3. Ettevõtte elektroonilise dokumentide säilitamise ülesehitamine.

Kokkuvõtteks tahaksin tsiteerida silmapaistva riigimehe Abraham Lincolni sõnu: õigesti seatud eesmärk on pool õnnestumist!

Föderaalne haridusamet

GOU VPO "Nižnevartovski riiklik humanitaarülikool"

Humanitaarteaduskond

Juhtimise osakond

Dokumentatsiooni ja üldajaloo osakond

elektroonilise dokumendihalduse juurutamine

kaasaegses ettevõttes

(Kursustöö)

IV kursuse üliõpilased

päevane osakond

Curiy Natalia Romanovna

juhendaja

L. A. Jakubova,

Vanemõppejõud,

Ajalooteaduste kandidaat

Nižnevartovsk

Sissejuhatus ... .............................................. .. ................................................ .. ...... 3

Peatükk 1. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamise reguleeriv raamistik ……………………………………………………………… ..7

Peatükk 2. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamise etapid ... .. …………… .18

Peatükk 3. Elektroonilise kasutuselevõtu tõhususe hindamine

dokumendivoog ……………………………………………………….… .28

Järeldus ……………………………………………………………………… 40

Kasutatud allikate ja kirjanduse loetelu ………………………… ... 45

Sissejuhatus

Kaasaegsetes organisatsioonides toimub laialdane teabevahetus: äripartnerite, valitsusorganite ja nende territoriaalsete osakondadega. Suurem osa teabest edastatakse paberdokumentidena. Viimastel aastatel on elektroonilisi kanaleid edastava teabe, sealhulgas elektrooniliste dokumentide maht märkimisväärselt suurenenud.

Selle kursusetöö teema on asjakohane ennekõike sellega, et isegi traditsiooniline (paber) töövoog ei ole mõeldav ilma automatiseerimise ja elektrooniliste dokumentide kasutamiseta. Peamine ülesanne on tänapäeval üleminek elektroonilise dokumendihalduse diskreetselt vormilt terviklikule, integreeritud, pidevale infotehnoloogiale.

Kui räägime elektroonilisest dokumendist, tuleb alati meeles pidada, et see dokument läbib elektroonilises vormis kõik oma elutsükli etapid. Teisisõnu, me loome sellised dokumendid, edastame need ajas ja ruumis, säilitame või hävitame ainult digitaalsel kujul.

Vaatamata infotehnoloogia kiirele arengumäärale kasutatakse elektroonilisi dokumente halduses endiselt vähe. Lisaks üldistele (tehnilistele, tehnoloogilistele jms) põhjustele süvendab Venemaal elektroonilise dokumentatsiooni ebapiisavat kasutamist mitmed tegurid, mis takistavad elektrooniliste dokumentide laialdast kasutuselevõttu ja tõhusat kasutamist organisatsioonides.

Nende negatiivsete tegurite hulka kuuluvad:

puudulik regulatiivne õigusraamistik, mis ei võta alati arvesse kaasaegsete infotehnoloogiate võimalusi;

infotehnoloogia ebapiisav areng juhtimisvaldkonnas;

paljude organisatsioonide valmisolek kasutada efektiivseid juhtimistehnoloogiaid;

tervikliku teabetaristu ja tõhusa teabetoetuse puudumine riigi kaupade ja teenuste turgudel;

ebapiisav koolitustase infotehnoloogia kasutamisel.

Sellest hoolimata käivad informatiseerimisprotsessid aktiivselt kõigil juhtimistasanditel, föderaalsete, piirkondlike ja osakondade programmide raames viiakse ellu või plaanitakse ellu viia palju infotehnoloogia arendamisele suunatud tegevusi.

Selle kursusetöö eesmärk on uurida elektroonilise dokumendihalduse rakendamist kaasaegses ettevõttes.

Selle eesmärgi saavutamiseks tehakse ettepanek lahendada mitu ülesannet:

Uurida elektroonilise dokumendihalduse rakendamise reguleerivat raamistikku;

Mõelge elektroonilise dokumendihalduse rakendamise etappidele;

Analüüsige elektroonilise dokumendihalduse tõhususe hinnangut.

Seda teemat pole kirjanduses täielikult analüüsitud.

Koolieelse lasteasutuse VNIIDAD TR teadustöötaja kaalus automatiseeritud koolieelse haridussüsteemi kujundamise organisatsioonilisi küsimusi, ASDOU loomise etappe ja etappe, tuumaelektrijaama projekteerimise lähteülesande peamisi nõudeid ja tuumajaama vastuvõtudokument.

YM Kukarina iseloomustab üksikasjalikult regulatiivset raamistikku, mis mõjutab mõistete "elektrooniline dokument" ja "elektrooniline digitaalallkiri" moodustamist. Autor uurib esimesi regulatiivseid ja metoodilisi dokumente elektrooniliste dokumentide kohta, GOSTs 1994 elektrooniliste digitaalallkirjade kohta, elektroonilisi dokumente seadusandlikes aktides ja föderaalset elektrooniliste allkirjade seadust.

P. Moskovaya paljastab elektroonilise dokumendihalduse eelised. Autor A. V. Bad'ina märgib Venemaa ettevõtete dokumendivoo automatiseerimise funktsioone, toob välja selle protsessi kõige tüüpilisemad viisid ja EDMS-i turu arenguväljavaated.

V.E.Balasanyan rõhutab organisatsioonide vajadusi dokumentidega töö automatiseerimisel ja uurib kontoriprotsesside automatiseerimissüsteemide nõudeid.

Autor S.L.Kuznetsov arutleb dokumentide automatiseeritud registreerimissüsteemi väljatöötamise üle. Tuvastatud on mitmeid eelkooli automatiseeritud õppeasutuste rakendamisega seotud probleeme. Tähelepanu juhitakse koolieelsete haridusasutuste kohustuslikule osalemisele arvutitehnoloogia rakendamisel, tehniliste spetsifikatsioonide olulisusele ning koolieelsete lasteasutuste automatiseerimist käsitlevate riiklike seadusandlike ja regulatiivmetoodiliste aktide väljatöötamisele.

ES Istomina analüüsib elektroonilist digitaalallkirja kui elektroonilise dokumendi nõuet, EDS-i kasutamise põhitõdesid ja põhimõtteid elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Samuti võttis arvesse digitaalallkirjade kasutamisest tulenevaid probleeme ja nende lahendamise viise.

Väga üksikasjalik ja juurdepääsetav teave elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta on esitatud ettevõtte Support Support Systems veebisaidil, mida värskendatakse sageli, avaldatakse huvitavaid ja kasulikke artikleid elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta. Samuti on vaja märkida ettevõtte Cognitive Technologies sait, mis on tunnustatud autoriteet kaasaegsete arvutitehnoloogiate arendamisel, selle kõrget professionaalsust tunnustatakse kogu maailmas.

Samuti puudutavad elektrooniliste dokumentide haldamisega seotud küsimusi mitmed regulatiivsed dokumendid.

10. jaanuari 2002. aasta föderaalseadus nr 1-FZ "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta" võimaldas seadusandlikul tasandil määratleda sellised põhimõisted nagu "elektrooniline dokument" ja "elektrooniline digitaalallkiri", andes neile asjakohase juriidilise jõu ja ka praktikas üldiste rakenduspunktide, valitud dokumentide elektroonilise allkirjastamise tehnoloogia kindlaksmääramiseks.

27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 149-FZ "Infot, infotehnoloogiat ja teabekaitset käsitleva seaduse" artikli 11 klausel 3 sätestab, et elektroonilise digitaalallkirjaga allkirjastatud elektrooniline teade on elektroonilise dokumendina samaväärne allkirjastatud dokumendiga. käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks, mis on välja töötatud vastavalt Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreedi nr 477 "Föderaalse täitevvõimu kontoritöö eeskirjade kinnitamise" lõikele 4 asutused "kehtestavad osakondade elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise kontekstis elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise korra, samuti elektrooniliste sõnumite saatmise, vastuvõtmise ja registreerimise korra.

Täiendava tõuke infotehnoloogia arengule ja dokumentatsiooni elektrooniliseks vormistamiseks andis meie riigis föderaalne sihtprogramm "Elektrooniline Venemaa aastateks 2002-2010".

Seega võime järeldada, et erinevate artiklite autorid käsitlevad elektroonilise dokumendihalduse juurutamise probleemi tänapäevases ettevõttes paljusid aspekte. Mõni neist rõhutab probleeme, mis tekivad elektrooniliste dokumentide kasutuselevõtu igas eraldi etapis, teised rõhutavad, kui oluline on korrektselt kindlaks määrata õige elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mida organisatsioon vajab.

Peatükk 1. Rakendamise reguleeriv raamistik

elektrooniline dokumendihaldus

Praegu seisavad paljud organisatsioonid, nii äri- kui ka riiklikud, silmitsi üleminekuga paberist elektroonilisele dokumendihaldusele. Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt võimaldab parandada kontrolli dokumentide liikumise ja täitmise üle, lihtsustada ja kiirendada teabele juurdepääsu oluliselt ning sellest tulenevalt ka haldamise efektiivsust. See on oluline ettevõtluse jaoks ja mitte vähem oluline ka riigile.

Föderaalne sihtprogramm "Elektrooniline Venemaa" (2002-2010) kiideti heaks Venemaa Föderatsiooni valitsuse 28. jaanuari 2002. aasta määrusega nr 65.

Selle eesmärk on kujundada reguleeriv raamistik infotehnoloogia valdkonnas, info- ja telekommunikatsiooni infrastruktuuri arendamine, tingimused erinevate kasutajagruppide ühendamiseks avatud infosüsteemidega (sealhulgas Interneti kaudu), samuti tagada avaliku sektori tõhus suhtlus ametiasutused ja kohalikud omavalitsused koos kodanike ja äriüksustega infotehnoloogia laialdase kasutuselevõtu alusel. üks

Milline on elektrooniliste dokumentide (edaspidi ED) kasutamise praegune reguleeriv raamistik?

Sageli kuuleme, et see puudub üldse. See pole aga tõsi. Esiteks tuleb ED-le rakendada kõiki dokumendihalduse standardeid. Teiseks on terve organisatsiooniliste, õpetlike, metodoloogiliste juriidiliste dokumentide kompleks, millele saate elektrooniliste dokumentidega töötades tugineda.

Elektrooniliste dokumentide kasutamine toimub ennekõike vastavalt föderaalseadusele nr 20.02.95 nr 24-FZ "Teabe, informatiseerimise ja teabe kaitse kohta" ja Venemaa Föderatsiooni seadusele nr 23.09.92 nr. 3523-1 "Elektrooniliste arvutite ja andmebaaside programmide õiguskaitse kohta" (muudetud 12.24.02).

