Töötajate haldamise dokumentatsiooni parandamine

Zinakova O.S.

Federal Riigi eelarve haridusasutus kõrgema professionaalse hariduse "Orlovsky State Institute of Arts ja Kultuur"

oGIIK.. infokaf@ rambler..ru

Dokumentatsiooni toetus ühe juhtimisfunktsioonide komponentidena esineb kõigis ettevõtte juhtimissüsteemides, sealhulgas personalijuhtimissüsteemis. Dou Dou on tegevuste haru, mis annab ametlike dokumentidega töö dokumenteerimine ja korraldamine. Peamine eesmärk parandada DOA on kehtestada ühtsed põhimõtted töötamise dokumendid kõigil tasanditel juhtimise korraldamine dokumentide haldamise, vähendades arvu ja parandada dokumentide kvaliteedi, luues tingimused tõhusa tehniliste vahendite ja tehnoloogiate tõhusaks kohaldamiseks Kollektsioneerimine, töötlemine, liikumine, teabe analüüs, juhtimisseadmete toimimise parandamine.

Personalijuhtimine tänu oma spetsiifilisuse tõttu, eelkõige kaasamine olulise arvu osaliste juhtimise protsessis, teatavat koolituse järjestuse, vastuvõtmise ja rakendamise juhtimisotsuste järjestust, lõpuks kaalutavate tegevuste hoolikat reguleerimist vajab mõlemat dokumentatsiooni ja asjaomases dokumendis juhtimises. Personali dokumentatsiooni toetus sisaldab täielikku tsüklit - loomist (dokumentatsioon), dokumentide töötlemine ja liikumine organisatsioonis alates ajast, mil nad on loodud personaliteenistuse töötajate poolt või vastuvõtmise lõpetamisele või edastamiseks teistele üksustele. Personalijuhtimise iga üksused arenevad, koostab ja käivitab dokumentatsiooni vastavalt selle funktsionaalsele eesmärgile, mille kord määratakse kindlaks sise-eeskirjade, eeskirjade ja juhiste alusel.

Töötajate juhtimise personalijuhtimissüsteemi omadused hõlmavad:

1) märkimisväärse arvu ühendi elementide olemasolu, mis on omavahel ühendatud andmete edastamise kanalite teabekanalite poolt;

2) ühtse süsteemi ühise eesmärgi olemasolu kogu süsteemi ja erasektori eesmärkide jaoks mis tahes taseme süsteemi jaoks, mille suhtes kohaldatakse ühist eesmärki;

3) eraldamine süsteemi mis tahes taseme üksikute elementide eesmärgid ja ülesanded, mille suhtes kohaldatakse eesmärke ja ülesandeid kontrollisüsteemi selle taseme ..

Vene televisiooni ja ringhäälinguvõrgu Bryansk oma tegevusi juhindub põhiseadusest Venemaa FöderatsioonVene Föderatsiooni, Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrused ja muud regulatiivsed õigusaktid Venemaa Föderatsiooni valitsuse korralduste, Venemaa Föderatsiooni presidendi, Venemaa Föderatsiooni tsiviil-, töö- ja pensionikoodid, ettevõtete tellimused, Ettevõttes välja töötatud eeskirjad, juhised ja sätted.

Vene televisiooni- ja ringhäälinguvõrgus G. Bryanski personal viib läbi personali teenindus. Institutsioonide juhtimine Unitaarses ettevõttes Vene televisioonis ja ringhäälinguvõrgus hõlmab töölevõtmise, valiku korraldamist, personali vastuvõttu, oma ärihindamist, karjäärinõustamist ja kohandamist, koolitust, oma ettevõtte karjääri juhtimist ja tööjõu professionaalset edendamist, tööjõu, konfliktide ja stressijuhtimise korraldamist , Organisatsiooni sotsiaalse arengu tagamine, personali värbamine jne. See hõlmab organisatsiooni juhi suhtlemise küsimusi tööhõiveteenistuste, personali turvalisuse juhtimisega. Vastavalt tööõigusaktid määrus töösuhe Vene televisiooni- ja ringhäälinguvõrgustik teostatakse töötajate ja kollektiivlepingute, kokkulepete ja töölepingute sõlmimise, muutuste ja täienduste arvelt. Ettevõtte Vene televisiooni ja ringhäälinguvõrgu personali juhtimise peamised juhised on:

Vene Föderatsiooni tööministeeriumi otsus 14. märtsil 1997 N 12 "töökohtade sertifitseerimise kohta töötingimustes";

Vene Föderatsiooni tervishoiu- ja sotsiaalse arengu ministeeriumi korraldus 31. august 2007 N 569 "töölepingute sõlmimise korra kinnitamisel töötingimustes";

Kommentaar Venemaa tervise- ja sotsiaalse arengu ministeeriumi korraldust 31. augustil 2007 N 569 "töölepingute sõlmimise korra kinnitamisel töötingimustes töötingimustes";

Regulatiivdokumendid on ettevõttes kättesaadavad ettevõttes, mis reguleerivad ettevõtte juhtimise dokumentatsiooni toetust.

Dou Reed, see ilmnes dokumentide analüüsimisel, et vananenud juhised "Vene Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade tüüpilised juhised: Venemaa Justiitsministeeriumi registreerimine 05. augustist 1993 nr 321, kasutage vananenud juhiseid Vene televisiooni- ja ringhäälinguvõrgus. 2013. aasta paberitööde õigsuse kontrollimine näitas, et riigiduuma Sätete rikkumisel teostati 25 dokumenti, GOST R. 6. 30 - 2003. Näiteks tehti provintsi töötaja jaoks range noomituse, kuid ei olnud Allkiri (tuttav) dokumendi ametnik, ka sellele dokumendile ei lisatud selgitav. Seda peetakse kunsti rikkumiseks. 1131 Riigi sätted All-Vene dokumentatsioonitoetuse standard (GOSDOU).

Töötajate töötajate automatiseerimiseks on kõige tavalisem lahendus üksikute töökohtade automatiseerimiseks (AWP): sekretär, juht, raamatupidaja või assistent juht. Selle lähenemisviisi peamine puudus on rakendatud protseduuride automatiseerimise funktsionaalse teabevahetuse puudumine bürooprotseduuride automatiseerimisega.

Enne ettevõtte, püüdes luua tõhusa keskkonnatöötlemise keskkond juhtimise kvaliteedi parandamiseks, on kaks tõsist ülesannet:

1) iga töö parandamine dokumenditeabe koostamise ja töötlemise kohta, luues ettevõtte jaoks mehhanismi (DOU).

2) õige automaatika strateegia valimine.

Esimese ülesande lahendamiseks on vaja juhtida GOSTi reguleerivate dokumentide, FZ olemasolevaid sätteid:

1. Uus GOST R 7,0 -2013 "SIBID. Office'i töö ja arhiivitegevus. Tingimused ja mõisted"
2. GOST R6.30-2003. Unified Dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded paberitöödele.
3. Riigi süsteemi dokumentatsiooni juhtimissüsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste jaoks.
4. OK 011-93 "All-Vene juhtimisdokumentide klassifikaator"

Office'i töötamise mudeli juhendis on võimatu põhineda, on vaja luua oma juhendamisjuhiseid, võttes arvesse dokumentide haldamise eripära.

Teise ülesande lahendamiseks on oluline pöörata tähelepanu erinevate Dow automatiseerimise ettevõtete pakutavatele tehnoloogiatele. Selle ettevõtte jaoks on kõige sobivam automatiseeritud dokumendihaldussüsteem "juhtum", "raamide" moodul, kuna tegemist on dokumentide operatiivse otsuse tegemise ja tõhusate vahendite teostamise vahendile, kes tegelevad nii traditsiooniline ja elektrooniline dokumendihaldus.

Seega mis tahes ettevõtte jaoks on juhtimisdokumentatsiooni toetuse pidev täiustamine väga oluline, kuna see mõjutab personalipoliitika kvaliteeti, personalijuhtimist.

Kasutatud allikate loetelu:

1. GOST R 7,0-2013 "SIBID. Arendus- ja arhiivitegevus. Tingimused ja mõisted" (heakskiidetud Rosstandardi korraldusega alates 10/17/2013 nr 1185).
2. Bobyleva M. Organisatsiooni dokumentide tõendamine: kaasaegsed lähenemisviisid / M. Bobyleva // Finants ajaleht. - 2012. - № 16. - P. 20-28.
3. Gorbenko M. Me reguleerime teie personali töökoda / M. Gorbenko // Povrovik. Personalibüroo töö. - 2014. - № 10 - C.12-16.
4. Larin M. Dokumentatsiooni toetamise probleemid kaasaegsed tingimused / M. Larin // Achdi "Majandus ja elu". - 2012. - № 31. - lk. 6-11.
5. Novikova TM Tähtsus personali töötlus Organisatsiooni / TM tegevusvaldkonnas Novikova // Haldamine inimese potentsiaali. - 2013. - № 8. - Lk.23-26.

Föderaalne hariduse agentuur

Belgorod riiklik ülikool

Dokumendi uuringute osakond

Väitekiri

Kaasaegsed dokumentatsiooni toetamise juhtimise probleemid ja viisid nende lahendamiseks Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroos

student Day Department 5 Course Group 070404

Gordienko Evgenia Alexandrovich

Teadusnõunik:

k.I.N., Domeeriaja professor

Shapovalova S.P.

Ülevaataja:

ajalooteaduste arst, professor

Moshkin A.N.

Belgorod 2009.

Sissejuhatus

Peatükk 1. Dokumentatsiooni toetamine juhtkonnale kaasaegses etapis

§One. Dokumentatsiooni haldamise korraldamine

§2. Kaasaegsed dokumentatsiooni juhtimise probleemid

Peatükk 2. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo dokumentatsioonisüsteem

§One. Belgorodi piirkonna UFS-i dokumentaalse toetuse korraldamine

§3. Olemasolevad dokumendid toetavad probleeme Belgorodi piirkonnas UFRS-is ja nende lahendamise viisid

Järeldus

Bibliograafiline nimekiri

Rakendused

Sissejuhatus

Tähtsus Lõpetamise uuring on see, et meie ajaga küllastunud infotehnoloogiaga on uued nõuded nende loomise, ringluse ja ladustamise eest vastutavate dokumentide ja teenuste jaoks. Kaasaegsed arvutisüsteemid võimaldavad mitte ainult dokumendi kiiresti ja kvalitatiivselt korraldada, vaid pakub ka erinevaid aruandekohustust, jälgides dokumentide täitmist, nende edastamist telekommunikatsioonikanalite kaudu, operatiivsalvestatud ja vajaliku teabe otsimist. Paljud paberi töövoo funktsioonid saab täielikult automatiseerida, mis võimaldab suurendada otsustusprotsessi ja seega juhtimise tõhusust.

Tuleb meeles pidada, et üleminek uutele tehnoloogiatele nõuab asjakohast õiguslikku ja reguleerivat raamistikku, arhiivide säilitamise süsteemi hästi läbimõeldud süsteemi, kvalifitseeritud esinejate ja juhtide, kes suudavad katta kogu seotud probleeme. Kõige arenenumad tehnoloogiad ilma nende tingimusteta ei too oodata tulemust.

Lisaks kaotab mõningate probleemide lahendamise ühiskonna informaatimise protsess USA-le uuele - eelnevalt tundmatuid võimalusi konfidentsiaalsele teabele lubamatuks juurdepääsuks, samuti suurte väärtuslike andmete kaotuse tõenäosus seadmete rikke tõttu, viiruse rünnak või kvalifitseerimata kasutaja toimingud. Sellega seoses on see, et uued nõuded esitatakse tänapäeval võrdselt juhtidele ja dokumentide ettevalmistamise ja läbimise eest vastutava personali ning kõigi võimalike probleemide analüüsi ja nende lahendamise viiside analüüsi tundub väga oluline ja asjakohane.

Eesmärk Lõpetamise töö on selgitada kaasaegse kontori töö peamised probleemid ja nende lahendamise võimaluste väljatöötamine.

Ülesanded Enne lõpetamise töö:

Anda käesolevas etapis iseloomuliku dokumentatsiooni juhtimise;

Analüüsida juhtimisdokumentide teenuste funktsioone ja ülesandeid;

Tuvastada kaasaegseid dokumentatsiooni juhtimise probleeme;

Analüüsida dokumentatsiooni toetuse korraldamist juhtimise juhtimise juhtimise föderaalse registreerimise teenuse Belgorodi piirkonnas;

Objekt Lõpetamise uuringud on dokumentatsiooni juhtimise korraldamine.

Teema Lõpetamise töö oli dokumentatsiooni juhtimise probleemide läbivaatamine Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse kontori näitel.

Allikabaas. Lõputöö lähtebaas koosneb kaasaegse dokumentatsiooni juhtimise korraldamise reguleerivatest õigusaktidest. Föderaalse õigusaktide käesolevas dokumendis esitati sellistele õigusaktidele: "Riikliku süsteemi dokumendihaldussüsteemi. Põhisätted. Dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste üldnõuded "," Föderaalsete täitevorganite tollijuhtimise näidise juhised "," organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab säilitusaega, "riigi statistika komitee resolutsioon Venemaa alates 05/2004 nr 1 "heakskiidul ühtse vormide esmase raamatupidamise dokumentatsiooni töörajapidamise ja selle makse," GOST R 6.30-2003 "ühtse dokumentatsiooni süsteemid. Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded paberimajandustele, "GOST 51141-98" Tollitootmise ja arhiivide mõiste "Tingimused ja mõisted"; Radrudi järjekord 10. detsember 2004 nr 47 "dokumentide vormide heakskiitmise kohta" jne.

Teise peatüki puhul koguti Belgorodi piirkonna UFRS-i viite- ja regulatiivse dokumentatsiooni läbinud tööpraktika käigus, selle korralduse dokumentatsioon ja selle dokumendid viidi läbi.

Belgorodi piirkonna UFRSi osakonna dokumentatsiooni osana uurimise käigus tegime läbi institutsiooni töötajate ülevaatuse olemasolevate dokumentide ja lahenduste tuvastamiseks nende lahendustele. Küsimustiku lõpus saadi 43 täidetud küsimustikku asjakohaste kaubamärkide ja dokumentidega. Saadud vastuste analüüs võimaldab hetkel määrata organisatsioonile dokumentaalfilmi toetuse seisundi ja seda peetakse teise peatüki teises lõigus.

Historiograafia uuringud. Siseriiklike spetsialistide avaldatud tööde seas on Office'i töös, on võimalik märkida v.e teoseid. Balasanyan, M.P. Bobüül, M.V. Larina, G.Yu. MaxiMovich ja mitmed teised. Enamasti kaaluvad nad kodumaise kontori töö praegust olukorda ja selle arendamise tee infotehnoloogiad. Osa autoritest kuuluvad Nõukogude perioodile (näiteks Miyaev) ja puudutab üksnes küsimusi dokumentide töö toetamiseks institutsioonide tööle, teine \u200b\u200bosa autoritest vastupidi, keskendunud kaasaegsete tehnoloogiate küsimustele ja elektroonilise kasutuselevõtmise küsimustele. Dokumendihaldussüsteemid (La Doronina, VK Salin jt). Üldiselt võimaldavad need ja teised autorid omadused nii riigi kaasaegse traditsioonilise büroo töö ja selle ümberkujunduste kontekstis universaalse informatsiooni ja automatiseerimise töövoogude. T.V-ga töös Kuznetsova "Tollitootmine. Dokumentatsiooni turvalisuse juhtimine "Nõuded nende ettevalmistamisele, paberimajandusele ja tööle hiljemalt õigusloome- ja regulatiivsetest õigusaktide, sealhulgas föderaalseaduse alusel Venemaa Föderatsiooni kodanike kodanike kaalumise menetluse kohta" 02.05. 2006. aasta ja FZ "teabe-, infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta" 27. juuli 2006, föderaalse täitevorganite töö mudelireeglid (2005) ja "DETACTION TOOTMISE JUHTIMISE JUHTIMISE ..." (2006). Personali dokumentidega töötamise tunnused eraldati erilisele peatükile, võttes arvesse föderaalse õiguse 30.06.2006 ja föderaalse õiguse "isikuandmete" isikuandmete kohta "muudatusi ja täiendusi" Isikuandmete kohta ". Allikas on mõeldud ameti- ja personaliteenuste töötajatele, institutsioonide, ettevõtete ja ettevõtete juhtidele ning kõigile eriala dokumentatsiooni ja dokumentatsiooni juhtimise üliõpilastele. Töö YU.M. Mikhailov "valitsusväliste organisatsioonide tolliamenetlus" on üks esimesi kodumaiseid väljaandeid, milles kirjeldatakse üksikasjalikult ettevõtte töökoja korraldamist riikliku standardi GOST R ISO 15489-1-2007 "dokumendihalduse raames. Käsiraamatu materjali suhtes toetatakse dokumentatsiooni juhtimise tegelikku praktikat. Lisaks siseriikliku standardi "dokumendihalduse" kasutuselevõtu praktilisele kommentaarile sisaldab käsiraamat kontoritöö juhendi eeskujulik tekst mitteriiklikele ettevõtetele ja üksikutele ettevõtjatele. Tekstiga avaldatakse rohkem kui 50 taotlust: kõige olulisemate juhtimisdokumentide täiustatud vormid, nende sisu ettevalmistamise soovitused - lühidalt, kõik on väikese äriühingu juhtumi õiguse ja kiire korra jaoks. Üksikettevõtja. Käsiraamatu ettevalmistamisel võeti arvesse ka VNIIDADi metoodilistes soovitustes sisalduvaid ettekirjutusi (2007).

Lõputöö ettevalmistamisel kasutati internetis allikaid ja väljaandeid ja elektroonilise dokumendihalduse rolli dokumentatsiooni juhtimise protsessis. Siin on märgitud "Consulting Group" Termics "(http://www.termika.ru)," Doconline: sõltumatu portaal Sed "(http://www.doc-online.ru/nalytics/) ja" EOS: elektroonilised kontori süsteemid "(http://www.eos.ru/).

Praktiline tähtsus See diplomiteos on see, et analüüsides kõiki dokumenteerimisjuhtimisega seotud praeguse aja ja ohtude probleeme, on võimalik töötada välja meetmed, et ületada või ennetada ja seeläbi suurendada kodumaiste ettevõtete ja institutsioonide tõhusust. Seoses UFRS Belgorodi piirkonnas, praktiline tähtsus lõpetamistöö oli avalduse uurimise ameti töö organisatsiooni ja arengu praktilised soovitused Selle dokumentatsiooni toetamise parandamine, võttes arvesse UFRS-i spetsialistide soove Belgorodi piirkonnas.

Töö struktuur See koosneb sissejuhatusest, kahest peatükist, järeldust, bibliograafilist nimekirja ja rakendusi.

Peatükk 1. Dokumentatsiooni toetamine juhtkonnale kaasaegses etapis

§One. Dokumentatsiooni haldamise korraldamine

Dokumentatsiooni haldamine - dokumentatsiooni- ja juhtimisdokumentatsiooni korraldamise tegevused institutsiooni, organisatsiooni ja ettevõtluse ülesannete rakendamise protsessis.

Kooskõlas riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteemi nõuete kohaselt peaks jkaasaegsetes ettevõtetes teostama spetsiaalse teenistuse - juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse (edaspidi "Dou") Selline teenus tegutseb ettevõttes sõltumatu struktuuriüksusena, mida juhib Teenuse juht ja alluvad otse ettevõtte juhile. Ettevõtete arv personali kuni 100 töötajat ja suhteliselt väikese koguse dokumendihalduse, on lubatud kehtestada kohustusi Dow ühele täistööajaga töötajatele.

Dow Service ametisse nimetamine on korraldada, korraldada ja parandades ettevõtte juhtkonnale dokumentaalse toetuse süsteemi ühtse tehnilise poliitika alusel ja kaasaegsete tehniliste vahendite rakendamist dokumentidega töötamises. Samal ajal peamised ülesanded Dou Service on:

SISSEJUHATUS Ettevõtte ühekordse menetluse käsutuses dokumentidega vastavalt GSDO ja teistele regulatiivsetele ja metoodilistele ja organisatsioonilistele ja regulatiivsetele dokumentidele;

Dokumentide korraldamise metoodiliste suuniste rakendamine ettevõtte struktuurilistes rajoonides;

Tõhusa kontrolli tagamise tagamine dokumentidega töötamiseks töötamise korra järgimise üle;

Ettevõtte ametnike vormide ja töömeetodite parandamine dokumentidega.

Eristage järgmised Dow Services:

1. Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimine. See hõlmab sekretariaati (vastuvõtt, ministri sekretariaat, ministrite sekretariaat, ministrite sekretariaat, kolleegiumi, protokolli juhatuse sekretariaat), inspektsiooni ministeeriumis (ameti juhataja), amet (valitsemisala kirjavahetuse büroo, raamatupidamise ja registreerimise büroo , Ekspeditsioon, kirjutusmasinad, teletpe jne), kirjade jaotus (kaebused), tööministeerium dokumentidega töö parandamise ja tehniliste vahendite kasutuselevõtuga, keskharidus;

2. ON riigiettevõtted (ühendused) teadusuuringute, disaini, disaini organisatsioonide ja arvutustekeskuste, ülikoolide ja teiste organisatsioonide - dokumentatsiooni osakonna toetamise juhtimise või kontori osakond. Nende koosseisu kui reeglina kuuluvad: raamatupidamise ja registreerimise ja registreerimise, dokumentide parandamine, dokumentide parandamine ja tehniliste vahendite kasutuselevõtt, kirjade arvestamine (kaebused), sekretariaat, ekspeditsioon, kirjutusministeerium, arhiiv;

3. Ühenduste ja probleemide korral määratakse Dou teenuse koosseis ja struktuur organisatsiooni juhtkond;

4. ühisettevõtetes (organisatsioonid) - juhatus; aktsiaseltsides - konverentsil; ühistud - Üldkoosolek ühistu liikmed;

5. Organisatsioonides, kus ei ole Dow, struktuurilistes rajoonides, teostab dokumentidega tööd peasekretär (inspektor) või muud spetsiaalselt määratud isikud, sekretär-referent.

Dou teenuse peamised eesmärgid on dokumentatsiooni juhtimise töö organisatsioon, juhtimine, koordineerimine, kontrollimine ja rakendamine. Dow teenus lahendab järgmised ülesanded:

Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamine.

Ühtse dokumentatsiooni korraldamine, dokumentide töökorraldus, otsingumootorite ehitamine, teostamise kontroll ja dokumentide koostamine osakondade (keskse) arhiivile üleandmiseks vastavalt kehtivatele standarditele.

Dokumentide haldamise vähendamine dokumentide vormide arv.

Reguleerivate ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine dokumentatsiooni toetamise parandamisele organisatsioonis (ministeerium) ja alluva süsteemi.

Progressiivsete tehnoloogiate arendamine ja rakendamine juhtkonnale dokumentatsiooni toetamiseks, mis põhineb arvutus- ja organisatsiooniliste tehnikate kohaldamisel. Dow teenused peavad olema varustatud spetsialistide sobiva kõrgema ja keskharidusega.

Dou'i teenus teostab järgmisi funktsioone:

Arendus-, rakendamise ja säilitamise tabelis ja albumid ühtse vormi organisatsioonide organisatsioonide, muutes muutusi;

Ekspeditsioonitöötlemine, dokumentide registreerimine ja raamatupidamise ja viide;

Dokumentide läbivaatamise korraldamine ja ettevalmistamine, dokumentide registreerimise õigsuse jälgimine allkirjastamiseks haldamisega;

Määrus, üldistus ja teavitamine suuniste edusammude ja tulemuste kohta dokumentide täitmise;

Organisatsiooni äriametite arendamine, ärinomenklatuuri säilitamise ja operatiivkasutuse arendamine;

Masinate tootmise korraldamine, kopeerimine; Dokumentide kujundamine;

Kodanike avalduste töökorraldus;

Järelevalve töö dokumentidega struktuurilistes osakondades, vormide parandamine ja töömeetodid;

Kohaletoimetamise kontroll, arhiivi korraldamine;

Kohtumiste ja nõustamise läbiviimine, mis tõstab töötajate kvalifikatsiooni töötajate ja arhiivide teenuse;

Töökohtade korraldamine, AWP, Dou teenuse töötajate töötingimused.

Dow-teenuse töötajate tegevust reguleerivad ametijuhendid, mis on välja töötatud, võttes arvesse GHSD riigikoodeksi riigikoodeksi nõudeid ja kinnitatakse organisatsiooni juht.

Tegevus Dow Service reguleerivad ja pakuvad regulatiivseid ja metoodilisi dokumente, riigi ja tööstuse standardeid.

Niisiis, dokumentatsiooniteenuste personali töökorraldus sisaldab järgmiste küsimuste otsust - dokumentatsiooniteenuse selge organisatsiooniline ehitamine, dokumentidega töökorralduse kõige ratsionaalsema vorm.

Dokumentide arvu struktuuri määrav peamine tegur on selles töötavate töötajate regulatiivne arv. Institutsioone saab jagada sõltuvalt kolme peamise vormi töövoost (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud) ja HDC-de kategooriasse:

Dou-kontseptsioon hõlmab mitte ainult organisatsioonilisi ja haldusdokumente (millega traditsiooniline bürootöö peamiselt tegeleb), kuid kõik dokumendid, mis on organisatsioonis kuidagi kasutatud - teaduslik ja tehniline, disain, disain jne. See kehtib ka põhimõtteliselt uute dokumentide liikide kohta, mis on määratletud kui "teabevahendid" - registrid, registrid, andmebaasid ja andmepangad, veebisaitide jne. Kaasaegsetes tingimustes peab kõigi selliste dokumentatsioonitegevuse järjekord ja neile juurdepääsu tingimused olema ühtsed. Juhtkonna otsus tehakse mitte ainult haldusdokumendi põhjal, see tähendab analüüsi kogu võimaliku teabe analüüsi küsimuse põhjendatuse kohta. Laiem ring sellise teabe kättesaadavaks juhile reaalajas, seda suurem tõenäosus eduka lahenduse probleemile.

Teiseks on selle peamine omadus võrreldes büroo tööga seotud - see hõlmab tõhusamate infotehnoloogiate kasutamist. Dou Dou süsteemi, kui reegel, kohalike ja korporatiivsete arvutivõrkude kaasatud dokumendid luuakse, võetakse arvesse ja töödelda kasutades arvuti. Vastavalt kuulsa Vene spetsialist direktor Vniidas M. Larina, mõiste Dow iseloomustab "üleminekuperioodi etapp traditsioonilise büroo töö dokumentatsiooni haldamise", mida ta mõistab "täieõigusliku juhtimisfunktsiooni". Teisisõnu, väljavaade, mis ühendab dokumentatsiooni ja juhtimise ülesandeid, on sellisena reserveeritud.

Sellises olukorras on väga oluline eristada üleminekute kahest küljest uutele tehnoloogiatele Dou - tehnilised ja organisatsioonilised. Esimene neist hõlmab arvutiprogrammide väljatöötamist või omandamist, arvutite ostmist ja paigaldamist, võrgukommunikatsiooni paigaldamist jne. Täna on infotehnoloogia jõudnud sellisele arengutasemele, milles see juhtumi pool ei põhjusta olulisi probleeme . Konkreetne otsus määratakse kindlaks ainult organisatsiooni finantsvõimega. Ei ole raske leida ettevõtet, mis annab vajaliku tööriistakomplekti vastavalt kliendi soovidele ja olemasoleva summa koguse piires.

Üleminek uutele tehnoloogiatele nõuab asjakohast õiguslikku ja reguleerivat raamistikku, arhiivide säilitamise süsteemi hästi läbimõeldud süsteemi, kvalifitseeritud esinejate ja (see on ehk peamine asi) juhid, kes suudavad katta kogu seotud probleeme. Kõige arenenumad tehnoloogiad ilma nende tingimusteta ei too oodata tulemust. Mõtle mõlema poole probleemi üksikasjalikumalt.

Praegu olemasolev automatiseeritud süsteemid Dow saab jagada kolme klassi või taset. Esimese taseme süsteemi (neid saab määratleda kui automatiseeritud paberhaldussüsteemidena), ei kohaldata selliste dokumentide suhtes, vaid saatedokumentidega, mis esindavad sissetulevate ja väljaminevate dokumentide, registreerimiskaartide jms elektroonilist analoogi, seda Automaatika tase Dow riigiasutused võib kaaluda möödas. Paberi dokumendihaldussüsteemid tegutsevad mitmetes osakondades, kuid nende piirangud on juba selgelt tunnustatud ja nende ajakohastamise küsimus tõstetakse. Organisatsioonid, kes ühel ajal ei rakendata selliseid süsteeme tänapäeva tingimustes, püüavad nad kokku leppida ja alustada neid kohe teisel tasemel.

Teise taseme peamine omadus on iga süsteemi dokumendi täieliku elektroonilise versiooni olemasolu, mis võimaldab teil teostada täisteksti oma sisu otsimise, edastada dokumendi organisatsiooni kohalikule süsteemile, samuti Vahetage dokumente väliste (ülemuse või alluvate) organisatsioonidega ettevõtte võrgustiku kaudu või tavalise e-kirja kaudu. Sellistel süsteemidel on rikkalikud otsinguvõimalused ja vahendid teabe kättesaadavuse eristamiseks, hõlmavad sageli skaneerimis- ja tekstide tunnustamise allsüsteeme (paberdokumentide elektrooniliste versioonide loomiseks). Sellel tasemel on süsteemi abiandmebaaside integreerimine integreerida, mille teavet kasutatakse juhtimise tegevused. Võime hallata dokumendi voolu oma abiga suureneda järsult, kuid nende maksumus on üsna kõrge - sadade järjekord ja isegi tuhanded dollarit iga töökoha jaoks.

Õigusjõudude elektrooniliste dokumentide vajutamine võimaldab loobuda paberist "Twins" ja liikuda täielikult elektroonilisele dokumendile voolule, kus väljatrükk on säilinud, siis ainult elektroonilise originaali paberi koopiana piiratud ulatusega. Sellest voolab see edasi teisele nõuetele: kuna algne dokument on üksnes elektroonilisel kujul, on vaja pöörata võrdset tähelepanu kõigisse oma elutsükli etappidesse, sealhulgas mitte ainult loomist ja kaebust, vaid ka järgnevat arhiivide säilitamist.

Hoolimata rikkalikust võimalusest, on kõikidel sellistel süsteemidel mitmeid olulisi piiranguid, mis võimaldavad neil neid ühendada ühes klassis. Esiteks tegutsevad nad sõnade täieliku tähenduses mitte elektrooniliste dokumentidega, vaid paberdokumentide elektrooniliste koopiatega. Paralleelselt on organisatsioonidel endiselt paberkandjal originaale, õigusjõud, et allkirjad ja väljatrükid on neile lisatud. See on need traditsioonilised dokumendid, mille suhtes kohaldatakse kohustuslikku arhiivide säilitamist, samas kui nende elektroonilisi versioone kasutatakse ja jäävad ainult praktilise mugavuse kaalutlustele. Sel põhjusel nii tarkvara kui ka sellistes süsteemides kasutatavad tehnilised lahendused keskenduvad halvasti teabe autentsuse tõendamisele ja selle pikaajalise arhiivivarustuse tõendamisele.

Sageli märkustes süsteemide saate vastata fraasid tüübi "Süsteem toetab täielikku elutsükli dokumendi organisatsioonis: alates selle esmast registreerimisest mahakandmine juhul." Vahepeal nagu on teada, "mahakandmine puhul" täielik elutsükkel ei ole sugugi piiratud. Selle asjaolu ignoreerides paljud süsteemid võimaldavad teil säilitada juurdepääsu ainult dokumendi sisule, kuid mitte selle kontekstile - kaasasolev teave, mis võimaldab teil kindlaks määrata dokumendi loomise asjaolud või selle kviitung väljastpoolt, \\ t Selle läbipääsu tee juhtudel jne, rääkides, asjaolu, et arendajate keeles nimetatakse "elektrooniliseks arhiiviks", ei ole professionaalsest seisukohast arhiiv. Regulatiivsed nõuded arhiiviüksuse korraldamiseks, kui see on loodud reeglina, ei võeta arvesse.

Nii vene keeles kui ka SRÜ turul pakutakse nüüd suurt valikut tarkvara, et luua teise taseme süsteemi. Mõned neist on kujundanud kuulsad vene või ühisfirmad omaette. Kõige kuulsamad ja populaarsemad seas on "Case" süsteem (arendaja - CJSC elektroonilised kontori süsteemid) ja Eufrates (ettevõtte kognitiivsete tehnoloogiate arendus ").

Kuid selliste süsteemide käitamise käigus jõuavad paljud kasutajad järeldusele, et nende originaalsus on pigem miinus kui pluss: mõned ettevõtte tooted minu tootes muutub oma pantvangiks. Kõik sellise süsteemi parandused, täpsustamine ja moderniseerimine Lisaks selle ettevõtte spetsialistidele ei saa rakendada. Juhul, kui äriühing mingil põhjusel kaotab eksisteerida või kaotada juhtivate arendajate autorid, jäävad kõik rakendatud süsteem ilma tehnilise toeta ja nende parandamine ja ühtlustamine homse nõuetega muutub võimatuks.

Nende kaalutluste põhjal eelistavad paljud organisatsioonid tegeleda lääneettevõtete kaubanduslike toodete põhjal loodud süsteemidega, mis keskenduvad paljudele kasutajatele ja seetõttu on sunnitud olema palju avatumad. Sellised tooted on kohandatavad tarkvara kompleksid - võimsad vahendid konkreetsete klientide taotluste kiireks loomiseks konkreetse kliendi taotluste jaoks. Selleks on vaja ka erialaseid teadmisi, kuid selliste süsteemide spetsialistid leiavad palju lihtsamaks. Reeglina pakuvad sellise kava teenused "System Integrators" nimega ettevõtetele. Võimalus valida mitmete integraatorite vahel (ja isegi siis, kui rakendused on sobivad raamid, luues või rafineerivad rakendused), eksisteerivad kasutajate silmis, isegi selline ilmne eelis kodumaiste arengute võimalust täistekstiotsing, võttes Arvesse vene keele morfoloogiat, mis loomulikult ei ole kaubandustoodete Lääne tootmist.

Venemaal on selgesõnaline eelistus tarkvarapakett "Lotus Notes / Domino". See on uudishimulik, et Lääne turul see keeruline ei domineerivad. Vene Föderatsiooni VN Chenovi valitsuse ametiaruande aruandes on tõendeid selle kohta, et Lotus Notes / Domino kompleks moodustab umbes 4% müügist, samas kui sarnane kompleksis "Dokumentatsioon-4" (meie Riigi vähe tuntud) kuulub 11% Lääne turul.

Osakaal ülemineku kolmandale tasemele DOA ülalmainitud süsteemid peavad olema varustatud sertifitseeritud EDS-rajatistega, samuti lahendada elektrooniliste dokumentide arhiivitaotlusega seotud probleemide kogum. Vahepeal Venemaal ei ole sarnast arhiivi loomise tööd seni alustanud ja sellega seoses on selle kohalik tegevusrühm umbes viis aastat. Sellise arhiivi puudumine pärast välimust seadusandlik alus See võib muutuda peamiseks hoiatavaks üleminekuks Rou taseme süsteemidele.

Ilmselgelt peaksid elektroonilise dokumendihalduse ideaaljuhul ja riigi arhiivide säilitamise süsteemi ideaaljuhul muutunud komponentideks ühe, üldisem Dow, mis hõlmab kogu juhtimisseadmeid. Kuid tänapäeva tingimustes on sellise süsteemi loomine ühele plaanile ebareaalne. Erinevate osakondade finants- ja personali võimekus on liiga erinevad ja dokumentide voolu traditsioonid on piisavalt spetsiifilised. Juhtudel, kui juhtkond "küpseb", et lahendada oma double süsteemi loomise lahendamiseks, võetakse käesolev otsus tavaliselt arvesse võtta sarnaseid süsteeme, mis on juba olemasolevad või rakendatud teistes osakondades.

Praktikas viib see üsna uudishimulikke tulemusi. Näiteks Moskvas on Dou Dou süsteemi kasutusele nii linnapea büroo tasemel kui ka kõigis linnaprefektuurides. Kuid samal ajal oli igaüks neist konstrueeritud eraldi ja reeglina teise süsteemi integraatori. Elektrooniline versioon dokumendi saabunud linna saalist prefektuuri ei saa automaatselt suunata madalamate linkide käesoleva prefektuuri - nende automatiseeritud süsteemid on kokkusobimatud. Samal põhjusel ei saa erinevad prefektuurid omavaheliste dokumentide elektroonilisi versioone vahetada. Veelgi enam, erinevate erinevatesse EDS-i erinevate osakondade kasutuselevõtmise korral võib vastastikuse kokkusobimatuse pärineda ja isegi süvendada kolmanda tasandi süsteemide vahetamisel.

Seega peetakse kaasaegsete dokumentide haldamise teenuste peamist arengut bürooprotsesside täiendava informatiseerimise ja automatiseerimise suunas, elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide kasutuselevõttu ja organisatsioonide organisatsioonide ümberkorraldamist vastavalt nende süsteemide nõuetele.

§2. Kaasaegsed dokumentatsiooni juhtimise probleemid

Dokumentatsiooni juhtimises on mitmeid põhilisi probleeme. Kaaluge neid järjekorras.

Teadlikkuse probleem. Selleks, et organisatsiooni juhtkond sõlmiks vajadust tutvustada automatiseeritud kontoritöösüsteemi süsteemi (ACS), peaks see olema vähemalt teadma selliste süsteemide olemasolust, mille jaoks nad on ette nähtud ja kuidas neid rakendada. Lisaks on organisatsiooni juhtkond selliste süsteemide kasutuselevõtt selgelt kasu saama.

ASD teabe puudujääk toob kaasa asjaolu, et need on seotud ACS TP, ASUP-ga, jne. Paljudel on endiselt kurb kogemus kirjaoskamatu lähenemisviisiga selliste süsteemide kasutuselevõtule 1980. aastatel, mis viis eksliku kohtuotsuse ASD-d kui kallis mänguasja, mis ei too ettevõtte tegevuses midagi uut ja head. Automaatsete dokumentide rakendamise eelised kontori seminaride dokumentide rakendamisest ei ole alati ilmselge, sest organisatsiooni kontrollitavuse parandamise majanduslikku mõju hindamist on väga raske hinnata. "Ernst & Young" ja "Nortan Nolan Institute" esitatud andmetel on parandatud elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide kasutusele võetud ettevõtted: tööjõu tootlikkus suureneb 25-50%, dokumendi töötlemise aeg vähendatakse 75%, kulude maksmise kulud Dokumentide ladustamine väheneb 80% võrra.

Need hinnangud tehti Lääne turul ja Venemaal võivad need numbrid olla erinevad. Eelkõige võib dokumentide ladustamisala vähendamise kasum olla oluliselt väiksem, kuna ainult paberdokumendid või nende mikrokoopiad (mikroporoolid ja mikrofolaadid) on meie riigis õiguslik jõud. Samal ajal on dokumendi töötlemise aja vähenemine ja dokumendi töötlemise täpne järgimine paljudes valdkondades kriitilised näitajad, mis võivad ASD rakendamisest suurema majandusliku mõju tuua.

Selliste süsteemide kasutuselevõtu tõhusus sõltub suuresti sellest, kui edukalt organisatsiooni juhtkond toime tulla lahendusega organisatsiooniliste probleemide lahendamisega.

Organisatsioonilised probleemid. Iga ettevõtte aja jooksul moodustub teatud organisatsiooniline struktuur (mitte alati optimaalne), need on moodustatud ainult selle jaoks iseloomuliku iseloomuga, tööstiilide, juhtimis- ja juhtimismeetodite jaoks. Rakendatud lisamine Enamikel juhtudel osutub kõigepealt välja nagu "välismaalane keha" ettevõtte meeskonna jaoks. Seda seetõttu, et hästi ehitatud ASD on omamoodi "Lacmus paber" ja paljud puudused ettevõtte funktsionaalses konstruktsiooninstruktsioonis avaldub ASD-i rakendamise protsessi esimestes etappides.

Tekib dilemma: Mis on parem ja lihtsam ehitada ASD pildi ja sarnasusi, kuidas klient on klient, või korraldada ümberkorraldamise teda, et saavutada maksimaalne tõhusus ASD? Selle probleemi lahendamisel saab rakendada kahte lahendust: tehniline, mis sõltub rohkem süsteemi tarnijast ja organisatsioonist, mis sõltub täielikult kliendist.

Kõigil heatel ASD-l on teatud võimalus kohaneda konkreetse kliendiga, kuid neil on ainult oma piirid. Lisaks sellele on kontori töösüsteemi kohandamiseks konkreetsele kliendile vajaliku probleemi selge seadistuse, eelistatavalt kirjalikult salvestatud. Samal ajal saab klient süsteemi võimalikult palju ja kõige tähtsam on selged kriteeriumid töövõtja tulemuste hindamiseks. Kahjuks on selliste dokumentide väljatöötamine üsna töömahukas. Sageli võtab ASD-le tehnilise ülesande väljatöötamine aega märkimisväärselt rohkem kui süsteemi rakendamise ise.

On lihtne seletada - selles etapis on vaja kokku leppida seisukohas kõikide organisatsiooni jagunemise seisukohast, mis iseenesest ei ole kerge ülesanne. Väga sageli püüab etapp vähendada (miks maksta lisaraha), see toob kaasa asjaolu, et klient saab midagi, mis vastab tema töötajate soovidele, kuid: mingil põhjusel on kõik ebamugav töötada selle süsteemiga. Järgmisena algavad kogemuste perioodil pidev viimistlus ja muudatused. Kui pärast seda jääb süsteem elus, siis muutub üsna erinevalt algsest loomisest. Aasta hiljem küsib äsja esilekutsutud töötajad õiglast küsimust: miks siin on kõik nii ebaloogiline? Vastus on üks ja kõik on teada: nii ajalooliselt arenenud.

Kuid siiski on võimatu teha ainult tehnilisi meetmeid. Kui ettevõte on suurepäraselt organisatsiooniliselt valmis lisamise kasutuselevõtuks, siis on selline sissejuhatus kas väga raske või mitte täiesti võimatu. Hea analoogia võib olla katse luua võimsam mootori auto jaoks nõrga šassii. Tulemuseks on eelnevalt teada. Isegi kui me suudame panna kaasaegse ASD ettevõttesse, ei ole selle rakendamiseks valmis, siis ei saa klient sellisest sissejuhatusest mingit võitu.

Sageli, et saavutada ASD rakendamise tegelik majanduslik mõju, peate muutma mõningaid tööpõhimõtteid. Eelkõige kasutuselevõtt mis tahes automatiseeritud süsteemi kontoritöö tuleks toetada muutus organisatsiooniliste ja haldusdokumentide Kliendi organisatsioonis (on vaja muuta vähemalt juhiseid büroo töö). Seega võib ASD märkimisväärne majanduslik mõju tuua ainult siis, kui juhtkond leiab selle rakendamise protsessi, ei ole uue tarkvara (ja võimalikke uusi seadmeid) lihtsa toiminguna, vaid integreeritud organisatsioonilise ja tehnilise projekti.

Kahjuks on praegu väga väike arv kliente enne lisamise rakendamist oma juhtimissüsteemi analüüsimist. Sellise jõu kasutuselevõtuga võib tekkida kontori töösüsteemi lagunemine psühholoogiliste tegurite tõttu.

Psühholoogilised probleemid. Kuidas asd näevad enamikku kliendi töötajaid? Kui neil on pealiskaudne teave, on ASD-ettevõtte juhtimine esindatud kõigist muredest, mis tulenevad hooletu hoiakute tõttu, ja esinejad usuvad, et ASD on midagi e-posti ja tavalise redaktori vahel .

Kui töötajatel on nende süsteemide kohta teavet, siis olukord on suures osas erinev. Esinejad on kindlalt kindel, et pärast ASD juhtimise rakendamist on teadlik kõigi nende puuduvatest (osaliselt on tõsi). Sellega seoses vastab täieliku ASD-süsteemi kasutuselevõtt esinejate olulisele vastupidavusele - nad teavad täpselt, mida nad pärast seda on halvemad. Selle tulemusena tutvustatakse mõningaid kompromissi võimalust ilma "fiskaal" funktsioonideta, st Sama e-kiri dokumendihaldussüsteemiga.

Juhtkonna sõnul on kõik, mida sellest süsteemist oodata, on nende tellimuste üle objektiivne kontroll, kiirendab aruandva teabe ettevalmistamist, parandades dokumendiotsingu aja kvaliteeti ja vähenemist. Pärast süsteemi kasutuselevõttu võib selle hindamine oluliselt muutuda. Ja alles siis, kui üksikasjalikum tuttav süsteemiga on juhid äkki üllatunud, et nad peavad töötama arvutiga, mis pikka tolmu töölaual. Märkimisväärse hulga vanade kõvenemise juhtide arvuks osutub psühholoogiliseks barjääriks. Neil on palju lihtsam töötada otse inimestega tuttavaks: nimetatakse "vaip", "andis pumpamiseks", nägi hirmu allosas - sa tuled mõtte juurde, et see ei ole midagi asjata. Lisaks avastab juhtkond sageli, et Lääne-ekspertide poolt lubatavad eelised kadusid kusagil. Kuigi selle probleemi lahendus on lihtne - tehti ettepanek tutvustada ASD-d kõigi esinejate ja juhtide tabelitele ning klient salvestati: pange süsteem ainult struktuuriüksuste tööliste poolt. Selle tulemusena teostatakse töö kiiresti ja selgelt ning kõik on nagu varem.

Esinejatel on sageli tunne, et Euroopa Kohtu kasutuselevõtuga ilmnes teine \u200b\u200bülemus, mis pidevalt selja taga seisab. Tõepoolest, nüüd, kui soovite, saate teada: kes, mida, millal ja kui palju teeb. Varem oli võimalik ametiasutuste eksitada: nad ütlevad, pool päeva otsisin kõiki põrandaid (kuigi ma tegelikult arvutis mängisin). Samal ajal unustatakse väga oluline punkt - sama süsteem ei võimalda esitaja laadida liiga palju tööd. Tõsi, see sõltub konkreetse süsteemi seadetest, kuid alati on võimalik selgitada, miks seda töökohta ei täideta õigeaegselt. Nii et siin peate veel mõtlema, et esinejad jäävad kadumiseks või võita. Minu seisukohast saavad kvalifitseeritud esinejad võimas vahend oma tegevuse korraldamiseks ja piisavalt oluliste argumentide korraldamiseks enne juhtkonda enne juhtimist.

Aga halb juhtimine ja hooletu töötajate on psühholoogiline ebamugavustunne ja täielik tagasilükkamine ASD. Noh, kui seda väljendatakse ainult vallandamise avalduses. Sagedamini saame püsivad ja osav peidetud vaenlased, igal võimalikul viisil seista sellisele innovatsioonile ASD-le, mis näitab selgelt nende vastuolu ja kasutusetust ettevõtte jaoks. Siit saavad mitmeid personali küsimusi, mis ühel või teisel viisil tuleb lahendada lisamise kasutuselevõtu.

Personali probleem. Sissejuhatus ASD tähendab, et kõik suuremad osalejad äriprotsessides ettevõttes peaks suutma töötada arvutis. Tegelikult noortes, suhteliselt hiljuti loodud organisatsioonides ja ettevõtetes. Aga mis siis, kui ettevõtte juhtimise peamised luud olid haritud 15-20 aastat tagasi? Oma kogemuste ja kutseoskuste korral saavad nad täielikult järgida oma seisukohti, kuid mitte kunagi õppinud ja ei töötanud arvuti jaoks. Saada need õppida?

Kuid reeglina kui ettevõte tuli idee vajadust tutvustada asD, on tööjõu intensiivsus selles ettevõttes väga kõrge. See tähendab, et tootmise eraldamisega töötajate koolitamine on praktiliselt võimatu ja vabatahtlik koolitus võib olla ebaefektiivne ja kaasa tuua ainult ettevõtte töötajate suurema ärrituse suurenemiseni.

Ühel ajal, kui rakendamisel CAD (vähemalt elektroonika tööstuses) arvati, et see oli odavam jätta vanade disainerid ja värvata noori töötajaid (ülikooli lõpetajate) kui liikuda "vana valvur". Kahjuks ei ole ASD rakendamise lähenemisviis kohaldatav, kuna selle süsteemi peamised kasutajad on organisatsioonide haldamise kõrgeim ja teisese suunised.

Ainus väljapääs sellest olukorrast leiti eksperimentaalselt hõlmab: süsteemi administraatorite koolitust, mille eraldamine toodangust; Koolituse kasutajad kliendi territooriumil, kuid mitte töökohal; Pikk aega kogenud ärakasutamise pideva kohaloleku kunstniku personali organisatsiooni-to-klient.

Seega on dokumentatsiooni juhtimise mitmeid põhilisi probleeme: teadlikkuse, organisatsiooniliste probleemide, psühholoogiliste probleemide ja personaliprobleemide probleem. Nende probleemidega on iga institutsioon silmitsi, olenemata sellest, millist profiili see on. Otsustamisel vajadust parandada oma organisatsiooni töö (kaasa arvatud dokumentaaltoetuse automatiseerimise kaudu), peaks iga juhend pöörama tähelepanu konkreetsete probleemide otsusele.

Peatükk 2. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo dokumentatsioonisüsteem

§One. Belgorodi piirkonna UFS-i dokumentaalse toetuse korraldamine

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo on oma nime alates 1. jaanuarist 2005 (varem Belgorodi piirkonna haldamise büroo, pärast Venemaa Justiitsministeeriumi juhtimist Belgorodi piirkonnas) Ja on föderaalse registreerimise teenuse territoriaalne keha. Oma tegevuses juhindub see Venemaa Föderatsiooni põhiseadusest, föderaalsete põhiseaduslike seaduste, föderaalseaduste, Venemaa Föderatsiooni presidendi ja Venemaa Föderatsiooni valitsuse valitsusest. Vene Föderatsiooni rahvusvahelised lepingud, Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi reguleerivad õigusaktid, föderaalse registreerimise teenistuse toimingud. Juhtimine on juriidiline isik, on ajakirjandusega Vene Föderatsiooni Riigikava, templite, nende nime ja Venemaa Föderatsiooni, pangakontode, pangakontode kujutisega kujutisega.

Belgorodi piirkonnas asuva föderaalse registreerimisteenuse peamised ülesanded on:

1. rakendamise tagamine Belgorodi piirkonnas avaliku korra õiguse valdkonnas piiratud pädevuses;

2. õigusliku ruumi ühtsuse tagamine;

3. Oma volituste tagamine inimese ja kodanike õiguste ja vabaduste kaitseks.

Juhtimisfunktsioonid:

Belgorodi piirkonna regulatiivsete õigusaktide föderaalse registri säilitamine paigaldatud viisil;

Belgorodi piirkonna regulatiivsete õigusaktide õigusliku ekspertiisi läbiviimine nende vastavuse eest Venemaa Föderatsiooni ja föderaalsete õigusaktide põhiseadusele;

Belgorodi piirkonna riigiasutuste poolt vastu võetud regulatiivsete õigusaktide riiklik raamatupidamine justiitsministeeriumi kehtestatud järjekorras;

Teabe esitamine riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste, juriidiliste isikute ja üksikisikute föderaalse registri kohta Venemaa ministeeriumi määratud viisil

Omavalitsuste ja kohalike omavalitsuste reguleerivate õigusaktide riiklik registreerimine muudatuste ja täienduste kehtestamise kohta omavalitsuste hartadele vastavalt föderaalsetele õigusaktidele

Pakkudes asutatud Venemaa justiitsministeeriumile, kodanike lahendamise menetluse haldamise menetluse haldamisel dokumentide sissenõudmise kohta vastavalt rahvusvahelistele lepingutele ja Venemaa Föderatsiooni õigusaktidele.

Federal Registreerimisteenuse territoriaalsed asutused otsustavad riigi registreerimine Kõigi organisatsiooniliste ja õiguslike vormide mittekaubanduslikud organisatsioonid, välja arvatud tarbijaühistu, valitsusasutused, muud riigiasutused, kohalikud omavalitsused, samuti riigi ja kohalike institutsioonide. Mittetulundusühingute mõnede organisatsiooniliste ja õiguslike vormide (eluaseme, aiandus-, aiandus-, aiandus- ja riikide mittekaubandusühingute partnerlus) riiklik registreerimine maksuhaldurite poolt vastuolus kehtivate õigusaktidega. Sobiv kiri selle registreerimise lõpetamiseks saadetakse föderaalse maksuteenistuse juurde.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimise teenus sisaldab järgmisi osakondi:

1. halduslikult juhtiv personal;

2. Vastuvõttu osakond - dokumentide väljaandmine;

3. EDJP juhtimise osakond ja AIDSi registreerimine;

4. osakonna õiguste registreerimise osakonna registreerimise ja omakapitali osaluse lepingud;

5. Hüpoteekide registreerimise osakond, mitteeluruumide õigused ja suuremate autoriõiguste valdajatega suhtlemine;

6. Registreerimisministeerium õiguste osakond maa;

7. registreeritud õiguste teabe väljastamise osakond;

8. Office'i osakond;

9. tegevuse organisatsioonilise toetuse osakond, tegevuse planeerimine ja kontroll;

10. Avaliku teenistuse ja personali osakond;

11. Materjali ja tehnilise toe osakond;

12. Riigisaladuse kaitse osakond, eriline ja mobilisatsioonitöö;

13. Infotehnoloogia ja kommunikatsiooni osakond;

14. avaliku ja usuliste ühenduste osakond;

15. Advocacy ja Notari kontrolli osakond;

16. Riigikontrolli ja järelevalve osakond tsiviilasjade registreerimise valdkonnas;

17. kontrollimise jagunemise üle tegevuse eneseregulatsiooni organisatsioonide, vahekohtu juhtide tegevuse üle;

18. Õigusliku toetuse ja kohtuliku kaitse osakond.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse kontoris on ettevõtete tööjõu reguleerimise jaoks loodud dokumentide loomise ja liikumise korra reguleerimiseks loodud dokumentide loomise ja liikumise kord. Selles määratletakse juhtumihaldussüsteem, kehtestab eeskirjad ja menetlused haruldava ja kodanike kirjadega töötamise eeskirjade ja menetluste kohta.

Õiguslik alus Juhendite sätted on Venemaa Föderatsiooni praegused õigusaktid, Venemaa Föderatsiooni riiklike standardite regulatiivsed nõuded organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni jaoks, riikliku dokumentatsiooni toetamise juhtimise süsteemi (ISDOU), samuti töö põhireeglid Osakondade arhiividest, föderaalse registreerimisteenuse määrus, mille on heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni presidendi dekreet 13. oktoobrist 2004 №1315, üldised määrused föderaalse registreerimisteenuse territoriaalse registreerimisteenuse territoriaalse asutuse kohta \\ t Venemaa Föderatsioon, mis on heaks kiidetud Venemaa Justiitsministeeriumi määrusega 3. detsembril 2004 nr 183, ajutised avastatud juhised födestageli registreerimisteenuses, mis on heaks kiidetud 14. juuni nr 77 rosuaalsete registreerimisteenuste puhul. töö.

Office'i juhtimise metoodiline juhtimine ja käesoleva juhendi nõuete täitmise järelevalve teostab organisatsiooni- ja kontrolliosakond. Kõigi juhtimispersonali jaoks nõutakse käesolevas juhendis sätestatud dokumentidega töötamise eeskirju ja menetlusi. Kõigi juhtimispersonali jaoks nõutakse käesolevas juhendis sätestatud dokumentidega töötamise eeskirju ja menetlusi.

Riigi riigiteenistujate juhtimine (edaspidi "töötajad) vastutavad juhendamise nõuete täitmise, ametlike dokumentide ohutuse ja nendes sisalduva teabe täitmise eest. Dokumentide kaotuse kohta teatavad töötajad viivitamatult asjaomase struktuuriüksuse juhile. Struktuuriosakonna juht teavitab juhtkonna organisatsioonilist ja kontrolli osakonda. Organisatsiooniliste ja kontrolli osakonna juhataja aruanded dokumentide kaotamise kohta ameti juhataja asetäitja järelevalve all, kes nimetab teenuse uurimise ja uurimise tulemused teatavad ametijuhile. Riigiametniku süü loomise korral dokumentide kaotamisel osaleb ta distsiplinaar-, materiaalsesse ja muudes vastutus seaduses sätestatud korras.

Puhkust lahkumisel, haiguse või lahkumise korral ärireisil, riigi kodanikuteenistuja märkida struktuuriüksuse aruannete juht dokumentide täitmise kohta teisele töötajale, lükates, et ta ei kuulanud seda.

Office'i korraldamise korral vastab nende juhistele kehtestatud eeskirjade täitmine ja kodanike dokumentide ja kodanike kirjad ameti struktuurilistes osakondades. Development struktuurilistes osakondades teostab töötajate määratud juhid nende üksuste.

Paberitu tehnoloogia üleminekuks kehtivad elektroonilised infosüsteemid dokumentidega. Juhtkonnale rakendatud automatiseeritud dokumentaalfilmide töötlemise tehnoloogiad peavad vastama käesoleva juhendi nõuetele.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimise teenuse kontori töö juhised sisaldab järgmisi sektsioone: \\ t

Üldine.

Dokumentatsioon (dokumentide loomine).

Dokumendi draiv (dokumentide liikumine juhtimises).

Dokumentide teostamise kontroll.

Kodanike apellatsioonkaebuste tegemise kord.

Teenuseteabe käitlemise kord piiratud jaotus.