Elektrooniliste dokumentide loomise ja kasutamise õiguslik reguleerimine hõlmab nii elektrooniliste dokumentide kasutamist seaduse raames kui ka nende õigusliku tähtsuse (nende tõendamise kord - detailide koosseis ja rakendusmeetodid) ning kaitse moonutuste eest elektroonilise vahetuse protsess. Samuti kuuluvad regulatiivse regulatsiooni alla nende dokumentide originaalide, duplikaatide ja koopiate loomise ja kasutamise reeglid, nende edastamise, juurdepääsu, säilitamise jms nõuded.

Elektrooniliste dokumentide toimimist reguleerivad mitte ainult föderaalsed õigusaktid, vaid ka kogu riigis kehtivad Venemaa riikliku standardi regulatiivsed ja tehnilised dokumendid.

Riiklike standardite kompleks "Infotehnoloogia" reguleerib paljusid automatiseeritud süsteemide loomise, teabe kaitsmise ja elektrooniliste digitaalallkirjade kasutamise küsimusi (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94 jne).

Rosarkhivi valdkonnaülesed regulatiivsed dokumendid reguleerivad peamiselt elektrooniliste dokumentide arhiivihoidmise küsimusi.

Niisiis, organisatsioonide arhiivide põhireeglites (Moskva: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), mis kiideti heaks Rosarkhivi kollegiumi 06.02.02 otsusega, kehtestatakse elektrooniliste dokumentidega organisatsioonide arhiivide kord ja toimingute dokumenteerimise reeglid teostatakse elektrooniliste dokumentidega säilitamise ajal. Reeglitega on kaasas sellised dokumendivormid nagu ED-i raamatupidamisüksuse registreerimiskaart, ED-i migratsiooniakt ja ümberkirjutamine, ED-i vastuvõtmise ja kõrvaldamise register, ED-i üleviimise ja ümberkirjutamise register .

Kahjuks, kuigi need reeglid on eksperimentaalse iseloomuga, takistab see muidugi nende laialdast rakendamist.

Vaatamata sellele levitas teadusliku ja tehnilise teabe harukeskus VNIIDAD tarbijate soovil umbes 6000 eksemplari. Reeglitest. See annab tunnistust spetsialistide märkimisväärsest huvist ühtse metoodika vastu kontoritöö korraldamiseks erinevates organisatsioonides.

Enamasti lahendavad elektrooniliste dokumentide loomise ja kasutamise küsimused üksikud osakonnad ja organisatsioonid iseseisvalt. Föderaalsete asutuste eeskirjad, eriti need, kes on huvitatud dokumenteeritud teabe kiirest ja täpsest edastamisest, sätestavad võimalikud elektrooniliste dokumentide kasutamise juhtumid. Need on finantsasutuste, maksude, tolli jms aktid.

Näiteks on Venemaa Föderaalne Väärtpaberikomisjon (FCSM) heaks kiitnud: määrused, millega kehtestatakse FCSM-le elektroonilisi dokumente esitavate organisatsioonide toimimisjärjestus, ja ajutised nõuded magnetkandjatele ja mõnede dokumentide magnetvormis olevate tekstide vorming.

Praegu on föderaalsetes täitevorganites peamine kontoritöö juhend, mis reguleerib tööd dokumentidega traditsioonilises meedias ning määrab kindlaks tehnoloogilised nõuded kontoritöö ja dokumendivoo korraldamiseks automatiseeritud süsteemide abil.

Vastavalt Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreedi nr 477 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta" punktile 4 on välja töötatud metoodilised soovitused ametijuhendite väljatöötamiseks. töö föderaalsetes täitevorganites (edaspidi metoodilised soovitused). Nad kehtestavad üldnõuded toimimisele, haldustegevuse dokumenteerimisele ja föderaalsetes täitevorganites dokumentidega töö korraldamisele. Elektrooniliste dokumentidega töötamisel pakub erilist huvi metoodiliste soovituste punkt 3.6 "Elektrooniliste dokumentidega töötamise tunnused" 2. Sellega kehtestatakse osakondade elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise tingimustes elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise kord, samuti elektrooniliste sõnumite saatmise, vastuvõtmise ja registreerimise kord.

Metoodiliste soovituste põhjal töötavad föderaalorganid välja oma osakondade juhised ning muud regulatiivsed ja metoodilised dokumendid, mis reguleerivad juhtimise dokumentaalse toetamise protsesse (POU). Nende rakendamine aitab kaasa ühtse metoodilise aluse loomisele föderaalsetes täitevorganites kontoritööde läbiviimiseks.

Erilist tähelepanu pööratakse regulatiivsele ja metoodilisele raamistikule eelkooli automatiseeritud õppeasutuste (ASDOU) rakendamise etapis. Automatiseeritud süsteemi selge korra ja teabega töötamise reeglite kehtestamine on üks peamisi tegureid, mis tagavad eelkooli automatiseeritud haridussüsteemi eduka rakendamise ja selle täieliku kasutamise.

ASDOU rakendamisel kasutatud organisatsioonilised ja metoodilised dokumendid sisaldavad soovitusi:

süsteemi juurutamise ja kasutamise korraldamise kohta;

kliendisaitide installimise korra kohta;

dokumendivoo tehnoloogia optimeerimiseks;

tüüpilised klassifikaatorid.

Näiteks on Venemaa Pangal määrus, mis määrab:

iga töötajate rühma tehtud toimingute tüübid;

administraatorite volitused;

kasutajate toimingute kontrolli korraldamine, automaatse süsteemi juurdepääsufunktsioonide kasutajatele määramise protseduur;

infoväljade täitmise reeglid;

protseduurid süsteemi teabe terviklikkuse tagamiseks.

Seega võime järeldada: mida rohkem tutvustatakse koolieelsete lasteasutuste suuremahulisi ja multifunktsionaalseid automatiseerimissüsteeme, seda lähemalt uuritakse nende toimimise regulatiivse ja metoodilise toetamise küsimusi.

Millised kohalikud eeskirjad ja metoodilised dokumendid peaksid organisatsioonis kehtima, et tagada õiguslik alus elektroonilisele dokumendihaldusele? Loetleme need, mis peaksid kajastama elektrooniliste dokumentide loomist ja kasutamist:

organisatsiooni juhtkonna korraldused töötava infosüsteemi väljatöötamise ja vastuvõtmise kohta, mille raames tuleks läbi viia elektrooniline dokumendivoog, koos selle süsteemi ülesannete ja funktsioonide loendiga;

organisatsiooni juhtkonna korraldus elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu kohta, milles määratletakse ametnike volitused ning näidatakse, milliseid elektroonilisi dokumente ja millistel tingimustel peaksid töötajad kaalumiseks ja täitmiseks aktsepteerima;

elektrooniliselt vormistatud ja kasutatud dokumentide loetelu, sealhulgas eranditult elektroonilises vormis;

organisatsiooni asjaajamise nomenklatuur;

määrused organisatsiooni sisekorra kohta;

töötajate isikuandmete kaitse määrus;

juhised organisatsiooni kontoritööks;

elektrooniliste dokumentide vormide album, kus esitatakse nende ekraanivormid ja paberile trükitud vormid;

määrused organisatsiooni struktuuriliste jaotuste kohta;

töötajate ametijuhendid;

infosüsteemi kasutusjuhendid.

Siiski on dokumentide elektrooniliste vormide levitamisel ka piiranguid. Pealegi on välise dokumendivoo jaoks need palju rangemad kui sisemise dokumendivoo puhul. Need piirangud on seotud dokumentide registreerimise ja säilitamise nõuetega ning ei pruugi ilmneda kohe, vaid äri-, juhtimis-, teenindus- ja töösuhete valdkonnas tekkinud konfliktiolukordades haldus- või kohtumenetluste käigus.

Üldiselt võib iga valitsusväline organisatsioon iseseisvalt kehtestada oma nõuded paberimajandusele, eriti sisemise iseloomuga. Võimud ja riigiorganisatsioonid on selles osas kõrgemate ametkondade määrustega tugevalt piiratud. Kuid isegi eraettevõtted ja ettevõtted peaksid kaaluma mitmeid olulisi aspekte, mis on seotud nende tegevuse ja suhete dokumenteerimisega partneritega.

Esiteks on elektrooniliste vormide piirangud seotud vajadusega dokumente autentida. Valdava enamuse dokumentide peamine nõue on volitatud isiku käsitsi kirjutatud allkiri, mis lisaks tuleb mõnikord kinnitada organisatsiooni pitseriga. Ainult nende olemasolul saab dokumenti pidada originaalseks. See on peaaegu ületamatu takistus teatud tüüpi väljaminevate ja saabuvate dokumentide säilitamiseks ainult elektroonilises vormis, isegi kui need on allkirjastatud elektroonilise digitaalallkirjaga (EDS).

Käsitsi kirjutatud allkirja elektrooniliste analoogide tehnoloogiad on arenenud juba eelmise sajandi 70. aastatest alates, kuid elektroonilise allkirja autentsuse kontrollimine on olnud ja jääb keerukaks ja kulukaks protseduuriks. Raadiosagedust käsitlev seadus "Elektroonilise digitaalallkirja kohta" 3 pole seda palju lihtsustanud. Elektroonilise digitaalse allkirja (EDS) kasutamine dokumentide õigusliku jõu kinnitamiseks elektroonilises vormingus teabe töötlemisel on lubatud Art. Föderaalse seaduse "Informatsiooni, informatiseerimise ja teabekaitse kohta" artikkel 5.

Art. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 160 viitab ka "allkirja faksiimile paljundamise kasutamisele mehaanilise või muu kopeerimise, elektroonilise digitaalallkirja või muu käsitsi kirjutatud allkirja analoogi abil". Kasutamine "on lubatud seaduses, muudes õigusaktides või poolte kokkuleppel ettenähtud juhtudel ja viisil".

EDS-i kinnitamise tehnoloogiat (loomise ja kasutamise protseduuri) reguleerib föderaalne seadus nr 1-FZ 10.01.02 "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta". Seaduse sätete rakendamise mehhanismi pole aga veel silutud, seetõttu tekitab see praktikas suuri raskusi EDS-i rakendamisel. Lisaks on EDS veel pikka aega paljude inimeste, sealhulgas valitsusväliste organisatsioonide jaoks "kallis rõõm". Kuid peamine on see, et EDS on elektroonilise dokumendi lühiajaline nõue. Juriidilisest, menetluslikust ja tehnoloogilisest vaatenurgast võib EDS-i autentsuse kontrollimine osutuda problemaatiliseks, kui üldse reaalseks protseduuriks 5–10 aastat pärast allkirjastamist. Pikaajalise säilitamise EDS-iga olevate dokumentide autentsuse võib kohtus kahtluse alla seada või ümber lükata.

Praegu pole ühtegi õigusakti, mis keelaks pikaajaliste elektrooniliste dokumentide allkirjastamise EDS-i abil ilma nende duplikaadi paberil loomiseta. Selliste dokumentide olemasolu korral on aga konfliktsed olukorrad väliste organisatsioonidega vältimatud. Nad võivad loa leida kas kohtumäärustest või spetsiaalsetest õigusnormidest. Võimalik, et otsus soosib elektrooniliste dokumentide paberkoopiate (või spetsiaalselt kinnitatud koopiate) loomist pikaajalise EDS-i abil. Sellisel juhul tuleb kogu selleks ajaks kogutud elektrooniliste dokumentide kogum paberile tõlkida. Seetõttu peavad organisatsioonide juhid enne oluliste sissetulevate ja väljaminevate dokumentide säilitamise tellimist ainult elektroonilises vormis hoolikalt kaaluma plusse ja miinuseid.