Kopeeri-mitu tööd.

Prindi ja toorikud.

Juhtumite moodustamine edastab need arhiivile, kasutades arhiivdokumente.

Kooskõlas Üldmäärused Venemaa Föderatsiooni föderaalse registreerimise teenuse territoriaalse asutuse kohta, mis on heaks kiidetud Venemaa Justiitsministeeriumi määrusega 3. detsembril 2004 nr 183, osakonna juht avaldab oma pädevuse piires Tellimused ja tellimused, korraldab ja kontrollib nende täitmist.

Tellimused (tellimused) väljastatakse põhjal föderaalsed seadusedVene Föderatsiooni presidendi, määruste ja tellimuste määrused Vene Föderatsiooni valitsuse määrused, määrused ja justiitsministeeriumi tellimused Vene Föderatsiooni, föderaalse registreerimise teenistuse, samuti algatuse alusel ja peavad Järgige:

Vene Föderatsiooni õigusaktid;

Venemaa Föderatsiooni justiitsministeeriumi regulatiivsed teod;

Föderaalse registreerimisteenuse toimingud;

Varem aktsepteeritud juhtimise aktid, kui dokument ei anna neile tühistamist ega muutust.

Tellimuste projektid (tellimused) koostavad ameti asjaomased struktuuriosakonnad oma juhtimise nimel või nende osakute algatusel nende pädevuses.

Struktuuriüksuse juht, kes usaldab otsele töövõtja tellimuse projekti koostamisse (tellimused), on kohustatud dokumendi koostamisel konkreetseid ja selgeid ülesandeid andma ja määrama ajastuse määramiseks.

Tellimuse järjekorra ettevalmistamise tähtaeg (tellimused) Venemaa Föderatsiooni presidendi, määruste ja Vene Föderatsiooni valitsuse määruste, määruste ja korralduste täitmisel Venemaa Föderatsiooni korralduste järgi, justiitsministeeriumi õigusaktid Venemaa Föderatsioon, föderaalne registreerimisteenus reeglina ei tohiks ületada kümme kalendripäeva, kui teine \u200b\u200bmõiste.

Valmistada ette tellimuste kõige olulisemad ja keerukamad projektid (tellimused), samuti toimingud, mis on avaldatud koos teiste föderaalsete struktuuride territoriaalsete asutustega, töörühmi saab luua.

Teatiste projektid ja aruanded riigi registreerimisest keeldumise kohta koostab asjaomased struktuuriüksused.

Teatiste tekst peab sisaldama usaldusväärset ja põhjendatud teavet, järgima kehtivaid õigusloome ja muud reguleerivad õigusaktidEi võimalda erinevaid tõlgendusi, hoolikalt redigeerida, betoonist ja reaalset.

Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide projektide ettevalmistamisel on vaja siduda nendega seotud juhised selles küsimuses varem avaldatud dokumentidega.

Kontrollis on kolm peamist dokumentatsiooni voolu:

1. Kolmandate osapoolte organisatsioonide ja osakondade tulevad dokumendid omavalitsustes (sissetulevad);

2. teistele organisatsioonidele ja osakondadele saadetud dokumendid (väljaminev);

3. struktuurirajoonides loodud dokumendid ja keskse juhtimisseadme töötajad kasutavad juhtimisprotsessis (sisemine).

Taotleja vastuvõtmine, töötlemine, registreerimine ja levitamine kirjavahetuse osakonnale viiakse läbi ameti organiseerimis- ja juhtimisasutuse töötajad.

Muude organisatsioonide juhtimissüsteemide töötajate töötajate töötajate poolt saadud dokumendid on kohustuslik edastamine kontori organisatsioonilise ja kontrolli osakonna registreerimiseks.

Enne posti avamist kontrollib nende pakendi säilitamine ja aadressi õigsust. Vestronaalselt esitatud kirjavahetus tagastatakse postkontorisse või edastatakse vastavalt tarvikutele. Kohandatud kirjavahetus kontrollitakse postiregistri kannetega.

Organisatsioonilises ja kontrolliosakonnas avatakse kõik ümbrikud (välja arvatud ümbrikud, mis on tähistatud "isiklikult" ja võistlusele "). Dokumendi puudumisel, mille arv on määratud pakendile või selle rakendustele, samuti pakendil määratud numbri vastuolu korral lisatud dokumendi arv või selle kahju tekkimise korral Dokument, tegu kolme koopia on tehtud. Seadust allkirjastab töötaja, kes kestis paketti ja juht või asetäitja organiseerimis- ja kontrolliosakond. Üks seaduse koopia jääb organisatsiooniliseks ja juhtimisseadmeks, teine \u200b\u200bon lisatud vastuvõetud dokumendile, kolmas saadetakse saatjale.

Vastuvõetud dokumentide ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhul, kui ainult saate määrata saatja aadressi, lisaseadmete arvu, väljumise kuupäeva ja tarnimise kuupäeva ning kodanike kodanike ja välismaise kirjavahetuse saamise korral.

Kogu sissetulev kirjavahetus (välja arvatud kodanike apellatsioonkaebused, isiklik kirjavahetus) suhtes kohaldatakse kohustuslik tsentraliseeritud registreerimist kontori organisatsioonilises ja kontrolliosakonnas. Dokumentide arvestus elektroonilise aluse puudumisel toimub registreerimisjaotustes. Saabuvad, väljuvad ja sisemised dokumendid registreeritakse eraldi.

Vastuvõetud dokumendi esiküljel paremas alumises nurgas on registreerimimärgis seatud, mis sisaldab teavet dokumendi kättesaamise kuupäeva ja sissetuleva kirjavahetuse registreerimisnumbri kohta. Väljamineva kirjavahetuse juhtimisele määratud registreerimisnumber koosneb struktuuriüksuse indeksist, dokumendi korraldust ja ametniku allkirjastatud ametniku perekonnanime perekonnanimi, näiteks: 8/226-A, 12/342 -B, 4/123-C, 13/112-w.

Põhiteave sissetulevate dokumentide kohta registreeritakse elektroonilise juhtimismetaloogi registreerimisvormides. Teabe ühilduvuse saavutamiseks on registreerimislogide dokumentide raamatupidamise jaoks kehtestatud järgmised komponendid:

Registreerimisregister;

Korrespondent;

Dokumendi pealkiri;

Dokumendi kuupäev;

Dokumendi väljaminev number;

Resolutsioon (esitaja, määramise tagamine, täitmise tähtaeg, resolutsiooni autor, resolutsiooni ajakava kuupäev);

Nimekiri dokumentidest, mis ei kuulu juhtimise registreerimise all:

Teabe saamiseks saadetud dokumentide koopiad;

Õnnitlevad tähed;

Kutsepiletid;

Raamatupidamisdokumendid (kontod, maksekorraldused jne);

Trükitud väljaanded (raamatud, ajakirjad, bülletäänid);

Statistilise aruandluse vormid.

Dokumentide esialgset kaalumist teostab organisatsiooniline ja kontrolliosakond, et levitada ameti juhataja kohustuslik läbivaatamine ja selle asetäitjad järelevalveteenistuste kaudu, mis põhinevad dokumendi sisu hindamisel.

Föderaalsed seadused, määrused, määrused Venemaa Föderatsiooni presidendi, Venemaa Föderatsiooni korralduste korraldusi, Belgorodi piirkonna valitseja korraldusi Belgorodi piirkonna valitsuse koosolekute kohtumiste, tellimuste, tellimuste, tellimuste Vene Föderatsiooni Justiitsministeeriumi korraldusi, Rosreegy, parlamendi ja asetäitjate ja apellatsioonkaebuste korraldusi peetakse organisatsiooniliseks kontrolliosakonnaks nende kontrollimise eesmärgil. Selle liigi dokumendid teatavad ameti juht ja selle asetäitjad vastavalt olemasolevale kohustuste jaotamisele.

Ametipea või selle asetäitjate aruandele saadetud dokumendid, kes on eelnevalt registreeritud dokumentide elektroonilised kaardid, mis on trükitud paberile, mis on viidatud ja seotud selle küsimuse läbivaatamisega.

Office'i juhi ja selle asetäitjate otsustega dokumendid tagastatakse organisatsioonilisele ja kontrolliosakonnale, et teha asjakohane resolutsioon dokumendi elektroonilise kaardi ja dokumendi üleandmise töövõtjatele. Kui on mitmeid esinejaid, edastatakse originaaldokument vastutavale esitajale ja ülejäänud esinejad on dokumendi koopiad.

Organisatsiooniline ja juhtimisamet eraldusvõime tegemiseks elektroonilisesse kaardile aktsepteeritakse ainult esimese kunstniku poolt määratud juhataja juhataja. Resolutsioon määratakse dokumendi esimesest leheküljest vabale kohale. Kehtestatud proovi vormid saab kasutada resolutsioonide kehtestamiseks.

Kontori töö otsene juhtimine kontori struktuuride struktuuriasutustes on määratud nende osakondade riigiteenistujatele, kelle ülesanded (vastavalt ametlikele eeskirjadele) See on lisatud.

Raamatupidamine dokumentide juhtimise struktuurilistes osakondades juhtimise puudumisel elektroonilise baasi toimub registreerimislogides. Saabuvad, väljuvad ja sisemised dokumendid registreeritakse eraldi.

Office'i juhi allkirjastatud väljaminevad dokumendid või selle asetäitjad kehtivad ühtse registreerimise organisatsioonilises ja kontrolliosakonnas. Need dokumendid esitatakse osakonnale kolmes eksemplaris:

Esimene eksemplar (originaal) ja selle rakendamine saadetakse adressaadile;

Teine koopia (koopia) viisadega jääb organisatsiooniliseks ja juhtimisseadmeks;

Kolmas koopia (sertifitseeritud koopia) naaseb struktuurne alajaotus Kontroll.

Office'i juht ja selle asendajate allkirjastatud väljaminevad dokumendid, väljamineva registreerimisnumber on määratud organisatsioonilises ja kontrolliosakonnas.

Juhtimisprotsessis kasutatavate juhtimis ja töötajate loodud dokumendid on sisemised. Sisemisdokumentide registreerimine toimub registreerimisjaotustes otse struktuurilistes osakondades ja organisatsioonilise ja kontrolliosakonna registreerimist ei kuulu.

Sisemise dokumendi väljaminev registreerimisnumber koosneb kahest osast:

2. Registreerimisnumber registreerida struktuuriüksuse poolt määratud dokumentide salvestatud hulgast.

Pärast registreerimist lisatakse kindlaksmääratud dokumendid 1. koopia dokumendid organisatsioonilisele ja juhtimisseadusele või struktuuriüksuse riigiteenistujale, kelle tööülesanded (vastavalt ametlikele eeskirjadele) hõlmavad äritegevuse läbiviimist.

Väljaminev kirjavahetus Ameti juht ja selle asetäitjad, kes on adresseeritud Vene Föderatsiooni presidendi administratsioonile, Venemaa Föderatsiooni büroole, riigiduuma kontoritele ja föderaalse assamblee Föderatsiooni nõukogule Vene Föderatsiooni, Vene Föderatsiooni presidendi presidendi täievolilise esindajate esindajad, Vene Föderatsiooni ministeeriumi ja Federal Registreerimisteenuses lahkusid, kui puuduvad muud juhised.

Belgorodi piirkonna territoriaalsete asutuste territoriaalsetele asutustele saadetud dokumendid, Belgorodi piirkonna riigiasutused ja Belgorodi linna kohalikud omavalitsused ja Belgorodi piirkond saadetakse koos ravimiga. See kirjavahetus väljastatakse registris.

Postiteate saatmise dokumentide töötlemine toimub organisatsiooni- ja kontrolliosakond vastavalt postiteenuste osutamise eeskirjadele, mille on heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni 15. aprilli nr 221 dekreediga.

Dokumendid saadetakse registreeritud kirjadega ümbrikes. Aadressid on määratud ümbrikes, selle sihtnumbri ja aadressi, samuti alumises vasakus nurgas - saadetud dokumendi number. Samal ajal saadetud dokumendid investeeritakse ühte ümbrikusse.

Kohandatud kirjad Inventari rentimise eest, mis on koostatud kolme koopiaga. See täpsustab dokumendi numbreid, saadame saadetiste kuupäeva, aadressi ja kohaletoimetamist. Kaks näidist varude edastatakse postkontoris, kolmas - jääb organisatsioonilise ja kontrolli osakonna. Tagastati OBIA postkontorist koopiast, kinnitades registreeritud kirjavahetuse lahkumist organisatsiooni ja kontrolliosakonna asjakohastele juhtumitele.

Väljuvate dokumentide koopiate puhul paneb ameti organisatsiooniline ja kontrolli osakond templi, mis näitab lähetamise kuupäeva.

Järgmised etapid toimuvad järgmised sammud:

1. vastuvõtu etapp. Praeguses etapis teeb tegevjuht üksikisikute ja juriidiliste isikute taotlusi ning teostab ka vastuvõetud dokumentide õiguslikke teadmisi. Pärast oma töö lõpetamist sulgeb dokumentide vastuvõtmise staadium dokumentide vastuvõtmise etapp. Seejärel lisab autoriõiguse registreerimise etapp vastutava esitaja ametisse nimetamisega. Pärast registreerimistapi kasutuselevõtmist sisestab see kaust määratud vastutava registripidaja töötlemata kaustade nimekirja.

2. Registreerimisetapp. Vastutav salvestaja jaotab vastuvõtva etapist saadud juhtumi. Juhtumite jaotamisel määratakse selle kausta registreerimisetapis uus esineja. Pärast registreerimisetapi lõppu lõpeb tegevjuht asjakohast registreerimisetapi. Ja määrab dokumentide väljastamise etapi, mis näitab selle etapi esitajat.

3. Tagasi etapp. Kui registreerimisprotsessis on vigu, mis nõuab õigusliku täiustamise toetust, siis sel juhul on vaja lisada täiendava sammu juhtumi andmisel - täiustamise tagastamine. Selle etapi esineja on määrata selle kausta dokumentide kätte saanud töötaja. Pärast dokumentide uuesti õigusliku analüüsi lõpetamist peab vastuvõtutappi teinud töötaja tagastamise etappi sulgema.

4. Säilitage arhiiv. Pärast salvestamise etapi lõpuleviimist edastatakse kaust väljale. Pärast konkreetse kausta dokumentide väljastamist muudab juhtum arhiivile. Selle etapi kuvamiseks arvutis peaksite lisama uue variandi arhiivi ja määrata vastutava esitaja.

Belgorodi piirkonna UFRS rakendab automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "õiglust", mis on ette nähtud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamises, üksikisikute ja juriidiliste isikute loomisel ning dokumentide loomiseks. Registreerimine AIS "Õiglus", kui objektide teisendamine toimub kinnisvaraobjektide ühendamise, eraldamise või eraldamise korral (need). Samal ajal sõlmitakse EDRP uued osad Euroopa Regionaalarengu Fondi uutesse jaotistesse ja avatakse uute katastri numbritega uued väljalülitamisdokumentide juhtumid. Kui kinnisvaraobjekt, mille jaoks USRP osa on moodustatud jagunemise tulemusena moodustatud, ühinemised varem olemasolevate objektide või eraldistega sellistest objektidest või millel on muud põhjused, mis viisid katastrisarvu muutus, eelmiste objektide katastrisarvude muutus on näidatud graafikus "Eelmine katastri number".

Kui need on moodustatud EGRP sektsioonist, lakkab lõppema uue objekti (objektide) allikaks, kajastub uue objekti katastrisarv (objektid) "järgnev katastri number" kolonnis.

Konverteerimisel konverteeritud objekti (s) peatub olemasolu. Sellega seotud kinnisvaraobjekti olemasolu lõpetamisega sulgub EGRP sektsioon. Loendis "kirjed elimineerimise kohta (transformatsiooni) objekti" üksikasjad dokumentide registreeritakse, mille põhjal sulgemise. II alajaotuse kanne makstakse tagasi ja nimekirja lõpetamise õiguse on esindatud.

Count "dokumendid-baas" sisaldab dokumente, mille põhjal need muutuvad. Näiteks ümberkujundamise taotlus - objektide ühendamisel kohtuotsus - objektide jagamisel jne. Vahekaardil toovad need eraldamise korral - ühinemise korral jagatud objekt, ühinemise korral moodustatud objekt pärast ühendamist. Õigusalane ekspert kontrollib ümberkujundamise arvestuse vormi õigsust Waltsiks. Objektide konfigureerimise korral kasutatakse "Objekti konversiooni viisardit" Merge "režiimis. Objektide eraldamise korral kasutatakse "eraldamise" režiimis "objekti ümberkujundamise viisardit". Kui teil on vaja määrata eelmise või järgneva katastri (tavalised numbrid) ilma konversiooni vähendamata, on vaja kasutada konverteerimisviisardi "Ajaloolise ühenduse (ühinemise) loomises" või "ajaloolise ühenduse loomisel (eraldamine)". Esemete konverteerimine võib toimuda tehingu tulemusena.

Võimalikud on kaks võimalust:

a) Tehingu sisu väljendamise kokkulepe kohaldatakse riigi registreerimist. Kui leping on üks (seetõttu tehing on üks), siis sisenemise etapis ülesandeks registreerimise tehingu registreerimise luuakse iga objekti, kuid mis näitab ühe tehingu registreerimisnumber (st ühes ülesanded Registreerimisnumbri seondumisel on seonduv). Õigusalaste teadmiste etapis täpsustab teine \u200b\u200bobjekt ka tehingu kirjet, millel on sama number ja registreerimise kuupäev. Kui on mitmeid lepinguid, registreeritakse nii palju tehinguid lepingutena. Järelikult on sisendtapis tehingute registreerimise ülesanded loodud iga objekti, millega tehing toimub. Õigusalaste teadmiste etapis kajastatakse tehing ka kaldu.

b) Tehingu sisu väljendamise kokkulepe ei kuulu riigi registreerimise alla. Sisenemisfaasis on valitud õiguse registreerimise ülesanded. Õigusabi etapis registreeritakse õiguse ja õiguse edastamine.

Belgorodi piirkonna toidetud juhtimisdokumentide väärtuse läbivaatamise korraldamiseks ja läbiviimiseks luuakse alaline ekspertide komisjon (EÜ). Office'i ekspertide komisjoni ülesanded ja õigused ning selle töökorraldus määratakse kindlaks EÜ määrusega, mis kinnitab tellimuse poolt tellimuse alusel.

Dokumentide väärtuse uurimine juhtimises toimub juhtumite nomenklatuuri ettevalmistamisel; juhtumite moodustamisel ja dokumentide määramise õigsuse kontrollimiseks juhtumite puhul; Juhtumite ettevalmistamisel järgneva ladustamise korral jne. Jaoks iga-aastane osalus Dokumentide uurimine struktuuriüksuste dokumentide väärtuste uurimine valib alalise ja ajutise (üle 10-aastase) dokumendid juhtimise arhiivi edastamiseks, samuti ajutiste ladustamisperioodide dokumentide valik hävitamiseks, ajastus millest on aegunud.

Konstantse ladustamise dokumentide valik toimub dokumentide dokumentide põhjal, mis näitab nende ladustamise ajastamist ja struktuuriüksuse nomenklatuuri (konsolideeritud nomenklatuurist väljavõtteid) polüstive vaatamisega. Dokumentide valik hävitamiseks ja eraldamiseks, et hävitada ainult juhtumite päiste põhjal. Püsivate ladustamisjuhtumite poliitilise seisukoha ajal kehtivad ajutiste ladustamisperioodidega dokumentide ja dokumentide koopiad, eelnõud ja dokumentide ja dokumentide koopiad tühistamisest.

Samaaegselt koos püsiva ja ajutise (üle 10-aastase) dokumentide valikuga, mis edastati juhtimise arhiivile suunamiseks struktuurilistes osakondades, valitakse see ajutise (kuni 10-aastase) juhtumite ja dokumentide ladustamise juhtumite ladustamisega. Samal ajal võetakse selliseid kaubamärke arvesse juhtumite nomenklatuuris, nagu "vajalikkuse minimeerimist (DMN)," Vastavalt läbivaatamise auditile (lõpuleviimise) "jne).

Dokumentide valimine vastava ajavahemiku jaoks nende hävitamiseks ja nende eraldamise seaduse hävitamiseks ja koostamisel hävitamiseks viiakse läbi pärast konsolideeritud lagunemisjuhtumite konsolideeritud lagunemisosade koostamist samal perioodil. Neid isendeid ja toiminguid arutatakse samal ajal EÜ koosolekutel. Heakskiidetud EÜ õigusaktid on juhtkonna juhtimise heaks kiitnud alles pärast heakskiitmist ettenähtud viisil, mis kirjeldab pideva ladustamise tööd. Pärast seda on kontoril õigus hävitada käesolevas seaduses sisalduvaid juhtumeid.

Juhtumid sisalduvad nende eraldamise seaduses hävitamisse, kui nende jaoks ette nähtud säilivusaeg on lõppenud 1. jaanuariks, milles seadus koostatakse. Näiteks võib 2005. aastal lõpetatud kolmeaastase ladustamise perioodi juhtumeid kaasata õigusaktile, mis koostatakse varem kui 1. jaanuaril 2009 koos viieaastase mäluseaega - mitte varem kui 1. jaanuar 2011.

Office'i arhiivis läbib juhtumid püsivate, ajutiste (üle 10-aastaste) ladustamise ja personali teostatud dokumentidega. Juhtumite ülekandmine toimub ainult kirjeldades pärast nende säilitamise ja kasutamise kaheaastase tähtaja möödumist ja kasutamist struktuuriüksuses. Ajutiste (kuni 10-aastase) sündmuste ladustamise juhtumid ei ole struktuuriüksustes salvestatud ja pärast säilitusaega lõppes ettenähtud viisil.

Kui valmistute struktuuriüksuse tegemiseks arhiivi juhtimise arhiivi arhiivile, nende moodustamise, projekteerimise ja OPEV-de juhtumite arvu korrektsusele, nende juhtumite arvu, mis on kehtestatud vastavalt konsolideeritud nomenklatuurile. Juhtimise juhtimine on ette nähtud. Samal ajal kõrvaldatakse kindlaksmääratud puudusi juhtumite moodustamises ja registreerimisel Föderaalse registreerimisteenuse konstruktsiooni struktuuriosakonna töötajad Belgorodi piirkonnas.

Iga juhtumi vastuvõtmist teeb juhtkonna arhiivi töötaja struktuuriosakonna töötaja juuresolekul. Samal ajal mõlemal OBI koopiad iga juhtumi suhtes, mis sisalduvad, on märgitud juhtumi kättesaadavuse kohta. Iga astme lõpus näidatakse inventuuri numbrite ja sõnadega, mis on tegelikult võetud juhtumite arv, vastuvõtu kuupäev - juhtumite edastamine, samuti organisatsioonilise ja kontrolli osakonna ja isiku juhi allkirjad kes on esitanud.

Office'i arhiivis, dokumentide registreerimisfailid või elektroonilised alused Andmed, mis sisaldavad teavet edastatud dokumentide registreerimise ja täitmise kohta. Iga faili või andmebaasi pealkiri on varustatud inventuuris.

Juhul kui struktuuri struktuuri struktuuri struktuuriüksuse kas muutus selle struktuuri, töötaja, kes vastutab selle struktuuriüksuse seminari läbiviimise eest vastutav töötaja kõik kättesaadavad dokumendid juhtumite puhul ja edastab need Juhtkonna arhiivile sõltumata säilitusajast. Juhtumite ülekandmine toimub juhtumite kirjeldamisega ja juhtumi nomenklatuuri kirjeldamisel.

Juhtumite ülekandmine arhiivile viiakse läbi vastavalt konstruktsioonide osakondade juhtidega ja heakskiidetud halduskorraldusega koostatud ajakavale.

Seega kontrollib Belgorodi piirkonna UFRS-i registreerimist, õiguslikku ekspertiisi ja raamatupidamise regulatiivsete õigusaktide reguleerivate õigusaktide teatud föderaalseaduses ja kohalikke reguleerivate õigusaktidega. Oma töös rakendavad Belgorodi piirkonna UFRS automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Õiglus", mis on ette nähtud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamises, üksikisikute ja juriidiliste isikute loomisel ning dokumentide loomiseks. Kontori menetluse käitlemise kogu spektri vastab kehtivatele regulatiivsetele õigusaktidele.

§2. Teenuseeskirjad büroo Föderaalse registreerimise teenuse Belgorodi piirkonnas

Avaliku teenistujate ja töötajate jaoks on viie päevase ametniku (töötamise) nädal, millel on kaks päeva maha laupäev ja pühapäev.

3. Avaliku teenistujate ja juhtimisteenistujate puhul luuakse järgmine teenus (töö):

Teenuse algus aeg (töö) on 9 tundi 00 minutit;

Teenuse lõpp-aeg (töö) on 18 tundi 00 minutit;

Teenuse lõpp-aeg (töö) reedeti - 16 tundi 45 minutit.

Teenuse kestus (tööpäev) päev, otseselt enne töötava puhkusepäevani väheneb üks tund.

Avaliku teenistujatele (töötajatele), millega tagatakse ühisettevõtte vastuvõtmise, dokumentide vastuvõtmise, väljastamise, väljaandmise, kodanike vastuvõtmise teostamisel vastavalt riigi ülesannete täitmise haldusnõuete nõuetele teatavates tegevusvaldkonnas Juhid, teenuse erinev algus ja lõpp (töö).

Avaliku teenistujate ja töötajate meelitamine nädalavahetustel ja mittetöötamisel puhkused ameti pea korralduse järgi nende kirjaliku nõusoleku korral seadusega kehtestatud Venemaa Föderatsioon.

Ajavahemik puhkuse ja toitumise spetsialistide vastuvõtt, väljastavate dokumentide ja teabe Vastuvõtt, samuti kodanike vastuvõtmist vastavalt nõuetele haldusnormide täitmise kohta riigi funktsioone teatud tegevusvaldkonnas Ajavahemik 12 tundi 00 minutit kuni 15 tundi 00 minutit. Konkreetne puhkuse ja toitumise aeg on asutatud osakonna juht.

Sest riigiteenistujate asendades positsioone avaliku teenistuse teiste rühmade ja töötajate asendades ametikohtade, mis ei ole föderaalse avaliku teenistuse ametikohad, ebanormaalne teenus (tööpäev) võib kehtestada vastavalt teenuslepingule (töölepingu).

6. Avaliku teenistuja on varustatud iga-aastase tasulise puhkuse, mis koosneb peamisest tasulisest puhkust ja täiendavat tasulist puhkust (aastane lisatasu puhkust ja iga-aastase täiendava tasulise puhkuse ebanormaalse online-päevase päeva jooksul).

Avaliku teenistuse peamised seisukohad asendavad riigiteenistujad on varustatud iga-aastase peamise tasulise puhkuse, mille kestus on 35 kalendripäeva, teised rühmad - 30 kalendripäeva, töötajad, kes asendavad ametikohti, mis ei ole föderaalse avaliku teenistuse postitused - 28 kalendripäeva .

Teenuse kestuse kestus teenistuse pikkust arvutatakse ühe kalendripäeva määral iga avaliku teenistuse aasta jooksul.

Iga-aastaste täiendavate laetud pühade kestus ebanormaalse teenuse jaoks (tööpäev) on:

Riigiteenistujate jaoks, asendades föderaalse riigi avaliku teenistuse peamised positsioonid - 10 kalendripäeva;

Riigiteenistujate asendades föderaalse riigi avaliku teenistuse juhtivaid seisukohti - 8 kalendripäeva;

Riigiteenistujate jaoks, asendades föderaalse riigi avaliku teenistuse kõrgemate seisukohtade - 6 kalendripäeva;

Riigiteenistujate jaoks, asendades föderaalse riigi avaliku teenistuse nooremad postitused - 4 kalendripäeva;

töötajad, asendades ametikohad, mis ei ole föderaalse avaliku teenistuse postitused - 3 kalendripäeva.

Aastalise tasulise puhkuse kogu kestuse arvutamisel on iga-aastane peamine tasuline puhkus kokku pikaajalise tasulise puhkuse kohta. Iga-aastase peamise tasulise puhkuse ja riigiteenistujate teenistuse aastase täiendava tasulise puhkuse kogu kestus, kes asendab avaliku teenistuse peamisi seisukohti, ei tohi ületada 45 kalendripäeva, et riigiteenistujatele asendavad avaliku teenistuse seisukohad asendavad Grupid - 40 kalendripäeva.

Käesolevas punktis sätestatud iga-aastase tasulise puhkuse üle pakutakse täiendav puhkus mittevastamata teenus (tööpäev).

Puhkuse ajakava koostatakse iga kalendriaasta puhul struktuurifondide ettepanekute alusel eraldi rajoonid Juhtimine ja suhtleb kõigile riigiteenistujatele ja töötajatele.

Seega luuakse Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimise teenuse skeem ja reguleerib töötava personali menetlust, tööaja kestust, näeb ette puhkerežiimi ja määrab kindlaks ameti töötajate puhkuse pakkumise summa ja kord ameti töötajatele. Üldiselt reguleerib käesolev dokument organisatsiooni töötegevust ja teenib oma tootmisülesannete tõhusust.

§3. Olemasolevad dokumendid toetavad probleeme Belgorodi piirkonnas UFRS-is ja nende lahendamise viisid

19. märtsil 2009 tunnistati Belgorodi piirkonna UFRSi osakonna dokumentatsioonijärelevalve esialgse toetuse ajutise toetuse ajutise toetuse ajutise toetuse kohta, tunnistati institutsioonide ametnikke olemasolevate dokumentide tuvastamiseks ja nende lahendamise viise tuvastamiseks. Töötajad jaotati küsimustikud, mis sisaldasid järgmisi küsimusi:

1. seisukoht, mida te teete;

2. Milliseid dokumente te töötate? (Tellimuse korraldus, leping, teenindusmälu märkus, sissetulev kiri, väljaminev kirja rõhutamiseks), muu;

3. Kas osalete dokumentide koordineerimisel?

4. Mis arvutiprogrammid Kas kasutate dokumentidega töötamisel?

5. Mis teie arvates peate tegema oma üksuse ja institutsioonide täielikuma ja kvaliteetse töö jaoks tervikuna:

a) parandada dokumentide dokumentide reguleeriva raamistiku;

b) kohandada töötajate ametlikke ülesandeid;

c) suurendada töötajate omandiõiguse aste töötajate poolt;

d) Installige süsteem elektrooniline registreerimine dokumendid;

e) luua elektroonilise dokumendihalduse süsteem;

e) määrata isiku tellimuste täitmise kontrollimiseks isik;

g) töötajate kvalifikatsioonikursuste korraldamiseks;

h) tutvustada dokumendid töötada uus regulaarne üksus.

Küsimustiku lõpus saadi 43 täidetud küsimustikku asjakohaste kaubamärkide ja dokumentidega. Vastuste analüüs võimaldab teil määrata dokumentaaltoetuse seisundi organisatsioonis, et teha kindlaks probleemid, millega dokumentatsioonis töötavad erinevates osakondade töötajad seisavad silmitsi.

Peaaegu kõik oma töö töötajad kasutavad programmi "õiglust" ja mõned kasutavad täiendavat "registripidajat". Iga elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide või nende sarnasuse mainimist küsimustiku ei leitud. Sellegipoolest näitavad rohkem kui pool personali vajadust tutvustada elektroonilise dokumendihaldussüsteemi UFRS-is Belgorodi piirkonnas, mis lihtsustaks mitmesuguseid dokumente, samuti dokumentide registreerimise dokumentide registreerimist dokumentide registreerimise registreerimisel.

Pooled töötajatest ei ole rahul oma töö reguleeriva ja õigusliku toetuse tasemega, selle reguleerimise ebapiisava aste ja nende ametlike ülesannete täpsete piiride määratlusega. Sellised töötajad näitavad vajadust muuta seda olukorda, selgitades institutsiooni ja arengu personali ametlikke ülesandeid Üksikasjalikud juhised Sellel kontol.

Kui uuring, need töötajad Belgorodi piirkonna, mis ei olnud rahul regulatiivse õigusliku toetuse, samuti oma määruse taset, märkis vajadust korraldada arenenud koolituspersonali institutsiooni läbiviimisel asjakohaste tegevuste, sealhulgas seminaride korraldamise; Täiustatud koolituskursused ja t.p.

Belgorodi piirkonnas UFS-i töötajate uuringu maksimaalne häälte arv andis isiku määramisele korralduste täitmise kontrollimiseks ning kulleri uue personaliühiku määramiseks dokumentatsiooni esitamiseks asjaomastele asutustele. Kuid kuigi teatud töötajate arv UFRS-i töötajate arvates ei ole asjakohane tutvustada dokumentide uue regulaarse tööüksuse tutvustamist. Sellest tulenevalt peaks tellimuste täitmise juhtimise eest vastutav spetsialist töötama osalise tööajaga ja palkades Belgorodi piirkonnas UFRSi töötajate arvust.

Väikseim huvi ümbritseva omandiõiguse taset arvuti ja teiste kontoriseadmete, samuti kaalumisel tõenäosus sisenemise uue regulaarse üksuse töötada dokumente. See võimaldab meil järeldada, et Belgorodi piirkonna UFRSi personali seisukohalt on organisatsiooni töötajad üsna tihedalt varustatud ja ei vaja täiendavaid raamid. Tema tehniliste oskuste tase on täielikult kooskõlas kohustustega ning töötajate täiustatud koolitus peab olema seotud nende arvutioskusega, vaid peamiste kutsealaste teadmiste, oskuste ja oskuste valdusega vastavalt nende positsioonile.

Uuringu tulemuste analüüs võimaldab teil tuvastada juhtimisdokumentatsiooni peamised probleemid Belgorodi piirkonna UFS-is ja siin peamised peamised probleemid:

Madal Executive distsipliini tase töötajate seas;

Kontoritöö institutsiooni automatiseerimiseks pole programme.

Seega on tehtud uuringu põhjal, et tuvastada oma töö käigus Belgorodi piirkonna UFS-i personali probleemide lahendamise probleemid, võib järeldada, et osakute seisukohast ei ole piisavalt tõhusat toimimist nende seisukohast ebapiisavalt Töötajad ja pakkuda UFRSi töötajatele Belgorodi piirkonnas, et panna enne nende juhtimist, et võtta meetmeid praeguse olukorra muutmiseks, nimelt:

Pakkuda asutuse osakondade juhid oma töötajate osakondade ja ametijuhendite sätete parandamiseks;

Tagada iga osakonna reguleerivate dokumentidega, mis on seotud selle üksuse olemuse ja kõigi töötajate olemusega;

Tõsta välja elektroonilise dokumendihalduse tutvustamise küsimuse organisatsioonis, võttes arvesse asutuse valdkondlikke eripära;

Soovita tutvustada uut täistööajaga kullerit.

Järeldus

Praegu loetakse dokumentatsiooni dokumentatsiooniks tegevus, mis hõlmab dokumentatsiooni korraldust ja dokumentatsiooni haldamist institutsiooni, organisatsiooni ja ettevõtete ülesannete rakendamise protsessis. See kontseptsioon hõlmab mitte ainult organisatsioonilisi ja haldusdokumente (millega traditsiooniline kontori töö tegeleb peamiselt), kuid kõik dokumendid, mis on organisatsioonis kuidagi - teaduslik ja tehniline, disain, disain jne. See kehtib ka põhimõtteliselt uute dokumentide liikide kohta, mis on määratletud kui "teabevahendid" - registrid, registrid, andmebaasid ja andmepangad, veebisaitide jne. Kaasaegsetes tingimustes peab kõigi selliste dokumentatsioonitegevuse järjekord ja neile juurdepääsu tingimused olema ühtsed.

Kaasaegsete dokumentide haldamise teenuste arendamine toimub bürooprotsesside täiendava informatiseerimise ja automatiseerimise suunas, elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide kasutuselevõtt ja organisatsioonide organisatsioonide ümberkorraldamine nende süsteemide nõuete kohaselt.

Dokumentatsiooni juhtimises on mitmeid põhilisi probleeme: teadlikkus teadlikkust, organisatsioonilisi probleeme, psühholoogilisi probleeme ja personali probleemi. Nende probleemidega on iga institutsioon silmitsi, olenemata sellest, millist profiili see on. Otsustamisel vajadust parandada oma organisatsiooni töö (kaasa arvatud dokumentaaltoetuse automatiseerimise kaudu), peaks iga juhend pöörama tähelepanu konkreetsete probleemide otsusele.

Töö praktiline osa viidi läbi Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo põhjal ning sisaldas uuringu dokumentide toetamise kohta institutsioonis, korraldades oma tööd, samuti institutsiooni töötajate küsimustikku olemasolevate puuduste tuvastamiseks töös.

Belgorodi piirkonna registri föderaalse registreerimisteenuse büroo, õiguslikud teadmised ja kohalike omavalitsuste regulatiivsete õigusaktide raamatupidamine teatavates föderaalseaduses ja menetluse kohalike reguleerivate õigusaktides. Oma töös rakendavad Belgorodi piirkonna UFRS automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Õiglus", mis on ette nähtud kinnisvaraobjektide automatiseeritud raamatupidamises, üksikisikute ja juriidiliste isikute loomisel ning dokumentide loomiseks. Kontori menetluse käitlemise kogu spektri vastab kehtivatele regulatiivsetele õigusaktidele.

Belgorodi piirkonnas asuva föderaalse registreerimisteenuse ametlik ajakava kehtestab ja reguleerib juhtimispersonali töö korra, tööaja kestus, näeb ette puhkerežiimi ja määrab kindlaks puhkuse ja selle muutmise summa töötajatele Office. Üldiselt reguleerib käesolev dokument organisatsiooni töötegevust ja teenib oma tootmisülesannete tõhusust.

Osana Belgorodi piirkonna UFRSi osakonna esialgse toetuse osana korraldati institutsiooni töötajad, et teha kindlaks dokumentatsiooni olemasolevad probleemid ja nende otsus. Küsimustiku lõpus saadi 43 täidetud küsimustikku asjakohaste kaubamärkide ja dokumentidega. Saadud vastuste analüüs võimaldab määrata dokumentatsiooni haldamise staatuse organisatsioonis, tuvastada olemasolevad probleemid ja kaaluda nende probleemide lahendamise võimalusi.

Järgmisi probleeme saab eristada dokumentatsiooniga UFRS Belgorodi piirkonnas:

Iga töötaja ülesannete ebapiisavalt täpne ja üksikasjalik reguleerimine;

Mitte kõrgetasemeline Executive distsipliini töötajate seas;

Office'i tööasutuse automatiseerimiseks mingeid programme;

Nõrk arvuti oskuse.

Tuginedes tehtud järeldused, on võimalik pakkuda töötajatele UFRS Belgorodi piirkonnas panna enne nende juhtimise küsimus võtta meetmeid, et muuta praegust olukorda, nimelt:

Soovitada institutsiooni asjaomaste osakondade juhid arendada ja parandada nende töötajate osakondade ja ametijuhendite sätteid;

Iga osakond selle üksuse olemusega seotud regulatiivsete dokumentide esitamiseks;

Tõsta välja küsimuse kehtestamise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi organisatsioonis, võttes arvesse valdkondlikke eripära institutsiooni ja püüda parandada elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemid, mis on juba kasutatavad töötajate töötajad UFRS Belgorod piirkonnas;

Määrake inspektor tellimuste täitmise kontrollimiseks;

Soovitada tutvustada uue regulaarse üksuse kulleriga usaldusväärsema ja lihtsustatud kohaletoimetamise eri liiki dokumentatsiooni asjaomastele asutustele, kellega UFRS koostööd Belgorod piirkonnas.

Bibliograafiline nimekiri

Allikad

1. Federal seadus 27. juuli 2006 nr 149-FZ "teabe, infotehnoloogia ja infokaitse" [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://www.akdi.ru/gd/proekt/097699gd.shtm.

2. Federal Seadus 10. jaanuar 2002 nr 1-FZ "elektroonilise digitaalse allkirja" // Vene ajaleht. - 2002. - 14. jaanuar.

3. GOST R 51141-98. Avastatud ja arhiivitegevus. Tingimused ja mõisted. - m.: IPK kirjastamise standardid, 1998. - 89 lk.

4. GOST R 6.30-2003. USD Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded paberitöödele. - m.: IPC kirjastamise standardid, 2003. - 20 lk.

5. Riikliku dokumendihaldussüsteemi süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentide ja teenuste dokumentide toetuse (heakskiidetud Collegium Glavarhiva NSVL 27.04.88; Tellimus NSVL Gamesr dateeritud 05/25/1988 nr 33) [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://www.direcum.ru/gsdou.htm.

6. MUUDE JUHTIMISMÄHENDAMISE JUHTIMISE TÖÖ Föderaaljuhtimisasutustes (Appliance. Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi ja massikommunikatsiooni korraldus 8. november 2005 nr 536) [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsu režiim: http://www.direcum.ru/348539.Aspx.

7. Juhised büroo büroo Föderaalse registreerimise teenuse Belgorodi piirkonnas. - Belgorod, 2005. - 22 lk.

8. Belgorodi piirkonnas asuva föderaalse registreerimisteenuse büroo määrused. - Belgorod, 2004. - 27 lk.

9. Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse bürooeeskirjad. - Belgorod, 2005. - 14 lk.

Kirjandus

1. Andreva, V.I. Areng: Nõuded kindlale dokumendihaldusele (Goszov Rf põhjal): Desktop raamat sekretäridele, raamatupidajatele, juristidele, juhidele / V.I. Andreeva. - m.: JSC Business School Intel-Synthesis, 1994. - 191 lk.

2. Astakhova, L.V. Dokumentatsiooni juhtimise juhtimise filiaalina tegevuste / l.v. Astakhova // Dokumendi tootmine. - 2005. - № 2. - P. 3-9.

3. Balasanyan, v.e. Elektrooniline dokumendihaldus - kaasaegse ettevõtte / ve tõhusa juhtimise alus. Balasanyan // sekretariaat. - 2002.- №2. - lk 46-48.

4. Balasanyan, V.E. Mis peaks olema kaasaegne automatiseeritud dokumentatsiooni toetamise juhtimise süsteem / ve. Balasanyan // X International. Teaduslik ja praktiline konverents "Dokumentatsioon infoühiskonnas: XXI sajandi paradigmad.". - M., 2003. - P. 22-25.

5. Balibardiin, g.i. Dokumentatsioon ja dokumentatsiooni toetamise juhtimine / G. Balibardiin. - Volgograd, 2002. - 178 lk.

6. Bobyleva, M.P. Ettevõtte dokumendihaldussüsteem ja ärikultuur: vastastikuse mõju aspektid / M.P. Bobylev // Dokumendi tootmine. - 2001. - №2. - P. 41-43.

7. Bobyleva, M.P. Tõhus dokumendihaldus: traditsioonilisest kuni elektroonilisele / m.p. Bobyleva. - M.: Publishing House Mei, 2004. - 149 lk.

8. Bobyleva, M.P. Elektrooniliste dokumentide haldamise elementide kasutamise küsimused organisatsioonis / m.p. Bobyleva // sekretariaat. - 2003. - №2. - P. 15-17.

9. Bobyleva, M.P. Tarkvara toote valimine dokumendihalduse automatiseerimiseks / M.P. Bobylev // Dokumendi tootmine. - 2002. - №2. - P. 27-33.

10. Vititin, Yu.g. Alates klassikalisest töövoost - elektroonilisele! / Yu.g. Vititin // Sekretär ja Office'i juht. - 2004. - № 4. - Lk 50-55.

11. WAVKOTRUB, O.V. Dokument ja teave arvutite vanuses ja mitu masinat / O.v. Wolkotub // Materjalide kogumine II International. Teaduslik ja praktiline konverents "Kaasaegsed tehnoloogiad dokumentide haldamise valdkonnas äri-, tootmises ja juhtimises". - Penza, 2000. - P. 3-10.

12. GAIDUKOVA, L.M. Traditsiooniliste dokumentatsioonitehnoloogia probleemid / L.M. GAIDUKOVA // sekretariaadi äri. - 2006. - №10 - lk. 17-22.

13. Gelman-Vinogradov, K.B. Mõned küsimused teadusliku tõlgendamise mõiste "Document" / Kb Gelman-Vinogradov // XI International. Teaduslik ja praktiline konverents "Infoühiskonna dokumentatsioon: haldusreform ja dokumentatsiooni juhtimine" - M., 2005. - P. 84-87.

14. Gelman-Vinogradov, K.B. "Dokumendi" mõiste tõlgendamise raskuste ja nende ülemäärase / K.B meetodite tõlgendamise raskustest. Gelman-Vinogradov // Dokumendi tootmine. - 2005. - № 2. - P. 16-24.

15. Glick, D.I. Riiklikud standardid elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas / D.I. Glick // sekretariaat. - 2006. - № 9 - lk. 45-75.

16. Domarev, V.V. Arvutisüsteemide teabe ja turvalisuse kaitse / V.V. Domarev. - K.: "DIA-SOFT", 1999. - 38 P.

17. DORONINA, L.A. Uued infotehnoloogia ladustamisdokumendid organisatsioonis (probleemi sõnastamisele) / l.a. Doronina, B.V. Chernikov // Personalijuhtimine. - 2002. - №2. - P. 39-43.

18. Zhivaeva, O.V. Tööstuslike ettevõtete infovoogude haldamine põhineb dokumendihalduse optimeerimisel: dis. ... cola. Majandus. Sciences: 03.00.02 / O.V. Zhivaeva. - Voronezh, 2002. - 148 lk.

19. Automatiseeritud infosüsteemi "õigluse" kasutaja juhised. - SPB, 2002. - 220 s.

20. Kochetkov, P. Automatiseerimissüsteemi süsteem "Companymedia-Office'i töö / P. Kochetkov // sekretariaat. - 2006. - №8. - P. 20-24.

21. Kudryaev, V.A. Töökorraldus dokumentide / V.A. Kudryaev. - m.: Infa-M, 2001. - 356 lk.

22. Kuznetsov, S.L. Probleemid tarkvara valimiseks, et automatiseerida tööd dokumentidega kontori / s.l. Kuznetsov // sekretariaat. - 2005. - №10. - P. 32-35.

23. KUZNETSOVA T.V. Kohaletoimetamine. Dokumentatsiooni juhtimine. - M.: "Personalijuhtimine", 2007. - 520 lk.

24. Kuzinyak, D.L. Automatiseeritud kontoritööst elektroonilisele dokumendile voolu / D.L. Kutsumine // X International. Teaduslik ja praktiline konverents "Dokumentatsioon infoühiskonnas: XXI sajandi paradigmad.". - M., 2003. - P. 18-23.

25. Larin, M.V. Dokumentatsiooni juhtimine organisatsioonis / m.v. Larin. - m.: "Teaduslik raamat", 2002. - 110 lk.

26. Larin, M.V. Dokumentatsiooni juhtimine: teooria ja praktika (aruande kokkuvõtted) / m.v. Larin // tollitootmine. - 2001. - nr 1. - P. 5-9.

27. Larin, M.V. Elektrooniline dokumendihaldus: Mis takistab selle rakendamist / M.V. Sekretäri ja Office'i juhi kataloog. - 2003. - №12. - Lk 30-38.

28. Lysenko, N.A. Ettevõtte juhtimistegevuse dokumentatsioon: Tollitootmine ja kirjavahetus / N.A. Lysenko // uuring.-meetod. Käsitsi / - R-Na-D: märts, 2002. - 272 lk.

29. Maksimovich, G.Yu. Integreeritud lähenemisviis infotehnoloogia kasutuselevõtule kõigis dou / g.yu valdkondades. Maksimovich, V.I. BERESTOVA // sekretariaat. - 2005. - № 11. - P. 51-56.

30. Maksimovich, G.Yu. Kaasaegne universaalne infotehnoloogia - Dou / G.yu parandamise alus. Maksimovich, V.I. BERESTOVA // sekretariaat. - 2005. - № 2. - P. 23-27.

31. Maksimovich, G.Yu. Kaasaegne infotehnoloogia ladustamine ja selle kättesaadavuse korraldamine / G. Yak Maksimovich, V.I. BERESTOVA // sekretariaat. - 2005. - №1 (53) - lk. 34.

32. Myaev, K.g. Dokumendid ja nende ametisse nimetamine / k.g. Myaev // Arhiiviküsimused. - 1990. - № 5. - P. 88-102.

33. Myaev, k.g. Dokumentide klassifikatsioon Nõukogude institutsioonide kontoritöös / k.g. Myaev // Bülletään Archivaista. - 1991. - № 1. - P. 59-61.

34. Myaev, K.g. Klassifikatsiooniskeemid (klassifikaatorid) Office'i töödokumendid / K.g. Myaev // Arhiivinotell. - 1993. - № 4. - P. 81-83.

35. Mikhailov Yu.m. Valitsusväliste organisatsioonide äritööjõudu. - M.: Alpha Press, 2008. - 288 lk.

36. Moskov, P.M. Teel elektroonilise dokumendi voolu / P.M. Mosknye // tollitootmine. - 2004. - №2. - P. 36-41.

37. Pechikova, T.V. Dokumentatsiooni toetus organisatsiooni / TV PECHSKOVA // Proc. Käsiraamat / m.: Assoc. Autorid ja kirjastajad Tandem: "Emox", 1998. - 208 lk.

38. Privov, V.F. Küsimused printeri tekstide säilitamise // infoühiskonna dokumentatsioon: elektrooniline dokumendivoolu ja elektrooniline arhiiv. / V.F. Privov // Teated ja teatised kuuenda rahvusvahelise teadus- ja praktilise konverentsi kohta 24. - 25. novembril 1999. - M., 2000. - P. 120-124.

39. Romameeritud, l.a. Tolli tootmine / l.a. Romameeritud. - m.: "Kirjastamine Mastery", 2002. - 220 s.

40. Sablin, V.K. Elektroonilise dokumendihalduse / VK kasutuselevõtu kohta. Sablin // audit. - 2004. - №5. - lk.6.

41. Assamblee, M.V. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise kohta AIB AcademKimbank OJSC / M.V. Assamblee // Sekretär ja Office'i juht. - 2004. - №9. - lk 48-56.

42. Stennyuk, M.Yu. Dokumentide koostamine arvutis / M.yu. Stennyuks // Trade.-meetod. Kasu. - m.: "EMOX", 1998. - 238 lk.

43. Sysova, L.V. Üldise ettevõtte dokumendihaldussüsteemi mõiste väljatöötamine / L.V. Sysova // sekretariaat. - 2006. - № 7 - lk. 30-35.

44. Sysova, L.A. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid / L.A. Sysova // sekretariaat. - 2003. - №3. - Lk.29-33.

45. Tikhonov, V.I. Elektroonilised arhiivid ja elektrooniline dokumendivoolu / V.I. Tikhonov, i.f. Yushin // Otch. Arhiiv. - 1999. - №2. - Lk.17-26.

46. \u200b\u200bTkachev, A.V. Arvutokumentide õiguslik seisund: peamised omadused / A.V. Tkachev. - M.: LLC "Gorodets-väljaanne", 2000. - Lk.62.

47. Philenko, E.N. "Dokumendi" mõiste väljatöötamine uute infotehnoloogiate kasutuselevõtuga / E.N. Filenko // Dokumendi tootmine. - 2006. - № 3 - lk. 64-65.

48. CHRAMTSOVSKAYA, N. Reguleerivad dokumendid elektroonilise dokumendihalduse / N. khramsovskaya // majanduse ja elu. - 2006. - № 14. - lk 33.

49. Hurging, V.M. Veelkord elektroonilise dokumendi / V. miljoni kohta Hindlemine // Venemaa teaberessursid. - 2008. - № 3. - lk 12-21.

50. Chukovenkov, A.Yu. Osaluse töö juhised organisatsioonis / A.yu. Chukovenkov // peasekretär. - 2003. - №1. - P. 47-51.

Interneti-ressursid

1. Konsultatsioonirühm "Termics" [Elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Juurdepääsu režiim: http://www.termika.ru/

2. Föderaalne teenus massikommunikatsiooni valdkonnas järelevalve, kultuuripärandi suhtlemise ja kaitse valdkonnas [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://62.rsoc.ru/

3. Directump [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://www.diirefum.ru/348539.ASPX/

4. Doconline: sõltumatu portaal elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide kohta [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://www.doc-online.ru/nalytics/

5. EOS: elektroonilised kontori süsteemid [elektrooniline ressurss]. - Elektron. Dan. - Access Mode: http://www.eos.ru/

Rakendused

Kinnitus 1

Belgorodi piirkonnas UFRSi organisatsioonilise struktuuri skeem

2. liide.

Block diagramm Ühisstruktuur Riigi registreerimise toimimisjärjestus

Dokumentide väljastamisel toimingute järjestuse plokkskeem

4. liide.

belgorodi piirkonnas

Avaldus

I, ___________________

(Täielikult perekonnanimi, nimi, taotleja patrooniline patrony

"___" ________________ __________ sünniaastat, passi seeria _______________________

№ _________ Väljastatud "____" ___________ _______ aasta ____________________________________

_______________________

elu (Aya) juures: ___________________________________

(tegeliku elukoha aadress)

kontakt number___________________________________________________________

toimides advokaadi võimu põhjal "_____" _______________ ______________

alaealise seadusliku esindajana (vajadus rõhutada) nimel

(Täielikult perekonnanimi, nimi ja patronyye taotleja)

"____" ___________________________________________________________________________________________

(Väljastatud dokumendi asutuse nimi)

_________________

ma teavitan mulle, et passi asendamise tulemusena:

seeria _____________ № ____________ väljastatud "___" _________________________________

__________________________________________________________________________________

(Väljastatud asutuse nimi)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ ______________________________________________

kodanik ___________________________________________ (täielikult perekonnanimi, eesnimi, printsionaalse patrooniik)

uus pass on vastu võetud järgmiste andmetega:

passi seeria _______________ № _________ Väljastatud "____" _________________________________________________________________

(Väljastatud dokumendi asutuse nimi)

"___" __________________ 200 ___.

(taotluse kuupäev)

______________________________________

"___" __________ 200 _____ g.

5. liide.

Föderaalregistreerimisteenuse kontoris

belgorodi piirkonnas

Avaldus

I, ___________________________________________________________

"___" ________________ __________ Sünniaastad, passi seeria _______________

№ ______________ väljastatud "____" ___________ _________ aasta _________________________

_____________________________________________________________,

elamu (Aya) aadressil: __________________________________

_____________________________________________________________

tegutsedes volikiri alusel "_____" _______________.

ma teatan teile, et ostu ajal ____________________________________________

aadress________________________________________________________

_____________________________________________________________

gr ._______________________________________________________

"____" __________ __________ sünniaastatel passi seeria ________________________

№ ____________ väljastatud "____" _____________ _______________ ja aasta

_____________________________________________________________

elamu (Aya) juures: _________________________________

_____________________________________________________________

Õiguslik abielu ei olnud.

"____" ___________ ________________ ______________________

Kirjutatud vastuvõtu spetsialisti juuresolekul

______________________________________

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo teenuste reeglid. - Belgorod, 2005. - P. 2-3.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo teenuste reeglid. - Belgorod, 2005. - P. 3.

Belgorodi piirkonna föderaalse registreerimisteenuse büroo teenuste reeglid. - Belgorod, 2005. - Lk 5.

Valdav enamus erinevates organisatsioonides ja kontrollisüsteemides ringlevate dokumentide puhul märgitakse nende täitmise ajastus kasutatud juhtimis- ja registreerimiskaartide (RKK) tippvaldkonnas.

Teave teostamise kontrollimise tulemuste kohta tuleb esitada nendele juhtidele, kes määravad vajadust kontrollida konkreetseid dokumente ja nende täitmise ajastust.

Dokumentide täitmise tingimused. Perioodiliselt loodud dokumentide jaoks kehtestatud dokumentide puhul, mis on kõige sagedamini loodud kogu riigi, individuaalsete tegevusvaldkondade või konkreetse organisatsiooni alusel, on nende täitmise tingimused kehtestatud tüüpilised.

Seega on Tüüpilised terminid asutatud Venemaa Föderatsiooni presidendi määrustes, Venemaa Föderatsiooni seaduste, valitsuse määruste seadused, näiteks kaaluda kodanike ettepanekuid, taotlusi ja kaebusi, asetäitjaid; suurendada pidevaid ladustamisdokumente osakondade asutustest riigile; Lõpliku sisseviimise jaoks allkirjastatud dokumentide tõttu jne.

Märkimisväärne hulk tüüpilisi mõisteid on asutatud osakondade subtereerimisseaduses, näiteks statistiliste ja finantsaruannete pakkumine toodete kvaliteedi kohta, finants- ja kohtulike juhtumite otsuste taotlemise kohta jne ei leitud peegeldusi seadustes ja muudes määrustes. Pärast nende heakskiidu ja kaasamist tabelis vormis või Dow'i juhistesse, muutuvad nad ka tüüpilisteks organisatsioonide töötajatele.

Individuaalsed täitmise tähtajad on esitatud dokumendi või resolutsiooni tekstis vastuvõetud dokumendi kaalumisel ainult juhul, kui see ajavahemik erineb autori poolt kehtestatud dokumendist või tüüpiliste tingimuste koosseisust.

Sissetulevate dokumentide täitmise kuupäev aktsepteerib üldiselt alates nende kättesaamise fakti kindlaksmääramisest organisatsioonile ja loodud - alates hetkest, kui neid esitajaid rakendatakse, kui dokument, muidugi ei täpsusta teist perioodi .

Tähtaeg võib pikendada ainult organisatsiooni või ametnikku, selle asutatud või järelevalve juhtimist. Praktikas töö puhul juhul, kui tähtaeg dokumendi täitmise ajal selle registreerimise või selle kaalumisel määratletud, ei saa kindlaks määrata, tingimusliku perioodi täitmise perioodil, mida saab kohandada täitmise ajal Dokument, näiteks väljuvate dokumentide täitmise jälgimisel.