Mis puutub lühikeste säilitustähtaegadega elektroonilistesse dokumentidesse, siis nende EDS-i abil autentimise kord on juba piisavalt silutud (näiteks pangandussektoris) ja see ei nõua dokumendi täiendavat dubleerimist paberil.

Veel üks formaalne takistus paberivabale kontoritööle üleminekul on mõnede seaduste nõue luua dokumendid spetsiaalsetel pabervormidel (tavaliselt vapimärkide või embleemidega). See nõue kehtib teatud tüüpi kohustuslike, finantsdokumentide, personalidokumentide, notariaalselt tõestatud dokumentide jne kohta. Enamiku riigile mittekuuluvate organisatsioonide dokumentide puhul pole selliseid rangeid nõudeid siiski olemas. Elektrooniliste dokumentide välise esitamise vormide juurutamiseks piisab kohalikust regulatiivaktist, mis on peamiselt sisemine. Samuti võib organisatsiooni juhtkonna otsusega teatud tüüpi sissetulevaid dokumente (näiteks kõrgemate organisatsioonide haldus- ja regulatiivdokumentide koopiad, teave ja ärikirjad) aktsepteerida kaalumiseks ja täitmiseks ainult elektroonilises vormis.

On mitmeid dokumente, mille sisu pole vaja allkirjaga kinnitada ega spetsiaalselt selleks ette nähtud vormidel koostada. Räägime informatiivse ja viitekirjeldusega dokumentidest: registreerimis- ja kontrollkaardid, registreerimispäevikud jne. Kõige sagedamini kinnitatakse nende vorm ja detailide koostis organisatsioonides endis juhtkonna korraldustega. Juba praegu on paljud organisatsioonid nende dokumentide säilitamise paberkandjal täielikult loobunud, omades mitmesuguseid dokumentaalseid infosüsteeme ja andmebaase.

Personalidokumentatsioon väärib erilist tähelepanu. Töökoodeksi artiklid elektroonilises vormis dokumentide kohta on nii ebamäärased, et võimaldavad tõlgendada otse vastupidiselt. Näiteks art. Koodeksi 86 eeldab, et "töötaja huve mõjutavate otsuste langetamisel ei ole tööandjal õigust tugineda töötaja isikuandmetele, mis on saadud üksnes nende automatiseeritud töötlemise või elektroonilise vastuvõtmise tulemusena". Seda sätet võib tõlgendada kui olulist piirangut personalidokumentatsiooni loomisel üksnes elektroonilisel kujul, sest enamikku neist dokumentidest saab ühel või teisel viisil kasutada "töötaja huve mõjutavate otsuste tegemisel". Samal ajal saab dokumente, mis vormistavad otsuste tegemise (personalitellimused ja töötajate isiklikud kontod), luua ja säilitada ainult elektroonilises vormis.

Töökoodeksi täpsustatud artikli teises tõlgenduses märgitakse, et see ei ütle üldse dokumentide kohta, eriti vajaduse kohta luua personali dokumentatsioon paberkandjal. Ja kuna personalidokumendid ringlevad sisemise töövoo raames, siis ei keela mõne õigusteadlase sõnul miski neid organisatsiooni infosüsteemide ja andmebaaside osana ainult elektroonilises vormis. Peamine on see, et organisatsioon saaks igal ajal tõestada oma elektrooniliste dokumentide autentsust ja muutumatust.

Põhimõtteliselt kehtib märgitud õigusnormide tõlgendus organisatsiooni mis tahes tüüpi sisedokumentide kohta. Kui need on kantud turvaliselt hallatavasse andmebaasi ja kui on olemas usaldusväärsed tagatised elektrooniliste dokumentide muutumatuse kohta, aktsepteerib iga kohus selle andmebaasi väljavõtet (paberkandjal) kirjaliku ja kohtuekspertiisi tõendina. Kogu probleem seisneb ainult sisemise elektroonilise dokumendihalduse õiges korralduses. 4

Seega on juhtimistegevuse dokumentaalse toetamise kaasaegne regulatiivne raamistik korrastamata. Objektiivselt selgitatakse seda olukorda järgmiste asjaoludega.

Peatükk 2. Elektroonilise dokumendihalduse juurutamise etapid

Ettevõtte tegevus (juhtimine, tootmine, majanduslik) on tihedalt seotud märkimisväärse hulga dokumentide töötlemise ja säilitamisega: juhtimine, aruandlus, informatiivne jne. Kaasaegsetes tingimustes on ettevõtte efektiivne juhtimine võimatu ilma dokumendivoo tõhusa haldamiseta. Sel põhjusel on ettevõtetes eriti oluline elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (edaspidi EDMS) kasutamine, mis võib märkimisväärselt vähendada ettevõtte aja- ja finantskulusid äriprotsesside korraldamisel ja dokumentide arhiivis hoidmisel, samuti arendada ja arendada. nende optimeerimiseks meetmeid hõlpsasti rakendada.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib saada tõhusaks juhtimisvahendiks mis tahes keskmisele või suurele ettevõttele, kui selle rakendamine toimub kompleksse meetmena, mis koosneb organisatsioonilistest, haldus- ja tehnilistest meetmetest ja mille eesmärk on eelkõige olemasolevate äriprotsesside optimeerimine ja läbipaistvuse suurendamine.

Kõigepealt tahaksin ära märkida põhjused, miks tuleks dokumentide voogu automatiseerida. Esiteks tuleb teavet töödelda võimalikult kiiresti ja tõhusalt, mõnikord pole infovood vähem olulised kui materiaalsed. Teiseks võib teabe kaotamine või valedesse kätesse sattumine olla väga kulukas. Samuti peaksite esile tooma mitmeid levinud probleeme nende organisatsioonide jaoks, kus dokumentidega töötamine toimub tavapärasel viisil:

dokumendid on kadunud;

koguneb palju dokumente, mille eesmärk ja allikad on ebaselged;

neis sisalduvad dokumendid ja teave satuvad valedesse kätesse;

palju tööaega kulutatakse soovitud dokumendi otsimisele ja temaatilise dokumendikogu moodustamisele;

ühest ja samast dokumendist luuakse mitu eksemplari - paberile ja dokumentide kopeerimisele kulutatakse palju raha;

palju aega kulutatakse dokumentide ettevalmistamisele ja kinnitamisele.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt võimaldab teil lahendada kõik need probleemid ja lisaks:

tagama kõigi osakondade hästi koordineeritud töö;

lihtsustada dokumentidega tööd, suurendada selle efektiivsust;

suurendab töötajate tootlikkust, vähendades dokumentide loomise, töötlemise ja otsimise aega;

suurendab teabele juurdepääsu tõhusust;

võimaldavad eristada töötajate juurdepääsu õigust teabele.

Rakendamisel tasub otsustada elektroonilise dokumendihaldussüsteemi üle. Süsteeme on erinevaid:

kontoriautomaatika ja dokumendihaldussüsteemid

töövoo juhtimissüsteemid

dokumendiarhiivide korraldamise ja haldamise süsteemid

elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Iga süsteem lahendab teatud klassi probleeme. Seega ei tohiks oodata kontoriautomaatikasüsteemi töövoogude täieõiguslikku suunamist.

Iga süsteemitootja sõnul on nende tooted kõige funktsionaalsemad, mugavamad ja tõhusamad. Sageli juhtub see nii - kliendil on väga konkreetne probleem, mille kuulamise järel tootja räägib oma süsteemist, mis selle ja kõik muud probleemid lahendab. Selle tulemusel kulutab klient raha (sageli palju) automatiseerimissüsteemi juurutamiseks ega saa seda, mida ta soovis. Selle kõige juures võiks tarkvaratoode olla tõesti hea, kuid algselt oli see mõeldud eri klassi probleemide lahendamiseks.

1) otsustada - probleemide lahendamine, milliseid soovite automatiseerimissüsteemi usaldada. Kui organisatsiooni töötajaskonnas pole spetsialiste, kes suudaksid soovitud süsteemi klassi iseseisvalt määrata, siis on parem otsida abi konsultandilt. Alustamiseks võite vaadata spetsialiseerunud ajakirjanduses ja mõnel Interneti-saidil avaldatud ülevaateid.

2) olles kindlaks määranud, millist klassisüsteemi peate otsima, uurige võimaluse korral kõiki ettepanekuid ja valige mitte ainult vajaliku funktsionaalsusega süsteem, vaid ka see, mida saab uute funktsioonide lisamisega veelgi laiendada.

3) pöörduge tehniku ​​poole. Süsteemi võimalused määrab paljuski tarkvara ja riistvara platvorm, millel süsteemi opereeritakse.

4) vali süsteem, mida on lihtne konfigureerida, laiendada ja laiendada (st tagab investeeringute kaitse), mida on lihtne kasutada, millel on ergonoomiline kasutajaliides.

5) kontrollige süsteemi toimimist. Tõenäoliselt on tootjal demoversioon või hindamislitsentsidega kohaletoimetamise võimalus - installige süsteem ise ja testige seda enne ostmist toimimas. Muide, mõned tootjad pakuvad hindamisperioodil tasuta tehnilist tuge.

6) pole vaja kohe osta võimsat kallist süsteemi. Organisatsiooni automatiseerimine võib toimuda järk-järgult - alguses saate juurutada lihtsa süsteemi, mida saab edasi arendada skaleerimise ja uute võimaluste lisamise teel.

Süsteemi juurutamiseks kuluv aeg sõltub paljudest teguritest. Loetleme peamised:

Süsteemiklass. Ühest sekretäri tööjaamast koosneva kontoriautomaatikasüsteemi juurutamine võtab aega nädala, mille jooksul koolitatakse sekretäri süsteemiga töötama. ERP klassisüsteemi kasutuselevõtt võib võtta terve aasta ja pole vajalik, et tööjaamade arv oleks suur.

Rakendatava süsteemi ulatus. Süsteemi juurutamise periood sõltub loomulikult AWP-de ja serverite arvust, kus süsteemi kasutatakse - kasutajad peavad olema koolitatud, tarkvara tuleb installida ja konfigureerida kõikidesse personaalarvutitesse ja serveritesse.

Süsteemi kohandatavus. Süsteemi kohandamine vastavalt kliendi nõudmistele (mõnikord kasutatakse terminit "kohandamine") on võimalik kahel viisil - programmi koodi seadistamise ja muutmisega. Kui süsteem kohaneb seadete muutmisega, on kohanemisprotsess kiirem.

Rakendusprotsess koosneb mitmest etapist. Peamised sammud on järgmised:

Ettevõtte organisatsioonilise struktuuri ülevaade, peamiste äriprotsesside, töövoogude kindlakstegemine ja dokumentide voo ametlik kirjeldus.