Kontrollida. Dokumentide teostamise jälgimise tehnilised vahendid on juhtimissüsteemi (kaardi või ekraani vorm) sisendvorming reeglina, mis on registreerimisvormi duplikaat. Nagu näiteks juhtimissüsteemi kaart pakutud ühtse süsteemi organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni.

Kui jälgida suukaudseid juhiseid pea registreerimata dokumente, naasevad dokumendid, mida peeti täidetakse, sisend formaat täidetakse kontrolliteenistuse ise. Mitmed ülesanded sisaldavate dokumentide esitamisel täidetakse juhtimissendivorming iga kontrollitud tellimuse või ülesandega. Selleks tuleks kontrollitaotluse tutvustada dokumentide haldamise skeemides dokumentide haldamise skeemides, samuti paralleelselt (näiteks koopiates), millel on sarnased dokumendid. Dokumendi ülemise valdkonna paremal küljel panna kaubamärgi selle juhtimiseks.

Juhtimismasin korraldatakse nii sõltumatult, kas dokument on sisemine, sissetulev või väljaminev, dokumendid võiks klassifitseerida jooksva kuu ja pikemate täitmistundide täitmise seisukohast.

Dokumendi täitmise perioodil teostab professionaalselt organiseeritud kontrollimisteenus korrapäraselt täitmise rakendamise korrapärase katsetamise, mille tulemused on reeglina fikseeritud ka kontrolli massiivi. Vastutus esitajate esitatud teabe õigsuse eest.

Kontrolli saab salvestada suulises või kirjalikult. Viimasel juhul valmistatakse kirjalikud meeldetuletused kontrolliteenistuse poolt. Neid saab pühendada nii konkreetsele ülesandele kui ka eraldi dokumendile ja töövõtjatele. Meeldetuletused saadetakse struktuuriüksuste juhtidele ja pärast täitmist allkirjastavad nad ja naasevad juhtimisteenuse läbiviimise distsipliini analüüsimiseks.

Täitmise rakendamise kontrollimine toimub tavaliselt järgmistel kuupäevadel, soovitatav karjatamine:

Järgmiste aastate ülesanded vähemalt kord aastas;
jooksva aasta järgmiste kuude ülesanded vähemalt kord kuus;
Praeguse kuu ülesanded iga 10 päeva järel ja 5 päeva enne aegumiskuupäeva.

Dokumentide edastamine teiste töötajate täitmiseks ei ole alus nende kõrvaldamise või täitmise teostamise kontrollimise või üleandmise aluseks.

Dokumendi eemaldamine kontrolli all. Seda saab teha ainult ametnik, kes on kehtestanud kontrolli või vastutustundliku esitaja pärast ülesannete täitmist, taotlusi, tulemuste aruandeid huvitatud isikutele ja organisatsioonidele või muudele dokumentidele kinnitamisele.

Prostanile on võimalik dokumendi eemaldamisel kontrollida ainult juhtimismasinas (kaart, andmebaas). Käsiraamatu kaalutlusõigusel saab teavet dokumentide teostamise või individuaalsete ülesannete täitmise kohta edastada kirjalikult või suulises vormis.

Kui kontrollimisteenistus sätestab, et täitmise sisu, vorm ja kord ei vastanud ülesandele, on õigus dokumendi tagasi saata ilma täitmisaja pikendamiseta.

Andmed dokumentide teostamise kontrolli edenemise ja tulemuste kohta analüüsitakse perioodiliselt. Reeglina on esitatud teave teostava distsipliini seisundi kohta kuus. Kuna tüüpilised analüütilised vormid IC-impulsi distsipliinide kontrollimiseks ei ole määratletud, on need kehtestatud organisatsiooni suunistega teenuse toetuse toetamise kohta.

Esinejate töö kõige selgemad tulemused vaadeldakse, kui käsiraamatus esitatud igakuiste aruannete puhul on näidatud:

Töövõtja töö dokumentide koguarv;
Kogus (protsent) tehtud enne määratud tähtajad;
Number (protsent) mitte lõpetatud või täidetakse hiljem seatud tähtajad;
viivitused tööpäevadel;
Dokumentide täitmise viivituste põhjused.

Dokumentide mittetäitmise tõttu iseloomulikud põhjused hõlmavad tavaliselt järgmist:

Liiga suur asutuse tsentraliseerimise tase;
Esinejate ja juhtide ülekoormus erinevatel tasanditel;
töötajate ja alluvate organisatsioonide distsiplineerimine;
Kvaliteetse täitmise ebapiisavad ajad;
irratsionaalne dokumendihaldussüsteem;
Tehniliste dokumentide registreerimisvahendi puudumine ja dokumentide replikatsioon jne.

Analüüsi tulemuste põhjal töötatakse välja meetmed ja meetmed dokumentide täitmise kiirendamiseks, Executive'i distsipliini suurendamine, kontrolli ja juhtimise korraldamise parandamine tervikuna.

Dokumentatsiooni juhtimine

See on dokumendid, mis tagavad juhtimisfunktsioonide rakendamise, plaanid määratakse kindlaks, raamatupidamise ja aruandluse näitajad salvestatakse ja muud teavet. Sellega seoses võib öelda, et sellest, kuidas dokumendidokumentidega töötavad, on tehtud tehtud otsuste tõhusus ja kvaliteet, nende rakendamise tõhusus ja organisatsiooni kui terviku tegevus on suuresti sõltuv.

Tööorganisatsioon dokumentidega on oluline osa juhtimise otsuste juhtimisest ja vastuvõtmisest, mis oluliselt mõjutavad juhtkonna tõhusust ja kvaliteeti.

Juhtimisotsuse tegemise protsess hõlmab teabe saamist; selle töötlemine; Analüüs, ettevalmistus ja otsuste tegemine.

Need komponendid on kõige tihedamalt seotud juhtkonna dokumentatsiooni toetamisega. Saada majanduslik mõjuEsiteks on teabe kvaliteet oluline, mis määrab selle numbri, tõhususe, keerukuse ja kulude arvu järgi. Kui ettevõttel ei ole selget tööd dokumentidega, siis selle tulemusena halveneb juhtkond, kuna see sõltub kvaliteedist ja usaldusväärsusest, teabe saamise rakendamisest, viite- ja teabeteenuse õigest paigutusest, selget korraldust Dokumentide otsimine, ladustamine ja kasutamine.

Office'i töös lahendamiseks eraldatakse kolm peamist ülesannet (DOU)

1. Dokumentatsioon (dokumentide ettevalmistamine, projekteerimine, koordineerimine ja tootmine).
2. Töökorraldus korraga dokumentide tegemise protsessi tegemise juhtimise (liikumise tagamine, täitmise jälgimine, ladustamise ja kasutamise dokumente).
3. Dokumentide arhiivi süstematiseerimine.

Dokumentatsiooni juhtimine rakendab spetsiaalset teenust, mis tegutseb sõltumatu struktuuriüksuse õigustega. See võib olla: ärijuhtimine, jagatud osakond, büroo või sekretariaat.

Dow Service lahendab kolm peamist ülesannete kompleksi:

1. Managementide dokumentide tagamine;
2. institutsiooni dokumentidega töökorraldus;
3. dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamine.

Teenusega seotud ülesanded määravad selle ülesanded:

1. Managementide juhtimise tagamise ülesanded saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:

Vormide väljatöötamine ja projekteerimine, nende tootmise tagamine;
dokumentide valmistamise, kopeerimise ja replikatsiooni tootmise tagamine;
Dokumentide ettevalmistamise ja kavandamise kvaliteedikontroll, dokumentide heakskiitmise ja sertifitseerimise korra täitmine.

2. institutsiooni dokumentidega töökorralduste ülesanded lahendatakse järgmiste funktsioonidega:

Millega kehtestatakse üks kord dokumentide edastamiseks (institutsioonide dokumendihaldus);
Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide ekspeditsiooni töötlemine;
Sissetulevate, saadetud ja sisedokumentide registreerimine ja raamatupidamine;
Dokumentide täitmise üle kontrolli;
Dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; Kodanike apellatsioonkaebuste korraldamine.
Teabe kaitse tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamise eesmärgid hõlmavad järgmisi ülesandeid:

Regulatiivsete, õpetlike, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja töötlemine ja nende töötajate tähelepanu töötajate tähelepanu;
Metoodilised juhised ja kontroll üle kehtestatud dokumentidega töötamise eeskirjade järgimine organisatsiooni struktuurilistes osakondades;
Organisatsiooni töötajate kvalifikatsioonide parandamine ja nende tööga seotud konsultatsioonid dokumentidega;
Organisatsiooni dokumenteerimise dokumentatsioon, dokumentide ühendamise töö teostamine, organisatsiooni tegevustes kohaldatavate dokumentide tabelis ja albumi vormide väljatöötamine;
Uute vormide ja dokumentidega töötamise meetodite väljatöötamine ja rakendamine, organisatsiooni dokumendihalduse parandamine, Executive'i distsipliini suurenemine;
automatiseeritud väljatöötamise ja parandamise ülesannete seadmine infosüsteemid ja andmebaasid dokumentidega töötamiseks.

Ettevõtte ees, mille eesmärk on luua tõhus keskkond teabe töötlemiseks ja juhtimise kvaliteedi parandamiseks, on järgmised ülesanded:

1. Kõikide dokumentide teabe koostamise ja töötlemise töö parandamine, luues ettevõtte dokumentatsiooni toetuse mehhanismi (DOU).
2. Õige automatiseerimisstrateegia valimine, kaasa arvatud õige valik. tarkvaratooted.

Et automatiseerida see tundub, lihtne teema, nagu töö dokumentidega, peab kasutama uusimaid tehnoloogilisi edusamme:

1. Andmebaasi juhtimissüsteemid;
2. Süsteemid dokumentide leidmiseks ja tekstide analüüsimiseks;
3. skaneerimine ja dokumentide tuvastamise süsteemid (trükitud ja käsitsi kirjutatud);
4. Kolmapäeva kliendiserver;
5. Internet / intraneti.

Sõltumata ettevõtte eripäradest saab eristada järgmisi peamisi dokumente rühmi:

Ettevõtte organisatsioonilised dokumendid (harta, määrused, lepingu, struktuur ja jaama number, personal, ametijuhendid, sisehäired);
Ettevõtte haldusdokumendid (põhitegevuse tellimused, tellimused, otsused);
Ettevõtte personali dokumendid (töötajate, töölepingute (lepingute), isiklike asjade, isiklike kaartide f. T-2, näopalgakontod, tööraamatud);
Ettevõtte finantsarvestusdokumendid (peamine raamat, aastaaruanded, raamatupidamisjäägid, kasumi ja kahjumite kontode kontod, paranduste toimingud, varud, plaanid, aruanded, hinnangud, kontod, sularaharaamatud jne);
Ettevõtte teave ja viitedokumendid (toimingud, kirjad, faksid, viited, telefonid, aruande märkused, selgitavad märkused, protokollid jne).

Alates I. munitsipaalorganisatsioonid Ettevõte võivad mõjutada dokumente, mis reguleerivad erinevaid tegevusi (maksud, keskkonnakaitse jne) võib mõjutada. Need dokumendid kujutavad endast eraldi rühma - kõrgemate asutuste regulatiivseid dokumente.

Kommertslepingud (lepingud), mis on ettevõtlustegevuse peamised dokumendid, võib eraldada sõltumatule grupile. Kõik loetletud dokumendid on seotud juhtimis- või organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega (ORD). Erandid on finantsarvestuse dokumendid, millel on koostamise ja töötlemise eripära.

Riigi arhiiviteenistus Venemaa (Rosarkhiv) ja selle asutused tegelevad kogumise ja ladustamise dokumentide kajastades materjali ja vaimne elu oma rahvaste ajalooliste, teaduslike, sotsiaalsete, sotsiaalsete, majandusliku või kultuurilise tähtsusega. Nad loovad "mälu" ühiskonna, hoida teavet elu elu. Lisaks vastutab Rosarhiv kui Federal Exchange'i asutuse keskne organ ametialase töö korraldamise ja ratsionaliseerimise eest riigis. See arendab standardeid ja soovitusi büroo töö korraldamise kohta. Rosarhiv on usaldatud organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni (ORD) arendusosakonnana, mis hõlmab üldiste nõuete väljatöötamist ORD-, konkreetsetele dokumentide vormidele, Hordide kasutamise kontrolli erinevates tegevusvaldkondades, dokumendi vormide ühendamine Unified organisatsiooniline ja haldusdokumentide süsteem (USD). Venemaa Föderatsiooni komitee standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise kohta (Venemaa riiklik standard) vastutab dokumentide ja ühendamise konkreetsete nõuete regulatiivse konsolideerimise eest, luues külalisi ning osaledes dokumentide rahvusvahelises ühtlustamisel ja standardimises. Tööministeerium arendab tööjõu ja töökaitse dokumente. Seega, kui ametiasutused on kõrgeimad näited regulatiivse määrusega Office'i töö, siis riigi arhiiviteenus.

Office'i seminari tegevuse reguleerimisel mängitakse olulist rolli organisatsiooni hartaga - õigusakti, mis määrab hariduse menetluse, organisatsiooni pädevusse, selle funktsiooni, ülesanded, töökorraldust. Harta arendamine mõjutab büroo üldist avaldust. Harta organisatsiooniline ehitus võimaldab määrata juhtimistegevuses kasutatavate dokumentide kompleksid.

Peamised regulatiivsed dokumendid, mis reguleerivad Dou organisatsiooniteenuse tegevust:

Dou teenistuse määrused on õigusakt, mis määrab selle üksuse töö korraldamise korra, tollimaksude, tollimaksude ja töö korraldamise korra ning Dou teenistusega tegelevate ametnike õiguslik seisund ja pädevus. Dou Dou teenuse osutamise pakkumine ja teenuse juhataja allkirjastab organisatsiooni juhi heaks. Kooskõlas struktuuriüksuste juhtidega, kellega suhe on sätestatud.

Töö kirjeldus on peamine organisatsiooniline dokument, mis reguleerib vastutuse piiritlemist ja töötajate õigusi, kes on aluseks paralleelsuse ja dubleerimise kõrvaldamiseks individuaalsete operatsioonide rakendamisel.

Office'i töö juhised on peamine regulatiivne dokument, reeglite, vastuvõttude, protsessi loomise protsesside, dokumentide töö tehnoloogia reguleerimine. Jaoks tõhus töö Dow ja kõik organisatsiooni üksused, selgeks mõistmiseks ja kõigi dokumentidega töötavate töötavate etappide esitamiseks igas organisatsioonis, kasutusjuhend peaks koostama oma tegevuse eripäraga.

Tabeli vormid dokumendid standard juhtimisolukordades. Tabel on vajalike dokumentide ühtsete vormide loetelu ja piisav ettevõtte poolt lahendatud ülesannete ja ülesannete dokumentatsiooni toetamise rakendamiseks. See sisaldab iga dokumendi omadust, selle õiguslikku seisundit ja dokumentatsiooni sammud. Tabel on võimalus reguleerida nii seadistuses kasutatud dokumentide ja nende valmistamismenetlusi.

Organisatsiooni dokumentide albumi vormid. Koos dokumentide tabeli vormidega peab igal organisatsioonil olema albumi vormid dokumente, mis on tabelis sisalduvate standardite vormide kogum.

Praeguseks on Dow Service neli peamist organisatsiooni struktuure:

1. Ärijuhtimine.
2. Kokku osakond.
3. Office.
4. Sekretär.

Ärijuhtimine, omakorda jaguneb järgmistesse struktuuritoodete jaotustesse:

1. Sekretariaat on organisatsiooni juhtimise teenimiseks loodud struktuuriüksus. See sisaldab:

Vastuvõtt
pea ja peasekretariaat peasekretariaat pea juhtide;
Kolledži sekretariaat;
Protokolli büroo.

2. UPO ratsionaliseerimisosakond on Dow paranemise keskus, metoodikakeskus. Selle funktsioonide hulka kuuluvad:

Kontoritöö parandamise meetmete väljatöötamine ja rakendamine;
Kontoritöö regulatiivse ja metoodilise toetuse arendamine (sätted, juhised, eeskirjad, määrused, tabelis ühtsed vormid jne);
Klassifikatsiooni kataloogide väljatöötamine (juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid, salvestusajaga dokumentide loetelud).

3. Office, mis omakorda on jagatud:

Ekspeditsioon;
Kirjavahetuse büroo;
Dokumentide raamatupidamise ja registreerimise büroo;
Arvutikeskus dokumentide tekstide töötlemiseks ja paljundamiseks.

4. Kirjade jaotus.

5. Kesk-arhiiv.

6. Kontroll.

Dokumentaalõiguse korraldamine

Tsentraliseeritud;
- detsentraliseeritud;
- segatud.

Office'i töökorralduse tsentraliseeritud vormiga keskendutakse kõik tehnilised töötlemistoimingud ühele struktuuriüksusele (Dou Service) ja loominguline töö dokumentidega viiakse läbi teistes struktuuriüksustes. Office'i juhtimise tsentraliseeritud vormi eelised hõlmavad võimalust moodustada ühe andmebaasi kõikidele organisatsioonidele sisenevate dokumentide ja dokumentide loomisel, mis võimaldab suurendada dokumentide otsimise tõhusust ja seetõttu optimeerida Viite töö dokumentide kohta. Soovitatav on kasutada kontorihalduse organisatsiooni tsentraliseeritud vormi, kui organisatsioonil on lineaarne funktsionaalne organisatsiooniline struktuur.

Organisatsiooni organisatsiooni detsentraliseeritud vorm hõlmab kontoritöö sõltumatu teenuse loomist igas struktuuriüksuses. Soovitatav on kasutada seda organisatsioonilise struktuuri ja divisjoni tüübis või organisatsiooni struktuuriüksuste territoriaalse laigutamise tingimustes.

Organisatsiooni organisatsiooni segavorm hõlmab mõnede tööjõu operatsioonide teostamist (vastuvõtt, registreerimine, dokumentide reprodutseerimine) Dou Dou, teised (dokumentide loomine ja kavandamine, nende süstematiseerimine, juhtumite moodustamine ja ladustamine) struktuuriüksustes. Tuleb märkida, et organisatsiooni organisatsiooni segavormiga võib sama tehnoloogilise operatsiooni, näiteks sissetulevate ja saadetavate dokumentide registreerimist teostada nii Dow'i kui ka struktuurilistes osakondades, sõltuvalt kategooriast dokumentide kohta.

Dow Service'i nimede valimine

Praegu ei ole metoodilise olemuse reguleerivaid dokumente ega dokumente, mis tuleks juhinduda Dow teenuse nime valimisest ja selle struktuuri määratlusest, nii et organisatsioonil on õigus nende küsimuste üle iseseisvalt teha otsuseid.

Sellisel juhul tuleks arvesse võtta mitmeid tegureid:

Organisatsiooni tegevuse olemus, selle struktuur (osakute arv, juhtimisaparaadi arv ja töötajate koguarv);
- dokumendihalduse organisatsiooni maht;
- alluva süsteemi (allutatud organisatsioonide, filiaalide, kontorite, esinduste) ja nende ja keskasutuse suhete olemuse olemasolu.

Praktikas kasutatakse erinevaid kontori tööüksuse nimesid: ärijuhtimine, büroo, büroo, üldosakond, büroohalduse osakond, kirjavahetuse osakond, büroohalduse teenus, juhtimisdokumentatsiooni toetus, dokumendihaldus, dokumentatsiooni osakond jne.

Ärijuhtimine on reeglina sisemise struktuuri osakond. Juhtumite haldamise osana eraldatakse rühmad, sektorid, osakonnad ja muud struktuuriosad, tagades dokumentide raamatupidamise ja registreerimise, dokumentide teostamise kontrolli, töötada kollegiaalsete asutuste dokumentidega töötada dokumentide esitamist, kopeerimist ja replikatsiooni Dokumendid, samuti sellised rajoonid sekretariaadina, arhiiv, avastamise ja muu ärijuhtimise osakond luuakse suurtes organisatsioonides: Federal Exchange'i asutuste asutused (ministeeriumid, teenused, asutused), suur ühisvaru Ettevõtted jne juhtumite haldamine koos puhtalt tööprotsessidega viiakse läbi subsrigi organisatsioonide organisatsioonilise ja metoodilise toetusega.

Ülejäänud nimed on kontor, üldosakond, bürooosakond jne, sisulises plaanis, võib pidada sünonüümideks. Office on ehk kõige mõistetavam ja tavalisem nimi Dow Service. See on mugav, sest see koosneb ühest sõnast, mis tähendab, et paljude selle nime teadvuses on lihtsam kasutada, vaid nende nime teadvuses on seotud "kirjatarvete rutiini", "kirjatarvete kiududega", st negatiivsete osapooltega kontoritööga . Nimi "jagatud osakond" ei ole paljude jaoks täiesti selge, sest sõna "ühine" võib midagi endale eeldada, kuid see kõik on samade dokumentidega töötamise kohta. Sellega seoses nime "osakond kontori osakond", "tööministeerium dokumentidega" jne. edukam. Nende kaalutluste põhjal tuleks bürooteenuse teenuse nime valimisel eelistada, kui mitte "Office'i" nimi (selle jälgitavuse ja kasutusmugavuse tõttu), siis sellised nimed "Division Division", "dokumentatsioon Toetus "jne

Organisatsiooniline struktuur Dou teenused

Suurte ettevõtete puhul eraldatakse funktsionaalsed rühmad DWA teenuse osana ja teatud kohustused on iga töötaja taga fikseeritud. Dou teenus võib sisaldada sekretariaati, ekspeditsiooni, rühma (büroo, osakonna), kirjade rühm (kaebuste büroo, rahvastiku konverteerimise osakond), masinate kontorid, kopeerimisbüroo, arhiiv.

Keskesindajates tehakse dou teenuse funktsioone üksikute spetsialistide töö krundid.

Väikeste ettevõtete puhul koosneb Dow teenus 2-3 inimesest.

Paljudes organisatsioonides ei ole Dow teenus sõltumatu üksus ja see on osa haldus- ja majandusteenusest, personalijuhtimise teenusest või raamatupidamisest. Dokumentidega töökorraldus on siiski väga sõltumatu tegevus, mis ei ole üldine majandusliku toetuse või raamatupidamine. Kuna Dow Service haldab tegelikult kogu organisatsiooni dokumentatsiooni ja dokumentatsiooni voogusid, peab see olema sõltumatu üksus, ehkki väikese korrapärase numbriga (see võib olla 2-3 inimest), kusjuures alluvus on organisatsiooni juht või üks Jumpide asetäitja, kes jälgib teabe ja dokumentatsiooni küsimusi. See on ka põhimõtteliselt oluline, sest Dou Service toimib otseselt kasutusjuhendiga, lahendab dokumentide läbivaatamise küsimused, kontrollib nende täitmist, viib juhtkonna ülesande dokumentide dokumentide viide tööle, täidab kasutusjuhendi teisi juhiseid.

Dow Service ametliku ja personali määratlus

Töötajate ametliku koosseisu kindlaksmääramisel, töötajate kutsealade, töötajate ja tariifide klassifitseerija (OKPDTR) ja juhtide kvalifikatsiooniraamatu ja teiste töötajate kvalifikatsiooni raamat (heaks kiitnud Venemaa tööministeeriumi dekreet . 37) tuleks juhtida.

Dow teenuse töötajate arvu määramiseks kasutatakse tööjõu ja tööorganisatsiooni regulatiivseid dokumente.

Kontoritöötajate tööjõu standardimine, sealhulgas nende täistööajaga arvu arvutamine, viiakse läbi järgmiste dokumentide põhjal: \\ t

1. Juhtimisdokumentide interaktiivsed integreeritud ajastandardid.
2. Ministeeriumide, osakondade juhtimise, ettevõtete ja organisatsioonide haldamise toetuse parandamise aegstandardid töötamise ajastandardid.
3. Automaatse arhiivitehnoloogia ja dokumentatsiooni tugiorganisatsioonide töö aja normid.
4. Föderaalte täidesaatva asutuste juhtimisstruktuuride dokumentatsiooni toetamise aja normid.

Reeglina ei kuulu üksuse arvu määratlus Dow Service'i ülesannetesse ise - see töö toimub tööjõu ja palkade või majandusüksustega, kuid vajaduse korral võivad sellised arvutused hoida ka Dow töötajaid Teenus. Eespool nimetatud tööjõu normatiivdokumendid sisaldavad metoodilisi juhiseid nende dokumentide rakendamise kohta praktikas.

Töötajate dou- ja ametijuhendite teenuse osutamise sätte arendamine on Dou teenuse korraldamisel oluline ülesanne on töötajate ja ametite kirjelduste teenuse osutamise sätte väljatöötamine. See ülesanne lahendab Dow juht iseseisvalt või kvalifitseeritud spetsialistide kaasamisega. Eeskirjad teenuse osutamise Dow ja ametijuhendid oma töötajate moodustavad kogum organisatsiooniline ja juriidiline dokumentatsioon, mis areng, mis lõpetab organisatsiooni etapi luua selle teenuse.

1. Üldsätted.
3. Dow Service funktsioonid.

GSDO soovitus iseloomu eeldab võimalust teha vajalikud muudatused ja selgitused. Eelkõige meie arvates on soovitatav "õigused ja vastutus" neljanda osa jagunemine jagada kaheks osaks: "Õigused" ja "vastutus" tingitud asjaolust, et need on täiesti erinevad mõisted.

Organisatsiooniline etapp Dow Service'i loomine lõpetab ametijuhendite väljatöötamisega. Ajakiri on korduvalt avaldanud artikleid ametijuhendite arendamise kohta, nii et käesolevas artiklis piirdume üldiste tähelepanekutega. Tuleb meeles pidada, et töö kirjeldus on välja töötatud konkreetse seisukoha jaoks ja kui divisjonis on mitmed identsed positsioonid, kuid töötajad hõivavad neid erinevate ülesannete täitmiseks, iga ametliku kohustuse puhul tuleks välja töötada eraldi töökirjeldus. Konsolideerimise positsiooni teatud kompleksi ametlike ülesannete peaks kajastuma päises dokumendi, näiteks: töökirjelduse spetsialist raamatupidamise ja dokumentide registreerimise, ametliku juhendamise spetsialist kontrolli dokumentide, Kodanike apellatsioonkaebustega töötamise spetsialisti töö kirjeldus jne.

Dokumentatsioonisüsteem

Reguleeriv raamistik on seaduste ja regulatiivsete õigusaktide kogum, mis reguleerivad tehnoloogilisi dokumente, töötlemist, ladustamist ja kasutamist organisatsiooni praeguses tegevuses ja sisaldab:

Venemaa Föderatsiooni seadusandlikud aktid teabe ja dokumentatsiooni valdkonnas;
Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja tellimused, Venemaa Föderatsiooni valitsuse dekreet ja määrus, millega reguleeritakse föderaalfirmade küsimusi;
Federal Executive asutuste (ministeeriumid, komisjonid, teenused, ametid jne), nii üld- ja osakondade loodusega;
Venemaa Föderatsiooni valduste ja nende territoriaalsete üksuste esindajate ja täidesaatvate asutuste õigusaktid, mis reguleerivad kontori töö küsimusi;
Õigusaktid regulatiivse ja õpetliku olemuse kontoritöö institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete;
Riiklikud standardid dokumentatsioonile;
Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid;
Kõik-Vene teostatavuse ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid;
Dokumentatsiooni juhtimise riiklik süsteem. Dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste põhinõuded (GMDOU);
Regulatiivdokumendid juhtimis- ja töökaitse korraldamise kohta;
Dokumentide arhiivide säilitamise korraldamise regulatiivsed dokumendid.

Reguleerivat raamistikku võib jagada kaheks osaks: teabe dokumentatsiooni juhtimine:

1. Regulatiivne raamistik, mis pakub kontoritöö tehnoloogilist protsessi;
2. Reguleeriv raamistik, pakkudes organisatsiooni töökorralduse töö.

Reguleeriva raamistiku esimene osa on tingimuslikult jagatud mitmeks rühmaks.

Esimene rühm on föderaalsed reguleerivad õigusaktid, mis ei mõjuta otseseid meetmeid, mõjutades mingil määral juhtimis- ja tehnoloogiliste dokumentide korraldusi ja dokumentidega töökorraldust. Nende hulgas võib nimetada tsiviilseadustikuks, haldusõiguserikkumiste koodeksiks, \\ t Töökoodeks. Föderaalseaduse osa "teabe, informatsiooni ja teabe kaitse kohta", mis kehtestab teabe dokumenteerimise õigusliku režiimi, on dokumentide ja kontori töö jaoks väga oluline. Seaduse kohaselt on teabe dokumentatsioon eelduseks selle lisamise vahenditesse. Seadus kehtestab teabe dokumenteerimise korra ja kutsub riigiasutusi, kes on kohustatud selle menetluse tagama. Seaduse kohaselt on see ülesanne määratud riigiasutustele, kes vastutavad: Office'i töökorraldus, dokumentide standardimine, Venemaa Föderatsiooni ohutus.

Teine reguleerivate õigusaktide rühm - osakonna õigusaktid bürootööd, millel on interdepartmental iseloomu.

Need sisaldavad:

Riikliku süsteemi dokumentatsiooni juhtimise;
- föderaalse täitevorganite kontoritöö tüüpilised juhised;
- riiklikud standardid dokumentatsiooni (GOST R6.30-2003 "Unified Dokumentatsioonisüsteemid. Ühtse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi. Paberitöö nõuded");
- kõik-vene tehnilise ja majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid;
- Reguleerimisreeglid Venemaa Panga reguleerivate õigusaktide (juhised, sätted, juhised), mis on kehtestatud Venemaa Föderatsiooni keskpanga määrusega 02-395 "Venemaa Panga määruste kohta" \\ t Venemaa reguleerivate õigusaktide pankade ettevalmistamine ja jõustumine ning mitmed Venemaa tööministeeriumi reguleerivad õigusaktid, Riigistatistika komitee, Rosarhiva jne.

Kolmanda reguleerivate õigusaktide rühm on erinevad tüüpilised ja eeskujulikud juhised Venemaa Föderatsiooni osakondade ametiasutuste ametiasutuste ja konkreetsete organisatsioonide juhiste sõnul.

Venemaa riigi õigusliku toetuse tugevdamise üldine suundumus nõuab seadusandliku lünka kõrvaldamise küsimuse lahendamist (selle küsimuses selge õigusnormi puudumine) dokumentide haldamise valdkonnas. Föderaalseaduse arendamine "Juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamine".

ETTEPANEKUD ETTEPANEKUD Seaduse arendamiseks "Juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamine" on põhjustatud asjaolust, et kaasaegne juhtimine Ja tema informatiivne toetus suurendab jätkuvalt dokumentatsiooni mahtu, on põhjendamatu paralleelse paralleelse paralleelse ja "elektroonilise" dokumentatsiooni- ja dokumentide haldamise süsteemid, on erinevaid tarkvara, tehnoloogilisi ja tehnilisi kokkusobimatuid vahendeid, ei ole tõhusat süsteemi jälgimiseks dokumentide liikumine ja täitmine.

Praegu on VNIIDAD koos mitmete osakondadega koostanud seaduse eelnõu "dokumentatsiooni toetamise juhtimise".

Dokumentatsioonijuhtimise süsteem sisaldab kolme omavahel seotud komponenti: haldusdokumentide koostamine, dokumentide töötamine, dokumentide süstematiseerimine kalendriaasta jooksul ja nende arhiivide säilitamise korraldamine. Kõigi nende probleemide lahendamisel peaksid praktikud juhinduma kehtivate regulatiivsete dokumentide poolt bürootöö valdkonna poolt, mille on heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni riigikomitee ja Venemaa föderaalse arhiiviteenuse.

Kooskõlas GDUDi riigikoodeksi põhiliste sätetega kinnitas Venemaa Föderatsiooni riigi arhiiviteenistus Venemaa Föderatsiooni ministeeriumide ja kontorite tolliasutuse mudeli ja büroode mudeli juhised, millega kehtestatakse ühtse menetluse büroo töö korraldamiseks föderaalses juhtimisel Asutused, et tagada Venemaa Föderatsiooni presidendi presidendi ja määruste õigeaegne täitmine, otsused ja korraldusi Vene Föderatsiooni valitsuse ja ministeeriumide, osakondade struktuurirajoonide tegevuse parandamisele. ja territoriaalsed elundid Föderaalse täitevasutused. Organisatsiooni nomenklatuuri koostamise ja heakskiitmise kord, dokumentide väärtuse uurimine, töö ja nende ülekandmine arhiivide arhiivide põhireeglites on esitatud osakondade arhiivide põhireeglites.

Oluline ülesanne Dow Service Organisatsioonis on töötajate töökohtade ja ametite kirjelduste teenuse osutamise sätte arendamine. See ülesanne lahendab Dow juht iseseisvalt või kvalifitseeritud spetsialistide kaasamisega. Eeskirjad teenuse osutamise Dow ja ametijuhendid oma töötajate moodustavad kogum organisatsiooniline ja juriidiline dokumentatsioon, mis areng, mis lõpetab organisatsiooni etapi luua selle teenuse. Osakonna struktuuriosakonna määrused arendavad selle üksuse juhi koos osakonna juhiga ja kiidab osakonna juhi heaks kiita, haldavad tegude või teise üksuse juht, mis hõlmab osakonna osakonda.

Divisjoni määrused on dokument, mis määrab üksuse organisatsiooniline ja õiguslik seisund institutsiooni struktuuris.

Riikliku süsteemi dokumentatsiooni juhtimise annab ligikaudse sätte Dou Service, kuid praegu on võimalik rakendada seda praktikas ainult arvesse muutusi, mis toimus juhtimissüsteemis ja mis kajastuvad kaasaegsetes õigusaktides.

Staatus Dow Service vastavalt GESD peab sisaldama järgmisi sektsioone:

1. Üldsätted.
2. Dou teenuse eesmärgid ja ülesanded.
3. Dow Service funktsioonid.
4. Service Dou õigused ja vastutus.
5. DOW-teenuse suhted teiste struktuuriüksustega.

Organisatsiooni etapis luua Dow Service valmib töökohtade kirjelduste arendamise. Tuleb meeles pidada, et töö kirjeldus on välja töötatud konkreetse seisukoha jaoks ja kui divisjonis on mitmed identsed positsioonid, kuid töötajad hõivavad neid erinevate ülesannete täitmiseks, iga ametliku kohustuse puhul tuleks välja töötada eraldi töökirjeldus. Konsolideerimise positsiooni teatud kompleksi ametlike ülesannete peaks kajastuma päises dokumendi, näiteks: töökirjelduse spetsialist raamatupidamise ja dokumentide registreerimise, ametliku juhendamise spetsialist kontrolli dokumentide, Kodanike apellatsioonkaebustega töötamise spetsialisti töö kirjeldus jne.

Juhend koosneb järgmistest osadest:

- Üldosa (peamised ülesanded töötaja on kehtestatud, asendamise kord positsiooni, kutsenõuetele töötajale, kes on otseselt allutatud töötaja, peamised dokumendid ja materjalid, mida töötaja on kohustatud juhinduma ;
- töötaja ülesanded (töötaja poolt kindlaksmääratud töö või osa teema, tööliikide loetelu, millest tehakse määratud funktsioonide rakendamisega);
- töötaja kohustused (kohustused, mis on seotud dokumentide koostamise, teabe vastuvõtmise, töötlemise ja väljastamise kohustustele, mis vastavad teatavate vormide ja töömeetodite kohustuslikule kasutamisele, mis nõuavad korralduste täitmise menetluse määramise korra täitmist, \\ t eetilised normidmida tuleb järgida meeskonnas);
- töötaja õigused (töötaja õigused on otsustanud rakendada talle usaldatud ülesandeid);
- suhted (divisjonid ja töötajad on märgitud, kust töövõtja saab ja edastab teavet, ülekandeajad, kes on huvitatud teatavate dokumentide täitmisest, kellega nad on koordineeritud jne);
- töö hindamine (kriteeriumid on loetletud, mis võimaldavad hinnata töötaja täitmise astet oma ülesannete ja kohustuste täitmise, õiguste kasutamisele jne, peamised kriteeriumid on töö kvaliteet ja selle rakendamise õigeaegsus).

Töö kirjeldus allkirjastab avastamisosakonna juht ja kiidab heaks ameti osakonna osakonna pea või asetäitja.

Õigusaktide ja regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide säilitamise kontoritöö tuleks arvesse võtta spetsialistide organisatsioonide ja ettevõtete kõigi organisatsiooniliste ja õiguslike vormide.

Dokumentatsiooni osakond

Ühtse korra korraldamise ja hoolduse pakkumine ettevõtte osakondade korraldamise ja hooldamise korral ettevõtte rajoonides, dokumentide vormide ühendamine, ettevõtte dokumentide näidiste loomine kontoriorganisatsioon töös ettevõttes vastavalt standarditele ja regulatiivsetele dokumentidele.

Töö organisatsiooniline ja metoodiline juhtimine dokumentidega ettevõtte struktuurilistes osakondades.

Kontrollimise korraldamine dokumentide õigeaegse täitmise üle ettevõtte juhtimise resolutsioonide kohaselt.

Sobiva juurdepääsurežiimi tagamine privaatsusega dokumentidele ja nendega sisalduva teabe kasutamisega.

Ettevõtte ettevõtete konsolideeritud nomenklatuuri koostamine, õige moodustamise ja struktuuriüksuste juhtumite registreerimise kontroll.

Reguleerimis- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine kontori töö läbiviimiseks ettevõttes (juhised dokumentidega töötamiseks, teenuseokumentide vormid, ettevõtte dokumentide ühtsed vormid).

Dokumentide registreerimine ja raamatupidamine, viite ja teabe tegemine ettevõtte vastuvõtu, registreerimise, raamatupidamise, ladustamise ja jaotamise dokumentide kohta sissetulevate, hüvitatavate ja sisemiste dokumentide dokumentide kohta; Dokumentide teabe otsing ja väljastamine.

Aruande esitanud dokumentide kavandamise ja ettevõtte juhtimise allkirjastamise läbivaatamine ja kontrollimine.

Reisidokumentide registreerimine; Ühenduse töötajate registreerimine. Osalemine ettevõtte eksperdikomisjoni töös pikaajalise (pideva) säilitamise ajal dokumentide arhiivile ülemineku ettevalmistamiseks; Aegunud ladustamise dokumentide hävitamise jaotamine.

Uute infotehnoloogiate kasutuselevõtt töötavate dokumentidega, mis osalevad ülesannete täitmisel, uute infotehnoloogiate väljatöötamisel, väljatöötamisel, projekteerimisel ja kasutuselevõtmisel ettevõttes.

Kontoritöö töötava ettevõtte töötajate kvalifikatsioonide parandamiseks vajalike meetmete läbiviimine.

Regulatiivdokumendid

Välised dokumendid:

Seadusandlikud ja regulatiivsed toimingud, standardid ja regulatiivdokumendid büroo töö.

Sisemised dokumendid:

Ettevõtte harta, jagunemise määrused, töökirjeldus, sisetöönormide eeskirjad.

Dokumentatsiooni suvandid teiste rajoonidega

Jooniste tehniliste osakondade ja seminaridega, tehnilised tingimusedMuu dokumentatsiooni toetus:

Registreerimine, raamatupidamine ja ladustamine;
- aruanded dokumentatsioonitoetuse muutuste kohta;
- tehnilise kirjanduse valiku taotlused;
- aktiveeritud dokumentide toetus;
- reprodutseerimise ja levitamise toetuse taotlused;
- koopiad dokumentaalsed toetust joonistele, tehnilistele tingimustele, teistele dokumentaalfilmetele;
- tehniline kirjandus;
- Juhised, juhised arhiivile dokumentaalse toetuse registreerimise korra kohta.

Heakskiidetud personali ajakava töökorralduse ja palgaosakonnaga:

Sätted osakonna töötajate preemiate kohta;
- tööõiguse küsimustes konsultatsioonid;
- Ettepanekud osakonna personali moodustamiseks.

Mis logistilise pakkumise osakonna materjali ja tehniliste ressursside taotluse taotluse osakonna vajaliku osakonna materjali ja tehniliste vahendite (kirjatarvete, kontoriseadmete jne).

Dokumentatsiooni osakonna õigused

Kontrollige kontoritöö korraldamist ettevõtte struktuurilistes osakondades, teha ettepanekuid ja soovitusi nende juhtidele teha asjakohaseid meetmeid.

Nõuda juhtide juhtide struktuuriüksuste sertifikaatide, teabe, dokumentide, muude materjalide haldamiseks vajalikud materjalid, samuti teavet dokumentide täitmise, juhtimise juhiste ja ülesannete täitmise kohta.

Tagasi struktuuriüksustesse, et täpsustada GOSTE kehtestatud eeskirjade rikkumise dokumendid.

Ettevõtte juhtimisele:

Ettepanekud osakonna töötajate reklaamimiseks.
- teave osakonna plaanide ja nende rakendamise aruande kohta.
- korraldada osakonna töötajate sertifitseerimine.

Dokumentatsiooni osakonna vastutus

Dokumentatsiooni osakonna juhataja vastutab osakonnale määratud ülesannete kohusetundliku ja õigeaegse toimimise eest.

Dokumentatsiooni osakonna juhataja dokumentatsiooni heaolu usaldatakse isikliku vastutuse eest:

Vastavus kehtivad õigusaktid Osakonna juhtimise protsessis.
- osakonna töö kohta usaldusväärse teabe joonistamine, kinnitamine ja esitamine.
- juhtimise korralduste õigeaegne täitmine.

Dokumentatsiooniosakonna töötajate vastutus on kehtestatud asjakohaste ametijuhendite poolt.

Dokumentatsiooni teenus

NSV Liidu Glavarhiva kolleegiumi riikliku süsteemi viiendas osas, mis on heaks kiidetud NSVLi kolleegiumi poolt, on järgmine: "Organisatsiooni haldamise dokumentatsiooni toetust korraldab spetsiaalses teenistuses, mis kehtib Organisatsiooni juhile alluva sõltumatu struktuuriüksuse õigused. "

Rääkides dokumentide haldamise teenuse nimest, tuleb märkida, et tänapäeval võib Dou teenus olla erinevad nimed, näiteks: ärijuhtimine, bürooosakond, dokumentatsiooni juhtimise osakond, jagatud osakond, büroo, sekretariaat jne.

Samal ajal võib öelda, et Dou Service'i konkreetne nimi ei ole siiski äärmiselt oluline, kui see on valitud, on soovitav arvesse võtta järgmisi tegureid:

Seadme struktuur (tal on või ei ole sisemist struktuuri, kui see on, see on raske või mitte);
Pealkirja nõuded (on soovitav, et nimi on lihtne, see on kergesti mäletatud ja kustutatud);
Olemasolevad äritootmise traditsioonid.

Näiteks riigi dokumentatsiooni juhtimise süsteemis soovitatakse kasutada järgmisi nimetusi:

Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimine, mis on reeglina lisatud:

Sekretariaat (vastuvõtt, ministri sekretariaat, ministrite sekretariaadid, ministrite sekretariaadid, kolleegiumi sekretariaat, protokollibüroo);
Ülevaatus ministriga (osakonna juhataja);
Office (valitsuse kirjavahetuse büroo, raamatupidamis- ja registreerimisbüroo, ekspeditsioon, koopiamasinad büroo jne);
Kirjade jaotus (kaebused);
tööministeerium töö parandamise dokumentidega ja tehniliste vahendite kasutuselevõtuga;
keskne arhiiv;

Riigi omanduses olevate ettevõtete (ühendused), teadusuuringute, disaini, disaini organisatsioonide ja arvuti keskused, kõrgharidusasutused ja muud organisatsioonid - Dokumentatsiooni juhtimise osakond, mis on reeglina lisatud:

Raamatupidamise ja registreerimise ja registreerimise, dokumentide parandamise ja tehniliste vahendite kasutuselevõtt, kirjade arvestamine (kaebused);
sekretariaat;
ekspeditsioon;
Kopeerimisbüroo;
arhiiv.

Kuid nende organisatsioonide puhul, kes kategooriliselt ei soovi kasutada Dou Service'i vanemaid nimesid (ärijuhtimine, ühine osakond, kontor) nimed, mis kajastavad näiteks dokumentatsiooni juhtimise praeguseid suundumusi, näiteks : Dokumentatsiooni teenindus (dokument) (dokumendid), tööministeerium töötab dokumentidega ja tehniliste vahendite kasutuselevõtuga.

Väikestes organisatsioonides ei pruugi olla väikestes organisatsioonides juhtimisdokumentatsiooni toetuse juhtimine sõltumatu struktuuriüksusena. Sellisel juhul teostab dokumentide tööd peasekretär (inspektor) või muu spetsiaalselt määratud isik.

Teenuse juhtimisdokumentatsiooni teenistusest rääkides on vaja rõhutada selle peamisi ülesandeid ja funktsioone.

Dow teenuse peamisi ülesandeid võib seostada järgmised, nimelt:

Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamine;
millega tagatakse dokumentide korraldamine, dokumentide korraldamine; Informatsiooni ja otsingumootorite ehitamine, teostamise kontroll ja dokumentide ettevalmistamine arhiivile üleminekuks vastavalt kehtivatele standarditele;
dokumendihalduse vähendamine;
dokumentide ühtsed vormid;
Reguleerimis- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine, et parandada haldamise dokumentatsiooni toetust organisatsiooni, selle struktuurilistes osakondades;
Viimaste infotehnoloogia kasutuselevõtt dokumentidega töötamiseks.

Dow teenuse tüüpiliste funktsioonide koosseis sisaldab erinevad tüübid Tööd, mida saab jagada tehnoloogilisteks, organisatsioonilisteks, metoodilisteks, juhtimiseks.

Tehnoloogilised funktsioonid hõlmavad järgmist:

Sissetulevate dokumentide esialgse (ekspeditsiooni) töötlemise rakendamine;
sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide registreerimine;
teadmised teabe ja viide töö kohta organisatsioonide dokumentide; Dokumentide tootmine (teksti tekstide kogum);
dokumentide kopeerimine, replikatsioon ja operatiivse reprodutseerimine;
Dokumentide väljatöötamine ja projekteerimine vormid;
Saadetise dokumentide ettevalmistamine.

Teenuse organisatsiooniliste funktsioonide hulgas paistab Dou Dou välja:

Sissetulevate dokumentide haldamise aruande ettevalmistamine;

Dokumentide õigeaegse läbivaatamise korraldamine organisatsiooni juhtimise järgi; dokumentide rakendamise reguleerimine, dokumentide läbimine ja teostamine ettenähtud tähtaja jooksul;
dokumentide säilitamise korraldamine struktuurilistes osakondades;
Arhiivi korraldamine vastavalt Rosarhiva eeskirjadele, juhistele ja metoodilistele soovitustele;
Office'i töö ja arhiivi töötajate kvalifikatsioonide parandamine;
Töökohtade korraldamine kontori seminaride töötajatele, sealhulgas automatiseeritud töökohti (AWP), kontori seminari töötingimused;
Office'i töökorraldus kodanike kaebuste kohta;
Areng (koos organisatsiooni asjakohaste struktuuriliste osakondadega) meetmed dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamiseks.

Kontrollfunktsioonid hõlmavad järgmist:

Kontrollimise käsiraamatule esitatud dokumentide õige disaini kontroll (s.o väljuvad ja sisemised dokumendid);
dokumentide täitmise ajastamise kontrollimine;
arhiivi suhtes kohaldatavate juhtumite korraldamise konstruktsioonide ja moodustamise õigsuse jälgimine;
struktuuriüksuste dokumentidega töökorraldus;
Teabe üldistamine dokumentide teostamise edenemise ja tulemuste kohta, juhtimise süstemaatiline teavitamine nendest küsimustest;
Juhtumite säilitamise ja operatiivse kasutamise tagamine dokumenditeabe kasutamine.

Dou teenuse poolt teostatud metoodilised funktsioonid hõlmavad järgmist:

Organisatsiooni äritegevuse arendamine organisatsiooni äritegevusega, kontori töö juhised, dokumentide tabelid ja muud kohalikud regulatiivsed dokumendid, mis on organisatsiooni büroo töösüsteemi raames;
dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimine;
Koosolekute ja nõustamise läbiviimine detair tootmise teenuse pädevusega seotud küsimustes.

Avaliku halduse dokumentatsiooni toetus

GSDOU peamised eesmärgid:

1. organisatsiooni dokumendihalduse lihtsustamisel;
2. arvu vähendamine ja dokumentide kvaliteedi parandamine;
3. Soodsate tingimuste loomine tehniliste vahendite ja kaasaegsete tehnoloogiate kasutamiseks teabe kogumiseks, töötlemiseks ja analüüsimiseks;
4. Kontrolliparaadi parandamine.

"Dokumentatsiooni haldamine" osa koosneb neljast osast: juhtimisdokumentide ühendamise ja standardimise koosseis, juhtimisdokumentide registreerimine, haldusdokumentide tekstide registreerimine.

Konkreetse ettevõtte dokumentide koostamisel on väga oluline keskenduda dokumentide koosseisu nõuetele erinevates juhtimisolukordades ja nende tekstides.

GSDOU leiab juhtimistegevuse dokumentatsiooni kui dokumentide loomist mitte ainult paberil, vaid ka muudest vedajate liikide (magnetlindide, ketaste, ketaste jms). Teisisõnu, sõnastatud nõuded on seotud kõigi dokumentidega, olenemata sellest, kas need on loodud traditsioonilisel viisil või arvutitehnoloogia abil.

Jaotise "töökorraldusdokumentidega korraldamine" hõlmab kogu töötsüklit dokumentatsiooniga enne selle kättesaamise hetkel või loomist enne täitmise lõpetamist, saatmist või kasutuselevõttu. Jaotis sisaldab soovitusi dokumendihalduse ratsionaalse korra kohta, ettevõtte dokumentide teabe ja otsingumootorite loomise, dokumentide teostamise kontrolli, nende ettevalmistamise arhiivi ülekandmiseks.

GESD funktsioon on see, et kõik dokumentide automatiseeritud töötlemisega seotud esemed tuleks lisada ettevõtte dokumentide marsruutide skeemile. Oluline on nõuda dokumentide käsitsi ja automatiseeritud töötlemise kokkusobivust.

Lisaks eraldatud GDOS eraldatud eraldi alajao soovitusi loomise ja kasutamise teabe ja otsingumootori (IPS) ettevõtte institutsioonide. See osa arutab IPA loomise eeskirju traditsiooniliste ja automatiseeritud süsteemide tingimustes. Määratakse IPA koostis. See peaks sisaldama dokumentide registreerimist, dokumentide indekseerimist, nende operatiivladustamis-, teabe- ja otsingumassioone. Kuna info- ja otsingusignaali saab rakendada paberkandjal (kaardifailides) ja elektroonilisel ja elektroonilisel juhul on GSDOU, nende ühilduvuse nõue esitatakse. Sellise kokkusobivuse saavutamiseks välja töötatud klassifikaatorite, näiteks nomenklatuur juhtumite, vastava klassifikaatorite klassifikaator struktuuriüksuste klassifikaator dokumendi tüüpide jne

Jaotises käsitletakse ka dokumentide registreerimise tehnoloogiate, indekseerimise, operatiivladustamise, juhtumite nomenklatuuri koostamise, juhtumite moodustamise, dokumentide teostamise jälgimise tehnoloogiat, üleandmist osakondade arhiivile.

Sektsioonis "mehhaniseerimine ja automaatika paberitöö" sisaldab kõige rohkem Üldnõuded Dokumentidega töötamiseks töötavate tööriistade kohaldamise tingimustele (see osa nõuab suurt täiustamist).

"Dow" osa "Organisatsioonis" on paigutatud juhtimisdokumentatsiooni toetamise korraldamise lähenemisviis ja toimimise lähenemine.

GSDou määratles Dow Service sõltumatu struktuuriüksusena, mis esitab otse organisatsiooni juhile. GSDO näeb ette mitmete tüüpiliste tööruumide loomise, sõltuvalt organisatsiooni kategooriast või ettevõttest, võib see olla: ärijuhtimine, büroo, üldosakond, peasekretär.

Sektsioonis sõnastab teenuse peamised ülesanded, ametliku koosseisu nõuded, kontori seminari töötajate regulatiivne toetus. Jaotis sisaldab viiteid dokumentidele, mis peavad neid täpsustama. Mõned neist, näiteks kõik-vene töötajate klassifikaator, kvalifikatsiooniraamat Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohad.

Office'i tööteenuste ülesanded on esitatud GESD liites: "Service Management Service'i eeskujuks".

GSDou'l on mitmeid rakendusi, mida saab kasutada juhtimisdokumentide teenuste praktilises tegevuses:

Heakskiitmisega seotud dokumentide ligikaudne loetelu;
Eeskujulik nimekiri dokumentidest, millel tempel on paigutatud;
Dokumentide tüüpiliste dokumentide loetelu;
Teenuste töötajate töökorralduse teksti ligikaudne struktuur Dou;
Nomenklatuuride kujul;
Püsivate ja ajutiste (üle 10-aastase) juhtumite vormis ladustamis- ja teised.

Paljud Gesdows vajab läbivaatamist. Siiski võib mitmed eeskirjad ja soovitused Dow korraldamise kohta abistada institutsioonide töös, ettevõtetes, eriti neile, kes ainult töötavad välja raske töö dokumentatsiooniga.

Organisatsiooniline dokumentatsioon

Dokumentatsiooni toetamise juhtimise korraldamise vormid on kolm:

- tsentraliseeritud;
- detsentraliseeritud;
- segatud.

Dokumentatsiooniteenuste tsentraliseeritud vormi kasutatakse ettevõtetes ja väikestes institutsioonides. Selline juhtimise dokumentatsiooni haldamise vorm eeldab keskendudes kõigi dokumentidega töötamise üksusele: arhiivi saamisest. Dokumentide tsentraliseeritud töötlemise eelised on kontori töö ratsionaliseerimiseks.

Detsentraliseeritud dokumentatsiooni juhtimise sõnastamine eeldab, et igal struktuuriüksus on oma kontoritöö ja sõltumatult juhib igat liiki töö dokumentidega. Seda vormi kasutatakse territoriaalselt hajutatud organisatsioonis, kui töövoo täitmine on ühes kohas võimatu.

Suurtes organisatsioonides on kehtestatud dokumentatsiooni juhtimise segavorm - kui osa operatsioonidest viiakse läbi tsentraalselt ja osa struktuuriüksustes. Näiteks käivitatakse juhtkonna nimel registreeritud dokumentide registreerimine tsentraalselt Dou Dou ja raamatupidamise, personali, finants-, finantsteenuste poolt vastavate struktuuriüksustega.

Dou teenindusstruktuur on asutatud sõltuvalt töö ulatusest ja kuuluvatele organisatsioonide rühmale. Ministeeriumides ja osakondades - ärijuhtimine, uurimisinstituudid, tehastes, teistes riikides ja valitsusvälistes ettevõtetes, dokumentide haldamise või asutuse osakond, täitevorganites ja kohalikus omavalitsuses on ühine osakond.

Iga ülaltoodud struktuuriosakonnad sisaldavad spetsiaalseid struktuurielemente: osakond, büroo, grupp, sektor. Iga üksus teostab ühe või mitu funktsiooni.

Ärijuhtimine hõlmab:

- kontrollib osakonna minister või juhid;
- kirjade osakond;
- büroo;
- protokolli büroo;
- kolleegiumi sekretär;
- raamatupidamise ja registreerimise büroo;
- ekspeditsioon;
- tekstisõnumite töötlemise arvutikeskus;
- valitsuse kirjavahetuse büroo;
- kirjade osakond;
- dokumentidega teoste parandamise osakond;
- Kesk-arhiiv.

Office'i või dokumentatsiooni juhtimise osakond võib hõlmata järgmist:

- sissetulevate ja väljaminevate dokumentide vastuvõtmise ja töötlemise rühm;
- dokumentide raamatupidamise ja registreerimise rühm;
- töörühm kodanike kaebustega;
- Arhiiv;
- juhtide ja konstruktsioonide sekretärid;
- kontrollrühm;
- koopiamasin büroo.

Üldosakonna struktuur hõlmab järgmisi rajooni:

- büroo;
- kontrollrühm;
- protokolli osakond;
- töörühm dokumentidega töö parandamiseks;
- kodanike konverteerimise rühm;
- koopiamasinad ja avalik büroo;
- Arhiiv.

Informatiivsed dokumendid

Iga loetletud toimingut rakendatakse selles küsimuses, mis on loodud nii traditsiooniliselt (käsitsi) ja elektrooniliste arvutite kasutamisega. Praktikas on dokumenteerimata juhtimisotsused sisuliselt abiteenistuja, operatiiv- ja organisatsioonilised ning on esialgsed.

Rahvuslike majandusobjektide juhtimise keerulist mehhanismi rakendatakse peamiselt haldusliku kujutise piisavalt universaalse dokumentatsiooni kaudu, mis loodi sõltumata konkreetse ettevõtte tegevuse või omandiõiguse vormis (organisatsiooni, institutsioon) omane omane omandvorm.

XX sajandi üheksakümnendate aastate alguses töötas riigi büroos rohkem kui 14mlnchelovka ja iga-aastane dokumendivoog oli vähemalt 60 miljardit lehte, millel on selge kasvutendents. Sellise riigi jaoks ei tundu näidatud andmed fantastiliselt. 1. Dokument. Venemaa rahvamajanduse dokumentatsioonisüsteemid.