Dokumentide nomenklatuuri koostamine, teatmeteoste ja klassifikaatorite moodustamine, juhiste koostamine.

Süsteemi kohandamine uuringu etapis saadud teabe põhjal.

Tarkvara installimine ja konfigureerimine ning proovitöö.

Süsteemi lõplik häälestamine, võttes arvesse katse käigus tuvastatud puudusi.

Organisatsiooni personali koolitus.

Mõni neist etappidest võib kulgeda paralleelselt. Erilist tähelepanu tuleks pöörata personali koolituse protsessile, te ei tohiks selle pealt raha kokku hoida, kuna personali ettevalmistamatuse korral on isegi kõige täiuslikum süsteem, mis sobib ideaalselt teie organisatsiooni jaoks, ebaefektiivne.

Sõltuvalt eespool loetletud teguritest võib süsteemi rakendamine kesta üks kuni kaks nädalat kuni kuus kuud. Ettevõtte ressursside haldamise süsteemi juurutamine võib võtta aasta või rohkem.

Arvestades üksikasjalikumalt koolieelse lasteasutuse automatiseerimise korraldamise küsimust, tuleks esile tõsta järgmisi punkte:

Koolieelse lasteasutuse süsteemi automatiseerimise üle otsustamine organisatsioonis.

See koostatakse organisatsiooni juhi korraldusel, kus on ära näidatud koolieelse lasteasutuse automatiseerimise eest vastutav struktuuriüksus (ametnik), töö ajastus, määratud on vahekontrolli kuupäevad jne.

Tellimusele lisatakse koolieelse lasteasutuse automatiseerimise tegevuskava. Selline kava peaks näitama iga tegevuse algus- ja lõppkuupäeva.

AS-i DOI arendajate vahel avatud konkursi korraldamine (või AS-i DOI arendajate turu-uuringute läbiviimine, uuringu võib läbi viia nii iseseisvalt kui ka sõltumatu uuringufirma kokkuleppel - selleks võib olla spetsialiseerunud uurimisinstituut, konsultatsioonifirma jne. .) organisatsiooni määratlemise eesmärgil - süsteemi arendaja. viis

ASi DOI projekti tehniliste kirjelduste väljatöötamine (viib läbi arendusorganisatsioon organisatsiooni osalusel - ASi DOI klient). Avatud võistluse läbiviimisel esitavad organisatsioonid-võistlejad võistlustel osalemise taotlemisel tehniliste kirjelduste kavandid.

Koolieelse taime kujundamise ülesannete kooskõlastamine. Vajadusel - tehniliste kirjelduste kooskõlastamine riiklike järelevalveasutuste ja muude huvitatud organisatsioonidega. Igas organisatsioonis lähteülesannete kokkuleppimise tähtaeg ei tohiks ületada 15 päeva. 6

Kliendi ja arendaja vahelise lepingu sõlmimine AS-i koolieelse lasteasutuse kujundamiseks.

AS DOU disain. Tuumaelektrijaama loomise etapid ja etapp ning töö sisu on paika pandud „GOST 34.601-90 Infotehnoloogia. Automatiseeritud süsteemide standardite komplekt. Automatiseeritud süsteemid. Loomise etapid ".

AS DOU eksperimentaalne juurutamine organisatsioonis.

AS DOU täiustamine kliendi kommentaaride ja soovide olemasolul (teostab arendaja).

AS-i DOU aktsepteerimine tööle.

ASi DOU kasutuselevõtt.

Tegevuste läbiviimine organisatsiooni töötajate koolitamiseks tööle asutatud AS koolieelse lasteasutusega. Koolituse korraldamist viib läbi personaliosakond. Koolitust võivad läbi viia koolieelse lasteasutuse automatiseerimise eest vastutava kliendiorganisatsiooni struktuuriüksuse spetsialistid või lepingu alusel organisatsiooni esindajad - koolieelse lasteasutuse arendaja. Koolituse läbida vajavate töötajate nimekirjad esitavad struktuuriüksuste juhid (vastavalt ametijuhenditele) ja kinnitavad organisatsiooni juhid. Koolitusprotsess lõpeb tingimata sertifitseerimisega.

Peamised probleemid ja ülesanded, mis vajavad erilist tähelepanu ja mis on automaatikasüsteemide rakendamisel kõige olulisemad, on:

Võimalik vajadus muuta ettevõtte organisatsioonilist struktuuri. Uue, ilmselgelt tõhusama töövoo süsteemi kasutuselevõtt peaks muutma büroo struktuuri ja võib-olla globaalsemaid muudatusi, kui kasutusele võetav süsteem puudutab kogu ettevõtte juhtimissüsteemi automatiseerimist.

Vajadus muuta teabega töötamise tehnoloogiat ja arvestuse pidamise põhimõtteid. Tuleks tagada, et uuele süsteemile üleminekul ei toimuks katkestusi juhtimiseks ja tavapäraseks tootmisprotsessiks vajaliku teabe liikumises. Selline olukord on võimalik, kui mõnda infolinki ei vormistatud ja see ei jõudnud arendajate tähelepanu alla.

Töötajate töökoormuse ajutine suurenemine süsteemi juurutamise ajal. Ilmselt toimub rakendamise teatud etapis tööjõutoimingute teatav paralleelsus, mille tingib vajadus ühendada vanad ja uued infotöötlusmeetodid. Lisaks vajavad töötajad lisaks põhitööle jõupingutusi uue tehnoloogia valdamiseks, mille maht sõltub muudatuste ulatusest ning tarkvara- ja riistvaramooduli enda keerukusest.

Rakendusvaliku valik: iseseisvalt, spetsiaalsete üksuste loomise kaudu või arendajafirma kaasamise kaudu. Mõlemal variandil on oma plussid ja miinused ning igal konkreetsel juhul valitakse optimaalne lahendus, kuid kui on valikuvõimalusi, on ka probleem. Vaja on teema väga tõsist analüütilist uurimist.

Ettevõtte töötajate vastupanu ehk nn "inimfaktor". Toimub praktiliselt igasuguste muutuste korral organisatsioonis kui psühholoogiline nähtus. Lisaks on see omamoodi personali reaktsioon kõigile ülaltoodud probleemidele. See on üsna tõsine probleem, kuna tänapäevastes Venemaa ettevõtetes on vastupanu määra kvantitatiivselt ja kvalitatiivselt hindamiseks väga vähe võimalusi ja sellest tulenevalt pole selle ületamiseks nii palju töömeetodeid. Tavaliselt võib neid probleeme seostada kolme põhjusega:

tarkvara õppimise raskused,

ebapiisavalt arenenud personali koolitusprotsess,

piisav arusaam organisatsiooni äriteabe voogude korraldamisest enne tarkvara juurutamist.

Juhtimistegur (kõige olulisem). Selle teguri nõrga ilmingu korral rakendatakse süsteemi ainult mõnes jaotuses või ainult mõnel tasandil. Halvimal juhul ei rakendata seda üldse.

On ka objektiivseid tegureid, neid tuleks rakendamise kavandamise etapis arvesse võtta, vastasel juhul võivad need tulevikus ületamatuks muutuda. Need sisaldavad:

Struktuurilised muudatused organisatsioonis. Üheks raskesti ületatavaks faktoriks on pidevad struktuurimuutused organisatsioonis ja sellest tulenevalt äriprotsesside nõrk vormistamine.

Töövoo puudumine. Tõsine probleem on see, et kui suurel organisatsioonil puudub üldse vormistatud töövoog, siis tekivad selles pidevalt probleemid ja juhtkond ei saa alati aru, et nende allikaks on just vormistatud äriskeemi puudumine. Seetõttu ei mõtle juhid isegi elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtule.

Rakendamise alguse probleemsed ülesanded:

Elektroonilisele dokumendile õigusliku jõu andmine. Mida kaugemale, seda sagedamini saab seda probleemi lahendada tavalise organisatsioonilise ja tehnilise probleemina.

Suhtlemine välismaailmaga. Eelkõige puudutab see dokumentide vahetamist paralleelsete struktuuridega assotsieerunud organisatsioonides või osakondades, kellega "tihedat" tööd tehakse. Kõige sagedamini tuleb neilt saadud teave paberil.

Olemasolevate dokumentide üleviimine. Olemasolevate dokumentide paberilt elektroonilisele vormile ülemineku etapp on võib-olla üks ohtlikumaid. Kui seda pole hoolikalt planeeritud, võite sattuda probleemidesse, mis võivad kogu varasema töö eitada ja kogu projekti ebaõnnestuda.

Automaatse dokumendihaldussüsteemi juurutamise protsess võimaldab tõhusamalt korraldada organisatsiooni kontoritöö, infovoogude ja kommunikatsiooni allsüsteemi tõhusamat kohustuslikku diagnostikat projekti eel. Sellest võib olla mingit kasu ka siis, kui automatiseerimisotsust lõpuks ei tehta.

Personali vastupanu vältimiseks, mis, nagu näeme, on tõsine probleem, on vaja hoolikalt uurida ettevõtte ettevõttekultuuri ja seda, kuidas see mõjutab töö jaotust, infovoogude suunda ja dünaamikat.

Samuti ei tohiks rakendusprotseduuri järelevalvet teostada mitte ainult IT-osakonna juhi, vaid ka kõrgema juhtkonna tasandil, et ümberkujunduste kõrge prioriteet oleks selgelt väljendatud ja need oleksid süsteemsed, mõjutades nii võimalikult laia valikut tootmis- ja organisatsioonilisi protsesse.

Seega kaasnevad elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu praeguste etappidega mitmed probleemid, mis pole omakorda lahendamatud, vaid vastupidi, paljudes kirjandustes tuuakse välja konkreetsed soovitused, mis võimaldavad automatiseerida kontoritöö asjatundlikult ja minimaalsete kaotustega. Vaatamata olemasolevatele raskustele kasutatakse elektroonilist dokumendivoogu üha enam just seetõttu, et selle mõju ei mõõdeta ressursside otsese kokkuhoiu, vaid organisatsiooni töö kvaliteedi tõusuga. Äriettevõtete jaoks on see ellujäämistegur, osakondade ja riigistruktuuride jaoks on see võimalus riigi probleeme tõhusamalt lahendada, realiseerida operatiivse interaktsiooni võimalust erinevate õppeainetega ja osakondade vahel.

Peatükk 3. Elektroonilise kasutuselevõtu tõhususe hindamine

töövoog

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine on oluline samm iga ettevõtte konkurentsivõime suurendamisel. EDMSi kasutuselevõtt võimaldab ettevõtetel oluliselt lihtsustada dokumentide otsimise, neile juurdepääsu ja nende säilitamisega seotud probleeme ning selle tulemusena vältida paljusid probleeme, mis tekivad dokumendihalduse protsessis. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise tõhususe hindamine on kõige raskem vormistatav aspekt. Esiteks seetõttu, et see süsteem ei ole ühelt poolt teadlikult pakiline vajadus (nagu näiteks supermarketi kauplemissüsteem või rahvastikuregistri andmebaas) ja teiselt poolt nõuab see teatud kulusid rakendamiseks ja hooldamiseks.