Tööprotsessis ja avalik tegevus Isikul on dokumendid, mis on fikseeritud, peegeldavad ja kindlustavad keerukaid teabevahetusi inimeste ja nende erinevate vormide vahel. "Materiaalne objekt koos teabega, mis on loodud selle üleandmise teel aja ja kosmose üleandmise teel", on riigi standarddokumendis nii määratud.

Ajalooliselt on dokumendis olev teave fikseeritud erinevates viisides, mis on tsivilisatsiooni väljatöötamisel välja töötatud: sümboolselt, kirjutades, graafiliselt, fotograafiliselt, kasutades audio ja video kirjeid. Samal ajal teostas dokument ise esiteks teabefunktsiooni, kuid teised on ka omane, mitte vähem tähtsad: kommunikatsioon, kogunev, tõendid, raamatupidamise ja haldurid. Selle kursuse kontekstis rakendatakse organisatsiooni- ja haldusfunktsiooni, mida rakendatakse väljakujunenud juhtimistehnoloogiate abil, sealhulgas planeerimise, raamatupidamise, kontrolli abil.

Iga üksikdokument on sõltumatu tehnoloogilise protsessina üks dokument. Samal ajal Üksikud organisatsioonidTööstusettevõtted kuvatakse aktiivselt omavahel seotud, omavahel seotud ja orgaaniliselt interakteeruvate dokumentide komplektiga, mis on kombineeritud dokumentatsioonisüsteemi põhikontseptsiooniga.

Kõige üldisem ja terviklik süsteem on riiklik dokumentatsiooni süsteem, mis hõlmab tegelikult igat liiki dokumente loodud ja rakendatud kogu riigi. See süsteem on omakorda moodustatud paljude allsüsteemide hulgast allsüsteemidest, mis on klassifitseeritud vastavalt objektile, geograafilistele, funktsionaalsetele, hierarhilistele ja muudele olulistele omadustele.

Seega hõlmavad funktsionaalsed süsteemid planeeritud, aruandlus- ja statistika-, tarne- ja müügi- ja finantsdokumentatsiooni, mis on seotud Venemaale ilma Venemaa majanduse juhtimisasutuste eranditult.

Tööstuse dokumentatsioonisüsteemid kajastavad tööstuse organite organisatsioonilisi aspekte (osakondade) juhtimise organisatsiooni aspekte, millele ministeeriumide, osakondade, osakondade ja osakondade tegevus föderaalse, piirkondliku ja kohaliku kontrolli taset.

Põhimõtteliselt on intensiivsed tegevused ühtsete dokumentatsioonisüsteemide väljatöötamiseks ja rakendamiseks arendanud riigis 20. sajandi kuuekümnendate aastate lõpust. Samal ajal on selliste süsteemide mõiste seotud õiguslike ja vorminõuete ühtsusega vajaliku teabe ühtsusega ja piisavaks juhtimismenetluste kooskõlastamiseks ettevõtte tegevuse konkreetses valdkonnas.

Üheksakümnendate aastate lõpuks tegutses üheksakümnendate aastate jooksul kahekümne föderaalse ühtse dokumentatsioonisüsteemi, mille reguleeriv raamistik reguleeris asjaomased GTAles. Seega on ühtse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi puhul välja töötatud dokumentide vormid GRUT6.30-7 "paberimajanduste nõuetele".

Riikliku dokumentaaltoe süsteemi loomine (GS DOU) on võimaldanud dokumenteerimissüsteemi kontseptsiooni kindlasti välja sõnastada tehnoloogiliste protsesside kogumite loomise ja töötlemise kohta ettevõtete, organisatsioonide ja institutsioonide loomise ja töötlemise kohta ja osakondade liitumine. Dokumentatsioonisüsteem hõlmab teatud normide, menetluste ja nõuete olemasolu mitte ainult dokumendi kujundamisel, vaid ka töötamise korraldamisel, tööde töötlemise, ümberpaigutamise, ladustamise ja kontrolliga.

Elektrooniliste arvutiseadmete ja automatiseeritud töökohtade töötlemisteabe rakendamisega (relvade), kontori teabe ja dokumentatsiooni juhtimise mõiste, mis sisaldab organiseeritud töö kombinatsiooni tarbijale teabe ja dokumentide hankimise, töötlemise, ladustamise ja väljastamise, töötlemise, ladustamise ja väljastamise kohta (abonent) tema materjali kandjad.

Infotehnoloogia rakendamise ja dokumentatsiooni toetuse rakendamise objektides, kus ei ole veel kasutusele võetud automatiseeritud arvutipõhiseid automatiseeritud süsteeme, täheldatakse kõiki tehnoloogilisi toiminguid - alates dokumentide projektide koostamine välise päritolu dokumentidega töötamiseks: vastuvõtt, levitamine, registreerimine, tarne (transport ) dokumentide täitmise kontrolli, viide ja fondi arhiivide töötlemine.

Arvuti kasutuselevõtuga dokon peetud tehnoloogilise ahela muutused, nagu spetsialist ja juht suudavad töötada nii dokumendi täistekstiga kui ka pragmaatilise teabe sisaldavate fragmentidega.

Dokumendi nähtus on see, et ta tegutseb samaaegselt kui objektina, vahend ja tööõpetus ühe sisuliselt. See asjaolu määrab dokumenditeabe koostamise, projekteerimise, koordineerimise, heakskiitmise ja analüütilise sünteesimeetodi koostamisel, okupeerides 60-80 protsenti juhtimisseade tööaegast. Tuleb meeles pidada, et olulise osa töötajate osana (planeerimine, majandusteadlased, raamatupidajad, sekretärid, statistilised jne) on nende töö aluseks tööks dokumentaalfilmi.

Kaasaegsete infotehnoloogiate ja kontoriseadmete vahendite kasutuselevõtt dokumentatsiooniprotsessidesse on üsna tõhusad, kuid nõuab vähemalt kahe põhitingimuste järgimist: dokumentide vormingute ja ratsionaalsete ehitamise ühtsust, milles kontsentreeritakse sama liiki toimingud ühes kohas.

Ühes riiklik süsteem Dokumentatsiooni toetus seitsmekümnendate aastate jaoks on soovitatav eraldada mitmeid dokumentaalsete protsesside ratsionaliseerimise ja tehnoloogilise parandamise valdkondi:

Ühendamine ja standardimine;
- dokumendihalduse tsentraliseerimine ja lihtsustamine;
- dokumentide säilitamise korrastamine;
- dokumentatsiooniprotsesside majandus ja planeerimine;
- spetsialiseeritud personali töökorraldus;
- tehnoloogiliste protsesside mehhaniseerimine ja automaatika. Office'i seminari tsentraliseeritud süsteemide kasutuselevõtt kogu riigis võimaldas saavutada ühtsust ja teabe ühilduvust erinevate hierarhiliste ehitamise ja funktsionaalsete eesmärkide dokumentatsiooni.

Elektrooniliste arvutite massiline kasutuselevõtt dokumentatsiooniprotsessides ja töökorraldusega dokumentide teabega nõutakse HPCMi põhiliste sätete olulist töötlemist, võttes arvesse dokumentide ettevalmistamise, projekteerimise ja töötlemise tehnoloogiliste protsesside tegelikke muutusi. Uus secri süsteem põhineb arvuti võimalikke omadusi, kuid arvestab ka tegelikke võimalusi varem akumuleeritud kogemuste traditsioonilise (manuaal) töötlemise dokumentide erineva iseloomuga. Samal ajal võetakse arvesse ettevõtte (organisatsiooni) eritingimusi ja dokumendihalduse mahtu.

Seega on teabe- ja dokumentatsioonitoetuse tehnoloogia rahvamajanduse juhtimise ja selle struktuuriliste sidemete tehnoloogia ja töötlemisdokumentide kombinatsioon, teabevahetuse ja organisatsiooniliste menetluste rakendamine, mille eesmärk on tagada juhtimise tõhusus.

Dokumendi voogude teabe kvaliteedijuhtimise kriteeriumid on järgmised:

Keerukus (kõigi struktuuride osalemine);
- süsteemsus (organisatsiooni ja tehnoloogilise ühtsusega seotud elementide kombinatsioon);
- määrus (elementide tellimine kindlaksmääratud parameetrites);
- hindamine ja stimulatsioon (tulemuste võrreldavus aktsepteeritud kriteeriumide ja juhtimise ratsionaliseerimise motivatsiooniga).

Teave ja dokumentatsiooni toetus on väga mobiilne tehnoloogia, mis on rikastatud uute vormide, meetodite ja dokumentide töötlemise, ladustamise ja levitamise vahenditega.

Dokumentaaltoetuse protsess

Eeltingimus tõhusa juhtimise pakkudes jätkusuutliku konkurentsi tegevuse ettevõte on selle infoturvalisus.

Kaks liiki teavet paistavad välja:

Tehnilised, tehnoloogilised tootmismeetodid, tarkvarapeamised tootmisnäitajad, testitulemused jne;
Äri - prognoosid, tegevusstrateegia, uurimistulemused, andmebaas jne

Iga juhtimislahendus põhineb alati kaalutavate või hallatavate objektide küsimuse kohta. Objektiivsuse, usaldusväärsuse, tõhususe ja teabe täielikkuse tõttu sõltuvad otsuse õigeaegsusest ja õigsusest. Teabe kandja (st faktide, sündmuste, objektide, objektide, objektiivsete reaalsuse ja vaimse tegevuse peegeldus tulemus on dokument.

Juhtimisprotsessis ei ole dokumendis kirjendatud teave mitte ainult otsuse tegemise alus, vaid ka tõend selle täitmise kohta, analüüsi allikaks ja üldistustele, võrdlusalusele materjalile. Seega toimivad dokumendis juhtimistegevuses tööjõu küsimus ja töö tulemus. Raamatupidamisdokumendid teevad alumisest kontrolli tasemest ülespoole; Nende sõnul saate hinnata juhtimisobjektide olukorda. See teave on planeerimise ja prognoosimise alus. Organisatsioonilised ja haldusdokumendid on sündinud juhtimise tipptasemel ja laskuma allapoole.

Juhtimise organisatsioonilised ja haldusfunktsioonid rakendatakse dokumentide abil erinevad liigid ja sihtkoht. Seega luuakse organisatsiooni kui juriidilise isiku loomine koos dokumentide vastuvõtmisega (harta, positsioon, lepingu sõlmimine). Organisatsiooni juhtimisorganite tegevust, selle struktuuriüksuste ja ametnike tegevust reguleerivad määrused, struktuuriüksuste määrused, juhised, eeskirjad ja muud organisatsioonilised dokumendid. Juhtimisotsused kajastatakse haldusdokumentides, mille nimed määravad organisatsiooni õiguslikul seisund ja pädevus (dekreet, tellimused, tellimused jne). Kolleelte organite koosolekud on kaasas protokollide läbiviimine. Suhted äripartneritega reguleerivad lepingulised töölepingud ja muud dokumendid. Teabevahetus organisatsioonide ja kodanikega viiakse läbi kirjade, telegrammide, telefonide, samuti fakside ja arvutivõrkude abil edastatud sõnumite abil. Organisatsioon valmistab ette toiminguid, aruandeid, viiteid, aruandeid ja muid dokumente. Vastuvõtmise, vallandamise, töötajate vallandamise, personali dokumentide liikumisele luuakse (töölepingud, personali, avalduste, tööhõiveprotokollide, isiklike kaartide jne tellimused).

Dokumentide toetamise juhtimisega seotud spetsialistide tegevus kaasaegsed organisatsioonid (Sekretärid, referentlid, büroohaldurid, büroohaldurid jne) sisaldab laia valikut ülesandeid, funktsioone ja ülesandeid. Koos dokumentide töötlemisega peavad dokumentaalsete tugiteenuste haldamise teenuste töötajad (kohtuasjade osakonnad, büroo, üld- ja organisatsiooniasutused, sekretariaadid) maksma palju tähelepanu juhtimisseade deformatsiooniteenusele: külastajate vastuvõtmine; Läbirääkimiste, kohtumiste ja kohtumiste korraldamine; Teenuste ärialaste ettevalmistamine; Telefonikõned jne Siiski töötab ta dokumente, mis on dokumentatsioonihaldusteenuste tegevuse peamine komponent, mis on objektiivsetel põhjustel: peamiste juhtimisfunktsioonide edukaks rakendamiseks - organisatsioonid, planeerimine, motivatsioon, kontroll ja koordineerimine - see on vajalik pidevalt omada nii tegevus- kui ka strateegilist teavet konkreetsete valdkondade kohta. Tegevused ja turuolukord, sealhulgas teave tarbijate, konkurentide, uute tehnoloogiate jne kohta.

Teave on teabe kogum, näitajad, andmed, mis on vajalikud nähtuste kirjeldamiseks, esemete, protsesside kirjeldamiseks. Informatsiooni väga oluline roll juhtimises selgitatakse asjaoluga, et juhtimisprotsess on tegelikult vähendatud teabe kogumise, töötlemise, ladustamise, ladustamise, otsimiseks ja kasutamiseks, et luua uusi andmeid Juhtiv asutus, mis on mõeldud nii organisatsiooni sise- (töötajatele) kui ka väliste (teiste organisatsioonide) tarbimise jaoks.

Isiku ametlik tegevus igas valdkonnas nõuab reeglina, luues ja kasutades kirjalikku teavet konkreetsete faktide ja sündmuste kinnitamiseks ÄrikommunikatsioonEriti majanduslike või töövaidluste korral. Vaadeldakse vastavalt vahekohtumehhanismi ja üldise kohtualluvuse kohtutes. Paberile või muule vedajale fikseeritud teave muutub dokumendiks ja teabe ise kinnitamise protsessiks, st Dokumentide loomine viitavad juhtimistegevuse dokumentatsioonile.

Teenuse dokumendid on juba ammu täidetud mitmeid suuri funktsioone, mis ei ole oma tähendust kaotanud ja nüüd:

Teave - on teabe allikas ja vedaja;
- juhtkond - võimaldab teil korraldada, kohandada, kontrolli ja analüüsida juhtimisprotsessi;
- juriidiline - finants- ja majandus- ja majandusalaste tegevuste õiguslik alus, kinnitades fakte ja tõendavaid näitajaid ja teavet;
- kommunikatiivne - aidata korraldada teabe ja teabevahetuse vahetamist;
- raamatupidamine - koguda teavet teatud ajavahemiku jooksul ja võimaldada neil analüüsida, suundumusi ja mustrid;
- sotsiaalne - iseloomustavad sotsiaal-majanduslikke, poliitilisi, avalikke ja muid eluvaldkondi riigi ja selle kodanike;
- kultuuriline - on kultuurimälestis, mis näitab funktsioone, traditsioone, Euroopa teadusruumi tavasid;
- Ajalooline - on teadmiste allikas erinevate ajastute sündmuste ja arvude kohta, täpsemalt teiste ajaloolised mälestised avalikustavad ajaloolisi sündmusi, kinnitavad ja täiendada ajaloolisi fakte, aitavad taastada ajaloolisi varasemaid riike ja rahvast.

Kuid dokumentatsioon ise ei lahenda veel kõiki dokumentatsiooni turvalisuse juhtimise probleeme. Dokumendid on konkreetsed materiaalsed objektid, kus töötavad palju erinevaid meetmeid. Loodud dokumendid nõuavad edasist töötlemist nende kasutamise käigus juhtimisprotsessis, samuti järgneva ladustamise käigus võrdlusotstarbel. Seetõttu täiendatakse dokumentide loomise menetlusi nendega töökorraldusega.

Personalijuhtimissüsteem (personali töökoda) on esiteks dokumentide organisatsiooni organisatsioonilise ja haldus-, teabe- ja haldus-, teabe- ja haldus- ja raamatupidamislaadimise dokumendid ning teiseks nende loomine (või väljastpoolt), liikluse töötlemine ja korraldamine taset üles üle kanda teistesse üksustesse.

Osa personalibüroo tööst, mis on otseselt seotud nimetatud dokumentide loomisega vastavalt kehtestatud nõuetele, nimetatakse dokumenteerimiseks. Teisaldage küsimusi ja raamatupidamisdokumente (vastuvõtmine, töötlemine, registreerimine, täitmise kontroll, praegune ladustamine, lähetamine) on hõlmatud dokumendi voolu mõistega. Tegevused dokumentide pikaajalise säilitamise korraldamiseks (dokumentide väärtuse uurimine, juhtumite registreerimine, arhiivi ülekandmine, arhiivide hoidmine) viitavad arhiivitegevusele.

Personalijuhtimissüsteemi peamised tööjõu funktsioonid on järgmised:

Saabuva personali dokumentatsiooni õigeaegne töötlemine;
- registreerimise, raamatupidamise ja personali dokumentide hoidmine;
- arendamine, koordineerimine, trükkimisdokumendid personali küsimustes;
- personali dokumentatsiooni esitamine asjakohastele töötajatele täitmiseks;
- dokumentide nõuete täitmise kontrollimine;
- dokumentide reprodutseerimine personali küsimustes jne

Juhtimisprotsess hõlmab järgmisi peamisi standarddokumentide toiminguid:

Dokumentide teabe kogumine ja töötlemine;
- otsuse ettevalmistamine;
- otsuse vastuvõtmine ja dokumentatsioon;
- otsuse esitamine esitajatele;
- otsuse täitmine;
- täitmise kontroll;
- täitmise kohta teabe kogumine;
- teabe edastamine vertikaalsete ja horisontaalsete võlakirjade kohta;
- salvestamine ja teabe otsimine.

Kõik need toimingud rakendatakse traditsioonilise täitmise ja elektrooniliste dokumentide kujul. INACTIMATED (Focative) juhtimismeetmed on abivahendid, operatiivorganisatsioonilised ja seetõttu on väikesed protsendid võrreldes dokumenteeritud funktsioonidega, mis nõuavad, vaatamata arvutipõhisele intellektuaalsetele ja tööjõukuludele.

Kontrolliseadmed rakendab oma ülesandeid peamiselt universaalsete ja volitatud organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kaudu, mis on loodud ja ringlevad, sõltumata tegevuse eripära kõigis majandussektorites ja valitsussektoris.

Infosüsteemide kasutamise tõhususe parandamine saavutatakse infosüsteemide lõpp-to-end ehituse ja kokkusobivusega, mis võimaldab teil kõrvaldada dubleerimist ja tagada teabe mitmekordse kasutamise, seadistage teatavad integratsioonilinkid, piirata näitajate arvu Infovood, teabe kasutamise suurendamine.

Informatiivne toetus näitab:

Teabe levitamine, s.o. pakkudes kasutajatele teavet, mis on vajalik teaduslike ja tootmisprobleemide lahendamiseks;
- teabe levitamise soodsamate tingimuste loomine, st. Haldus- ja organisatsiooniliste, teadusuuringute ja tootmise tegevuste läbiviimine, mis tagavad selle tõhusa jaotuse.

Automatiseeritud juhtimisinfosüsteem on kujundatud kiire teabe töötlemise põhjal teabe väljastamiseks kavandatud näitajate kõrvalekaldete kohta.

Teilorganiseerimissüsteemi teave täidab järgmisi funktsioone:

Iga konkreetse juhi vajalikkuse kindlaksmääramine organisatsiooni tegevuse operatiivjuhtimise eesmärgil vajaliku teabe looduses ja sisu osas;
- organisatsiooni tehniliste vahendite ja iga juhi tehniliste vahendite määratlemine kogu vajaliku teabe esitamiseks;
- ostukulude tsentraliseeritud planeerimine, tehniliste vahendite rentimine infosüsteemi tõrgeteta toimimise tagamiseks;
- tehniliste vahendite kasutamise kulude kindlaksmääramine infosüsteemis (teenuse personali sisu ja koolitus, kasutatud ruumide maksmine, magnetlindide ostmise kulud, disketid, paber jne);
- teabe kogumise, säilitamise ja teabe nõuetekohase taseme tagamine;
- Tarkvara arendamine, rakendatud programmide arendamine.

Arvutiseadmete üheaegsel kasutamisel ja automatiseeritud tekstitöötlusvahendite samaaegsel kasutamisel põhineva teabe süsteemi peetakse kõige tõhusamaks.

Bulletin MGUS №2 (2) / 2007

Loetelu kasutatud kirjandus

1. Archipova E.V. Õpilaste kõne arendamise metoodika põhitõed. - m.: VERBUM-M, 2004. - 192 P.

2. Tutvustas L.A., Pavlova L.g., Kashava E.Yu. Vene keel ja kõnekultuur inseneridele. - Rostov N / D: Publishing House "Phoenix", 2003. - 384 lk.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., YAGUBOVA M.A. Vene keel ja kõne kultuur: mitte-filoloogide õpik / ed. Umbes. Sirotinina. - 2. ed., Stereotüüpiline. - M.: EDITORIAL URSS, 2003. - 216 P.

4. DANTESE A.A., Nefedova N.V. Vene keel ja kõnekultuur: tehniliste ülikoolide õpik. - 4. ed., Ekstra. Pererab. - M.: Publishing "Phoenix", 2005. - 317 lk.

5. MAKSIMOV V.I., GOLUBEVA A.V., Kostomarov V.g. Vene keel ja kõne kultuur: tehniliste ülikoolide õpik. - m.: Kõrgharidus, 2006. - 356 lk.

6. Kõne teaduslik stiili toetus. Tehnilise profiil / ed ülikoolide jaoks. Ig Proskuryakova. - 2. ed., Lisa. ja taasloomas. - M.: Fint: Science, 2004. - 320 lk.

7. Vene keel ja kõnekultuur: Juhendaja / O.Ya. Goyhman, L.M. Goncharova, O.n. Lapshina et al.; Ed. Prof. O.Ya. Goyhman. - m.: Infra-M, 2002. - 192 lk.

Ülikooli tegevuste haldamise dokumentaaltoetuse parandamine

O.V. Vorobyova

Govpo "Moskva riiklik teenindusülikool"

Tänu sotsiaal-majanduslikele ja organisatsioonilistele muutustele viimastel aegadel juhtimisvaldkonnas on Venemaa hariduse kaasaegne süsteem kardinaalse reformi periood ja nõuab olemasolevate juhtimisõiguse ja metoodilise aluse ajakohastamist, parandades selle dokumentatsiooni toetust tõhususe parandamiseks.

Venemaa kõrgeima kooli spetsialistide mitmetasandilise koolituse kasutuselevõtuga on kalduvus suurendada individuaalse töö osa spetsialisti koolituses (üliõpilase valiku arvu laiendamine, mahu suurenemine sõltumatu töö jne). Sellega seoses on vaja muutusi tehnoloogia organisatsiooni ja toetuse haridusprotsessi ülikoolis on vaja. Hariduse protsessi korrastamise kvaliteedi vähendamine on sageli seotud suure teabe koguse saamise ja töötlemise raskustega. Saadud andmete analüüsi tõhusus ja juhtimispersonali otsustusprotsess väheneb. Töötlemisel suur hulk paberkandjal nõutakse märkimisväärseid kulusid käsitsi tööjõu ja suurendab mõju subjektiivseid tegureid (inimtegur).

Praegu küpsenud objektiivseid tingimusi üleminekul elektroonilistele tehnoloogiatele haridusprotsessi korraldamiseks. Nende hulka kuuluvad: varustatud kõrgema haridusasutusega kaasaegsete arvutivahendite ja kontoriseadmete vahenditega; lai rakendamine Automatiseeritud infosüsteemid ja hajutatud andmebaasid.

Enamikus ülikoolides kasutatakse kolmeastmelise õppekava juhtimissüsteemi: teaduskonna osakond - osakond. Igal neist tasanditel on nende ülesanded lahendatud ja haridusprotsessi korraldamise kvaliteedi parandamiseks on oma reservid.

Selles artiklis kaalume õppejõudude juhtimise toetust. Teaduskond

Ülikooli haridus- ja teaduslik jaotus, mis tegeleb koolituse spetsialistide täieliku tsükliga mitmetes sellega seotud erialadel. Samal ajal teostab teaduskond oma erialade õpetamisvaldkonnad teistes teaduskondades. Tihedas seoses haridusprotsessiga vastab õppejõud põhi- ja rakendusuuringutele vastavalt spetsialistide koolituse profiilile.

Teaduskond kuuluvad osakonnad, deanate, haridus- ja teaduslikke osi.

Osakond on ülikooli peamine haridus- ja teaduslik jaotus. Osakonna haridus- ja teadustegevus viiakse läbi ühes või mitmetes teadmisvaldkonnas ning selle suhtes kehtivad peamise ülesande otsus

Kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistide ettevalmistamine.

Lisaks toimivad õppeprotsessi raames järgmised funktsioonid:

Korraldab ja kulutab kaasaegne tase Haridus- ja õpetamis- ja metoodika- ja metoodika töö, sealhulgas õppekavade arendamine kursuste ja seminaride, kursuste ja diplomiteoste ja projektide arendamine, kõik klasside vormid, loengute, praktiliste ja laboratoorsete klasside vaheline suhe, korraldab koolitusi, korraldab kontrolli uuringuid õpilasi ;

Moodustab teadusuuringute plaane, korraldab nende käitumist ja jälgib rakendamist;

Korraldab kõrgema kvalifikatsiooni (kandidaatide ja -arstide) koolituspetsialistide kooliõppekooli, doktorantide ja tellimuse kohaselt;

Korraldab ja kontrollib osakonna õpetajate ja töötajate täiustatud koolitust ja ümberõpet;

Võtab jõupingutusi sissepääsu suurendamiseks

Bulletin MGUS №2 (2) / 2007

Hariduse ja kasvatamise probleemid

extrabudgetary fondide tõttu haridus- ja teaduslik töötootmise arendamine ja Äritegevus;

Aitab kaasa teaduslike teadmiste levitamisele ja teostab elanikkonna kultuurilist ja haridusalast tegevust;

Teeb vajalikuks peetud Socked nõukogu teaduskonna teaduskonna teaduskonna (ülikooli) ettepanekud ametikohtade kandidaatide ametikohtade kohta, esitades teadlastele ja auaktsioone;

Teisaldab muid ülikooli harta ja kehtivate õigusaktidega ette nähtud tegevusi.

Osakonnas toimuvad osakonna koosolekud töötatud tööplaanide all. Kõik protokollid pärast seda on toidetud. Ka osakonnale täidetakse õppekavade, kalenderplaanid, Tööprogrammid, ajakava plaanid. Kaubamärgiga toorikuid viidatakse sageli erinevatele organisatsioonidele.

Teaduskonna (Dean) - osakond, mis jälgib ja korraldab teaduskonna tegevusi. Otsene juhtimine selle üle teostab Dean. Ta kontrollib dekaani kavade ja plaanide täitmist, määrab ka sõltumatult teaduskonna halduse number ja kvalifitseeritud koosseis. Dean vastutab dekaanis valmistatud andmete, teabe ja erinevate materjalide aruandluse eest.

Ülikooli hartas ei eraldata DEANATi teaduskonna osakonnaks ja seetõttu ei tuvastata selle funktsioone.

Siiski on see deanat, mis on seminari korraldamise teaduskonna osakonna osakond, haridusprotsess ja kooskõlastatud töö erinevate ülikoolide osakondadega.

Dekaani töö peamine eesmärk on haridusprotsessi korraldamine, millega peamised andmed on ühendatud.

Ülikooli tegevuste protsessis avaldatakse tellimused, teenindusmärgid, juhised, protokollid jne. Nad registreerivad haldus- ja organisatsiooniliste küsimuste otsused ning juhtimisotsused, tegevuse koostoime, tagamine ja reguleerimine.

Organisatsiooniliste ja dokumentide süsteemis sisalduvad dokumendid on jagatud kolme rühma:

1. Regulatiivne (tellimused, juhised jne);

2. Organisatsiooni (sätted, juhised, eeskirjad jne);

3. Viiteinfo (teenindusmärgid, aruanded, protokollid, õigusaktid jne).

Teaduskonna dokumendid moodustavad dokumendid on:

1. Ülikooli rektori avaldatud õigusakti järjekord, et lahendada peamine ja operatiivsed ülesandedÜlikooli ees.

2. TEENUSTE MÄRKUS - dokumendi adresseeritud struktuuriüksusele teise üksuse juht, mis sisaldab mis tahes küsimuse, järelduste, ettepanekute, taotluste esitamist.

3. Teenusekiri on üldine dokumentide üldine nimi, mis on institutsioonide vahelise sidevahendina

isikud. Teenusekirjad koostatakse alati ainult ühes küsimuses.

4. Seadus - dokumendi koostatud mitmete isikute ja kinnitades kindlaks tehtud fakte ja üritusi.

5. Selgitav märkus on dokument, mis sisaldab kirjalikku esitlust midagi, mis on midagi tunnustatud midagi.

6. Protokoll - dokument, mis registreeritakse arutelu ja otsustusprotsessi koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja kollektiivorganite kohtumistel (nõukogud, komisjonitasud jne).