Esiteks on EDMSi rakendamise peamised ülesanded:

dokumendivoogude tõhus haldamine ettevõttes;

dokumentide tsentraliseeritud säilitamine;

kontrolli suurendamine dokumentidega seotud tööde üle;

töötajate tootlikkuse suurendamine;

teabele juurdepääsu hõlbustamine juhtimisotsuste tegemiseks;

ettevõtte infoturve.

Mis kasu saavad ettevõtted töövoo automatiseerimisest?

Ettevõtte EDMSi rakendamine pakub organisatsioonidele kahte tüüpi eeliseid: taktikaline ja strateegiline.

1. EDMSi rakendamise taktikalised eelised on seotud peamiselt kulude vähendamisega. Neid on üsna lihtne tuvastada ja mõõta. Rahalisi eeliseid saab arvutada, arvutades, mitu füüsilist arhiivikappi saab eemaldada, kui palju põrandapinda vabastada, kui palju servereid, mis sageli hoiavad palju samade dokumentide koopiaid, saab vabastada.

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine annab organisatsioonidele järgmised taktikalised eelised:

Füüsiline ruumi vabastamine

Kopeerimiskulude vähendamine

Paberkandjal teabe edastamise kulude vähendamine

Ressursikulude vähendamine: inimesed ja seadmed

Vähendatud paberikulud

Suurenenud tootlikkus: kiirem töö lõpetamine, suurenenud üldine töökoormus, parem andmete / kirjete käsitlemine (õiguslikult siduvad dokumendid), võimalus teha uut tüüpi tööd või töötada erinevalt

2. EDHSi rakendamise strateegilised eelised hõlmavad eeliseid, mis on seotud peamiste äriprotsesside täiustamisega. Ja see on tingitud käibe või kasumi suurenemisest, kui me räägime äristruktuuridest, või töö, otsuste tegemise, teeninduse parandamisest, kui me räägime näiteks riigiasutustest. Oma olemuselt on neid eeliseid raskem mõõta.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt annab järgmised strateegilised eelised:

Kollektiivse dokumenditöö võimaluse tekkimine (mis on võimatu paberkontoritöö korral);

Dokumentide otsimise ja valiku märkimisväärne kiirendamine (erinevate atribuutide järgi);

Teabe turvalisuse suurendamine põhjusel, et töö EDMS-is registreerimata tööjaamast on võimatu ja igale EDMS-i kasutajale määratakse teabele juurdepääsemiseks oma volitused;

Dokumentide turvalisuse ja nende mugavuse parandamine, kuna neid hoitakse serveris elektrooniliselt;

Parem kontroll dokumentide täitmise üle.

Töövoo automatiseerimise peamine tulemus on dokumentidega töötamisel asjade kordategemine, äriprotsesside märkimisväärne optimeerimine, juhtimisotsuste tegemise aja lühendamine ja organisatsiooni kui terviku efektiivsuse tõstmine. Pärast EDMS-i rakendamist saab ettevõtte juhtkond efektiivse juhtimisvahendi, mis on vajalik ettevõtluse arendamiseks tänapäevastes tingimustes. 7

Kui süsteem on valitud õigesti ja juurutamisprotsess oli edukas, siis vähendades dokumentidega töötamise rutiinsete toimingute tegemise aega, saavad organisatsiooni töötajad oma tööaega tõhusamalt kasutada ja rohkem tööd teha. Komplekssed süsteemid võimaldavad teil optimeerida üksikute osakondade ja kogu organisatsiooni tegevust tervikuna. Paljud süsteemid pakuvad analüütilist teavet, mida kasutatakse paljude oluliste juhtimisotsuste langetamiseks.

Automaatikasüsteem pakub ka teisi, sama olulisi eeliseid. Need eelised ei ole alati ilmsed, kuid muidugi mõjutavad need ka organisatsiooni kui terviku efektiivsust - personali professionaalse väljaõppe tase tõuseb, töötajate ambitsioonid kasvavad, sisendatakse kaasaegsete infotehnoloogiate kasutamise kultuuri .

Nagu iga automatiseeritud süsteemi puhul, jaguneb EDMS-i mõju kaheks osaks: süsteemi rakendamise otsene mõju, mis on seotud materjalide kokkuhoiuga, töötajate tööajaga jne, ja kaudne mõju, mis on seotud organisatsiooni toimimine, mis annab EDMS-ile (juhtimise läbipaistvus, distsipliini täitmise kontroll, võime teadmisi koguda jne).

Teise tüübi mõju on üldiselt väga raske hinnata. See raskus ei seisne mitte selles, et seda on võimatu hinnata, vaid selles, et hinnang on alati asjatundlik ja sellise hinnangu saab väga lihtsalt kahtluse alla seada. Tegelikult ületab see mõju märkimisväärselt otsese kokkuhoiu, mis tuleneb EDMSi kasutuselevõtust kasutamata paberi kujul või tööjõukulude vähenemisest 8.

Püüame pakkuda skeemi EDMS-i rakendamise tõhususe arvutamiseks.

Alustuseks toome näite kulude arvutamise skeemist. Oletame, et teil on N töötajaga organisatsioon. Kõigepealt arvutame välja kõik süsteemi rakendamise kulud. Tutvustame mõned eeldused ja tähistused ning teeme kõige lihtsamad arvutused.

Ühe tarkvaralitsentsi maksumus L. Tavaliselt jääb see näitaja vahemikku 150–800 dollarit töökoha kohta ja sõltub suuresti ostetud litsentside arvust, st EDMS-i töökohtade arvust.

EDMSi rakendamiseks vajalike lisavarustuse (arvutid, printerid, skannerid jne) maksumus H. Väärtus, mis enamikul juhtudel on peaaegu N.-ga proportsionaalne. Sellist proportsionaalsust täheldatakse, kui elektrooniliste arhiivide jaoks pole vaja osta kallist eriseadet, näiteks tööstuslikke skannereid või suuri robotraamatukogusid. Kuvasuhe sõltub ilmselgelt seadmete praegusest tasemest. Oletame, et enne töö algust töötaja kohta on tänapäevastes tingimustes seadmete jaoks umbes 1500 dollarit (võetakse seadmete maksumus keskmises hinnaklassis). Puudujäägi suhe võib olla 10–40%, enamiku organisatsioonide puhul on see näitaja vaevalt kõrgem.

V süsteemi rakendamise töö maksumus. See väärtus ei ole proportsionaalne organisatsiooni suurusega, vaid on loomulikult sellest teatud sõltuvuses. Rakendamise maksumus sõltub suuresti sellest, kuidas rakendamine korraldatakse, kelle jõudude kaudu see mitmes etapis läbi viiakse. Kindluse lisamiseks võime eeldada, et rakenduskulud on võrdsed järgmise väärtusega:

V = M * W + M * W * F (N), kus:

M on rakendustööde tegemiseks vajalike inimkuude arv (tavaliselt 4–6 inimkuud),

W on 1 kuu töö keskmine maksumus (sealhulgas töö nõuete uurimisega, juurutusprojekti loomine, tarkvara täiustamine, installimine ja koolitus). Teine termin, sõltuvalt organisatsiooni suuruse tunnuste F-funktsioonist, toimib "parandusena", mis võimaldab teil arvestada probleemi suuruse komplitseeritusega organisatsiooni suuruse tõttu.

Teine kuluartikkel, mida tuleb arvesse võtta, on süsteemi haldus- ja hoolduskulud. Need võivad olla kuni 15-20% süsteemi maksumusest aastas.

Oleme arvesse võtnud peaaegu kõiki süsteemi juurutamise peamisi kulusid. Pöördugem nüüd „tulude poole“ poole.

Alustame otseste kulude kokkuhoiu hindamisest. Sisaldage see ainult sellise süsteemi juurutamisel kokku hoitud paberi ja töötaja säästetud aja maksumus. Need on püsikulud, seega arvutame kulud kuus, et seejärel tasuvusaega hinnata. Need kulud varieeruvad märkimisväärselt sõltuvalt organisatsiooni tegevuse tüübist ja arvutused on keskmiste hinnangute olemuselt oluliselt a priori.

Kuu jooksul tarbitava paberi maksimaalse maksumuse saab arvutada lähtuvalt ühe töötaja võimest lugeda ja omastada teatud arvu lehekülgi dokumente kuus. Lihtsa eksperimendi põhjal saate teada, et tööpäeva jooksul suudab üks keskmine töötaja lugeda mitte rohkem kui 100 masinakirjas kirjutatud dokumendilehte. Teisalt ei tohi ühe töötaja poolt tööpäeva jooksul loetud lehtede minimaalne maht olla väiksem kui üks täielik dokument, see tähendab 4-5 lehekülge, vastasel juhul ei tööta see töötaja dokumentidega, mis tähendab, et ta pole rakendamise seisukohast huvi. Levik on suur, nii et praktiliste arvutuste jaoks on parem hankida andmed kirjapaberi ostmise kohta oma raamatupidamisosakonnast. Kuid eeldame, et meie ligikaudse skeemi jaoks (eriti kuna see tegur ei ole selgelt oluline üldises tulude ja kulude bilansis), oletame, et ühe keskmise organisatsiooni ühel töötajal on päevas 25 lehekülge.

Kui P on ühe paberlehe maksumus koos trükitud teabega (koopiamasin, printimine), siis on igakuine paberikulu 21 * 25 * P * N.

Säästetud aja väärtust on veelgi keerulisem hinnata. Esiteks koosneb see järgmistest teguritest.

Säästke jõupingutusi, kasutades olemasolevaid dokumente.

Aja kokkuhoid vajalike dokumentide leidmiseks, korraldades dokumentide säilitamist ja tõhusaid teabe otsimise vahendeid.

Kõigi äriprotsesside kiirendamine tänu nende automatiseerimisele, vormistamisele ja esitusdistsipliini kontrollimisele.

Proovime need tegurid teisendada konkreetseteks hinnanguteks. Teeme asjatundlikke hinnanguid.

Kuna iga organisatsioon tegeleb pidevalt üksteisega üsna sarnaste ülesannete lahendamisega, on ilmne, et olemasolevate dokumentide taaskasutamise võimalus on väga reaalne. Kui teatud tüüpi dokumentide (lepingud, kirjad, kutsed) puhul on selline korduskasutus enamikus kohtades väljakujunenud tava, siis selliste dokumentide puhul nagu kaubanduslikud ettepanekud, analüütilised ülevaated, esialgsed mustandid või isegi lihtsalt kirjavahetus on kahjuks enamikul juhtudel taaskasutamise protsent on null ... Oletame, et üsna pikaajalises organisatsioonis on alati peaaegu iga dokumendi prototüüp. Kõige sagedamini on prototüübist võimalik võtta 20–30% (mitte teksti mahust, vaid vastavalt loomise tööjõukuludele), ülejäänu on üksikjuhtumi spetsiifika, mis nõuab läbimõtlemist ja otsuste tegemine. Seetõttu lähtume korduskasutuse määrast 25%. Kui eeldada, et iga töötaja kulutab uute dokumentide loomiseks umbes 30% oma tööajast (seda parameetrit pole kusagil mõõdetud, kuid autori arvates on see tõele piisavalt lähedal), siis on töötaja aja kokkuhoid kokku umbes 7,5% nende täistööajast.