7. Töökorraldus on näidustus, eeskirjade kogum, mis kehtestab töö ja teostamise menetluse ja meetodi. Töö kirjeldus määrab ametlikud kohustused, vastutus, õigused, suhted (kommunikatsioon positsioon) töötaja.

8. Leping on üks dokumentidest, mis kajastavad töötaja töösuhete tingimuste tingimusi.

Teaduskonna dokumendi korraldavad osakonnad hõlmavad järgmist:

DEANAT (avaldab üliõpilaste tellimusi organisatsiooniliste küsimuste korral, saab korraldusi personali personali töötajatelt, registreerib dokumendid, koostab protokollide raamatuid, annab dokumendid arhiivile, jne);

Osakonnad (vastused dokumendid, nende avaldamine, seansi avaldused, hoiavad õppekavasid pärast osakonna koosolekut, protokollide koostamist, osakonna tööplaane, dokumente arhiivile, jne);

Personaliosakond (üliõpilane ja töötajad) (hoiab isiklikke asju, avaldab personali tellimusi, diplomite väljastamist, sertifikaate, dokumente jne);

Raamatupidamine (teostab raha üliõpilastelt, väljastab palgad ja stipendiumid, väljastab palgatunnistused jne).

Dekaanis saadakse ülikooli kontori poolt registreeritud dokumendid. Kõiki dokumente toidetakse numbrite, kuupäevade ja nimede abil sobivates kaustades. Instituudi üliõpilaste koosseisu raamatupidamise ja kontrolli jaoks, õpilaste tellimuste registreerimise ajakirjad eraldi päeval ja puuduvad osakonnad. Instituudi sisestatud ajakirjadesse sisestatud õpilaste (või üksikute õpilaste) nimekirjad. Koolituse aluseks on märgitud registreerimisjärjestuse, tõlke või taaskasutamise järjekorra number ja kuupäev. Praeguste tellimuste ruumid ja kuupäevad on tehtud. Instituudi mahaarvamisel koostatakse üliõpilasandmetega string ja kinnitatakse järgmised andmed: mahaarvamiste järjekorra arv ja kuupäev, mahaarvamise põhjus. Üliõpilaste ajakirjadesse sisestatud andmed, mis on jagatud kursustega, aastate ja rühmadega, märgitud lehed. Ajakirjad hõlbustavad oluliselt raamatupidamise ja viide tööd.

Kontroll kuulub kõigi registreeritud dokumentide täitmisele. Täitmise kontroll hõlmab: dokumendi paigutamist kontrollimiseks; dokumendi töövõtja õigeaegse esitamise kontrollimine; Täitmise esialgne kontroll ja reguleerimine; raamatupidamine ja dokumentide täitmise tulemuste kokkuvõtmine; Teavitage juhti.

Täitmise kontrolli korraldamise peamine eesmärk

Hariduse ja kasvatamise probleemid

Bulletin MGUS №2 (2) / 2007

Dokumentide õigeaegse ja kvalitatiivse täitmise tagamine. Kontroll toimub käsitsi, teenuse dou ja vastutavate esitajatega. Dou Service kontrollib organisatsioonilisi ja haldusdokumente.

Dokumentide kujundamisel kasutab DW-teenus järgmisi asjade märke. Nimetatud dokumentide rühmitamise alus on nende sordi nimi. Näiteks: tellimused, protokollid, toimingud, sertifikaadid jne Dokumendid paigutatakse juhul, kui nende sisukas osa vastab juhtumi päisele.

Dekaanis oli teatud eeskirjad dokumentide grupeerimiseks liikide ja kronoloogia puhul. Seega on üliõpilaste töötajate tellimused rühmitatud õpetajate ja töötajate töötajate tellimustest; Akadeemia tellimused - eraldi tellimustest instituudi tellimustest. Dokumendid, mis on vajalikud arhitektide töötajate tellimuse avaldamiseks, on sisestatud isiklikesse asjadesse või moodustavad nende tellimuste või tellimuste sõltumatu äri (näiteks isiklik

fenomena, abielutunnistuste koopiad, lapse sünnitus jne). Päevasel osakonnas saadetakse sellised dokumendid ülikooli personali üliõpilasosakonnale. Instituudi õpilaste isiklikud asjad päevaosakonnas läbi viidud ja salvestatakse üliõpilases personalis.

Selle tulemusena teadusliku tegevuse teaduskonna (kohtumine teadusnõukogu erinevaid konverentse, õpilaste vastuvõtmine kohtunikud) sellised dokumendid moodustatakse: tellimused, protokollid, otsused, väljavõtted. Nende jaoks on igaühel kaustad, kus neid toidetakse.

Teaduskond saavad ka erinevaid konverentsi materjale. Akadeemilise nõukogu koosolekutel toimub igakuine, mille jaoks on kiireim leht valmis, päevakorra, mida käsitletakse nõukogu liikmetega. Pärast koosolekut toidetakse kausta kõik protokollid.

Igal aastal kogub dekant teavet indrador ja riigieelarve teadusuuringute teadus- ja arendustegevuse kohta, mis edastab seejärel koolitusosakonnale.

Teaduskonna korral viiakse dokument läbi sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide (tabel 1).

Saabuvad, kodumaised ja väljaminevad dokumendid

Sissetulev vastuvõtt ja esmane töötlemine (kontor) Esialgne tasu (büroo) Registreerimine (büroo) Dokumentide arvestamine pea (rektori ülikooli, aseesektor) dokumentide edastamine esitajate (dekaan või dekaani asetäitja) kontrolli Tehtud dokumendi täitmine kohtuasjas (büroo)

Väljaminev dokumendi projekt (õppejõud) Dokumendi tootmine (dekaat, teaduskonna osakonnad), kes külastavad dokumendi eelnõu, dokumendi koordineerimise koordineerimist (DAANT või Office) Dokumendi aadresside saatmine (Office)

Seega on ainult teaduskondade kogum märkimisväärne hulk organisatsioonilisi, halduslikke, teavet ja muid dokumente (ja see ei arvesta üldise ventilatsiooni dokumente). Sellega seoses tuleks ülikooli dokumendihaldust reguleerida ja tellida.

Ülesanne vähendada dokumentide haldamise maht on kaks peamist aspekti - vähendades dokumentide arvu ja vähendada dokumentide tootmiseks paberitarbimist. Kõige olulisem on loomulikult esimene aspekt.

Dokumentide vähendamise peamine tingimus on sujuvamaks dokumendid. Peamine meetod on siin nii üksikute dokumentide ja kogu dokumentatsioonisüsteemi ühendamine. Praktikas väljendatakse seda dokumentatsioonisüsteemide loomisel rangelt nende kasutamiseks ja reguleerimiseks lubatud vormide koosseisu.

Reaalne vähendades ebamõistliku dokumendi voolu parandamise kvaliteedi dokumentide ise vedajate regulatiivse ja muu

areng. Teksti dokumendis, mis kajastab juhtimismeetmeid, juhiseid, lahendusi tuleb koostada nii, et see sisaldab ainult vajalikku teavet, tõlgendas selgelt otsuse sisu ja määranud tegelikud ja mõistlikud tähtajad. Praktikas kahjuks on sagedased juhtumid, kui dokument siseneb täitmiseks juba hilinenud tingimused, kui sisuliselt küsimus on nii võetud, mis on ebaselge, küsimus positiivselt või negatiivselt lahendatud. Seetõttu on nii oluline, et dokumentide koostamisel kasutatakse ühtseid vorme laialdaselt, mille tekst on juba mõelnud ja ratsionaliseeritud.

Võttes ülesandeks vähendada dokumentide ettevalmistamiseks ja lugemistöötajate töötajate töötajate töötajate töötajate tööjõu kokkuhoidu, on soovitav teksti vähendada traditsiooniliste erinevate sissejuhatavate osade ja preambuli olulise vähenemise tõttu.

Dokumentatsiooni mahu vähendamine saavutatakse tõhusa teabe ja otsingumootorite ehitamisega. Näiteks trükitud personalikorraldus on trükitud mitmetes eksemplari ja seda toidetakse tegelevad tellimusi, isiklikul juhul, puhul raamatupidamise ja võib-olla

Bulletin MGUS №2 (2) / 2007

Hariduse ja kasvatamise probleemid

seetõttu planeeritud ja tootmisosakondades. Sellise mitmekülgsuse põhjus otsimise raskustes on: iga spetsialist, kes võib vajada seda dokumenti eelistab hoida seda iseenesest, kui usaldada ebausaldusväärseid ja kõige tähtsam, pikaajaline otsing. Selle tulemusena suureneb dokumentide maht oluliselt. Väljakujunenud otsingumootori arendamine võimaldab drastiliselt vähendada dubleerimist, eriti arvutite kasutamisel ja võimalust saada oma töökohal kättesaadava teabe võrgus kättesaadavaks.

Dokumentide füüsilise suuruse vähendamine - dokumendihalduse vähendamise avalik külg. See ülesanne viiakse läbi lihtsate meetoditega, mis on siiski seotud mõnede bürokraatlike harjumuste ületamisega. Näiteks on endiselt arvamust peade seas, et "Up" ei saa saata A5-vormingus dokumenti, et tähtede vorm detailide nurga asukohaga on vähem "tahke" kui pikisuunaline asukoht ja võib-olla, kuidas alandada Autor jne

Kaasaegsete eeskirjade kohaselt peaks vormi suurus sõltuma ainult teksti suurusest, mitte adressaadi austamisel. Teksti maht võib vähendada standard masinate reeglite rakendamisel, mis säästab lehtede pindala umbes 5% võrra. Ümbritsevad viitedokumendid ja pikaajaline kasutamine on soovitav toota asendatavate lehekülgedega, mis võimaldavad muutuste tegemisel mitte uuesti printida. Tegevusdokumentide koostamisel on soovitatav kasutada telegraafiilist, kirjutada vastuseid väga päringule, ärge kirjutage täiendavat üleliigset teavet, suurendades informatsiooni müra jne.

Nagu eespool mainitud, parandatakse töövoogu dokumentide vormide arvu ratsionaliseerimisel ja vähendamisel; nende kohaletoimetamise korraldamine; Dokumentide esialgse kaalumise praktika kasutuselevõtt kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistiga ja nende jaotamisega vastavalt asutuse asutustele asutustele; teave minimaalse käsitsi toimingute ja andmete kirjavahetuse kohta; mehhaniseerimise ja arvutitehnoloogiate kasutamist dokumentide liikumise kõigis etappides; dokumendi täitmise range kontrolli kehtestamine.

Tähtis kaasaegne vahend Töövoo täiuslikkus on dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks toimingute arvutipõhine.

Mis dokumendihalduse parandamisele arvutitehnoloogia tingimustes on peamine tähtsus seadmete kohale ja rollile dokumentide voolu üldises skeemis. Hoone arvutivõrk Ülikool hõlmab traditsioonilise juhtimissüsteemi dokumentide liikumise muutmist ja rakendades neid üha enam arvutivahenditega. Sellisel juhul on õigusjõud "masina" dokumentide andmise kord oluline. Elektrooniliste arvutite ja eriti masina meedia abil loodud dokumendid.

Peamine ülesanne on vältida paralleelset osalemist traditsiooniliste ja masina "dokumentatsiooni tööprotsessis, mis sisaldab duplikaatset teavet. Seetõttu on juhtimisseade töötajate kasutamiseks soovitatav saata ainult ringlussevõetud ja sünteesiseeritud dokumenditeave ning algne ülekanne arhiivile kohe pärast andmete edastamist arvutikandjale.

GOST 6.10.484 "Unified Dokumentatsioonisüsteemid on oluline. Andes juriidilist jõudu masinaettevõtja dokumentidele ja arvutivahendi abil genereeritud Comtogram'ile. Põhisätted. " Eelkõige on käesolevas standardis esitatud standardid kõikide dokumentide kohustuslike üksikasjade kompleks.

Ülikooli taseme ülesannete lahendamiseks erinevates ülikoolides on tarkvarasüsteemid välja töötatud ja rakendatud (näiteks Novosibirski riiklikus tehnilises ülikoolis 1992. aastal), mis võimaldab automatiseerida kõige rohkem rutiinseid toiminguid, mis on seotud dokumentatsiooni ettevalmistamise ja projekteerimisega : gruppide, tellimuste, isiklike kaartide nimekirjad jne.

Selliste süsteemide peamine puudus on nende integratsiooni keerukus kõrgema taseme ja sulgemissüsteemiga.

Selle süsteemi peamised omadused on: kasutaja käitlemine ja sündmused; Võimalus integreerida kõrgema taseme süsteemidega (rektoraadi) ja madalama tasemega (osakond, vastuvõttev komisjon jne); Avatus muutmise ja laiendamise jaoks; Võime töötada võrgus ja andmete ettevalmistamine ülikooliteenuste jaoks elektroonilisel kujul. Süsteem täidab järgmisi funktsioone:

Õppejõudude ja õppejõudude personali koosseisu raamatupidamine ja analüüs;

Õpilaste akadeemiliste toimingute raamatupidamine ja analüüs kogu ülikooli õppeaja kohta;

Tellimuste moodustamine ja kogunemine;

Dokumentide moodustamine ja kogunemine haridusprotsessi korraldamisel (õppekavad, osakondade haridusjuhised, tööõpetajate õpilased, eksami ajakava jne);

Teaduskonna finantstegevuse raamatupidamine ja analüüs (stipendiumid, hüvitised, lepingulised üliõpilased jne);

Praeguste dokumentide moodustamine ja kogunemine (sertifikaadid, eksami avaldused, rühmade nimekirjad jne);

Õigeaegse moodustamise ja dokumentide läbimise jälgimine;

Kasutajarühmade moodustamine, millega määratakse iga kasutaja teatavate juurdepääsuõiguste kasutajale.

Dokumentide töötlemise tarkvarasüsteemide rakendamine, üleminek elektroonilistele tehnoloogiatele ülikooli haridusprotsessi korraldamiseks suurendab saadud andmete analüüsi tõhusust ja usaldusväärsete juhtimisotsuste vastuvõtmist. See võimaldab kõrgeimal õppeasutuses järgida kaasaegseid sotsiaal-majanduslikke ja organisatsioonilisi muutusi riigis.

CD arendamise kursus: juhtimisdokumentatsiooni toetus: juhendaja. - 2. ed. - m.: Infra-M; Novosibirsk: Ngaeyu, 1998. - P. 124.

Dow'i parandamise peamine eesmärk on kehtestada ühtsed põhimõtted töötamise dokumentidega kõigil juhtimise tasanditel, ettevõtte haldamise korraldamine, dokumentide kvaliteedi parandamine, tingimused, mis loovad kogumise järkjärguliste tehniliste vahendite ja tehnoloogiate tõhusaks kohaldamiseks. , töötlemine, liikumine, teabeanalüüs, juhtimisseadmete toimimise parandamine.

Enne organisatsiooni, kes soovib luua tõhusa teabe töötlemise keskkonda juhtimise kvaliteedi parandamiseks, on suur ülesanne - töö parandamine dokumenditeabe koostamise ja töötlemise parandamine, luues dokumendihalduse ettevõtte juhtimise mehhanismi (DOU).

Selle probleemi lahendamiseks on vaja juhinduda olemasolevatest regulatiivdokumentidest, GOSTi sätetest ja spetsialistide soovitustest.

Seoses kaasaegse uute nõuetega rahvusvahelised standardidMetoodiline alus on vajalik, et võetakse arvesse neid nõudeid ehitusdokumentatsiooni juhtimise. Sellega seoses on juhtimisdokumentatsiooni toetamise parandamise esimene etapp algoritmi ehitamine, mille alusel hinnatakse praeguse süsteemi ja kõik süsteemi parandamise protsessi komponendid töötatakse välja.

Peamised ülesanded Dou hindamisel ja parandamisel on:

Juhtimise tõhususe parandamine;

Kiirendada dokumentide liikumist organisatsioonis;

Dokumendi töötlemise tööjõudu vähendamine;

Tootmis- ja juhtimisprotsesside kättesaadavuse ja vajaduste täitmise kindlaksmääramine dokumentatsioonis;

Dokumentatsioonitoetuse eesmärkide olemasolu ja edasine sõnastamine (mille saavutamine peaks esitama dokumendsüsteemi);

Dokumendisüsteemi funktsioonide kindlaksmääramine seatud eesmärkide põhjal, võttes arvesse esitatud nõudeid.

Peamine ülesanne hindamise ja parandamise algoritmi konstrueerimisel on siduda süsteemi nõuded ja peamised atribuudid, mis võimaldavad kontrollisüsteemi tasakaalustada.

Juhtseadme dokumentide ratsionaliseerimise praktika võimaldab teil esile tõsta disaini peamisi etappe:

Projektieelsed uuringud, st Allikate andmete kogumine disaini jaoks;

Sisemise dokumentatsiooni proovide analüüs ja dokumentide liigitamine;

Ettevõtte olemasoleva dokumendihalduse analüüs;

Olemasolevate dokumentide analüüs (dokumentide toimimine dokumentide, dokumentide säilitamispraktika, äritegevuse tavad, vastavus GOST R6.30-2003);

Ettevõtte äritegevuse analüüs;

Foto tööpäeva töötajate tegelenud dokumendi haldamisega ettevõtte, et teha kindlaks tegeliku kasutamise tehnoloogia kasutamise Dou ja praktika dokumenteerimine otsuseid tehtud;

Dokumentaaldokumentatsiooni puuduste kindlakstegemine;

Projekteerimise tehnilise ülesande koostamine;

Projekti väljatöötamine dokumentide ratsionaliseerimiseks ja eeldatava majandusliku tõhususe arvutamisel selle rakendamisel;

Rakendamine.

Iga etapp nõuab teatud meetodite meetodite kasutamist.

Organisatsiooni ülesanded, ülesanded ja struktuur;

Organisatsioonilised ja regulatiivsed materjalid kontori töös;

Organisatsiooni dokumendid (disain ja sisu);

Peamiste spetsialistide dokumentatsiooni laadis olemus;

Töökorraldus dokumentidega;

Tehnoloogia edasiarused dokumendid;

Tootmise korraldamine (komplekt) ja dokumentide paljundamine;

Dokumentide kättetoimetamise korraldamine (liikumine);

Dokumentide praeguse ladustamise korraldamine ja arhiivi tagastamine.

Uuringus kasutati järgmisi meetodeid: monograafiline meetod, üldistamine, dokumentide uurimine, otsene vaatlus, tööpäeva foto, graafiline, statistika. Meetodi valik määratakse ühelt poolt uuringu eesmärgil uuritava tööaja iseloomu ja tingimustes.

Monograafiline meetod on sügav uuring ja konkreetne kirjeldus. majanduslik tegevus Üksikute ühikute koguküsimustes. On see, et juhtimise dokumentatsiooni haldamise probleemi analüüsitakse hoolikalt ettevõttes, pärast seda, kui nad sellest rajatisest sõlmitakse sarnaste objektide laiema alale.

Üldistamine on määratlus Üldine mõiste Ameti dokumentatsiooni juhtimine, milles peamine asi kajastub, Dou kontseptsiooni peamine iseloomustamine.

Õppimise dokumendid on üks peamisi üldiselt siduvaid meetodeid, millest uuring algab.

ORG-tootmise käigus õppimiseks vajalikke dokumente saab jagada mitmeks rühmaks.

Esimene rühm hõlmab õigusloome- ja regulatiivseid materjale organisatsiooni, õigusaktide, korralduste, hartade ja personali loomise, ülesannete täitmise, ülesannete täitmise funktsioonide kohta, mis võimaldab teil kohe esitada organisatsiooni suuruse, nende mahu dokumentaalsed ojad.

Erilist tähelepanu väärib dokumentide korraldamise regulatiivseid ja metoodilisi materjale: Office'i töö juhised, ametijuhendid, üksiktoimingute rakendamise juhised dokumentidega töötavate töötavate toimingute rakendamiseks.

Teine rühm sisaldab erinevaid raamatupidamis-, nimekirju ja teavet, mis annavad materjali riigile, töötlustehnoloogiatele organisatsioonis.

Teabe kogumine sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse vastuvõtmise, töötlemise ja edastamise korra kohta, dokumendihalduse maht ja dokumentide struktuur, raamatupidamisvorme uuritud (ajakirjad, registrid), ajakava ja -viisid.

Eriline lähenemisviis nõuab dokumentide praeguse ladustamise korraldust iseloomustavate materjalide uurimist.

Seiremeetod on ka üks peamisi. See koosneb organisatsiooni kohesel kohalolekul konkreetsetes töökohtades ja visuaalsetes kinnitamisprotsessides ja töötingimustes.

Vaatlusmeetodit kasutatakse pea- ja peamiste spetsialistide laadimise looduse väljaselgitamiseks, dokumentide vastuvõtmise, töötlemise, tootmise, transpordi, salvestamise ja arvutiseadmetega varustatud töö korraldamise.

Tööaja laadimise laad määramiseks, et säilitada büroopersonali peamiste kategooriate dokumentatsioon ja üksikute töötajate tehtud töö kindlakstegemise tüübid, kasutasin tööpäeva fotot. Tööpäevade fotode tulemused on osa Dou Dou korraldamise aruandes lahutamatu osa.

Tööpäeva päeva eesmärk on määrata töö sisu, tööühikute arv ja tööaja maksumus, samuti küsimuste uurimine, mis on seotud töötajate tõhususe parandamisega dokumentidega ja tagama ratsionaalse töökorraldus.

Tööpäeva foto tehnoloogias eraldasin kolm etappi:

Vaatlus;

Saadud andmete süstematiseerimine;

Saadud tulemuste analüüs.

Tööpäeva jooksul täheldati kõiki tegelikke meetmeid ja vaheaegu ühe minuti täpsusega ja operatsiooni ajal ja kestus kinnitati iga objekti kulude vastu.

Saadud andmete süstematiseerimisel tõi need ühe süsteemi.

Saadud tulemuste analüüs on menetlus vaimse ja sageli tegeliku lammutamise teema osa, analüütilised protseduurid on üks peamisi teadusuuringuid.

Graafiline meetod näeb ette täheldatud toimingute üksikasjaliku ja lakoonilise fikseerimise joonise abil. Seda kasutatakse dokumendihalduse õppimisel.

Statistiline meetod näeb ette homogeensete operatsioonide ja nähtuste kvantifitseerimiseks. Seda kasutati dokumendihalduse mahu arvutamisel, registreeritud ja kontrollitud dokumentide arvu, tööpäeva fotode tulemustest.

Kogu dokumentatsiooni juhtimise projekteerimise metoodika tuleks kõigepealt kindlaks määrata eesmärgi eesmärgi ja seejärel selle saavutamise mehhanismi.

Süstelasside ise ilmneb järgmistes küsimustes:

Ärge unustage ühtegi juhtimisülesandeid, ilma lahenduseta, mille eesmärkide rakendamine ei ole täielik;

Tuvastada ja ühendada nende ülesannete osas kogu funktsioonide, õiguste ja vastutuse süsteemi vertikaalselt;

Uurida ja organisatsiooniliselt väljastada kõik lingid ja suhted horisontaalselt;

Pakkuda orgaanilist kombinatsiooni vertikaalse ja horisontaalse dokumentatsiooni haldamise.

Reguleerivate dokumentide väljatöötamisel on oluline dokumentide koostamine (kirjeldus, disain). Selles etapis ei ole kõvaid meetodeid, kuid töökohtade kirjelduste sätete sõnastamiseks on teatud metoodilised dokumendid ja stilistilised eeskirjad, kontoritöö juhised.

Dokumentide haldamise süsteemi projekteerimine peaks sisaldama eesmärkide süsteemi ja nende jaotust erinevate linkide vahel. See hõlmab osakondade koostist, mis on teatud suhetes ja suhetes omavahel, vastutuse jaotus.

Reguleerivate dokumentide projekteerimisetapis kasutati järgmisi meetodeid.

Osalemine või aktiivne tähelepanek "meetod hõlmab analüüsimise töö aktiivset kaasamist, mille suhtes ta kogub teavet. Selle meetodi peamised ebamugavused asjakohaste andmete kogumise kõrgete kuludega. Lisaks on oht, et osa teabest jääb talumatuks ja vaatleja on teistsugune töö, kuna vaatleja on töö tegemises vähem harjutanud, eriti kui aktiivset vaatlust toimub lühikese aja jooksul aega.

Kõige rohkem oluline meetod Dokumentatsiooni projekteerimisel - funktsionaalne analüüs postitused. Intervjuumeetodite (intervjueerimise) kogutud teavet veidi standardiseeritud versioonis ja tähelepanekuid analüüsitakse kolme parameetriga: andmed, personal, objektid.

Juhtseadme spetsialistide vahelise juhtimisfunktsioonide jaotamisel kasutati parameetrilist meetodit. Selle meetodi ülesanne on luua funktsionaalsed sõltuvused tootmissüsteemi elementide ja kontrollisüsteemi parameetrite vahel nende vastavuse määramiseks.

Reguleerivate dokumentide väljatöötamiseks kasutavad järgmised meetodite rühmad:

Teabe kogumise meetodid;

Teabe analüüsimise meetodid;

Määruste projekteerimise meetodid.

Töökohtade sätete sõnastamiseks on soovitatav kasutada järgmisi eeskirju:

Kirjeldage eesmärke või ülesandeid, alustades ettepanekut verbile, mis tähistavad praeguses ajal kasutatava töötaja tegevust;

Olema täpne, kasutage minimaalse arvu sõnade arvu, vältige kordusi;

Eristada alati otsest vastutust ülesannete ja juhtimisvastutuse otsese täitmise eest, mis koosneb kontrolli, nende täitmise järelevalve eest teiste poolt. Kõige tähtsam on see, et juhtimisfunktsioonide reguleerimise metoodilise toetuse kontuur määrata.

Juhtimise eripära, mis on reguleerimise objektina, nõuab vajadust eristada kvantitatiivseid meetodeid ettevõtete juhtimise näitajate arvutamiseks ja hindamiseks ja kvalitatiivsetest meetoditest regulatiivse dokumentatsiooni kujundamisel.

Regulatiivne ja metoodiline alus juhiste ja eeskirjade väljatöötamiseks:

Juhtide, spetsialistide ja teiste tööministeeriumi poolt heaks kiidetud töötajate kvalifikatsioonikataloog ja muud töötajad sotsiaalne areng RF 1998. aastal;

Tüüpilised positsioonid ja ametijuhendid.

Nende dokumentide eeliseks on juhtimispersonaalsete organisatsioonide täieliku loetelu olemasolu juuresolekul juhtimispersonali organisatsioonide ülesanded ja oskused.

Regulatiivse dokumentatsiooni arendamise metoodikal on järgmised omadused:

Kui arendate ametlikud nõuded Sama nime positsioonide rühma tüüpilisi kirjeldusi kasutatakse üha enam;

Paljud organisatsioonid on paljude organisatsioonide poolt ainulaadsete juhtivate juhtimispostituste ja positsioonide ülemise juhtimispostituste ja positsioonide jaoks

Kõrgemate juhtide ametikohtade jaoks peetakse oluliseks, et luua pea personali eripära, mis vastavad käesoleva suunise nõuetele.

Kõige olulisemad ja üldisemad dokumendid, mis reguleerivad funktsioonide jaotust, õigusi, vastutust ja ülesandeid ja juhtivtöötajate ametnikud on ametijuhendid, juhised kontoritööd.

Sekretäride tootja ja muude dokumentide ametlike juhiste väljatöötamisel kasutati käesolevas dokumendis regulatiivset meetodit. Selles nähakse ette standardite süsteemi rakendamine, mis määravad juhtimisfunktsioonide koostise ja sisu.

Juhtumite nomenklatuuri kujundamiseks kasutati suuniseid VNIA dokumentide teaduse pakutud juhtumite eeskujuks ja arhiveeritud.

Et hinnata tõhusust parandamise juhtimise meetod analoogia kasutati, mis on kasutada protsessi ratsionaliseerimise ja projekteerimise dokumentatsiooni toetuse haldamise põhjendatud projektide sarnaste omadustega.

Dokumentatsiooni juhtimise juhtimise parandamise sündmused peaksid kaasa tooma:

See vähendab dokumentide tähtaegu ja täitmist;

Välja arvatud dokumentide kaotamine;

ѕ optimeerida dokumentide koordineerimise protsessi;

ѕ tsentraliseeritud dokumentide tekstide salvestamine

elektrooniline vorm ja nende graafilised pildid;

ѕ kontrolli dokumentide läbisõit ettevõtte rajoonides

aeg, mida nad laekuvad või loovad lõpuni;

Kas õigeaegselt teavitatakse töötajaid ja juhtimist

saadud dokumentide kohta;

ѕ kontrolli teostava distsipliini.

Seega on iga organisatsiooni jaoks oluline parandada dokumentatsiooni juhtimist pidevalt, kuna see mõjutab otseselt juhtimisotsuste tegemise kvaliteeti.

Projekti arendamise ja rakendamise protsess koosneb kolmest etapist: projekti ettevalmistamine, disain ja rakendamine.