EDMSi rakenduse pooldajad saavad hästi mõõta dokumendi otsimiseks aja kokkuhoidu. Reklaami eesmärgil nimetatakse numbreid kuni 30% töötaja tööajast. Tegelikult on see näitaja muidugi väiksem ja on kõige tõenäolisemalt vahemikus 5–10%. Võtame kindluseks 5%. Seega on nende kahe teguri kogutööjõu kokkuhoid umbes 12%.

Äriprotsesside kiirendamine on EDMSi rakendamise kõige ilmsem eelis. A priori on raske hinnata, kuid proovime mingisugust hinnangut anda. Paberkandjal dokumentidega toimetatakse kontor töötajatele tavaliselt kaks korda päevas. Seega, olenevalt heakskiiduloendist, võib dokument läbida eksemplare kolmest päevast kuuni või kauem. Mis tahes viivitused täitmisega ainult pikendavad seda perioodi. Üksikute dokumentide täitmisega viivitamise kontrollimine on võimatu ning üksiku töötaja juhtimisdistsipliini igakülgse kontrolli muudab keeruliseks tema tegevuse läbipaistvuse puudumine. EDMSi juurutamisel viiakse dokumendid järgmisse eksemplari kohe pärast täitmist. Kui mõni esitaja viivitab, näete nii viivituse aega kui ka esineja laadimist teiste teostega ja vastavalt sellele saate tegutseda. Seda arvesse võttes saab dokumendi, mis vormistatakse tavaliselt vähemalt kolm päeva, vormistada ühe või kahe päevaga ning mitmeastmelise kinnitamise ja kokkuleppe läbinud dokumentide täitmisaega saab mitu korda lühendada. Kulude kohta töötaja kohta S võib kokku hoida (0,1+0,3)* S* N... Kuid seda saab kontrollida ainult praktikas. Teisisõnu on see tööaja kokkuhoid veel 10–30%.

proovime näidatud näitajaid rakendada mõne ettevõtte tingimustes. Kõik allpool toodud arvud on meelevaldsed ja tegelikus elus võivad mitu korda erineda, kuid paljude reaalsete tüüpiliste juhtumite puhul võivad hinnangud olla üsna lähedased.

Oletame, et kaalume organisatsiooni, kus töötab 50 erineva ametnikuga ametnikku. Hinnakem kõigepealt rakendamise maksumus.

Oletame, et tarkvaralitsentsi maksumus töökoha kohta kindla mahuga L = 300 dollarit. Tarkvara maksumus on 15 000 dollarit.

Oletame, et peate seadmeid 20% võrra moderniseerima. Lisavarustuse maksumus on sel juhul ligikaudu

H = 0,2 * 1500 dollarit * 50 = 15 000 dollarit

Oletame, et organisatsioonil on oma töötajad, kes on võimelised süsteemi juurutamist korraldama, ja kõige keerulisemate probleemide lahendamiseks on vaja kaasata vaid konsultant. Selle klassi infosüsteemide rakendamise tüüpiline töömaht, nagu me juba ütlesime, on umbes viis inimkuu. Neist umbes kaks inimkuu on konsultandi töö, mis on kallim. Lisame veel kaks inimkuud, võttes arvesse organisatsiooni piisavalt suurt töötajate arvu. Tavalise agentuuri enda töötajate keskmine hind on umbes 400 dollarit kuus. Konsultandi maksumus sõltub teenuse tingimustest 2000–6000 dollarit kuus. Täpsuse mõttes oletame, et see on võrdne 5000 dollariga. Kokku saame prognoosi rakendustööde maksumuseks: umbes 12 000 dollarit.

Seega võib sellise süsteemi juurutamise kogukulu koos protsessi mõistliku korraldusega olla 42 000 dollarit. Toetuse maksumus on kahe aasta jooksul veel umbes 16 000 dollarit. Kahe aasta jooksul saame kulutusi 58 000 dollarit.

Hinnagem nüüd rakendamise otsest majanduslikku mõju.

Dokumentide paljundamise maksumuse määramiseks eeldame, et üks organisatsioonis trükitud leht maksab umbes 0,02 dollarit. Seejärel kulutab organisatsioon paberil umbes 525 dollarit kuus (vt ülaltoodud valemit).

Kõige eeldatavam tööjõu kokkuhoiu hinnang oli meie eelduste kohaselt umbes 20%. Tüüpilise osakonna ühe kuu keskmise töötaja kulude põhjal, mis on 400 dollarit, võib eeldada, et EDMSi rakendamine säästab 50 inimest * 400 dollarit * 0,2 = 4000 dollarit kuus.

Kogu rakendamise ja käitamise maksumus kahe aasta jooksul oli 58 000 dollarit.

EDMSi tasuvusaeg on alla kahe aasta.

See on päris hea näitaja.

Muidugi on ülaltoodud arvutused meelevaldsed. Esiteks võivad EDMS-i rakendamise kulud osutuda mitu korda kõrgemaks, sõltuvalt sellest, milline rakendamise vorm on valitud ja kui palju erinevad organisatsiooni nõuded süsteemis juba sisalduvatest võimalustest. Teiseks ei pruugi rakendamise efektiivsus nii ilmne olla, ehkki autori sõnul on 20-protsendiline kokkuhoid vaevaga üsna saavutatav väärtus organisatsiooni jaoks, kes töötab pidevalt dokumentidega. Tuleb meeles pidada, et kui organisatsioonis ei piisa dokumentidega töö mahust, et rääkida nii märkimisväärsest ressursside kokkuhoiust, siis on süsteemi nõuded palju lihtsamad, mis tähendab, et rakendamise, kaasajastamise kulud varustust jne palju madalam.

Seega annab elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess, kuna tuleb arvestada paljude teguritega. Majandusliku efekti määrab suuresti süsteemi ja rakendusprotsessi õige valik.

Meie arutluskäiku kokku võttes soovin veel kord juhtida ettevõtte juhtide, töötajate ja teiste spetsialistide tähelepanu järgmistele punktidele:

täna on vajalik automaatikasüsteemide kasutuselevõtt;

dokumendivoogude automatiseerimise süsteem annab reaalset kasu ja tegelikku majanduslikku mõju;

on väga oluline valida õige süsteem ja te ei tohiks rakendamisprotsessi pealt kokku hoida;

süsteemi maksumuse määrab eelkõige selle kuuluvus teatud klassi.

juurutusprotsessi kestus sõltub süsteemi keerukusest ja võib ulatuda nädalast aastani või kauem. üheksa

Järeldus

Juhtimistegevuse dokumentaalse toetamise kaasaegne reguleeriv raamistik on korrastamata. Objektiivselt selgitatakse seda olukorda järgmiste asjaoludega.

Erinevate omandivormide tekkimine muutis võimatuks laiendada kõigile organisatsioonidele dokumentidele esitatavaid nõudeid, mille traditsiooniliselt moodustasid riigiarhiiviorganid. Seega on välja töötatud "Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid", "Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks", samuti "Föderaalsete täitevorganite normatiivsete õigusaktide ettevalmistamise reeglid ja nende riiklik registreerimine "kehtib ainult riiklike organisatsioonide dokumentatsiooni kohta. Valitsusväliste organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentaalse toetuse reeglite järgimise jälgimine ei ole ühegi föderaalse organi ülesanne.

Laialdaselt välja töötatud äritegevus automatiseeritud kontorihaldussüsteemide (töövoog, haldusdokumentatsioon jne) kujundamiseks ja juurutamiseks viib dokumentaalsüsteemide ja nende ühildamatuse üha suurema eraldamiseni.

Mõnel juhul toetavad arvutipõhised kontorisüsteemid ebatäiuslikku (irratsionaalset) dokumentidega töötamise tava või kehtestavad oma korra, järgimata paberkontori tavapärase töö nõudeid. Mitte ükski Venemaa Föderatsiooni riigiorgan ei kooskõlasta ega kontrolli juhtimisdokumentatsiooni automatiseerimist. Täna:

pole seadusi, mis tõepoolest võrdsustaksid paber- ja elektroonilisi dokumente;

paberkandjal dokumentide tõlkimise kohta teistesse meediumitesse tõlkimise õigust pole õigust nende originaale hävitada.

Elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas kehtivad õigusaktid on arenguetapis. Riigi ebapiisava tähelepanu EDMS-i rakendamisele üks ilminguid on nõrk huvi seadusandliku ja regulatiivse raamistiku väljatöötamise vastu, mis võimaldaks laiemalt kasutada elektroonilisi dokumente ja kaasaegseid tehnoloogiaid.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu praeguste etappidega kaasnevad mitmed probleemid, mis pole omakorda lahendamatud, kuid vastupidi, paljudes kirjandustes tuuakse välja konkreetsed soovitused, mis võimaldavad kontoritööd asjatundlikult automatiseerida. minimaalsete kadudega. Vaatamata olemasolevatele raskustele kasutatakse elektroonilist dokumendivoogu üha enam just seetõttu, et selle mõju ei mõõdeta ressursside otsese kokkuhoiu, vaid organisatsiooni töö kvaliteedi tõusuga. Äriettevõtete jaoks on see ellujäämistegur, osakondade ja riigistruktuuride jaoks on see võimalus riigi probleeme tõhusamalt lahendada, realiseerida operatiivse interaktsiooni võimalust erinevate õppeainetega ja osakondade vahel.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess, kuna tuleb arvestada paljude teguritega. Majandusliku efekti määrab suuresti süsteemi ja rakendusprotsessi õige valik.

elektrooniline dokumendihaldussüsteem elektrooniline dokumendivoog ...

Tuleb märkida, et EDMS-i kasutuselevõtt ei ole imerohi ettevõtte kõigi probleemide lahendamiseks. Selle rakendamise peamine eesmärk on suurendada ettevõtte või organisatsiooni töövoo efektiivsust ja seega teatud määral ka nende töö efektiivsust tervikuna. Samuti on arvamusel, et EDMSi rakendamise peamine eesmärk on luua ettevõtte või organisatsiooni juhtimiseks ja toimimiseks tõhus keskkond.

Enne EDMS-i valimist on hädavajalik koostada loetelu ülesannetest, mis peaksid aitama selle rakendamist lahendada. Lisaks peate selle rakendamiseks välja töötama üksikasjaliku organisatsioonilise kava. EDMS-i edastamise ja rakendamise peaks läbi viima väline ettevõte, kellel on ettevõtte ees täielik õiguslik vastutus rakendusprojekti õnnestumise eest. Tarnijaettevõtte valikule ja EDMS-i rakendamisele tuleb läheneda väga hoolikalt, kuna pärast lepingu allkirjastamist, rahaliste vahendite maksmist ja EDMS-i juurutamise alustamist selle ettevõttega ei ole suhteid lihtne lõpetada, kui ettevõte ei vasta täielikult oma töö kvaliteedile. Tegelikult läheb vale töövõtja valimisel raha, aega ja närve raisku. Loomulikult on EDMS-i valimisel vaja hoolikalt uurida kõiki turul olevaid pakkumisi ja korraldada kindlasti pakkumine. Samuti on väga oluline arvestada, kas EDMS-i pakkujal on edukate rakenduste kogemus ja kuidas see vastab ettevõtte või organisatsiooni eripäradele.

EDMSi rakendamisel tuleb omakorda seista silmitsi järgmiste põhiprobleemidega, mille lahendamisest sõltub kogu rakendusprojekti edu:

• - enamikul juhtudel vajadus ettevõtte ulatusliku ümberkorraldamise järele;
• - äriprotsesside nõrk vormistamine ja ettevõtte standardite puudumine;
• - EDMS-i tuleks rakendada ja kasutada kogu ettevõttes (kõikjal, kus teavet luuakse, parandatakse ja salvestatakse), vastasel juhul on selle rakendamise edu minimaalne (kui üldse);
• - ettevõtte töötajate teatav vastupanu EDMSi kasutuselevõtmisele ("vastupanu muutustele"), mille põhjuseks on sageli soovimatus nende tegevuse mis tahes "läbipaistvuseks";
• - ettevõtte töötajate (sh madalama, keskmise ja ülemise astme juhtide) vajaliku ettevalmistuse puudumine EDMS-iga töötamiseks.

EDMSi rakendamine peaks toimuma järk-järgult, alustades töövoo kõige olulisemast lülist (hästi kirjeldatud ja arusaadav), mille automatiseerimine saab kiiresti positiivse efekti. EDMS-i juurutamise käigus on vaja tagada võime töötada nii uue kui ka vana tehnoloogiaga, et mitte segada ettevõtte igapäevaseid tegevusi. Väga olulist rolli mängib rakendusprojekti ettevõtte juhtkonna tegelik toetus (nn "esimese isiku tegur"). Sellise toetuse puudumisel (näiteks isegi kogu vajaliku teabe hankimise korraldamisel ettevõtte uuringu käigus) rakendatakse süsteemi parimal juhul ainult ettevõtte teatud üksustes (vaevalt võib oodata märgatavat investeeringutasuvus).

Reeglina hõlmab EDMSi juurutamine ettevõttes järgmisi põhietappe:

• - ettevõtte äriprotsesside, kasutatud seadmete ja tehnoloogiate seisundi põhjalik analüüs;
• - ettevõtte teabe- ja funktsionaalse mudeli väljatöötamine, äriprotsesside ümbertöötamine;
• - EDMSi rakendamiseks vajaliku riist- ja tarkvara konfiguratsiooni analüüs;
• - EDMS-i rakendamiseks vajalike riist- ja tarkvaravahendite valik ja tarnimine;
• - EDMS-i tarnimine ja paigaldamine;
• - EDMSi kohandamine ja kohandamine;
• - pärandsüsteemidest pärit andmete edastamine ja teisendamine;
• - süsteemihaldurite ja kasutajate koolitamine EDMS-iga töötamiseks;
• - testjuhtumi, programmi ja katsemetoodika ettevalmistamine, EDMSi täielik testimine;
• - disaini, tarkvara, tehnilise ja kasutaja dokumentatsiooni väljatöötamine;
• - EDMSi rakendamise lõpuleviimine, selle kasutusele võtmine;
• - EDMS-i tugi.

Praktilise osa eesmärk on ettevõtte üleminek elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile, mille jaoks on vaja täita järgmisi ülesandeid.

Esiteks on vaja organisatsiooni mudelit, see on esitatud joonisel fig. 2.1

Eeskujuks võetakse DocsVision EDMS. Madalate tootelitsentside hindadega on see ennast tõestanud hea funktsionaalsusega süsteemina. Peate selle EDMS-i arhitektuuri lahti võtma ja tegema vajalikud sätted ning tuvastama selle eelised ja puudused organisatsioonis rakendamisel.

Elektroonilise dokumendi ülesehitus

"DocsVisioni" dokument koosneb dokumendikaardist ja selle võimalikest väliste andmete allikatest. Dokumendikaart sisaldab standardsete detailide komplekti ja mitmeid täiendavaid üksikasju. Väline andmeallikas on üks või mitu täiendavate atribuutide tabelit. Sellise dokumendi tüüpiline näide on arve.

Kui dokumendil on alluvad dokumendid, luuakse igale alluvale dokumendile eraldi selle tüübile vastav kaart. Vanemdokumendi register on märgitud alluva dokumendi kaardil. Vanemdokumendi kaardi vaatamisel kuvab süsteem loendi kõigist alluvatest dokumentidest, millel on hüperlingid nende dokumentide kaartidele.

Joonis 3.2 - elektroonilise dokumendi mudel

Süsteemi installimise kohandamine. "DocsVision" installimiseks eraldatakse eraldi IP-aadress (tavaliselt on see ettevõtte arvuti LAN-i aadress) - installiprogramm palub teil selle sisestada.

DocsVisioni toimimiseks ei saa eraldada eraldi IP-aadressi, kuid sisestage installiprotsessi ajal IP-aadress 127.0.0.1, sellisel juhul saab DocsVisioni kutsuda arvutist, kuhu süsteem on installitud, kuid see pole võimalik helistamiseks teistest võrgu arvutitest. IP-aadress.

Hiljem, kui on vaja ühendada kasutajad teistest arvutitest DocsVisioniga, peate DocsVisioni veebisaidi konfiguratsioonis määrama süsteemis hostarvuti tegeliku IP-aadressi, välja arvatud 127.0.0.1, et võimaldada kasutajad teistest arvutitest, et helistada DocsVision.arvutitele tegeliku IP-aadressi järgi.

Süsteemi "DocsVision" installitud versiooni andmebaas sisaldab dokumentide, teatmeteoste ja äriprotsesside täidetud näiteid, et saaksite end süsteemi tööga kurssi viia.

Pärast seda, kui ajutisi koolitusfaile pole enam vaja, on vaja süsteemiandmebaasi failid, mis sisaldavad näiteid, sama failiga tühja andmebaasiga, mis neid näiteid ei sisalda, nii et installitud versioonis olevad näited ei segaks algsete üleslaaditud dokumentide ja teatmeteostega töötamine.

Keeruliste dokumentide vormide loomine. Samuti on elektrooniline dokumendihaldussüsteem loodud töötama keerukate dokumentide vormidega. Dokumendivoo töö parandamiseks koostatakse keerukad dokumendid, need lihtsustavad organisatsiooni mõlema üksuse tööd ja dokumendivoo üldist juhtimist ettevõttes. Kompleksdokumendid on dokumendid, mille puhul on vaja süsteemi sisestada suur hulk üksikasju; arvutab mõne detaili automaatselt teiste detailide väärtuste põhjal; looge suvalised prinditavad vormid, mis sisaldavad dokumendi üksikasju.

Loodud dokumendi väljund MS Wordis. DocsVision süsteem integreerub MS Office'iga, kuid kõige nõutum rakendus on MS Word.

Loodud dokumendi korrektse väljundi tagamiseks MS Wordis on vaja tagada, et MS Wordis dokumendis määratud vahelehed vastavad standarddokumendi kaardi väljadele ja dokumendiga seotud väliste andmeallikate väljadele.

Lihtsate dokumentide puhul, mis sisaldavad mitte rohkem kui ühte välist andmeallikat, tagatakse selline vastavus ilma programmi sätteid kasutamata, ainult MS Word-faili järjehoidjate nimede kaudu, mis peavad vastama dokumendikaardi standardsetele üksikasjadele.

Mitme välise andmeallika kasutamine dokumendis, meelevaldsete arvutatud avaldiste väljastamine MS Wordi dokumendis ja suvaliste järjehoidjate nimede kasutamine MS Wordi dokumendis nõuab programmiliste sätete kasutamist.

Iga välise andmeallika tabel ja alluvate dokumentide loend peavad vastama eraldi tabelile MS Wordi dokumendis.

Kui ühendust MS Wordiga pole konfigureeritud, genereerib süsteem selliste dokumentide väljastamisel vea.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise tõhususe arvutamine. Kõigepealt arvutame välja kõik süsteemi rakendamise kulud. Tutvustame mõned eeldused ja tähistused ning teeme kõige lihtsamad arvutused.

Ühe tarkvaralitsentsi maksumus. Selle EDMS-i litsents on 184 dollarit kasutaja kohta ja sõltub olulisel määral ostetud litsentside arvust, st töökohtade arvust EDMS-is. Meie puhul on töökohtade arv 38. Seega on rakendamise kulud järgmised: teisendame kõigepealt dollarid rubladeks, täna on dollari kurss 31,30 rubla, seejärel korrutame ühe litsentsi maksumuse administratiivtöötajate arvuga 5759,2 * 38 = 218 849,6 RUB

EDMS-i rakendamiseks vajalike lisavarustuse (arvutid, printerid, skannerid jne) maksumus. Summa on enamasti proportsionaalne töökohtade arvuga.

CJSC "Syrkombinat Tikhoretskiy" käsutuses on kõik vajalikud vahendid EDMS-i rakendamiseks, seega ei teki lisakulusid, mis on rakendamise ajal väga oluline.

Süsteemi rakendamise töö maksumus. See väärtus ei ole proportsionaalne organisatsiooni suurusega, vaid on loomulikult sellest teatud sõltuvuses. Rakendamise maksumus sõltub suuresti sellest, kuidas rakendamine korraldatakse, kelle jõudude kaudu see mitmes etapis läbi viiakse.

Ettevõttel on oma töötajad, kes suudavad süsteemi juurutamist korraldada, ja kõige keerukamate probleemide lahendamiseks on vaja kaasata ainult konsultant. Selle klassi infosüsteemide rakendamise tüüpiline töömaht on tavaliselt umbes 5 inimest. Neist umbes 2 inimest on konsultandi töö, mis on kallim, kaks veel, arvestades organisatsiooni piisavalt suurt töötajate arvu. Tavalise agentuuri enda töötajate keskmine maksumus on umbes 15 000 rubla. kuus. Konsultandi maksumus, olenevalt teenuste osutamise tingimustest, on 50 000 kuni 150 000 rubla. kuus. Täpsuse mõttes oletame, et see on võrdne 100 000 rubla. Kokku saame prognoosi rakendustööde maksumusest:

X = a * b + c * d, (1)

kus X on rakendustööde maksumus;

a on töötajate arv;

b - korraliste töötajate palk kuus;

c - palgatud töötajate arv;

d - palgatud töötajate palk

5 * 15 000 + 2 * 100 000 = 275 000 rubla.

Seega võivad sellise süsteemi juurutamise kogukulud protsessi mõistliku korralduse korral olla:

X = a + b + c, (2)

kus X on rakendamise kogukulu;

a on rakendamise maksumus;

b - personalikulud;

c - saatekulu.

218 849,6 +275 000+ 200 000 = 693 849,6 rubla. Toetuse maksumus on umbes 200 000 rubla rohkem. Tuleb märkida, et see arv on nii suure organisatsiooni jaoks üsna väike.

Mõju hindamine. Alustame otseste kulude kokkuhoiu hindamisest. Sisaldage see ainult sellise süsteemi juurutamisel kokku hoitud paberi ja töötaja säästetud aja maksumus. Need on püsikulud, seega arvutame kulud kuus, et seejärel tasuvusaega hinnata.

Kuu jooksul tarbitava paberi maksimaalse maksumuse saab arvutada lähtuvalt ühe töötaja võimest lugeda ja omastada dokumentide lehtede arvu kuus. Katse põhjal saab teada, et tööpäeva jooksul suudab üks keskmine töötaja lugeda mitte rohkem kui 100 masinakirjalehte. Teisest küljest ei tohi minimaalne lehtede maht, mida töötaja tööpäeva jooksul loeb, olla väiksem kui 4-5 lehekülge, vastasel juhul ei tööta see töötaja dokumentidega, mis tähendab, et ta ei paku huvi EDMSi rakendamine. Levik on suur, kuid ligikaudse skeemi korral eeldame, et keskmises organisatsioonis on töötaja kohta 30 lehte päevas.

Kui P on ühe trükitud teabega paberilehe maksumus (koopiamasin, printimine), on paberi igakuised kulud järgmised:

X = a * b * c, (3)

kus X on paberi igakuine maksumus;

a - tööpäevade arv kuus;

b on lehtede tarbimine päevas;

c - ühe lehe maksumus (umbes 0,5).

21 * 30 * c. Oletame, et üks organisatsioonis trükitud leht maksab umbes 0,5 rubla. Siis:

Paberi maksumus = 21 * 30 * 0,5 * 38 = 11 970 rubla. kuus.

Säästetud aja väärtust on raskem hinnata. Esiteks koosneb see järgmistest teguritest:

Säästke jõupingutusi, kasutades olemasolevaid dokumente.

Aja kokkuhoid vajalike dokumentide leidmiseks, korraldades dokumentide säilitamist ja tõhusaid teabe otsimise vahendeid.

Kõigi äriprotsesside kiirendamine tänu nende automatiseerimisele, vormistamisele ja esitusdistsipliini kontrollimisele.

Proovime need tegurid teisendada konkreetseteks hinnanguteks.

Kuna iga organisatsioon tegeleb pidevalt üksteisega üsna sarnaste ülesannete lahendamisega, on ilmne, et olemasolevate dokumentide taaskasutamise võimalus on väga reaalne. Kui teatud tüüpi dokumentide (lepingud, kirjad, kutsed) puhul on selline korduskasutus enamikus kohtades väljakujunenud tava, siis selliste dokumentide puhul nagu kaubanduslikud ettepanekud, analüütilised ülevaated, esialgsed mustandid või isegi lihtsalt kirjavahetus on kahjuks enamikul juhtudel on null ...

Lähtudes asjaolust, et peaaegu kõigi üsna pikaajaliste organisatsioonide dokumentide jaoks on olemas prototüüp. Kõige sagedamini on prototüübist võimalik võtta 20–30% (mitte teksti mahust, vaid vastavalt loomise tööjõukuludele), ülejäänu on üksikjuhtumi spetsiifika, mis nõuab läbimõtlemist ja otsuste tegemine. Seetõttu lähtume korduskasutuse määrast 25%. Kui eeldada, et iga töötaja kulutab uute dokumentide loomiseks umbes 30% oma tööajast (seda parameetrit pole kuskil mõõdetud, kuid minu arvates on see tõele üsna lähedal), siis on töötaja aja kokkuhoid kokku umbes 7,5% (0, 25 * 0,30) kogu nende tööajast.

Säästke aega dokumendi otsimisel. Reklaami eesmärgil nimetatakse numbreid kuni 30% töötaja tööajast. Tegelikult on see näitaja muidugi väiksem ja on kõige tõenäolisemalt vahemikus 5–10%. Täpsuse saamiseks võtame 5,5%. Seega on nende kahe teguri kogutööaja kokkuhoid umbes 13% (7,5% + 5,5%).

Äriprotsesside kiirendamine on EDMSi rakendamise kõige ilmsem eelis. Paberkandjal dokumentidega toimetatakse kontor töötajatele tavaliselt kaks korda päevas. Seega, olenevalt heakskiiduloendist, võib dokument läbida eksemplare kolmest päevast kuuni või kauem. Mis tahes viivitused täitmisega ainult pikendavad seda perioodi. Üksikute dokumentide täitmisega viivitamise kontrollimine on võimatu ning üksiku töötaja juhtimisdistsipliini igakülgse kontrolli muudab keeruliseks tema tegevuse läbipaistvuse puudumine. EDMSi juurutamisel viiakse dokumendid järgmisse eksemplari kohe pärast täitmist. Kui mõni esitaja viivitab, näete nii viivituse aega kui ka esineja laadimist teiste teostega ja vastavalt sellele saate tegutseda. Seda arvesse võttes saab dokumendi, mis vormistatakse tavaliselt vähemalt kolm päeva, vormistada ühe või kahe päevaga ning mitmeastmelise kinnitamise ja kokkuleppe läbinud dokumentide täitmisaega saab mitu korda lühendada. Teisisõnu on see tööaja kokkuhoid veel 10–30%.

Seega oli kõige pessimistlikum hinnang tööjõu kokkuhoiule umbes 20%.

Ülaltoodud arvutuse abil saab puudused hõlpsasti tuvastada. Esiteks võivad EDMS-i rakendamise kulud osutuda mitu korda kõrgemaks, sõltuvalt sellest, milline rakendamise vorm on valitud ja kui palju erinevad organisatsiooni nõuded süsteemis juba sisalduvatest võimalustest. Teiseks ei pruugi rakendamise efektiivsus olla nii ilmne, kuigi 20% kokkuhoiu pingutus on organisatsiooniga, mis töötab pidevalt dokumentidega, üsna saavutatav väärtus.

EDMSi rakendamise probleemid. Üks neist tüüpilised vead, mis on pühendatud elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul, on nende ebapiisav väljatöötamine, mis omakorda viib süsteemi ebaefektiivse toimimiseni. Väga sageli peab ettevõtte juhtkond dokumendivoo korraldamise küsimusi tähtsusetuks, mis ei vääri erilist tähelepanu, kuid lõpuks saavad just need "pisiasjad" ettevõtte äriprotsesside tõhususe parandamisel määravaks. Juhtkonna vähene huvi projekti vastu võib põhjustada asjaolu, et rakendamist võib väga kaua edasi lükata.

Teine levinud takistus on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide loomise viis. Ekspertide sõnul määrab IT-osakonna ettevõtte ulatusega EDMS-i iseseisev väljatöötamine organisatsiooni eelnevalt pikaks muutmisprotsessiks ja lisaks sellele muudab kogu projekti sõltuvaks süsteemi arendajatest.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamise järgmistes etappides on võimalik veel mitu raskust. Nende hulgas on organisatsioonisiseselt ettevõtteväliste dokumentide ebapiisav väljatöötamine ja juhtkonna poolne vähene tähelepanu lõppkasutajate koolitamise küsimustele.

Automaatse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu mõju koosneb kahest põhiosast:

Esimesse rühma mõjudesse kuuluvad:

• 1) kulude kokkuhoid (tänu odavamale tehnoloogiale elektrooniliste dokumentide töötlemiseks): kulumaterjalide (paber), seadmete (paljundusseadmed jne), paberkandjal teabe edastamise jaoks; paberdokumentide säilitamine (sealhulgas ruumi füüsiline vabastamine);
• 2) töötajate tööaja kokkuhoid:
  • - andmete käsitsi töötlemine ja teenuse funktsioonide täitmine (edastamine, kopeerimine jne);
  • - dokumentide läbivaatamise eest;
  • - otsida vajalikke dokumente; dokumentide taaskasutamiseks.

Mõjude teise rühma (loendamatud) kuuluvad:

• 1) dokumentide läbivaatamise ja teenuste osutamise kiirendamine on seotud otsuste tegemise õigeaegsuse ja tõhususega juhul, kui olukord sõltub dokumendis sisalduvast teabest. Kollektiivse töö protsessid dokumentidega (kooskõlastamine ja kinnitamine jne) on märkimisväärselt kiirendatud;
• 2) töövoogudega seotud äriprotsesside optimeerimine, nende läbipaistvuse suurendamine ja kontrolli parandamine organisatsiooni kõigi infovoogude ja protsesside üle. Kaasaegsed tehnoloogiad võimaldavad kogu dokumentidega töötamise protsessi tsentraliseeritud jälgimist, tulemusdistsipliini jälgimist, kontrolli tulemuste süstematiseerimist ja analüüsimist ning seeläbi probleemide tuvastamist ja juhtimissüsteemi täiustamiseks meetmete võtmist;
• 3) töö kvaliteedi parandamine teabega, võime teha uut tüüpi tööviise või -viise. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtuga muutub kasutajatele kättesaadavaks laiem dokumenditeabe ulatus, suureneb nõudlus otsuseid mõjutavate andmete järele, mis omakorda viib organisatsiooni töö paranemiseni;
• 4) ühtse inforuumi moodustamine hajutatud organisatsioonide skaalal. Kaasaegne dokumendihaldussüsteem peaks lahendama inimeste (näiteks filiaalide või tütarettevõtete töötajate) geograafilise kauguse probleemi ja tagama nende ühise töö võimaluse ühtse infrastruktuuri raames;
• 5) areng ärikultuuri kasutamine stimuleerib kaasaegsed tehnoloogiad töötajate meeskonnatöö ning nende pakutavate teabe- ja suhtlusvõimaluste jaoks.

Mõiste "elektrooniline dokumendihaldussüsteem" uurimine aitab eristada sõltuvalt kontoritöö probleemide lahendamise omadustest ja meetoditest "elektroonilisi dokumenteerimissüsteeme", "elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme", "ettevõtte elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme".

Töös läbi viidud automatiseeritud süsteemide analüüs võimaldas sõnastada peamised kriteeriumid kõige tõhusama automatiseeritud süsteemi valimiseks, mis lahendaks enamiku kontoritöö ülesannetest. Need kriteeriumid hõlmavad järgmist: süsteemi funktsionaalsuse kriteeriumid, isiklike seadete võimalus, mitmekülgsus tehnilised omadused, rakendamise lihtsus, kriteerium hinnapoliitika süsteemid, ohutuse ja kasutamise lihtsuse kriteerium.

On arvutatud EDMSi rakendamise efektiivsus simuleeritud ettevõttes. Niisiis

Seega ei ületa süsteemi tasuvusaeg isegi pessimistlike prognooside korral kahte aastat.

EDMSi juurutamine ettevõttes aitab lahendada varem punktis 2.4 määratletud kontoritöö probleeme.